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時(shí)間：2023-06-11 08:24:06
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費(fèi)力、耗時(shí)以及占用空間大等。應(yīng)加強(qiáng)城市檔案管理的信息化建設(shè)，增強(qiáng)城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。
1 規(guī)范城建檔案信息化建設(shè)指標(biāo)和要求
城建檔案信息化的指標(biāo)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的前提條件和基礎(chǔ)保障，也是檔案信息化建設(shè)的主要方式。在城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，它逐步成為一個(gè)關(guān)鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。為此，應(yīng)嚴(yán)格要求檔案信息的搜集、整理、儲(chǔ)存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關(guān)人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國(guó)家要求，制定有關(guān)指標(biāo)規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強(qiáng)信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務(wù)的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務(wù)的要求；③管理性的指標(biāo)和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設(shè)備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。
2 建設(shè)城建檔案信息管理系統(tǒng)
目前，一般由專業(yè)開(kāi)發(fā)軟件的企業(yè)來(lái)建設(shè)城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應(yīng)參與前期的方案探究與調(diào)研事項(xiàng)，并認(rèn)真調(diào)試測(cè)試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一電子政務(wù)資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點(diǎn)，使其可從更高的視角上進(jìn)行信息化建設(shè)，大大提高城建檔案管理效率。對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)在實(shí)現(xiàn)各種開(kāi)放需求的過(guò)程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺(tái)與軟件平臺(tái)，提升網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)。
3 設(shè)計(jì)城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存
目前，城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，城建檔案信息化建設(shè)的另一重點(diǎn)是管理和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，要科學(xué)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)需涵蓋三項(xiàng)內(nèi)容，即文檔庫(kù)、影像庫(kù)、空間庫(kù)。其中，數(shù)據(jù)庫(kù)不同，文件的儲(chǔ)存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫(kù)間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過(guò)程中，其他文件庫(kù)都能對(duì)其實(shí)施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，要借助先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開(kāi)發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來(lái)講，整個(gè)系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設(shè)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)遵循科學(xué)與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。
4 應(yīng)用及管理城建檔案信息資源
在應(yīng)用及管理城建檔案信息資源的過(guò)程中，要注意以下幾點(diǎn)。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機(jī)制。立足于我國(guó)相關(guān)的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責(zé)任與權(quán)限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)。
5 注重建設(shè)城建檔案管理的信息化人才隊(duì)伍
城建檔案信息化的一個(gè)重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊(duì)伍。建設(shè)人才隊(duì)伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)培訓(xùn)、引進(jìn)現(xiàn)代化的管理人才和信息技術(shù)開(kāi)發(fā)的技術(shù)性人才，以優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。尤為關(guān)鍵的是，要不斷更新各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域和結(jié)構(gòu)，確保城建檔案信息化具備一個(gè)優(yōu)秀的引路人，且形成一支強(qiáng)大的人才隊(duì)伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術(shù)開(kāi)發(fā)工作者緊密配合的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)。
6 結(jié) 語(yǔ)
城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)處于一個(gè)理想的發(fā)展階段，人們的認(rèn)知能力與思想意識(shí)的改變決定了其發(fā)展趨勢(shì)與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應(yīng)創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢(shì)和新形勢(shì)，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能有效推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)文明的進(jìn)步。
主要參考文獻(xiàn)
Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.
Keywords: members of the file, digital, role
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、高密度存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等出現(xiàn)了大量的電子文件。為適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式必須向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。我們城建檔案事業(yè)要善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高城建檔案的信息服務(wù)功能，使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。
一、城建檔案信息化建設(shè)的歷史背景
城建檔案信息化的發(fā)展基本上是跟著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展走過(guò)來(lái)的。不管采用了什么新技術(shù)，但是本質(zhì)上，實(shí)現(xiàn)的功能就是一個(gè)：用計(jì)算機(jī)這種現(xiàn)代化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過(guò)是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，同一個(gè)功能用了不同的、更高的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)而已。
1、20世紀(jì)八九十年代是我國(guó)檔案館的重要發(fā)展階段。從總體上看， 20世紀(jì)90年代以前的檔案館以收藏紙質(zhì)檔案為主，通過(guò)卡片式或書本式目錄或指南反映館藏，這時(shí)檔案館業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展基本上以手工為主。
2、20世紀(jì)90年代以后，計(jì)算機(jī)開(kāi)始進(jìn)入檔案館，出現(xiàn)了機(jī)讀式檢索工具與一定數(shù)量的機(jī)讀檔案，計(jì)算機(jī)在檔案館中的應(yīng)用為檔案館進(jìn)入自動(dòng)化階段揭開(kāi)了序幕。這時(shí)檔案館對(duì)于計(jì)算機(jī)的運(yùn)用還主要以單機(jī)形式為主，通過(guò)功能簡(jiǎn)單的檔案管理系統(tǒng)完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。
3、21世紀(jì)初到現(xiàn)在，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)全面滲透到檔案館領(lǐng)域，將檔案館推向自動(dòng)化發(fā)展階段。這時(shí)相當(dāng)一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業(yè)檔案館建起了館內(nèi)局域網(wǎng)，用戶可以通過(guò)局域網(wǎng)訪問(wèn)檔案館的機(jī)讀目錄、光盤數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)。一小部分檔案館實(shí)現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的連接，大量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)在該時(shí)期建立起來(lái)，為檔案館館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。
