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時(shí)間：2023-06-07 09:02:25
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理的優(yōu)勢(shì)范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和迅速普及,以及信息存儲(chǔ)方式的變化, 人類(lèi)真正進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化和信息化時(shí)代。當(dāng)前,隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深化, 醫(yī)院管理的信息化已成為提高醫(yī)院管理水平的中心環(huán)節(jié)。同樣,信息化手段在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛,使它逐步成為醫(yī)院管理水平提高的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
隨著我院管理信息化的逐步推進(jìn),在醫(yī)院各領(lǐng)域產(chǎn)生了大量的電子文件,這些文件反映我院建設(shè)與發(fā)展,為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各方面提供便利、快捷、準(zhǔn)確、可靠的信息資源。檔案管理中的信息化處理改變了醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式,其使用價(jià)值日益彰顯。筆者通過(guò)近6年的電子檔案管理工作經(jīng)歷,逐步總結(jié)出其日益凸顯的優(yōu)勢(shì)。
1 檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件
將醫(yī)院的各類(lèi)檔案進(jìn)行信息化手段處理后,可以有效地保護(hù)檔案原件,可以避免檔案原件被過(guò)多地直接使用,或過(guò)多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。例如,醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中,不同時(shí)期的某些珍貴的歷史資料,包括歷史文字資料和照片資料等。將重要、珍貴資料進(jìn)行信息化處理,應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件進(jìn)行電子掃描,之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用,就可以有效地保護(hù)檔案原件。再如,某些疑難病例的醫(yī)學(xué)檔案是非常珍貴的,具有重要的醫(yī)療、教學(xué)和科研價(jià)值。將其進(jìn)行信息化處理后,就可以將原件在病案室進(jìn)行妥善的長(zhǎng)期保存,而將其電子文件形式的檔案多次重復(fù)地應(yīng)用于各項(xiàng)醫(yī)療、教學(xué)和科研工作之中。
2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善
在醫(yī)院工作中,檔案部門(mén)要對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行及時(shí)的著錄。在紙質(zhì)文件時(shí)代,采用手工操作的方式,檔案人員要花相當(dāng)多的時(shí)間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄,工作量大。如果遇到信息改動(dòng),改動(dòng)一處就要發(fā)生連鎖反應(yīng),相關(guān)的地方都要改動(dòng),耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來(lái),利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作,大大改善了工作條件,信息改動(dòng)時(shí)只需輸入指令就可以自動(dòng)完成系統(tǒng)調(diào)整,有效地提高了工作效率。
在醫(yī)院的各類(lèi)檔案文件中,有不少需要完成年度歸檔工作,需要在年底前對(duì)全年的文件和相關(guān)資料進(jìn)行分類(lèi)整理和登錄,造成年底工作特別繁忙。檔案信息化處理后,可以利用檔案軟件提供的統(tǒng)一信息格式,隨時(shí)進(jìn)行錄入,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)換和提取,并對(duì)其進(jìn)行檔案管理。檔案人員可以利用系統(tǒng)檢索和排序功能,隨時(shí)查閱文件的歸檔情況,發(fā)現(xiàn)未及時(shí)歸檔的或不符合歸檔條件的材料可以及時(shí)發(fā)出信息,督促和整改,大大改善了檔案的歸檔方式,使檔案管理工作更加規(guī)范。
3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性,其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在 [1]。以往在醫(yī)院的各個(gè)不同部門(mén),不同的醫(yī)療科室,需要隨時(shí)調(diào)閱有關(guān)檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后,利用醫(yī)院全院電腦聯(lián)網(wǎng),就解決了這一系列問(wèn)題。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航,可增強(qiáng)對(duì)原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍;更有利于醫(yī)院各部門(mén)、各醫(yī)療科室按需瀏覽,并保持隨機(jī)存取,提高了檔案原件的利用率,更有利于檔案部門(mén)充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的潛能,對(duì)過(guò)網(wǎng)頁(yè)陳列和導(dǎo)航,向各用戶介紹館藏,進(jìn)一步促進(jìn)館藏檔案的利用,最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便
以往手工查詢(xún)檔案資料,往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力,有時(shí)還不一定能達(dá)到目的。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢(xún)系統(tǒng),使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞,相關(guān)資料信息就可一一呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。這種智能化檢索方法,檢索速度快、效率高、范圍廣,同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。
在檔案的使用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限達(dá)到了100年以上,這是紙質(zhì)檔案難以比擬的。其次,醫(yī)院各部門(mén)、各醫(yī)療科室,只要有需要,就可以在任何時(shí)間、任何一臺(tái)醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)中方便地使用檔案信息,獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息。而且查詢(xún)速度快,一次查詢(xún)只需幾秒鐘,就能得到內(nèi)容全面完整的檔案信息。不僅包含檔案目錄信息,也完整包含了具體的信息內(nèi)容。再次,它也真正實(shí)施了在線,授權(quán)使用者可以從全球任何角落訪問(wèn)我院的網(wǎng)站,然后查詢(xún)到自己所需要的檔案資料。以上種種給檔案的檢索和使用帶來(lái)了極大的方便,真正實(shí)現(xiàn)了“一點(diǎn)通”。
5 檔案信息化改善了檔案管理模式
在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移,檔案資料日積月累,數(shù)量越來(lái)越多,占用了大量的儲(chǔ)存空間。另外,由于紙張的特性,檔案庫(kù)房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲(chóng)工作,在管理模式上存在著管理成本高,使用效率低,原件容易損壞等問(wèn)題。僅以我院病案室出院病歷為例,我院每年的住院病人數(shù)達(dá)4萬(wàn)人次左右,這就意味著每年要新增4萬(wàn)本出院病案需要保管。而根據(jù)有關(guān)部門(mén)規(guī)定,出院病人的住院病歷,醫(yī)院必須保存30年以上?？梢韵胂?隨著時(shí)間的推移,隨著每年住院病人數(shù)的不斷遞增,醫(yī)院需要多么大的空間來(lái)保存這些病案,而妥善保管好這樣大量的、逐年遞增的病案資料又會(huì)給醫(yī)院增加多么大的困難。所以,推行電子病歷成為一種必然的趨勢(shì)。各類(lèi)醫(yī)院檔案信息化處理以后,可以極大限度地提高檔案的運(yùn)行效率,使檔案信息更加形象、直觀,最大限度地方便了檔案檢索和利用,并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間,節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源,同時(shí)又保障了檔案的安全備份,真正做到了“有備無(wú)患”。
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進(jìn)入到人們的日常生活中，這對(duì)人類(lèi)的進(jìn)步具有非常大的促進(jìn)作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)因素，對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的促進(jìn)作用。
1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)研究
1.1 促進(jìn)部門(mén)立卷制度的建立。對(duì)于部門(mén)立卷，其是一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題，對(duì)部門(mén)的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進(jìn)行立卷時(shí)僅僅是將一些零散的材料交給相關(guān)部門(mén)，加上檔案管理人員對(duì)檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問(wèn)題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對(duì)應(yīng)部門(mén)的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時(shí)間和空間的限制。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時(shí)間進(jìn)行整理和分類(lèi)，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說(shuō)南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其不在受到時(shí)間和空間等的限制，工作人員能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場(chǎng)地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對(duì)于企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過(guò)電子文件的形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過(guò)對(duì)這些資料進(jìn)行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過(guò)這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個(gè)部門(mén)只需要將本部門(mén)對(duì)應(yīng)的文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間中對(duì)其進(jìn)行整理和立卷等。
