時(shí)間：2023-06-08 09:15:36
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在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，進(jìn)而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時(shí)信息的查找也會(huì)更加快捷，故很有必要在公司中構(gòu)建相應(yīng)的信息管理網(wǎng)絡(luò)。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會(huì)容易很多。然而，在電子檔案的實(shí)際運(yùn)用過程中，不可避免會(huì)遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會(huì)被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進(jìn)而引發(fā)安全問題。2.檔案管理人員素質(zhì)仍有待提升在電子檔案運(yùn)用過后，其對(duì)公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴(yán)格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應(yīng)該掌握好各種計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)技術(shù)，這樣才能更好的運(yùn)用好電子檔案。然而，當(dāng)前我國(guó)很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強(qiáng)度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認(rèn)真做好電子檔案管理工作，同時(shí)，該崗位人員的流動(dòng)比較頻繁，這對(duì)于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質(zhì)載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質(zhì)檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對(duì)于那些重要信息，由于沒有落實(shí)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使得電子檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ鳂O為混亂。
二、推進(jìn)公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對(duì)電子檔案的特點(diǎn)分析，可以有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行高效管理。電子檔案是通過網(wǎng)絡(luò)信息來構(gòu)成的，故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應(yīng)的檔案管理制度，認(rèn)真管理好電子檔案，進(jìn)而避免信息的遺失。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)條例，強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進(jìn)行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平，則需管控好人員的流動(dòng)。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多，且專業(yè)性非常強(qiáng)，對(duì)于管理人員的經(jīng)驗(yàn)有著較高的要求，故人員的流動(dòng)不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動(dòng)學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構(gòu)建安全保障體系在電子檔案運(yùn)用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質(zhì)量。公司電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。在硬件設(shè)施安全保障中，公司需要把握好服務(wù)器的運(yùn)行狀況，定期更新相應(yīng)的檔案日志，同時(shí)還應(yīng)維護(hù)好機(jī)房的環(huán)境，及時(shí)更換那些無法正常運(yùn)行的設(shè)備，定期展開監(jiān)察。在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面，相關(guān)工作人員則需每隔一段時(shí)間就核驗(yàn)全部的檔案信息文件，并制定相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，以此來避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時(shí)要通過對(duì)防火墻技術(shù)的利用來合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴(yán)格的規(guī)則。
三、結(jié)束語
在公司發(fā)展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運(yùn)用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
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1.大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作的重視不夠。許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。大多數(shù)人由于對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡(jiǎn)單流程，所以對(duì)其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。檔案管理工作是整個(gè)單位工作的基礎(chǔ)和根基，正是這項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行，才為整個(gè)單位工作的順利進(jìn)行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關(guān)個(gè)人資料，還記錄了單位和公司的相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，所以加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度是十分有必要的。
2.檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動(dòng)檔案的人員相關(guān)規(guī)定，敬告擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時(shí)刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強(qiáng)檔案交接工作的規(guī)范性，增強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性，改善檔案交接工作的實(shí)效性，在當(dāng)今的檔案管理工作中變得越來越重要。
3.當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢(shì)，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計(jì)算機(jī)為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效地提高檔案管理工作的實(shí)效性，加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術(shù)可以省去檔案室的存在，將大量數(shù)據(jù)和檔案存儲(chǔ)在電腦中，保存完好，節(jié)省了人才財(cái)力的同時(shí)，也增加了檔案管理的安全性和簡(jiǎn)易性。
二、檔案管理工作的對(duì)策及思考
1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對(duì)龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。
2.檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行。檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
醫(yī)藥公司的競(jìng)爭(zhēng)力多數(shù)依賴于新技術(shù)的采用，而檔案管理正是這些新技術(shù)的基礎(chǔ)內(nèi)容。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的消失，很多大型企業(yè)發(fā)生了改變，但是企業(yè)檔案管理體制卻沒有得到變化，這正是它與現(xiàn)代化企業(yè)制度相悖，導(dǎo)致大部分的企業(yè)檔案工作處于被動(dòng)的局面。在面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)對(duì)檔案信息的需求，決定了企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理中的特殊作用。特別是生產(chǎn)型醫(yī)藥公司如何建立健全、科學(xué)的企業(yè)檔案管理體制，是值得我們進(jìn)一步研究的。
目前大部分企業(yè)檔案管理體制大致以外部管理體制和內(nèi)部管理體制體現(xiàn)的。外部管理體制是指國(guó)家隊(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行管理行政體制，包括一些行政機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職能分工、運(yùn)作方式等方面的內(nèi)容。而內(nèi)部管理體制是它包括企業(yè)內(nèi)部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與隸屬關(guān)系及企業(yè)檔案的管理形式。
1.企業(yè)內(nèi)、外部管理結(jié)構(gòu)和方式的改變
伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，部分企業(yè)由單一的法人變成多法人的企業(yè)集團(tuán)，產(chǎn)權(quán)出資主體多元化。因此，企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)和管理方法發(fā)生了改變，不會(huì)再像以前，參照政府、其他企業(yè)的組成形式來設(shè)置企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，形成企業(yè)檔案部門不再是一個(gè)獨(dú)立的部門存在。加上企業(yè)集團(tuán)規(guī)模大，加上自身成員企業(yè)實(shí)際情況的不同，導(dǎo)致檔案管理處于不同的環(huán)境，帶來的管理標(biāo)準(zhǔn)、組織形式也所有不同。
2.企業(yè)檔案開發(fā)利用的要點(diǎn)
2.1針對(duì)加強(qiáng)生產(chǎn)型醫(yī)藥公司檔案的統(tǒng)計(jì)分析，能準(zhǔn)確掌握檔案的利用價(jià)值