4、《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃實(shí)施綱要》指出目前還未建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的館要建立城建檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案計(jì)算機(jī)輔助作業(yè)和輔助管理；正在進(jìn)行館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的館應(yīng)完成數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)館藏檔案檢索計(jì)算機(jī)化；已建成城建檔案計(jì)算機(jī)管理局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的館，應(yīng)實(shí)現(xiàn)與政府部門政務(wù)網(wǎng)的銜接和專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；正在開(kāi)展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和信息資源建設(shè)的館，要完成數(shù)字城建檔案館和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)架。
總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會(huì)提供利用服務(wù)，這就是數(shù)字城建檔案館產(chǎn)生的歷史背景，也是時(shí)代賦予城建檔案館的任務(wù)。
二 、信息化是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求
我們城建檔案現(xiàn)在的主要現(xiàn)狀是在工程環(huán)節(jié)中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復(fù)加工。傳統(tǒng)的城建檔案管理已不適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，使城建檔案館的寶貴資源沒(méi)有得到很好的開(kāi)發(fā)利用。所以我們應(yīng)該積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面采集、提煉和開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構(gòu)筑物信息進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化和信息化。
第一個(gè)方面，全球信息化的大趨勢(shì)決定城建檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)。目前的社會(huì)是一個(gè)以信息為主導(dǎo)的時(shí)代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數(shù)字化時(shí)代。各行各業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，進(jìn)行著數(shù)字化生存和發(fā)展。城建檔案信息是城市建設(shè)、規(guī)劃及其管理過(guò)程中形成的寶貴的信息資源，在這種時(shí)代背景下必定要融入數(shù)字時(shí)代，信息化建設(shè)是必由之路。
第二個(gè)方面，未來(lái)的數(shù)字化信息社會(huì)對(duì)城建檔案服務(wù)功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統(tǒng)的實(shí)體利用形式已經(jīng)難以滿足社會(huì)對(duì)城建檔案信息的需要。未來(lái)的數(shù)字化信息時(shí)代，必將促使城建檔案館的社會(huì)服務(wù)功能發(fā)生變化。各部門的信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)尤其是建設(shè)系統(tǒng)信息化的建設(shè)等等方面，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等單位基本上都已應(yīng)用計(jì)算機(jī)制作檔案，這樣就產(chǎn)生了大量的建設(shè)電子文件， ――這些在建設(shè)工程管理環(huán)節(jié)中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數(shù)字化管理。
第三個(gè)方面，城建檔案的信息形態(tài)、結(jié)構(gòu)的變化，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時(shí)代。建設(shè)工程在勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理各工程環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)輔助施工、計(jì)算機(jī)出圖等等形成大量的建設(shè)電子文件；勘察設(shè)計(jì)行業(yè)CAD技術(shù)得到普遍應(yīng)用；甲乙級(jí)設(shè)計(jì)單位計(jì)算機(jī)出圖率達(dá)到100％；計(jì)算機(jī)輔助施工技術(shù)（CAC）也在建筑施工領(lǐng)域得到應(yīng)用；建設(shè)工程管理中已普遍實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理。城建檔案作為城市建設(shè)的資源庫(kù)，將不容置疑的步入信息化時(shí)代，向數(shù)字化發(fā)展邁進(jìn)。
第四個(gè)方面，城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時(shí)代。 在我們建設(shè)領(lǐng)域產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應(yīng)用；如何保證在信息時(shí)代城鄉(xiāng)建設(shè)活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄長(zhǎng)期保存下來(lái)并向社會(huì)隨時(shí)提供利用。以提供信息、服務(wù)社會(huì)為主導(dǎo)的城建檔案事業(yè)必將融入信息產(chǎn)業(yè)化的潮流之中。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，決定了城建檔案工作必將步入數(shù)字時(shí)代。
四、城建檔案信息化建設(shè)的近期主要任務(wù)
數(shù)字城建檔案館――是城建檔案管理技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物，代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向，也是城建檔案信息化的表現(xiàn)形式。那什么是數(shù)字城建檔案館呢？數(shù)字城建檔案的定義是，一個(gè)依靠信息技術(shù)接收、管理城建檔案并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。對(duì)城市的發(fā)展而言，數(shù)字城建檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)極具有戰(zhàn)略意義的工程，是城市的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務(wù)能力的建設(shè)工程，建設(shè)好這樣一個(gè)工程，意義重大，影響深遠(yuǎn)，非常必要。
從城建檔案工作實(shí)際出發(fā)，推動(dòng)城建檔案信息化的進(jìn)程。 以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，把發(fā)展作為主題，把信息化作為主線和動(dòng)力，把卓有成效地為城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)作為根本出發(fā)點(diǎn)的職能要求。積極開(kāi)展、探索電子檔案接收與管理，加強(qiáng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)。 加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，加大對(duì)城建電子檔案的接收力度。創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)，基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)， 地下綜合管線數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫(kù)，重要竣工項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫(kù)，聲像資料數(shù)據(jù)庫(kù)。
數(shù)字城建檔案館可以進(jìn)一步強(qiáng)化傳統(tǒng)城建檔案館的檔案信息服務(wù)功能，提供新的管理和服務(wù)機(jī)制。數(shù)字城建檔案館構(gòu)建了虛擬的城建檔案信息環(huán)境，用戶所需的城建檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)的進(jìn)行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務(wù)也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應(yīng)建成全方位、多層次、技術(shù)先進(jìn)的城建檔案信息化管理、服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。深層次開(kāi)發(fā)城建檔案的內(nèi)在價(jià)值，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理提供全方位的信息，提高城市建設(shè)的科學(xué)化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)和專業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，信息服務(wù)達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確和權(quán)威；信息資源的開(kāi)發(fā)和利用達(dá)到較高水平，并取得較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使城建檔案信息化成為城市建設(shè)事業(yè)不可缺少的有力保證。
