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時間：2023-05-30 08:37:20
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇學(xué)生學(xué)籍檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括學(xué)生報(bào)名注冊登記表、體檢表、個人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、在校期間的德、智、體、美發(fā)展情況及各科成績記錄、學(xué)籍變動情況記錄、學(xué)生畢業(yè)情況等。學(xué)籍檔案存于學(xué)校學(xué)籍管理部門，它體現(xiàn)了學(xué)生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)。那么如何準(zhǔn)確完整詳細(xì)地記錄學(xué)生的求學(xué)經(jīng)歷、完善學(xué)生學(xué)籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學(xué)校相關(guān)部門較為關(guān)注的課題。
1 學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀
1.管理體制不完善，服務(wù)意識不強(qiáng)。無統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)。許多學(xué)校的學(xué)籍管理體制不能與時俱進(jìn)，沒有總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，沒有把握學(xué)校及學(xué)生自身的特點(diǎn)，沒有建立適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的行之有效的管理體制，給學(xué)籍管理工作的開展帶來不便。學(xué)校在學(xué)籍管理過程中，服務(wù)意識不強(qiáng)，忽略了學(xué)生的主體地位，沒有做到以學(xué)生為本，制約了學(xué)生自身的發(fā)展，制約了學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。
2.學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊功能不能滿足學(xué)籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實(shí)際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應(yīng)性不強(qiáng)。由于各地區(qū)各學(xué)校學(xué)籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊對部分學(xué)籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學(xué)籍管理工作的各個環(huán)節(jié)；（3）不能以網(wǎng)站為依托實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)共享，甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)本校內(nèi)的數(shù)據(jù)共享。
3.學(xué)籍檔案管理仍達(dá)不到信息化標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平不高。學(xué)籍管理軟件的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化不強(qiáng)，沒有結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案管理，不能依托網(wǎng)絡(luò)界面，實(shí)時顯示并更新相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)信息化；各學(xué)校的學(xué)籍管理科（室）數(shù)據(jù)與其他科（室）的相關(guān)數(shù)據(jù)甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)本校內(nèi)各科（室）學(xué)生數(shù)據(jù)的共享。另外學(xué)籍管理人員信息化管理水平跟不上，學(xué)生在遇到學(xué)籍變動如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)時，不能做到信息量的詳實(shí)，準(zhǔn)確、及時、統(tǒng)一。容易出現(xiàn)錯誤，造成重復(fù)性工作，大大降低了工作效率及利用率。
4.缺乏既精通學(xué)籍管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型管理人才，且管理人員變動頻繁，造成學(xué)生學(xué)籍檔案不完整，缺乏真實(shí)性等問題，造成后期核對困難。
2 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的對策
1、完善學(xué)籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務(wù)意識。
學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，健全、完善管理體制，規(guī)范學(xué)籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學(xué)籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期、每個學(xué)制按時、完整、準(zhǔn)確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強(qiáng)對學(xué)籍檔案真實(shí)性的認(rèn)證和鑒別，保證其真實(shí)可靠；提高學(xué)籍管理人員的思想認(rèn)識，創(chuàng)新管理理念，牢固樹立以學(xué)生為本的服務(wù)意識，深入了解學(xué)生訴求，解決學(xué)生的實(shí)際問題，關(guān)心學(xué)生的成長與成才，加強(qiáng)思想引領(lǐng)，著力提升學(xué)生的思想境界，真正落實(shí)服務(wù)育人的目標(biāo)。提高學(xué)校的學(xué)籍管理技術(shù)水平、管理水平、服務(wù)能力和學(xué)生滿意度。
2、著力開發(fā)運(yùn)用具有可擴(kuò)展性的學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件，滿足學(xué)籍管理工作的需求。
學(xué)籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會出現(xiàn)很多變化或特殊情況，如果學(xué)籍系統(tǒng)僅僅用于適應(yīng)業(yè)務(wù)本身，而不兼容后續(xù)工作和教學(xué)管理等其他流程，這樣的系統(tǒng)顯然不夠完善。面對復(fù)雜的實(shí)際工作，系統(tǒng)必須具備可擴(kuò)展性。因此學(xué)籍管理軟件開發(fā)人員應(yīng)與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手，針對目前學(xué)校學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊不能完全滿足工作要求的現(xiàn)狀，軟件研發(fā)公司應(yīng)深入學(xué)籍管理工作一線，與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員加強(qiáng)溝通，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家教育部學(xué)籍信息化管理的工作要求，仔細(xì)研究學(xué)校教務(wù)管理的工作特點(diǎn)，本著高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、既適應(yīng)當(dāng)前又考慮未來發(fā)展的原則，為各學(xué)校定制開發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊，滿足學(xué)籍管理工作的需求，加快學(xué)籍管理信息化進(jìn)程。
3、加快學(xué)籍檔案管理信息化程度，運(yùn)用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案信息化管理。
切實(shí)加大對學(xué)籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學(xué)校學(xué)籍管理信息化體制，加大對學(xué)籍管理信息化資金投入，加強(qiáng)對學(xué)籍管理信息化人員的培養(yǎng)，提高學(xué)籍管理信息化的效率與水平，利用現(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)學(xué)籍信息化管理。一方面建設(shè)高質(zhì)量的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數(shù)據(jù)處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準(zhǔn)確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進(jìn)行。同時加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)一套安全、完善、高效、能夠?qū)崟r顯示并更新相關(guān)信息的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源共享，從整體上提高學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和水平。