企業(yè)可以利用OFFICE等辦公軟件，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)施行歸納和分析，從而掌握已保存的檔案的數(shù)量、質(zhì)量及管理和利用狀況，保存好統(tǒng)計(jì)結(jié)果，為檔案管理的科學(xué)組織及合理利用提供依據(jù)，為后期完善檔案收集整理等工作提供參考。
2.2企業(yè)注重提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，為檔案的開發(fā)利用提供條件
企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該積極主動(dòng)的了解企業(yè)的信息需求，在已知的檔案基礎(chǔ)上，有針對(duì)性的優(yōu)化檔案管理，編制企業(yè)檔案索引、目錄、摘要等，逐步建立或完善利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案查閱的信息化水平。
2.3企業(yè)檔案管理應(yīng)該促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步及成果的轉(zhuǎn)化，并不是存在于形式
生產(chǎn)型醫(yī)藥公司這種高新技術(shù)企業(yè)，檔案應(yīng)該作為它的重要資源，應(yīng)該為企業(yè)科研、生產(chǎn)服務(wù)的，只有合理有效的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案的作用和價(jià)值。
2.4檔案的利用與保密需要相互兼顧
檔案作為一種寶貴資源，合理的開發(fā)與利用對(duì)企業(yè)可產(chǎn)生良好的效益；此外，檔案通常會(huì)涉及到科研技術(shù)和商業(yè)機(jī)密，具有內(nèi)部性與保密性要求，特別是生產(chǎn)型醫(yī)藥公司（GMP），如果處理不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。所以，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，根據(jù)《保密法》等相關(guān)法律規(guī)定，來劃分檔案開放與保密范圍及使用方案。
3.醫(yī)藥公司藥品生產(chǎn)技術(shù)檔案的一體化
我們了解，藥品與其他產(chǎn)品是不同的，以藥品的特性就決定了其質(zhì)量必須合格，它關(guān)乎著人的生命安全，這是藥品的根本特性。因此，藥品在研發(fā)、注冊(cè)、生產(chǎn)、上市都需要經(jīng)過嚴(yán)格的程序來控制其質(zhì)量，這個(gè)過程就屬于藥品的一體化。
我們?cè)谒幤费邪l(fā)階段，應(yīng)該把與藥品相關(guān)的資料與文件都記錄在案，歸類至檔案中，這份檔案就是相對(duì)完整的藥品注冊(cè)檔案。它是藥品生產(chǎn)企業(yè)的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)重要項(xiàng)目的綜合體現(xiàn)。藥品生產(chǎn)技術(shù)檔案的工作內(nèi)容大致分為：1）藥品的介紹，例如藥名、規(guī)格、配方、工藝等方面；2）審批和申請(qǐng)藥品的相關(guān)文件，例如藥的證書、藥物使用標(biāo)準(zhǔn)、可能引發(fā)的不良反應(yīng)等相關(guān)內(nèi)容；3）生產(chǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及藥品成分和成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。最終實(shí)現(xiàn)藥品具有源頭可追溯性，同時(shí)也是滿足GMP醫(yī)藥公司的基本要求。
結(jié)合上述，企業(yè)應(yīng)該建立完善的檔案一體化管理模式，使藥品檔案進(jìn)行一體化管理。藥品一體化檔案內(nèi)容應(yīng)該具備：藥品注冊(cè)時(shí)登記的信息、批生產(chǎn)時(shí)的記錄、GMP檢查及系統(tǒng)數(shù)據(jù)、不良反應(yīng)測(cè)試結(jié)果、藥效穩(wěn)定性測(cè)試結(jié)果、藥品質(zhì)量文件等。只有實(shí)施一體化檔案才能有效的提高企業(yè)的管理效率和發(fā)展速度，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
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電力工程檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，其中牽涉許多環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽和失敗都將嚴(yán)重影響數(shù)字化工程的質(zhì)量和利用效果。一個(gè)成功的電力工程數(shù)字化項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)特別注意以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
1.打造嚴(yán)密適用的應(yīng)用軟件系統(tǒng)平臺(tái)
電力工程項(xiàng)目檔案數(shù)量龐大且逐年遞增，電網(wǎng)發(fā)展越快，檔案產(chǎn)生的數(shù)量就會(huì)越多，所以僅僅依靠常用的辦公電腦，普通的硬盤設(shè)備來保存數(shù)據(jù)都是不安全的，不能滿足數(shù)據(jù)量增長(zhǎng)需要的。單機(jī)版的軟件雖然可以解決檔案人員管理檔案和檔案電子化的一些要求，但距離真正的檔案數(shù)字化應(yīng)用還是有很大的差距。要實(shí)現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化應(yīng)用，一款嚴(yán)謹(jǐn)、安全、適用的網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)是必不可少的基礎(chǔ)。這個(gè)軟件平臺(tái)至少要具備以下幾點(diǎn)：
1.1數(shù)據(jù)安全。電力工程檔案數(shù)量龐大，牽涉企業(yè)商業(yè)秘密，所以數(shù)據(jù)安全是第一個(gè)要考慮的問題。必須要有專門的服務(wù)器并且一定和互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，要有數(shù)據(jù)備份、病毒防范、嚴(yán)密的用戶管理、非法用戶登陸防范、數(shù)據(jù)異常更改警示等安全功能，確保數(shù)據(jù)始終處于安全狀態(tài)。
1.2網(wǎng)絡(luò)暢通。電力企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛和成熟，檔案管理軟件只有完全適用于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，流暢的支持多用戶訪問，實(shí)行嚴(yán)謹(jǐn)有序的用戶注冊(cè)、登陸、注銷、權(quán)限管理，才能使檔案數(shù)字化發(fā)揮應(yīng)有的作用，實(shí)現(xiàn)電力工程檔案數(shù)字化的初衷。
1.3功能適用。檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)在對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)際進(jìn)行充分調(diào)研的基礎(chǔ)上進(jìn)行。應(yīng)當(dāng)盡力避免軟件的水土不服現(xiàn)象，即軟件上的功能用不上，要用的功能卻沒有，這樣將嚴(yán)重影響利用效果。難以替代傳統(tǒng)的檔案工作方式，使檔案數(shù)字化成效大打折扣。所以建議軟件系統(tǒng)要有一個(gè)比較充分的試用期，如果出現(xiàn)這種現(xiàn)象，要及時(shí)調(diào)整修編程序，確保軟件應(yīng)用與實(shí)際工作的無縫接軌。
1.4離線應(yīng)用。電力工程檔案大多產(chǎn)生于施工現(xiàn)場(chǎng)，這為檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)錄入帶來困難。這個(gè)問題采用離線客戶端程序來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出會(huì)取得不錯(cuò)的效果。
2.新產(chǎn)生檔案的數(shù)字化處理
一個(gè)嚴(yán)密適用的數(shù)字化軟件系統(tǒng)平臺(tái)正式投入使用后，首當(dāng)其沖的工作就是新產(chǎn)生檔案的數(shù)字化處理，如果形成規(guī)范的數(shù)字化處理程序，就可以在檔案的產(chǎn)生的初期進(jìn)行數(shù)字化處理，避免了日后拆裝卷的麻煩，簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。
2.1劃定數(shù)字化范圍。可以根據(jù)利用率、保管期限、檔案類別、重要程度等劃分一個(gè)明確的數(shù)字化范圍，避免實(shí)際工作中因個(gè)人觀點(diǎn)不同，出發(fā)點(diǎn)不一樣而導(dǎo)致部分重要資料數(shù)字化工作遺漏的情況發(fā)生，也可以避免資料電子化中的推諉現(xiàn)象，有利于提高工作成效。
2.2規(guī)范數(shù)字化格式?？筛鶕?jù)軟件系統(tǒng)和安全性，明確規(guī)定檔案數(shù)字化的格式，這樣可以避免格式錯(cuò)誤、系統(tǒng)不兼容等帶來的重復(fù)工作和其它問題。
2.3紙質(zhì)檔案產(chǎn)生與數(shù)字化檔案產(chǎn)生同步。設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等工程參建單位最好能配備人力和設(shè)備，形成一個(gè)規(guī)范的工作流程，同步制作紙質(zhì)檔案的電子版，這樣可以起到對(duì)紙質(zhì)檔案的自檢作用，也可以避免影響紙質(zhì)檔案的裝訂工作。
2.4系統(tǒng)移交。檔案移交應(yīng)在檔案管理軟件平臺(tái)中移交。由檔案驗(yàn)收人員對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案進(jìn)行同步驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后在紙質(zhì)移交清冊(cè)上簽字。這樣將保證檔案數(shù)據(jù)的一致性，移交清冊(cè)里的數(shù)據(jù)可直接轉(zhuǎn)化為檔案管理單位的目錄，可以大大提高工作效率。
3.歷史檔案的數(shù)字化處理
歷史工程檔案數(shù)量龐大，規(guī)格、材質(zhì)多樣，牽涉拆裝卷、掃描、修復(fù)、校核等多個(gè)環(huán)節(jié)，目前而言，僅依靠電力企業(yè)檔案管理人員去完成，將面臨人力、設(shè)備和技術(shù)的多重困難。若想短期內(nèi)完成對(duì)歷史檔案的數(shù)字化，并保證數(shù)字化檔案質(zhì)量，尋找具有保密資質(zhì)的專業(yè)化公司去做是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。
3.1劃定檔案數(shù)字化范圍。電力工程檔案內(nèi)容、材質(zhì)、規(guī)格不一，保管期限不同，進(jìn)行數(shù)字化處理之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行仔細(xì)的鑒定和查看，可根據(jù)經(jīng)費(fèi)情況，優(yōu)先對(duì)利用頻繁，保存年代久遠(yuǎn)，具有重要價(jià)值，保管期限長(zhǎng)的檔案進(jìn)行掃描。
3.2統(tǒng)計(jì)數(shù)量，確定進(jìn)度。歷史檔案數(shù)字化不是幾天就能完成的工作，所以進(jìn)行數(shù)字化之前，應(yīng)當(dāng)先統(tǒng)計(jì)需要數(shù)字化的檔案數(shù)量（通常統(tǒng)計(jì)頁數(shù)），然后根據(jù)經(jīng)費(fèi)情況和企業(yè)實(shí)際確定一次完成，還是分期完成。接下來可以咨詢專業(yè)化公司，制定切合實(shí)際的工作進(jìn)度，合理有序的安排檔案電子化順序。以便減少對(duì)檔案借閱利用工作的影響。
