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時間：2023-06-18 09:56:20
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[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）02-0077-01
中國網(wǎng)絡電視臺CNTV報道，人力資源和社會保障部最新統(tǒng)計顯示，2012年全國普通高校畢業(yè)生預計680萬人，創(chuàng)歷史新高。近年來全國高校畢業(yè)生每年大體在600萬人左右，并且呈逐年遞增態(tài)勢，高校畢業(yè)生就業(yè)工作成為各級政府教育行政部門和人力資源和社會保障部門的重要工作。在高校畢業(yè)生就業(yè)工作中，檔案管理工作存在的問題日益突出，切實做好高校畢業(yè)生檔案移交和管理工作，對于做好高校畢業(yè)生的就業(yè)工作至關重要，因此有必要認真研究高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，有針對性地找出解決高校畢業(yè)生檔案管理的對策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會保障部門和用人單位的重要任務。
二、畢業(yè)生《報到證》的歷史作用
在自主擇業(yè)就業(yè)制度下，高校畢業(yè)生檔案管理存在的主要問題是《報到證》制度已經(jīng)過時，根本不適應自主擇業(yè)就業(yè)制度的需要。
在統(tǒng)招統(tǒng)配制度下，高校畢業(yè)生《報到證》的作用：一是，《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證；二是，《報到證》是畢業(yè)生到用人單位報到的憑證，憑《報到證》報到以后，方可開始計算工齡；三是，《報到證》是用人單位接收畢業(yè)生的重要文字證明；四是，《報到證》是任何一個合法的人才中心、檔案管理機構接收畢業(yè)生檔案的證明；五是，《報到證》是用人單位給畢業(yè)生落戶、接管檔案的重要憑證和依據(jù)；六是，《報到證》證明持證的畢業(yè)生是納入國家統(tǒng)一招生計劃的學生；七是，《報到證》是畢業(yè)生的干部身份證明；八是，《報到證》的有限期和畢業(yè)生的報到期限：畢業(yè)生報到的期限原則上為一個月，畢業(yè)生領取《報到證》以后，應盡快到工作單位或人事局報到，沒有特殊原因或延期報到的，所造成的一切后果由畢業(yè)生本人承擔。如果沒有《報到證》，畢業(yè)生將會失去干部身份，成為社會勞動人員（工人編制）；而且人才中心無法接收畢業(yè)生的檔案。按照我國目前的人事管理規(guī)定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動和社會保障局管理工人（檔案一般放在職介所）。《報到證》目前仍在中國人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業(yè)生們應注意保管好自己的《報到證》，不要丟失?！秷蟮阶C》原則上不補辦，應屆畢業(yè)生如不慎遺失《報到證》，須及時向學校報告遺失過程，先由本人提出申請，再由畢業(yè)生所在院系負責人簽署意見后，由學校報請省畢業(yè)生就業(yè)指導中心核準后予以辦理新證。
三、關于畢業(yè)生《報到證》的建議
《報到證》制度是計劃經(jīng)濟體制下，大學生統(tǒng)招統(tǒng)配制度下的產(chǎn)物，在當時歷史條件下對于人才合理調配起到了一定的作用。隨著市場經(jīng)濟體系的逐步完善，用人制度真正實現(xiàn)了自主擇業(yè)雙向選擇，在當前市場經(jīng)濟體制下，沿用計劃經(jīng)濟時代的《報到證》制度，對于人才合理流動和高校畢業(yè)生就業(yè)絲毫促進作用也沒有，并且成為高校畢業(yè)生就業(yè)的一大障礙，建議立即予以廢除。
一是沒有法律依據(jù)。翻遍中國法律，找不到一條有關高校畢業(yè)生《報到證》的法律依據(jù)。
二是高校畢業(yè)生持有《報到證》無法報到。目前全國各個高校畢業(yè)生大體上在畢業(yè)前半年左右就開始為就業(yè)問題奔波，參加各種招聘會。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報名、考試、面試，過五關斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發(fā)那個所謂的《報到證》，對于用人單位而言，有沒有那個《報到證》根本無所謂，他們需要的是真才實學，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業(yè)生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報到證》，也無法報到，因為該用人單位沒有進城戶籍指標，畢業(yè)生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點
1、學生檔案的內(nèi)容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內(nèi)含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業(yè)自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達標登記表等。
2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節(jié)性或準季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。
3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內(nèi)，便于加強對學生在校時學籍、業(yè)績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統(tǒng)注入文字信息。
二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題
（一）畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。
（二）檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。
三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對策
（一）提高對畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認識
一是加強宣傳力度，提高畢業(yè)生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。
二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。
三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時保管。
（二）加強對畢業(yè)生檔案的科學規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。
二是要加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。
三是要實行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規(guī)范的管理。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
高等院校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業(yè)生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。在知識經(jīng)濟時代、我國市場經(jīng)濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業(yè),甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實意義。
一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對性的法律法規(guī)的約束
近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發(fā)了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關于高等學校全日制在校生規(guī)模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數(shù)已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業(yè)指導服務中心,再由學生處就業(yè)指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業(yè)生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經(jīng)費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強運行,其結果不言而喻。
2.學生檔案管理缺乏規(guī)范化
高校學生在校階段產(chǎn)生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現(xiàn)問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優(yōu)秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會出現(xiàn)排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時,發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業(yè)生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點“返祖還原”現(xiàn)象,從事過生源數(shù)據(jù)上報的同志都知道高中階段都已經(jīng)有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數(shù)據(jù)至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。
4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范
(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。
