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中圖分類號：T49
文獻標識碼：A
文章編號：1672-3198（2012）04-0245-01
1檔案管理科學化的重要性
（1）檔案管理的科學化，是企業(yè)管理的中重要的一環(huán)。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對檔案材料的管理雜亂無序，從而對企業(yè)管理決策產(chǎn)生不良的影響。如有的檔案僅保存在個人或各個部門，當有人員調(diào)動或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規(guī)范，檔案信息沒有及時更新，甚至對機密檔案沒有嚴格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。
（2）檔案管理是企業(yè)核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個企業(yè)科學管理的水平，是企業(yè)核心資源可追溯的重要保證，也是企業(yè)重要決策來原的主要依據(jù)?？梢哉f，檔案管理就是對企業(yè)重要信息的科學管理。
（3）檔案管理是企業(yè)歷史信息的管理，檔案管理做為企業(yè)的一項基本工作，是對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術等信息的真實記錄，也是企業(yè)發(fā)展歷史的積淀，是企業(yè)文化的延伸。做為一項基本工作，建立一套適合本企業(yè)業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化的檔案管理體系，也是企業(yè)信息化的管理的前提。
2檔案管理工作中存在的問題
（1）對檔案管理工作重視不夠。雖然在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業(yè)資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動頻繁，這些都容易造成檔案管理出現(xiàn)漏洞，檔案資料丟失，機密檔案泄密等，無法給企業(yè)決策提供必要的信息資源。
（2）檔案管理模式落后。在企業(yè)檔案管理工作中，大多數(shù)管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的技能培訓，只是依幫傳帶的傳統(tǒng)模式來學習檔案管理，加上檔案管理部門在企業(yè)各部門中發(fā)言權較少，有的部門不及時將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細致登記，都極易造成檔案資料流失。
（3）檔案管理科學化水平較低。隨著信息技術的迅速發(fā)展，檔案文件的形式也發(fā)生較大的變化。在辦公自動化的過程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來越多的出現(xiàn)。而因檔案管理人員計算機操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現(xiàn)，如何運用現(xiàn)代技術進行科學化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對檔案管理工作者來講任重而道遠。
3新時期檔案管理工作的對策
檔案管理工作要跟上時代的發(fā)展，就需要不斷提高管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)，通過科學的檔案管理機制，保障檔案管理完整性、連續(xù)性、完全性，從而為企業(yè)決策和發(fā)展提供必要的信息資源。新時期檔案管理工作可通過以下兩個方面做進一步完善。
3.1外部環(huán)境
（1）加強對檔案工作法律法規(guī)的落實，建設檔案管理檢查和執(zhí)法隊伍，監(jiān)督和指導檔案管理工作的開展。通過對設立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認識到檔案工作的重要性，以此規(guī)范和促進檔案工作的開展。
（2）積極開展工作交流。通過對檔案管理工作先進單位的學習和交流，促進和完善本單位檔案管理工作。通過定期舉辦地區(qū)檔案管理工作經(jīng)驗交流會，將檔案工作出現(xiàn)的新問題、難題，通過與同行的交流，找到科學的解決方案。
（3）加強業(yè)務培訓和指導。檔案管理的行政部門，通過對企業(yè)檔案工作的檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，有針對性的開展技能培訓和指導，從而提高檔案工作人員的業(yè)務能力，使其更科學化、更規(guī)范化的做好檔案管理。
（4）借力檔案中介服務。在檔案管理中，企業(yè)為了節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進行管理。而檔案中介服務，做為一個平臺，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務，通過檔案管理資源的優(yōu)化配置，提供安全的、科學的檔案管理，滿足企業(yè)檔案管理的需求。
3.2內(nèi)部建設
（1）提高檔案工作人員的責任意識。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹立效用理念，創(chuàng)造重視檔案工作的企業(yè)氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。
第二條 安保檔案是指將企業(yè)安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺帳資料收集整理歸檔。內(nèi)容包括：依據(jù)國家安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的法律法規(guī)，結合企業(yè)特點制訂的安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和安全操作規(guī)程，安防和消防設施狀況、安全檢查、培訓教育、發(fā)破案、事故調(diào)查和處理、經(jīng)警和槍支管理等。
第三條建立健全市、縣（市、區(qū)）局以及支局（班組）三級安保臺帳資料檔案管理制度，并作為工作考核內(nèi)容之一。市、縣（市、區(qū)）局安全主管部門以及支局（班組）應明確管理人員（臺帳檔案管理責任人），對本單位安全生產(chǎn)、安全保衛(wèi)臺帳、檔案資料的收集、登記、整理，規(guī)范管理臺帳資料檔案。
第四條安保檔案管理工作實行統(tǒng)一領導，分級管理。在省局和地方政府主管部門指導下，市局監(jiān)督保障部負責對全市××企業(yè)安保檔案實施監(jiān)督考評管理。
第六條市、縣（市、區(qū)）局安全管理部門應依據(jù)有關規(guī)定將安保臺帳資料檔案管理工作納入評選安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)先進單位或個人的條件之一。
第七條安保臺帳資料檔案歸檔的范圍：
一、市、縣（市、區(qū)）局和市局直屬單位范圍：
（一）安全管理機構，包括：機構設置；安全責任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊安全主任）名冊。
（二）安全責任制，包括：各級領導、職能部門和各崗位的安全職責；領導履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與所管轄的二級單位簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)工作的批示、講話的文書或聲像。
（四）安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的管理規(guī)章制度；槍支、設備等安全操作規(guī)程。