1.3 增強(qiáng)了檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，在進(jìn)行某一相關(guān)內(nèi)容的查詢(xún)時(shí)，僅僅能夠?qū)蝹€(gè)文件進(jìn)行查找。這種方法嚴(yán)重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過(guò)立卷將所有的檔案放置在一個(gè)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，然后通過(guò)檢索功能找到對(duì)應(yīng)某一查詢(xún)內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來(lái)龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數(shù)字化管理的劣勢(shì)分析
2.1 利用不充分。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，僅僅將其作為一種存儲(chǔ)工具，并沒(méi)有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在工作的過(guò)程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點(diǎn)放在管理上，而對(duì)于檔案的價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲(chǔ)存在著一定的安全問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個(gè)重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)安全問(wèn)題后，其內(nèi)存儲(chǔ)的檔案信息往往也會(huì)受到較大的影響，嚴(yán)重的甚至?xí)沟盟械臋n案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)采用的是電子編碼技術(shù)，這使得檔案管理人員在對(duì)檔案原始憑證進(jìn)行修改而不會(huì)留下痕跡，因此，管理人員在進(jìn)行管理時(shí)無(wú)法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，即使其被人為修改也不會(huì)被人發(fā)現(xiàn)。
2.3 檔案存儲(chǔ)載體的限制性。對(duì)于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會(huì)將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個(gè)固定的硬盤(pán)中，而原件的重要性則很少有人能夠認(rèn)識(shí)到。當(dāng)硬件存儲(chǔ)設(shè)備中的內(nèi)容過(guò)多時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致硬件設(shè)備的重要性上升，為了保證固定的硬件設(shè)備能夠滿足企業(yè)檔案存儲(chǔ)的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲(chǔ)位置或者對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設(shè)備中存在著病毒等，其對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。
3 檔案數(shù)字化管理的措施研究
3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。對(duì)于檔案電子化建設(shè)，其是一項(xiàng)非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時(shí)還需要開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的軟件和查詢(xún)管理等功能，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的建設(shè)時(shí)往往需要多個(gè)部門(mén)聯(lián)合行動(dòng)，將所有的檔案信息和軟件等設(shè)備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務(wù)器對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設(shè)立對(duì)應(yīng)的查詢(xún)功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)和備份操作程序。對(duì)于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴(yán)格遵守該標(biāo)準(zhǔn)，然后由檔案管理人員將這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。另外，對(duì)于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，像頁(yè)數(shù)的強(qiáng)制性打印等，通過(guò)這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案管理人員需要對(duì)其進(jìn)行二次查詢(xún)，直到其不存在問(wèn)題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。
4 總結(jié)
對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對(duì)于這些企業(yè)，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲(chǔ)的安全性不高，人們開(kāi)始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術(shù)當(dāng)前還存在著很多的問(wèn)題，需要有關(guān)人員加強(qiáng)研究。
參考文獻(xiàn)：
［中圖分類(lèi)號(hào)］G250.73 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1009－5349（2012）07－0046－01
由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的圖書(shū)資料檔案管理已經(jīng)跟不上發(fā)展的要求，比如說(shuō)管理制度不夠健全、管理者的檔案意識(shí)淡薄和管理觀念的滯后性等。為了解決目前面臨的這些問(wèn)題，實(shí)行圖書(shū)資料檔案信息化管理勢(shì)在必行。
一、圖書(shū)資料檔案管理的現(xiàn)狀
（一）傳統(tǒng)圖書(shū)資料檔案管理面臨的問(wèn)題
1.管理體制的不完善性。管理者不知如何規(guī)范和管理圖書(shū)資料檔案，致使工作人員在收集資料的時(shí)候面臨著各種各樣的壓力和挑戰(zhàn)。有的不知道哪些資料是用來(lái)歸檔的，哪些不是歸檔范圍內(nèi)的，這就導(dǎo)致圖書(shū)資料檔案范圍不夠全面、材料不集中和不能及時(shí)歸檔等現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。目前，還沒(méi)能建立一套完整的圖書(shū)資料管理的制度。
2.管理意識(shí)的淡薄性。圖書(shū)資料檔案是檔案工作中非常重要的內(nèi)容，它能夠反映圖書(shū)工作的成果。由于人們沒(méi)有認(rèn)識(shí)到它的重要性，這樣就不能及時(shí)有效地搜集檔案資料。也無(wú)法把圖書(shū)資料檔案管理工作列入檔案工作的主體和重要組成部分。
3.管理觀念的滯后性。由于傳統(tǒng)的圖書(shū)資料的歸檔方式大多采取紙質(zhì)形式，這樣檔案資料越來(lái)越多，需要很大的儲(chǔ)存空間，還要預(yù)防造成資料破損的各種可能，這方式就顯得特別的落后，缺乏開(kāi)放與創(chuàng)新意識(shí)。
（二）實(shí)施圖書(shū)資料檔案信息化管理的必要性
1.圖書(shū)資料是知識(shí)的海洋和素養(yǎng)的翅膀，檔案就如同一個(gè)復(fù)雜而龐大的資源庫(kù)。方方面面的信息雜亂無(wú)章地存在于各種資料當(dāng)中，只有當(dāng)人們需要的時(shí)候信息才會(huì)依據(jù)相關(guān)的需求被整理出來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。所以必須把檔案信息化管理列為檔案管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。
2.圖書(shū)資料檔案的信息化管理，會(huì)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料的資源共享和使用人群范圍的擴(kuò)大以及利用率的提高。要實(shí)現(xiàn)信息化管理就要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，使得圖書(shū)資料不受時(shí)空的制約，做到資源共享。
3.要始終把檔案信息化管理作為檔案工作重要的基礎(chǔ)工作，并且是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，是一個(gè)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。為了使這項(xiàng)工作順利有效地發(fā)展，就要形成一套完善的、健全的、可執(zhí)行的管理辦法。
二、圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)越性
當(dāng)今是一個(gè)科技發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，以往的圖書(shū)資料檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足讀者的要求和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐。為了適應(yīng)這種現(xiàn)實(shí)情況，這就要求檔案的管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化管理。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍使用和迅猛發(fā)展，這就為圖書(shū)資料檔案的信息化管理提供了非常成熟的條件，所以實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。
信息化管理使圖書(shū)資料檔案的保存方法更便捷，利用起來(lái)更方便。管理者要對(duì)各種資料和信息及時(shí)地記載和更新，這樣能保證信息的準(zhǔn)確性。使用者就會(huì)避免直接接觸原件，減少了資料原件的損壞幾率，使圖書(shū)資料檔案的保存方式得到了極大的改善。
為了使圖書(shū)資料的檢索和使用能夠更加方便，信息化管理使圖書(shū)資料的目錄和文檔歸檔都采用電子的方式。采用了方便快捷的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)，使用者只需輸入需求的關(guān)鍵詞，相關(guān)檔案資料信息就會(huì)被搜索到。
信息化管理不僅節(jié)約了空間，還大大節(jié)約了有限的人力資源，提高了工作效率。為工作人員減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度和為借閱者節(jié)省了寶貴的時(shí)間，有效地提高了工作效率，大大節(jié)約了有限的人力資源。
三、小結(jié)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，無(wú)論是一個(gè)人還是一個(gè)社會(huì)要想發(fā)展都離不開(kāi)知識(shí)。為了滿足這種需求，圖書(shū)資料檔案管理者必須跟上時(shí)展的步伐，不斷地完善和更新圖書(shū)資料數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足社會(huì)公眾的需求，使檔案信息做到真正地服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會(huì)。
【參考文獻(xiàn)】
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檔案管理工作在新時(shí)期下，借助科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與功能，得到了質(zhì)量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業(yè)中視為重點(diǎn)提高管理水平的對(duì)象，對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用非常重視。實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與功能，不但提高了檔案管理專(zhuān)業(yè)水平，同時(shí)還是得檔案資源受到安全保護(hù)，保證其數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性，使得檔案信息為企業(yè)l展與抉擇方面發(fā)揮重要的參考作用。
