時間：2023-06-30 09:27:53
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人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動過程時在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，真實和客觀地記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當前人事檔案中普遍存在問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1、領導對人事檔案管理的重要性認識不足
領導對人事檔案管理重視不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當一部分領導在認識上存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠然檔案存在的問題也不會解決，其辦公場所、經費、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作投入不足，因此，嚴重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調閱檔案時依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業(yè)務不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經過專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太熟悉，難以適應人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強
根據(jù)國家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調動、就業(yè)、報考公務員、考研等，個別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。或者是為了競聘較高級領導職位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，使檔案管理制度的嚴肅性、真實性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內容短缺，材料內容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時收集各部門、科室應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時對材料鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。
干部職工對人事檔案認識不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料留在個人手中，認為自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動日漸頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時帶來不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場經濟發(fā)展要求
隨著我國經濟發(fā)展、科學技術和文化的進步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動等特點，致使人事檔案管理部門要經常更新人事信息，要與人事信息的變動保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質版人事檔案為主要管理對象的實體管理模式，使得人事信息的更新相當困難，無法與現(xiàn)代人事信息的變動保持同步。隨著科學技術的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設仍處于初步階段，存在諸多問題，如領導及人事檔案管理人員信息化建設意識淡薄；人事檔案管理信息化建設投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術基礎薄弱等等，這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設和發(fā)展進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發(fā)揮，應該引起有關單位或部門領導的高度重視。
三、如何實施人事檔案管理信息化建設
1、提高領導對檔案信息化建設重要性認識
領導要轉變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設，要樹立思想決定行動，要認識到轉變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。就人事檔案管理信息化建設而言，一方面，只有進一步提高領導對其重要性認識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設的扶持力度，有效協(xié)調內部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位有關人員對人事檔案管理信息化建設的意識，組織有關人員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，使人事檔案管理工作由單一服務職能轉變?yōu)榫哂休^強綜合服務職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設的投入
俗話說物質決定意識。實現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開思想基礎，又離不開物質基礎，只有人事檔案管理信息化建設的物質投入，才能確保人事檔案管理信息化建設的最終實現(xiàn)。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時要根據(jù)單位自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領域中新的經濟增長點。此外，單位或部門還應充分挖掘自身內部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設相關的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設的進度，又大大降低了資本投入。
3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設隊伍
以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設隊伍，實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業(yè)的、高素質的人事檔案管理信息化建設隊伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價值和功能。樹立單位培養(yǎng)復合型人才意識，定期組織相關專業(yè)技術培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內容既要突出技術層面的內容，也要突出管理層面的內容；培訓要有實效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關知識，又精通信息化技術。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識技術視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設的實現(xiàn)貢獻出自己的力量。
4、實現(xiàn)人事檔案信息“三化”
中圖分類號：G264 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）18-0349-01
一、理解人事檔案管理的內涵
人事檔案管理，是人事管理工作的一項重要內容。人事檔案的管理者，既不能單純地理解為人員的一些就職的基本信息做好記錄，更不能理解為特別復雜、瑣碎的人事管理工作。其實，所謂人事檔案管理，廣義來講，就是將人事檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管和提供利用的平臺。這個平臺是一個整合完善的過程，需要不停的補充新的內容。同時，人事檔案管理者，還要在今后的日常工作中，隨時隨地對工作人員的實際工作情況進行考核，當然，這里面也包括業(yè)績效益、獎懲情況和德才表現(xiàn)等，以此作為以后人事調動的根本依據(jù)。
不難發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理，涵蓋了材料歸檔制度；材料統(tǒng)計制度，材料轉遞制度，材料檢查核對制度，材料保衛(wèi)保密制度等內容。
二、信息化建設的深遠意義
（1）充分地發(fā)揮人才優(yōu)勢，實現(xiàn)效益最大化
作為一個，選人用人是一門很深的大學問，員工在沒有好壞之分，更沒有高低之別，存在的只有適合與不適合。身為的管理者，就像教學中的“因材施教”一樣，充分發(fā)揮人力資源的串通優(yōu)勢，關鍵在于鼓勵員工找到自己的長處，找到屬于他們自己的崗位。要想達到這些內容，就必須參考一定的材料信息，而的人事檔案管理信息化建設，就可以滿足這個要求，提供這方面的相關依據(jù)，實現(xiàn)員工的效益最大化。當然，的人事調動更需要參考人事檔案管理，只有這樣，才能選拔出真正有能力的人，也更會讓員工心悅誠服。
