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1 檔案人員兼職過多，影響檔案業(yè)務正常開展
2000年以來，青山區(qū)黨政機關經歷了幾次機構改革，各單位機構和人員都有精簡，檔案人員除檔案工作外普遍兼任多項工作，有的多達7項，兼職多已嚴重影響機關檔案業(yè)務的正常開展。許多工作中形成的材料很難及時收集齊全，歸檔整理工作難以自行完成，檔案信息化工作滯后，機關檔案工作處于勉強維持狀況。
2 檔案用房緊張.保管條件差.既不安全也不利于檔案管理
區(qū)級機關普遍存在辦公用房緊張，檔案用房緊缺，或辦公用房同檔案用房混用現象。青山區(qū)進中心的21個機關單位中，有獨立庫房的單位5家，其他16個單位都是辦公用房同檔案庫房混用，沒有檔案查閱室、沒有必要的檔案保護設施，隨著檔案數量不斷增加，各單位檔案用房更加不能滿足檔案數量增加的需要，紛紛要求提前移交進館，機關檔案工作水平難以提高。
3 檔案工作新方法、新技術推廣困難，影響檔案整體水平
2002年，青山區(qū)在全區(qū)范圍開始推行單份文件歸檔工作，同時開始在全區(qū)推廣使用統(tǒng)一的檔案管理軟件。一些新的檔案工作業(yè)務標準也隨之在工作中推廣應用。2007年，開始執(zhí)行國家檔案局“第8號令”。在這些檔案工作的新方法、新技術、新標準的推廣應用中，由于都是兼職檔案人員，人少事多，且一些單位還缺乏檔案工作必需的設施、設備，無檔案專用計算機、掃描儀、檔案管理軟件等，21個單位中，只有5個單位有專用計算機和檔案管理軟件，這給新方法、新技術、新標準的推廣應用帶來困難。
4 不能發(fā)揮較好的服務功能，檔案工作有逐步弱化趨勢
在新方法、新技術、新標準推廣應用的背景下，機關檔案工作跟不上發(fā)展要求，在利用服務質量和服務手段上，不能滿足工作需要，影響了檔案服務功能的發(fā)揮，有的單位內部科室將有用的資料自己保存，不向檔案室移交，檔案在工作中的作用弱化，也逐步使檔案工作在各單位中的地位趨于邊緣化。
二、青山區(qū)機關文檔管理中心建設基本情況
面對以上困難，區(qū)檔案局利用政府新建辦公大樓這一契機，向區(qū)委、區(qū)政府提出建立“區(qū)直機關文檔管理中心”的意見，得到區(qū)委、區(qū)政府的支持。隨著2009年年初政府新辦公大樓的投入使用，青山區(qū)機關文檔管理中心于2009年4月啟動，經過前期考察、組建班子、啟動基建、完善設施、檔案接收、建章建制、規(guī)范管理等階段，共接收了21個全宗單位的檔案，其中文書檔案2436卷、25330件；會計檔案134卷；專門檔案2155卷、46件；照片檔案15卷；實物檔案120件，配備了計算機、復印機、打印機、傳真機、消毒柜、防磁柜、庫房溫濕度自測儀、掃描儀等檔案設施設備。制定了《文檔管理中心職責》、《文檔管理中心工作人員職責》、《文檔中心檔案利用須知》、《文檔管理中心檔案利用制度》、《文檔管理中心保密制度》、《文檔管理中心檔案接收管理辦法》、《文檔管理檔案文件統(tǒng)計制度》、《文檔管理中心檔案鑒定銷毀制度》、《文檔管理中心救災應急預案》、《文檔管理中心檔案管理網絡圖》等一系列規(guī)章制度。于明份文檔中心正式對外接待查檔。
三、機關文檔中心建立給青山區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展帶來機遇
1 從根本上解決了制約區(qū)直機關檔案工作發(fā)展的瓶頸
