時間：2023-06-09 10:03:34
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在現(xiàn)代信息社會的背景下，事業(yè)單位檔案是社會公益事業(yè)的寶貴資源，發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的實用價值對促進社會事業(yè)發(fā)展有重要的意義。但是事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式還存在著問題，需要采用有效措施予以解決。本文在分析事業(yè)單位檔案管理問題的基礎上，探討檔案管理現(xiàn)代化的路徑。
一、事業(yè)單位檔案管理的主要問題
（一）缺乏科學的檔案管理制度。當前事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題就是沒能建立起適應現(xiàn)代檔案管理工作需要的制度。這不僅影響檔案使用效率，而且影響事業(yè)單位檔案質(zhì)量。首先，沒能建立起符合現(xiàn)代信息化社會需要的檔案管理模式，檔案管理工作制作標準不規(guī)范、不統(tǒng)一，事業(yè)單位檔案管理方式方法隨意，浪費查詢時間且工作成本較高。其次，檔案管理在收集、保護、借閱方面缺乏嚴格的管理制度，制約了檔案作用的發(fā)揮，沒能為事業(yè)單位和公益事業(yè)的開展起到有效的助推作用。第三，檔案管理制度執(zhí)行的較為松散，制度執(zhí)行普遍停留在表面，嚴重降低了檔案管理工作的可靠性。（二）檔案利用率相對較低。事業(yè)單位檔案利用率相對較低，目前還沒有實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的向社會免費開放，檔案管理、查閱、使用和指導作用沒能有效地發(fā)揮出來，嚴重地浪費了檔案資源。首先，事業(yè)單位檔案的查閱程序較為煩瑣，需要大量的申請和長時間等待才能查閱到相關檔案，沒能體現(xiàn)出信息傳遞的有效性和時效性。其次，檔案檢索工作較為落后，事業(yè)單位檔案管理仍以紙制檔案為主，沒能體現(xiàn)出信息技術在檔案查閱中的實際作用，缺乏科學現(xiàn)代化的信息檢索工具，影響了事業(yè)單位檔案的作用效率。第三，事業(yè)單位檔案沒能在經(jīng)濟社會發(fā)展建設中貢獻力量，大量珍貴的社會信息被淹沒在檔案當中，事業(yè)單位沒能有效地對檔案信息進行開發(fā)利用。
二、檔案管理現(xiàn)代化的基本要求
（一）無紙化管理。現(xiàn)代化的檔案管理具有鮮明的時代特點，充分反映了現(xiàn)代信息技術的蓬勃發(fā)展趨勢，要求檔案管理工作與現(xiàn)代社會接軌，與現(xiàn)代信息傳遞方式接軌。首先，檔案管理要求有效運用計算機技術，實現(xiàn)檔案的多媒介形式保存，可以提供文字、圖處、視頻等多種形式的檔案信息資源。其次，現(xiàn)代檔案管理與保存更依賴互聯(lián)網(wǎng)技術，紙制檔案慢慢退出歷史舞臺，文字存儲無紙化是檔案管理的主要發(fā)展方向，力求發(fā)揮出無紙信息的快捷性優(yōu)勢。第三，把檔案資源以鏈接形式融入互聯(lián)網(wǎng)當中，形成虛擬化的檔案管理，這將成為未來檔案管理發(fā)展的主流趨勢。（二）數(shù)字化管理?，F(xiàn)代數(shù)字化的數(shù)據(jù)處理方式意味著信息質(zhì)量的大幅提升。提高檔案管理工作的質(zhì)量同樣需要引進數(shù)字化的概念。首先，要求檔案管理借助標準化的管理方式對基礎檔案進行加工制作，使原始檔案符合數(shù)字化傳輸?shù)幕疽蟆Ｆ浯?，強調(diào)運用現(xiàn)代攝影技術把檔案制作成可以高效傳播的數(shù)碼資料，微縮技術、數(shù)碼技術、電子檔案技術成為時代對檔案管理的主流方式。第三，現(xiàn)代檔案管理工作追求的數(shù)據(jù)壓縮技術將最終取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，同時有效避免了檔案被蛀蝕等傳統(tǒng)管理時代的問題。三、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代路徑（一）創(chuàng)新檔案管理理念。事業(yè)單位受到技術、資源和經(jīng)費等種種條件的制約，使事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的步伐發(fā)展的較為緩慢。為了能夠加快事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化步伐，需要事業(yè)單位圍繞實際情況制訂科學的檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃。首先，明確事業(yè)單位檔案管理的近期與遠期發(fā)展規(guī)劃目標和工作步驟，在全面審視現(xiàn)實水平的基礎上，制訂出科學且符合實際的發(fā)展規(guī)劃。其次，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，圍繞檔案管理工作法律法規(guī)，制訂本單位的檔案管理工作制度，在工作制度中要體現(xiàn)出現(xiàn)代化的管理方式方法。（二）使用現(xiàn)代化管理方法。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化目標，就必須長期堅持貫徹使用現(xiàn)代化的管理方法，力求日常管理操作上全面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標。首先，建立符合現(xiàn)代檔案管理工作需要的事業(yè)單位檔案管理工作操作標準，提升事業(yè)單位基礎檔案的制作質(zhì)量，使事業(yè)單位檔案更符合現(xiàn)代化的要求，為迎接信息時代的到來，做好基礎性的準備工作。其次，利用信息技術手段全面提高事業(yè)單位檔案管理服務工作的效率，同時加強檔案管理的安全性、可靠性和真實性，加強電子檔案的糾錯能力，提高對事業(yè)單位檔案的保護力度，為發(fā)揮事業(yè)檔案單位作用做好準備。（三）提升檔案服務工作水平。以開放促進服務水平的提高，以開放促進檔案管理現(xiàn)代化工作的不斷前進，只有實現(xiàn)事業(yè)單位檔案向公眾免費開放，才能加快事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化步伐。首先，提出事業(yè)單位檔案向社會開放的基本要求，在上級主管部門的主持下，加快推進事業(yè)單位的開放力度和開放水平，完善事業(yè)單位檔案免費開放的具體措施。其次，普及提高事業(yè)單位信息化水平，全面提高事業(yè)單位檔案電子化的應用，力求發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，在配齊基礎設備的基礎上，由地方檔案部門主持通用的基礎性事業(yè)單位檔案管理軟件系統(tǒng)，不斷促進事業(yè)單位檔案管理信息化。
三、結(jié)束語
檔案管理現(xiàn)代化是時代對事業(yè)單位提出的新要求，也是事業(yè)單位應對未來工作的重要使命。只有不斷的改進檔案管理的方法和手段，逐步引進先進的檔案管理設備和人才，加強對檔案管理操作辦法的全面改革，才能發(fā)揮出基層事業(yè)單位檔案的作用，使事業(yè)單位檔案管理跟上時代步伐。
作者:周霞 單位:山東省泰安市供銷培訓中心
檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設和管理的過程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財務收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實據(jù)，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經(jīng)驗，吸取教訓。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現(xiàn)實負責，也是對歷史的貢獻。
