時(shí)間：2023-06-01 08:56:12
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美國(guó)的一位相關(guān)工作者曾經(jīng)闡述過(guò)這樣一個(gè)觀點(diǎn)，即在關(guān)于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點(diǎn)，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個(gè)系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個(gè)檔案管理的過(guò)程中檔案價(jià)值鑒定有著舉足輕重的作用。
從整體上來(lái)講，檔案是對(duì)各種信息的原始記錄，是人類(lèi)寶貴的文化財(cái)富。不過(guò)實(shí)際上并不是每一份檔案都具有重要的價(jià)值，每一份文件的價(jià)值都是不盡相同的，文件的價(jià)值也不是一成不變的，可能會(huì)隨著時(shí)間的推移而改變其所包含的價(jià)值。檔案價(jià)值鑒定的工作就是對(duì)每一份檔案所具有的價(jià)值進(jìn)行甄別。
檔案價(jià)值的鑒定將會(huì)直接決定檔案的存亡。當(dāng)檔案價(jià)值鑒定判定檔案已經(jīng)沒(méi)有保存價(jià)值的時(shí)候，檔案就會(huì)被銷(xiāo)毀。所以在進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的時(shí)候需要慎重。通過(guò)檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價(jià)值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。
當(dāng)今檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對(duì)于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會(huì)導(dǎo)致庫(kù)房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費(fèi)不足等一系列的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，有利于檔案庫(kù)房、設(shè)備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、檔案價(jià)值鑒定存在的問(wèn)題
雖然從客觀上講，我國(guó)的檔案鑒定工作受到國(guó)家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國(guó)檔案管理工作中檔案價(jià)值鑒定存在著許多的問(wèn)題。
（一）檔案價(jià)值鑒定理論研究混亂
在我國(guó)幾乎是沒(méi)有對(duì)檔案價(jià)值鑒定進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的定義。在某些相關(guān)教材里對(duì)于鑒定有一些相關(guān)的描述，但是并沒(méi)有明確的定義，只是對(duì)于文件的部分相關(guān)鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會(huì)導(dǎo)致文件的鑒定出現(xiàn)問(wèn)題和一些失誤，最終文件的價(jià)值鑒定出現(xiàn)混亂的局面。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個(gè)概念相混淆；有的弄不清檔案價(jià)值鑒定的起始點(diǎn)和終止點(diǎn)；也有的將檔案價(jià)值與檔案價(jià)值鑒定混為一談。
（二）檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍建設(shè)急需改善
我國(guó)的檔案工作隊(duì)伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價(jià)值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價(jià)值鑒定人才的缺少導(dǎo)致了檔案價(jià)值得不到有效的判定，從而對(duì)檔案管理的后期工作形成障礙。此外對(duì)于現(xiàn)有的檔案價(jià)值鑒定人員也存在著各種各樣的問(wèn)題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點(diǎn)：（1）檔案價(jià)值鑒定在檔案管理工作中有著很強(qiáng)的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)?zé)任的心理，使得檔案價(jià)值鑒定工作無(wú)法有效的開(kāi)展；（2）檔案價(jià)值的相關(guān)鑒定標(biāo)準(zhǔn)難以達(dá)到，不具備可操作性，這也帶來(lái)了很多的弊端；（3）相關(guān)鑒定人員不具備專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，對(duì)相關(guān)的鑒定工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。
（三）檔案價(jià)值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿(mǎn)意
隨著時(shí)間的推移與社會(huì)的變化，檔案的價(jià)值也會(huì)進(jìn)行改變。在這一系列的變化中，檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)也會(huì)進(jìn)行變化。但是由于多種原因，很難準(zhǔn)確的對(duì)檔案價(jià)值鑒定的重點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的把握。檔案價(jià)值鑒定工作缺乏重點(diǎn)，導(dǎo)致工作的質(zhì)量不能夠讓人滿(mǎn)意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價(jià)值鑒定工作不到位。
三、加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定的措施
有問(wèn)題不可怕，可怕的是知道問(wèn)題卻不知道進(jìn)行改正。對(duì)于檔案價(jià)值鑒定工作也是如此。為此，針對(duì)上述問(wèn)題，個(gè)人提出以下幾個(gè)改善當(dāng)前檔案價(jià)值鑒定工作的意見(jiàn)。
（一）加強(qiáng)理論研究
做任何事想要成功都必須要靠理論來(lái)進(jìn)行支持。對(duì)于檔案鑒定工作首先要做的就是加強(qiáng)理論研究工作。對(duì)于檔案價(jià)值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個(gè)完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專(zhuān)人進(jìn)行攻關(guān)。既然我們國(guó)內(nèi)的檔案價(jià)值鑒定還沒(méi)有形成一個(gè)完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國(guó)外在檔案鑒定方面的先進(jìn)思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國(guó)特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導(dǎo)我們的檔案鑒定實(shí)踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗(yàn)，為檔案價(jià)值鑒定理論的研究提供豐富的實(shí)踐材料；此外，相關(guān)的研究人員不應(yīng)該脫離實(shí)際，應(yīng)從實(shí)際入手，多多調(diào)查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實(shí)際相結(jié)合，最終得到一個(gè)比較完整的體系。
（二）完善檔案價(jià)值鑒定隊(duì)伍
首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專(zhuān)門(mén)的檔案價(jià)值鑒定人才，然后是各級(jí)檔案局、館根據(jù)實(shí)際情況建立起專(zhuān)門(mén)的檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)。檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價(jià)值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進(jìn)入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門(mén)制定檔案價(jià)值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類(lèi)檔案的價(jià)值鑒定，并負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢(xún)。
如今隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的保密與利用工作在如今已經(jīng)成為了業(yè)界人士所關(guān)注的話(huà)題。對(duì)檔案的成果利用以及保密工作進(jìn)行分析和探討，有利于檔案工作的有效開(kāi)展，同時(shí)也有利于保障機(jī)密檔案的安全性。因此現(xiàn)階段的檔案保管部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。
1 檔案保密的重要性及現(xiàn)階段存在的隱患
1.1 檔案保密工作的重要性
檔案作為記錄組織或個(gè)人重要信息的載體，在人們的日常生活當(dāng)中有著極為重要的作用。首先對(duì)檔案的有效保密能夠保證個(gè)人信息不被他人非法竊取[1]。個(gè)人信息的重要性現(xiàn)在已經(jīng)被人們所熟知，一旦個(gè)人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動(dòng)而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業(yè)或組織的檔案中所記錄的是企業(yè)或組織發(fā)展過(guò)程中的核心機(jī)密，一旦出現(xiàn)泄密的情況，就可能給組織或者企業(yè)造成不可估量的損失，輕則是企業(yè)或組織蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的甚至可能導(dǎo)致組織或企業(yè)的倒閉；最后，對(duì)于國(guó)家而言，機(jī)密檔案的丟失可能會(huì)威脅到國(guó)家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國(guó)家非法竊取，可能會(huì)使國(guó)家的科技發(fā)展受到巨大打擊，從而威脅國(guó)家的安全穩(wěn)定。綜上所述，檔案的保密工作無(wú)論對(duì)于個(gè)人、集體還是國(guó)家都有著至關(guān)重要的作用，因此現(xiàn)階段的檔案部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的保密工作。
1.2 現(xiàn)階段檔案保密工作中存在的隱患
如今隨著科技的發(fā)展，檔案部門(mén)對(duì)檔案保密工作做的也越來(lái)越好，但是在現(xiàn)階段檔案保密工作的發(fā)展過(guò)程中，還是存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題：首先，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)入侵系統(tǒng)也不斷升級(jí)，但是現(xiàn)階段的部分檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)還沒(méi)有進(jìn)行全面的升級(jí)，這就是檔案管理部門(mén)所保管的機(jī)密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當(dāng)前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質(zhì)檔案袋的形式進(jìn)行保管，這就導(dǎo)致在檔案的保管過(guò)程中可能會(huì)因?yàn)橥饨鐨鉁?、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現(xiàn)階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)受過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識(shí)以及崗位責(zé)任意識(shí)沒(méi)有得到有效加強(qiáng)，一旦檔案保管的網(wǎng)絡(luò)遭受到不明攻擊，可能就會(huì)出現(xiàn)檔案管理人員不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)攻擊來(lái)源以及破解方法而導(dǎo)致檔案丟失的情況。
2 檔案保密的有效措施
2.1 做好開(kāi)放檔案的審查工作