3.3尋找有資質(zhì)的專業(yè)化公司實(shí)施。檔案數(shù)字化公司的資質(zhì)和工作質(zhì)量將直接影響到數(shù)字化檔案的質(zhì)量和數(shù)字化進(jìn)度的快慢。所以這時(shí)候不要怕花時(shí)間，磨刀不誤砍柴工，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案電子化市場(chǎng)進(jìn)行詳盡的了解調(diào)研。確保選擇有檔案數(shù)字化資質(zhì)和保密資質(zhì)、技術(shù)成熟、管理規(guī)范、設(shè)備先進(jìn)的專業(yè)化公司實(shí)施。
3.4重視檔案數(shù)字化過程管理。找到專業(yè)的檔案數(shù)字化公司以后，不是萬事大吉，還要加強(qiáng)過程管理，才能保證檔案數(shù)字化質(zhì)量。
首先要簽訂正式規(guī)范的合同，合同中要對(duì)數(shù)字化質(zhì)量、格式、校驗(yàn)、錄入準(zhǔn)確性等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，對(duì)出現(xiàn)問題時(shí)的處理方式和解決辦法也要明確，確保掃描過程中不出現(xiàn)歪斜、模糊、漏頁、目錄與內(nèi)容不符等質(zhì)量問題。
其次要簽訂保密協(xié)議，以免實(shí)施項(xiàng)目的公司將企業(yè)檔案信息泄露，給企業(yè)造成損失或不良影響。
最后要加強(qiáng)過程中的校驗(yàn)工作，因檔案數(shù)量龐大，檔案管理人員不可能短期內(nèi)對(duì)所有數(shù)字化檔案進(jìn)行查閱校驗(yàn)，可采取抽樣校驗(yàn)的方法，與數(shù)字化處理工作同步進(jìn)行，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，隨時(shí)解決問題，確保數(shù)字化質(zhì)量。
4.數(shù)字化檔案的管理工作
當(dāng)我們花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力完成檔案數(shù)字化工作以后，我們就要回到檔案數(shù)字化的初衷上來，檔案數(shù)字化的目的就是為了更好，更高效的提供利用，這就要求我們的管理方式要發(fā)生改變，不是那種你要什么我給你發(fā)個(gè)電子版就行的事情，要做好數(shù)字化檔案的管理工作，必須做好一下幾方面的管理工作。
4.1用戶管理。要在數(shù)字化平臺(tái)中根據(jù)具體情況設(shè)置用戶身份和操作權(quán)限，一半分為管理員（可設(shè)全宗管理員或分別設(shè)置各門類檔案管理員）、兼職檔案員、普通用戶等，并且要隨著用戶工作崗位的變動(dòng)而做相應(yīng)的調(diào)整。用戶的分級(jí)管理是檔案安全管理的重要組成部分。
摘 要：如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理模式，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下快速發(fā)展的現(xiàn)代企業(yè)？本文分別從建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理體制、運(yùn)行機(jī)制、管理模式、委托管理等四個(gè)方面提出了幾點(diǎn)看法。關(guān)鍵詞 ：現(xiàn)代企業(yè) 檔案管理 運(yùn)行機(jī)制 管理模式 委托管理establishment of modern enterprise management mode archives thoughts zhang jing(shaanxi longmen iron and steel croup,inc shaanxi hancheng 715405)abstract:how to establish a modern enterprise management mode archives to meet the market economy rapid development of the modern enterprise? this paper archives from the establishment of modern enterprise management system, operation mechanism, management, company management put forward four arguments.key words: modern enterprise, file management, operating mechanism, management, commission management近年來，隨著改革的發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度在國(guó)有企業(yè)的推進(jìn)，企業(yè)對(duì)檔案服務(wù)的需求日益增多，但是在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下，許多企業(yè)精簡(jiǎn)和壓縮檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員，對(duì)檔案部門的投入也銳減，使許多大型企業(yè)仍沿襲建立初期所形成的管理模式而遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于企業(yè)的現(xiàn)代管理要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式建立在當(dāng)時(shí)企業(yè)管理體制、管理形態(tài)和管理模式上，適應(yīng)當(dāng)時(shí)企業(yè)發(fā)展的需要，在企業(yè)發(fā)展過程中起到了傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來的作用。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，公司的管理體制、運(yùn)行機(jī)制均發(fā)生了質(zhì)的變化，尤其是多種經(jīng)濟(jì)形式并存的集團(tuán)公司的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行體制與機(jī)制改革的工作已迫在眉睫，只有建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理模式，才能適應(yīng)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下快速發(fā)展的現(xiàn)代企業(yè)。一、 建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理體制檔案的管理模式受制于檔案的管理體制?，F(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作指的應(yīng)該是現(xiàn)代企業(yè)檔案系統(tǒng)建設(shè)工作和檔案業(yè)務(wù)管理工作。其管理體制有兩個(gè)層面：一是對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制，二是檔案業(yè)務(wù)部門的內(nèi)部微觀管理體制。兩者之間是相互統(tǒng)一，相輔組成、相互促進(jìn)的一個(gè)問題的兩個(gè)層面?，F(xiàn)代企業(yè)是一個(gè)建立健全
母子公司產(chǎn)權(quán)關(guān)系和公司法人治理結(jié)構(gòu)的戰(zhàn)略聯(lián)盟組織。由若干個(gè)被控股、參股或契約關(guān)系的具有層次性穩(wěn)定的小企業(yè)組成。各企業(yè)間所有制形式、管理形態(tài)、經(jīng)營(yíng)模式、產(chǎn)業(yè)規(guī)模也不盡相同，再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業(yè)個(gè)性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案管理模式，公司檔案業(yè)務(wù)部門要放權(quán)，給予自主的管理權(quán)。公司要強(qiáng)調(diào)檔案管理體制的宏觀性，在管理時(shí)以引導(dǎo)、服務(wù)、咨詢?yōu)橹?，旨在推?dòng)各子公司檔案工作依法自主運(yùn)行。在現(xiàn)代企業(yè)檔案主觀部門宏觀指導(dǎo)下，建立健全檔案業(yè)務(wù)部門的微觀體制。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下面對(duì)各子公司的企業(yè)形態(tài)的變化，引導(dǎo)各檔案部門創(chuàng)新各自檔案管理工作體制，以適應(yīng)企業(yè)的需要。二、 建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制管理體制一旦確定之后，需要進(jìn)一步建立推動(dòng)管理體制運(yùn)行的管理機(jī)制。集團(tuán)公司檔案主管部門首先應(yīng)從宏觀層面上建立起相應(yīng)的運(yùn)行機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)制度下靠傳統(tǒng)的文件式、指令式管理無法滿足管理形態(tài)多樣化的眾多子公司對(duì)檔案管理的要求，只能以法歸檔、以法管檔。在現(xiàn)代企業(yè)這種混合性經(jīng)濟(jì)體制、多種所有制子公司并存下，推動(dòng)公司檔案工作運(yùn)行的主要手段是執(zhí)法建章——執(zhí)行國(guó)家、地方檔案行政法、建立公司系統(tǒng)檔案規(guī)章制度。首先要貫章貫法，檔案法規(guī)是約束檔案業(yè)務(wù)部門和檔案業(yè)務(wù)人員在檔案工作中的自由行為，是強(qiáng)制性的工作標(biāo)準(zhǔn)或工作原則。需要有一個(gè)宣傳貫徹的程序，要經(jīng)過由認(rèn)識(shí)——理解——執(zhí)行的認(rèn)知過程。通過貫章貫法使集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)工作在同一個(gè)法律、法規(guī)和制度的平臺(tái)上操作，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司檔案工作質(zhì)的統(tǒng)一。其次要執(zhí)法檢查，檔案法強(qiáng)制性的表現(xiàn)之一就是執(zhí)法檢查。執(zhí)法檢查要程序化、規(guī)范化和體系化。其重點(diǎn)一是加強(qiáng)對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)所有保存的檔案的監(jiān)控，二是各子公司檔案集中統(tǒng)一管理原則的落實(shí)，三是對(duì)具備委托功能檔案部門的控制，確保檔案委托業(yè)務(wù)良性發(fā)展。三是指導(dǎo)業(yè)務(wù)，由于檔案工作最終落腳點(diǎn)在檔案業(yè)務(wù)的具體工作部門，是各子公司的企業(yè)行為。公司檔案主管部門不宜對(duì)具體業(yè)務(wù)插手過深，要通過提供法規(guī)服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)、中介服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等公共服務(wù)，指導(dǎo)各子公司檔案工作。從宏觀上把公司檔案工作引導(dǎo)到依法自主、科學(xué)規(guī)范的運(yùn)行軌道上來。三、 建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制確定之后，檔案管理模式也基本成型，即現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與檔案管理業(yè)務(wù)部門兩個(gè)相互協(xié)調(diào)的管理模式。檔案管理系統(tǒng)層面是檔案業(yè)務(wù)部門管理層面的系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)者、執(zhí)行監(jiān)督者。檔案業(yè)務(wù)部門指檔案實(shí)物管理者，即各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)是平等的，不受室藏多少與級(jí)別高低的影響，各自在公司檔案主管部門監(jiān)督下獨(dú)立自主、依法有效地開展適合本二級(jí)單位特點(diǎn)的檔案管理工作。檔案業(yè)務(wù)工作部門在檔案工作中要建立集中統(tǒng)一的管理模式即檔案工作部門要對(duì)本企業(yè)檔案實(shí)物實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理便于對(duì)新型檔案研究、收集、歸類整理，也能有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。所以要強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一集中管理模式，以利于檔案的收集與利用，克服各自為政的混亂歸檔現(xiàn)象?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式應(yīng)“大放小集”。集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質(zhì)各異、區(qū)域分散，采用“大放”