一、檔案管理現(xiàn)狀
在高科技應(yīng)用性、使用性、功能性越來(lái)越強(qiáng)大的新時(shí)代里，很多企業(yè)中均已借助高科技的力量來(lái)推動(dòng)發(fā)展速度。檔案管理也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)抄錄模式上轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的電子數(shù)字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時(shí)還能夠大大減少紙質(zhì)抄錄的工作量，一定程度上節(jié)省了紙張費(fèi)用，以及存儲(chǔ)資料文檔所占的庫(kù)房空間，減少人力。
然而由于很多企業(yè)中對(duì)電子數(shù)字化軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對(duì)辦公程序存在不懂、不熟悉的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，例如：對(duì)所收集的檔案信息在編制過(guò)程中因格式、文字等方面處理能力差，就會(huì)使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級(jí)檔案管理部門(mén)對(duì)信息處理結(jié)果其不滿意，很難完成接收與認(rèn)同，進(jìn)而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴(yán)重到檔案信息不能及時(shí)歸檔保存，造成檔案信息處理困難。
因此，為了更好的使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項(xiàng)工作，并保證操作能力、技術(shù)能力以及管理能力，我國(guó)相關(guān)部門(mén)與計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)公司共同針對(duì)此種現(xiàn)象進(jìn)行更深一步的研究，經(jīng)過(guò)不斷努力研發(fā)出一項(xiàng)具有專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一化、維護(hù)自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統(tǒng)軟件具備高效、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單、實(shí)用等優(yōu)點(diǎn)?；诖?，我們更應(yīng)該對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢(shì)及功能加以了解。
二、專(zhuān)業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢(shì)
1.提高工作效率
檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過(guò)多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源；如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級(jí)管理部門(mén)，節(jié)省了人力和時(shí)間。
2.能夠更好地開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容信息
應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費(fèi)時(shí)間，也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開(kāi)目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。
3.更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能
一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢(xún)?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機(jī)分離，即使別人打開(kāi)了檔案管理人員的電腦，也無(wú)法打開(kāi)檔案管理系統(tǒng)軟件。
三、專(zhuān)業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多功能
1.收文登記
文書(shū)人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成編號(hào)，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中保存，方便以后查詢(xún)及入檔時(shí)調(diào)取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調(diào)出對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。
2.發(fā)文登記
可以各個(gè)部門(mén)一個(gè)總號(hào)或多個(gè)號(hào)；軟件系統(tǒng)可以按年度自動(dòng)對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動(dòng)銜接上次結(jié)束時(shí)的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打印；登記時(shí)內(nèi)容在備選項(xiàng)中進(jìn)行選擇即可，如“主送”“抄送”“標(biāo)題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行調(diào)取。
3.組建檔卷
可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類(lèi)方案。如“年度―機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）―保管期限”分類(lèi)法、“保管期限―年度―機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”分類(lèi)法、“年度―保管期限―機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”分類(lèi)法等；檔案文件進(jìn)行輸入時(shí)，對(duì)于收文和發(fā)文，只需搜索相應(yīng)序號(hào)，即可調(diào)出將相應(yīng)文件；會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其他文件手工輸入即可；檔號(hào)為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，檔號(hào)格式可以自定義輸入。
4.公文查詢(xún)
可對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)；可指定一個(gè)或多個(gè)匹配條件進(jìn)行搜索查詢(xún)；可打印出所查詢(xún)到的檔案內(nèi)容，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄查詢(xún)、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強(qiáng)大，優(yōu)勢(shì)明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應(yīng)用，謹(jǐn)慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。
在煤炭企業(yè)不斷發(fā)展和改革下，煤炭企業(yè)檔案管理已成為其重要組成部分。煤炭企業(yè)檔案主要體現(xiàn)在企業(yè)的基本建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的文件、圖表、照片、錄像、光盤(pán)等具有保存價(jià)值的文件的總稱(chēng)。它見(jiàn)證了企業(yè)的發(fā)展歷史，為企業(yè)少走彎路奠定基礎(chǔ)，對(duì)煤炭企業(yè)各個(gè)方面都有十分積極的作用。所以要加強(qiáng)對(duì)煤炭檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和探索，保證企業(yè)檔案的生存和延續(xù)，以便更好地服務(wù)于企業(yè)的建設(shè)。
一、煤炭企業(yè)檔案管理的重要性和必要性
近年來(lái)，煤炭企業(yè)經(jīng)過(guò)多次改革，管理逐漸走向集團(tuán)化、規(guī)范化，但是檔案管理相對(duì)較薄弱，總體水平較低，加之國(guó)家對(duì)其管理的滯后和概念的模糊，導(dǎo)致與其他行業(yè)有一定的差距。主要表現(xiàn)在企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，歸檔信息不完整，檔案管理跟不上現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展速度。因此，加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理意義十分重要。
（一）有利于企業(yè)做出正確決策
煤炭企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和安全生產(chǎn)關(guān)鍵取決于決策的制定，只有加強(qiáng)煤炭企業(yè)的檔案管理，才能為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)有效的信息，才能準(zhǔn)確分析和評(píng)估煤炭企業(yè)當(dāng)前的狀況，從而實(shí)事求是的為煤炭企業(yè)做出科學(xué)合理的決策。真正使決策和各項(xiàng)管理措施促進(jìn)煤炭企業(yè)的發(fā)展壯大。
煤層自然、井下透水、爆炸、冒頂是煤炭企業(yè)經(jīng)常發(fā)的重大事故，而防止這些事故的措施都是根據(jù)企業(yè)的地理?xiàng)l件、歷年采掘狀況等資料而制定的。因此完整、規(guī)范的檔案管理是煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)的重要因素。
（二）有利于對(duì)事故救援工作的開(kāi)展
在井下幾百米往往會(huì)發(fā)生煤礦事故，由于井下情況復(fù)雜，實(shí)施難度大，事故發(fā)生后如果沒(méi)有詳細(xì)的檔案材料，就很難了解井下的基本情況，更難以進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地制定救援方案，從而影響被困人員位置的確定和必需品的輸送。
（三）有利于煤炭企業(yè)合法權(quán)利的維護(hù)
煤炭企業(yè)的實(shí)物檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在工作中形成的原始記錄，是開(kāi)展各項(xiàng)工作的第一手資料，能夠保護(hù)企業(yè)員工的合法權(quán)益。當(dāng)出現(xiàn)諸如塌陷賠償、土地征用等問(wèn)題時(shí)，煤炭企業(yè)就可以利用它來(lái)維護(hù)自己的合法權(quán)益。
二、煤炭企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀和對(duì)策
（一）企業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄
在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，無(wú)論是文章的起草、打印，還是文章的及時(shí)歸案方面都存在著很大的問(wèn)題。如有人在起草檔案使用圓珠筆寫(xiě)而不是用鋼筆，有的單位用針式打印機(jī)打印存檔，這些都會(huì)影響檔案質(zhì)量；還有的管理人員不按規(guī)定移交存檔，影響檔案的完整性。對(duì)此我們應(yīng)該在公司內(nèi)部開(kāi)展宣傳檔案管理意識(shí)的活動(dòng)，宣傳學(xué)習(xí)檔案法，把檔案管理納入企業(yè)的規(guī)劃過(guò)程中。增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，做好分內(nèi)工作，以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)取得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹(shù)立良好的職業(yè)形象，從而提升檔案管理在企業(yè)中的地位。