(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業(yè)時再寄出后面產(chǎn)生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學生檔案管理工作的對策與措施
1.加強相關法規(guī)建設,確保畢業(yè)生檔案管理、轉遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業(yè)生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發(fā),盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負責畢業(yè)生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。
2.及時收集、有效整理
畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學期間數(shù)年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據(jù)其系部、專業(yè)群體性特點,按照國家檔案法規(guī)的要求,收齊有關材料。以后一經(jīng)形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業(yè)資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優(yōu)獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)
筆者所在院校通過畢業(yè)生上網(wǎng)直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據(jù)不完全統(tǒng)計比沒有用系統(tǒng)相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對檔案重要性的認識。
國家競爭的本質在于人才的競爭，高校畢業(yè)生作為我國人才隊伍中重要的組成部分，對于推動國家的發(fā)展以及綜合國力的提升而言發(fā)揮著重要作用，在此過程中，高校畢業(yè)生人事檔案由于能夠對畢業(yè)生的專業(yè)、學歷、品德、才干等作出反應，因此可以作為實施人才競爭戰(zhàn)略工作中的重要依據(jù)。同時高校畢業(yè)生人事檔案本身就是我國檔案管理事業(yè)中不可或缺的內(nèi)容，因此，做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發(fā)展還是對于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展都發(fā)揮著重要作用。另外，高校畢業(yè)生人事檔案可以讓國家對高校畢業(yè)生的學習經(jīng)歷、就業(yè)方向以及工作發(fā)展做出了解，這對于我國調整人才戰(zhàn)略、教育計劃以及促進就業(yè)率的提升等可以發(fā)揮出參考作用。
（二）高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現(xiàn)在兩個方面：一是能夠讓企業(yè)更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現(xiàn)人盡其能。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業(yè)生的學歷、在校表現(xiàn)、實習經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質，這些內(nèi)容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據(jù)并提供參考作用；二是能夠讓企業(yè)更好的掌握員工信息與狀態(tài)，從而為企業(yè)人力資源管理工作提供依據(jù)。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業(yè)素質與綜合素質的基礎上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據(jù)。同時，根據(jù)高校畢業(yè)生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質來合理安排員工培訓，從而促進畢業(yè)生對自身工作的盡快融入以及職業(yè)能力的提升。
（三）高校畢業(yè)生人事檔案管理對畢業(yè)生自身的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生的各類信息，并且也能夠對畢業(yè)生綜合素質做出反映。一是在畢業(yè)生求職過程中，畢業(yè)生的人事檔案是社會企業(yè)事業(yè)單位人才招聘以及公務員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內(nèi)容，在此過程中，畢業(yè)生人事檔案發(fā)揮著依據(jù)作用；二是在畢業(yè)生參加工作后的職務晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發(fā)揮著憑證作用；三是高校畢業(yè)生人事檔案記錄著高校畢業(yè)生的職務、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業(yè)生對自身合法權益做出維護的重要憑證；四是畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生在學習以及工作中的各項考核數(shù)據(jù)，以此為依據(jù)，畢業(yè)生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質做出有針對性的提升，從而推動自身事業(yè)的發(fā)展。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理對策
（一）對高校畢業(yè)生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續(xù)管理工作得以有序發(fā)展的重要基礎，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業(yè)生自身，都應當樹立重視畢業(yè)生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領導對畢業(yè)生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業(yè)生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領導而言，不僅要在意識方面認識到高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的重要意義，同時要在行動上為高校畢業(yè)生人事檔案管理工作創(chuàng)造良好條件，并且要強化對畢業(yè)生人事檔案管理工作的領導與把控。從行為實踐方面來看，高校領導要通過舉辦展覽、講座等方式來提高檔案管理單位以及學生對人事檔案管理重要性的認識，同時有必要給予畢業(yè)生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設施的完善，從而確保檔案管理機構能夠從硬件、軟件兩個方面使畢業(yè)生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應當對高校畢業(yè)生人事檔案的價值作出認知，雖然在高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在偽造內(nèi)容或者內(nèi)容單一的問題，但是這并非普遍的現(xiàn)象，因此，用人單位應當將畢業(yè)生人事檔案當作是對畢業(yè)生作出的了解，對人才進行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業(yè)生自身能夠強化對人事檔案管理工作重要性的認識；作為高校畢業(yè)生，應當認識到畢業(yè)生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關，其內(nèi)容所具有的真實性、權威性以及有效性能夠為畢業(yè)生的工作以及自我提升發(fā)揮出重要作用，所以，高校畢業(yè)生應當對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業(yè)生人事檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案管理工作中的檔案構建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構建補充制度，從而推動畢業(yè)生人事檔案的充實，確保體現(xiàn)出畢業(yè)生的各類信息。在此方面，高校畢業(yè)生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態(tài)度，確保人事檔案信息的準確與及時收集，從而為高校人事檔案的良好利用構建基礎。所收集的檔案內(nèi)容要具有完整、全面的特點，并重視體現(xiàn)出畢業(yè)生的專業(yè)能力、政治素質以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業(yè)生需要對檔案收集范圍做出嚴格的規(guī)定，同時要對高校畢業(yè)生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構建追蹤收集制度的基礎上來確保人事檔案信息的及時收集與查漏補缺；其次，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業(yè)生人事檔案價值的實現(xiàn)需要建立在高校畢業(yè)生人事檔案得以有效利用的基礎之上。在此方面，高校要對畢業(yè)生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規(guī)定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應當禁止利用與借閱。在利用與借閱手續(xù)方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個人身份證明，并填寫審批表。高校畢業(yè)生人事檔案管理單位在對這些內(nèi)容做出核實的基礎上才能夠進行檔案借閱。在構建檔案借閱與利用審批制度的基礎上，高校畢業(yè)生人事檔案管理單位還應當制定有效的監(jiān)督機制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監(jiān)督來避免在檔案的借閱與利用中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，從而避免檔案的丟失。對于違規(guī)現(xiàn)象，應當明確規(guī)定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。
