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時(shí)間：2023-06-02 09:03:29
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理的特點(diǎn)范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
1、高校檔案管理的社會(huì)性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會(huì)的廣泛聯(lián)系。高校所招收的學(xué)生來自于社會(huì)，又在畢業(yè)后走向社會(huì)。近百年或十幾年的教學(xué)過程中，學(xué)校積累了造就培養(yǎng)人才全過程的檔案材料，反映了學(xué)生的學(xué)業(yè)、學(xué)歷、文體生活以及思想修養(yǎng)、政治素質(zhì)等方面情況。高校的科研課題、技術(shù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)對(duì)象都是選自社會(huì)，產(chǎn)生的成果服務(wù)于社會(huì)。高校保存了國家和相關(guān)單位科研項(xiàng)目試驗(yàn)、試制全過程的檔案材料，還包括已經(jīng)應(yīng)用于社會(huì)的科研成果鑒定、技術(shù)專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓，以及新產(chǎn)品招投標(biāo)等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會(huì)客觀廣泛的聯(lián)系，所以社會(huì)利用高校檔案是必然結(jié)果和大勢所趨。
2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養(yǎng)人才過程中，有開展教學(xué)活動(dòng)的第一課堂，還有實(shí)習(xí)工廠、研究院所的試驗(yàn)室，此外，學(xué)生還要有針對(duì)性地參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。高校檔案除了具有反映學(xué)校管理的文書檔案之外，還包括教學(xué)活動(dòng)中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案和科研活動(dòng)中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。而記述上述各種校務(wù)活動(dòng)的檔案材料，構(gòu)成了高校檔案的綜合性。
3、高校檔案管理的系統(tǒng)性。高校檔案材料形成部門龐雜，形成的檔案載體種類多、數(shù)量大，成為一個(gè)獨(dú)特的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括紙質(zhì)載體檔案、實(shí)物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統(tǒng)管理方式之外，還包括虛擬形態(tài)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復(fù)制傳真等管理活動(dòng)，構(gòu)成了復(fù)雜的高校檔案管理的系統(tǒng)性。
4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動(dòng)的基本規(guī)律決定了各個(gè)院校各專業(yè)在教育體制、理念，教育方式、方法，教學(xué)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，以及教學(xué)周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學(xué)活動(dòng)的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點(diǎn)。某一院校的某一專業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃和教材，不但在同一院校的同一專業(yè)的幾屆同年級(jí)的教學(xué)活動(dòng)中可以連續(xù)使用多年，而且還可以在不同院校相同專業(yè)的同年級(jí)教學(xué)中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國高教事業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步，教學(xué)改革不斷深化，教學(xué)與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學(xué)理念，管理體制等宏觀管理活動(dòng)，不僅在某一個(gè)國家之內(nèi)，甚至在全世界范圍之內(nèi)，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動(dòng)的一大典型特征。
5、高校檔案管理步入市場而產(chǎn)生的競爭性。市場經(jīng)濟(jì)體制的完善，從客觀上決定了高校各項(xiàng)管理活動(dòng)必須與市場接軌，必須逐步適應(yīng)市場競爭格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動(dòng)的一部分，在高校以市場需求為導(dǎo)向而培養(yǎng)各類人才，高校教育與社會(huì)人才市場良性互動(dòng)的發(fā)展過程中，學(xué)生檔案信息資源必然為社會(huì)所需，必須與人才信息數(shù)據(jù)庫相銜接。在學(xué)?？蒲谢顒?dòng)緊密圍繞國家科研項(xiàng)目與應(yīng)用技術(shù)試產(chǎn)開發(fā)過程中，在高校與企業(yè)“產(chǎn)學(xué)研”強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手運(yùn)作中，高校科研產(chǎn)品、技術(shù)發(fā)明專利又將成為科技市場的“熱手貨”。高?？蒲袡n案信息將按照市場準(zhǔn)入法則，逐步步入市場競爭領(lǐng)域。這是高校檔案管理工作發(fā)展的大勢所趨。
我們探討高校檔案管理特點(diǎn)，就是為了發(fā)現(xiàn)和掌握高校檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，更好多更快地發(fā)揮高校檔案的社會(huì)作用，更好地為本校及全社會(huì)服務(wù)。
二、高校檔案管理產(chǎn)生的作用
1、在教育評(píng)估方面的作用。開展高等教育評(píng)估是提高高校教育質(zhì)量的一項(xiàng)重要舉措。然而，評(píng)估教育質(zhì)量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準(zhǔn)確的檔案信息，是高校開展教育評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。無論評(píng)估工作日程安排、評(píng)估內(nèi)容、操作程序、指標(biāo)確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對(duì)一個(gè)高校作出全面、公正、準(zhǔn)確地評(píng)估。
2、在教學(xué)改革中的作用。高等教育體制改革、教學(xué)改革、高校教職工隊(duì)伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠(yuǎn)發(fā)展的重大活動(dòng)。不管改革從哪一方面下手，進(jìn)行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關(guān)。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業(yè)增加或更新；課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃安排、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進(jìn)和最終成功。
近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，高職院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點(diǎn)，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。
第一，多樣性特點(diǎn)。受大專院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時(shí)受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績材料、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、入團(tuán)入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點(diǎn)。
第二，真實(shí)性特點(diǎn)。大專院校檔案材料是對(duì)學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時(shí)期及過去所有時(shí)間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實(shí)性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個(gè)人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。
第三，實(shí)用性特點(diǎn)。大專院校檔案管理工作是個(gè)體總體狀況的最真實(shí)記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個(gè)體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實(shí)用性特點(diǎn)。
