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中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914x（2014）08-01-01
前言：新形勢下，企業(yè)檔案是財(cái)富、是效益，是現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，是企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)檔案不僅關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和科研管理的方方面面，而且與企業(yè)員工有千絲萬縷的聯(lián)系。企業(yè)檔案為民營企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，推動民營經(jīng)濟(jì)規(guī)模、上檔次，使之健康發(fā)展具有重要意義和長遠(yuǎn)的歷史意義。企業(yè)檔案也是所有企業(yè)管理工作的最后歸宿，檔案是企業(yè)寶貴的精神和物資財(cái)富，是不可生的資源。
1.新形勢下企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用
1.1企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考
新形勢下，檔案記述和反映了企業(yè)的技術(shù)資質(zhì)、科技成果、技術(shù)專利、工藝工法以及職工素質(zhì)、人才建設(shè)、文化建設(shè)、設(shè)備配置、技改歷程、財(cái)務(wù)資產(chǎn)、經(jīng)營情況等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的作用?？傊髽I(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展的歷史過程。企業(yè)文化建設(shè)必須立足于本企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，有企業(yè)自身的特色，不可能脫離本企業(yè)的歷史發(fā)展搞一種毫無本企業(yè)特色的“泛企業(yè)文化”。從整體而言，企業(yè)檔案對企業(yè)文化建設(shè)具有歷史價值?？蔀楫?dāng)今企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，具有較大的歷史借鑒作用。如新一代大慶企業(yè)精神，必然是對上世紀(jì)60年代“大慶精神”的繼承和發(fā)揚(yáng)。
1.2企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。
企業(yè)文化建設(shè)在某些方面與企業(yè)檔案有著直接密不可分的聯(lián)系。 如反映企業(yè)發(fā)展精神的《開發(fā)志》，宣傳企業(yè)勞動價值觀的《廠勞模事跡匯編》等，離開企業(yè)檔案是無法編寫的。企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展歷史，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索，可作為一些文化建設(shè)直接依據(jù)。檔案管理是企業(yè)文化基礎(chǔ)建設(shè)重要內(nèi)容之一
1.3 檔案管理本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分
企業(yè)檔案具有科學(xué)文化屬性，因而企業(yè)檔案建設(shè)就是一種企業(yè)科學(xué)文化建設(shè)。企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，這是企業(yè)一代又一代職工的勞動結(jié)晶；企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)勞動者不可多得的寶貴精神財(cái)富；企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動者的創(chuàng)業(yè)事跡，從而匯成一種企業(yè)精神，是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的精神動力。綜觀企業(yè)檔案本身，就是一部企業(yè)文化建設(shè)史。企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)，只有管好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長。
2.新形勢下企業(yè)檔案在人力資源開發(fā)上的作用
2.1有利于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力
人事檔案是記述和反映個人經(jīng)歷和德才的表現(xiàn)，以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。人事檔案是合理用人、選人的重要基礎(chǔ)。人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作直接為人力資源管理活動服務(wù)。利用人事檔案有助于動態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)新人，避免壓制人才，埋沒人才；任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分，凡有利于系統(tǒng)功能發(fā)揮的都是有用人才，只是類型不同，作用各異。依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。
2.2促進(jìn)人力資源的合理配置
利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進(jìn)行科學(xué)管理。根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行合理的配置，因事而擇人，用人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。促進(jìn)部門之問、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為組織的發(fā)展迅速地配置人力資源。人事檔案以其材料越集越多為特點(diǎn)。隨著我國企事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)的多樣化，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，勢必會給查找檔案材料帶來不方便，容易貽誤時機(jī)，而且出錯率較高。人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是非?，F(xiàn)實(shí)的要求，所以必須建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個人基本信息的微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)用現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。
2.3有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化
影響人力資源需求的因素主要來自于組織內(nèi)部，有效的人事檔案管理對分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計(jì)劃方面發(fā)揮著重要作用；脫離人事檔案管理而作的人力資源需求預(yù)測一定是不科學(xué)、不規(guī)范和片面的。因此，我們呼吁：企業(yè)的經(jīng)營者要牢固樹立企業(yè)檔案是無形資產(chǎn)的新觀念，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)各業(yè)務(wù)部門要積極配合檔案人員，依法上交檔案資料。企業(yè)的檔案人員要主動向企業(yè)的業(yè)務(wù)部門提供各種檔案材料目錄，通過電話、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道將企業(yè)檔案滲透到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。
3.新形勢下民營企業(yè)檔案發(fā)揮的重要作用概述
在許多員工的印象中，企業(yè)檔案是封塵的卷宗，沒有什么用途。其實(shí)，企業(yè)檔案是財(cái)富、是效益，是現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，是企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分。由于各種原因，目前我國的民營企業(yè)的檔案工作還處在無序、管理不規(guī)范、檔案材料不齊全等情況存在，這些都將給企業(yè)自身的發(fā)展留下隱患。加強(qiáng)公司檔案工作勢在必行，這樣不僅是企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高市場竟?fàn)幜?、維護(hù)自身權(quán)益的客觀要求，也是企業(yè)的一項(xiàng)法定義務(wù)。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識檔案在企業(yè)各項(xiàng)工作中的重要作用，增強(qiáng)依法做好檔案工作的自覺性和責(zé)任感，從企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作和長遠(yuǎn)發(fā)展的客觀需要出發(fā)，把檔案作為生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的重要資源和必不可少的條件切實(shí)加強(qiáng)管理。 健全的檔案管理，有助于企業(yè)的管理和發(fā)展。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，檔案資料會逐年增多，但如果不統(tǒng)一集中管理，將會給查找利用帶來不便，特別是現(xiàn)在一些檔案資料在由各部門自己保存檔案收集很不齊全，管理不當(dāng)，還經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，查找起來也不方便特別是一些不常用的資料，放在某一個地方或是某一領(lǐng)導(dǎo)手中，很容易忘記或是丟失，再用就找不到。所以說企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理利大于弊，沒有高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，就沒有企業(yè)的現(xiàn)代化管理，更沒有企業(yè)的發(fā)展壯大。檔案工作在企業(yè)中的作用是巨大的，是企業(yè)騰飛的助推器，我們說恒劍路橋要做強(qiáng)、做大、做久，必須要大力加強(qiáng)檔案工作的科學(xué)管理，要高度引起公司領(lǐng)導(dǎo)和上下員工的重視，使其真正做到科學(xué)化和制度化管理。