（五）日常工作臺帳記錄，包括：工作計劃和總結；消防設施（設備）、經(jīng)警、槍支、金庫、倉儲等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調(diào)查和處理等記錄。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度計劃；參加地方政府有關部門組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；安全責任人、安全管理人員參加安全培訓、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業(yè)人員培訓、考核、持證上崗記錄等。
（七）工程建設項目中安防設施審查（驗收），包括：新建、改建、擴建和技術改造等工程項目的安全設施“三同時”報建與審批資料，各種證照領取資料。
（八）安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級單位）安全檢查記錄；重點部位、專項安全檢查記錄。
（九）事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應急防范措施；整改要求、計劃措施；整改結果等記錄。
（十）事故調(diào)查和處理，包括：事故上報、登記記錄，事故調(diào)查報告、處理結案材料和防范措施等。
安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負責人和檢查（負責隱患整改）人員簽名。
（十一）發(fā)破案記錄，包括：發(fā)案報告、破案經(jīng)過、處理結果等。
各單位可根據(jù)上述范圍結合本單位管理權屬范圍進行安保檔案材料收集歸檔。
二、支局（班組）范圍：
（一）安全管理機構，包括：上級安全機構設置文件和本支局安全工作分工；安全責任人、兼職安全員（副支局長擔任，無設副支局長的由支局長負責）及支局人員分工名冊。
（二）安全責任制，包括：上級下發(fā)的各級領導、職能部門和各崗位的安全職責文件和本單位負責人、各崗位職工安全工作職責；上級對本單位履行安全職責考評的情況；上級單位與本單位簽訂的安全責任書；本單位與崗位職工簽訂的安全責任書。
（三）各級領導對安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)工作的批示、講話的文件材料；上級下發(fā)的安全工作總結、工作要點；本單位工作計劃和總結；
（四）安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的管理規(guī)章制度、檢查規(guī)范；各種設備的安全操作規(guī)程；上級制訂以及本單位結合實際制訂的遇突發(fā)事件的應急處置的救援預案和防范措施，包括如：遇盜搶、詐騙、火災、洪澇、地震等突發(fā)事件的應急處置預案、辦法。
（五）日常工作記錄臺帳，包括：有關消防設施（設備）、電源線路及電器、物品堆放、門（鎖）重點部位等上級安全檢查隱患及整改（必須有被檢查單位檢查人員簽名）、本支局（班組）每日班前班后自查整改隱患等記錄；網(wǎng)點（金庫）出入登記簿、值守登記簿；防入侵報警設（撤）防登記簿（卡）等。
（六）安全教育臺帳，包括：上級下發(fā)的教育的年度計劃和本單位年度安全教育學習安排表；參加上級組織的安全培訓、知識競賽活動記錄；本單位組織進行的職工安全教育學習記錄簿；案例通報等有關學習資料。
（七）案件、事故及事故隱患自查情況上報登記記錄，案件、事故（隱患）報告材料（上報后自留一份存檔）。
第八條 安保檔案工作實行“同步”管理，即：下達任務與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗收安防設施與鑒定、驗收建設工程文件材料的立卷和歸檔同步；發(fā)案（事故）情況、調(diào)查處理、結案和歸檔同步。
第九條安保臺帳檔案資料的歸檔應在以下時間內(nèi)完成：
(一)文書和聲像檔案由經(jīng)辦部門或者經(jīng)辦人員在每一項工作任務完成后移交檔案管理人員歸檔；
(二)工程建設項目中安防設施檔案，在工程任務下達后安全主管部門督促承建單位在工程驗收后兩個月內(nèi)，復印一分交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；
（三）重要的安全工作會議、專業(yè)性技術會議和學術會議的文件材料，在會議結束后一個月內(nèi)整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。
（四）帶有密級的安全管理文件材料，應由經(jīng)辦人隨時形成隨時歸檔。
（五）破案和事故處理后即將材料整理歸檔，隨后將對責任人的處理結果也一并歸檔。
第十條收集安保檔案材料時，應保證安保檔案材料的完整。整理材料時，應遵循檔案材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和使用。
第十一條安保檔案材料整理過程中，應根據(jù)不同內(nèi)容和載體分別進行立卷。對未完成的檔案材料，整理時應單獨存放，等完成后組卷歸檔。
第十二條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的安保檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內(nèi)容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應編寫互見號或互見卡。
第十三條反映和記錄本單位在安全管理或活動中并對以后有重要參考借鑒作用的安保檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的安全活動中形成的，并具有一定參考價值的檔案材料，應長期保存。
第十四條 在職務活動中形成的文件材料，必須定期移交檔案管理人員集中管理，任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第十五條因機構調(diào)整安全部門變動時，應當妥善保管安保檔案，整理登記后向接收部門移交，不得散失。
檔案管理人員調(diào)動時，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續(xù)，不得擅自帶走或毀棄。
第十六條 安全部門保存的檔案主要供本單位使用。外單位的工作人員查閱檔案時，需說明使用其目的和使用范圍，并經(jīng)安全部門負責人批準后方可查閱。
第十七條借用安保檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在安保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態(tài)。
第十八條重要和密級的安保檔案，需要向外單位或個人交換、復制時，須報請單位主管領導批準。
第十九條 安保檔案的保存價值應定期進行鑒定。對保管期限的變動、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案，必須經(jīng)安全部門負責人批準。
第二十條 安保檔案的銷毀由檔案管理人員執(zhí)行，并經(jīng)安全部門負責人批準。銷毀檔案時，由檔案管理人員和安全部門指派人員監(jiān)督銷毀并在銷毀清冊上簽字。
檔案銷毀后及時調(diào)整檔案柜架，并在目錄及檢索工具中做出相應的注明。
庫存檔案未經(jīng)鑒定并履行批準手續(xù)的，嚴禁銷毀。
第二十一條 凡有下列事跡之一的，應給予獎勵。
（一）安保檔案的收集、整理或者開發(fā)利用方面做出成績的；
（二）對安保檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出成績的；
（三）執(zhí)行國家檔案法律、法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度表現(xiàn)突出的。
第二十二條 違反本辦法有下列行為之一的，由所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，按有關規(guī)定責令賠償。
（一）損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價值的或者應當保密的安保檔案；
(二) 將職務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有或者拒絕向檔案管理人員移交的；
(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的；
（四）涂改、偽造檔案的；