2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對檔案管理職責劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門、本地區(qū)實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認真學習政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機構要結(jié)合本地區(qū)本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對檔案管理的權責劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規(guī)定。
加強對公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標。
3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎管理工作的需要
加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準確的服務。
首先，建立檔案管理的崗位責任制。明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的專門人員，明確相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。
其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責任心和責任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。
此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設施設備進行檢查，實現(xiàn)對存放環(huán)境的實時監(jiān)測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強公墓管理，提升殯葬服務水平，不僅僅是加強墓區(qū)的硬件建設，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開透明，規(guī)范服務；嚴格按照檔案管理的相關規(guī)定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責任意識和保密意識，嚴守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統(tǒng)檔案管理對象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。
（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內(nèi)提升業(yè)務管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺的建立
根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發(fā)資源計劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動化、項目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發(fā)檔案管理軟件的基礎上，根據(jù)電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過檢索獲??；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數(shù)據(jù)庫的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發(fā)
房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發(fā)，對檔案的利用管理流程進行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統(tǒng)自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎設施建設
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯(lián)想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數(shù)碼攝像機1臺；數(shù)碼相機1臺，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標準版10用戶數(shù)據(jù)庫軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。
（四）應用系統(tǒng)開發(fā)
首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。
三、結(jié)束語
綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產(chǎn)檔案管理工作應該通過開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統(tǒng)開發(fā)，方可為檔案管理工作的開展，創(chuàng)造有利的條件。
參考文獻：
二、提升檔案科學化管理水平的路徑
（一）轉(zhuǎn)變管理理念
想要采用科學化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認識到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學化管理的重要性，從而樹立起科學化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進行科學的檔案管理。采用科學化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設備的重建，并且開發(fā)使用軟件設備管理。加大檔案管理使用的設備和軟件投入，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的自動化管理，從而節(jié)約檔案管理的時間。
（二）轉(zhuǎn)變管理方式
傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務。檔案的管理不單單要進行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學化管理模式的運用，在企業(yè)單位中加強計算機建設，發(fā)揮科學化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲空間。
（三）提升管理人員素質(zhì)
提升科學化檔案管理水平的重要任務之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果。現(xiàn)代化的檔案管理任務重，管理程序復雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學化管理的技術等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質(zhì)培訓，提升其管理能力，從而促進檔案科學化管理的發(fā)展。
（四）健全科學化檔案管理制度
每個單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責任化制度，符合科學化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責任和任務，并且實行互相監(jiān)督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導，嚴格的執(zhí)行管理制度，使得科學化的檔案管理順利發(fā)展。
引言
人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會發(fā)展需求的雙重作用促使學校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務體系。
