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一、高職院?；n案的類型
根據(jù)《四川省重大建設項目檔案管理辦法》、《四川省高等學校檔案管理辦法》等有關規(guī)定，高職院校的基建檔案歸檔類型有：
1.綜合類檔案
這類檔案包含：上級批示的基建工作的文件、各種規(guī)章制度、工作計劃、總結、基建工作總體規(guī)劃以及各種季度性財務報表、預算決算及其批示文件、工程設計總圖（總體規(guī)劃、總平面圖）、電氣水利管道設計總圖、地質(zhì)勘探報告等。
2.可行性報告檔案
該類基建檔案包含：基建項目可行性報告及上級審批回函、環(huán)境監(jiān)測、調(diào)查報告、計劃任務書等。
3.設計類檔案
該類檔案主要包括各種設計方案以及工程勘測報告等，比如：設計的一稿到終稿的原稿、設計變更說明、技術參數(shù)、施工圖紙、技術專利文件、技術實驗報告、設計評價、鑒定及審批等材料。還有工程的地質(zhì)、水文、環(huán)境勘查設計報告、土地征用說明、地形地貌報告、水文氣象報告等。
4.工程管理檔案
該類檔案是基建項目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用協(xié)議（包含拆遷補償協(xié)議等）、施工管理文件、產(chǎn)權證書、竣工使用說明書等。
5.施工檔案
該類檔案包括：土地施工文件、開工竣工報告、設備及管線安裝報告、電氣儀表施工安裝報告等。
二、當前高職院校基建檔案管理中的主要問題
1.忽視基建檔案管理的重要性
首先，基建檔案管理人員在思想上缺乏對檔案管理的正確認識。在平常工作中工作沒有盡心盡責，延遲資料歸檔，造成日期、資料管理混亂等問題。二是高職院校對于基建檔案的管理沒有專門的部門和人員，通常是臨時抽調(diào)別的部門人員來整理檔案資料。這些人員由于缺乏專業(yè)的資料、檔案管理經(jīng)驗和技術，也缺少必要的集體榮譽感，基建檔案的收集、整理十分混亂，從而導致利用基建檔案十分不便。
2.缺乏完善的基建檔案管理制度
當前，許多高職院校沒有完善的基建檔案管理規(guī)章制度，檔案管理處于“誰辦誰管理”的狀態(tài)，這又進一步加大了檔案管理、查閱、審核的難度。并且這種管理方式容易造成檔案的遺失、損毀，會給高職院校基建檔案的利用帶來不可估量的損失。
3.基建檔案的存儲、管理紙質(zhì)化
目前，高職院?；n案的存儲、管理，大多數(shù)學校仍然以紙質(zhì)版為主，且沒有備份資料，一經(jīng)損毀，無處可查。
4.基建檔案的利用沒有實現(xiàn)資源共享
隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，資源共享已經(jīng)成為了各行各業(yè)發(fā)展的主要趨勢。但是在我省高職院校的基建檔案管理中，尚未實現(xiàn)這個目標。各兄弟院校之間的交流與合作尚未完全展開。這限制了高職院校綜合實力的提升。
三、高職院校基建檔案的管理措施
1.提高認識，完善制度
加強高職院校的基建檔案管理工作，必須要完善基建檔案管理制度?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，當前我省的高職院校應當本著實事求是的態(tài)度，從實際情況出發(fā)，建立各種規(guī)章制度，在實踐中探索適合本校的基建檔案管理模式，制定出一整套科學、高效的管理制度[2]。比如：《基建檔案收集和歸檔管理制度》、《基建檔案利用制度》和《基建檔案管理人員工作職責》等。
除此之外，學校的人事和行政部門要加強績效考核力度，將工作成果與薪酬、獎金掛鉤，通過制訂相關的考核制度，實行定期的基建檔案管理工作評價，貫徹獎勵與懲罰措施，提高管理人員的工作積極性。
2.引入信息技術，構建高職院校基建檔案網(wǎng)絡
近年來，隨著信息化、網(wǎng)絡化的不斷發(fā)展，電子計算機技術以及網(wǎng)絡自動化辦公體系逐漸被引入到辦公管理領域。在基建工程中，建設、設計、施工單位電子化辦公成為主流趨勢，而且我省大部分高職院校均配有大分辨率掃描設備，對于基建檔案、圖紙等資料的掃描要求可以滿足。所以，為了符合今后基建檔案收集和管理的需要，高職院校必須建立數(shù)字化的檔案管理體系，以方便電子文檔的查詢，降低工作成本和工作量[3]。同時，增加電子文檔還可以提高學校設備的利用效率，減少資源、設備的空置和浪費。
3.資源共享，充分發(fā)揮基建檔案在高?；窘ㄔO中的作用
中圖分類號：TM412 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）12-0315-01
隨著物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，作為關鍵技術的RFID技術已經(jīng)以極快的速度滲透到許多領域如二代身份證、物流管理、高速公路監(jiān)管等。醫(yī)療行業(yè)作為保障民生和社會穩(wěn)定的重要行業(yè)，其管理水平的高低直接影響著我國居民的生命安全和幸福指數(shù)。目前，國外已經(jīng)開始將RFID技術應用于病歷檔案管理領域，并且取得了很好的效果。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷改革，私立醫(yī)院的蓬勃興起，各醫(yī)院之間的競爭越發(fā)激烈。在這嚴峻的形勢下，醫(yī)院病歷檔案的管理需要與時俱進，在變革中謀求新的出路。
一、病歷檔案及其雙軌制管理模式
病歷檔案是醫(yī)院工作人員對患者進行治療過程中直接形成的，客觀真實地反映每個患者病情變化以及就診全過程的以備查詢的原始記錄。