1 企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網(wǎng)絡和信息技術應用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優(yōu)勢表現(xiàn)在如下幾個方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機中應用設置好的程序對其進行處理?？焖俚膶崿F(xiàn)了對檔案資料的整理、統(tǒng)計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節(jié)省時間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻檢索，對檔案進行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關鍵詞，就可以快速的查閱到相關信息，省去了查找的時間。
1.3 存儲穩(wěn)定
傳統(tǒng)的檔案管理需要將大量的紙質(zhì)檔案進行存放，不僅浪費空間，還需要適宜的環(huán)境。電子檔案的存儲比較穩(wěn)定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環(huán)境的影響較小，存儲時間長，具有較強的穩(wěn)定性。
1.4 實現(xiàn)了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質(zhì)檔案，不僅費時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網(wǎng)絡信息平臺，可以實現(xiàn)信息共享。通過閱讀權限的開通，可以對檔案信息進行遠程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補充，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，就需要將紙質(zhì)檔案拆卷后重新整理，不僅浪費時間，而且程序繁瑣。在數(shù)字數(shù)電子檔案管理中，只需要輸入關鍵詞，查閱到對應的檔案，然后對其進行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內(nèi)容繁瑣，任務量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學習新的業(yè)務知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學習更多的專業(yè)知識，提高對檔案的利用效率。
2 當前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計算機在國內(nèi)企業(yè)中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運用的很少。即使有些企業(yè)運用了電子計算機技術管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應用。
2.2 對電子檔案管理缺乏重視
很多企業(yè)的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業(yè)電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質(zhì)等方式，這些儲存方式比較復雜，一旦儲存介質(zhì)發(fā)生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標準統(tǒng)一的存放位置導致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強企業(yè)電子檔案管理的具體措施
3.1 構建電子檔案管理體系的構建
電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領導充分認識電子檔案的優(yōu)勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領導的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構建落到實處，使之名副其實。加快建設企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項管理、技術規(guī)范嚴格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個角落。
3.2 加強電子檔案的控制和管理
首先，要進行使用權限的審核。應根據(jù)各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據(jù)使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。最后，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護企業(yè)電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網(wǎng)絡安全等各個方面。隨著信息技術和辦公自動化的不斷發(fā)展，維護電子檔案安全已成為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容。為此，企業(yè)應加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。
3.4 提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)
紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩(wěn)定等優(yōu)點但同時也存在文件形成時間長、整理費時費力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時期。
1.2電子檔案管理體系尚未健全
目前很多企業(yè)無健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫及計算機軟件維護的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學習次缺專業(yè)技術能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領導決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門的電子檔案多存于各自的計算機中,形成了企業(yè)檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。
2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問題
2.1企業(yè)電子檔案管理規(guī)范缺失
一些企業(yè)對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業(yè)中的作用致使缺少明確的業(yè)務流程和管理規(guī)范,電子檔案管理沒有可操作的規(guī)范和依據(jù)使得大多數(shù)企業(yè)的電子文件就是簡單的存儲在計算機硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術性沒有充分認識,一旦計算機遭受人為或自然損壞企業(yè)將會承受難以挽回的損失。
2.2電子檔案對載體的依賴性較大
傳統(tǒng)的檔案大多依賴于紙、筆作為介質(zhì)易于保存出現(xiàn)變動的可能性較小。而電子檔案多數(shù)依賴于計算機軟件和硬件,一旦出現(xiàn)軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。
2.3企業(yè)人員對于檔案數(shù)字化管理認識不足
目前在大多企業(yè)中著遍采用電腦進行文書寫作或表格制作來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手繪。但對已生成的文件往往經(jīng)過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時得到保存。長此以往企業(yè)電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價值。企業(yè)工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個正確理性的認知從為將電子文件保存在計算機內(nèi)就算歸檔甚至還有企業(yè)出現(xiàn)保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經(jīng)常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。