結(jié)語：綜上，新形勢下，檔案作為企業(yè)的信息寶庫、文化財(cái)富和載體，在企業(yè)文化建設(shè)中將發(fā)揮越來越重要的作用。發(fā)揮企業(yè)檔案的應(yīng)有作用，就是加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外樹形象，提高企業(yè)整體素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康、和諧發(fā)展的有效途徑。
參考文獻(xiàn)：
二、大中專畢業(yè)生到民營企業(yè)就業(yè)的，保留檔案身份。由各級人才交流機(jī)構(gòu)人事關(guān)系，從報到之日起，比照自收自支事業(yè)單位工資標(biāo)準(zhǔn)確定一次檔案定級工資，以后錄用到機(jī)關(guān)或到事業(yè)單位工作的，工齡連續(xù)計(jì)算，并比照同類人員工資標(biāo)準(zhǔn)套改工資。在民營企業(yè)工作每滿7年的高套一檔職務(wù)工資。
三、部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部到民營企業(yè)就業(yè)或自謀職業(yè)的，保留檔案身份，由各級人才交流機(jī)構(gòu)人事關(guān)系，比照自收自支事業(yè)單位同等條件人員套改一次檔案工資，在兩年內(nèi)因企業(yè)破產(chǎn)、被兼并而下崗的，如本人要求另行安排工作，可由安置部門負(fù)責(zé)介紹工作。以后錄用到機(jī)關(guān)或到事業(yè)單位工作的，工齡連續(xù)計(jì)算，比照同類人員工資標(biāo)準(zhǔn)套改工資。在民營企業(yè)工作每滿7年的，高套一檔職務(wù)工資。
四、民營企業(yè)人員評定專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格，不受指標(biāo)數(shù)額限制。評審可按國家制定的各專業(yè)技術(shù)職務(wù)《試行條例》和省制定的破格晉升條件執(zhí)行，也可按照《河北省鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、民營科技企業(yè)職稱評審暫行辦法》執(zhí)行，放寬學(xué)歷、資歷的要求。中級以上評審工作統(tǒng)一由市職改辦負(fù)責(zé)。申報評審牽頭單位，民營科技企業(yè)，由各級科委牽頭；工商聯(lián)會員企業(yè)，由各級工商聯(lián)牽頭；個體、私營企業(yè)，由各級工商局牽頭；委托人事業(yè)務(wù)的企業(yè)，由各級人才交流中心牽頭。
五、在民營企業(yè)工作滿一年以上的人員，可以不受資歷、學(xué)歷限制，直接報名參加中級專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格或執(zhí)業(yè)資格全國統(tǒng)考。
六、民營企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員，取得重大科研成果并創(chuàng)造可觀社會和經(jīng)濟(jì)效益的，可按規(guī)定通過人事機(jī)構(gòu)申報政府特殊津貼，參與中青年專家和各級拔尖人才的評選，享受相應(yīng)的待遇。
七、參照冀人干〔1992〕24號、冀人才〔1994〕94號和邯人〔1997〕12號文件精神，在民營企業(yè)工作的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，可以向各級人才交流中心申報家屬子女戶口“農(nóng)轉(zhuǎn)非”。
八、民營企業(yè)進(jìn)入人才市場招聘人才，涉及人員聘用、人員流動等事宜，由各級人才交流機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理手續(xù)，并提供相關(guān)服務(wù)。
九、民營企業(yè)從外地引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，由各級人才交流機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)進(jìn)行人才測評，并辦理審核等手續(xù)。
十、各級人才交流機(jī)構(gòu)作為民營企業(yè)的人事機(jī)構(gòu)，為其提供政策咨詢、人事策劃服務(wù)，人事檔案管理、檔案調(diào)資、職稱申報，出境出國審查、社會保險、人才招聘、推薦、測評、培訓(xùn)以及專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的聘用、辭職、辭退手續(xù)等有關(guān)人事業(yè)務(wù)。
十一、各級人才交流機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對被民營企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員進(jìn)行知識、技能培訓(xùn)考核。
檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實(shí)踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來發(fā)展藍(lán)圖時，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強(qiáng)
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報考公務(wù)員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”?，F(xiàn)實(shí)中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。
（三）社會主義市場經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過去個人只能對人事檔案所決定的命運(yùn)無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的?！比缃?，企業(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。
二、對新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長遠(yuǎn)看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動人員權(quán)益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調(diào)動。個人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個人授權(quán)，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動人員人事檔案管理有關(guān)的流動人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作?！睘榱诉m應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?，?shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).
檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實(shí)踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來發(fā)展藍(lán)圖時，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強(qiáng)
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報考公務(wù)員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現(xiàn)實(shí)中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。
（三）社會主義市場經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過去個人只能對人事檔案所決定的命運(yùn)無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的?！比缃?，企業(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。
二、對新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系。
（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長遠(yuǎn)看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動人員權(quán)益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調(diào)動。個人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個人授權(quán)，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動人員人事檔案管理有關(guān)的流動人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動人員人事檔案的內(nèi)容。”這些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?，?shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。超級秘書網(wǎng)
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).