（2）能夠調動員工的積極性
要想提高的經濟效益的，很大程度上取決于員工再日常工作中國的狀態(tài)、歸屬感和積極性。要想讓員工保持良好的精神風貌，就需要設置一定獎罰機制。這個獎罰機制的實施，最關鍵的地方就是的人事檔案記錄的管理。只要加強信息化的建設，就能更加科學地記錄員工的獎罰情況和績效考核，并且以保密或者公開公示的形式讓員工知道，并安于接受。員工通過自己和別人的績效對比，無形中心里就有一定的壓力，有了壓力，才會轉變成前進的動力。同時，通過人事檔案管理信息化建設，就可以充分調動員工的工作積極性，充分發(fā)揮激勵的作用。與此同時，良好的經濟效益自然就會產生。
（3）提高檔案管理的效率
在日常的工作中，傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理，很難適應當前信息時代的不斷變化。工作不能落后，所以要加強的人事檔案管理信息化建設。正因為以前的檔案管理管理落后，沒有像現(xiàn)在的信息技術提供全面支持，一方面導致了其檔案管理的效率低下，質量不高，不能及時地更新；另一方面，由于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，都是通過人工來實行操作的，苦于認識有限，很多單位往往只是做到了表面文章，即僅僅只是記錄，很少整理，更沒有專業(yè)的人來對此進行分析、對比，歸檔。當然，管理者，也很容易疏忽人事檔案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，導致沒能充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用。
三、當前存在的一些問題
（1）人事檔案管理的模式過于單一
在一些單位中，雖然管理者已經認識到了人事管理信息化建設的重要性，也積極組織員工進行信息化建設，但由于管理的模式過于單一，缺少創(chuàng)新性，更沒有根據(jù)自身的情況來進行量體裁衣。當前，我國的個別雖然運用了先進的信息化技術，但卻沒能建設處統(tǒng)一的人事管理系統(tǒng)。所為的信息化管理，也僅是跟個部門內部的合作，并且與職工層次的多樣性很難適應，更不要所相得益彰。有些的部門眾多，每個科室都有自己的人事檔案管理，但沒有統(tǒng)一的模式，更沒有專門的人事管理部門來打理。這樣的情況，既容易造成混亂，降低效率，還容易誘發(fā)不公，不能為員工心悅誠服。
（2）不夠靈活，太過僵硬化
人事檔案管理工作，歸根結底還是要為的經濟效益和社會效益服務的。相比之下，市場經濟活動往往比較多變、靈活，這就需要的人正確決策，做出恰當?shù)娜耸掳才盘峁┮罁?jù)。
理想很豐滿，現(xiàn)實卻很骨干。個別的人事檔案管理與靈活的用人制度并不是特別適應，不但不能為的用人提供必要的參考依據(jù)，甚至有時還因為其僵硬的檔案管理制度，拖了的后腿，從而進一步影響了的用人制度和管理制度。在有些單位，因為要臨時地調用某一部門的一名員工，但是由于人事檔案管理要通過繁瑣的登記、審查等步驟，雙方都嫌麻煩，結果也沒征調成功。
（3）內容還不夠豐富
在日常的工作中，人事檔案管理工作的負責人，心理很清楚加強人事檔案管理信息化建設的重要性，也組織本單位的員工積極進行建設，但是，一陣風似的普及，追求到的只是一個形式。老話說的好，畫虎畫皮難畫骨，他們雖然開展了信息化建設，但沒有豐富檔案管理的內容，記錄、整理的信息內容大多照本宣科，成分單一，很難得出合理的結果，參考價值并不是太大，甚至有的就直接按照別的的檔案管理模式來進行，沒有自身的特色，還容易落下東施效顰的把柄。
四、人事檔案管理信息化建設的推進探索
（1）需要引進一批高素質的人事檔案管理者
要想建立健全科學合理的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，就需要引進一批有高素質的人事檔案管理者。人才在市場經濟中發(fā)揮著至關重要的作用，在現(xiàn)代化程度較高的今天，人事檔案管理者，同時也要求引進高素質的現(xiàn)代人才，才會加快推進信息化建設。
（2）提高檔案的使用價值
之所以需要建設人事檔案管理信息化系統(tǒng)，就是為了充分利用檔案的價值體系，來實現(xiàn)經濟效益的穩(wěn)步提高。與此同時，提高檔案的利用價值，也能真正地發(fā)揮檔案的關鍵作用，更能加快人事檔案管理信息化系統(tǒng)的建設進程。
（3）要增強服務水平
檔案管理工作者，要充分利用信息技術的作用，提高人事檔案的信息服務水平，同時還要建立人事檔案的網(wǎng)絡化管理模式，通過不斷的改革與創(chuàng)新形式，不斷加強人事檔案的信息服務，確保的運營步入健康的軌道。
參考文獻：
人事檔案管理數(shù)字化建設是需要多學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發(fā)，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。
1 人事檔案管理數(shù)字化建設的現(xiàn)狀
當今，現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術已經普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設成為我國現(xiàn)代化建設的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設勢在必行。
但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領域相對落后?，F(xiàn)存的信息形式沒有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點。
1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強
人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。
1.2 人事檔案管理的標準化、規(guī)范化程度低
人事檔案管理數(shù)字化建設的前提是基礎工作內容規(guī)范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設的全面實施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能適應人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質不高
數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數(shù)字化建設的目標
既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1 日常業(yè)務管理
實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。
2.2 數(shù)字化檔案采集
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應主要負責對紙質檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡技術實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱
數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統(tǒng)內部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。
（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設應注意的問題
3.1 應用軟件應統(tǒng)一
應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結構混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目，也要制定統(tǒng)一標準，確保信息共享的兼容性。
3.2 應使用先進技術構建數(shù)字化系統(tǒng)
建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。
3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的計劃與完善
要根據(jù)系統(tǒng)建設的迫切程度、資金、網(wǎng)絡規(guī)模等情況制定工作計劃和建設目標。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應用軟件。
（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關部門間的協(xié)調
外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。
3 結語
綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設應以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)為基礎，進行統(tǒng)一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務。
參考文獻
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[2]馬煒.關于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設計解決方案[J].城市建設理論研究，2012（23）.
