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檔案是各項工作的原始記錄，隨著改革的深入，我們?nèi)找嫔羁痰卣J識到：檔案是審計工作不可缺少的重要組成部分，審計工作各項日常業(yè)務(wù)，每天都離不開檔案，做不好檔案工作，我們的審計工作就會受到很大影響，甚至無法開展。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的技能。下面結(jié)合我局檔案工作實際，就提高檔案管理水平談點個人看法。
一、切實提高對檔案工作重要性的認識
當今社會，大多數(shù)人對檔案工作的重要性都不否認。但在實際工作中，真正重視檔案工作的單位比例并不高。很多單位對檔案和檔案工作的態(tài)度是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，這種態(tài)度不是真正重視檔案的態(tài)度，檔案工作不可能真正做好。我們石河子市審計局以前也有這種現(xiàn)象，日常工作中檔案收集不全，整理不規(guī)范的情況時有發(fā)生，在利用檔案時，常常是東翻西找，浪費很多時間，也不一定能找到，有時是影響工作效率，有時甚至使工作難以開展。近幾年來，我局檔案工作出現(xiàn)了前所未有的好勢頭。主要表面在兩個方面：一是檔案工作由局長直接分管，納入領(lǐng)導班子議事日程，各位領(lǐng)導都能率先垂范，帶頭做好文件材料歸檔工作，手頭不積壓文件材料，凡屬歸檔范圍內(nèi)的文件材料都能及時、齊全、完整地移交檔案室。二是檔案工作納入了各科室的工作流程，平時每項工作結(jié)束后，總有人及時收集文件材料，然后按規(guī)范要求及時整理，最后經(jīng)檔案室人員檢查驗收合格后將檔案移交檔案室?？梢哉f大家都養(yǎng)成了做好檔案工作的好習慣。我局檔案工作之所以出現(xiàn)這種好勢頭，最主要的原因就是領(lǐng)導真正重視檔案，我局領(lǐng)導班子一致認為：檔案工作對我局工作來說既是基礎(chǔ)，又是保障，檔案工作做不好，審計業(yè)務(wù)就很難開展，也會使審計工作出現(xiàn)嚴重的問題。基于這種認識，我局領(lǐng)導班子下決心一定要把檔案工作做好。
二、健全管理制度，細化崗位職責
沒有規(guī)矩不成方圓。做好檔案工作必須要有一套完善的切實可行的檔案工作制度。據(jù)了解，各單位都制定過一些檔案管理制度，但一般都不能很好地落實，因為這些制度大多是為了應(yīng)付各種檢查而草率制定的，有的還是抄襲別人的。一項制度能否很好落實，取決于兩方面：一是制度的制定者是否打算很好地落實，二是制度本身制定得是否合理合法。我局先是認識到用制度管人管事的重要性，制定檔案工作制度是為了做好我局檔案工作，不是為應(yīng)付檢查或裝飾門面，所以，我們制定檔案工作制度之前向檔案局進行了一番咨詢，并結(jié)合單位實際進行了深入的研究，在此基礎(chǔ)上制定了一系列的檔案工作制度。其中有《檔案人員崗位責任制度》《檔案文件材料歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案移交制度》《檔案保管制度》《檔案閱覽制度》和《文書材料立卷、歸檔制度》等，應(yīng)該說，這些制度都是合理合法的，制度建立從根本上保證審計檔案管理的規(guī)范化。
為確保制度落實，我們還做了兩項工作：一是建立了完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對檔案崗位職責進一步細化，責任落實到每個業(yè)務(wù)人員身上。二是健全和完善了檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，制定必要的安全措施，特別對文件和電子檔案，確保檔案的安全性與完整性。特別是對審計業(yè)務(wù)檔案，我們統(tǒng)一了管理標準。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準，文書、審計檔案，按照審計準則的規(guī)定，完善環(huán)節(jié)內(nèi)容把好統(tǒng)一標準關(guān)。審計檔案做到封面內(nèi)容、紙張規(guī)格和裝訂順序統(tǒng)一，提升了審計檔案的裝訂質(zhì)量。
三、更新管理設(shè)備，提高管理質(zhì)量和效果
做好檔案工作需要一定的物質(zhì)條件，特別是在信息化社會的今天，沒有比較先進的管理設(shè)備檔案工作是不可能做好的。由于我局領(lǐng)導高度重視檔案工作，所以我局真正是舍得投入。在辦公用房十分緊張的情況下，專門為檔案工作調(diào)整出一間辦公室，為檔案室配備了專用計算機、打印機、檔案管理軟件，移動硬盤、光盤刻錄機、掃描儀、文件柜、碎紙機、裝訂機等設(shè)備，檔案室辦公條件得到進一步改善；同時配備了防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。所有這些為我局提高檔案管理水平奠定了堅實的基礎(chǔ)。
我局以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學化為目標，充分利用師市檔案局提供的南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)，隨時可以查閱審計檔案資料，全局檔案實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息共享，有效地服務(wù)了審計人員，提高了審計效率。局檔案員對每人錄入的審計檔案可以隨時檢查，發(fā)現(xiàn)問題，馬上指出，杜絕了錄錯、漏錄現(xiàn)象。計算機應(yīng)用普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供便利，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不但可以有效地實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理，提高檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力及物力。保證審計檔案健康發(fā)展，提供快捷有效的作用。 （下轉(zhuǎn)第66頁）（上接第64頁）
四、強化學習，提高業(yè)務(wù)人員水平
檔案工作是項專業(yè)性工作，需要的專業(yè)知識很多。專兼職檔案人員必須不斷地參加學習和培訓，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案工作。近幾年，我局每年都安排局辦公室檔案管理人員外出學習培訓；參加兵團審計局優(yōu)秀審計項目檔案評審，加強單位之間經(jīng)驗交流，不斷提高檔案管理人員的工作技能。特別是2015年1月，我局專門邀請師市檔案局專家對全體業(yè)務(wù)人員使用南大之星檔案管理軟件進行了為期2天的現(xiàn)場培訓，檔案局的同志細致講解、耐心答疑，我局審計人員認真學習，虛心請教，基本掌握了南大之星檔案管理軟件的應(yīng)用。
另外，我局還利用每年的審計業(yè)務(wù)培訓組織全體審計人員認真學習《審計法》《檔案法》以及《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，為提高審計業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。真正從思想上認識到做好審計檔案對提高審計工作質(zhì)量、防范審計風險的重要意義，查找不足，積極推進。堅持“誰審計誰立卷、誰辦理誰立卷，案結(jié)卷成”的原則，體現(xiàn)“審計程序的合規(guī)性、審計定性的準確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性”特點。
五、強化監(jiān)督考核，促人人參與管理
一．領(lǐng)導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。
