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中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）13-0195-03
高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄材料，同時(shí)，還是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發(fā)展的今天，給高校學(xué)籍檔案工作也帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力，目前高校學(xué)籍檔案管理工作已進(jìn)入高速發(fā)展時(shí)期，其管理成效直接標(biāo)志著一個(gè)學(xué)校的日常教學(xué)管理水平。
一、高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.學(xué)籍、學(xué)歷管理體制改革的挑戰(zhàn)
學(xué)歷電子注冊(cè)：由于社會(huì)上假文憑泛濫，不法分子偽造學(xué)歷證書行為嚴(yán)重，為維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性和高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益。2000年，教育部開始建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，并開始進(jìn)行試點(diǎn)工作。2001年，教育部正式頒發(fā)了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)暫行規(guī)定》，從2001年9月起全國即實(shí)行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度。2010年4月，教育部在《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時(shí)電子注冊(cè)的通知》中實(shí)施高等教育學(xué)歷證書在線即時(shí)電子注冊(cè)。至此，高等學(xué)校在對(duì)畢業(yè)生學(xué)歷資格審核后，通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)上傳本校畢業(yè)生學(xué)歷數(shù)據(jù)注冊(cè)，即傳即審即上網(wǎng)，并形成學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)。
新生學(xué)籍電子注冊(cè)：2007年3月，教育部出臺(tái)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦1法》，并印發(fā)《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，暫行辦法第四條規(guī)定：新生報(bào)到后，高等學(xué)校要按國家招生規(guī)定和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對(duì)其進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查。復(fù)查合格取得學(xué)籍的，依據(jù)本辦法及時(shí)進(jìn)行學(xué)籍電子注冊(cè)。此工作的實(shí)施把住了學(xué)歷電子注冊(cè)的進(jìn)口關(guān)，將學(xué)歷電子注冊(cè)的資格審核提前到了入學(xué)階段。新生學(xué)籍電子注冊(cè)政策的出臺(tái)，強(qiáng)化了省級(jí)教育行政管理部門的監(jiān)管職責(zé)，規(guī)范各省招辦錄取工作，及早地排除了學(xué)籍糾紛，遏制了高校違規(guī)招生行為，規(guī)范了高校辦學(xué)行為。
學(xué)年電子注冊(cè)：2008年10月，教育部在《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊(cè)的通知》中要求對(duì)在校生進(jìn)行學(xué)年電子注冊(cè)工作。學(xué)年電子注冊(cè)工作是學(xué)歷電子注冊(cè)和普通高校新生學(xué)籍電子注冊(cè)的進(jìn)一步延伸和擴(kuò)充，是對(duì)在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，要求各高校在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)實(shí)時(shí)操作在校學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)情況，加強(qiáng)了高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作，實(shí)現(xiàn)了省級(jí)教育行政管理部門對(duì)高校學(xué)籍管理工作全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作更趨規(guī)范化和信息化。
高等教育學(xué)籍、學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的手段，也對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)[2]。
2.學(xué)籍檔案自身的挑戰(zhàn)
學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)通知書、新生入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)生思想政治活動(dòng)考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案具有形成的規(guī)律性、往復(fù)的特殊性、存貯方式的多種性、表現(xiàn)形式的多樣性等特征，隨著高校教學(xué)改革發(fā)展，畢業(yè)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)日益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜、更加充實(shí)，范圍也更大，學(xué)籍檔案也被賦予更多利用價(jià)值，工作任務(wù)更繁重，要求更高，也引發(fā)了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實(shí)踐中得來的，學(xué)籍檔案意識(shí)缺乏、收集不及時(shí)或不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的價(jià)值以致檔案遺失，都會(huì)使學(xué)籍檔案失去參考、憑證和利用價(jià)值。
3.服務(wù)對(duì)象的挑戰(zhàn)
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學(xué)生與高校之間，學(xué)生變得更加主動(dòng)，形成一種享受服務(wù)和提供服務(wù)的關(guān)系，學(xué)生選擇學(xué)校，學(xué)校也有義務(wù)為學(xué)生提供服務(wù)。同時(shí)隨著我國信息化的發(fā)展，社會(huì)各界是檔案管理的另一個(gè)服務(wù)對(duì)象，學(xué)籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對(duì)高校而言，提供高校檔案的利用價(jià)值，有助于擴(kuò)大高校的社會(huì)影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會(huì)資源與社會(huì)環(huán)境，因此，高校檔案部門應(yīng)從服務(wù)于高校發(fā)展的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)角度出發(fā)，立足于校內(nèi)與社會(huì)兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時(shí)，盡最大努力實(shí)施檔案的利用價(jià)值。
學(xué)籍檔案管理工作如何面對(duì)學(xué)籍檔案服務(wù)對(duì)象的變化及時(shí)調(diào)整，更好地服務(wù)于社會(huì)各界和學(xué)生，是一個(gè)必然要面對(duì)的問題。
4.信息化服務(wù)的挑戰(zhàn)
近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸融入人們的生活，改變?nèi)藗兊纳罘绞?。信息化的技術(shù)作為社會(huì)各界日常工作中的基本手段得到廣泛應(yīng)用，在學(xué)籍檔案管理工作中，高校學(xué)籍檔案的工作流程仍沿用傳統(tǒng)的工作模式。如歸檔方面，二級(jí)學(xué)院形成的紙質(zhì)檔案，由教學(xué)秘書將紙質(zhì)學(xué)籍材料歸到教務(wù)部門或者由學(xué)生科歸到學(xué)生處或相關(guān)部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統(tǒng)信息查找為主，手工查找紙質(zhì)檔案，提供復(fù)印件為輔，但由于學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的信息未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，使學(xué)籍檔案的開發(fā)利用受到一定條件的限制，形成查詢手續(xù)繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學(xué)校的各項(xiàng)決策和規(guī)劃均以事實(shí)為依據(jù)，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進(jìn)行開發(fā)、利用，師生、社會(huì)各界就無法便捷、快速地獲取相關(guān)的檔案資料，且將無法為學(xué)校的宏觀決策和教學(xué)管理提供深度服務(wù)，嚴(yán)格影響學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。
二、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價(jià)值的對(duì)策
1.加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，更好地為學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)服務(wù)
學(xué)籍管理、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)的實(shí)施者是人，受眾者也是人，應(yīng)該樹立以人為本的學(xué)籍檔案管理理念，提高學(xué)籍檔案管理認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，科學(xué)制定歸檔范圍，高度重視學(xué)籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學(xué)籍檔案的完整、齊全，對(duì)工作步驟、分工、進(jìn)度和各階段的工作目標(biāo)進(jìn)行具體、規(guī)范籌劃，并保質(zhì)保量地做好該項(xiàng)工作。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)是一個(gè)信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項(xiàng)工作是高校管理工作中難度較大的任務(wù)，高校各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視和大力支持。把它當(dāng)做一個(gè)重要環(huán)節(jié)來抓，最大限度地減少錯(cuò)誤，堵塞漏洞，努力做到對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)，對(duì)人民負(fù)責(zé)，為高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。
在學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)制度下，高校學(xué)籍檔案必須進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。學(xué)籍檔案管理工作對(duì)保證高校學(xué)歷電子注冊(cè)、新生學(xué)籍電子注冊(cè)、學(xué)年電子注冊(cè)工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務(wù)求支持，以創(chuàng)新求發(fā)展