作者簡介
關鍵詞：
人事檔案管理；信息化建設；企業(yè)管理；信息資源；制度保障
所謂人事檔案，就是對家庭情況、工作業(yè)績和個人經歷等各方面信息的記載，可以說是一個比較完善的個人信息儲存庫，其對于企事業(yè)單位進行人才的選拔、晉級和晉升等人力資源方面的開發(fā)和管理工作有著重要作用。而面對新的時代背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統(tǒng)人工手工的管理方式向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉變，這種高效化的人事檔案管理方式已然成為新的研究課題。
1人事檔案管理工作中存在的一些問題
1.1缺乏足夠的重視
目前來說，許多企事業(yè)單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，很多單位的領導還存在著“人事管理沒有效益”的錯誤觀念，因此忽略了對人事檔案管理的投入，以至于檔案管理工作的基礎薄弱，管理制度也不夠完善且形同虛設，而這一切都導致人事檔案管理的工作不能發(fā)揮其真正的作用。
1.2缺乏專業(yè)的人才
當前我國多數(shù)的企事業(yè)單位中，進行人事檔案管理工作的人員都存在著年齡較大的問題，而且有些工作人員還是照顧性調進，這些專業(yè)素質低下、未受過專業(yè)培訓的工作人員給正常的人事檔案管理工作帶來許多阻礙。管理人員的思想陳舊，進行檔案管理還是守著老一套，不利用新技術，而懂得利用新技術的年輕工作人員卻缺少管理人事檔案的基礎原則、知識和流程。專業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來了很大難度。
1.3缺乏先進的手段
面對當前信息技術高速發(fā)展的新形勢，我國很多企事業(yè)單位在進行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，依靠傳統(tǒng)紙質檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無法充分利用，沒有建立電子檔案、進行網(wǎng)絡查詢與檢索的意識，白白浪費了大好資源，也使得人事檔案管理的工作效率極低。
1.4缺乏完善的制度
如同人事檔案管理的工作手段一樣，很多企業(yè)單位同樣缺乏完善的人事檔案管理制度，面對信息化的發(fā)展還是依靠過往陳舊的制度，跟不上時代的步伐。就是因為不能根據(jù)信息化發(fā)展的要求以及自身工作實際而制定出完善合理的人事檔案管理制度，以至于很多企事業(yè)的人事檔案管理工作存在著許多問題，甚至阻礙自身單位的發(fā)展。
2新形勢下人事檔案管理信息化建設的意義
2.1有助于提高人事檔案管理的工作效率
當前社會是一個信息化高速發(fā)展的社會，信息成了這個時代最有價值的東西，將各種信息挖掘出來并轉變成資源價值就是目前的時代要求。因此對企業(yè)的人事檔案管理進行信息化的建設是促進其向著現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要推動力，只有這樣，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用網(wǎng)絡來提高其工作的效率。
2.2有助于共享人事檔案管理的信息資源
信息化時代的背景之下，信息資源已然成為現(xiàn)代市場經濟的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源，加強信息化的關聯(lián)效應，利用不同信息交叉管理的應用，能夠創(chuàng)造出各種商機，因此對人事檔案的管理進行信息化的建設也是促進企事業(yè)發(fā)展的一個重要途徑，加密人事信息，推動人才的建設發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務現(xiàn)代化建設。
2.3有助于查閱人事檔案管理的相關信息
傳統(tǒng)紙質的人事檔案在查閱時通常要花費很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質檔案，在網(wǎng)絡上進行檢索，信息能在最快時間內被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價值。
3新形勢下人事檔案管理信息化建設的建議
3.1強化認識
目前很多企事業(yè)單位不能發(fā)揮出人事檔案管理最大效益的一個重要問題就是沒有足夠的認識，因此想要成功開展檔案管理的信息化建設，就必須強化單位的認識。只有單位領導意識到人事檔案管理信息化建設的重要性，轉變傳統(tǒng)的觀念，才能跟上時代的步伐，依靠信息化技術來提高人事檔案管理的工作效率，促進單位管理的高效化。
3.2配備設備
想要成功開展人事檔案管理的信息化建設，除了要有足夠的重視，還需要實際的“物質條件”，所以企事業(yè)必須要加大對人事檔案管理的投入，引進各種先進技術設備，同時也需要建立一套完善的網(wǎng)絡信息的管理系統(tǒng)，這是檔案進行信息化管理的一個重要的硬件設備和物質基礎，同時也是主要的信息傳輸與共享的方式。
3.3確保安全
總而言之，想要實現(xiàn)人事檔案的信息資源共享，就必須要保證信息的安全，這二者是共存、相互統(tǒng)一的。只有加強了檔案信息的安全，才可以保證檔案信息不會泄露。所以各級的檔案管理部門必須要加大對檔案信息的安全保護，同時加強建設網(wǎng)絡的權限，一旦有信息泄露的情況發(fā)生，必須要進行嚴懲，以保證網(wǎng)絡的安全。另外，也要加強對檔案管理人員的教育培訓，以確保不會發(fā)生人員泄露信息的情況。
3.4加強培訓
在新形勢下，想要做好人事檔案管理的信息化建設工作，還有一個重點就是要加強對檔案管理工作人員的培訓，企事業(yè)只有建立起具有管理型人才、復合型人才和高科技人才的管理工作隊伍，才能保證信息化建設能順利進行。同時，還要對新職以及現(xiàn)職人員都進行專業(yè)的培訓，同時開展各種技術交流，以確保檔案管理的工作人員不會對檔案工作造成阻礙。
3.5建立制度
制度的保障對于人事檔案管理信息化的建設有著非常重要的作用，正是由于相關管理制度的缺失，才導致現(xiàn)階段人事檔案管理工作中存在著許多問題。所以企事業(yè)單位必須要結合當前信息化時代的背景特點以及自身單位檔案管理工作的實際來制定出一套科學合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進行檔案管理工作時能有據(jù)可依、有章可循，從而促進檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。
4結語
綜上所述，在當前信息化的時代背景之下，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須與時代相結合，促進其信息化的建設，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮其真正作用，最終促進企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義。
參考文獻
[1]姜以敏，于霞．加強人事檔案管理信息化建設[J]．黑龍江檔案，2014，（3）.
一、人事檔案管理發(fā)展信息化建設的意義
在人類進化和發(fā)展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經由古代的石刻、竹簡等慢慢轉變?yōu)榻募垙?，而這種演變不僅體現(xiàn)了人類文明的發(fā)展和進步，同時也顯示出了歷史發(fā)展的必然趨勢；因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術高度發(fā)達的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術，從而有效提高當代人事檔案管理的效率和水平。
結合現(xiàn)代社會和經濟環(huán)境，可以看出發(fā)展人事檔案信息化建設的意義主要分為理論和現(xiàn)實意義兩個方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術改革和建設工作不僅是社會科技發(fā)展的根本趨勢，還是實現(xiàn)我國檔案管理達到國際先進水平的必要條件，同時更是我國未來人事檔案管理行業(yè)發(fā)展的重要基礎；其次，人事檔案信息化建設還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時通過科學的檔案管理還能夠讓個人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達到人盡其才的效果，進而對維護社會的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。
二、人事檔案管理信息化建設的制約因素分析
在檔案管理信息化建設中往往存在著諸多制約因素，以下將針對現(xiàn)階段我國人事檔案管理信息化建設的主要制約因素進行分析和探討：
1、人事檔案管理信息化建設發(fā)展不均
由于資金等因素的制約和限制，許多企業(yè)或地區(qū)的人事檔案信息化建設工作幾乎為零，甚至許多企業(yè)或地區(qū)由于初期認識不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養(yǎng)和發(fā)展工作，從而導致檔案管理部門不僅出現(xiàn)人員不足的現(xiàn)象，甚至有些地區(qū)檔案管理部門的生存和發(fā)展都受到嚴重的制約，而這些因素也導致其檔案信息化建設水平相對落后，而難以與其他地區(qū)或企業(yè)形成良好的對接，從而制約檔案管理信息化建設工作的開展。
