時(shí)間：2023-06-07 09:02:29
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合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄?，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，對企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評標(biāo)報(bào)告、會議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語
在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻(xiàn)
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1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)活動密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個(gè)性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個(gè)性，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點(diǎn)和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時(shí)，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理
在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號，這個(gè)工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時(shí)間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時(shí)間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個(gè)工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點(diǎn)對科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
一、三明市醫(yī)保檔案的現(xiàn)狀與特點(diǎn)
自2012年以來，三明醫(yī)保事業(yè)在不斷探索中前行，通過“三醫(yī)聯(lián)動”，醫(yī)保事業(yè)迎來了新格局。截至目前，三明市醫(yī)?；厩闆r如下：全市共有參保人數(shù)263.52萬人，其中城鎮(zhèn)職工42.27萬人，城鄉(xiāng)居民221.25萬人，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業(yè)務(wù)檔案330卷。全市檔案從業(yè)人員均為兼職人員，共有11名，其中中級職稱3名，初級職稱1名。
（一）醫(yī)保檔案涉及人員范圍廣。醫(yī)保檔案自每個(gè)人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個(gè)人而言，醫(yī)療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)、靈活就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)。醫(yī)療保險(xiǎn)基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報(bào)銷、異地就醫(yī)、異地安置、特殊用藥備案等。醫(yī)療保險(xiǎn)稽核類有現(xiàn)場稽核、有對手工報(bào)銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核等等。因此，醫(yī)療保障部門的檔案在其他社會保險(xiǎn)類檔案中是與人民群眾聯(lián)系最多、利用最廣，與人民生命健康關(guān)系最密切的檔案類型。
（二）醫(yī)保檔案的組成類型多。組成醫(yī)保檔案的有醫(yī)保中心形成的文書檔案及相關(guān)的合同協(xié)議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復(fù)印件，與單位簽訂的合同等相關(guān)材料；住院患者報(bào)銷的各種發(fā)票、住院清單、疾病證明書等相關(guān)憑證；醫(yī)院、藥店、診所等定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報(bào)告等相關(guān)附件；生育保險(xiǎn)參保人員的信息登記及待遇申請表等相關(guān)資料；駐醫(yī)院服務(wù)站辦理業(yè)務(wù)時(shí)收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫(yī)申請表等；醫(yī)療保險(xiǎn)稽核科到定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發(fā)生所在地和就醫(yī)地進(jìn)行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報(bào)銷材料進(jìn)行審核、復(fù)核的反饋單等。
（三）醫(yī)保政策的不斷深入。醫(yī)保政策的制定是隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展與參保人員的需要而不斷發(fā)展變化的，因此，不同時(shí)期的醫(yī)保檔案有著不同的特點(diǎn)和側(cè)重點(diǎn)。具體表現(xiàn)為：每年住院報(bào)銷目錄與比例的調(diào)整與變化，參保單位及靈活就業(yè)人員的繳費(fèi)基數(shù)基本上是每年一調(diào)，以及個(gè)人賬戶劃撥比例的調(diào)整，城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險(xiǎn)每年的繳費(fèi)也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報(bào)送等進(jìn)行不斷更新，還有辦理業(yè)務(wù)所提供的材料也在不斷發(fā)生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫(yī)療保障部門時(shí)常調(diào)整提供材料的種類），這些政策上的調(diào)整，導(dǎo)致醫(yī)保檔案材料在不同時(shí)期有不同的側(cè)重點(diǎn)。
二、三明市醫(yī)保檔案存在的問題
（一）對醫(yī)保檔案規(guī)范化管理工作重視程度不夠。醫(yī)療保障部門的檔案承載著與醫(yī)保相關(guān)的一切信息，與參保單位、參保人、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)保中心關(guān)系密切，也是地方政府制訂醫(yī)保政策依托的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與材料的主要來源。從醫(yī)保檔案業(yè)務(wù)人員的配備、檔案室建設(shè)的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案與三明醫(yī)改差距較大。
（二）信息化建設(shè)水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質(zhì)檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進(jìn)行錄入和自動生成案卷目錄、卷內(nèi)目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設(shè)備未及時(shí)更新，室內(nèi)只是簡單配備了檔案柜、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、滅火設(shè)備、溫度計(jì)。從檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求來看，檔案室還應(yīng)配有相應(yīng)的密集架、防磁柜、溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等。
（三）檔案從業(yè)人員素質(zhì)不高。沒有檔案專業(yè)的人從事醫(yī)保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時(shí)以其他工作為主，檔案工作為輔。
