時間：2023-07-03 09:41:42
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為有效化解民族矛盾、宗教房產(chǎn)糾紛等敏感性、復(fù)雜性等重難點(diǎn)問題的解決提供最大幫助，民族宗教領(lǐng)域的民生檔案工作一方面要以維護(hù)民族和睦為主線，尊重少數(shù)民族的和風(fēng)俗習(xí)慣，加大服務(wù)力度，依法保障他們的正當(dāng)權(quán)益。另一方面要以促進(jìn)宗教和順為主線，深入落實(shí)《宗教事務(wù)條例》，在檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、利用過程中，做到保護(hù)合法，制止非法，抵御滲透，打擊犯罪，為各種宗教活動規(guī)范、有序做好服務(wù)工作。
對此，要進(jìn)一步提高對民生檔案工作重要性的認(rèn)識，必須繃緊“民族宗教無小事”這根弦，切實(shí)增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感；在具體工作中體現(xiàn)“以人為本”、“關(guān)注民生”的工作理念，真正做到察民情、了民意、貼民心，用真心、動真情、見真愛，使民族宗教檔案形成過程的每一個細(xì)節(jié)，體現(xiàn)出急群眾之所急，想群眾之所想，扎實(shí)做好民生檔案的建立、管理和使用工作，充分發(fā)揮民族宗教領(lǐng)域民生檔案的資源優(yōu)勢。
二、以“以人為本”、“關(guān)注民生”為著力點(diǎn)，多渠道、科學(xué)合理地收集、整理和開發(fā)利用民族宗教領(lǐng)域民生檔案信息
（一）把服務(wù)民生作為民族宗教檔案工作基本方針，多渠道收集整理民生檔案信息
要與時俱進(jìn)，本著以改善和服務(wù)于民生為重點(diǎn)的民族宗教工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到那里的原則，深入挖掘、不斷整合現(xiàn)有涉及少數(shù)民族群眾和信教群眾的民生檔案信息資源，依法履行民生檔案的收集、保管、移交、利用工作。
一要創(chuàng)新檔案收集方式。針對民生檔案管理兼職管理的現(xiàn)狀，為保證民族宗教領(lǐng)域民生檔案的收集完整，要采取收集多層次工作機(jī)制，即：實(shí)行各業(yè)務(wù)科室分頭收集，檔案管理人員集中整理的方式，使有歸檔價值的資料得以及時存檔，不斷拓寬檔案收集面，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。
二要創(chuàng)新檔案管理技術(shù)。充分發(fā)揮檔案應(yīng)用信息技術(shù)，拓展檔案管理的發(fā)展空間，不斷應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，依靠數(shù)字化手段，加強(qiáng)文檔信息庫建設(shè)。力求做到歸檔文件隨辦隨歸，除密級件外全部實(shí)行檔案管理數(shù)字化，并建立電子文檔目錄。從而基本實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子化，確保工作效率大大提高。
三要創(chuàng)新服務(wù)方式。抓住信息化建設(shè)契機(jī)，積極與有關(guān)部門特別是檔案部門的配合，搭建起查閱涉及民族宗教領(lǐng)域的民生檔案平臺，并將查詢終端拓展至廣大群眾。
（二）科學(xué)合理地收集、整理、開發(fā)利用事關(guān)民生的民族宗教檔案信息資源
首先要創(chuàng)建適應(yīng)新形勢、科學(xué)合理的民生檔案信息資源新模式。一方面堅(jiān)持從“三個圍繞”入手，全方位展開民生檔案信息的收集整理、開發(fā)利用等工作。即：一是圍繞領(lǐng)導(dǎo)收集、整理民生檔案，為領(lǐng)導(dǎo)了解民情、開展決策服務(wù)。二是圍繞群眾關(guān)心的問題開發(fā)檔案資源，為公眾服務(wù)。三是圍繞本單位中心任務(wù)提供檔案，為維護(hù)群眾合法權(quán)益服務(wù)。各級民族宗教部門在檔案信息管理服務(wù)過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的文件材料及時、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔。
另一方面把涉及少數(shù)民族群眾和信教群眾切身利益的有關(guān)業(yè)務(wù)工作納入民生檔案監(jiān)管的重點(diǎn)。要收集、整理齊全如教堂、清真寺等各宗教活動活動場所的房產(chǎn)權(quán)屬、改擴(kuò)建圖紙；各宗教團(tuán)體機(jī)構(gòu)沿革、核發(fā)登記手續(xù)及宗教教職人員審核備案登記；信教群眾人員信息庫；少數(shù)民族成份變更原始記錄等涉及民族和宗教領(lǐng)域歷史性、群眾性、敏感性問題的依據(jù)。
三、建立健全有效的民生檔案管理運(yùn)行機(jī)制，推行必備軟件、硬件設(shè)備支持，促進(jìn)民族宗教民生檔案信息服務(wù)惠及百姓
一是建立健全一套行之有效、規(guī)范有序的民生檔案管理制，強(qiáng)化對涉及少數(shù)民族群眾和信教群眾等有關(guān)的文件材料的管理力度，依法及時收集與歸檔。另外檔案部門要會同有關(guān)行業(yè)和部門，對涉及民族宗教領(lǐng)域的民生檔案加強(qiáng)監(jiān)管，完善指導(dǎo)、監(jiān)督檢查。通過執(zhí)法檢查，增強(qiáng)各級各有關(guān)部門的檔案意識，確保民生檔案的齊全完整、安全保管和有效利用。
二是加大檔案工作軟件、硬件設(shè)施配備力度，逐步建立民生檔案公共服務(wù)體系和檔案開發(fā)利用體系。一方面要進(jìn)一步加強(qiáng)對民族宗教領(lǐng)域民生檔案工作的管理，設(shè)立機(jī)關(guān)綜合檔案室、購置檔案管理專用軟件、計(jì)算機(jī)、專用檔案柜和符合“九防”要求的檔案庫房。另一方面要堅(jiān)持以人為本，轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋面向群眾的民族宗教檔案信息資源體系，為廣大群眾獲取民生檔案信息提供便利。除國家規(guī)定不宜開放的檔案外，公民持有合法證明，可依法利用涉及自身權(quán)益的民生檔案。
三是領(lǐng)導(dǎo)重視民生檔案建設(shè)，不斷激勵民族宗教領(lǐng)域檔案工作者的工作熱情
各級民族宗教工作部門一方面要將民族宗教檔案管理工作納入工作日程。明確各責(zé)任科室的任務(wù)，分工落實(shí)，提出明確要求，確保民族宗教檔案信息建設(shè)不斷完善。另一方面要高度重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，對他們的工作和生活要給予關(guān)心、支持和幫助。要盡力創(chuàng)造條件，為他們提供參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會，鼓勵崗位練兵、開展學(xué)術(shù)研討、聯(lián)合攻關(guān)等檔案業(yè)務(wù)交流活動，以增強(qiáng)他們在具體工作中的三種意識，即檔案意識、法制意識、責(zé)任意識；激勵他們具備三心，即熱心、細(xì)心、耐心；做到三勤，即腳勤、手勤、口勤。
四、采取措施，依法推進(jìn)民族宗教領(lǐng)域民生檔案信息建設(shè)
其次，作為檔案的管理和服務(wù)者，要充分解放思想，在互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，應(yīng)充分利用先進(jìn)的管理服務(wù)技術(shù)和先進(jìn)的服務(wù)理念，加強(qiáng)檔案編研工作，開發(fā)、開放檔案服務(wù)資源，思想上要敢于創(chuàng)新，特別是關(guān)系民生的檔案資源，要做好超前服務(wù)，使得檔案的利用能充分面向大眾，及時為民眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、檔案服務(wù)在管理體制上的創(chuàng)新
“創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)達(dá)的不竭動力”。首先，檔案服務(wù)創(chuàng)新要在管理機(jī)制與管理體制上創(chuàng)新，這樣才能促進(jìn)檔案管理水平與服務(wù)效率的提高。在創(chuàng)新思想的指導(dǎo)下，要加強(qiáng)檔案工作人員職業(yè)道德教育，每個行業(yè)都有每個行業(yè)的職業(yè)道德，檔案職業(yè)也不例外，應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際，制定符合行業(yè)和單位實(shí)際的道德規(guī)范和實(shí)施細(xì)則，并對檔案工作者統(tǒng)一進(jìn)行培訓(xùn)，使得大家都能很好地遵守。對于各部門的職能，也要有相應(yīng)的規(guī)則，并適應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)范圍、服務(wù)職能的需要，使得各部門合理分工，各部門、各個工作者各負(fù)其職，加強(qiáng)聯(lián)系，密切配合，共同做好檔案工作。此外，還應(yīng)制定一套獎懲制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，定期檢查與評議執(zhí)行情況，表彰先進(jìn)，懲罰落后，做到充分發(fā)揮每一名檔案服務(wù)人員的積極性和創(chuàng)造性，在單位內(nèi)部形成人人都想爭創(chuàng)一流工作業(yè)績的良好氛圍，用檔案管理體制上的不斷創(chuàng)新促進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步。