3企業(yè)電子檔案管理的有效措施
3.1完善企業(yè)電子檔案管理制度
制定和完善電子檔案制度是保證企業(yè)電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規(guī)范保證檔案管理有章可循。
3.2整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理
電子檔案和紙質(zhì)檔案各有特點紙質(zhì)檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業(yè)檔案的完整性和利用率應注重整合紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質(zhì)檔案掃描至計算機或軟件系統(tǒng)備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計算機系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風險,同時也彌補了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢肩利于長期保存。
3.3采用先進的電子檔案管理系統(tǒng)
采用電子檔案軟件管理系統(tǒng)是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統(tǒng)使電子檔案管理更加高效和規(guī)范勢在必行通過信息化手段實現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。
3.4注重硬件系統(tǒng)的管理和維護
為確保電子檔案的完整和真實性就必須給電子檔案一個健康穩(wěn)定的硬件和網(wǎng)絡環(huán)境。首先保證硬件設備適宜的溫度和濕度升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫采用多種方式載體備份如光盤、移動硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術手段防治病毒入侵,同時采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。
企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)檔案管理的組織、制度和機構、機制或組織結構的形式，是企業(yè)檔案管理的式樣。企業(yè)檔案管理模式隨時展而不斷優(yōu)化，將先進的管理思想、管理手段不斷吸收，用來改善企業(yè)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。
2 知識管理背景下企業(yè)檔案管理的新特征
知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能。由于企業(yè)知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也發(fā)生了相應轉變，其轉變主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏。隨著信息化技術的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，檔案工作者須投身對其的產(chǎn)生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內(nèi)容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質(zhì)檔案。三是知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術。檔案信息化離不開企業(yè)信息化，須納入企業(yè)整體信息化建設中。
3 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立
3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業(yè)檔案電
子信息庫。應將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現(xiàn)象，制定適合本單位的知識資源管理整體規(guī)劃，全面收集各種信息、知識，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標準，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標準規(guī)范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。
完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，而其重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設，同時，也是深化知識管理的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化檔案館的建設中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產(chǎn)生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內(nèi)容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質(zhì)檔案，而且，要借助信息網(wǎng)絡傳送、儲存、查詢等數(shù)字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導知識資源的擁有者，積極提供專業(yè)領域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統(tǒng)的企業(yè)知識體系和企業(yè)知識庫，以完善和優(yōu)化館藏。
1引言
在互聯(lián)網(wǎng)技術及數(shù)字化技術的影響下，我國企業(yè)逐漸朝著自動化、智能化和機械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應用對企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應用到各個行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術，保證電子檔案管理的高效性和安全性。
2電子檔案概述
電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計算機磁盤等信息化技術設備進行儲存的，將電子圖像等文件進行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計算時代的發(fā)展過程中，一些信息化技術水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡空間進行儲存。
2.1電子檔案的優(yōu)勢
電子檔案的應用具有以下幾點優(yōu)勢：第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優(yōu)勢能夠降低人工篩選檔案所耗費的時間，即節(jié)約了人力，同時又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術和計算機網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，云技術和數(shù)字化技術在企業(yè)中的應用越來越廣泛，計算機網(wǎng)絡有著較大的儲存空間，電子檔案對企業(yè)信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術和數(shù)字化技術對檔案信息進行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨立的，電子檔案的儲存只是暫時性的借用云空間而已，企業(yè)隨時隨地都可以將電子檔案進行轉移，方便企業(yè)對檔案進行統(tǒng)籌管理。