企業(yè)的檔案在企業(yè)改制中起到了不可估量的作用，作為真實(shí)的歷史資料，為企業(yè)的改制和以后的發(fā)展提供了真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)也保證了國有資產(chǎn)的不流失。更由于有真實(shí)的歷史資料，也保證了企業(yè)人才的不流失。與此同時也保證了改制后民營企業(yè)的合法權(quán)益，儲存了企業(yè)再發(fā)展的信息。為改制后的企業(yè)長期健康發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案在企業(yè)的改制中發(fā)揮著巨大的作用，具體的作用如下：
一、原始檔案，真實(shí)的提供了原始的經(jīng)營數(shù)據(jù)，保證被改制企業(yè)和員工的利益
改制前的企業(yè)有大量的關(guān)于廠房、企業(yè)經(jīng)營、土地使用等檔案資料。企業(yè)和當(dāng)?shù)氐臋n案管理部門提供的大量原始建檔案資料，可以使改制有據(jù)可查，有法可依，從而企業(yè)的改制得以使順利進(jìn)行，檔案中所記載的企業(yè)當(dāng)年實(shí)現(xiàn)銷售收入和利潤數(shù)據(jù)。提供了真實(shí)的原始財(cái)務(wù)資料。改制企業(yè)檔案的處置工作必須引起高度的重視，根據(jù)這些原始的檔案信息，制定好可行性較強(qiáng)，且保證又有資產(chǎn)和企業(yè)職工利益的有效改制方案。來保證國家和員工的合法權(quán)益。
二、原始的檔案為改制后的提供重要企業(yè)再發(fā)展信息
原始的企業(yè)檔案是企業(yè)知識水平和管理經(jīng)驗(yàn)的長期積累，有著較強(qiáng)的連續(xù)性。作為企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，同時也是企業(yè)再發(fā)展和再提高的重要資源和保障信息。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營管理非常重要的組成部分。企業(yè)的一切生產(chǎn)和社會活動以及企業(yè)創(chuàng)造與發(fā)展。整個過程都真實(shí)地反映在企業(yè)檔案上。改制后的企業(yè)現(xiàn)狀既是歷史企業(yè)的延續(xù)，又必須是未來企業(yè)的歷史。改制后企業(yè)新的經(jīng)營管理、新的技術(shù)開發(fā)和新的產(chǎn)品研發(fā)與認(rèn)證，都不可能完全脫離原來企業(yè)的人力、財(cái)力、物力、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售等各種基礎(chǔ)條件所固有的原始數(shù)據(jù)，而所有這些原有的技術(shù)和信息資料都是企業(yè)檔案中才能提供的。
三、檔案是保護(hù)改制后民營企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證
改制后和改制中的企業(yè)檔案，都是企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的具有法律效益的原始憑證。是維系該企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神。改制后企業(yè)檔案工作做的好與壞，直接關(guān)系到該企業(yè)以后最基本的合法權(quán)益是否得到保障。企業(yè)在改制后的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，重建的組織機(jī)構(gòu)、新啟用經(jīng)營管理人員、企業(yè)經(jīng)營范圍都是不斷變化的。有的企業(yè)改制后，由于采用先進(jìn)的管理方式突飛猛進(jìn)的發(fā)展，發(fā)展成了跨行業(yè)和跨地區(qū)的多種成份的經(jīng)濟(jì)組織聯(lián)盟。企業(yè)和企業(yè)之間在生產(chǎn)和經(jīng)營過程中的經(jīng)濟(jì)活動，大多都呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，并不斷產(chǎn)生新債權(quán)和新的債務(wù)。要保護(hù)好自己企業(yè)的既得利益和應(yīng)享受的合法權(quán)益，及時解決好債權(quán)問題和債務(wù)問題，以及企業(yè)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛，還有企業(yè)與職工之間的勞動糾紛等諸多問題，企業(yè)就必須把檔案管理工作做到最好，使這一原始憑證得以長期的保存并保證其準(zhǔn)確性和真實(shí)性。來作為保證改制后的民營企業(yè)的合法權(quán)益的法律憑證。
四、建立好新的信用檔案，可以提升改制后民營企業(yè)信譽(yù)度
建立好新的企業(yè)檔案可以使新企業(yè)的社會誠信度越來越高，越來越被社會所承認(rèn)。誠信有著深厚的經(jīng)濟(jì)效益。講誠信就是信譽(yù)，就可能持續(xù)發(fā)展。這已經(jīng)成為全社會的共識。信用檔案真實(shí)的記載了企業(yè)的誠信，信用檔案主要是為了企業(yè)自身的生存和發(fā)展而專門建立的保存各種信用記錄的檔案。信用檔案是一個企業(yè)信用真實(shí)狀況的長期積累。信用好經(jīng)營狀況就一定會好，經(jīng)濟(jì)效益也就一定會好。人們固有的思維還是更信任國企。而改制建立的信用檔案，即可以擴(kuò)大和提升企業(yè)的信用，同時也有利于推動社會信用檔案的建設(shè)。信用檔案是整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)秩序的根本策略。企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，信用檔案是企業(yè)無形資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證。它是企業(yè)的基礎(chǔ)性資源。當(dāng)今的世界，市場經(jīng)濟(jì)就是信用經(jīng)濟(jì)。企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)的效益息息相關(guān)，它是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種無形的推動力。企業(yè)的信用檔案是企業(yè)檔案中不可或缺的重要組成部分。為提升改制后的企業(yè)的信譽(yù)度提供了可靠的保證。
五、改制前的檔案和改制后檔案的一體化管理，保證了企業(yè)檔案的連續(xù)性
新老檔案的一體化管理要遵循文件的運(yùn)動周期理論，從文件的制作到現(xiàn)行的使用。可分為暫時保存、限時保存、長期保存和永久保存四個階段。對改制前后的檔案工作要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理。使得新老檔案一體化。來確保企業(yè)的現(xiàn)行檔案管理的連續(xù)性、高效性和優(yōu)化性。
檔案管理工作在企業(yè)的改制中發(fā)揮了巨大的作用，由上可見，檔案管理改制對我國現(xiàn)代企業(yè)制度和企業(yè)的健康發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作必須是立足于我國的現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀。大量吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理成果。不斷提高檔案管理工作的水平，進(jìn)一步培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才，是企業(yè)發(fā)展的必要條件。也是社會賦予企業(yè)的歷史使命。
參考文獻(xiàn)
［1］人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探. 《中國新技術(shù)新產(chǎn)品》.2011(14)
［2］論現(xiàn)代人力資源管理視角下的高校人事檔案管理.《學(xué)理論》. 2009(25)
一、改制企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀
從對改制企業(yè)調(diào)查的情況來看, 改制企業(yè)人事檔案管理存在的問題。一是企業(yè)改制后,人事檔案管理存在著意識淡薄、管理不嚴(yán)、檔案流向歸屬不明等問題。二是檔案資料收集難、檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定、檔案利用率低等問題,在一定程度上限制了人事工作者職能作用的充分發(fā)揮,對提升隊(duì)伍整體戰(zhàn)斗力不利。三是人員調(diào)動頻繁帶來的人事檔案管理模式的變革在擴(kuò)大開放和發(fā)展市場經(jīng)濟(jì)的條件下,產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式,這有利于人才的吸納、流動。但由于流動人員多是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員等,他們一般沒有固定的單位,工作變動較大,他們的人事檔案或存在原單位的某個“角落”里,或在自己的手里,這樣不利于人事檔案的管理和利用。四是隨著改革的不斷深化和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的加快發(fā)展，人事檔案工作人員的地位、待遇、報酬等利益問題使得一部分人心理失衡，少數(shù)人依然存在拜金主義、享樂主義、極端個人注意的思想，認(rèn)為人事檔案工作清貧、枯燥乏味，從而缺乏進(jìn)取精神，工作作風(fēng)懶散、工作熱情不高、缺乏責(zé)任感，影響了檔案管理工作的提高。
造成改制企業(yè)人事檔案管理滯后的原因是多方面的，既有思想認(rèn)識上的誤區(qū)，也有體制上的問題。
二、加強(qiáng)非公有企業(yè)人事檔案管理的對策