由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經(jīng)失去了其保密的意義，因此需要對(duì)公眾進(jìn)行開(kāi)放。在這一過(guò)程中，檔案的有關(guān)管理人員應(yīng)該對(duì)需要開(kāi)放的檔案做好審查工作，確保所開(kāi)放的檔案是已經(jīng)過(guò)了保密時(shí)期的檔案[2]。因此，在開(kāi)放檔案之前，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)即將開(kāi)放的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保沒(méi)有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業(yè)之下。例如，檔案保管部門(mén)應(yīng)該建立完善的開(kāi)放檔案審查體制，在所開(kāi)放檔案的審查過(guò)程中應(yīng)該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對(duì)檔案進(jìn)行初步審查，在審查的過(guò)程中基層審查人員應(yīng)該做好相關(guān)檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級(jí)的審查部門(mén)。上級(jí)的審查部門(mén)在接到基層工作人員送來(lái)的信息后，應(yīng)該對(duì)照表格信息對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)審，并將基層工作人員再審查過(guò)程中出現(xiàn)的失誤進(jìn)行彌補(bǔ)，隨后將整理好的檔案送交最高領(lǐng)導(dǎo)。最高領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)自身對(duì)檔案信息的了解，對(duì)檔案進(jìn)行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開(kāi)放的狀態(tài)。通過(guò)這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時(shí)期檔案的安全度，從而提升機(jī)密檔案的安全系數(shù)[3]。
2.2 做好檔案的解密工作
國(guó)家《保密法》為檔案的保密想作出了三個(gè)等級(jí)地劃分，即“絕密檔案”、“機(jī)密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個(gè)等級(jí)檔案的機(jī)密程度不一樣，因此在實(shí)際的操作過(guò)程中，對(duì)檔案的保管措施也不盡相同。隨著時(shí)間的流逝，由于檔案的機(jī)密程度具有一定的“時(shí)效性”，因此在對(duì)檔案進(jìn)行解密時(shí)要根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開(kāi)，在檔案的保管過(guò)程中，就應(yīng)該對(duì)不同機(jī)密等級(jí)的檔案保存在不同區(qū)域，同時(shí)做好相關(guān)記錄，在解密時(shí)就可以根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門(mén)可以開(kāi)設(shè)三個(gè)等級(jí)的解密工作小組，同時(shí)在保存檔案的過(guò)程中對(duì)不同機(jī)密等級(jí)的檔案實(shí)施不同區(qū)域的保管，一旦檔案過(guò)了有效期，就可以根據(jù)不同機(jī)密程度的檔案送交相應(yīng)的解密人員手中。通過(guò)這種方式，能夠有效提升檔案保管部門(mén)的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過(guò)程中的安全性。
2.3 強(qiáng)化有關(guān)人員的保密與崗位責(zé)任意識(shí)
檔案的保密與利用工作最終也要落實(shí)到具體工作人員的肩上，因此在現(xiàn)階段檔案保管過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)檔案部門(mén)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及崗位責(zé)任意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)和培養(yǎng)，確保在檔案保管的過(guò)程中，機(jī)密檔案始終處于安全的狀態(tài)。對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，可以采取培訓(xùn)班的模式，對(duì)檔案的保管人員進(jìn)行相應(yīng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其意識(shí)到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過(guò)程中有強(qiáng)有力的安全保障。例如，在檔案部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)后，可以聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的信息技術(shù)人員對(duì)檔案的保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全責(zé)任意識(shí)，一旦檔案部門(mén)的信息系統(tǒng)遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時(shí)做出應(yīng)對(duì)，確保檔案的安全。
2.4 做好檔案利用前的準(zhǔn)備工作
在檔案進(jìn)行公開(kāi)之前，檔案部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案的利用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。所謂準(zhǔn)備工作，其實(shí)就是在檔案進(jìn)行公開(kāi)之前，對(duì)所公開(kāi)檔案進(jìn)行備注、備份以及確認(rèn)分類(lèi)等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門(mén)應(yīng)該對(duì)此加以重視。在當(dāng)前的檔案利用前的準(zhǔn)備工作中，最為重要的就是對(duì)檔案的分類(lèi)保存以及備份工作。檔案的分類(lèi)保存能夠是整個(gè)檔案管理部門(mén)的對(duì)檔案管理的系統(tǒng)性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過(guò)程中不會(huì)丟失的重要舉措，因此在現(xiàn)階段的檔案保管部門(mén)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的備份和分類(lèi)工作。例如，檔案保管部門(mén)建立自身的數(shù)據(jù)庫(kù)，在檔案利用之前對(duì)所有已經(jīng)無(wú)需繼續(xù)保密的檔案進(jìn)行分類(lèi)保存。同時(shí)要對(duì)即將轉(zhuǎn)移的檔案進(jìn)行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門(mén)能夠在最快的時(shí)間內(nèi)將該檔案進(jìn)行提取，以此來(lái)提升檔案部門(mén)的工作效率，保障檔案保管部門(mén)的工作質(zhì)量。
3 結(jié)束語(yǔ)
隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，檔案的安全性在一定程度上受到來(lái)自多方面的威脅，因此現(xiàn)階段對(duì)檔案的保管工作在現(xiàn)階段應(yīng)該引起有關(guān)部門(mén)足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門(mén)方面還在不斷發(fā)展中，因此現(xiàn)階段距離實(shí)現(xiàn)檔案的絕對(duì)安全看起來(lái)不切合實(shí)際，對(duì)此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部的管理以及優(yōu)化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。
參考文獻(xiàn)
[1]李志宏. 對(duì)檔案工作中正確處理保密與利用關(guān)系的思考[J]. 內(nèi)蒙古統(tǒng)計(jì)，2014，03：49-50.
[2]劉曉玲. 談檔案利用與檔案保密[J]. 山|紡織經(jīng)濟(jì)，2012，07：119-120.
一、引言
《物業(yè)檔案管理》是高職院校物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)開(kāi)設(shè)的主要專(zhuān)業(yè)課之一。作為一門(mén)兼具理論性與實(shí)踐操作性的課程，直接為培養(yǎng)學(xué)生的物業(yè)檔案管理素質(zhì)服務(wù)，不僅使其能夠勝任現(xiàn)階段的物業(yè)管理工作，而且能夠適應(yīng)物業(yè)檔案管理工作在相當(dāng)程度上發(fā)展和提高的要求。通過(guò)本課程的教學(xué)，要求學(xué)生掌握物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論，認(rèn)識(shí)物業(yè)檔案管理的意義，掌握物業(yè)檔案實(shí)體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。
然而，長(zhǎng)期以來(lái)，高職物業(yè)檔案管理課并沒(méi)有沖出學(xué)科體系的藩籬：教學(xué)內(nèi)容，還是傳統(tǒng)本科壓縮餅干式教學(xué)；在教學(xué)方法上，還是簡(jiǎn)單的以課堂教學(xué)為主的知識(shí)灌輸型：在教學(xué)重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動(dòng)上，沒(méi)有導(dǎo)向，還是教師主動(dòng)的在“教”，學(xué)生被動(dòng)的在“學(xué)”，等等。沒(méi)有突出高職院校培養(yǎng)高層次的技能型、實(shí)用型、操作型人才的特點(diǎn)，有礙于對(duì)學(xué)生應(yīng)用能力和綜合能力的培養(yǎng)[1]。
高職院校物業(yè)檔案管理課程的改革勢(shì)在必行，以任務(wù)驅(qū)動(dòng)，工作過(guò)程導(dǎo)向的學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)，是物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域教學(xué)改革的創(chuàng)新思路。
二、任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)性教學(xué)
任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)教學(xué)，使學(xué)生有具體的學(xué)習(xí)任務(wù)和明確的教學(xué)目標(biāo)，是以學(xué)習(xí)型工作任務(wù)為核心來(lái)訓(xùn)練專(zhuān)業(yè)技能并構(gòu)建專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的教學(xué)改革。
任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)教學(xué)，其核心思想是將物業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與學(xué)習(xí)型工作任務(wù)整合進(jìn)行學(xué)習(xí)。采用技能知識(shí)一體化，理論實(shí)踐一體化，教學(xué)做一體化的教學(xué)組織形式，將知識(shí)分布于各個(gè)學(xué)習(xí)任務(wù)之中。物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域的每個(gè)學(xué)習(xí)情景，布置適量的物業(yè)檔案管理工作任務(wù)，也就是學(xué)習(xí)任務(wù)，以任務(wù)為切入點(diǎn)，明確要獲取的知識(shí)、技能和職業(yè)素養(yǎng)，使學(xué)生有目的的在完成實(shí)際的工作任務(wù)過(guò)程中理解物業(yè)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握物業(yè)檔案管理技術(shù)與技巧，學(xué)會(huì)物業(yè)檔案管理方法與技能，從而構(gòu)建屬于自己的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，為就業(yè)與將來(lái)的職業(yè)生涯奠定良好的基礎(chǔ)。
任務(wù)驅(qū)動(dòng)要與專(zhuān)業(yè)課程的進(jìn)度相結(jié)合，從物業(yè)管理工程項(xiàng)目實(shí)際出發(fā)，收集、管理檔案信息資源，既能促進(jìn)、鞏固物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)課程的學(xué)習(xí)，又能完成物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣、主動(dòng)性、積極性與自主性。
三、基于工作過(guò)程的教學(xué)分析
1. 工作過(guò)程與職業(yè)教育。廣義的工作過(guò)程指的是旨在實(shí)現(xiàn)確定目標(biāo)的生產(chǎn)活動(dòng)和服務(wù)活動(dòng)的順序。狹義的工作過(guò)程則是指向物質(zhì)產(chǎn)品生產(chǎn)的順序。工作過(guò)程是“在企業(yè)里為完成一件工作任務(wù)并獲得工作成果而進(jìn)行的一個(gè)完整的工作程序[2]”；工作過(guò)程的特點(diǎn)：“是一個(gè)綜合的、時(shí)刻處于運(yùn)動(dòng)狀態(tài)但結(jié)構(gòu)相對(duì)固定的系統(tǒng)”；實(shí)現(xiàn)工作過(guò)程的步驟：資訊、決策、計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)[3]。
基于工作過(guò)程的職業(yè)教育，在教學(xué)設(shè)計(jì)上解構(gòu)了傳統(tǒng)的學(xué)科體系，構(gòu)建了符合職業(yè)能力形成規(guī)律的職業(yè)教育模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)科體系知識(shí)的解構(gòu)與行動(dòng)體系知識(shí)的重構(gòu)?；诠ぷ鬟^(guò)程的學(xué)習(xí)情意，通過(guò)任務(wù)的形式將知識(shí)點(diǎn)貫穿起來(lái)，知識(shí)的總量不變，只是排序發(fā)生變化，學(xué)生通過(guò)多個(gè)任務(wù)的完成，不僅積累了經(jīng)驗(yàn)，而且掌握了知識(shí)與工作的技能。