2.2電子檔案管理工作的重要性
通過對電子檔案的優(yōu)勢進行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應用價值，可以實現(xiàn)資源利用的最大化，同時，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還有著其他應用優(yōu)勢：首先，相對于紙質(zhì)檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時展過程中，電子檔案管理的發(fā)展與應用，是企業(yè)與時俱進的標志，企業(yè)在查詢檔案時，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時間，且通過計算機備份技術，若電子檔案因設備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過備份進行找回，保證了檔案使用的安全性。
3企業(yè)電子檔案管理存在的問題
3.1電子檔案管理軟件通用性不足
我國企業(yè)在發(fā)展過程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對企業(yè)信息進行管理的。隨著信息化時代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設，但是對與電子檔案的應用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業(yè)內(nèi)的其他型號電腦進行共享，無法實現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產(chǎn)生了不利影響[1]。
3.2檔案管理的保密性與安全性不高
當前，在大數(shù)據(jù)時代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認為電子檔案不會被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結構復雜、儲存信息多樣的特點，若計算機或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟損失[2]。
3.3缺乏專業(yè)的技術人才
在企業(yè)電子檔案建設過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎。但是，在當前社會環(huán)境下，越來越多的人加大了對計算機網(wǎng)絡、通信技術的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。
4信息化時代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施
4.1進行動態(tài)管理
企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準確性和及時性，企業(yè)需要對電子檔案進行實時動態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務部門員工的崗位責任，制定相應的管理制度，明確管理責任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進行分類管理，并及時歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。
4.2劃分多級權限
為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過程中應做好安保工作，劃分多級權限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級，設定必要的查閱權限；通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應用權限。同時，企業(yè)在電子檔案查詢過程中，應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對電子檔案管理系統(tǒng)進行高級別的加密處理，嚴禁外部人員瀏覽，進而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用[4,5]。
4.3提高管理人員技術水平
在企業(yè)電子檔案管理過程中，因人才技術水平低，管理意識薄弱，導致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強對電子檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其管理技術水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進先進的技術人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和技術水平。
5結語
總而言之，電子檔案在企業(yè)中的應用，能夠有效降低企業(yè)的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，在信息化社會發(fā)展過程中，企業(yè)需緊跟時代腳步，不斷引進先進的技術人才，提高電子檔案管理隊伍水平，劃分多級權限，做好檔案的安保工作，并進行實時動態(tài)管理，保證電子檔案管理的可靠性。
【參考文獻】
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人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發(fā)揮為經(jīng)濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1當前企業(yè)人事檔案管理存在的問題
企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：
1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應。
目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應。企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。
1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應。
隨著市場經(jīng)濟體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業(yè)靈活的用人機制需要。
1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達到最佳的經(jīng)濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應結合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業(yè)規(guī)模不斷擴大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進人事檔案管理工作的對策
2.1建立健全科學合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。
2.2建立科學的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術人員的檔案側重于服務社會、創(chuàng)新技術的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化進程
人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學化。管理手段的科學化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理。
2.4引進高素質(zhì)人才，加強人員培訓，提高人員素質(zhì)