隨著科學信息技術的迅速發(fā)展，如何提高高等學校檔案管理水平，更好地適應新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務，也對畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學畢業(yè)生綜合素質的重要依據(jù)，也是大學生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設備的廣泛運用，對高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應現(xiàn)實檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”
高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學校都要求學生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過問自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務機構？學生從不關心。檔案里都應該放入哪些材料，自己手里應該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。
（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”
隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業(yè)生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門”的現(xiàn)象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰(zhàn)”。
（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實”
由于考錄的公務員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。
二、加強高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施
（一）科學完善檔案的內(nèi)容
高校要根據(jù)本校學生畢業(yè)時間，安排時間統(tǒng)一對畢業(yè)生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質材料、科學文化素質材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質材料等進行分類整理，達到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過程中的作用。依據(jù)學生檔案積累的內(nèi)容，將學籍、行為表現(xiàn)和身體素質等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。
（二）實施檔案電子化
目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學階段的紙質檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，運用Visual Basic構建的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計、查詢、預覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實現(xiàn)技術現(xiàn)代化，采用計算機等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。
（三）強化檔案管理的服務意識
高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務體系。通過不斷強化服務意識，拓寬信息資源的服務領域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創(chuàng)建起社會化服務體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設市場化服務體系，才能更好地實現(xiàn)檔案信息的應有價值。與此同時，還要加強檔案機構體系的合理設置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業(yè)素質的現(xiàn)代信息技術專業(yè)人才隊伍，管理好和應用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務質量和服務水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務社會、服務畢業(yè)生、服務用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經(jīng)濟建設中起到應有的作用。
三、總結
總而言之，人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務于畢業(yè)生的就業(yè)。
參考文獻：
中圖分類號：G715 文獻標識碼：A1 我校高職畢業(yè)生檔案的管屬部門及內(nèi)含
高職畢業(yè)生的檔案管理有的學校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學生工作管理系統(tǒng)，由學生處統(tǒng)一管理；而有些院校放在各個學院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負責、輔導員監(jiān)管，畢業(yè)生提取檔案需要攜帶畢業(yè)證、身份證、報到證等相關證件到系里領取。在特殊情況下，畢業(yè)生檔案暫時不能轉走，比如：處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者；欠學費者；處分未撤銷緩發(fā)畢業(yè)證者，成績不合格者。監(jiān)管學生檔案的輔導員老師在學生領取檔案時告知學生應該注意的事項有：第一，學生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學生個人不得自行拆封，應由就業(yè)單位檔案管理部門拆封等。
高職畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成教育部、學校、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案中所有需要完成的項目學生個人的干部身份檔案。我校高職畢業(yè)生檔案里面的內(nèi)容有：高中學籍表；高考電子檔案；學生黨團關系；每個學期學生綜合素質考核表；各種評優(yōu)登記表；實習成績考核表；畢業(yè)論文答辯開題報告；畢業(yè)論文答辯成績單；畢業(yè)生登記表；綜合成績單；學生誠信檔案；全國普通高校?？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書等材料。
2 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理意識不強，管理不規(guī)范
高職院校檔案管理和建設主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循下發(fā)的《干部人事檔案材料收集規(guī)定》，并沒有形成自己的檔案細則和規(guī)定。在執(zhí)行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現(xiàn)象，檔案不能避免有丟失情況，等發(fā)現(xiàn)后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導致人事檔案缺乏嚴肅性。
2.2 口袋檔案和棄檔現(xiàn)象逐年增多
口袋檔案是指畢業(yè)生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生一方面是因為畢業(yè)生急于就業(yè)，并沒有簽訂正式的勞動協(xié)議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業(yè)生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業(yè)生畢業(yè)以后長期將檔案放在學校，好像“永遠”沒有檔案一樣，增加了學校檔案管理者的工作復雜度。
2.3 檔案管理手段陳舊落后，設備不先進
由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數(shù)職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導員和學生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數(shù)高職院校仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，整檔材料繁瑣復雜，加上每個學期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發(fā)案宗的內(nèi)在信息，計算機現(xiàn)代化管理并沒有派上用場。
2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現(xiàn)象存在
有的畢業(yè)生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現(xiàn)，比如：教師評語、思想品德、畢業(yè)答辯成績等，在沒有聽清輔導員老師或者檔案管理員的要求和強調時，就已經(jīng)將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現(xiàn)和成績不算優(yōu)秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學在學期間表現(xiàn)不是太優(yōu)秀，個別學生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。
2.5 高職院校檔案管理者檔案轉交和查詢管理不規(guī)范
高職院校還沒有形成統(tǒng)一的標準，造成發(fā)放檔案的過程隨意性很大，很不規(guī)范。有些學生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達，有些學生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統(tǒng)一造成檔案發(fā)放的混亂，有時會出現(xiàn)“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。