高校檔案部門應(yīng)注意學(xué)籍檔案材料的形成規(guī)律，規(guī)范學(xué)籍檔案制度，科學(xué)分類，合理組卷，加強(qiáng)檔案意識(shí)，從材料形成的源頭抓起，與學(xué)籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導(dǎo)工作，變被動(dòng)配合為主動(dòng)積累。日常工作中，要隨時(shí)將日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的新類型學(xué)籍材料補(bǔ)充到歸檔范圍中，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與有關(guān)部門協(xié)商解決，明確檔案部門應(yīng)行政的監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的雙重職能[4]，保證學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。
在檔案信息服務(wù)時(shí)代，高校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會(huì)服務(wù)部門的經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理與服務(wù)評(píng)估體系，從根本上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。積極、充分利用高校內(nèi)外，尤其是內(nèi)部的技術(shù)與智力資源，摸索出一套適應(yīng)高校特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)體系。
近年來，國家非常重視高等學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作，教學(xué)評(píng)估過程中，有相當(dāng)一部分支撐資料來源于學(xué)籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，建立與之相適應(yīng)的學(xué)籍檔案管理模式，進(jìn)行有效管理；將學(xué)籍管理系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)工程進(jìn)行有機(jī)整合，建立一個(gè)富有效率的學(xué)籍檔案管理體系，使學(xué)籍檔案為日常教學(xué)管理提供高質(zhì)量服務(wù)，能量得到最佳釋放，更好地體現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。
3.強(qiáng)化信息服務(wù)技術(shù)，做好學(xué)籍檔案信息的社會(huì)化服務(wù)
在學(xué)籍檔案管理過程中，各高校的學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者是學(xué)籍檔案管理人員。學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的提高。應(yīng)熟悉有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理的政策、條例、規(guī)章及辦法，并具備學(xué)籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理水平。實(shí)行二級(jí)管理的學(xué)校，特別要加強(qiáng)一級(jí)學(xué)籍管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，并提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心。
學(xué)籍管理的受眾是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會(huì)各界，檔案管理也由對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，高校應(yīng)做好學(xué)籍檔案的信息開發(fā)，變被動(dòng)為主動(dòng)，為學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會(huì)各界提供服務(wù)。具體說來，可以借鑒中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)，從新生報(bào)到注冊(cè)、在校成績(jī)、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)歷證書等全過程實(shí)行“跟蹤式”學(xué)籍檔案管理模式，做好學(xué)籍檔案網(wǎng)上檢索與服務(wù)工作，為用人單位提供便利的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位審查服務(wù)；建立畢業(yè)生就業(yè)與成長(zhǎng)檔案，為大學(xué)社會(huì)聲譽(yù)評(píng)估和改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作提供科學(xué)依據(jù)；分析各專業(yè)的畢業(yè)率和就業(yè)率，為高校改進(jìn)教學(xué)方法、優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)提供參考[5]；做好學(xué)生信息的維護(hù)對(duì)接，準(zhǔn)確地提供學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)生獎(jiǎng)懲信息等，最大限度地滿足受眾對(duì)學(xué)籍信息查詢的需求，將學(xué)籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的對(duì)接
加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，研發(fā)、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化服務(wù)，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實(shí)現(xiàn)信息查詢的實(shí)時(shí)互動(dòng)。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學(xué)籍管理的現(xiàn)代化方法成為必然，學(xué)籍管理與檔案系統(tǒng)的對(duì)接是切實(shí)可行的。學(xué)籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學(xué)生于2001年入校，休學(xué)兩次，2005年復(fù)學(xué)，按照4年制的學(xué)習(xí)過程，他應(yīng)于2007年畢業(yè)，但是由于未按教學(xué)計(jì)劃修滿課程，延遲一年畢業(yè)。如果要反映該生的學(xué)習(xí)生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學(xué)學(xué)籍異動(dòng)檔案；三是復(fù)學(xué)學(xué)籍異動(dòng)檔案；四是2007年畢業(yè)資格終審檔案；五是證書換發(fā)材料。查找到這5份紙質(zhì)檔案材料，才串聯(lián)出該生的在校情況。
如果學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質(zhì)檔案，可以直接通過檔案管理平臺(tái)提供系統(tǒng)、完整的信息，將大大提高學(xué)籍檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結(jié)語
隨著互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)習(xí)化社會(huì)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理信息化不僅可以為學(xué)籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會(huì)的進(jìn)步與教育的發(fā)展對(duì)學(xué)籍管理工作的要求。各高校應(yīng)以誠信為本，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案管理工作，為社會(huì)提供完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的檔案材料，發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，不斷促進(jìn)高等教育的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。
一、學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀
態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對(duì)學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊(cè)學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊(cè)了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績(jī)合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。
（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動(dòng)在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。
（二）學(xué)生的各類獎(jiǎng)懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績(jī)低劣。
（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。
二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)
學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績(jī)總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊(cè)、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會(huì)關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動(dòng)或?qū)W習(xí)期限變動(dòng)的有力憑證。學(xué)生成績(jī)冊(cè)、各種獎(jiǎng)懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時(shí)表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。
三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)
學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。
（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善
學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會(huì)將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個(gè)階段、每一個(gè)重要事項(xiàng)都會(huì)留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊(cè)、新生登記表；最后畢業(yè)的時(shí)候，成績(jī)表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會(huì)作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個(gè)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化
檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會(huì)對(duì)歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時(shí)要求各對(duì)口部門按照條目及時(shí)將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時(shí)保存原始資料。因?yàn)橐鏅n，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因?yàn)橐鏅n，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時(shí)候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會(huì)永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化?？傊瑢W(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員
參考文獻(xiàn)：
[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014,(2).