4、提高學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理水平，建設(shè)一支高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊(duì)伍。
（1）加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高其政治素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。
（2）管理人員要有求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神，要高度樹立學(xué)籍管理為育人服務(wù)的責(zé)任感和使命感；牢固樹立以學(xué)生為本的服務(wù)意識。加強(qiáng)學(xué)籍業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”，全面掌握學(xué)籍檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。
【關(guān)鍵詞】
高校學(xué)生；檔案；管理；策儀
就學(xué)生學(xué)籍檔案而言，其中包括了學(xué)生的總成績、學(xué)籍卡片、學(xué)生名冊、學(xué)生變更資料、獎勵材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學(xué)生在校期間總體表現(xiàn)和日常學(xué)習(xí)情況的一個重要數(shù)據(jù)。當(dāng)學(xué)生的學(xué)籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過歸檔到最終的保存?？墒?，在這一系列繁雜的過程中，由于學(xué)籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過程中時常出現(xiàn)各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學(xué)籍檔案管理工作，確保學(xué)籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。
一、學(xué)籍檔案所具有的作用
（一）學(xué)籍檔案具有憑證作用
正如之前所說，高校學(xué)生學(xué)籍檔案可以真實(shí)有效的反映出一個學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的基本情況、社會實(shí)踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學(xué)籍檔案自身同樣具備真實(shí)性、可靠性以及準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，它可以客觀的反映出高校學(xué)生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點(diǎn)的角度上講，學(xué)籍檔案還將學(xué)生的成長情況等資料記錄在內(nèi)，是學(xué)生將來就業(yè)、升學(xué)或者留學(xué)的根本憑證。
（二）學(xué)籍檔案具有參考作用
除了上述內(nèi)容之外，學(xué)籍檔案還詳細(xì)記錄了學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)情況、退學(xué)情況、升學(xué)情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學(xué)校以及將來的用人單位提供了學(xué)生更加詳細(xì)的個人資料，方便學(xué)?；蚪窈蟮挠萌藛挝桓尤?、細(xì)致的了解每一位在校學(xué)生的整體情況，為學(xué)生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學(xué)籍檔案同時也是社會選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個重要依據(jù)。
（三）學(xué)籍檔案具有評估作用
一個學(xué)校的辦學(xué)理念是否能適應(yīng)社會需求，是否能夠幫助社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)。而學(xué)籍檔案則有學(xué)生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實(shí)有效的反映出該學(xué)校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對于學(xué)籍考核以及管理而言，則可以真實(shí)有效的反映出一個學(xué)校的教育質(zhì)量以及教學(xué)水平，是評估教學(xué)、專業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學(xué)校的好壞。
（四）學(xué)籍檔案具有人才信息庫的作用
對于學(xué)校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學(xué)籍檔案則可以組成一個強(qiáng)大的學(xué)生資料數(shù)據(jù)信息庫，這種數(shù)據(jù)庫可以有效的為將來用人單位提供學(xué)生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學(xué)籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫的作用。
二、當(dāng)今我國學(xué)籍檔案現(xiàn)存的缺陷
（一）正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的特點(diǎn)，決定了管理方面的困難
對于學(xué)籍檔案工作而言，其自身具備很多特點(diǎn)，例如：首先，學(xué)生接受的教育形式相對復(fù)雜，其中有學(xué)歷教育，但同樣也存在非學(xué)歷教育。而單從學(xué)歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學(xué)習(xí)以及業(yè)余學(xué)習(xí)等等。非學(xué)歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學(xué)籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過程復(fù)雜，所花時間也相對較長。正是因?yàn)閷W(xué)籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。
（二）學(xué)籍檔案管理渠道較多
現(xiàn)如今，我國很多高校在學(xué)籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務(wù)處只負(fù)責(zé)學(xué)籍的變更以及成績變更；學(xué)生處只負(fù)責(zé)學(xué)生的獎懲情況；學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，正是由于這樣的原因，致使學(xué)籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。
（三）高校領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員對學(xué)籍檔案管理工作不夠重視
就從我國來看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者對學(xué)籍檔案工作不夠重視，因?yàn)閷τ趯W(xué)籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟(jì)利益，因此并沒有得到校領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的重視。
三、提高學(xué)籍檔案策儀
（一）讓學(xué)籍檔案受到足夠重視
對于學(xué)籍檔案管理人員而言，尤其是教學(xué)管理部門以及黨政部門等，要切實(shí)提高學(xué)籍檔案工作的認(rèn)知度，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，使高校學(xué)籍檔案發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。
（二）不斷對學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理
要想切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作，那么就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對在校每一位學(xué)生的學(xué)習(xí)成績以及學(xué)籍進(jìn)行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學(xué)生的學(xué)號，嚴(yán)格遵循學(xué)號唯一性原則，杜絕重號情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對剛?cè)鐚W(xué)的新生進(jìn)行一一核對，確保資料與個人準(zhǔn)確無誤。除此之外，還應(yīng)當(dāng)使學(xué)籍異動管理逐漸規(guī)范化，對每一位學(xué)生實(shí)行嚴(yán)格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學(xué)”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊文件中的各項(xiàng)要求，對滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)證書電子注冊號。
