時間：2023-06-21 08:43:46
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（一）現代化辦公設備欠缺?，F階段，大多數的機關事業(yè)單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機關事業(yè)單位檔案室存在檔案堆積的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與現代數字化檔案管理嚴重脫節(jié)。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的現代化手段使用，從而影響了機關事業(yè)單位檔案管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺使事業(yè)單位對檔案資源進行有效的利用發(fā)揮不夠，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源的有效利用。
（二）檔案檢索效率低。現在的機關事業(yè)單位數字化檔案管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有實現計算機檢索，這在一定程度上影響了機關事業(yè)單位檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關事業(yè)單位檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質問題。機關事業(yè)單位數字化檔案管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業(yè)單位擁有了自己的現代化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，對數字化檔案管理依然無法順利進行。因此，機關事業(yè)單位的檔案管理員，要迅速建立屬于數字化管理的信息知識體系，提升自己的工作效率，達到對數字化檔案管理的需要水準。
二、優(yōu)化機關事業(yè)單位數字化檔案管理對策
（一）創(chuàng)建現代化數字檔案管理系統。網絡信息技術的發(fā)展，給數字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于事業(yè)單位數字化檔案管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，這就需要事業(yè)單位建立一個高效的數字化管理系統。我們可以根據機關事業(yè)單位的實際情況，結合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建現代化數字檔案管理系統，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為數字化檔案管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于機關事業(yè)單位工作的順利發(fā)展。
（二）提高數字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的數字化檔案管理系統，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高機關事業(yè)單位數字化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對數字化檔案管理系統性能進行提升，還可以增加系統內部儲存量。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這為數字化檔案管理的系統未來功能的更新奠定了基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于數字化檔案管理的使用者，系統功能得到了保障，這樣數字化檔案管理系統的數據有了安全性的基礎。3.檔案管理使用性能提升。數字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優(yōu)勢，對數字化檔案管理系統可以實現在線升級的功能。系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣數字化檔案管理系統有了更強大的功能發(fā)揮。
一、在維護檔案實體安全、確保檔案內容的保密方面采取的措施
1、與項目承擔單位簽訂保密協議，并要求項目承擔單位與項目組的每個成員簽訂保密協議。
2、配備項目所需要的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監(jiān)控鏡頭。
3、不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓。
二、結合檔案的實際情況，制定實施細則，實現項目質量管理標準化
1、檔案整理方面：以國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《關于移交進館檔案質量檢查辦法》為標準，并多次邀請中央檔案館保管部的專家進行現場檢查和指導，根據檔案的實際情況，確定了檔案整理的實施細則。
2、檔案數字化方面：以國家檔案局的《紙質檔案數字化技術規(guī)范》為標準，確定檔案數字化以“保真”為原則，盡可能使數字化文本版式、字體、標點接近原文式樣。檔案數字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數據按照“年度――組織機構代碼――案卷號――卷內順序號――頁號”的路徑進行掛接。
三、在項目管理方面實現流程管理全程化和人員管理規(guī)范化
1、引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責，設計了《中國科學院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數字化流程單》，對項目17個環(huán)節(jié)嚴格把關，實現了項目流程的全程介入管理和全面細節(jié)管理。在項目完成后將各環(huán)節(jié)的記錄按照年度匯總成冊，便于日后出現問題能夠進行回溯性檢查。
2、采取“三審制”對項目成果質量進行把關。一審：項目承擔單位對項目進行自查，合格率達到100％后，再提交文檔處進行檢查；二審：文檔處對檔案實體逐卷逐件檢查，對數據進行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業(yè)務指導處不定期地對項目進行抽查。
通過層層審核，確保項目質量，使檔案實體整理符合進館標準，檔案數字化數據清晰準確。
3、為切實貫徹項目的相關標準，保證項目質量，文檔處和中央檔案館的專家多次對項目工作人員進行業(yè)務培訓。
4、通過《工作間管理制度》，對衛(wèi)生值日、水杯放置、人員進出等方面提出明確規(guī)定，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。
5、文檔處與項目承擔單位不定期地召開會議，對項目管理、標準執(zhí)行、質量等方面出現的問題及時進行溝通，提出解決方案，每次會議均形成會議紀要。
四、項目成果
在院、廳領導的支持，中央檔案館的具體指導和項目組成員的共同努力下，完成了中國科學院機關1949～1966年5071卷檔案的整理與數字化工作。
1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內目錄，比原有44453條卷內目錄增加了46246條，對每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進行了統計，形成《中國科學院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內文件目錄。