3、信息化建設成本較高
軟硬件設施作為實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的根本，其發(fā)展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設的成敗，而現(xiàn)階段絕大多數(shù)企業(yè)或地區(qū)檔案管理部門的信息化建設工作仍處于起步階段，其軟硬件設施的建設和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來了強大的壓力，同時也給信息化建設的周期和水平帶來了嚴重的制約。
4、檔案信息安全形式嚴峻
檔案作為一個人最重要的私人信息，如果發(fā)生竊取或非法利用，往往會給所有者帶來嚴重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環(huán)節(jié)；然而，在現(xiàn)階段由于檔案管理部門的軟硬件設施的仍處于建設階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機，其通過非法入侵檔案管理部門數(shù)據(jù)庫而造成檔案信息的泄密或損毀也將會給檔案信息化建設帶來毀滅性的災難。
三、人事檔案管理發(fā)展信息化建設對策
通過對上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設的道路中仍需要注意許多問題，而在實際建設中采取合理的方案和對策也顯得尤為重要：
1、加強信息化建設的投資力度
檔案管理信息化建設的基礎在于軟硬件設施的建設，而這些設施的建設離不開資金的支持，因此，相關部門應當充分認識到檔案管理信息化建設的重要性和意義，并加大信息化建設的投資力度，從而讓檔案管理系統(tǒng)能夠得到良好的發(fā)展，進而為企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展帶來長久的利益和支持。
2、加強專業(yè)人才培養(yǎng)力度
人才作為21世紀最寶貴的財富，在進行人事檔案信息化建設中同樣也需要大量高素質的專業(yè)型人才，而這同樣也是信息時展的必然趨勢；因此，人事檔案管理部門也應當在對現(xiàn)有員工進行培訓和提高的同時，加強對專業(yè)型和復合型人才的培養(yǎng)和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設事業(yè)培養(yǎng)出一只高品質的生力軍。
3、完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)
一方面，人事檔案管理部門應當加強對檔案信息安全的重視程度，加強系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育以及操作權限的控制，從而防止內部n案信息發(fā)生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應當加強檔案安全系統(tǒng)的建設，并對電子檔案信息進行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發(fā)生泄漏的情況。
四、總結與展望
總之，21世紀作為信息化時代，人類幾乎每一項生命生產活動都離不開信息的交流和傳遞，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時還對重要事件或信息起到了記錄和存儲的作用，而檔案作為一個人發(fā)展和成長中的重要信息，在對其進行傳統(tǒng)的紙質化記錄和管理同時，也應當敢于探索應用高科技信息技術建立數(shù)字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學合理高效。
參考文獻：
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目前人力資源工作的主要內容是進行人事檔案管理，在這個以信息為主的時代，傳統(tǒng)的管理模式滿足不了社會前進的需求。檔案管理的含義和基本業(yè)務建立的重點促進了增強檔案管理信息化建設的延續(xù)，從而促使人事檔案管理的先進化發(fā)展。由于目前各個企業(yè)的檔案信息化建設不完善，發(fā)展緩慢，所以企業(yè)要合理采取相應策略，增強檔案管理信息化的建設，繼而推動檔案的現(xiàn)代化管理。
一、檔案管理信息化建設的必要性
人事檔案信息化，主要指運用現(xiàn)代化技術管理和服務人事檔案資源，從而加快檔案管理工作的發(fā)展速度。這給企業(yè)單位的人事、管理工作帶來了巨大影響。首先，人事檔案管理通過自動化平臺產生、收集、論證、整合入庫電子信息檔案，讓人事部人員不用整天投入日?，嵥榈氖聞绽?，提高辦事效率。其次，檔案管理信息化達到了網(wǎng)絡化的發(fā)展要求，有序統(tǒng)一地進行管理薪資和業(yè)績考查，經過人事檔案數(shù)據(jù)庫迅速搜尋到指定的人員資料，縮短查找的時間。且便于對員工檔案紙質載體的保護，促進人事檔案信息資源的共享。最后，通過人事檔案管理信息化的建設，單位領導能迅速把握各個職員的信息，給職位提升、人才培訓提供參考。所以，對檔案管理信息化的建設刻不容緩。
二、管理存在的問題
1.認識不清晰，重視度不夠當前我國企業(yè)單位還缺少對人事檔案信息化建設的一定注意力，僅僅把這當做一個輔導性工作，不會當作重點來看，未能正確定義到人事檔案管理工作的合理位置。正因為認識較淺以及投入的資金、勞力不夠，遏制了檔案管理信息化建設的開展。2.傳統(tǒng)管理方式效率低一些事業(yè)單位的檔案管理方法依舊在運用陳舊的管理模式，有很多重復工作的情況出現(xiàn)，損害了辦事效率。并且現(xiàn)階段企業(yè)單位的人事檔案仍是紙質實體居多，多次翻查會加快其損耗甚至導致保存不當。3.人事檔案信息數(shù)據(jù)不完善某些企業(yè)單位忽略了對檔案建設軟件的基本建設，檔案的信息化管理還沒有基礎的計劃和標準，數(shù)據(jù)庫成立沒有統(tǒng)一性，數(shù)據(jù)收集不全。一些資料不齊全和缺乏精準性，數(shù)據(jù)更新滯后，致使人事信息對應混亂。而且只是在人員基礎資料、目錄編輯形成了技術管理，信息化程度低，很難達到資源分享。4.缺少高素質的管理型人才以前的檔案管理工作一般用手工組裝完成，所以不那么需要高素質能力的工作人員。但伴隨人事檔案管理的進展，越來越需要高素質的管理型人才辦理人事檔案管理的相關內容。從目前情況看，這一點還做得不足，尚待完善。
伴隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,社會各界對技術和信息的需求與日劇增。現(xiàn)代企業(yè)在人事檔案管理方面,只有與時俱進,跟上時展腳步,將信息化趨勢有效融入其中,充分利用科技、信息技術,不斷改革和創(chuàng)新人事檔案管理模式,才能更好地適應中國乃至世界的發(fā)展。
1大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化建設中重要作用
1.1建立較為完整的人事檔案信息庫
人事檔案管理是人事工作中不可或缺的重要組成部分,作為人事信息的主要載體,必須在大數(shù)據(jù)技術基礎上,建設人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,為人事檔案了解和挖掘人才提供必要的信息支持,并結合具體人才實際情況合理配置工作崗位,實現(xiàn)人力資源的充分利用。在此背景下,人事檔案信息化建設速度不斷加快,因此只有始終堅持以人為本的理念,才能有效提高人力資源開發(fā)水平,從而實現(xiàn)人事檔案價值的最大化?，F(xiàn)階段,在人才使用上,我們對大數(shù)據(jù)的應用進行了嘗試,采取了以傳統(tǒng)檔案為主、大數(shù)據(jù)為輔的手段來為人才進行一個客觀的評價。例如,通過大數(shù)據(jù),了解其曾經供職的情況、個人征信等,來綜合考察一個人的德能勤績表現(xiàn)。
1.2有效提升人事檔案管理工作效率
在大數(shù)據(jù)基礎上,各單位建立了人事檔案管理系統(tǒng),有效分類存儲檔案,并詳細分析了檔案信息相關性,并進一步區(qū)分數(shù)據(jù)之間的關系,為人力資源管理提供優(yōu)質的人事檔案信息,進而準確預測人力資源發(fā)展情況。同時,基于大數(shù)據(jù)技術,順利推進人事檔案管理工作,不僅利于人事檔案管理工作效率的提升,還可以有效保證人力資源管理工作質量。
1.3科學管理人事檔案
傳統(tǒng)人事檔案管理往往更加注重工作經驗。在大數(shù)據(jù)技術持續(xù)進步的形勢下,檔案管理工作人員應及時轉變觀念,更加重視人事檔案管理信息精準性,并從海量人事檔案信息中挖掘出有價值的檔案信息資源,進而為后續(xù)工作順利開展提供重要的信息支持。傳統(tǒng)檔案具有原始、直觀的特點,但也存在著明顯的弊端,主要體現(xiàn)在,當今人員流動性大大增加,而傳統(tǒng)檔案在數(shù)據(jù)更新、傳遞和利用上的緩慢低效難以適應形勢需要。在人事檔案工作中引入大數(shù)據(jù)技術后,可以做到檔案數(shù)據(jù)的即時傳遞,同時檔案信息的更新速度也將得到極大的提升。我們在人事檔案管理中做了一些嘗試,以傳統(tǒng)檔案為主,以大數(shù)據(jù)技術為輔,對檔案信息進行補充,以完善人個檔案信息。對人才做出客觀評價?，F(xiàn)階段由于大數(shù)據(jù)信息的來源尚存在一些缺陷,只能把大數(shù)據(jù)技術作為人事檔案管理的一種輔助手段,相信隨著社會的發(fā)展,技術的進步,大數(shù)據(jù)與人事檔案管理將會融合地更加緊密。