學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施意義就在于統(tǒng)一，要切實(shí)改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時(shí)要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動(dòng)，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。
3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時(shí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強(qiáng)制度建設(shè)的重點(diǎn)來抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。
4. 改進(jìn)檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計(jì)算機(jī)并努力充實(shí)業(yè)務(wù)能力，包括聽、說、寫、計(jì)算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計(jì)算機(jī)房，引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評(píng)審提供了翔實(shí)的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。
5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。
中圖分類號(hào)：X752 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
對(duì)煤炭企業(yè)而言，搞好安全培訓(xùn)是煤炭企業(yè)進(jìn)行安全生產(chǎn)的前提條件，目前我國很多煤礦事故發(fā)生都是由于煤礦工人缺乏安全生產(chǎn)意識(shí)而導(dǎo)致的，究其根源是因?yàn)槠髽I(yè)沒有對(duì)煤礦職工進(jìn)行安全培訓(xùn)。因此，各煤礦企業(yè)都應(yīng)加強(qiáng)煤礦安全培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理，積極探索煤礦安全培訓(xùn)內(nèi)在發(fā)展規(guī)律，這對(duì)于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。
一、煤礦安全檔案的內(nèi)涵
在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展指導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變過程中，煤礦安全檔案作為煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)工作的記錄、宣傳教育培訓(xùn)的資源、安全管理的基礎(chǔ)、事故搶險(xiǎn)救援的經(jīng)驗(yàn)、安全管理創(chuàng)新的依據(jù)的重要組成部分，其內(nèi)涵也在不斷擴(kuò)展延伸，主要包括以下方面。
1、煤礦安全培訓(xùn)規(guī)章制度及文件：
根據(jù)國家煤礦安全監(jiān)察局和內(nèi)蒙煤炭工業(yè)局的有關(guān)文件規(guī)定開展各類培訓(xùn)班，根據(jù)不同培訓(xùn)班的需要建立各類制度。
2、煤礦安全培訓(xùn)教師相關(guān)檔案：
每期培訓(xùn)班開班前由培訓(xùn)科及各分校按照提出培訓(xùn)計(jì)劃，經(jīng)審核后，由培訓(xùn)科及各分校報(bào)有關(guān)煤礦安全監(jiān)察分局，開班申辦程序存檔。每期培訓(xùn)班根據(jù)教學(xué)計(jì)劃，由教師填寫每期授課計(jì)劃，主管教學(xué)主任簽字，授課計(jì)劃存檔。煤礦安全培訓(xùn)要求積極組織教師相互聽課，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相促進(jìn)，提高教學(xué)效果。要求教師至少聽課一次，并把聽課記錄存檔。教師要根據(jù)教學(xué)計(jì)劃的要求認(rèn)真?zhèn)湔n，認(rèn)真寫好教案，根據(jù)不同專業(yè)，不同對(duì)象的培訓(xùn)需求，制定教案，教案存檔。專職教師每年不少于一周的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，并撰寫調(diào)研報(bào)告存檔。
3、煤礦安全培訓(xùn)教學(xué)質(zhì)量相關(guān)檔案
煤礦安全培訓(xùn)每期培訓(xùn)班配備專職班主任，由班主任認(rèn)真填寫學(xué)員考勤表，組織學(xué)員填寫教師授課效果評(píng)價(jià)表等存檔。每期培訓(xùn)班召開學(xué)員座談會(huì)，聽取意見和建議，座談會(huì)記錄存檔。組織學(xué)員參觀，班主任認(rèn)真填寫現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐記錄存檔。培訓(xùn)班結(jié)束后，由班主任對(duì)培訓(xùn)班進(jìn)行分析總結(jié)存檔，要對(duì)培訓(xùn)學(xué)員進(jìn)行跟蹤調(diào)查，聽取學(xué)員及所在單位對(duì)培訓(xùn)質(zhì)量與效果的意見，跟蹤調(diào)查表加蓋學(xué)員所在單位公章存檔。
4、煤礦安全培訓(xùn)學(xué)員相關(guān)檔案
煤礦安全培訓(xùn)以上檔案?jìng)潺R后，交教務(wù)科進(jìn)行登記存檔，辦理各種證件。證件辦理完畢后，清點(diǎn)清楚進(jìn)行登記，由各分校及班主任領(lǐng)走簽字。教學(xué)檔案一期一檔，裝訂成冊(cè)，分類編號(hào)，內(nèi)容包括：辦班計(jì)劃表、辦班通知、學(xué)員名冊(cè)、考勤表、課程表、教師講義、教師評(píng)估表、考試成績(jī)表、培訓(xùn)班總結(jié)等。學(xué)員檔案一人一檔，內(nèi)容包括：學(xué)員登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、考試卷、實(shí)際能力考核表、補(bǔ)考記錄等。
二、煤礦安全培訓(xùn)中的學(xué)籍檔案管理
1、增強(qiáng)對(duì)安全培訓(xùn)檔案管理的意識(shí)
首先，必須讓安全培訓(xùn)檔案管理的工作人員高度樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，讓檔案管理者從根本上意識(shí)到安全培訓(xùn)檔案管理工作對(duì)煤礦企業(yè)發(fā)展的重要性，從根源上確保安全培訓(xùn)檔案收集的資料的完整性與真實(shí)性，以提高安全培訓(xùn)檔案的質(zhì)量。其次，檔案管理人員必須意識(shí)到安全培訓(xùn)檔案是煤礦企業(yè)培訓(xùn)部門在培訓(xùn)管理工作中非常重要的內(nèi)容，檔案資料的歸檔是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料是否真實(shí)有效，不僅有有關(guān)檔案的完整性問題，而且關(guān)系到煤炭企業(yè)對(duì)煤礦工人的了解與提拔。
2、健全安全培訓(xùn)檔案的各項(xiàng)管理制度
為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，維護(hù)檔案完整與安全，有效地保護(hù)和利用檔案，煤礦安全培訓(xùn)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，歸檔材料包括申請(qǐng)鑒定報(bào)告、報(bào)名花名冊(cè)、考務(wù)管理資料、鑒定結(jié)果報(bào)告、成績(jī)單、考試卷、鑒定考評(píng)情況表等。試卷管理切實(shí)做好保密、保管、存檔工作。資料管理《報(bào)名登記表》、《課程表》、《考場(chǎng)安排表》、《考勤表》等入微機(jī)存盤長(zhǎng)期保管。認(rèn)真執(zhí)行安全保密制度，確保檔案資料安全，杜絕泄密、失密。非檔案管理人員，未經(jīng)許可，不得隨意拿取檔案、資料，更不能隨意復(fù)印。檔案管理程序，首先由部門負(fù)責(zé)人按批次、分職業(yè)工種、等級(jí)將職業(yè)技能鑒定工作材料立卷、歸檔、簽字。其次由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，交辦公室檔案管理員按規(guī)定驗(yàn)收合格后存檔。對(duì)培訓(xùn)的學(xué)員采取專題講座、現(xiàn)場(chǎng)研討和調(diào)研等方式，聽取廣泛意見提高培訓(xùn)質(zhì)量。
3、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)
安全培訓(xùn)檔案管理工作者是煤礦企業(yè)檔案管理的核心人員，學(xué)籍檔案按分類編號(hào)保存，設(shè)專人管理。這就要求檔案管理人員必須提高其判斷、分析、表達(dá)能力等專業(yè)技能。隨著世界科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)也廣泛運(yùn)用于檔案管理工作之中，檔案管理工作正在從傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。這就要求煤礦企業(yè)檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息通訊技術(shù)和裝備，檔案管理工作者應(yīng)提高其專業(yè)技能以適應(yīng)檔案管理自動(dòng)化和信息載體新型化發(fā)展趨勢(shì)，以適應(yīng)時(shí)代的需求。另外，安全培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理必須從整體出發(fā)，在檔案管理人才的培育和錄用時(shí)，要堅(jiān)持選擇遵循德才兼?zhèn)涞睦砟?。安全培?xùn)檔案的規(guī)范化管理必須樹立進(jìn)步發(fā)展的觀念，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。
4、讓安全培訓(xùn)檔案管理與現(xiàn)代化管理接軌
首先要配備充足的現(xiàn)代化管理設(shè)施，創(chuàng)造有利的硬件環(huán)境。比如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)和傳真機(jī)等，是煤礦企業(yè)科學(xué)合理地進(jìn)行檔案管理規(guī)范化的重要前提。早日實(shí)現(xiàn)煤礦安全培訓(xùn)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。其次，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)本身資源情況，依賴于各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為目的，全面提高檔案信息資源的真實(shí)性和利用率，對(duì)檔案信息開發(fā)并提供高效率多途徑充分的利用，讓檔案信息可以更快捷地實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳遞，以便更好地為煤炭企業(yè)服務(wù)。最后，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，思想創(chuàng)新，不斷進(jìn)取，使其管理理念跟上檔案信息化的節(jié)奏，檔案管理工作者不但應(yīng)當(dāng)熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，而且必須掌握計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)?？梢远ㄆ诮M織檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化技術(shù)的培訓(xùn)，以提高其知識(shí)和技能。
結(jié)束語
煤礦安全培訓(xùn)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的任務(wù)，并非一蹴而就。煤礦安全培訓(xùn)工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)高效管理的保障，實(shí)現(xiàn)煤礦安全生產(chǎn)離不開煤礦安全培訓(xùn)。所以，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)的投入力度，并且深入開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，從而為煤礦安全生產(chǎn)提供可靠的保障。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
最近幾年，隨著社會(huì)的發(fā)展，高校學(xué)籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)展潮流，不斷提高自身管理水平，認(rèn)真研究學(xué)籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學(xué)水平，促進(jìn)高校教育改革的深入發(fā)展。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的缺點(diǎn)
高校的學(xué)籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績(jī)，體現(xiàn)了自身的價(jià)值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點(diǎn)和不足。
（一）記錄范圍模糊。