三、檔案創(chuàng)新服務(wù)要有超前意識
在當(dāng)前新媒體時代背景下，檔案的管理服務(wù)也要實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，雖然電子文件、數(shù)字檔案已經(jīng)用了多年，如何確保電子文件、電子檔案移交進(jìn)館并進(jìn)行有效整理、保管與利用，已經(jīng)不僅僅是計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)部門獨(dú)自考慮的問題了。檔案信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)正在逐步地滲透到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。因此，檔案整理工作必須大膽創(chuàng)新。檔案整理創(chuàng)新應(yīng)體現(xiàn)在：既要傳承弘揚(yáng)仍然適用的傳統(tǒng)的手工整理檔案的方法，又要發(fā)展超越傳統(tǒng)的檔案整理思維模式與具體整理方法。切不可因創(chuàng)新而丟掉傳統(tǒng)，應(yīng)利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)拓展檔案整理思路與方法。
檔案服務(wù)創(chuàng)新對檔案整理工作提出了新的、具體的要求，這就為檔案整理以及檔案基礎(chǔ)性工作全面提升提供了更加廣闊的展才華與實(shí)施創(chuàng)新能力的舞臺，為檔案工作者開拓出更加廣闊的外部創(chuàng)新環(huán)境與發(fā)展空間，并促使檔案整理工作構(gòu)想與方法做到結(jié)合實(shí)際的調(diào)整。可以說，檔案服務(wù)創(chuàng)新在促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作創(chuàng)新中具有不可替代的重要作用。
營造良好的創(chuàng)新氛圍，使檔案工作者能及時接觸新鮮事物，了解檔案工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，增加新的知識，逐步形成一種開拓精神和超前意識，強(qiáng)化服務(wù)職能。在檔案的服務(wù)創(chuàng)新方面，要站位高，考慮全，并對檔案的來源等方面要深入調(diào)查研究，挖掘檔案背后的故事，這樣才能提高檔案資源合理利用率，才能為檔案的利用者提供全方位的服務(wù)。
四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)
“民生檔案”既是一個非實(shí)體表述性的概念，也是一個整體集合的概念。這是由社會實(shí)踐中“民生問題”本身的特點(diǎn)與檔案管理的特殊要求兩方面的因素所決定的：
（二）知識管理和檔案管理的管理目標(biāo)十分接近。知識服務(wù)是在綜合利用檔案信息和其它顯性與隱性知識的基礎(chǔ)上，對檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分析、綜合與提煉，所形成的信息成果不僅改變了原生檔案信息的形式特征，而且一定程度上改變了檔案信息的內(nèi)容特征。同時，知識管理在檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)中。都貫穿著社會需要和提供利用服務(wù)工作的要求，檔案的利用服務(wù)工作直接體現(xiàn)了檔案工作的目的和方向。知識管理的目標(biāo)是為了沉淀本單位的最佳實(shí)踐、促進(jìn)知識共享、消除信息孤島。在檔案管理中，檔案管理的目標(biāo)是為組織的各項(xiàng)活動提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求。兩者都是以組織內(nèi)的知識共享為目標(biāo)。
（三）檔案的利用服務(wù)是整個檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的重要組成部分。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理人員忠實(shí)地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，而把如何從數(shù)量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識的難題留給用戶自己去解決。在利用信息、知識，創(chuàng)造價值的這個過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻(xiàn)，因而也就只能“坐在凄涼冷清的文件辦公室或是靜寂的檔案架前”。同時，知識服務(wù)要求檔案人員“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，“把著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識上，從建立數(shù)據(jù)庫到建穴知識庫上”，“引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧”。這樣，檔案人員真正滿足了用戶的信息、知識需求，為信息、知識價值的實(shí)現(xiàn)做出了巨大的貢獻(xiàn)
二、構(gòu)建知識服務(wù)的檔案管理模式探索
（一）構(gòu)建支持知識服務(wù)的知識團(tuán)隊(duì)。知識服務(wù)是以信息和知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問題和環(huán)境，融入用戶解決問題的全過程中，提供能有效支持知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新的服務(wù)。由于檔案服務(wù)工作的不斷深化對工作人員素質(zhì)提出了高要求，具備優(yōu)良的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好工作的根本。它包括廣博的科學(xué)文化知識、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等，工作人員的業(yè)務(wù)能力不僅體現(xiàn)在運(yùn)用各種先進(jìn)的處理技術(shù)方面，而且也體現(xiàn)在對文獻(xiàn)內(nèi)容的掌握、了解、引導(dǎo)用戶利用上，能夠運(yùn)用多學(xué)科的基礎(chǔ)知識，成為利用者利用文獻(xiàn)的向?qū)Ш皖檰?。在利用者服?wù)工作中，不斷提高個人的綜合分析能力、研究能力、語言表達(dá)能力是十分重要的。信息化大潮的臨近讓信息的價值前所未有地凸顯出來。信息時代需要的檔案管理不僅僅局限于檔案的分類、歸檔和管理，也要求檔案信息能在更高的平臺上為需要信息的人們創(chuàng)造價值。
（二）組織、建立社會組織的知識庫。知識管理的根本目的可以促使人們重視定義檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應(yīng)該重視檔案的開發(fā)和利用；檔案管理不能停留于被動的、單一的、滯后的服務(wù)，而必須融入組織的核心活動，為組織創(chuàng)造價值、實(shí)現(xiàn)效益最大化服務(wù)，為提升組織核心競爭力服務(wù)。同時，知識庫并不是存儲相對容易獲得的文件、合同、單據(jù)或慣例的靜態(tài)信息庫，它的內(nèi)容包括人力資源狀況、每個職位所需的技能及評價方法、組織機(jī)構(gòu)歷史上所發(fā)生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻(xiàn)、報(bào)告等眾多方面，且擁有動態(tài)的結(jié)構(gòu)。隨著我國檔案信息化工作的推進(jìn)，檔案館管理逐漸采用現(xiàn)代化的管理工具、技術(shù)和方法，為知識庫的建立提供了良好基礎(chǔ)設(shè)施。
農(nóng)業(yè)院?！】蒲袡n案 管理工作
科研檔案是農(nóng)業(yè)院校檔案的重要構(gòu)成部分，是學(xué)校科研活動的真實(shí)記載，是保護(hù)學(xué)校知識產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，因此，搞好科研檔案工作對農(nóng)業(yè)院校來說有著極其重要的意義。
1 農(nóng)業(yè)院校科研檔案工作的現(xiàn)狀
1.1 立卷單位多而分散
根據(jù)檔案材料形成單位立卷的原則，一所學(xué)校，每年都有上百個課題結(jié)題，也就有上百個立卷單位。要對這眾多的課題組進(jìn)行具體的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這對于面向全校、統(tǒng)管門類眾多而只有少數(shù)人員編制的學(xué)校檔案部門來說，其有效指導(dǎo)難免會顧此失彼，從而影響課題的及時歸檔和立卷的質(zhì)量。