3 高職院校畢業(yè)生檔案管理工作完善措施
（1）加強領導，保證畢業(yè)生的檔案質量。學校應該統(tǒng)一各個部門各個學院系部意見，綜合討論人才培養(yǎng)方案，制定全校統(tǒng)一的載入學生檔案材料的全部內(nèi)容，做好對外宣傳等工作。另外，各學院、系部、各專業(yè)、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內(nèi)容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業(yè)宣傳出去。規(guī)定學校專門派一名領導直接掛帥管理，各學院各系部各班級有專門的檔案管理人員。
（2）重視宣傳，強化學生的檔案意識。從教育入手，使學生重視個人檔案。使學生從入學教育就懂得檔案的重要性，跟學生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業(yè)生應樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉正定級等方面都有好處。
（3）提高檔案管理者的認識，加強檔案管理者的素質提升。從樹立責任心和端正工作態(tài)度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學校應經(jīng)常組織檔案管理校內(nèi)外的培訓交流，全面提高檔案管理者的素質，從技術手段上提高管理檔案的科學性。
（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學年進行學校檔案管理評比活動，及時表揚先進，對表現(xiàn)不足的環(huán)節(jié)提出建議，進行修改。每學期定期進行補充材料，歸檔材料入檔，畢業(yè)學期進行全面大檢查，進行查漏補缺等工作，保證畢業(yè)生檔案質量。
（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進行科學管理。在現(xiàn)階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們?nèi)绻J識到紙質檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務意識。
總之，高職院校畢業(yè)生檔案管理的好壞，直接影響到學校的聲譽和學生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領，做好管理的科學化、規(guī)范化，為學校服務，為畢業(yè)生和用人單位服務。
L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學生就業(yè)抗挫力培養(yǎng)路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214
參考文獻
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高職院校畢業(yè)生檔案管理工作也是高職院校畢業(yè)生就業(yè)工作的一個重要環(huán)節(jié)。一所學校畢業(yè)生檔案管理工作是否制度化、規(guī)范化，不但事關高職畢業(yè)生的切身利益，也衡量著學校畢業(yè)生就業(yè)工作的整體管理水平。
一、高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
1.缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關規(guī)章制度。健全的規(guī)章制度是衡量一所高職院校管理水平的重要標志，是學校規(guī)范化管理的基礎，也是開展工作的政策基礎。與學校其它工作相比，高職院校普遍缺乏畢業(yè)生檔案管理制度。以為例，全區(qū)37所高職院校中，目前僅有3所學校制定了畢業(yè)生檔案管理相關規(guī)章制度，其它學校在這方面基本處于空白。
2.畢業(yè)生檔案管理部門混亂。許多高職院校并沒有高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，多將其作為年度畢業(yè)生就業(yè)工作的掃尾工作去做。由于僅將畢業(yè)生檔案管理看作是畢業(yè)生就業(yè)工作的邊緣化工作，在畢業(yè)生檔案管理部門的設定方面存在諸多問題?，F(xiàn)在許多高職院校畢業(yè)生檔案管理部門多為就業(yè)工作部門和各系部兩級管理；也有的是由就業(yè)工作部門或由系部單獨管理；個別院校甚至沒有固定管理部門，由校領導臨時指定部門管理。由于政出多門，給畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理造成了障礙。
3.畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范。由于高職院校畢業(yè)生檔案管理部門非學校專職檔案管理部門，又多缺乏完整的畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度和專業(yè)檔案管理人員，致使許多高職院校的畢業(yè)生檔案整理不規(guī)范，突出問題在畢業(yè)生檔案資料歸檔方面。由于對檔案管理業(yè)務不熟，缺乏統(tǒng)一的標準，檔案管理人員在檔案材料歸檔方面業(yè)務不熟悉，導致畢業(yè)生檔案資料歸檔不完整。許多用人單位反映，同一院校的畢業(yè)生，其檔案資料標準不一，相差甚遠，給用人單位選用、任用畢業(yè)生造成了一定障礙。
4.畢業(yè)生檔案保管不規(guī)范。畢業(yè)生檔案保管是畢業(yè)生檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，卻也是高職院校畢業(yè)生檔案管理的一個弊端。由于學校每年都有未就業(yè)畢業(yè)生，也有一些用人單位不接收畢業(yè)生檔案的情況，致使一部分畢業(yè)生檔案留在了學校由學校保管。為解除未就業(yè)畢業(yè)生的后顧之憂，讓他們安心地繼續(xù)尋找工作，教育部規(guī)定，未就業(yè)畢業(yè)生檔案其學校應免費為其保管兩年。這是學校為畢業(yè)生做好后繼服務的重要舉措，但這項便生措施并未得到很好的落實。一些畢業(yè)生因多方面原因，沒有如期來校辦理自己檔案的轉遞事宜，由于一些高職院校畢業(yè)生檔案管理部門的多頭化，管理制度不健全，致使許多畢業(yè)生檔案成為“死檔”，失去了檔案應有的功能，甚至一些畢業(yè)生的檔案由于年頭較長，出現(xiàn)了檔案丟失的情況。
二、規(guī)范高職院校畢業(yè)生檔案管理的措施
1.制定畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。高職院校必須將畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度建設作為規(guī)范畢業(yè)生檔案管理的首要問題去抓。要適應新時期高校畢業(yè)生就業(yè)體制改革的需要，適時制定學校畢業(yè)生檔案管理相關制度，對諸如畢業(yè)生檔案管理職能部門、檔案資料歸檔、檔案移交接收、檔案轉遞、留校檔案管理等問題在規(guī)章制度中予以明確規(guī)定，用制度去規(guī)范學校畢業(yè)生檔案管理存在的問題，摒棄人為隨意的落后檔案管理模式。
2.加強畢業(yè)生檔案管理人員的培養(yǎng)。畢業(yè)生檔案管理工作是一項認真細致的工作，不但要求檔案管理人員具備一定檔案管理知識和工作經(jīng)驗，還必須熟悉高校畢業(yè)生就業(yè)工作流程且認真負責，細致耐心。由于目前多數(shù)高職院校都沒有設置檔案館，專職檔案管理人員相對較少，如果將畢業(yè)生檔案工作整體移交檔案部門管理，也存在諸多問題?；谶@種情況，高職院校應立足現(xiàn)實，以學生管理人員及畢業(yè)生就業(yè)指導人員為根基，通過校內(nèi)外多種途徑，加強他們的檔案知識及業(yè)務培訓，使他們能夠掌握一定的檔案管理知識，成為合格的畢業(yè)生檔案管理人員。
3.積極探索畢業(yè)生檔案管理的新模式。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的確立，我國高校畢業(yè)生就業(yè)體制發(fā)生了根本性的變革，畢業(yè)生就業(yè)渠道呈現(xiàn)出多元化模式，這給高職院校畢業(yè)生檔案管理造成了新的問題，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已無法適應現(xiàn)行的畢業(yè)生就業(yè)體制，亟待創(chuàng)新。
中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A
文章編號：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南財經(jīng)高等?？茖W校講師；湖南，長沙，410079
學籍檔案，對于即將走向社會的畢業(yè)生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學生成長經(jīng)歷，思想品德、學習成績、個人特長及身理心理健康狀態(tài)等信息。是反映學生綜合素質的重要依據(jù)。準確齊全、完整規(guī)范的學籍檔案，既是大學生在校學習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學生畢業(yè)時用人單位招聘人才提供重要依據(jù)，而且在畢業(yè)生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發(fā)揮重要憑證作用。所以規(guī)范高校學籍檔案、建全管理制度是前提。
一、學籍檔案的特點
學籍檔案作為教學檔案管理工作的重要組成部分，是學校對學生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區(qū)別。
(一)、學籍檔案形成的周期性
學生在校的活動形成了學生檔案，學生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規(guī)定跨年度的文件，除年度計劃、總結等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內(nèi)文件形成時間不受年度約束；教學檔案整理則要求，以一個學年度為單位進行歸檔。而學生學籍檔案作為教學檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業(yè)生的學籍形成周期是從學生入校起至畢業(yè)為止四年的連續(xù)記錄，因此學籍檔案形成是有它自身的周期性。
(二)、學籍檔案內(nèi)容的廣泛性
學籍檔案的內(nèi)容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學生的個人情況，而且反映了院(系)常規(guī)教學和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內(nèi)容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內(nèi)容不允許組在一個案卷中，而學籍檔案的內(nèi)容包括學生在校四年各門課程的學業(yè)成績、獎懲情況、學籍變動情況、畢業(yè)資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。