1更新管理理念，適應信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當前社會經(jīng)濟發(fā)展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務的理念，打破學校的邊界，擴大檔案服務范圍，利用檔案資源優(yōu)勢建立動態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實現(xiàn)自動化、智能化管理，以供相關部門的參考與使用。
2建立檔案管理標準，推動信息資源共享
在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標準，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應根據(jù)國家相關標準，對電子檔案進行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規(guī)范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》等，高職院校應基于相關規(guī)定建立信息管理標準化體系，加強信息系統(tǒng)安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務性標準規(guī)范。業(yè)務性標準規(guī)范是基于業(yè)務處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術語標準及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設中形成的術語標準、資源標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應根據(jù)業(yè)務需要，對檔案內(nèi)容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據(jù)。（3）建立技術性標準規(guī)范。在信息化技術飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風險也不斷增加，技術人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網(wǎng)絡技術，完善檔案網(wǎng)絡服務平臺
以單機和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應用需求，難以從社會化服務的角度體現(xiàn)檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應積極引入網(wǎng)絡技術，打造開放性的網(wǎng)絡服務平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯(lián)系，推進人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡服務平臺建設中，應依托網(wǎng)絡技術，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡服務平臺的使用范圍。技術人員應根據(jù)高職院校人事檔案管理特點，明確網(wǎng)絡站點的目的以及用戶的類型；利用關鍵信息，如學生的基本資料、學科成績、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構，并形成網(wǎng)絡服務平臺的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡服務的精準性［2］。（2）確定服務對象的基本需求。技術人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場競爭以及企業(yè)人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術手段確定檔案網(wǎng)絡服務平臺的整體風格，兼顧不同服務對象的信息查詢與應用的需要，體現(xiàn)個性化服務特點。（3）完善服務平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過界面指導實現(xiàn)身份錄入，進而啟動人事檔案網(wǎng)絡服務平臺，實現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護相關人員隱私；用戶服務，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構建大數(shù)據(jù)管理平臺
在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數(shù)據(jù)處理技術實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢難以轉(zhuǎn)化為實際的應用價值。在大數(shù)據(jù)背景下，學?？梢岳镁W(wǎng)絡系統(tǒng)平臺，將檔案轉(zhuǎn)化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢，并預測發(fā)展方向。這無論是對于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術手段對檔案信息進行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲的主要方式。基于此，學?？梢詫㈦娮有畔浫刖W(wǎng)絡平臺，并根據(jù)相應標準建立數(shù)據(jù)庫，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應注重信息質(zhì)量，利用技術手段建立安全防護機制，彌補信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫安全性，確保相關模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫的管理與維護中，高職院校應引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計、編研等功能，打造自動化數(shù)據(jù)處理平臺，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會發(fā)展需求，對人事檔案信息進行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導意義的信息模型，為相關發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平
城市規(guī)劃檔案的數(shù)量相對比較大，同時在管理的過程中也存在著很多的難題，檢索需求也相對比較大，在現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案管理的過程中，一定要積極的去利用數(shù)字化檔案管理技術的合理應用，采用數(shù)字化檔案管理在技術上的優(yōu)勢，從而更好的提升管理的質(zhì)量，滿足更高層次的要求。
1 數(shù)字化檔案管理技術應用分析
數(shù)字花檔案管理通常就是將紙質(zhì)的文件用掃描或者是錄入的方式直接將相關的內(nèi)容存儲到計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當中。數(shù)字化檔案管理技術在應用的過程中，檔案信息檢索和備份十分的便捷，同時，它也減少了對空間的占用，提高了空間的利用效率。對我國城市建設過程中城市規(guī)劃檔案管理的要求一定要有所了解，在當今的城市規(guī)劃當中，應該積極的引進數(shù)字化的檔案管理技術，同時還要采取有效的措施加強對人才的培養(yǎng)，這樣才能更好的滿足現(xiàn)代的城市規(guī)劃檔案管理的基本要求。同時還要在工作中建設一個數(shù)字信息化水平相對比較高的管理中心，針對數(shù)字化檔案管理工作的具體要求對系統(tǒng)中的硬件和軟件設施進行適當?shù)恼{(diào)整，這樣才能更好的確保管理目標的實現(xiàn)。
2 城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理的分析
2.1 注重硬件設施的選型與配置，滿足城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求