當(dāng)前，高校學(xué)籍檔案記錄的范圍沒有明確，關(guān)于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責(zé)任的制度不健全。高校的學(xué)籍檔案收集過程中，一些部門沒有認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)，針對(duì)學(xué)生在校期間的一些表現(xiàn)沒有記錄在案，比如學(xué)生受到的獎(jiǎng)勵(lì)、知識(shí)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)、英語四六級(jí)考試、取得計(jì)算機(jī)等級(jí)證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時(shí)地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學(xué)籍檔案的不完整性，失去了實(shí)用價(jià)值，嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案的發(fā)展，給今后學(xué)籍檔案的管理也帶來了很多困難。
（二）沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性。
在高校學(xué)籍檔案管理中，有的學(xué)校沒有建立嚴(yán)格的檔案管理制度，沒有規(guī)范的工作流程，所以在學(xué)籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮人員與設(shè)備的作用。相當(dāng)一部分工作人員依然運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識(shí)到高校學(xué)籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)檔案管理工具，因此使高校學(xué)籍檔案管理處于被動(dòng)地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)會(huì)，影響了工作效率，使學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、教研中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（三）不能保證檔案建設(shè)的質(zhì)量。
在進(jìn)行學(xué)籍檔案填寫時(shí)，都是由各個(gè)班級(jí)的班主任組織領(lǐng)導(dǎo)填寫工作。有的班主任老師認(rèn)為學(xué)籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學(xué)生在填寫過程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書寫混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學(xué)籍檔案殘缺、內(nèi)容填寫欠真實(shí)等，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)的質(zhì)量得不到有效保證。
（四）沒有必要的監(jiān)督管理制度。
在高校的學(xué)籍檔案管理中，也要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。比如在學(xué)籍表格的填寫方面，有的高校把表格發(fā)給學(xué)生后不進(jìn)行解釋，讓學(xué)生自行填寫，不能對(duì)學(xué)生的填寫工作進(jìn)行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進(jìn)行檢查即入檔，簡(jiǎn)化了工作程序，因此失去了學(xué)籍檔案的應(yīng)用價(jià)值。
二、提高高校學(xué)籍檔案管理水平措施分析
（一）明確管理責(zé)任，實(shí)行統(tǒng)一管理。
在高校學(xué)籍檔案管理工作中，要依據(jù)檔案建設(shè)的規(guī)律，制訂檔案建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在制度建設(shè)方面，要建立嚴(yán)格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉(zhuǎn)移和責(zé)任分工制度，使檔案管理工作中每個(gè)工作崗位的人員都明確自身責(zé)任，照章辦事，規(guī)范操作。各個(gè)管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學(xué)籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項(xiàng)工作，實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。與此同時(shí)，學(xué)校主管部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，部署每個(gè)時(shí)期的檔案管理工作重點(diǎn)，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)具有實(shí)用性與社會(huì)性。
（二）及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，實(shí)行科學(xué)化管理。
第一，應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到，學(xué)籍檔案建設(shè)在高校的教學(xué)管理中具有非常重要的作用，學(xué)籍管理能夠給教學(xué)管理提供一定的參考材料。比如利用學(xué)籍檔案中有關(guān)學(xué)生成績(jī)的記錄，可以了解某一學(xué)科的教學(xué)情況，假如出現(xiàn)的教學(xué)問題較為嚴(yán)重，可以得到及時(shí)的解決，從而保證教學(xué)質(zhì)量。第二，進(jìn)行嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理，可以提高檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。在學(xué)生畢業(yè)離開學(xué)校時(shí)，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要隨著學(xué)生離開，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，應(yīng)用于學(xué)生以后各個(gè)階段的工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中，具有不可替代的作用。第三，可以促進(jìn)學(xué)生管理水平的提高。學(xué)籍檔案的管理工作主要針對(duì)學(xué)生，做好學(xué)籍檔案管理工作是對(duì)學(xué)生的發(fā)展負(fù)責(zé)。
從事高校學(xué)籍檔案管理工作的人員，要根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展特點(diǎn)，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學(xué)籍管理與學(xué)生管理、學(xué)校教學(xué)教研的關(guān)系，積極使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學(xué)籍管理辦法，保證學(xué)籍檔案的健康發(fā)展。在學(xué)籍檔案管理工作的制度、人員、設(shè)備、作用、質(zhì)量等多方面綜合考慮，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，把學(xué)籍檔案管理工作看成是由多個(gè)因素組成的整體，實(shí)行統(tǒng)一管理，使學(xué)籍檔案資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)適應(yīng)學(xué)校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。
（三）切實(shí)提高學(xué)籍檔案質(zhì)量。
只有使檔案資料具有實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值，才能得到人們的普遍認(rèn)可。因此，在學(xué)籍檔案管理建設(shè)中，要保證資料的真實(shí)性與實(shí)用性，應(yīng)做到下面幾項(xiàng)：（1）要認(rèn)真對(duì)待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實(shí)，避免涂改與漏填；（2）統(tǒng)一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎(chǔ)；（3）依據(jù)年級(jí)和專業(yè)給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。
（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。
高校檔案管理人員要經(jīng)常深入檔案建設(shè)的基層單位，把國家關(guān)于學(xué)籍檔案建設(shè)的方針政策及時(shí)傳達(dá)到每位工作人員，并且要做好學(xué)籍檔案的檢查與監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，保證檔案資料的真實(shí)性與完整性。與此同時(shí)，還要做好基層檔案建設(shè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，利用各種形式的業(yè)務(wù)進(jìn)修與培訓(xùn)，使這些人員的觀念跟上時(shí)代的要求，掌握必要的專業(yè)知識(shí)與技能，提高自身的實(shí)際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發(fā)展。
（作者單位：山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
筆者根據(jù)高校院系的實(shí)際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析,探討對(duì)應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。
一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容
研究生學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)教育過程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊(cè)、成績(jī)、紀(jì)律與考勤、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個(gè)重要組成部分，對(duì)其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。
隨著高校招生數(shù)的擴(kuò)大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢(shì)的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學(xué)籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個(gè)人在找工作或出國深造時(shí)需向聘用單位或國外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個(gè)人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢(shì)給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。
二、加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考
目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進(jìn)行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，學(xué)籍檔案形成時(shí)間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會(huì)出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。
在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問題：
1.研究生入學(xué)前檔案資料分散
每年報(bào)考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時(shí)將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理。
2.學(xué)籍檔案管理制度不完善
許多高校對(duì)研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識(shí)不強(qiáng)，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價(jià)值不高的問題。研究生缺乏學(xué)籍注冊(cè)意識(shí)的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記載不全等現(xiàn)象；有的對(duì)學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。
3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后