(三)、學籍檔案電子文件與紙質文件的共存性
院(系)學籍檔案的管理通常采取紙質檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調閱所需的內(nèi)容，大大提高了學籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。
二、目前高校學籍檔案管理的狀況
學籍檔案作為學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應當前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)、原始學籍檔案的信息數(shù)據(jù)不完整，整理不規(guī)范。
學生畢業(yè)前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄、少目現(xiàn)象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學生的檔案混亂；給畢業(yè)生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數(shù)量太多，有的沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。
(二)、檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實反映學生綜合素質。
集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調一致，缺泛個性特點。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力，組織創(chuàng)新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
(三)、檔案使用效率低，轉遞較為混亂。
一方面雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象
(三)利用現(xiàn)代化技術進行開發(fā)利用的程度很有限。主要表現(xiàn)在國家實施電子注冊制度之前相關的學籍檔案管理，屬非公開上網(wǎng)范圍，但實際操作起來有諸多的困難：
其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統(tǒng)一標準，涉及學籍檔案管理材料的管理潛在著不規(guī)范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經(jīng)手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復，表格規(guī)格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。
其二，紙質與磁性介質材料的收集脫節(jié)。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校學生成績進行計算機著錄，待學生畢業(yè)后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進程。
三、網(wǎng)絡招生對學籍檔案的影響
目前高校遠程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生的紙質檔案的管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面：
一是考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。
二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內(nèi)容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。
三是被錄取考生紙質檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網(wǎng)上招生后，紙質檔案寄發(fā)變成多途徑，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生學籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。
四、規(guī)范學籍檔案管理的對策與措施
高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規(guī)模的擴大、專業(yè)設置和學生人數(shù)的增加，原來的學籍管理體系已不能適應高校發(fā)展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規(guī)范的學生學籍信息資料管理系統(tǒng)，以便快捷地錄入、統(tǒng)計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同校區(qū)、系部的分級管理達到資源共享，協(xié)同管理，實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學化。筆者認為學籍檔案的管理機制應根據(jù)高教改革的發(fā)展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對學籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規(guī)范：
(一)、加強對學籍檔案的基本管理。
1、增強檔案意識，健全規(guī)章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學籍檔案工作的重要保證?？刹扇【幹啤稒n案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。
2、抓好各個環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統(tǒng)一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。
3、采取計算機檢索，提高利用率。學校檔案室應購置專業(yè)的檔案管理軟件將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構想：
(1)網(wǎng)絡版學籍管理系統(tǒng)的構想。根據(jù)當前高校學籍檔案信息管理的發(fā)展趨勢，以及本?？缧^(qū)延伸管理和二級學院分級管理的實際情況，可建立網(wǎng)絡版學籍管理系統(tǒng)的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統(tǒng)從學生入學、在校期間到畢業(yè)發(fā)證等全過程實現(xiàn)“一條龍”學籍檔案信息化管理。
(2)學籍信息管理模塊的構想。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數(shù)據(jù)，而且可以從招生庫等其他數(shù)據(jù)庫導入相關學生資料，按不同校區(qū)、系所、專業(yè)、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數(shù)據(jù)庫?？梢愿鶕?jù)不同條件快捷地查詢各年級、各專業(yè)的學生情況，并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統(tǒng)”的相關數(shù)據(jù)進行導入、導出處理。
(3)成績管理模塊的構想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網(wǎng)絡版的成績庫，庫里有學號、姓名、分院、系所、培養(yǎng)層次、班級、專業(yè)等字段，可供查詢學業(yè)成績用。在滿足不同的條件下，可以統(tǒng)計不同年級、不同專業(yè)的學業(yè)成績、年級排名，各種數(shù)據(jù)報表的統(tǒng)計、制作、打印等。
(4)成績報送。各科考試完畢，相關教研室登陸校園網(wǎng)上的“學生綜合信息管理系統(tǒng)”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數(shù)圖及成績冊，同時將考試成績從網(wǎng)上“提交”給學籍管理科，學籍管理科審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關人員即時可在校園網(wǎng)各終端機上查閱學生的考試成績。
(5)學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區(qū)，二級學院、教研室及相關人員可以根據(jù)操作權限在校園網(wǎng)上查詢在校學生人數(shù)、學生的個人資料和各科成績；學生可以通過校園網(wǎng)查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業(yè)成績；學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來；二級學院、政治輔導員可在校園網(wǎng)上查閱學生的補考、重修人數(shù)、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。學籍信息管理系統(tǒng)的應用，可以避免數(shù)據(jù)錄入過程的人為誤差，減少重復勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)教學管理規(guī)范化、信息化和科學化。
(二)加強網(wǎng)上招生檔案的管理。
1、制定相關規(guī)定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由招生辦歸中管理。
2、保證考生檔案填寫內(nèi)容的真實性與檔案內(nèi)容的完整性?？忌堎|檔案歸檔項目要統(tǒng)一規(guī)范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表、考試成績登記表、學生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其中工作期間的檔案材料。
3、各招辦應承擔學生紙質檔案寄發(fā)職責，確?？忌鷻n案的安全性與及時性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。
4、各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確?？忌堎|檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。