城市規(guī)劃檔案在應用的過程中，其數(shù)量非常大，同時檢索的要求也比較嚴格，所以就必須要有先進穩(wěn)定的硬件設施作為支撐，計算機硬件方面要不斷的提高配置，這樣才能更好的保證計算機處理數(shù)據(jù)的速度和能力，滿足城市規(guī)劃檔案的要求，所以在數(shù)字化建設額過程中，一定要充分的考慮到檔案數(shù)據(jù)處理的具體要求，同時還要選擇恰當?shù)挠布O施。防止硬件設施自身能力不足而產(chǎn)生的負面影響。在重視硬件設施選擇的同時，還應該加強備份工作的數(shù)字化建設，只有這樣，才能更好的提升檔案內(nèi)容的可靠性和安全性。
2.2 科學選擇數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)
為了更好的實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理的基本要求，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化當中一定要科學的選擇管理軟件，充分的考慮到城市規(guī)劃檔案管理工作的實際情況，在圖紙數(shù)據(jù)的檢索和應用方面，數(shù)字化管理當中一定要對軟件進行嚴格的測評，同時還要以此為基礎做好后續(xù)的工作，只有這樣，才能保證科學目標的確立和實現(xiàn)。在選擇和測試軟件的時候，一定要選擇合適的方法，此外還要保證軟件自身的安全性和穩(wěn)定性，只有這樣才能更好的保證系統(tǒng)的積極作用得以充分的體現(xiàn)。
2.3 建立城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理體系，保障管理目標的實現(xiàn)
為了更好的保證城市規(guī)劃檔案管理的質(zhì)量和水平，在城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理中，一定要創(chuàng)建一個完備的工作機制。對于數(shù)字化檔案管理工作的需求和數(shù)傳統(tǒng)工作的差異，去建立和完善一個比較科學的檔案管理體制，在工作中還應該以數(shù)字化檔案工作的基本要求為前提，保證城市規(guī)劃檔案工作的順利進行。此外，還要建立一個細致的管理體制，按照工作的實際需要去設置工作崗位，明確不同崗位人員應該承擔的職責，只有這樣，才能更好的保證城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作的正常進行。
2.4 引入績效考核機制，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理質(zhì)量
在現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求的層面上來說，城市規(guī)劃管理部門應該在工作中積極的引入績效考核機制，這種機制的應用可以對城市規(guī)劃檔案管理部門的工作質(zhì)量和工作水平進行考察和評價，再以考核的結(jié)果為基礎，減少工作中出現(xiàn)其他問題的可能性，此外還要將績效考核制度當做是重要的核心，對數(shù)字化檔案管理額人員的工作水平和工作效果進行客觀的科學的評價。在這一過程中還要以崗位職責的要求當做一個基本的標準和原則，對你崗位人員的工作水平進行全面的考評。對工作中的問題應該及時的發(fā)現(xiàn)和改進，測評機制的應用使得檔案管理工作人員的工作積極性更高，工作的質(zhì)量也有了非常顯著的提升。
2.5 強化數(shù)字化檔案管理軟硬件系統(tǒng)的維護，保障檔案管理工作質(zhì)量
針對城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求、針對檔案管理工作中信息系統(tǒng)安全需求，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作中應加強軟硬件系統(tǒng)的維護管理。針對現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下病毒、木馬等危險因素，城市規(guī)劃檔案管理部門應加強軟硬件系統(tǒng)的維護管理。通過軟硬件防火墻、殺毒軟件的安裝，提高城市規(guī)劃檔案信息安全。同時，加強對檔案錄入、管理人員計算機安全信息知識的培訓。由計算機操作人員為基本單位，定期升級防病毒軟件數(shù)據(jù)庫，減少危險網(wǎng)站登錄對系統(tǒng)安全的影響。通過軟硬件系統(tǒng)的維護、管理，提高城市規(guī)劃檔案數(shù)字化系統(tǒng)安全水平，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字信息安全。
3 注重人才培養(yǎng)與引進，促進城市規(guī)劃檔案管理水平的提高
我國傳統(tǒng)城市規(guī)劃檔案管理中，多采用紙質(zhì)文件檔案進行存儲管理。現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理技術對檔案管理人員提出了新的要求。因此，現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案管理部門應加強人才的培養(yǎng)與引進。針對數(shù)字化檔案管理技術需求，對檔案管理人員開展培訓工作。從計算機硬件應用環(huán)境保護、計算機軟件應用技巧的培訓入手，強化數(shù)字化檔案管理人員基礎操作能力。在此基礎上，強化檔案管理人員的計算機安全知識，以此為基礎提高城市規(guī)劃檔案信息安全。針對數(shù)字化檔案管理工作需求，城市規(guī)劃檔案管理部門還需要加快相關人才的引進，以軟硬件維護人才引進為基礎、以檔案管理崗位人才引進為重點，促進現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理工作的開展。在我國現(xiàn)代化城鎮(zhèn)建設中，城市規(guī)劃檔案管理工作重要性日益凸顯。為了滿足現(xiàn)代城市建設中規(guī)劃檔案管理工作需求，城市規(guī)劃部門應加快數(shù)字化檔案管理技術的運用。以數(shù)字化檔案管理技術優(yōu)勢，滿足城市規(guī)劃檔案管理工作需求。同時，針對數(shù)字化檔案管理工作對管理體系、人員素質(zhì)等因素影響，加快管理體系的建立與完善。同時，針對數(shù)字化檔案管理對軟硬件系統(tǒng)的需求，引進高新技術人才。針對城市規(guī)劃檔案管理工作內(nèi)容，科學設計軟硬件系統(tǒng)，以此為基礎，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量，促進我國城鎮(zhèn)化建設工作的開展。
結(jié)束語
當前，我國的城市化發(fā)展水平有了非常顯著的提升，在城市規(guī)劃和建設的過程中也出現(xiàn)了越來越多的檔案，以往的紙質(zhì)檔案不僅查找困難，同時在很多的方面也需要改進，在這樣的情況下，我們必須要采取有效的措施來提高城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和水平，從而也為我國的城建工作提供良好的條件。
中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1674-0432（2012）-12-0012-1
1 新農(nóng)合現(xiàn)狀
檔案管理工作是新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理的基礎工作，工作的好與差直接關系到新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。作為新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理人員如何根據(jù)新農(nóng)合改革發(fā)展的新形勢和新特點，做好檔案管理工作等一系列基礎工作是我們的首要任務。