目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡(jiǎn)陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購買了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對(duì)造成極大不便。
三、加強(qiáng)與改進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的舉措
研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個(gè)人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來認(rèn)識(shí)和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對(duì)目前高校存在的問題，提出從新生入學(xué)報(bào)到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。
1.及時(shí)了解和掌握研究生新生信息
要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個(gè)人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費(fèi)、保險(xiǎn)等。報(bào)到后及時(shí)錄入個(gè)人信息卡。院系在一個(gè)月內(nèi)做完對(duì)每位新生個(gè)人信息的審核確認(rèn)，在二個(gè)月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個(gè)人檔案。
2.實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強(qiáng)培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。為方便教師及時(shí)了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績(jī)情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強(qiáng)研究生個(gè)人信息、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績(jī)教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時(shí)，要不斷增加經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。
3.完善研究生個(gè)人檔案資料的歸檔
研究生個(gè)人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報(bào)到證白聯(lián)、學(xué)位申請(qǐng)書、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績(jī)單、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。
研究生學(xué)籍檔案屬于機(jī)要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績(jī)、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長(zhǎng)久保存，另一份入研究生個(gè)人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)生效，學(xué)籍管理部門應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時(shí)，以書面的形式及時(shí)告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門、相關(guān)學(xué)院、個(gè)人檔案三方存留的管理機(jī)制。
4.增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)
研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識(shí)和努力。因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計(jì)劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。
四、結(jié)語
研究生的學(xué)籍檔案管理是一個(gè)較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過程管理，必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進(jìn)學(xué)籍管理方式，進(jìn)一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號(hào)：G717
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1673－2111(2009)04－053－03
作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學(xué)院辦公室；湖南，長(zhǎng)沙，410014
學(xué)籍檔案管理是教學(xué)行政管理的重要內(nèi)容，它對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生情況，并及時(shí)改進(jìn)教學(xué)管理和教學(xué)方法均起著重要作用。教育的進(jìn)步，高校改革的深化，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和適時(shí)性，提出了更新、更高的要求。因此，學(xué)籍檔案管理人員要不斷的研究學(xué)籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實(shí)新的工作內(nèi)容，尋找新的管理方法，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要。
一、高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用
(一)高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容
學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個(gè)在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保存與利用價(jià)值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，高職院校學(xué)籍檔案主要包括：(1)招生計(jì)劃、新生名冊(cè)等；(2)在校學(xué)生名冊(cè)，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績(jī)卡，學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料；(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計(jì)表；(4)各年級(jí)實(shí)習(xí)計(jì)劃和實(shí)習(xí)單位合同、學(xué)生實(shí)習(xí)情況、實(shí)習(xí)報(bào)告和實(shí)習(xí)成績(jī)；(5)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料：獲獎(jiǎng)、評(píng)優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計(jì)表和簽約單位合同；(8)擴(kuò)展材料――畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計(jì)情況：使用單位對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會(huì)滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。
(二)高職院校學(xué)籍檔案的主要作用
學(xué)籍檔案對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)都具有重大價(jià)值。(1)對(duì)個(gè)人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評(píng)價(jià)學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識(shí)地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實(shí)情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。(2)對(duì)學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)?；A(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。?學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學(xué)管理水平。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對(duì)社會(huì)而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響單位對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)。此外，用人單位對(duì)畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和評(píng)價(jià)，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)高職院校向社會(huì)輸送全面發(fā)展的、社會(huì)迫切需要的合格人才。
二、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
高職院校對(duì)學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設(shè)施條件。但是，高職院校學(xué)籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
(一)學(xué)籍檔案自身的問題
1、學(xué)籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式?jīng)Q定的。許多高校不僅有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。學(xué)歷教育又分脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的全日制教育和業(yè)余學(xué)習(xí)的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育。非學(xué)歷教育的名目則更多，如短期培訓(xùn)、單科教育、證書教育、職業(yè)技能認(rèn)證等。而每個(gè)學(xué)員的個(gè)人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(cè)(含照片)、學(xué)籍變動(dòng)檔案(如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)、在校各科成績(jī)登記表、畢業(yè)生登記表、短期學(xué)員名冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、結(jié)業(yè)名冊(cè)等。如此，學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就相當(dāng)繁雜。
2、學(xué)籍檔案缺損：高職院校學(xué)籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學(xué)院、分校在填寫學(xué)籍檔案材料時(shí)，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊(cè)上沒有填寫畢業(yè)生情況，給日后的學(xué)歷核實(shí)、查找?guī)砹死щy。
3、學(xué)籍檔案模糊：學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個(gè)嚴(yán)重的問題是填寫時(shí)書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時(shí)間長(zhǎng)了檔案內(nèi)容往往模糊不清、難以辨認(rèn)，客觀上削弱了高職院校學(xué)籍檔案的憑證效用。
(二)學(xué)籍檔案管理問題
1、學(xué)籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學(xué)院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒有嚴(yán)格規(guī)定，沒有按學(xué)院(或分校)、系、專業(yè)的層級(jí)關(guān)系組卷，有時(shí)兩、三個(gè)系、或幾個(gè)專業(yè)一起組卷。