（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
知識(shí)是不斷更新的，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)同樣也不例外。檔案管理人員的知識(shí)老化、陳舊，應(yīng)引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，應(yīng)該每年組織一次或者兩次相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者派遣到外地學(xué)習(xí)，以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育，但業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)注重以下幾個(gè)方面：
1.注重實(shí)用性
結(jié)合自身的工作實(shí)際需要和未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作緊密配合，對(duì)檔案法律法規(guī)、檔案具體業(yè)務(wù)等進(jìn)行較為系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，并且要學(xué)以致用，便于實(shí)際操作，講究實(shí)效。
2.因材施教
對(duì)檔案人員的培訓(xùn)要與其所在的崗位需要相適應(yīng)，重視知識(shí)灌輸?shù)耐瑫r(shí)不要忘了加強(qiáng)能力的培養(yǎng)。檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)要根據(jù)個(gè)人的不同情況因人而異，因材施教。
3.加強(qiáng)安全知識(shí)的學(xué)習(xí)
要做好檔案的安全工作，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。加強(qiáng)消防知識(shí)等方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)處理突發(fā)事件的能力和解決實(shí)際問(wèn)題的能力。從各個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能。
（三）建立健全檔案管理制度體系
在煤炭企業(yè)的檔案管理中建立完整的管理機(jī)制體系，以確保檔案管理適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要。正確果敢的決策機(jī)制、雷厲風(fēng)行的執(zhí)行機(jī)制、快速充分的反饋機(jī)制、堅(jiān)持原則的監(jiān)督機(jī)制，各種機(jī)制系統(tǒng)相互作用、相互促進(jìn)，確保檔案管理工作規(guī)范健康運(yùn)行。
在煤炭企業(yè)中檔案管理是一個(gè)完整的科學(xué)的系統(tǒng)工程，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況和國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定和完善各項(xiàng)檔案管理制度。如《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案庫(kù)房安全設(shè)施》、《檔案借（查）閱制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員職責(zé)與職權(quán)范圍》等，確保檔案管理中各項(xiàng)工作有效進(jìn)行。
（四）加強(qiáng)執(zhí)行煤炭企業(yè)檔案管理的監(jiān)督考核
為了保證檔案管理制度真正得以貫徹落實(shí)和檔案管理制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，不但要建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度體系，而且要加強(qiáng)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。在檔案管理過(guò)程中實(shí)施責(zé)任制管理模式，做到自己的工作自己負(fù)責(zé)別人的工作大家監(jiān)督。共同為企業(yè)做出奉獻(xiàn)。
（五）加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用
煤炭企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)是一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有檢索、整編、應(yīng)用功能。它運(yùn)用現(xiàn)代化手段收集整理數(shù)據(jù)，并且能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和加工。使檔案管理信息系統(tǒng)能夠高效地處理煤炭檔案管理信息。
煤炭企業(yè)檔案反映了企業(yè)人員情況、生產(chǎn)技術(shù)、效益狀況、設(shè)備維修等方面的歷史記錄，是企業(yè)方展歷程中真實(shí)記錄和寫(xiě)照。檔案人員要充分利用這一優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理。
（六）加大煤炭檔案管理中硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的投入
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人們傳統(tǒng)的工作方式和生活方式都發(fā)生了不同程度變化。首先我國(guó)的煤炭企業(yè)就要加大資金的投入力度配置更加先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，使得煤炭企業(yè)的檔案管理工作適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變。
首先積極采購(gòu)電腦、U盤(pán)錄音筆等先進(jìn)的電子設(shè)備，進(jìn)一步完善煤炭企業(yè)的硬件設(shè)施。其次，要大力開(kāi)發(fā)煤炭企業(yè)管理檔案工作中的軟件系統(tǒng)，優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案管理工作的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備相結(jié)合，不僅提高了檔案管理人員的工作效率，也保證了檔案管理工作的管理質(zhì)量。
（七）對(duì)煤炭企業(yè)的檔案服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新
現(xiàn)在煤炭企業(yè)所提供的檔案種類(lèi)越來(lái)越多，如文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來(lái)的檔案信息。因此要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，要增強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性、和及時(shí)性。
隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)對(duì)檔案服務(wù)的要求越來(lái)越高。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生大量的現(xiàn)代化的電子文件，檔案室不僅要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料還要接收和管理新興載體的檔案，隨著這種趨勢(shì)的發(fā)展，要求企業(yè)在實(shí)踐上打破常規(guī)、積極創(chuàng)新，把檔案工作列入日常工作規(guī)劃中，以條款積極落實(shí)，及時(shí)解決檔案工作中的問(wèn)題，為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著煤炭企業(yè)檔案管理的不斷完善，要求檔案管理工作者堅(jiān)持去偽存真、實(shí)事求是的原則對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、加工、編輯、歸檔，把檔案管理工作規(guī)范化，為使用者提供最真實(shí)可靠的信息。做到以上種種不僅要求企業(yè)自身要重視檔案管理，而且要求企業(yè)員工做好檔案管理的培訓(xùn)工作和自身綜合素質(zhì)的提高，通過(guò)全企業(yè)的共同努力更好地服務(wù)于該行業(yè)。同時(shí)使自己立于不敗之地。
參考文獻(xiàn)：
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中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2011)20-4875-02
Research on Electronic Records Management System of Petro China
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.
Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China
長(zhǎng)期以來(lái)中國(guó)石油集團(tuán)公司下屬單位在檔案管理上使用各自開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，甚至和手寫(xiě)管理相結(jié)合，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)存在很多弊端。項(xiàng)目組在國(guó)家信息部的支持下，與微軟合作，在集團(tuán)公司范圍內(nèi)建設(shè)集中統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)（簡(jiǎn)稱(chēng)ERMS），實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成，制訂統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體提升檔案管理能力。通過(guò)建設(shè)集團(tuán)公司集中統(tǒng)一的檔案信息資源共享平臺(tái)，在保證信息安全的前提下，提高檔案的利用率和使用價(jià)值。從技術(shù)的角度，實(shí)現(xiàn)由檔案管理系統(tǒng)向內(nèi)容管理系統(tǒng)的過(guò)渡；從應(yīng)用的角度，逐步實(shí)現(xiàn)由檔案管理向知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變。最終建立起中國(guó)石油的電子文件憑證中心和知識(shí)中心。
1 ERMS與傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)的比較
1.1 傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)原理
部門(mén)檔案歸檔人員將實(shí)體檔案提交到檔案管理部門(mén)，由檔案管理部門(mén)人員負(fù)責(zé)檔案的入庫(kù)管理以及用戶的檔案利用業(yè)務(wù)（圖1）。
1.2 ERMS原理
部門(mén)檔案歸檔人員在ERMS系統(tǒng)上將檔案電子條目錄入，經(jīng)過(guò)歸檔部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核以及歸檔辦結(jié)后，檔案電子條目自動(dòng)提交給檔案管理部門(mén)，隨即可同步提交實(shí)體檔案和清單。由檔案管理部門(mén)人員進(jìn)行電子檔案和實(shí)體檔案進(jìn)行入庫(kù)維護(hù)和對(duì)用戶的利用（圖2）。
1.3 與傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理的比較
1.3.1 電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)缺乏統(tǒng)一的電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式未統(tǒng)一，歷史數(shù)據(jù)質(zhì)量較差。ERMS遵守《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》，統(tǒng)一了各個(gè)下屬單位電子文件管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式。
1.3.2 文檔一體化程度