第四，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。隨著高等院校擴(kuò)招趨勢的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動(dòng)的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動(dòng)的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，比如周期相對(duì)較短、穩(wěn)定性相對(duì)較差等。
新形勢下，高職院校檔案管理與實(shí)際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現(xiàn)如下：
第一，受高職院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。
第二，檔案管理機(jī)制不健全。針對(duì)學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機(jī)制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機(jī)制不系統(tǒng)。
第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。現(xiàn)階段很多大專院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對(duì)薄弱，同時(shí)高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問題。
針對(duì)以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應(yīng)該如何有效推動(dòng)大專院校檔案管理工作的開展呢？
第一，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。從學(xué)生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識(shí)，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。
教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案既是高校教學(xué)規(guī)律的基本要求，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理重要標(biāo)志。
1.教學(xué)檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性和多樣性的特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種很復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，它記錄這一實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)檔案內(nèi)容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個(gè)學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學(xué)與教學(xué)管理活動(dòng)是一種專業(yè)性極強(qiáng)的活動(dòng)，其書面及其他形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科教學(xué)活動(dòng)與教學(xué)管理的專業(yè)性。
2.教學(xué)檔案的系統(tǒng)性和周期性的特點(diǎn)。它的內(nèi)容結(jié)構(gòu)本身具有系統(tǒng)性，教學(xué)檔案產(chǎn)生與教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，涉及各教學(xué)實(shí)踐層次和管理層次，是一個(gè)完整的有機(jī)體。每個(gè)新生入學(xué)到畢業(yè)離校整個(gè)過程中，都要系統(tǒng)的整理一系列完整的檔案材料。教學(xué)檔案的周期性表現(xiàn)為學(xué)期、學(xué)年、學(xué)制周期。在年度的劃分主要以教學(xué)年度和學(xué)制年度進(jìn)行管理，各個(gè)階段共同構(gòu)成完整的大循環(huán)周期，每屆學(xué)生的培養(yǎng)過程就是一個(gè)教學(xué)周期。
3.教學(xué)檔案分散性和集中性的特點(diǎn)。由于教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)的分工，系各教研室產(chǎn)生的教學(xué)材料往往會(huì)分散在各個(gè)教學(xué)部門，這就使得教學(xué)檔案的產(chǎn)生部門保存一定數(shù)量的檔案，但根據(jù)《高校檔案法規(guī)定》必須按照統(tǒng)一性、集中性管理的原則，這就造成了院、系二級(jí)管理的局面，也就決定了高校教學(xué)檔案管理的分散性與集中性并存的特點(diǎn)。
高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代管理對(duì)策
1.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理，是適應(yīng)國家教育部本科教學(xué)水平評(píng)估的需要。[1]高校的教學(xué)評(píng)估需求對(duì)我院的教學(xué)檔案建設(shè)提出了更高的要求，這就要求我院為評(píng)估提供比較完整、系統(tǒng)、真實(shí)的信息和數(shù)據(jù)資料。目前，我院的教學(xué)檔案的收集不系統(tǒng)、不完整，二級(jí)教學(xué)檔案建設(shè)沒有引起足夠的重視。我院的檔案工作應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，在集中統(tǒng)一的管理模式下，各系應(yīng)建立分室，由部、系的教學(xué)秘書負(fù)責(zé)管理本單位的教學(xué)文件并具體負(fù)責(zé)收集、整理、保管所形成的文件，最后，教學(xué)部、各系再按各口入攤材料按學(xué)年式或?qū)W期匯入檔案實(shí)行集中性與統(tǒng)一性管理原則。在集中統(tǒng)一管理各類檔案的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)各部門、二級(jí)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)。把教學(xué)檔案管理工作提到學(xué)校的工作議程中，引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，強(qiáng)化教務(wù)人員的檔案意識(shí)，各院、系的教務(wù)員要學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，參加檔案培訓(xùn)，將教學(xué)檔案管理工作貫穿到整個(gè)教學(xué)管理工作中，并按期限質(zhì)量要求、收集、整理、把好質(zhì)量關(guān)，對(duì)教師上交的各種教學(xué)資料進(jìn)行審查，防止次品歸檔。
2.運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)
檔案信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)學(xué)生成績、教師業(yè)務(wù)檔案等信息量大，經(jīng)常查詢利用應(yīng)建立學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫和教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫對(duì)紙制的教學(xué)管理文件、教學(xué)計(jì)劃、招生錄取表等對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)、檢索方便、便捷的在微機(jī)上直接查詢和輸出。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫，及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學(xué)院的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。
3.變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案效用最大化
檔案管理人員明確檔案工作人員既是專業(yè)人員，又是服務(wù)人員。在工作中取得廣大利用者的信任，就要進(jìn)行優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分利用大學(xué)中網(wǎng)絡(luò)便利，把學(xué)生想知道的檔案信息、畢業(yè)生論文等編制學(xué)生電子檔案的形式開展服務(wù)使學(xué)生隨時(shí)隨地地都可以在網(wǎng)上查詢有關(guān)自己的信息，提高檔案的利用率，對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容分
轉(zhuǎn)貼于
析研究，根據(jù)利用者需求編制參考資料，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，服務(wù)教學(xué)第一線，以實(shí)現(xiàn)檔案效用的最大化。
4.教學(xué)檔案必須做到“三納入”、“四同步”的管理原則。即納入教學(xué)計(jì)劃和規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平。“四同步”：即下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。[2]