隨著信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，醫(yī)院管理工作開始逐漸引入計算機設備，電子病歷檔案也應運而生。但是由于電子病歷檔案沒有得到我國法律的認可以及安全、技術等其他原因，所以即使現(xiàn)在醫(yī)院管理工作使用電子病歷，但仍然會將電子病歷打印成紙質(zhì)病歷檔案進行保存。這種管理方法即雙軌制管理模式，具體表現(xiàn)為臨床醫(yī)務人員通過電子病歷系統(tǒng)錄入病歷的各項內(nèi)容，然后打印成紙質(zhì)病歷檔案，人工簽名后由病案室回收歸檔保存，同時電子病歷通過HIS傳輸至病案室歸檔。[1]但是上述雙軌制管理模式存在兩個弊端：一是沒有解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管的問題，比如庫房壓力、檔案由于環(huán)境或人為原因遭受損壞等。二是醫(yī)院的電子病歷管理系統(tǒng)只存有在醫(yī)院引入計算機設備以后患者就醫(yī)形成的病歷檔案，也就是說醫(yī)院的計算機系統(tǒng)里不存在某位患者在此醫(yī)院就診的全部電子病歷檔案。
二、RFID技術及其在病歷檔案管理中的適用性分析
（一）RFID概念及其工作原理
RFID是Radio Frequency Identification的縮寫，中文名稱是無線射頻身份識別。RFID技術是利用無線射頻信號空間耦合（交變磁場或者電磁場），實現(xiàn)無接觸式的對標簽信息進行自動識別和傳輸?shù)募夹g。工業(yè)界經(jīng)常將RFID系統(tǒng)分為：RFID標簽、閱讀器reader、天線三大組件。
RFID技術的工作原理：閱讀器發(fā)出射頻信號，當RFID標簽進入閱讀器的掃描場以后，會產(chǎn)生感應電流進而獲得能量發(fā)送出存儲在芯片中的電子編碼（被動式標簽）或者RFID標簽主動發(fā)送某一頻率的信號（主動式標簽），閱讀器對接收到的信息進行讀取和解碼，最后送到中央信息系統(tǒng)進行下一步的數(shù)據(jù)處理。
（二）RFID技術在病歷檔案管理中的適用性分析
傳統(tǒng)紙質(zhì)病歷檔案管理存在以下幾個問題：（1）病案室所存儲的病歷檔案數(shù)量龐大，查找某一病歷檔案費時費力。（2）檔案管理人員在將病歷檔案歸還放置時，很容易因為某些不確定的人為原因?qū)е虏v檔案錯放的情況。遇到這類情況，檔案管理人員只能憑借工作經(jīng)驗去判斷可能錯放的位置。（3）傳統(tǒng)紙質(zhì)病歷檔案的統(tǒng)計工作通常只能根據(jù)檔案借閱登記表進行分析。但是由于檔案借閱登記表可能存在好幾本，所以統(tǒng)計起來很繁瑣。這種統(tǒng)計方式不利于開展病歷檔案利用的統(tǒng)計工作，進而也不利于醫(yī)學研究的順利開展。
RFID技術的使用可以有效解決以上所有問題。將病歷檔案首頁的基本信息錄入到RFID標簽內(nèi)部，并將RFID標簽貼于病歷檔案的固定位置。當查詢某一編號的檔案信息時，系統(tǒng)查詢到該病歷檔案的位置，檔案管理人員可以通過檔案架上的指示燈的提示迅速找到所需檔案。歸還檔案時，置于檔案架上的閱讀器會對所歸還的檔案的RFID標簽進行掃描，從而確定此檔案是否于此處保存。若不是，系統(tǒng)會自動提示，從而避免了檔案錯放的產(chǎn)生。由于閱讀器在讀取病歷檔案標簽的同時也會將信息傳送到后臺應用軟件，因此可以通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析當前病歷檔案的利用情況，比如病歷檔案借出數(shù)量，借閱次數(shù)最多的病歷檔案等，幫助檔案管理人員及時了解病歷檔案的使用情況，并為下一步病歷檔案的調(diào)整提供支持。
三、RFID技術應用于病歷檔案管理的可行性
（一）從成本角度分析
RFID標簽相對于普通二維碼標簽來說，價格稍顯昂貴。但是隨著科技的發(fā)展，RFID標簽的價格呈下降趨勢。2000年，每個RFID標簽價格為1美元。2005年每個RFID標簽的價格為12美分左右，超高頻率的RFID標簽價格為10美分左右。2016年，淘寶網(wǎng)上出售的RFID標簽按照銷量從高到低排序，排名第一的RFID標簽價格為0.8元。若醫(yī)院想對全部紙質(zhì)病歷檔案貼上RFID標簽，可以專門聯(lián)系RFID標簽的生產(chǎn)商，進行直接訂貨。這樣大批量的購買，使得RFID標簽的價格會更低，這樣一來，成本也就更低。
（二）從管理效率角度分析
RFID技術應用到病歷檔案管理當中可以明顯提高醫(yī)院工作效率，比如：美國食品藥品監(jiān)督管理局利用RFID標簽快速調(diào)出患者信息，估計降低50%的醫(yī)療事故。新加坡國立癌癥中心化療科自2011年使用有源高頻RIFD標簽及讀寫器以來，醫(yī)院比以前多治療20%病人，等待時間減少8%，56%的病人等待時間少于30分鐘。[2]
（三）從其他領域的應用效果分析
RFID技術在圖書管理領域取得突破性進展。目前我國很多圖書館都已經(jīng)開始引入此技術，比如：深圳圖書館、中國國家圖書館、陜西省圖書館等。這種高科技手段解決了圖書館資源的合理分配、提高了圖書館的業(yè)務效率、同時滿足了讀者的服務需求。眾所周知的是圖書和檔案作為當今時代的重要的信息資源在一定程度上有很大的相似性，RFID技術在圖書管理領域的成功應用可以為此技術在檔案管理領域的應用帶來很多啟示和鋪墊。同時RFID技術在醫(yī)院的某些業(yè)務工作領域已經(jīng)得到利用，比如新生兒管理領域、精神病患者管理領域、某些設備的清領域等。
結語
醫(yī)院每年都要投入大量的人力、物力、財力來管理數(shù)量浩大的紙質(zhì)病歷檔案，所以將傳統(tǒng)紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化必將成為日后病歷檔案管理的趨勢。紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化可以采用多種技術，本文只是論述的其中一種：RFID技術。雖然電子病歷的法律效力在我國還未得到認可，但是我們不能坐等到法律承認的那天。從現(xiàn)在開始，我們就應該大膽嘗試開展電子病歷檔案的研究工作，特別是注重電子病歷管理系統(tǒng)的開發(fā)，以迎接電子病歷檔案的時代的到來。結合以上的分析，本人相信RFID技術在醫(yī)院病歷檔案管理方面有很大的應用前景。
參考文獻
[1] 農(nóng)永英.雙軌制管理模式在醫(yī)院病歷檔案管理中的應用分析[J].人才資源開發(fā)，2016（12）：176-177.