自我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立以來(lái)，新時(shí)期社會(huì)進(jìn)步飛快，城市建設(shè)也獲得了廣闊的發(fā)展空間，城市化腳步越來(lái)越快。城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)中，建筑工程規(guī)模和數(shù)量不斷增加，為了確保城市建設(shè)活動(dòng)有序開(kāi)展，需要全面開(kāi)展城建n案管理數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和便捷存儲(chǔ)，為城市建設(shè)規(guī)劃提供更為科學(xué)合理的參考依據(jù)，推動(dòng)城市化建設(shè)和發(fā)展。由此看來(lái)，加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開(kāi)展具有一定參考價(jià)值。
一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)具有十分廣闊發(fā)展前景的行業(yè)，在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，仍然有許多缺陷和不足有待進(jìn)一步完善。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于傳統(tǒng)的城建檔案管理方法需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，需要人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時(shí)，由于檔案資料自身具有分散性特點(diǎn)，所以對(duì)信息資源的整合和查找只能依靠人工實(shí)現(xiàn)，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統(tǒng)性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區(qū)域，檔案館之間的檔案資料調(diào)度和查閱較困難，需要占用大量的存儲(chǔ)空間。數(shù)字化城建檔案能夠有效改善此類問(wèn)題，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享和存儲(chǔ)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題
城建檔案管理中，主要工作內(nèi)容在于如何長(zhǎng)期地保存和查閱。伴隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的快速提高，越來(lái)越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并被廣泛應(yīng)用在城建檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效、安全和長(zhǎng)期存取。城建檔案信息數(shù)字化主要是在物質(zhì)載體上記錄，物質(zhì)載體性能越好，存儲(chǔ)時(shí)間越長(zhǎng)。所以在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息存儲(chǔ)物質(zhì)載體直接影響到數(shù)字信息的存取期限，保證物質(zhì)載體的穩(wěn)定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質(zhì)較為特殊，所以除了記錄城建的相關(guān)信息以外，還具有一定的法律價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案信息存儲(chǔ)載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對(duì)于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數(shù)據(jù)信息的丟失和不完整，法律價(jià)值需要在長(zhǎng)期驗(yàn)證中才可以肯定其原有價(jià)值。
數(shù)字檔案資源共享，首要前提是建立一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案資源共享。但是就當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀來(lái)看，仍然缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)策
（一）做好全面規(guī)劃。城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項(xiàng)十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對(duì)檔案館內(nèi)部的信息資源儲(chǔ)藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點(diǎn)，根據(jù)檔案類型有針對(duì)性地開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)。
（二）建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案的資源共享，需要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。建立城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，主要是包括對(duì)數(shù)字化檔案管理規(guī)范和信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網(wǎng)站管理的相關(guān)說(shuō)明。數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，可以為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供更為充分的參考依據(jù)。
（三）建設(shè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。城建檔案數(shù)字化管理不僅僅需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展工作，還需要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，利用相配套的設(shè)備和軟件，搭建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的共享。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時(shí)展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過(guò)程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問(wèn)題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對(duì)性地開(kāi)展工作。
【參考文獻(xiàn)】
對(duì)于廣大檔案工作者來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)嶄新的課題，面對(duì)洶涌的社會(huì)信息化大潮，檔案界如何應(yīng)對(duì)，這是一種挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇。城建檔案作為檔案管理中的重要成員，如何應(yīng)對(duì)信息化的挑戰(zhàn)，顯得尤為重要。
1、檔案數(shù)字化的概念
檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音以及其他各種形式的原始記錄。檔案數(shù)字化建設(shè)是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄像音帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件盒錄像文件，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過(guò)各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的檔案管理技術(shù)。
2、城建檔案信息化管理的必要性
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲(chǔ)空間大，查閱不便，并且維護(hù)成本高，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展。
城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)發(fā)展過(guò)程中直接形成的真實(shí)記錄，包含著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個(gè)專業(yè)部門，作為城建檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。城建聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，是指在城市建設(shè)中直接以圖片、錄音、錄像等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明為主的歷史記錄，我國(guó)大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組威部分，如何保管和有效利用也是一個(gè)值得研究的問(wèn)題。
磁性物質(zhì)容易受外界環(huán)境如空氣、溫度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子文件，延長(zhǎng)其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢(shì)。采用現(xiàn)代高新技術(shù)，對(duì)城建檔案優(yōu)化信息源。整合檔案信息，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開(kāi)發(fā)利用。同時(shí)也方便了網(wǎng)上傳輸，也為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)中的聲像檔案管理問(wèn)題是時(shí)代賦予城建檔案管理者的新任務(wù)。聲像檔案也是提升城建檔案在社會(huì)地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天.特別是在高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)管理工作轉(zhuǎn)化時(shí)期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問(wèn)題，對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展有十分重要的意義。