三、三明市醫(yī)保檔案管理規(guī)范化路徑
針對三明市醫(yī)保檔案內(nèi)容多、變化快、利用多等特點(diǎn)，為保持三明市醫(yī)保檔案的統(tǒng)一性與可持續(xù)性，必須制定統(tǒng)一規(guī)范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責(zé)任制度、檔案設(shè)備的維護(hù)和使用制度、業(yè)務(wù)檔案管理流程制度、業(yè)務(wù)檔案立卷工作流程制度等。各項(xiàng)制度既要體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)特點(diǎn)，又要保持醫(yī)保業(yè)務(wù)開展的方便，且做到最大化服務(wù)參保人員。
（一）建立統(tǒng)一的醫(yī)保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據(jù)《福建省社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》《福建省醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫(yī)療保險(xiǎn)管理中心業(yè)務(wù)材料歸檔工作流程操作規(guī)程》，規(guī)定由業(yè)務(wù)科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進(jìn)行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進(jìn)行編寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗(yàn)收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。
（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫(yī)保檔案提供利用水平，也為了更方便服務(wù)參保單位和人民群眾的查閱，醫(yī)療保障部門要加強(qiáng)檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進(jìn)行登記，特別是服務(wù)效果好的、利用率高的檔案要及時(shí)讓借閱者對其進(jìn)行評價(jià)，確保醫(yī)保檔案有借有還，防止醫(yī)保檔案的遺失及損壞。
（三）加強(qiáng)醫(yī)保檔案的電子信息化建設(shè)。醫(yī)療保障部門需不斷提升醫(yī)保檔案的信息化管理水平，以信息技術(shù)對醫(yī)保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進(jìn)行改造升級。電子檔案與紙質(zhì)文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲空間大、物理?xiàng)l件要求低的特點(diǎn)，在調(diào)閱和檢索等方面有很強(qiáng)的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺搭建“城鄉(xiāng)居民醫(yī)保繳費(fèi)”平臺，利用“閩政通”網(wǎng)上辦事大廳平臺，方便參保人員在線辦理業(yè)務(wù)。
（四）提升檔案從業(yè)人員素質(zhì)。應(yīng)加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的檔案管理知識培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理崗位責(zé)任意識和道德修養(yǎng)培養(yǎng)，促使其認(rèn)真學(xué)習(xí)醫(yī)學(xué)、法律和信息化技術(shù)等相關(guān)知識。讓醫(yī)療保障部門的工作人員充分認(rèn)識到醫(yī)保檔案工作的保密性、重要性，確保醫(yī)保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性，認(rèn)真將檔案管理工作做好，使醫(yī)保檔案工作有序進(jìn)行。醫(yī)療保障部門要形成醫(yī)保檔案工作和崗位責(zé)任管理相結(jié)合的考評機(jī)制，提高醫(yī)保檔案管理效率。
（五）加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)。建立醫(yī)保檔案專用庫房，嚴(yán)格檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)標(biāo)準(zhǔn)，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設(shè)備，并將各項(xiàng)指標(biāo)落實(shí)到位。
四、三明市醫(yī)保檔案分類的探討
三明市醫(yī)療保障部門的業(yè)務(wù)檔案分類是在國家、省有關(guān)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)三明市醫(yī)保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫(yī)保檔案分為七大類：一是社會保險(xiǎn)管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫(yī)療保險(xiǎn)單位登記材料期限為永久、基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保關(guān)系轉(zhuǎn)入申請材料及附件期限為100年、基本醫(yī)療保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)出材料期限為100年、職工醫(yī)療保險(xiǎn)個(gè)人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫(yī)保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫(yī)療保險(xiǎn)變動月報(bào)材料期限為100年、居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補(bǔ)繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯(lián)網(wǎng)申報(bào)材料期限為50年、基金購買健康保障服務(wù)協(xié)議、合同協(xié)議審批單期限為10年。二是醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)征繳類，如退休人員補(bǔ)足25年醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類，如門診特殊病種確認(rèn)表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險(xiǎn)待遇類，如生育保險(xiǎn)待遇登記表及相關(guān)附件材料，保管期限為10年。五是醫(yī)療保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類，保管期限為30年，其中定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、零售藥店信息更改申報(bào)材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)功能新開通審批材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)退出或暫停醫(yī)保定點(diǎn)申請材料期限為永久、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)開通全省聯(lián)網(wǎng)定點(diǎn)的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更結(jié)算、沖銷費(fèi)用的申請、報(bào)告材料期限為30年。六是醫(yī)療保險(xiǎn)耗材類，保管期限為30年，其中公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)第四批醫(yī)用耗材采購現(xiàn)場議價(jià)、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產(chǎn)品信息調(diào)整材料期限為30年、藥品（耗材）聯(lián)合限價(jià)采購品規(guī)調(diào)整登記表期限為30年。七是醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、居民醫(yī)療保險(xiǎn)年報(bào)表期限為永久、城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、居民醫(yī)療保險(xiǎn)季報(bào)、月報(bào)表期限為10年。