高校事業(yè)發(fā)展的重要組成包括檔案管理工作，它是高校履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。檔案管理工作的重要要素包括檔案的收集、管理及創(chuàng)新。不斷發(fā)展創(chuàng)新才能實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、持續(xù)化。檔案工作中需要終身學習，全面提高自身素質(zhì)，才能跟上時代的步伐。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
（一）思想陳舊，意識薄弱。許多高校的領導對學校的教育教學、科研、學生管理等非常重視，而對檔案管理工作關注意識薄弱。對檔案管理工作投入極少的經(jīng)費，而對于檔案館（室）網(wǎng)絡化建設的經(jīng)費投入更是少之又少，對于一些硬件，不能及時更新；而檔案管理的工作人員缺少利用檔案資源服務社會的意識，認為收集全檔案、保管好檔案就已經(jīng)完成本職工作了。
（二）管理落后，方法繁瑣。資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列工作是傳統(tǒng)檔案管理的工作內(nèi)容。因為檔案管理工作量大、任務重的特點，大多數(shù)高校的操作是以手工為主，對歸檔材料不能及時整理、分類；電腦管理的操作也只是運用基本信息及簡單檢索查詢事務，無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案不能及時有效地建立，檔案利用率低、信息涵蓋不全的問題不能從根本上得到改變。
（三）體制滯后，制度缺失。缺乏創(chuàng)新，沒有活力，是現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，沒有建立完善的機構設置、用人制度、分配制度、獎勵制度等，與勞動報酬、晉職沒有掛鉤，沒有工作創(chuàng)新的氛圍，這些都是導致檔案管理工作沒有朝著良性發(fā)展的主要原因。
（四）人才缺乏，素質(zhì)偏低。據(jù)調(diào)查，高校檔案管理的工作人員大多數(shù)都是兼職或者是半路出家，沒有培訓和學習系統(tǒng)的專業(yè)技能知識。對于不但懂得信息化技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才的缺失，是高校檔案工作信息化建設受到制約的根源。
二、更新觀念實現(xiàn)管理現(xiàn)代化
知識經(jīng)濟時代，科學技術迅猛發(fā)展，知識量成倍增加，致使全社會自覺參與學習的動力來自知識經(jīng)濟所帶來的危機感、緊迫感和責任感。終身學習已經(jīng)成為檔案工作者的學習原則，最新的檔案專業(yè)知識及相關知識需要不斷地學習和熟練地掌握，只有全面提高自身素質(zhì)，才能跟上時代的腳步。
（一）優(yōu)化知識結構，做一專多能的復合型人才。檔案工作是一項專業(yè)性、知識性、科學性和學術性的工作。在知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展時代，檔案工作者通過優(yōu)化知識結構，來適應社會的發(fā)展，是現(xiàn)在的當務之急。近幾年來，凸型知識結構是比較流行的知識結構，也可以叫“金字塔”模式。這個模式將人的知識結構分為三個層次，基礎知識在最低層，相關知識占據(jù)中間的位置，專業(yè)知識占領最高層。身為現(xiàn)代的檔案工作人員，應該讓自己處在知識的“金字塔”的最底層，也就是基礎知識，盡可能地廣博、深厚、牢固；塔尖，也就是專業(yè)知識，盡可能地高聳、精深，達到最優(yōu)化，使其功能能夠得到最大限度的發(fā)揮。如果只是文化基礎知識豐厚，精深的專業(yè)知識非常匱乏，就會出現(xiàn)“鉆勁”缺乏的現(xiàn)象，專業(yè)不可能出現(xiàn)優(yōu)秀的成績；另外，如果只是對專業(yè)知識非常精通，對相關知識缺乏，創(chuàng)造潛力就不會得到充分的發(fā)揮，對專業(yè)工作本身的發(fā)展造成影響。所以只有對兩者同時注重，才能達到專業(yè)上獲得佳績的成就。
（二）善于運用現(xiàn)代化管理手段。作為現(xiàn)代化檔案管理工作者，對現(xiàn)代化的科學知識不僅要學習和掌握，最主要的任務是將其運用到檔案管理的工作當中去，使其成為現(xiàn)代化管理的重要手段，使檔案工作適應時展特點。
（三）選拔人才，加強隊伍。較強的政治性、專業(yè)性和技術性是高校檔案管理工作具備的特點，簡單的歸檔和保存已經(jīng)不能滿足對其的概述和理解。管理人員需要同時具備優(yōu)秀的思想政治素質(zhì)和良好的專業(yè)技術水平。所以，創(chuàng)新檔案管理工作的重中之重是建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。第一，不斷提高自身的思想政治素養(yǎng)是合格的檔案管理工作者必須具備的素質(zhì)，對政治理論和政策法規(guī)要定期學習，保密意識得到強化，在整個的檔案管理過程中要涵蓋政治觀念、政策法規(guī)意識。第二，掌握精湛的專業(yè)技能是優(yōu)秀的檔案管理工作者需要具備的，建立一支業(yè)務水平過硬、工作熱情高亢的專業(yè)隊伍，需要長期堅持學習和培訓專業(yè)科學技術，一定會為高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供源源不斷的人才。
三、結語
高?；A工作的重要組成部分包括高校檔案管理工作，需要將檔案的收集、整理等方面的工作不斷創(chuàng)新，最終提高綜合管理能力。而且，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，需要做到主動提供服務，充分體現(xiàn)檔案的價值，完成高校綜合檔案館現(xiàn)代化管理水平和整體服務能力全面提升的目標。
【參考文獻】
電子文件歸檔后形成電子檔案的保存和開發(fā)利用，都要靠電子文件、電子檔案的形成者及其管理人員實施。沒有形成者及其管理人員，一切都無從談起。因此，培養(yǎng)一支合格的電子文件、電子檔案管理隊伍就顯得特別重要。
（一）電子檔案管理的特殊性
電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理，有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性。
⒈信息內(nèi)容數(shù)碼化
電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進行存儲、傳輸。紙質(zhì)檔案是由文字、圖形、圖像等直接顯示其信息。這樣，管理人員對電子文件、電子檔案所記錄的信息不能直接閱讀，要靠通過相應的軟硬技術還原后才能知曉。管理人員如不懂相應的軟硬件技術和相關設備，就無法管理電子文件、電子檔案。
⒉文檔處理一體化
電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備，有著密不可分的關系。離開了電子計算機軟硬件技術及相關設備，就沒了電子文件、電子檔案可言。紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須過問或參于管理，無須知道文件產(chǎn)生背景及其印刷等有關技術。待到文件階段的后期，對那些具有保存價值的文件，由文書人員進行收集、整理、歸檔。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應軟件和設備。在電子文件設計形成階段，檔案人員就要進行指導，使生產(chǎn)的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統(tǒng)一管理和長期保存;同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產(chǎn)生背景、數(shù)據(jù)格式、以及相應的電子計算機軟硬件技術等。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參于對其管理，熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況，并進行積累。要及時按檔案整理、鑒定的有關要求，對電子文件進行收集、整理、鑒定、歸檔。否則長時期不過問，相關技術發(fā)生了變化，設備陳舊或更新，原來的電子文件，在新的條件下必然讀不出來，真實記錄就可能遭受損失。從管理方面看，電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者，電子檔案的管理者，要通力協(xié)作，才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在電子文件時代，文檔一體化管理，勢在必行。
⒊保管保存技術化