在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標題或原有標題不規(guī)范、檔案著錄項缺失(如文號、形成時間、責任者不詳等)、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數字化前期的基礎業(yè)務工作。
中圖分類號： TU242.3 文獻標識碼： A 文章編號：
引言：在信息技術革命高漲的世紀，作為各個領域、各種社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體正快速地向數字化發(fā)展，數字檔案將是未來檔案的主體。我們在檔案管理中要努力提升檔案信息的價值，充分發(fā)揮檔案的作用。對檔案信息進行數字化管理，既可以對檔案原件進行保護，又便于檔案信息的快速傳遞。本人在城建檔案館工作多年，現就城建檔案館數字化分以下幾個方面與同行共同探討：
一、建設數字化城建檔案館的目標：
近期目標是：立足本館，建立狹義上的數字城建檔案館。建設數字城建檔案館標準規(guī)范體系；建設包括計算機系統軟硬件平臺，辦公環(huán)境，現代化庫房等；建立一支知識結構合理、層次比例優(yōu)化、有梯隊、復合型、富于創(chuàng)新開拓的人才隊伍。
遠期目標是：通過本館的探索和實踐，開創(chuàng)性地制定和推行數字城建檔案館的標準、規(guī)范與法規(guī)，改造城建檔案館的工作流程及人才隊伍，開發(fā)數字城建檔案館的一站式辦公系統及其它應用系統，建設高效的檔案數字化生產線，形成先進的數字城建檔案館模式，從而與其他相關單位一起帶動整個行業(yè)的數字化建設，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的檔案館群，即廣義的數字城建檔案館，最大限度地實現檔案信息的共享與資源的整合。
二、城建檔案館數字化的意義
檔案信息數字化建設的最終目的是將數字化的檔案信息網絡化，實現資源共享，其意義主要應從以下幾方面顯現出來。
1.提供高效、優(yōu)質的服務。檔案數字化，改善了檔案管理工作，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現了檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供高效、優(yōu)質的服務。
2.降低檔案利用成本。通過數字化檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔數據原文（件）信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
3.實現資源共享。與其他相關單位一起帶動整個行業(yè)的數字化建設，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的檔案館群，以實現聯網數據庫資源共享。
三、城建檔案館數字化的優(yōu)點
1.信息管理數字化。采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。
2.資源管理虛擬化。通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，實現檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。
3.信息資源管理智能化?？梢允估谜哌\用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。
4.用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上，保真性高，而一般的紙質只能保存10年左右；內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容；真正實施在線：授權使用者可以從全球任何角落訪問自己所需要的檔案資料。
四、建設數字化城建檔案館所面臨的轉變
1.城建檔案數字化后的觀念上的轉變，在新形式下，信息浪潮的沖擊，新的形式和機遇要求我們必須解放思想、更新觀念，轉變傳統的“重保管，輕利用”的落后管理方式，實現由封閉性向開放性的變革，變被動服務為主動服務，充分開發(fā)檔案信息資源，由檔案保管基地轉變?yōu)闄n案信息的開放中心，將傳統的檔案館建設成數字檔案館。
2.城建檔案職能的轉變，將從單純的保管城建檔案的實體機構變成可提供快捷信息的數字化城建信息控制中心。
3.城建檔案管理模式的轉變，逐步向數字化管理模式轉變，并建立和健全一套完整的數字化城建檔案管理體系。如建立數字化城建檔案管理制度、保管監(jiān)控制度、利用服務制度等。
4.城建檔案館藏構成的轉變，打破單一的只是把傳統的檔案數字化方式，通過網絡模式把分散在不同機關的檔案信息聯結起來，極大地豐富了數字化館藏。
五、數字化城建檔案館建設的組成
數字城建檔案館建設包含幾個組成部分：第一，標準規(guī)范體系建設；第二，基礎設施建設；第三，數字信息資源建設；第四，高素質人才隊伍的建設。
1.標準規(guī)范體系建設
在現代信息社會，統一標準非常重要，如果這樣，通過網絡聯接起來的信息系統就可以輕而易舉地實現信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在數字城建檔案館建設中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標準體系，建立管理、業(yè)務、技術三個層面的標準與規(guī)范，并大力推行相關標準、規(guī)范和法規(guī)。其中，管理性標準規(guī)范主要包括檔案館工作人員、用戶及設備使用、檔案的查詢與利用等管理規(guī)定。業(yè)務性標準規(guī)范主要包括檔案術語、電子檔案管理等標準。技術性標準規(guī)范主要包括數據存儲壓縮格式規(guī)范、網絡數據傳輸格式、檔案館軟硬件基礎設施技術標準等。
2.基礎設施建設
數字城建檔案館必須在一定的空間數據基礎設施和網絡基礎設施上建設空間數據庫和應用服務系統，才能更好地服務于城市建設?；A設施建設主要包括硬件環(huán)境、系統軟件和網絡環(huán)境三部分。硬件環(huán)境包括計算機系統硬件平臺、辦公環(huán)境建設、現代化庫房建設。硬件基礎設施主要包括網絡通訊設備、服務器、檔案數字化處理等設備。軟件建設主要指根據實際需要，選擇先進、成熟的技術，建設大容量的分布式數據庫和大規(guī)模并發(fā)訪問的服務管理系統。管理軟件除了能夠完成業(yè)務管理和檔案利用服務等工作外，還能與數據庫系統相互融合，實現從數據錄入、到數據管理、再到數據輸出全過程的應用。網絡建設是城建檔案館數字化建設的先決條件，網絡環(huán)境分為檔案館內部局域網、與政府連接的政務網以及與互聯網連接的公眾網。
3.數字信息資源建設
數字城建檔案館實質上是一個有大量信息的系統，通過對各類信息的整合，即對數字化的檔案數據進行采集、存儲、管理，形成一個社會綜合信息資源庫，并能從海量信息數據庫中提取有價值的信息，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需要。其來源和采集范圍包括：傳統城建檔案館的館藏、立檔單位的文件材料、有檔案性質的行業(yè)、專題信息資源庫和互連網上具有檔案價值的信息等。它包括ASCII的文本文件、專業(yè)圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數據形式，并分別建立存貯在數據庫中。數字城建檔案館還具有鮮明的地理信息特征，它可以通過地理信息系統技術建立地理信息數據庫，開發(fā)檔案管理信息系統，為城市規(guī)劃建設管理的現代化提供辦公決策的依據。