的方法，適應(yīng)公司多元化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，抓住靈魂、提綱挈領(lǐng)?！靶〖笔且宰庸緸閱挝粚?shí)行集中管理，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任，便于檔案的收集與利用。四、 建立現(xiàn)代企業(yè)的檔案委托管理現(xiàn)代企業(yè)的管理模式給予了各子公司內(nèi)部管理體制、運(yùn)行機(jī)制的自主性和靈活性，各子公司會(huì)按照自己的需要設(shè)置組織機(jī)構(gòu)。將檔案管理工作按照傳統(tǒng)慣例提交集團(tuán)公司，而集團(tuán)公司又不可能像過去一樣解決集團(tuán)內(nèi)龐大的檔案管理業(yè)務(wù)，為了解決這一矛盾，集團(tuán)公司可在集團(tuán)內(nèi)培育發(fā)展一至若干個(gè)具有檔案委托管理功能的檔案管理機(jī)構(gòu)，為不具備設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)的子公司提供優(yōu)質(zhì)檔案委托管理服務(wù)。檔案委托管理是將企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)工作委托具有相應(yīng)功能的檔案管理部門管理，委托檔案部門從委托企業(yè)的歸檔材料收集開始直到調(diào)閱利用、鑒定注銷提供全方位全過程的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案管理委托運(yùn)行機(jī)制，是一種改革，也是一種創(chuàng)新，更是現(xiàn)代企業(yè)組合競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，催生子公司效益最大化的一種有效方式。在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部搭建檔案委托管理平臺(tái)，有利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于現(xiàn)代企業(yè)的檔案保密，有利于現(xiàn)代化企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。
Abstract: The State pays attention to the development of the mainstream waterway of the Yangtze River, which will pour more vigor and vitality. Now, Infrastructure construction is increasing vigorously. And as the large-scale development, we will emphasis on the archives management. The author based on years of study and practice experience, summed up the problems and countermeasures of archives management for the workers reference.
Keywords: archives management; question; countermeasures中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
前言
“十二五”期間，國(guó)家將投資215億元用于長(zhǎng)江航道建設(shè)，將長(zhǎng)江打造成真正的“黃金水道”，有關(guān)文件也明確指出將用10年左右時(shí)間建設(shè)1.9萬公里國(guó)家高等級(jí)航道，把長(zhǎng)江初步建成平安、暢通、綠色、高效的現(xiàn)代化內(nèi)河水運(yùn)。今年7月份，視察武漢新港時(shí)，又發(fā)出了“要把長(zhǎng)江全流域打造成為黃金水道”的號(hào)召，長(zhǎng)江干線航道建設(shè)投資規(guī)模、建設(shè)強(qiáng)度都將達(dá)到歷史新高度。隨著國(guó)家大規(guī)模的投資建設(shè)，必須提高對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識(shí)，這也是新形勢(shì)下加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的重要任務(wù)。
項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)全過程中的集中反映，它自始至終貫穿于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目中，是建設(shè)進(jìn)程的真實(shí)記錄，是建設(shè)成果的書面結(jié)晶，是建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為今后重建、維修和學(xué)習(xí)等提供了技術(shù)依據(jù)，是工程建設(shè)中不可缺少的一部分。檔案整理要求與工程建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，但是，在實(shí)際檔案管理中，卻沒能引起重視，往往是工程完工后，在短期內(nèi)補(bǔ)全所有檔案資料?，F(xiàn)場(chǎng)記錄造假、一人代替多人簽字、沒有多方審核隨意蓋章、原始資料缺失、施工日志簡(jiǎn)短敷衍、竣工圖與實(shí)物不一致……不同程度的存在著這樣那樣的問題。所以，為確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，符合歸檔要求，充分發(fā)揮檔案資料在工程建設(shè)、生產(chǎn)管理、設(shè)施維護(hù)及改建、擴(kuò)建中的作用，有必要對(duì)他們進(jìn)行認(rèn)真的分析和研究，使其發(fā)揮積極的作用，這就是本文研究的意義所在。
一、檔案管理工作的特點(diǎn)
工程項(xiàng)目檔案是自建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批至竣工驗(yàn)收過程中直接產(chǎn)生的，對(duì)建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值，經(jīng)過鑒定、系統(tǒng)整理且歸檔的項(xiàng)目文件。項(xiàng)目文件材料是在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程形成的文字、圖像、聲像等形式的全部文件，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等材料。
1、檔案資料來源廣泛。建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目籌劃到工程全面竣工驗(yàn)收，檔案材料的范圍涉及到政府部門的立項(xiàng)審批文件、資金撥付部門的批復(fù)文件、設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)文件、施工單位的施工文件、監(jiān)理公司的監(jiān)理文件、工程招投標(biāo)及合同文件、竣工驗(yàn)收文件等。建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件；各參建單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。
2、檔案材料要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、真實(shí)。凡反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體文件應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)檔案。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，這些材料由工程項(xiàng)目參與各方按照國(guó)家有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求來收集和編寫完成的。例如：施工文件按照分類由工程管理資料、施工管理文件、原材料（產(chǎn)品）質(zhì)量保證文件、施工原始資料、設(shè)備文件五項(xiàng)組成。其中，工程管理文件又由項(xiàng)目法人就工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用控制管理，項(xiàng)目法人組織召開的工地例會(huì)、專題會(huì)議紀(jì)要等幾個(gè)具體的小項(xiàng)組成，這些材料要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、真實(shí)，絕對(duì)不能摻假，否則完全沒有存檔和參考的價(jià)值。
3、檔案材料專業(yè)內(nèi)容復(fù)雜。組成檔案材料的專業(yè)內(nèi)容包括地質(zhì)、水文、環(huán)保、消防、通航安全、防洪、氣象、給排水、供電照明、財(cái)務(wù)審計(jì)、工程決算等，這些導(dǎo)致了檔案的專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
二、檔案管理工作中存在的主要問題
1、參建單位對(duì)資料管理重視程度不夠。有些施工單位只抓工程的成本、進(jìn)度、質(zhì)量與安全，對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，等到工程快交工驗(yàn)收時(shí)才著手收集、整理；施工單位流動(dòng)性大，到工程后期人員已經(jīng)換了幾撥，留下的人員對(duì)以前檔案人員整理的資料不熟悉，而且有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召集。而監(jiān)理單位只監(jiān)管工程質(zhì)量，輕視工程資料的監(jiān)管，檔案的收集與工程進(jìn)度不能同步進(jìn)行，造假交差的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