電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復雜的多，紙質(zhì)檔案只要符合保管、保護條件，就能達到長期保存的目的。而電子檔案長期保存就不那么簡單。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等，這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應的軟硬件技術及背景信息等。電子檔案所依賴的電子計算機發(fā)展很快，設備不斷更新，軟件技術日新月異，其存儲載體性能也不甚耐久，磁性存儲載體常有退磁、粘連等現(xiàn)象，光盤也有矯變和保護膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素，需要電子檔案的管理人員認真對待，并且要有一套整的對策、技術和措施。
⒋利用形式多樣化
檔案的開發(fā)利用，是檔案工作者重要任務之一。我們保存檔案的目的，就是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，為社會各項事業(yè)服務。對于紙質(zhì)檔案的開發(fā)利用，我國已有一整套的方針政策和方法。對于電子檔案的開發(fā)利用，將會出現(xiàn)一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場所，是允許上網(wǎng)利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)？還有電子檔案的保密問題等等。這些都要根據(jù)電子檔案的特性，制定相應的政策和方法，不能照搬紙質(zhì)檔案開發(fā)利用的政策和方法，而且還要有足夠的軟硬件技術保證才能開發(fā)利用好電子檔案。
（二）電子檔案管理的困難性
電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項極其困難而艱巨的任務。這絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案一套管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形成、存儲、傳輸、檢索、利用等技術，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術和措施，長期保存電子檔案。所以，我們不能盲目地認為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案室；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數(shù)字通信技術的人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理是由于電子文件的出現(xiàn)而出現(xiàn)的新的事物。我們必須認識到：在電子時代，電子檔案的實質(zhì)是技術工程；電子檔案管理，實質(zhì)是一項檔案技術工程的管理，是一門新型的檔案管理學科。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握電子計算機軟硬件技術、數(shù)字通信技術等。它必須將這兩門學科溶于一休，否則就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。
二、電子檔案管理人員必備的知識技能
電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理人員，必須具備以下的知識的技能，才能適應其崗位職責的要求。
（一）檔案管理基礎知識
⒈了解檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分。
⒉掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法，掌握檔案管理和利用中有關信息反饋技術和方法。
⒊掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；掌握檔案庫房內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律; 掌握微生物、鼠類危害檔案的防治措施、技術和方法。
⒋了解文件的概念，明確文件及公務文件特點、功能及其表現(xiàn)，劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）電子計算機應用知識
⒈電子計算機技術。電子計算機是一種能自動完成信息處理的機器。認真學習電子計算機技術，目的是了解電子計算機技術的發(fā)展過程及發(fā)展趨勢。懂得電子計算機的運算器、控制器、內(nèi)存儲器及外部設備等，牢固地掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。
⒉電子計算機軟件技術。電子計算機軟件是指為了完成電子計算機本身的管理或針對不同的信息處理任務而編制的程序及文檔。電子計算機是靠人們把事先編好的程序裝進機內(nèi)之后才能工作，而程序是由程序人員編寫和調(diào)試。程序人員根據(jù)實際需要提出問題，然后確定計算方法，構造數(shù)據(jù)模型，寫出流程圖，選擇適用的語言，編寫出程序并上機反復調(diào)試，直到滿足實際需要為止。認真學習電子計算機軟件技術，就是要了解熟悉電子計算機使用的二進制和其它數(shù)制的轉(zhuǎn)換關系、機器語言、匯編語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
⒊現(xiàn)代通信及電子計算機網(wǎng)格技術。在現(xiàn)代社會中，人類活動所需的各種信息都是依靠以現(xiàn)代通信技術為基礎的通信設備來處理、存儲和傳輸?shù)?。認真學習現(xiàn)代通信技術，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸?shù)姆椒ê图夹g，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。
⒋辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術。電子計算機在國家機關、社會團體等部門的應用，主要體現(xiàn)在辦公自動化和電子計算機輔助設計等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計等基本知識，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到動作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。
⒌電子計算機技術在檔案部門應用知識。電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。學習電子計算機在檔案部門應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發(fā)展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等。更深入地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。
⒍設備維護知識。電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數(shù)字通信的一系列設備、電源設備、調(diào)控設備等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這涉及到很多的專業(yè)知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設備的實際操作技能。
⒎標準化知識。電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內(nèi)容。了解并制定、完善這些標準，才可能做好電子文件、電子檔案的管理工作。
1 當下我國辦公室檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足
就目前而言，我國很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒有重視起自身企業(yè)的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業(yè)務資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務遭受到嚴重損失。
1.2 辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
當下我國雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發(fā)揮出應有價值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因為相關檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結構和檔案管理素質(zhì)存在嚴重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類結構，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴重浪費，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應的檔案管理基礎理論知識，因此也就致使相關管理人員沒能正確的認識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。