1.2 課題組成員的臨時性與檔案工作的專業(yè)技術(shù)性產(chǎn)生矛盾
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性工作，即使是一個專業(yè)檔案員，也需要經(jīng)過專業(yè)基礎(chǔ)的學(xué)習(xí)，再加上一定的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累，才能逐步熟練。由于課題組是隨科研任務(wù)的需要而組合的單元組織，其成員的臨時性和流動性使其難以熟練掌握立卷的原則、方法和技能，加上科研人員大多數(shù)是雙肩挑的，工作繁忙，確實(shí)很難有時間按檔案工作的要求做專門的資料收集。保管，整理、加工等歸檔立卷工作，從而影響了課題立卷的質(zhì)量和落實(shí)。
1.3 科研檔案形成的渠道多
一項(xiàng)科研任務(wù)從選題申報(bào)，評議審批、組織實(shí)施到驗(yàn)收鑒定，涉及到項(xiàng)目主管部門，學(xué)校管理部門以及課題組三個系統(tǒng)，其檔案原始材料產(chǎn)生于這三個系統(tǒng)，歸檔時需要人為地將它們有機(jī)組合在一起，否則就有可能造成檔案被分離而欠準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)。這也增加了科研檔案工作操作上的困難，例如從立題到實(shí)施過程中，課題組處于被管理的位置，項(xiàng)目和成果報(bào)批、評審的材料不可能到達(dá)他們的手中，因而課題組就無法按基層單位立卷的要求獨(dú)立完成科研檔案的全部立卷任務(wù)。
1.4 科研檔案材料形成的周期長，集合材料需要跨年度進(jìn)行
一項(xiàng)科研任務(wù)往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范圍廣、參與的人員多，檔案內(nèi)容復(fù)雜，極易產(chǎn)生分割和疏漏現(xiàn)象。由于學(xué)校檔案管理部門不直接參與科研管理工作，不掌握全?？蒲谢顒拥臓顩r，因此難以做到及時督促歸檔或清楚地知道是否該歸檔的都已全部歸檔了。由于不了解科研的全過程，對各個案卷的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系也就不大了解，不易發(fā)現(xiàn)遺漏、分割或重復(fù)的現(xiàn)象。如課題的研究材料和成果材料，可能會因時間的差別而被分割為兩個檔案。
1.5 科研檔案材料的定級具有滯后性
就單項(xiàng)研究課題而言，其預(yù)研期和立項(xiàng)后的前期、后期各階段重要程度可能發(fā)生變化，也就是在不同階段，其級別可能發(fā)生變化。例如，某個課題在啟動時可能是校級自選，隨著進(jìn)展，可能升級為省部級項(xiàng)目以至國家級項(xiàng)目，其形成的檔案材料的重要程度和級別也隨著發(fā)生了變化。但從檔案材料的系統(tǒng)性，完整性來說，這個課題各階段的檔案材料是不可分割的，這就為確定進(jìn)館檔案的級別內(nèi)容和數(shù)量造成困難。特別是不掌握科研的動態(tài)變化過程，就難以做好立卷工作。
1.6 科研檔案歸檔工作尚未建立統(tǒng)一的約束機(jī)制
雖然《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中規(guī)定凡申報(bào)成果獎必須要有檔案部門出具的歸檔證明方可受理。但由于目前檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制上還存在缺陷，我國有些科研主管部門還未統(tǒng)一制定這一規(guī)定，致使有些項(xiàng)目可以不經(jīng)過歸檔審查便被授予獎勵。此外，申報(bào)獎勵的畢竟只是少數(shù)，許多已結(jié)題而不報(bào)獎或暫緩報(bào)獎的項(xiàng)目更沒有歸檔的約束，從而有可能造成大量檔案材料長期游離在外，甚至流失。
2 加強(qiáng)學(xué)校科研檔案管理的辦法
為解決科研檔案管理中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面進(jìn)行思考
2.1 堅(jiān)持依法治檔，強(qiáng)化規(guī)范管理，實(shí)行集中統(tǒng)一管理
《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確規(guī)定：“科研檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)和利用。”學(xué)校要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及結(jié)合本校的實(shí)際，制定相應(yīng)管理制度和措施，規(guī)范科研檔案歸檔的質(zhì)量、數(shù)量，時間要求等細(xì)則，明確相應(yīng)的獎懲措施，做到有法可依、有章可循，確?？蒲许?xiàng)目檔案的完整性和科技含量。具體措施有在科研項(xiàng)目課題立項(xiàng)之初，項(xiàng)目課題組應(yīng)指定專人全程負(fù)責(zé)科研材料和管理，檔案部門應(yīng)對科研材料的收集，積累。整理進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)：科研項(xiàng)目完成后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將平時積累的科研文件材料整理歸檔，在上報(bào)成果、申報(bào)獎勵時，由學(xué)校檔案部門加蓋檔案驗(yàn)收專用章，同時審查歸檔材料是否齊全完整，歸檔材料不完整的不予驗(yàn)收、鑒定、申報(bào)獎勵；項(xiàng)目獲獎后，獲獎材料也應(yīng)歸檔，學(xué)校對達(dá)到規(guī)定級別的獲獎項(xiàng)目進(jìn)行表彰獎勵時。必須由學(xué)校檔案部門出具歸檔材料合格證明，否則，學(xué)校不予獎勵。
在日常管理中，要堅(jiān)持“三納入”、“四同步”?！叭{入”即科研檔案工作必須納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃、納入科研人員的工作職責(zé)范圍。同時做到“四同步”，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗(yàn)收，鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步，上報(bào)登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。此外，檔案部門不能“守株待兔”，消極等待科研檔案的自動歸檔，應(yīng)主動深入到各科研課題組，協(xié)助、指導(dǎo)做好科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，使科研文件材料從形成之日起便進(jìn)入有序的控制狀態(tài)，并將這種有序控制貫穿于整個科研活動。
2.2 加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)科研人員的檔案意識
采取多渠道與多種形式廣泛學(xué)習(xí)、宣傳，貫徹《檔案法》和《高等學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究類檔案工作規(guī)范》，進(jìn)一步提高學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)，科研管理部門，檔案管理部門、科研人員對科研檔案重要性的認(rèn)識，使廣大科研人員了解、熟知檔案法規(guī)，增強(qiáng)科研人員的檔案意識，使他們認(rèn)識到在科研活動中，材料的形成、積累、整理，歸檔是科研活動必不可少的環(huán)節(jié)，是科研人員不可推卸的職責(zé)。
有的科研人員認(rèn)為自己的科研成果、材料應(yīng)歸自己所有，這是錯誤的?！稒n案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”，明確科研人員在科研檔案方面的法定權(quán)利與義務(wù)，設(shè)法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，從而調(diào)動其積極性，使其從思想上重視科研檔案工作，并在日常的管理中自覺積累科研檔案資料，推動學(xué)?？蒲袡n案管理工作的發(fā)展。
2.3 加大開發(fā)利用力度，提高對科研檔案價值的認(rèn)識
中圖分類號:F83文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2010)28-0088-02
中國住房公積金起步晚,規(guī)范管理更晚,全國至今沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理制度,與之相對應(yīng)的公積金檔案管理,更沒有明確的規(guī)定。各地市住房公積金管理中心憑經(jīng)驗(yàn),制定了一些簡要的檔案管理方面的制度,既缺乏全面性、系統(tǒng)性,也缺乏約束力。