基于工作過(guò)程的職業(yè)教育，教學(xué)實(shí)施的六個(gè)步驟即基于實(shí)現(xiàn)工作過(guò)程的步驟：資訊、決策、計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)。這是工作過(guò)程系統(tǒng)化課程結(jié)構(gòu)相對(duì)固定的六步驟，相對(duì)而言是不變的，變化的是時(shí)刻處于運(yùn)動(dòng)狀態(tài)之中的構(gòu)成工作過(guò)程的六要素：對(duì)象、內(nèi)容、手段、組織、產(chǎn)品、環(huán)境。
2. 職業(yè)實(shí)際工作過(guò)程與任務(wù)。物業(yè)檔案管理員（職業(yè)資格證書(shū)稱(chēng)檔案業(yè)務(wù)人員）具體的工作過(guò)程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計(jì)分析。
物業(yè)檔案管理典型工作任務(wù)：文件編印與收發(fā)；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價(jià)值；檔案裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、立卷；檔案數(shù)字加工；檔案信息化建設(shè)；檔案庫(kù)房管理；檔案檢索調(diào)卷與利用；統(tǒng)計(jì)分析。
3.基于工作過(guò)程的教學(xué)環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案管理普適性的工作過(guò)程：資訊決策計(jì)劃實(shí)施檢查評(píng)價(jià)。
任務(wù)驅(qū)動(dòng)工作過(guò)程導(dǎo)向的物業(yè)檔案管理教學(xué)環(huán)節(jié)：明確學(xué)習(xí)性工作任務(wù)制定工作策略執(zhí)行任務(wù)調(diào)整修正完成任務(wù)考核評(píng)定。
物業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)抽象的普適性工作過(guò)程、具體的工作過(guò)程與教學(xué)過(guò)程的比較分析見(jiàn)表1。
四、學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計(jì)
學(xué)習(xí)領(lǐng)域，是工作過(guò)程導(dǎo)向的課程方案（課程名稱(chēng)），是一個(gè)由職業(yè)能力描述的學(xué)習(xí)目標(biāo)、工作任務(wù)陳述的學(xué)習(xí)內(nèi)容和實(shí)踐理論綜合的學(xué)習(xí)時(shí)間（基本學(xué)時(shí)）三部分構(gòu)成的學(xué)習(xí)單元；學(xué)習(xí)情境，是工作過(guò)程導(dǎo)向的課程教學(xué)（實(shí)施方案），是在工作任務(wù)及其工作過(guò)程的背景下，將學(xué)習(xí)領(lǐng)域中的能力目標(biāo)和學(xué)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行基于教學(xué)論和方法論轉(zhuǎn)換后，在學(xué)習(xí)領(lǐng)域框架內(nèi)構(gòu)成的“小型”的主題學(xué)習(xí)單元，例如，項(xiàng)目、任務(wù)、案例產(chǎn)品等[4]。
2007年以來(lái)，以國(guó)家示范性高等職業(yè)院校引領(lǐng)的基于工作過(guò)程化教學(xué)模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)的載體呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，其載體可以是項(xiàng)目、任務(wù)、案例、設(shè)備、產(chǎn)品、構(gòu)件、零件、部件、系統(tǒng)、工序、場(chǎng)地、材料、活動(dòng)、現(xiàn)象、問(wèn)題、癥狀、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、客源……等等。
1. 學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)思路。檔案工作系統(tǒng)是由輸入、輸出、反饋三個(gè)子系統(tǒng)中的八個(gè)工作環(huán)節(jié)即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統(tǒng)計(jì)，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)清晰、功能多樣的檔案工作系統(tǒng)。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性的有序化工作過(guò)程。
任務(wù)驅(qū)動(dòng)工作過(guò)程導(dǎo)向的高職物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情境的設(shè)計(jì)，根據(jù)檔案管理職業(yè)程序性很強(qiáng)的特點(diǎn)，以物業(yè)檔案工作過(guò)程為載體設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)情境，即以物業(yè)檔案專(zhuān)業(yè)工作的程序進(jìn)行設(shè)計(jì)。
基于完整的工作過(guò)程來(lái)設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)情境。學(xué)習(xí)領(lǐng)域是課程的名稱(chēng)，即物業(yè)檔案管理課，它是是完整的獨(dú)立的工作過(guò)程；學(xué)習(xí)情境是對(duì)學(xué)習(xí)領(lǐng)域的具體化，根據(jù)完整工作過(guò)程的思維分解學(xué)習(xí)領(lǐng)域?yàn)楦鱾€(gè)小型的主題學(xué)習(xí)單元，每個(gè)學(xué)習(xí)情境也是一個(gè)完整的工作過(guò)程；每個(gè)學(xué)習(xí)情境都要完成一個(gè)以上的學(xué)習(xí)型任務(wù)，每個(gè)任務(wù)也是一個(gè)完整的工作過(guò)程。
2. 學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計(jì)。大多數(shù)的物業(yè)檔案管理員都兼做文案，所以，在物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情景的設(shè)計(jì)在檔案的工作環(huán)節(jié)前增加了文件管理，最后增加了現(xiàn)代化管理，因此，基于工作過(guò)程的學(xué)習(xí)情景設(shè)計(jì)了10個(gè)學(xué)習(xí)情境：學(xué)習(xí)情境1文件管理；學(xué)習(xí)情境2檔案收集；學(xué)習(xí)情境3檔案鑒定；學(xué)習(xí)情境4檔案整理；學(xué)習(xí)情境5編目與著錄；學(xué)習(xí)情境6檔案保管；學(xué)習(xí)情境7檔案編研；學(xué)習(xí)情境8提供利用；學(xué)習(xí)情境9統(tǒng)計(jì)分析；學(xué)習(xí)情境10現(xiàn)代化管理。每個(gè)學(xué)習(xí)情境都有一組，即1個(gè)以上的學(xué)習(xí)任務(wù)。見(jiàn)表2。
在學(xué)習(xí)情境的總體設(shè)計(jì)上，縱向的學(xué)習(xí)情境是以物業(yè)檔案管理具體的工作過(guò)程為載體，組織各個(gè)學(xué)習(xí)情境之間的順序：除學(xué)習(xí)情境10之外，從學(xué)習(xí)情境1到學(xué)習(xí)情境9，是一個(gè)完整的具體的物業(yè)檔案工作過(guò)程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計(jì)分析；橫向的學(xué)習(xí)型工作任務(wù)，也是物業(yè)檔案管理職業(yè)中典型的工作任務(wù)，同樣是基于物業(yè)管理工作過(guò)程設(shè)計(jì)。
參考文獻(xiàn)：
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[3] 姜大源. 職業(yè)教育與課程開(kāi)發(fā). ，2010-05-01.
注：
隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案的重視程度也出現(xiàn)了不少問(wèn)題，而在檔案管理部門(mén)，由于處于新舊交替的時(shí)代，所以對(duì)檔案的管理也存在著制度上、管理上、開(kāi)發(fā)利用上和資金投入上的各種問(wèn)題，這都需要我們廣大檔案管理人員能夠從實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)當(dāng)前的形式，在現(xiàn)有的條件下解決檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，以改變當(dāng)前在檔案管理上的各種弊端。
1 檔案管理工作被忽視
檔案管理工作是一件比較重要的事，雖然隨著改革開(kāi)放的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)新，傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體系下的檔案管理也收到了沖擊，所以，當(dāng)前，檔案管理工作越來(lái)越受到忽視。無(wú)論是大學(xué)生檔案，還是企事業(yè)單位的檔案，在管理中都存在著一定的問(wèn)題。這主要是歸結(jié)于在企事業(yè)單位中很多人甚至一些領(lǐng)導(dǎo)者都認(rèn)為檔案管理工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)的保管事物性質(zhì)的工作，不是單位的重要工作。只要保證不丟失、不泄密，能查檔就可以了。沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性。所以在對(duì)于檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)和利用上不足，使檔案的管理工作效率不高。
這一點(diǎn)尤其在非公有制企業(yè)中表現(xiàn)比較突出。由于非公有制企業(yè)員工的靈活性，造成了其跳槽率也很高，所以，檔案的管理也存在著更多的問(wèn)題。好多人員誤認(rèn)為反正自己也不是國(guó)家干部，檔案沒(méi)有什么用，所以造成了自己的檔案被忽視，這樣，企業(yè)對(duì)員工的檔案管理也會(huì)產(chǎn)生忽視的現(xiàn)象，而放在人才的檔案雖然不會(huì)出現(xiàn)大的問(wèn)題，但由于員工的不重視性，其檔案得不到更新，也會(huì)產(chǎn)生很大的問(wèn)題。
2 檔案管理制度不完善、不健全
企事業(yè)單位中一般都有較為完善的管理體制，但是在檔案管理這方面的還比較分散，缺乏一些信息資源的整體性。在檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)等還沒(méi)有一套完整的、系統(tǒng)的、嚴(yán)格的管理模式。
對(duì)于大多數(shù)國(guó)人來(lái)說(shuō)，誤認(rèn)為只有公務(wù)人員的檔案才是重要的，自己的檔案無(wú)所謂，這一點(diǎn)在非公有制企業(yè)表現(xiàn)尤其突出。所以檔案管理部門(mén)在企業(yè)里也往往會(huì)成為一個(gè)冷衙門(mén)，沒(méi)有人重視其地位，有的則直接歸屬于人力資源部門(mén)或辦公室部門(mén)，這就使得各個(gè)單位對(duì)于檔案管理制度忽視，造成檔案管理制度不完善，不健全。也正是如此，造成了檔案管理人員也是人浮于事，使得檔案管理工作十分混亂。
3 檔案管理人員缺乏檔案職業(yè)的準(zhǔn)入資格
所謂的職業(yè)準(zhǔn)入資格是指從業(yè)人員進(jìn)入某種職業(yè)領(lǐng)域時(shí)所具備的基本條件、程序以及要求。準(zhǔn)入資格對(duì)于進(jìn)入某種職業(yè)領(lǐng)域內(nèi)起到一定的屏蔽作用。但是目前我國(guó)的企事業(yè)單位的檔案部門(mén)沒(méi)有制定這樣的準(zhǔn)入資格?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案部門(mén)從業(yè)人員都是非專(zhuān)業(yè)出身。文化知識(shí)水平都不高，知識(shí)老化，知識(shí)面狹窄，思想理念和思想意識(shí)都相對(duì)落后。
這樣一來(lái)，造成了我國(guó)檔案管理工作基礎(chǔ)上的不足，后期提高更是不足，對(duì)于高考的學(xué)生來(lái)說(shuō)，很少會(huì)去選擇檔案學(xué)來(lái)學(xué)習(xí)，因?yàn)檫@樣會(huì)限制他們的就業(yè)，這樣就使得每年專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上用人單位的需求。最終導(dǎo)致了人員的不足。所以，從總的來(lái)說(shuō)，還是要從國(guó)家層面重視專(zhuān)業(yè)的發(fā)展，及基層的發(fā)展，加強(qiáng)準(zhǔn)入制度，這樣才能夠讓更多的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)入到我們的檔案管理工作中來(lái)。
4 檔案開(kāi)發(fā)利用率不高
檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)都是處于封閉或半封閉的管理狀態(tài)，一直被人們認(rèn)為其管理的工作是保密性質(zhì)的。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息被更快更多的收集起來(lái)。檔案信息化的發(fā)展讓檔案信息完全可以被開(kāi)發(fā)利用起來(lái)。但是由于受到過(guò)去思想的影響被整理收集的信息被擱置起來(lái)，未能及時(shí)開(kāi)發(fā)利用，造成了信息的浪費(fèi)。
