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時(shí)間：2023-06-06 09:01:33
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[中圖分類號(hào)] G712 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2013）11-0048-02
文檔管理類課程是高職秘書專業(yè)的主干課程，各院校大多開設(shè)“文書工作與檔案管理”“秘書文檔管理”“檔案管理”等課程。文檔管理類教材也是高職秘書專業(yè)教材建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目。受制于專業(yè)特點(diǎn)、學(xué)生就業(yè)崗位及教育層次限制等因素，高職秘書專業(yè)文檔管理類教材在內(nèi)容構(gòu)建上應(yīng)追求適合于高職秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)實(shí)際的模式。本文以實(shí)證為基礎(chǔ)對(duì)目前出版的高職秘書專業(yè)文檔管理類教材內(nèi)容構(gòu)建模式做一些分析。
一、“文書工作+檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式
該模式的版本如《文書工作與檔案管理》（吳鳳祥，高等教育出版社2001）、《文書工作與檔案管理》（趙映誠，高等教育出版社2003，2007）、《秘書文檔管理》（汪溢，大連理工大學(xué)出版社2008，2010）、《文書與檔案管理》（劉萌，電子工業(yè)出版社2010）、《企業(yè)文檔管理》（崔淑琴，暨南大學(xué)出版社2010）等。
最早的高職秘書專業(yè)文檔管理類教材就是采用這種模式，而且一直作為該類教材內(nèi)容構(gòu)建的主要模式沿襲至今。這種模式實(shí)際上將教材分為前后兩大相對(duì)獨(dú)立的部分，前一部分是文書工作，后一部分是檔案管理。文書工作部分（實(shí)際上主要是機(jī)關(guān)文書工作）的內(nèi)容一般包括文書工作概述、文書種類、文書體式、文書稿本、文書形成、收文與發(fā)文、整理與歸檔等環(huán)節(jié)和內(nèi)容，即傳統(tǒng)文書學(xué)的內(nèi)容。檔案管理部分的基本思路同于下述“檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式，即由檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研及專門檔案和特殊載體檔案結(jié)構(gòu)而成。這種模式的構(gòu)建主要基于“文書與檔案的特殊關(guān)系”，認(rèn)為“文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結(jié)”。各版本在結(jié)構(gòu)上基本沒有太大差別，內(nèi)容上基本以黨政機(jī)關(guān)文書工作與專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)檔案管理為構(gòu)建基礎(chǔ)，其中某些內(nèi)容往往又和秘書（應(yīng)用）寫作教材中的相關(guān)內(nèi)容交叉或重復(fù)，如公文格式及常用文書寫作。
崔淑琴、李艇主編的《企業(yè)文檔管理》探索了較為新穎的思路。教材首先突出了“企業(yè)”這個(gè)定位和特色，基于“檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)的真實(shí)記錄，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)運(yùn)作及管理等各方面發(fā)揮著重要的作用”的角度，介紹“適應(yīng)企業(yè)特點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化和科學(xué)管理水平的檔案體系”內(nèi)容，區(qū)別于以往同類教材以黨政機(jī)關(guān)文書工作與專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)檔案管理內(nèi)容為構(gòu)建基礎(chǔ)的做法，介紹了企業(yè)現(xiàn)行文書及其形成、企業(yè)文書管理工作和企業(yè)檔案的收集與整理、鑒定、保管與統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用、檢索與編研，以及企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理、企業(yè)特殊載體檔案、企業(yè)文檔管理軟件應(yīng)用，還特別介紹了中外合資、合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)與中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)。該教材在宏觀上打破了以往版本文書工作與檔案管理各占一半的模式，在微觀上著眼于企業(yè)實(shí)踐，如企業(yè)現(xiàn)行文書的形成分別介紹了企業(yè)黨群工作和行政管理文書的形成、企業(yè)產(chǎn)品科技和基建設(shè)備文書的形成、企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理文書的形成及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)公文格式自動(dòng)排版系統(tǒng)，明顯不同于以往版本。企業(yè)文書管理部分也不像以往版本那樣繁瑣地介紹基于機(jī)關(guān)特點(diǎn)的收文、發(fā)文等各個(gè)環(huán)節(jié)，而是立足企業(yè)文書運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)踐的簡(jiǎn)潔說明。還有像中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)等內(nèi)容也是此前版本鮮見的。
二、“檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式
該模式的版本如《檔案管理學(xué)簡(jiǎn)明教程》（王立維，浙江大學(xué)出版社2004）、《檔案工作實(shí)務(wù)》（吳廣平，北京大學(xué)出版社2008）、《檔案管理技能訓(xùn)練》（陳琳，機(jī)械工業(yè)出版社2009）、《檔案管理實(shí)務(wù)》（樓淑君，重慶大學(xué)出版社2010）、《檔案管理實(shí)務(wù)》（何屹，北京大學(xué)出版社2010）等。
這種模式的內(nèi)容設(shè)定就是檔案管理活動(dòng)的一系列環(huán)節(jié)和內(nèi)容，一般包括檔案管理概述、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供和利用、檔案編研、檔案登記和統(tǒng)計(jì)、專門檔案管理（人事檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理等）、特殊載體檔案管理（聲像檔案管理、照片檔案管理、電子檔案管理）等，其基本思路與一般意義的檔案管理學(xué)類教材一致，特別是早期版本。近期版本則結(jié)合專業(yè)特點(diǎn)等作出了一些調(diào)整，如樓淑君、鐘小安主編的《檔案管理實(shí)務(wù)》采用“項(xiàng)目導(dǎo)向、任務(wù)驅(qū)動(dòng)”的編寫模式，除項(xiàng)目一“檔案與檔案工作”（相當(dāng)于概述）外，項(xiàng)目二至項(xiàng)目六分別是文書檔案管理、科技檔案管理、人事檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、特殊載體檔案管理；項(xiàng)目七至項(xiàng)目九分別是檔案保管工作、檔案檢索、檔案利用服務(wù)與檔案編研工作，檔案的收集、整理、鑒定等內(nèi)容則沒有納入；項(xiàng)目十和十一分別介紹了綜合檔案室建設(shè)與管理、檔案事務(wù)所的創(chuàng)建。陳琳編著的《檔案管理技能訓(xùn)練》以訓(xùn)練貫穿全書，但內(nèi)容設(shè)定仍是始于檔案收集止于特殊載體檔案管理，該教材在最后一章介紹了檔案管理軟件操作。
三、“信息工作+檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式
該模式的版本如《商務(wù)秘書信息與檔案工作》（劉萌，中國(guó)勞動(dòng)社會(huì)保障出版社2005）、《秘書信息與檔案管理實(shí)務(wù)》（余紅平，外語教學(xué)與研究出版社2009）、《信息與檔案管理》（賀存鄉(xiāng)，浙江大學(xué)出版社2010）、《秘書信息工作與檔案管理》（王琦，中國(guó)人民大學(xué)出版社2011）等。
這種模式出現(xiàn)較晚，版本總體數(shù)量較少，主要集中在近幾年。這種模式將“文書工作+檔案管理”內(nèi)容構(gòu)建模式的文書工作換成了信息工作。信息工作部分一般包括信息與信息工作概述、信息獲取、信息整理、信息存儲(chǔ)、信息傳遞、信息開發(fā)與利用服務(wù)、信息決策服務(wù)與反饋等內(nèi)容。檔案管理部分仍如常規(guī)。這種模式基于檔案是一種特殊的信息資源而構(gòu)建，體現(xiàn)了文檔管理類課程教學(xué)及教材建設(shè)在內(nèi)容選擇上的新探索。事實(shí)上，大多數(shù)院校在教學(xué)實(shí)踐中還是傾向于前兩種模式的。
此外，還有將信息工作、文書工作和檔案管理三者合一的。《職業(yè)秘書資料與檔案管理教程》（陳祖芬，清華大學(xué)出版社2008）也更新了文檔管理類教材的編寫模式，較具新意。
四、兩個(gè)需要深入思考的問題
上述三種高職秘書專業(yè)文檔管理類教材內(nèi)容構(gòu)建模式，既有傳統(tǒng)認(rèn)知的延續(xù)，也有課程改革的探索。究竟哪種模式更適合專業(yè)教學(xué)，或者說更有利于學(xué)生未來就業(yè)？由于各院校課程設(shè)置、課程目標(biāo)等不盡一致，難以也不宜作出統(tǒng)一的評(píng)判。但著眼于今后的教材建設(shè)，下述兩個(gè)問題需要進(jìn)行深入思考。
一是文檔管理類教材內(nèi)容構(gòu)建要以學(xué)生就業(yè)實(shí)踐為基礎(chǔ)。高職秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)的主要去向是中小型企業(yè)，而非大型企業(yè)、黨政機(jī)關(guān)或?qū)I(yè)檔案機(jī)構(gòu)。中小型企業(yè)文檔管理工作還不完善，甚至可以說是千差萬別，有的設(shè)立了專門機(jī)構(gòu)并配備了工作人員，有的則不是這樣，文檔管理工作往往與綜合辦公室等工作合在一起。高職秘書專業(yè)學(xué)生到中小型企業(yè)就業(yè)，很多都是綜合性崗位，文檔管理工作只是其中的一部分。所以，從總體上來講，高職秘書專業(yè)文檔管理類教材的內(nèi)容構(gòu)建應(yīng)以中小型企業(yè)文檔管理工作實(shí)踐為基礎(chǔ)，盡管它還不完善，但這也正是借教材建設(shè)對(duì)中小型企業(yè)文檔管理工作進(jìn)行深入研究的契機(jī)。用大型企業(yè)乃至黨政機(jī)關(guān)或?qū)I(yè)檔案機(jī)構(gòu)的工作方法指導(dǎo)中小型企業(yè)的文檔管理工作是不現(xiàn)實(shí)的，將屬于本科層面的內(nèi)容簡(jiǎn)單橫移到高職秘書專業(yè)教材中來也是不切實(shí)際的。目前許多高職秘書專業(yè)文檔管理類教材雖然篇幅薄了，但內(nèi)容并未見少，不自覺地還存在追求學(xué)科化和系統(tǒng)性的傾向。這值得教材編寫者深入反思。
二是文檔管理類教材中相關(guān)內(nèi)容的組合與銜接要更科學(xué)。無論是文書工作與檔案管理組合，還是檔案管理與信息工作組合，都應(yīng)進(jìn)行更深層次的探究。如文書工作的內(nèi)容基于傳統(tǒng)文書學(xué)的內(nèi)容，事實(shí)上在追求效益和講求效率的企業(yè)管理運(yùn)行機(jī)制下，由于受人員規(guī)模等因素制約，中小型企業(yè)的文書工作不可能像大型企業(yè)乃至黨政機(jī)關(guān)那樣繁雜，所以目前基于黨政機(jī)關(guān)特征的文書工作內(nèi)容其實(shí)與學(xué)生就業(yè)崗位實(shí)踐存在較大距離，而且像公文格式、行文規(guī)則等內(nèi)容往往與秘書（應(yīng)用）寫作類教材存在交叉或重復(fù)。同時(shí)，組合在一起的內(nèi)容如何做好邏輯上的銜接目前也做得不夠，如文書工作與檔案管理組合，僅僅說“有了文書才有檔案，沒有文書就沒有檔案”似乎欠妥，因?yàn)槲臅鴻n案是檔案的主體但不是全部。再如檔案管理與信息工作組合，檔案是一種特殊載體的信息，但如何在一本教材中將二者有機(jī)地融合在一起而不是“貌合神離”地單獨(dú)“擺放”，這是教材編寫者應(yīng)該進(jìn)一步要做好的工作。
[ 參 考 文 獻(xiàn) ]
[1] 金常德.高職教育秘書文檔類教材建設(shè)述評(píng)[J].蘭臺(tái)世界，2008，11（下）.
