時間：2023-06-13 09:25:49
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二、采用信息化管理，促進人事檔案發(fā)展
醫(yī)院主要是為大眾提供安全、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，對如何提高醫(yī)療質(zhì)量，促進醫(yī)藥業(yè)務(wù)的發(fā)展成為管理人員關(guān)注的重點，而忽視了其他方面的工作，特別是醫(yī)院的行政后勤等方面的工作。因此，導(dǎo)致了各個科室對個人檔案意識不重視，對歸檔和檔案利用的意識都不強烈，缺乏這方面的動態(tài)信息，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案不能全面反應(yīng)工作人員的真實工作情況。由于在管理上沒有對人事檔案進行足夠的重視，因此，帶來的直接后果就是對此工作投入大大減少，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊落后，主要的收集，整理歸類等工作都沒有做到真正的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，因此造成了檢索困難、校對費時費力、保管困難等情況。
各個醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身醫(yī)院的實際情況選擇一個適合的人事檔案管理制度。因為人事檔案在不同的渠道、部門和時間移送給檔案管理部門，由于差異性導(dǎo)致移送材料的不規(guī)范。另外，隨著人事制度的不斷發(fā)展，人員的流動，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案都變得相當(dāng)簡化。要想提高人們對醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，需要在日常管理工作中將人事檔案管理工作納入到平日的決策議事日程中來，另外可以安排一個專門負責(zé)監(jiān)督單位人事檔案管理工作的團隊，進一步明確各級單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的責(zé)任。單位對人事檔案工作制定出每年相應(yīng)的財政預(yù)算，利用制度化的預(yù)算體系建立人事檔案管理工作的配套設(shè)備，設(shè)置專門的檔案室和檔案柜，在檔案保管中保護措施上應(yīng)多下功夫，最好是將原件進行掃描，以便更好的保護原始檔案，避免原始檔案在不可抗力的因素下丟失或受損。
強化人事檔案信息化管理和現(xiàn)代化的建設(shè)，主要是提高人事檔案的管理效率，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，通過一系列的技術(shù)處理，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，讓紙質(zhì)和電子版的并存，使得人事檔案管理效率不斷向新臺階邁進。建立完善的人事檔案管理制度可以使得人事檔案管理更加的規(guī)范化、程序化和專業(yè)化。
從檔案的收集、整理、歸檔到移交檔案室管理以及對檔案的日常保養(yǎng)工作等一系列業(yè)務(wù)流程都要制定出嚴(yán)格的制度，檔案管理的每一步都要嚴(yán)格依照制度執(zhí)行，如對于檔案的借閱查閱要嚴(yán)格執(zhí)行檔案登記制度，以防止檔案泄密和篡改。對檔案管理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，要嚴(yán)格按照所定制度追究其相應(yīng)的責(zé)任。
三、總結(jié)
Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.
Keywords: personnel file; Problem; measures
中圖分類號： G271 文獻標(biāo)識碼：A文章編號：
科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是企業(yè)長期發(fā)展的重要因素，而人才是企業(yè)發(fā)展的核心力量。人事檔案管理作為企業(yè)日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續(xù)發(fā)展，研究人事檔案工作有著重要的意義。
人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發(fā)揮工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，是知人用人的重要依據(jù)，也是企業(yè)改革改制、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、人力資源戰(zhàn)略開發(fā)等方面的重要依據(jù)和信息庫。
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護企業(yè)人力資源管理，促進人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。然而，當(dāng)前很多企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續(xù)的發(fā)展?，F(xiàn)狀主要表現(xiàn)在：
1.審核把關(guān)不嚴(yán)。社會經(jīng)濟的繁榮使得市場上的人才流動量增大，很多用人單位在招聘員工時并未打算長期聘用，只是為了緩解一時之急。造成了用人單位對于人事檔案的審核工作不嚴(yán)，少數(shù)企業(yè)則直接跳過檔案審核，對于檔案資料也是抱著可有可無的態(tài)度。
2.材料不實或信息不準(zhǔn)。人事部門未按規(guī)定對材料進行認(rèn)真鑒別,從而給“造假”行為提供機會，很多求職者為了謀求工作機會，而在自己的檔案上填寫不真實的信息，這對于企業(yè)在今后的人力資源管理上將帶來很大的實際問題。
3.管理者素質(zhì)不高?，F(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的需要。
4.檔案收集不當(dāng)。管理意識的薄弱使得大多數(shù)企業(yè)招工時對于求職者的檔案資料沒有認(rèn)真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業(yè)的人力資源部門進行保管。而在考察職員工作業(yè)績、能力時，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當(dāng)，“拋檔、棄檔”問題嚴(yán)重。
5.人事檔案管理手段滯后和基礎(chǔ)設(shè)施差，保管條件落后，管理水平較低?，F(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計算機在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，設(shè)備簡陋，技術(shù)落后，耗費大量的時間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實用。
6.人事檔案信息資源的開發(fā)利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現(xiàn)實中，由于人事檔案強調(diào)保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。
目前部分企業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發(fā)揮，已不適應(yīng)新形勢下企業(yè)人事檔案管理工作的要求，這就亟需當(dāng)前企業(yè)人事管理部門在檔案管理工作上改進和創(chuàng)新。
1.加強領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
加強對人事檔案管理，要切實從思想意識上提高對人事檔案重要性的理解。結(jié)合實際情況，在檔案管理部門的指導(dǎo)下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對檔案管理人員的聘用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過競爭選拔的方式擇優(yōu)錄用，通過競爭環(huán)節(jié)讓管理者上崗就業(yè)。