2、學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)：在學(xué)籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學(xué)籍的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背檔案真實(shí)性的特點(diǎn)。每年開展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會(huì)上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)也有一定的關(guān)系。
3、學(xué)籍檔案檢索不先進(jìn)：高校自2001年實(shí)施《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學(xué)籍全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學(xué)籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難。
三、對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考
(一)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)：既要學(xué)習(xí)相關(guān)的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、統(tǒng)計(jì)分析等專業(yè)技能；既要堅(jiān)持孜孜不倦地自學(xué)，又要虛心向老同志請(qǐng)教；既要加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。又要積極參加實(shí)踐鍛煉。
(二)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)：學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，學(xué)籍管理工作者必須時(shí)刻牢記黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。
(三)增強(qiáng)政治和法律意識(shí)：學(xué)生學(xué)籍管理有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性的特點(diǎn)，學(xué)籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規(guī)。同時(shí)，必須時(shí)刻保持清醒的頭腦，認(rèn)清學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，自覺抵制不良風(fēng)氣的影響。
(四)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)：在學(xué)籍管理工作上，一些舊的學(xué)籍管理文件、學(xué)籍管理方法和學(xué)籍管理手段，已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)展的需要，必須大膽改革。學(xué)籍管理工作 者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應(yīng)要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作中。
(五)增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析意識(shí)：學(xué)籍管理工作者應(yīng)該用好統(tǒng)計(jì)知識(shí)和統(tǒng)計(jì)分析手段，及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)分析、教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整和完成情況的資料統(tǒng)計(jì)以及分析結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)能采取有效措施，保證教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。
(六)運(yùn)用好現(xiàn)代化技術(shù)：學(xué)籍管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運(yùn)用適合實(shí)際需要的計(jì)算機(jī)軟件，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。
四、高職院校學(xué)籍檔案的管理辦法
正確認(rèn)識(shí)目前高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關(guān)職能部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。
(一)不斷完善管理制度
隨著高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍管理部門必須結(jié)合具體情況，對(duì)細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實(shí)施細(xì)則，對(duì)學(xué)生提出更高、更符合時(shí)展的要求，以便更好地保證學(xué)生素質(zhì)的提高。
(二)做好原始材料的收集與整理
學(xué)籍檔案具有周期長(zhǎng)、頭緒多、問題雜的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點(diǎn)：一是要重視學(xué)籍檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感，使各部門上報(bào)的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，真實(shí)可信。二是要加強(qiáng)管理，從嚴(yán)要求。對(duì)各部門教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強(qiáng)管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時(shí)上交，以保質(zhì)保量，按時(shí)完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎(jiǎng)懲分明，調(diào)動(dòng)有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計(jì)相應(yīng)的材料收集上報(bào)表格，以便及時(shí)匯總，歸入檔案。
(三)加強(qiáng)學(xué)生考核管理工作
在對(duì)學(xué)生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學(xué)化進(jìn)程；不斷改進(jìn)考核方法，實(shí)行教考分離制度，并實(shí)行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強(qiáng)考試和考場(chǎng)管理的規(guī)范性和制度化，對(duì)考試中的違紀(jì)行為要及時(shí)、嚴(yán)肅處理；認(rèn)真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補(bǔ)考工作。
(四)做好學(xué)生成績(jī)管理工作
做好學(xué)生平時(shí)成績(jī)的登載檢查工作，對(duì)學(xué)生缺考、作弊、補(bǔ)考科目一定要如實(shí)記載；對(duì)學(xué)生各科考核成績(jī)要按照教學(xué)計(jì)劃要求和學(xué)籍管理辦法規(guī)定進(jìn)行登記，并載入學(xué)生學(xué)籍管理檔案；對(duì)成績(jī)的查詢、修改一定要嚴(yán)格履行學(xué)籍管理規(guī)定的手續(xù)。
(五)做好學(xué)籍異動(dòng)工作
在對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)處理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定。不管是留降級(jí)還是退學(xué)處理，都必須堅(jiān)持“教育先行”的主導(dǎo)思想，要把相關(guān)處理看作是教育手段，鼓舞學(xué)生進(jìn)步，而不是機(jī)械的處罰，讓學(xué)生厭學(xué)。
一、學(xué)籍檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)
學(xué)籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發(fā)展過程中也形成了自己的特點(diǎn)。
1.檔案材料的分散性和私密性。學(xué)籍檔案的這些材料分散在學(xué)校不同的職能部門,學(xué)生學(xué)籍冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記錄,畢業(yè)材料等形成于教務(wù)科;學(xué)生錄取名冊(cè)、獎(jiǎng)懲材料等形成于學(xué)生科與招生就業(yè)辦。因此,學(xué)籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學(xué)籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學(xué)籍檔案本身的某些內(nèi)容具有內(nèi)部保密性,如考試成績(jī)、學(xué)籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴(kuò)散,這就使學(xué)籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關(guān)的規(guī)定和完善必要的手續(xù)。
2.檔案材料內(nèi)容的原始性和真實(shí)性。學(xué)籍管理是由教務(wù)處和學(xué)生工作處、招生就業(yè)辦公室在教育教學(xué)工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊(cè)、歷年成績(jī)記載、學(xué)籍變更情況、獎(jiǎng)勵(lì)懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學(xué)籍管理中的真實(shí)情況,反映每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,即學(xué)籍檔案本身固有的屬性。
二、建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)籍檔案
1.對(duì)在校學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)實(shí)行“文檔一體化”管理。學(xué)籍表是學(xué)籍檔案的主體。按照廣東省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳統(tǒng)一印發(fā)技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍表中需填報(bào)的學(xué)生個(gè)人信息資料發(fā)給新生填寫,再按一定規(guī)律統(tǒng)一編定學(xué)號(hào),堅(jiān)持學(xué)號(hào)的惟一性原則,不得重號(hào)。
2.對(duì)收集來的檔案要及時(shí)整理,確保檔案的完整性和真實(shí)性。檔案工作分為:收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等幾個(gè)方面。由于學(xué)籍檔案來源比較分散、內(nèi)容豐富,具有復(fù)雜多樣的特點(diǎn),給學(xué)籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩,因?yàn)檎?、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項(xiàng)工作。做好學(xué)籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎(chǔ)。如果檔案人員工作不認(rèn)真、不細(xì)致,在收集整理學(xué)籍資料不完整、內(nèi)容不真實(shí)的情況下,都會(huì)給學(xué)籍檔案的利用帶來損失,因此,我們要認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案收集和管理的重要性,充分發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性,并對(duì)收集到的檔案室材料進(jìn)行認(rèn)真的分類整理,使學(xué)籍檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性在學(xué)籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)到做好學(xué)籍檔案管理工作的重要性,嚴(yán)格遵守檔案工作的保管、保密等有關(guān)規(guī)定,努力適應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),自覺地提高業(yè)務(wù)水平,積極參加培訓(xùn),使自身的素質(zhì)跟上形勢(shì)的變化。并按照科學(xué)性、規(guī)范性、系統(tǒng)性的原則進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學(xué)籍檔案的利用造成損失。
三、大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源,主動(dòng)提供服務(wù)