水利水電行業(yè)是我國(guó)重要的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，檔案管理工作是水利水電工程管理中一項(xiàng)基礎(chǔ)的、服務(wù)性很強(qiáng)的工作。水利水電項(xiàng)目工程量較大，需要分多個(gè)階段進(jìn)行，其中涉及大量協(xié)議、資料、采購文件、水文監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等信息，這些信息是檔案管理的重要構(gòu)成部分。在水利水電工程檔案管理工作中，需要緊跟時(shí)展步伐，嚴(yán)格遵循最新規(guī)范的要求。中國(guó)電力出版社出版的《水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)》針對(duì)水利水電建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理工作進(jìn)行研究，該書編著的目標(biāo)在于更好地貫徹實(shí)施《水電水利建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》(DL/T1396—2014)，幫助檔案及相關(guān)人員理解與掌握標(biāo)準(zhǔn)，可以作為水利水電行業(yè)檔案管理工作人員的培訓(xùn)教材。全書分為四個(gè)部分，分別對(duì)規(guī)范制定的目的、指導(dǎo)思想、編制原則和主要特點(diǎn)進(jìn)行了概述，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔等內(nèi)容進(jìn)行了解讀，并對(duì)規(guī)范的有關(guān)條了補(bǔ)充說明。同時(shí)，還對(duì)水利水電工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)際工作的操作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，具有較強(qiáng)的實(shí)用性，對(duì)水利水電工程檔案管理工作的順利開展和繼續(xù)完善具有非常重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。
現(xiàn)代科技的快速發(fā)展能夠在一定程度上促進(jìn)水利水電工程檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案管理信息化對(duì)于水利水電工程的發(fā)展十分重要。在水利水電檔案管理中，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)十分明顯，能夠有效提升水利水電工程檔案的分類、收納管理水平。在實(shí)際檔案管理工作中，運(yùn)用檔案管理軟件的難度相對(duì)較低，只需要簡(jiǎn)單地操作檔案管理軟件就能夠有效節(jié)省檔案實(shí)時(shí)管理的工作時(shí)間，且檔案資料的管理和交接存檔往往是在一個(gè)步驟中完成的。《水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)》一書強(qiáng)調(diào)，水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化對(duì)于水利水電工程建設(shè)發(fā)展具有非常深遠(yuǎn)的意義，檔案信息管理工作現(xiàn)代化需要實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)的現(xiàn)代化、檔案管理工作組織現(xiàn)代化以及干部專業(yè)化。一是檔案技術(shù)現(xiàn)代化，主要涵蓋了檔案工作信息化、檔案存儲(chǔ)縮微化以及激光光盤技術(shù)、聲像技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)的應(yīng)用;二是檔案管理工作組織現(xiàn)代化，涵蓋了現(xiàn)代化管理思想、科學(xué)化管理方法、現(xiàn)代化意識(shí)培養(yǎng)、專業(yè)化檔案工作隊(duì)伍建設(shè);三是干部專業(yè)化，主要涵蓋了水利水電工程檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高。綜合來看，水利水電工程檔案管理現(xiàn)代化是水利水電工程建設(shè)的重要組成部分，對(duì)水利水電事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。
結(jié)合《水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)》一書中的內(nèi)容，水利水電工程檔案管理目前的基本工作是水利水電工程檔案信息的收集、整理、歸檔和保存。水利水電工程檔案管理現(xiàn)代化主要從以下三個(gè)方面進(jìn)行:第一，檔案管理工作流程科學(xué)化。當(dāng)代的科學(xué)技術(shù)和手段對(duì)于檔案信息的收集歸納工作具有非常重要的作用，檔案信息資料的收集整理以及歸檔保存工作需要應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來提高工作效率，同時(shí)保障檔案信息資料的完整性和安全性，作為水利水電工程管理工作重要的參考依據(jù)。第二，硬件設(shè)備的強(qiáng)力支持。將硬件設(shè)備的完善作為促進(jìn)水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化的重要手段，從而有效解決紙質(zhì)檔案管理存在的問題，如紙質(zhì)檔案易發(fā)霉，紙張信息共享能力差等。第三，定時(shí)更新檔案系統(tǒng)?；诰W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的水利水電工程檔案信息自動(dòng)化，能夠有效地提升檔案管理的工作效率，定時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)有助于系統(tǒng)工作安全，為水利水電檔案信息存儲(chǔ)提供安全保障。同時(shí)，還能夠跟上水利水電工程管理對(duì)檔案信息的使用需求，讓水利水電工程檔案管理更加高效便捷。
《水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)》一書指出，檔案管理作為水利水電工程管理的重要組成部分，其研究工作對(duì)于提高檔案信息管理水平、節(jié)省勞動(dòng)成本、保障經(jīng)濟(jì)效益等方面具有十分重要的作用。水利水電工程檔案管理工作的現(xiàn)狀不能滿足不斷增長(zhǎng)的檔案數(shù)量和多元化的檔案內(nèi)容，甚至不斷涌現(xiàn)的多種載體的要求，水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化的訴求顯得愈發(fā)重要和緊迫。在這種緊張的局面中，水利水電工程管理工作更需要穩(wěn)健發(fā)展，從檔案管理工作現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，從根本上抓好水利水電工程檔案管理工作的質(zhì)量，針對(duì)水利水電工程檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，通過先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，不斷提高現(xiàn)代化檔案管理水平，完善檔案管理路徑。與此同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)水利水電工程檔案管理工作的深入發(fā)展，需要將科技含量作為目前檔案管理工作的核心，在檔案信息資源管理工作中不斷優(yōu)化，重視現(xiàn)代化水利水電工程檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵(lì)檔案管理人員發(fā)揮自身潛力與特長(zhǎng)，不斷學(xué)習(xí)和自我提升，以實(shí)現(xiàn)水利水電檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)。
關(guān)鍵詞 基建會(huì)計(jì) 檔案管理 現(xiàn)狀及存在問題 措施
一、基建會(huì)計(jì)檔案收集管理范圍
根據(jù)我國(guó)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：第一，會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；第二，會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿；第三，財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；第四，其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
二、基建會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題
與企業(yè)會(huì)計(jì)、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)等一般的專業(yè)會(huì)計(jì)相比，基建會(huì)計(jì)具有其特殊性。最主要的特殊性體現(xiàn)在會(huì)計(jì)主體的特殊上。一般專業(yè)會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)主體一般均為法人主體，但基礎(chǔ)建設(shè)會(huì)計(jì)則以一個(gè)獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的建設(shè)項(xiàng)目作為會(huì)計(jì)主體，來反映和監(jiān)督投資項(xiàng)目的資金來源、項(xiàng)目資產(chǎn)的形成和運(yùn)用情況?；〞?huì)計(jì)核算的特殊性及有些單位的主管財(cái)務(wù)人員對(duì)基建項(xiàng)目的業(yè)務(wù)核算掌握不透徹，對(duì)基建會(huì)計(jì)的核算工作無從下手。根據(jù)基建會(huì)計(jì)檔案管理的收集范圍，會(huì)計(jì)核算工作的障礙也會(huì)給會(huì)計(jì)檔案的管理工作帶來問題
（一）忽視收集與管理
根據(jù)我國(guó)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。然而在實(shí)務(wù)操作中，一方面由于部分財(cái)務(wù)人員對(duì)基建會(huì)計(jì)知識(shí)、規(guī)定較為陌生，一旦企業(yè)發(fā)生了基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)就無從下手，不能及時(shí)與施工隊(duì)伍核對(duì)往來賬目；另一方面由于財(cái)務(wù)人員意識(shí)上沒有跟上，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能及時(shí)收集材料，更談不上最資料進(jìn)行認(rèn)真歸檔，對(duì)發(fā)生的混亂現(xiàn)象聽之任之。兩方面的原因造成基建會(huì)計(jì)的檔案管理的混亂、不規(guī)范，嚴(yán)重影響了基建會(huì)計(jì)的正確反映。
（二）檔案管理不規(guī)范
在上文中已經(jīng)提到大多數(shù)企業(yè)都沒有專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，一般均為企業(yè)會(huì)計(jì)來兼任檔案管理人員。一人分擔(dān)兩職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整理歸檔不及時(shí)、管理滯后和混亂，欠缺規(guī)范性。檔案管理的混亂，最嚴(yán)重的后果就是查找困難和會(huì)計(jì)憑證丟失，對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)來說，業(yè)務(wù)支出多數(shù)都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項(xiàng)目的真實(shí)核算，造成的經(jīng)濟(jì)影響是十分慘重的。另外，《辦法》規(guī)定各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損和泄密。這對(duì)大部分企業(yè)來說，也是沒有做到的。
（三）檔案管理制度不健全
企業(yè)基建會(huì)計(jì)的檔案管理制度主要是參考2001年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》。雖然《方法》中對(duì)我國(guó)企事業(yè)單位的檔案管理作出了詳細(xì)的規(guī)定，但在實(shí)際運(yùn)行過程中，許多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個(gè)專業(yè)的檔案管理人員，會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設(shè)定專門的檔案室。而對(duì)會(huì)計(jì)檔案電算化管理，也沒有制定相應(yīng)的管理方法，電子文件、數(shù)據(jù)等散落在各部門人員的計(jì)算機(jī)中，沒有形成磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。
（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
財(cái)務(wù)人員對(duì)基建工程情況了解較少，導(dǎo)致基建工作于財(cái)務(wù)的鏈接不揭秘，直接影響了基建會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財(cái)務(wù)人員還沒有收到該項(xiàng)目的工程批復(fù)、設(shè)計(jì)批復(fù)、施工合同等材料，那么就只能根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行核算，這必然會(huì)使得平常的核算與竣工時(shí)“工程概預(yù)算執(zhí)行情況表”的概算項(xiàng)目核算不能完全匹配，報(bào)表的準(zhǔn)確性得不到保證。根據(jù)錯(cuò)誤的報(bào)表編制的會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確性肯定會(huì)受到影響，結(jié)果并不能準(zhǔn)確反映真實(shí)情況，項(xiàng)目建設(shè)中財(cái)務(wù)監(jiān)督的作用沒有得到發(fā)揮。
三、加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的措施
（一）提高思想認(rèn)識(shí)，安排專人負(fù)責(zé)基建會(huì)計(jì)檔案的管理工作
對(duì)企業(yè)來講，不管做什么事情，領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)鍵?；ㄆ髽I(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作之所以會(huì)出現(xiàn)管理混亂、不規(guī)范、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)低等問題，歸根結(jié)底是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在人力、財(cái)力、物力、時(shí)間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態(tài)。所以，做好基建會(huì)計(jì)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急就是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的思想認(rèn)識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負(fù)責(zé)檔案管理，同時(shí)根據(jù)基建項(xiàng)目的規(guī)模分配相關(guān)責(zé)任人的工作，保證會(huì)計(jì)資料的收集、整理、歸檔有序進(jìn)行，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領(lǐng)導(dǎo)重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，底下的財(cái)務(wù)人員的檔案意識(shí)才能得到強(qiáng)化，工作態(tài)度才能更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能自覺的按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，積極主動(dòng)地做好檔案收集整理工作。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)其的重視程度，是會(huì)計(jì)檔案管理工作順暢進(jìn)行的重要保證。