人才是企業(yè)前進、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
2.5增強服務意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎。
1.民營企業(yè)檔案管理的意義
隨著經(jīng)濟結構的調(diào)整，我國民營經(jīng)濟出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢頭。民營企業(yè)發(fā)展較快，經(jīng)濟總量提升，已成為我國經(jīng)濟發(fā)展的一支新生力軍，在國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。
非公有制經(jīng)濟是社會主義市場經(jīng)濟的重要組成部分。民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程，記錄了民營企業(yè)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。如果不加強民營企業(yè)檔案管理，一是不利于企業(yè)檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機制，形成的材料處理分散，無序狀態(tài)，不能完整地記述和反映企業(yè)發(fā)展的歷史面貌。二是不利于企業(yè)檔案材料安全。民營企業(yè)主與員工之間雖訂有勞動合同關系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)人員“跳槽”，輕則使企業(yè)的管理發(fā)生斷層，工作無法延續(xù)，增大管理成本。重則會導致企業(yè)的獨有知識產(chǎn)權流失，造成無法彌補的損失，甚至危及企業(yè)的生存。三是不利于企業(yè)的做大做強與創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案材料的分散，無序保存，少數(shù)人占有企業(yè)重要的檔案信息資源，一旦發(fā)生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業(yè)主，造成企業(yè)管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數(shù)據(jù)的科學管理，就會在瞬息萬變的市場經(jīng)濟中失去商機，嚴重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此，加強檔案資料管理對于規(guī)范民營企業(yè)行為、維護企業(yè)利益、規(guī)避市場經(jīng)營風險具有十分重要的意義。
2.民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領導組織，明確了領導分管，設有檔案工作人員，各部門也有專（兼）職檔案人員。但還有些民營企業(yè)沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業(yè)培訓，缺乏基本的檔案專業(yè)知識，也沒有做到持證上崗。
2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，絕大多數(shù)還有分散管理的形式。具體表現(xiàn)為辦公室、生產(chǎn)、設計和營銷等業(yè)務部門的檔案資料各自保管。企業(yè)領導檔案意識淡薄，認為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創(chuàng)造社會價值，不需規(guī)范的管理模式。
2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業(yè)建有單獨的檔案管理制度，企業(yè)在相關管理制度中涉及檔案資料管理的內(nèi)容，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，多數(shù)只有檔案員責任制一項，還不能堅持嚴格考核。
2.4從檔案內(nèi)容種類上看：科技檔案構成了民營企業(yè)檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業(yè)是自主經(jīng)營，將形成的材料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數(shù)”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態(tài)，各項檔案業(yè)務建設薄弱，收、管、用三個環(huán)節(jié)存在一些待解決的問題。
2.5從檔案基礎設施上看：有的民營企業(yè)建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機、復印機、滅火器、空調(diào)等必要設備。但多數(shù)企業(yè)沒有專用的檔案庫房和必要的設備。
3.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
3.1確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則
不同類型民營企業(yè)應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業(yè)當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應。一般而言，中小型民營企業(yè)可以實行單極管理，大型企業(yè)集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司屬混合型大型民營企業(yè)集團總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”,明確規(guī)定檔案所有權歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應與企業(yè)管理形態(tài)相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業(yè)技術形態(tài)相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡化管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會促進企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實現(xiàn)網(wǎng)絡管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
3.2配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度
目前，民營企業(yè)大多重經(jīng)營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內(nèi)很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應用性很強的檔案工作、為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、整理和進一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應新形勢發(fā)展的需要。
3.3全面提升企業(yè)檔案實體與企業(yè)信息整體管理水平
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機構對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實行綜合管理是當前國有企業(yè)轉制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異?？梢詫嵭屑薪y(tǒng)一式的綜合管理，也可以實行統(tǒng)一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對文件、檔案實行統(tǒng)一管理，一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時予以管理，對網(wǎng)上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質(zhì)文件適應另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進程同步進行，有利于推動檔案現(xiàn)代化管理。