2、工程檔案管理制度不健全，檔案質(zhì)量和安全得不到保障。出于施工項(xiàng)目成本的考慮，很多施工單位不建立檔案管理部門，沒有配備足夠的檔案管理人員，施工員、技術(shù)員兼職資料員的現(xiàn)象普遍存在，對(duì)規(guī)范不熟、對(duì)檔案整理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒有實(shí)時(shí)收集各項(xiàng)施工原始文件，很難符合檔案整理的要求。項(xiàng)目文件保管條件差，陳舊的基建檔案設(shè)施不能滿足檔案管理的需要，沒有采用專用文件盒保存，很難保證文件資料收集齊全、完整。此外，由于施工隊(duì)伍內(nèi)資料管理人員更換頻繁，檔案資料的交接制度不完善，經(jīng)常有人走檔案丟、有借無還的現(xiàn)象。
3、完工時(shí)間與竣工驗(yàn)收時(shí)間間隔長(zhǎng)。長(zhǎng)航系統(tǒng)內(nèi)大部分建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，工程完工后要通過消防、環(huán)保、檔案等專項(xiàng)驗(yàn)收，竣工驗(yàn)收至少在完工后一年以上。而各參建單位在完工后就陸續(xù)撤離了項(xiàng)目部，檔案資料卻需要在隨后的一年多時(shí)間內(nèi)不斷完善，參建單位很難再負(fù)責(zé)任地修改完善資料。
三、加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的對(duì)策
1、嚴(yán)把合同簽訂關(guān)。建設(shè)單位在與各參建單位簽訂合同時(shí)，在專用合同條款中明確規(guī)定檔案工作的內(nèi)容，并把檔案文件的積累、整理、歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)竣工驗(yàn)收的歸檔份數(shù)、時(shí)間、質(zhì)量、違約等提出具體要求，以引起承包商足夠的重視；將竣工文件的編制工作與質(zhì)量保證金掛鉤，明確指出在移交歸檔文件后，必須隨時(shí)按照建設(shè)單位的要求修改文件，直至工程竣工驗(yàn)收，才能支付工程尾款。
2、做好檔案交底工作。建設(shè)單位在工程項(xiàng)目立項(xiàng)后應(yīng)對(duì)參建單位進(jìn)行檔案工作交底，明確指出檔案材料現(xiàn)場(chǎng)管理?xiàng)l件：建立健全工程檔案管理制度，在項(xiàng)目部配備專職檔案管理人員，并配備專用文件柜、文件收納盒、照相機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，在文件保管場(chǎng)所采取防火、防潮、防蟲等措施，確保項(xiàng)目文件材料的安全。
3、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。建設(shè)單位檔案部門負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，負(fù)有對(duì)施工、監(jiān)理等單位檔案管理人員監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的職能，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并對(duì)工程檔案進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，反饋整改，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)全面統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的格局。
關(guān)鍵詞 公路工程 檔案 建設(shè) 問題；
公路工程檔案記錄了公路工程建設(shè)過程中十分重要的技術(shù)資料以及整個(gè)公路施工的過程，這些資料是以后對(duì)公路施工質(zhì)量評(píng)價(jià)及公路維護(hù)、擴(kuò)建及改建工作的十分重要依據(jù)，不僅能夠影響公路的日常管理維護(hù)，同時(shí)也涉及到科技資料的保管，對(duì)于相關(guān)部門來說十分重要，所以，相關(guān)部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關(guān)工作。
一、公路工程檔案管理的重要性
公路工程建設(shè)對(duì)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分重要的意義，在公路工程建設(shè)過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設(shè)的整個(gè)過程，同時(shí)對(duì)于公路以后的維護(hù)等各個(gè)方面也具有十分重要的意義。
（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)
公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個(gè)組成部分，可以直接反應(yīng)公路工程質(zhì)量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經(jīng)開始了。公路工程的立項(xiàng)文件是整個(gè)公路工程項(xiàng)目決策、審批及確立過程的一個(gè)很真實(shí)的記錄，也是公路工程項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)以及公路工程項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。公路工程項(xiàng)目的預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)以及招投標(biāo)文件都需要依據(jù)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監(jiān)測(cè)報(bào)告、使用說明等都是公路工程質(zhì)量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設(shè)項(xiàng)目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設(shè)的水平與質(zhì)量。
（二）公路工程檔案是公路工程驗(yàn)收的重要依據(jù)
公路工程驗(yàn)收是交通管理部門根據(jù)各種公路工程檔案對(duì)建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位所完成的公路工程建設(shè)情況進(jìn)行驗(yàn)收。在這一過程中，交通管理部門除了對(duì)公路實(shí)體工程進(jìn)行檢測(cè)，還需要對(duì)各種資料進(jìn)行審查，例如建筑材料的檢驗(yàn)結(jié)果、施工試驗(yàn)數(shù)據(jù)等，完成公路工程的驗(yàn)收，這一過程中，需要查驗(yàn)大量的公路工程檔案。
（三）開發(fā)利用公路工程檔案可以提升經(jīng)濟(jì)效益
公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識(shí)財(cái)富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識(shí)與了解信息的一個(gè)重要途徑。公路檔案工作人員可以據(jù)此編制地方交通史、技術(shù)成果匯編等材料，為公路工程建設(shè)提供技術(shù)資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經(jīng)濟(jì)效益。
二、公路工程檔案管理工作中存在的問題
公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業(yè)性、范圍廣、階段性等特點(diǎn)，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國(guó)公路工程檔案管理主要存在以下問題。
（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監(jiān)管
雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設(shè)單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設(shè)上，對(duì)于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致整個(gè)公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時(shí)整理，導(dǎo)致大量工程檔案缺失。即使完工后進(jìn)行突擊補(bǔ)充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質(zhì)量相對(duì)較差。同時(shí)，部分公路建設(shè)單位沒有將公路工程檔案統(tǒng)一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴(yán)重。
（二）公路工程檔案案卷質(zhì)量有待提升
一套完整高質(zhì)量的公路工程檔案應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求進(jìn)行整理，但是在公路工程檔案管理的實(shí)際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質(zhì)量不高、檔案的原始性、系統(tǒng)性差等多方面問題，主要表現(xiàn)在檔案資料收集不全、真實(shí)性存疑等方面，這些問題嚴(yán)重影響了檔案的價(jià)值，對(duì)于以后檔案的開發(fā)利用也會(huì)產(chǎn)生一定的不利影響。
（三）公路工程檔案的開發(fā)利用不夠
公路工程檔案的開發(fā)利用是公路工程檔案的一個(gè)重要用途，但是現(xiàn)實(shí)中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負(fù)責(zé)將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。
三、加強(qiáng)公路工程檔案管理的對(duì)策建議
（一）進(jìn)一步提高重視程度。公路工程建設(shè)的相關(guān)部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須提高認(rèn)識(shí)，提高重視程度，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求做好工作。同時(shí)，必須注重公路工程檔案的開發(fā)利用工作，提升經(jīng)濟(jì)效益。
（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設(shè)相關(guān)單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實(shí)施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、年終考核、分級(jí)管理、定期檢查”制度，細(xì)化相關(guān)內(nèi)部制度，設(shè)立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案人員培訓(xùn)，提升其工作水平。
（三）注重檔案的過程收集，提升質(zhì)量。公路工程建設(shè)的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價(jià)值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時(shí)收集，防止出現(xiàn)遺漏，并且注意收集原始文件。
參考文獻(xiàn)：
[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2012（10）.