開(kāi)發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價(jià)值的重要手段。而做好城建檔案管理工作對(duì)促進(jìn)未來(lái)城市建設(shè)發(fā)展顯得尤為重要，通過(guò)檔案真實(shí)反映一個(gè)城市過(guò)去的面貌，擴(kuò)大城市知名度。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，充分利用各種方式方法，廣泛收集各類技術(shù)、管理等方面的動(dòng)態(tài)資料編寫不同類型的參考資料，主動(dòng)選擇、分析、匯總信息資源。提供檔案資料，擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象和服務(wù)范圍，以提高城市文化建設(shè)的品牌形象。
3、城建檔案管理信息化建設(shè)的幾大核心要素
城建檔案信息化的核心是檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，城建檔案信息化的實(shí)現(xiàn)在于各種檔案信息經(jīng)由公共信息通道實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，從而滿足多用戶在同一的或不同的時(shí)間和地點(diǎn)廣泛而有效地利用城建檔案信息。城建檔案管理信息化建設(shè)至少需要具備以下幾大核心要素：
3.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施是城建檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)保障，是城建檔案信息化程度最直接、最集中的體現(xiàn)，是城建檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施涉及的內(nèi)容很多，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、換和資源共享的必要手段，是檔案信息數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)、通信三者結(jié)合的產(chǎn)物。
3.2檔案信息資源建設(shè)。城建檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，它的開(kāi)發(fā)和利用是城建檔案信息化的核心任務(wù)，是城建檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志：一方面要采取相關(guān)技術(shù)搞好原有檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的充實(shí)和完善，并與有關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)：另一方面是對(duì)現(xiàn)有館（室）藏檔案的數(shù)字化處理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)將城建檔案信息資源進(jìn)行壓縮處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。
3.3標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和擴(kuò)展，需要確保城建檔案信息資源的真實(shí)、可靠和安全，就要構(gòu)建和遵循關(guān)于城建檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是城建檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，要逐步形成具有中國(guó)特色的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
3.4應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)是進(jìn)行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存貯、傳遞的各種應(yīng)用軟件，是城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障，關(guān)系城建檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了城建檔案信息化建設(shè)的效益。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)要同各單位辦公自動(dòng)化、局域網(wǎng)建設(shè)同步發(fā)展。
3.5人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，是檔案信息化成功之本。人才對(duì)其他各要素的發(fā)展速度和質(zhì)量有著決定性的影響。各級(jí)檔案部門必須引起高度重視，建設(shè)一支能駕馭檔案信息化建設(shè)，掌握檔案信息化管理的專門人才隊(duì)伍。
4、城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要政府的支持
4.1政府要積極引導(dǎo)，城建檔案館信息化建設(shè)的目標(biāo)，樹(shù)立建設(shè)信息化的意識(shí)，增強(qiáng)建設(shè)信息化的緊迫感和責(zé)任感。在開(kāi)展工作中要統(tǒng)籌規(guī)劃。需求牽引，科技創(chuàng)新。
4.2標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是建設(shè)我國(guó)城建檔案數(shù)字化工程的重要基礎(chǔ)之一。結(jié)合地區(qū)實(shí)際情況，逐步推出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。最終形成我國(guó)城建檔案數(shù)字化工程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。并且緊密配合國(guó)家有關(guān)部門，積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與保障用戶公平使用的合理途徑。
4.3相互學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高信息化認(rèn)識(shí)。開(kāi)展“推進(jìn)重點(diǎn)，帶動(dòng)一般”的活動(dòng)。帶動(dòng)全國(guó)城建檔案的信息化建設(shè)步伐。
5、結(jié)語(yǔ)
我國(guó)城建檔案工作起步較晚，但發(fā)展非?？?。城建檔案工作是城市建設(shè)發(fā)展現(xiàn)實(shí)需要的產(chǎn)物。城建檔案信息是城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略源性資源；城建檔案工作是提升城市品位的重要保證；城建檔案工作是城市建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。城建檔案古已有之，它與城市建設(shè)活動(dòng)同根同源，既記錄了城市的歷史面貌.又在一定程度影響了城市建設(shè)的內(nèi)容和走向，城建檔案是一座歷史文化的寶庫(kù)，是我們發(fā)掘和弘揚(yáng)城市歷史文化特色極其重要的信息源泉。
參考文獻(xiàn)
[1]江偉琴.淺論城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)[J].科技信息，2008.34.
在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，城建檔案作為城市建設(shè)的重要組成部分，有著重要的指導(dǎo)意義，城建檔案主要是針對(duì)城市發(fā)展建設(shè)過(guò)程中的建筑情況進(jìn)行充分的了解，并且歸納總結(jié)成相應(yīng)的資料用于今后的建設(shè)，所以可以說(shuō)是對(duì)今后的城市發(fā)展進(jìn)程起到了支撐以及促進(jìn)的作用。在我國(guó)城市現(xiàn)代化水平不斷提升的過(guò)程中，城建檔案的信息量也呈現(xiàn)逐漸增多的趨勢(shì)，所以采用原有的檔案管理方式顯然不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展速度，這就必須要運(yùn)用數(shù)字化的管理手段做到與時(shí)俱進(jìn)，更好的促進(jìn)城建檔案管理質(zhì)量的進(jìn)步，加快管理效率，這樣才能為社會(huì)提供服務(wù)。所以本文重點(diǎn)針對(duì)城建檔案的數(shù)字化管理問(wèn)題進(jìn)行研究，希望對(duì)今后的工作有所幫助。
1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
在對(duì)城建檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，普遍采用了數(shù)字化的管理方式，但是在此之前，我國(guó)基本上采用的都是人工的方式進(jìn)行管理，相比較兩種管理方式就會(huì)很明顯莪對(duì)看出，采用數(shù)字化的管理方式更有助于檔案的建設(shè)，無(wú)論是在整理還是在進(jìn)一步查閱的過(guò)程中都顯示出了明顯的優(yōu)越性。并且隨著社會(huì)的進(jìn)步，人工查找的方式顯然已經(jīng)不能滿足管理的要求了。必須要對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行改革，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。所以數(shù)字化管理建設(shè)是目前檔案事業(yè)的必然之舉。并且在過(guò)去的檔案保管中主要是紙質(zhì)檔案，這種檔案如果經(jīng)常調(diào)閱就會(huì)損壞，并且也不能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果，在這種情況下就需要運(yùn)用數(shù)字化的存儲(chǔ)空間，保證城建檔案無(wú)論是在廣度上還是在深度上都不會(huì)受到局限，讓信息資料可以得到更加便捷的交換，因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)大大節(jié)省了時(shí)間，促進(jìn)工作效率的提高，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展建設(shè)，讓城建檔案的價(jià)值在這一過(guò)程中得到了充分的發(fā)揮。但是在數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，城建檔案是存在一定問(wèn)題的，這些問(wèn)題在不同程度上制約了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，筆者對(duì)此進(jìn)行了總結(jié)。
2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題