（三）當(dāng)學(xué)籍檔案被錄入進(jìn)計(jì)算機(jī)之后，要做好應(yīng)有的安全防范工作
現(xiàn)如今，隨著信息化時代的到來，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項(xiàng)重要設(shè)備。當(dāng)學(xué)籍檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)自動化過程中，我們一定要嚴(yán)加重視學(xué)籍檔案保密工作。當(dāng)學(xué)籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對利用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因?yàn)閷W(xué)籍檔案一檔被錄入進(jìn)電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點(diǎn)，如果被篡改將很難查證。所以學(xué)籍檔案管理者要對檔案使用者進(jìn)行權(quán)利限制，從根本上確保學(xué)籍檔案的安全性。
參考文獻(xiàn)：
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學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
1.學(xué)籍檔案管理存在的主要問題
1.1學(xué)籍檔案形成的相關(guān)人員意識不到位
學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)過程以及思想表現(xiàn)都可以在學(xué)籍檔案中得到最真實(shí)的反映，檔案的原始性和真實(shí)性都是用人單位對學(xué)生進(jìn)行考察的主要依據(jù)。因?yàn)橛幸徊糠止ぷ魅藛T不能認(rèn)真地對待工作，這樣的話，原始檔案的不完整現(xiàn)象就會出現(xiàn)，而且在整理過程中，不能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。所用的表格和紙張不能達(dá)成統(tǒng)一，字跡不工整，填寫不夠規(guī)范化，隨意性較強(qiáng)，沒有統(tǒng)一的內(nèi)容，有些鑒定、評語性的材料不夠客觀，只是做表面工作，不能將學(xué)生真實(shí)的情況反映出來，這樣的話，它就不能充分地發(fā)揮其使用價(jià)值。
1.2學(xué)生個人檔案意識淡薄
學(xué)生在概括自己在校的表現(xiàn)、社會實(shí)踐、個人總結(jié)沒有認(rèn)真對待，字跡潦草，也沒有認(rèn)真地做總結(jié)，用簡單的話語就將自己的實(shí)習(xí)過程闡述完成，在其思想表現(xiàn)、大學(xué)生生活的表現(xiàn)上，也不夠全面，更嚴(yán)重的是語句不通順，很多錯別字，沒有對自己負(fù)起責(zé)任。在畢業(yè)以后，對自己檔案的去留問題沒有引起足夠的重視，一旦經(jīng)過太長的時間，從而使檔案出現(xiàn)丟失的可能性或者根本不知道自己的檔案去向。
1.3電子檔案管理不到位
伴隨著不斷發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)必定會得到較快的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理的信息化、系統(tǒng)化在此基礎(chǔ)上才能夠得以實(shí)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理大部分都選擇紙質(zhì)的管理和保管方式，但是這種傳統(tǒng)方式已經(jīng)與現(xiàn)代社會和辦公的需求無法相適應(yīng)。而現(xiàn)在很多高職院校中，對于紙質(zhì)文件檔案材料永遠(yuǎn)是最重視的，卻沒有將電子文件的方式充分地利用起來，不能得到有效地保存，與此同時，過于依賴計(jì)算機(jī)，很多重要的檔案文件的保存或者備份不能及時進(jìn)行，這樣一來，數(shù)據(jù)就會丟失，或者只是將電子文件打印出來，電子文檔不再進(jìn)行保存。在這種情況下，一旦將紙質(zhì)材料丟失的話，原始檔案材料在也不可能出現(xiàn)，學(xué)校和學(xué)生肯定會因此出現(xiàn)一定的損失。
1.4各部門配合不到位，溝通少
因?yàn)閷W(xué)籍檔案會涉及到很多部門，檔案需要很長時間才能夠形成，部門之間不能相互配合，通常都會使學(xué)生的學(xué)籍檔案沒有齊全的材料或者出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。而在這種前提下，當(dāng)學(xué)生需要填寫表格和提交表格的部門是完全不同的兩個部門，混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
2.加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的對策
2.1高度重視學(xué)籍檔案管理工作
在學(xué)校中，唯一可以體現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)狀況的就是學(xué)籍檔案，而且其準(zhǔn)確性和可靠性極高，在學(xué)校教學(xué)工作中發(fā)揮著及其重要的作用。學(xué)校想要得到更寬闊的發(fā)展空間，就需要對學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，并且充分地利用學(xué)籍檔案，只有這樣，學(xué)校才能有良好的發(fā)展前景，學(xué)校中的每個部門中的相關(guān)人員在管理學(xué)籍檔案的過程中，要明確地認(rèn)識到自身的職責(zé)所在，更要充分地了解和掌握建檔歸檔的重要性，在此基礎(chǔ)上，將學(xué)生學(xué)籍檔案的相關(guān)工作越做越好，在進(jìn)行學(xué)籍檔案移交和保存的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，千萬不要出現(xiàn)表面功夫，弄虛作假的現(xiàn)象。與此同時，還要使學(xué)生對相關(guān)的檔案知識有充分地認(rèn)識和了解，從而使學(xué)生在填寫自己檔案內(nèi)容的時候引起重視，對畢業(yè)之后檔案的去留問題也可以引起重視。
2.2加強(qiáng)學(xué)籍檔案的基本規(guī)范
學(xué)院相關(guān)部門在學(xué)籍檔案使用各種表單的建立上，基本上都采用相同的樣式?？陀^、真實(shí)、用語標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該是學(xué)院以及各部門對學(xué)生基本信息、鑒定以及考核意見應(yīng)該嚴(yán)格遵循的原則。在需要手工填寫的檔案的時候，所選擇的筆應(yīng)該是碳素墨水或者黑色的簽字筆，要注重字跡的工整，在內(nèi)容上也應(yīng)該具備絕對的準(zhǔn)確性，即使出現(xiàn)錯誤也不應(yīng)該隨便進(jìn)行修改。不管是教師還是學(xué)生，在填寫相關(guān)表格和信息的時候，一定要規(guī)范化，并且具備準(zhǔn)確性和真實(shí)性，從而使檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，有更多的利用價(jià)值。
2.3充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息共享
想要實(shí)現(xiàn)電子檔案，是需要大量的時間和精力的，因?yàn)槲募恼鎸?shí)性和原始性，必須有檔案備份、身份驗(yàn)證、密碼設(shè)置等步驟才能實(shí)現(xiàn)，而在此基礎(chǔ)上，電子檔案實(shí)現(xiàn)過程中的真實(shí)性和原始性才能夠得到一定的保障。高職院校的學(xué)籍檔案管理工作中應(yīng)該大范圍地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對一些比較先進(jìn)的學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和引進(jìn)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和校園網(wǎng)的平臺上，使學(xué)籍檔案管理得到一定程度的發(fā)揮，在教務(wù)管理部門的支持和幫助下，使學(xué)生學(xué)籍檔案信息的查詢更為容易和方便，這樣的話，資源共享就得以實(shí)現(xiàn)，并且學(xué)生學(xué)籍檔案的利用率也得到了很大程度的提升。
2.4加強(qiáng)部門之間溝通與協(xié)調(diào)
學(xué)籍檔案涉及招生、學(xué)工、教務(wù)、系、部等多個部門，并且檔案的內(nèi)容多、形成時間長只靠某一個部門是無法完成的，所以，加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通顯得尤為重要。教務(wù)部門作為學(xué)籍檔案管理的主要負(fù)責(zé)部門，要加強(qiáng)協(xié)調(diào)、溝通。針對部門之間的協(xié)調(diào)會議應(yīng)該定期召開，將學(xué)籍管理過程中所遇到的相關(guān)問題作為會議研究的主要議題，最終討論和研究出解決的方法，從而使學(xué)生學(xué)籍檔案管理有效地進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