據(jù)有關部門統(tǒng)計分，析2011年全國共有2637個縣（市、區(qū)）開展了新農(nóng)合工作。其中，東部地區(qū)有556個，中部地區(qū)有1039個，西部地區(qū)有1042個。2004～2011年，全國新農(nóng)合參合人數(shù)由0.80億人增加到8.32億人，參合率由75.20%增加到97.48%。2011年，民政部門資助參加新農(nóng)合的農(nóng)村醫(yī)療救助對象人數(shù)4705.66萬，占當年農(nóng)村醫(yī)療救助對象總?cè)藬?shù)的92.05%，比2010年增加了約5個百分點。2011年，全國新農(nóng)合當年籌資總額已達到2047.57億元，其中，中央財政補助金額為771.97億元，地方財政補助金額為955.79億元，參合農(nóng)民個人繳費301.62億元。2011年，參合農(nóng)民個人繳費中，由民政部門代繳的資金為13.42億元。
新農(nóng)合檔案，是指各級新農(nóng)合經(jīng)辦機構和定點醫(yī)療單位在開展新農(nóng)合工作中形成的具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同門類和載體的歷史記錄。上級要求新農(nóng)合經(jīng)辦機構和定點醫(yī)療單位應將新農(nóng)合檔案工作納入本單位檔案綜合管理體系，實行集中統(tǒng)一管理，確保新農(nóng)合檔案的齊全、完整、準確和安全，并積極提供利用，為新農(nóng)合工作服務。
2 參保檔案管理基本要求
（1）參保人員的個人信息，不能僅僅采用姓名作為參合的依據(jù)，這樣做存在同音錯名等各類情況，給部分參合人員就診和報銷帶來很大麻煩，需要現(xiàn)在建立電子檔案，進一步完善參合人員的信息，做到一人一賬，實現(xiàn)了參合對象的參合信息與身份信息的全面對接。
（2）為統(tǒng)籌做好這項工作，身份核對要做到一個不漏、信息登記要做到一個不錯，要采取上門登記、短信登記和個別身份信息調(diào)閱等多種形式收集參合人員的基本信息。所有參合對象對自己的門診報銷、住院補償?shù)刃畔⒘巳缰刚啤?/p>
3 基金支付檔案涉及的內(nèi)容
（1）定點醫(yī)療機構、經(jīng)辦機構必須按照補償范圍、標準進行支付。
（2）經(jīng)辦機構應督促定點醫(yī)療機構實行患者就醫(yī)實名制，患者就醫(yī)診療記錄、費用清單醫(yī)生護士簽字確認制。
（3）參合農(nóng)民補償信息，必須經(jīng)過定點醫(yī)療機構初審、鄉(xiāng)級經(jīng)辦機構首次復核、縣級經(jīng)辦機構二次抽樣復核三個環(huán)節(jié)，方可為定點醫(yī)療機構進行結(jié)算；對在縣外就醫(yī)的參合農(nóng)民補償信息，至少應在公示、入戶復核后，方可給與補償。
（4）縣級經(jīng)辦機構應每月及時將審核、補償業(yè)務開展情況、支出戶基金使用情況報送財政部門。
4 新型農(nóng)村合作醫(yī)療改革的基本要求
衛(wèi)生部黨組書記、國務院醫(yī)改領導小組副組長張茅說：推進基本藥物制度和基層醫(yī)療衛(wèi)生機構綜合改革是各地今年必須完成的硬任務。各地要根據(jù)地方實際，開展適合本地基層醫(yī)療衛(wèi)生機構實際情況和基本藥物實施條件的綜合改革工作。他還要求有關地區(qū)創(chuàng)新思維，勇于探索適宜的改革路徑方法等；采取針對性的策略和措施，加快建立基本藥物規(guī)范采購機制，切實落實補償政策，推行人事制度和收入分配制度改革，建立基層醫(yī)療衛(wèi)生機構考核和激勵機制，加強基層醫(yī)療衛(wèi)生機構人才培養(yǎng)力度。衛(wèi)生部、財政部、人力資源和社會保障部要求要根據(jù)工作數(shù)量、質(zhì)量和服務對象滿意度、居民健康狀況改善等指標，對基層醫(yī)療衛(wèi)生機構及醫(yī)務人員進行綜合量化考核，考核結(jié)果與基層醫(yī)療衛(wèi)生機構補助和醫(yī)務人員收入水平掛鉤。
5 切實加強管理和督查，促進合作醫(yī)療工作規(guī)范運行
（1）規(guī)范全新型農(nóng)村合作醫(yī)療的管理，管好用好農(nóng)民的保命錢，建立新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理組織，設立辦事機構，落實專職管理人員和專項工作經(jīng)費，并統(tǒng)一規(guī)范了合作醫(yī)療相關規(guī)章制度和各類表格，明確從參保農(nóng)民醫(yī)藥費票據(jù)的收集、登記、審核、測算、審批到補償各個環(huán)節(jié)具體工作要求。按照新型合作醫(yī)療保險的要求，不斷完善各項管理制度，重新修訂或補充規(guī)定新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度實施細則或管理辦法，提高合作醫(yī)療保險的抗風險能力和管理水平。
在當今社會，電子檔案文件數(shù)量急劇增加，因此利用網(wǎng)絡對檔案文件進行處理是人們簡化程序的重要手段，檔案部門應該在網(wǎng)絡化、數(shù)字化等方面多做文章，在網(wǎng)絡時代下，如何改進檔案管理工作是檔案部門要考慮的問題，根據(jù)許多檔案專家的建議和多年的經(jīng)驗得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國家信息化建設的總方針中，以檔案建設作為基礎，以建設檔案資源建設為核心任務，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化，在一定程度上促進檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
1 加強檔案工作建設的基本方針
1.1 加快對檔案信息化的基礎設施建設
在進行檔案信息化建設前，檔案部門內(nèi)部要建設數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設、相關制度的建設、檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、以及專兼職檔案干部的隊伍建設等等。利用網(wǎng)絡化資源，推進計算機管理檔案，提高檔案部門的信息化建設和網(wǎng)絡技術的應用程度，提高檔案部門信息化建設的程度。
1.2 促進檔案信息資源建設
要建設數(shù)字化檔案館，利用信息化技術對之前檔案館的主要資料進行存儲和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時將這些內(nèi)容進行分類并進行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設當中。
1.3 加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設
加強檔案館的數(shù)字建設最重要的任務就是加強對信息資源庫的數(shù)據(jù)資源庫建設，數(shù)據(jù)資源庫是整個檔案部門存儲中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡技術，加快對數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫的建設，提高檔案管理中檢索服務質(zhì)量，是檔案部門進行數(shù)字化建設的重要任務。
1.4 加強對電子文件的歸納管理
檔案部門要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強對本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術方法，制定電子文件的管理方法，實現(xiàn)電子文件處理計算機化、信息服務利用網(wǎng)絡化。
1.5 加強對電子文件檔案化管理
電子文件是利用計算機盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個特點：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時間和空間的限制。
2 加強電子文件檔案化管理的基本措施
電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點，利用先進的網(wǎng)絡技術，及時的做好對電子文件的歸檔工作是十分重要的。
2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術型人才