一、街道現(xiàn)有干部人事檔案管理基本現(xiàn)狀
新區(qū)現(xiàn)有六個(gè)街道， 由于高新區(qū)體制的創(chuàng)新，新區(qū)干部人事檔案管理工作在體制上與其他地區(qū)相比有一定的差異：新區(qū)組織部除負(fù)本文由收集整理責(zé)管理區(qū)管干部人事檔案外，具體還要負(fù)責(zé)六個(gè)街道、法院、檢察院及全區(qū)大、中小學(xué)校和幼兒園、街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心共36個(gè)獨(dú)立管檔單位的日常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
目前六個(gè)街道所管理的干部人事檔案主要有三大類型：第一類是公務(wù)員和事業(yè)身份的干部和工作人員；第二類是街道管理干部企業(yè)身份人員；第三類是黨員檔案。通過近幾年的不懈努力，做到組織領(lǐng)導(dǎo)到位，責(zé)任落實(shí)到位，業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位，先后通過干部人事檔案目標(biāo)管理二級(jí)審核檢查標(biāo)準(zhǔn)，并全部使用了省委組織部版的系統(tǒng)軟件。
二、當(dāng)前干部檔案管理中存在的問題
通過調(diào)研，我們了解到街道檔案管理存在的問題和基層管檔人員的想法，也欣喜地感受到大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到干部人事檔案在實(shí)際工作中的重要性，理解管檔人員平時(shí)工作的瑣碎、繁重和艱辛，從而配備綜合素質(zhì)高、具有奉獻(xiàn)精神的同志，并注意保證人員的相對(duì)穩(wěn)定性。做到基礎(chǔ)扎實(shí)長(zhǎng)效管理，保證為干部管理提供良好的信息依據(jù)。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案面臨著許多新情況、新問題。
1.檔案管理的動(dòng)態(tài)性與管檔人員的不穩(wěn)定性不相適應(yīng)。檔案管理人員工作強(qiáng)度大，業(yè)務(wù)專業(yè)性強(qiáng)，待遇卻較差，造成人員變化大，沒有連續(xù)性。干部人事檔案工作是一項(xiàng)保密性強(qiáng)，既不引人注目、又默默無聞的工作，工作忙忙碌碌但一時(shí)難以出成績(jī)。街道的干部人事檔案管理工作基本上都是由組織人事部門的工作人員兼管，沒有配備管檔人員，而兼職人員忙于本單位事務(wù)，沒有精力動(dòng)態(tài)收集新產(chǎn)生的干部資料，再加上人員變動(dòng)頻繁，形成日積月累的各種問題，影響了干部檔案管理的質(zhì)量。
2.檔案管理范圍與新的用人機(jī)制不相吻合。近年來大學(xué)生“村官”大量招聘充實(shí)到街道，但按照市人才中心的有關(guān)規(guī)定，檔案尚未納入街道組織部門管理，由當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)代管，給日常管理和查檔了解個(gè)人信息帶來不便。
3.干部檔案整理與新形勢(shì)發(fā)展和要求不相適應(yīng)。如紙張大小的處理（現(xiàn)在新的學(xué)歷、培訓(xùn)材料都是頂天立地的a4紙張）。事業(yè)單位改革全員合同每年簽定的材料、審計(jì)材料歸檔、工資調(diào)整材料的收集等面廣量大。干部工作業(yè)績(jī)情況、干部個(gè)人收入申報(bào)、涉及領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人重大經(jīng)濟(jì)問題審計(jì)等重大事項(xiàng)報(bào)告的材料尚顯不足。
4.普通黨員檔案管理面廣量大利用率不高。街管干部檔案還沒有規(guī)范建立?；鶎痈刹?、普通黨員檔案只收集簡(jiǎn)單的入黨信息，個(gè)人全面情況如勞動(dòng)、工資等信息由勞動(dòng)部門存檔，利用率不高。
三、近年來創(chuàng)新干部人事檔案管理工作的主要做法
1.抓組織領(lǐng)導(dǎo)，全區(qū)干部檔案工作重視程度顯著提升。為保證干部檔案的動(dòng)態(tài)和長(zhǎng)效管理，組織部領(lǐng)導(dǎo)高度重視，部長(zhǎng)過問干部人事檔案管理工作，定期聽取工作匯報(bào)，分管副部長(zhǎng)親自抓檔案管理，親力親為幫助解決實(shí)際問題，并配備了專職人員從事檔案工作。通過加大宣傳力度，要求街道明確黨委副書記分管，專人負(fù)責(zé)，切實(shí)將干部人事檔案工作作為干部管理的重要一環(huán)。一是將檔案工作納入年度計(jì)劃和考核指標(biāo)體系。2009年開始把檔案管理內(nèi)容納入街道年度工作計(jì)劃，每年制定考核指標(biāo)加入?yún)^(qū)全年文明建設(shè)考核指標(biāo)體系中，年未按照目標(biāo)進(jìn)行考評(píng)，考核結(jié)果與街道全年目標(biāo)任務(wù)的完成和收入效益掛鉤。二是建立年會(huì)通報(bào)制度，每年年初召開由各街道、相關(guān)單位具體負(fù)責(zé)干部檔案管理人員參加的工作年會(huì)。通報(bào)各單位上年度干部人事檔案工作的具體完成情況，研討干部檔案工作中存在的突出問題和新形勢(shì)下做好干部人事檔案工作的新途徑、新方法，安排
部署當(dāng)年干部檔案主要工作任務(wù)。建立健全制度，完善規(guī)范措施，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，并確保落到實(shí)處，不斷提高全區(qū)干部檔案管理的質(zhì)量。
2.抓目標(biāo)管理，全區(qū)干部檔案達(dá)標(biāo)比例顯著提升。目標(biāo)管理的最終目的是為了規(guī)范檔案管理的質(zhì)量。大力推進(jìn)干部人事檔案目標(biāo)管理的達(dá)標(biāo)率，前幾年由于區(qū)劃調(diào)整和學(xué)校資源整合，全區(qū)這項(xiàng)指標(biāo)的完成率只有38%。為促進(jìn)全區(qū)目標(biāo)管理考核工作的順利完成，采取了抓試點(diǎn)以點(diǎn)帶面、抓重點(diǎn)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、抓弱點(diǎn)強(qiáng)化整體推進(jìn)的方法，通過三年的不懈努力，做到組織領(lǐng)導(dǎo)到位，責(zé)任落實(shí)到位，業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位。組織部檔案室率先通過一級(jí)復(fù)查，街道全部達(dá)到二級(jí)以上目標(biāo)，全區(qū)所有管檔單位達(dá)標(biāo)率已達(dá)100%，提升了新區(qū)干部人事檔案目標(biāo)管理的層次和水平。
3.抓信息建設(shè)，全區(qū)干部信息化管理比例顯著提升。大力推廣使用省委組織部新版干部檔案管理系統(tǒng)軟件 。一方面組織部檔案室集中精力對(duì)所管的干部檔案全部進(jìn)行了信息化錄入，基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案電子化二套同步與更新。另一方面主動(dòng)為基層提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)，力推街道全部使用省委組織部新版的干部檔案管理系統(tǒng)軟件，為機(jī)關(guān)和街道干部交流工作對(duì)接提供了便捷服務(wù)，提升了全區(qū)干部檔案管理信息化建設(shè)水平。
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近年來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進(jìn)檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責(zé)。堅(jiān)持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊(duì)伍等六項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫(kù)”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）為重點(diǎn)，以“分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、資源共享、安全保密”為原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立檔案信息化的長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)水平。 二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標(biāo)
1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺(tái)”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長(zhǎng)期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過在線NAS、移動(dòng)硬盤、藍(lán)光刻錄等多種技術(shù)手段，對(duì)采集到的各類檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。
3、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時(shí)有目的、有重點(diǎn)的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。
4、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實(shí)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)分類、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等，并運(yùn)用身份認(rèn)證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)信息的安全。