高職教育以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為己任。構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系的切入點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)中高職銜接，尤其是在招生與考試制度、課程與教材體系、專業(yè)教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、教育教學(xué)過程、人才培養(yǎng)模式、教師培養(yǎng)培訓(xùn)、不同層次交際間合作、教育質(zhì)量評價(jià)體系、行業(yè)指導(dǎo)和企業(yè)參與體系、實(shí)訓(xùn)條件技術(shù)水平等方面實(shí)現(xiàn)緊密銜接。顯然，對于大批升格或合并的高職院校來說，學(xué)生管理工作和學(xué)生學(xué)籍管理必須服務(wù)于高職教育的人才培養(yǎng)目標(biāo)。以人才培養(yǎng)目標(biāo)為視角，創(chuàng)新學(xué)生學(xué)籍管理機(jī)制成為新的課題。
1 高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征
1.1 應(yīng)用性 從人才培養(yǎng)模式、目標(biāo)和任務(wù)去看，高職院校主要培養(yǎng)一線中急需的技能型、應(yīng)用型人才，這必然決定了高職院校學(xué)生檔案，除了主要記載普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況、成績材料，以及黨、團(tuán)材料之外，更加重要的是學(xué)生專業(yè)技能檔案、藝術(shù)素養(yǎng)檔案、綜合素質(zhì)考核檔案等集中反映的應(yīng)用性為主的檔案特征。
1.2 多樣性 延安高職院校的生源主要由三類學(xué)生構(gòu)成：即三年制普高生、五年一貫制高職生、“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。而且，高職院校出于多種考慮，紛紛從省外生源市場爭奪優(yōu)質(zhì)生源，使得學(xué)生的來源地更加豐富。生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高職院校檔案的多樣性。
1.3 周期性 高職院校學(xué)生檔案除了隨高考招生而來又隨著學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而走的學(xué)生檔案的特征之外，又因其學(xué)制短、流動性強(qiáng)、穩(wěn)定性差，使得周期性的特點(diǎn)更為突出。
2 學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性
2.1 學(xué)籍檔案的利用是整個檔案利用工作的關(guān)鍵 檔案工作的靈魂是提供利用。主要為學(xué)生就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等提供學(xué)歷證明或在校情況。學(xué)籍檔案管理工作就顯得尤為重要。某種意義上講，高職教育就是就業(yè)教育，學(xué)籍檔案及其利用對學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)攸關(guān)重要。
2.2 學(xué)籍檔案工作是驗(yàn)證高職教育人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育質(zhì)量和水平的關(guān)鍵 高職教育是以培養(yǎng)一線所需的高素質(zhì)高技能人才為目標(biāo)任務(wù)，學(xué)生學(xué)籍檔案記載著在校期間學(xué)院教學(xué)、教育過程。高職教育必須走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色的辦學(xué)路子，工學(xué)結(jié)合、校企合作成為主要的教學(xué)模式；凸顯綜合素質(zhì)，凸顯技能鍛造的過程教育和過程記載。因此，學(xué)籍檔案工作記載教學(xué)教育過程，驗(yàn)證著教學(xué)質(zhì)量和教育水平，成為重要的考核評估依據(jù)。
2.3 學(xué)籍檔案工作是為高職院校畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)的關(guān)鍵 學(xué)籍檔案就如人際交往的一張“名片”，名片效應(yīng)往往產(chǎn)生事半功倍的效果。隨著科技信息化水平的提高，用人單位對人才檔案需求趣向電子化發(fā)展。要求更高，畢業(yè)生要實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，就要經(jīng)受社會的考驗(yàn)和挑選。學(xué)籍檔案記載的所有內(nèi)容，是用人單位必須考察的材料。提供的材料越充實(shí)，得到的保障就越有利。
3 服務(wù)人才培養(yǎng)目標(biāo)的高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的舉措
針對學(xué)生檔案管理的特征及重要性，采取“五化”對策，即強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識管理、檔案人員要專業(yè)化、檔案材料要規(guī)范化、傳遞檔案要制度化、管理逐步現(xiàn)代化，以期有助于高職人才培養(yǎng)和教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
3.1 人才培養(yǎng)目標(biāo)引領(lǐng)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用 學(xué)生檔案是全面反映院校培養(yǎng)教育學(xué)子，提高其綜合素質(zhì)的第一手資料，是校方舉薦畢業(yè)生升學(xué)就業(yè)的權(quán)威性材料，也是學(xué)生走出校門，參與社會工作的重要依據(jù)。誠然，沒有堅(jiān)強(qiáng)的具體領(lǐng)導(dǎo)，就沒有持久的強(qiáng)有力的工作措施。院校領(lǐng)導(dǎo)與全體教職工都要強(qiáng)化學(xué)生檔案意識，自覺支持做好、做精學(xué)生檔案工作。首先，院校要把學(xué)生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門的目標(biāo)管理，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作院校一項(xiàng)重大的基礎(chǔ)性工作常抓不懈。在布置、檢查、總結(jié)學(xué)生管理工作的同時，要布置、檢查、總結(jié)學(xué)生檔案工作。其次，“業(yè)精于勤而貴于?！保趯W(xué)工部編配懂業(yè)務(wù)、會管理的負(fù)責(zé)人專門分工管理檔案隊(duì)伍管理和檔案建設(shè)工作，非常必要和重要。第三，要認(rèn)真落實(shí)當(dāng)前檔案管理中專職人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等幾個急需解決的問題，做到人員落實(shí)，目標(biāo)落實(shí)，責(zé)任落實(shí)，經(jīng)費(fèi)到位，設(shè)備到位。
3.2 檔案管理人員要專業(yè)化 任何事業(yè)的振興，關(guān)鍵在于人才；沒有專業(yè)人才，就沒有專業(yè)化創(chuàng)新，更不會創(chuàng)造出專業(yè)化成果。檔案員落實(shí)到位，可采取送出去、請進(jìn)來的辦法。對學(xué)生管理部門的有關(guān)人員和檔案員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)基本知識，掌握檔案管理與現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容和手段，取得檔案員資格證書后方可上崗。對專職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴(yán)格制度，明確職責(zé)，實(shí)行目標(biāo)管理，誠心實(shí)意為生服務(wù)，在實(shí)踐中不斷提高管理水平。通過培訓(xùn)組建起一支覺悟高、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)精，比較穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。
3.3 檔案材料整理規(guī)范化 在檔案專業(yè)隊(duì)伍組建的同時，院校學(xué)工部要依據(jù)學(xué)生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細(xì)計(jì)劃安排，集中力量，統(tǒng)一時間，統(tǒng)一目標(biāo)，統(tǒng)一要求，對現(xiàn)存學(xué)生檔案進(jìn)行一次徹底的收集整理。應(yīng)由學(xué)工部協(xié)調(diào)各系部領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，以專職檔案員為中心，配合班主任、輔導(dǎo)員嚴(yán)格按照檔案管理中的有關(guān)規(guī)定，限期高質(zhì)量、高水平地完成學(xué)生檔案重新收集整理，徹底改變學(xué)生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。具體設(shè)想是：檔案材料要完整（涵高中材料）；事實(shí)要真實(shí)；評定要公正；紙張要統(tǒng)一；書寫要規(guī)范；字跡要工整。除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。特別是學(xué)生所參與的各種社會實(shí)踐材料，學(xué)生優(yōu)秀模范材料，處分材料和等級證書、資格證書、競技獲獎證書、發(fā)明創(chuàng)造證書等復(fù)印件，建議應(yīng)全部列入收集歸檔范圍。學(xué)年度班主任、輔導(dǎo)員鑒定要根據(jù)學(xué)生實(shí)際，盡量能真實(shí)地反映出各個學(xué)生的正能量和德、智、能、績特點(diǎn)。檔案材料整理基本結(jié)束后，要按時序裝入正規(guī)檔案袋，填寫封面目錄，做到內(nèi)外名稱一致，順序一致。一定要經(jīng)校方組織專門人員認(rèn)真驗(yàn)收、認(rèn)同，最后交由專職檔案員，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一管理。從此，按年度階段性收集整理，妥善保管和傳遞利用等。