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價值的部分，然后對其進行收集，按照文件產(chǎn)生的時間和內(nèi)容形式等方面對其進行分類管理，待處理完畢之后進行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計算機技術對其分類、組合，因此這就需要檔案部門內(nèi)部有專門的計算機人才對其進行專門的方案歸類，并且要保證相關技術達到一定的水平[1]。
2.2 加強對原有檔案工作人員的管理
在檔案部門內(nèi)部，首先對一些學歷較低的工作人員需要進行知識的補充，以此來提高相應的管理水平，再者，要及時很據(jù)知識的更新，來增強其對應的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實際情況和未來發(fā)展趨勢，與實際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內(nèi)部相關管理人員的業(yè)務能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運行[2]。
3 以科學發(fā)展觀為指導思想，推動檔案管理工作的建設與發(fā)展
3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作
首先，對于大多數(shù)檔案部門來說，檔案內(nèi)部中的有價值的資料只有齊全完整的進行歸檔和存檔，這項工作才算真正的完成，如果沒有對這些有價值的文件進行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關事項還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對于檔案部門來說是非常危險的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個高校中，需要對學校的一個活動或重大事件進行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會導致此所高校失去相關的歷史。
3.2 充分利用檔案工作的功能
例如對一個相關部門的中心任務進行檔案工作的服務，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務做好服務[4]。
3.3 加強檔案工作隊伍建設
以人為本是新時期下科學發(fā)展觀的基本要求，對于檔案部門來說也是一樣，對于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門專業(yè)隊伍的狀況，因此要加強對檔案部門內(nèi)部專業(yè)人才的建設，為之后的檔案工作的提高奠定堅實基礎[5]。
3.4 推進檔案化信息建設是檔案部門的必要措施
檔案部門要利用當前信息化技術，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動檔案工作邁上一個新的臺階。
4 結(jié)束語
綜上所述，利用信息化技術的優(yōu)勢可以推動檔案工作的建設，他們之間的關系是相輔相成，檔案部門在新時期下如何利用便捷高效的工作方式來簡化工作量，以適應時代的發(fā)展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動信息化建設是檔案部門保證工作高效的重要途徑。
參考文獻
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中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）03-0068-02
油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，也是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，在油田勘探開發(fā)工作中，起著重要的作用，油田企業(yè)檔案是促進油田發(fā)展的助推器，為了更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設發(fā)展中的作用，最大限度地實現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價值，為油田企業(yè)經(jīng)濟的不斷發(fā)展和各項工作服務，本文聯(lián)系油田企業(yè)檔案管理工作的實際，粗談一點見解和認識。
1 油田企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性
油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營活動的原始記錄和重要憑證以及行政文書和人事檔案管理，縱連油田發(fā)展諸多重要歷史階段，記述了油田生產(chǎn)開發(fā)的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無形資產(chǎn)，是油田勘探開發(fā)和經(jīng)濟活動的基礎，是油田發(fā)展做強做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發(fā)揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規(guī)范科學，我們必須對油田檔案管理工作的現(xiàn)狀有一個清醒的了解，充分認識其重要性和必要性。目前，在油田企業(yè)檔案管理工作中，或多或少對其重要性缺乏足夠的認識，其主要表現(xiàn)如下幾個方面。
一是領導層面對檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認為檔案管理工作無關緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發(fā)上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲量、上產(chǎn)量是頭等大事，有了產(chǎn)量，有了儲量，領導層就有了功績。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設，走走過場，對出現(xiàn)的諸多問題也是說說完事，談不上檢查考核落實，致使檔案管理工作被冷落。
二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責任感、良好的職業(yè)道德、認真細心的工作態(tài)度，不能充分認識到檔案管理工作在油田生產(chǎn)建設中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態(tài)化、老式化，缺乏創(chuàng)新精神，當一天和尚撞一天鐘，結(jié)果導致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，不是資料漏失，就是目條與實際內(nèi)容不相符，如此等等，只能說明一個問題，那就是我們檔案管理工作者本身對自己從事的職業(yè)缺乏應有的認識。
三是油田企業(yè)內(nèi)部對檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個集體大項目，不能只依靠幾個檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開發(fā)生產(chǎn)建設中，隨著油田的發(fā)展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內(nèi)容之多，離開了油田各部門的支持配合，原始檔案就容易發(fā)生漏失現(xiàn)象，原始的資料不完整，有欠缺，勢必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領導決策提供準確的歷史依據(jù)。
以上種種現(xiàn)象不一而舉，至少能說明這樣一個問題，從領導到職工，從油田各部門到檔案管理工作者，對檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認識。
2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問題
隨著油田生產(chǎn)的發(fā)展和科學技術的不斷進步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學化、規(guī)范化、程序化邁進，油田各級領導對檔案管理工作的支持力度較之過去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對于管理科學、規(guī)范程序的要求還有一定的距離，其主要問題有如下幾個方面。