（二）建立內(nèi)部相關(guān)職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基建會(huì)計(jì)檔案信息化管理
隨著計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)在企業(yè)的應(yīng)用越來越普遍，財(cái)務(wù)檔案信息化和檔案工作現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案工作的大勢(shì)所趨。對(duì)基建會(huì)計(jì)而言，規(guī)模大、工期長(zhǎng)，資金往來頻繁，會(huì)計(jì)核算不同于一般企業(yè)會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)核算對(duì)基建項(xiàng)目起到關(guān)鍵的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用，因此，做好基建會(huì)計(jì)的檔案管理是非常重要的。首先，應(yīng)明確基建會(huì)計(jì)信息化管理的主要內(nèi)容：1監(jiān)督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權(quán)限設(shè)置，要明確哪些人進(jìn)行維護(hù)操作，防止數(shù)據(jù)和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對(duì)操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對(duì)檔案的使用情況，一方面可以監(jiān)督、控制非法操作，另一方面對(duì)發(fā)生的錯(cuò)誤進(jìn)行追蹤，以便對(duì)破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。
（三）根據(jù)實(shí)際情況，可適當(dāng)延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間 [2]
根據(jù)我國(guó)的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》規(guī)定，財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)處存放時(shí)間滿一年后就應(yīng)該進(jìn)行檔案移交，而基建項(xiàng)目的特點(diǎn)之一就是工期較長(zhǎng)，一般來說一個(gè)基建項(xiàng)目?jī)赡曛畠?nèi)基本上完工并決算完畢，原財(cái)務(wù)處可臨時(shí)申請(qǐng)檔案室延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的保存時(shí)間，筆者認(rèn)為基建項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間可以適當(dāng)延長(zhǎng)至兩年。基建會(huì)計(jì)與事業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)行不同的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，在會(huì)計(jì)處理上表現(xiàn)為分開的兩套賬，在裝訂成冊(cè)、編號(hào)等問題上兩者互不影響，并且延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的移交時(shí)間也不會(huì)對(duì)事業(yè)會(huì)計(jì)檔案的移交期限產(chǎn)生影響。這樣一來，不但沒有對(duì)企業(yè)造成不好的影響，反而方便了基建會(huì)計(jì)人員的查賬工作，大大提高了基建會(huì)計(jì)的工作效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提高及時(shí)、準(zhǔn)確的基建項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息。
（四）建立健全基建會(huì)計(jì)憑證的管理制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
對(duì)檔案管理而言，最重要的就是準(zhǔn)確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，理應(yīng)從做好這幾個(gè)方面的工作著手。在遵守相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的基礎(chǔ)之上，基建會(huì)計(jì)根據(jù)基建項(xiàng)目的特點(diǎn)制定適合本企業(yè)發(fā)展的基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，如基建會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱保管期限、移交時(shí)間等。原則上，基建會(huì)計(jì)檔案不得隨便對(duì)外借閱，未經(jīng)負(fù)責(zé)任同意，更不能對(duì)外泄露基建會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，否則，應(yīng)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。如果由于司法需要或者經(jīng)負(fù)責(zé)任同意，需對(duì)外借閱基建會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須履行登記手續(xù)。
一、資料管理是企業(yè)秘書工作的重要內(nèi)容
資料管理是現(xiàn)代企業(yè)秘書的經(jīng)常性工作，也是現(xiàn)代企業(yè)秘書工作的重要內(nèi)容。資料管理既不是傳統(tǒng)意義上的文書工作，也不是通常意義上的檔案管理，文書工作與檔案管理無法涵蓋資料管理的內(nèi)容。盡管資料與文書、檔案有著諸多相似之處，但更存在明顯的區(qū)別。文書是指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性和特定格式的文字材料，其本質(zhì)屬性是現(xiàn)實(shí)執(zhí)行性，從其形成和使用范圍角度一般分為公務(wù)文書和私人文書。檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，作為憑證的文字、圖像、聲音等文書和信息材料，其本質(zhì)屬性是原始記錄性，從其形成領(lǐng)域的公私屬性角度一般分為公務(wù)檔案和私人檔案。而資料則是為協(xié)助工作的完成留存?zhèn)洳榈囊磺泄_或內(nèi)部的不同載體形式的文字、圖片、聲像材料等，具有較強(qiáng)的相對(duì)性和動(dòng)態(tài)性。資料是現(xiàn)實(shí)中最接近檔案，與檔案關(guān)系最為密切的概念，但是二者不是等同關(guān)系，在某種意義上講，檔案可以被人們作為資料看待并使用，但資料卻不能作為檔案看待并使用。檔案的意義在于存史、備考和社會(huì)利用，資料的意義對(duì)于組織而言則在于以備查考來協(xié)助工作的完成。資料管理相對(duì)于文書工作和檔案管理，是企業(yè)秘書一項(xiàng)既與其他工作融合又相對(duì)獨(dú)立的日常工作。
在現(xiàn)代企業(yè)秘書工作中，有大量的日常資料需要管理，即對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、保管、加工、檢索和利用，使其有利于現(xiàn)實(shí)工作的完成。從資料的類型來看，秘書需要管理的資料大體上可以區(qū)分為公司公用資料和個(gè)人專用資料兩類。前者一般包括:常用的政策規(guī)定、條令、制度等;政府頒布的出版物如經(jīng)濟(jì)白皮書等;行業(yè)和協(xié)會(huì)的資料;國(guó)家和地區(qū)的統(tǒng)計(jì)資料;客戶資料;各種業(yè)務(wù)手冊(cè)如國(guó)外出差指南等;商業(yè)應(yīng)用文文集;市內(nèi)飯店、賓館、會(huì)展場(chǎng)地、交通等基本資料;重要經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)剪報(bào);各種名錄如社會(huì)名人錄等;本單位人員通信錄等等。后者一般包括:工具類資料:如字典、詞典，最新飛機(jī)、火車、輪船、公共汽車時(shí)刻表及交通方面的手冊(cè)、地圖冊(cè)，重大紀(jì)念日列表等;上司指示記錄:秘書整理并得到確認(rèn)的上司以比較隨便的口頭指示方式做出的批示;上司的資料:秘書為上司保存的一些往來書信、報(bào)告原稿、談話記錄等。很顯然，上述這些資料對(duì)于某個(gè)企業(yè)來講，既屬于文書，也屬于檔案;對(duì)于這些資料的管理，既不是文書工作的范疇，也不是檔案管理的范疇，但卻是企業(yè)秘書工作的不可缺少的內(nèi)容。
二、資料管理在高職秘書專業(yè)教學(xué)中的缺位
但是，當(dāng)前高職秘書專業(yè)教學(xué)則大多漠視了資料管理的內(nèi)容。大多數(shù)高職院校秘書專業(yè)開設(shè)的主干課程秘書實(shí)務(wù)，仍以傳統(tǒng)的“辦文、辦會(huì)、辦事”來結(jié)構(gòu)，雖然越來越加強(qiáng)“辦事”的份量，但專門訓(xùn)練學(xué)生資料管理能力的則不多見。以人們習(xí)以為常的名片為例，名片管理其實(shí)是企業(yè)秘書資料管理的一項(xiàng)不可忽視的重要內(nèi)容，因?yàn)槊怯涗浛蛻粜畔⒌闹匾d體之一，秘書一般要負(fù)責(zé)上司和自己在公務(wù)和個(gè)人交往中獲取的各種名片的整理工作，只要與組織業(yè)務(wù)或辦公室業(yè)務(wù)可能有聯(lián)系的人員的名片都應(yīng)當(dāng)保存并進(jìn)行有效的管理。但是，在目前的高職秘書實(shí)務(wù)課程教學(xué)中基本上將名片管理的內(nèi)容忽略不計(jì)，所以學(xué)生既沒有名片管理的意識(shí)，也不懂得名片管理的方法，在上崗工作后無法自如應(yīng)對(duì)這份看似簡(jiǎn)單的工作，無法使其發(fā)揮更大的效用。秘書實(shí)務(wù)課程教學(xué)講了很多內(nèi)容，甚至有的內(nèi)容不符合高職學(xué)生的上崗需求，但是對(duì)于包括如名片管理在內(nèi)的資料管理的教學(xué)則是空白。
除秘書實(shí)務(wù)課程教學(xué)外，傳統(tǒng)的文檔管理教學(xué)(開設(shè)文檔管理的課程，編寫文檔管理的教材)也無從談起資料管理的內(nèi)容。目前高職秘書專業(yè)教學(xué)中，文檔管理課程的大體思路都是從文書工作和檔案管理兩部分來著眼，文書工作部分著重介紹文書的形成、處理、整理與歸檔等內(nèi)容，主要圍繞公務(wù)文書展開，以《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》及《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》等為依據(jù);檔案管理部分著重介紹檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用等內(nèi)容，主要圍繞公務(wù)檔案展開，以《中華人民共和國(guó)檔案法》及《歸檔文件整理規(guī)則》等為依據(jù)。實(shí)事求是地講，這種文檔管理課程的內(nèi)容建構(gòu)并不完全適合高職秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)上崗的實(shí)際需要，也不符合高職教育的就業(yè)導(dǎo)向的要求，因?yàn)楦呗毭貢鴮I(yè)學(xué)生的就業(yè)去向基本上企業(yè)尤其是中小企業(yè)，所以現(xiàn)行文檔管理的教學(xué)內(nèi)容存在著職業(yè)指向不清、缺乏針對(duì)性和適用性的問題。而工作中需要的資料管理的相關(guān)內(nèi)容則又處于缺位狀態(tài)，在一定程度上導(dǎo)致了高職秘書專業(yè)教學(xué)內(nèi)容的錯(cuò)位。
三、高職秘書專業(yè)教學(xué)要拓展資料管理的內(nèi)容
資料管理是秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)上崗后接觸較多的工作，應(yīng)該使學(xué)生在專業(yè)學(xué)習(xí)階段系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)與技能，訓(xùn)練其資料管理的能力。但資料管理的內(nèi)容既不存在于秘書實(shí)務(wù)課程教學(xué)之中，又被排除在傳統(tǒng)的文檔管理課程教學(xué)之外，基于這樣的事實(shí)，我們提出在高職秘書實(shí)務(wù)課程教學(xué)中要拓展資料管理的內(nèi)容，或者對(duì)傳統(tǒng)的文檔管理課程的教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行改革，合理融入資料管理的內(nèi)容。有三個(gè)問題需要特別注意:
一是要重視資料管理的教學(xué)。高職秘書專業(yè)教學(xué)要與時(shí)俱進(jìn)，在教學(xué)過程中應(yīng)該根據(jù)高職秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)的去向和崗位需求，適時(shí)調(diào)整教學(xué)內(nèi)容，有的要?jiǎng)h減，有的要拓展，料管理教學(xué)內(nèi)容當(dāng)屬后者。我們必須認(rèn)識(shí)到資料管理在現(xiàn)代企業(yè)秘書工作中的重要性，認(rèn)識(shí)到科學(xué)有效地管理資料的能力是高職秘書專業(yè)學(xué)生就業(yè)上崗所需的基本能力，在專業(yè)教學(xué)中要及時(shí)地予以拓展，滿足企業(yè)對(duì)秘書人才能力的要求。其實(shí)，現(xiàn)在很多企業(yè)的招聘啟事中多有“資料管理員”職位的招聘信息，這應(yīng)該對(duì)高職秘書專業(yè)教學(xué)以有益的啟示。
二是要加強(qiáng)相關(guān)教材的建設(shè)。教材建設(shè)是專業(yè)教學(xué)改革的基礎(chǔ)和保障，由于資料管理一直被秘書專業(yè)教學(xué)所忽略或遺漏，所以，以往的秘書實(shí)務(wù)教材或文檔管理教材往往都不涉及資料管理的內(nèi)容。到目前為止，對(duì)于資料管理做比較系統(tǒng)介紹的當(dāng)屬陳祖芬主編的《職業(yè)秘書資料與檔案管理教程》(清華大學(xué)出版社，2008)，這是一個(gè)可喜的開端。但此類教材的建設(shè)空間還很大，有待于進(jìn)一步結(jié)合企業(yè)資料管理的實(shí)踐進(jìn)行開發(fā)，或者在秘書實(shí)務(wù)教材中增加資料管理的內(nèi)容，或者開發(fā)融資料管理于一體的新型文檔管理教材。
三是要注重教學(xué)方法的適用。由于資料管理與檔案管理相似，其過程也是收集、整理、保存、加工和利用等幾個(gè)方面，眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理教學(xué)由于主客觀原因往往無法回避枯燥乏味的問題。資料管理盡管相對(duì)于檔案管理要靈活，但教學(xué)中還是要強(qiáng)調(diào)針對(duì)高職學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)等因素，注意教學(xué)方法的適用性，如采用案例教學(xué)、實(shí)例教學(xué)、模擬教學(xué)等，應(yīng)該更能激發(fā)學(xué)生的主動(dòng)性和參與性，尤其要加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)教學(xué)的比重，回避傳統(tǒng)的講授法帶來的癥結(jié)，這需要任課教師自身多學(xué)習(xí)、多思考、多實(shí)踐。
基金項(xiàng)目:教育部高職高專文秘類專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)2008年度科研課題“高職秘書實(shí)務(wù)教學(xué)內(nèi)容的選擇與拓展”(項(xiàng)目編號(hào)WJ08021)。
參考文獻(xiàn)
[1]陳祖芬.職業(yè)秘書資料與檔案管理教程[M].北京:清華大學(xué)出版社，2008.