3.4 檔案利用傳遞要制度化 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)我們，檔案傳遞千萬不能馬虎。稍有不慎，就會釀成難以彌補(bǔ)的損失或困難。凡需調(diào)出、轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格按照保密制度規(guī)定的程序進(jìn)行。如填寫傳遞單-填寫轉(zhuǎn)檔登記-嚴(yán)密包封-通過機(jī)要傳遞-檢查收存回執(zhí)-回執(zhí)來退的應(yīng)在一月之內(nèi)及時催查。一定要注意接收單位是否具備文件規(guī)定的“縣（處）級以上的組織人事部門或縣級（含縣級）以上人才交流服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機(jī)構(gòu)。若用人單位不具備保管條件的，應(yīng)送所在地的人事部門所屬的人才交流服務(wù)中心保管。這樣，可有效避免檔案傳遞中檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。在前面所述中，重新收集建檔中，對畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)其德、智、能、績的綜合材料，如學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生實(shí)習(xí)鑒定等最基礎(chǔ)性的材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學(xué)生的學(xué)籍檔案中。便于個別學(xué)生檔案丟失后，作為重新建檔的依據(jù)。同時也可有效地避免或杜絕個人利用重新建檔之機(jī)，做假材料、開假證明，涂改材料等事件的發(fā)生。
3.5 管理手段現(xiàn)代化 任何事業(yè)如逆水行舟，不進(jìn)則退。當(dāng)前已進(jìn)入信息現(xiàn)代化時代，隨著職教事業(yè)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)革命也為院校學(xué)生檔案建設(shè)手段現(xiàn)代化提供了可靠保證。面對學(xué)生檔案數(shù)量增大，項(xiàng)目增多，質(zhì)量要求趨高，流動方向多樣化、流動速度加快，存放時間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位眾多等特點(diǎn)，原有的學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段顯然已不適應(yīng)巨變的形勢。加快推進(jìn)院校學(xué)生檔案建設(shè)與管理手段的現(xiàn)代化，確實(shí)成為時代之要求，改革創(chuàng)新之必須。院校應(yīng)舍得投資，與時俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)有之人才、設(shè)施，搶抓機(jī)遇，創(chuàng)新工作，以生為本，追求卓越，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化。
總之，學(xué)生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)十分繁瑣、量大面寬的基礎(chǔ)性工作。“始于至誠、終于至善”。通過強(qiáng)化指導(dǎo)、責(zé)任問究，組建專業(yè)隊(duì)伍，專業(yè)培訓(xùn)，重視收集整理，傳遞建制，手段現(xiàn)代化等科學(xué)開創(chuàng)工作，緊貼高職人才培養(yǎng)目標(biāo)，切實(shí)發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的重要作用。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞:
信息化管理;中學(xué)生;學(xué)籍;實(shí)施
1實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對功能
學(xué)生在入學(xué)之后都會給新生進(jìn)行學(xué)籍注冊。以前，學(xué)生的學(xué)籍信息都是經(jīng)過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現(xiàn)錯誤。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對功能是學(xué)校信息化管理的一種途徑。現(xiàn)在，學(xué)生在校園網(wǎng)上登錄自己的學(xué)號信息進(jìn)行查看，便可核對自己的學(xué)籍注冊信息。這樣可以保證每個學(xué)生注冊信息的正確，能夠保障學(xué)生的權(quán)益，減少老師的校對工作量。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對功能，是未來幾年學(xué)校的學(xué)籍檔案管理需要加強(qiáng)的工作。學(xué)生入學(xué)時注冊的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學(xué)生的學(xué)籍信息也應(yīng)該做到及時地調(diào)整更改。為了能夠及時掌握學(xué)校學(xué)生信息的變動情況，學(xué)校的學(xué)籍管理應(yīng)該實(shí)行期報(bào)制度:即各學(xué)校學(xué)籍管理部門要將前一階段學(xué)生變動情況生成數(shù)據(jù)庫信息，每學(xué)年的第一學(xué)期和第二學(xué)期的開學(xué)前，將學(xué)生的學(xué)籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報(bào)送到教育局相關(guān)的部門，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)更新和維護(hù)。不但方便了學(xué)生信息的查詢，也方便了學(xué)校對學(xué)生信息的及時了解。
2學(xué)校要建立健全信息化管理制度
學(xué)校的管理需做到依法管理，才能有序地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在某些管理制度不健全的學(xué)校，會出現(xiàn)冒名頂替他人學(xué)籍信息的狀況，這會對被頂替的學(xué)生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學(xué)問題。在學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理中，學(xué)校應(yīng)該堅(jiān)持依法管理，規(guī)范管理?？芍贫ㄏ嚓P(guān)的制度來“有法可依”，有些學(xué)校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學(xué)生信息查詢制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學(xué)校應(yīng)該讓專門的人來負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的相關(guān)工作，建立健全學(xué)生學(xué)籍電子檔案的相關(guān)制度，對學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學(xué)生的個人學(xué)籍信息。學(xué)校也不能隨意調(diào)整學(xué)籍管理人員。如果由于特殊情況確實(shí)需要調(diào)整工作人員，也應(yīng)該上報(bào)教育局的相關(guān)部門。學(xué)籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴(yán)格依法實(shí)施。這是對學(xué)校的要求，也是對學(xué)生和家長的要求。在學(xué)生辦理轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)等手續(xù)時，家長應(yīng)該按照學(xué)校的正常程序辦理學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)移。學(xué)校建立健全的信息化管理制度能夠保證學(xué)生學(xué)籍信息的安全性;能夠推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn);能夠減少或避免學(xué)生學(xué)籍信息的遺漏等。
3設(shè)置專門的檔案信息管理人員