2. 狠抓培訓(xùn)，提高素質(zhì)
對于檔案管理工作者而言，提高自身內(nèi)在知識水平，積累豐富的管理經(jīng)驗是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業(yè)知識，實現(xiàn)知識創(chuàng)新，盡可能使檔案管理人員專業(yè)化。同時，采取“請進來，走出去”的辦法加大對管檔人員進行政治和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，用新的理論知識武裝頭腦，開闊眼界，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，并要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍，加強人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻的精神。
3.注重收集，規(guī)范管理
在整理人事檔案時，要注重收集檔案材料，拾遺補缺，發(fā)現(xiàn)缺少的材料要及時向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應(yīng)主動與單位聯(lián)系，及時補齊。人事檔案內(nèi)容復(fù)雜，案卷內(nèi)常有材料的收入取出，如工資調(diào)整、年度考核、調(diào)配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護人事檔案的安全，定期總結(jié)經(jīng)驗，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織干部人事等工作的政策、規(guī)定。
2.檔案管理的現(xiàn)代化推進較為遲緩。由于社會文明的進步和科技產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，目前人事檔案已經(jīng)進入了一個新的階段，不僅建成了現(xiàn)今的信息管理系統(tǒng)，而且在個人基本資料方面也逐步取代了紙質(zhì)檔案。但是系統(tǒng)的智能化程度畢竟有限，所以在某些方面還有待開發(fā)，比如說對干部年齡的階段分布、教育程度、所學(xué)專業(yè)等方面，系統(tǒng)只會做簡單檢索和制表。在面對諸如所聘職工篩查、統(tǒng)計報告等領(lǐng)域則顯得無能為力，不能夠較為科學(xué)地為人事管理工作服務(wù)。除此之外，在最基本的資料匯集和使用上還存在較大缺陷，容易在資料更新時造成遺漏，不能保證檔案管理部門接收到第一手信息，給檔案在信息流通領(lǐng)域造成困難。此外，某些重要信息諸如教育程度等內(nèi)容的缺失將會給檔案的內(nèi)容完整性造成缺陷。
3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。檔案管理工作對從業(yè)人員的基本素質(zhì)有很高的要求。尤其是在新時期條件下，官員的任職條件和人員資料管理方法都有了新的內(nèi)容，提高檔案管理從業(yè)人員的總體素質(zhì)和能力顯得尤為重要。但現(xiàn)階段檔案管理部門所聘用的職工業(yè)務(wù)水平還跟不上現(xiàn)代檔案管理的要求，行業(yè)內(nèi)從業(yè)人員也缺少培訓(xùn)和互相交流的機會。
二、新時期檔案管理的策略
新時期條件下，知識和信息不斷交匯，社會的快速發(fā)展致使現(xiàn)階段的檔案管理制度已不能滿足社會需求。因此，我們必須加快檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，創(chuàng)新制度、拓展思路，切實向滿足社會需求方向邁進。
1.促進檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。干部人事檔案的主要作用不僅體現(xiàn)在選拔任用干部方面，還體現(xiàn)在官員的日常調(diào)換、職稱考評、薪資待遇等角度。目前，我國在檔案管理進程上還有很長的一段路要走。在推進檔案管理現(xiàn)代化的道路上，我們要充分運用相關(guān)的法律條文和規(guī)范細則，來提升檔案管理行業(yè)的整體水平和規(guī)范化程度。
人事檔案管理是一項嚴(yán)肅性、政治性、原則性很強的工作，是一個涉密程度高、保密要求高的工作崗位，要求檔案管理人員不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，更要堅持工作原則、堅守保密紀(jì)律，政治素質(zhì)高、大局意識強，只有這樣才能做到規(guī)范管理、科學(xué)管理，保證人事檔案管理工作質(zhì)量。
1 新建單位人事檔案管理不規(guī)范的種種表現(xiàn)
一些新建單位在人事檔案管理工作中，由于監(jiān)管不嚴(yán)，在交接、經(jīng)辦、管理和使用過程中存在諸多弊端，不僅影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，也給實際工作帶來了許多不應(yīng)有的麻煩，具體表現(xiàn)為：
1.1 交接手續(xù)不嚴(yán)肅。新建單位人員調(diào)入頻繁、數(shù)量較多，如果人事管理部門工作人員檔案管理意識及保密意識不強，極易出現(xiàn)他人代交檔案，甚至調(diào)入人員本人遞交檔案或者檔案未密封轉(zhuǎn)遞等現(xiàn)象，違背了人事檔案管理的嚴(yán)肅性原則。
1.2 信息核實不認(rèn)真。有些檔案在轉(zhuǎn)遞過程中未嚴(yán)格按照檔案管理的要求密封，特別對那些由本人遞交上來的檔案，有的超過了轉(zhuǎn)遞期限，有的材料不完整，有的甚至存在人為涂改跡象。如果對調(diào)入單位的人事工作人員不嚴(yán)格審查核實，勢必影響檔案的完整性和正確性。
1.3日常管理不規(guī)范。由于是新建單位，人事檔案管理人員工作經(jīng)驗不足，方法不得當(dāng)。有的甚至連最起碼的保密意識都沒有，譬如隨意將看過、用過的人事檔案放在辦公桌上，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、審查就將人事檔案借給外單位查閱等等，這樣極易造成失、泄密事件。
1.4 硬件設(shè)施不達標(biāo)。有些新建單位未對人事檔案管理工作給予足夠重視，有的沒有設(shè)立專門的檔案庫房，有的沒有專職的管理人員，有的甚至連專用檔案柜、除濕器、碎紙機等必要的設(shè)備都沒有，人事檔案與其他行政檔案歸在一起保存，庫房鑰匙不是由專人保管，而是人人隨手可拿，沒有絲毫的保密觀念。
1.5管理人員政審不嚴(yán)格 人事檔案管理人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格政審即走上工作崗位，有的政治素質(zhì)低，有的保密意識差，有的原則性不強，不該外傳的機密外傳，不該說的話亂說等等，有的甚至利用職務(wù)之便篡改、偽造自己的人事檔案，弄虛作假，以權(quán)謀私。
2 加強新建單位人事檔案管理的必要措施
人事檔案管理是一項嚴(yán)肅的工作，一旦管理不善，發(fā)生失泄密事件，就會損害職工的切身利益，挫傷工作的積極性。規(guī)范新建單位人事檔案管理工作，應(yīng)從源頭入手，抓好環(huán)節(jié)管理，主要應(yīng)做好以下幾方面的工作：
2.1 做好人員政審工作。這是一項源頭性的工作。由于崗位的特殊性，必須選拔政治上過硬、思想上端正、原則性強、保密意識高、工作一絲不茍的同志從事人事檔案管理工作。對那些思想素質(zhì)低、保密意識差、不堅守工作原則的工作人員要堅決調(diào)離。
2.2 搞好人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案管理人員應(yīng)為專職，對于一些合署辦公的新建單位，也應(yīng)指定專人負責(zé)此項工作。走上工作崗位之前，應(yīng)進行認(rèn)真的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化保密意識，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，端正工作態(tài)度，能夠以嫻熟的業(yè)務(wù)技能、良好的職業(yè)規(guī)范勝任此項工作。