近年來,隨著衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展和人才流動,在房地產(chǎn)不斷升溫的社會大背景下,公積金檔案管理成為醫(yī)院不可忽視的一項(xiàng)重要工作,各醫(yī)院每年新職工公積金開戶、職工調(diào)進(jìn)調(diào)出、職工退休等公積金匯繳以及公積金提取等,形成了大量公積金檔案。本文結(jié)合醫(yī)院公積金檔案管理的業(yè)務(wù)特征,就公積金檔案管理的現(xiàn)狀及如何規(guī)范管理談些認(rèn)識,以促進(jìn)醫(yī)療系統(tǒng)公積金檔案管理的健康、有序發(fā)展。
一、醫(yī)院公積金檔案管理的現(xiàn)狀
1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠,檔案管理存在安全隱患。一些醫(yī)院,尤其是綜合性醫(yī)院分科細(xì),病員多,醫(yī)療用房非常緊張。本著一切為醫(yī)療讓步的原則,公積金檔案庫房無法保證,設(shè)施及其簡陋不規(guī)范,或是閣樓或是地下,根本達(dá)不到各種材質(zhì)檔案對光線、溫度、濕度、氣體、灰塵的控制要求,使得部分檔案在自然作用下出現(xiàn)老化、退色和信息失真。
2.檔案管理人員非專業(yè)化。醫(yī)院住房公積金檔案管理往往是本單位從事管理的人員來做,鮮有專職檔案員。且公積金檔案管理者常身兼數(shù)職,既管理檔案又是單位的公積金經(jīng)辦人,進(jìn)行業(yè)務(wù)憑證及檔案的整理歸集存檔中缺乏檔案管理的基本理論和工作經(jīng)驗(yàn),難以對檔案實(shí)施有效的管理和利用。
3.住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范,難以保證其準(zhǔn)確性完整性。當(dāng)前,各醫(yī)院除對組織人事、財(cái)務(wù)審計(jì)等檔案資料有專人重點(diǎn)保存外,對住房公積金日常業(yè)務(wù)檔案的歸檔和保管隨意性較大,只是大體將各項(xiàng)業(yè)務(wù)憑證按日期順序歸檔裝訂成冊存放,沒有進(jìn)行科學(xué)的立卷和專門的分類整理,造成資源浪費(fèi)和工作效率低下。
二、如何規(guī)范管理醫(yī)院住房公積金檔案
(一)公積金檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)要過硬
1.思想素質(zhì)過硬。要進(jìn)一步解放思想,提高對住房公積金檔案地位和作用的認(rèn)識,依法進(jìn)行管理,變被動為主動,積極為廣大職工服務(wù)。加強(qiáng)《中華人民共和國檔案法》和《住房公積金管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律法規(guī)的宣傳,讓職工了解住房公積金檔案工作,并把有關(guān)資料及時傳遞到廣大職工手中,方便職工了解有關(guān)公積金方面的信息。
2.業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬。一般來說醫(yī)院職工住房公積金經(jīng)辦人也就是公積金檔案管理人員,不但要了解庫藏檔案內(nèi)容,清楚檔案成分的構(gòu)成,檔案的門類、檔案的分類、保管期限、存放位置及多種查找方法,還要有科學(xué)的工作態(tài)度、高度的工作責(zé)任心和熟練掌握住房公積金的有關(guān)法律法規(guī),以便在盡可能短的時間內(nèi)向人們提供最佳服務(wù),以提高工作效率。比如:職工提取公積金,需要了解是公積金貸款、商業(yè)貸款還是組合貸款;是住宅還是商用;房產(chǎn)共有人情況等等,根據(jù)不同的類型提交不同的檔案材料,準(zhǔn)確填寫住房公積金提取申請審核表,順利完成每一筆公積金的提取。檔案人員必須堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí),除需要了解公積金信貸檔案外,還要熟悉計(jì)算機(jī)的知識與使用技能,掌握復(fù)制、縮微、監(jiān)測等現(xiàn)代技術(shù),不斷適應(yīng)信息社會對專業(yè)檔案人員的要求,做一名合格的公積金檔案管理人員。
(二)公積金管理要規(guī)范化
1.公積金檔案存放要規(guī)范:安排防火、防盜、防潮、防蟲、防曬的設(shè)施;對住房公積金檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。根據(jù)職工公積金繳交、補(bǔ)繳、變更、轉(zhuǎn)移、基數(shù)調(diào)整以及公積金提取等業(yè)務(wù),設(shè)置檔案類別、門目、卷號;收集、整理、裝訂檔案資料,以便開展材料文獻(xiàn)檢索和咨詢服務(wù)。
2.公積金辦理程序要規(guī)范:(1)加強(qiáng)檔案管理,防止憑證遺失,確保信息數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確。對人事部門下達(dá)的工資通知單要逐一逐筆予以核實(shí)計(jì)算,并復(fù)印保留,確保每一位職工每一筆公積金數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。(2)公積金文件材料及時整理歸檔,做好數(shù)據(jù)整理和備份工作。住房公積金業(yè)務(wù)要日清月結(jié),及時做好業(yè)務(wù)憑證及檔案的整理歸檔和交接手續(xù),在條件允許的情況下,基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)要按日做好多項(xiàng)備份以防止信息丟失。(3)建立健全公積金檔案借閱制度、公積金領(lǐng)取雙簽字制度,公積金查詢制度,保證業(yè)務(wù)檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性、安全性。如醫(yī)院職工較多,每月因退休、購房提取公積金的業(yè)務(wù)量較大,為保障職工所提交材料的安全性,應(yīng)分別建立退休職工公積金領(lǐng)取登記表和在職職工公積金領(lǐng)取登記表,內(nèi)含相關(guān)材料簽收明細(xì),實(shí)行雙簽字,按年度裝訂成冊存檔,方便職工查詢,杜絕管理隱患。
(三)公積金檔案管理要科學(xué)化
1.明確住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的目的,明確公積金業(yè)務(wù)檔案的保存期限,銷毀程序。住房公積金業(yè)務(wù)檔案數(shù)量多,時效性強(qiáng)。及時、準(zhǔn)確地銷毀無效檔案,是有效管理、利用好有效檔案的有效措施。
2.采取住房公積金業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理模式,將住房公積金業(yè)務(wù)檔案資料全部制作成電子檔案,利用電子檔案存儲量大、便于備份、利于檢索、隨時上傳、下載的優(yōu)勢和可還原性,實(shí)現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案資料的永久性保管。應(yīng)開辟公積金管理中心的網(wǎng)上電子平臺,擁有公積金繳存管理系統(tǒng),隨時記錄存儲職工的公積金匯繳變更、公積金基數(shù)調(diào)整和公積金繳存比例變更資料,以提高工作效率和管理質(zhì)量。
3.公積金檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn),加深對有關(guān)法律法規(guī)的了解,熟練掌握業(yè)務(wù)知識和技能,做到收集的檔案材料“數(shù)量足、門類齊、內(nèi)容全、質(zhì)量好”;保管檔案材料“不壞、不丟、不散、不亂”;服務(wù)職工“應(yīng)其所需,無所不能”。新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成,這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。作為檔案工作主體的檔案管理人員,面對高科技浪潮、全面信息化,要不斷更新管理意識和知識,不斷“充電”,拓寬視野,了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài),運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作,實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
參考文獻(xiàn):
1 檔案收集和歸檔
1.1 檔案的收集范圍
檔案收集范圍是指反映本單位工作實(shí)際、具有查閱和利用價值的各種門類和載體的文件。在履行職務(wù)過程中，任何人不得將形成的文件據(jù)為己有或者損毀。
1.2 檔案收集的質(zhì)量要求
為了便于保管和利用，檔案人員應(yīng)區(qū)別不同價值和年度，遵循文件形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，按照相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。
1.3 整理歸檔的時間要求