在所有制結(jié)構(gòu)調(diào)整，公有制為主體，多種所有制形式共同發(fā)展的形勢下，改制企業(yè)也得到迅速發(fā)展，成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應(yīng)和其他工作一樣得到重視和加強(qiáng)。
1、提高認(rèn)識，切實(shí)把企業(yè)人事檔案管理工作擺上位置。企業(yè)人事檔案管理工作隨著企業(yè)的發(fā)展，將越來越顯示出它的重要地位和作用。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的競爭，最終還是人才的競爭。一個不重視加強(qiáng)人事檔案管理的企業(yè)，一個對人事檔案所蘊(yùn)藏的豐富的人才信息資源沒有充分認(rèn)識的法人代表，怎么能發(fā)現(xiàn)人才、使用人才?又怎么能在激烈的競爭中保持不??？因此，作為一個優(yōu)秀的企業(yè)決策者，應(yīng)自覺提高對人事檔案的認(rèn)識，牢固樹立三個觀念：一是價值的觀念；二是信息的觀念；三是服務(wù)的觀念。從而，增強(qiáng)依法管理人事檔案的意識，把人事檔案管理工作作為企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作，擺上位置，規(guī)范管理。
2、建立健全規(guī)章制度，從實(shí)際情況出發(fā)，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性。要從企業(yè)實(shí)際出發(fā)，針對改制企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)，建立健全《企業(yè)人事檔案管理若干規(guī)定》、《人事檔案管理人員責(zé)任制》、《人事檔案材料收集登記制度》以及《人事檔案材料整理歸檔制度》等，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊(duì)伍，自行流動到中外合資企業(yè)、合作企業(yè)、獨(dú)資企業(yè)、集體所有制企業(yè)和私營企業(yè)工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現(xiàn)的一種新情況。所以在當(dāng)今社會，流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強(qiáng)的特殊群體。因此,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下流動人員檔案管理的需要。
當(dāng)今的檔案流動不斷向多極化方向發(fā)展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經(jīng)濟(jì)和社會的快速發(fā)展，流動人員人事檔案管理的發(fā)展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎(chǔ)上產(chǎn)生的人事制都適應(yīng)了社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，突破了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發(fā)端是人才流動的發(fā)端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態(tài)勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務(wù)工作始終是各地人才中心的最主要業(yè)務(wù)，無論從服務(wù)結(jié)構(gòu)還是收入結(jié)構(gòu)上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發(fā)展是人才市場發(fā)展的平臺，從目前正在實(shí)踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務(wù)，到方興未艾的人才派遣等新業(yè)務(wù)，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發(fā)展。我們可以大膽預(yù)想，下步人才市場業(yè)務(wù)的發(fā)展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。
縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關(guān)系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變?nèi)f化離不開檔案其穩(wěn)固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據(jù)可用。據(jù)相關(guān)調(diào)查表統(tǒng)計(jì)，目前社會接收流動人員檔案出現(xiàn)了四大熱點(diǎn)：一是圍繞落實(shí)當(dāng)?shù)卣咄七M(jìn)形成的熱點(diǎn)，如近幾年的事業(yè)單位改制企業(yè)，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業(yè)生檔案大量增加形成的熱點(diǎn)，如因?yàn)楸镜厝藛T在外地工作，外地戶口遷不進(jìn)的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業(yè)生的人事檔案集中存放在人才服務(wù)中心占總數(shù)70%；三是為落實(shí)政策，鼓勵機(jī)關(guān)、事業(yè)、衛(wèi)生、學(xué)校等干部、科技人員下海創(chuàng)業(yè)，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創(chuàng)業(yè)的人事檔案占總數(shù)10%；四是鼓勵大學(xué)生進(jìn)行多渠道選派優(yōu)秀大學(xué)生到村任職，村官的人事檔案占總數(shù)5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務(wù)的空間。從檔案相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統(tǒng)的人事工作服務(wù)對象從機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、不分配的大中專畢業(yè)生拓展到了外省及本市的外資企業(yè)、民營企業(yè)等非國有企業(yè)的所有人才，進(jìn)行雙向流動，選擇了適應(yīng)改革需要自愿接受服務(wù)的其他單位，可以看出，人事檔案流動強(qiáng)、調(diào)動頻繁，服務(wù)空間大大提高。
然而，從現(xiàn)階段的人事制度改革的進(jìn)程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應(yīng)該將關(guān)注力放在討論如何強(qiáng)化它的手段。因?yàn)榱鲃尤藛T人事檔案工作具有十分重大的歷史與現(xiàn)實(shí)意義。但是，我們在上述內(nèi)容也提到流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強(qiáng)的特殊群體，自2000年以來，各行各業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關(guān)系托管發(fā)展為一系列社會化的人事服務(wù)，查檔內(nèi)容涵蓋了流動人員的轉(zhuǎn)正定級、檔案工資核算、工齡計(jì)算、高校畢業(yè)生就業(yè)接收手續(xù)等多項(xiàng)業(yè)務(wù)，服務(wù)對象逐步擴(kuò)大、服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經(jīng)濟(jì)改革進(jìn)程中的新產(chǎn)物，也必定隨著市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實(shí)現(xiàn)手段更新和服務(wù)能力的提升，為需求者提供動態(tài)真實(shí)的原始資料，更為需求者提供科學(xué)信用的評價分析，實(shí)現(xiàn)人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發(fā)它在市場經(jīng)濟(jì)中應(yīng)有的勃勃生機(jī)，必須要拓寬視野，開辟新領(lǐng)域才能提升它存在的價值，因此，我們應(yīng)當(dāng)不斷尋求服務(wù)方式的創(chuàng)新并需要有關(guān)上級部門的明確支持和統(tǒng)一指導(dǎo)。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責(zé)；二是按照現(xiàn)代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據(jù)國際通用的原則加強(qiáng)職業(yè)分類和崗位分類形成規(guī)范的職業(yè)管理制度。
總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的進(jìn)程而產(chǎn)生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實(shí)質(zhì)是人事管理關(guān)系的實(shí)現(xiàn)，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實(shí)踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，它推動了人事制度改革的深化，促進(jìn)了人才資源的市場化配置，并對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。流動人員人事檔案管理是現(xiàn)代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項(xiàng)工作做好。
參考文獻(xiàn)：
[1]李明.妥善處理流動人員檔案的滯留[J].檔案管理,2011,4.