2基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位人事檔案信息化建設策略
2.1樹立先進的人事檔案信息建設理念,合理分配高素質人才
構建人事檔案信息化的先進概念,不僅是人事檔案信息化建設的基礎保障,而且還是人事檔案信息化建設的先決條件,同時還是重要工作開展的指南。落后的思想只會帶來消極的工作方法和思維,缺少工作的主動性和創(chuàng)造性。在前沿信息化建設理念指導下,如何有效地提升人事檔案信息化建設人才的素質是人才合理化配置的關鍵。為了有效提高信息化建設質量,應配備具有相應綜合能力的檔案管理人員,其中包含了研究技術水平高、檔案專業(yè)知識全面和組織能力強的工作人員；熟悉相關專業(yè)知識的專業(yè)技術人員,能夠為紙質文件數(shù)字化的各個方面提供必要的技術支持,具有一定的數(shù)字基礎知識和熟悉相關操作的人員等。目前,我單位已引進了一名檔案管理專業(yè)技術人員,并對現(xiàn)有的管理人員進行了計算機業(yè)務培訓,制定了人事檔案信息化方案并完成了基礎工作,檔案管理工作的效率有了很大提升。
2.2不斷優(yōu)化完善人事檔案管理信息化管理機制
在大數(shù)據(jù)時代背景下,有效加強人事檔案信息化建設,不僅有利于提高人事檔案管理的整體水平,而且還能最大程度發(fā)揮人事檔案價值,為事業(yè)單位長足發(fā)展貢獻力量。在實踐中,為保證事業(yè)單位人事檔案信息管理活動有序開展,有必要根據(jù)具體情況制定相對完善的管理機制。從人事檔案的收集、分類、整理到歸檔、查詢、利用,制定非常詳細的操作規(guī)程,實現(xiàn)統(tǒng)一管理。特別是在文件查詢、使用、下載等眾多環(huán)節(jié),需要為不同的用戶設置不同的權限。同時,人事檔案數(shù)據(jù)來源相對寬泛,格式多種多樣。為了方便跨系統(tǒng)操作,還需要進一步明確人事檔案的格式標準,便于使用和管理。
2.3不斷補充完善人事檔案信息管理系統(tǒng)
在多媒體技術和互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展的基礎上,人事檔案信息的建設必須緊跟時展步伐,及時更新原有檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫,從而有效提高人事檔案管理水平。實踐中,相關工作人員要積極構建科學化、便捷化的人事檔案管理系統(tǒng),進而實現(xiàn)人事檔案信息資源的統(tǒng)一管理。使用大數(shù)據(jù)技術構建人事檔案信息管理平臺時,既可以統(tǒng)一存儲人事檔案信息,又可以實時存儲和查閱相關人事檔案信息。只有這樣,才能有效提升人事檔案管理工作效率,同時提高檔案資源利用效率,推動人事檔案管理向著網(wǎng)絡化、信息化發(fā)展,同時,發(fā)揮人事檔案管理工作的最大價值。
2.4加大基礎設施建設力度
為了合理分配軟硬件設施,人事檔案信息化建設需要不斷完善基礎設施,認真落實物質基礎保障工作,及時補充基礎架構,結合自身實際情況,選擇適合的人事檔案管理軟件。同時,制定完善的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一數(shù)字檔案格式,為以后的人員檔案信息收集和資源共享提供必要的支持。另外,要對網(wǎng)絡建設進行合理規(guī)范,并將網(wǎng)絡連接、設備配置以及相應安全工作落實到實處,確保人員檔案信息的安全性。
2.5確立健全的數(shù)據(jù)庫
當前,大數(shù)據(jù)技術被廣泛運用到各行各業(yè)中,工作人員借助大數(shù)據(jù)技術建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,從而為后續(xù)人事檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。在人事檔案信息化建設期間,原始數(shù)據(jù)在其中占據(jù)著非常重要的位置,必須引起重視。因此,身為人事檔案管理員,首先要樹立良好的責任心,及時歸納整理相關檔案信息,重點審核原始資料信息,確保原始檔案信息的可靠性和真實性,從而為人事檔案管理提供重要參考,為信息建設順利發(fā)展奠定堅實基礎。檔案信息審核工作完成后,有必要進一步建立人事檔案數(shù)據(jù)庫框架,建立統(tǒng)一的檔案信息分類標準,進一步保證檔案信息錄入的真實性和可靠性。當數(shù)據(jù)庫建成之后,工作人員還應在固定時間檢查和維護數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),確保其安全性,一旦發(fā)現(xiàn)漏洞,必須第一時間進行修復,這樣,才能更好地保障人事檔案信息的安全,防止檔案信息發(fā)生泄漏。
2.6整體提高檔案管理人員專業(yè)能力
在事業(yè)單位人員檔案管理中,管理人員的綜合素質對檔案管理效果影響較大。此外,大數(shù)據(jù)時代對管理人員的綜合素質要求日益提高。因此,具體實踐過程中,高校也需要重點關注檔案管理人員的培訓和再教育。一方面要提升其人事檔案管理專業(yè)知識；另一方面還要不斷提高其信息化水平,確保人事檔案管理人員能夠靈活運用計算機輸入、組織和存儲檔案信息。此外,單位有必要積極引導人事檔案管理人員掌握更多檔案學科知識,如信息科學知識和圖書館學知識,為更好地開發(fā)和利用人事檔案打下基礎。
人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡技術，對資源進行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯討B(tài)管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉變，將紙變?yōu)殡娮樱娌饺霐?shù)字化操作模式。
（二）全面的信息化建設的必要性
人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節(jié)省了很多時間，而且區(qū)別以往的工作流程，不需要進行瑣碎的資料整理工作，通過專業(yè)化的平臺快速的將數(shù)據(jù)入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化、全面化。有機統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質主體的保護，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業(yè)員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據(jù)。所以，人事檔案管理信息化建設是迫在眉睫的。
二、人事檔案信息化管理存在的問題
（一）重視程度不夠
目前、我國事業(yè)單位和各企業(yè)對人事檔案信息化建設工作缺乏重視，大多數(shù)人認為，人事檔案管理只是后勤部門，是企事業(yè)單位的輔助部門，所以，人員擴充和資金投入都是極少的，認為人事檔案部門只需要保存好資料，掌握基本工作內容就可以了，阻礙了人事檔案管理信息化建設的進程。
（二）傳統(tǒng)管理方式效率低下
很多企事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍在用傳統(tǒng)的工作方式，依靠人力勞動，機械化的重復工作內容，工作效率低，為查閱上也帶來不便，人事檔案的數(shù)量較多，即使進行分類整理，也很難快速的找到指定目標。目前我國，人事檔案的保存與利用，還在以原始實體為主，重復性的查閱也會導致主體文件遭到破壞。
（三）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，忽視信息安全建設。
目前，我國人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標準，數(shù)據(jù)庫建設缺乏整體性和系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)采集不全面，部分信息不準確，信息更新不及時，導致人事信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案傳遞等方面實現(xiàn)了計算機管理，信息化程度不高，難以實現(xiàn)資源共享。
（四）對計算機信息技術掌握程度不達標
目前人事檔案管理工作的從業(yè)者，平均年齡較大，工作內容的枯燥乏味，導致年輕的專業(yè)人才不愿意長時間從事這個行業(yè)。大部分從業(yè)人員只掌握簡單的計算機使用知識，對專業(yè)程序的操作很陌生，計算機知識的匱乏，使工作受到了局限性。
（五）缺乏高素質的復合型人才
傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是依靠手工操作來完成的，裝訂、分類、查閱全部由部門的管理員手動工作，相對工作很簡單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步，我們需要高素質的綜合性人才來為行業(yè)注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優(yōu)秀。
三、加快人事檔案管理信息化建設的若干對策
（一）轉變觀念、健全制度、加大投入、穩(wěn)定隊伍