為了便于齊全、完整收集文件材料，應(yīng)采用隨時和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務(wù)、行政管理文件的整理歸檔應(yīng)在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應(yīng)在科技活動結(jié)束或之后3個月內(nèi)完成；（3）會計(jì)文件檔案在暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年，整理歸檔應(yīng)在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應(yīng)在相關(guān)活動結(jié)束或之后3個月內(nèi)完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時完成，對應(yīng)紙質(zhì)文件的物理歸檔在要求時間內(nèi)完成；（6）重大活動形成文件的整理歸檔應(yīng)在此活動結(jié)束或之后3個月內(nèi)完成；（7）專業(yè)文件的整理歸檔在行業(yè)主管部門規(guī)定時間內(nèi)及時完成。
2 檔案整理和分類排列
2.1 整理檔案
在堅(jiān)持尊重和維護(hù)檔案本質(zhì)特性，保持文件檔案間的聯(lián)系，便于保管和利用的原則基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好檔案整理工作。
在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查驗(yàn)收工作，也要監(jiān)督和指導(dǎo)歸檔后的統(tǒng)一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務(wù)、行政管理類紙質(zhì)文件；財(cái)會部門整理歸檔會計(jì)類文件檔案；相關(guān)科室整理其他類型的檔案資料。
2.2 分類排列檔案
一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和辦法，合理運(yùn)用保管期限、年度、發(fā)文機(jī)構(gòu)等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。
應(yīng)按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應(yīng)的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。
3 檔案基本編目和保管
3.1 檔案基本編目
檔案基本編目主要包括案卷封面項(xiàng)目、案卷脊背項(xiàng)目以及檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目，要填寫齊全相應(yīng)項(xiàng)目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、“管期限、件（頁數(shù)）、檔號等組成了案卷封面項(xiàng)目，全宗號、目錄號、年度、案卷號等組成了案卷脊背項(xiàng)目，全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、起止件號（室）、盒號等組成了檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目。
用“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制以卷為單位的紙質(zhì)文書檔案檔號，用“全宗號-年度-保管期限-件號”的方式編制以件為單位的紙質(zhì)文書檔案檔號，用“類別號-項(xiàng)目號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制科技檔案檔號，按照相關(guān)規(guī)定編制其他類型檔案資料的檔號。要完整齊全規(guī)范填寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等的規(guī)定編制機(jī)讀目錄。
3.2 檔案保管
檔案保管應(yīng)嚴(yán)格遵守“集中統(tǒng)一管理”的基本原則。檔案人員應(yīng)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，檔案庫房內(nèi)非工作人員不得入內(nèi)。要建立適宜檔案安全保管保護(hù)的相應(yīng)庫房和柜架，容積要符合遠(yuǎn)期發(fā)展需要，配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規(guī)范進(jìn)行，并設(shè)置有指引標(biāo)識。
要保持庫房清潔衛(wèi)生，微小氣候適宜，室內(nèi)不得擺放非檔案物品。要調(diào)控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監(jiān)測溫度、濕度頻次在每周4次以上。
4 檔案鑒定銷毀和統(tǒng)計(jì)移交
4.1 檔案鑒定銷毀
檔案管理人員要對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)和歷史作用進(jìn)行正確分析和鑒別，對檔案的保存價值進(jìn)行準(zhǔn)確認(rèn)定。這要求單位應(yīng)成立檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)完成此項(xiàng)工作。按照職責(zé)要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導(dǎo)會計(jì)檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。
要根據(jù)各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規(guī)定，鑒定檔案的保存價值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據(jù)相關(guān)規(guī)定寫出鑒定銷毀意見和報(bào)告，審查工作由鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應(yīng)填寫銷毀清冊，銷毀在主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。必須在2人以上在清冊上簽字并現(xiàn)場監(jiān)督銷毀檔案，同時在清冊上詳細(xì)記錄銷毀的時間、地點(diǎn)和方法，對存在的問題及時糾正。
4.2 檔案統(tǒng)計(jì)和移交
要及時準(zhǔn)確記錄檔案資料的各種統(tǒng)計(jì)臺帳，對室藏檔案資料情況要及時進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確記錄其數(shù)量變動情況，真正做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)，帳實(shí)相符，不得出現(xiàn)錯誤。檔案行政管理部門要求報(bào)送的檔案工作報(bào)表腰按照要求在規(guī)定的時限內(nèi)完成。調(diào)離工作崗位的檔案人員必須按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，交接雙方應(yīng)清點(diǎn)核對移交目錄，將出現(xiàn)的問題準(zhǔn)確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責(zé)任、及時處理，順利完成工作交接工作。
5 檔案保密和利用
5.1 檔案保密
為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關(guān)規(guī)定，不得泄露涉密檔案內(nèi)容。要嚴(yán)格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復(fù)印工作，為杜絕失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復(fù)制和摘抄檔案。檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，檔案庫房未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入，無關(guān)的檔案資料不得查閱。要及時處理檔案保密檢查過程中發(fā)現(xiàn)的不安全因素，及時追查責(zé)任，嚴(yán)肅處理遺失和失泄密事件并采取補(bǔ)救措施。
2、負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生，園林綠化及返修施工的監(jiān)管工作，發(fā)現(xiàn)問題及時跟進(jìn)相關(guān)人員處理;
3、負(fù)責(zé)每日對公共區(qū)域進(jìn)行巡視，并做好日常記錄，發(fā)現(xiàn)各種不安全隱患及需要維修的設(shè)施設(shè)備及時通報(bào)相關(guān)部門進(jìn)行處理;
4、負(fù)責(zé)業(yè)主委托代辦服務(wù)的咨詢及服務(wù)工作，及時反饋相關(guān)信息;
5、負(fù)責(zé)收集客戶、業(yè)主信息，建立前期客戶檔案