改革開放20多年來，民營企業(yè)從無到有、從弱到強(qiáng)逐漸發(fā)展成為國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，作為一種不可取代的經(jīng)濟(jì)體，它已成為我國經(jīng)濟(jì)增長的主要來源，共同富裕的重要力量和社會穩(wěn)定的基本因素。然而，大多數(shù)中小型民營企業(yè)檔案管理工作卻處于初始階段，基本上處于無人員、無設(shè)施、無制度、無庫房的“四無”狀態(tài)，這與民營企業(yè)的迅猛發(fā)展極不相襯。如何在民營企業(yè)的發(fā)展過程中加大民營企業(yè)的檔案管理，發(fā)揮其檔案的作用，為民營企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，已成為民營企業(yè)檔案管理工作中亟待解決的一個新課題。
一、民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及原因分析
（一）民營企業(yè)檔案工作存在的問題
1.管理觀念落后，跟不上企業(yè)的發(fā)展規(guī)模。民營企業(yè)大多是從家庭作坊開始起步，隨市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展逐步把企業(yè)做大。目前，“有經(jīng)營思想、無檔案意識”是民營企業(yè)主中普遍存在的一種現(xiàn)象，這些企業(yè)主往往把大量資金投入到企業(yè)的生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)人員上，卻在檔案管理工作的人員、設(shè)備、庫房、經(jīng)費(fèi)配備等方面十分吝嗇，至于檔案方面的專業(yè)知識更是缺乏。大多數(shù)民營企業(yè)主心目中沒有檔案管理，更別提檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化。2003年在上海和江浙的一項(xiàng)調(diào)查表明：13%的民營企業(yè)無人管理檔案；55.4%的民營企業(yè)未建檔案室，僅有人兼管檔案。十年過去了，此現(xiàn)象仍然存在。據(jù)筆者調(diào)查了解金華本地民營企業(yè)大多數(shù)未設(shè)立檔案室，有的甚至無人管理檔案。例如浙江高峰新材料管業(yè)有限公司，雖然擁有固定資產(chǎn)2.8億元，員工800余人，但它也未設(shè)立檔案室，只是由辦公室人員兼管文書檔案。又如浙江太陽金屬有限公司根本就無人管理檔案。這些民營企業(yè)主看不到檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營中的重要作用，沒有把企業(yè)檔案當(dāng)作企業(yè)的無形資產(chǎn)的觀念。因此，即使企業(yè)產(chǎn)值增加和規(guī)模擴(kuò)大了，檔案材料增多了，但檔案管理工作卻未能與企業(yè)的發(fā)展同步。
2.檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，業(yè)務(wù)不熟悉，無上崗能力，不懂如何整理歸類、保管。為節(jié)約成本，民營企業(yè)的很多檔案管理人員由辦公室人員和后勤人員兼職，往往是人手少、兼職多，由于工作量大，業(yè)務(wù)繁雜，平時對檔案工作置之不理，用時才慌忙翻尋。他們沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，不清楚檔案管理的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息得不到有效地開發(fā)利用。
3.管理資源分散，缺乏健全的檔案管理制度。民營企業(yè)檔案資料四分五裂地分散在各個部門，查找利用相當(dāng)不便，這是由于缺乏健全的檔案管理制度所致，各部門隨意采用自己的檔案管理辦法，應(yīng)該歸檔的材料既沒有組成案卷，也沒有查找目錄。例如一些民營企業(yè)，它的基建檔案、產(chǎn)品檔案、技術(shù)檔案、工、青、婦、黨、團(tuán)檔案、人事檔案分別由基建負(fù)責(zé)人、銷售部、技術(shù)部、工會、辦公室管理，形成典型的分散管理局面。加上監(jiān)督機(jī)制不到位，如果有員工“跳槽”，就會造成核心材料和技術(shù)泄露，知識產(chǎn)權(quán)白白流失，那將是一種無法彌補(bǔ)的損失。
4、落后的法治管理辦法與新時期依法治檔的要求不相適應(yīng)。目前，我國檔案管理體制和運(yùn)作模式已經(jīng)陳舊，難以適應(yīng)民營企業(yè)檔案管理工作，由于新的體制和運(yùn)作模式還沒有形成，導(dǎo)致檔案行政管理人員無所適從，從而忽視對民營企業(yè)檔案管理的調(diào)查研究和監(jiān)督指導(dǎo)，而一些民營企業(yè)主由于觀念落后，也把企業(yè)檔案當(dāng)成一種內(nèi)部的、機(jī)密的信息，外人無權(quán)進(jìn)行調(diào)查研究和指導(dǎo)。因此，必須盡快制定一項(xiàng)適合民營企業(yè)檔案管理的法律法規(guī)來解決這一課題。
（二）存在上述問題的主要原因
1.民營企業(yè)管理者缺乏檔案管理意識導(dǎo)致其檔案管理不能與企業(yè)發(fā)展同進(jìn)步。在民營企業(yè)發(fā)展過程中，民營企業(yè)主大都忽視檔案管理而只重視生產(chǎn)經(jīng)營。對檔案概念認(rèn)識模糊的不僅是企業(yè)主，還包括管理層。幾乎沒有人認(rèn)識到企業(yè)管理工作的重要組成部分不僅包括生產(chǎn)、銷售等內(nèi)容，還包括了檔案管理這一技術(shù)工作，認(rèn)識不到企業(yè)的檔案不僅僅是人事檔案，還包括企業(yè)在經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的歷史記錄，民營企業(yè)要想掌握內(nèi)外部經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息資料，保證企業(yè)經(jīng)營決策科學(xué)性以及提高企業(yè)效益，必須高度認(rèn)識這種歷史記錄的重要性。由于認(rèn)識的局限性，因此民營企業(yè)的決策者沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，更不舍得投入人力、物力來管理檔案。
2.民營企業(yè)管理者檔案法制觀念淡薄導(dǎo)致其檔案管理成為法制盲區(qū)。1988年1月1日，我國正式頒布實(shí)施《檔案法》，20多年過去了，《檔案法》已深入國家行政事業(yè)單位中，但卻一直沒有在民營企業(yè)主中產(chǎn)生較大的影響，不少民營企業(yè)管理者不但自己不學(xué)習(xí)《檔案法》，而且也不組織管理層和員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，導(dǎo)致企業(yè)變成檔案法制的盲區(qū)。因此，他們不能依法做好本企業(yè)的檔案工作是必然的。
3.檔案行政管理部門宣傳和引導(dǎo)不到位，服務(wù)水平跟不上導(dǎo)致民營企業(yè)檔案管理形成“空檔”。民營企業(yè)經(jīng)營者不了解檔案工作，不清楚哪些工作應(yīng)該建檔，沒有看到檔案工作重要性。長期以來，我國對國有企業(yè)有一套較為完善的監(jiān)督指導(dǎo)思路，但對非國有企業(yè)卻沒有，而檔案行政管理部門跟不上民營企業(yè)發(fā)展的步伐，沒有及時制訂和出臺關(guān)于民營企業(yè)檔案管理的規(guī)定，導(dǎo)致民營企業(yè)的檔案管理無章可循，工作也處于落后狀態(tài)。
因此，我國必須大力加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理工作，以改變民營企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀。
二、做好民營企業(yè)檔案工作的重要意義