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2012）09-0385-01
在現(xiàn)代企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，依據(jù)人事管理檔案的特點(diǎn)，大都實(shí)行由人事部門對(duì)人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理以及分級(jí)負(fù)責(zé)的管理模式。但是，近些年隨著我國政治改革以及市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，極大了推動(dòng)了我國人事干部管理制度的深化改革，因此相應(yīng)的人事檔案的管理模式也應(yīng)隨著改革不斷深入而進(jìn)行相應(yīng)的完善和優(yōu)化?，F(xiàn)階段我國人事檔案管理工作暴露出諸多問題與缺陷，隨著人員頻繁變動(dòng)、流動(dòng)以及思維模式以及觀念認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變等都對(duì)企業(yè)、單位、公司內(nèi)部的人事管理提出了更高的要求。如何在當(dāng)前情況下正確的解決和處理這些問題，不斷的完善和優(yōu)化人事檔案的管理工作，已經(jīng)成為現(xiàn)階段企業(yè)、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問題。
一、人事檔案的管理特點(diǎn)
相比較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，現(xiàn)階段人事檔案的管理工作有著以下特點(diǎn)：
1.新時(shí)期人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象等具有更強(qiáng)的社會(huì)性
近些年，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，各行業(yè)之間的市場經(jīng)濟(jì)日益激烈，經(jīng)濟(jì)組織的形式也越來越多樣化，在一定程度上加快了各企業(yè)、單位之間的人員頻繁流動(dòng)，同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了人事制度的深入改革，也促進(jìn)了新時(shí)期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創(chuàng)新。當(dāng)前情況下，人事管理已經(jīng)逐漸升級(jí)成為一種專業(yè)性很強(qiáng)的社會(huì)化活動(dòng)，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，也實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向新型專業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷成熟和發(fā)展，各企業(yè)、單位、政府等已經(jīng)建立起社會(huì)性較強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，比如全國各地方人才市場依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的認(rèn)識(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)。這種管理機(jī)構(gòu)的管理對(duì)象以及服務(wù)對(duì)象不是本企業(yè)、單位的人事檔案，而是面向全社會(huì)，它的服務(wù)對(duì)象、管理對(duì)象以及管理范圍包括該地區(qū)內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案。相比較而言，新時(shí)期的人事檔案管理要比傳統(tǒng)人事管理檔案在管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對(duì)象上都具有更強(qiáng)的社會(huì)性以及地域性。
2.來源更具廣泛性、內(nèi)容更具復(fù)雜性
當(dāng)前情況下，隨著人事檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對(duì)象越來越社會(huì)化，因此其來源以及內(nèi)容也更具廣泛性、復(fù)雜性。在以往的檔案管理工作過程中，人事檔案主要是由各企業(yè)、單位、公司的等內(nèi)部的人事部門負(fù)責(zé)整理、收集以及存檔，所有檔案的來源也比較單一，大都是本企業(yè)、單位、公司的人員，檔案內(nèi)容也相對(duì)簡單；而新時(shí)期下，隨著人事檔案管理工作越來越社會(huì)化，檔案的來源范圍也隨之?dāng)U大，只是要該區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因?yàn)槿珖鞯厍闆r不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員身份以及從事的工作性質(zhì)也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。
3.新時(shí)期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢
當(dāng)前情況下，人作為一種有效資源，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步中起到了重要的作用，也受到越來越多的重視。企業(yè)的發(fā)展離不開人，現(xiàn)在不管是國有企業(yè)、民營企業(yè)、還是政府機(jī)關(guān)都重視人才選拔、人才儲(chǔ)備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，因此也受到越來越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時(shí)期下，對(duì)人事檔案的管理內(nèi)容、存檔方法以及傳遞方式等呈現(xiàn)出多樣化趨勢，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業(yè)、單位、公司等的人事部門對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)使用，而是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)、單位等內(nèi)部各部門對(duì)人事檔案的綜合協(xié)調(diào)使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常被各種企業(yè)、單位、以及個(gè)人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內(nèi)容也就各不相同。
二、新時(shí)期人事檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略
1.強(qiáng)化人事檔案管理，加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要認(rèn)識(shí)
近些年，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，我們清楚的意識(shí)到，人事管理已經(jīng)從企業(yè)、單位面向全社會(huì)，而人事檔案管理作為企業(yè)、單位、公司等人事管理工作的重要的環(huán)節(jié)，其管理范圍、管理對(duì)象等也越來越具社會(huì)性。因此，這就要求我們要切實(shí)做好各單位、企業(yè)部門的領(lǐng)導(dǎo)管理工作，強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)，從基礎(chǔ)抓起、從基層抓起，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關(guān)系到社會(huì)整體發(fā)展的高度之上，從全局的出發(fā)來對(duì)待人事檔案的管理工作，規(guī)范和完善有關(guān)的法律、法規(guī)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定時(shí)的抽查與指導(dǎo)，確保管理經(jīng)費(fèi)充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動(dòng)人事檔案的管理工作向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化得方向發(fā)展，從而切實(shí)的提高人們對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
2.做好組織隊(duì)伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員的整體素質(zhì)
在企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，檔案管理人員的整體素質(zhì)高低對(duì)檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時(shí)期下，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作，就要求相關(guān)單位和機(jī)構(gòu)將努力做好對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，在提高其專業(yè)技能的同時(shí)，也切實(shí)提高他們的整體素質(zhì)。
3.完善和優(yōu)化管理制度，提高檔案的管理水平