其實(shí)，在檔案的開(kāi)發(fā)上，還是有許多可利用之處的，比如許多私營(yíng)或外資企業(yè)就比較重視檔案的管理，他們甚至建立了自己的檔案館，有利于員工和兄弟單位參觀與學(xué)習(xí)，這就是在檔案管理上一個(gè)很好的利用模式。
5 檔案管理資金投入不足
檔案管理部門(mén)在很多企事業(yè)單位中不受重視，認(rèn)為其不會(huì)給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，致使在資金投入方面不足。資金短缺就不能引進(jìn)更好的設(shè)備。同時(shí)也給檔案信息化的建設(shè)帶來(lái)了阻力。一些企事業(yè)單位雖然為檔案管理部門(mén)添加了計(jì)算機(jī)這一硬件設(shè)施，但是后續(xù)沒(méi)有資金的加入，致使一些軟件無(wú)法引進(jìn)和更新。令檔案信息無(wú)法被高效快捷的開(kāi)發(fā)利用。
當(dāng)前，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的管理不但要有紙質(zhì)檔案，還要與信息檔案相結(jié)合，并由其注意檔案的備份工作，防止信息丟失。這樣，都需要我們的主管部門(mén)，對(duì)檔案管理進(jìn)行投入，以便于有利于我們的檔案管理工作，并能跟上社會(huì)的發(fā)展，更好的服務(wù)于社會(huì)。
在新的歷史條件下，檔案管理工作應(yīng)該緊緊地與時(shí)展的需求聯(lián)系起來(lái)。檔案是社會(huì)信息的一個(gè)載體。是對(duì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的一個(gè)依據(jù)。它的信息無(wú)論是對(duì)某個(gè)單位還是整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都有著重要的協(xié)調(diào)索引作用。因此，在新的時(shí)展中我們更要重視檔案管理中存在的問(wèn)題，更應(yīng)該積極解決存在的問(wèn)題，使檔案發(fā)揮出更大的作用。
參考文獻(xiàn)
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一、積極做好檔案保管利用過(guò)程中公文管理與保密工作
在檔案保管利用過(guò)程中公文管理與保密,是機(jī)關(guān)文檔管理的一項(xiàng)重要工作。做好公文管理與保密,對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)工作,確保公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn),提高機(jī)關(guān)工作效率,具有十分重要的意義。
二、提高檔案保管工作人員的職責(zé)和素養(yǎng),加強(qiáng)保密意識(shí)
1.檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無(wú)損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案,要及時(shí)搶救。不丟,就是使檔案絕對(duì)安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實(shí)體安全,也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對(duì)集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。
2.檔案管理人員的素養(yǎng)。(1)檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策?？陀^地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問(wèn)題,維護(hù)歷史的真實(shí)面目,懂得黨的路線(xiàn)、方針、政策及黨和國(guó)家關(guān)于檔案、保密工作的方針、路線(xiàn)、政策、法律和法規(guī)。(2)檔案專(zhuān)業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案是歷史的真實(shí)記錄,是極為豐富的知識(shí)資源,其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、外交、科學(xué)等廣泛的領(lǐng)域;其知識(shí)涉及文、史、哲、數(shù)、理、天、地等各個(gè)方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)管理知識(shí),要具有一定的古漢語(yǔ)、現(xiàn)代漢語(yǔ)和外事知識(shí)、一般法律知識(shí)和一定歷史知識(shí),在當(dāng)今信息社會(huì)里更要有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。(3)檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。 一直以來(lái),人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)始終存在誤差和偏見(jiàn),認(rèn)為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實(shí),恰恰相反,檔案工作既有腦力勞動(dòng),又有體力勞動(dòng),工作艱辛而又煩瑣,細(xì)致而又嚴(yán)格,常年不懈,周而復(fù)始,沒(méi)有健康的身體和旺盛精力是根本無(wú)法勝任檔案工作的。所以,身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個(gè)檔案人員所必備的條件。(4)加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)。就是要維護(hù)檔案的完整與安全,因此必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)。要通過(guò)培訓(xùn)手段來(lái)增強(qiáng)檔案管理人員的法制意識(shí)和保密意識(shí)。
三、做好檔案利用中的監(jiān)督工作
檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施,它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái),檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施:
1.制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí),確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明,便于執(zhí)行,并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié),不斷充實(shí)和完善。
2.隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí),熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識(shí),能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。
一、重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)重點(diǎn)工程是指對(duì)國(guó)家或本行政區(qū)域國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點(diǎn)工程投資大，工期長(zhǎng)，要求高，涉及面廣，參與建設(shè)的單位多，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。重點(diǎn)工程檔案是指在重點(diǎn)工程建設(shè)全過(guò)程中形成的與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的、對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
重點(diǎn)工程檔案具有如下特點(diǎn)：一是時(shí)間跨度長(zhǎng)。國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)時(shí)間跨度比一般要長(zhǎng)，而重點(diǎn)工程檔案管理的時(shí)間跨度比工程建設(shè)周期還要長(zhǎng)。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設(shè)周期為2003~2010年，而國(guó)家重點(diǎn)工程檔案管理周期把地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的學(xué)科和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的門(mén)類(lèi)廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質(zhì)、環(huán)保、土建、設(shè)備制造、安裝調(diào)試、超高壓電器設(shè)備等。三是檔案種類(lèi)多，數(shù)量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設(shè)檔案包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等種類(lèi)，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，分為若干個(gè)合同標(biāo)段由多個(gè)不同的施工單位負(fù)責(zé)施工，另外還有設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設(shè)的主要參建單位，包括設(shè)備供應(yīng)商和調(diào)試單位就達(dá)20多個(gè)。
正是因?yàn)橹攸c(diǎn)工程檔案具有專(zhuān)業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實(shí)體管理都有很大難度。
二、重點(diǎn)工程檔案宏觀管理存在的問(wèn)題重點(diǎn)工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產(chǎn)之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門(mén)，完成整個(gè)工程檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、立卷和歸檔等工作，顯然，對(duì)數(shù)十個(gè)沒(méi)有行政隸屬關(guān)系的有關(guān)單位的檔案管控，僅靠一個(gè)不是獨(dú)立職能部門(mén)的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，檔案部門(mén)成了安排老弱病殘的“消閑部門(mén)”；檔案管理手段落后，保護(hù)設(shè)施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重點(diǎn)工程檔案實(shí)體管理存在問(wèn)題檔案實(shí)體管理是檔案管理工作的重點(diǎn)，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗(yàn)收前突擊整理，接收審查把關(guān)不嚴(yán)；檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，由變更、圖紙版本、數(shù)據(jù)改變引起的圖實(shí)不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備等無(wú)效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質(zhì)檔案；忽視檔案內(nèi)容，片面追求裝訂形式。
四、解決工程檔案管理不善問(wèn)題的對(duì)策1．建設(shè)單位，全面負(fù)責(zé)，同時(shí)充分發(fā)揮監(jiān)理的作用建設(shè)單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌安排，執(zhí)行層要建立起檔案工作網(wǎng)絡(luò)和協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案部門(mén)要牽頭總抓，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時(shí)充分發(fā)揮監(jiān)理作用，要求監(jiān)理對(duì)施工單位文件材料的形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)，統(tǒng)一各施工單位表單，按照監(jiān)理規(guī)程要求，在控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編目編號(hào)、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類(lèi)方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時(shí)有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規(guī)范：分類(lèi)編號(hào)方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門(mén)職責(zé)與考核制度，文件（圖紙）收發(fā)管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗(yàn)收移交辦法等。
3．納入合同管理