學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的,也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發(fā)和利用,使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門隨時(shí)了解和掌握學(xué)校的教學(xué)動(dòng)態(tài)和信息,以及科研社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)成果等方面的動(dòng)態(tài)和信息,以便為制定學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,正確合理的培養(yǎng)、選拔和使用人才服務(wù),實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的使用價(jià)值,發(fā)揮其在學(xué)校的特殊作用。要提高檔案利用率的關(guān)鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)的意識(shí),運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索,管理好學(xué)籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系,管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
四、加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè),提高檔案工作人員素質(zhì)
檔案在收集過程中雖然目標(biāo)是檔案實(shí)體,但是它的工作對(duì)象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業(yè)務(wù)水平直接影響檔案收集的質(zhì)量,要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化,就必須加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè),提高檔案工作人員的素質(zhì)。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強(qiáng)的事業(yè)性和工作責(zé)任感,能適應(yīng)形勢(shì),轉(zhuǎn)變觀念,敬業(yè)愛崗,樹立良好的檔案意識(shí),在具體的學(xué)籍管理工作中對(duì)資料數(shù)據(jù)作出敏捷的反映,以便及時(shí)地收集、整理、保管。二要加強(qiáng)基礎(chǔ)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。學(xué)籍檔案管理人員不僅僅要熟練學(xué)籍管理方面的政策和規(guī)定,還要努力學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識(shí)和技能,為檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。三要運(yùn)用計(jì)算機(jī)參與學(xué)籍檔案管理,運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理好學(xué)籍檔案,是學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)代化的一個(gè)大發(fā)展,充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1]竺筠.加強(qiáng)調(diào)職院校的學(xué)生檔案管理工作中國成人教育,2007.9.
伴隨著信息化的進(jìn)程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實(shí)意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲(chǔ)的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對(duì)這些我們進(jìn)行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。
1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)存在意義
首先我們應(yīng)該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行學(xué)籍檔案統(tǒng)計(jì)，然后通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種尖端科技進(jìn)行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運(yùn)行中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)都可以十分輕便的將工作任務(wù)輕松的完成。而最重要的是，在過去對(duì)于學(xué)籍檔案，每個(gè)學(xué)校每年都會(huì)有數(shù)以萬計(jì)的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對(duì)于教育系統(tǒng)來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個(gè)硬盤或者一個(gè)數(shù)據(jù)庫就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時(shí)幾臺(tái)電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。
2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義
首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點(diǎn)，在進(jìn)行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來了。在進(jìn)行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)大，而近些年高校教育也針對(duì)社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行了相應(yīng)的改革，這對(duì)于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對(duì)新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡(jiǎn)單的說，就是原本需要三人進(jìn)行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個(gè)人就可以完成，如，在過去需要三個(gè)管理人員進(jìn)行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個(gè)管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對(duì)資源方面，實(shí)現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對(duì)同校不同院，這就不屬于一個(gè)檔案管理儲(chǔ)存，那么在展開分析的過程就會(huì)出現(xiàn)很嚴(yán)重的拖延。再簡(jiǎn)單點(diǎn)的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學(xué)籍管理，那么在進(jìn)行人員調(diào)配過程中，就會(huì)出現(xiàn)拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個(gè)數(shù)據(jù)庫，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。
再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們?cè)谝酝慕虒W(xué)管理中也難免會(huì)遇到一些檔案遺失的問題，那么在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進(jìn)行備份，從而在某一個(gè)同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進(jìn)行補(bǔ)檔的時(shí)候也僅僅只能證明其曾在這里進(jìn)修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補(bǔ)這項(xiàng)缺點(diǎn)。因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案的保存只需要一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫，可能數(shù)據(jù)庫比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進(jìn)程中，對(duì)于這一點(diǎn)完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進(jìn)行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。
最后，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們?cè)谶M(jìn)行高校的學(xué)籍檔案管理中，因?yàn)檫^去的管理模式需要大量的人力物力，進(jìn)行檔案的管理的存儲(chǔ)，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡(jiǎn)化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實(shí)為我們的工作減輕了很大的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也降低了大量的成本。
3 在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題
在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進(jìn)行一定的總結(jié)和分析。
首先，在進(jìn)行管理中，由于數(shù)字化水平無法達(dá)到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個(gè)管理模式，但是我國數(shù)字化時(shí)代開始的比較晚，所以相對(duì)的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達(dá)，在進(jìn)行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時(shí)在進(jìn)行這項(xiàng)管理中，也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)數(shù)據(jù)庫崩潰、黑客等問題，都可能會(huì)出現(xiàn)一定的危機(jī)。
其次，在進(jìn)行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對(duì)于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識(shí)儲(chǔ)備和經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無法將這項(xiàng)任務(wù)在短時(shí)間內(nèi)妥善完成。
再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善。現(xiàn)在我國的高校在對(duì)學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點(diǎn)，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都無法改善。
最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分。現(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)構(gòu)，可是在進(jìn)行實(shí)施的過程中，仍舊由于沒有經(jīng)驗(yàn)，無從開始進(jìn)行。而在進(jìn)行這項(xiàng)改革中，其主要的問題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項(xiàng)任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。
4 建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理措施
如何構(gòu)建合理科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于學(xué)校對(duì)于社會(huì)都是一個(gè)迫切的需求。那么針對(duì)上面的問題，我們進(jìn)行如下的應(yīng)對(duì)策略，應(yīng)該可以在一定程度上完成 這項(xiàng)建設(shè)任務(wù)。
學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括學(xué)生報(bào)名注冊(cè)登記表、體檢表、個(gè)人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、在校期間的德、智、體、美發(fā)展情況及各科成績(jī)記錄、學(xué)籍變動(dòng)情況記錄、學(xué)生畢業(yè)情況等。學(xué)籍檔案存于學(xué)校學(xué)籍管理部門，它體現(xiàn)了學(xué)生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學(xué)校和各級(jí)教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)。那么如何準(zhǔn)確完整詳細(xì)地記錄學(xué)生的求學(xué)經(jīng)歷、完善學(xué)生學(xué)籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學(xué)校相關(guān)部門較為關(guān)注的課題。