2.3 配好相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。新建單位應(yīng)進行科學(xué)規(guī)劃，在條件許可的情況下設(shè)立專用的人事檔案管理庫房，即使條件有限，也要設(shè)立專用的保密檔案柜。配備除濕器、溫濕度表、碎紙機等必要設(shè)備。
1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業(yè)人事管理活動的重要內(nèi)容和對象，其較為全面的記錄了每個企業(yè)干部員工的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治思想、工作能力和業(yè)績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態(tài)性、機密性、真實性、系統(tǒng)性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業(yè)考察任用干部時重要的參考資料，對企業(yè)干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業(yè)的發(fā)展有著密切的關(guān)系。
1.2 為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持 企業(yè)制定科學(xué)的人力資源整合規(guī)劃，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實反映企業(yè)全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學(xué)化的管理，能夠為企業(yè)科學(xué)合理的預(yù)測人才的需求數(shù)量級類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進人力資源開發(fā)。
2 當(dāng)前人事檔案管理存在的問題分析
2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理。目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，認(rèn)為檔案管理是企業(yè)內(nèi)部的小工作，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責(zé)任意識差。由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致了檔案管理部門對自身所肩負的責(zé)任認(rèn)識不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認(rèn)真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權(quán)威性。
2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業(yè)知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復(fù)雜、繁瑣以及連續(xù)性較強的工作，否則就會對檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔(dān)負多方面的工作，例如企業(yè)文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態(tài)，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。
2.3 人事檔案管理的科學(xué)信息化水平低 人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務(wù)重，僅就檔案信息管理信息化建設(shè)而言，諸如標(biāo)引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當(dāng)艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計算機系統(tǒng)的應(yīng)用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進行手工操作，導(dǎo)致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。
3 改革人事檔案管理的建議
3.1 強化人事檔案管理意識 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到人事檔案管理的意義，其是企業(yè)的一項隱形財富。各企業(yè)在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，提高管理人員的責(zé)任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治教育、專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)以及完善定期交流與培訓(xùn)進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任要明確，在管理工作過程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責(zé)令迅速整改到位。
3.2 規(guī)范、完善制度和程序 要進一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準(zhǔn)確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴(yán)格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動實況制定相關(guān)的每周、每月或者季度更新方案。
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A
收錄日期：2015年2月6日
人事檔案是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)、社會關(guān)系以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分，能夠客觀地反映教職工的綜合素質(zhì)和能力，直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評，間接關(guān)系到高校的管理水平、教學(xué)水平和科研水平。因此，在新的形勢下，積極推動高校人事檔案的科學(xué)發(fā)展勢在必行。
一、高校人事檔案管理存在的問題
（一）重視程度不夠。無論對于人事檔案管理者還是人事檔案當(dāng)事人來說，對人事檔案的重視程度都還不夠強烈。許多高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為檔案就是簡單存放于檔案室里，他們只負責(zé)把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管，提供一些被動性的服務(wù)。而對于人事檔案當(dāng)事人來說，由于人事檔案的保密性要求高，導(dǎo)致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利用，大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么，認(rèn)為人事檔案管理與自己無關(guān)，是組織人事部門的事。這些都是對人事檔案在認(rèn)識上的重視程度不足造成的，從而嚴(yán)重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。