數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理工作的模式與內(nèi)容發(fā)生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時(shí)代下檔案工作人員應(yīng)該樹立信息服務(wù)的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，充分滿足客戶不同階段的需求。
一、檔案管理信息化的必要性
新時(shí)期下各行業(yè)領(lǐng)域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎(chǔ)，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時(shí)代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措及發(fā)展?fàn)顩r等。檔案管理工作有助于協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計(jì)及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制。接下來筆者主要分析數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題。
二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與問題
數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)過程中存在一些問題，筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)將這些問題歸納總結(jié)如下。
（一）資金規(guī)模有限
檔案信息化建設(shè)以基礎(chǔ)設(shè)施投資與建設(shè)為基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)質(zhì)量與水平直接影響到信息化建設(shè)成敗與高低。信息化建設(shè)過程中需要購入大量基礎(chǔ)設(shè)備與設(shè)施，但這些設(shè)備與設(shè)施價(jià)值較高，檔案部門往往經(jīng)費(fèi)來源有限，造成相關(guān)配置與設(shè)置較低，不能滿足網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，阻礙檔案信息化建設(shè)。
（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)劃
檔案信息化建設(shè)很長(zhǎng)時(shí)間以來，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業(yè)務(wù)與技術(shù)缺乏通用性，對(duì)檔案信息共享產(chǎn)生阻礙。分析市場(chǎng)中存在的檔案管理軟件，可以發(fā)現(xiàn)多以單機(jī)版為主，并沒有聯(lián)網(wǎng)功能，不能滿足數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統(tǒng)。
（三）安全意識(shí)缺失
檔案信息化建設(shè)需要信息技術(shù)的支持，而信息技術(shù)的使用難免會(huì)遇到各種安全性問題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護(hù)意識(shí)，都簡(jiǎn)單的以為只要有了安全防護(hù)體系就能確保信息安全，必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關(guān)信息企業(yè)進(jìn)行，沒有嚴(yán)格的管理制度，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險(xiǎn)。
（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)不足
目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態(tài)度，要求其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)以滿足工作需求。但現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員來源復(fù)雜，專業(yè)素質(zhì)存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責(zé)，造成實(shí)際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計(jì)算機(jī)時(shí)，受到自身學(xué)識(shí)限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。
三、數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)途徑
數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據(jù)上文分析中存在的問題，給出具體的應(yīng)對(duì)解決措施。分別從五個(gè)角度展開分析：拓寬資金渠道、規(guī)范建設(shè)方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質(zhì)。
（一）拓寬資金渠道
檔案管理部門在原有資金來源的基礎(chǔ)上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預(yù)算中納入檔案信息化建設(shè)，可以通過擴(kuò)大電子政務(wù)建設(shè)規(guī)模增加專項(xiàng)資金的規(guī)模，保證信息化建設(shè)過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設(shè)過程中可以引入社會(huì)組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術(shù)及資源等因素支持。
（二）規(guī)范建設(shè)方式
需要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有效整合內(nèi)外資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期保存。信息資源整理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等都需要得到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?，F(xiàn)階段需要不斷完善與優(yōu)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)共享、共用檔案信息，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理整體水平。
（三）保證資源安全
在信息化建設(shè)過程中由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的使用，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全問題經(jīng)常發(fā)生，對(duì)數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p壞，面對(duì)這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，處理好相關(guān)方面的安全建設(shè)工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時(shí)處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關(guān)系，做好重要數(shù)據(jù)的備份處理工作，提高系統(tǒng)安全防范。
（四）完善備份管理
對(duì)于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機(jī)制非常重要。首先，精細(xì)化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)當(dāng)重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲(chǔ)、及時(shí)匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機(jī)制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜，業(yè)務(wù)量也越來越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產(chǎn)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和數(shù)值可能有所不同。
（五）提高人員素質(zhì)
控制檔案從業(yè)人員素質(zhì)，聘用具有相關(guān)從業(yè)資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經(jīng)驗(yàn)與高素質(zhì)，在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，人人按照規(guī)則辦事，樹立正確的職業(yè)觀與道德觀，通過制度規(guī)范行為避免發(fā)生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，確認(rèn)檔案管理人員熟練掌握檔案管理實(shí)務(wù)技能，從業(yè)資格證并不能說明相關(guān)人員具備相應(yīng)的實(shí)務(wù)能力，各類人員素質(zhì)參差不齊，企業(yè)在聘用后加強(qiáng)培養(yǎng)，提高檔案管理技能以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作方式。與此同時(shí)，企業(yè)明確各部門職責(zé)，推行崗位責(zé)任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執(zhí)行工作力度，提升互聯(lián)網(wǎng)實(shí)際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與數(shù)字化時(shí)代有效結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展。
四、結(jié)語
總而言之，檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)用高科技技術(shù)，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。除此之外，提高檔案信息化安全建設(shè)、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動(dòng)檔案管信息化建設(shè)。
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[摘要]為了充分發(fā)揮現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的作用，使之朝著有特色、有高度的方向發(fā)展，進(jìn)而更好地為醫(yī)學(xué)研究事業(yè)服務(wù)，造福于民，本人結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，撰寫此文。本文在分析現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與問題的基礎(chǔ)上，闡述現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新思考。
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關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新
引言
我們所說的醫(yī)院檔案指的是醫(yī)院的工作人員在其日常工作中逐漸形成的各種各樣的門類或載體的檔案，可以是電報(bào)、圖表、簿冊(cè)、書信、盤片等。我們都知道醫(yī)院的醫(yī)療檔案是一個(gè)醫(yī)院最寶貴東西，如果能夠?qū)⑵涔芾砗?，不僅可以促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)，而且對(duì)醫(yī)院中的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效決策起著不可替代的作用。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，可準(zhǔn)確把握現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)調(diào)整醫(yī)院發(fā)展策略，促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院又好又快發(fā)展。
一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的問題
1、現(xiàn)狀
隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院中各項(xiàng)工作不斷完善，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的重要性，日新月異的醫(yī)院改革逐步深入。醫(yī)院中的工作人員對(duì)醫(yī)療檔案管理的認(rèn)識(shí)日益提高，與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理的相關(guān)政策不斷完善，不僅對(duì)醫(yī)院檔案管理加大了工作的投入，而且對(duì)相關(guān)人員開陣培訓(xùn)，這都在很大程度上提高了醫(yī)院檔案管理水平。醫(yī)院檔案管理工作的成績(jī)有目共睹，但是它依然存在一些問題，有待我們解決。
2、存在問題
第一，檔案意識(shí)弱，檔案利用率不高，醫(yī)院中檔案管理的工作人員，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理的意識(shí)極弱。對(duì)于他們而言，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)更重要，以致很多人忽視對(duì)醫(yī)院檔案的管理，這促使醫(yī)院檔案利用率低，更談不上開發(fā)。
第二，檔案管理格局較混亂。一般而言，醫(yī)院檔案管理由綜合檔案室負(fù)責(zé)，但是由于受到醫(yī)院行業(yè)管理辦法的限制，管理會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、文書檔案、部分音像檔案和實(shí)物檔案只由綜合管理室負(fù)責(zé)，然而，一些重要的、具有代表性的檔案由各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理。一個(gè)醫(yī)院中實(shí)行多個(gè)部門同時(shí)管理檔案的格局，這不僅會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，而且會(huì)使各部門根據(jù)自己的認(rèn)識(shí)與理解采用不同的方式進(jìn)行管理，最終在整個(gè)醫(yī)院中營(yíng)造一種管理混亂的氛圍，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
