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作者簡介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連培訓(xùn)中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）
中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）27-0176-02
文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個特征：一是它的形成者是黨和國家的各級機(jī)關(guān)及社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，也包括以個人名義出現(xiàn)而代表一定組織的負(fù)責(zé)人；二是它產(chǎn)生于公務(wù)活動，是公務(wù)活動實踐的結(jié)晶，具有參考性、憑證性、信息存儲性；三是它是由文件轉(zhuǎn)化而來，這種轉(zhuǎn)化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對日后工作有一定的參考價值，按一定規(guī)律集中存放而形成文件的組合。
文書檔案管理是企業(yè)管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業(yè)中的文書檔案一般歸屬于企業(yè)黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業(yè)文書檔案管理必須堅持的原則進(jìn)行了闡述。
一、堅持文書檔案管理的保密化原則
文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內(nèi)容涉及國家核心機(jī)密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文；機(jī)密文件——是指內(nèi)容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文；秘密文件——是指內(nèi)容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文；內(nèi)部文件——是指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對社會公開，只限在國內(nèi)某系統(tǒng)、某單位內(nèi)部使用的公文。
電力企業(yè)文書檔案的秘密級別也可依據(jù)以上規(guī)定劃分，但絕密文件、機(jī)密文件極少，只是秘密文件或大量的內(nèi)部文件。電力企業(yè)把自身的安全穩(wěn)定當(dāng)做生存發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書檔案管理必須從維護(hù)企業(yè)的根本利益出發(fā)，從維護(hù)職工隊伍的穩(wěn)定局面出發(fā)，堅持保密化原則。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代通信、辦公自動化設(shè)備的普及，使泄密渠道增多，高新技術(shù)被廣泛運(yùn)用于竊密活動，保密及防范工作無論從形式到內(nèi)容都面臨著許多挑戰(zhàn)。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現(xiàn)代意識和創(chuàng)新姿態(tài)，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發(fā)展的步伐，不斷更新保密手段，增強(qiáng)技術(shù)防范能力和檢查能力。
堅持文書檔案管理保密化原則，要采取被實踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責(zé)任制落實到人。機(jī)要秘書和文書檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負(fù)責(zé)部門，這些人員和部門要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識、大局意識，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為己任，力爭做到保密工作不出現(xiàn)任何紕漏。
但是在堅持文書檔案管理保密化原則的同時，也要正確處理好保密工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴(yán)格劃分保密等級，做好保密工作的同時，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅決破除文書檔案管理的神秘化色彩。
二、堅持文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化原則
文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎(chǔ)和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學(xué)管理方法。文書檔案管理要堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則，或者說文書檔案工作要實行標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。電力企業(yè)盡管有其獨特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循上級主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴(yán)格執(zhí)行。即在文書檔案管理的實際工作中，對文書檔案的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，都要實施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以求得協(xié)調(diào)統(tǒng)一的最佳的程序與效益。
文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容很多，可以說包羅萬象，其中主要內(nèi)容包括：專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、代號代碼標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、制成材料標(biāo)準(zhǔn)以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等標(biāo)準(zhǔn)。如：文書來源的標(biāo)準(zhǔn)名稱，可分為對外文件（簡稱發(fā)文，是指本單位向外單位包括上級部門發(fā)出的文件）、收來文件（簡稱收文，是指外單位包括上級部門送至的文件）、內(nèi)部文件（是指限于本單位內(nèi)部制定、運(yùn)行和使用的文件）。按文書的行文關(guān)系和行文方向的標(biāo)準(zhǔn)名稱，可分為上行文（是指下級單位向隸屬的上級單位報送的行文）、平行文（是指同級或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級領(lǐng)導(dǎo)單位對所屬的下級單位的行文）。再如：文書歸檔的標(biāo)準(zhǔn)是在企業(yè)工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準(zhǔn)確反映企業(yè)工作的真實歷史面貌，歸檔文書必須進(jìn)行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業(yè)職代會工作報告、黨委工作總結(jié)、黨委及總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要、企業(yè)的重要命令、決定、通報等，均符合歸檔要求，理所當(dāng)然地列為文書檔案。
文書檔案管理堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價值。
三、堅持文書檔案管理的信息化原則
文書按物質(zhì)載體大致可分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、電子文件四種。其中，紙質(zhì)文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質(zhì)文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質(zhì)文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機(jī)磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。
在一個相當(dāng)長的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質(zhì)文件，充其量有少許感光介質(zhì)文件。而當(dāng)今是一個信息化高度發(fā)達(dá)的時代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)鋪天蓋地。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對獨立等優(yōu)勢，綜合了報刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優(yōu)點，而文書檔案中的四種物質(zhì)載體都可以運(yùn)行于信息化網(wǎng)絡(luò)中，如其中的紙質(zhì)文件經(jīng)過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業(yè)中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網(wǎng)公布、審閱、批復(fù)等。文書檔案的信息化潮流勢不可擋，越來越廣泛地運(yùn)用于文書檔案管理中。
檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，而且可以在網(wǎng)絡(luò)上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，由于紙質(zhì)文件具有保存壽命長的優(yōu)點，具有原始性、真實性、權(quán)威性以及法律地位不可替代性的特點，它在文書檔案中的主導(dǎo)地位是不可動搖的。
為此，堅持文書檔案信息化的出發(fā)點是要堅持管理現(xiàn)代化，也就是文書檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，其主要標(biāo)志是文書檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)用于檔案的接收、編目、借閱、統(tǒng)計等工作。另外，可采用信息化網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)與現(xiàn)代化技術(shù)相配套的文書檔案科學(xué)管理方法和組織手段。如紙質(zhì)文件易磨損，當(dāng)前許多電力企業(yè)將紙質(zhì)文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質(zhì)文件得以有效保護(hù)。
四、堅持文書檔案管理的最大化利用原則
具體而言，企業(yè)文書有五個作用：一是指導(dǎo)作用。文書是上級單位對下級單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具。上級單位通過指示、決定、通知、會議紀(jì)要等公文，對下級單位的工作進(jìn)行具體的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)。這些公文一經(jīng)發(fā)出，下級單位必須執(zhí)行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規(guī)范作用。企業(yè)通過公文的法律、法令、法規(guī)、規(guī)章制度一經(jīng)制定和生效，必須堅決執(zhí)行。它們不僅是企業(yè)員工的行為準(zhǔn)則，也是企業(yè)員工進(jìn)行各項工作、開展各項活動的具體依據(jù)。三是溝通作用。上下級或平級單位是通過公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的。通過公文能及時處理具體問題，獲得相關(guān)信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，或針對現(xiàn)實生活中普遍存在的問題或認(rèn)識偏差，通過啟發(fā)誘導(dǎo)，使員工明白確立什么立場，堅持什么原則，應(yīng)該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據(jù)作用。各種公文反映了制發(fā)單位的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。
從當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理的實際情況來看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類問題再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強(qiáng)科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進(jìn)行科技項目的研究或為科技應(yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業(yè)科技檔案管理的原則
參考相關(guān)文獻(xiàn)及筆者工作經(jīng)驗總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實施，需要遵循以下原則：
其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實施科技檔案管理，可以對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理，如根據(jù)科研項目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類科研準(zhǔn)備方面、研究實驗方面的、總結(jié)鑒定驗收方面的檔案，并進(jìn)行有針對性的控制，以此來提高科研檔案管理效果。
其二，維護(hù)檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實施的過程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實施科技檔案管理的過程中，還要注意遵循維護(hù)檔案的完整與安全的原則，對涵蓋企業(yè)全部活動所產(chǎn)生的各種檔案文書進(jìn)行監(jiān)管，并且嚴(yán)格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路
相關(guān)調(diào)查顯示，國內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對此種情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合科技檔案實際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計劃、有目的地實施各項檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對此，筆者的建議是：
首先，建立科學(xué)檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序?？萍紮n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果。它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性。基于此，應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進(jìn)而統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合理實施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。
其次，加大重大科研項目的檔案管理。重大科研項目檔案中明確了科技的成果及研究過程，對于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點科研項目檔案的使用價值，科技檔案管理實施中應(yīng)當(dāng)將重大科研項目檔案管理作為重點任務(wù)或內(nèi)容來對待，將此項工作的責(zé)任具體落實到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認(rèn)真對待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項目檔案。
最后，加大科技檔案的開發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費時間，又浪費人力。對此，應(yīng)當(dāng)有效利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺，以便更好地開發(fā)利用科技檔案。
三、結(jié)束語
因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價值，致使科技檔案在企業(yè)部門之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。對此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項目的檔案管理、加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價值。
【參考文獻(xiàn)】
[1]戴志艷.加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的實踐意義分析[J].中國科技縱橫，2014（6）：290-290.
（一）缺乏對綜合檔案管理重要性的認(rèn)識
人們對事物的認(rèn)知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認(rèn)知有利于促進(jìn)事物的發(fā)展壯大，而錯誤的認(rèn)識勢必會成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來說，我國部分醫(yī)院對綜合檔案管理的認(rèn)識不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫(yī)院管理者認(rèn)為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務(wù)，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認(rèn)識到自己在綜合檔案管理中的社會職責(zé)，尚未意識到這一工程的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經(jīng)驗，從而導(dǎo)致多種管理行為問題的出現(xiàn)。