（二）制度落實不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度（如人事檔案管理工作細則、收集歸檔制度、安全保密制度等等）。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù)，奠定了良好的基礎(chǔ)，但是在具體落實上還存在一些不足。例如 “檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則，但由于人才流動的日益頻繁，高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象;檔案材料的收集不及時，整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴(yán)重等等，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，歸根結(jié)底是人事檔案管理制度落實不足的表現(xiàn)。
（三）隊伍建設(shè)不健全
1、人員配備不足。隨著社會的發(fā)展，各高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，教職工的數(shù)量迅速增長。同時，隨著人事制度的改革和深化，人才的流動也不斷加大，因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據(jù)國家檔案管理局的要求，每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，然而各高校專職工作人員配備并不充足，兼職現(xiàn)象屢見不鮮。在這種情況下，檔案管理人員只能加班加點來完成基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，沒有時間和精力去學(xué)習(xí)先進的技術(shù)方法，人員素質(zhì)有待提高。
2、業(yè)務(wù)知識不精。目前，各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業(yè)科班出身，而是因為各種原因從其他管理崗位或?qū)I(yè)技術(shù)管理轉(zhuǎn)崗來從事此項工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)不合理、隊伍不穩(wěn)定、年齡偏大、不能熟練操作計算機系統(tǒng)進行信息錄入等等，這些不論是從業(yè)務(wù)知識還是從崗位延續(xù)方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求，更談不上充分發(fā)揮挖掘檔案的價值，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量了。
（四）硬件設(shè)施不完善。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，人事檔案管理部門要做到“三室”分開，設(shè)置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。但是在日常管理工作中，大多數(shù)高校由于經(jīng)費、空間等原因的限制，在硬件設(shè)施上難以滿足工作要求，不能達到“三室”分開標(biāo)準(zhǔn)，無法配備計算機等設(shè)備。硬件設(shè)施配備不足導(dǎo)致人事檔案管理信息化嚴(yán)重滯后，無法對檔案信息進行有效的篩選、排序、分類和匯總。
二、高校人事檔案管理的對策
（一）提升檔案管理意識，提高檔案管理質(zhì)量。人事檔案管理工作要求高、任務(wù)重、責(zé)任心強，要切實做好檔案管理工作，與高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對檔案及檔案管理工作的認(rèn)識和支持是密不可分的。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作要予以重視，將其提升到一定的認(rèn)識高度，轉(zhuǎn)變原來“說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，把人事檔案工作提到議事日程，在檔案管理建設(shè)方面予以充分的重視和支持，更好地發(fā)揮其作用。其次，對檔案管理人員要加以關(guān)心。檔案工作很瑣碎，難以做出成績，檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)心其工作和生活，尊重其人格和勞動，并在評定職稱、晉升職務(wù)等方面為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機會，提供發(fā)展空間。再次，檔案管理人員要加大對檔案及管理工作的宣傳力度，利用校園廣播、校園網(wǎng)絡(luò)、會議等渠道，不斷提高全體教職員工對檔案的認(rèn)識，促進檔案管理工作發(fā)展。
（二）完善規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范管理。一切工作的順利開展，需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業(yè)性強、技術(shù)性高、保管要求和保密程度嚴(yán)，這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴(yán)格按照制度辦事。因此，高校應(yīng)立足于本校的實際情況，制定完善的規(guī)章制度，實現(xiàn)各部門之間的通力合作，最大限度地確保檔案材料的真實性、規(guī)范性和完整性，從而做到讓制度說話，用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)銜接時，要從嚴(yán)把關(guān)，做到不錯、不漏，萬無一失。
（三）加強隊伍建設(shè)，提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質(zhì)直接決定人事檔案管理工作的質(zhì)量，建立一支政治素質(zhì)高、工作責(zé)任心強、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才隊伍，是提高高校人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。
1、爭取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。首先按照國家檔案要求，配備充足的專職檔案管理人員，保證人事檔案管理的正常順利開展;其次建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系，在可持續(xù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的高度上建立系統(tǒng)的才培養(yǎng)機制，促進人事檔案管理人才的多元化、專業(yè)化，保證人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。
2、努力創(chuàng)造條件優(yōu)化人事檔案管理隊伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學(xué)科背景或工作經(jīng)驗的專業(yè)人才，提高隊伍的專業(yè)素質(zhì);另一方面定期組織工作人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展校際的參加學(xué)習(xí)、交流活動，不斷提高管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，從而做到用豐富的檔案理論知識來指導(dǎo)日常管理工作。此外，高校人事檔案管理人員還需要加強計算機知識的學(xué)習(xí)，成為既懂專業(yè)知識又符合檔案數(shù)字化和信息化要求的管理人才，為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。
（四）加大投入力度，提高管理效率。針對高校人事檔案管理的重要性，高校要加大對人事檔案管理建設(shè)的資金投入力度，將人事檔案管理經(jīng)費列入單位的財務(wù)預(yù)算，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)備，使人事檔案管理各方面都達標(biāo)。如按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開;配備齊全的辦公設(shè)備（電腦、掃描儀、復(fù)印機等），及時更新，改善工作環(huán)境，提高檔案管理人員的積極性和工作效率。
摘要院人事檔案信息是記錄個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做好人事檔案保密工作。