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)文檔一體化程度低，缺乏生命周期的管理，未與產(chǎn)生電子文件的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行集成，電子與實(shí)體管理脫節(jié)。ERMS強(qiáng)調(diào)針對(duì)電子文件的管理，電子文件先歸檔，實(shí)體隨后。還提供與OA系統(tǒng)的接口。
1.3.3 檔案價(jià)值利用
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)紙質(zhì)借閱率較低，基本無(wú)法進(jìn)行電子借閱。編研工作量大，素材收集不全面，統(tǒng)計(jì)工作繁重。ERMS提供電子借閱功能，一份電子檔案能同時(shí)借給多個(gè)用戶，到期后自動(dòng)收回借閱權(quán)限。支持電子檔案全文檢索。自動(dòng)生成符合用戶需求的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
1.3.4 信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后，已有檔案管理系統(tǒng)差異大，無(wú)統(tǒng)一的管理平臺(tái)，形成了多個(gè)信息孤島。ERMS為中石油集團(tuán)公司各個(gè)下屬單位建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，成為檔案信息共享知識(shí)中心。
1.3.5 檔案管理工作的權(quán)責(zé)落實(shí)
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)對(duì)檔案管理工作的責(zé)任方較難落實(shí)。ERMS根據(jù)使用系統(tǒng)的權(quán)限劃分用戶角色，并且支持多種日志，保證每個(gè)工作環(huán)節(jié)都落實(shí)到責(zé)任人。尤其是歸檔工作一定由歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)，貫徹“誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)負(fù)責(zé)”。
1.3.6 檔案管理工作效率
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)以實(shí)體檔案為主，大量工作都要在線下手工進(jìn)行，效率低，人員浪費(fèi)大；ERMS充分發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢(shì)，大部分流程都在線進(jìn)行，大大提高了工作效率，減少了人員浪費(fèi)。
2 中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)
2.1 總體功能結(jié)構(gòu)圖
總體功能結(jié)構(gòu)圖如圖3。
2.2 各個(gè)模塊功能
2.2.1 收集整理模塊
收集整理模塊主要包含檔案歸檔和檔案上交的功能。
檔案歸檔的目標(biāo)為協(xié)助歸檔部門(mén)和檔案部門(mén)的用戶將電子和實(shí)體檔案歸到中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)中。包括以下功能：
1）預(yù)歸檔：用于部門(mén)歸檔人員創(chuàng)建檔案的電子條目。
2）歸檔整理：用于部門(mén)歸檔人員對(duì)電子條目所對(duì)應(yīng)的實(shí)體進(jìn)行整理。
3）檔案整理：檔案管理員對(duì)部門(mén)歸檔人員提交過(guò)來(lái)的電子條目和實(shí)體檔案進(jìn)行整理。
檔案上交的目標(biāo)是以直交或匯交的方式實(shí)現(xiàn)油氣勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)檔案的分發(fā)和匯交。
2.2.2 檔案保管模塊
檔案保管的目標(biāo)為對(duì)已歸檔檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理，并通過(guò)鑒定檔案的價(jià)值確定其保管期限，把已失去價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀，以達(dá)到優(yōu)化館藏、提高檔案管理利用的效率。檔案保管包括以下功能：
1）檔案管理：用于檔案管理員查看館內(nèi)檔案的詳細(xì)情況。
2）庫(kù)架信息維護(hù)：主要用于模擬實(shí)際檔案庫(kù)房。檔案管理人員對(duì)實(shí)體檔案上架后的物理庫(kù)架位置信息進(jìn)行維護(hù)。
3）檔案鑒定：對(duì)于已經(jīng)過(guò)期的檔案，可組成專(zhuān)家組進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定，以確定其保管期限，把已失去價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀。
4）檔案移交：用于當(dāng)某些單位需要重組或是某些檔案需要移交給另一家單位時(shí)。
2.2.3 檔案利用模塊
檔案利用模塊是系統(tǒng)用戶利用檔案資源進(jìn)行工作，也就是各部門(mén)、各單位使用檔案的過(guò)程。包括以下功能：
1）檔案搜索：利用檔號(hào)、名稱(chēng)、歸檔部門(mén)等關(guān)鍵字搜索出符合用戶要求的電子檔案，方便了用戶查詢(xún)、借閱等需求。
2）檔案借閱：支持電子檔案和實(shí)體檔案的借閱。一份電子檔案可以同時(shí)借給多個(gè)用戶。到期后自動(dòng)收回權(quán)限。
3）報(bào)表生成：可以根據(jù)用戶自定義的行和列，生成符合用戶特定需要的報(bào)表。
4）檔案編研：是為檔案編研人員提供一個(gè)根據(jù)館（室）藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫(xiě)參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫(xiě)論文專(zhuān)著的平臺(tái)。
3 結(jié)論
項(xiàng)目組在信息部的支持下，和微軟合作開(kāi)發(fā)了中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱(chēng)ERMS），經(jīng)過(guò)一段時(shí)期的實(shí)施推廣，目前生產(chǎn)環(huán)境已在中國(guó)石油多家下屬單位上線。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、強(qiáng)大的檔案管理功能、方便簡(jiǎn)易的系統(tǒng)設(shè)置、堅(jiān)實(shí)的安全保密性以及卓越的運(yùn)行速度和性能，得到了廣大單位用戶的好評(píng)。
參考文獻(xiàn)：
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132
[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01
隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的開(kāi)展及檔案資源的應(yīng)用有著非常重大的意義。檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的一大重要途徑，同時(shí)也是檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，得到廣泛應(yīng)用的必然要求。
1 檔案管理信息化的必要性
在當(dāng)今檔案管理信息量急速增加、種類(lèi)繁多、信息載體多樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已與社會(huì)信息化發(fā)展相脫節(jié)。這必然要求檔案管理信息化，在滿足時(shí)展需要的同時(shí)更好地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，充分實(shí)現(xiàn)檔案的功能和價(jià)值。檔案管理信息化發(fā)展是檔案發(fā)展的必然要求，當(dāng)今社會(huì)已具備了檔案管理信息化發(fā)展完善的條件，使其發(fā)展成為可能。第一，具備軟硬件基礎(chǔ)。硬件基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在各單位的檔案管理部門(mén)已具備打印機(jī)、復(fù)印件以及掃描儀等高新技術(shù)設(shè)備，另外，對(duì)計(jì)算機(jī)的配置也滿足了檔案管理部門(mén)的工作需求。第二，規(guī)范的管理機(jī)制。其標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)在整理、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)及技術(shù)等多個(gè)方面。第三，人們的信息化意識(shí)逐漸增強(qiáng)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，人們的信息化意識(shí)逐漸增強(qiáng)，同時(shí)人們對(duì)信息化相關(guān)設(shè)備技術(shù)的操作能力也已滿足日常生產(chǎn)生活的需要。這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了良好的社會(huì)環(huán)境和思想環(huán)境，并在一定程度證實(shí)了檔案管理信息化建設(shè)的迫切需求。
2 檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
2.1 利于存儲(chǔ)
在檔案管理信息化中，檔案管理不再占用巨大空間，且提高了管理效率，檔案只需儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。同時(shí)，也解決了紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)期間的自然損害問(wèn)題，提高了檔案資料存儲(chǔ)的長(zhǎng)期性。經(jīng)過(guò)高新技術(shù)進(jìn)行“原文掃描“后，利于實(shí)現(xiàn)“原文”再現(xiàn)。
2.2 便于查詢(xún)
在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，查詢(xún)資料需檔案管理人員自大量的紙質(zhì)信息中，通過(guò)肉眼查找。檔案管理信息化徹底改變了這一費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的查詢(xún)方式，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)檔案資料的即時(shí)、準(zhǔn)確查詢(xún)。這大大提高了檔案資料的使用質(zhì)量、精度和效率。
2.3 實(shí)現(xiàn)信息共享
檔案管理信息化通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)可促進(jìn)組織、單位內(nèi)部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時(shí)滿足組織、單位內(nèi)部對(duì)檔案信息的需求。專(zhuān)用的信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案資料的異地遠(yuǎn)程管理和使用，最大程度地發(fā)揮了檔案的作用。
2.4 實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)管理
在檔案管理信息化中，可通過(guò)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限設(shè)置，規(guī)定使用者的調(diào)閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案資料的分級(jí)管理，這有利于資料保密。同時(shí)，系統(tǒng)查詢(xún)記錄可自動(dòng)記錄調(diào)閱情況，以更好地落實(shí)責(zé)任追究制。
2.5 提高工作效率
傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、保管以及利用等都需要通過(guò)手工勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)，這需要花費(fèi)大量的人力和物力資源。而檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的工作方式，檔案資料經(jīng)微機(jī)處理后，實(shí)現(xiàn)了按“件”整理歸檔，其整理、保管及利用等環(huán)節(jié)均可在電腦上操作。同時(shí)，工作人員的工作由以前的集中工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒐ぷ?。另外，系統(tǒng)中按“件”整理的資料，使得文件的插入變得簡(jiǎn)單，便于文件完善?？梢?jiàn)，檔案管理信息化在降低工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)也提高了工作人員的工作效率。