崗位職責(zé)2：物業(yè)客服管家崗位職責(zé)1、熟悉項(xiàng)目部各項(xiàng)管理制度、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及用戶情況;
2、定期整理客戶資料;
3、協(xié)助客戶服務(wù)部主管制定項(xiàng)目部清潔設(shè)備使用方法及操作規(guī)程;
4、負(fù)責(zé)辦理業(yè)主入住手續(xù)，裝修審查;
5、負(fù)責(zé)裝修檔案、業(yè)主檔案、項(xiàng)目部文書檔案的管理;
6、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部公共鑰匙的管理工作;
7、負(fù)責(zé)準(zhǔn)時向客戶派發(fā)各種費(fèi)用的交費(fèi)通知單;
8、追收管理費(fèi)及其它費(fèi)用的工作;
9、接待處理業(yè)主投訴、記錄，向執(zhí)行部門反應(yīng)，并進(jìn)行反饋、上報(bào);
10、負(fù)責(zé)對投訴的處理結(jié)果進(jìn)行回訪，并做好回訪記錄統(tǒng)計(jì)總結(jié);
11、協(xié)助處理突發(fā)事件，并負(fù)責(zé)處理善后工作;
12、制訂一般之文書通告表格等工作;
13、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的文件收發(fā)及傳達(dá)等日常工作，妥善保管物業(yè)項(xiàng)目部的文件;
14、按上級領(lǐng)導(dǎo)的要求及時與業(yè)主溝通，反饋有關(guān)信息;
15、負(fù)責(zé)項(xiàng)目部文件的擬定和整理歸檔工作;
16、負(fù)責(zé)辦理各類對客代辦業(yè)務(wù);
17、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作;
崗位職責(zé)3：物業(yè)客服管家崗位職責(zé)1、熟悉物業(yè)公司各項(xiàng)管理制度、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及其它部門的工作職能、工作范圍。
2、熟悉園區(qū)環(huán)境及各種配套設(shè)施的公共設(shè)施的位置，各樓宇的外觀結(jié)構(gòu)、單元戶數(shù)、入住率等樓宇的綜合情況。
3、與住戶保持良好的關(guān)系，定期開展回訪工作，向住戶解釋說明物業(yè)公司的有關(guān)管理工作細(xì)則、管理公約、住戶手冊等，能靈活正確運(yùn)用國家有關(guān)的法令法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)定，巧妙的處理好每件事情，維護(hù)公司的利益和聲譽(yù)。
4、負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)物業(yè)管理各項(xiàng)工作的巡查，督查園區(qū)內(nèi)各崗位工作質(zhì)量，善于發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題或安全隱患，跟進(jìn)、處理有關(guān)違章整改事宜，認(rèn)真做好巡查記錄，及時將巡查發(fā)現(xiàn)的問題以《工作聯(lián)系單》報(bào)相關(guān)部門處理。
5、全面負(fù)責(zé)收樓及收樓后的遺留工程以及日常維修工程的跟進(jìn)完成，受理業(yè)主在保修期內(nèi)的房屋維保修事項(xiàng)，及時聯(lián)系或發(fā)函施工單位處理。
6、定期檢查空置單元，發(fā)現(xiàn)需整改事項(xiàng)及時聯(lián)系施工單位處理。
7、受理前臺傳達(dá)的工作信息，接受住戶提出的投訴或服務(wù)要求，及時到現(xiàn)場實(shí)地了解，經(jīng)有效分析后轉(zhuǎn)交相關(guān)職能部門跟進(jìn)處理。
8、負(fù)責(zé)起草對住戶發(fā)出的溫馨提示、通知、通告等文件，督促各部門通告按序張告及歸檔，包括文本格式、定期拆撕等。
9、負(fù)責(zé)跟進(jìn)《保安日報(bào)表》中反映的事項(xiàng)，制定當(dāng)天工作維修單，及時監(jiān)督相關(guān)部門的維修和驗(yàn)收情況。每月整理《保安日報(bào)表》和公共維修單并存檔。
10、全面負(fù)責(zé)各區(qū)車位管理工作。更新各區(qū)車位表及變更資料、催繳車位費(fèi)，分析車位租賃管理問題，制定管理方案?，F(xiàn)場了解各區(qū)車位租賃情況，跟蹤噴牌、擦牌等工作情況，處理有關(guān)漏費(fèi)、欠費(fèi)、逃費(fèi)等問題;定期更新各區(qū)車位表，如半年度或一年度更換一次車位表，視車位表的使用情況而定。
11、負(fù)責(zé)協(xié)助保安部、工程部處理突發(fā)事件，并及時上報(bào)管理中心主任。
12、協(xié)助組織、開展社區(qū)文化活動和宣傳工作
13、執(zhí)行上級所指派的其他工作。
崗位職責(zé)4：物業(yè)客服管家崗位職責(zé)1)負(fù)責(zé)業(yè)主辦理入住的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，及入住流程辦理和后續(xù)的服務(wù)工作;
2)負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生，園林綠化及返修施工的監(jiān)管工作，發(fā)現(xiàn)問題及時跟進(jìn)相關(guān)人員處理;
3)負(fù)責(zé)每日對公共區(qū)域進(jìn)行巡視，并做好日常記錄，發(fā)現(xiàn)各種不安全隱患及需要維修的設(shè)施設(shè)備及時通報(bào)相關(guān)部門進(jìn)行處理;
4)負(fù)責(zé)業(yè)主委托代辦服務(wù)的咨詢及服務(wù)工作，及時反饋相關(guān)信息;
5)負(fù)責(zé)收集客戶、業(yè)主信息，建立前期客戶檔案。
6)根進(jìn)所服務(wù)區(qū)域的樓宇維保修工作，對每日工作進(jìn)行跟進(jìn)、記錄、拍照，并反饋相關(guān)部門及業(yè)主。
7)對區(qū)域內(nèi)的保潔服務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)的組織、指導(dǎo)和管理工作;
（一）收集要完整、準(zhǔn)確
一切單位保管的經(jīng)濟(jì)科技檔案，能反映出本單位技術(shù)活動的基本歷史面貌，經(jīng)濟(jì)科技檔案完整、準(zhǔn)確就能保證本單位生產(chǎn)、建設(shè)和科研等技術(shù)活動的正常運(yùn)行。為保證經(jīng)濟(jì)科技檔案的完整、準(zhǔn)確，必須從經(jīng)濟(jì)科技文件材料的形成和積累做起，把需要?dú)w檔的收集齊全，核對準(zhǔn)確，達(dá)到完整歸檔。
（二）整理要科學(xué)、系統(tǒng)
經(jīng)濟(jì)科技檔案整理的科學(xué)、系統(tǒng)就是指經(jīng)濟(jì)科技檔案的分類系統(tǒng)化，符合檔案學(xué)的基本原理，符合學(xué)科的分類規(guī)律，保持經(jīng)濟(jì)科技檔案的內(nèi)在聯(lián)系，反映本單位工作特點(diǎn)，使經(jīng)濟(jì)科技檔案便于管理，便于利用。
（三）保管要安全、條理
保管安全是指通過科學(xué)的管理，必要的設(shè)施，做好防火、防盜，避免人為的破壞因素。同時采用檔案科學(xué)保護(hù)技術(shù)，防止自然破壞，最大限度地延長檔案的“壽命”。重點(diǎn)保護(hù)價值大的重要經(jīng)濟(jì)科技檔案，建立健全檔案保管制度，把安全責(zé)任制落實(shí)到個人。條理是指經(jīng)濟(jì)科技檔案保管存放有科學(xué)規(guī)律，便于調(diào)卷、回卷、檢查、核對，并要保持檔案、檔案庫房、檔案設(shè)備的整潔、美觀，以及保持二個優(yōu)美的環(huán)境和良好的秩序。
（四）統(tǒng)計(jì)要簡便、準(zhǔn)確
對檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)（歸檔數(shù)、移出數(shù)、銷毀數(shù)、實(shí)存數(shù)等）和保管期、密級的統(tǒng)計(jì)應(yīng)簡便、迅速，對檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)（利用效果、查閱量、采用率、借用人次等）應(yīng)全面、及時，并根據(jù)不同利用者的要求，提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，并對統(tǒng)計(jì)的數(shù)字與成果進(jìn)行分析研究，從中找出規(guī)律，不斷改進(jìn)和提高統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量。為保證統(tǒng)計(jì)精確性，需建立統(tǒng)計(jì)制度，編制必要的、切實(shí)可行的檢索工具，包括登記簿、統(tǒng)計(jì)簿、登記表、記錄簿和利用效果登記簿等。
（五）鑒定要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化