充分發(fā)揮合同的作用，與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，都應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確規(guī)定各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，包括套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用、完成時(shí)間等內(nèi)容，監(jiān)理合同增加對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任。檔案人員要參與起草招標(biāo)文件有關(guān)條款、合同談判；檔案管理有關(guān)條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質(zhì)量保證金的比例，檔案部門(mén)參與合同支付控制。
4．文件檔案一體化管理
強(qiáng)化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項(xiàng)目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來(lái)，對(duì)文件材料實(shí)施全方位的一體化管理。
5．信息化管理
實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)對(duì)接，或文件與檔案管理融入項(xiàng)目管理系統(tǒng)。利用檔案信息化管理平臺(tái)，對(duì)工程檔案材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)性進(jìn)行有效監(jiān)控，對(duì)原生電子文件采集、歸檔、存儲(chǔ)進(jìn)行有效管理，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，提出要求，避免被動(dòng)。可針對(duì)具體工程項(xiàng)目制定專(zhuān)門(mén)的檔案實(shí)施方案，加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，深入現(xiàn)場(chǎng)，掌握工程進(jìn)展，制定歸檔計(jì)劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業(yè)務(wù)程序捆綁，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制。
五、重點(diǎn)工程檔案科學(xué)管理思路
1．加強(qiáng)宣傳教育，提高全員檔案意識(shí)建設(shè)單位要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，定期或不定期的開(kāi)展檔案知識(shí)講座，深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法律法規(guī)。通過(guò)開(kāi)展檔案知識(shí)答卷、印發(fā)檔案知識(shí)手冊(cè)等活動(dòng)，逐步提工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使工程技術(shù)人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規(guī)范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發(fā)揮每個(gè)工程技術(shù)人員的作用，共同做好檔案工作。 2．注重協(xié)調(diào)，強(qiáng)化制約
建立協(xié)調(diào)機(jī)制，例如檔案工作例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)內(nèi)與單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)、人員進(jìn)行進(jìn)行溝通，對(duì)外與參建單位進(jìn)行全過(guò)程溝通，還要與外部監(jiān)管部門(mén)比如地方檔案行政管理機(jī)關(guān)或者上級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行溝通。要善于抓住關(guān)鍵部門(mén)，主動(dòng)溝通，協(xié)同工作，找準(zhǔn)關(guān)鍵程序和節(jié)點(diǎn)，爭(zhēng)取權(quán)重。
3．采用全過(guò)程管理模式
全過(guò)程管理模式以項(xiàng)目法人為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門(mén)、工程主管部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)，及工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位全方位參與下，實(shí)施事前介入、事中控制、事后審核、驗(yàn)收把關(guān)的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設(shè)的全過(guò)程，并與之同步實(shí)施。
4．整合資源，借助外力
整合本系統(tǒng)的檔案管理專(zhuān)家資源，充分發(fā)揮既有人才的作用。建設(shè)單位要想方設(shè)法借助一切外力，包括上級(jí)單位檔案主管部門(mén)、地方檔案局推動(dòng)工作。另外可合理利用社會(huì)中介提供的專(zhuān)業(yè)化服務(wù)。
5．宏觀管理要與實(shí)體整理齊頭并進(jìn)宏觀管理上要強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)、歸檔控制，不能被動(dòng)接收、埋頭整理。同時(shí)對(duì)文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。
6．堅(jiān)持原則，適度靈活
檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護(hù)原貌，保持文件有機(jī)聯(lián)系，便于利用和安全保管，要學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)質(zhì)，結(jié)合實(shí)際靈活處理，避免教條。務(wù)實(shí)而不求外在形式。
7．積極探索，善于借鑒
中圖分類(lèi)號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
城建檔案管理綜述
在城市規(guī)劃、城市建設(shè)與管理活動(dòng)的過(guò)程中所形成的文件材料叫做城市建設(shè)檔案，這些檔案包括圖紙、文字、聲像與圖表等各種載體，并且對(duì)社會(huì)與國(guó)家都有保存的價(jià)值。從城市建設(shè)開(kāi)始就有了城市建設(shè)檔案，此檔案科技含量很高，并且與生產(chǎn)力、社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益有直接的聯(lián)系，城建檔案不管是從收集到保管，還是利用都有行政職能，受到法律的保護(hù)與約束，而在實(shí)際的過(guò)程中依然有很多的因素在制約，對(duì)城建檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)很大的影響。
城建檔案對(duì)于城市的持續(xù)發(fā)展意義深遠(yuǎn)，是非常寶貴的資源，也真實(shí)記錄了城市的發(fā)展，從一九八零年全國(guó)科技檔案工作會(huì)議以后，城市社會(huì)生活中的各個(gè)領(lǐng)域都滲透了城建檔案的管理，完善了每一個(gè)環(huán)節(jié)，從收集到整理，從保管到編研，從利用到執(zhí)法， 然而，隨著城建事業(yè)的飛速發(fā)展，有很多新的難題與挑戰(zhàn)也擺在城建檔案管理的面前。
二、現(xiàn)階段我國(guó)城建檔案管理所面臨的種種問(wèn)題
首先，不規(guī)范的檔案資源收集與處理。具體內(nèi)容包括：不均衡的檔案收集來(lái)源，太過(guò)單一的檔案收集方式，對(duì)檔案資源不規(guī)范的處理，其次，檔案信息化建設(shè)力度不夠，現(xiàn)實(shí)需要不能得到滿(mǎn)足。具體內(nèi)容包括： 在信息化建設(shè)中，硬件的投入不先進(jìn)，不及時(shí)，城建檔案信息化對(duì)資源共享和快速流轉(zhuǎn)都有一定的要求，但是，目前的硬件配置及網(wǎng)絡(luò)組建還很落后，僅僅靠人力實(shí)施檔案資源的收集、整理與保管是不能滿(mǎn)足信息化發(fā)展的要求的，在信息化的建設(shè)中，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)或是軟件開(kāi)發(fā)的速度不夠快，無(wú)論是軟件開(kāi)發(fā)還是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理手段的提升，需要分步實(shí)施，就是縱向與橫向，這需要從整個(gè)系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排，但是，目前的軟件開(kāi)發(fā)工系統(tǒng)開(kāi)發(fā)都不健全?，F(xiàn)有的管理理念需要轉(zhuǎn)變，信息化檔案不同與傳統(tǒng)的檔案管理，若只靠原來(lái)的理念轉(zhuǎn)變，根本不能滿(mǎn)足城市建設(shè)的快速發(fā)展，而且也不符合科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，這就要求檔案管理人員在視野上要拓寬，不斷的更新管理知識(shí)與手段，目前，這個(gè)環(huán)節(jié)正是城建檔案管理薄弱的方面。最后，城建檔案行政執(zhí)行沒(méi)有深入的落實(shí)下去，城建檔案執(zhí)法細(xì)則需要完善，法律法規(guī)文件是城建檔案事業(yè)發(fā)展需要的有力保障，二零零八的一月一日，頒布并實(shí)施了城鄉(xiāng)規(guī)劃法，從法律條款上對(duì)城建工作給了更進(jìn)一步的支持，同時(shí)，對(duì)城建的服務(wù)地域也進(jìn)行了拓展，把城市與農(nóng)村都?xì)w入城建檔案的業(yè)務(wù)范圍，但是，實(shí)施細(xì)則并沒(méi)有更深的完善。城建檔案的行政執(zhí)法太慢，目前，城建檔案的行政執(zhí)法多數(shù)還停留在行政檢查階段，行政處罰剛走出第一步，經(jīng)常發(fā)生不移交檔案或是檔案散失等狀況。
三、加強(qiáng)城建檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，不斷完善我國(guó)的城建檔案管理
城建檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與工程檔案質(zhì)量之間存在著密不可分的關(guān)系，兩者是相輔相成的關(guān)系，工程檔案質(zhì)量要得到保證，必須把城建檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)起來(lái)，關(guān)于加強(qiáng)城建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的具體措施如下：首先，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理員的思想教育工作，管理部門(mén)對(duì)管理人員不但要宣講工程檔案的目的及作用，還要對(duì)其進(jìn)行社會(huì)責(zé)任、政治理念及公共道德進(jìn)行宣講，對(duì)管理人員的思想素質(zhì)及行為意識(shí)進(jìn)行有效的教育并深化，使他們對(duì)自身的義務(wù)和責(zé)任有初步意識(shí)，從思想上意識(shí)到做好檔案管理工作的責(zé)任感，把建檔歸檔的意識(shí)提高，從觀念上使工程檔案的質(zhì)量得到保障，也能使他們發(fā)揮出自己的宣傳作用，在日常的工作中，要提高工程建設(shè)領(lǐng)域?qū)τ诔墙n案的重視度。其次，在城建檔案管理人員關(guān)于崗位培訓(xùn)上加強(qiáng)提高，管理部門(mén)、行業(yè)學(xué)會(huì)與社會(huì)其他相關(guān)組織應(yīng)該充分發(fā)揮其作用，不但要抓好持證上崗，還要把工作人員的崗前培訓(xùn)與再教育加強(qiáng)，使他們能真正地適就工程建設(shè)的不斷發(fā)展，不斷的充實(shí)他們的新知識(shí)、新觀念，這樣才能命名他們?cè)诠こ虣n案管理工作中不斷創(chuàng)新，使工程檔案的質(zhì)量得到不斷的提高。再者，對(duì)城建檔案管理工作責(zé)任制進(jìn)行強(qiáng)化，城建工程質(zhì)量要實(shí)施五方的責(zé)任主體制度，這是城建檔案工作的責(zé)任，最后，開(kāi)展城建檔案執(zhí)法檢查并且切實(shí)可行，依法治檔的具體表現(xiàn)就是執(zhí)行檢查，這是一種行政監(jiān)督行為，在保證城建工程檔案的質(zhì)量中采用強(qiáng)制性的手段，在實(shí)際工作中，一是教育與執(zhí)法結(jié)合在一起，樹(shù)立正面與反面的典型，通過(guò)對(duì)優(yōu)秀的城建檔案管理人中的表場(chǎng)與宣傳，使其他工作人員的檔案管理工作得到鼓勵(lì)與帶動(dòng)，提高工作的積極性，而要依法嚴(yán)懲那些工作不負(fù)責(zé)的管理人員，二是把投訴與檢查結(jié)合在一起，建立健全互動(dòng)的機(jī)制，對(duì)工程檔案管理工作要進(jìn)行定期或不定期的檢查，同時(shí)，還要對(duì)管理者、建設(shè)者及市民業(yè)主進(jìn)行鼓勵(lì)，讓他們參與監(jiān)督，并且設(shè)立舉報(bào)投訴制度，法制單位根據(jù)舉報(bào)的信息，對(duì)事實(shí)核定后，對(duì)于沒(méi)有按照規(guī)定建立項(xiàng)目檔案的工作人員以及負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)格的追究，情節(jié)嚴(yán)重者要依法請(qǐng)相關(guān)部門(mén)立案，用強(qiáng)制性的手法保證工程檔案的質(zhì)量水平。
四、新時(shí)期應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)我國(guó)城建檔案管理的信息化建設(shè)