3 檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
3.1 檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的必要性
檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)逐漸體現(xiàn)出來(lái)，且其特點(diǎn)鮮明，與社會(huì)發(fā)展相協(xié)調(diào)，是現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)。信息化的管理方法，能給人們的生活帶來(lái)方便，與此同時(shí)，信息的安全問(wèn)題也引起了人們的注意。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)確保信息的安全性，保證信息傳輸路徑的安全，并確保數(shù)據(jù)的完整性。
3.2 檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中的存在的問(wèn)題
目前檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估存在的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。第一，對(duì)信息安全評(píng)估不夠重視。各組織、單位的管理層對(duì)檔案管理信息化安全評(píng)估的重視程度不能與檔案管理信息化安全評(píng)估的重要性呈正比，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)階段信息安全的需要。第二，評(píng)估技術(shù)人員匱乏。各組織、單位內(nèi)部，對(duì)檔案管理信息化安全評(píng)估的重視程度不夠，導(dǎo)致安全評(píng)估人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，不能滿足其工作需求，甚至相關(guān)部門(mén)的檔案管理信息化安全評(píng)估形同虛設(shè)。第三，工作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有待完善。就目前檔案管理信息化安全評(píng)估的發(fā)展?fàn)顩r而言，需要完善其工作流程及相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)具體環(huán)境及情況而制定，以實(shí)現(xiàn)流程和標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性。特別是評(píng)估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要進(jìn)一步完善。第四，評(píng)估工具有待更新。隨著信息化的不斷推進(jìn)，其安全問(wèn)題也日漸暴漏。原有的評(píng)估工具已不能滿足現(xiàn)階段解決相關(guān)安全問(wèn)題的需要。因此，必須加大評(píng)估工具的開(kāi)發(fā)和推廣力度，切實(shí)滿足檔案管理信息化安全評(píng)估的需求。
4 結(jié) 語(yǔ)
檔案管理信息化是檔案管理隨時(shí)展的必然趨勢(shì)，其與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比有著明顯的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，檔案管理信息化所具有的信息安全也需引起重視，要積極解決信息化安全評(píng)估中的相關(guān)問(wèn)題，促進(jìn)安全評(píng)估，從而在根本上促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114
[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）20-0-02
0 引 言
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，電子政務(wù)協(xié)同辦公和自動(dòng)化辦公已經(jīng)廣泛運(yùn)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，檔案信息化管理開(kāi)始得到廣泛運(yùn)用。但是，檔案信息化管理也存在著一些安全性問(wèn)題，因此，檔案工作人員應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)信息技術(shù)特征，并結(jié)合新技術(shù)、新方法對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行改正，促進(jìn)檔案管理工作不斷進(jìn)步。
1 檔案信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)
1.1 提高搜索速度和準(zhǔn)確性
傳統(tǒng)的檔案管理模式有個(gè)特點(diǎn)，那就是查找效率低，出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)率比較大，一旦需要進(jìn)行檔案搜索時(shí)，都是依靠人力進(jìn)行查找，需要翻閱案卷或者查看目錄手動(dòng)查找。檔案管理信息化之后，檔案搜索不需要再用工作人員花費(fèi)大量的人力進(jìn)行搜索，直接利用計(jì)算機(jī)就能找得到想要搜索的文獻(xiàn)，這樣一來(lái)，搜索效率不和準(zhǔn)確性都得到極大提高。
1.2 提高檔案利用率
在我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷高速發(fā)展的同時(shí)，人們對(duì)于環(huán)境保護(hù)也更加重視，很多單位或企業(yè)辦公都倡導(dǎo)無(wú)紙化。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。檔案信息化管理利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，將信息資源以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)在人們面前，人們?cè)谶@個(gè)過(guò)程中對(duì)于自己信息的利用更加便捷與頻繁，從而讓更多的人在檔案信息化管理中利用到自己所需要的信息。
1.3 信息遠(yuǎn)程傳輸共享更加方便
在檔案信息化還沒(méi)有出現(xiàn)之前，使用者如果有使用檔案的需要時(shí)，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)查找、郵寄或者傳真等方式才能使用到，使用者偶爾使用一次將會(huì)非常麻煩。檔案信息化的出現(xiàn)改變了這種情況，檔案信息管理依靠網(wǎng)絡(luò)操作，可以將使用者需要使用的信息資源隨即傳輸給使用者，給使用者帶來(lái)了方便。
1.4 提高了檔案信息管理效率
檔案信息化管理包含多方面，其中有一點(diǎn)是生成數(shù)字化檔案，然后檔案管理工作人員對(duì)這些生成數(shù)字化的檔案進(jìn)行檢驗(yàn)和整理，并存儲(chǔ)入庫(kù)和輸出利用。這些工作內(nèi)容如果利用傳統(tǒng)的檔案管理模式去進(jìn)行管理，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，完成之后的效果還不一定完美。因此，檔案的信息化管理，極大地提高了檔案管理的工作效率。
2 檔案信息化管理存在的安全問(wèn)題
2.1 電子檔案存在真實(shí)性和合法患
按規(guī)定，傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案必須交由該單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章之后才正式生效，檔案真實(shí)與否、合法與否很明顯很直接就可以得到答案，其真實(shí)性和合法性可以得到很好的保證。檔案信息化管理之后，電子檔案可以自由復(fù)制粘貼，內(nèi)容改動(dòng)起來(lái)也很方便，這在很大程度上影響了檔案的合法性和真實(shí)性。
2.2 管理過(guò)程中存在安全性問(wèn)題
雖然檔案信息化管理不會(huì)出現(xiàn)紙張破損而導(dǎo)致檔案失效的情況，但是在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案信息化管理也會(huì)受到很多因素影響。比如：計(jì)算機(jī)軟硬件老化、平臺(tái)和電子檔案之間的一致性等。這些問(wèn)題的存在，要求檔案管理工作人員改進(jìn)管理方式，提高管理質(zhì)量，保證管理質(zhì)量不出問(wèn)題。
2.3 受到計(jì)算機(jī)病毒的威脅
如今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，各行各業(yè)的人們必須面對(duì)的一個(gè)難題是如何防止計(jì)算機(jī)病毒的侵害。電子檔案作為安全系數(shù)要求非常高的資料，需要極高的安全保障。但是難以避免的是，其在傳輸途中一樣承受著被病毒侵襲的危險(xiǎn)。此外，電子檔案除了在傳輸過(guò)程中容易受到病毒侵害，在管理過(guò)程中也可能存在病毒威脅，檔案信息化管理中病毒是必須注意的一個(gè)問(wèn)題。
3 如何提高檔案信息化管理的安全性
3.1 采用加密技術(shù)，提升電子檔案的真實(shí)合法性
對(duì)電子檔案采用加密技術(shù)能提高其真實(shí)合法性?，F(xiàn)階段我國(guó)使用的加密技術(shù)主要有兩類(lèi)構(gòu)成，一種是對(duì)稱(chēng)類(lèi)，另一種則是非對(duì)稱(chēng)類(lèi)。對(duì)稱(chēng)類(lèi)加密技術(shù)主要指的是對(duì)于文件的加密和解密需要一種相同的秘鑰，查看文件只需知道其中一個(gè)的秘鑰就可以得知另一個(gè)的秘鑰，這種加密技術(shù)目前運(yùn)用范圍比較廣泛。非對(duì)稱(chēng)類(lèi)加密和對(duì)稱(chēng)類(lèi)不同，其需要同時(shí)知道加密和解密兩個(gè)秘鑰，只知道其中一個(gè)不行。檔案信息化工作管理中，特殊情況下，可以公開(kāi)加密或解密秘鑰其中的一個(gè)，但是一定不能兩個(gè)都公開(kāi)，否則給不法分子可乘之機(jī)，擅自更改重要檔案信息。
3.2 采用先進(jìn)的管理技術(shù)與理念
我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也不斷提高，每個(gè)行業(yè)都要根據(jù)自身實(shí)際情況將科學(xué)技術(shù)融入到企業(yè)管理中。檔案信息化管理工作者也要結(jié)合自身工作的特點(diǎn)，緊跟時(shí)展趨勢(shì)，吸收借鑒先進(jìn)的管理模式，對(duì)傳統(tǒng)管理模式存在不合理的地方加以改進(jìn)，創(chuàng)建既符合自身特色又不失社會(huì)要求的管理模式。加大人力、物力和財(cái)力的投入力度，從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理內(nèi)容是監(jiān)控技術(shù)和權(quán)限問(wèn)題。檔案管理畢竟對(duì)安全性要求高，不像其他出入自由的部門(mén)一樣，訪問(wèn)者進(jìn)出查找檔案時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)出。人員的進(jìn)出要輸入密碼，只有將密碼輸入正確的人才可以進(jìn)去查詢(xún)檔案資料。同時(shí)，在檔案信息化管理中，可以建立防火墻來(lái)保障對(duì)數(shù)據(jù)的監(jiān)控，杜絕非法訪問(wèn)，提高電子檔案安全性和隱秘性。
3.3 建立健全安全管理制度