【參考文獻(xiàn)】
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1 企業(yè)合同檔案的特征
要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。
1.1 法律性
人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經(jīng)濟(jì)社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規(guī)范特征
合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。
1.4 相關(guān)文件多
企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評標(biāo)報(bào)告、會議紀(jì)要、議價(jià)單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數(shù)量多
與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據(jù)我國合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會計(jì)畢業(yè)論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應(yīng)的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)
在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。
對合同編號實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號里編制流水號。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡便、快捷地查找相關(guān)合同材料。
移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。
4 結(jié)語
企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。
參考文獻(xiàn)
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隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。
電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明［1］。
2 醫(yī)院電子檔案的分類
根據(jù)醫(yī)院的工作特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案主要?jiǎng)澐钟幸韵聨最悾?/p>
2.1電子文書 主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動中形成的公文、報(bào)表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗(yàn)檢查科室在醫(yī)療活動過程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工和維修方案等。
2.4配套紙質(zhì)文件
包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開發(fā)任務(wù)書、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書或驗(yàn)收說明、軟件測試報(bào)告、修改記錄、說明等。
3 醫(yī)院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤，由檔案部門在接收文件時(shí)按照不同年度、來文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進(jìn)行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購置等分類整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。
3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按類別進(jìn)行歸檔。
3.1.5會計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附有會計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，如帳薄名稱、編號、頁數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館
由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應(yīng)每年對產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤保管，在歸檔時(shí)應(yīng)按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺等內(nèi)容。
3.3電子圖紙屬于建設(shè)項(xiàng)目的按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動硬盤的保存時(shí)限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤，應(yīng)盡量避免使用磁盤或移動硬盤存檔。在歸檔時(shí)應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于
3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。
4 電子檔案的保護(hù)
電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對應(yīng)和查找。
4.2光盤的保護(hù)
光盤在歸檔時(shí)應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過程中注意對光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤應(yīng)避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對電子檔案也會造成危害，有可能會污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實(shí)嚴(yán)格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護(hù)
由于電子文件是通過將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的工作軟件或平臺才能識讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過時(shí)或電子文件運(yùn)行的條件和平臺出現(xiàn)了變化，都會影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護(hù)電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運(yùn)行的需求。
4.3.2對電子檔案在使用及利用過程中的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護(hù)軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存［3］。
4.3.4對于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。
隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識的新型檔案管理人員隊(duì)伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