電子學(xué)籍檔案的信息化管理是一項(xiàng)實(shí)踐性極強(qiáng)的工作。每個同學(xué)的檔案都需要進(jìn)行信息化管理，這是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學(xué)校通過設(shè)置專門的學(xué)籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學(xué)籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過培訓(xùn)，熟悉計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務(wù)。要根據(jù)任務(wù)分配將學(xué)籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負(fù)責(zé)不同的具體事務(wù)。針對學(xué)生的就學(xué)狀況，學(xué)籍管理人員應(yīng)及時地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作?，F(xiàn)階段，中學(xué)生的學(xué)習(xí)往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學(xué)生就可能會出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)的狀況。關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案問題，在學(xué)生開學(xué)的時候，學(xué)校的相關(guān)人員應(yīng)該給學(xué)生作相關(guān)的介紹。而在很多學(xué)校，這種學(xué)籍知識應(yīng)該讓學(xué)生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)的情況下不知所以。專門的學(xué)籍檔案信息管理人員在工作時應(yīng)該做到以下幾點(diǎn):信息的管理人員要有責(zé)任心，學(xué)籍的錄入、整理和歸檔是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，管理人員應(yīng)該認(rèn)真、仔細(xì)、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)之后，能熟練操作計(jì)算機(jī)，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對所有學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，按照年級和學(xué)號進(jìn)行標(biāo)注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學(xué)校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)常的維護(hù)。
4結(jié)語
教育是國家大計(jì)，是關(guān)乎國家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學(xué)校的教學(xué)管理和信息化管理必須得到重視。學(xué)生的學(xué)籍管理制度在目前的中學(xué)中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學(xué)校和教育的相關(guān)部門還有很多工作要做。
參考文獻(xiàn):
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、檔案轉(zhuǎn)遞單及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
1.學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1.1 收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
1.2 立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
1.3 檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
1.4 檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
2.完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
2.1 增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2.2 建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
2.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
學(xué)生檔案是高校檔案的一部分，然而一些高校僅對學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作較為重視，卻忽略了學(xué)生檔案的重要性。還有些學(xué)校認(rèn)為“學(xué)生檔案是跟著學(xué)生走的，學(xué)生畢業(yè)了就與學(xué)校無關(guān)了”，所以沒必要對學(xué)生檔案進(jìn)行過多的管理，在學(xué)校議事日程中對于學(xué)生檔案管理工作也很少提。不但不將學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)劣作為檔案管理部門業(yè)績評比的標(biāo)準(zhǔn)，也不對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，更是缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視，沒有相關(guān)的制度建設(shè)，管理體制也不完善，一些學(xué)校甚至沒有專職的學(xué)生檔案管理人員。
（二）學(xué)生檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。
雖然如今已是信息化數(shù)字化時代，檔案管理方面也有了改善，無論是檔案管理的內(nèi)容還是服務(wù)方式及手法都比以往有了突飛猛進(jìn)的變化，但是一些高校的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣了老舊的手工操作方法來進(jìn)行檔案管理和文書的分類，雖然操作熟練，但遠(yuǎn)不及現(xiàn)代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時間不長，一些管理工作還沒有步入正軌，還沒有科學(xué)規(guī)范的管理制度，相應(yīng)的檔案管理方法也落后，程序也不規(guī)范。
（三）學(xué)生檔案數(shù)量龐大，深度開發(fā)利不到位。
一些學(xué)校盡管已經(jīng)提出了建設(shè)信息化檔案館，但是落到實(shí)際上就不盡人意，學(xué)校各個部門的檔案信息資源沒能有效的整合，也沒有做到深加工、細(xì)致化檔案信息，更別說從學(xué)校的檔案信息資源中提煉出有結(jié)論性并且有規(guī)律的數(shù)據(jù)資料，所以這些檔案資源就無法對教學(xué)管理、教學(xué)改革、領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。如今一些用人單位需要學(xué)生提供檔案來辦理相關(guān)手續(xù)，但是由于檔案具有保密性，嚴(yán)重制約了用人單位工作的開展，讓檔案管理者也是無奈。
（四）學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，發(fā)展緩慢。
如今高校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，學(xué)生增加了，學(xué)生檔案管理工作也隨之增加，然而學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面投入的經(jīng)費(fèi)并不夠，這讓學(xué)生檔案管理工作很是被動，不能與其他部門建立統(tǒng)一的管理平臺，使學(xué)生檔案管理工作無法順利的開展。檔案信息化建設(shè)的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一，制約著高校檔案信息化進(jìn)展的腳步。高校檔案工作不像經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域一樣能產(chǎn)生立竿見影的社會與經(jīng)濟(jì)效益，所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴(yán)重影響了高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的進(jìn)程。
（五）畢業(yè)生檔案傳遞方式原始，管理落后。
隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，畢業(yè)生實(shí)行雙向選擇，自主擇業(yè)。畢業(yè)生生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案在兩年擇業(yè)期內(nèi)由人才市場、人才交流中心或畢業(yè)學(xué)校待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。這樣就導(dǎo)致畢業(yè)生學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失。嚴(yán)重影響了學(xué)生的就業(yè)前景。
二、高校學(xué)生檔案管理工作的改善對策
（一）重視學(xué)籍檔案管理，提高人員素質(zhì)。