關(guān)鍵詞 院人事檔案；保密
人事檔案信息是記錄個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但同時也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，做好人事檔案保密工作。
1 提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)
人事檔案管理人員是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員，人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會主義職業(yè)道德規(guī)范的具體表現(xiàn)和補充。“愛崗敬業(yè)、誠實守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻社會”是我們社會主義職業(yè)道德的主要內(nèi)容和基本規(guī)范，也是我們?nèi)耸聶n案管理人員應(yīng)該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)要求，檔案人員應(yīng)做到“忠于職守、遵守紀(jì)律、具備專業(yè)知識”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度，從他律性的角度對檔案管理工作的權(quán)責(zé)進行了明確。從事人事檔案管理工作的人員，必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性，首先做到能夠?qū)n案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結(jié)合，同時也要牢記法律規(guī)定，嚴(yán)格遵紀(jì)守法，做好《檔案法》中要求的每一項工作。
2 增強人事檔案保密意識
人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責(zé)人。能否履行好檔案保密工作職責(zé)是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此，檔案人員應(yīng)繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識。
2.1 提高保密意識，學(xué)習(xí)人事檔案法律法規(guī)檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī)，在統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，牢固樹立保密觀念，增強保密意識。
一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時間及保密相關(guān)要求，為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。
二是積極參加人事檔案保密的交流培訓(xùn)活動，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確國家最新的規(guī)范規(guī)定，鞏固保密知識。
三是定期開展保密自查活動，對各個易涉密的風(fēng)險點進行定期自查，一方面差缺補漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學(xué)習(xí)人事檔案保密知識。
2.2 增強檔案管理人員的保密責(zé)任感
人事檔案中蘊藏著大量的個人信息，其中不乏個人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責(zé)任感，在工作中細致嚴(yán)謹(jǐn)，確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負其責(zé)，分兵把守，將責(zé)任落實到個人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴(yán)格約束下，自覺維護檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。
3 做好人事檔案存放過程中的保密管理工作
“保密工作無小事?！痹谌耸聶n案的存放過程中，我們主要應(yīng)注意以下幾點。
3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作
人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進行建設(shè)。從保密角度考慮，一般不應(yīng)將人事檔案存放庫房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應(yīng)牢固可靠，檔案庫房應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度。人事檔案室內(nèi)，設(shè)有專門的涉密人事檔案保險柜，由專人負責(zé)管理，無關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。
3.2 嚴(yán)格人事檔案存放管理制度
檔案人員要切實承擔(dān)起維護人事檔案完整與安全的職責(zé):一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經(jīng)過層層嚴(yán)格的審批手續(xù)，有效避免人事檔案的損壞，同時，發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復(fù)補救，以免以后遺忘或增加破損；
二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財力保障，負責(zé)人員要嚴(yán)格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問題；
三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性，按照國家相關(guān)規(guī)定，規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規(guī)范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案存放管理制度進行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 075
[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0133- 01
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，新時期學(xué)生檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。在新時期學(xué)生檔案管理工作中，為了不斷適應(yīng)時代的變化，要改變過去的管理機制，堅持管理創(chuàng)新，提高學(xué)生檔案管理工作的效率。
1 堅持在信息管理上創(chuàng)新
目前，部分單位的學(xué)生檔案管理基本上還處于手工操作階段，一些現(xiàn)代化的管理方法和手段沒有很好地得到運用。傳統(tǒng)的手工管理方法使工作人員勞動強度大，工作效率低，沒有足夠的時間和精力開發(fā)案卷內(nèi)在的信息價值，人事檔案動態(tài)管理效果甚微。因此，要從信息資源的角度看待學(xué)生人事檔案，用信息管理的方法創(chuàng)新學(xué)生檔案工作，加強對檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實現(xiàn)學(xué)生檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，進一步提高學(xué)生檔案工作的現(xiàn)代化水平。
1.1 加大硬件投入力度