（一）做好民營企業(yè)檔案工作是檔案工作適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新形勢的必然要求。非公有制經(jīng)濟(jì)是促進(jìn)我國社會生產(chǎn)力發(fā)展的重要力量，積極發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)，對于全面建設(shè)小康社會和加快社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程具有重大的戰(zhàn)略意義。民營企業(yè)是非公有制經(jīng)濟(jì)重要組成部分，做好民營企業(yè)檔案工作將對民營企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生積極的影響。
（二）做好民營企業(yè)檔案工作是民營企業(yè)自身發(fā)展的客觀需要。良好的檔案管理，有助于民營企業(yè)增加技術(shù)和知識儲備，促進(jìn)企業(yè)保護(hù)好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障；有助于民營企業(yè)在國際國內(nèi)市場競爭中增強(qiáng)抵御風(fēng)險的能力，并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益；有助于民營企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系，提高企業(yè)誠信度，樹立企業(yè)形象；展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營理念，提高企業(yè)的文化品位。2002年，康恩貝集團(tuán)申報首批浙江省誠信示范企業(yè)就是一個很好的例子。當(dāng)時集團(tuán)檔案室及時提供了有關(guān)銀行、合同、產(chǎn)品服務(wù)、財(cái)務(wù)、納稅、勞動、環(huán)保等信用方面的原始資料，證明集團(tuán)完全符合省誠信示范企業(yè)的條件，2003年3月康恩貝集團(tuán)順利被評為省誠信示范單位。
（三）做好民營企業(yè)檔案工作是各有關(guān)部門建立和完善非公有制經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)體系的重要措施。社會主義經(jīng)濟(jì)體制的完善要求民營經(jīng)濟(jì)向著規(guī)范化、制度、誠信發(fā)展。政府有關(guān)部門的管理和服務(wù)也需要依據(jù)企業(yè)真實(shí)、可靠的信息和數(shù)據(jù)。
三、積極探索民營企業(yè)檔案工作的有效途徑
1.要做好心理引導(dǎo)，不斷激發(fā)民營企業(yè)的建檔熱情，鼓勵民營企業(yè)建立檔案室。民營企業(yè)檔案工作能否順利開展，最重要因素是其企業(yè)主的檔案意識。所以，能否激發(fā)私企的建檔熱情，必須要從正向和逆向思維兩方面進(jìn)行積極的心理引導(dǎo)。正向思維就是要對國家相關(guān)檔案法律法規(guī)和國有企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行宣傳，對那些成功利用檔案的民營企業(yè)要進(jìn)行特別宣傳，使“檔案是財(cái)富、檔案是效益”的觀念在民營企業(yè)中確立，使保護(hù)和利用檔案成為民營企業(yè)的一種自覺行為。逆向思維就是要從反面讓民營企業(yè)主認(rèn)識到，制約企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展原因包括落后的檔案工作觀念和行為，致命的管理漏洞皆因沒有完善的檔案管理方法和制度。
2.要勇于創(chuàng)新，探索民營企業(yè)檔案管理新模式。民營企業(yè)存在各種不同的情況，這種不同不僅包括人員的整體素質(zhì)和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營的不同，還包括收集保管的資料完整程度和建檔物質(zhì)條件的不同。因此，根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，結(jié)合民營企業(yè)實(shí)際情況，可以采用不同的形式讓民營企業(yè)走出檔案管理的困境。例如集中式管理、網(wǎng)點(diǎn)式管理和寄存式管理等。所謂集中式管理，是指將本企業(yè)各類檔案集中統(tǒng)一保管；所謂網(wǎng)點(diǎn)式管理，是指檔案實(shí)體按類別分散保管在有關(guān)部門，各類檔案的目錄集中統(tǒng)一保管在綜合檔案室；所謂寄存式管理，是指民營企業(yè)將自身形成的檔案寄存在地方檔案館或檔案中介機(jī)構(gòu)。
3.要改變觀念，為民營企業(yè)提供形式多樣的服務(wù)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，僅靠宣傳和行政手段來要求民營企業(yè)搞好檔案管理工作是行不通的，只有為民營企業(yè)提供形式多樣的服務(wù)才能讓他們心甘情愿地接受。一是建立新型服務(wù)體系。通過建立數(shù)字型檔案，打開檔案信息化服務(wù)的通道，讓民營企業(yè)可以在網(wǎng)上查詢檔案工作信息。同時建立市場咨詢檔案，使商業(yè)信息進(jìn)入民營企業(yè)的存檔空間。二是宣講國家相關(guān)法規(guī)。運(yùn)用檔案網(wǎng)站的傳播優(yōu)勢，使最新的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、成功作法得到有效傳播，同時聯(lián)合新聞單位，把增強(qiáng)全社會的檔案意識和普及檔案知識通過現(xiàn)代傳播手段進(jìn)行傳播：三是編寫工作指南和業(yè)務(wù)指導(dǎo)材料贈送給民營企業(yè)，指導(dǎo)其用科學(xué)的理念來搞好建檔工作。民營企業(yè)有別于國有企業(yè)，在指導(dǎo)民營企業(yè)規(guī)范管理檔案時，要簡化有關(guān)程序，簡化各類文件歸檔整理要求，分類盡量簡單靈活，便于操作，編發(fā)的指導(dǎo)材料也要具有針對性和操作性，使檔案人員做起來得心應(yīng)手。四是加強(qiáng)有針對性的培訓(xùn)。針對民營企業(yè)檔案人員“兼職過多”的特點(diǎn)，檔案部門可采取現(xiàn)場培訓(xùn)、上門培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等各種形式，幫助民營企業(yè)檔案人員掌握檔案管理的基本要求和應(yīng)用計(jì)算機(jī)的技能，真正解決民營企業(yè)在檔案工作中遇到的問題。
中圖分類號：C96 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1009-0118（2012）07-0171-02
一、干部人事檔案管理中依然存在的幾個問題
（一）在認(rèn)識層面，對干部人事檔案管理重視不足。干部人事檔案管理工作，是一項(xiàng)工作任務(wù)重、工作系統(tǒng)性強(qiáng)，且工作業(yè)績不明顯的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前依然有很多人任務(wù)社干部人事檔案工作僅僅是一些簡單的保管性工作，只要檔案不丟失，能查詢就完全可以了。事實(shí)上，這種對干部檔案管理工作的認(rèn)識存在著極大偏差，不能充分認(rèn)識到干部檔案工作的重要性，受這種認(rèn)識的影響，一些單位在干部檔案人員安排上，往往是檔案管理人員身兼數(shù)職，對干部人事檔案工作認(rèn)識不足、重視不夠，工作處于消極應(yīng)付狀態(tài)。