（二）檔案管理制度不完善
目前來說，我國部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細(xì)化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認(rèn)識不到位，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案收集范圍，導(dǎo)致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復(fù)合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。
（三）電子檔案不完善
現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過程中也會出現(xiàn)部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進(jìn)行檢索，沒有按照要求對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號，兩者之間無法做到一一對應(yīng)，這勢必會影響到對醫(yī)院檔案的利用。
二、醫(yī)院綜合檔案管理問題的解決策略
（一）提高檔案管理意識
提高檔案管理意識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢下，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，加快標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫(yī)院應(yīng)通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫(yī)務(wù)人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，使其認(rèn)識到自己的任務(wù)與職責(zé)，更好地促進(jìn)綜合檔案管理工作的開展。另外，還應(yīng)完善檔案管理獎懲機(jī)制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務(wù)人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動性與積極性。
（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)
加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實際以及先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進(jìn)一步明確不同職能部門的權(quán)限、職責(zé)以及檔案管理流程，進(jìn)而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細(xì)分不同檔案的目錄標(biāo)準(zhǔn)、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎(chǔ)上，方便對檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設(shè)過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，不同部門必須結(jié)合自身實際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權(quán)利進(jìn)行確認(rèn)，按照權(quán)利義務(wù)相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點，進(jìn)而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過程中，應(yīng)遵循公開、民主、科學(xué)的原則，積極征詢社會各界意見，增強(qiáng)信息立法的公開性與透明度。
（三）加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度
對于綜合檔案管理發(fā)展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強(qiáng)電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設(shè)過程中來，積極提出自己的意見，加強(qiáng)與技術(shù)開發(fā)人員的聯(lián)系，進(jìn)一步提升平臺功能的合理性與效率。
二、輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對工程項目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機(jī)，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴(kuò)大檔案管理范圍與功能。電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實施的以信息化帶動管理，以管理促進(jìn)信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機(jī)遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門、專業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實性、完整性不易達(dá)到規(guī)范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來發(fā)展的必然趨勢[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會帶來諸多便利的同時，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對的挑戰(zhàn)，云計算服務(wù)平臺在數(shù)據(jù)存儲安全方面具有無法比擬的優(yōu)勢，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲等問題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。檔案管理原則在實踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實體機(jī)關(guān)與案卷唯一對應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的頻繁變動也使按照機(jī)構(gòu)來源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來源觀應(yīng)運(yùn)而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來源為來源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對專門檔案整理具有指導(dǎo)意義。來源原則的實質(zhì)是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯(lián)系。廣義來源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來說統(tǒng)一于“有機(jī)聯(lián)系”[12]84，廣義來源聯(lián)系是電子文件時代“新來源觀”的產(chǎn)物。檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機(jī)聯(lián)系并不只有來源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機(jī)聯(lián)系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨立的適用范圍，踐行來源聯(lián)系進(jìn)行組卷，割裂了輸電建設(shè)項目檔案與其建設(shè)過程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機(jī)聯(lián)系在整個檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。輸電建設(shè)項目按照項目來組成一個案卷，是最簡便也是最理想的，當(dāng)某一項目形成的科技文件超過案卷組合度時，如何將同一項目的檔案材料整理成多個案卷，需要參考建設(shè)項目檔案的特點。輸電建設(shè)項目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機(jī)聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結(jié)合輸電檔案的特點組卷、建檔，充分運(yùn)用來源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區(qū)分不同的工程項目及項目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進(jìn)程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對設(shè)計、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進(jìn)行鑒定，提出移交的時限和質(zhì)量要求。