一套完整、合理的管理制度是做企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和保證。當(dāng)前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復(fù)雜，如果沒有一套完整、合理的管理制度對(duì)其進(jìn)行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場經(jīng)濟(jì)得發(fā)展以及市場競爭的加劇，造成各企業(yè)之間的人員流動(dòng)比較頻繁等問題，而隨著這些問題而衍生出來的其他新的問題以及新的情況，比如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理制度中的有關(guān)條款，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的棄檔、死檔現(xiàn)象，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段人事檔案管理工作過程中所急需解決的重要問題。
Abstract：Taking the university of Sheffield，this paper introduced significant
characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.
Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic
2012年7月8日至24日，作為鹽城師范學(xué)院赴英考察培訓(xùn)團(tuán)成員，我在考察牛津大學(xué)、劍橋大學(xué)、曼徹斯特大學(xué)、愛丁堡大學(xué)、謝菲爾德大學(xué)和謝菲爾德哈勒姆大學(xué)等高校教育管理的同時(shí)，重點(diǎn)考察了英國高校的檔案管理，其中，深度考察了謝菲爾德大學(xué)的檔案管理情況。
1 松散的檔案管理體制
英國檔案管理體制是典型“分散式”類型，沒有全國統(tǒng)一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)構(gòu)。英國高校中，除劍橋大學(xué)設(shè)立檔案中心，牛津大學(xué)、利物浦大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)等少數(shù)高校設(shè)立檔案館外，其他高校沒有統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案分散在其他機(jī)構(gòu)中。
謝菲爾德大學(xué)（University of Sheffield）是1897年由謝菲爾德醫(yī)學(xué)院（成立于1828年）、港灣學(xué)院（1879年）與謝菲爾德技術(shù)學(xué)院（1884年）等3所謝菲爾德地方學(xué)院合并而成“謝菲爾德大學(xué)學(xué)院”，后于1905年獲得皇家特許狀，晉升為“謝菲爾德大學(xué)”。該校以其一流的教育及研究成果在英國享有盛譽(yù)，共出過4名諾貝爾獎(jiǎng)金獲得者。其杰出的科研成果吸引了來自海內(nèi)外眾多的學(xué)生，學(xué)校目前擁有在校生25000多名，其中，包括來自120多個(gè)國家的3400多名海外學(xué)生。謝菲爾德大學(xué)的檔案有多家機(jī)構(gòu)管理，主要有兩個(gè)機(jī)構(gòu)，即信息與計(jì)算服務(wù)中心（Corporate Information and Computing Services ）和圖書館。行政檔案由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的檔案室管理，學(xué)生成績、試卷等教學(xué)檔案以及財(cái)務(wù)檔案等由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的記錄室管理，手稿、論文等和英國全國游樂檔案分別由圖書館的特藏檔案室和游樂檔案室管理。游樂檔案室中，館藏范圍不局限于謝菲爾德大學(xué)或謝菲爾德市，而是面向全英。游樂檔案室收藏有大量歷史上英國跑馬場的海報(bào)、圖片、畫冊、圖書、報(bào)紙、期刊和文件等，其中，有不少是19世紀(jì)的游樂檔案。謝菲爾德大學(xué)的行政檔案室、記錄室、手稿室和游樂檔案室等各檔案機(jī)構(gòu)之間沒有上下隸屬關(guān)系，也無法定業(yè)務(wù)往來。但這些分散的檔案機(jī)構(gòu)并不影響謝菲爾德大學(xué)各類檔案的收集和保存，各檔案機(jī)構(gòu)分工協(xié)調(diào)，管理有序，確保了各類檔案的收集齊全和完整。
2 多元的檔案資金來源
英國高校的檔案經(jīng)費(fèi)與高等教育經(jīng)費(fèi)一樣，主要來自政府撥款和社會(huì)捐贈(zèng)。由Ross-CASE委托英國國家社會(huì)研究中心（NationalCentreforSocialResearch）進(jìn)行的調(diào)查顯示，在2008～200年度，英國大學(xué)所收到的慈善基金總數(shù)為5.32億英鎊。在所有英國大學(xué)中，牛津大學(xué)和劍橋大學(xué)獲得捐贈(zèng)最多，超過所有捐贈(zèng)的一半。另外，在羅素集團(tuán)（RussellGroup）下的一流研究類大學(xué)得到的捐贈(zèng)占捐贈(zèng)總額的24%。[1]
住房公積金制度建立二十年以來，從無到有，從小到大，經(jīng)歷了資金量和業(yè)務(wù)量的飛速發(fā)展。住房公積金檔案作為記載其發(fā)展歷程的原始記錄，體現(xiàn)出越發(fā)重要的歷史作用。住房公積金檔案的管理規(guī)范與否直接關(guān)系到業(yè)務(wù)的發(fā)展和資金的安全。作為住房公積金檔案的管理者，要學(xué)會(huì)分析其特點(diǎn)，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)住房公積金事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。
一、住房公積金檔案的特點(diǎn)
住房公積金檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在辦理歸集、提取、貸款等業(yè)務(wù)過程中形成的，具有參考利用價(jià)值的原始記錄。隨著住房公積金業(yè)務(wù)的發(fā)展、延伸和完善，其內(nèi)容更加豐富，數(shù)量不斷增長。它具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
（一）檔案形成者眾多
住房公積金的管理機(jī)構(gòu)、經(jīng)辦部門、繳存單位和繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。住房公積金的管理機(jī)構(gòu)包括住房公積金管理中心、分中心、管理部和派出機(jī)構(gòu)，經(jīng)辦部門包括委托銀行、公證處和擔(dān)保公司等。住房公積金的繳存單位和職工則為辦理貸款、提取、歸集等業(yè)務(wù)的單位和個(gè)人。
（二）種類和內(nèi)容豐富
住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業(yè)務(wù)檔案之下具體還有很多層次的細(xì)分。如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類，其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因業(yè)務(wù)類型的不同，其內(nèi)容有很大不同，具有種類和內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。
（三）留存材料基本相同
住房公積金的業(yè)務(wù)檔案，是繳存單位或職工提供的與業(yè)務(wù)辦理相關(guān)的各種材料，經(jīng)住房公積金管理機(jī)構(gòu)審批合格后留存的紙質(zhì)或數(shù)字載體資料。因住房公積金的政策具有相對(duì)的穩(wěn)定性，同一業(yè)務(wù)的留存材料和審批材料基本相同。
（四）保存期限長且存在變化
住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上，其中貸款檔案的保存期限更長。一個(gè)借款人的檔案，從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發(fā)放到全部還清，需要最長三十年的時(shí)間，期間還會(huì)遇到貸款變更或提前結(jié)清的情況，其檔案保存的期限很長且存在變化。
（五）整理立卷具有時(shí)效性
住房公積金檔案是前臺(tái)窗口留存的業(yè)務(wù)資料，因每個(gè)業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，每種業(yè)務(wù)的辦理數(shù)量又具有不確定性，必須隨時(shí)進(jìn)行整理、立卷、復(fù)核，材料不能積壓，以免影響下一步的業(yè)務(wù)工作。因此，其檔案整理具有時(shí)效性。
（六）查閱和使用具有針對(duì)性
住房公積金的業(yè)務(wù)檔案，因其職能性質(zhì)，一般為上級(jí)監(jiān)管部門和本單位業(yè)務(wù)部門查閱和使用，同時(shí)也為繳存職工本人提供檔案查閱服務(wù)。住房公積金檔案有嚴(yán)格的保密制度，除上述使用者之外的任何單位和個(gè)人均不得隨意查閱檔案。
二、加強(qiáng)住房公積金檔案管理
住房公積金檔案管理起步較晚卻發(fā)展迅速，特別是近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業(yè)務(wù)量的快速增長，其檔案數(shù)量呈現(xiàn)出飛速增加的趨勢。如何建立安全、規(guī)范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，成為住房公積金事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要課題。
首先，要加強(qiáng)制度建設(shè)。結(jié)合《檔案法》及《住房公積金管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定制定住房公積金檔案管理實(shí)施細(xì)則，使檔案的整理、分類、歸檔、立卷、保管、借閱和利用等管理明細(xì)化、規(guī)范化和制度化，建立健全檔案管理人員的崗位責(zé)任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開展，確保檔案的準(zhǔn)確、完整和安全。