從我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展建設(shè)來(lái)看，伴隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為工作中必不可少的工具之一，沒(méi)有計(jì)算機(jī)的幫助，就無(wú)法高效的進(jìn)行工作，就城建檔案的管理而言，如果缺少了計(jì)算機(jī)的支持，那么對(duì)今后的長(zhǎng)期存取也會(huì)造成一定的影響，所以城建檔案的數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)是要建立在物質(zhì)載體的基礎(chǔ)上的，物質(zhì)載體的性能越好，那么就能得到更長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，相反，如果物質(zhì)載體不能保證長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，這樣也就會(huì)對(duì)相關(guān)資料的保存帶來(lái)一定的影響。由此可見(jiàn)，物質(zhì)載體對(duì)于信息的存儲(chǔ)具有決定性的作用，要想保證長(zhǎng)時(shí)間的應(yīng)用，就要充分考慮物質(zhì)載體的穩(wěn)定性，并且保證其使用壽命，這樣才能更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的使用計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備開(kāi)展數(shù)字化管理的相關(guān)工作。
實(shí)際上，城建檔案是具有一定特殊性的，這就要求城建檔案必須要具備適當(dāng)?shù)姆蓛r(jià)值，從傳統(tǒng)的管理角度來(lái)看，進(jìn)行檔案管理的信息存儲(chǔ)載體的性質(zhì)是非信息化的，紙張是一種不容易隨便改變的載體，只要能夠?qū)⑵浔４嫱旰镁途邆湟欢ǖ膬r(jià)值，在法律上也擁有相應(yīng)的效力，但是數(shù)字化的檔案就有所不同了，因?yàn)閿?shù)字化檔案并不能保證是原始檔案，即便是原始檔案也是需要一段較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)證的，這就要求對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定，讓其更加具有統(tǒng)一性的特點(diǎn)，在我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展過(guò)程中，這方面是比較缺乏的，也是今后的工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的穩(wěn)定性以及保存時(shí)間上都比較理想，并且也具有可靠性的特點(diǎn)，在數(shù)字化檔案中則需要更加安全的環(huán)境才能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定性的要求，如果技術(shù)設(shè)備或者存儲(chǔ)載體出現(xiàn)問(wèn)題數(shù)字檔案就無(wú)法使用。
3 對(duì)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考
3.1 前期的全面規(guī)劃
對(duì)于城建檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，前期的規(guī)劃是一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，需要將大量的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，工作量非常巨大。在進(jìn)行數(shù)字化工作時(shí)，應(yīng)對(duì)本檔案館的館藏有一定的了解，通過(guò)對(duì)館藏的徹底調(diào)查，根據(jù)檔案的類型對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化規(guī)劃。在規(guī)劃的過(guò)程中，工作人員應(yīng)認(rèn)真謹(jǐn)慎按照一定的程序突出工作的重點(diǎn)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定做好規(guī)劃，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。
3.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
數(shù)字文檔的資源共享，需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行文檔信息的數(shù)字化，所以建設(shè)檔城建檔案管理的數(shù)字化，需要制定一個(gè)完整的規(guī)范制度體系。主要包括信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和數(shù)字化檔案管理規(guī)范。信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是指對(duì)信息采集和整理，檔案信息的安全保障，數(shù)字檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)以及網(wǎng)站建立和管理等的指導(dǎo)說(shuō)明。數(shù)字化檔案管理的規(guī)范主要是由接收標(biāo)準(zhǔn)和管理細(xì)則這兩方面構(gòu)成。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)為城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的操作提供合理有效的依據(jù)。
3.3 加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)
城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建出一個(gè)檔案信息系統(tǒng)，不僅需要一定的設(shè)備，還要有相應(yīng)的軟件，建立一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，配合檔案的管理和共享。在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性，使用者或者管理者在訪問(wèn)網(wǎng)站時(shí)要進(jìn)行安全認(rèn)證和身份認(rèn)證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生，保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。
3.4 完善資源庫(kù)的建設(shè)
城建檔案需要進(jìn)行基本信息資源庫(kù)的建設(shè)，這里包括目錄數(shù)據(jù)，目錄中心，全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等的建設(shè)。為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性，可以將工作的重點(diǎn)放在特色資源庫(kù)的建設(shè)上，將各個(gè)專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)變得更加條理清晰，一目了然，提高數(shù)字檔案的實(shí)用性，有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3.5 提高檔案的使用效益
城建檔案作為相關(guān)城市資料的提供者，除了憑證需要，還有應(yīng)起到其應(yīng)有的查詢、使用功能，為社會(huì)帶來(lái)一定的價(jià)值，城建檔案數(shù)字化應(yīng)滿足建設(shè)部門以及社會(huì)對(duì)于相關(guān)檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案的最佳使用效益。
4 結(jié)束語(yǔ)
城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于城市建設(shè)來(lái)說(shuō)有著不可忽視的作用，檔案工作人T應(yīng)予以高度的重視。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，重視檔案信息的安全問(wèn)題以及其系統(tǒng)的穩(wěn)定性，完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高數(shù)字檔案的使用效益，捉進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，為社會(huì)提供更好的信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
一、新形勢(shì)下城建檔案數(shù)字化工作出現(xiàn)的問(wèn)題
（1）全面收錄的問(wèn)題。城建檔案管理部門收錄數(shù)字化信息的程度，是下一步工作的基礎(chǔ)。就目前的收錄狀況而言，存在著很大的不足，收錄的城建檔案數(shù)字化程度很低，大部分還停留在紙張的階段。這就為數(shù)字化的著錄工作設(shè)置了很大的障礙，浪費(fèi)了大量的人力物力資源。
（2）有效利用問(wèn)題。城建檔案全面數(shù)字化工作的終極目的就是使人們充分地利用這方面的信息，從而更好地為城市建設(shè)服務(wù)。隨著工程建筑的大量增加，新形勢(shì)下這個(gè)問(wèn)題表現(xiàn)得更為明顯，總體而言，城建檔案的利用效率一直是偏低的，出現(xiàn)這種情況的原因是多方面的，宣傳力度不夠是其重要的原因之一。
（3）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展為全面數(shù)字化工作提出了新要求。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開(kāi)展城建檔案全面數(shù)字化是新時(shí)期城建檔案管理部門面臨的一個(gè)全新的課題，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用與發(fā)展不僅給原有的工作帶來(lái)新的影響，而且還將使某些舊的觀念發(fā)生根本性的變化。
二、新形勢(shì)下城建檔案管理全面數(shù)字化的必要性