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種信息泄露情況日趨頻繁，因此，電子檔案信息安全越來(lái)越引起社會(huì)重視。要實(shí)現(xiàn)電子信息化安全管理，除了要在技術(shù)手段上加強(qiáng)外，還要在制度管理上給予保障，建立健全管理制度不但可以彌補(bǔ)因技術(shù)缺陷而帶來(lái)的漏洞，也可以防止因人為因素而造成的問(wèn)題。在檔案信息化管理過(guò)程中，第一，要對(duì)各個(gè)部門(mén)各個(gè)人員進(jìn)行職責(zé)分工，相關(guān)管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，各司其職，將自己分內(nèi)事情做好，出現(xiàn)問(wèn)題需要自行承擔(dān)后果。同時(shí)，不歸自身監(jiān)管的事物不能擅自做主，必須在他人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意之下才被允許。第二，對(duì)電子檔案及時(shí)歸檔并處理，電子檔案不歸檔或者歸檔不到位會(huì)產(chǎn)生一系列問(wèn)題，比如：檔案信息容易改動(dòng)或丟失。歸檔之后的電子檔案不能再進(jìn)行更改，特殊情況下，必須經(jīng)過(guò)申請(qǐng)審批并由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章方可進(jìn)行編輯處理。這樣可以極大地提高信息的安全性，有效防止人為因素對(duì)檔案信息化管理造成安全隱患。第三，完善相關(guān)規(guī)章制度，檔案管理工作人員必須在規(guī)章范圍內(nèi)進(jìn)行日常工作，不能超越制度允許的范圍。同時(shí)，對(duì)于因個(gè)人原因而造成檔案信息泄露的工作人員需承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
4 結(jié) 語(yǔ)
隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化管理給檔案管理工作帶來(lái)了極大方便，提高了檔案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有兩面性，對(duì)于檔案信息化管理來(lái)講，也存在著很多弊端，比如：真實(shí)性和合法性不確定，受到計(jì)算機(jī)病毒威脅等。因此，對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)講，其必須利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)并建立健全自身管理制度進(jìn)行檔案信息化管理，只有在各個(gè)層面將工作做好，電子檔案的安全性才會(huì)得到保障。
主要參考文獻(xiàn)
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中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
監(jiān)理檔案資料是工程建設(shè)監(jiān)理活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)監(jiān)理工作的痕跡和成果，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，監(jiān)理檔案管理是監(jiān)理管理工作的重要環(huán)節(jié)，是監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要組成部分，是體現(xiàn)監(jiān)理管理水平的重要內(nèi)容。檔案資料管理作為監(jiān)理管理的一部分,其重要作用也越來(lái)越被監(jiān)理管理人員所重視。
一、監(jiān)理檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、對(duì)檔案資料的重視程度不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分監(jiān)理人員對(duì)監(jiān)理檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是傳遞、保管的事務(wù)性工作，技術(shù)含量低，不是監(jiān)理項(xiàng)目部的主要工作，只是其它工作的輔助，只是在工程日常檢查、工程收尾中突擊一下就能應(yīng)付，能滿足外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代管理的需求。
2、缺乏統(tǒng)一的管理模式
從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的監(jiān)理項(xiàng)目部成立了專(zhuān)門(mén)的檔案室，工程檔案管理較好。有的監(jiān)理部因工程規(guī)模、資源和人員的配置等原因，工程檔案由其他專(zhuān)業(yè)人員代管和兼管，形成的檔案材料五花八門(mén)。
3、檔案資料管理力量薄弱
大部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且部分檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。甚至一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。
4、項(xiàng)目部檔案管理制度不健全
項(xiàng)目部檔案檔案管理不能做到對(duì)公司體系文件充分學(xué)習(xí)，沒(méi)有完善的檔案室管理制度，導(dǎo)致對(duì)資料的傳遞、存放、查閱、檢索，更新、檢查等不能完全控制。
二、改進(jìn)監(jiān)理檔案資料管理的措施
1、要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
工程建設(shè)監(jiān)理過(guò)程中中普遍存在對(duì)工程檔案資料管理工作不太重視，到上級(jí)檢查或工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才突擊應(yīng)付整理，這給檔案管理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，對(duì)監(jiān)理檔案在思想上重視程度不夠。項(xiàng)目部主要負(fù)責(zé)人要重視檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)監(jiān)理工作提供重要的信息資源作用。監(jiān)理檔案充分體現(xiàn)了它的特殊的、不可替代的特性。要不斷提高對(duì)檔案工作重要地位的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，將檔案工作納入監(jiān)理管理和建設(shè)的工作計(jì)劃上，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對(duì)檔案工作做到有計(jì)劃，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
2、項(xiàng)目部建立與工程相適應(yīng)的檔案管理模式
根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)，監(jiān)理部建立與工程項(xiàng)目實(shí)際相適應(yīng)的監(jiān)理檔案管理模式，明確相關(guān)的職責(zé)，確?；镜馁Y源配置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。
3、提高檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)施精細(xì)化管理、發(fā)揮主觀能動(dòng)性；
（1）一個(gè)合格的檔案管理人員，應(yīng)具備一定的理論水平和管理素養(yǎng)；具備一定的工作能力和文字表達(dá)能力。隨著電力工程建設(shè)建設(shè)和信息的飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)監(jiān)理的要求也越來(lái)越高，監(jiān)理檔案隊(duì)伍中需要一批現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方面的人才。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案管理人員的積極有效的工作才能發(fā)揮作用。
1）提高檔案人員的思想覺(jué)悟
檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，監(jiān)理檔案工作人員要發(fā)揚(yáng)吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，對(duì)檔案工作有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，以及正確的行為。要注重職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上精益求精，要有主動(dòng)性、自覺(jué)性。要適應(yīng)監(jiān)理檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和價(jià)值，努力調(diào)整心態(tài)，澄清觀念,振奮精神，強(qiáng)化職業(yè)道德，愛(ài)崗敬業(yè)。
2）掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能
計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一份文件不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對(duì)于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。
（2）通過(guò)精細(xì)化管理把檔案管理的職責(zé)落實(shí)到人，使檔案管理的各項(xiàng)工作落到實(shí)處。檔案工作涵蓋面廣，若分工不夠明確，則易造成工作遺漏，且出現(xiàn)了問(wèn)題往往無(wú)人承擔(dān)責(zé)任。因此，在實(shí)際工作中，要將每一個(gè)人的崗位職責(zé)落實(shí)在紙面上，實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)的精細(xì)化管理，如誰(shuí)負(fù)責(zé)施工單位資料報(bào)審，誰(shuí)負(fù)責(zé)輸變電管理系統(tǒng)的維護(hù)，誰(shuí)負(fù)責(zé)監(jiān)理內(nèi)業(yè)的管理，誰(shuí)負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要、圖紙會(huì)審紀(jì)要等等。甚至可以細(xì)致到誰(shuí)負(fù)責(zé)某家施工單位的資料報(bào)審，誰(shuí)負(fù)責(zé)輸變電系統(tǒng)的影像資料，誰(shuí)負(fù)責(zé)輸變電系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)等。
除了做到工作職責(zé)分工明細(xì)外，還要做到工作的連貫性，當(dāng)有人因休假或其他原因不在時(shí)，其所負(fù)責(zé)的工作細(xì)致地分配給其他人。
相同的工作，如果以更積極的工作態(tài)度，更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，就會(huì)把工作做地更加出色。舉例來(lái)說(shuō)，檔案資料工作可以在日常細(xì)節(jié)上做的更加細(xì)致和全面：
1）檢查報(bào)審表格式是否正確，編號(hào)、流水號(hào)是否正確，保證表中無(wú)錯(cuò)別字。
2）檢查報(bào)審表和附件份數(shù)是否符合規(guī)定。
3）檢查附件是否齊全、附件中的各項(xiàng)內(nèi)容包括表號(hào)、蓋章、編審批等是否符合。
這些例子都反映了精細(xì)化管理、發(fā)揮主觀能動(dòng)性在檔案資料管理工作中的突出作用。
4、建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循
新形勢(shì)下，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作之一。由于檔案保管年限較長(zhǎng)，落后的管理方式等勢(shì)必會(huì)約束事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)展。為了使財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，一定要不斷改進(jìn)落后的財(cái)務(wù)檔案管理工作，這對(duì)事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，具體表現(xiàn)如下：
首先，有助于貫徹落實(shí)相關(guān)財(cái)務(wù)法規(guī)。面對(duì)各種突發(fā)狀況，如果沒(méi)有到位和規(guī)范的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理，勢(shì)必會(huì)使單位相關(guān)工作陷入僵局。只有不斷增強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，優(yōu)化相關(guān)管理模式，才能使事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠依法治理。