4.人力資源建設
數字檔案館是對數字檔案信息進行規(guī)范接收、有序管理、長期保存、高效利用的集成系統。數字檔案信息包括立檔單位形成并按照相關要求向檔案館移交的電子檔案，館藏傳統載體檔案轉換形成的數字化檔案，區(qū)域內與館藏檔案信息密切相關的重要數字信息等。
數字檔案館系統應當具備接收各立檔單位移交的電子檔案的能力。電子檔案接收首先需要建立一整套接收機制，保證接收過程責權明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證電子檔案的真實完整和長期可用。數字檔案館系統應當提供選擇在線接收和脫機接收方式，在線接收方式需要建立電子檔案移交和接收平臺；系統能夠批量導入或導出數據，保證數據的可靠和可用；能夠對電子檔案數據進行真實性、完整性、可用性驗證；具備目錄數據和內容數據等多種信鼠資源的采集功能。
數字檔案館系統應當具備將各種模擬信號檔案進行數字化轉換的能力。傳統載體檔案數字化是現階段數字檔案資源建設的一個重要途徑。檔案數字化工作是一項系統工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、掃描、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應當通過數字化工作，對館藏檔案進行全面梳理。檔案館開展數字化可采取自行組織加工和委托專業(yè)公司加工兩種方式。對于加工量較大、開放程度較高的情況一般采取委托專業(yè)公司加工的方式。即使是全部采用委托專業(yè)公司加工的方式，各級檔案館也需要配備必要的各類檔案的數字化轉換系統，以便日常之用。
數字檔案館系統應當具備采集區(qū)域內與館藏檔案內容密切相關重要數字信息的能力。重要數字信息采集一般需要配備多媒體采集系統、網頁信息采集系統等，同時應當隨著新的數據類型的不斷出現而配備相應的系統和設備。
第二，數字檔案館應當具備有序管理數字檔案的能力
檔案工作的主要內容就是建立各種規(guī)章制度，運用各種方法手段對檔案實體和檔案信息進行科學、有序的管理。采用信息化的技術方法對數字檔案信息實行科學、有序的管理是數字檔案館系統建設和運行的中心環(huán)節(jié)，是數字檔案館的核心功能。
數字檔案館系統應當能夠按照設定的分類方案，將數字檔案信存儲到系統中，并根據管理要求進行適當調整；能夠過濾重份數據和重新分類、編號；能夠對檔案內容進行抽取和添加元數據等操作，目前檔案管理都是基于目錄數據庫掛接方式來實現，將來不排除使用新的技術方法對數字檔案進行有效管理；能夠輔助人工完成檔案的開放鑒定工作；對檔案內容數據及其元數據等相關信息建立持久聯系，形成長期保存檔案數據包和利用數據包；能夠對檔案類型、數量大小等按照設定要求進行統計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息；能夠輔助完成館藏實體檔案編目(著錄、標引)、整理、出入庫房管理等工作；能夠定制檔案業(yè)務流程或進行流程再造。
第三，數字檔案館應當具備保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用的能力
保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用是數字檔案館系統有別于一般檔案信息管理系統以及其他類型信息管理系統的最重要、最顯著的特征；是數字檔案館建設發(fā)展到一定階段的必然要求；是數字檔案館關鍵技術和管理要求的核心內容。
保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用采用的技術方法、管理手段，會隨著信息技術的不斷發(fā)展和檔案管理要求的不斷變化而不斷發(fā)展。當前需要采取的技術方法、管理手段包括，一是建立功能完備、技術先進、符合相關要求的數字檔案信息管理系統，這是數字檔案信息保存、管理、利用等各項工作的環(huán)境和基礎；二是數字檔案信息采用符合國家標準的存儲格式，暫時未制訂標準的，選擇開放格式或主流格式，如確需保存特殊格式的數據，應同時保存相關的源代碼、軟硬件等；三是接收、保存、記錄反映數字檔案信息內容、背景、結構及其變化過程的元數據，并與相應數字檔案內容信息保持持久、有效的聯系；四是系統采取防非法修改的技術方法；五是建立完善的管理制度，定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試，發(fā)現問題，及時解決；六是適時采用遷移技術方法，計算機軟硬件以及技術或標準規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時，采取遷移等手段進行技術處理。
第四，數字檔案館應當具備提供多種形式信息化服務的能力
運用信息化手段為各類用戶提供方便快捷的檔案利用服務，是數字檔案館建設的根本目的。數字檔案管理系統應當根據不同服務對象和不同檔案開放范圍建立相應的服務平臺。一是基于局域網面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員服務的館內檔案利用服務平臺；二是利用當地黨政網建立面向本級黨政機關各立檔單位服務的電子文件歸檔、電子檔案移交和檔案信息共享平臺；三是利用互聯網建立面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺。系統應當能夠實現檔案查詢、資源、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統計分析等功能。
系統能夠運用最新檢索技術方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數據進行快速、準確、全面的利用查詢要求；能夠通過網絡平臺或特定載體檔案信息和信息資源共享；能夠輔助檔案業(yè)務進行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流、遠程指導、遠程教育等服務；能夠輔助開展數字檔案信息的增值服務；能夠進行檔案利用訪問量統計、分布分析、輿情分析等相關工作；能夠對用戶、數據項、功能組件進行利用權限的角色授權處理，能夠進行門類設置、結構設定、字典定義等系統代碼維護工作。
第五，數字檔案館應當具備對館藏數字檔案安全保障的能力
高中學籍檔案管理是學校檔案管理的重要組成部分，它是掌握學生動態(tài)、培育合格人才的重要依據，學籍檔案管理也牽涉到每個學生的切身利益。面對我校3000余學生的龐大信息量，日積月累的學生檔案仍然采用傳統的手工操作管理模式，根本無法適應我?？旃?jié)奏、高效率的發(fā)展要求。例如傳統的紙質檔案遇到學生信息的增加、更改甚至查詢都相當麻煩，尤其我校高一下半年要進行分理分班，每年要根據學生成績進行動態(tài)分班管理，所以每個學生每學期所在班級基本不固定，而每個學生的各種檔案信息都是以班級為單位，因此要查詢一個學生的學籍檔案信息操作起來耗時費勁，手續(xù)復雜，同時保管也更加困難，而且會出現人為因素的管理漏洞，不能及時、準確、客觀地為教育質量評價提供科學數據。要實現學籍檔案管理的科學化和現代化，就必須實行網絡數字化管理，這也是本溪市建設數字化檔案館的時代要求。運用先進的網絡數字化管理平臺，將學生的個人信息輸入數據庫，建立一套完整的、規(guī)范的學生學籍信息管理系統，快捷地錄入、統計、查詢、檢索、瀏覽學生的各類信息，突破了傳統學籍管理的瓶頸，充分利用網絡信息平臺，使學校各部門、各處室協同管理，達到資源共享，提高工作效率，實現學籍檔案利用價值最大化，更好地服務于學生個人和社會。
二、學籍檔案數字化管理的有效措施