制度化就是要配備專人，定期進(jìn)行檔案的鑒定工作，對失效檔案文件必須嚴(yán)格履行銷毀審批制度；標(biāo)準(zhǔn)化就是必須根據(jù)國家制定的經(jīng)濟(jì)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，鑒別經(jīng)濟(jì)科技檔案的保存價值，把有效檔案和無效檔案分開。
（六）服務(wù)要迅速、有效
利用者查閱經(jīng)濟(jì)科技檔案時，無論從什么角度查找（按項(xiàng)目、專業(yè)、階段等），都能迅速而準(zhǔn)確地查到其所需的經(jīng)濟(jì)科技檔案。
（七）設(shè)備要先進(jìn)、配置合理
“廣、快、精、準(zhǔn)”是信息化社會人們對經(jīng)濟(jì)科技檔案信息需求的特點(diǎn)，為了滿足這一要求，在很大程度上還必須借助于先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段，即運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息保存無紙化、檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和檔案檢索的自動化。
二、經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的主要措施
（一）必須有一支過硬的科技檔案干部隊(duì)伍，這是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的主導(dǎo)因素
科學(xué)管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用，所以，經(jīng)濟(jì)科技檔案的科學(xué)管理，必須有一定數(shù)量懂科學(xué)技術(shù)的科技人才，必須努力學(xué)習(xí)和研究檔案管理知識，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，結(jié)合本單位工作性質(zhì)和專業(yè)特點(diǎn)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身的素質(zhì)和檔案專業(yè)技術(shù)水平。要培養(yǎng)經(jīng)濟(jì)科技檔案專業(yè)隊(duì)伍的應(yīng)變能力，以適應(yīng)錯綜復(fù)雜的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境對經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的影響。另外，還要創(chuàng)造條件提高經(jīng)濟(jì)科技檔案工作人員的待遇和地位，調(diào)動他們的積極性和主動性，保證經(jīng)濟(jì)科技檔案干部隊(duì)伍充滿活力，從而最大限度地發(fā)揮科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
（二）建立健全經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)科技檔案科學(xué)管理的重要保證
1、上半年，共收集檔案1512卷，整理檔案2244卷。
2、對全市63家單位及在建市政工程進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)275次，發(fā)放《工程竣工資料講座》、《竣工資料目錄一覽表》100多冊，對市區(qū)范圍內(nèi)的報(bào)建及在建工程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)率達(dá)100%。
3、嚴(yán)格檔案的行政執(zhí)法，下發(fā)《限期整改通知》18份，《行政處罰聽證告知書》3份，草擬處罰決定書1份，對不及時移交檔案的單位查處率在90%以上，收取檔案服務(wù)費(fèi)55萬元，其中通過執(zhí)法收取的服務(wù)費(fèi)為5.24萬元。
4、半年來，接待查閱利用檔案100多人次，復(fù)印資料3500多頁，給相關(guān)單位產(chǎn)生可測經(jīng)濟(jì)效益150多萬元。
5、及時跟蹤拍攝了我市重大建設(shè)活動，對市區(qū)范圍的重點(diǎn)工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程定期進(jìn)行了現(xiàn)場拍攝，拍攝素材達(dá)360多分鐘，建立了重點(diǎn)工程聲像檔案資料。
6、完成檔案目錄錄入微機(jī)1233卷，改柜號5640卷。
7、檔案庫房“九防”管理，落實(shí)到了責(zé)任人，每日進(jìn)行溫濕度記錄，定期對庫房的設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和檢修，保證了檔案的安全。
8、對城建檔案館網(wǎng)頁進(jìn)行了全面改版、升級。并保證了及時更新。
二、采取的主要工作措施
一是積極協(xié)調(diào)各職能部門的關(guān)系。我們與局報(bào)建科和市質(zhì)安站加強(qiáng)聯(lián)系，加強(qiáng)感情交流，及時了解報(bào)建情況和工程備案情況。在局聯(lián)動機(jī)制下，局報(bào)建科和市質(zhì)安站在工程報(bào)建和工程備案兩個環(huán)節(jié)上為我們把關(guān)，保證了受監(jiān)工程檔案入庫率達(dá)100%。為抓好市政工程檔案收集，我們與城建投和各項(xiàng)目部保持密切聯(lián)系，以宣講檔案重要性、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、上門幫助整理檔案、簽訂檔案代管協(xié)議等辦法爭取支持和幫助?，F(xiàn)在，我們已爭取市城建投在市政工程檔案移交方面為我們把關(guān)，做到了所有城建投投資的工程，必須將檔案移交我館，由我館在工程驗(yàn)收表上簽字蓋章后，才給予結(jié)算，保證了由城建投投資的市政工程的檔案移交率達(dá)100%。
二是嚴(yán)格實(shí)行目標(biāo)管理考核。首先，我們按照年初制訂的工作計(jì)劃，將各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)到人到天，細(xì)化崗位職責(zé)和各崗位每天、每月工作任務(wù)，制定了**年目標(biāo)管理考核細(xì)則；其后我們對每個人的工作按月進(jìn)行驗(yàn)收，按照細(xì)則規(guī)定分工作完成情況、工作紀(jì)律、工作態(tài)度、廉政情況四個方面進(jìn)行考評，獎罰兌現(xiàn)，極大地調(diào)動了干職工的積極性。:
三是狠抓了工作作風(fēng)。一方面抓了制度建設(shè)，我們將服務(wù)承諾、《限時辦結(jié)制》、《一次性告知制度》、《責(zé)任追究制》等制度張掛上墻，將提高工作作風(fēng)、改善服務(wù)態(tài)度的要求制度化、長期化；另一方面加強(qiáng)了服務(wù)意識的培養(yǎng)，提出了接待來訪要做到“四個一”，即一張笑臉相迎、一杯清茶解渴、一張凳子請坐、一系話語解疑；解決問題要做到“三心”，即誠心、耐心、細(xì)心的服務(wù)要求。再者是把對違反了有關(guān)工作作風(fēng)制度的行為進(jìn)行處罰的規(guī)定寫入了考核細(xì)則，保證了制度的落實(shí)。
四是實(shí)行了科學(xué)民主決策。不搞“一言堂”，重大決策前做深入細(xì)致的調(diào)查研究，充分聽取群眾意見，很好地發(fā)揮了集體智慧，比喻目標(biāo)考核細(xì)則的制訂，我們先由班子成員議出初稿，再將其印發(fā)每個干職工，先后召開了三次全館會議聽取大家的意見，多次修改才最后定稿，這樣的定稿就比較科學(xué)，考核細(xì)則成了我館抓好工作的一大有力工具。
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。筆者作為一名人事檔案員，擬用最近兩個人事政策實(shí)施的實(shí)例，從人事檔案與檔案館藏文書檔案的關(guān)系、人事檔案的管理環(huán)節(jié)這兩個日常檔案管理的角度，表達(dá)對提升檔案服務(wù)能力問題的認(rèn)識。