第三，檔案管理工作人員素質(zhì)整體偏低。據(jù)調(diào)查，大部分醫(yī)院管理工作人員學(xué)歷偏低而且并非專業(yè)出身，大部分老師缺乏管理檔案的知識(shí)，以此同時(shí)，醫(yī)院不重視對(duì)管理檔案人才的培養(yǎng)，這就使得絕大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理人員的管理素質(zhì)偏低，主要體現(xiàn)在他們的思想觀念與管理水平落后，不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需求。
第四，檔案管理設(shè)備投入不足。一部分醫(yī)院的用房緊張，他們便擠兌檔案庫房，使得檔案庫房的面積不能使其正常運(yùn)營(yíng)。再加上，檔案管理設(shè)備陳舊與管理技術(shù)落后，不能滿足檔案管理工作的有效開展，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
二、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思考
1、管理理念的創(chuàng)新
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的要求也逐步提高，如何建立一個(gè)科學(xué)有效的醫(yī)院檔案管理理論成為我們研究的焦點(diǎn)之一。檔案管理學(xué)理論應(yīng)該在適應(yīng)當(dāng)代科學(xué)理論的發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，揭示檔案管理的本質(zhì)的理論，為了使其升華，可以運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，建立并完善醫(yī)院檔案管理的制度。創(chuàng)新的管理理念，不僅有助于檔案管理工作人員采用新的觀念解決實(shí)際問題，而且可以在很大程度上提高實(shí)際工作的效果。
2、管理機(jī)制的創(chuàng)新
隨著社會(huì)的發(fā)展，一些新問題，新情況不斷涌現(xiàn)，一部分現(xiàn)有的管理機(jī)制已不再適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展，甚至在一定程度上阻礙著醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理水平，檔案管理人員要認(rèn)真反思自己的工作，檢查哪些機(jī)制是需要完善的，哪些機(jī)制是完全不對(duì)的，哪些機(jī)制有待建立等。例如，在采用電腦管理檔案的情況下，一些卡片檢索已失去其現(xiàn)實(shí)意義，我們就沒有必要花費(fèi)大量的時(shí)間去整理，我們可以把大量的精力花到更有意義的事情上；當(dāng)今社會(huì)信息更新迅速，我們是否要堅(jiān)持滿30年的文件才可以向外開發(fā)的規(guī)定，結(jié)合本人自身的工作經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，在不涉及醫(yī)院機(jī)密、個(gè)人隱私的情況下，很多信息資源是可以共享的，這些信息在一定程度上可以為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。管理機(jī)制創(chuàng)新，不僅可以延伸檔案管理的范圍，而且有助于實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值。
3、檔案服務(wù)的創(chuàng)新
檔案服務(wù)的創(chuàng)新，要求檔案管理工作者樹立起服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)服務(wù)的方法，進(jìn)而強(qiáng)化服務(wù)功能，本人結(jié)合自身實(shí)踐總結(jié)出以下幾種創(chuàng)新服務(wù)。第一，做足檔案征集工作。在管理檔案的過程中，要保證數(shù)據(jù)信息的安全，在此基礎(chǔ)上，整合信息資源，使醫(yī)院中的電子檔案、醫(yī)療收費(fèi)系統(tǒng)、醫(yī)院的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)院積累的病案、醫(yī)院相關(guān)輔助科室檢查的數(shù)據(jù)以及醫(yī)院附屬下的社區(qū)居民健康檔案等電子數(shù)據(jù)庫都包含其中，使得工作人員查詢相關(guān)檔案時(shí)更加方便。第二，把工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案服務(wù)管理上面來。醫(yī)院在重視管理的同時(shí)兼顧服務(wù)，促進(jìn)檔案管理在信息管理與服務(wù)方面的作用得到充分發(fā)揮。第三，主動(dòng)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。把以前接受各部門歸檔的材料變?yōu)橹鲃?dòng)到各部門開展指導(dǎo)檔案整理工作，依據(jù)檔案管理的要求適時(shí)對(duì)醫(yī)院的重點(diǎn)項(xiàng)目開展跟蹤調(diào)查，及時(shí)收集相關(guān)材料，預(yù)防材料丟失。創(chuàng)新醫(yī)院的檔案服務(wù)，不僅讓醫(yī)院檔案管理工作更加務(wù)實(shí)，讓更多的人受益，還讓其變得更有意義，實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值。
結(jié)語
當(dāng)今，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院管理的作用更加重大，只有在充分了解當(dāng)代醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)基礎(chǔ)上，依據(jù)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的要求，不斷創(chuàng)新工作方法，才有可能發(fā)揮其真正的價(jià)值，促使該醫(yī)院朝著更好的方向發(fā)展，更好地造福于民。
江中公司通過狠抓檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)、完善檔案制度建設(shè)、規(guī)范檔案管理，以精益求精、一絲不茍的態(tài)度系統(tǒng)地開展檔案工作，得到了檔案工作測(cè)評(píng)組專家的認(rèn)可，并取得了優(yōu)秀的成績(jī)。公司檔案工作順利通過測(cè)評(píng)，將進(jìn)一步促進(jìn)提高我省高速公路營(yíng)運(yùn)公司檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平。本文通過介紹公司開展企業(yè)檔案規(guī)范測(cè)評(píng)工作的經(jīng)驗(yàn)，淺談該如何開展本項(xiàng)工作。
一、檔案規(guī)范等級(jí)測(cè)評(píng)工作主要做法
江中公司將測(cè)評(píng)項(xiàng)目作為提升企業(yè)管理規(guī)范化水平的重要契機(jī)，以“讓檔案走進(jìn)我們的日常工作，讓檔案規(guī)范成為我們的工作習(xí)慣”為目標(biāo)，全力以赴推進(jìn)檔案規(guī)范建設(shè)工作。
1.領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，組建高素質(zhì)工作團(tuán)隊(duì)
江中公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案規(guī)范工作，總經(jīng)理和檔案工作分管副總親自掛帥，抽調(diào)公司文秘檔案骨干組成核心成員，各部門兼職檔案員全力參與，并聘請(qǐng)咨詢公司提供配合支持，組建一支高素質(zhì)的工作團(tuán)隊(duì)，為推動(dòng)測(cè)評(píng)項(xiàng)目順利實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在2011年測(cè)評(píng)項(xiàng)目籌備初期，江中公司先后組織工作團(tuán)隊(duì)到兄弟單位考察，學(xué)習(xí)借鑒檔案規(guī)范管理經(jīng)驗(yàn)。公司重視檔案骨干人員的配備與培養(yǎng)，配備專職檔案員，各個(gè)部門另設(shè)置1名兼職檔案員，并落實(shí)骨干人員待遇，擴(kuò)寬他們的崗位空間，提升了他們的工作熱情。公司不斷給檔案人員賦予重任，提供各種鍛煉機(jī)會(huì)，加快培養(yǎng)檔案骨干人員盡快成為測(cè)評(píng)項(xiàng)目，乃至今后檔案工作中能獨(dú)擋一面的業(yè)務(wù)能手，有效保障了檔案人員隊(duì)伍實(shí)力。江中公司經(jīng)營(yíng)班子以身作則，密切關(guān)注測(cè)評(píng)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，主動(dòng)參與每次測(cè)評(píng)檢查工作，及時(shí)協(xié)調(diào)解決重點(diǎn)難點(diǎn)問題。公司總經(jīng)理親自來到檔案庫房改造現(xiàn)場(chǎng)，為光源的合理設(shè)置提出寶貴意見。在經(jīng)營(yíng)班子的帶動(dòng)下，公司上下形成了一股合力，對(duì)測(cè)評(píng)項(xiàng)目鼎力支持，使測(cè)評(píng)項(xiàng)目得以順利推進(jìn)。
在項(xiàng)目進(jìn)展中，江中公司更及時(shí)主動(dòng)向上級(jí)主管部門匯報(bào)進(jìn)展情況，積極尋求專業(yè)指導(dǎo)。并多次邀請(qǐng)省檔案局、省交通集團(tuán)和建設(shè)公司檔案室領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)檢查。
2.設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障測(cè)評(píng)項(xiàng)目實(shí)施整改
江中公司在2012年初的董事會(huì)上，正式將測(cè)評(píng)項(xiàng)目列入2012年度重點(diǎn)工作，并獲董事會(huì)批準(zhǔn)專項(xiàng)預(yù)算。在測(cè)評(píng)項(xiàng)目實(shí)施過程中，江中公司先后完成了辦公設(shè)備更新、庫房改造、密集架配置及消防排煙系統(tǒng)改善等多個(gè)項(xiàng)目。在檔案信息化建設(shè)上，江中公司從電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等硬件，到新軟辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（升級(jí)版）和檔案管理系統(tǒng)，一應(yīng)配置到位。為檔案信息化的實(shí)施提供保障。江中公司不僅給予測(cè)評(píng)項(xiàng)目資金上的大力支持，在具體項(xiàng)目實(shí)施上亦一絲不茍，務(wù)求實(shí)效。
3.全面運(yùn)用新標(biāo)準(zhǔn)，完善公司檔案管理體系和管理制度
江中公司依據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)辦法》要求，完善了公司檔案管理體系。明確檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，納入經(jīng)營(yíng)班子工作議事日程，納入公司規(guī)章制度及工作流程，納入各部門和全員崗位責(zé)任制。并建立了以檔案室為核心，各部門專（兼）職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。
江中公司以新標(biāo)準(zhǔn)為指南，從管理實(shí)務(wù)中找契合點(diǎn)，修訂適用好用的公司檔案管理制度。目前修訂完成的檔案管理辦法，涉及各業(yè)務(wù)門類，形成了15個(gè)檔案工作操作規(guī)程。期間，多次組織制度修編調(diào)研活動(dòng)，向各職能部門廣泛征集意見。例如，召開《檔案文件材料歸檔范圍和保管期限表》討論會(huì)提供了不少補(bǔ)充意見；組織檔案庫房消防演練則為修訂檔案庫房應(yīng)急預(yù)案提供了寶貴、直觀的現(xiàn)場(chǎng)素材。
在認(rèn)真完善制度的基礎(chǔ)上，江中公司亦認(rèn)識(shí)到只有制度的運(yùn)用到位才能使好制度煥發(fā)生命力，助益企業(yè)管理。江中公司先后組織了2期檔案知識(shí)培訓(xùn)班和2期檔案園地，宣貫檔案知識(shí)和制度。并制作了廣譜性的檔案知識(shí)宣傳手冊(cè)，幫助公司機(jī)關(guān)管理人員快速全面地掌握基本的檔案概念和簡(jiǎn)易制作流程。下一階段，還將分門類制作檔案教程視頻，共享在OA系統(tǒng)的資源中心。從而掃除檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的盲區(qū)，使人人隨時(shí)隨地都能學(xué)檔案，使檔案規(guī)范成為員工的工作習(xí)慣。因?yàn)槲ㄓ写耍耪嬲饬x助益了企業(yè)規(guī)范化管理。
4.規(guī)范準(zhǔn)確完成實(shí)物整改，信息化建設(shè)提升檔案管理現(xiàn)代化水平
江中公司嚴(yán)格按照歸檔流程和規(guī)范化的要求，把好檔案收集、整理關(guān)，提高了公司檔案的歸檔率，確保了檔案的規(guī)范準(zhǔn)確。
江中公司全方位、積極地推進(jìn)檔案信息化，務(wù)使檔案查詢利用便捷、快速，范圍廣泛。江中公司積極開展計(jì)算機(jī)條目錄入與全文掃描工作，建立了庫藏全部檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。并對(duì)全部文書檔案、路橋建設(shè)綜合文件、竣工圖、專項(xiàng)養(yǎng)護(hù)檔案進(jìn)行全文掃描，與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)原文掛接。并對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了無縫銜接，實(shí)現(xiàn)了電子文件整個(gè)生命周期的控制。
5.激發(fā)員工參與熱情，保持檔案工作的可持續(xù)發(fā)展性
在整個(gè)測(cè)評(píng)項(xiàng)目實(shí)施過程中，江中公司堅(jiān)持通過培訓(xùn)講座，檔案園地，知識(shí)競(jìng)賽、廣譜性宣傳手冊(cè)等多渠道向員工普及檔案知識(shí)，提升檔案意識(shí)。使員工明白“檔案與我們息息相關(guān)，讓檔案走進(jìn)我們的日常工作”，“檔案工作并不難懂，讓檔案規(guī)范成為我們的工作習(xí)慣”。掃除了意識(shí)上的誤區(qū)和知識(shí)上的盲點(diǎn)，員工們的參與熱情有很大提高，自動(dòng)自覺參與到檔案工作中來。
江中公司還建立了檔案工作考核制度，有效調(diào)動(dòng)起部門及專（兼）職檔案員的工作積極性。公司明確將各部門和專（兼）職檔案員的檔案工作情況與季度績(jī)效考核成績(jī)掛鉤，與年終獎(jiǎng)金掛鉤?？己斯ぷ饔蓹n案室組織，重點(diǎn)從檔案工作完成的效率、質(zhì)量以及檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)參與度等方面進(jìn)行考核。
在上述措施的作用下，公司機(jī)關(guān)員工尤其是專（兼）職檔案員積極參與到測(cè)評(píng)項(xiàng)目中來。他們的檔案業(yè)務(wù)技能也得到了鍛煉提升。這不僅有利推動(dòng)了測(cè)評(píng)項(xiàng)目的順利實(shí)施，亦為保持檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