（1）城建檔案管理全面數(shù)字化是信息時(shí)展的必然走向。信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨已成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流，信息產(chǎn)業(yè)正逐漸成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)。城建檔案館運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，增加科技含量并結(jié)合本身的優(yōu)勢(shì)，保證工程竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，豐富館藏量、豐富原始信息，在市場(chǎng)條件下，把城建檔案工作作為信息產(chǎn)業(yè)來(lái)管理、開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)，走上科技強(qiáng)檔之路。充分利用現(xiàn)代化的科技設(shè)備和手段，建立檔案信息，方便對(duì)各地用戶隨時(shí)對(duì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，消除時(shí)間、區(qū)域的限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，使其在城市可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要價(jià)值。
（2）城建檔案管理全面數(shù)字化是檔案異地備份的前提條件。城建檔案對(duì)于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、保障居民生命財(cái)產(chǎn)安全具有十分重的意義，一旦遇到地震、洪水等自然災(zāi)害，或者遇到煤氣泄漏等應(yīng)急事件后，城建檔案資料的完整可以為實(shí)施營(yíng)救、制定對(duì)策提供重要的參考依據(jù)。鑒于我國(guó)一些地區(qū)自然災(zāi)害發(fā)生頻繁，國(guó)家建設(shè)部提出城建檔案異地備份的思路，即有計(jì)劃地將本地區(qū)的城建檔案進(jìn)行全面數(shù)字化加工以后，與相隔較遠(yuǎn)的另一區(qū)域相互備份，具體的是采取省與省、城市與城市之間相互一一映射，比如說(shuō)黑龍江省對(duì)應(yīng)的是河南省，哈爾濱對(duì)應(yīng)鄭州，齊齊哈爾對(duì)應(yīng)開(kāi)封，牡丹江對(duì)應(yīng)洛陽(yáng)等。因而，城建檔案全面數(shù)字化勢(shì)在必行。
（3）城建檔案管理全面數(shù)字化是高效提供利用的必然要求。城建檔案數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案由本冊(cè)式檔案變?yōu)樘N(yùn)藏豐富的現(xiàn)代化信息資料，使檔案內(nèi)容變得廣泛和多樣，給檔案信息賦予新的內(nèi)涵。數(shù)字化技術(shù)已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力，城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)給檔案工作帶來(lái)了無(wú)限的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)城建信息管理提出新的要求。社會(huì)各階層對(duì)城市建設(shè)信息的利用日益頻繁，社會(huì)理念由封閉變?yōu)殚_(kāi)放，城建檔案的現(xiàn)代數(shù)字化管理可以為各企事業(yè)單位、各機(jī)構(gòu)以及廣大市民最高效率地提供準(zhǔn)確的檔案資料，有利于最大限度地避免重復(fù)建設(shè)，減少經(jīng)濟(jì)損失。
三、新形勢(shì)下城建檔案管理全面數(shù)字化的實(shí)施策略
（1）思想上重視。城建檔案主管部門要把檔案管理與城市建設(shè)工作放在同等重要的位置，一同謀劃、一同部署、一同推進(jìn)，在開(kāi)展城市規(guī)劃建設(shè)管理的各項(xiàng)活動(dòng)中，應(yīng)將城建檔案管理內(nèi)容納入城市建設(shè)管理序列，把是否具備完整的技術(shù)檔案資料、檔案管理部門是否驗(yàn)收合格，作為能否進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收的必要條件之一，為工程檔案的接收把好關(guān)。另外，還要及時(shí)對(duì)采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動(dòng)化的電子掃瞄等方法，進(jìn)行輸入、校對(duì)、管理，對(duì)能形成檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準(zhǔn)確性和實(shí)效性，為檔案管理工作全面轉(zhuǎn)向數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。
城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)過(guò)程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對(duì)新形勢(shì)，城建檔案工作如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的步伐，全面推進(jìn)信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，有效地為社會(huì)各界提供服務(wù)，我們必須加快推進(jìn)城建檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù).
一、城建檔案的必典性
城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過(guò)程直接形成的真實(shí)記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個(gè)專業(yè)部門。開(kāi)發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價(jià)值的重要手段.作為城建檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，目前我國(guó)大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲(chǔ)空間大、維護(hù)成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中.通過(guò)管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配里、最大開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
二、城建檔案信息化的環(huán)節(jié)
檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現(xiàn)行公開(kāi)文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫(kù)。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實(shí)的過(guò)程中，必須解決好幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題:
1.是電子檔案的法律憑證問(wèn)題
電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問(wèn)題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問(wèn)題，否則難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性。
2.是數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取問(wèn)題
數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計(jì)算機(jī)硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取存在種種問(wèn)題。
3.是統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問(wèn)題
檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運(yùn)作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國(guó)各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來(lái)進(jìn)行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進(jìn)程。
三、數(shù)字化檔案具備的功能
數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點(diǎn)有五化:館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化。
1.館藏檔案數(shù)字化:通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)將各類傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料進(jìn)行處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，這是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心.
2.檔案管理現(xiàn)代化:數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動(dòng)化、檔案全文儲(chǔ)存與檢索自動(dòng)化，計(jì)算機(jī)輔助檔案業(yè)務(wù)工作管理、輔助立卷、檔案標(biāo)引自動(dòng)化、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫(kù)房管理、保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，這是實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ).
3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認(rèn)字形式存在于檔案館這個(gè)“信息空間”中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，用戶可以方便地利用信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案利用的信息資源共享。
4.信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化:數(shù)字檔案館的服務(wù)通過(guò)以網(wǎng)絡(luò)為主的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息傳遞.
5.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化:通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃的，標(biāo)準(zhǔn)的，規(guī)范化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，各部門之間可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。
四、.數(shù)字城建檔案的安全閱.