建立學籍檔案校園網信息管理系統，無疑為龐大的學籍檔案管理工作帶來極大益處。那么，怎樣才能做好學籍檔案的數字化管理，保證電子學籍管理工作的準確無誤，我校采取了一系列有效措施，努力實現優(yōu)質、高效的電子學籍檔案管理工作水平。1.學校領導高度重視，嚴格執(zhí)行學籍管理規(guī)章制度。高中學籍檔案直接關系到高校錄取甚至就業(yè)與前途。我校領導高度重視學籍檔案，切實加強對電子學籍檔案的建立和管理的督導工作，在人、財、物配備上給予支持，安排有責任心的專職人員擔任學籍檔案管理工作，改善辦公、管理環(huán)境，為我校學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現代化提供有力保證。建立和健全各項規(guī)章制度，依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高中學籍檔案形成的規(guī)律，制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。制定“學籍管理規(guī)定”、“學籍收集整理制度”、“學籍管理人員崗位職責”等，使學籍檔案管理做到有章可循，有據可依，照章辦事。2.學校各部門各司其職，準確錄入學生信息。學籍檔案網絡信息化是一項可由多部門協作、多臺計算機同時操作的系統工程。這些信息由學校各部門各司其職，共同配合完成輸入。高中學籍檔案貫穿了每個高中生三年學習的全部記錄，平時的學生學籍檔案分別由各部門獨立錄入并單獨保管，如學籍卡、成績卡、會考成績等教務處負責，思想品德考核表德育處負責，健康卡醫(yī)務室負責，黨團關系由校黨委、團委負責，所有資料信息隨時錄入并保存，隨時按實際情況調整學生班級或年級裝訂成冊，移交校檔案室。如此管理形成了各部門的合力，避免了重復勞動，為資源共享創(chuàng)造了必要的條件。3.建立校園網絡數字化管理平臺，達到資源共享。網絡數字化管理是學籍檔案進入現代化的標志，實行網絡化管理，可及時、準確、全面地掌握學校、班級和學生動態(tài)。有權查閱檔案的人員可超越時空和機構，在任一地點、任一時間用任一聯網的電腦，自如地進入檔案管理系統，查閱自己需要的檔案信息。網絡數字化管理，可以輕松完成學生成績統計。包括歷次期中、期末、競賽和會考、補考成績。我校原來的成績統計是通過Excel進行簡單操作的，過程繁雜，耗時長久，而且很容易出現差錯。如今通過校園網管理平臺，由任課老師將考試成績輸入成績管理模塊后，教務員匯總，計算機便自動生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯誤率，又節(jié)省了時間，極大地提高了工作效率。網絡化數字化管理，教師能通過計算機快速查詢到學生的各種信息，以便及時了解學生的成長過程。各種及時、準確的數據和圖表，十分有利于教師們對自己的學科教學情況進行綜合分析，以便對癥下藥，因材施教。尤其是班主任，他們能隨時檢索調閱學生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準確掌握學生的第一手資料，使自己能夠游刃有余地開展工作。4.學籍檔案數字化安全管理，權責分明，保護學生隱私。在實行學籍檔案網絡數字化管理的過程中，安全管理非常重要，必須要權限分明。高中學生學籍信息的保密程度雖然不如政府機關、及一些重要部門，但學籍信息在相對范圍和一定程度上同樣存在著保護學生隱私的問題。學籍信息的完整性、準確性，更不允許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。我校在學籍檔案安全管理方面，實行權限分級管理，德育處負責設置各級權限，對各用戶進行分組，授予校級領導、中層以上領導、各職能部門、班主任、任課教師以不同級別的權限，內容主要包括對各種不同類別的學生信息進行查詢、新增、修改、刪除等等。權限設置后，既能遏制某些人惡意涂改數據，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學生學籍檔案信息的完整、真實和安全。
三、學籍檔案管理人員也要“素質”化、現代化
檔案管理人員素質質量，是電子學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵。我校重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，使這些人熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，努力學習專業(yè)知識和技能，不斷提高管理水平和業(yè)務素質。學校每年定期選派專職、兼職人員到市檔案局參加學習培訓，與時俱進，優(yōu)化知識結構，使檔案管理人員具備應有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應當前我市學籍檔案網絡數字化建設與正常運行的需求。
創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。計劃生育檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。
1 計劃生育檔案管理數字化勢在必行
1.1 檔案信息時展的要求 首先，計劃生育檔案管理數字化、網絡化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網絡化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環(huán)境，使計生工作的開展進入了良性循環(huán)之中。其次，檔案數字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數字管理化可以將檔案及時歸檔，為使用者提供便利。
1.2 計劃生育檔案信息數字化是計算機大量應用于計劃生育管理的必然結果 計劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。
2 計劃生育檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1 數字化、輔助管理方面存在的問題 現階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內容。發(fā)生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉化成數字化的檔案信息。
2.2 計劃生育檔案網絡化建設中存在的問題
2.2.1 缺乏統一的管理機構 大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統一機構的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經過相關的檔案知識培訓，檔案收集意識比較淡薄，對檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對日常檔案材料業(yè)務的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。
2.2.2 標準化水平低 計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。大多數的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節(jié)，容易導致工作失誤，并存在一些檔案的數量、材料等方面的問題責任不明、界限不清的嚴重問題。
2.2.3 數據庫建設滯后 數據庫建設的滯后也是阻礙計劃生育檔案網絡化建設的因素之一。雖然經過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規(guī)模大小不等的檔案數據庫，但沒有開發(fā)單獨的計算機或相關的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。