自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領(lǐng)導及時調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構(gòu)。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項專業(yè)培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心2004年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《2004年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設(shè)備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現(xiàn)代化的進程，中心領(lǐng)導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。
二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平。
1、領(lǐng)導重視組織有力,全員熱心齊抓共管
他們從領(lǐng)導到基層，從來沒有小看檔案資料的重要性,特別是領(lǐng)導很重視基礎(chǔ)資料的健全性，每次學習和會議都要求全員參與，全程記錄,把檔案工作當作大事來抓。
2、專項責任落實到班組，再由班組具體分配到個人：
如：內(nèi)控的資料交由財務(wù)部門負責；安全生產(chǎn)、消防管理、質(zhì)量監(jiān)督等資料則交由后勤保障部門負責；與穩(wěn)定工作的資料由工會負責；勞資方面的資料則由人事部門負責；總之一句話：業(yè)務(wù)對口，誰的資料誰負責健全。
3、重視對基礎(chǔ)資料的歸檔管理：
每一次工作會議或小組會議都有統(tǒng)一的記錄本，分門別類的分發(fā)到個人進行詳盡記錄。記錄本有專人負責發(fā)放與收集，保證基礎(chǔ)資料的完整，便于隨時掌握全體員工的學習動態(tài)和學習思想。
4、按考核大綱編寫制度，準備資料：
對檢查工作組進行考核的內(nèi)容，針對性地進行資料的完善與匯編，檢查什么就準備什么。
看到她們滿柜滿桌劃分整齊的資料盒，及明亮潔凈的資料室，不由的感到身上擔子的沉重，感到我們公司與她們之間的差距：
1、原始資料的空缺與不完整。
公司由于才劃撥到公共事業(yè)處沒多久，原始資料的欠缺與不完整，是我們和**不可比的。
2、專項工作落實不到位。
領(lǐng)導交辦的工作到班組，在由班組分配到個人，但總因這事那事而耽誤了任務(wù)的完成，致使工作上的延誤與不及時。
3、基礎(chǔ)資料的保管不善及無專人負責。
公司下設(shè)8部一室，共九個班組。由于各個班組的獨立性，無專人統(tǒng)一負責各班組的資料整理匯總，再加上保管不善而導致資料的丟失和空缺，從主觀上和人為上就造成基礎(chǔ)資料的不健全。
4、設(shè)施設(shè)備的不齊全。
有些辦公室因無資料柜不方便資料的保存，再加上保管不善，而導致一些資料的丟失，造成殘缺不完整。
從以上幾個方面來看，我們在檔案基礎(chǔ)資料的建設(shè)與管理上和**是存在著一定的距離。抱著“邊考察邊學習，學習中找差距”的態(tài)度，發(fā)揚我們公司“走出去，請進來”的精神指導方針，把**優(yōu)秀的資料管理經(jīng)驗融入到公司的檔案基礎(chǔ)資料建設(shè)上來。
到了10點20分左右，處檢查工作組來到了**。我們有幸旁聽了檢查工作組對**的檢查工作內(nèi)容和檢查過程。檢查組按照下發(fā)的考核標準要求**先匯報，再檢查，再講評。首先是**園長就行政建設(shè)上的成績向工作組進行了簡練的匯報，再由**黨支部書記在思想建設(shè)上進行補充總結(jié)，匯報完后就開始按檢查的內(nèi)容進行專人審核評比，除了一個項目上扣掉了0.5分外其他均獲滿分?？粗u比的結(jié)果，我們感到身上的責任和壓力。與此同時，檢查工作組的領(lǐng)導注意到我們來此的學習目的，對我們提出了幾點建議和要求：
1、**是有特色的，專業(yè)性強，管理模式上不一定適合張家界培訓中心，但經(jīng)驗可取。
2、張家界培訓中心的工作環(huán)境與油田不一，是一個對外的四星級旅游酒店，要結(jié)合自身特點，按照四星級的標準，建設(shè)一個適合自身發(fā)展的管理模式。
3、管理上要從動態(tài)和靜態(tài)兩個方面入手。動態(tài)上要根據(jù)自身發(fā)展，地方要求著手建立；靜態(tài)上則要嚴格按照局里、處里下發(fā)的各項文件內(nèi)容開展工作。
4、檔案資料準備上要有4個必備的記錄本。黨務(wù)、工會（紅皮本）、綜治、維穩(wěn)（藍皮本）。其他資料則按考核內(nèi)容分門別類的建檔入盒，有幾項考核內(nèi)容就準備幾個資料盒。
5、檔案資料的歸檔匯總要分部室、分班組去開展工作，按各負責人所轄事務(wù)具體整理資料。
6、在管理上要進行合同管理，杜絕糾紛。
7、要成立兩個小組：領(lǐng)導小組；計劃生育小組。
對于檢查組領(lǐng)導對我們提出的建議和要求，結(jié)合**在檔案資料管理上的優(yōu)秀經(jīng)驗，及我們在**的學習心得，我們大膽地對下一步工作開展提出幾點建議：
1、各負其責，制度建設(shè)落實到人。
2、建立機制，專項制度歸檔，專人負責。
3、平時要求各部室對基礎(chǔ)資料的健全管理，專人負責對各部室資料的收集與整理。
4、統(tǒng)一歸檔備案，便于工作開展，資料查詢。
長期以來、我們對檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系。沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。所以我們要意識到檔案要逐步轉(zhuǎn)變觀念，意識到檔案工作的長期性，對化工裝置檔案進行超前管理。裝置工程由施工單位再分包給幾個小的施工單位，這樣工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多。經(jīng)歷時間長、稍有疏忽就可能遺漏，加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務(wù)一完成。臨時機構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，要改變過去等人將檔案送上門的做法。檔案管理人員首先了解工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)，有的放矢去拓寬資料的收集渠道。
2、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們要遵照統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度，分級管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設(shè)立專職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門及二級單位指定專業(yè)技術(shù)人員擔任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時，完善制度建設(shè)，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關(guān)。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。
3、強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理水平
工程檔案具有“一次性”和不可回復性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與化工裝置工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，了解不同類別的檔案的分類整理。因此，要對各專職或兼職檔案管理人員進行了培訓，使他們了解化工裝置工程建設(shè)工作中形成的文件類型的和歸檔范圍。了解文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化。為今后建檔工作奠定基礎(chǔ)，使檔案的標準化、規(guī)范化切實保障。
平頂山市湛河區(qū)程莊村
（2008年3月16日）[找文章到 ()一站在手，寫作無憂!]