（二）在管理方面，相關(guān)的檔案管理機(jī)制不夠健全。重保密、輕查詢、不開放的現(xiàn)象在干部人事檔案管理中依然普遍存在。根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定，目前只有政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)才具有干部事檔案的相應(yīng)保管權(quán)，但隨著社會經(jīng)濟(jì)的告訴發(fā)展以及人員交流的增加，一些民營企業(yè)和外資企業(yè)中也開始出現(xiàn)了干部人事檔案管理的需要，而實(shí)際上，這些企業(yè)多存是將干部人事檔案通過人才交流中心寄存并托管。由于干部人事檔案管理的不透明，產(chǎn)生的相應(yīng)管理問題有增加趨勢，一些當(dāng)事人的干部人事檔案被原工作單位填寫了一些不實(shí)情況，但由于個當(dāng)事人無法查閱個人檔案，造成檔案丟失和篡改等情況發(fā)生，當(dāng)事人均無從知曉。當(dāng)前人員流動已經(jīng)成為了一種比較普遍的現(xiàn)象，在人員流動過程中，由于干部人事檔案無法做到與人員流動同步，所以人檔分離的情況普遍存在，一些單位為了阻止人才外流，甚至將干部人事檔案作為要挾條件，導(dǎo)致很多“棄檔”現(xiàn)象出現(xiàn)。
（三）在質(zhì)量方面，干部檔案收集力度和材料質(zhì)量均有一定差距。干部人事檔案收集歸檔制度不夠規(guī)范和健全，相關(guān)管理制度執(zhí)行也吃不夠嚴(yán)格，很多單位在管理上多為生搬硬套上級管理部門的相關(guān)規(guī)定，沒有進(jìn)行相應(yīng)的本地化細(xì)化。此為，過去傳統(tǒng)的手工管理對于干部人事檔案的質(zhì)量與效率均存在一定的制約，干部人事檔案信息化進(jìn)程較慢，人事檔案管理效率不高。
二、干部人事檔案管理問題的原因分析
（一）干部人事檔案管理機(jī)制不健全
一是干部人事檔案管理體制不夠健全，一些單位干部人事檔案并未設(shè)立庫房，沒有形成規(guī)范的管理體制。些干部對人事檔案的存放和管理均不知曉，干部人事檔案被放置在人事管理人員的抽屜或柜子中，甚至存在干部人事檔案本人管理的嚴(yán)重問題。二是干部人事檔案相關(guān)制度落實(shí)存在問題。雖然當(dāng)前大部分單位均制定干部人事檔案管理制度，然而在實(shí)際工作中，執(zhí)行的情況不容樂觀，一些單位在查借干部人事檔案時，既不登記也不出具介紹信的情況大量攢竹，回執(zhí)單落實(shí)和按時歸檔等方面也存在一定差距。三是現(xiàn)行制度中有滯后和制肘問題。新形勢下，傳統(tǒng)的管理制定應(yīng)不能適應(yīng)干部人事檔案發(fā)展的需求，一些舊的管理制度亟待完善和修訂。
（二）對干部人事檔案認(rèn)識不夠到位
很多單位對待干部人事檔案管理工作，依然存在“用起來重要，管起來次要，做起來不要”的問題，在思想認(rèn)識方面存在一定偏差。一是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。一些單位和部門領(lǐng)導(dǎo)對干部檔案管理的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為干部檔案管理投入物力和人力較多，并且工作不能對業(yè)績有所提升。對干部人事檔案管理工作不關(guān)心、不關(guān)注、不支持，在庫房建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)立、人員配置等方面均不能給予充分的支持和保障。二是相關(guān)人員配置不到位。一些單位干部人事檔案管理工作人員多為身兼數(shù)職，工作任務(wù)比較繁雜，管理人員的工作內(nèi)容多，工作壓力大。此為，由于缺少必要的培訓(xùn)，一些管理人員的專業(yè)技能不夠精通，無法確保干部人事檔案的規(guī)范化管理順利實(shí)施。
（三）干部人事檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)
做好干部人事檔案管理工作，不僅需要較強(qiáng)的專業(yè)技能，更需要強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神?？梢哉f責(zé)任心是做好干部檔案管理最核心的需求。很多時候，干部人事檔案管理問題就是管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題，圖簡省、怕麻煩、走捷徑都是責(zé)任心不強(qiáng)的表現(xiàn)，也是當(dāng)前各項(xiàng)干部檔案管理問題的深層次原因。
三、做好干部人事檔案工作的對策與建議
（一）進(jìn)一步提高對干部人事檔案工作的認(rèn)識
一、目前，我省流動人員人事檔案管理在實(shí)際工作中主要存在著以下主要問題
1.流動人員人事檔案多頭管理問題。由于客觀原因，實(shí)際上現(xiàn)在省、市、區(qū)各級人才交流機(jī)構(gòu)和各級職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)甚至社保部門都在保管檔案，還包括一些社會中介組織、行業(yè)機(jī)構(gòu)所辦的人才交流機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)都在管理流動人員人事檔案。
2.流動人員對于人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足，民營企業(yè)對員工人事檔案不夠重視。很多的流動人員認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要，而且越是年輕人越是不重視檔案。但同時也反映出檔案管理在黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和大型國有企業(yè)中的種種管理制度同其他各類非公企業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)人員檔案在用途上的差異大。對于企業(yè)來說，多數(shù)企業(yè)認(rèn)為人事檔案在很大程度上已經(jīng)不能幫助他們正確判斷某個人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，這些都影響了流動人員的檔案管理趨向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3.有些檔案管理職能不能有效發(fā)揮作用。一是檔案的接收在一些方面的限制，比如沒有報到證或者民辦院校畢業(yè)生的檔案接收問題等等，二是各省區(qū)在彼此間轉(zhuǎn)遞檔案時對轉(zhuǎn)正定級的要求，因?yàn)槟壳拔覀儌€人托管的檔案很多是在轉(zhuǎn)遞的時候才根據(jù)對方接收單位的要求辦轉(zhuǎn)正定級，那么現(xiàn)辦、補(bǔ)辦等等問題各省區(qū)是如何處理的，全國能否有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，三是政策與收費(fèi)方面，畢業(yè)生畢業(yè)后的2年是免費(fèi)的，那么我們省還沒有做到免費(fèi)的這些檔案都能有財(cái)政支付。可以說人力資源和社會保障部門承擔(dān)著合理配置人才資源的職能，如何通過加強(qiáng)流動人員人事檔案管理促進(jìn)人才流動，規(guī)范人才流動，很值得我們研究。
二、努力提高流動人員人事檔案管理的社會化服務(wù)水平
為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)和國家實(shí)施西部大開發(fā)戰(zhàn)略的需要，要提高政府人力資源和社會保障部門公共服務(wù)水平，就必須提高流動人員人事檔案管理的社會化服務(wù)水平。
1.形成共識，促進(jìn)發(fā)展。做好流動人員人事檔。案管理工作，要加強(qiáng)對流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞過程的管理，由于現(xiàn)在全國各省區(qū)之間檔案流動數(shù)量也很大，各省區(qū)之間轉(zhuǎn)遞管理也有一些差異，導(dǎo)致檔案在轉(zhuǎn)
轉(zhuǎn)貼于
遞中有些政策不能彼此配套。建議由國家人力資源和社會保障部相關(guān)部門牽頭，規(guī)范全國各省區(qū)之間的有關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞方面的要求，通過加強(qiáng)對人事檔案流轉(zhuǎn)過程的管理來規(guī)范、引導(dǎo)人才流動，使人事檔案價值得以體現(xiàn)。