在城建檔案管理活動(dòng)中檔案信息化要全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息不但要采集，還要管理并提供利用服務(wù)，可以理解為檔案信息實(shí)現(xiàn)三化，一是將檔案信息數(shù)字化，二是將檔案信息的接收、傳遞與存儲(chǔ)一體化、最后是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息化建設(shè)有非常重要的意義，并且有很大的現(xiàn)實(shí)意義，首先，使檔案管理工作得到改善，只要使城建檔案信息化得以實(shí)現(xiàn)，才能把檔案利用的每一種局限沖破，使檔案信息資源的配置及管理得到實(shí)現(xiàn)，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，檔案信息化可以一次投入，多次產(chǎn)出，既能遠(yuǎn)程服務(wù)，又能資源共享，使檔案信息利用的時(shí)效性得到很大的提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在迅速發(fā)展，并且普及到各行各業(yè)，電子商務(wù)、電子政務(wù)也得到普及，提前介入電子文件與管理工作是檔案人員管理好檔案的前提，電子文件用管理檔案的形式，使信息發(fā)揮最大的效益。檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義具體如下：信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理給管理人員及職能部門(mén)帶來(lái)的效果與收益是顯而易見(jiàn)的。第一點(diǎn)就是對(duì)于檔案的管理不再那么費(fèi)時(shí)間費(fèi)力氣，檔案管理人員手工收集整編，不但工作量很大，而且工作的效率也不高，費(fèi)時(shí)間也費(fèi)力氣，而實(shí)行信息化以后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化與實(shí)時(shí)化，只需要錄入一次數(shù)據(jù)就可以利用很多次，并且可以在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，使工作效率得到很大的提高，錄入數(shù)據(jù)后，可以打印相關(guān)的匯總表、收發(fā)文單據(jù)以及檔案的封面、文件目錄、案卷目錄等，檔案中的信息需要統(tǒng)計(jì)，形成報(bào)表，都由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，使管理人員的效率得到很大的提高。第二點(diǎn)就是更便于檢索查詢(xún)，傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員要找到所需的檔案，要一本一本的翻查目錄，再根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，不但費(fèi)時(shí)而且費(fèi)力，檔案管理信息化之后，可以即時(shí)查詢(xún)，管理人員通過(guò)各種查詢(xún)方式，選擇一種最好的查詢(xún)方式，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，第三點(diǎn)就是使整個(gè)部門(mén)的工作效率得到提高，施檔案管理的信息化之后，部門(mén)管理員工不再?gòu)氖路敝氐氖止趧?dòng)，從中徹底的解脫了出來(lái)，這使整個(gè)部門(mén)的工作效率都得到了很大的提高。第四點(diǎn)就是提供有效的服務(wù)，檔案管理的信息化，使得科技人員能夠在自己的計(jì)算機(jī)上即時(shí)的查閱各類(lèi)的檔案資料，從而使工作效率得到很大的提高。
五、結(jié)束語(yǔ)
總之，伴隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，建設(shè)進(jìn)程的持續(xù)加快，城建工程檔案的數(shù)量也處于迅速增漲的狀態(tài)，在城建檔案中，城建工程檔案是其中非常重要的一個(gè)組成部分，不管是對(duì)城市規(guī)劃建設(shè)，還是對(duì)城市應(yīng)急管理，工程建設(shè)的創(chuàng)新都有非常重要的參考價(jià)值，所以，在質(zhì)量水平上一定要確保，而工程檔案質(zhì)量的一個(gè)最基本的條件就是城建檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，也是工程檔案質(zhì)量的首要條件，城建檔案管理隊(duì)伍也是對(duì)檔案的質(zhì)量水平造成一定影響的重要因素。所以，我們針對(duì)工程檔案質(zhì)量與城建檔案管理隊(duì)伍兩者存在的關(guān)系，以及如何保證工程檔案的質(zhì)量水平展開(kāi)討論，并且進(jìn)行了闡述。
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高校招生檔案的保管過(guò)程中，最重要的是保密工作，適當(dāng)調(diào)整檔案保管過(guò)程中的保密程度是相當(dāng)有必要的。根據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)檔案法規(guī)，結(jié)合招生工作的實(shí)際情況，適當(dāng)調(diào)整招生檔案的保密程度和管理過(guò)程中的管理制度，如，閱覽制度、復(fù)制制度、保密制度、銷(xiāo)毀制度等。對(duì)不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用范圍，規(guī)定不同的審批借閱手續(xù)，由上而下建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督機(jī)制，及時(shí)掌握檔案信息變動(dòng)，從根本上保障招生檔案管理的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。
1 招生過(guò)程中考生電子檔案的保管和利用
電子檔案與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的方向和趨勢(shì)?？忌娮訖n案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉(zhuǎn)換為符號(hào)或數(shù)碼進(jìn)行傳輸、存儲(chǔ)，利用者需要相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應(yīng)該參與到應(yīng)用設(shè)計(jì)中來(lái)，使形成的電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中能按政策法規(guī)要求并能行之有效。電子檔案形成后的使用過(guò)程中，招生工作人員要全程參與對(duì)其的應(yīng)用管理，熟練操作系統(tǒng)，熟知在使用過(guò)程中發(fā)生的各種情況，積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理應(yīng)用的不足之處提出建議，及時(shí)進(jìn)行合理化修改。
2 管理應(yīng)用電子檔案中的困難與挑戰(zhàn)
科技日新月異的今天，如何保護(hù)和利用考生電子檔案已成為招生一線(xiàn)工作人員思考和亟待解決的問(wèn)題。
第一，電子檔案的內(nèi)容易于修改，且修改過(guò)后可以不易留下痕跡，雖說(shuō)目前某些技術(shù)可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多，在內(nèi)容的穩(wěn)定性上并不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個(gè)人可根據(jù)自己的愛(ài)好隨意變換字體、字號(hào)，根本無(wú)法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據(jù)增添了更多不必要的麻煩。
第二，在電子檔案建立的過(guò)程中，虛擬化的程序使得對(duì)其原件的界定難以實(shí)現(xiàn)。建立電子檔案不一定像建立紙質(zhì)檔案那樣，必須制定出一份原件來(lái)行使其應(yīng)用職責(zé)，有時(shí)只不過(guò)是制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息收集起來(lái)集中在一起，并在需要的時(shí)候進(jìn)行輸出。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上進(jìn)行應(yīng)用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。不同時(shí)間、不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)分“原件”和“復(fù)制件”。
第三，計(jì)算機(jī)的軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使電子檔案不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的變化為代價(jià)。
第四，電子檔案不再有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子檔案，還需要定期進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換、復(fù)制，以防止信息損失。一份電子檔案沒(méi)有了固定的載體，也就無(wú)法判定這份電子文件的原始性。
第五，目前，電子檔案的簽署技術(shù)還不能普及，我們還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子檔案是否為原件。
第六，采集電子檔案的困難性?？忌鷤€(gè)人電子檔案的建立與管理，不是只懂得紙質(zhì)檔案建立原則、方法和技術(shù)的招生管理人員所能夠勝任的。他們?cè)谕瓿呻娮有畔n案的存儲(chǔ)形式、傳輸及對(duì)電子檔案的管理上，無(wú)法達(dá)到開(kāi)發(fā)利用電子檔案的目的。也并非是單單懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)處理的技術(shù)人員所能夠勝任的。其盲點(diǎn)在于不能懂得電子檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)、管理環(huán)節(jié)和管理原則，不能理解保存電子檔案的必要性，也就不可能采取一些必要的技術(shù)和措施來(lái)規(guī)范電子檔案的管理。鑒于此，我們不能盲目認(rèn)為，凡是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為，凡是懂得計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的工作人員，都可以管理電子檔案。
3 解決問(wèn)題的思路與對(duì)策。
電子檔案與紙質(zhì)檔案相比有著截然不同的區(qū)別，這就造成電子檔案管理凸顯的特殊性，并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢(shì)和方向。
一是電子信息數(shù)碼化。電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等文件信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào)，進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸，要通過(guò)相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能獲知。
二是檔案管理的現(xiàn)代化。當(dāng)考生將個(gè)人信息填寫(xiě)完整后，信息錄入員便依據(jù)統(tǒng)一的程序、標(biāo)準(zhǔn)將考生信息輸入計(jì)算機(jī)，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理、打印，考生對(duì)自己的信息進(jìn)行核對(duì)簽字確認(rèn)后，形成有實(shí)際利用價(jià)值的二次檔案信息，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，為下一步的考生在網(wǎng)上錄取時(shí)的信息利用奠定可靠基礎(chǔ)。
三是檔案處理一體化。電子檔案和計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，有著密不可分的關(guān)系。電子檔案的建立必須了解形成電子檔案相關(guān)的軟件和設(shè)備。電子檔案的形成者和管理者要通力協(xié)作，才能確保電子檔案的可存取性、利用性、理解性。因此，在電子時(shí)代，檔案一體化管理勢(shì)在必行。
四是檔案信息情報(bào)一體化。辦公室工作的自動(dòng)化和檔案管理的現(xiàn)代化，使人們迫切需要社會(huì)信息“資源共享”，于是招生戰(zhàn)線(xiàn)電子檔案管理的一體化發(fā)展趨勢(shì)尤為突出，以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為檔案一體化管理提供了技術(shù)保證。
五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案復(fù)雜得多。要考慮電子檔案可存取性、利用性、理解性等，這就要求不僅要保存電子檔案所表述的信息，還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和原始數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)發(fā)展迅速，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)日新月異，其存儲(chǔ)載體性也不甚耐久。給電子檔案的保存帶來(lái)諸多不利因素，需要電子檔案管理人員認(rèn)真對(duì)待，具有一整套的對(duì)策、技術(shù)和措施。
4 探索檔案管理規(guī)范化的路子