一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關要求執(zhí)行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實中也形同虛設，結(jié)果導致從源頭上檔案收集就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對于需要歸檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過程中，上跑下竄，其結(jié)果導致有的重要資料檔案都不能及時歸檔，時間一長必然造成資料丟失現(xiàn)象。
二是檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清，卷內(nèi)目錄與實際整理不相符等問題，查找一個資料不能準確及時，費時費力，影響了檔案利用的價值。
三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒有綜合管理。廠處級單位的檔案室由廠處辦公室下設的一人或兩人專業(yè)管理。同時，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個單位內(nèi)部劃分多個層次，結(jié)果導致檔案管理不能統(tǒng)一要求，難以實現(xiàn)規(guī)范科學化管理。
四是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來來，隨著企業(yè)的深化改革，油田內(nèi)部進行了一系列重組，檔案管理人員內(nèi)部涌進了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對檔案管理工作缺乏應有的認識，認為檔案管理工作是一個輕松的活，領導部門對新加入檔案管理隊伍的員工也沒有進行系列的培訓教育，即使有的單位組織了培訓學習，也是流于形式。這種狀況勢必影響了檔案管理工作水平的提高。
五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內(nèi)部，有的部門或領導為了查閱檔案，并沒有履行相關手續(xù)，因為是熟人，是上下級，是同部門，所以借閱時打個招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設，給檔案管理工作帶來較大隱患。因此，必須要引起我們的關注。
六是檔案管理人員缺乏經(jīng)常性的保密教育，保密的原則性有待進一步加強。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛交談檔案資料的相關內(nèi)容，這樣容易造成泄密，給企業(yè)發(fā)展帶來負面影響。
3 做好檔案管理工作的措施和建議
檔案管理工作在油田建設發(fā)展中起著極其重要的作用，為了加強和提高油田檔案工作水平，服務油田生產(chǎn)發(fā)展，適應檔案管理工作的新形勢，使油田檔案工作再上一個新臺階，筆者認為，當前在油田企業(yè)檔案管理工作中，應做好如下幾項工作。
一是油田企業(yè)各級領導要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎，各級領導一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責、對企業(yè)發(fā)展負責的責任感，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽取檔案管理工作的匯報，及時研究解決檔案管理工作中的相關問題，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境。同時，要舍得對檔案管理工作經(jīng)費的投入，改善檔案管理工作的硬件設施，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)條件。
二是改革現(xiàn)有的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門類形成的全部檔案，要實行集中統(tǒng)一管理。這是企業(yè)檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對油田企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。因此，我們必須改革現(xiàn)有的檔案管理模式，將企業(yè)內(nèi)部各個門類形成的檔案，實行統(tǒng)一管理，定崗定人，明確職責，強化管理，使油田企業(yè)檔案管理工作達到和符合檔案法律法規(guī)對檔案管理工作的基本要求。
三是加強檔案管理隊伍建設，不斷提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)。隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建設的不斷發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高要求，要實現(xiàn)檔案管理工作科學化、標準化、規(guī)范化，在全油田范圍內(nèi)必須要建設一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。因此，油田領導要定期對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開創(chuàng)新局面打好基礎。同時，還要加強對檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質(zhì)。
四是加強檔案的收集和整理，確保檔案資料準確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對檔案形成的全過程進行動態(tài)監(jiān)督與檢查，確保從源頭上收全收準檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準確率才能達到一個較好的標準。
五是檔案資料要統(tǒng)一規(guī)范，達到和符合國家標準。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提，在制作檔案資料時，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范標準。其次，排版形式要統(tǒng)一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規(guī)范。只有這樣，才能符合國家規(guī)定和總公司要求。
關鍵詞:醫(yī)院；檔案管理；綜述；發(fā)展思路Abstract：file management refers to the state organs, social organizations and individuals to form in the social activities in the original data, text, image, sound, save for future reference and other forms of. The hospital archives management mainly has two aspects: first is the entity management of hospital archives resources; second is the information management of hospital archives. Based on the management of hospital archives basic requirements, characteristics, work content comprehensive narrative aspect, finally put forward new ideas for the development of hospital archives management, for the industry reference.