5、實(shí)現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長(zhǎng)歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開宣傳，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋整個(gè)公司的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。 三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段 認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對(duì)象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用的原則。 全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書檔案類別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機(jī)構(gòu)）分類；會(huì)計(jì)檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應(yīng)符合國(guó)家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標(biāo)準(zhǔn)；全宗內(nèi)檔案的編號(hào)排列按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以卷為單位整理時(shí)，檔號(hào)編制為全宗號(hào)--目錄號(hào)--案卷號(hào)；以件為單位整理時(shí)，檔號(hào)設(shè)置按國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設(shè)置 一級(jí)類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點(diǎn)，共設(shè)置為6個(gè)。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務(wù)檔案、基建類檔案。
二級(jí)類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進(jìn)行有效的管理，方便其他部門進(jìn)行借閱，針對(duì)歷史檔案進(jìn)行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，參照文件材料的不同價(jià)值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；
3.2同一問題、同一會(huì)議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；
3.3跨年度的會(huì)議、活動(dòng)、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；
3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準(zhǔn)確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達(dá)到永久保存。 四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 1硬件方面：添置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。
序號(hào) 內(nèi)容 型號(hào) 配置 單位 數(shù)量
1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺(tái)式計(jì)算機(jī) HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺(tái) 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺(tái) 1
5 激光打印機(jī) HP P1606dn 自動(dòng)雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺(tái) 1
6 噴墨一體機(jī) OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺(tái) 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺(tái) 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機(jī)即掃，無預(yù)熱 臺(tái) 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺(tái) 1
10 數(shù)碼相機(jī) 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺(tái) 1
11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動(dòng)硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個(gè) 3
2軟件配置：
a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP
d、客戶端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個(gè)物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認(rèn)服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運(yùn)行。
充分運(yùn)用科技手段提高檔案管理水平，已成為檔案安全管理和開發(fā)檔案資源的有效途徑和必由之路。
（一）、信息存儲(chǔ)的高密度性。計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存是利用數(shù)字化技術(shù)把有關(guān)檔案信息，如文字、圖像、聲音、視頻等轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的二進(jìn)制數(shù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，還可用CD―R或用DVD的密度刻錄保存，大大節(jié)省了空間。
（二）、信息傳遞的可操作性。利用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行制作、存儲(chǔ)、檢索、管理和使用的電子檔案，可以進(jìn)行異地查詢、復(fù)制等信息操作。
（三）、信息查詢的快捷性。檔案管理信息化的實(shí)施，使檔案利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)在線和計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索功能獲取檔案信息，查詢各種檔案資料省時(shí)省力。
（四）、資料保存的安全性。電子文件將資料記錄于載體上的同時(shí)，可對(duì)載體上的數(shù)字信息進(jìn)行壓縮編碼、加密等處理，適用于公安保密工作的需要，還可以將檔案資料復(fù)制進(jìn)行備份或異地保存，避免了紙質(zhì)檔案發(fā)霉、發(fā)脆、蟲蛀等不利于檔案安全保存的問題。
二、公安檔案信息化管理中存在的突出問題
當(dāng)前，公安檔案信息化管理中在軟件、硬件上存在的一些問題和短板，已經(jīng)成為新時(shí)期公安檔案變革發(fā)展的巨大障礙，因此，我們必須從戰(zhàn)略的層面更加理性地作出思考。
（一）力量薄弱，素質(zhì)不高。一是檔案員素質(zhì)不高。有的綜合檔案員工作積極性和熱情都很高，但因檔案知識(shí)欠缺、文化素質(zhì)、微機(jī)操作水平不高，致使檔案信息化管理質(zhì)量、專業(yè)化程度不高。二是檔案崗位不穩(wěn)定。在基層派出所，大多數(shù)檔案管理員是由內(nèi)勤兼任，且變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)銜接不順暢。三是工作精力顧不過來。尤其是基層派出所內(nèi)勤既要面對(duì)上級(jí)各個(gè)部門數(shù)十幾種業(yè)務(wù)，又要疲于多頭應(yīng)對(duì)其他工作，很難全身心集中精力投入“檔案信息化”建設(shè)中，影響了檔案工作效能。
（二）保障乏力，配套不全。近年來，公安機(jī)關(guān)雖然加大了對(duì)檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)的投入，改善了辦公條件，但還有一些基層單位檔案管理硬件設(shè)施不配套，設(shè)施陳舊落后;有的單位只是將普通辦公室、住房或其它用房充當(dāng)檔案庫(kù)房，這些庫(kù)房往往面積小、陰暗潮濕，連起碼的去濕機(jī)、滅火器也配備不全;有的單位還將一些其它雜物堆積于檔案庫(kù)房。
三、全面提升公安檔案信息化管理水平
的途徑和策略
如何切實(shí)推進(jìn)公安檔案“信息化”建設(shè)，全面提升公安檔案信息化水平，本人認(rèn)為應(yīng)從以下四個(gè)方面下功夫：
（一）注重夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，助推檔案信息化管理深入開展。
一是規(guī)范歸檔材料收集工作。要制訂、完善、健全收集制度，創(chuàng)新收集手段，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合;要把握時(shí)間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集;要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二是規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期準(zhǔn)確、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫無錯(cuò)漏、案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。三是規(guī)范檔案管理工作。要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開，配置防潮、防濕、防火等安全保管和保護(hù)設(shè)備;要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作。
（二）要注重公安電子檔案與紙質(zhì)檔案兼容并存。