2.實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。流動人員人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)劃化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，內(nèi)容是否準(zhǔn)確、精煉等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。
3.由于西北地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀不同，對于規(guī)。范西部地區(qū)流動人員人事檔案管理區(qū)別對待，不搞一刀切。
人事檔案收存了人員履歷、鑒定（考評）記錄、政治歷史、黨（團(tuán)）關(guān)系等個人信息，以及獎懲情況、任免（職）、工資收入等私密信息，以權(quán)威文件材料的方式記錄員工個人成長、思想發(fā)展的過往，能體現(xiàn)當(dāng)事人家庭背景、從事專業(yè)、個人發(fā)展等各個方面的內(nèi)容情況。簡而言之，人事檔案是個人信息的儲存庫，概括地反映當(dāng)事人經(jīng)歷全貌。基于人才流動頻次加快、方式愈加多樣化等現(xiàn)實(shí)，以傳統(tǒng)人工方式對人事檔案實(shí)行管理的“短板”越來越突顯。以湖南省人才流動服務(wù)中心為例，截至目前，受托管檔案高達(dá)19萬份，且每年新增檔案均在30%以上。量的迅猛增加，進(jìn)一步帶來管理中存在的矛盾和問題。
1.軟件系統(tǒng)更新滯后于硬件設(shè)施建設(shè)
當(dāng)前，經(jīng)批準(zhǔn)有人事檔案管理權(quán)限的絕大多數(shù)為政府所屬人才中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，經(jīng)長期運(yùn)營發(fā)展，與人事檔案總量相匹配的硬件設(shè)施基本上都能滿足正常需要，但是在軟件配套設(shè)施、系統(tǒng)上還有較大的提升空間。湖南省人才流動服務(wù)中心目前的人事檔案管理系統(tǒng)系21世紀(jì)初期配置，近十年來，人事檔案數(shù)呈幾何倍級增長，使用的管理服務(wù)系統(tǒng)卻沒有及時升級，出現(xiàn)原始檔案信息不能加入管理系統(tǒng)，信息查詢需要“兩條腿走路”，檔案信息更新不及時，系統(tǒng)外遠(yuǎn)程查詢、受理無法實(shí)現(xiàn)等情況。由此帶來諸多管理服務(wù)中的不便，導(dǎo)致優(yōu)質(zhì)人事檔案管理服務(wù)不能到位。
2.信息化程度不高制約服務(wù)水準(zhǔn)提升
隨著上世紀(jì)末高校持續(xù)“擴(kuò)招”，高校畢業(yè)生總量近年劇增，處在“擇業(yè)期”的大中專畢業(yè)生個人人事檔案，除少量能跟隨本人進(jìn)入有自主管理人事檔案的用人單位，絕大多數(shù)人事檔案都進(jìn)入工作地或居住地所在的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這批高學(xué)歷、高素質(zhì)檔案托管人使用網(wǎng)絡(luò)的頻次非常強(qiáng)，大多都習(xí)慣使用網(wǎng)絡(luò)處理個人有關(guān)事宜。而由于信息化程度不高，需要辦理的事項(xiàng)只能往返于人才機(jī)構(gòu)和居住地之間，既給機(jī)構(gòu)前臺受理窗口帶來了巨大的工作壓力，也給檔案托管當(dāng)事人增加了較大的辦理成本。
3.辦理不便捷造成人事檔案資源浪費(fèi)
長期以來，廣大流動人員特別是大中專畢業(yè)生對我國人事制度及人事檔案工作缺乏足夠的了解和重視，加之檔案事務(wù)辦理程序、服務(wù)通道等方面存在一定的滯后，導(dǎo)致當(dāng)事人對個人檔案不關(guān)心、不重視。這也是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)每年都出現(xiàn)相當(dāng)數(shù)量的“死檔”、“無人檔”的關(guān)鍵原因。另一方面，一部分民營企業(yè)對員工檔案不重視，沒有認(rèn)識到通過檔案了解員工相關(guān)情況從而達(dá)到甄別、選用員工的這一便捷渠道，造成在實(shí)際工作中員工人事檔案利用率低，一定程度上帶來了檔案資源的巨大浪費(fèi)。
二、加快人事檔案管理信息化建設(shè)有效途徑
檔案資源對企業(yè)、社會、個人都有非常重要的價值，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅猛發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理與服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足需要。同時，隨著受托管檔案數(shù)量的劇增，以信息化建設(shè)為突破口、充分利用好檔案資源成為各級檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的必然選擇。要建立起一個融檔案保護(hù)與檔案信息處理于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建設(shè)一個有限開放性檔案管理系統(tǒng)，把檔案信息轉(zhuǎn)化為可利用的社會資源，便于企業(yè)更快捷方便尋找合適人才。
1.加大資金投入，開發(fā)一整套人事檔案管理系統(tǒng)
隨著流動人員及大中專畢業(yè)生每年累積增多，湖南省人才流動服務(wù)中心庫存人事檔案數(shù)量成倍增加，現(xiàn)行管理系統(tǒng)已不能滿足檔案管理所需，且人事檔案信息多而雜，建立一整套人事檔案管理系統(tǒng)勢在必行。
這套系統(tǒng)既要包括內(nèi)部管理系統(tǒng)，又包括遠(yuǎn)程使用、服務(wù)系統(tǒng)。內(nèi)部管理系統(tǒng)將檔案原有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)重新導(dǎo)入，并在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善，使之擁有一個大型人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，讓常規(guī)性查閱利用、統(tǒng)計(jì)、調(diào)取等實(shí)現(xiàn)自動化，替代現(xiàn)行人事檔案管理繁瑣的入庫查詢、效率低下的人工調(diào)取等，提高人事檔案管理的利用率和管理水平等。遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)應(yīng)將存檔人員檔案基本信息上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)后臺，流動人員憑身份證或其他有效證件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)界面即可實(shí)時查詢，有效提高效率和質(zhì)量。從長遠(yuǎn)來看，通過一次性資金投入、借助專業(yè)技術(shù)力量，開發(fā)建設(shè)市場化人事管理系統(tǒng)，將獲得比投入更大、更有效的產(chǎn)出，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)和資源共享。
2.加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提升檔案管理人員信息化技能
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，一套完善的管理系統(tǒng)只是基本，要實(shí)現(xiàn)長期穩(wěn)定的管理服務(wù)預(yù)期，更需要擁有一大批高素質(zhì)高水平的檔案管理人員。