加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)以及教職人員的檔案意識，將學(xué)生檔案管理工作當(dāng)成學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。學(xué)校要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。選拔“業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高、覺悟高”的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，積極加強(qiáng)檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，充分利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，建立學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而全面提高檔案管理水平和服務(wù)水平，使學(xué)校學(xué)生檔案工作跟上辦公自動化的步伐，為學(xué)校教學(xué)?？蒲泻推渌ぷ鞣?wù)。
（二）完善學(xué)籍檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。
只有收集好學(xué)生的各類資料，才能確保學(xué)生檔案材料的完整性，也能更全面更直接的反應(yīng)出學(xué)生在校期間的能力。學(xué)生檔案資料收集能否齊全完整，一方面，定期對檔案資料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化檔案管理，根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)生活特點(diǎn)，增設(shè)“信用檔案”、“心理健康材料”內(nèi)容，充分反映學(xué)生個性化發(fā)展特征。注意收集反映學(xué)生成長進(jìn)步的材料。包括學(xué)生的個人作品、榮譽(yù)證書、資格證書等方面，充分反映學(xué)生多方面的潛能。
（三）充分開發(fā)學(xué)籍檔案信息資源，提高服務(wù)利用價(jià)值。
學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)與利用，我們應(yīng)堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。努力開發(fā)檔案的教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供，滿足學(xué)生檔案利用工作的需要。同時適應(yīng)社會需求的變化。尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。
（四）嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保安全完整。
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是典型的信息管理系統(tǒng)，其設(shè)計(jì)主要包括數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)，以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個方面；以VF程序設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，可以有效避免傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理過程中的不足之處，有利于提高工作效率。
1 開發(fā)環(huán)境及工具介紹
1.1 開發(fā)環(huán)境
處理器：80486 50MHz或以上的CPU
內(nèi)存：16M或以上內(nèi)存，推薦使用24M以上內(nèi)存
硬盤：典型安裝所需硬盤空間85M；完全安裝所需硬盤空間192M
顯示器：VGA或更高分辨率的顯示器
1.2 開發(fā)工具
Visual Foxpro 6.0（以下簡稱VF6.0）是Microsoft公司推出的新一代32位面向?qū)ο蟮年P(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)提出了許多新的特性和功能，具有性能完善的程序設(shè)計(jì)語言，使用戶開發(fā)數(shù)據(jù)庫的工具更加完善與快捷，同時也具有良好的用戶界面、簡便的數(shù)據(jù)庫操作等優(yōu)點(diǎn)。
2 系統(tǒng)分析
2.1 系統(tǒng)功能分析
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)主要用于學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，主要任務(wù)是對學(xué)生檔案的各種信息進(jìn)行日常管理，如查詢、修改、增加、刪除。系統(tǒng)采用模塊化程序設(shè)計(jì)方法，既便于系統(tǒng)功能的各種組合和修改，又便于管理人員的維護(hù)。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)庫維護(hù)功能，及時根據(jù)用戶需求進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢、添加、修改等操作。
2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)步驟
根據(jù)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的功能使用，系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)是建立在結(jié)構(gòu)框架的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)的每個模塊進(jìn)行描述，使整個設(shè)計(jì)流程更加清晰明了；同時模塊化的設(shè)計(jì)思路，可以大大提高設(shè)計(jì)的效率，可以盡可能的減少不必要的錯誤（系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架圖如圖1）。
學(xué)生檔案系統(tǒng)主界面模塊： 該模塊的功能是提供學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的主界面，也是本系統(tǒng)的入口和出口；該界面方便用戶選擇和調(diào)用各個子模塊，如果用戶需要對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)需核對用戶名和口令。
學(xué)生信息查詢模塊：該模塊提供了學(xué)生檔案查詢界面，用戶可以使用該模塊查詢學(xué)生檔案相關(guān)信息。
學(xué)生信息維護(hù)模塊：該模塊允許用戶選擇維護(hù)對象（數(shù)據(jù)庫中學(xué)生信息等）進(jìn)行維護(hù)修改。（增加、刪除、修改等）系統(tǒng)用戶驗(yàn)證模塊：該模塊通過用戶名和口令驗(yàn)證保證系統(tǒng)管理員登陸系統(tǒng)。
3 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)
3.1 管理員系統(tǒng)界面
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，在登陸系統(tǒng)之后，出現(xiàn)登陸界面，表單文件名：學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)登錄界面如圖2所示。
3.2 模塊部分代碼
模塊部分代碼由系統(tǒng)登錄界面、口令驗(yàn)證模塊、信息維護(hù)等等各模塊組成，由于各模塊具體設(shè)計(jì)類似，實(shí)際運(yùn)用中數(shù)據(jù)龐大，故以下只對系統(tǒng)口令驗(yàn)證模塊代碼作了詳細(xì)的闡述。
表單文件名：登錄
事件代碼：
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messagebox（“用戶名或口令錯誤，請重新登錄！”）
thisform.text1.setfocus
endif
else
if.not.alltrim（口令）==kl
n=n+1
if n
messagebox（“口令錯，請重新輸入！”）
close data
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thisform.release
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if n=3
messagebox（“權(quán)限錯誤，請退出”）
close
endif
&&命令按鈕退出（command2）的click事件代碼
主窗口.show
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4 小結(jié)
學(xué)校檔案管理工作作為學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分之一，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的功能基本符合學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的需求，能夠完成學(xué)生基本信息、學(xué)生檔案派遣地查詢、學(xué)生檔案信息維護(hù)等信息的輸入與查詢，并提供部分系統(tǒng)維護(hù)功能，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)做到檔案管理工作方法科學(xué)化，管理手段高效化，能夠有效的促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)
[1]廖信彥.Visual FoxPro應(yīng)用大全[M].北京：清華大學(xué)出版社，2002.