在施工過程中，定期檢查施工現(xiàn)場，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運(yùn)營、維護(hù)單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案管理的及時性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來每一個輸電工程項目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強(qiáng)信息軟件系統(tǒng)升級及管理創(chuàng)新，實現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時俱進(jìn)；樹立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過程；夯實輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達(dá)。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設(shè)和運(yùn)行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強(qiáng)化檔案管理制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點的具有較強(qiáng)可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強(qiáng)檔案的收集、整理工作；強(qiáng)化教育和培訓(xùn)；推進(jìn)電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢。電子文件帶來的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行根本性的質(zhì)變，我國當(dāng)前實行的雙套制歸檔策略時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進(jìn)[13]41。實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會使我們的電力企業(yè)實現(xiàn)立項、設(shè)計、施工、維護(hù)、運(yùn)營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺。有了平臺，有了機(jī)遇，輸電工程項目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時俱進(jìn)是必由之路。綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對“來源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運(yùn)用。文件連續(xù)體理論在認(rèn)識文件運(yùn)動的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運(yùn)動的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異?，F(xiàn)象，盡管文件運(yùn)動理論在實踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對增強(qiáng)我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應(yīng)對變革，我們正積極行動，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢在必行，掌握相關(guān)的專業(yè)知識，同時還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識的同時，還要熟悉國家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時，電網(wǎng)專業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場施工檢查與指導(dǎo)工作的時效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項目檔案正確地記錄工程施工過程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實性，應(yīng)堅持時實構(gòu)成的原則，堅持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項目設(shè)計文檔、物資供應(yīng)文檔、項目施工文檔、項目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機(jī)構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴(yán)格按國家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實施細(xì)則進(jìn)行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機(jī)密的不法分子帶來可乘之機(jī)，稍有疏忽就會給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發(fā)利用帶來挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒有保密意識不能勝任，只具有保密意識也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。加強(qiáng)信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對措施，嚴(yán)格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴(yán)禁計算機(jī)通過各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴(yán)格落實各級人員責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動態(tài)管理。具備較強(qiáng)的保密意識，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測評體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項目建設(shè)與維護(hù)的質(zhì)量保障[14]57。通過合同管理強(qiáng)化項目檔案管理，建立健全檔案管理測評體系，利用云計算實現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會按設(shè)計的軌道前行。
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進(jìn)行整理、對會議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對文件進(jìn)行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進(jìn)行整理、編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。
督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。
【參考文獻(xiàn)】
醫(yī)院在開展文書檔案管理工作的過程中必須嚴(yán)格遵循以下原則:首先，標(biāo)準(zhǔn)化原則。多數(shù)文書檔案均是由公文轉(zhuǎn)化過來，因此在文書檔案管理中必須先要做好公文管理，通過制定具有統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)來實現(xiàn)對公文進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。其次，規(guī)范化原則。在醫(yī)院文書檔案管理中，必須對立卷進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一歸檔，規(guī)范管理工作流程，規(guī)范相關(guān)管理技術(shù)操作。最后，保密性原則。在醫(yī)院文書檔案管理中必須保證文書檔案的原始性，提高電子檔案的加密性，保證所有文書檔案的安全性。
2醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新措施
2．1加強(qiáng)信息化建設(shè)