平頂山市湛河區(qū)程莊村成立于1995年，位于平頂山市的南大門，是出入市區(qū)的交通要道，咽喉部位，典型的城鄉(xiāng)結(jié)合村，地理位置非常重要，全村土地面積200畝，總戶數(shù)365戶，人口1060人。是我區(qū)新農(nóng)村建設(shè)試點村。
近年來隨著農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和農(nóng)村城市化進程的加快，我村經(jīng)濟結(jié)構(gòu)由單一的種植業(yè)向商業(yè)、養(yǎng)殖業(yè)、加工業(yè)、服務(wù)業(yè)等多元化經(jīng)濟轉(zhuǎn)化，村務(wù)工作大量增加，村級檔案管理工作亟待加強，從而為新農(nóng)村建設(shè)提供及時有力的服務(wù)。前些年，農(nóng)村檔案管理工作基礎(chǔ)比較薄弱，農(nóng)村干部檔案意識淡薄，不注意收集整理；經(jīng)費投入不到位，沒有專房專柜專人保管，檔案資料存無定所，村干部誰用誰拿，致使檔案資料散放各家，損壞遺失比較嚴重，在一定程度上影響了村里的建設(shè)。比如有許多棘手的問題困繞著村兩委班子，不僅牽扯了大量的精力，也阻礙了兩委班子工作的正常開展。為盡快改變這種狀況，我們在區(qū)檔案局的幫助指導下，于1998年開始建立村級檔案，加強管理，發(fā)揮檔案在新農(nóng)村建設(shè)中的作用，有效地促進了基層組織建設(shè)、村財務(wù)公開、農(nóng)村社會穩(wěn)定、人口計劃生育等方面工作的開展，提高了工作效率，使村里的全面建設(shè)躍上了一個新臺階。
一、轉(zhuǎn)變觀念，始終把檔案工作作為新農(nóng)村建設(shè)的重點內(nèi)容來抓。
農(nóng)村和農(nóng)村檔案工作是農(nóng)業(yè)、農(nóng)村現(xiàn)代化建設(shè)的一項重要基礎(chǔ)，在社會主義新農(nóng)村建設(shè)中具有積極的作用，特別是有利于促進農(nóng)村經(jīng)濟和社會協(xié)調(diào)發(fā)展，提高農(nóng)民的生活水平，擴大基層民主，維護社會穩(wěn)定，密切干群關(guān)系，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，提高認識，積極主動地做好村級檔案管理工作，為新農(nóng)村建設(shè)提供及時、便捷和有效的服務(wù)。但是，在以前由于我們認識模糊，未顧及留下檔案是向歷史負責的表現(xiàn)，沒有安排專人負責管理檔案。隨著農(nóng)村工作的全面展開，農(nóng)村社會的不斷進步，新農(nóng)村建設(shè)對檔案工作也提出了更高的要求。這引起了我們村兩委的高度重視，決心下工夫做好村級檔案的管理工作。1998年區(qū)委區(qū)政府根據(jù)工作實際制定關(guān)于切實加強村級檔案工作方案出臺后，我們村兩委領(lǐng)導非常重視，把檔案工作列入議事日程，專門成立了以村支部書記齊保有為組長的程莊村檔案工作領(lǐng)導小組。明確了專、兼職檔案員具體負責檔案管理工作。村兩委班子先后三次召開專題會議，現(xiàn)場辦公解決建檔工作中的具體困難和問題。在當時資金緊張的情況下擠出2萬元購置了檔案設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施，達到了“五有六防一達標”的要求，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮。案卷質(zhì)量達標。還專門騰出一間辦公室作為綜合檔案室，懸掛了檔案室的標牌，配備了鐵皮檔案柜、防盜門、滅火器和電腦等硬件設(shè)施。我們還經(jīng)常邀請區(qū)檔案局、辦事處業(yè)務(wù)人員來幫助指導村級建檔工作，為檔案工作的順利開展打下了堅實基礎(chǔ)，當年就被區(qū)里評為一級檔案室，連續(xù)八年榮獲區(qū)級檔案管理先進單位。
二、注重建設(shè)，始終把立卷歸檔作為村級檔案管理的關(guān)鍵來抓
檔案是歷史的真實記錄，農(nóng)村檔案是農(nóng)村工作的真實寫照，是村級檔案管理工作的重頭戲。為此，我們在完善基礎(chǔ)建設(shè)、建立健全各項制度（立卷歸檔制度、檔案收集整理制度、檔案人員崗位責任制、檔案借閱、利用制度、檔案庫房管理制度）的基礎(chǔ)上，還注重把好“三個關(guān)口”：一是把好材料形成關(guān)。變嘴上說，腦子記為紙上寫，本子記，規(guī)范農(nóng)村文件材料的形成關(guān)。二是把好文件材料的收集關(guān)。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，明確我們收集范圍，特別是農(nóng)村經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，農(nóng)村檔案工作的領(lǐng)域不斷拓寬，在各類事務(wù)中形成的文件材料不斷增多，要緊跟時代步伐，不斷擴大收集范圍，確保檔案齊全完整。三是把好統(tǒng)一立卷關(guān)。一年一度的立卷歸檔工作是檔案工作的中心，檔案材料收集是否齊全，案卷質(zhì)量是否符合要求，將直接影響著檔案的利用。為此，每年的4—5月份我們都投入了大量的人力，集中時間進行案卷整理歸檔。自1998年建檔以來，領(lǐng)導重視，檔案員認真負責，我村檔案室已規(guī)范建檔的有文書檔案、專門檔案、科技和聲像四大門類檔案，共整理出文書檔案70卷，會計檔案159卷，照片檔案32張。實現(xiàn)了在文件材料以及門類種類收集上的齊全完整，案卷分類準確科學，案卷整理整齊規(guī)范，按時保質(zhì)地完成了每年的立卷歸檔工作，受到上級機關(guān)的好評。
三、健全隊伍，始終把提高管理人員的素質(zhì)作為基礎(chǔ)工作來抓
農(nóng)村檔案工作涉及面廣，專業(yè)性
強，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負責，組織觀念強，具有大專文化程度的大學生村干部時春麗為專職檔案員，村會計主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業(yè)化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓，積極組織檔案人員參加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓中順利通過了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專業(yè)崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認真學習檔案管理知識，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理條例》及《關(guān)于進一步加強農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學習貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點來抓
開展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。程莊村在認真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟、計生、綜治等工作檔案的門類齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務(wù)政務(wù)公開，促進村里的經(jīng)濟建設(shè)和社會穩(wěn)定作出了積極的貢獻。比如有群眾向上級反映數(shù)年來的征地款去向不明，村兩委聯(lián)合審計部門，對村里1996年—1998年財務(wù)檔案進行審計，結(jié)果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實事，上了6個項目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發(fā)展黨員沒有嚴格按照程序進行，反映到區(qū)里，區(qū)委組織部到該村檔案室找出有關(guān)材料查證落實，認定發(fā)展程序合法，給了反映群眾一個滿意答復。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時為其查找到了原始證據(jù)，為打官司提供了有利的依據(jù)。轄區(qū)內(nèi)流動人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認識到了檔案工作是一項功在當代，利在千秋的大好事。
我們村的檔案管理工作雖然取得一些成績，發(fā)揮了一定作用，但也存在許多薄弱環(huán)節(jié)，比如檔案管理工作還不全面、不深入、不平衡、與現(xiàn)代化檔案管理，特別是社會主義新農(nóng)村建設(shè)的要求還有較大差距。我們決心在上級業(yè)務(wù)部門的精心指導下，加大工作力度，提高工作實效，更好地把村級檔案管理工作做實，不斷為新農(nóng)村建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進農(nóng)村工作的發(fā)展進步。
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強，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負責，組織觀念強，具有大專文化程度的大學生村干部時春麗為專職檔案員，村會計主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業(yè)化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓，積極組織檔案人員參加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓中順利通過了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專業(yè)崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認真學習檔案管理知識，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理條例》及《關(guān)于進一步加強農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學習貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點來抓