1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障
由于當下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數(shù)據(jù)信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴重忽視，此外又因為相關檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟遭受到嚴重損失[3]。另外，很多企業(yè)由于缺乏相應的網(wǎng)絡安全意識，這就造成計算機檔案管理中，存在非常嚴重的安全隱患問題。
1.4 辦公室檔案管理缺乏相應的信息化辦公手段
雖然當下很多企業(yè)管理制度都開始對傳統(tǒng)的紙張辦公方法進行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業(yè)在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒有實現(xiàn)信息化，對企業(yè)中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。
2 提升辦公室檔案管理工作效率相應對策
2.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度
如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對辦公室檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應該讓企業(yè)內(nèi)部人員對辦公室檔案管理工作的認識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認識程度得到加強，定期組織培訓，向相關檔案管理人員傳輸相應的檔案管理知識的同時，重點講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認真的認識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個統(tǒng)一的檔案管理認識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。
2.2 對檔案管理人員的專業(yè)性進行提升
首先，企業(yè)應該重視起對相關檔案管理人員的培訓工作，定期的舉行相關的檔案管理基礎知識的培訓工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓，對在職的老員工，應該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎知識為主，來對其進行相應的培訓，如：教導這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛入職的檔案管理人員，則應該以檔案管理基礎理論知識為主，重點傳授他們專業(yè)性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓，促使他們能夠在最短的時間內(nèi)掌握相應的管理知識。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當下市場經(jīng)濟化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來有效推動作用。
2.3 增強辦公室檔案管理的安全性
辦公室檔案管理對現(xiàn)代企業(yè)來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現(xiàn)。首先將相應的保密制度建立起來，以此來對相關的檔案管理人員進行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業(yè)應該積極額普及計算機知識和網(wǎng)絡安全知識，讓每一個工作人員都能夠認識到網(wǎng)絡安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網(wǎng)絡安全工作的安全管理力度。
2.4 運用集成化信息管理體系
政治素質(zhì)是檔案管理人員應該具備的基本素質(zhì)之一，政治素質(zhì)主要包括政治理論知識、政治心理、政治價值觀、政治信仰、政治能力等。政治素質(zhì)指檔案管理人員堅持用正確的理念、政治信念、政治態(tài)度和政治立場在檔案管理中通過行動表現(xiàn)出來的內(nèi)在品質(zhì)，它是個人的政治方向、政治立場、政治觀念、政治態(tài)度、政治信仰、政治技能在檔案管理過程中的綜合表現(xiàn)。檔案管理人員政治素質(zhì)的高低是檔案管理發(fā)展水平的重要標志，這就要求檔案管理人員要不斷的學習黨的理論知識，保持先進的黨性，培養(yǎng)理論水平和政治修養(yǎng)，為檔案管理工作做出應有的貢獻。
二、高尚的職業(yè)道德素質(zhì)
職業(yè)道德是指檔案管理人員在檔案管理活動中應該遵循的行為準則，是檔案管理內(nèi)的特殊道德要求，即整個社會對檔案管理人員的職業(yè)觀念、職業(yè)態(tài)度、職業(yè)技能、職業(yè)紀律和職業(yè)作風等方面的行為標準和要求。良好的職業(yè)道德素質(zhì)是檔案工作者應具備的最基本的素質(zhì)，是做好人事檔案工作的基本條件。
檔案管理人員如何看待自己所從事的職業(yè)，是否認同和追求自己所在崗位所帶來的社會價值，是職業(yè)道德觀念的核心內(nèi)容。如果一個檔案管理人員對自己所從事的職業(yè)沒有任何認同感，不珍惜自己的崗位，就不會有熱愛和忠實于檔案管理工作的敬業(yè)精神，而認同的方面不同，也會產(chǎn)生不同的敬業(yè)態(tài)度。當檔案管理人員從自己的實際工作中發(fā)現(xiàn)它的偉大歷史作用，產(chǎn)生工作的自豪感、光榮感、責任感的時候，他才能以其忘我的敬業(yè)與奉獻精神，盡善盡美地完成自己的工作。
檔案管理人員對檔案職業(yè)規(guī)則的信奉和檔案職業(yè)規(guī)范的遵守是檔案管理人員具有良好職業(yè)道德態(tài)度的具體表現(xiàn)。職業(yè)道德規(guī)則包括政治的，經(jīng)濟的、行政管理的、枝術的，也包括道德等方面的行為規(guī)定，通常表現(xiàn)為必要的規(guī)章制度和必需遵行的道德規(guī)范。檔案管理人員能否充分的理解，正確執(zhí)行這些規(guī)則，不僅表明他是否具備基本的職業(yè)道德素質(zhì)，也直接反映出他的職業(yè)道德水平。一個具備著積極職業(yè)道德態(tài)度的檔案管理人員，應表現(xiàn)出對檔案管理工作的積極熱愛，對檔案管理中的應該遵守各項規(guī)章制度的充分理解和認真遵守，才是具有積極職業(yè)道德態(tài)度的表現(xiàn)。
良好的職業(yè)道德行為就是全心全意為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，提代高質(zhì)量，高效率的人事工作服務，所以，在日常工作中，要注意工作服務態(tài)度和工作作風，工作要積極主動、態(tài)度要誠懇熱情、言談舉止文明，要以最佳的精神狀態(tài)、飽滿的工作熱情，踏踏實實、勤勤懇懇的做好檔案管理工作。
三、過硬的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理人員要具備豐富的檔案專業(yè)知識。檔案管理人員學習《檔案法》及其《實施辦法》、《企業(yè)檔案管理的規(guī)定》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》和各種門類、載體檔案相關規(guī)范、標準等內(nèi)容。將工作中所遇到的實際問題與學習并重，增強檔案意識、法制意識，加深對檔案工作、檔案的了解，明確檔案工作的職責、任務，突出歸檔協(xié)調(diào)配合的重要性；要掌握文件材料收集齊全的要領，制成材料的注意事項，歸檔的范圍、時間、要求等等。只有具備了豐富的檔案專業(yè)知識，才能把檔案工作做好，促進檔案管理的科學化發(fā)展。
檔案管理人員要具有與檔案相關學科的專業(yè)知識。檔案管理人員除了掌握檔案學基礎知識之外.還要掌握與檔案管理工作相近的其他專業(yè)知識，例如：檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內(nèi)容有關的其他專業(yè)知識或與業(yè)務工作有關的科學技術知識，尤其應該具有基本的計算機基礎知識，基本的辦公軟件操作知識，才能適應現(xiàn)代科技發(fā)展的需要：檔案管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識，只有掌握具備了相關的專業(yè)知識。才能更好地從事檔案管理工作。
四、培養(yǎng)和提高檔案管理工作者素質(zhì)的途徑
高職院校以培養(yǎng)技術性人才為主要目標，擔負著培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設、服務、管理第一線需要的高技能、應用型專門人才的使命。檔案管理是一門實踐性、應用性較強的課程，旨在培養(yǎng)學生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務。但是從目前的實際來看，高職院校檔案管理課程的教學效果不甚理想，本文對其中的原因進行深入剖析，并就其改進方向提出了建議。