科研院所隨著自身科研實(shí)力的不斷增強(qiáng)，對高水平設(shè)備的需求也隨之增大，因此會不斷地購置科技含量更高、質(zhì)量更高的科研設(shè)備以滿足這一需求。根據(jù)各科研院所研究方向和科研實(shí)力的不同，這些科研院所擁有的設(shè)備數(shù)量也有著很大差異，少則上百，多則數(shù)千。然而在如何管理這些隨設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)量龐大的設(shè)備檔案的問題上，科研院所內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員往往沒有足夠重視，盡管大體上遵循了國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際上并未根據(jù)自身設(shè)備數(shù)量及類型等特點(diǎn)對其設(shè)備檔案建立科學(xué)高效的管理方法。
在中國科學(xué)院昆明動物研究所（以下簡稱“動物所”）整理檔案的過程中，設(shè)備檔案在歸檔整理結(jié)束后，由資產(chǎn)管理處的兼職檔案人員填寫資產(chǎn)入庫單及卷內(nèi)備考表。在完成這兩項(xiàng)工作后，工作人員則會把設(shè)備檔案送入檔案室上架，上架過程中設(shè)備檔案的分類和排序是按照“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號”分類法進(jìn)行的，然后再根據(jù)《中國科學(xué)院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》中的相關(guān)要求對其進(jìn)行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測試儀器為02類，計(jì)量儀器為03類等。
在實(shí)際工作中，工作人員向相關(guān)部門提交審批購置設(shè)備的申請之后，相關(guān)負(fù)責(zé)部門往往同一天一次批準(zhǔn)幾臺設(shè)備的購置申請，而這些同一天通過審批的設(shè)備的排序就僅僅依據(jù)工作人員的主觀判斷，而沒有充分考慮這些設(shè)備各方面的特性對其進(jìn)行更科學(xué)合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動物所向國家財(cái)政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經(jīng)元信號記錄分析系統(tǒng)等多臺設(shè)備的購置申請，并于2013年7月25日收到了財(cái)政部辦公廳下發(fā)的通過審批的復(fù)函。申請通過之后，動物所完成了設(shè)備購置，但在后期整理設(shè)備檔案的工作中，動物所則將這兩臺設(shè)備隨機(jī)編號為60號及61號，即動物所購置的第60臺及61臺設(shè)備，并按照此編號順序?qū)杀緳n案進(jìn)行排序。而事實(shí)上，這兩臺設(shè)備歸屬于動物所不同的兩個(gè)實(shí)驗(yàn)室存放平臺，但是在其設(shè)備檔案的分類上，并未根據(jù)設(shè)備的這一特點(diǎn)進(jìn)行分類。
2 科研院所設(shè)備檔案分類方法產(chǎn)生的問題及原因分析
設(shè)備檔案不同于一般的文書檔案，一方面，設(shè)備檔案的保存期限一般都遵循與設(shè)備共存的原則，不需要考慮文書檔案的永久、長期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設(shè)備用途的專業(yè)性、科技性十分明顯，就導(dǎo)致了設(shè)備檔案大多數(shù)都存在于醫(yī)療單位、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)及科研院所這些研發(fā)機(jī)構(gòu)中，而由于科研院所是進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗(yàn)、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購進(jìn)和使用的設(shè)備數(shù)量就多，形成的設(shè)備檔案的內(nèi)容也較多，既有購進(jìn)時(shí)的隨機(jī)材料，也有在使用過程中形成的材料。但是，不同于生產(chǎn)機(jī)構(gòu)的大規(guī)模的批量生產(chǎn)設(shè)備，科研院所內(nèi)同類別同型號的設(shè)備并不多，所以按“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號”進(jìn)行分類，既可以避免大量相同材料的重復(fù)歸檔，也便于科學(xué)管理和查找利用。但是，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)名稱類似但功能完全不同的情況時(shí)，一些并不具備較高的專業(yè)科研素質(zhì)的管理人員在后期的查找和利用時(shí)，就會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)查找到的檔案是相似的錯(cuò)誤的。
正是由于科研院所中同類別同型號的設(shè)備數(shù)量不多，大部分設(shè)備會根據(jù)其不同的功能存放在不同類型的使用平臺上，這就形成了用功能對設(shè)備進(jìn)行分類的方法。這種按功能進(jìn)行存放的分類方法能夠使不具備較高專業(yè)科研素質(zhì)的工作人員夠迅速區(qū)分各種名稱復(fù)雜的設(shè)備，并且改善了僅通過設(shè)備名稱來進(jìn)行設(shè)備檔案的查找和利用的做法。在動物所，設(shè)備的存放地點(diǎn)和使用地點(diǎn)僅僅在資產(chǎn)入庫單上有所記錄，并未在設(shè)備檔案分類中起到應(yīng)有的作用。所以，造成以上問題的主要原因，就是在“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號”這種分類法中沒有將設(shè)備的存放地點(diǎn)與實(shí)際管理操作中的分類結(jié)合起來。同時(shí)，由于這種分類法主要依據(jù)設(shè)備開始購置的時(shí)間來進(jìn)行，那么編目也僅僅只是依據(jù)設(shè)備開始購置的時(shí)間先后來排序。這就導(dǎo)致了不同科研平臺存放的設(shè)備與其應(yīng)該對應(yīng)的檔案序號并不對應(yīng)，不能準(zhǔn)確地反應(yīng)出各個(gè)存放地點(diǎn)分別存放了多少臺相應(yīng)類型的設(shè)備，也不能在相關(guān)負(fù)責(zé)部門審批設(shè)備購置申請時(shí)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。
3 科研院所設(shè)備檔案分類方法的措施建議
1.1檔案管理人員對基礎(chǔ)工作不重視
檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認(rèn)識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。
1.2檔案的分類不合理
很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標(biāo)準(zhǔn)太過單一。有些檔案在分類時(shí)致使簡單的按照時(shí)間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時(shí)非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標(biāo)注不全，使得檔案缺頁或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現(xiàn)各種問題。
1.3檔案的編號缺失或不準(zhǔn)確
檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號，使得許多新的內(nèi)容無法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計(jì)目錄，使得很多檔案無法被準(zhǔn)確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。
1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學(xué)習(xí)快，探索性強(qiáng)，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。
二、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性
檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實(shí)的落實(shí)好每一步。
2.1提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識
在現(xiàn)實(shí)的工作中企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識到這份工作的重要，在觀念上強(qiáng)化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實(shí)際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅(jiān)持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個(gè)企業(yè)的正規(guī)程度。
2.2加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化
檔案管理中重要的就是對檔案進(jìn)行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細(xì)致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個(gè)完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認(rèn)真，有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。
2.3強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
2.4加大檔案管理的安全性
檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補(bǔ)漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。
一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀
目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機(jī)制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡單，不需要專業(yè)知識，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要?dú)w檔的材料沒有及時(shí)歸檔，造成了在評估和重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時(shí)裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時(shí)候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢不匹配，檔案管理效率差。
二、教學(xué)檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實(shí)施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，將兩者優(yōu)點(diǎn)相互結(jié)合。三是個(gè)案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“我院”）教務(wù)處檔案為實(shí)例進(jìn)行試點(diǎn)。
三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對策
（1）建立了教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。通過建立的教學(xué)檔案實(shí)體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體的過程。對歸檔文件進(jìn)行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實(shí)際工作以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復(fù)式分類法。一級類目的標(biāo)識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡稱。檔號模式規(guī)定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學(xué)綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時(shí)從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識的加強(qiáng)，需要全院的各個(gè)部門都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作服務(wù)。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對加強(qiáng)全院職工檔案歸檔意識，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會、經(jīng)濟(jì)效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對錄入的數(shù)據(jù)隨時(shí)作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級別，一般用戶不能對信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對做好學(xué)院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)與利用有著積極的推動作用?？偠灾?，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對教學(xué)檔案分類進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)：
隨著我國逐漸進(jìn)入到社會化大生產(chǎn)時(shí)代，檔案管理的信息量越來越大，并且檔案價(jià)值越來越高，所需要管理的檔案內(nèi)容日趨復(fù)雜，從而對地勘單位的檔案管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，信息技術(shù)的應(yīng)運(yùn)而生不僅能夠進(jìn)一步提高檔案管理的效率，還能夠從根本上減少檔案出現(xiàn)遺失等問題，促進(jìn)檔案管理能夠充分的發(fā)揮出智能化以及科技化等優(yōu)勢。
1 信息技術(shù)在地勘單位檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點(diǎn)
信息技術(shù)對于地勘單位檔案管理的作用十分巨大，其能夠有效的改變傳統(tǒng)檔案管理的工作方式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享和同步處理，提高地勘單位的檔案管理工作的效率和水平。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身具有快速傳遞以及簡單操作等優(yōu)點(diǎn)，電子視圖具有其無法超越的優(yōu)勢逐漸的代替了人工制作。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的普遍應(yīng)用，地勘單位的檔案管理工作逐漸的實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，不僅能夠保障檔案之間保存的有機(jī)結(jié)合，還能夠保障相互之間的獨(dú)立性，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位檔案系統(tǒng)的管理和運(yùn)用，充分的體現(xiàn)出信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的優(yōu)勢。地勘單位在進(jìn)行檔案分類的時(shí)候也往往會分成傳統(tǒng)的文書、科技以及人事檔案等方式，從而能夠?qū)Ω鱾€(gè)管理模塊和流程逐漸的取代，計(jì)算機(jī)能夠結(jié)合不同類型進(jìn)行分類，保障檔案管理工作能夠適應(yīng)地勘單位的發(fā)展和管理狀況，保障其能夠科學(xué)、合理的開展檔案管理工作。地勘單位的檔案管理人員必須要對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過系統(tǒng)文檔的一體化管理最終實(shí)現(xiàn)信息的共享機(jī)制，從根本上提高檔案信息的利用率。