人事檔案管理信息化建設應該從轉變觀念開始，在根本處認識到人事檔案管理的重要性，增強對數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金，保證信息化建設和系統(tǒng)運行所需經費，加強軟硬件基礎設備建設及人事檔案信息網(wǎng)絡化的研究和開發(fā)工作。同時建立健全系統(tǒng)安全保密體系、信息化工作自檢自查制度，為人事檔案管理信息化建設奠定基礎。另外，重視隊伍建設，建立高效培訓機制，培養(yǎng)一批既具備人事檔案管理知識和技能，又熟練掌握計算機技術知識、信息化系統(tǒng)操作知識等的復合型人才隊伍。
（二）加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設
企事業(yè)單位在進行人事檔案管理信息化建設之前，應結合單位的實際情況，對全體的職工進行檔案信息的甄別核實，以保證錄入系統(tǒng)的資料是準確的，通過電子檔案和數(shù)字化的管理，建設完備的基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業(yè)技術人員科研成果庫、表現(xiàn)情況庫（德能勤績廉等）干部照片庫、人事任免工作庫等。同時還要不斷的豐富人事檔案信息，將職工的工作變動，取得的成績等錄入信息庫，以保證每一份人事檔案的全面性、真實性。將信息庫進行模塊分類，需要查閱檔案資料時，分類檢索，結果快速準確，有效的促進檔案信息系統(tǒng)科學有序的運轉。
（三）加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡化建設
以事業(yè)單位網(wǎng)絡服務器為數(shù)據(jù)平臺，重視網(wǎng)絡建設和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，提供安全、可靠的信息網(wǎng)絡服務，擴大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時以單位各職能部門的管理權限為準劃分模塊，融合相關部門的數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)多方面的計算機網(wǎng)絡化管理，建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，為人事決策提供參考依據(jù)。
（四）對人事檔案部門人員進行計算機技術培訓
想要促進人事檔案管理信息化的轉變，基礎條件就是對計算機的掌握。當前，我們必須對人事檔案工作者進行計算機網(wǎng)絡技術的培訓。對軟件的使用，還有對系統(tǒng)的維護管理，都要依靠熟練的計算機技術來完成。由此，建議各企事業(yè)單位集中相關工作人員進行能力培養(yǎng)課程，掌握先進的電子技術，熟練使用辦公軟件，以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對相關人員進行考核，以督促人事檔案工作者不斷學習進步，實現(xiàn)崗位價值。
（五）加強人事檔案管理信息化網(wǎng)絡安全防護
目前，全世界的人們都生活在一個信息時代，信息化已經成為全世界社會發(fā)展和進步的一個主要趨勢，與此同時，作為一種極其重要的戰(zhàn)略資源，信息資源的利用價值和重要性也日漸凸顯出來。當前，隨著時代的進步，傳統(tǒng)的人事檔案管理的方法已經脫離了時代的潮流，因此，變革和創(chuàng)新是十分有必要的，這樣可以不斷地提高人事檔案管理的效率，也有利于實現(xiàn)資源的共享以及信息的數(shù)據(jù)化，保障信息的安全，使得人事檔案管理人員的服務意識得到進一步地增強。
一、人事檔案管理信息化建設的意義
1、有利于實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理
如今我們正處于信息時代，各類信息資源急劇增加，而信息資源的價值也顯得尤為重要，因此，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，是一項迫在眉睫的任務。因此，我們要順應時代潮流，逐步實現(xiàn)檔案管理由實體化管理向信息化管理的轉變，進而提高人事檔案管理工作的效率。
2、有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享
在二十一世紀這個信息瞬息萬變的時代，信息資源，這一各國必不可少戰(zhàn)略資源。因此，不斷加強人事檔案管理的信息化建設，有助于實現(xiàn)信息資源的共享，從而促進經濟和社會的快速發(fā)展，推動我國早日實現(xiàn)中華民族的偉大復興。
3、有利于開發(fā)和利用檔案資源
為人事工作服務是人事檔案存在的目的和意義，因此，為了滿足當今時代對檔案工作的各種需求，必須開發(fā)和建設多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計算機信息技術在人事檔案管理工作中的應用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發(fā)和利用效率，從而極大地促進了經濟的發(fā)展和社會的進步。
4、有利于方便對人事檔案信息的查閱
所謂人事檔案管理信息化，就是利用計算機整合、收集和管理紙質的檔案信息以及館藏的資料，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。
二、人事檔案管理信息化建設中存在的問題
1、檔案管理人員的綜合素質較低
人事檔案管理人員在檔案管理中十分重要，他們的素質的高低直接影響了檔案管理的質量。但是，在目前的人事檔案管理中，高素質的人員十分缺乏，這就使得人事檔案信息化管理存在一些問題，制約其發(fā)展。
2、信息化建設中的基礎化設施配備不完善
在進行人事檔案的信息化建設的過程中，不但要掌握足夠的信息資源，優(yōu)質的硬件設施也是必不可少的，例如：掃描儀、計算機等，擁有良好的硬件設施是保證檔案信息化管理的一個重要保證，然而，在實際的檔案管理信息化建設中，技術設施都不完善，這就很大程度上制約了檔案管理信息化建設的進行。
3、缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標準
任何事都要有一個標準，認識檔案信息化建設也不例外，在實際工作中一定要有一定的參考標準，這樣才能提高工作效率和工作質量。但是在具體的檔案管理工作中，大多數(shù)單位都是考慮自身的利益，在管理中沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范標準，這就造成了檔案信息網(wǎng)絡不通暢，不能夠實現(xiàn)檔案資源的共享。
三、如何加強人事檔案管理的信息化建設對策
1、提高工作人員整體素質
針對目前檔案管理人員整體素質偏低這一狀況，首先，要對他們進行專業(yè)的技能培訓，使他們能夠熟練地掌握在工作中使用的必要技能，并且樹立他們的意識，使他們端正工作態(tài)度，積極地去工作。另外，還可以適當?shù)卣{整檔案管理人員的薪資，這樣一來就可以使那些高素質的人員愿意投身到檔案管理工作中。
2、配備先進的技術設備
先進的技術設備對于人事檔案信息化管理至關重要，它是信息化管理的基礎，也是開發(fā)和利用信息資源的基本條件，更是檔案信息傳輸和共享的主要媒介。所以，檔案管理信息化建設就一定要購買先進的技術設備，建立一套完整的網(wǎng)絡信息管理體系，從而使檔案管理信息化的工作效率得到進一步的提高。
3、統(tǒng)一信息化管理標準
標準對于做任何事情來說都很重要，所以在檔案管理中要根據(jù)實際情況制定一個統(tǒng)一的標準，這個標準一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標,從而提高員工工作效率，進而實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設。
4、提高人事檔案管理工作的服務水平
進行人事檔案管理就是為了更好地滿足于人們對檔案資料的需求，所以要不斷地提高管理人員的服務質量。這就需要利用計算機技術將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲，然后通過計算機網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)檔案信息資源的遠距離傳輸和交流，這樣就可以滿足人們對人事檔案信息的各種需求，從而也實現(xiàn)了檔案管理的真正目的。
四、結語
總而言之，新時期人事檔案工作的重心就是實現(xiàn)其信息化管理。所以這就要求檔案管理人員順應時代的發(fā)展，要認識到信息化的重要性，不斷地提高自身的專業(yè)知識，在工作中盡職盡責。單位也要重視檔案的管理，提高硬件設備，只有硬件設施和軟件設施都提高了，那么檔案管理信息化建設的水平才能不斷地提升。
參考文獻
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本文通過網(wǎng)站調查、郵箱、電話等調研方式，調查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機構、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設、檔案網(wǎng)站建設四個方面的內容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨立學院，2所中外合作辦學的高校。
1.高校檔案機構
高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。本次調查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設立了獨立的檔案機構，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學院和中山大學南方學院；2所高校的檔案機構掛靠其他部門，廣東海洋大學檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨立的檔案機構命名各有不同：廣東理工學院、中山大學南方學院是檔案室，韓山師范學院、廣州體育學院是綜合檔案室，佛山科學技術學院是檔案管理中心，其他高校獨立的檔案機構都是檔案館。