Key words：hospital; File management; Review; The development ideas
中圖分類號:R276文獻標識碼:A文章編號:1004-4949(2013)05-0150-03 醫(yī)院檔案管理工作是集醫(yī)療、教學、科研、預防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄資料的管理。它們既是醫(yī)院寶貴的精神物質(zhì)財富, 也是醫(yī)生進行診療工作的可靠依據(jù)和參考資料。
1對于醫(yī)院檔案管理工作的基本要求
1.1醫(yī)院檔案的整體管理
醫(yī)院檔案管理的基本原則就是要保證檔案的完整。保證檔案集中保存、不致遺漏，前后關聯(lián)的檔案也要歸類整理。
1.2醫(yī)院檔案的安全管理
保證醫(yī)院檔案不因為年代久遠而損壞，延長醫(yī)院檔案的使用、保管壽命，避免因管理不善而泄露機密。
1.3醫(yī)院檔案的科學化管理
醫(yī)院檔案管理應遵循科學的理論和方法進行工作指導，建立系統(tǒng)的體系管理來促使醫(yī)院檔案管理工作逐步提高水平。
1.4醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理
醫(yī)院應通過制定相關各項管理技術和業(yè)務標準，來促進醫(yī)院檔案管理的規(guī)劃統(tǒng)一，標準統(tǒng)一，資源共享統(tǒng)一。建立檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部、系統(tǒng)之間的標準化，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作向規(guī)范化、網(wǎng)絡資源共享化的前提和基礎。
1.5醫(yī)院檔案的經(jīng)濟性質(zhì)管理
在醫(yī)院的檔案管理工作中，也要考慮到相關的經(jīng)費對工作的影響作用。這就要求我們在工作中盡可能的做到低成本高效率，用盡可能少的投資達到效益最大化。
1.6醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理
隨著網(wǎng)絡的普及應用，電算化技術、復制粘貼技術、可視技術等各種現(xiàn)代化技術越來越多的應用于現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理之中。在提高醫(yī)院檔案管理工作效率的同時，也大大提高了檔案管理的水平。
2對于醫(yī)院檔案管理工作的特點分析
醫(yī)院檔案管理工作與其它管理工作一樣，是一種綜合系統(tǒng)的信息控制，主要有以下四個方面的表現(xiàn):
2.1醫(yī)院檔案管理的相對封閉性
醫(yī)院檔案從形成之日起，對于社會公眾有一段時間的封閉期，這種封閉期有其形成的各種因素，也造成了檔案管理和檔案使用之間的矛盾。
2.2醫(yī)院檔案管理的階段性
醫(yī)院檔案管理工作的階段性可以分為檔案的檔案室管理和檔案館管理兩個階段。不同階段的檔案具有不同的服務對象、服務價值和服務作用、服務方式。檔案處于檔案室保管階段時，主要是供檔案的形成單位使用，需要經(jīng)常性的調(diào)閱使用，具有過渡的屬性；在檔案館的階段時，檔案的屬性轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂醒芯績r值，不僅僅為檔案的形成單位服務，還要對整個系統(tǒng)形成資源共享。
2.3醫(yī)院檔案管理的依附性
醫(yī)院的檔案是由其形成者根據(jù)相關的數(shù)據(jù)，綜合實際情況產(chǎn)生的。既包含客觀實際，也包含了形成者的主觀觀點。因此醫(yī)院的檔案牢牢的依附于形成者的思想和價值觀。
3醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容
3.1醫(yī)院檔案管理工作的負責部門
院級文件檔案的管理工作由醫(yī)院辦公室負責。并負責監(jiān)督檢查下屬各科室的檔案管理情況。部門科室的檔案管理由各個科室指派專人負責管理科室普通檔案的借閱由本部門領導審批，院級檔案的借閱由院長審批。由總經(jīng)理（院長）負責審批機密文件的借閱、檔案的復制及銷毀工作。
3.2檔案收集、歸檔
院辦統(tǒng)一歸檔以醫(yī)院名義收發(fā)的公文，涉及到部門的，由相關部門歸檔復印件。各部門的檔案整理歸檔由部門檔案管理員統(tǒng)一進行。涉及到幾個部門科室的檔案，由主要負責的部門收集整理，最終由院辦歸檔。本部門負責收集歸檔本部門的會議紀要等文件。院辦負責收集整理院級的會議紀要等文件檔案。醫(yī)院工作人員以單位名義的學習、考察調(diào)研、上級單位的業(yè)務學習等，需要歸檔檔案的，由院辦負責。
3.3檔案立卷
統(tǒng)一存放于檔案柜的檔案，應由管理員分別根據(jù)類型進行立卷。檔案立卷應明確條目，便于查找。案卷明細分類名稱用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側(cè)距頂部3厘米處。
歸檔的檔案按年度立卷，立卷時核對歸檔檔案的完整性、準確度。
歸檔檔案應符合國家檔案管理制度的要求，目錄清楚、字跡工整。
3.4檔案目錄編制
檔案文件的編號應遵循國家關于檔案管理的統(tǒng)一規(guī)定編制目錄。管理人員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》。
歸檔檔案必須在首頁面右側(cè)用口取紙標記文件編號，以便查閱?！稒n案目錄》內(nèi)容包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
3.5檔案保管權限、期限與類型
全面提高全行人員對信貸檔案管理工作的重要性的認識，更新觀念，加強對信貸人員規(guī)范化操作、法律意識和法律知識的培訓，化被動為主動，要求每個基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負責信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護等；同時落實崗位責任制度，按實際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務與單位的不同確定相應的信貸檔案責任人，加強貸后管理的同時，建立獨立的信貸檔案，隨時監(jiān)測信貸風險，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓。
二、強化考核，獎罰分明，確保信貸檔案管理有效開展