2 信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)
2.1 信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化
信息技術(shù)對于檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理具有較大的差異性，信息技術(shù)更多的將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容，從而通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及相關(guān)軟件等對其進(jìn)行科學(xué)、合理的保存，實(shí)現(xiàn)檔案管理儲存的數(shù)據(jù)化以及虛擬化。傳統(tǒng)的檔案管理往往以實(shí)物為準(zhǔn)，從而會受到空間和時(shí)間等諸多方面的影響，檔案儲存內(nèi)容往往十分依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)的集成能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)對檔案管理載體的全程控制，最終能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理和交換之間的功能，避免其會受到時(shí)間和空間的影響。信息新時(shí)代的快速發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)我國地勘單位檔案管理的信息化，在檔案管理載體方面實(shí)現(xiàn)了一次革命化發(fā)展。
2.2 信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化
我國傳統(tǒng)的檔案管理模式主要就是對文書檔案、基建檔案以及人事檔案等進(jìn)行分類，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性的變化，逐漸的演變?yōu)楦鶕?jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要包括了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以結(jié)合人為指令自動、隨時(shí)的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。地勘單位必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況對其進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，最終才能夠保障其實(shí)現(xiàn)針對性以及規(guī)范性的分類管理。
3 信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
3.1 充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性
隨著信息時(shí)代的來臨，地勘單位檔案管理過程中必須要積極的引用先進(jìn)的信息技術(shù)，隨著檔案管理難度日益爆米花以及復(fù)雜化，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的地位，檔案文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐漸的被弱化，但是其被利用的范圍逐漸的擴(kuò)大。必須要通過先進(jìn)的信息技術(shù)才能夠進(jìn)一步解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)，高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中所出現(xiàn)的問題和挑戰(zhàn)的重要性。
3.2 對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃
檔案管理的信息化能夠不斷的豐富檔案管理工作的內(nèi)容，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)檔案管理的信息量。信息化檔案管理本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)性以及復(fù)雜性的工程，必須要做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須要做好相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃工作。比如對地勘單位檔案的館藏進(jìn)行科學(xué)、合理的分類以及摸底排查，能夠真正的熟悉掌握檔案資料。必須要結(jié)合原有的n案資料的實(shí)際情況選擇合理的信息技術(shù)手段，尤其要善于應(yīng)用信息技術(shù)設(shè)備，比如掃描儀以及攝影機(jī)等設(shè)備。檔案信息化過程主要就是一個(gè)數(shù)字化的過程，為了能夠?qū)崿F(xiàn)地勘單位檔案的數(shù)字化，其本身就是一項(xiàng)比較漫長的階段，必須要保障原有檔案的真實(shí)性以及原始性，對地勘單位比較重要的檔案資料首先進(jìn)行數(shù)字化，對于特殊性的檔案資料應(yīng)該區(qū)別對待。
3.3 加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用
檔案管理數(shù)字化主要就是信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的具體體現(xiàn)，地勘單位本身的檔案十分眾多，全面的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理十分的重要，但是必須要堅(jiān)持有效性以及高效性的基本原則，不斷的加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。地勘單位檔案管理的數(shù)字化能夠從根本上提高檔案本身的價(jià)值和高利用率，能夠更好的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化必須要針對好相應(yīng)的參數(shù)做出優(yōu)化設(shè)置，在進(jìn)行掃描的時(shí)候，其本身的掃描參數(shù)設(shè)定會直接影響到圖像的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
3.4 做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置
掃描系統(tǒng)在進(jìn)行掃描參數(shù)選擇和確定的時(shí)候會直接影響到影像的質(zhì)量，分辨率會直接影響到掃描文件的清晰度和還原效果，但是，隨著掃描分辨率的提高，掃描文件不僅十分清晰，其掃描時(shí)間和存儲空間還會進(jìn)一步的增加。必須要結(jié)合實(shí)際情況選擇分辨率，其往往需要考慮到文件的可閱讀性以及輸出打印質(zhì)量等。
隨著信息時(shí)代的來臨，地勘單位逐漸的引用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理作為其重要的工作內(nèi)容，必須要積極的應(yīng)用信息技術(shù)，不僅能夠保障檔案資料的安全和準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案資料的利用效率，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位的發(fā)展，從根本上促進(jìn)我國社會的可持續(xù)性發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106
[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01
社會不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平得到提升，且信息技術(shù)在檔案管理中也發(fā)揮著越來越重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在社會檔案管理的實(shí)際需要，因此必須要有一種時(shí)效性、系統(tǒng)性和需求量都能滿足需要的管理技術(shù)模式。而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。