2.2.4 經費保障率低 目前，經費問題仍是影響計劃生育進行檔案網絡化發(fā)展的最大屏障。有些相關單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經費比較少，人事檔案管理硬件設施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設施，用來建立起點較高的檔案館網絡。
3 計劃生育檔案管理現代化的初步構想
3.1 加快數據準備，推進檔案現代化管理進程 計生檔案工作的管理需要一套科學化、規(guī)范化的工作程序和工作方法，可以通過網絡的手段把分散的計算機用系統連接起來，并通過把這些單一的計算機根據功能的不同進行分類，劃分成不同的系統處理方式，進而實現整體應用。
3.2 著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之 對于“多”：計生檔案工作在進行計算機管理的過程中，先根據檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況的不同，對所有檔案進行統一整理，并優(yōu)先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。
對于“快”：計生檔案在著錄的過程中，應將案卷換分不同的層次進行著錄,能在顯示檔案的主題內容和特征的同時，也可以減少著錄條目和錄入條目。既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
對于案卷基礎較好全引目錄的檔案：在著錄時，可以在全引目錄上面直接分類標引，對于特殊形式的檔案，可借助于計算機程序將檔案的人名、地址、時間等直接錄入，然后統一給出分類號。使錄入過程充分利用的原有的檔案目錄，從而減少著錄環(huán)節(jié)，進而提高著錄速度。
3.3 工作人員知識素質和業(yè)務素質要全面 掌握檔案專業(yè)知識。計劃生育檔案工作人員只有學習并掌握檔案相關專業(yè)知識，才能保證工作質量，提高工作效率，對計生檔案工作進行科學管理。
掌握相關計算機知識。計劃生育檔案工作人員要熟練掌握計算機進行數據的錄入、數據庫的管理、網絡的管理等方面的計算機技能。
培養(yǎng)精益求精、求真務實的工作作風。計劃生育檔案工作是一項長期而且細致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開仔細、認真的工作態(tài)度，任何一個細節(jié)的失誤均可能給后面的工作帶來麻煩。
培養(yǎng)創(chuàng)新意識。計劃生育檔案工作人員要善于在工作中發(fā)現問題，并解決問題；敢于轉換思維方式，克服保守思想；有創(chuàng)新的意識與觀念，結合工作實際，為計生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點，利用現代化技術開發(fā)利用檔案資源，促進計劃生育檔案工作的發(fā)展。
參考文獻：
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創(chuàng)新就是人類社會和國家發(fā)展的重要依據。隨著社會經濟的有效提升，科技技術的不斷創(chuàng)新，促使高校的檔案管理工作也出現了一定的改變，并且進入到全新的管理形式，解決了以往的高校檔案管理工作出現的問題，同時滿足了現階段高校學生和人們的需求，有效的推動了檔案管理工作的實施。檔案管理數字化的發(fā)展，主要是依據數字轉換、掃描、壓縮等網絡技術將以往的檔案素材歸納到完善的檔案庫中，從而有助于高校學生、教師以及研究者等進行閱讀和下載，從而保障了檔案素材的完善性和有效性。但是，實際發(fā)展的過程中，高校實施的檔案管理工作較為落后，因此需要實時創(chuàng)新，從而滿足現階段高校發(fā)展的需求。
一、高校檔案管理創(chuàng)新和檔案管理數字化具備的含義
高校檔案管理的創(chuàng)新和檔案管理數字化是依據現代管理方案為依據，全面依據現代管理觀念和形式，結合優(yōu)質的管理形式和設施，突破以往的管理形式，促使高校檔案管理更具備創(chuàng)新觀念，引導高校管理走向科技、數字、系統化的管理形式。
高校檔案管理的現代化與以往的管理形式對比分析，有非常多的特點，例如占據的空間相對要小，減少了資源的流失和浪費，信息儲存的形式多變，同時數量也在不斷地增加，個性化的管理形式不斷的推廣，還加大了信息的傳播速度。在實際發(fā)展的過程中可以提升高校檔案資料的傳播速度，保障信息資料傳播的有效性，提升檔案管理工作的工作質量。高校檔案數量和時間也在不斷地改善。因此，現代化的管理形式是發(fā)展的必然方向。
二、高校檔案管理創(chuàng)新和數字化管理中存在的問題
在實際發(fā)展的過程中，想要到達創(chuàng)新，進行數字化管理并不是簡單的工作，需要實施工作的人員堅持實施。在目前的高校檔案管理中還存在一定的問題。
（一）檔案標磚缺少完善性。由于不同高校的發(fā)展時間和形式也不相同，促使檔案管理工作在實施的過程中也存在一定的差異性。依據高校來說，其時間的差異性，促使技術也存在一定的不同，從而導致檔案管理工作無法統一，設施應用的效率和時間等也存在不同，這些都影響著整體檔案管理工作實施的有效性和完善性。
（二）管理形式缺少創(chuàng)新性。高校的檔案管理發(fā)展形勢逐漸向數字化挺進，這是時展的需求，具備一定的連續(xù)性。從信息技術的發(fā)展初期到現階段，我國越來越關注檔案管理現代化發(fā)展，但是隨著科技技術和社會經濟的不斷提升，在實施高校檔案管理工作的過程中，大部分的高校沒有滿足時展的需求，缺少一定的創(chuàng)新觀念?？萍及l(fā)展的越來越快，促使檔案管理也需要具有創(chuàng)新觀念，從而滿足時代和人們的需求。
（三）數據庫構建缺少實用性。現階段，國家在投資高校管理經濟上，依據對檔案管理工作的投資非常的少，因為投資金額較少，但是大部分的高校實施工作也存在一定的限制，無法及時更新優(yōu)質的設備，促使大部分構成的檔案數據庫形式較小。大部分的高校檔案數據庫管理都缺少實用性，數據庫模式的減少，標準不完善，形式單一化，同時沒有規(guī)范的管理，以此無法滿足時代人們的需求，從而減少了高校檔案管理的有效性和完善性。
三、高校檔案管理創(chuàng)新和數字化檔案管理的方案
（一）完善檔案管理的系統，減少網絡影響。要想實施高校檔案管理數字化，最先要完善管理系統的軟件，從而奠定有效的基礎，以此高校需要提升軟件的開發(fā)工作，開發(fā)有效的高校檔案管理軟件。一個優(yōu)質的檔案管理數字化技術，需要具備以下幾個特點：第一，滿足各種形式的檔案需求。第二，可以保障檔案管理信息不受到網絡技術和平臺的約束。第三，應用技術簡單方便。在實施管理工作的過程中，依據上述三點實施創(chuàng)新，不但要提升軟件的有效性，還要滿足工作人員的需求。例如，可以構建優(yōu)質的專屬服務器，促使校外的人員可以進行搜查。并且定期更新數據庫信息，確保信息的有效性。
（二）構建數字化檔案管理，促使文書檔案自動化應用。構建數字化的檔案館是科技技術發(fā)展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標以及方向等。因此，在實際發(fā)展的過程中需要依據信息和網絡形式構建數字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進行數字化管理，有助于校內外的人員進行閱讀和下載。工作者可以依據掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統中。在最開始實施數字化檔案管理工作的時候較為復雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現階段的檔案工作都將實施數字化，需要工作者依據數字化技術和系統的要求將文書工作轉化為數字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進行自動化管理的重要基礎。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉換為數字化的形式，還要將整體的管理工作轉換為數字化的形式。這需要數字管理的構建融入管理，依據系統管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數字化管理工作的質量。