其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。由于人員編制的限制，住房公積金的檔案管理缺乏專業(yè)的工作人員，多數(shù)單位都是兼職管理，達(dá)不到檔案管理專業(yè)、系統(tǒng)、高效的目標(biāo)。面對(duì)這種實(shí)際情況，一要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，積極學(xué)習(xí)《檔案法》以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念，增強(qiáng)檔案管理知識(shí)，提高檔案管理水平；二要加強(qiáng)住房公積金各項(xiàng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，提高住房公積金檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作技能。
第三，要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。數(shù)字化是檔案管理的未來趨勢。一方面，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)文書檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，有利于保管和查詢。另外，充分利用現(xiàn)有的住房公積金管理系統(tǒng)，把檔案管理工作前移，在住房公積金業(yè)務(wù)前臺(tái)把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦，避免重復(fù)輸入信息，對(duì)檔案資料可以實(shí)現(xiàn)快速、高效的管理。
三、結(jié)束語
住房公積金是老百姓的血汗錢，“取之于民，用之于民”是住房公積金事業(yè)的根本宗旨。加強(qiáng)住房公積金的檔案管理，是住房公積金規(guī)范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風(fēng)險(xiǎn)的需要。住房公積金的檔案管理不是單純的檔案模式管理，更是具有現(xiàn)實(shí)意義的、可操作的、可利用的動(dòng)態(tài)管理，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)，一定要遵循住房公積金檔案的特點(diǎn)，使其檔案管理向更高的層次邁進(jìn)。
參考文獻(xiàn)：
水利工程檔案是工程建設(shè)與管理的真實(shí)記錄，是水利工程建設(shè)和管理工作的重要組成部分，具有原始性、真實(shí)性和歷史性，是竣工驗(yàn)收的充分必要條件和運(yùn)行管理的重要依據(jù)。同時(shí)又對(duì)其他水利工程建設(shè)有著借鑒與參考價(jià)值，因此，做好水利工程檔案管理工作具有重要意義。
1水利工程檔案的特點(diǎn)
水利工程檔案是在工程立項(xiàng)、可研及設(shè)計(jì)等前期、建設(shè)實(shí)施、工程竣工驗(yàn)收等不同階段、時(shí)期形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的所有歷史紀(jì)錄，是水利工程建設(shè)與管理全過程的歷史再現(xiàn)，是水利工程建設(shè)質(zhì)量終身制的重要憑證，是水利建設(shè)工作者辛勤勞動(dòng)的智慧結(jié)晶，對(duì)水利工程今后的運(yùn)行、維護(hù)、管理和效益發(fā)揮具有重要的作用，水利工程檔案除具有原始性、真實(shí)性和歷史性等檔案的共同特性外，還具有自己的行業(yè)特點(diǎn)。
1.1形成周期的差異性
水利工程的投資規(guī)模、工程覆蓋面等因素不一，個(gè)別的小型工程或應(yīng)急工程完成時(shí)間較短，而中型工程要長達(dá)幾年，大工程長達(dá)十幾年，施工周期差異性較大。因此檔案的形成周期長短不一。
1.2涵蓋內(nèi)容的豐富性
水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案形成于整個(gè)工程建設(shè)管理全過程，包括自項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、可研、審批、勘測、設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢測與監(jiān)督、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行等過程中形成的所有文件資料，內(nèi)容非常豐富，有文字、聲像、圖標(biāo)多種存在形式。
1.3涉及領(lǐng)域的綜合性
水利工程是一項(xiàng)以水利學(xué)科為主導(dǎo)，涉及建筑學(xué)、設(shè)計(jì)學(xué)、藝術(shù)學(xué)、環(huán)保學(xué)等多學(xué)科的綜合性工程，其檔案的內(nèi)容所涵蓋的信息具有綜合性的特點(diǎn)。在工程的前期工作、施工、竣工驗(yàn)收和運(yùn)行等不同階段，是多專業(yè)、多技術(shù)、多工種與工藝的綜合運(yùn)用。
1.4形成過程的復(fù)雜性
水利工程在具體施工過程中，受資金來源、規(guī)劃走向、移民遷占、群眾利益、民風(fēng)民俗、地質(zhì)地貌等多因素的影響，往往會(huì)有隱蔽工程的不可預(yù)見性,施工過程中的自然因素干擾，常常會(huì)產(chǎn)生設(shè)計(jì)變更，加大了檔案資料收集整理難度。每個(gè)單項(xiàng)工程、單位工程、單元工程的結(jié)構(gòu)功能復(fù)雜程度也不一樣，所形成檔案的特點(diǎn)也不盡相同。
1.5收集整理的時(shí)效性
工程建設(shè)在前期工作、施工、竣工驗(yàn)收和運(yùn)行的各個(gè)階段，具有多個(gè)具體工作的主體，文件資料需要同步及時(shí)收集整理，特別是在施工中，往往有多個(gè)施工單位，工程建設(shè)結(jié)束后，有時(shí)難以將檔案資料收集齊全。一些隱蔽工程，需要隨著工程建設(shè)的進(jìn)度，及時(shí)形成聲像資料并妥善保存。一些重要的技術(shù)資料檔案，需要永久性保存。
1.6管理利用的社會(huì)性
認(rèn)真做好水利工程建設(shè)檔案工作，對(duì)水利工程建設(shè)過程中的管理和竣工驗(yàn)收，以及工程運(yùn)行維護(hù)管理等有著重要的意義。建立科學(xué)系統(tǒng)的工程檔案體系，形成如實(shí)反映整個(gè)水利工程真實(shí)記錄的專項(xiàng)檔案，不僅是工程竣工驗(yàn)收和運(yùn)行使用的必要條件之一，更是今后工程維護(hù)、管理，改建、擴(kuò)建，防洪、抗災(zāi)以及深度開發(fā)利用的重要依據(jù)，也是今后進(jìn)行其他工程建設(shè)的寶貴經(jīng)驗(yàn)。只有科學(xué)有效的管理、開發(fā)工程檔案，為水利部門和社會(huì)提供更好地利用服務(wù)，才能使水利工程建設(shè)檔案發(fā)揮更好的社會(huì)效益。
2做好水利工程檔案管理對(duì)策
2.1提高認(rèn)識(shí)，為做好檔案管理奠定思想基礎(chǔ)
充分認(rèn)識(shí)做好水利工程檔案管理的重要性是做好新形勢下檔案管理工作的基礎(chǔ)。長期以來，大家往往只重視工程建設(shè)與管理，不重視或忽視工程檔案管理。建設(shè)項(xiàng)目一般都工期緊、任務(wù)重，負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及工程建設(shè)與管理人員往往重視項(xiàng)目實(shí)體工程建設(shè)管理，只注意抓工程形象進(jìn)度、質(zhì)量和安全等工作，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，輕視或忽視檔案管理，規(guī)范收集檔案意識(shí)淡薄，以致于檔案管理工作的前期投入和管理不足，有的工程項(xiàng)目是在工程建設(shè)的后期才開始著手檔案工作，突擊開展文件資料的歸檔工作，難免使檔案管理出現(xiàn)不規(guī)范、不全面的現(xiàn)象。因此大家應(yīng)更新觀念，樹立現(xiàn)代檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分，檔案驗(yàn)收也是工程驗(yàn)收的先決條件之一，檔案還將為工程今后的運(yùn)營和維護(hù)提供重要依據(jù)。
2.2健全機(jī)構(gòu)，為做好檔案管理提供組織保障
全面加大檔案工作的管理力度，在工程建設(shè)中，要做到水利工程檔案工作與水利工程建設(shè)同步開展，同計(jì)劃、同部署、同開展、同檢查，認(rèn)真規(guī)范的做好水利工程檔案工作。在工程建設(shè)開始動(dòng)工前，就應(yīng)結(jié)合工程和單位的實(shí)際情況，及時(shí)組建工程檔案工作機(jī)構(gòu)，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、直接責(zé)任人責(zé)任和工作人員職責(zé)，層層落實(shí)責(zé)任，建立完善的監(jiān)督檢查機(jī)制，確定年度或階段檔案工作任務(wù)，制定切實(shí)可行的工作計(jì)劃，規(guī)范有序的開展文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
2.3加大投入，為做好檔案管理提供資金保證
在水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理過程中，檔案的管理普遍存在著資金投入不夠的情況。長期以來，領(lǐng)導(dǎo)重視的是水利工程建設(shè)的一線工作，對(duì)檔案等服務(wù)性、管理性的工作重視不夠，在資金預(yù)算中，檔案的比值很小甚至沒有，檔案管理工作缺乏資金保證。要做好檔案管理工作，必須提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大資金投入，制定有效的建設(shè)計(jì)劃，加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)和室館建設(shè)，全面改善檔案工作的內(nèi)外環(huán)境。