開展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。程莊村在認真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟、計生、綜治等工作檔案的門類齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
2建筑材料科研檔案的特點
2.1科研檔案專業(yè)性強
建筑材料科研檔案的專業(yè)性強，一般的課題都是按專業(yè)分類進行研究的，如水泥基材料、混凝土材料、保溫材料、防水材料等。一般的課題研究都是在這些專業(yè)范圍內(nèi)分方向進行的，而建筑材料科研檔案是按各自的專業(yè)自然形成的。在建筑材料科學研究中不同學科專業(yè)的科研工作有著各自不同的特點。因此，建筑材料科研檔案的分類應(yīng)體現(xiàn)出專業(yè)性的特征。
2.2建筑材料學科綜合性強
建筑材料科學研究本身是多學科的綜合研究。隨著科學技術(shù)和工程應(yīng)用領(lǐng)域的發(fā)展，交叉學科、邊緣學科的出現(xiàn)使建筑材料研究已不是一個學科或?qū)I(yè)所能完成，必須多學科的綜合應(yīng)用才能研發(fā)出高性能的建筑材料。
2.3學科連續(xù)性強、周期性長
建筑材料科研課題由于其內(nèi)容豐富、涉及領(lǐng)域較廣，建筑材料科研檔案從立項到課題結(jié)束都要經(jīng)歷一個相對長的周期。因此，建筑材料科研檔案的管理必須從項目開始就要保持科學的管理模式，對科研文件歸檔、保持其固有的聯(lián)系，為其他建筑材料科研工作者避免和少走彎路奠定基礎(chǔ)，從而使建筑材料檔案管理不受科研周期的影響。
3建筑材料科研檔案管理存在的問題
3.1對檔案管理重視度不夠
建筑行業(yè)由于其工作量較大，建筑材料研究相關(guān)單位對科研檔案法律法規(guī)的學習和貫徹力度不夠，認識不足，導致建材科研單位對檔案管理工作不夠重視，制度落實不到位，忽視了對建筑材料科研檔案的全過程管理，只有在課題結(jié)題及成果鑒定的時候進行資料收集歸檔，未能從始至終貫穿于整個建筑材料課題的研究過程中，進而造成科研檔案資料的斷檔、缺失。
3.2檔案管理的創(chuàng)新性不夠
創(chuàng)新是民族進步的靈魂、國家興旺發(fā)達的不竭動力，也是各項事業(yè)保持競爭優(yōu)勢的可靠保證［2］?，F(xiàn)階段的科研檔案管理人員應(yīng)使建筑材料檔案管理工作在制度、方式上有所創(chuàng)新，進而使科研檔案管理工作與時俱進，實現(xiàn)科研檔案管理工作的經(jīng)濟、社會效益。
3.3檔案管理銜接性不強
目前建筑行業(yè)的建筑材料研究單位檔案管理部門人員相對較少，而且缺少對后備檔案管理人員的培養(yǎng)，導致建筑材料檔案管理在人員不足情況下無后備補充，臨時接手的檔案管理人員由于對業(yè)務(wù)不熟，易造成科研檔案管理無法正常進行，進而導致建筑材料科研檔案出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。在建筑行業(yè)中，檔案管理人員涉及的檔案領(lǐng)域甚多包括建筑結(jié)構(gòu)、地基、建筑設(shè)計、建材等，不是專門的建筑材料檔案管理人員，對建筑材料科研檔案管理的一些業(yè)務(wù)知識不了解，不能與其他建筑材料科研檔案管理部門實現(xiàn)有效的銜接，造成建筑材料科研檔案在收集整理過程中不能實現(xiàn)同步收集，也易出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。
3.4檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施落后
由于建筑材料研究單位的檔案管理部門一般都是非盈利性的科室，對檔案管理的重視度不高，導致對建筑材料科研檔案管理工作的資金投入不足，進而許多建筑材料科研單位存在存儲空間較小、設(shè)備陳舊、設(shè)施運行速度較為緩慢等問題。在建筑材料科研檔案存儲和保護措施也沒有按要求進行設(shè)置，例如檔案庫房無通風、防潮、防蟲、防火措施等，易導致建材科研檔案的損壞、缺失。
3.5建筑材料科研檔案的共享和利用不夠
一般的科研單位在檔案管理工作中往往只重視檔案的收集、整理、保存等工作，缺乏對科研檔案的分類歸檔、研究成果的說明，各個科研單位的相關(guān)檔案管理人員認為檔案只要不丟失，保存到一定年數(shù)就行，而忽視了各單位對建筑材料科研檔案成果的的有效利用以及資源共享，進而造成建筑材料科研檔案利用率和共享程度較低。建筑材料科研檔案是珍貴的科研資料，對促進我國建筑材料的發(fā)展具有重要意義，建筑材料科研檔案管理部門在管理過程中應(yīng)最大限度的開發(fā)和利用這些資源，讓這些檔案最大限度發(fā)揮它的價值。
4建筑材料科研檔案現(xiàn)代化管理思路
4.1重視建材科研檔案的歸檔
應(yīng)將建筑材料科研檔案進行系統(tǒng)的歸檔，實現(xiàn)統(tǒng)一化的管理模式，是實現(xiàn)建筑材料科研檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。建材科研檔案的歸檔是檔案管理人員的職責，但由于種種原因，相關(guān)的研究人員對科研成果的保密意識較強，擔心被剽竊或泄密等，這不僅給科研檔案歸檔工作帶來了麻煩，更可惜的是給國家和科研單位造成無形資產(chǎn)的損失。為了保證科研檔案歸檔的及時性和準確性，相關(guān)課題的研究人員應(yīng)組織專人負責課題資料的收集、整理和歸檔。在課題結(jié)束后，應(yīng)由課題負責人對所形成的全部資料進行審查并歸檔。同時，為了保護研究人員對科研檔案歸檔的積極性，應(yīng)確保建材科研檔案不泄密，確?？蒲谐晒谋Ｃ苄?，讓研究人員放心科研檔案的歸檔。
4.2重視檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才的引進
隨著建筑行業(yè)科技的發(fā)展，建筑材料所涉及的知識面越加廣闊，而目前相關(guān)建筑材料科研單位的科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和知識技能趕不上時代的變化，這些問題直接影響著建筑材料科研檔案管理工作的開展和質(zhì)量。因此，建立一支能與實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化相適應(yīng)的檔案隊伍，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本途徑［3］，而加強對現(xiàn)有科研檔案管理人員的培養(yǎng)和技能培訓尤為重要。具體參考方法如下:一是有計劃的組織學習“檔案法”、“檔案管理辦法”，學習現(xiàn)代化的管理模式等;二是組織相關(guān)檔案管理人員參觀、學習外單位對建筑材料科研檔案的現(xiàn)代化管理方式。檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)相對較窄，相關(guān)單位應(yīng)加強培養(yǎng)一批高層次的檔案管理專業(yè)人才和新型的檔案管理人才。要盡快培養(yǎng)一批既懂專業(yè)知識，又熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有綜合業(yè)務(wù)能力的檔案管理專業(yè)人才，使他們成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的骨干力量［4］。
4.3重視檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
隨著時代的發(fā)展，僅靠傳統(tǒng)手工操作，難以滿足建筑材料科研檔案管理的需要。建筑材料科研檔案的管理基本實現(xiàn)了計算機全程管理，并適時實現(xiàn)了科研信息資源的遠程共享。在科研檔案的各項管理工作中，以電子文檔的傳播速率最為快捷，電子文檔有著紙質(zhì)資料無可比擬的優(yōu)勢，電子文檔可隨時保存、修訂和查詢。因此，增加建筑材料科研檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入，例如滿足需求的計算機設(shè)備、文件存儲空間、配套設(shè)施等，提高設(shè)施運行的效率、資源管理的便捷性，才能使科研檔案管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化和標準化［5］。
4.4重視檔案管理的資源共享
目前，對于科研檔案管理需求不僅表現(xiàn)在數(shù)量上，而且表現(xiàn)在能否實現(xiàn)資源共享的速率省。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案信息資源的共享、交流和傳播提供的良好的媒介。由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建筑材料科研檔案利用范圍擴大。相關(guān)建筑材料研究單位再傳統(tǒng)管理科研檔案技術(shù)的基礎(chǔ)上，要積極運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)科研檔案信息的收集、存儲和共享。
人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。這項工作是組織人事管理工作的重要組成部分，并直接為貫徹黨的干部路線、方針、政策，選賢舉能、知人善任服務(wù)，是干部人事管理中一項必不可少的基礎(chǔ)性工作。它在加強領(lǐng)導班子和干部隊伍建設(shè)，培養(yǎng)和造就大批德才兼?zhèn)涞纳鐣髁x現(xiàn)代化建設(shè)人才的偉大事業(yè)中，起著基礎(chǔ)和連接點的作用。
1 人事檔案材料的整理