一、當前高職院校檔案管理課程教學存在的問題
1.教學目的偏離，無法實現(xiàn)學生的培養(yǎng)目標。雖然按照教學大綱的安排，將檔案管理課程的教學目標定位為“促使學生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實際教學工作的開展卻多是為了完成教學任務而進行教學，忽略了對學生實踐能力的培養(yǎng)。
2.教學方法單一，無法調(diào)動學生的學習興趣。當前，高職院校檔案管理課程的教學主要依靠理論教學，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學方法。根據(jù)心理學的研究，乏味的事務會導致厭煩感，長久累積下去，會造成學生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會降低學生的學習效率，還會導致對此門課程的強烈抵觸感。
3.教學條件落后，無法培養(yǎng)學生的動手能力。檔案管理課程的實踐性較強，如果沒有實際的操作經(jīng)驗，當畢業(yè)生走上工作崗位初次面對成堆需要整理的文件時，會備感茫然，無從下手。
4.師資素質(zhì)欠缺，無法滿足學校的教學要求。當前，從事檔案管理教學工作的教師主要有兩個來源：一是高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經(jīng)歷過碩士或者博士研究生階段的系統(tǒng)學習，已經(jīng)全面掌握了檔案學專業(yè)課程知識，理論基礎較為扎實，卻缺少檔案管理的實踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業(yè)出身的，他們較少接受過系統(tǒng)的檔案知識學習，雖然具有豐富的實踐經(jīng)驗，但是又缺少對檔案基本理論知識進行系統(tǒng)闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學的需要。
5.考核方式死板，無法形成學生的檔案知識。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識點，在這種情況下，學生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學生從心理上卸下了心防，大大放松了對本門課程的重視，從而導致整門課程結束，學生的檔案知識并沒有明顯提升的不良后果。
二、高職院校檔案管理課程教學改進的方向
1.理順教學目標，把握人才培養(yǎng)方向。高職院校培養(yǎng)的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學目標在于使學生除了掌握必要的檔案理論基礎知識，應該更注重檔案知識的實際應用。因此，在教學過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學生未來的發(fā)展，在使學生掌握檔案管理基礎理論知識的同時，側重加強學生職業(yè)技能的訓練，力爭合格地培養(yǎng)出“厚基礎、寬口徑、高素質(zhì)、強能力”的創(chuàng)造性人才。
2.改變教學方法，增強學生檔案素養(yǎng)。改變傳統(tǒng)教師“重教”的課堂教學觀念，轉(zhuǎn)移到學生“重學”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實踐”的“四步教學法”，逐步加深學生對檔案知識的吸收與消化能力，才能加強人才培養(yǎng)的效果。
第一步，課堂教學法。基礎知識的講授是前提，這是學生了解檔案知識的入門課。教師應該深入淺出地為學生講解什么是檔案、檔案的發(fā)展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內(nèi)容，輔以身邊的真實案例，將扎實的理論寓教于樂，變成學生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識。
第二步，參觀教學法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強學生對檔案的直觀性認識，教學系部或任課教師可以與學校檔案室（館）聯(lián)系，在條件允許的范圍內(nèi)，將學生引領到檔案（室）館進行實地參觀，使學生根據(jù)所學理論知識，對應了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計，讓學生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統(tǒng)計表等直觀性較強的實體。這樣，經(jīng)過“眼見為實”，學生自然加深了對檔案與檔案工作的了解，對于檔案知識的消化吸收具有較強的促進作用。
第三步，模擬教學法。僅有參觀的經(jīng)驗遠遠不夠，因為無法滿足學生動手的需求。鑒于此，模擬教學法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環(huán)節(jié)，如檔案的查找過程，事先準備一些文件材料，借助學校的計算機機房，讓學生現(xiàn)場模擬根據(jù)規(guī)定的著錄條目對這些檔案進行著錄，然后根據(jù)多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學生有了切身體會，不僅深化了對檔案基礎知識的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。
第四步，實踐教學法。在學生經(jīng)過模擬階段的操作后，可通過對其工作質(zhì)量進行評判，針對其不合格的地方進行修正，使學生真正掌握檔案管理的扎實本領。此時，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺，在權限允許范圍內(nèi)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實的實踐基礎。
3.改善教學條件，強化課程教學效果。高職院校要為檔案實訓實踐環(huán)節(jié)的開展搭建良好的平臺，如建立檔案實訓室，購置必要的物品如打孔裝訂機、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學生模擬操作使用；安排學校機房讓學生練習檔案的計算機化管理；協(xié)調(diào)學校檔案室（館）安排學生參觀學習；通過校企合作建立校外實訓基地，為學生創(chuàng)造頂崗實習的機會等等。
4.注重師資配備，提升教師專業(yè)水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進和培養(yǎng)工作。檔案管理是一門專業(yè)性極強的課程，必須對任課教師的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)進行考量。對于新引進的教師，應要求是檔案專業(yè)出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實的理論功底，并具有一定的業(yè)務經(jīng)驗和動手能力，能夠在教學過程中把抽象的理論知識與實際銜接起來并傳遞給學生。同時，要實施繼續(xù)教育制度，不定期地邀請檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強的高級人員來校對教師在教學、實踐等方面給予針對性的指導與培訓，并形成長效機制，不斷提升教師的專業(yè)水平。
5.調(diào)整考核方式，實現(xiàn)預期教學目標。要改變以往僵硬的理論知識閉卷考試方式，采取“理論+實踐”的靈活考查方法，既注重對學生基本理論知識掌握水平的考核，也要對其實際的動手能力進行現(xiàn)場測試。最可行的辦法是在實際操作的過程中進行結構化提問，對操作中所涉及的知識點進行多面考核，這樣就可以將理論與實踐融會貫通，達到理實一體化的效果，最終實現(xiàn)預期的教學目標。
綜上所述，為滿足社會對檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學改革已經(jīng)勢在必行。這是一個逐步探索的過程，需要不斷的創(chuàng)新，高職院校應引起足夠重視，銳意進取， 突破傳統(tǒng)理念與方法的束縛，以期實現(xiàn)檔案管理課程的深入發(fā)展。
參考文獻
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一、建筑設計單位檔案管理的特點
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。也可簡單表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。而對于一些專業(yè)性、業(yè)務性較強的還可建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。