先介紹檔案服務(wù)成功的實(shí)例。由于注重提升檔案服務(wù)能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)”的政策實(shí)施。2013年3月15日福建省財(cái)政廳等兩部門下發(fā)《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)的實(shí)施辦法》?？h級轉(zhuǎn)發(fā)，并對年齡認(rèn)定、勞動關(guān)系認(rèn)定等檔案材料的要求作了細(xì)化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調(diào)動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應(yīng)歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統(tǒng)為例，我們考慮到上述實(shí)際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補(bǔ)充。全縣本系統(tǒng)第一輪百余人報(bào)名，確定上報(bào)省部門審核23人，僅獲批3人?？h報(bào)送嚴(yán)格依照原始檔案，省審批也準(zhǔn)確、完整地依據(jù)縣送原始檔案（復(fù)印件）并及時反饋，故檔案服務(wù)水準(zhǔn)不容置疑，檔案服務(wù)能力倍受尊重。求助檔案服務(wù)、努力補(bǔ)充查找原始檔案，成為社會共識。當(dāng)事人對上級人事政策理解不深、有關(guān)部門操作經(jīng)驗(yàn)不足，似乎與檔案服務(wù)能力沒有關(guān)系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學(xué)透相關(guān)人事政策文件精神，提升檔案服務(wù)主導(dǎo)能力，引導(dǎo)其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務(wù)能力精益求精，該項(xiàng)人事政策必落實(shí)透徹。啟示一：檔案員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，甚至要了解一些非檔案專業(yè)的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務(wù)能力的提高，相關(guān)知識都可以學(xué)習(xí)。啟示二：亡羊補(bǔ)牢，尤未晚矣――人事檔案員帶領(lǐng)其前往縣檔案館補(bǔ)充查找，檔案館檔案員更熱情地協(xié)助該補(bǔ)充查找，促使其盡快補(bǔ)辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提高。
再介紹一個檔案服務(wù)不盡如人意的實(shí)例。是有關(guān)“清退的公辦、民辦、代課教師”的統(tǒng)計(jì)、待遇問題，由于各種原因?qū)е聶n案服務(wù)能力拖累人事政策實(shí)施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發(fā)了關(guān)于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發(fā)了補(bǔ)充通知，不可謂不重視。統(tǒng)計(jì)時間跨度大，節(jié)點(diǎn)是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當(dāng)嚴(yán)格和浩大?？h（區(qū)）教育部門進(jìn)行了實(shí)際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應(yīng)人員的統(tǒng)計(jì)、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴(yán)重，無法準(zhǔn)確摸底統(tǒng)計(jì)。檔案服務(wù)能力的弱化引發(fā)了相關(guān)人員及其家屬的強(qiáng)烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據(jù)悉，有的學(xué)校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學(xué)校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質(zhì)的材料都呈稀缺狀態(tài)。檔案如此缺失，怎么能指望相關(guān)人事政策順利實(shí)施、有關(guān)人員待遇政策及時落實(shí)？
人事檔案與文書檔案的關(guān)系，筆者概括為：互相補(bǔ)充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔(dān)心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現(xiàn)難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩(wěn)定，易查找），由《干部人事檔案管理細(xì)則》規(guī)范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規(guī)規(guī)范。
可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務(wù)能力；要提升檔案服務(wù)能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認(rèn)識和發(fā)揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補(bǔ)各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務(wù)。上文所述補(bǔ)充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導(dǎo)其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導(dǎo)，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現(xiàn)的是：人事檔案與文書檔案的互補(bǔ)互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務(wù)能力的自覺性。通過實(shí)際工作中對檔案服務(wù)對象的積極引導(dǎo)、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提升。
以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務(wù)能力”的問題。
一是：要加強(qiáng)身心修養(yǎng)，增強(qiáng)體魄，提高道德水準(zhǔn)。上述兩例，都是時間性較強(qiáng)的中心工作，要求在規(guī)定期限內(nèi)完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實(shí)施。這就要求檔案員有在短時間內(nèi)進(jìn)行高強(qiáng)度勞動的強(qiáng)健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費(fèi)。檔案員面對這種政策性、應(yīng)急性的檔案服務(wù)，必須多一點(diǎn)義務(wù)思想、雷鋒精神，不斤斤計(jì)較經(jīng)濟(jì)待遇，以高質(zhì)量完成檔案服務(wù)為唯一追求。這是提升檔案服務(wù)能力的主體保證。
二是：要重視協(xié)調(diào)人際關(guān)系，包括與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，與其他部門的關(guān)系?；鶎尤耸聶n案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務(wù)要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點(diǎn)，就只好請局領(lǐng)導(dǎo)臨時安排協(xié)助查檔人員。檔案服務(wù)過關(guān)，緊接著是干部、財(cái)務(wù)部門的流水作業(yè)，這就要與這些部門協(xié)調(diào)時間安排。良好的協(xié)調(diào)能力，是提升檔案服務(wù)能力的劑。
三是：要引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段。本室正在進(jìn)行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務(wù)能力不提升？
一正一反，兩個檔案服務(wù)的例子，體現(xiàn)了提高檔案服務(wù)能力的必要性及部分實(shí)現(xiàn)途徑。追本溯源，提高檔案服務(wù)能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環(huán)節(jié)抓起。
人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都關(guān)系到檔案服務(wù)能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務(wù)能力的關(guān)系。
收集能力。筆者平時注重主動出擊，養(yǎng)成定時專項(xiàng)通知催收材料的習(xí)慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準(zhǔn)確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項(xiàng)催收通知分別與錄用人員材料、轉(zhuǎn)正人員材料、年度考核材料等常規(guī)材料有關(guān)。每年的相應(yīng)時間即通過寬帶教育網(wǎng)專線發(fā)出專項(xiàng)通知，收集進(jìn)度全部登記在專門表格，期限到達(dá)立即以手機(jī)短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強(qiáng)勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務(wù)能力的提升打下了物質(zhì)基礎(chǔ)。