人事檔案的整理工作是一項技術(shù)性、技巧性很強的工作。每一項工作都有具體標準和具體操作規(guī)范，要將雜亂無章的人事檔案科學的分門別類、整理成高質(zhì)量的卷宗需要很強的綜合分析能力，只有分析人事檔案的形成，找出主線，才能有效保持檔案卷宗之間的歷史聯(lián)系，組卷才能清楚合理。在檔案整理的過程中，有很多環(huán)節(jié)都要用文字表達，如擬寫標題、檔案目錄等。如果卷案目錄、檔案標題不能準確反映內(nèi)容，將會影響檔案的提供利用。
1.1 便于查閱。保管人事檔案工作的總目的就是開發(fā)檔案信息源，提供人事檔案，為相關(guān)組織人事部門工作服務(wù)。人事檔案的收集、鑒別、整理、保管等一系列基礎(chǔ)性工作，都是以提供利用為目標。已經(jīng)整理好的人事個人檔案包括當事人入黨、任免調(diào)動、政治審查、組織處理、復查或甄別歷史案件等。
1.2 便于保密。人事檔案是組織人事部門集中統(tǒng)一保管的個人材料，是對個人進行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，這些都具有高度的機密性，只由上級掌握和使用，不能向外擴散，否則就會不利于工作的開展，不利于安定團結(jié)，不利于對個人的培養(yǎng)和使用，甚至還會帶來更嚴重的后果。另外對于借閱的檔案材料應(yīng)采用活頁式的方法，將檔案一卷中的某一份取出進行復印并辦理有關(guān)手續(xù)進行登記，這樣就保證干部人事檔案的安全、方便、保密、快捷。
1.3 便于統(tǒng)計。人事檔案的整理給檔案統(tǒng)計帶來極大的方便。人事檔案的統(tǒng)計是原始記錄，最終匯入的數(shù)字準確真實。原始記錄是第一手材料，記錄的事項具有具體性，它是進行大量的觀察、取得統(tǒng)計資料和編制統(tǒng)計報表的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上還可以建立統(tǒng)計臺帳，將原始記錄依據(jù)時間順序定期進行登記、整理、總匯，如檔案資料的收進轉(zhuǎn)出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。這也是保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確即時的一個好方法。
1.4 便于利用。對人事檔案采取專門的保管措施是非常重要的環(huán)節(jié)，這有利于維護人事檔案的完整和安全，便于人事檔案能長久為社會提供服務(wù)。如果一味追求方便利用而忽視對檔案資料的保管和保護，造成干部/職工人事檔案資源的損害會給隊伍建設(shè)帶來不利的影響。人事檔案在庫房保管時要將檔案進行編號登記、有序排列、科學存放，對收進、轉(zhuǎn)出、查閱、借用都要做詳細的登記，檢查核對 ，然后入檔入柜，避免積壓，合理布局，方便利用者。
2 合理開發(fā)運用人事檔案
2.1 人力資源規(guī)劃。人力資源規(guī)劃強調(diào)基于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。當戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移時，組織內(nèi)部會出現(xiàn)職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關(guān)檔案資料，可以準確地掌握組織發(fā)展情況，如各階段的組織規(guī)模、組織機構(gòu)設(shè)置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，可以對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測。
2.2 招聘篩選。人事檔案對每位員工的知識、技能、能力、個性品質(zhì)乃至籍貫家庭等方面都做了詳細記錄，有利于招聘時做到“為事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對口、事得其人”。
例如在企業(yè)內(nèi)部崗位出現(xiàn)空缺，需要在企業(yè)內(nèi)部進行招聘時，人力資源管理部門在公布崗位需求，接到應(yīng)聘申請之后，可以根據(jù)需求查閱相關(guān)員工檔案，直接剔除不符合基本條件人員，如年齡、學歷、專業(yè)等，對于符合基本條件人員則進一步核實其各類工作資料的真實性。合理運用人事檔案從而節(jié)省了內(nèi)部招聘成本，篩除虛假信息，使招聘篩選工作更高效、準確。
2.3 員工培訓與開發(fā)。人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業(yè)資格培訓、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等信息，這些培訓信息可以為員工的進一步培訓提供信息支持與指導。
通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規(guī)定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對此員工繼續(xù)進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；在培訓實施過程中，將員工培訓過程的表現(xiàn)加以記錄；培訓結(jié)束后，相關(guān)成績及時在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時性、完整性，確保了下次使用時人事檔案信息的準確性。
2.4 薪酬福利。員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個人檔案信息相聯(lián)系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業(yè)、能力、素質(zhì)等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關(guān)。又如，員工社會保險的參保、調(diào)轉(zhuǎn)、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。
2.5 績效考核。人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價，并且將直接與員工個人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實施前要設(shè)計一套相對完善的考核表格；考核實施過程要確保各類表格填寫完整且有負責人簽字；考核結(jié)束后要及時整理考核材料，并將考核結(jié)果及時納入員工人事檔案。確?？冃Э己私Y(jié)果有據(jù)可查，從而避免不必要的爭議，確?？冃Э己斯ぷ鞯墓叫?、公正性。
2.6 職業(yè)生涯規(guī)劃。通過進行人事檔案分析，可以根據(jù)各員工的不同特點將其進行劃分，根據(jù)需要行成不同的人員分類，如按從事崗位分類、按學歷分類、按專業(yè)分類、按性別分類等，為建立各類人才庫提供基礎(chǔ)。各類人才庫與職業(yè)發(fā)展通道相聯(lián)系，明確每個員工現(xiàn)有的業(yè)績與知識能力與職業(yè)晉升所要求的標準之間的差距，從而可以實現(xiàn)職業(yè)發(fā)展途徑的激勵性，實現(xiàn)員工的職業(yè)生涯規(guī)劃。
3 做好人事檔案管理工作
3.1 檔案管理人員要提高對人事檔案工作重要性的認識。人事檔案人員應(yīng)該不斷地加強自身學習，增強工作自覺性。同時注意宣傳提高專業(yè)人員的檔案意識，提高對人事檔案工作重要性的認識。
近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和?？圃O(shè)備投入在增加，在采購醫(yī)療設(shè)備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀
由于醫(yī)療設(shè)備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購周期較長，這就對醫(yī)療設(shè)備采購合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對應(yīng)的采購合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見的問題。
（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料缺乏完整性
醫(yī)療設(shè)備采購過程經(jīng)歷了使用科室提出申請、設(shè)備科組織院內(nèi)市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領(lǐng)導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產(chǎn)生了對應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內(nèi)容，報領(lǐng)導審批，在多個領(lǐng)導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。
（二）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案收集難度大
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標辦、院領(lǐng)導、經(jīng)銷公司等），每個檔案資料產(chǎn)生的時間沒有固定節(jié)點，而且有時經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔后不能封卷
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個重要部分，也是整個醫(yī)療設(shè)備“生命線的開端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設(shè)備對應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報廢。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案檢索查閱方法單一