2.4適時(shí)培訓(xùn)，為做好檔案管理提供理論指導(dǎo)
在水利工程建設(shè)中，檔案主管部門應(yīng)深入工程建設(shè)現(xiàn)場，根據(jù)工程建設(shè)的進(jìn)度和特點(diǎn)，有針對(duì)性的組織檔案工作培訓(xùn)，提高檔案工作人員的理論水平和專業(yè)技能。同時(shí)做好督導(dǎo)和跟蹤服務(wù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)解決檔案工作中存在的問題，推進(jìn)檔案的科學(xué)化管理。同時(shí)，開展檔案信息化工作，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的數(shù)字化。
2.5嚴(yán)格考核，為做好檔案管理提供科學(xué)依據(jù)
我國住房公積金制度建立時(shí)間較短，隨著制度的不斷完善，住房公積金檔案數(shù)量也呈快速增長的態(tài)勢。住房公積金檔案是對(duì)在住房公積金業(yè)務(wù)辦理過程中形成的最原始記錄，具有重要的參考和利用價(jià)值。為了更好的推動(dòng)住房公積金業(yè)務(wù)的發(fā)展和保證住房公積金資金的安全，需要進(jìn)一步加強(qiáng)住房公積金檔案管理工作，更好的促進(jìn)我國住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展。
1住房公積金檔案的特點(diǎn)
1．1檔案形成者較多
我國住房公積金制度實(shí)施過程中，作為住房公積金管理、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、繳存單位及職工等都是檔案形成者，在公積金辦理過程中所產(chǎn)生的各種文件和材料，都是會(huì)作為公積金檔案進(jìn)行歸檔保存會(huì)。由于存在著較多的檔案形成者，這也使住房公積金檔案在管理中存在較大的難度。
1．2住房公積金檔案具有種類多樣及內(nèi)容豐富的特點(diǎn)
目前住房公積金檔案主要分為三大類，即歸集、提取和貸款，而且在每大類業(yè)務(wù)檔案下面還進(jìn)行了多層次的細(xì)分。而且業(yè)務(wù)類型不同，也使不同種類的住房公積金檔案內(nèi)容存在較大的差異。因此可以說住房公積金檔案在種類和內(nèi)容上較為豐富。
1．3留存材料基本相同
住房公積金辦理過程中，繳存單位和職工需要提供業(yè)務(wù)辦理時(shí)所需要的各種材料，并對(duì)材料進(jìn)行審批，當(dāng)合格后這部分材料則會(huì)進(jìn)行留存，留存的材料多為紙質(zhì)材料和數(shù)字載體的資料，而且對(duì)于同一業(yè)務(wù)，留存材料與審批材料具有一致性的特點(diǎn)，基本上沒有什么差異。
1．4整理立卷具有時(shí)效性
在住房公積金業(yè)務(wù)開展過程中，前臺(tái)窗口留存的材料即形成住房公積金檔案。由于住房公積金業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)較多，而且每一個(gè)環(huán)節(jié)之間都存在著緊密的聯(lián)系，這就需要在公積金檔案管理工作中，每種業(yè)務(wù)辦理完成后即需要對(duì)所形成的材料進(jìn)行整理、立鄭、復(fù)核，不能存在材料積壓的情況，避免對(duì)下一個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作帶來影響，這也決定了公積金檔案整理工作和立卷工作具有較強(qiáng)的時(shí)效性特征。
1．5查閱和使用具有針對(duì)性
住房公積金檔案由于其自身的特殊性，這也使其查閱和使用方面具有較強(qiáng)的針對(duì)性，多為上級(jí)監(jiān)管部門、本單位業(yè)務(wù)部門及繳存職工，除了這些使用者之外，需要嚴(yán)格遵循住房公積金檔案保密制度，任何單位和個(gè)人都不能隨意對(duì)公積金檔案進(jìn)行查閱。
2加強(qiáng)住房公積金檔案管理的策略
2．1提高對(duì)住房公積金檔案管理的認(rèn)識(shí)
作為住房公積金管理層需要加快自身思想觀念的轉(zhuǎn)變，對(duì)住房公積金檔案的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，清晰認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化住房公積金檔案管理對(duì)完善住房保障體系及防范公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)的重要意義。公積金檔案管理人員也需要在工作中充分的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，有效的提高住房公積金檔案管理水平。在住房公積金檔案管理工作中，需要建立住房公積金管理中心檔案室，構(gòu)建完善的檔案管理體系，落實(shí)好相關(guān)的責(zé)任，使各種檔案管理部門能夠相互協(xié)調(diào)，提高檔案管理工作的規(guī)范性。同時(shí)加快考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制及激勵(lì)機(jī)制的建立，充分的調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，使其在工作中能夠不斷創(chuàng)新，加快推動(dòng)住房公積金檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
2．2建立健全住房公積金檔案管理規(guī)范
國家應(yīng)當(dāng)制定一套切實(shí)可行的住房公積金檔案管理規(guī)范，出臺(tái)指導(dǎo)性文件，使各級(jí)住房公積金管理機(jī)構(gòu)能夠在上級(jí)部門制定的管理規(guī)范下結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出既符合上級(jí)宏觀協(xié)調(diào)需要，又符合自身工作實(shí)際的管理規(guī)范制度，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化具有非常重要的意義
2．3要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)
在住房公積金檔案信息化建設(shè)過程中，需要加大資金的投入，購置各項(xiàng)信息化管理的配套設(shè)施，加快對(duì)住房公積金檔案工作環(huán)境進(jìn)行改善。配備各種硬件設(shè)施，加快住房公積金檔案管理體系的構(gòu)建。同時(shí)還要加快住房公積金檔案管理配套軟件的開發(fā)和建設(shè)，利用各種先進(jìn)的管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)及監(jiān)測系統(tǒng)來提高住房公積金檔案的管理水平。另外，在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，數(shù)字化已成為檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，因此在實(shí)際工作中，需要加快推進(jìn)文書檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，加快住房公積金檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案的無紙化管理，利用紙質(zhì)和數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔，提高檔案信息的安全性，使住房公積金檔案工作能夠更好的服務(wù)于住房公積金管理，全面提升住房公積金管理水平。
2．4提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)
住房公積金檔案管理人員作為住房公積金檔案管理的主體，其專業(yè)素質(zhì)的好壞直接影響到檔案管理的水平。因此需要努力提高住房公積金檔案管理人員的整體素質(zhì)。因此需要做好住房公積金檔案管理人員的日常培訓(xùn)工作，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，熟悉公積金管理工作的各項(xiàng)流程，從而利用現(xiàn)代化的技術(shù)來加強(qiáng)住房公積金檔案的管理。同時(shí)還要做好后備檔案管理人才的培養(yǎng)工作，有高校內(nèi)采取定向培養(yǎng)的模式來為住房公積金檔案管理工作提供高素質(zhì)的人才供應(yīng)。
3結(jié)語
由于住房公積金直接關(guān)系到廣大職工的切身利益，為了更好提高住房公積金的規(guī)范化管理，則需要加強(qiáng)住房公積金檔案管理，通過對(duì)住房公積金進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，并在管理工作中充分的遵循公積金檔案的特點(diǎn)，不斷的對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，確保住房公積金檔案管理水平的提升，為我國住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
作者:孫麗茹 單位:哈爾濱市社會(huì)主義學(xué)院
參考文獻(xiàn):
一、醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的特點(diǎn)
（一）專題突出、周期長、專業(yè)性強(qiáng)