紙質(zhì)檔案和電子檔案是兩種不同載體的檔案，有著各自的特點(diǎn)，它們既有相對(duì)的獨(dú)立性，又具有統(tǒng)一性。我們?cè)趯?shí)際工作中，既要做到重視電子檔案的錄入和傳輸，又要做到紙質(zhì)檔案的妥善保管，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有將二者有機(jī)地結(jié)合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為公安工作和社會(huì)服務(wù)。
（三）加強(qiáng)電子文件歸檔和接收的集中化管理。
通過建立公安檔案信息管理系統(tǒng)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)與上、下級(jí)的互聯(lián)。分縣局機(jī)關(guān)檔案室將基層派出所檔案工作納入全局檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，這樣不僅可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)派出所檔案收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)跟蹤掌握各派出所檔案工作的真實(shí)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和有針對(duì)性的幫助解決存在的問題，提高派出所檔案管理整體水平。同時(shí)，通過與省廳、市局的互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為現(xiàn)實(shí)斗爭(zhēng)和廣大群眾提供方便優(yōu)良的服務(wù)。
1引言
臨汾市總?cè)丝?34.5萬人，其中農(nóng)村人口250.3萬人，占總?cè)丝诘?7.61%。全市山多川少，十年九旱，水資源嚴(yán)重不足，水資源總量15.2億m3，人均占有水資源量380m3，呈現(xiàn)出人口多、用水量多、水資源量相對(duì)少的特點(diǎn)，水資源供需矛盾相對(duì)突出。為保障農(nóng)村飲水安全，近年來，臨汾市把解決農(nóng)村飲水作為一項(xiàng)重要工作常抓不懈。到2010年，全市建設(shè)各類農(nóng)村飲水工程3743處，基本解決了農(nóng)村人口的飲水問題，實(shí)現(xiàn)了農(nóng)村飲水安全全覆蓋。之后開展了提高農(nóng)村群眾用水標(biāo)準(zhǔn)工程建設(shè)，進(jìn)一步提高水質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，提高自來水入戶率。截至目前，全市飲用自來水（包括簡(jiǎn)易自來水）人口占到農(nóng)村人口的94％。農(nóng)村飲水安全工程作為重要的民生工程，投資規(guī)模大、建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)、建設(shè)地點(diǎn)分散、單項(xiàng)工程小而多，決定了農(nóng)村飲水安全工程檔案資料具有數(shù)量多、資料分散、收集管理難度大的特點(diǎn)，因此，做好農(nóng)村飲水安全檔案工作是一件復(fù)雜而系統(tǒng)的工作。
2農(nóng)村飲水安全工程檔案工作重要性分析
2.1工程檔案是維護(hù)管理農(nóng)村飲水安全工程的第一手資料臨汾市農(nóng)村飲水安全工程點(diǎn)多面廣、戰(zhàn)線長(zhǎng)，全市4819處農(nóng)村飲水工程，其中單村供水工程就有3519個(gè)，占飲水工程總數(shù)的73%。工程使用過程中一旦出現(xiàn)問題，在對(duì)其維護(hù)、維修、改造過程中，工程檔案就是必不可少的依據(jù)和憑證。2.2工程檔案為今后農(nóng)村飲水安全工程建設(shè)提供參考和借鑒在解決農(nóng)村吃水問題上，臨汾市經(jīng)過了人畜吃水、飲水解困、飲水安全、標(biāo)準(zhǔn)提高等幾個(gè)階段，每個(gè)階段工程建設(shè)都有不同的技術(shù)要求和側(cè)重點(diǎn)，完整的農(nóng)村飲水安全工程檔案，為今后提高工程設(shè)計(jì)質(zhì)量提供了參考和借鑒，也是開展農(nóng)村飲水安全工程學(xué)術(shù)研究、持續(xù)進(jìn)行工程建設(shè)的寶貴資料。2.3工程檔案是保障農(nóng)村群眾安全飲水的重要依據(jù)在自然和社會(huì)環(huán)境影響下，自然災(zāi)害、突發(fā)事件難免發(fā)生，也可能對(duì)農(nóng)村飲水安全工程產(chǎn)生不同程度的影響，要避免或減少其影響，保障農(nóng)村群眾飲水安全，就必須分析研究工程檔案中的數(shù)據(jù)和結(jié)論，提前預(yù)防和有效解決自然災(zāi)害、突發(fā)事件產(chǎn)生的影響。同時(shí)，工程檔案還是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)。
3主要做法
在農(nóng)村飲水安全工程項(xiàng)目實(shí)施中，根據(jù)實(shí)際情況，形成了一套檔案收集管理模式，力爭(zhēng)為工程提供一份翔實(shí)可靠的檔案材料。3.1工程實(shí)施前期的資料收集工程前期文件材料主要有項(xiàng)目投資計(jì)劃、資金文件、批復(fù)、會(huì)審紀(jì)要、實(shí)施方案、變更設(shè)計(jì)及批復(fù)、法人建立文件、項(xiàng)目公示、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。3.2工程施工期間的資料收集施工文件材料主要有項(xiàng)目劃分申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)、單元工程質(zhì)量評(píng)定表、隱蔽工程驗(yàn)收簽證，水泥、沙、石、鋼筋、混凝土砂漿配合比資料，砂漿、混凝土試件檢測(cè)報(bào)告、施工日志，工程工藝、設(shè)備材料、管材合格證、設(shè)備合格證等。此外還包括開工申請(qǐng)、開工令、隱蔽工程簽證、中間報(bào)量、聯(lián)合計(jì)量單、完工結(jié)算書及支付證書等監(jiān)理文件材料。3.3竣工驗(yàn)收及運(yùn)行管理資料收集竣工驗(yàn)收文件材料主要有建設(shè)管理報(bào)告、施工管理報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、資金支付資料、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告；工程運(yùn)行管理資料主要有受益戶統(tǒng)計(jì)表、移交清單、試運(yùn)行報(bào)告、工程管護(hù)制度、管護(hù)協(xié)議、水質(zhì)化驗(yàn)報(bào)告等。3.4根據(jù)工程特點(diǎn)做好檔案資料整理由于農(nóng)村飲水安全工程量小、數(shù)量多，單個(gè)工程很難裝訂成一本，因?yàn)橐粋€(gè)批次的很多程序都是同時(shí)審批的，包括資金下達(dá)、方案審查、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等，這些資料應(yīng)批次裝訂，避免資料重復(fù)，但裝訂時(shí)注意對(duì)每個(gè)工程進(jìn)行編碼，一個(gè)工程對(duì)應(yīng)一個(gè)編碼，以方便工程準(zhǔn)確快捷的通過編碼將其找出。檔案裝訂應(yīng)按照水利部頒發(fā)的水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料檔案管理規(guī)定實(shí)施。同時(shí)，由于農(nóng)村飲水工程檔案使用頻率高，不要用檔案盒裝，最好用硬殼紙當(dāng)封面，用線捆扎封邊裝訂。3.5嚴(yán)把檔案資料收集管理環(huán)節(jié)在工程檔案收集管理中，要本著“對(duì)過去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在服務(wù)、替未來著想”的原則，確保各類檔案資料的規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)接收的建設(shè)管理類、勘測(cè)設(shè)計(jì)類、建設(shè)監(jiān)理類、施工管理類、竣工驗(yàn)收類等工程建設(shè)檔案，管理辦法、管理制度、用戶協(xié)議、安全責(zé)任書等運(yùn)行管理檔案，工程建設(shè)、水費(fèi)收繳與使用等財(cái)務(wù)檔案，各類配件、管材出入庫(kù)登記等物資檔案，分別進(jìn)行分類、整理、編目、裝盒、入庫(kù)，做到整齊規(guī)范，排列有序，查找方便。
4檔案管理存在問題
4.1對(duì)檔案資料收集管理工作重視不夠農(nóng)村飲水安全工程是一項(xiàng)重要的民生工程，涉及到老百姓的切身利益，有關(guān)單位大多認(rèn)為其重點(diǎn)應(yīng)突出解決好工程設(shè)計(jì)、建設(shè)工期、工程質(zhì)量和工程效益上，忽視了檔案的收集、整理、歸檔、管理，導(dǎo)致工程檔案管理工作相對(duì)滯后，檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性得不到有效保障。4.2檔案收集管理專業(yè)人員缺乏在農(nóng)村飲水安全工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案收集管理人員一般是新參加的工作人員、工程技術(shù)人員或兼職人員，有的甚至是臨時(shí)抽調(diào)，身兼數(shù)職，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案收集管理比較陌生，不熟悉檔案收集管理的法規(guī)和制度，很難適應(yīng)工程檔案收集管理工作需要。專業(yè)檔案管理人才更是奇缺，在一定程度上影響了農(nóng)村飲水安全工程檔案管理工作。4.3工程檔案資料不齊全由于農(nóng)村飲水安全工程前期工作距離實(shí)施時(shí)間跨度較大，往往哪個(gè)部門形成的檔案資料就保存在哪個(gè)部門，甚至保存在承辦人手中，信息不容易掌握，導(dǎo)致前期工作檔案資料收集不齊全。而且由于農(nóng)村飲水安全單項(xiàng)工程規(guī)模較小、施工技術(shù)難度不大，對(duì)施工單位資質(zhì)要求不是很高，多為資質(zhì)較低的施工企業(yè)，對(duì)工程檔案資料的收集管理水平參差不齊，導(dǎo)致施工資料不規(guī)范、不完整。同時(shí)個(gè)別資料還存在不完善、不完整情況，存在以施工圖、甚至示意圖代替竣工圖，簽字手續(xù)不齊全等問題。