二十一世紀(jì)最典型的特征就是高度的信息化，計算機(jī)的應(yīng)用給各行各業(yè)都帶來了巨大的變革。在當(dāng)前環(huán)境下，所有的醫(yī)院都配備了計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行辦公操作。因此，在條件允許的情況下，應(yīng)該把計算機(jī)計算應(yīng)用到對醫(yī)院文書檔案管理過程中去，這樣不但能夠有效地提高文書檔案管理工作的效率，還能夠在很大程度上保證文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。在后信息化時期，醫(yī)院在發(fā)展的過程中一定要針對自身的發(fā)展特點，在工作的過程中提高信息化建設(shè)的水平，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部建立、完善信息化管理系統(tǒng)，對醫(yī)院的文書檔案管理方式做出根本性的變革，從而保障文書檔案管理工作能夠同世界接軌［2］。利用信息化管理主要可以實施三方面的工作:(1)對以前普遍擠壓的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，組織專門的人員將這些文書檔案掃描成數(shù)字化數(shù)據(jù)，這樣可以有效地實現(xiàn)對文書檔案的收集和備案工作，有利于保存，提高了文書檔案查閱、使用的高效性，促使文書檔案的價值獲得了提升;(2)實現(xiàn)文書檔案的數(shù)據(jù)化管理后，每一個醫(yī)院都有一個專門的數(shù)據(jù)庫，醫(yī)院可以根據(jù)自己的情況同其他醫(yī)院建立聯(lián)合數(shù)據(jù)庫，這樣可以實現(xiàn)跨庫資源的檢索，提高了資源利用的效率，也促進(jìn)了信息的傳遞，有利于促進(jìn)整個行業(yè)水平的提升。
2．2對文書檔案進(jìn)行歸口管理
在醫(yī)院的文書管理工作中，主要涉及財務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、設(shè)備等眾多科室。管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，有效管理的難度較大。因此，醫(yī)院可將辦公室設(shè)置為一個重要部門，主要復(fù)雜對醫(yī)院相關(guān)文件進(jìn)行收集和運(yùn)轉(zhuǎn)。將醫(yī)院的文書檔案歸口于醫(yī)院辦公室管理工作中，將傳統(tǒng)的多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｒ还芾恚⑴蓪Ｈ藢Ω骺剖椅募Y料的上交情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，避免文件堆積、文件散亂等現(xiàn)象發(fā)生。該種管理模式可實現(xiàn)從源頭上確保醫(yī)院文件資料的安全性、完整性和保密性，為醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量及工作效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)，同時也可促進(jìn)醫(yī)院文書檔案的價值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障體系
隨著信息化檔案管理的不斷深入，檔案信息管理的安全性面臨更多的問題。安全性目前已經(jīng)成為制約信息技術(shù)的主要發(fā)展瓶頸，越來越多的人開始關(guān)注信息的安全性。在當(dāng)前情形下，很多醫(yī)院根據(jù)時代的發(fā)展需求都先后建立起屬于自己的文書檔案數(shù)據(jù)庫，并且也體驗到了文書檔案數(shù)字化管理的便捷性，但是在管理和應(yīng)用的過程中必須保證文書檔案的安全性［3］。所以，醫(yī)院應(yīng)該組織專門的技術(shù)人員完善信息保證體系，促使文書檔案管理向著安全的方向發(fā)展。首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自己的發(fā)展情況建立屬于自己的電子檔案管理規(guī)章制度，使用電子檔案的過程中必須嚴(yán)格的要求，建立使用登記制度;其次，必須頂起對文書檔案的載體進(jìn)行硬件安全性掃描;最后，強(qiáng)化對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平和職業(yè)道德。增強(qiáng)其工作責(zé)任心，提高其文書檔案保密意識。
作為以社會公益為主要目的的重要組織，如今事業(yè)單位的管理工作越來越受到人們的重視。然而，就目前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，其已經(jīng)嚴(yán)重落后于時代，無法滿足工作開展的具體要求。因此進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作，并在其基礎(chǔ)上進(jìn)行改革與創(chuàng)新，對其發(fā)展而言顯得尤為迫切。
一、新時期檔案管理創(chuàng)新與改革的意義
首先，加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育和培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧掌握與方法應(yīng)用，這有利于提升檔案管理的效率。
其次，引入與利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具，能夠使檔案管理工作能夠獲得更為精細(xì)的數(shù)據(jù)，這不僅有利于提升事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)化及網(wǎng)絡(luò)化水平，也能夠間接提升其科學(xué)化水平。
最后，優(yōu)化檔案管理人員及工具配置，能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中所存在的問題，并以科學(xué)方法高效解決。這樣既能實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論和實踐上的不斷完善，也有利于推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作走向更為現(xiàn)代化的道路。
二、新時期檔案管理存在的問題
首先，事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較為薄弱。該問題產(chǎn)生的原因在于部分事業(yè)單位其本身對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)且科學(xué)的認(rèn)識，加之國家相關(guān)政策以及法律貫徹力度較低，致使檔案管理得不到應(yīng)有的重視，間接導(dǎo)致了管理混亂、流程模糊、機(jī)制殘缺等問題。另一方面，部分事業(yè)單位空有檔案管理制度卻不予以貫徹和落實，不僅沒有特定人員負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也沒有真正發(fā)揮過自身的監(jiān)督落實的職能，使得檔案管理的處境異常尷尬。
其次，方法陳舊，缺乏創(chuàng)新。隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位的日常檔案信息管理工作愈發(fā)繁瑣，但面對如此局面仍舊沿用單一的管理方法，則必然導(dǎo)致管理效率的低下以及工作質(zhì)量的落后。同時由于缺乏對現(xiàn)代設(shè)備的引入與運(yùn)用，缺乏對管理方法和管理機(jī)制的創(chuàng)新，甚至導(dǎo)致信息更新落伍，大量資源丟失的不利結(jié)果。
第三，檔案資源開發(fā)利用率低?？萍及l(fā)展的日新月異，促使各行各業(yè)都在不斷引入最為先進(jìn)的信息技術(shù)，并將其作用于自身的產(chǎn)業(yè)發(fā)展及企業(yè)管理過程之中?？墒怯捎谖覈聵I(yè)單位的檔案管理工作并未能被充分的重視，所以現(xiàn)代化設(shè)備的引入和利用率亦非常低。部分事業(yè)單位檔案管理設(shè)備不齊全、環(huán)境條件較差，直接造成了檔案資源利用率低的局面。
第四，檔案管理人員隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。就事業(yè)單位來說，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對其所從事的工作具有非常重要的作用。但從目前的現(xiàn)狀來看，真正專職從事檔案管理的專業(yè)人員少之又少，多數(shù)事業(yè)單位所采取的都是其它崗位人員兼職這一方式。專業(yè)知識以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的匱乏，導(dǎo)致其對檔案管理工作力不從心，久而久之消磨掉自身的工作責(zé)任心，從而在頻繁的工作變動中，影響了檔案管理工作的穩(wěn)定性。
三、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新原則
事業(yè)單位作為國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其檔案是其所有信息的匯集中心，重要性不言而喻。故而新時期在對事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的過程中，還必須堅守以下原則。
第一，規(guī)范、靈活原則。這意味著對事業(yè)單位檔案管理方法的創(chuàng)新必須堅持靈活性與規(guī)范性的統(tǒng)一，即在堅守事業(yè)單位總體相關(guān)規(guī)章制度的前提下，根據(jù)自身發(fā)展特點對檔案進(jìn)行靈活管理。