1 學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀
1.管理體制不完善，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。無統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)。許多學(xué)校的學(xué)籍管理體制不能與時(shí)俱進(jìn)，沒有總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，沒有把握學(xué)校及學(xué)生自身的特點(diǎn)，沒有建立適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的行之有效的管理體制，給學(xué)籍管理工作的開展帶來不便。學(xué)校在學(xué)籍管理過程中，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，忽略了學(xué)生的主體地位，沒有做到以學(xué)生為本，制約了學(xué)生自身的發(fā)展，制約了學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
2.學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊功能不能滿足學(xué)籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實(shí)際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應(yīng)性不強(qiáng)。由于各地區(qū)各學(xué)校學(xué)籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊對(duì)部分學(xué)籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學(xué)籍管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)；（3）不能以網(wǎng)站為依托實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)共享，甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)本校內(nèi)的數(shù)據(jù)共享。
3.學(xué)籍檔案管理仍達(dá)不到信息化標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平不高。學(xué)籍管理軟件的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化不強(qiáng)，沒有結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案管理，不能依托網(wǎng)絡(luò)界面，實(shí)時(shí)顯示并更新相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)信息化；各學(xué)校的學(xué)籍管理科（室）數(shù)據(jù)與其他科（室）的相關(guān)數(shù)據(jù)甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)本校內(nèi)各科（室）學(xué)生數(shù)據(jù)的共享。另外學(xué)籍管理人員信息化管理水平跟不上，學(xué)生在遇到學(xué)籍變動(dòng)如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)時(shí)，不能做到信息量的詳實(shí)，準(zhǔn)確、及時(shí)、統(tǒng)一。容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成重復(fù)性工作，大大降低了工作效率及利用率。
4.缺乏既精通學(xué)籍管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型管理人才，且管理人員變動(dòng)頻繁，造成學(xué)生學(xué)籍檔案不完整，缺乏真實(shí)性等問題，造成后期核對(duì)困難。
2 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的對(duì)策
1、完善學(xué)籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務(wù)意識(shí)。
學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，健全、完善管理體制，規(guī)范學(xué)籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學(xué)籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期、每個(gè)學(xué)制按時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案真實(shí)性的認(rèn)證和鑒別，保證其真實(shí)可靠；提高學(xué)籍管理人員的思想認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新管理理念，牢固樹立以學(xué)生為本的服務(wù)意識(shí)，深入了解學(xué)生訴求，解決學(xué)生的實(shí)際問題，關(guān)心學(xué)生的成長(zhǎng)與成才，加強(qiáng)思想引領(lǐng)，著力提升學(xué)生的思想境界，真正落實(shí)服務(wù)育人的目標(biāo)。提高學(xué)校的學(xué)籍管理技術(shù)水平、管理水平、服務(wù)能力和學(xué)生滿意度。
2、著力開發(fā)運(yùn)用具有可擴(kuò)展性的學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件，滿足學(xué)籍管理工作的需求。
學(xué)籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會(huì)出現(xiàn)很多變化或特殊情況，如果學(xué)籍系統(tǒng)僅僅用于適應(yīng)業(yè)務(wù)本身，而不兼容后續(xù)工作和教學(xué)管理等其他流程，這樣的系統(tǒng)顯然不夠完善。面對(duì)復(fù)雜的實(shí)際工作，系統(tǒng)必須具備可擴(kuò)展性。因此學(xué)籍管理軟件開發(fā)人員應(yīng)與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手，針對(duì)目前學(xué)校學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊不能完全滿足工作要求的現(xiàn)狀，軟件研發(fā)公司應(yīng)深入學(xué)籍管理工作一線，與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員加強(qiáng)溝通，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家教育部學(xué)籍信息化管理的工作要求，仔細(xì)研究學(xué)校教務(wù)管理的工作特點(diǎn)，本著高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、既適應(yīng)當(dāng)前又考慮未來發(fā)展的原則，為各學(xué)校定制開發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊，滿足學(xué)籍管理工作的需求，加快學(xué)籍管理信息化進(jìn)程。
3、加快學(xué)籍檔案管理信息化程度，運(yùn)用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案信息化管理。
切實(shí)加大對(duì)學(xué)籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學(xué)校學(xué)籍管理信息化體制，加大對(duì)學(xué)籍管理信息化資金投入，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理信息化人員的培養(yǎng)，提高學(xué)籍管理信息化的效率與水平，利用現(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)學(xué)籍信息化管理。一方面建設(shè)高質(zhì)量的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數(shù)據(jù)處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準(zhǔn)確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進(jìn)行。同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)一套安全、完善、高效、能夠?qū)崟r(shí)顯示并更新相關(guān)信息的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源共享，從整體上提高學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和水平。
4、提高學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理水平，建設(shè)一支高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊(duì)伍。
（1）加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高其政治素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。
（2）管理人員要有求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神，要高度樹立學(xué)籍管理為育人服務(wù)的責(zé)任感和使命感；牢固樹立以學(xué)生為本的服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)學(xué)籍業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”，全面掌握學(xué)籍檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，了解學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。
為了使學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作有章可循，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，以明文對(duì)檔案工作進(jìn)行規(guī)范，以適應(yīng)現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理工作。還有對(duì)檔案的使用、保管、銷毀等工作進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定，從而使學(xué)校教務(wù)檔案管理工作制度化，規(guī)范化。這樣在明確的規(guī)章指導(dǎo)下，就能提高教務(wù)檔案管理的水平。
二、樹立良好的學(xué)籍檔案管理的觀念
更新觀念，確立適合學(xué)籍工作發(fā)展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學(xué)籍工作管理活動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)了解學(xué)籍工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，找準(zhǔn)管理的切入點(diǎn)，積極地、有針對(duì)性地研究開發(fā)檔案信息資源，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，尋找適合的管理模式，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發(fā)揮檔案的作用，為教育事業(yè)的發(fā)展當(dāng)好參謀助手。
三、建立學(xué)籍檔案分類的合理化
檔案建設(shè)的分類應(yīng)遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學(xué)籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學(xué)生報(bào)到、學(xué)校復(fù)查，復(fù)查合格后注冊(cè)、發(fā)放學(xué)生證的檔案；二是學(xué)生成績(jī)檔案，包括學(xué)生正常成績(jī)的記載及補(bǔ)考成績(jī)的記載等；三是學(xué)生學(xué)籍變更的檔案，包括學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)事宜的處理及相關(guān)檔案；四是畢業(yè)證書發(fā)放的檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標(biāo)準(zhǔn), 結(jié)合學(xué)校和部門實(shí)際進(jìn)行分類,并嚴(yán)格按類立卷,以便查找。
四、建立學(xué)籍檔案管理的信息化