（三）提升數字班培訓，提升檔案工作者的信息管理能力。為了滿足新檔案管理工作的需求，需要制定有效的檔案數字班培訓工作，從而提升工作者數字化管理能力。工作者依據培訓班，可以學習新的知識，優(yōu)化自身具備的知識系統，并且掌控新的計算機管理能力，滿足檔案數字化管理的要求，提升整體工作的質量和效率。
結束語：綜上所述，計算機技術和網絡平臺的不斷發(fā)展，促使人們的生活和學習形式都發(fā)生了一定的改變，信息數字化已經是現階段社會發(fā)展的重要組成部分，更是創(chuàng)新的重要依據。高校檔案管理是檔案管理數字化管理中組成部分，結合了創(chuàng)新的理念，滿足了現階段時展的人們需求，同時也推動了檔案管理數字化理念的發(fā)展和應用。
參考文獻：
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[3]烏日娜.淺談高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數字化問題
創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。
一、檔案信息時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。
二、高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
三、數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。
四、高校檔案館網絡化建設中存在的問題
1、缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規(guī)劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2、標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
3、數據庫建設滯后
所謂檔案的數字化管理是通過網絡、計算機等手段，對有用的信息進行數字化處理。這種管理方式改變了傳統的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點，更利于信息的有效管理。隨著我國經濟社會的飛速發(fā)展，對檔案進行數字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢。作為一種新生事物，在工作人員素質較高的基礎之上，加上足夠的硬件設施及規(guī)章制度，檔案的數字化管理將成為社會各企業(yè)管理水平高度提高的體現。檔案的數字化管理在現實生活中可以使人們工作變得更加簡單、易操作，也更利于保管，使用得當的情況下會發(fā)揮不可估量的作用。當然，企業(yè)的各部門各層人員應當高度重視檔案數字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來較為樂觀的積極作用。
1 當前實行檔案數字化管理可能出現的問題
⑴沒有建立相關完善的管理制度
對檔案的管理是一個繁雜細致的工作，有關部門對文書檔案并不能進行相應的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關人員在進行檔案管理時不能各司其職，對于檔案信息的收集不夠準確，對于信息的管理不能進行嚴格分類，文書檔案出現種種問題，這就直接影響了對檔案進行數字化管理的進程。
⑵信息更新不準確
我國相關部門對檔案的管理缺乏系統規(guī)劃，相關人員對信息資料收集不上心、不及時，這些導致了對檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態(tài)。
⑶硬件設施未達要求
對檔案進行數字化管理對計算機等硬件有著嚴格要求，然而許多部門硬件設施不能做到與時俱進。相關的硬件設施及設備是實現檔案數字化管理的前提條件和基礎，沒有足夠的設備，一切都只是空談，實現檔案數字化管理也完全不可能。
⑷相關的管理人員專業(yè)素質不達標
在擁有足夠完善的設備設施下，如果沒有相關的專業(yè)人員來進行設備的管理，那這些設備也就只能是擺設，專業(yè)人員的技術是實現檔案數字化管理的軟實力。隨著社會不斷發(fā)展進步，對檔案進行數字化管理勢在必行，因而必須培養(yǎng)出相關的管理人員，提高他們的專業(yè)素質。但是當今許多部門嚴重缺乏對管理人員的素質培訓，是實現檔案數字化管理面臨的又一問題。
⑸領導等各層人員不重視檔案管理工作
領導及其他各層人員不能對檔案管理予以重視、不負責任，使得檔案管理工作長期處于一種無人管制的混亂狀態(tài)，增加了實現檔案數字化管理的難度。
2 對檔案進行數字化管理新思路
⑴領導決策階層積極輔助完善檔案數字化管理
相關部門領導要充分認識到實現檔案數字化管理的重要性，對于檔案數字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當前時展相適應的管理方法。首先應該根據自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎，軟硬件設施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規(guī)范、科學化方向發(fā)展。
⑵加強相關人員專業(yè)素質培訓
要想真正實現信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關專業(yè)技術人員。決策層應當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發(fā)和利用有經驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應的績效管理制度，任務分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進行相關的培訓，有條件的話可以邀請有關方面的專家來進行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關部門實現真正的檔案數字化管理貢獻自己的一份力。
⑶及時更新完善相關信息
中國文化源遠流長，經過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網絡的不斷發(fā)展，利用信息化技術實現信息的管理工作大勢所趨。以往傳統的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統的管理理念，對信息的更新不能做到既準確又及時，這就使得網絡化檔案管理工作趨于紊亂。因而應該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數據的習慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對相關信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關部門工作提供相關信息，只有信息足夠準確，才能真正實現檔案本身的作用。而且，在網絡不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關人員進行法律知識方面的培訓，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學化方向發(fā)展。建設檔案管理信息化平臺，大力倡導人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現網絡化管理建立了良好基礎。