改善檔案工作的環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施是提高工作質(zhì)量的基本保證?！秾W(xué)生檔案工作條例》對學(xué)生檔案的保管提出了明確要求，對庫房面積、設(shè)施及所需器材作了具體規(guī)定，這是保證檔案安全和科學(xué)管理的必備條件。要創(chuàng)造條件，實行檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開。要配備必要設(shè)施，達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）要求，特別是要在檔案室配備空調(diào)、去濕機使庫房內(nèi)保持符合要求的溫度和濕度。要配置統(tǒng)一的現(xiàn)代硬件設(shè)備，比如計算機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、掃描儀、碎紙機等設(shè)備，只有硬件到位了，才能運用計算機進行學(xué)生檔案日常管理，使硬件建設(shè)躍上新的臺階。
1.2 探索建立軟件管理系統(tǒng)
逐步探索建立學(xué)生人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息管理更易保存、查詢、修改的優(yōu)勢。建立學(xué)生人事檔案管理系統(tǒng)，通過現(xiàn)代硬件設(shè)備進行相應(yīng)的技術(shù)處理，把考察材料、任職文件、照片等轉(zhuǎn)化成電子文件，上傳至學(xué)生人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，減少紙質(zhì)案卷因長期使用而損壞所造成的影響；建立學(xué)生信息管理系統(tǒng)，將學(xué)生人事檔案的一些基本信息通過專門的學(xué)生人事信息軟件輸入，制作形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)；建立學(xué)生人事檔案檢索庫和學(xué)生人事檔案目錄庫，將管理范圍內(nèi)的學(xué)生檔案號和檔案目錄全部錄入庫內(nèi)，有效地提高查（借）閱學(xué)生檔案的工作效率；建立學(xué)生人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實施學(xué)生人事檔案的分級管理；逐層逐級建立學(xué)生人事檔案局域網(wǎng)，實行學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，進一步提高學(xué)生檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
1.3 擴大信息采集范圍
目前，學(xué)生檔案信息采集大多停留在原有的基礎(chǔ)上，遠落后于時代的要求?？蓢L試適當(dāng)擴大信息收集范圍，對管理權(quán)限內(nèi)的學(xué)生的基本情況、學(xué)歷、學(xué)習(xí)簡歷、獎懲情況、年度考核情況、家庭成員、學(xué)習(xí)中的表現(xiàn)等信息，分為業(yè)績檔案、能力檔案、認(rèn)可檔案、考察檔案、成果檔案等類別，經(jīng)過嚴(yán)格審查，最后全部錄入系統(tǒng)。要認(rèn)真細致地做好采集、制作、分類、存儲等各個環(huán)節(jié)的工作，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實、規(guī)范、統(tǒng)一。對變動的學(xué)生信息及時進行更新維護，做到隨變隨改、隨動隨調(diào)，確保學(xué)生信息的準(zhǔn)確性和實時性。
2 堅持在工作制度上創(chuàng)新
學(xué)生人事檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循。應(yīng)結(jié)合學(xué)生檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，在落實中把好關(guān)口，不斷提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平。
2.1 堅持在健全完善制度上求“全”
要編印下發(fā)學(xué)生人事檔案管理制度匯編，收集有關(guān)制度及文件裝訂成冊，使檔案管理工作有章可循，逐步實現(xiàn)制度化。要根據(jù)有關(guān)學(xué)生人事檔案工作法規(guī)與有關(guān)工作條例，結(jié)合本地實際，不斷完善、修訂、健全學(xué)生人事檔案材料的檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，為規(guī)范學(xué)生檔案的管理提供政策依據(jù)。要針對日常管理工作需要，建立完善《學(xué)生檔案查（借）閱登記簿》、《接收學(xué)生檔案登記簿》、《移交學(xué)生檔案材料登記簿》等各種登記簿冊，為學(xué)生人事檔案走上制度化和規(guī)范化的軌道奠定堅實基礎(chǔ)。
2.2 堅持在執(zhí)行制度上求“嚴(yán)”
人事檔案管理人員是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員,人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會主義職業(yè)道德規(guī)范的具體表現(xiàn)和補充?！皭蹗従礃I(yè)、誠實守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻社會”是我們社會主義職業(yè)道德的主要內(nèi)容和基本規(guī)范,也是我們?nèi)耸聶n案管理人員應(yīng)該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)要求,檔案人員應(yīng)做到“忠于職守、遵守紀(jì)律、具備專業(yè)知識”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度,從他律性的角度對檔案管理工作的權(quán)責(zé)進行了明確。從事人事檔案管理工作的人員,必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性,首先做到能夠?qū)n案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結(jié)合,同時也要牢記法律規(guī)定,嚴(yán)格遵紀(jì)守法,做好《檔案法》中要求的每一項工作。
二、增強人事檔案保密意識
人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責(zé)人。能否履行好檔案保密工作職責(zé)是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此,檔案人員應(yīng)繃緊保密這根弦,高度樹立人事檔案保密意識。
2.1 提高保密意識,學(xué)習(xí)人事檔案法律法規(guī)
檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī),在統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,牢固樹立保密觀念,增強保密意識。
一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時間及保密相關(guān)要求,為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。
二是積極參加人事檔案保密的交流培訓(xùn)活動,提高業(yè)務(wù)素質(zhì),明確國家最新的規(guī)范規(guī)定,鞏固保密知識。
三是定期開展保密自查活動,對各個易的風(fēng)險點進行定期自查,一方面差缺補漏,一方面對各檔案管理人員提出新要求,以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性,提高檔案管理人員的保密意識,督促其學(xué)習(xí)人事檔案保密知識。
2.2 增強檔案管理人員的保密責(zé)任感
人事檔案中蘊藏著大量的個人信息,其中不乏個人隱私信息。因此,要做好人事檔案管理工作,必須樹立高度的責(zé)任感,在工作中細致嚴(yán)謹(jǐn),確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度,各負其責(zé),分兵把守,將責(zé)任落實到個人,使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴(yán)格約束下,自覺維護檔案秘密性,做好人事檔案保密工作。