另外，42所（67.7%）高校未設立獨立的檔案機構，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨立的檔案機構設在高校的學校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學的民辦高校又有不同，北京師范大學-香港浸會大聯(lián)合國際學院由秘書處負責公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學各個機構形成的檔案一般都保存在各個學校機構手里，無專門的學校檔案保管機構。
2.干部人事檔案歸屬
從以上調查結果可知，除了中外合作辦學的民辦高校，廣東省的本科院校都已設立高校檔案機構，接近1/3的本科院校設立了獨立的檔案機構。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨立的檔案機構統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。
此次調查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨立的檔案機構管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學-香港浸會大學聯(lián)合國際學院、香港中文大學（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關的個人信息資料并建立僅供內部使用的個人檔案。
人事檔案歸入獨立的檔案機構管理的六所高校，分別是中山大學、廣東工業(yè)大學、華南農業(yè)大學、廣東外語外貿大學、廣東技術師范學院、佛山科學技術學院。這六所高校的教工人事檔案并入獨立的檔案機構之前也都是由人事組織部門管理，中山大學檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農業(yè)大學，其他四所學校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。
3.檔案管理系統(tǒng)建設
檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動化管理的主要應用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準確性，有利于實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國內許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學、華南農業(yè)大學、廣東技術師范學院、韶關學院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學（獨立開發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學、中山大學。
本次調查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學南方學院、廣東技術師范學院天河學院；有獨立的檔案機構的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學、廣東工業(yè)大學、華南農業(yè)大學、廣東技術師范學院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學、廣東工業(yè)大學建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術師范學院正在建設人事檔案管理系統(tǒng)。
4.檔案網(wǎng)站建設
檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡平臺，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網(wǎng)站以各種形式和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡平臺，既有獨立檔案機構的高校，又有非獨立檔案機構的高校。20所有獨立檔案機構的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學院、中山大W南方學院。非獨立的檔案機構的5所高校，五邑大學、仲愷農業(yè)工程學院、廣州醫(yī)科大學、廣州工商學院、東莞理工學院城市學院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設置了獨立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務欄目，廣東財經大學綜合檔案室隸屬學院辦公室，建有獨立的檔案網(wǎng)站；其他非獨立的檔案機構在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡介。
24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫(yī)藥大學、廣東技術師范學院天河學院的檔案系統(tǒng)掛在學校網(wǎng)站主頁。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學、廣東技術師范學院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。
二、人事檔案信息化建設中存在的問題
從調查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設剛剛起步，獨立的高校檔案機構建設、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設、檔案網(wǎng)站建設都存在諸多問題。
1.人事檔案分散管理問題嚴重
人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨立的檔案機構，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機構調查情況可知，廣東省獨立的高校檔案機構的建設比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨立的檔案機構，6%的民辦高校有獨立的檔案機構。從人事檔案歸屬的調查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨立的檔案機構，占廣東省本科院?？倲?shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院?？倲?shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨立的高校檔案機構偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機構，民辦本科高校的獨立的高校檔案機構極少，人事檔案管理更加分散。
無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設滯后。這種低水平重復的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨立的高校檔案機構才能承擔起歸屬人事檔案的能力，獨立的高校檔案機構建設比例低，是干部人事檔案分散管理嚴重的原因之一。
2.人事檔案管理系統(tǒng)建設滯后
目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質檔案。大部分（75%）有獨立的檔案機構的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進行全文檢索，如華南理工大學、中山大學，廣東技術師范學院、廣東工業(yè)大學等。中山大學已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術師范學院完成了部分教學類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學生學籍檔案的全文檢索。
廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨立的檔案機構的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進行人事檔案內容的數(shù)字化掃描工作?？偟膩碚f廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設遠遠滯后于其他綜合檔案。
3.人事檔案信息化建設與檔案網(wǎng)站建設脫節(jié)
人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質型檔案轉換成電子型檔案，并通過一定的網(wǎng)絡平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設檔案管理系統(tǒng)，而且要通過檔案網(wǎng)站這個網(wǎng)絡平臺提供利用。