1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念
檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案等變成數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，主要包括了以下三個(gè)方面內(nèi)容。
1.1檔案目錄的數(shù)字化
（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點(diǎn)擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。
（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號(hào)：以一件自然件或一組文件為一順序號(hào)；文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：20010101，同一條目?jī)?nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間。
1.2實(shí)體檔案的圖文信息數(shù)字化
王村新城所有的合同檔案通過(guò)掃描、攝影、攝像等方式進(jìn)行數(shù)字化采集，從而實(shí)現(xiàn)圖文信息的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、調(diào)閱、分析。
1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化
將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見(jiàn)，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動(dòng)登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動(dòng)等檔案管理信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件管理的方式進(jìn)行數(shù)字化。
2實(shí)施過(guò)程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）
（1）設(shè)立專用的檔案儲(chǔ)藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實(shí)施過(guò)程根據(jù)檔案儲(chǔ)藏室面積，有重點(diǎn)、有步驟的實(shí)施，對(duì)使用頻率高的或重點(diǎn)工程檔案先進(jìn)行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲(chǔ)目錄建庫(kù)數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)據(jù)備份。在整個(gè)流程中要注意幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
以作者所在項(xiàng)目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對(duì)檔案原件帶來(lái)?yè)p壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細(xì)節(jié)多次進(jìn)行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問(wèn)題的節(jié)點(diǎn)建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；在實(shí)際工作中嚴(yán)格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程各類登記表并及時(shí)整理、匯總、裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化完成的同時(shí)建立起完整的記錄，從而確保整個(gè)檔案數(shù)字化工作計(jì)劃有序、操作流程清晰、責(zé)任分工明確、驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)。
（2）掃描、編輯處理及存儲(chǔ)。數(shù)字化工程的實(shí)施重點(diǎn)是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時(shí)嚴(yán)格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過(guò)程中及時(shí)調(diào)整亮度、對(duì)比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當(dāng)，同時(shí)生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個(gè)掃描過(guò)程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對(duì)影像文件進(jìn)行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時(shí)去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲(chǔ)空間。處理完成后的影像文件要進(jìn)行存儲(chǔ)。
3數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與安全是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的最終保障
當(dāng)今任何一種計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)技術(shù)都還不能實(shí)現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會(huì)遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過(guò)失、計(jì)算機(jī)故障、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會(huì)遭到毀滅性的損失，因此對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點(diǎn)的存儲(chǔ)與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)地備份。對(duì)備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測(cè)，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。
4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效
建設(shè)工程檔案簡(jiǎn)稱工程檔案，是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值和利用價(jià)值的文字、圖表、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著信息技術(shù)的快速提高，醫(yī)院各個(gè)項(xiàng)目的檔案管理也從以往的紙質(zhì)管理提升為電子檔案管理，管理模式也發(fā)展為多形式、多方面、多層次的模式，強(qiáng)化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會(huì)信息電子化發(fā)展的步伐，經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]?，F(xiàn)通過(guò)對(duì)醫(yī)院工程建設(shè)電子檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，提出相應(yīng)應(yīng)對(duì)策略，從而提高醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案管理的質(zhì)量。
1 醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)
醫(yī)院建設(shè)工程項(xiàng)目時(shí)，組成相應(yīng)的檔案管理部門，使內(nèi)部各部門承擔(dān)相應(yīng)自己的職責(zé)的檔案責(zé)任，對(duì)于外部根據(jù)相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例，明確承接單位與本單位之間的檔案事務(wù)關(guān)系以及本單位與涉及到的工程項(xiàng)目單位簽定的各種合同得到有力的執(zhí)行的重要保證。電子檔案是檔案管理部門通過(guò)數(shù)字電子設(shè)備生成以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行閱讀處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的電子文件，它具有一般檔案的特性，即記錄的原始性。其本身是含有科學(xué)技術(shù)信息的資料，如果能正確的利用好這些資料，將會(huì)提高工作效率和質(zhì)量、在人力、物力、財(cái)力上也能節(jié)省，甚至于可以縮短整個(gè)工程設(shè)計(jì)、工程施工及工程結(jié)算周期；因此工程電子檔案為醫(yī)院的工程建設(shè)提供詳盡的治療信息，為醫(yī)院基建領(lǐng)導(dǎo)果斷正確地決策提供有價(jià)值的參考。對(duì)工程電子檔案充分的認(rèn)識(shí)和正確的科學(xué)的使用醫(yī)院工程建設(shè)檔案管理中提供的信息及其使用價(jià)值，就能體現(xiàn)出電子檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好的服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)。建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，建設(shè)工程電子檔案歸納起來(lái)有專業(yè)性、成套性、階段性、動(dòng)態(tài)性、依賴性等特點(diǎn)。
2 醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案的作用
醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案比紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)勢(shì)，因?yàn)殡娮訖n案具有幾乎不占據(jù)物理空間的優(yōu)點(diǎn)，建設(shè)工程檔案隨著醫(yī)院規(guī)模的飛速擴(kuò)大，文件資料愈來(lái)愈多，運(yùn)用電子文件及電子檔案可縮小占用儲(chǔ)存面積，解決檔案庫(kù)房不夠的問(wèn)題。電子檔案的建立、處理和保存都比紙質(zhì)檔案方便，備份管理得當(dāng)，也不會(huì)丟失，更不會(huì)老化，隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的普及，越來(lái)越多的文件會(huì)以電子文件的應(yīng)用形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)。通過(guò)拷貝到移動(dòng)u盤或刻錄成只讀光盤等方式多份備份，以提高建設(shè)工程檔案抵御自然災(zāi)害、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保建設(shè)工程檔案的安全，充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案在醫(yī)院擴(kuò)建重建和房屋日常維修等工作中的重要作用，建設(shè)工程檔案的作用自然也就得到認(rèn)可和提高。
3 建設(shè)工程電子檔案的歸檔管理
在歸檔時(shí)間上有一定的要求，要求要在竣工驗(yàn)收后的三個(gè)月內(nèi)，將所有文件移交給檔案部門；建設(shè)工程電子文件檔案應(yīng)與紙質(zhì)工程文件歸檔的檔案內(nèi)容完全一致，例如文本文件、圖樣文件、各類表格文件等等。在實(shí)際工作中因?yàn)楦鞣矫娴脑螂娮訖n案管理中也存在一定的問(wèn)題，由于對(duì)這個(gè)專業(yè)的重視程度不夠，往往工作人員都是非專業(yè)的，從而缺乏建設(shè)工程檔案的專業(yè)知識(shí)導(dǎo)致在檔案資料整理中出現(xiàn)一些不完整，不夠真實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y料，甚至將電子檔案信息資源隨意丟失、損毀，這樣給檔案的管理帶來(lái)了許多困境，還有檔案管理人員的管理水平底下、思想觀念陳舊都是直接影響檔案管理水平提高的不利因素；再次檔案管理的重視度不夠，硬件資金投入不足，電子檔案管理的設(shè)備匱乏，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員相對(duì)較少，這些因素都是導(dǎo)致電子檔案管理不能滿足要求的重要原因。
4 醫(yī)院工程建設(shè)電子檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)