【關(guān)鍵詞】
大學(xué)生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學(xué)畢業(yè)生將學(xué)生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經(jīng)參加工作的學(xué)生考取的國家公務(wù)員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；國企干部職員需要用人事檔案申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級，但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學(xué)的方式出國深造需要用到學(xué)生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理、人事調(diào)動、社會福利的確定等公共福利也都與大學(xué)生檔案息息相關(guān)。由于大學(xué)生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價(jià)值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”，最終使各項(xiàng)社會公共福利無法得到保障。大學(xué)生檔案的不正確存放和保管，既是學(xué)生對檔案重視意識的缺失，也是大學(xué)生檔案管理人員職責(zé)的缺失。
1.高校大學(xué)生檔案管理的重要性
大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間的所有獎懲、榮譽(yù)等綜合信息的真實(shí)記錄，是學(xué)生檔案的一部分。大學(xué)生檔案包括了學(xué)生從小學(xué)至大學(xué)的學(xué)籍卡；學(xué)生的大學(xué)畢業(yè)生登記表；學(xué)生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學(xué)生各個時期的體檢卡；學(xué)生的初、高考以及大學(xué)每學(xué)年及綜合成績單；學(xué)生黨、團(tuán)身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學(xué)生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學(xué)校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學(xué)生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學(xué)的原籍單位，大部分原籍單位與學(xué)生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)的生涯中一切經(jīng)歷的翔實(shí)記錄，也是企業(yè)人事部門考核應(yīng)屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學(xué)生檔案一般不經(jīng)過個人，是在學(xué)生畢業(yè)之際由學(xué)校代為轉(zhuǎn)出，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒有具有資格的單位接收，大學(xué)生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學(xué)生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國家人事單位及公務(wù)員考核十分注重大學(xué)生檔案。大學(xué)生檔案的重要性使得大學(xué)生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案的管理與大學(xué)生檔案的重要性不相適應(yīng)。大學(xué)生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學(xué)生檔案管理部門
目前部分高校將大學(xué)生檔案分配到學(xué)生所在的各個學(xué)院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理部門，從而給大學(xué)生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負(fù)責(zé)人員，大學(xué)生檔案隨便存儲，學(xué)生隨意翻看，使得大學(xué)生檔案的重要性和嚴(yán)重性缺失，也不利于學(xué)生檔案的完整存儲，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實(shí)材料、檔案受潮破損等管理失責(zé)問題。
2.2檔案室的大學(xué)生檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務(wù)人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學(xué)生檔案的安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。
【關(guān)鍵詞】
大學(xué)生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學(xué)畢業(yè)生將學(xué)生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經(jīng)參加工作的學(xué)生考取的國家公務(wù)員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；國企干部職員需要用人事檔案申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級，但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學(xué)的方式出國深造需要用到學(xué)生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理、人事調(diào)動、社會福利的確定等公共福利也都與大學(xué)生檔案息息相關(guān)。由于大學(xué)生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價(jià)值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”，最終使各項(xiàng)社會公共福利無法得到保障。大學(xué)生檔案的不正確存放和保管，既是學(xué)生對檔案重視意識的缺失，也是大學(xué)生檔案管理人員職責(zé)的缺失。
1.高校大學(xué)生檔案管理的重要性
大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間的所有獎懲、榮譽(yù)等綜合信息的真實(shí)記錄，是學(xué)生檔案的一部分。大學(xué)生檔案包括了學(xué)生從小學(xué)至大學(xué)的學(xué)籍卡；學(xué)生的大學(xué)畢業(yè)生登記表；學(xué)生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學(xué)生各個時期的體檢卡；學(xué)生的初、高考以及大學(xué)每學(xué)年及綜合成績單；學(xué)生黨、團(tuán)身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學(xué)生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學(xué)校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學(xué)生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學(xué)的原籍單位，大部分原籍單位與學(xué)生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)的生涯中一切經(jīng)歷的翔實(shí)記錄，也是企業(yè)人事部門考核應(yīng)屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學(xué)生檔案一般不經(jīng)過個人，是在學(xué)生畢業(yè)之際由學(xué)校代為轉(zhuǎn)出，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒有具有資格的單位接收，大學(xué)生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學(xué)生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國家人事單位及公務(wù)員考核十分注重大學(xué)生檔案。大學(xué)生檔案的重要性使得大學(xué)生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案的管理與大學(xué)生檔案的重要性不相適應(yīng)。大學(xué)生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學(xué)生檔案管理部門
目前部分高校將大學(xué)生檔案分配到學(xué)生所在的各個學(xué)院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理部門，從而給大學(xué)生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負(fù)責(zé)人員，大學(xué)生檔案隨便存儲，學(xué)生隨意翻看，使得大學(xué)生檔案的重要性和嚴(yán)重性缺失，也不利于學(xué)生檔案的完整存儲，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實(shí)材料、檔案受潮破損等管理失責(zé)問題。
2.2檔案室的大學(xué)生檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務(wù)人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學(xué)生檔案的安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。