檔案管理工作是一項管理性、服務性工作，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟與科技發(fā)展、精神文明及和諧社會建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業(yè)生就業(yè)“取消統(tǒng)一分配、實行雙向選擇”的大背景下，高校學生畢業(yè)后去向越來越復雜，相應的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求。現(xiàn)筆者就新時期高職院校畢業(yè)生的檔案管理淺談如下：
一、新時期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè)服務的工作。高職院校畢業(yè)生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌和學生切身利益的一項重要工作。
（一）檔案是社會發(fā)展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時期，走上了依法管理的軌道，各級檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強，檔案在為社會各方面服務中發(fā)揮了重要作用。
（二）檔案是高職院校學生工作查考的依據(jù)
檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，是在社會實踐活動中直接形成的、客觀地紀錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學生檔案是學生在校期間學習成績、德智體發(fā)展和受嘉獎或處罰情況等歷史記錄，它可以為學生就業(yè)、升學、參軍及政府機關、企事業(yè)單位聘用人才提供備查的依據(jù)。
二、新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點及存在的問題
（一）新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點
1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的相關規(guī)定，學生畢業(yè)離校后因各方面原因檔案暫時沒帶走，可由學校負責管理兩年，期滿之前學生必須將檔案轉到工作單位或各城市人才中心進行有償管理，否則后果自負。
2. 畢業(yè)生檔案管理專業(yè)化程度低。大部分高職院校沒有專業(yè)的部門和人員管理，均由學生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識不強；絕大多數(shù)管理員沒有進行過專業(yè)培訓，業(yè)務能力差。
3. 學生檔案管理多樣化。自從國家實施大專院校學生畢業(yè)自謀出路政策后，畢業(yè)生檔案管理呈現(xiàn)出多樣化、復雜化。一是畢業(yè)生考上公務員或到事業(yè)單位工作檔案隨即調走的；二是參加專升本考試進入本科院校轉走的；三是畢業(yè)后直接轉到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的；四是在學校所在城市或其他城市企業(yè)工作暫時將檔案放在學校，兩年后轉到工作單位或企業(yè)所在相應城市的人才中心托管的；五是即不轉亦不帶、在學校寄存滿兩年后也不來拿走的。
（二）新時期高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
一是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業(yè)學校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設施不足的情況下不斷擴大招生規(guī)模，由于人員不足或沒有專業(yè)的部門和人員負責，以致造成畢業(yè)生檔案工作被忽視，管理混亂，發(fā)生檔案袋沒封口、學習成績由學生自己到教務處打印裝袋、部門協(xié)調欠缺學生的部分資料沒有裝袋進檔等問題。
二是學生檔案材料質量差。隨著社會的進步，科學技術的發(fā)達，現(xiàn)代化辦公設備已逐漸替代了傳統(tǒng)的辦公用具。電腦、電傳、復印機等已經(jīng)運用到社會的各個領域，它的普及使我們的社會有了一個新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質量，與此同時也出現(xiàn)了一個不容忽視的問題：那就是由這些現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的文字材料耐久性差、易褪變。而學生檔案大多為電腦打印輸出、復印機復印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質期短。
三、規(guī)范高職院校畢業(yè)學生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。
（一）領導重視，加強檔案管理
學校要把畢業(yè)生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領導分管，成立專業(yè)部門，明確專人具體負責，切實把高職院校畢業(yè)生的檔案管理從以往的學生工作處或系部代管中脫離出來，實現(xiàn)檔案規(guī)范化、專業(yè)化、科學化。
（二）增大投入，加強檔案館庫建設
檔案館庫是檔案工作最基礎的保障，是實現(xiàn)檔案服務功能的必要前提。檔案館庫的地點、大小、結構、設施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務功能能否充分發(fā)揮。本著“功能運行20年不落后”的基本原則，館庫要按學校應屆畢業(yè)生數(shù)量最大規(guī)模進行建設，設備設施要按學生比例的120%進行配套。
（三）學習培訓，加強檔案隊伍建設
檔案工作要適應新形勢的發(fā)展需要，必須加強檔案人員隊伍建設。要加強培訓學習，學習科學發(fā)展觀和學生管理工作知識，學習檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學以致用，理論指導實踐，切實把高職院校畢業(yè)生檔案管理各項工作落到實處，避免出現(xiàn)學生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發(fā)生。
（四）規(guī)范管理，加快檔案信息化建設
檔案部門要加強檔案信息化基礎設施建設，按照學生所在系部、專業(yè)進行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動畢業(yè)生檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設，建立健全學生檔案流動情況登記制度，做到隨時可查、隨要隨調。對畢業(yè)后檔案暫寄存在學校的學生，要明確專人對學生的畢業(yè)動向實施跟蹤管理，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉移檔案，從而實現(xiàn)檔案信息化管理整體推進。
（五）嚴把質量，實現(xiàn)檔案標準化
為較好地解決現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學生檔案的安全，利于畢業(yè)學生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)和再深造，更好地服務于社會、服務于經(jīng)濟。因此，學校在學生入學時即時對學生檔案所用紙張等材料作質量要求，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家標準，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。
總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。搞好高職院校畢業(yè)學生檔案管理，是保障學生自身利益的具體表現(xiàn)，是政府機關、企事業(yè)單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步、經(jīng)濟發(fā)展提供更有效的檔案服務。
人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學生檔案是真實記錄了大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關人事管理制度進行規(guī)范化轉遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準確轉遞到相關接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學報到時間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉遞和查詢工作，是我國人才強國戰(zhàn)略的物質基礎和重要保障，具有十分重要的作用。
二、高校畢業(yè)生檔案轉遞工作存在的主要問題
（一）高校管理人員對畢業(yè)生檔案轉遞工作不夠重視
目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學生的教學管理上，而對于大學生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業(yè)生檔案轉遞工作更加不重視。與此同時，高校學生檔案管理工作人員本身對畢業(yè)生檔案轉遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔工作，認為只要在學生畢業(yè)之后將其檔案轉遞出去就和自己沒有任何關系了。
（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯誤
在高校畢業(yè)生檔案轉遞工作中，大部分學校都會嚴格按照國家相關規(guī)定進行學生檔案轉遞。由于許多高?；鶎訂挝徊]有專人負責學生檔案管理工作，一般都是由輔導員和部分學生負責畢業(yè)生檔案轉遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時間倉促，從而使得許多學生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯放、錯寄的現(xiàn)象。同時，許多學校違反相關管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進而影響了檔案材料的保密性、嚴肅性和真實性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學校的檔案轉遞單位和地址不蜃既罰使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。