公路工程建設(shè)在國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目中占有非常重要的地位，因此公路工程建設(shè)檔案同樣具有很重要的作用，它不但記錄公路工程建設(shè)的全過(guò)程，還有助于公路以后的管理、維護(hù)、改建等工作，具有很高的應(yīng)用價(jià)值。
一、建設(shè)公路工程檔案的意義
公路建設(shè)能夠促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，對(duì)地方具有非常重要的作用，因此建立齊全的公路檔案，能夠提高公路的有效運(yùn)用，延長(zhǎng)公路的使用壽命，同樣有利于地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。公路建設(shè)檔案可以記錄公路建設(shè)過(guò)程中的多種技術(shù)資料，是建設(shè)施工的真實(shí)反映，不但是公路工
程質(zhì)量的評(píng)價(jià)資料，公路以后的改造、擴(kuò)建、維護(hù)都要以此為根據(jù)；不但是公路管理的組成部分，又是國(guó)家技術(shù)檔案的一個(gè)分支，檔案管理機(jī)關(guān)一定要保證檔案的真實(shí)性和有效性，并在長(zhǎng)期保存。
二、公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)及整理原則
1.公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)
第一，成套性。工程建設(shè)檔案的特點(diǎn)是由公路工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)決定的。因此，圍繞著一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的基本建設(shè)活動(dòng)就自然形成了一個(gè)相互之間密切聯(lián)系的工程建設(shè)項(xiàng)目的整體，共同反映了一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全貌。
第二，材料形成的階段。 一個(gè)公路工程建設(shè)項(xiàng)目的形成具備階段性特點(diǎn)。大致可分為工程前期準(zhǔn)備階段、施工設(shè)計(jì)階段、竣工驗(yàn)收階段、掌握其階段性特點(diǎn)。對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集和初步整理具有指導(dǎo)意義。
第三，產(chǎn)生時(shí)間的延續(xù)性。有些公路工程建設(shè)項(xiàng)目投資大，工期長(zhǎng)，其文件材料的產(chǎn)生也是隨著整個(gè)工程的進(jìn)展而逐漸產(chǎn)生，并一直延續(xù)到工程竣工驗(yàn)收結(jié)束。這就構(gòu)成了公路工程檔案會(huì)產(chǎn)生時(shí)間上的延續(xù)性特點(diǎn)。
第四，工程資料使用的頻繁性。公路工程建設(shè)是在先進(jìn)行圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，后按圖紙施工的原則下進(jìn)行的。其文件材料，尤其是工程設(shè)計(jì)圖紙的利用率很高。從工程施工到竣工驗(yàn)收，以及以后的大修，改建等都離不開(kāi)它們做依據(jù)。原始資料的使用要求在公路工程建設(shè)中嚴(yán)格各種檔案管理制度，以確保文件材
料的完整和安全。
2.工程項(xiàng)目檔案的整理原則
第一，集中性原則。集中統(tǒng)一管理工程建設(shè)的檔案資料是其建檔案工作的首要要求。堅(jiān)持專(zhuān)人領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、定期收集歸檔。前期工作檔案應(yīng)以分散的初步整理為主。這一時(shí)期應(yīng)采取哪個(gè)部門(mén)產(chǎn)生文件材料哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)整理的辦法，對(duì)前期工作檔案進(jìn)行分散初步整理。然后移交工程項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)管理人員。
第二，完整性原則?？⒐を?yàn)收階段的檔案應(yīng)以集中的系統(tǒng)整理為主。建設(shè)工程竣工驗(yàn)收
階段，應(yīng)首先組織工程檔案內(nèi)業(yè)管理人員制訂工作方案，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，然后進(jìn)行系統(tǒng)整理工作，最后移交檔案主管部門(mén)。要從質(zhì)量上保證檔案的完整。
第三，準(zhǔn)備性原則。要密切注意工程各單位的具體動(dòng)態(tài)。對(duì)設(shè)計(jì)變更、圖紙變更、事故處理、合理化建議審批等工程變動(dòng)情況要了如指掌，以使收集的檔案材料能夠準(zhǔn)確地反映
整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)歷史面貌。
第四，系統(tǒng)性原則。要遵循建設(shè)公路工程項(xiàng)目檔案的自然形成規(guī)律，注意保持檔案材料的內(nèi)在聯(lián)系。
三、做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的措施
1.公路工程檔案收集要全面而完整
公路工程檔案資料的收集工作是一項(xiàng)復(fù)雜、長(zhǎng)期、全面的工作，中間會(huì)涉及很多管理單位，內(nèi)容范圍非常寬廣，所以要全部人員共同參與，一同收集，本單位的全部職工都要參加檔案資料的收集工作，并要對(duì)所收集的資料負(fù)責(zé)，對(duì)工程的文件、各種數(shù)據(jù)、音像材料都要指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，不放過(guò)任何工程，對(duì)于工程建設(shè)過(guò)程中的各種技術(shù)資料，各種文件資料都要進(jìn)行收集入檔，做到種類(lèi)齊全、形式多樣，保證入檔的資料齊全完整。
2.關(guān)于公路工程質(zhì)量資料的記錄和整理
在公路工程建設(shè)當(dāng)中，有很多質(zhì)量問(wèn)題不能使用儀器來(lái)測(cè)量，所以一些關(guān)于公路質(zhì)量的文字記錄材料顯得非常重要。因此，在公路的實(shí)際建設(shè)中，一定要有齊全的公路建設(shè)資料，來(lái)證明公路的建設(shè)質(zhì)量，這些公路建設(shè)資料要齊備、長(zhǎng)期、妥善保管。在公路建設(shè)完工后，用戶(hù)在對(duì)公路進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，根據(jù)公路建設(shè)資料就可以對(duì)公路建設(shè)情況有一個(gè)全面的了解。
3.保證公路工程技術(shù)資料的完整
在各種技術(shù)資料當(dāng)中，容易遺漏的有混凝土試塊（剛性防地面細(xì)石混凝土強(qiáng)度試塊、地面基層混凝土強(qiáng)度試塊、抗?jié)B用混凝土試塊、地面面層水泥砂漿試塊）和水泥砂漿試塊強(qiáng)度，因此，在整理技術(shù)資料時(shí)，要特別注意資料的完整，假如沒(méi)有這部分材料，那么在測(cè)定公路質(zhì)量時(shí)就會(huì)遇到很多困難。如果一個(gè)公路工程分包給幾個(gè)建筑單位進(jìn)行施工建設(shè)，那么總包單位應(yīng)對(duì)全部公路的質(zhì)量負(fù)責(zé)，各個(gè)承包單位要依據(jù)國(guó)家關(guān)于公路建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工建設(shè)，并把公路建設(shè)中完整技術(shù)材料和各種文件資料及時(shí)整理上交到總包單位，由總包單位進(jìn)行公路質(zhì)量的評(píng)定，并接受用戶(hù)的督促與審查。
4.運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理模式
原來(lái)檔案管理方法主要依靠手工完成，工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，操作復(fù)雜，有很多檔案資料不能及時(shí)入檔。伴隨科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，同時(shí)有力推動(dòng)了檔案建設(shè)工作前進(jìn)的步伐，逐步轉(zhuǎn)向信息化管理，從而大大提高了檔案管理的工作效
率，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容資源共享，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。公路建設(shè)單位要在檔案建設(shè)方面加大投資力度，改善檔案管理工作的工作設(shè)備與工作環(huán)境，運(yùn)用現(xiàn)代最新科技手段進(jìn)行檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化。
5.加強(qiáng)檔案人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)
公路工程建設(shè)項(xiàng)目各施工單位配備的專(zhuān)、兼職檔案員，大多具有較高的文化程度，但熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員卻廖廖無(wú)幾，他們對(duì)立卷的方法和各類(lèi)案卷的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)都比較陌生，盡管工作很認(rèn)真負(fù)責(zé)，也做了大量的工作，但整理出的案卷質(zhì)量不是很高，離國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)尚有一定差距，往往在向檔案室移交時(shí)，還要返工重整。這樣不僅浪費(fèi)了人力、物力，頻繁的折卷還不利檔案的保護(hù)。
為此，各公路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門(mén)應(yīng)加大對(duì)各施工承建單位檔案的培訓(xùn)力度，使他們盡快熟悉公路建設(shè)檔案分類(lèi)的方法、檔號(hào)的編制、案卷的編目等知識(shí)；同時(shí)，加大對(duì)各施工單位檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改。為了保證案卷質(zhì)量，除提高各級(jí)檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)做好平時(shí)立卷工作，杜絕竣工驗(yàn)收前突擊整卷。實(shí)踐證明，凡是突擊整理案卷的單位，其案卷質(zhì)量都不是很高。做好平時(shí)立卷工作，還有利于保證檔案的齊全、完整，因?yàn)槠綍r(shí)立卷時(shí)。若發(fā)現(xiàn)某些文件材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，還可以找有關(guān)人員查尋彌補(bǔ)，若等到竣工驗(yàn)收時(shí)整理案卷，有關(guān)人員可能已不在施工現(xiàn)場(chǎng)，缺少的文件材料可能己無(wú)法彌補(bǔ)。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，施工單位檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉及各個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)的一項(xiàng)復(fù)
合型工作。要保證施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)的記錄和反映施工及竣工驗(yàn)
收的全過(guò)程，就必須不斷加強(qiáng)建設(shè)單位、監(jiān)單位和施工單位的基礎(chǔ)管理水平，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格落實(shí)工程項(xiàng)目竣工編制工作“三同步”制度，強(qiáng)化過(guò)程控制，嚴(yán)格竣工驗(yàn)收審查把關(guān)，充分發(fā)揮各級(jí)檔案人員的監(jiān)督指導(dǎo)作用。
參考文獻(xiàn)：
1 國(guó)土資源土地工程檔案管理的重要性
隨著我國(guó)綜合國(guó)力的逐步增強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，國(guó)土資源管理工作已成為十分重要的工作，在我國(guó)國(guó)土資源管理中發(fā)揮著重要作用。首先，國(guó)土資源土地檔案是對(duì)前期是對(duì)我國(guó)前期土地資源經(jīng)濟(jì)發(fā)展的記錄，管理好該檔案，用好該檔案，都對(duì)我國(guó)當(dāng)前和今后的經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生較強(qiáng)推動(dòng)力。因?yàn)閲?guó)土資源土地檔案將直接為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展服務(wù)，為全縣單位和土地用戶(hù)、企業(yè)提供了有效的法律依據(jù)。其次，隨著土地檔案管理工作的進(jìn)一步信息化發(fā)展，我們可以利用網(wǎng)絡(luò)等多途徑的方式大力宣傳國(guó)土資源檔案工作，提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，讓每一個(gè)工作者和查閱者都能準(zhǔn)確無(wú)誤的充分了解國(guó)土資源檔案可提供利用的范圍、種類(lèi)和作用以及提供使用的程序，為工作者和查閱者提供便利。此外，做好土地檔案管理工作，還可以為整個(gè)國(guó)土資源的發(fā)展服務(wù)。因?yàn)榧訌?qiáng)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理和完善檔案的管理制度， 將會(huì)為決策提供可靠的依據(jù)，同時(shí)也推動(dòng)了國(guó)土資源其他工作的開(kāi)展。