⑸建立數字電子檔案
加強檔案數字化管理可以建立相關數字電子檔案。數字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關的管理標準，設立特定計算機技術人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設置密碼，以防資料信息被盜或丟失。
檔案數字化管理的為實現我國檔案管理的信息化和網絡化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路。互聯網盛行的當今社會，將以往的文書檔案管理模式轉化為數字化管理模式更能與現如今社會發(fā)展相適應，人們的工作質量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。因而對檔案進行數字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設施，合理利用相關技術人員，再加上領導的全力支持，實現檔案數字化管理將不再是夢，我國社會在當前潮流下也會朝著科學化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。
參考文獻
〔中圖分類號〕R197.3〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1002-2376（2016）03-0097-03
實驗室專業(yè)人員技術檔案是實驗室的技術性檔案資料的重要組成部分，專業(yè)人員技術檔案包含了實驗室人員的學歷、工作經歷、專業(yè)技能、所受培訓、工作業(yè)績、科研成果等各個方面，是實驗室人員整體情況的最直觀、最真實的綜合體現。人員技術檔案不僅反映了實驗室人員個人的技術能力，也是一個實驗室技術能力的體現。實驗室建立完善、有效的專業(yè)人員技術檔案，是對實驗室認可準則規(guī)定的遵守，在實驗室評審和認可機構對實驗室能力認可的過程中是不可或缺的證明材料。同時，完善且便于查詢的專業(yè)人員技術檔案可以提高質量工作的管理效率，對質量管理體系的持續(xù)有效運行也發(fā)揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業(yè)人員技術檔案，加強專業(yè)人員自身對專業(yè)人員技術檔案的認識，實驗室應從以下方面著手。
1完善的制度
專業(yè)技術人員檔案的管理不能僅僅依靠簡單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業(yè)的檔案管理技術，建立檔案管理的制度。專業(yè)技術人員的檔案管理應設立歸口部門，配有專職或兼職的人員負責，規(guī)定職責，建立人員技術檔案管理制度和相關的程序文件或作業(yè)指導書，做到職責明確，有章可循。實驗室的人員技術檔案管理的歸口部門一般為質量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關部門、質量部和人力資源部等，實驗室應在質量管理手冊中明確各部門的職責，并配套編寫相關的程序文件。特別是對專業(yè)人員技術檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規(guī)定。
2完善的內容
CNAS-CL01:2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》5.2.5條款：“實驗室應保留所有技術人員（包括簽約人員）的相關授權、能力、教育和專業(yè)資格、培訓、技能和經驗的記錄，并包含授權和/或能力確認的日期。這些信息應易于獲取?！备鶕募?，人員技術檔案至少包含專業(yè)人員的教育背景（如學歷、學位證明）、工作經歷（如職稱證明、證明專業(yè)技能和經驗的記錄或能力確認證明）、培訓、考核證明資料、授權和資格確認以及取得的證書、技術水平證明材料等內容。
2.1教育背景
CNAS的各領域應用說明對專業(yè)人員的教育背景提出了相應的要求，表1以醫(yī)療器械檢驗實驗室為例，列舉了醫(yī)療器械檢驗領域涉及的應用說明中對專業(yè)人員的教育背景及工作經驗要求。當然，實驗室人員在工作中進行了繼續(xù)教育，也應及時將繼續(xù)教育的學歷學位證書等證明材料歸入專業(yè)技術人員的檔案中。
2.2工作經歷資料
實驗室人員在進入實驗室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經歷與本實驗室現有工作相關時，實驗室在建立人員技術檔案時應收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業(yè)人員的相關工作時間，彌補教育背景的不足。在特殊崗位授權時，專業(yè)人員技術檔案可以起到關鍵的查詢作用。
2.3培訓證明資料
實驗室的專業(yè)技術人員在專業(yè)相關工作期間，為維持或增強技術能力，必須接受符合崗位要求的培訓，獲得相應的培訓證書或者上崗證書。以醫(yī)療器械檢驗領域實驗室為例，專業(yè)技術人員應取得的上崗證書，見表2。需要注意的是，很多培訓證書是有有效期的，需要對人員資質進行維持。另外有一些內部培訓，是沒有證書的，證明材料為單位的培訓記錄表。
2.4授權和資格確認
本部分包含了專業(yè)人員上崗授權和持續(xù)授權的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規(guī)定：“實驗室管理者應對特定人員進行授權，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測和校準人員、報告簽發(fā)人員、特定設備操作人員以及提出意見和解釋的人員等等。這些人員的授權文件也應保存在人員技術檔案中。由于實驗室人員工作經歷的增加，實驗室能力范圍不斷的擴充，專業(yè)技術人員的人才流通等因素，專業(yè)技術人員的授權能力也是每年都在變化中的，如何維護專業(yè)技術人員的授權與資格確認，是專業(yè)人員技術檔案管理的一大難點。很多實驗室采取建立專業(yè)技術人員的年度授權書的形式，雖符合CNAS對實驗室評審的要求，但并不利于個人技術檔案的查詢，因此電子表1醫(yī)療器械檢驗實驗室人員教育背景、工作經驗要求分析化的授權書即成為了必要的補充手段。
2.5科研成果
實驗室人員的科研成果如科研項目、標準編寫、文章發(fā)表等也是專業(yè)技術人員的能力表達方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業(yè)人員本身的意識和實驗室各個相關部門的配合。
3有效的實施