專題突出，衛(wèi)生健康部門醫(yī)學(xué)研究以專題的形式呈現(xiàn)出來，每一個(gè)專題過程完整，有利于檔案的有序整理。周期長，醫(yī)學(xué)科研需要投入大量的時(shí)間和精力，涉及的科研知識(shí)內(nèi)容比較多和范圍較廣，有時(shí)需要長達(dá)幾十年的時(shí)間，這就導(dǎo)致衛(wèi)生健康部門醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作較長的周期性過程。專業(yè)性強(qiáng)，醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研管理工作最為突出的特點(diǎn)是需要分門別類地進(jìn)行檔案的管理，進(jìn)行相應(yīng)的編碼，有序地進(jìn)行檔案的分類和整理。
（二）醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作量不斷地增加
隨著人們生活水平的提高，新的疾病日益侵蝕著人們的身體，使人們猝不及防。因此，需要加大醫(yī)學(xué)科研研究，既導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案數(shù)量不斷地增加，又會(huì)導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作者工作量增加，勢必影響其工作效率。
（三）載體形式多樣
醫(yī)學(xué)研究不僅周期長，而且過程復(fù)雜，形式多樣。不同的研究項(xiàng)目有不同的載體形式。醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作載體形式多樣，記錄研究結(jié)果的材料和形式也有所不同，它既包括光盤、磁盤等硬件，也包括文字、獎(jiǎng)狀、報(bào)紙等實(shí)物。它既包括電子，也包括紙質(zhì)。雖然電子化醫(yī)學(xué)檔案已經(jīng)成為歷史發(fā)展的趨勢，但由于醫(yī)學(xué)檔案的特殊性,紙質(zhì)檔案還是居多。未來人們會(huì)普遍使用電子檔案。比如說，縮微醫(yī)學(xué)檔案等新形式不斷地出現(xiàn)，其實(shí)用性逐漸地加強(qiáng)。未來人們會(huì)越來越多地將其運(yùn)用在醫(yī)學(xué)界。載體形式多樣化，有利于檔案的保存，為未來醫(yī)學(xué)科研的深入發(fā)展做鋪墊。
二、醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的發(fā)展趨勢
（一）醫(yī)學(xué)科研檔案管理體系更加健全
現(xiàn)代信息技術(shù)在迅速地發(fā)展，醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作越來越信息化。在工作中逐漸地引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，這是歷史發(fā)展的必然趨勢和不可阻擋地歷史潮流，有利于醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作地順利開展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案科學(xué)化管理，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研檔案體系更加健全。
（二）醫(yī)學(xué)科研檔案管理日益現(xiàn)代化
隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，可以通過數(shù)字化檔案等方式，建立起兼具檔案信息開發(fā)和運(yùn)用等功能的完整系統(tǒng)，逐步地實(shí)現(xiàn)檔案的管理現(xiàn)代化。醫(yī)學(xué)科研檔案管理可以利用現(xiàn)代技術(shù)，超越時(shí)空的局限，獲取檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理和運(yùn)用。醫(yī)學(xué)檔案管理者會(huì)越來越借助現(xiàn)代化手段，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案信息的最大作用,讓人們快速地獲取一部分自己需要的科研檔案信息，讓人們了解一部分醫(yī)學(xué)前沿的動(dòng)態(tài)問題。
（三）醫(yī)學(xué)科研檔案管理流程日益優(yōu)化
隨著醫(yī)學(xué)科研實(shí)踐的深入發(fā)展和專家研究科研領(lǐng)域逐漸地?cái)U(kuò)大，醫(yī)學(xué)科研檔案管理流程日益創(chuàng)新，并逐漸地系統(tǒng)化與合理化。1.新項(xiàng)目建立檔案追蹤袋。通過檔案追蹤，將檔案信息加以整理，并將歸檔的要求提前告知相關(guān)的工作人員，做好相關(guān)的記錄，并定期檢查。這是醫(yī)學(xué)科研檔案管理流程的初始階段。2.歸檔。采取歸檔責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)課題，派專門的人員收集科研信息，并定期與檔案管理人員溝通。3.建檔。對(duì)真實(shí)的科研資料可以進(jìn)行驗(yàn)收之后，檔案管理部門可以建檔，在建檔之前，對(duì)科研成果進(jìn)行檢查，要求科研專家和檔案管理人員共同檢查檔案的管理是否完整。
（四）管理手段日益提升
科技在進(jìn)步，醫(yī)學(xué)科研管理手段日益創(chuàng)新。現(xiàn)代技術(shù)被越來越多地運(yùn)用到檔案管理工作中來，使用電子信息化手段受到醫(yī)院檔案管理者的重視。醫(yī)學(xué)科研檔案管理手段日益創(chuàng)新，顯示出日益突出的地位。1.電子檔案效率更高。人們?nèi)绻肓私庾约旱臋n案信息，只需要相關(guān)的人員在網(wǎng)上進(jìn)行相關(guān)的檢索，就能迅速地找到你想要的檔案信息?？蒲袡n案一旦錄入，科研人員隨時(shí)隨地就能獲取需要的檔案信息，簡單方便、高效。2.充分地利用檔案。檔案管理人員可以通過檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行搜尋，操作簡單。通過電子檔案，可以減少傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案尋找文件繁瑣的弊端，可以超越時(shí)間和地點(diǎn)的限制，充分地利用科研檔案。例如在華中師范大學(xué)讀研的時(shí)候，需要本科的成績單，本科是在外地讀的，這時(shí)候去華中師范大學(xué)信息門戶的一站式服務(wù)中申請(qǐng)檔案成績打印，十分方便快捷。醫(yī)學(xué)科研管理手段日益創(chuàng)新，未來可以讓機(jī)器人實(shí)現(xiàn)管理。
（五）管理理念日益更新
傳統(tǒng)檔案管理思想是檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作中有一種等的思想，態(tài)度消極，比較懶散，比較被動(dòng)。原因是工作累，時(shí)間長，工作人員沒有那么多的耐心。檔案管理者只有等領(lǐng)導(dǎo)來視察的時(shí)候，才會(huì)比較主動(dòng)，才會(huì)對(duì)年度檔案進(jìn)行有序整理，并加以分類，這樣做比較倉促，沒有細(xì)致地考慮如何更好地利用科研檔案，許多檔案積滿灰塵，淹沒在歷史的塵埃里?，F(xiàn)代科學(xué)研究日益受到重視，很多人打破傳統(tǒng)的檔案管理思想，在管理理念上進(jìn)行創(chuàng)新。例如，管理者的積極性增強(qiáng)?？蒲袡n案管理人員積極性日益增強(qiáng)，積極、主動(dòng)地投入檔案管理中，具有超前管理和全程管理思想。從課題項(xiàng)目立項(xiàng)開始，全程跟蹤科研項(xiàng)目的進(jìn)度等一系列工作，管理工作人員只需要付出較少的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)最佳的管理，這樣對(duì)于檔案管理者來說，難度較低，提高了他們的積極性。
（六）醫(yī)學(xué)科研檔案管理更加公開化
隨著我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)越來越廣泛地被應(yīng)用于人類社會(huì)活動(dòng)的方方面面，使得無紙化辦公成為現(xiàn)實(shí)，電子文件被廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，并產(chǎn)生了大量電子檔案，這就給檔案管理工作提出了一個(gè)新的課題。檔案管理如何適應(yīng)信息化時(shí)代的步伐，做到與時(shí)俱進(jìn)不斷創(chuàng)新發(fā)展，已成為當(dāng)前檔案工作者需要不斷加以關(guān)注和研究解決的新問題。只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)并對(duì)做好電子檔案管理工作進(jìn)行分析、探討，才能真正做好電子檔案的管理工作
一、電子檔案的特點(diǎn)
（一）方式多樣化 操作方便，簡單易行
傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作人員非常辛苦且工作效率又低，因?yàn)槭軅鹘y(tǒng)歸檔方法的限制，存檔過程既麻煩又不便于整理，存儲(chǔ)起來占有大量的儲(chǔ)存空間。查閱檢索難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計(jì)算機(jī)方便快捷的方法，及時(shí)將有保存價(jià)值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上記錄下來，轉(zhuǎn)化為電子檔案操作上，保存電子文件既方便又省時(shí)省力。
（二）存儲(chǔ)容量大，節(jié)省庫房存儲(chǔ)空間。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進(jìn)行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。
（三）檢索快捷，提高檔案利用率。
利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)中，儲(chǔ)存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，并可方便地復(fù)制，存儲(chǔ)也方便快捷。