二、開展企業(yè)檔案工作規(guī)范等級(jí)測(cè)評(píng)的體會(huì)
江中公司從2010年開始籌備測(cè)評(píng)項(xiàng)目，到2012年正式實(shí)施并完成自查工作，歷時(shí)近3年時(shí)間。期間，克服了項(xiàng)目初期員工檔案意識(shí)淡薄，檔案人員素質(zhì)參差不齊，制度不完善等等困難。但在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專家的關(guān)心指導(dǎo)下，和公司全體參與人員的共同努力下，該項(xiàng)工作始終在一個(gè)比較好的狀態(tài)下進(jìn)行。今天的整改成果來之不易，我們也有一些切身體會(huì)。
（1）測(cè)評(píng)項(xiàng)目提升了公司檔案工作規(guī)范化水平。健全的體系，完善的制度，有章可循的實(shí)操方法，明亮整齊的檔案庫房，業(yè)務(wù)良好的檔案工作人員，可以說，通過測(cè)評(píng)項(xiàng)目的實(shí)施，江中公司檔案工作的面貌煥然一新。其中帶給我們的規(guī)范化精髓，并由此延展至公司其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域，令公司管理水平更上一個(gè)臺(tái)階。
（2）檔案意識(shí)的提高是關(guān)鍵。江中公司上下現(xiàn)有一共識(shí)：讓檔案走進(jìn)我們的日常工作，讓檔案規(guī)范成為我們的工作習(xí)慣。通過這次測(cè)評(píng)項(xiàng)目，改變了以往大家認(rèn)為檔案與己無關(guān)的想法，也改變過去收集整理檔案粗枝大葉的做法。公司內(nèi)逐步形成人人重視檔案的良好氛圍。
[中圖分類號(hào)]G717 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349(2010)12-0208-01
白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院是由白城職工大學(xué)，白城師范學(xué)院分院、白城教育學(xué)院和通榆師范學(xué)院等四所院校合并建成的，并先后進(jìn)行了四次更名。學(xué)校合并、更名給檔案管理帶來了新的課題和挑戰(zhàn)。如何管理好合并后學(xué)校的檔案，便成為幾年來我們工作中深入探索和思考的一項(xiàng)重要工作。
院校合并后檔案管理狀況。1999年，白城幼兒師范學(xué)校與白城教育學(xué)院、通榆師范學(xué)校合并，合并后更名為白城初等師范學(xué)院；2001年更名為白城師范高等?？茖W(xué)校分校；2004年更名為白城師范學(xué)院分院；2007年白城師范學(xué)院分院與白城職工大學(xué)合并，更名為白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院。由于原各校隸屬不同的管理單位，辦學(xué)宗旨、理念及服務(wù)對(duì)象各異，在檔案管理上也各具特色，檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，這就需要把這些以前的檔案重新排序，并采取新的管理方式。
要做好合校后的檔案管理應(yīng)需注意兩個(gè)問題；一是如何處理合并的各院校檔案管理體制及檔案管理方法不統(tǒng)一的問題。如白城職工大學(xué)檔案實(shí)行集中管理。檔案實(shí)行微機(jī)化，白城師范學(xué)院分院檔案沒有實(shí)行分散管理，使用的是手工檢索的方法。這些問題成為院校合并后檔案管理工作開展的重大障礙。二是院校合并后檔案管理怎樣強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，建立健全檔案管理工作制度，解決全宗劃分問題，合理配備檔案管理人員，確定檔案工作目標(biāo)。
我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加以解決：
一、了解檔案的重要性，強(qiáng)化檔案意識(shí)
做好檔案管理工作的先決條件就是較強(qiáng)的檔案意識(shí)，只有這樣才能在各部門的配合與全員的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作。合校后職業(yè)技術(shù)學(xué)院可讓全校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職工學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)、檔案制度，以此達(dá)到強(qiáng)化檔案意識(shí)的目標(biāo)。讓大家知道檔案是事業(yè)發(fā)展的重要條件、是國(guó)家評(píng)估的重要指標(biāo)，每位教職工都有義務(wù)和責(zé)任支持學(xué)校的檔案工作，每位教職工都有義務(wù)把合校之前存在個(gè)人手中的檔案及時(shí)上交，這個(gè)《檔案法》的明確要求，也是一位教師，一位公民應(yīng)盡的義務(wù)，同時(shí)，針對(duì)合校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，要盡快達(dá)成共識(shí)形成統(tǒng)一的管理制度，使新舊檔案集中保管、利用。
二、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍人才培養(yǎng)，提高檔案人員素質(zhì)
建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理業(yè)務(wù)嫻熟檔案管理隊(duì)伍，是目前檔案工作的重中之重。今天信息技術(shù)的高速發(fā)展，對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，首先要建立一支專門進(jìn)行檔案管理的隊(duì)伍。這支隊(duì)伍要在年齡上合理搭配，老中青年齡的人員都要有。這樣可以實(shí)現(xiàn)專業(yè)結(jié)構(gòu)互補(bǔ)，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式。在專職檔案管理人員的基礎(chǔ)上，每個(gè)部門選出一名檔案聯(lián)絡(luò)員，尤其是精通網(wǎng)絡(luò)管理的技術(shù)人員，這樣能更有利于檔案管理工作。實(shí)踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，是非常不利于工作的。只有建立穩(wěn)定的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，提高兼職檔案員的工作積極性，才能使檔案工作落到實(shí)處，為廣大教職員工接受并重視。
三、完善檔案管理制度，使檔案工作有序開展，使檔案工作有可操縱的依據(jù)
例行工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是理順檔案管理工作的重點(diǎn)。一是，要用制度去約束檔案管理人員。檔案管理人員的管理一方面要為學(xué)校未來的發(fā)展提供以往的一些經(jīng)驗(yàn)材料，同時(shí)涉及到機(jī)密的文件，要用制度去約束檔案管理人員的保密意識(shí)。二是，要用制度去保障檔案工作，如通過建立健全的《兼職檔案員職責(zé)》《綜合檔案室管理人員職責(zé)》等一系列配套管理制度，使檔案管理人員職責(zé)明晰，權(quán)責(zé)明確，責(zé)、權(quán)、利對(duì)等，將檔案工作常規(guī)化，確保檔案工作有序開展。
四、結(jié)合實(shí)際，明確目標(biāo)，走自主發(fā)展之路
院校合并后，辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大了，辦學(xué)層次提高了，檔案管理工作也應(yīng)上一個(gè)新的臺(tái)階。有更高的目標(biāo)要求，新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略應(yīng)圍繞職業(yè)教育特點(diǎn)，能更好的指導(dǎo)檔案工作有效地開展，一方面在明確檔案工作目標(biāo)的前提下，才會(huì)有檔案工作的發(fā)展總方向，可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，對(duì)檔案管理的日常工作加以控制，又能通過調(diào)整局部，使日常工作的開展向著有利于促進(jìn)總目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的方向前進(jìn)：另一方面，有了明確的檔案工作目標(biāo)，便于加強(qiáng)日常管理，有利于調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性、增強(qiáng)檔案人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。為此，白城職業(yè)技術(shù)學(xué)院根據(jù)確定的新目標(biāo)，進(jìn)一步加強(qiáng)自身建設(shè)，完善各種管理措施，培養(yǎng)了一批檔案管理人才，并在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，總結(jié)完善了檔案工作中一些根本性的問題，促進(jìn)我院檔案工作的發(fā)展。并校后，困難很多情況多變，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，在把握機(jī)遇的同時(shí)，正視認(rèn)識(shí)學(xué)院現(xiàn)狀積極面對(duì)職業(yè)院校改革的新形勢(shì)，采取有效措施，促進(jìn)我院檔案工作的新發(fā)展。
[參考文獻(xiàn)]
引言：
水利工程竣工資料是指在水利工程建設(shè)管理工作中直接形成的、有保存價(jià)值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報(bào)告等不同形式與載體的各種記錄。它真實(shí)的反映了整個(gè)施工過程的歷史，它是工程驗(yàn)收與工程管理運(yùn)行的重要技術(shù)文獻(xiàn)資料，也是衡量施工質(zhì)量的重要依據(jù)。在建設(shè)過程中，工程資料主要用于質(zhì)量評(píng)定、竣工驗(yàn)收，有時(shí)還會(huì)對(duì)工程索賠與反索賠提供重要的證據(jù)性資料。項(xiàng)目建成后，竣工資料對(duì)于工程的運(yùn)行管理具有重要的作用，是工程運(yùn)行、改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。因此，作為建設(shè)單位，做好工程竣工資料的整編，將為水利工程的建后管理提供可靠依據(jù)。下面筆者根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，就工程資料的收集、歸檔與管理談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。
一、 系統(tǒng)完整的資料收集是做好整編工作的前提
在一個(gè)水利施工項(xiàng)目中，資料的內(nèi)容涵蓋量較廣，必須了解資料形成的程序，在收集時(shí)，明確哪些是應(yīng)該的以及清楚一個(gè)水工項(xiàng)目資料所囊括的內(nèi)容都有哪些，才能更加完整準(zhǔn)確的整理好竣工資料。竣工資料的歸檔范圍包括工程建設(shè)項(xiàng)目提出、籌備、勘探、設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)等全過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等資料。歸檔關(guān)鍵要注意其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。一般來說，水利竣工資料歸檔應(yīng)從項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段施工建設(shè)階段、竣工驗(yàn)收階段及與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的批復(fù)文件，參考資料等方面著手。對(duì)一些中小型水利工程，可在工程結(jié)束后，一次收集整理歸檔，而對(duì)于大型水利工程，由于規(guī)模大，投資大，周期長(zhǎng)，就應(yīng)該按可研前期準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收等幾個(gè)時(shí)期進(jìn)行同步歸檔整理。
二、科學(xué)規(guī)范的資料歸檔是做好整編工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
（一）應(yīng)據(jù)不同的資料形式建立不同的資料庫（分類）
隨著檔案內(nèi)容不斷豐富，各種載體不斷出現(xiàn)，應(yīng)該根據(jù)不同的資料形式、載體形式，建立不同的資料庫，包括：對(duì)工程建設(shè)中的評(píng)定表格、檢驗(yàn)表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應(yīng)的資料目標(biāo)（文件夾）;對(duì)于照片、圖紙、攝像等資料可通過數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)傳入計(jì)算機(jī)，存入相應(yīng)的資料庫;對(duì)于工程文件，如：工程建設(shè)的有關(guān)單位批文、工程批復(fù)文件、征地用地批文等，用掃描儀可對(duì)文件原件進(jìn)行掃描，存入相應(yīng)的文件夾中。
（二）電子檔案不可缺少
竣工資料歸檔是應(yīng)有全套分類清晰、過程完整的文件檔案電子版。電子檔案中的工程照片按各階段形象進(jìn)度、重要會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作照、檢查驗(yàn)收、領(lǐng)導(dǎo)視察以及竣工后的工程全貌共6類分夾存放，并且每張照片應(yīng)在文件名后進(jìn)行標(biāo)識(shí)說明。
三、 嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的資料管理是做好資料整編工作的重要保障
竣工資料從完整的收集到規(guī)范的歸檔，最后交付檔案管理部門，形成便于今后查詢利用的科技檔案資料，對(duì)于工程管理部門，整編工作由此告一段落，但是對(duì)于建設(shè)單位而言，完整的資料整編并未結(jié)束，還涉及到對(duì)收交的資料進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范的立卷和管理。
（一）嚴(yán)格遵守資料管理制度，按要求進(jìn)行立卷、歸檔
水利竣工檔案管理過程中，建設(shè)單位須建立健全檔案收集、歸檔、借閱、鑒定、銷毀等各項(xiàng)規(guī)章制度，把水利工程技術(shù)檔案工作進(jìn)行分解，責(zé)任落實(shí)到人，確保水利工程技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范，使水利工程技術(shù)檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。歸檔的竣工資料應(yīng)嚴(yán)格按照水利部《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》，及時(shí)進(jìn)行分類、編目，對(duì)保管期限進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案的保密管理，建立健全保密制度。