第二，職責(zé)、權(quán)益原則。它是指在創(chuàng)新檔案管理制度的過程中，對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部以及工作人員的權(quán)利指責(zé)做到明確劃分、清晰定位，這樣做的目的在于，當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)細(xì)節(jié)問題或紕漏時，能夠快速責(zé)任到人、得到公平處理。
第三，制定、執(zhí)行原則。它是指檔案制度的創(chuàng)新既要基于科學(xué)的前提，保證其合理性與系統(tǒng)性，還要保證其具備可執(zhí)行性。任何制度的設(shè)立，只有在具體落實的過程中才能得到進(jìn)一步穩(wěn)定和不斷晚上。
第四，動態(tài)、靜態(tài)原則。指的是事業(yè)單位的檔案管理，需要在保證其穩(wěn)定發(fā)展的同時進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，通過與國際接軌的方式，吸納和引入最為先進(jìn)的管理方法，提高其科學(xué)化水平。
四、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革路徑
首先，強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制。
隨著信息化、數(shù)字化時代的紛至沓來，事業(yè)單位的檔案管理人員更需要不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)能力。這就需要建立全新的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，同時結(jié)合單位以往對于檔案管理制度的落實、實施情況，打造一套集網(wǎng)絡(luò)和實體培訓(xùn)于一身的新型培訓(xùn)機(jī)制。依靠加強(qiáng)對其技術(shù)、知識的培訓(xùn)，以提高有關(guān)理論的檔案管理實踐能力。
其次，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。
現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，促使越來越多的事業(yè)單位想要將信息手段作用于檔案管理過程中，以實現(xiàn)便捷、高效的管理過程。鑒于此，事業(yè)單位需要集合自身的實際發(fā)展現(xiàn)實，引入適于本單位的檔案管理的軟硬件施設(shè)；在能夠確保檔案信息準(zhǔn)確傳遞、及時傳遞的前提下，使用掃描儀、計算機(jī)等現(xiàn)代科技技術(shù)對各類檔案進(jìn)行電子文檔和圖片格式類的數(shù)據(jù)保存，使檔案收集集紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)于一體。同時，事業(yè)單位在確保企業(yè)信息安全的條件下，可以利用網(wǎng)絡(luò)向社會提供或汲取可用的信息資源，實現(xiàn)資源優(yōu)勢共享。
第三，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)，提升利用率。
據(jù)社會調(diào)查顯示，目前我國各產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域、事業(yè)機(jī)關(guān)當(dāng)中，檔案利用率低是一種極為普遍的不利現(xiàn)象，事業(yè)單位也是如此。事業(yè)單位對檔案管理工作的習(xí)慣性放逐，促使其得不到足夠的重視，進(jìn)而導(dǎo)致利用率低下；另一方面，檔案利用率低，又會反作用于檔案管理事業(yè)，促使其得不到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及單位整體的重視，長此以往形成難以突破的惡性循環(huán)。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新管理服務(wù)職能，比如利用內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)檔案的信息檢索功能；開發(fā)和建立高效的在線服務(wù)功能系統(tǒng)，提供優(yōu)質(zhì)的在線服務(wù)，借以提高檔案的利用率。
最后，從根本上創(chuàng)新檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理能力。
完善的檔案管理制度是保證事業(yè)單位各項工作質(zhì)量以及的基本，根據(jù)我國當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作過程中所呈現(xiàn)出的現(xiàn)狀和問題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立并不斷完善一套適于單位發(fā)展的全新的管理制度就顯得尤為必要。具體說來需要：①結(jié)合單位檔案管理工作的自身特點，建立與之相適應(yīng)且科學(xué)化的管理體系。明確檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的方向和內(nèi)容，尤其是對檔案管理過程中的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置要進(jìn)行明確規(guī)定；②創(chuàng)新檔案管理制度，需要堅持“約束的地位平等”，即既要約束檔案管理人員，也要約束事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，以此來保證檔案管理的規(guī)范性和獨立性。③明確過失、賞罰分明，獎勵檔案管理工作過程中高度負(fù)責(zé)的員工，懲罰那些趨于自身利益對于檔案信息進(jìn)行非法行為的人員，培養(yǎng)管理人員的工作積極性和責(zé)任感，以促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。
綜上所述，新時期事業(yè)單位要想從根本上改變目前檔案管理過程中所呈現(xiàn)的各種不利因素、加強(qiáng)檔案管理工作，最需要的步驟就是創(chuàng)新。唯有從管理機(jī)制、人才培養(yǎng)、服務(wù)體系以及現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用等角度加大創(chuàng)新力度，才有可能保證事業(yè)單位檔案管理建設(shè)工作走向平穩(wěn)、高效的發(fā)展道路，才能更好的服務(wù)于事業(yè)單位自身和整個社會的人民大眾。
參考文獻(xiàn)
[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（20）.
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進(jìn)行整理、對會議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對文件進(jìn)行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進(jìn)行整理、編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.
由于對動物疫病的防控具有延續(xù)性，在防控工作中進(jìn)行動物疫病監(jiān)測或者科研時，經(jīng)常會用到之前的動物疫病檔案來進(jìn)行對比和分析，為科學(xué)地判斷和解決當(dāng)下的動物疫病工作中出現(xiàn)的問題提供依據(jù)。因此，對動物疫病防控檔案進(jìn)行科學(xué)完善的管理是動物疫病防控工作能夠順利進(jìn)行的重要保障。
（二）有利于改善動物疫病防控檔案繁雜無序的現(xiàn)狀
動物疫病防控工作需要不斷地進(jìn)行監(jiān)督檢測和分析，因此每年都會產(chǎn)生數(shù)量很多的檔案資料，如果不對其進(jìn)行歸類整理，只是簡單地存放在檔案室，長此以往，檔案的數(shù)量將會越來越多，對檔案的查詢和使用也帶來了很多不便。對動物疫病防控檔案進(jìn)行管理，對其進(jìn)行歸類和整理，對無效的檔案資料進(jìn)行注銷或舍棄，從而進(jìn)一步改善當(dāng)下動物疫病防控檔案管理的現(xiàn)狀。
（三）能夠促進(jìn)動物疫病防控工作整體水平的提高
第一，進(jìn)行動物疫病防控檔案的管理可以及時有效地反映歷史和現(xiàn)實工作情況，對動物疫病防控工作全局的掌握和做出正確的決斷提供強(qiáng)有力的后盾。
第二，在對檔案管理的過程中對監(jiān)督檢測材料的整理和加工，形成科學(xué)的分析報告，可以為以后的查閱和運(yùn)用帶來很大便利。另外，通過檔案室人員對檔案材料的整理和加工，可以更好地為當(dāng)?shù)貏游镆卟〉姆揽毓ぷ鞣?wù)，推動動物疫病防控科研工作的進(jìn)展和防控工作水平的提高。最后，完善有效的動物疫病防控檔案管理還為當(dāng)?shù)厣踔潦侨珖姆酪咝畔⒔涣魈峁┍憷?/p>
二、動物疫病防控檔案管理的原則
（一）完整性
檔案管理的重要原則之一就是保證檔案材料的完整性。由于在動物疫病防控的過程中產(chǎn)生了很多的疾病防治、監(jiān)督監(jiān)測檔案材料，繁多復(fù)雜，因此對這些檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔從而保證檔案材料的完整性就很有必要。完整的動物疫病防控檔案資料可以為以后疑難問題的查閱和解決提供參考，也可以為以后動物疫病規(guī)律的總結(jié)和分析提供資料。
（二）有序性