企業(yè)檔案是反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的真實記錄，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要依據(jù)，是國家檔案全宗的重要組成部分。國有企業(yè)的檔案工作是我國檔案工作的重點，講檔案工作要為經(jīng)濟發(fā)展服務，最直接的就是搞好我國國有企業(yè)的檔案工作，本人認為，搞好檔案工作至少有以下作用：檔案工作對于加強企業(yè)內(nèi)部管理至關重要，尤其是國有企業(yè)，要建立與市場經(jīng)濟相適應的現(xiàn)代企業(yè)制度，就離不開科學和規(guī)范的管理，而檔案的管理是其中重要的一個環(huán)節(jié)。此外，檔案工作的科學管理也是國有企業(yè)滿足國家資產(chǎn)積累要求的基礎。過去由于檔案的不規(guī)范引起的國有資產(chǎn)流失值得我們深思?？傊谛聲r代，我們必須從一個新的高度去認識檔案工作的意義。
1現(xiàn)代國有企業(yè)及檔案工作的變化及特征
在市場經(jīng)濟形勢下，在國有企業(yè)轉機建制的過程中，出現(xiàn)了許多新問題，從國有企業(yè)本身來看，發(fā)生了這樣一些非常明顯的變化：
1.1國有企業(yè)改革帶來的檔案管理變化
與過去大鍋飯式的老國有企業(yè)不同，現(xiàn)在強調(diào)產(chǎn)權清晰，責任明確。很多國有企業(yè)因此走上了公司制。這樣，國有企業(yè)檔案管理與過去稍有不同，即國有資產(chǎn)仍歸國家所有，但更強調(diào)法人代表的自主管理權。
1.2市場經(jīng)濟條件下優(yōu)勝劣汰導致國有企業(yè)檔案管理的變化市場經(jīng)濟條件下優(yōu)勝劣汰導致國有企業(yè)合并潮的出現(xiàn)，這樣必然給國有企業(yè)檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。例如：有的工人下崗后自謀出路，他們的檔案應該如何管理，這些都是新時期國有企業(yè)檔案工作重要的變化。
1.3“國有民營”，“公有個營”，“租賃經(jīng)營”企業(yè)的出現(xiàn)，這類企業(yè)的產(chǎn)權性質(zhì)并沒有任何改變，但企業(yè)的經(jīng)營方式和管理卻有了很大的變化，這對企業(yè)檔案工作也產(chǎn)生了很大的影響。如果把國有企業(yè)改組改造改制這個時期看成一個特定的歷史時期，我們可以說，這在我國企業(yè)發(fā)展史上是一個“過渡時期”。新時期檔案工作具有以下特征：
（1）國有企業(yè)檔案主管部門進行合并和重組。由于市場經(jīng)濟條件下優(yōu)勝劣汰導致國有企業(yè)管理部門合并，那么作為重要行政部門的檔案管理科同樣面臨人員和機構的改革。它也會對新條件下的檔案工作帶來一定的影響。
（2）國有企業(yè)檔案類型趨向復雜化。隨著國有企業(yè)改革的深入，其檔案內(nèi)容和類型也改變了過去單一性的特點。如過去的人事檔案較為穩(wěn)定，職工變化不大。但現(xiàn)在則面臨人員的頻繁調(diào)動等新情況。
（3）國有企業(yè)檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用在不斷擴大。它不但是企業(yè)進行有效管理的工具，而且也是員工進行維護權益所必需的東西。
（4）國有企業(yè)檔案管理方式發(fā)生了變化。由于信息科技的飛速發(fā)展，企業(yè)的檔案工作不再局限于過去傳統(tǒng)的管理模式。計算機和數(shù)碼通訊等高科技產(chǎn)品被廣泛運用于國有企業(yè)檔案管理。
（5）由于公司制的影響，法人掌握了企業(yè)內(nèi)部檔案機構的設置權，這樣比過去更靈活了。需要強調(diào)的是，盡管企業(yè)內(nèi)部檔案機構的設置權屬于企業(yè)的法人，但是企業(yè)檔案工作是一項科學的企業(yè)管理活動，有自身的規(guī)律。如果我們要強調(diào)企業(yè)管理的有效性，尤其是強調(diào)企業(yè)檔案管理的有效性，就必須按科學規(guī)律辦事，檔案機構的也就不能僅憑個人的意志，而應該是從企業(yè)的利益出發(fā)，從出效率的原則出發(fā)，科學地企業(yè)檔案管理機構。
2轉型時期國有企業(yè)檔案工作所面臨的問題與對策
新時期，國有企業(yè)檔案管理得到了加強。當然也有一部分企業(yè)對檔案的認識不高，如檔案人員調(diào)動頻繁，因而削弱了企業(yè)檔案工作。目前主要存在以下主要問題：
（1）思想解放不夠。我們大多數(shù)同志還是堅持計劃經(jīng)濟時代國有企業(yè)檔案管理老觀念，這樣就會和新時代的環(huán)境格格不入。我們應該更新國有企業(yè)檔案管理觀念，真正做到與時具進。其實在改革的大環(huán)境下，我們要肯定過去成功經(jīng)驗和做法，并繼承下來，同時要研究變化了的外部環(huán)境對國有企業(yè)檔案工作的影響，從中發(fā)現(xiàn)新的問題，并從這個起點上發(fā)展現(xiàn)代國有企業(yè)的檔案管理科學。
（2）企業(yè)檔案的管理體系不科學。企業(yè)檔案管理科學，從學科建設上看，是一門年輕的科學，企業(yè)法人，他們中的大部分對檔案在企業(yè)中所處的位置，檔案對企業(yè)意味著什么，并不大清楚，這對企業(yè)檔案工作的開展是非常不利的。從這個意義上講，完善企業(yè)檔案的科學體系就顯得非常之緊迫。
（3）轉型時期國有企業(yè)檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)普遍不高。目前我們?nèi)狈σ恢I(yè)務能力強，思想水平高的檔案工作隊伍。如許多國有企業(yè)檔案工作者并不是圖書檔案管理專業(yè)科班出身，有些是思想政治工作者，有些是中文或歷史相關專業(yè)畢業(yè)的，業(yè)務水平需要不斷提高。我們必須對他們加大培訓力度，通過各種學習班或實踐學習來打造一支高效的隊伍。
（4）國有企業(yè)檔案管理硬件措施不到位。如電腦配備，辦公條件等。當然，企業(yè)資金短缺是一方面的原因，但歸根到底還是相關領導對國有企業(yè)檔案管理重要性認識不夠。我們必須堅持一點：國有企業(yè)的檔案工作是我國檔案工作的重點，講檔案工作也是為經(jīng)濟發(fā)展服務。所以，各級部門要加大檔案管理硬件的投資，雖然短期我們看不到它對企業(yè)經(jīng)濟效益的作用，但它制約了國有企業(yè)的長期發(fā)展。
3結束語
國有企業(yè)檔案工作正處在一個非常關鍵的發(fā)展時期。從現(xiàn)象上看，國有企業(yè)檔案工作好象出現(xiàn)了滑坡，企業(yè)法人似乎顧不到檔案上來，企業(yè)檔案干部，尤其是國有企業(yè)的檔案干部出現(xiàn)了不同程度的思想波動，國家制定的有關檔案工作規(guī)范的貫徹實施遇到了一定的困難，但是如果把這些情況同我國建立市場經(jīng)濟的大環(huán)境結合起來分析，就不難得出這樣一個結論，我國國有企業(yè)檔案工作，正處在一個歷史性的轉折時期，國有企業(yè)檔案工作出現(xiàn)一些新問題，是舊的體制不適應新的外部環(huán)境所導致的結果，當新的體制建立后，一個充滿活力的國有企業(yè)檔案工作局面一定會出現(xiàn)，才能發(fā)現(xiàn)問題。離開國有企業(yè)發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境來分析企業(yè)的檔案，只能是空談，我們相信當國有企業(yè)走上健康發(fā)展的軌道，國有企業(yè)檔案工作一定會得到企業(yè)法人和全社會的重視，步入發(fā)展的快車道。
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一、背景簡述
計算機在會計領域的普及和應用，使得企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發(fā)展方向，成為促進會計基礎工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應會計工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會計檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。