（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便
由于高校畢業(yè)生檔案轉遞工作都是集中在一個時間段轉寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業(yè)生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。
（四）高校畢業(yè)生檔案轉遞與查詢管理手段相對落后
目前，許多高校在進行畢業(yè)生檔案轉遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業(yè)時間較久的同學回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應該說，計算機等先進技術在畢業(yè)生檔案轉遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。
三、新形勢下完善高校畢業(yè)生檔案轉遞工作的優(yōu)化策略
（一）不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度
為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認識到檔案的重要性，學校應該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學校應該通過講座、班會、印發(fā)手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業(yè)生進行強化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認識檔案對于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉遞等檔案常識，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學校開展畢業(yè)生檔案轉遞工作。與此同時，政府主管部門也應重視普及全民檔案意識，對畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業(yè)生檔案轉遞工作的順利開展。
（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設
近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關的部門陸續(xù)制定了《高等學校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對于高校畢業(yè)生檔案轉遞問題并沒有相應的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個相關部門仍然按照自己的習慣做法開展畢業(yè)生檔案轉遞工作。為此，相關部門應在《高等學校檔案管理法》的指導下，從實際情況出發(fā)，盡快出臺專門的法律法規(guī)，或者對現(xiàn)行法律法規(guī)進行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉遞工作有法可依、有章可循。
（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度
針對當前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應從學生檔案的特點出發(fā)，進一步和各地市人事部門和人才交流中心進行合作，對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進行查找，并提出相對應的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進一步明確高校檔案管理人員的工作職責，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準確性。
（四）對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓
作為高校畢業(yè)生檔案轉遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務能力對于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負責高校畢業(yè)生檔案轉遞工作主要由學校檔案工作人員以及學生輔導員來負責完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負責完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓，在加強他們的責任心的同時提高其檔案管理業(yè)務能力。
（五）加強高校和人事機構間交流與溝通
因為高校畢業(yè)生檔案最終會轉遞給社會人事機構進行人事管理，因此應該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機構之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉遞形式以及交接流程等方面進一步達成共識，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時，進而有力保障轉遞工作的順利開展。
（六）建立畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢系統(tǒng)
伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學校公共服務體系重要組成部分的學生檔案服務管理部門，必須緊跟時展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設進程，建立高校畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對接轉換，提高畢業(yè)生檔案轉遞工作的準確性和及時性。在學校檔案管理部門或者學校就業(yè)網(wǎng)站設置畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢窗口，每一個畢業(yè)生可以在任何時間和地點隨時登陸網(wǎng)站進行實時查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。
（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉遞查詢反饋機制
首先，高校應及時催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學生檔案材料之后及時將檔案接收回執(zhí)寄回學校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執(zhí)應進行及時進行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應想辦法督促其盡快辦理。同時，學校還應對于那些被退回的畢業(yè)生檔案進行及時歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進行網(wǎng)絡查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時應及時和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報到之后，應主動查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個月之后仍然沒有寄到的話就應及時和學校進行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。
綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案傳遞工作是保障畢業(yè)生合法權益的大事，同時也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢下高校畢業(yè)生檔案相關管理部門應不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓、加強高校和人事機構間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉遞查詢反饋機制，切實把高校畢業(yè)生檔案轉遞及查詢服務工作做好。
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注：本文系浙江傳媒學院校級立項課題“論如何利用高校檔案資源建立畢業(yè)生就業(yè)檔案”（項目編號：11JY004）的研究成果。
近年來，隨著高校的擴招，畢業(yè)生日益增多，高校畢業(yè)生就業(yè)問題成為社會關注的焦點。如何增強大學生就業(yè)能力，提高高校大學生就業(yè)率，建立系統(tǒng)完善的高校大學生就業(yè)檔案，準確反映高校大學生就業(yè)動態(tài)，就成為時下高校應當關注的重點。高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校檔案資源庫中的一部分，建立完善的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案需要充分利用現(xiàn)有的高校檔案資源，充分發(fā)揮其在建立系統(tǒng)完善的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案中的作用。
一、目前高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的現(xiàn)狀
目前，高校中就業(yè)檔案并不完善，存在諸多問題，主要有以下幾方面：
1.高校就業(yè)檔案管理工作管理人員專業(yè)化水平不高，主要體現(xiàn)在就業(yè)檔案意識薄弱、業(yè)務水平不高等方面
高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，包括諸多環(huán)節(jié)。但目前高校中，大多沒有專業(yè)人員管理畢業(yè)生就業(yè)檔案，就業(yè)檔案的管理基本由學生工作辦公室的輔導員。在畢業(yè)生就業(yè)方面，輔導員往往只關注就業(yè)率，缺乏建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的意識，認為畢業(yè)生已走上工作崗位，建立就業(yè)檔案的意義不大。另外，輔導員本身還兼有其他方面的工作，由于時間和精力有限，所以很難做到建立系統(tǒng)完善的畢業(yè)生就業(yè)檔案。在有些高校中，即便有專門人才管理畢業(yè)生就業(yè)檔案，但這些人員大多是中途轉行，沒有經(jīng)過專門培訓，對畢業(yè)生就業(yè)檔案缺乏深刻認識，甚至將畢業(yè)生就業(yè)檔案僅僅理解為收集和保存，沒有充分認識到畢業(yè)生就業(yè)檔案的價值。