做好檔案管理工作不僅僅是要保證檔案資料的完整性，還要根據(jù)動物疫病的方向以及工作的科室進(jìn)行分類，并本著分析性和學(xué)術(shù)性的原則對檔案進(jìn)行劃分和區(qū)別保存保管，為工作人員的查閱帶來方便。
（三）科學(xué)性
動物疫病防控的檔案管理工作必須具備科學(xué)性。由于動物疫病防控的檔案是在工作實踐中日積月累形成的，集中體現(xiàn)了動物疫病防控的監(jiān)督檢測結(jié)果，不但是日常記錄的體現(xiàn)，還為以后的檢測和監(jiān)督做為參考標(biāo)準(zhǔn)。而且可以通過幾年來對檔案材料的總結(jié)對動物疫病的特點、其疾病流行和防治方案進(jìn)行探索，發(fā)現(xiàn)和分析得出其中的規(guī)律，促進(jìn)動物疫病防控工作的科學(xué)健康發(fā)展。
三、動物疫病防控檔案管理方式的探索和研究
（一）建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也越來越廣泛得應(yīng)用到人們的工作和生活中，在動物疫病防控的檔案管理工作中，可以采用與時俱進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案人員對檔案材料進(jìn)行整理和編列，需要查閱的工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)快速查詢到，提高工作效率。另外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳和分享檔案資料，讓工作人員更加便利地瀏覽和分析檔案材料。
（二）建立科學(xué)的檔案管理制度
只有建立完善的動物疫病檔案管理制度，科學(xué)地指導(dǎo)和規(guī)范對數(shù)量繁多、種類多樣的動物疫病檔案管理工作，才能有效地將檔案管理的科學(xué)性落到實處。第一，了解在深入和詳細(xì)了解動物疫病防控檔案的材料范圍之后，根據(jù)實際情況和歸檔范圍建立和完善動物疫病防控的檔案管理制度。第二，對于不同科室和不同范圍的檔案要實行統(tǒng)一管理，但是可以使用標(biāo)識進(jìn)行區(qū)別，便于查閱。最后，嚴(yán)格執(zhí)行動物疫病防控的檔案管理工作，切實將檔案材料保管和利用好，嚴(yán)禁任何損害動物疫病防控檔案管理工作的行為出現(xiàn)。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和提升
檔案管理人員一般都是在檔案整理和歸檔的實踐中有積累了豐厚的經(jīng)驗，而傳統(tǒng)的檔案管理工作也主要是依靠經(jīng)驗的重復(fù)使用。而由于動物疫病防控的特殊性，有必要對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行再教育和培訓(xùn)，增加他們對動物疫病防控專業(yè)知識的了解和認(rèn)識，全面提高工作能力，也為推動動物疫病防控工作的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
（四）以考核做監(jiān)督，增強(qiáng)責(zé)任意識
中圖分類號：F24
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：16723198（2015）1309802
1人事檔案管理問題分析
1.1錯誤認(rèn)識
長期以來，相當(dāng)一部人對人事檔案管理認(rèn)識模糊：有人認(rèn)為檔案是人的一份經(jīng)歷明細(xì)報告單，記錄著人生的瑣瑣碎碎；有人認(rèn)為檔案管理指向是唯上級論，只對上級負(fù)責(zé)，不對下級負(fù)責(zé)，對下級只能守口如瓶，檔案顯出不可彈指的神秘色彩；有人認(rèn)為檔案管理是通過自已勞動打造，裝飾了別人，自已血本無歸，充當(dāng)了無價值的獻(xiàn)身福，太不平等了；還有人認(rèn)為只要檔案不丟失、不泄秘，查檔、調(diào)檔、增補(bǔ)不出差錯就是責(zé)任到位，工作好，在這里檔管責(zé)任成了遮人耳目的招牌；更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不研究發(fā)展創(chuàng)新，有關(guān)檔案場所、管理、設(shè)施、保養(yǎng)等經(jīng)費不按計劃撥付、慢拖久拖，久而久之，到了非解決的火口上也是蜻蜓點水，在他們那里的從業(yè)人員，對檔案重地的確有一種空曠感。
1.2手段落后
改革開放，我國發(fā)展對人才需求考核的材料取之兩條道，一條是由人才資源管理部門通過面試、筆試過關(guān)后提供的陽光化硬性材；一條是經(jīng)人事部門的檔案管理機(jī)構(gòu)提供的歷史的、原形態(tài)的隱形材。但是，目前有的檔案提供的材料與人才考核要求很不相符，反應(yīng)不了人才的全貌，主要是檔案管理手段落后，檔材破碎，殘缺不齊頻現(xiàn)。如存在檔案室潮顯、不通風(fēng)，材發(fā)黃、霉?fàn)€的問題；存在檔材登記、歸檔錯位越位，錯人的檔案，錯檔案的材料張冠李戴；存在檔材轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出不規(guī)范，漏缺、空擋、遺失等隱患。手段落后的檔案管理，影響人才資源儲藏，制約人才資源開發(fā)，阻礙市場人才交流，顯然，檔案重地形同虛設(shè)。
1.3改革不力
隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人才頻繁流動的趨勢日益突出，凸顯人才資源溢出效應(yīng)。然而，人才資源溢流，引發(fā)的高效配置需求，成為人事檔案管理的一種當(dāng)然選擇。高效配置人才資源，檔案管理市場化改革最關(guān)緊要。但是，由于檔案管理市場化改革不力，檔案管理沒有市場化角逐力，成為人才資源市場化配置的短板。尤其是在人力資源配置的檔案審核中，調(diào)檔走人的檔案人，人檔不走的單位人、隱性記錄的檔案神秘人難以化分定性，三人一體化不分的局面繼續(xù)存在，進(jìn)一步制約了檔案管理對人才資源的市場化配置。所以，把檔案管理納入人才資源配置的市場化改革是一種必然趨勢。
1.4登記失范
當(dāng)前，人事檔案登記約束性差、真實性少、不規(guī)范性多。像優(yōu)點和表楊多寫的放大記載，缺點和批評少寫的縮水登錄；像工作時間往前寫，出生時間向后寫的畸型記錄；像培訓(xùn)、調(diào)研多目填寫，檢討、處分少項登記；像優(yōu)異經(jīng)歷多登錄、不良經(jīng)歷少填寫的閱歷斷檔；像近親少填、遠(yuǎn)親多記的親屬斷層；像用放大鏡填成績、一生一世紅到底，用望遠(yuǎn)鏡寫差錯、一生一世\到根。檔案填寫不把關(guān)，多目、少項、畸型、縮水，遏制人才資源開發(fā)，關(guān)鍵問題是登記制度失范。
2人事檔案管理對策研究
2.1強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和認(rèn)識
人事檔案管理工作發(fā)展，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識是要義。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門的主要負(fù)責(zé)人，親臨工作現(xiàn)場指導(dǎo)檢查，調(diào)查研究，著力解決檔案管理中的實際問題。其工作是：擬訂檔案管理發(fā)展目標(biāo)，規(guī)劃設(shè)施的添置、維修和保養(yǎng)；啟動投資計劃，安排費用預(yù)算：有關(guān)計算機(jī)、掃描儀、監(jiān)視器硬件更新?lián)Q代要走到位；對電子檔案、紙質(zhì)實物檔案等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)軟件開發(fā)，要加大投入。
提高認(rèn)識，以“四個全面”新常態(tài)為契機(jī)，開展思想政治教育和業(yè)務(wù)素質(zhì)集訓(xùn)等活動，使檔案管理工作人員光明正大的工作，不泄密、不失密；不改檔、不失檔，保持檔案管理的高度原則性。引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，進(jìn)行檔案法律思想研究、理論探索、方法創(chuàng)新，把檔案管理提升到一個新臺階。
2.2建立科學(xué)的管理制度
一個優(yōu)質(zhì)、真實、陽光的人事檔案，需要完備的管理制度作支撐。作為制度，檔案管理須制定噴藥、殺蟲的定期維護(hù)保養(yǎng)制度，避勉檔案材料蟲蛀、缺損發(fā)生；制定打開門窗通風(fēng)、采光的定期陽光化制度，避勉檔案材料枯黃、退色變腐；制定日曬、電溫的定期脫水制度，避勉檔案材料潮濕、霉?fàn)€發(fā)生；制定材料收集、整理、歸檔的嚴(yán)格填報制度，避勉檔案材料疏漏、空缺登記。只有完備的管理制度，才有陽光的檔案管理。
2.3打造高效的人才配置機(jī)制
檔案管理機(jī)制卓有成效，旨在人才資源有效轉(zhuǎn)化、合理配置。根據(jù)目前人才市場釋放的信息流，人才高效配置，關(guān)鍵在操作檔案運(yùn)作，鎖定人才資源，界定人才需求。所以，營造檔案管理配置人才機(jī)制：一是分析人檔不流，棄檔不用，用人不調(diào)檔的深層次原因，找準(zhǔn)有人無檔，有檔無人的病癥，以此鎖定人才源和需求量，看到配置空穴，制定彌補(bǔ)配制。二是人才配置要用好人檔合流，用人調(diào)檔，不用存檔的原則，堵住檔案人、單位人向社會人轉(zhuǎn)化的誤區(qū)。三是從檔案填寫、內(nèi)容審查、存放要求、傳送程序上，為人才配置提供條件和基礎(chǔ)。
一、高校檔案管理工作的重要性
檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校檔案涵蓋了高校的基礎(chǔ)建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)、科研、行政、財務(wù)等方方面面，是反映高校發(fā)展過程的重要材料和依據(jù)，也是高校健康有序、高效運(yùn)行的有效保證。對于高校而言，檔案真實反映出高校教學(xué)研究與依法民主治理學(xué)校的進(jìn)程，具有權(quán)威性、真實性，為高?；A(chǔ)建設(shè)、教學(xué)評估、師生管理、科學(xué)研究等各個管理項目的開展提供了參考數(shù)據(jù)，為高校領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供了原生態(tài)的信息資料和參考依據(jù)。高校檔案管理的成效，不僅僅是檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)與能力的體現(xiàn)，更是高校推進(jìn)現(xiàn)代教育改革和發(fā)展總體成效的一面折射鏡和記錄儀，因此，高校檔案工作對于高校的現(xiàn)行管理和未來發(fā)展都具有重要意義。
人才培養(yǎng)始終是高校的第一使命和根本任務(wù)。就教學(xué)和科研等人才培養(yǎng)活動而言，檔案管理也同樣發(fā)揮著重要的作用?？偟膩碚f，高校的人才培養(yǎng)目標(biāo)實現(xiàn)最終還是要落實到各項教學(xué)與科研活動上。良好的學(xué)術(shù)風(fēng)氣、完備的教學(xué)能力是學(xué)校永續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，完善的管理制度則是高校順利運(yùn)行的保證。然而這一切的有效落實，離不開高校檔案的支持，通過梳理歷史檔案，從中發(fā)現(xiàn)學(xué)校在處理教學(xué)、科研等制度上的態(tài)度、結(jié)果等，為現(xiàn)行和未來的教學(xué)、科研等活動服務(wù)。在制定相關(guān)的教學(xué)管理制度和教學(xué)文件材料時，通過查閱相關(guān)的檔案資料，承上啟下、承前啟后，可以做到更加有效的銜接。此外，高校的檔案信息還是教師成長發(fā)展過程的重要存儲器，可以?榻淌υ謚俺粕甌?、评侠@烙派咸峁┍匾?依據(jù)。
二、當(dāng)前應(yīng)用型本科院校檔案管理的現(xiàn)狀
近年來，隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，這對高校檔案管理來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。高校檔案管理屬于一項系統(tǒng)化的工程，并且與諸多具體工作項目緊密相連，存在協(xié)同發(fā)展的關(guān)系。對于應(yīng)用型本科院校而言，檔案管理工作受到諸多因素的影響，存在著多方面的問題和不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）對檔案管理工作重視程度不夠。當(dāng)下我國高等教育走到了戰(zhàn)略性結(jié)構(gòu)調(diào)整時代的關(guān)口，特別是地方普通高校，面臨著向應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的巨大壓力和戰(zhàn)略機(jī)遇期。在此背景下，因各高校辦學(xué)歷程、辦學(xué)目標(biāo)和辦學(xué)條件等不盡相同，導(dǎo)致高校檔案管理尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，部分高校對于檔案管理工作沒有引起足夠重視，甚至持有輕視的錯誤理念，從而導(dǎo)致檔案管理工作不能步入正常軌道。
（二）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。由于應(yīng)用型本科院校普遍成立時間較短、辦學(xué)條件相對薄弱，在學(xué)校檔案工作上的經(jīng)費投入和管理方式存在許多先天不足。在人員的素質(zhì)上，檔案管理編制不足，檔案管理從業(yè)人員并不都是專門崗位，人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力參差不齊，對于檔案管理的重要性缺乏應(yīng)有認(rèn)識，工作方式依然局限在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為檔案管理就是簡單的檔案資料的收檔、歸納和整理工作，往往采取得過且過、敷衍了事的心態(tài)，缺乏責(zé)任意識和進(jìn)取精神，工作的積極性與主動性需要進(jìn)一步加強(qiáng)。
（三）崗位待遇反差較大。相對于高校的教學(xué)、科研、財務(wù)等主體崗位而言，檔案管理機(jī)構(gòu)偏于一角，地位不高，檔案從業(yè)人員在進(jìn)修、培訓(xùn)與個人發(fā)展等方而的機(jī)會不多，崗位待遇較低。另一方面，在應(yīng)用型高校全面推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展、不斷深化校企合作和加強(qiáng)對外交流的新形勢下，檔案管理工作的內(nèi)容和資料收集范圍必將進(jìn)一步擴(kuò)大，這給高校檔案管理人員帶來了極大的工作壓力。長此以往，造成很多檔案從業(yè)人員的個人成就感降低，表現(xiàn)出一定的職業(yè)倦怠傾向。
（四）機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全。現(xiàn)實中依然存在部分高校沒有設(shè)置專門的檔案結(jié)構(gòu)和管理工作人員，或者專職的檔案管理人員隊伍還沒有形成，片面地將檔案管理工作和一般的辦公室業(yè)務(wù)行為混為一談，部分高校的檔案管理工作甚至是由其他相關(guān)辦公室人員兼職完成，從而導(dǎo)致檔案管理制度不完善，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案質(zhì)量良蕎不齊。
（五）經(jīng)費投入不足。由于應(yīng)用型高校正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展和上升期，各項建設(shè)都需要經(jīng)費支撐，對檔案管理的經(jīng)費預(yù)算相對不足，導(dǎo)致很多檔案管理的硬件設(shè)施和辦公條件停留在早期水平上，甚至沒有設(shè)立專門的檔案庫房，檔案管理的信息化建設(shè)更是無從談起，嚴(yán)重制約了高校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（六）管理方式相對落后。近年來，現(xiàn)代科技與計算機(jī)信息技術(shù)飛速發(fā)展，給各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極推動作用。然而，就高校的檔案管理工作看，管理方法與手段大部分還處于落后的境況，有些高校在檔案管理上依然只有“紙上談兵”，（下轉(zhuǎn)第172頁）（上接第170頁）電子化和數(shù)字化的檔案管理模式?jīng)]有提上建設(shè)議程，檔案形式過于單一，檔案管理工作中的方法與技術(shù)缺乏多元化手段，檔案的利用效率低下。
三、未來應(yīng)用型本科院校檔案管理的發(fā)展趨勢
雖然高校檔案管的工作還存在著諸多不足和問題，但隨著信息化時代和科技時代的到來，各高校會做出更多的努力，以改變現(xiàn)在的不良工作現(xiàn)狀。隨著我國高等教育改革的日益深化，結(jié)合社會實踐對檔案管理工作的客觀要求和現(xiàn)代科技與信息化手段在檔案管理工作的應(yīng)用，高校檔案管理工作也在積極適應(yīng)新形勢，跟上時展的步伐，總體上高校檔案管理工作未來呈現(xiàn)以下幾方面的發(fā)展趨勢。
（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。建立檔案管理評估體系，健全完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是提升應(yīng)用型本科院校檔案管理工作水平的重要保障。要把檔案人員的經(jīng)驗式管理變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化和制度化的管理，做到依照規(guī)程，有章可循。同時，建立良好的評估監(jiān)督體系，形成監(jiān)督機(jī)制，能夠及時糾正工作偏差，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。
（二）檔案管理的專業(yè)化。檔案管理專業(yè)化程度在一定程度上決定著高校的整體管理水平，只有建立了自己的專業(yè)化檔案管理體制，建設(shè)和發(fā)展專業(yè)化的檔案管理隊伍，才能確保高校在其他建設(shè)方面更穩(wěn)定地發(fā)展。高校檔案管理人員要提高對檔案管理專業(yè)化的認(rèn)識，要用專業(yè)的知識和技術(shù)開展工作，創(chuàng)建專業(yè)化管理模式，充分發(fā)揮檔案管理在高校發(fā)展中的重要服務(wù)功能。
（三）檔案信息的開放化。高校的檔案資料涉及國家和商業(yè)機(jī)密及個人利益，受到《保密法》《著作權(quán)法》等相關(guān)法律的約束。檔案信息的開放，遵循著檔案自由利用原則、檔案安全原則、保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)和個人隱私權(quán)原則。檔案自由利用原則的目標(biāo)是檔案開放的范圍應(yīng)最大化、檔案保密的范圍應(yīng)最小化。從這個角度看，高校檔案應(yīng)在維護(hù)保密和安全的原則下，盡量加大開放力度，發(fā)揮其在人才培養(yǎng)和高校整體發(fā)展過程中的積極作用。