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學化的基礎(chǔ)。一個全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫，對設(shè)備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開展檔案信息庫建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過Exel表格來完成醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。
二、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析
（一）檔案意識不高
一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領(lǐng)導、職工的重視，極少設(shè)有對應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規(guī)范
在醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案中，從申購設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請、委員/專家論證、設(shè)備立項、設(shè)備招標/詢價、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。
（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動態(tài)管理過程
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時都有可能需要補充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗收、維修保養(yǎng)、付款、報廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸口管理問題
醫(yī)院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在規(guī)定的時間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復管理、多頭領(lǐng)導。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案規(guī)范化管理思路
要對醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案進行規(guī)范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理意識
目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理，應(yīng)在意識上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強化醫(yī)院上下的檔案管理意識，通過經(jīng)典事件、實例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案工作情況，統(tǒng)計好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強檔案人員的專業(yè)培訓，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔范圍
1．醫(yī)療設(shè)備申請階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請購表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現(xiàn)場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領(lǐng)導的請示報告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導會議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復等。所有這些涉及到設(shè)備購置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫(yī)療設(shè)備采購階段：醫(yī)療設(shè)備采購部門根據(jù)采購活動管理權(quán)限，整理需要采購的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領(lǐng)導會議的招標情況報告、院領(lǐng)導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權(quán)書、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應(yīng)建立對應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進一步加強檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫。
四、結(jié)語
隨著現(xiàn)代醫(yī)學科學的快速發(fā)展，各種先進的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進入各級醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫(yī)療設(shè)備分析報告為醫(yī)院購置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實設(shè)備的申請審批手續(xù)資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院
參考文獻：
[1]史維新．醫(yī)院設(shè)備檔案的管理．蘇州絲綢工學院學報．2000（6）．
一、管理體制、機構(gòu)、人員
成立了檔案室,工作經(jīng)費納入了本局財政預算,配備了X名兼職檔案工作人員。檔案工作人員都達到XX以上文化程度，素質(zhì)較高，受過專業(yè)培訓，能熟悉和掌握專業(yè)技能。
二、業(yè)務(wù)建設(shè)
1、建立和健全了崗位責任制度
檔案的收集、統(tǒng)計、鑒定制度、庫房管理制度、利用查閱制度、保密制度等八項制度，而且執(zhí)行效果良好。
2、保管條件
（1）檔案室配置了風扇、溫、濕度計等設(shè)備。
（2）全部實行國家統(tǒng)一標準的案卷格式和檔案裝具用品。配有“八防”設(shè)備和訂有“八防”措施。
（3）庫房的溫濕度得到適應(yīng)控制，霉雨季節(jié)因樓層高，能保持相對的濕度。
3、業(yè)務(wù)工作
（1）館藏進行了科學整理，案卷進行了分類排列，案卷質(zhì)量符合國家《標準》要求。
（2）案卷全部進行了編目，配有案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考說明、案卷封面，并準確劃定保管期限，裝訂符合國家《標準》要求。
（3）定期進行檔案鑒定工作，按照國家規(guī)定將超過保管期限和無保管價值的檔案進行銷毀。
（4）檔案統(tǒng)計工作，按照國家檔案局規(guī)定，及時準確上報。
（5）庫房整潔、衛(wèi)生，案卷存放整齊、美觀、安全、有存放指南。
（6）對破損、褪變的檔案能及時進行補救。
三、開發(fā)利用
1、建立了一種檢索工具。
2、具備較好地查閱條件，有專用閱覽室。
3、對開放的檔案有保護措施。
4、能主動地開展利用工作，查全、查準率達XX%以上。
5、建立信息反饋工作，收編利用效果X例。
6、編研工作有XXXXX、XXXXX。
四、自身建設(shè)
1、堅持黨的基本路線，模范貫徹執(zhí)行黨和國家各項方針政策，努力實施《檔案法》。
2、堅持全心全意為人民服務(wù)的宗旨，做到了勤政廉政。
3、較好地完成目標管理任務(wù)，受到區(qū)檔案局的好評。
4、檔案工作人員熱愛本職工作，忠于職守，具有良好的職業(yè)道德。
科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動中通過各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時，科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動。但是，在社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境下，科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng)，特別是缺少關(guān)于技術(shù)開發(fā)使用的檔案，在此情況下，有關(guān)人員要從科研活動的各個環(huán)節(jié)入手，對科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計等方面加強檔案管理，實現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學化、信息化和專業(yè)化，提升科研工作效率。新時期科研檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)新，因此，有關(guān)人員要加強科研檔案的管理創(chuàng)新。
1．科研檔案的特點
1.1系統(tǒng)成套性
科研活動具有一定的規(guī)律性，它的進行是一個環(huán)節(jié)接著一個環(huán)節(jié)，因此，其形成的科研材料不是一些沒有聯(lián)系的文件材料，而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合?？蒲袡n案其中包括科研計劃、依照科研計劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結(jié)鑒定材料。
1.2專業(yè)性