三、做好人事檔案存放過程中的保密管理工作
“保密工作無小事?！痹谌耸聶n案的存放過程中,我們主要應(yīng)注意以下幾點。
3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作
人事檔案存放的庫房是做好保密工作,維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進行建設(shè)。從保密角度考慮,一般不應(yīng)將人事檔案存放庫房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應(yīng)牢固可靠,檔案庫房應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度。人事檔案室內(nèi),設(shè)有專門的人事檔案保險柜,由專人負責(zé)管理,無關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。
3.2 嚴(yán)格人事檔案存放管理制度
檔案人員要切實承擔(dān)起維護人事檔案完整與安全的職責(zé):
一是保證人事檔案完整,建立健全管理制度,使用人事檔案要經(jīng)過層層嚴(yán)格的審批手續(xù),有效避免人事檔案的損壞,同時,發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復(fù)補救,以免以后遺忘或增加破損;
二是保證人事檔案的安全性,提供足夠的人力物力財力保障,負責(zé)人員要嚴(yán)格職守,積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用,杜絕檔案遺失或失竊的問題;
三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性,按照國家相關(guān)規(guī)定,規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序,使人事檔案排列有序,整齊規(guī)范,便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案存放管理制度進行日常管理,保證好人事檔案的安全與保密。
隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和人事分配制度改革的不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)行人事檔案管理工作中影響醫(yī)院人力資源作用發(fā)揮、阻礙醫(yī)院發(fā)展的諸多問題逐步顯現(xiàn)出來，必須加以解決，才能突破醫(yī)院發(fā)展的瓶頸。
1 醫(yī)院人事檔案的含義
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用 干部等工作中形成的記載職工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是真實反映職工個人經(jīng)歷、素質(zhì)水平的憑證和依據(jù)，是全貌地考察、了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。
2 醫(yī)院人事檔案工作中存在的問題
現(xiàn)在的醫(yī)院人事檔案管理的落后主要表現(xiàn)在以下幾個方面，一是醫(yī)院人事檔案管理制度落后，與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展及醫(yī)院選拔和使用醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)人才程序的日益簡化不相適應(yīng)。二是醫(yī)院的人事檔案工作管理體制機制落后，缺乏創(chuàng)新性、突破性和激勵性，不能適應(yīng)新形勢的需要，阻礙了醫(yī)院的長遠發(fā)展。三是基礎(chǔ)設(shè)施及管理手段落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化和科學(xué)化的要求。醫(yī)院人事檔案管理部門微機、網(wǎng)絡(luò)、場地和保管器具等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備缺乏，不能滿足日常管理的需要，人事檔案的收集、整理、歸類和編目等工作大部分是靠手工操作，干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)功能沒有充分利用和發(fā)揮，人力、物力耗費較大，同時，人事檔案的頻繁查閱也造成了一定程度的磨損和意外的丟失。四是人事檔案管理人員素質(zhì)落后，人事檔案的綜合利用不充分。醫(yī)院人事檔案管理是一項系統(tǒng)化的工程，需要具備檔案管理知識、醫(yī)學(xué)知識、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多方面專業(yè)才能的人員來管理，而醫(yī)院的人事檔案管理人員大多為非檔案管理專業(yè)人員，專業(yè)及業(yè)務(wù)技術(shù)水平及計算機使用能力等均不能滿足醫(yī)院檔案管理信息化、智能化的要求，不能夠從醫(yī)院人事檔案中發(fā)現(xiàn)有用的信息的能力，也就不能為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理的發(fā)展服好務(wù)，成為了制約醫(yī)院發(fā)展的重要因素之一。
3 新時期加強醫(yī)院人事檔案管理的幾點建議
新時期，醫(yī)院人事檔案管理要與衛(wèi)生政策、衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展、醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、人事分配制度改革和醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的信息優(yōu)勢，激勵和引導(dǎo)醫(yī)院職工在各個專業(yè)及領(lǐng)域的素質(zhì)和能力全方面展現(xiàn)出來，為醫(yī)院更好地選拔和使用優(yōu)秀人才提供真實可靠有力的依據(jù)。
3.1 提高對醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識，增強管理意識。醫(yī)院人事檔案管理要立足于服務(wù)于人事管理、服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展，要使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、管理層和人事檔案管理人員充分認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案是一項非常重要的信息資源，是醫(yī)院人員個人經(jīng)歷和社會實踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和實戰(zhàn)業(yè)績的重要反映，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院人事工作的重要組成部分，是醫(yī)院管理不可或缺的一部分，重視和加強醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，是促進醫(yī)院人事制度改革，合理配置醫(yī)院人力資源，促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措，使領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員能夠強化服務(wù)意識，將被動服務(wù)改為主動服務(wù)，隨時了解工作動向，及時獲取有效的信息，使普通職工能夠積極參與和支持人事檔案的工作，主動為人事檔案管理人員提供線索和材料，使檔案管理工作能夠有序進行。
3.2 建立健全的人事檔案管理制度。加強醫(yī)院的人事檔案管理必須首先明確人事檔案管理職責(zé)，醫(yī)院要把人事檔案管理工作作為醫(yī)院重要的日常工作之一，對人事檔案管理存在的問題主動查找、全面分析、認(rèn)真研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，加強指導(dǎo)和管理，制定一套完整的管理和考核制度，并確保各項制度得到落實。