調查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨立的檔案機構的高校檔案網(wǎng)站建設的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設比例（16%）低。從調查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨立的檔案網(wǎng)站建設比例還不足1/3，而獨立的檔案機構已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。
僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過檔案網(wǎng)站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。
三、推進人事檔案信息化建設的建議
人事檔案信息化的進程刻不容緩，推進人事檔案信息化建設，應從加快制度建設以及軟件硬件建設等方面著手。
1.加快制度建設，推進規(guī)范化管理
高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進修培訓制度等。
首先，人事檔案要實現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補缺，防止檔案造假。
其次，人事檔案歸屬高校檔案機構是人事檔案信息化的基礎，有條件的高校應加快推進獨立檔案機構的建設，高校干部人事檔案歸入獨立的檔案機構有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務能力，能有效利用人員和設備，節(jié)約經費，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設，更快實現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調發(fā)展。從近幾年高校獨立檔案機構成立的時間、人事檔案并入獨立的檔案機構的時間來看，獨立的檔案機構統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨立的檔案機構管理人事檔案更加科學合理，也是大勢所趨。
再次，人事檔案管理人員的業(yè)務水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開專業(yè)化的人才，應配備具備檔案和計算機相關知識的人事檔案管理人員，定期培訓，加強交流學習，學習先進的檔案管理理念。
只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設才有保障，推進人事檔案歸屬合并的進程，加快啟動人事檔案信息化建設。
2.加快人事檔案內容的數(shù)字化建設
人事檔案的信息化建設包括人事檔案目錄和內容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內容還能通過網(wǎng)絡平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎，而內容的數(shù)字化建設還處于零基礎的起步階段。人事檔案內容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進入系統(tǒng)的檔案才能進行全文檢索，全文檢索實現(xiàn)了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。
人事檔案內容數(shù)字化建設的缺失是人事檔案信息化建設的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應加快人事檔案內容的數(shù)字化建設，確保人事檔案整體信息化建設工作的順利進行。
縱觀我國人事信息管理現(xiàn)狀，其信息化建設仍處于初步階段，存在諸多問題，如領導及人事檔案管理人員信息化建設意識淡薄；人事檔案管理信息化建設投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術基礎薄弱等等。這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設的進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發(fā)揮，必須引起相關單位的高度重視。
一、實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的對策
1.轉變觀念，從思想上重視。思想決定行動，由此可見，轉變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。就人事檔案管理信息化建設這項系統(tǒng)的工作而言，一方面，應當加強領導對其的認同及重視，這樣才能進一步加大信息化建設的扶持力度，有效協(xié)調內部組織、人事等各個部門，充分調動各個部門的積極性、主動性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展。另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位內部全體成員人事檔案管理信息化建設意識，鼓勵單位全體成員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，將人事檔案管理工作由僅具有單一服務職能轉變?yōu)榫哂休^強綜合服務職能的管理中心。
2.加大人事檔案管理信息化建設的投入。人事檔案管理信息化建設的實現(xiàn)離不開思想基礎，更離不開物質基礎，只有加強對人事檔案管理信息化建設的投入，才能確保人事檔案管理信息化建設的最終實現(xiàn)。在這其中，資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設籌集更多的資金，提高人事檔案管理的科技程度。就高校而言，還可以根據(jù)學校自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領域中新的經濟增長點。此外，高校還應充分挖掘學校內部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設相關的工作，這樣一來，既可以加快高校自身人事檔案管理信息化建設的進度，又大大降低了自身的資本投入。
3.以人為本，加強隊伍的培養(yǎng)。實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的最終落腳點還是在于人，信息只是一種媒介或者輔助工具。因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業(yè)的、具有較高職業(yè)素養(yǎng)的人事檔案管理信息化建設隊伍，這樣才能充分發(fā)揮人事檔案管理的價值和功能。首先，就單位自身而言，應進一步加大復合型人才的培養(yǎng)力度，定期組織相關技術培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內容既要突出技術層面的內容，也要突出管理層面的內容，技術與管理兩者兼具，使培訓更具有實效性，最終使得人事檔案管理人員既懂得管理的相關知識，又精通信息化技術。此外，就人事檔案管理人員自身而言，應充分利用好工作之余的時間，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，不斷接受新知識新技術，拓寬自己的知識視野，豐富自己的邏輯思維。在此基礎上，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設的實現(xiàn)貢獻出自己的力量。
二、人事檔案管理信息化建設的發(fā)展方向
通過上述舉措，我們最終所實現(xiàn)的目標是“三化”，即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務利用網(wǎng)絡化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，指的是人事檔案管理信息化建設的實現(xiàn)應改變傳統(tǒng)以紙質檔案為管理對象的實體管理模式，實現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，應以原始紙質檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計算機，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。此外，為了便于查詢，還應對檔案資料規(guī)整分類，實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類管理。所謂服務利用網(wǎng)絡化，指的是人事檔案管理信息化建設的實現(xiàn)應借助于計算機網(wǎng)絡這一媒介，進而為單位內部各項工作的順利開展提供服務。就學校而言，目前，我國大部分高校都建立了自己的校園網(wǎng)，校園網(wǎng)的建設為校園內部實現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺，打下了良好的基礎。因此，就高校人事檔案管理信息化建設的實現(xiàn)而言，應充分利用計算機網(wǎng)絡這一媒介，提高信息利用率；而所謂管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設的又一發(fā)展目標。人事檔案管理的最終實現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化建設的實現(xiàn)對管理人員提出了更高的要求，不僅應掌握最基本的管理知識，同時，還應掌握先進的計算機網(wǎng)絡技術。因此，要想實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設，必須要有一支專業(yè)的管理隊伍。