科研項目涉及的范圍和內(nèi)容廣泛，既包含自然科學，也包含人文科學?？蒲胁牧现邪瞬煌茖W的內(nèi)容，對各種物質(zhì)和現(xiàn)象的規(guī)律、特點進行了總結(jié)，具有很強的科學性?？蒲袡n案材料要對這些科學規(guī)律進行準確的反映，因此就要求其具有一定的專業(yè)性。
1.3階段性
不同學科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征，都會經(jīng)歷從準備、實驗、總結(jié)到應(yīng)用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點。
2.科研檔案管理存在的問題
2.1對科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料?，F(xiàn)階段的科研檔案管理對這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過程性材料?？蒲袡n案系統(tǒng)中對總結(jié)性、鑒定性、成果性材料的涉及內(nèi)容比較多，而對一些原始材料記錄、具體的計算數(shù)據(jù)、設(shè)計文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術(shù)性材料少
科研成果獲得的關(guān)鍵材料應(yīng)該是技術(shù)性材料，技術(shù)性材料是科研人員解決科研問題、進行科技創(chuàng)新的重要材料，集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法，它的歸檔有著重要的現(xiàn)實意義，但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術(shù)性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質(zhì)材料多，其他形式的材料少
科研工作中對于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成，會使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質(zhì)材料，缺乏對其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范
現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識，常用三色筆進行檔案的書寫，對檔案書寫的紙張沒有統(tǒng)一的規(guī)格，對于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數(shù)有限，在檔案的調(diào)動方面只能進行復印處理，在復印的過程中對原檔案材料帶來了損壞，減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創(chuàng)新
3.1意識創(chuàng)新
隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，科研檔案的管理發(fā)生了改變，這就需要相關(guān)人員加快轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強管理的現(xiàn)代化意識，實現(xiàn)意識創(chuàng)新。意識創(chuàng)新的實現(xiàn)需要加強三個方面的意識。
3.1.1加強創(chuàng)新意識
加強創(chuàng)新意識需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，解放思想，實事求是，科學思想指導下實現(xiàn)對不合時展觀念、做法的摒棄。同時，要加強對科技的認識，實現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應(yīng)用，通過實踐不斷總結(jié)新的經(jīng)驗和方法，實現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術(shù)等方面的創(chuàng)新。另外，要加強管理意識，建立科研檔案管理的長期實行機制，增強管理人員的責任心和熱情。
3.1.2加強服務(wù)意識
服務(wù)意識是科研檔案管理的一個重要方面，因為，科研檔案的管理是為科研人員服務(wù)的，服務(wù)質(zhì)量的好壞對科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務(wù)意識。首先，科研檔案管理的工作人員要通過對新形勢下科研檔案管理規(guī)律、特點、要求的分析，充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢，從而實現(xiàn)科研檔案管理對經(jīng)濟和社會發(fā)展的服務(wù)。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務(wù)理念，加強服務(wù)的積極主動性，改變原有單一、被動的服務(wù)形式，形成主動、多樣的服務(wù)形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域、深度以及廣度，順應(yīng)社會的發(fā)展，實現(xiàn)多元化的服務(wù)趨勢。
3.1.3加強利用趨勢
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標之一，要不斷加強檔案的利用，從而實現(xiàn)科研檔案的經(jīng)濟、社會等效益。首先，要實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用，將靜態(tài)的檔案利用轉(zhuǎn)化為動態(tài)的檔案利用。其次，要加強科研檔案的信息開發(fā)，將科研檔案信息開發(fā)和市場經(jīng)濟發(fā)展需求結(jié)合，實現(xiàn)科研信息資源的大眾化，充分發(fā)揮科研檔案信息在社會、企業(yè)、人才之中的利用。最后，通過一定的編研形式，并在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創(chuàng)新
隨著社會的發(fā)展和科技的進步，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，社會各界對其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經(jīng)不能對現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進行解決，因此，要加強科研檔案管理的科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
3.2.1實現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術(shù)、方法來處理科研檔案管理中的問題，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術(shù)化。同時，計算機的應(yīng)用還能提升管理工作的效率、增強系統(tǒng)性的管理技術(shù)、實現(xiàn)科研檔案信息的共享。
3.2.2實現(xiàn)科學化的科研檔案工作管理
實現(xiàn)科學化的科研檔案工作管理首先要實現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè)，為科研檔案額科學管理制定不同時期的規(guī)劃，加強現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次，更新科研檔案管理的手段，實現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網(wǎng)，從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)?；峁┍Ｕ稀?/p>
3.3機制創(chuàng)新
隨著改革開放的進行以及社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，我國的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強其法律機制的創(chuàng)新，逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國法律建設(shè)中，實現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時，要求有關(guān)科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應(yīng)用到科研檔案管理中，不斷加強科研管理工作的法律約束力。科研檔案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實效性等特點，伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點，有關(guān)人員和部門要加強機制的創(chuàng)新。因為，科研檔案管理的規(guī)范化和標準化等特點是科研管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的保障，也是管理工作順利進行的基礎(chǔ)和前提。因此，有關(guān)人員和部門要在充分進行調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，通過符合科研檔案管理工作規(guī)律和標準制度的建立來實現(xiàn)科研檔案標準化管理，保障一切人員按照一定的管理標準來進行工作，對科研檔案管理工作的技術(shù)、方法、原則第二個進行科學規(guī)范，及時在工作中實現(xiàn)分類、記錄、復制，從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學管理進行有效保證。
3.4人才創(chuàng)新