二、電子檔案的優(yōu)越性
基于電子檔案的特點(diǎn)，電子檔案具有以下幾方面的獨(dú)特優(yōu)越性 ：
（一）減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。
在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。 也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。
（二）電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。
傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。
（三）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。
在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)代，過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。盡管查閱者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。顯然，這是不能較好地保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而在提高利用效率的同時(shí)也保證了文件的保密性。
（四）電子檔案的微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。
檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，顯然立卷人對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的利用價(jià)值。
三、電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。
（一）規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失
電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
（二）加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。 、
（三）建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。
（四） 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理。
首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
廣義上的建筑工程設(shè)計(jì)檔案涵蓋一個(gè)建筑工程項(xiàng)目從規(guī)劃設(shè)計(jì)到竣工運(yùn)營的全部信息資料，在信息資料的表現(xiàn)形式上也有很大差別，如數(shù)據(jù)、圖紙、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、政策文件等?？紤]一般建筑工程項(xiàng)目投資大、周期長、工種多、功能交叉等特點(diǎn)，必然會(huì)影響設(shè)計(jì)檔案的形成。直觀上體現(xiàn)形成的資源種類多、數(shù)量多、規(guī)模宏大，需要消耗大量的經(jīng)歷去收集整理和妥善保存?；诖?，引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)管理的網(wǎng)絡(luò)化模式構(gòu)建，對(duì)設(shè)計(jì)單位具有積極作用，一方面有利于設(shè)計(jì)檔案的靈活調(diào)取和分享應(yīng)用，另一方面則可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息等內(nèi)容的規(guī)律性分析，提高設(shè)計(jì)單位在工作層面的科學(xué)性。
一、我國建筑工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)
1.專業(yè)性強(qiáng)
建筑工程設(shè)計(jì)的過程中需要考慮大量的可行性要素，并且在每個(gè)階段都有與設(shè)計(jì)相關(guān)的專業(yè)內(nèi)容，如材料、設(shè)備、工藝、結(jié)構(gòu)、安全等。因此，整個(gè)建筑工程設(shè)計(jì)是各種專業(yè)性要素的結(jié)合?？陀^上，這也形成了設(shè)計(jì)檔案“綜合性”的特點(diǎn)，以專業(yè)性促成的綜合性特點(diǎn)表現(xiàn)為大量的原始數(shù)據(jù)，它們結(jié)合起來后才呈現(xiàn)整個(gè)工程的“藍(lán)圖”。其中，大部分內(nèi)容都是以紙媒載體呈現(xiàn)的，作為后期施工、安裝、運(yùn)營的相關(guān)依據(jù)，具有重要的參考價(jià)值。
2.周期長
很顯然，建筑工程設(shè)計(jì)內(nèi)容不是一蹴而就的。因此，形成的設(shè)計(jì)檔案也需要一定的周期。檔案形成本身就是一個(gè)“事后機(jī)制”，它具有一定的總結(jié)功能，而建筑工程的應(yīng)用周期會(huì)存在很長時(shí)間（幾十年到上百年），也會(huì)不斷地為檔案補(bǔ)充相關(guān)材料，所以建筑工程設(shè)計(jì)檔案在同一項(xiàng)目中的更新周期也會(huì)很長。
3.檔案數(shù)量繁多復(fù)雜
一般來說，建筑工程設(shè)計(jì)檔案的形成會(huì)呈現(xiàn)不同的完善階段，每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生同類型的大量資料、信息和數(shù)據(jù)，最終匯集一起造成檔案數(shù)量繁多復(fù)雜，需要的整編工作量極大。這一過程中，對(duì)檔案管理人員形成極大的挑戰(zhàn)，如果管理不善或工作無序，就會(huì)很容易造成檔案遺失、破壞。
二、建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化途徑
建筑工程設(shè)計(jì)檔案具有周期長、專業(yè)性強(qiáng)、工作量大、綜合性突出等特點(diǎn)，再加上建筑工程項(xiàng)目具有較長的使用周期，設(shè)計(jì)檔案必須長期保存。從改革開放至今，在城市化建設(shè)過程中，我國建筑行業(yè)已經(jīng)歷多次改革，在年度跨徑大、企業(yè)重組、行業(yè)改革等作用下，各種規(guī)格不一致的“海量”檔案資料很難實(shí)現(xiàn)有效地管理，傳統(tǒng)檔案管理方式只能簡單保存，而在城市規(guī)劃建設(shè)過程中不能有效地運(yùn)用，喪失了其存在的價(jià)值?；诖耍瑢⒂?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入設(shè)計(jì)檔案管理中就顯得至關(guān)重要。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)背景下，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化既是一種趨勢，也是實(shí)現(xiàn)管理效能、自我完善的重要途徑。
1.完善建筑工程設(shè)計(jì)檔案的信息化收集模式
傳統(tǒng)建筑工程項(xiàng)目開展過程中主要依賴紙質(zhì)圖紙、圖表等展開，缺乏信息化生成模式，這直接限制設(shè)計(jì)單位與施工單位之間的溝通，造成后期施工中設(shè)計(jì)修改的問題。
2.構(gòu)建建筑工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫
數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建有利于設(shè)計(jì)檔案分享的最大化，在規(guī)模上、層次上，可以形成區(qū)域性數(shù)據(jù)庫和全國性上數(shù)據(jù)庫，通過單位資質(zhì)驗(yàn)證的方式，有限制條件的開放。這樣一來，建筑工程設(shè)計(jì)檔案不僅能產(chǎn)生全新的經(jīng)濟(jì)效益（如有償使用），還能實(shí)現(xiàn)不同領(lǐng)域的設(shè)計(jì)理念、技術(shù)交流。
3.建立健全建筑工程設(shè)計(jì)檔案的管理制度
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的過程中，管理方式也發(fā)生了根本變化，應(yīng)全面構(gòu)建和完善相關(guān)的管理制度，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安全性和可靠性，例如實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的隨時(shí)更新和補(bǔ)充，有效完善檔案的合并工作等。
三、結(jié)語
我國當(dāng)前已全面進(jìn)入信息化時(shí)代，“十三五”以來國家層面不斷推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略，這對(duì)建筑工程設(shè)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理方式形成具有很好的指導(dǎo)性作用。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟和廣泛應(yīng)用，為設(shè)計(jì)檔案的管理提供了大量契機(jī)，設(shè)計(jì)單位通過分析自身需求和市場定位，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)檔案管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的“聯(lián)姻”，可以更好地為我國的建筑產(chǎn)業(yè)發(fā)展服務(wù)。
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