2.高校就業(yè)檔案管理制度建設不完善，利用率不高
目前，許多高校把教書育人和提高教學質量作為一切工作的中心，忽視了畢業(yè)生就業(yè)檔案的管理。國家雖然出臺了《檔案法》等相關法律措施，但每個高校都有自身的情況，很難做到具體問題具體分析。高校中沒有系統(tǒng)的制度規(guī)定和指導建立畢業(yè)生就業(yè)檔案。多數(shù)高校的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理工作沒有有效的程序、規(guī)章制度和政策措施，使得畢業(yè)生檔案工作出現(xiàn)了許多問題。在目前大多數(shù)高校中，畢業(yè)生就業(yè)檔案分散于高校的各個二級學院乃至學生手中，尚無部門進行統(tǒng)一管理，這導致畢業(yè)生就業(yè)檔案的利用難度加大，利用率不高。
3.高校畢業(yè)生就業(yè)檔案缺乏系統(tǒng)性，畢業(yè)生檔案工作投入不足
目前，在大多數(shù)高校中，沒有一套完整統(tǒng)一的檔案管理應用系統(tǒng)，畢業(yè)生就業(yè)檔案的管理尚局限在傳統(tǒng)的、手工操作的實體管理模式。畢業(yè)生檔案管理人員只是簡單地將畢業(yè)生就業(yè)檔案裝袋歸檔，這給畢業(yè)生就業(yè)檔案的綜合開發(fā)利用帶來很大困難，限制了畢業(yè)生就業(yè)檔案整體水平的提高。另外，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案工作經(jīng)費等投入不足，導致了畢業(yè)生就業(yè)檔案管理體系陳舊、管理模式僵化，極大阻礙了和制約了畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化過程。
二、建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的原則
隨著高校畢業(yè)生的增多及畢業(yè)生就業(yè)難度的不斷加大，越來越多的高校意識到建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立應遵循客觀公正、擇優(yōu)性與特征性相結合及民主參與性的原則。
1.客觀公正原則
高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校記錄畢業(yè)生去向的重要材料，是高校檔案資源的重要組成部分，對高校的未來發(fā)展有著重要作用。目前，許多高校中畢業(yè)生就業(yè)檔案虛假化現(xiàn)象嚴重，主要表現(xiàn)在兩方面：高校為了提高就業(yè)率，故意編造畢業(yè)生就業(yè)檔案；有部分畢業(yè)生為了提高自身競爭力，凸顯就業(yè)優(yōu)勢，在檔案中填寫部分虛假信息，以次充好，這種情況嚴重阻礙了高校畢業(yè)生檔案建立。為此，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立應客觀公正，高校應從長遠角度著眼，全面理解畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，做到畢業(yè)生就業(yè)檔案的客觀真實，對畢業(yè)生的學習概況、在校綜合表現(xiàn)等做出全面評價，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教訓，克服缺點，為以后的就業(yè)工作提供可靠依據(jù)。另外，高校應加強對畢業(yè)生的教育及對檔案的監(jiān)管力度，做到畢業(yè)生就業(yè)檔案的準確可靠。
2.擇優(yōu)性與特征性相結合的原則
高校畢業(yè)生就業(yè)檔案對畢業(yè)生和高校的發(fā)展具有重要作用，在整理畢業(yè)生就業(yè)檔案過程中除了堅持客觀公正原則外，還要堅持擇優(yōu)性和特征性相結合的原則。畢業(yè)生就業(yè)檔案是對畢業(yè)生的鑒定和評價，是用人單位選拔人才的重要依據(jù)。一份好的畢業(yè)生就業(yè)檔案可促進大學生就業(yè)。所以，在建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的過程中，要始終貫徹擇優(yōu)性和特征性相結合的原則，除了記錄畢業(yè)生的姓名、性別、專業(yè)、畢業(yè)去向等基本信息外，還要全面準確地體現(xiàn)出畢業(yè)生的特長、能力差異等個性特征，準確反映出畢業(yè)生平時學業(yè)水平，在為用人單位提供依據(jù)的同時，進一步提升畢業(yè)生就業(yè)能力。
3.民主參與原則
高校畢業(yè)生是就業(yè)檔案的對象和主體，建立完整全面的畢業(yè)生就業(yè)檔案離不開畢業(yè)生本身的參與。在有些高校中，畢業(yè)生就業(yè)檔案完全是學校就業(yè)部門一方操作，忽視了畢業(yè)生在建立就業(yè)檔案中的作用，這種現(xiàn)象不利于提高高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。因此，要充分發(fā)揮畢業(yè)生本身的作用，使其參與就業(yè)檔案的建檔工作，參與對自己及同伴畢業(yè)生的評價，在看到自身成績的同時，也要通過和他人的比較發(fā)現(xiàn)自身的不足，學別人之長補自己之短，以便相互學習共同進步。這種民主參與的方式不但能真實反映畢業(yè)生的全貌，同時還能消除畢業(yè)生對檔案內(nèi)容的疑慮，充分體現(xiàn)了畢業(yè)生就業(yè)檔案的真實性和教育意義，提高了就業(yè)檔案在高校中的作用。
三、建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的措施
高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，不僅需要硬件方面的條件，更需要高校在就業(yè)檔案管理隊伍、管理制度等方面的努力和提高。
1.建立專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊伍
專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊伍是高校檔案工作發(fā)展的基礎。首先，提高畢業(yè)生就業(yè)檔案工作人員的思想素質。就業(yè)檔案管理人員要更新觀念，充分認識到畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，不斷增強事業(yè)心和責任感，認真對待檔案工作。其次，切實增強畢業(yè)生檔案管理人員的業(yè)務素質。提高就業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德，加強操作規(guī)范的培訓，熟練掌握高校的相關就業(yè)檔案管理制度，明確就業(yè)檔案管理的要求。有計劃、分階段地對就業(yè)檔案管理人員進行業(yè)務培訓，加強其技能，不斷加強檔案隊伍管理隊伍的業(yè)務素質，增強檔案管理工作的科學性。
2.制定規(guī)范科學的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度
制度是工作順利開展的保證，良好的管理制度可以提高工作效率，達到理想的工作效果。在建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的過程中，要制定規(guī)范科學的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度。高校檔案部門要遵照國家《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等規(guī)定，制定一套切實可行、體現(xiàn)檔案工作專業(yè)性和科學性，符合實際的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度。在制定相關制度時要分工明確，杜絕籠統(tǒng)，責任不明情況的出現(xiàn)，要制定如畢業(yè)生就業(yè)檔案歸檔制度、數(shù)字檔案備份制度、文件保密制度等相關制度，明確畢業(yè)生材料的歸檔范圍和操作流程，在歸檔要求上，要對各項內(nèi)容記載清楚，最后要按規(guī)定權限簽字蓋章。做到制度保障畢業(yè)生就業(yè)檔案的合理運行，提升畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。
3.通過多種手段，實現(xiàn)高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化
高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化是時展的要求，更是高效檔案工作的要求。高效畢業(yè)生就業(yè)檔案要從傳統(tǒng)紙質材料向網(wǎng)絡辦公轉化，充分利用網(wǎng)絡資源建立完整、快捷和便利的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案。
高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化不是要放棄傳統(tǒng)紙質版材料，而是將紙質版材料信息化和數(shù)字化，提高利用率。為達到這一目標，高校滿足硬件設施和軟件設施的要求。首先，要購置現(xiàn)代化的電腦設備、文字轉化器等，利用現(xiàn)代化的技術手段對畢業(yè)生就業(yè)檔案進行加工、處理，然后通過多媒體技術、網(wǎng)絡技術、人工智能技術等，快速便捷存儲到網(wǎng)絡中。其次，要通過多種途徑，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案資源的內(nèi)部共享，可在檔案館內(nèi)開設多臺電腦，畢業(yè)生可憑借自身用戶名和密碼實現(xiàn)具體操作。此外，也可通過網(wǎng)絡在線等服務方式，為需求者提供相關電子資源信息，充分發(fā)揮畢業(yè)生就業(yè)檔案的優(yōu)勢，提高其利用率，提升高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。
在實現(xiàn)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案信息化和數(shù)字化的過程中，要特別注意網(wǎng)絡信息安全問題。在開發(fā)利用網(wǎng)絡資源的同時，要加強對畢業(yè)生就業(yè)檔案電子檔案存儲等方面的保護，要及時更新相關硬件設施，定期進行備份，注意更新網(wǎng)絡防火墻等，確保畢業(yè)生電子檔案的安全。
高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，完整的畢業(yè)生就業(yè)檔案將極大提升高校檔案管理水平，促進大學生就業(yè)。在未來的發(fā)展中，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案就會有更大地發(fā)展。
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