（二）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能
目前，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)的管理原則，許多建設(shè)單位建立了綜合檔案室專職檔案員和各部門兼職檔案員各負(fù)自責(zé)的管理體系。在實(shí)際工作中，往往存在檔案專業(yè)與工程技術(shù)專業(yè)的知識(shí)對(duì)接不夠理想的情況。對(duì)于專職檔案員來說，在工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)方面有所欠缺，在立卷歸檔時(shí)對(duì)保管期限等要素的劃分上容易憑主觀或經(jīng)驗(yàn)而定，影響了立卷歸檔的科學(xué)性。而對(duì)于兼職檔案員來說，欠缺的可能是檔案專業(yè)知識(shí)，在資料收集時(shí)容易遺漏，資料整理時(shí)雜亂無章。因此，需要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，進(jìn)行檔案整理實(shí)務(wù)操作培訓(xùn)及各層次檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)專職檔案人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、軟件操作等業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案編研、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)培訓(xùn);對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行檔案收集、立卷整理等方面的知識(shí)培訓(xùn)，使專職和兼職檔案人員逐步實(shí)現(xiàn)專業(yè)的對(duì)接，提高檔案人員的實(shí)務(wù)操作能力和電子檔案管理技術(shù)水平。
（三）注重對(duì)檔案管理硬件設(shè)施的投入和維護(hù)
首先檔案庫房的設(shè)計(jì)與建設(shè)應(yīng)該滿足資料存放的防火、防盜、防曬的標(biāo)準(zhǔn)要求，配備必須的通風(fēng)設(shè)施、防潮機(jī)或去濕機(jī)，保持庫房溫度、濕度等各項(xiàng)指標(biāo)均達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求;其次添置檔案專用柜。目前，有相當(dāng)?shù)慕ㄔO(shè)單位的檔案柜還是老式的木質(zhì)柜，不符合檔案資料管理的要求，特別是防鼠、防火的要求無法保證。因此，需要加大經(jīng)費(fèi)投入，購置符合檔案存放要求的鐵皮柜或者密集柜，包括存放聲像檔案資料的防磁柜，存放圖紙資料的底圖柜等。第三，應(yīng)該配備檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等辦公設(shè)備。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，原有的傳統(tǒng)檔案管理工作的調(diào)整勢(shì)在必行，應(yīng)該充分利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加強(qiáng)電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、管理、儲(chǔ)存、檢索等過程的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。
四、 結(jié)語
水利水電工程施工資料全面體現(xiàn)了工程實(shí)體質(zhì)量狀況、過程管理與質(zhì)量控制情況，是工程永久性技術(shù)文件，是工程竣工驗(yàn)收的必備條件，是工程交付使用后進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)。隨著城建檔案數(shù)字化管理工作的逐步推進(jìn)，水利水電工程施工資料的記錄、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)等工作將逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，這就對(duì)施工資料編制和管理提出了更高的要求。因此建設(shè)單位管理層、資料管理操作層要高度重視這項(xiàng)工作，使水利水電工程施工資料的收集、整理、著錄、歸檔等編制和管理工作達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
專業(yè)核心能力：法律文秘操作技能。
專業(yè)核心課與主要實(shí)踐環(huán)節(jié)：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實(shí)務(wù)、訴訟法概論、應(yīng)用寫作、法律文書、秘書學(xué)基礎(chǔ)、檔案學(xué)基礎(chǔ)、社會(huì)學(xué)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公自動(dòng)化、電子信息管理、社會(huì)調(diào)研、應(yīng)用文寫作、秘書業(yè)務(wù)訓(xùn)練、辦公自動(dòng)化設(shè)備使用、文秘業(yè)務(wù)綜合實(shí)訓(xùn)、畢業(yè)論文等，以及各校的主要特色課和實(shí)踐環(huán)節(jié)。
就業(yè)面向：國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、法律服務(wù)部門的文秘及相關(guān)崗位。
本專業(yè)培養(yǎng)具有必備的法學(xué)和文秘專業(yè)的基本理論知識(shí)和法律職業(yè)崗位文秘工作技能的復(fù)合型高等應(yīng)用性專門人才。
主要課：法理學(xué)、憲法學(xué)、刑法學(xué)、民法學(xué)、文獻(xiàn)檢索、司法筆錄訓(xùn)練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓(xùn)練、現(xiàn)代漢語與基礎(chǔ)寫作、秘書理論與實(shí)務(wù)、計(jì)算機(jī)與應(yīng)用。
修業(yè)年限：基本學(xué)制三年，最長(zhǎng)修業(yè)年限五年。
培養(yǎng)目標(biāo)：本專業(yè)主要培養(yǎng)具備法律事務(wù)執(zhí)業(yè)能力、掌握秘書技能、會(huì)英語、會(huì)電腦的應(yīng)用復(fù)合型人才。學(xué)生畢業(yè)時(shí)，要求取得國(guó)家秘書職業(yè)資格證書。
主要課：大學(xué)英語、英語視聽說、專業(yè)英語、秘書實(shí)務(wù)、檔案管理、企業(yè)管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國(guó)際經(jīng)濟(jì)法、公司法、稅法、電子商務(wù)、商務(wù)談判、溝通技巧、多媒體技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)頁制作等。
專業(yè)特色：注重塑造形象、提升品味;注重強(qiáng)化實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，培養(yǎng)學(xué)生復(fù)合型多元化的職業(yè)能力。
職業(yè)前景：學(xué)生畢業(yè)后，既能勝任各類企事業(yè)單位的法務(wù)助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業(yè)，還能從事各類企事業(yè)單位的行政助理和商務(wù)管理工作。本專業(yè)就業(yè)面廣，適應(yīng)性強(qiáng)，并有潛力成為高級(jí)管理人才。
培養(yǎng)目標(biāo)和要求
(一)培養(yǎng)目標(biāo)
培養(yǎng)擁護(hù)黨的基本路線，法律文秘專業(yè)第一需要的德、智、體、美全面發(fā)展的高技能人才和高素質(zhì)的勞動(dòng)者，學(xué)生應(yīng)在掌握專業(yè)必備的基本理論知識(shí)和專門知識(shí)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)掌握從事本專業(yè)領(lǐng)域?qū)嶋H工作的能力、技術(shù)和技能，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。
(二)素質(zhì)、知識(shí)和能力基本要求
1. 素質(zhì)基本要求
堅(jiān)持黨的基本路線，努力成為中國(guó)特色社會(huì)主義的建設(shè)者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實(shí)守信，團(tuán)結(jié)合作，遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，具有高尚的社會(huì)公德和職業(yè)道德;具有本專業(yè)的基本理論知識(shí)，掌握本專業(yè)的高新技術(shù)和技能;養(yǎng)成正確的審美意識(shí)、審美情趣和美感，具有一定的認(rèn)識(shí)美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調(diào)控、建立和諧人際關(guān)系的知識(shí)與技能;積極參加體育鍛煉，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生、生活習(xí)慣，具有一定的體育健身知識(shí)和技能，身體素質(zhì)達(dá)到國(guó)家大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)。
2. 知識(shí)基本要求
(1)掌握語言文學(xué)類、政治哲學(xué)類等基本知識(shí)。
(2)掌握法律專業(yè)知識(shí)、文秘方面基本理論和基本知識(shí)，其中包括辦文、辦事、辦會(huì)方面的基本方法和基本理論。
(2)掌握管理學(xué)、秘書心理學(xué)的基本理論和基本知識(shí)。
(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識(shí)。
(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識(shí)，懂得檔案和信息處理的基本規(guī)則和法律法規(guī)。
(5)掌握公共關(guān)系、社交禮儀的基本知識(shí)和基本規(guī)則。
(6)掌握法律公文及其它常用應(yīng)用文的寫作知識(shí)。
(7)熟練掌握計(jì)算機(jī)的理論知識(shí)，能運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行法律文秘事務(wù)運(yùn)作。
3. 能力基本要求
(1)熟練運(yùn)用漢語語言的能力，其中包括心領(lǐng)神會(huì)的能力、口頭表達(dá)能力、法律咨詢、中文寫作能力。
(2)運(yùn)用法律文秘知識(shí)進(jìn)行辦文的能力。
(3)運(yùn)用法律文秘知識(shí)進(jìn)行辦事的能力。
(4)運(yùn)用法律文秘知識(shí)進(jìn)行辦會(huì)的能力。
(5)具有較強(qiáng)的法律文書制作和公文處理能力。
(6)運(yùn)用法律和文秘的基本理論知識(shí)從事法律文秘運(yùn)作的能力。
(7)運(yùn)用基本法律知識(shí)進(jìn)行法律咨詢、司法調(diào)解和解決一般法律問題的能力。
(8)公關(guān)活動(dòng)策劃能力和人際溝通、接待協(xié)調(diào)能力。
(9)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公事務(wù)處理、法律秘書實(shí)務(wù)活動(dòng)的能力。
(三)證書要求
1.獲取相應(yīng)的普通話等級(jí)證書。
2.獲取全國(guó)大學(xué)生英語應(yīng)用能力考試B級(jí)以上證書或大學(xué)四極以上證書。
3.獲取全國(guó)高等院校計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí)證書或勞動(dòng)部門計(jì)算機(jī)操作中級(jí)以上證書。
4.秘書資格證書。
5.爭(zhēng)取獲得汽車駕駛證書。
6.爭(zhēng)取獲取法律秘書相關(guān)等級(jí)證書。
就業(yè)崗位(群)
高職院校法律文秘專業(yè)是為司法行政機(jī)關(guān)，檢察院、法院、基層法律服務(wù)部門及社會(huì)輸送熟練掌握法學(xué)基本原理、具備文秘業(yè)務(wù)能力、富有創(chuàng)新精神的“應(yīng)用型”、“技能型”、“管理型”等職業(yè)人才。本專業(yè)學(xué)生應(yīng)在具備文秘專業(yè)知識(shí)、法學(xué)基本理論和專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)掌握從事法律文秘業(yè)務(wù)的基本技能，具有較高的思想政治覺悟、良好職業(yè)道德、優(yōu)良的警務(wù)素質(zhì)的綜合職業(yè)技能人才。
畢業(yè)生主要從事行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的秘書，文書處理，檔案管理和公關(guān)工作，辦公室事務(wù)工作，會(huì)議組織和服務(wù)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)、商務(wù)及日常事務(wù)工作。亦可從事公檢法等部門的法官助理、檢察官助理、書記員、公證員，律師事務(wù)所的律師助理，法律服務(wù)所、企業(yè)法律顧問處的司法文秘，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦和社區(qū)的法律服務(wù)人員，也可從事國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體的法律秘書培訓(xùn)和法律文秘教學(xué)工作。
主要課介紹
1.秘書學(xué)概論
該課為專業(yè)必修課，在整個(gè)學(xué)科體系中居于提綱挈領(lǐng)的地位。主要講授秘書職業(yè)的性質(zhì)、特點(diǎn)、能力要求和工作內(nèi)容，及秘書職業(yè)的國(guó)際發(fā)展情況。目的是讓學(xué)生熟悉秘書日常工作程序及相關(guān)工作方式、方法，具備較強(qiáng)的實(shí)際操作能力，成為從事秘書工作的實(shí)用型人才。
該課的前修課為《管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)》;相關(guān)后續(xù)課為《秘書實(shí)務(wù)》;后續(xù)教學(xué)環(huán)節(jié)是參加中高級(jí)秘書資格證考試。
2.秘書實(shí)務(wù)
該課為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)學(xué)生辦會(huì)、辦事、辦文、辦活動(dòng)為核心的管理服務(wù)技能為目的。主要講授秘書工作的實(shí)際操作的技能與技巧，通過秘書案例教學(xué)和項(xiàng)目載體教學(xué)，以能力本位精神貫穿教學(xué)過程，從而使學(xué)生全面掌握秘書實(shí)務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容、工作程序、方式方法，強(qiáng)化學(xué)生的各種現(xiàn)場(chǎng)處理技能，以適應(yīng)企業(yè)、商務(wù)、機(jī)關(guān)使用單位專職秘書崗位的工作需要。