2 我國(guó)國(guó)土資源檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 對(duì)檔案管理工作人員不尊重
目前，局外人總是對(duì)檔案工作人員的檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)偏差。認(rèn)為該工作檔不必考慮專(zhuān)業(yè)知識(shí)，十分清閑，只需要將檔案歸類(lèi)整理好，以便能及時(shí)查找到就可以了，非常簡(jiǎn)單容易，就類(lèi)似于圖書(shū)管理員一樣，只需要有一定文化水平就可以了。然而，熟不知人們的這些觀點(diǎn)都是大錯(cuò)特錯(cuò)的，也是對(duì)檔案管理工作人員的不尊重，都是對(duì)該工作沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)了解。國(guó)土資源土地檔案管理工作十分繁瑣、復(fù)雜并且十分重要，所以工作人員一般都是具備足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，并且要有耐心、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。
2.2 檔案收集欠齊全過(guò)程
當(dāng)前，我國(guó)國(guó)土資源土地檔案管理存在一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題就是檔案的收集不齊全。對(duì)于有些檔案缺乏足夠的重視度，沒(méi)有及時(shí)歸檔?；蛘呤枪ぷ魅藛T在最后整理檔案時(shí)，有些檔案的附件找不到，導(dǎo)致檔案無(wú)法歸檔。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也只注重業(yè)務(wù)質(zhì)量，對(duì)工作中檔案收集時(shí)漏洞百出沒(méi)有及時(shí)解決，沒(méi)有較強(qiáng)的檔案意識(shí)。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
國(guó)土資源土地檔案管理工作，不僅要求工作人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，同時(shí)也要求具備良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在某些地方的檔案管理工作中，仍存在檔案管理工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)的現(xiàn)象。首先，工作人員缺乏對(duì)該工作的重要性的正確認(rèn)識(shí)，存在敷衍了事的情況。其次，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)國(guó)土資源土地檔案管理工作檔案工作沒(méi)有高度重視，這就使得工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)往往掉以輕心，導(dǎo)致工作中不斷出現(xiàn)錯(cuò)誤。此外，培訓(xùn)力度不夠，工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能沒(méi)有得到及時(shí)提高。由于社會(huì)是不斷發(fā)展的，那么檔案管理工作也在不斷發(fā)展，而工作人員缺少學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能不能得到及時(shí)更新，工作水平和效率低下。而且他們?nèi)狈?chuàng)新，管理水平只停留在原來(lái)的基礎(chǔ)上，思想觀念陳舊，不能及時(shí)滿(mǎn)足現(xiàn)在檔案管理工作的要求。
3 完善國(guó)土資源土地檔案管理的措施
3.1 全方面做好國(guó)土資源土地檔案管理基礎(chǔ)工作
首先，檔案管理工作內(nèi)部要明確分工，充分發(fā)揮工作人員的能力。在對(duì)工作人員聘用時(shí)，要選擇認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有愛(ài)崗敬業(yè)精神和高度的奉獻(xiàn)精神的工作人員，以便發(fā)揮工作人員的骨干作用。要明確職責(zé)，各司其職，做好管理工作。此外，工作人員要學(xué)習(xí)國(guó)土資源檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)法制觀念，要認(rèn)識(shí)到土地檔案管理在國(guó)土資源管理中的重要性。
并且把樹(shù)立檔案意識(shí)變?yōu)樽龊脟?guó)土資源檔案工作的實(shí)際行動(dòng)。要運(yùn)用國(guó)土資源管理工作中的典型事例，廣泛宣傳國(guó)土資源檔案在土地權(quán)屬調(diào)查、建設(shè)用地征用、土地登記發(fā)證、違法用地查處、違法采礦行為的處理、礦產(chǎn)資源開(kāi)發(fā)利用等工作中的作用，擴(kuò)大國(guó)土資源檔案的影響。此外，按照各地土地檔案管理目標(biāo)認(rèn)定的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)要求，扎扎實(shí)實(shí)地抓好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。在國(guó)土資源管理工作中，檔案的形成要規(guī)范化，檔案的整理要系統(tǒng)化，檔案的保護(hù)要科學(xué)化，檔案的管理要現(xiàn)代化。
3.2 加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)
首先，充分網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子影像檔案的管理和維護(hù)，同時(shí)使其具備和地籍管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，通過(guò)土地登記申請(qǐng)材料的掃描，在完成土地登記后，可以直接生成地籍電子影像檔案，同時(shí)形成紙質(zhì)和電子兩套檔案數(shù)據(jù)。不僅要分類(lèi)科學(xué)，而且要組卷合理。其次，要堅(jiān)持立卷制度，實(shí)行檔案管理規(guī)范化。立卷時(shí)要實(shí)行“三查三看”制度，即：一查，材料收集是否齊全，看立卷是否規(guī)范；二查，卷內(nèi)是否有金屬物，看裝訂是否整齊美觀；三查，分類(lèi)是否符合要求，看卷內(nèi)目錄、頁(yè)號(hào)、備考表填寫(xiě)是否準(zhǔn)確無(wú)誤。并實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使檔案管理走上規(guī)范化、制度化、法制化的軌道。再其次，要強(qiáng)化檔案長(zhǎng)效管理，提高檔案利用效率。檔案管理人員特別是專(zhuān)職檔案管理人員要樹(shù)立為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和國(guó)土資源工作服務(wù)的思想，不斷開(kāi)拓國(guó)土資源檔案的潛能，創(chuàng)造出靈活高效的檔案利用方法，積極地為本地區(qū)和相關(guān)單位提供國(guó)土資源檔案信息，不斷提高檔案利用的社會(huì)效益。
3.3 大力培養(yǎng)工作人才，為土地檔案管理工作添加動(dòng)力
國(guó)土資源局要加強(qiáng)對(duì)工作人員的及時(shí)培訓(xùn)，不斷提高工作人員的工作能力。隨著檔案管理工作要求的提高，要多組織員工培訓(xùn)活動(dòng)，使員工不斷學(xué)習(xí)新的科學(xué)管理方式方法。培訓(xùn)方式不僅要次數(shù)多，更要有效率，方式和途徑要多樣。要通過(guò)專(zhuān)家培訓(xùn)與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合，在集中培訓(xùn)時(shí)還要進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)，并且要把別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與自身實(shí)際相結(jié)合。并且各地區(qū)之間的國(guó)土資源局之間也要相互交流、相互學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的工作能力和水平，共同在交流學(xué)習(xí)中取得更大進(jìn)步。
在培訓(xùn)工作外，還要對(duì)工作人員進(jìn)行思想政治教育。工作人員要敢于吃苦，樂(lè)于奉獻(xiàn)，要團(tuán)結(jié)合作、自強(qiáng)不息。在工作時(shí)，要認(rèn)認(rèn)真真、兢兢業(yè)業(yè)的做好每一件事，始終把檔案管理工作放在第一位。認(rèn)真履行好自己的職責(zé)，做好自己分內(nèi)的事，嚴(yán)格保守機(jī)密。時(shí)時(shí)刻刻秉守為國(guó)家和人民負(fù)責(zé)的原則，為人民服的態(tài)度。自覺(jué)做到自律，自警，自省，把認(rèn)真工作形成正氣之風(fēng)放在首位，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展提供最佳服務(wù)。把檔案管理工作當(dāng)做目前的一項(xiàng)重要工作進(jìn)行夠落實(shí)。做到全力以赴，認(rèn)真工作。不斷促進(jìn)檔案工作走上法制化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道。
4 結(jié)論
根據(jù)以上分析研究，我們得知，國(guó)土資源土地檔案管理作用日趨重要，盡管在檔案管理過(guò)程中存在一些問(wèn)題，但是我們應(yīng)根據(jù)具體問(wèn)題使用相應(yīng)的措施及時(shí)解決，促使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，推動(dòng)我國(guó)國(guó)土資源整個(gè)工作的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)于學(xué)校檔案管理工作中存在的不足，首先是?碓從諶鮮凍潭鵲牟蛔恪S捎誆皇苤厥櫻?學(xué)校檔案管理工作長(zhǎng)期沿用傳統(tǒng)的管理方式，效率較低，比如關(guān)于學(xué)校檔案資料的整理，大部分管理認(rèn)為只是單純地對(duì)資料進(jìn)行收集和存放，缺乏后續(xù)的整理和利用，導(dǎo)致檔案資料的管理工作與學(xué)校其他部門(mén)的管理工作配合度不高，大大降低了檔案資料的利用效率，無(wú)法利用檔案資料對(duì)學(xué)校的評(píng)建創(chuàng)優(yōu)作出貢獻(xiàn)。
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要工作人員掌握科學(xué)的管理理念與方法。但實(shí)際上，很多學(xué)校的檔案管理工作由于不受重視，其管理人員也并不專(zhuān)業(yè)，基本上都是從其他崗位調(diào)到檔案管理崗位上來(lái)，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，無(wú)法做好檔案管理工作。或者很多學(xué)校是由其他部門(mén)的工作人員兼任檔案管理工作，這不僅加大了工作人員的日常工作壓力，也容易出現(xiàn)檔案缺失、遺漏等問(wèn)題，有時(shí)工作人員為了完成任務(wù)不會(huì)過(guò)多地追究這些問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理的質(zhì)量難以提升。
在這些因素的影響下，學(xué)校檔案管理工作中存在著兩個(gè)比較突出的問(wèn)題。一方面，檔案原始資料不全面。由于缺少必要的管理和監(jiān)督機(jī)制，很多部門(mén)對(duì)于檔案資料的收集并不重視，對(duì)于一些比較復(fù)雜的資料得過(guò)且過(guò)，收集不完善。比如對(duì)于學(xué)校在學(xué)年之內(nèi)的活動(dòng)，很多學(xué)校只是有大致的、階段性的記錄，卻并沒(méi)有詳細(xì)記錄活動(dòng)的具體內(nèi)容和具體效果，這對(duì)學(xué)校后續(xù)的活動(dòng)和工作無(wú)法提供幫助和指導(dǎo)。另一方面，由于學(xué)校檔案資料的來(lái)源不同，其收集和管理難度也不同，為了快速完成檔案資料收集的任務(wù)，很多學(xué)校并不重視校外資料的收集與管理，這嚴(yán)重破壞了學(xué)校檔案資料的完整性。
二、提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體途徑
首先，為了充分發(fā)揮檔案管理工作促進(jìn)學(xué)校評(píng)建創(chuàng)優(yōu)的作用，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者需要加強(qiáng)檔案管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，促進(jìn)檔案管理部門(mén)提高檔案管理效率，為學(xué)校評(píng)建創(chuàng)優(yōu)提供充足的檔案資料和信息。學(xué)校需要召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，以不斷完善檔案資料、提高檔案管理質(zhì)量為主題，號(hào)召學(xué)校其他部門(mén)的工作人員重視檔案資料的收集與整理工作。
在此基礎(chǔ)上，學(xué)校需要針對(duì)檔案管理工作制定完善的檔案資料管理制度。鑒于檔案資料收集、整理的復(fù)雜性，只有配合完善的管理制度，才能促使檔案資料收集與整理的完整性。關(guān)于檔案收集，學(xué)校需要制定硬性規(guī)定，并將內(nèi)部檔案與外部檔案資料的收集與整理情況作為相關(guān)管理人員的年終考核與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。其次，對(duì)于檔案資料的內(nèi)容、格式等，學(xué)校需要做出統(tǒng)一的規(guī)定，不同部門(mén)均需要按照統(tǒng)一的格式框架進(jìn)行檔案資料的收集和遞交，以保證檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性。