（一）重視程度不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對人事檔案管理工作不重視，認(rèn)為人事檔案管理在醫(yī)療核心工作中起到間接輔助作用，不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟財富和社會效益；還有的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅是人事部門的事情，因而沒有加以重視，也沒有在人力、物力、財力等方面對人事檔案管理加大投入，致使人事檔案管理長期處于維持現(xiàn)狀和被動應(yīng)付的狀況，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)也就無從談起。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。目前許多醫(yī)院的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，還停留在紙質(zhì)檔案階段，人事檔案信息化程度不高，未能將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段全面引入醫(yī)院人事檔案管理工作。（三）管理不規(guī)范。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，實際工作中方法單一致使效率低下，現(xiàn)代化管理手段沒有充分應(yīng)用到人事檔案管理工作中，明顯滯后于醫(yī)院各項工作的快速發(fā)展。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業(yè)務(wù)的范圍也發(fā)生了變化，部分舊的管理制度不適應(yīng)社會發(fā)展的需求，亟待進一步修訂完善。（四）管理隊伍不專業(yè)。檔案管理人員需要具備過硬的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具有愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。在人事檔案管理信息化過程中，檔案管理人員不僅要精通檔案管理專業(yè)知識，還要能熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能。當(dāng)前，很多醫(yī)院人事檔案管理人員不能完全達到以上工作要求，需要進一步的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
二、做好醫(yī)院人事檔案信息化管理的對策
（一）重視醫(yī)院人事檔案信息化管理工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關(guān)醫(yī)院人才隊伍建設(shè)全局的高度來對待，加強人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實將其納入重要議事日程。應(yīng)著重加強人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫(yī)院的人事檔案工作考核制度，體現(xiàn)多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)酬，充分調(diào)動管檔人員的工作積極性，提高工作效率。（二）提高醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)投入。醫(yī)院提供一定的資金支持，更新硬件設(shè)備，如計算機、掃描儀、照相機等；提供技術(shù)支持，通過公開招標(biāo)采構(gòu)引入專業(yè)檔案管理軟件，來提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。同時加強醫(yī)院人事檔案管理安全措施，在軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上加設(shè)防盜系統(tǒng)。（三）做好醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)維護。主要包括以下方面：1.規(guī)范的錄入規(guī)則和內(nèi)容。在原始數(shù)據(jù)錄入時應(yīng)該建立統(tǒng)一規(guī)范的錄入規(guī)則，所采集數(shù)據(jù)應(yīng)針對實際工作需求，以免造成浪費，做到有用必錄入，無關(guān)少錄入，讓人事檔案管理系統(tǒng)便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常維護。建立人事檔案系統(tǒng)不是一件一勞永逸的事情，需要定期進行對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行管理維護與更新。只有經(jīng)常對系統(tǒng)進行維護才能確保醫(yī)院人力資源系統(tǒng)的長期長效運用。3.檔案的保存與管理。醫(yī)院人事檔案信息化管理是將數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器中，同時將數(shù)據(jù)備份放置硬盤中，以防服務(wù)器出現(xiàn)問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統(tǒng)，還要對于原始紙質(zhì)檔案進行妥善保存。做到實時系統(tǒng)、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發(fā)生。4.落實安全保護措施。在服務(wù)器與客戶端之間設(shè)置“防火墻”，定期修改服務(wù)器密碼，針對相應(yīng)管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協(xié)議，明確管理人員和工作人員申請、變更、注銷權(quán)限等。嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，加強人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫(yī)院安全保護管理的范圍。（四）加強信息化管理制度建設(shè)。應(yīng)建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關(guān)制度和人事檔案計算機使用管理制度，嚴(yán)格落實，加強監(jiān)管，明確各個崗位的工作范圍及職責(zé)，規(guī)范檔案管理人員行為。（五）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。要不斷加強檔案人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作作風(fēng)等方面建設(shè)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、教育培訓(xùn)、外出進修等方式實現(xiàn)管檔人員的基本理論、業(yè)務(wù)技能、工作水平的提升，努力建設(shè)一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)醫(yī)院人事檔案管理隊伍。鼓勵檔案管理人員在工作中總結(jié)創(chuàng)新工作方法和途徑，促進人事檔案工作的不斷發(fā)展。
三、結(jié)語
醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院人才培養(yǎng)、制定人力資源發(fā)展規(guī)劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫(yī)院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢下進行人事檔案管理改革勢在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，才能推進人事檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化進程。
作者: 單位:臨沂市精神衛(wèi)生中心