二、會計電算化下會計檔案管理新特點
要了解電算化下會計檔案管理的新特點，首先要明白會計電算化是什么。國內(nèi)外對會計電算化定義可一般表述為：以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規(guī)范，總結出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：
（1）會計檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。
（2）載體本身性質(zhì)帶來的新的特點。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。
（3）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟業(yè)務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業(yè)務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統(tǒng)能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。
（4）電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統(tǒng)安全性，則更因為網(wǎng)絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。
三、會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析
結合電算化下檔案管理的新特點，作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題：
（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
（2）會計載體本身性質(zhì)帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
（4）缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
有果必有因，筆者根據(jù)自己企業(yè)的實際電算化會計操作與規(guī)范要求，對以上問題發(fā)生的原因作出以下可能的判斷；
（1）對會計電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。
（2）尚未引起有關部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
（3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
四、如何改善電算化下的會計檔案管理
（1）完善硬件設施建設
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度
a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數(shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
c、建立嚴格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準。
d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
e、建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結構文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
（3）提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結構
由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。
（4）提高思想重視程度。實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。現(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。
五、電算化下會計檔案管理展望
電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。
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2.企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及其原因分析。第一，認識不到位。企業(yè)法人沒有充分認識到加強企業(yè)管理的重要性?？傉J為建立企業(yè)檔案既要房子又要設備和設施，既要配人又要花錢，是一項只投入不產(chǎn)出的賠本生意。第二，管理不規(guī)范。管理制度和內(nèi)部監(jiān)督機制的缺乏，使歸檔文件材料難以齊全和完整。檔案中內(nèi)含的技術機密、商業(yè)機密等失密現(xiàn)象嚴重。另一方面企業(yè)文檔工作從業(yè)人員兼職過多、業(yè)務生疏，人員不穩(wěn)定等因素，大大阻礙了檔案信息的開發(fā)和利用。第三，法律不健全。一方面企業(yè)檔案管理在《檔案法》以及《檔案法實施辦法》中雖有了原則的規(guī)定，但缺少明確的內(nèi)容，法規(guī)的針對性、可操作性不強。
二、企業(yè)檔案工作管理模式探索
1.采用集中式管理。是指將本企業(yè)各類檔案實體實行集中保管，集中開發(fā)利用。這種管理模式需配備一定容納量的檔案保管庫房，其優(yōu)點是做到了企業(yè)檔案工作有用信息的有效存儲，節(jié)約了企業(yè)各類檔案人員的精力和保管設備的配置，實現(xiàn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，特別是有利于日后檔案的數(shù)字化處理和信息化、網(wǎng)絡化管理。
2.統(tǒng)一領導，分級管理。這是企業(yè)集團的檔案管理模式。采用“塊團”結合，塊就是指集團駐地的檔案行政管理部門依照國家的有關檔案工作的法律和法規(guī)對集團企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。團就是指企業(yè)集團對其所屬的緊密層、松散型企業(yè)負有的指導責任，在履行職責時可實行“三加強三不管”的工作方針，即加強宏觀監(jiān)督指導、不管具體事務;加強制度建設、不管業(yè)務操作;加強重要活動檔案的集中統(tǒng)一管理、不管一般事務性活動材料的歸檔。各下屬企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的各類檔案自行收集、保管，這樣既方便歸檔工作的進行，又可以為各下屬企業(yè)檔案的利用提供快捷服務。
3.集中與分散相結合管理。是指一部分的檔案，如文書檔案、科技檔案中的科研檔案、基建檔案，會計檔案等整理歸檔后實行集中保管，集中利用，而另一部分檔案如生產(chǎn)活動中利用較頻繁的產(chǎn)品檔案、設備儀器檔案、工藝檔案等相關職能部門自行保管。此管理模式雖方便有關檔案的利用，但難以確保這些檔案的規(guī)范管理。采用這種方式還需要實行各部門自行管理的檔案必須形成的目錄，且需備份一套報給檔案室集中保管，其檔案的規(guī)范管理必須有嚴格的制度來保證。
4.寄存式管理。是指民營企業(yè)若由于人員精力不夠可將自身形成的檔案委托中介機構進行整理，若由于其檔案保管條件不好或管理不善可將自身形成的檔案寄存到地方檔案館或檔案中介機構。此管理模式適宜于小企業(yè)和初創(chuàng)企業(yè)。
三、多元化檔案管理模式必然性與可行性
1.民營企業(yè)的發(fā)展需要檔案規(guī)范管理。任何一個企業(yè)要保持持續(xù)發(fā)展的勢頭，都需要構造一個完善的管理體系;企業(yè)發(fā)展到一定階段，企業(yè)核心能力的培育并不僅僅是技術上的問題，更需要有規(guī)范的管理做支撐，即向管理要效益。