人是一切管理活動的主體，對科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此，要加強科研檔案管理人才的積極性和主動性，提升科研檔案管理人才的能力。同時，隨著科技進步以及其在科研檔案管理中的應(yīng)用，科研檔案管理實現(xiàn)了管理設(shè)備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對科研檔案管理人員的素質(zhì)提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質(zhì)都要進一步提高，并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識技術(shù)以及業(yè)務(wù)知識、富有創(chuàng)新精神、與時俱進的科研檔案管理隊伍?；诤芏嗫蒲袡n案管理人員素質(zhì)較低、缺乏對現(xiàn)代化科研檔案管理認識、管理專業(yè)技術(shù)差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問題，需要加強科研檔案管理人員的素質(zhì)來實現(xiàn)科研檔案管理的科學化、現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升管理效率和水平，促進我國科研檔案管理工作的發(fā)展。新時代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識和簡單的計算機操作，還要通過建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公室自動化、計算機網(wǎng)絡(luò)知識等，并要會使用復印、光盤儲存、計算機檢索、多媒體課件制作等有關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養(yǎng)上，基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點，要求培養(yǎng)具有多學科技術(shù)綜合能力的人才，要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術(shù)和手段，不斷加深自我的知識和技能學習能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識體系，建立一種以需求為導向的培訓機制，從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊伍。
4.總結(jié)
科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個不斷探索的過程，需要有關(guān)管理人員在思想上充分重視，在行動上積極主動，在實踐中開拓創(chuàng)新，從而實現(xiàn)科研檔案管理工作的與時俱進，適應(yīng)新經(jīng)濟形勢發(fā)展需求，實現(xiàn)其在傳承的基礎(chǔ)上的創(chuàng)新發(fā)展，不斷開創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻】
人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動過程時在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，真實和客觀地記錄和反映了個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系以及個人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當前人事檔案中普遍存在問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1、領(lǐng)導對人事檔案管理的重要性認識不足
領(lǐng)導對人事檔案管理重視不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當一部分領(lǐng)導在認識上存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調(diào)、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠然檔案存在的問題也不會解決，其辦公場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作投入不足，因此，嚴重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強
根據(jù)國家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動、就業(yè)、報考公務(wù)員、考研等，個別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的?；蛘呤菫榱烁偲篙^高級領(lǐng)導職位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領(lǐng)導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，使檔案管理制度的嚴肅性、真實性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時收集各部門、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時對材料鑒別歸檔；對檔案材料內(nèi)容未認真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。
干部職工對人事檔案認識不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料留在個人手中，認為自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動日漸頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時帶來不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場經(jīng)濟發(fā)展要求
隨著我國經(jīng)濟發(fā)展、科學技術(shù)和文化的進步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動等特點，致使人事檔案管理部門要經(jīng)常更新人事信息，要與人事信息的變動保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質(zhì)版人事檔案為主要管理對象的實體管理模式，使得人事信息的更新相當困難，無法與現(xiàn)代人事信息的變動保持同步。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問題，如領(lǐng)導及人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識淡薄；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等等，這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發(fā)揮，應(yīng)該引起有關(guān)單位或部門領(lǐng)導的高度重視。
三、如何實施人事檔案管理信息化建設(shè)
1、提高領(lǐng)導對檔案信息化建設(shè)重要性認識
領(lǐng)導要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹立思想決定行動，要認識到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進一步提高領(lǐng)導對其重要性認識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實提高單位有關(guān)人員對人事檔案管理信息化建設(shè)的意識，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強綜合服務(wù)職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投入
俗話說物質(zhì)決定意識。實現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開思想基礎(chǔ)，又離不開物質(zhì)基礎(chǔ)，只有人事檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)投入，才能確保人事檔案管理信息化建設(shè)的最終實現(xiàn)。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應(yīng)拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時要根據(jù)單位自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟增長點。此外，單位或部門還應(yīng)充分挖掘自身內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設(shè)的進度，又大大降低了資本投入。
3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍
以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍，實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價值和功能。樹立單位培養(yǎng)復合型人才意識，定期組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容；培訓要有實效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識，又精通信息化技術(shù)。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識技術(shù)視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實現(xiàn)貢獻出自己的力量。
4、實現(xiàn)人事檔案信息“三化”