1 檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的價(jià)值分析
檔案記錄的內(nèi)容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質(zhì)與智慧。隨著信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)水平的提高，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案信息管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，并促進(jìn)了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有重要的價(jià)值。
首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價(jià)值的資料，檔案信息實(shí)體是其價(jià)值體現(xiàn)的重要載體。作為檔案管理人員應(yīng)盡可能長時(shí)間的對檔案信息資源進(jìn)行保存，更好的體現(xiàn)和增加其價(jià)值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數(shù)越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關(guān)信息會暴露，工作人員的隱私權(quán)等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠很好地防止出現(xiàn)這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。
其次，使用挖掘技術(shù)進(jìn)行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)也能夠節(jié)省時(shí)間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內(nèi)容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的，主觀性較強(qiáng)，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價(jià)值的檔案出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，能夠?qū)崿F(xiàn)定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學(xué)、有依據(jù)。
2 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用
2.1 檔案分類
檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對檔案進(jìn)行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠?qū)⒉煌N類以及性質(zhì)的檔案分開。在檔案分類中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠更好地對檔案進(jìn)行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。
在檔案分類分析中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，一般是利用挖掘系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘分類技術(shù)能夠在很短的時(shí)間內(nèi)、在復(fù)雜的用戶信息中找到所需的，并結(jié)合信息利用者的特點(diǎn)進(jìn)行分類。如使用者通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案館，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)就能自動保留使用者的訪問記錄，結(jié)合使用者的個(gè)人情況以及信息等進(jìn)行科學(xué)的分類。由于利用者的自身特點(diǎn)以及喜好等是存在差異的，因此使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使用戶信息更加準(zhǔn)確的被使用，使信息的服務(wù)質(zhì)量及水平得到提升。
2.2 檔案收集
在檔案收集中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)其實(shí)就是對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，并建立數(shù)據(jù)模型，對數(shù)據(jù)模型以及測試樣本之間的差異進(jìn)行對比，在測試時(shí)，如果測試模型與數(shù)據(jù)模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)需要科學(xué)的分析數(shù)據(jù)庫中的信息，保證描述方案的科學(xué)合理，有效描述已知的數(shù)據(jù)和概念模型等，并進(jìn)行對比測試，如果多次測試后模型的準(zhǔn)確性比較高，就可以將模型作為標(biāo)準(zhǔn)，對不同的對象進(jìn)行科學(xué)的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎(chǔ)性的工作，要實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查問卷，將問卷內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫中，其主要包括使用者的個(gè)人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數(shù)據(jù)庫中，程序可以結(jié)合檔案資料以及實(shí)際需要自動進(jìn)行分析，明確用戶類型，使服務(wù)更加針對性、更加有效。
2.3 檔案保留
檔案保留是使用科學(xué)的手段對老員工的檔案進(jìn)行有效保管，避免檔案出現(xiàn)流失。而科學(xué)的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學(xué)的措施方法，能夠有效防止人才出現(xiàn)流失。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進(jìn)而將檔案管理與人事管理相結(jié)合，更好地實(shí)現(xiàn)人事管理。
3 結(jié) 語
信息技術(shù)的發(fā)展推動了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在很多方面都有廣泛的應(yīng)用，能夠更好地促進(jìn)信息事業(yè)的發(fā)展。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學(xué)有效，因此需要提高數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案事業(yè)更好的發(fā)展與進(jìn)步。
主要參考文獻(xiàn)
1.1 環(huán)保檔案的內(nèi)容
環(huán)保檔案是指各級環(huán)境保護(hù)行政主管部門及其直屬單位，在環(huán)境保護(hù)工作中直接形成的、對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。
1.2 環(huán)保檔案管理的重要性