醫(yī)院基建工程電子檔案可以重復(fù)利用，也可作為日常保養(yǎng)維護(hù)提供依據(jù)，在突飛猛進(jìn)的信息化時(shí)代，現(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院電子檔案數(shù)字化管理提供了便利的條件，也搭建了這樣一個(gè)平臺(tái)，當(dāng)然也對(duì)檔案管理提出了更高的要求，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。鑒于醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的重要性，認(rèn)真搞好建設(shè)工程檔案的建設(shè)，就是要把建設(shè)工程的檔案收集、整理和管理提到相應(yīng)的工作日程上，我們急于做好以下幾個(gè)方面的工作。①制定完善的健全的電子檔案數(shù)字化管理制度，也就是要建立電子檔案保管制度、歸檔范圍、歸檔保管期限等規(guī)定，使醫(yī)院的基建工程電子檔案按規(guī)范化、合理化的流程進(jìn)行管理。②加大人力資源力量，加強(qiáng)電子檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)，采取積極措施要讓檔案人員更新知識(shí)、提高技術(shù)人員的水平，使其適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展的需要。因此，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策[2]。③加大財(cái)力即資金的投入，改善硬件設(shè)施，配備性能能滿足需要質(zhì)量可靠的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器等設(shè)備，在應(yīng)用方面要選擇科學(xué)合理的存貯方式，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，為電子化提供技術(shù)支撐。可要求設(shè)計(jì)單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計(jì)變的更完整地在圖紙上進(jìn)行反映，對(duì)以前大量的有保存價(jià)值的圖紙檔案，可通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進(jìn)一步對(duì)文件進(jìn)行矢量化，以便于直接利用[3]。
綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也發(fā)生相應(yīng)的改變，醫(yī)院建設(shè)工程的檔案管理要提高管理意識(shí)、改變管理方法、采用更便捷、更科學(xué)的管理手段不斷的創(chuàng)新，建立建設(shè)工程電子檔案為的工程建設(shè)提高完整的、科學(xué)的、真實(shí)的記錄，為以后工程的維護(hù)保養(yǎng)提高詳盡的資料，醫(yī)院建設(shè)工程電子的檔案的管理可以反映一個(gè)醫(yī)院工程建設(shè)的整體水平，可見(jiàn)工程建設(shè)的電子檔案數(shù)字化管理的重要性，只有不斷地加強(qiáng)其建設(shè)，加大對(duì)檔案管理工作的投入，認(rèn)識(shí)在醫(yī)院建設(shè)中的重要作用，以使更好的發(fā)揮其作用，更好的實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用建設(shè)工程電子檔案數(shù)字化管理。
參考文獻(xiàn)
2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注。
城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。我們有必要對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析和研究，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。
1．確定城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則
城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏城建檔案原件完好，保證數(shù)字化城建檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數(shù)字化原則是：遵循重要城建檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則、常用城建檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則、開(kāi)放城建檔案數(shù)字化的開(kāi)放性原則、褪跡城建檔案數(shù)字化的搶救性原則、解密城建檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則、城建檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細(xì)化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，同時(shí)優(yōu)化城建檔案數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進(jìn)行城建檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理搭配，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
第一步，輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2.2加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合，是未來(lái)數(shù)字城建檔案最主要的來(lái)源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時(shí)對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，同時(shí)，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護(hù)電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。
電子文件的收集積累范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。
2.3城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷地變化的過(guò)程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。
數(shù)字化城建檔案分開(kāi)放與不開(kāi)放兩種，開(kāi)放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強(qiáng)城建檔案數(shù)字化管理的技術(shù)含量
城建檔案數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程重在管理，貴在控制。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行城建檔案數(shù)字化，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來(lái)麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開(kāi)不真實(shí)、不準(zhǔn)確的檔案，將在社會(huì)上產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé)，各道工序工作量的對(duì)等與匹配同樣重要。實(shí)踐證明，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫(kù)、城建檔案利用登記數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制，才能達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化城建檔案質(zhì)量保證體系的目的。
Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.
Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
“十二五”期間，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)被提到了議事日程，如何最大化實(shí)現(xiàn)城建檔案的價(jià)值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問(wèn)題。
城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性
城建檔案數(shù)字化發(fā)展是時(shí)展的需要，隨著城市的不斷擴(kuò)張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時(shí)效性。目前，各地城建檔案館接受進(jìn)館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。隨著城市建設(shè)發(fā)展，各地城建檔案館每年歸檔的數(shù)量與日俱增，使很多城建檔案庫(kù)房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質(zhì)檔案在查閱時(shí)易損壞，特別是年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，紙張易發(fā)黃變碎，若發(fā)生火災(zāi)或水災(zāi)等，檔案將會(huì)遭到滅頂之災(zāi)。城建檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進(jìn)行，不能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，資源無(wú)法共享，這些問(wèn)題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲(chǔ)于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時(shí)不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實(shí)現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時(shí)查看自己需要的檔案文件，是傳統(tǒng)檔案管理走向數(shù)字化管理的必由之路。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問(wèn)題
（一）面對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)，城建檔案管理任務(wù)重，人員少，工作標(biāo)準(zhǔn)要求高。
檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老化，具有建筑和計(jì)算機(jī)數(shù)字化的專業(yè)人員又不愿意到城建檔案館工作，現(xiàn)有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應(yīng)慢，知識(shí)不易掌握。其中最重要的薄弱環(huán)節(jié)就是從事城建檔案工作的人員，因沒(méi)有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過(guò)城建檔案工作管理知識(shí)，或半路出家，對(duì)城建檔案工作不熟悉，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，計(jì)算機(jī)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理進(jìn)入了城建檔案管理領(lǐng)域，原來(lái)從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不適應(yīng)新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴(yán)重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)認(rèn)識(shí)不明確。
建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個(gè)人仍然存在對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)了解認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上，資金投入不足，存在著重建設(shè)，輕檔案的思想還比較嚴(yán)重，只注重工程施工技術(shù)，施工工期和工程質(zhì)量等方面的問(wèn)題。卻對(duì)建設(shè)工程檔案在收集過(guò)程中是否齊全、完整、真實(shí)等重視程度不夠，沒(méi)有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制，來(lái)保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在一定程度上受到了影響和制約。
三、城建檔案數(shù)字化發(fā)展
（一）城建檔案數(shù)字化建設(shè)需政府支持，領(lǐng)導(dǎo)重視，把好城建檔案接收關(guān)。
城建檔案的科學(xué)歸檔是實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)，開(kāi)展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步加大對(duì)重點(diǎn)工程，城市基礎(chǔ)設(shè)施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭(zhēng)取與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、保溫、除濕、防火、防盜等現(xiàn)代設(shè)備配置，為城建檔案數(shù)字化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