其次，便于審計(jì)部門(mén)開(kāi)展審計(jì)工作。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)審計(jì)可以預(yù)防犯罪、為取證提供重要依據(jù)，因此審計(jì)是一項(xiàng)重要的工作。但是，要想高效開(kāi)展審計(jì)工作，離不開(kāi)規(guī)范的財(cái)務(wù)檔案管理。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的重要性，主動(dòng)加強(qiáng)管理方式，為審計(jì)部門(mén)提供工作便利，協(xié)助完成單位的審計(jì)工作。
最后，有助于充分發(fā)揮事業(yè)單位的相關(guān)職能。事業(yè)單位在履行相關(guān)職能時(shí)，一項(xiàng)重要的參考依據(jù)便是財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容。為保證相?P職能發(fā)揮地更加高效，一定要確保單位的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，為今后事業(yè)單位在決策和制定計(jì)劃方面提供有力依據(jù)。因此，將事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作開(kāi)展地更加規(guī)范化，可以提升財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性，保證事業(yè)單位在履行職責(zé)時(shí)，可以有據(jù)可依。
二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的弊端
1.對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視
部分事業(yè)單位，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，財(cái)務(wù)檔案管理的從業(yè)人員責(zé)任心欠缺，不少管理人員甚至報(bào)有無(wú)所謂的態(tài)度。這直接導(dǎo)致很多財(cái)務(wù)檔案管理工作表面化，在真正收集財(cái)務(wù)檔案資料時(shí)不夠重視，部分重要的財(cái)務(wù)檔案資料甚至出現(xiàn)失真的情況。此外，事業(yè)單位不重視財(cái)務(wù)檔案管理人員，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的配備沒(méi)有給予充分的支持，很多從業(yè)人員甚至是兼職從事財(cái)務(wù)檔案管理工作，工作效率底下等情況時(shí)有發(fā)生。
2.財(cái)務(wù)檔案管理工作信息化水平不足
很多事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)檔案管理工作仍然停留在紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案管理階段，對(duì)裝訂和整理財(cái)務(wù)檔案缺乏有效分類(lèi)。信息化應(yīng)用于財(cái)務(wù)檔案管理工作后，很多繁瑣而復(fù)雜的紙質(zhì)檔案歸檔工作遲遲未能落實(shí)到位。加之財(cái)務(wù)檔案管理信息化實(shí)施后，并未充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢(shì)，財(cái)務(wù)檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環(huán)境中。
3.財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
要想做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，需要依靠相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)范下，全面開(kāi)展歸檔工作，這樣才能夠保證事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息得到全面、具體的管理。但是，從現(xiàn)階段來(lái)看，由于很多事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作重視程度不足，配備的從業(yè)人員整體素質(zhì)不高，很多缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)或安排兼職人員擔(dān)任財(cái)務(wù)檔案管理工作。單薄的法律意識(shí)，薄弱的信息技術(shù)以及沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，這些都成為當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)底下的主要原因。他們無(wú)法滿足新形勢(shì)下，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發(fā)生錯(cuò)誤導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，甚至給事業(yè)單位帶來(lái)不可磨滅的經(jīng)濟(jì)損失。
三、優(yōu)化方案及相關(guān)建議
1.提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度
要想做好事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)從意識(shí)上給予足夠的重視。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)首先認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，加強(qiáng)內(nèi)部關(guān)于做好財(cái)務(wù)檔案管理工作的意識(shí)，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，完善管理過(guò)程中的相關(guān)制度。不斷增強(qiáng)人員的主人翁意識(shí)，讓他們能夠細(xì)致、嚴(yán)格地完成財(cái)務(wù)檔案工作的鑒定和審核，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)能力。與此同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)決策，以身作則，提高事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，為單位構(gòu)建一個(gè)良好的工作氛圍和內(nèi)部環(huán)境，以此來(lái)保障整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。
2.加大財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度
事業(yè)單位在新時(shí)期的檔案管理工作實(shí)際上就是人力資源管理，所以檔案管理工作和單位的每一名職工都息息相關(guān)。但事業(yè)單位檔案管理水平能在一定程度上反映職工的專(zhuān)業(yè)技能與素質(zhì)水平。就拿人事檔案來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位職工的升調(diào)往往把個(gè)人檔案作為主要依據(jù)，所以人事檔案是十分重要的資料。尤其是在當(dāng)今的信息時(shí)代，檔案資料對(duì)個(gè)人有更重要的意義，單位領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)查看某名職工的檔案決定其具體的任用。職工檔案資料記錄并反映著個(gè)人在不同階段的成長(zhǎng)歷程、獲獎(jiǎng)情況，且在事業(yè)單位合理配置人力資源方面有舉足輕重的作用。另外，事業(yè)單位檔案管理能使很多管理工作獲得重要的決策依據(jù)，因?yàn)闄n案不僅是決策參考材料，還是對(duì)單位及個(gè)人成長(zhǎng)的見(jiàn)證，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的工作狀態(tài)及成果、建設(shè)及發(fā)展有重要影響。總之，事業(yè)單位在新的歷史時(shí)期優(yōu)化檔案管理工作是至關(guān)重要的。
二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略
（一）處理好電子化與紙質(zhì)檔案管理的關(guān)系。紙質(zhì)檔案管理在事業(yè)單位當(dāng)下的檔案管理工作中依舊占據(jù)主要地位，但新時(shí)期的檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為事業(yè)單位改革檔案管理工作的必然選擇，且數(shù)字化手段在提高事業(yè)單位檔案管理工作效率及工作水平等方面有重要意義。在當(dāng)下尚未完全普及電子化檔案管理的情況下，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理環(huán)節(jié)采取電子化檔案與紙質(zhì)檔案管理并存的方式，特別是在借助計(jì)算機(jī)落實(shí)檔案管理工作時(shí)必須要有主動(dòng)的態(tài)度，有效促進(jìn)事業(yè)單位推動(dòng)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。在實(shí)踐中，事業(yè)單位檔案人員可通過(guò)傳統(tǒng)工作方式收集檔案材料，并把其錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的快速分類(lèi)，生成對(duì)應(yīng)的電子資料，從而發(fā)揮信息技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的作用。
（二）按照單位實(shí)際情況拓展檔案服務(wù)內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案管理模式隨著新時(shí)期信息技術(shù)的不斷更新而不斷發(fā)生變化，為信息化檔案管理的??現(xiàn)開(kāi)辟了更加廣闊的空間。事業(yè)單位可發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)方便、快速的優(yōu)勢(shì)，隨時(shí)搜索、獲取社會(huì)最新資訊，并基于此建立高效的、科學(xué)的檔案信息管理機(jī)制，使事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)、建設(shè)、決策及發(fā)展等方面獲得全方位服務(wù)。事業(yè)單位也可結(jié)合信息化營(yíng)銷(xiāo)手段，結(jié)合單位實(shí)際與工作特色，協(xié)助相關(guān)部門(mén)及人員設(shè)計(jì)、組建獨(dú)立的門(mén)戶網(wǎng)站，在介紹欄列入檔案管理工作的特點(diǎn)與成果，大力宣傳事業(yè)單位檔案管理，擴(kuò)大工作影響力，增強(qiáng)公眾對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視度。
（三）保證電子檔案數(shù)據(jù)以及信息的安全性。較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，電子設(shè)備盡管有便捷的優(yōu)勢(shì)，但一旦它發(fā)生故障，就會(huì)使檔案數(shù)據(jù)、檔案信息遭受毀滅性損害，所以信息安全對(duì)于新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理工作尤為關(guān)鍵。一方面，事業(yè)單位應(yīng)著力增強(qiáng)檔案人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)電腦技術(shù)培訓(xùn)，促使他們學(xué)習(xí)怎樣綜合分析并處理檔案數(shù)據(jù)、怎樣維護(hù)檔案信息、遇到電子設(shè)備故障時(shí)應(yīng)怎樣應(yīng)對(duì)等知識(shí)，保證檔案數(shù)據(jù)、檔案信息的安全性。另一方面，事業(yè)單位要重視電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備的更新?lián)Q代，經(jīng)常及時(shí)把老舊設(shè)備更換掉，使用最新的軟件系統(tǒng)，確保電子設(shè)備運(yùn)營(yíng)能滿足日常的檔案管理工作需要。所以事業(yè)單位要增強(qiáng)管理意識(shí)，增加對(duì)檔案管理中各個(gè)工作環(huán)節(jié)的投入，致力于改善既有檔案信息、檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存環(huán)境的的局限性，提高數(shù)據(jù)信息處理水平，從而保證檔案數(shù)據(jù)、檔案信息及時(shí)而有效地被利用，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