該課的前修課為《管理學(xué)》、《秘書學(xué)概論》，后續(xù)課為《辦公室實(shí)務(wù)與管理》;后續(xù)教學(xué)環(huán)節(jié)是參加中高級(jí)秘書資格證考試。其中80%的學(xué)生須考取初/中級(jí)秘書資格證書。
3.文書學(xué)概論
該課為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)應(yīng)用型、操作型文秘人才為目標(biāo)。通過文書學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)的講授和相關(guān)技能的訓(xùn)練，使學(xué)生掌握文書和文書工作的基本知識(shí)，并按照公務(wù)文書的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、立卷、歸檔的工作程序，使學(xué)生掌握文書工作的基本技能和非紙質(zhì)公文的基本知識(shí)，具備在基層黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位從事公文處理、信息管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
該課系《秘書學(xué)概論》、《秘書實(shí)務(wù)》相關(guān)后續(xù)課，是對(duì)秘書學(xué)的專業(yè)細(xì)化。
4.管理學(xué)基礎(chǔ)
該課為專業(yè)基礎(chǔ)課。主要講授權(quán)市場(chǎng)營(yíng)銷的管理、戰(zhàn)略和策略，結(jié)合營(yíng)銷實(shí)踐，進(jìn)行具體的操作和策劃活動(dòng)，提高學(xué)生的理論和實(shí)踐能力。并使學(xué)生了解現(xiàn)代企業(yè)管理中的組織設(shè)計(jì)與流程管理、決策、計(jì)劃、控制、創(chuàng)新管理以及管理溝通與管理信息活動(dòng)的組織等，逐步使學(xué)生樹立起重要的現(xiàn)代企業(yè)管理意識(shí)和管理觀念，提高管理的決策能力。
該課為《秘書學(xué)概論》、《秘書實(shí)務(wù)》、《檔案管理實(shí)務(wù)》的基礎(chǔ)
5.法學(xué)概論
該課為專業(yè)基礎(chǔ)課。主要講授一般的法，特別是當(dāng)代中國(guó)社會(huì)主義法的產(chǎn)生、本質(zhì)、特征，形成作用、發(fā)展、制定和實(shí)施等概念、原理和知識(shí)。通過該課的學(xué)習(xí)，幫助學(xué)生掌握法學(xué)的基本概論、原理和知識(shí)，幫助他們?cè)鰪?qiáng)社會(huì)主義民主和法制觀念，使學(xué)生形成關(guān)于現(xiàn)代法律的基本理念和價(jià)值，具備對(duì)法律以及法律現(xiàn)象進(jìn)行較深層次的分析思考和判斷能力，為在實(shí)踐中準(zhǔn)確理解和運(yùn)用法律打下良好的理論基礎(chǔ)。
該課為后續(xù)課《法律文書》打下基礎(chǔ)。
6.法律文書寫作
該課為專業(yè)必修課。主要講授各類法律文書的概念、功能、內(nèi)容、格式和寫作要領(lǐng)等基本的寫作知識(shí)。包括公安類法律文書、檢察類法律文書、法院審判類法律文書、監(jiān)獄執(zhí)行類法律文書、公證類法律文書、仲裁類法律文書、司法鑒定類法律文書以及訴狀類法律文書的相關(guān)內(nèi)容。通過學(xué)習(xí)使學(xué)生在具備法律和寫作基本知識(shí)的基礎(chǔ)上，熟練掌握公安、檢察、審判、仲裁和監(jiān)獄工作以及律師業(yè)務(wù)工作中各種法律文書的寫作方法和技巧，培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用法律操作技能。
該課的前修課為《基礎(chǔ)寫作》、《應(yīng)用文寫作》相關(guān)課。
7.民法原理與實(shí)務(wù)
該課為專業(yè)必修課。主要講授民法的調(diào)整對(duì)象，民法的理念，民法的基本原則，民事法律關(guān)系，民事法律行為，，訴訟時(shí)效，人身權(quán)，物權(quán)，所有權(quán)，共有權(quán)，用益物權(quán)，擔(dān)保物權(quán)，債權(quán)，民事責(zé)任。培養(yǎng)學(xué)生熟練掌握民法的基本概念、基本理論和主要制度，受到法學(xué)思維和民法學(xué)實(shí)務(wù)的基本訓(xùn)練，具備運(yùn)用民法學(xué)知識(shí)分析和解決民事法律問題的基本能力。
8.刑法原理與實(shí)務(wù)
該課為專業(yè)必修課。主要講授刑法的概念、性質(zhì)、體系、解釋、制定根據(jù)、任務(wù)、基本原則和適用范圍;犯罪的概念、構(gòu)成、特殊形態(tài)以及正當(dāng)防衛(wèi)、緊急避險(xiǎn);刑罰的概念、目的和種類，量刑和刑罰制度;類罪、節(jié)罪特別是種罪的概念、構(gòu)成特征、罪與非罪、此罪與彼罪的界限、法定刑。培養(yǎng)學(xué)生運(yùn)用刑法理論并根據(jù)刑法規(guī)定分析和解決實(shí)際刑事案件問題的能力。
9.辦公自動(dòng)化
該課為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)現(xiàn)代秘書計(jì)算機(jī)信息運(yùn)用技能為目的。主要講授辦公自動(dòng)化的涵義、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能和模型，以及Windows 98、Word20xx、Excel20xx、Powerpoint等軟件實(shí)際應(yīng)用技能。通過課堂講授和實(shí)際操作，使學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行各種操作并建立簡(jiǎn)單的局域網(wǎng)技術(shù)，具備運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)處理信息技能，掌握現(xiàn)代化通迅技術(shù)和文件處理之電傳、復(fù)印、自動(dòng)檢索、微機(jī)處理、電視攝錄及中英文打字等技能。為他們將來進(jìn)入中小型企事業(yè)單位能迅速適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境打下良好基礎(chǔ)。
該課終結(jié)考核要求是通過省計(jì)算機(jī)一級(jí)考試。
10. 知識(shí)產(chǎn)權(quán)法
該課為專業(yè)必修課。主要講授國(guó)際及我國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法發(fā)展的現(xiàn)狀及相關(guān)規(guī)定，講授著作權(quán)法，商標(biāo)法和專利法的有關(guān)理論和知識(shí)，尤其是商標(biāo)專用權(quán)的法律保護(hù)以及專利權(quán)的法律保護(hù)。通過學(xué)習(xí)，使學(xué)生了解知識(shí)產(chǎn)權(quán)法的基本知識(shí)和理論，國(guó)際、國(guó)內(nèi)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)狀，掌握著作權(quán)法、專利法、商標(biāo)法的調(diào)整范圍和特征和知識(shí)產(chǎn)權(quán)法的主要法律規(guī)范，增強(qiáng)他們分析和處理有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題和案件的能力。
11.行政訴訟法學(xué)
該課為專業(yè)必修課。主要講授行政法、行政訴訟法與國(guó)家賠償法的基本概念、特征，理解行政法、行政訴訟法與國(guó)家賠償法的基本原則、制度與規(guī)則，掌握行政法、行政訴訟法與國(guó)家賠償法的基本原理，培養(yǎng)學(xué)生能夠運(yùn)用相關(guān)原理解決和處理行政事務(wù)及行政爭(zhēng)議的能力。
12.勞動(dòng)法
該課為專業(yè)必修課。主要講授勞動(dòng)法學(xué)的基本理論、基本知識(shí)和基本概念，尤其是我國(guó)現(xiàn)行的勞動(dòng)法的基本理論、基本制度、基本原則，培養(yǎng)學(xué)習(xí)者運(yùn)用所學(xué)的勞動(dòng)法理論和知識(shí)以及勞動(dòng)法律、法規(guī)、政策來分析和解決現(xiàn)實(shí)生活中的實(shí)際問題的能力，能運(yùn)用所學(xué)的知識(shí)保護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益，維護(hù)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的勞動(dòng)制度。
（一）對(duì)檔案管理的完善，首先是檔案館員要有對(duì)檔案管理工作的熱愛之情。“干一行，愛一行”，想要干好這項(xiàng)工作，先要熱愛檔案管理工作，有了這份熱情，才會(huì)自覺不自覺地為之付出和投入。否則敷衍了事，得過且過，檔案編碼將成為一堆亂碼，查找檔案將成為大海撈針，以這樣的態(tài)度是做不好檔案管理工作的。
（二）對(duì)檔案管理的完善，還要具備檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)。這是做好檔案管理工作的前提條件。
對(duì)檔案管理的完善，光有熱情是不夠的，還要完善檔案館員的專業(yè)知識(shí)，這樣才能科學(xué)地管理檔案，確保檔案管理工作有質(zhì)有序地展開。檔案館員要認(rèn)真學(xué)習(xí)和熟練掌握《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，能夠按照本部門檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度辦理檔案管理事項(xiàng)。這樣才可以熟練運(yùn)用各項(xiàng)制度處理工作中的管理事項(xiàng)和突發(fā)事件。
（三）隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段更加先進(jìn)和多樣化，檔案館員更要具有熟練應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備的技能，其中能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)是最基本的一項(xiàng)技能。
計(jì)算機(jī)的運(yùn)用已經(jīng)取代了絕大部分的手寫工作，檔案的檢索方式也由原來單一的手工檢索變?yōu)槭止z索與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并用的方式。檔案館對(duì)檔案的整理、編目、保管、外調(diào)等方面實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，既省時(shí)省力，又減少了檔案的損毀和滅失率。檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，更加方便、快捷，是檔案管理的一項(xiàng)突破性進(jìn)展。部分檔案館還開展了網(wǎng)上共享、網(wǎng)上閱讀、網(wǎng)上導(dǎo)航以及在線咨詢等業(yè)務(wù)。網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。
四、現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)的時(shí)代，知識(shí)是社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力，所以檔案館員還要具備多學(xué)科知識(shí)，這樣才能更好地完成檔案管理工作。
檔案館是以檔案信息服務(wù)于社會(huì)各界的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。檔案的涵蓋面廣，學(xué)科涉及各個(gè)領(lǐng)域，這就要求檔案館員盡可能多地了解和知道相關(guān)的知識(shí)及其發(fā)展動(dòng)態(tài)，才能對(duì)網(wǎng)上的信息進(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別，有針對(duì)性地提供所需的相關(guān)檔案和信息，自如地應(yīng)對(duì)參考咨詢工作。隨著與國(guó)際交流和合作的機(jī)會(huì)日益增多，對(duì)英語的掌握也是必需的。外語是當(dāng)今檔案館員知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可或缺的重要組成部分。掌握英語是時(shí)代對(duì)檔案館員提出的一項(xiàng)基本要求，以保證檔案館在知識(shí)日顯重要和網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高和發(fā)展。
檔案管理不但對(duì)檔案館員提出了要求，對(duì)檔案館員的需求也要有相應(yīng)的安排和宏觀的考慮，要制定規(guī)劃，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)。
二、對(duì)檔案管理人才的需求
（一）檔案方面管理人才的引進(jìn)也是檔案管理應(yīng)該考慮的一項(xiàng)重要問題，要有長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，制定系統(tǒng)、全面的人才培養(yǎng)與引進(jìn)機(jī)制。
（二）對(duì)于檔案管理的崗位，要根據(jù)實(shí)際情況，按需設(shè)崗，根據(jù)人員的學(xué)歷、擅長(zhǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)安排具體的崗位，擇優(yōu)錄取，以達(dá)到人盡其才。
（三）檔案館員的分工要向?qū)Ｉ罘矫姘l(fā)展，以滿足深層次服務(wù)的需要。檔案館員的知識(shí)更新是要不間斷地進(jìn)行的，需要不斷地改進(jìn)和推進(jìn)，在工作實(shí)踐中不斷改革和創(chuàng)新，這樣才能滿足不斷發(fā)展的新形式，才能按需提供服務(wù)。
（四）要給予檔案館員學(xué)習(xí)和交流的契機(jī)，可以根據(jù)不同需求有計(jì)劃地進(jìn)行在職培訓(xùn)和脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，參加學(xué)術(shù)科研活動(dòng)，這樣可以擴(kuò)大視野，提升檔案館員的科研水平和學(xué)習(xí)水平，使理論水平和學(xué)術(shù)水平得到升華，提高檔案館員自身的服務(wù)意識(shí)和素質(zhì)，不斷更新觀念，以一種投資少、見效快的方式，進(jìn)行全面提升。還可以對(duì)檔案館員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和輪崗培訓(xùn)，補(bǔ)缺和拓寬檔案館員的知識(shí)層面。
對(duì)檔案管理水平的提高就是對(duì)檔案館員知識(shí)水平和服務(wù)水平的提高，這是館員一個(gè)自我提高和提升的過程，除了注重自身的學(xué)習(xí)和修養(yǎng)，用知識(shí)豐富自己外，還要有創(chuàng)新意識(shí)，以更好的服務(wù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，以便檔案管理工作更好地展開和完善。
【參考文獻(xiàn)】
[1]何屹.檔案管理實(shí)務(wù).北京大學(xué)出版社.
[2]王英瑋.專門檔案管理.中國(guó)人民大學(xué)出版社.