建筑設計單位是典型的智力、知識密集型單位，其檔案管理具有較強的專業(yè)性和業(yè)務性，除日常的文書檔案、人事檔案外，圖紙檔案、合同檔案也是其檔案管理的重要內(nèi)容。而且，不同的檔案類型一般分屬不同的部門管理，如文書檔案一般由辦公室管理，負責各類行政文書、行業(yè)文件、內(nèi)部普發(fā)文件等的收集和歸檔；人事檔案則歸人事處或人力資源部管理，包括人事信息、勞動合同等；生產(chǎn)合同檔案一般由生產(chǎn)經(jīng)營處負責，是記錄建筑設計單位項目承攬數(shù)量、合同額、設計面積等的重要信息來源，是確保生產(chǎn)經(jīng)營活動有序運行的保障；圖紙檔案則由技術處下屬的圖檔室管理，是直接體現(xiàn)建筑設計單位技術水平和業(yè)績的重要資料。
二、檔案管理人員的素質(zhì)要求
對于建筑設計單位的檔案管理人員來說，做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯，更重要的是必須與時俱進，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。檔案管理人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總稱。檔案管理水平與質(zhì)量的高低，根本上取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低?！吨腥A人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識?！边@是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)提出的要求。
（一）良好的政治素質(zhì)。
檔案管理人員應該具備各類專業(yè)工作人員必須具備的基本政治素質(zhì)，堅持社會主義道路，遵紀守法。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應具備更強的政治素質(zhì)。無論何時何地，都應堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴守機密。
（二）精湛的業(yè)務素質(zhì)。
業(yè)務素質(zhì)是指檔案管理人員應具備專業(yè)的技能和素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）掌握檔案管理專業(yè)知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等各項業(yè)務環(huán)節(jié)都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質(zhì)量，提高工作效率。
（2）熟悉檔案管理相關的法律法規(guī)。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關檔案管理的各項法律法規(guī)和方針政策，熟悉針對本行業(yè)制定的各種規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)定，按照這些規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)定進行檔案管理。
（3）全面、扎實的實踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業(yè)知識、法律法規(guī)和各項規(guī)章制度的要求都靈活地應用于日常的檔案管理工作實際中，從而高效率地完成好本職工作。
（4）檔案管理人員還需要及時掌握和熟練應用現(xiàn)代化的辦公手段。建筑設計行業(yè)是信息化和辦公自動化較早的行業(yè)，目前，在全國很多地方開始推行“白圖替代藍圖”“電子歸檔”等，隨著檔案管理的現(xiàn)代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現(xiàn)代化設備的使用。
（三）愛崗敬業(yè)，遵守職業(yè)道德。
檔案管理人員應具有良好的職業(yè)道德，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，忠于職守。遵守職業(yè)道德主要表現(xiàn)為：一要熱愛檔案事業(yè)；二要有珍檔敬業(yè)、無私奉獻的精神；三要有甘于寂寞、甘于清貧的品質(zhì)。
（四）與時俱進，勇于創(chuàng)新。
隨著社會生產(chǎn)力和經(jīng)濟的整體發(fā)展，尤其是科學技術的進步和提高，檔案管理人員在思想和業(yè)務上必須順應社會的發(fā)展趨勢，與時俱進。同時檔案管理人員要更新觀念，打破常規(guī)，勇于探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質(zhì)量和檔案管理水平。
此外，檔案管理人員還應具備高度的責任心，具備較強的表達和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專業(yè)管理知識。
三、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的途徑
（1）端正工作態(tài)度。通過強化檔案管理人員的工作態(tài)度來端正職業(yè)道德素質(zhì)，首先要讓工作人員認識到做好檔案工作是管理工作的重要內(nèi)容，其次鼓勵工作人員具有奉獻精神，能夠在平凡崗位上做出卓越成績；最后增強責任心，培養(yǎng)檔案管理人員認真負責的態(tài)度。
（2）加強崗位培訓。崗位培訓通過對進行業(yè)務知識集中學習來提高檔案管理人員素質(zhì)，不僅能補充工作人員的業(yè)務知識還要對各種檔案及其基礎理論、工作任務、要求、程序、方法進行系統(tǒng)的學習。同時在崗位培訓過程中需要在時間和內(nèi)容上進行科學的設置，將培訓內(nèi)容通過理論聯(lián)系實際、突出重點達到學以致用的目的，最后采用實際操作與理論考核并行的考核方式，對培訓效果進行檢驗。
（3）鼓勵開展業(yè)務自學。作為已在職的工作人員，培訓學習畢竟只能作為學習的輔助手段，還需工作人員針對工作中的不足之處進行自學，以提高工作能力，在單位中可以鼓勵檔案管理人員對計算機技術、外語能力以及檔案管理方面的課程學習，通過不影響工作的情況下，鼓勵檔案管理人員考取技能等級，進行鼓勵之余，將知識轉(zhuǎn)化為能力，運用到實際的檔案管理之中。首先，檔案管理人員應積極參加培訓，不斷地增強檔案管理基礎知識，熟練掌握檔案的管理理論和方法，其次，檔案人員需具備豐富的文字知識、寫作知識等與檔案相關的基礎知識，以備開展檔案記編工作。
四、小結
1 當前檔案管理工作的問題
（1）缺乏檔案管理意識。首先，檔案管理認識不深。一些企業(yè)并沒有將檔案管理作為企業(yè)的基礎工作進行對待，也沒有將其上升到企業(yè)的戰(zhàn)略層面，對檔案和業(yè)務進行了分離，兩者沒有聯(lián)系，對其聯(lián)系認識不清，不知道開展檔案管理工作的目的和方法。其次，領導對檔案管理工作比較忽略。部分企業(yè)因為無法認識到檔案管理在信息化時代下的重要作用，對檔案管理工作的認識停留于材料文件的收集整理，認為投入后得不到產(chǎn)出，無法提高業(yè)績，是一項沒有報酬的活動，因此對其忽略。最后，缺乏主觀能動性。對檔案管理只停留于形式上，應付上級的檢查考核，并沒有對檔案給予重視，沒有對檔案管理工作負責。
（2）檔案管理力量薄弱。首先，檔案管理隊伍水平不高，基層企業(yè)中，檔案管理人員一般都是兼職，來自于勤雜人員，變動比較大，缺乏專業(yè)性，一般都是現(xiàn)學現(xiàn)做，因此檔案管理比較散亂，沒有規(guī)范。其次，檔案管理質(zhì)量低下。檔案管理人員缺乏基礎知識，也只能夠做一些簡單的工作，歸檔規(guī)程中屢屢出錯，導致檔案的類別、案卷號等混亂，使用的時候，很難根據(jù)索引來進行檔案查找，特別是年代久遠的檔案，無法滿足企業(yè)需求。最后，認識不深刻。缺乏對檔案管理重要性的認識，無法提升檔案管理質(zhì)量。
（3）檔案管理觀念陳舊。第一，檔案管理模式比較老。目前的檔案管理工作停留于手工的進行檔案收集、整理、編目、檢索等工作，現(xiàn)代化管理模式缺乏，因此檔案管理速度不快，質(zhì)量不高，利用率差。第二，資金投入不足。部分基層企業(yè)因為經(jīng)費緊張，就減少檔案管理的投入，導致檔案管理工作得不到有效的開展。
（4）管理和服務聯(lián)系不緊密。第一，檔案門類簡單。部分企業(yè)對檔案文書和戶籍進行收集，卻沒有對聲像、事物相關資料進行收集，檔案缺乏完整性。第二，檔案資料流失。因為各類因素導致檔案的斷層，某個年代的檔案丟失，部分檔案管理人員將檔案自己保管，認為工作起來可以方便一些，導致檔案損壞和丟失。第三，重管理輕利用。基層企業(yè)將檔案收集起來進行管理，卻沒有對其進行使用，僅停留于保存層面上，檔案得不到利用，無法發(fā)揮價值，不能夠為企業(yè)的發(fā)展提供幫助，導致檔案信息資源的浪費。
2 加強企業(yè)檔案管理工作的對策
（1）深化認識，強化責任感。第一，提升對檔案重要性的認識，將檔案工作作為基礎工作、日常工作來開展，定期進行研究討論，加強檢查。第二，增加責任感。檔案管理部門要積極進行工作匯報，對工作中的難題進行上報，上級對檔案管理工作給予重視，增加投入，解決難題，給檔案管理工作提供便利性。