環(huán)保檔案管理是指在環(huán)境保護(hù)工作開展時(shí)，對環(huán)境保護(hù)工作過程形成的文件資料進(jìn)行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環(huán)保檔案管理的對象是環(huán)境保護(hù)文件資料，是環(huán)境保護(hù)工作的信息載體。配備專業(yè)的人員對環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對于環(huán)境保護(hù)工作具有重要的意義。具體體現(xiàn)在下列方面：一方面，對環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以為環(huán)保工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。在環(huán)境保護(hù)工作過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以環(huán)保檔案的形式進(jìn)行管理和保存，是有價(jià)值的環(huán)保信息資源，是環(huán)境保護(hù)工作者進(jìn)行環(huán)境保護(hù)目標(biāo)控制的客?^依據(jù)。另一方面，對環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以提高環(huán)境保護(hù)工作效率。環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理歸類，形成環(huán)保檔案庫。當(dāng)工作需要時(shí)，可以有針對性地及時(shí)提供完整資料，迅速解決工作中的問題。
2 環(huán)保檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理工作不充分
目前，環(huán)保單位由于人員配備不足、場地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導(dǎo)致各環(huán)保單位檔案工作的發(fā)展極不平衡，進(jìn)而使得檔案資料分散，信息不全。
2.2 檔案管理人員的素質(zhì)偏低
配備專業(yè)的人員對環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對于環(huán)境保護(hù)工作具有重要的意義。但是，在環(huán)保部門檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門，卻缺乏專業(yè)的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數(shù)職。當(dāng)前信息化時(shí)代，專業(yè)的檔案人員不僅要精通傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)，還必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)管理環(huán)保檔案，這給進(jìn)一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)[2]。
2.3 環(huán)保檔案管理系統(tǒng)有待完善
環(huán)保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復(fù)雜等特點(diǎn)，信息管理難度大，因而對信息進(jìn)行制度化、規(guī)范化十分重要，然而，目前并沒有統(tǒng)一健全的環(huán)保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據(jù)。另外，由于靠層層上報(bào)匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)，大大降低了檔案的利用效率。
3 完善環(huán)保檔案管理工作的主要對策
3.1 提高環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識
首先，分管檔案工作的主要領(lǐng)導(dǎo)要有足夠的認(rèn)識，要為實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件，投入一定經(jīng)費(fèi)，配備檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備。其次，要提高檔案工作人員的思想認(rèn)識，克服傳統(tǒng)保守的習(xí)慣，破除應(yīng)用現(xiàn)代化管理的畏難情緒，要有實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案工作現(xiàn)代化的思路，加強(qiáng)相應(yīng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行革新和完善。
3.2 建立現(xiàn)代化的環(huán)保檔案管理制度
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，是新形勢下檔案工作進(jìn)展的必定走勢和檔案工作現(xiàn)代化的客觀要求，它的制定和實(shí)施，必將給檔案工作帶來長足的進(jìn)展和巨大的變革，因此，要加速標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，積極組織貫徹實(shí)施。國家環(huán)境保護(hù)總局制定頒發(fā)的《中國環(huán)境保護(hù)檔案分類規(guī)范》、《中國檔案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類表》為加強(qiáng)我國環(huán)境保護(hù)檔案工作、科學(xué)地管理環(huán)境保護(hù)檔案、統(tǒng)一環(huán)境保護(hù)檔案分類檢索、實(shí)現(xiàn)環(huán)境保護(hù)檔案的分類檢索系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。《中國檔案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類表》其分為九大類，作為統(tǒng)一的微機(jī)信息管理分類標(biāo)識，符合環(huán)境管理職能和環(huán)保檔案的特點(diǎn)[2]。運(yùn)用《環(huán)保檔案分類表》（簡稱）分類類目標(biāo)識，我們必須熟悉并了解環(huán)保檔案分類表分類類目標(biāo)識所規(guī)定的內(nèi)容和適用范圍，做到信息分類符合環(huán)境管理職能，保持各種信息的有機(jī)聯(lián)系，便于微機(jī)信息管理。
3.3 加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理人才隊(duì)伍建設(shè)
現(xiàn)在社會上普遍缺乏復(fù)合型的現(xiàn)代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機(jī)技術(shù)又有檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，例如有的單位雖配備了微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，由于缺少專業(yè)人員，結(jié)果微機(jī)僅起到條目輸入、統(tǒng)計(jì)等簡單功能，極個(gè)別的還使其常年閑置，不能充分地發(fā)揮其在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化中應(yīng)有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現(xiàn)代化的開展，所以環(huán)保檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現(xiàn)代化管理技能，否則環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理就能難以實(shí)現(xiàn)，這是前提條件。實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化，對檔案工作人員提出了更高更嚴(yán)的要求，要求檔案工作人員相應(yīng)地調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，至少要做好 3 個(gè)方面的工作：一是掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識，要求對環(huán)?？萍贾R和科技檔案管理知識的掌握，沒有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)知識，環(huán)保科技文獻(xiàn)編撰難以開展；二是掌握相近和相關(guān)學(xué)科的知識，這是由當(dāng)代科學(xué)技術(shù)高度綜合趨向統(tǒng)一和現(xiàn)代學(xué)科的相互滲透、交叉、分化的現(xiàn)實(shí)決定的；三是掌握計(jì)算機(jī)、微縮、復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的工作原理并能進(jìn)行熟練的操作。
3.4 加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)