目前，專業(yè)人員技術檔案收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。實時收集指個人日常取得的有關專業(yè)技術證明和業(yè)績成果材料，如學歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓教育形成的材料等，及時收集。這需要技術檔案管理人員的細心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經過多年的摸索，很多實驗室都建立了自己的收集模式。以我實驗室為例，專業(yè)人員入職后，人力資源部即會將人員的教育背景資料、工作相關資料轉到質量部進行預建檔，待專業(yè)人員完成室內考核轉正后，正式建立該人員的技術檔案，并集中收集該人員自入職到轉正期間的培訓、能力授權等相關資料歸入專業(yè)技術人員檔案中。然后轉入實時收集的模式，隨時根據人員情況更新完善人員技術檔案。在建立和收集過程引入人員技術檔案的電子化管理，將技術檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統籌規(guī)劃專業(yè)人員的繼續(xù)教育、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，專業(yè)技術人員也可以實時掌握自身的技術檔案情況。專業(yè)技術人員離職后，人員技術檔案轉回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當然，每個實驗室的實際情況不一樣，只要保證可以收集到技術人員完整的技術相關證明資料的運轉模式都是可以被接收的。
4存在的問題
專業(yè)技術人員對技術檔案認識不足。專業(yè)人員技術檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨著專業(yè)技術人員的職稱晉升、績效成果、培訓教育、科研及、年度考核等個人工作能力及業(yè)務水平的整個過程，不斷產生的證明材料，在這些證明材料不斷補充的過程中，包含了該專業(yè)人員的多方面多層次的發(fā)展。長期以來，部分專業(yè)技術人員對技術檔案認識不足，檔案意識比較薄弱，將個人的技術材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個人查詢以及單位統籌職工能力發(fā)展帶來了困難。檔案管理人員專業(yè)知識薄弱。檔案管理的工作是一項專業(yè)性和技術性很強的工作，但很多單位專業(yè)技術人員檔案的管理人員為兼職，沒有經過檔案專業(yè)正規(guī)培訓，專業(yè)知識薄弱，檔案管理經驗不足，很難專心鉆研檔案管理的相關知識，簡單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評優(yōu)等需要才查查資料，認為只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規(guī)范的弊端。檔案的查詢。專業(yè)人員技術檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質檔案，但這個方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質檔案常常翻閱會增加破損、遺失率。
一、概述
隨著國家電網公司集團化、標準化和信息化的快速推進，各單位的辦公、財務、生產及工程項目等業(yè)務的信息管理系統已逐步建立和應用，其中形成的電子文件、電子歸檔的數量也迅速增長?，樼鹕诫娬竟こ添椖繛榘不帐 笆濉逼陂g重點能源項目，電站樞紐主要有上水庫、輸水系統、地下廠房、下水庫和地面開關站五部分組成。電站裝設四臺15萬千瓦的單級可逆式抽水蓄能機組，總裝機容量60萬千瓦。2002年12月2日正式開工，2007年9月25日四臺機組全部并網發(fā)電，2009年通過國家檔案局檔案驗收，2012年獲國家優(yōu)質工程銀質獎。該工程從2002年開工以來，業(yè)主就對檔案信息進行數字化，且信息量每年以“驚人”的速度遞增，目前實現了電子檔案查詢利用功能。
檔案信息資源是國家或企業(yè)寶貴財富和重要戰(zhàn)略資源，只有建立在安全的基礎上，才能使其價值得以真正實現，否則將會影響檔案信息作用的全面、有效的發(fā)揮。強化信息安全管理是檔案信息數字化順利進行的根本保證。下面，我從安全職責、管理措施、技術措施等方面，談談數字化檔案信息安全管理的體會。
二、建立職責明確的責任體系
加強內部管理，建立職責明確的責任體系，是確保檔案信息安全的一個重要方面。據統計，我國公安部門破獲的網絡入侵案件中，90%以上都可以通過加強管理來避免。據美國FBI調查，75%的公司報告財務損失是由計算機系統安全問題造成的，超過50%的安全來自于公司內部。信息安全管理應按照“誰主管誰負責，誰運營誰負責”原則，實行統一領導、分級管理。單位主要負責人是本單位信息安全第一責任人。信息安全實行專業(yè)化管理、歸口監(jiān)督。信息工作辦公室是信息安全的管理和保障部門，安全監(jiān)察部是信息安全監(jiān)督部門。各部門職責明確，分工到位，形成了完善的信息安全責任體系。
建立信息安全責任體系，強化員工責任意識和安全意識，可以提高制度的執(zhí)行力，確保檔案信息數字化的順利進行。在瑯琊山電站建設期，業(yè)主與監(jiān)理、施工、設計等參建單位組建了辦公自動化網絡，在合同條款中對監(jiān)理、施工、設計等參建單位在檔案資料收集、整理、檔案信息錄入、信息安全等方面進行了約束。同時在電站建設和生產不同時期，成立了檔案管理領導小組和信息安全領導小組，建立了由各參建單位和各部門人員參加的檔案工作網，全員簽訂了《安全生產責任書》、《信息安全承諾書》和《員工保密承諾書》，并定期開展網絡信息和保密教育培訓，形成了“保障檔案信息安全，人人有責”的氛圍。同時，檔案管理部門不斷地對檔案信息安全現狀進行認真地分析，把檔案信息安全作為檔案信息部門、檔案工作者各項考核的首要指標；對現有制度進行認真清理，完善數字檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的制度，并對制度的執(zhí)行情況加強督促和檢查，定期進行考核，確保各項制度能夠有效、正確執(zhí)行；對當前電子文件和電子檔案，制定電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度，加強電子文件的保管和檢修鑒定；在檔案信息提供利用中，認真執(zhí)行國家信息安全和信息保密等規(guī)定，嚴格把握檔案利用審查關，加強對檔案信息利用的監(jiān)督和管理工作。
三、采取嚴格有效的管理措施
數字檔案信息安全包括網絡系統、檔案信息系統、數據、環(huán)境及人員管理的安全。要保證數字檔案信息安全，必須采取嚴格有效的管理措施。一是要不斷建立和完善檔案信息安全管理制度，定期或不定期對信息安全管理制度進行檢查和審定，對存在不足或需要改進的安全管理制度及時進行修訂，只有這樣，才能做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究，才能更好地維護檔案信息安全。目前，我國已建立了《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《計算機網絡國際聯網管理暫行規(guī)定》等一系列信息安全方面的法規(guī)標準，這些法規(guī)為維護網絡安全提供了法律依據，有力地保障了信息安全工作的順利進行。二是要明確安全管理機構，設立系統管理員、網絡管理員、安全管理員等崗位，并明確各崗位職責。應加強信息安全管理人員之間、信息只能部門和業(yè)務部門之間的合作與溝通，共同協作處理信息安全問題。三是要加強人員安全管理，關鍵崗位應簽訂保密協議，及時終止離崗員工的所有訪問權限，嚴格外部人員訪問程序。四是在運維管理方面，要嚴格執(zhí)行信息機房管理有關規(guī)定，確保機房運行環(huán)境符合要求，嚴格機房出入管理。對終端計算機、系統和網絡等設備實行標準化作業(yè)。強化存儲介質存放、使用、維護和銷毀等各項措施。對檔案信息服務器系統，要詳細記錄日常操作、運行維護記錄和修改等內容，嚴禁任何未經授權的操作；要及時進行軟件升級更新，定期進行漏洞掃描，及時安裝補丁程序。要及時升級防病毒軟件和惡意代碼庫。五是要建立備份與恢復管理相關安全管理制度，嚴格控制數據備份和恢復過程，妥善保存?zhèn)浞萦涗?，?zhí)行定期恢復程序。六是建立與完善應急預案，加強培訓和演練，確保人力、設備、技術和財務等應急保障資源可用。七是要切實加強員工信息安全培訓，提高全員信息安全意識。