（2）強化培訓，提高業(yè)務素質(zhì)。一要選準用好檔案管理人員。將較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位，企業(yè)及上級部門要從政治上愛護他們、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理人員，確保該隊伍的專業(yè)性。二要強化檔案業(yè)務培訓。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務指導能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦企業(yè)檔案基礎知識和業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。
【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A
【文章編號】1007-4309（2012）07-0100-1.5
為了增強數(shù)據(jù)存儲能力，方便科研人員查閱、借閱有關地質(zhì)和科研成果資料，我單位引進了侏羅紀公司研發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。為管理人員提供了掌握地質(zhì)及勘探開發(fā)成果情況的瀏覽平臺，使大批量的資料信息一次入庫成為現(xiàn)實，對科學決策和快速指揮，解決科研和生產(chǎn)上的問題，降低檔案人員的勞動強度，提高工作效率起到了積極作用。如在30萬份資料中找到自己需要的1份資料，以前需1個多小時才能找到，而今自己用鼠標點擊幾下就可輕松完成；之前必須到庫房現(xiàn)場的借閱工作現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)樵谵k公室的一臺電腦前操作幾步即可完成。
一、檔案信息管理系統(tǒng)概述
檔案信息管理系統(tǒng)是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡、通訊設備等，對地質(zhì)成果數(shù)據(jù)勘探開發(fā)科研報告進行全面的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，產(chǎn)生有利于科研開發(fā)的資料檔案信息，支持企業(yè)高層決策，中層控制，基層運作的集成化人機系統(tǒng)。
二、檔案管理系統(tǒng)建設現(xiàn)狀
在網(wǎng)絡建設和數(shù)據(jù)庫建設的基礎上，進一步將檔案資料電子文檔保存作為工作的重點，收集大量的科研成果和單機數(shù)據(jù)光盤，并對電子檔案進行處理轉(zhuǎn)輸上傳服務器，實現(xiàn)網(wǎng)絡應用的目的，其基本功能如下：1.網(wǎng)上應用板塊：在研究院主頁信息管理欄“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”進行登陸，可查詢研究院已歸檔資料目錄；在線填寫檔案資料借閱申請；下載檔案資料專用瀏覽器在線閱讀；實現(xiàn)了在線查詢、借閱和瀏覽的功能，達到資源共享。2.數(shù)據(jù)管理板塊：對各類檔案進行著錄、轉(zhuǎn)輸、形成電子歸檔章和電子卷脊，打印之后貼在檔案上即可。同時還可以對所著資料目錄進行維護，提高資料錄入的適時性、準確性。3.數(shù)據(jù)上傳板塊：在著錄完成的第一時間將電子數(shù)據(jù)上傳，使數(shù)據(jù)可以及時存入服務器，既避免了單機數(shù)據(jù)存儲過多、電子光盤損壞等現(xiàn)象的發(fā)生，又方便了科研人員及時查閱資料的需求。4.借閱辦理板塊：在線辦理借閱審批手續(xù)，查看登記的在借用戶、待借用戶和催還用戶的信息，及時了解資料借閱和出庫情況。5.查詢統(tǒng)計板塊：可以進行檔案庫統(tǒng)計、借閱庫統(tǒng)計、銷毀庫統(tǒng)計的工作，具體細化為工作量、館藏量、借閱量、歸還量及銷毀記錄的統(tǒng)計功能。6.系統(tǒng)管理板塊：包括檔案管理系統(tǒng)維護、用戶管理、角色管理、數(shù)據(jù)訪問規(guī)則管理、主題詞管理、模版庫管理。各板塊的應用使資料保密安全工作有了保障。
三、檔案管理系統(tǒng)存在的問題
我單位的檔案管理系統(tǒng)雖然取得了一定的成績，但是仍然存在一些問題，下面就現(xiàn)有應用系統(tǒng)進行分析。
檔案管理軟件缺乏通用性。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的管理軟件系統(tǒng)，制約了檔案信息電子化管理的進程，不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)有效共享，從而重復歸檔，浪費人力物力；還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，電子檔案的準確性、可靠性有多少？不確定；標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，我單位檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；電子檔案信息化管理工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息化建設。越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應；統(tǒng)計報表功能還不能完全滿足檔案工作的要求；檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中熟悉檔案和計算機的復合型人才就更奇缺。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
四、解決檔案管理的對策方法
制訂統(tǒng)一的地質(zhì)成果、科研成果等電子檔案管理標準，切實有效地維護電子文件的真實性、完整性、有效性，保證電子檔案內(nèi)容齊全、數(shù)據(jù)結構一致，確保電子檔案得到科學保管和高效利用。要保證電子檔案的順利采集、整理和保管，還必須制定電子檔案整理的歸檔范圍、保管期限、文件處置表等規(guī)范；檔案部門必須制訂歸檔原數(shù)據(jù)、移交原數(shù)據(jù)、日志文件數(shù)據(jù)、內(nèi)容留痕數(shù)據(jù)、留真信息數(shù)據(jù)、存儲和利用格式等多項細致的標準。這些標準的研究和制定必須體現(xiàn)技術的前瞻性、包容性和可操作性，立足當前，著眼未來，充分考慮檔案信息化的應用水平。
確立有效的電子檔案管理運行機制，必須實現(xiàn)檔案管理的流程再造，形成新的檔案信息管理運行機制。在新機制中，電子檔案的管理不僅僅是檔案資料部門的事情，更需要整個企業(yè)明確相關責任者的職責。
檔案管理工作是一項政治性及保密性很強的工作，檔案管理人員必須認真學習黨的十和十八屆三中、是中華全會精神，深刻領會科學發(fā)展觀重要思想，政治方向必須堅定，政治思想素質(zhì)必須過硬。自覺用立場、觀點和方法觀察分析問題，解決檔案管理工作中的實際問題;自覺學習黨的路線方針和政策，學習檔案管理工作理論;必須樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，不斷提高政治覺悟和黨性修養(yǎng)。只有這樣，才能明辨是非、實事求是、堅持真理，不斷改正檔案管理工作中存在的不足，才能通過卓有成效的工作，實現(xiàn)檔案管理工作者的人生價值。
二、專業(yè)知識要豐富
要適應新時期檔案管理工作的要求，檔案管理人員必須徹底改變以往知識面窄、理解深度不夠的弊端;必須具有一定的歷史知識、古漢語知識以及與檔案管理有關的專業(yè)知識;熟悉和掌握檔案管理學、檔案保護技術學、科技檔案管理學等方面的知識，同時，必須大量吸收和掌握其他學科的知識;進一步優(yōu)化知識結構，提高檔案管理理論素養(yǎng)，形成精、細、廣、深的知識結構，努力使自己成為一名專業(yè)知識與理論素養(yǎng)相互融合、相貫通的“復合”型人才。要重點熟悉和掌握檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)，熟練每個環(huán)節(jié)工作流程，培養(yǎng)自己的檔案管理信息編研、開發(fā)利用能力，努力使自己成為一名檔案管理、信息開發(fā)工作的多面手。
三、計算機網(wǎng)絡知識要熟練
數(shù)字化管理已成為當今檔案管理工作的發(fā)展目標。要提高檔案管理制度化、規(guī)范化和科學化管理水平，檔案管理人員必須熟練掌握計算機網(wǎng)絡知識，充分利用計算機手段，開展電子文件和電子檔案管理，奠定檔案管理信息化基礎。隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案信息收集、整理、編目檢索、存儲保管、統(tǒng)計、利用等工作，逐步向自動化發(fā)展，這對檔案管理工作者提出了新的、更高的要求。目前，許多單位正在強力推進檔案管理信息化建設，這就要求檔案管理人員必須熟練掌握計算機網(wǎng)絡技術，熟練利用掃描儀、攝像機等設備，對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化處理、加工、壓縮成JPG、TIF、PDF等格式，進行信息化管理。檔案管理人員只有具備計算機基礎知識和操作方法，才能適應檔案管理信息化建設的需要。