文檔中心的建立，將占全區(qū)一級指導單位25.6％的區(qū)直機關檔案實行了集中統(tǒng)一管理，安裝了統(tǒng)一的檔案密集架、檔案管理軟件，配備了各種檔案保護設備和檔案管理工具，檔案管理功能劃分清楚，有專人全天候負責檔案查閱接待工作，檔案的收集、整理、保管利用等有專人負責把關指導。從根本上解決了機關檔案管理收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全、利用不方便等弊端，減輕了區(qū)直機關檔案人員的工作負擔，提高了各單位檔案管理水平，機關檔案服務功能顯現。
2 檔案工作適應國家“兩型”社會建設要求的具體體現
機關文檔中心的建立，從總體上節(jié)約了檔案管理用房面積，優(yōu)化了檔案工作的人力資源的配置，降低了工作成本，提高了檔案綜合管理水平，促進了檔案服務功能的發(fā)揮。它是檔案工作踐行科學發(fā)展觀、順應時展、服務“兩型社會建設”的具體體現。
3 機關檔案工作貫徹落實科學發(fā)展觀的一次重要實踐
檔案工作貫徹落實科學發(fā)展觀，就必須調查研究，摸清現狀，把檔案工作中影響和制約科學發(fā)展的主要問題找準找對，提出改進和解決問題的措施和辦法。青山區(qū)正是通過對區(qū)直機關檔案工作存在的問題進行調查、研究后找準了制約青山區(qū)區(qū)直機關檔案工作發(fā)展的問題，并針對問題提出建立機關文檔管理中心的方案?，F在文檔中心的建成，從根本上解決了制約青山區(qū)區(qū)直機關檔案發(fā)展的問題。這是青山區(qū)機關檔案工作貫徹落實科學發(fā)展的一次重大實踐。
4 青山區(qū)檔案工作實踐“兩個體系”建設的一項重要內容
根據國家檔案局提出的構建覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系(簡稱“兩個體系建設”)的工作要求，青山區(qū)將文檔管理中心的建設作為“兩個體系”建設的一項重要實踐，將區(qū)直機關21個單位的檔案集中統(tǒng)一管理，整合檔案資源建設，優(yōu)化檔案利用服務，同民生檔案服務體系相聯(lián)系，讓檔案資源中惠及民生的政策，涉及民生的內容，能更好為民所用，服務民生。
四、區(qū)級機關文檔中心建設發(fā)展中應解決的幾個問題
1 機關文檔中心的法律地位有待確認
文檔中心作為檔案事業(yè)發(fā)展中的一項新事物，它的性質、機構、隸屬關系等尚無法律依據，其管理機構定位、管理職責、管理經費來源，人員編制配備等一系列問題還不能得到很好解決，成了檔案部門一個燙手的山芋。在目前人員緊張、預算嚴格的情況下，檔案部門要管好用好文檔中心，壓力很大，長期下去，對文檔中心的發(fā)展和業(yè)務工作的進一步開展將會帶來較大的影響。
2 要處理好文檔中心與各單位之間的業(yè)務關系
文檔中心成立后，各單位原有的檔案管理方式發(fā)生了變化，如何讓以文檔中心為核心的新的檔案管理方式建立起來，并有效地在檔案管理中發(fā)揮作用，就成為工作中必須面對的問題。只有解決好這個問題，才能發(fā)揮文檔中心在檔案管理網絡
中的核心作用。在文檔中心的建設中我們明確了青山區(qū)機關文檔中心主要工作職責有：(1)貫徹落實檔案工作法律、法規(guī)，組織協(xié)調文檔中心所管理單位開展檔案業(yè)務工作。(2)指導接收經各單位當年整理規(guī)范的各類檔案資料，并按規(guī)定定期向區(qū)檔案館移交檔案。(3)對中心管理的檔案進行日常保管和技術保護工作，確保檔案安全。(4)開展檔案目錄數據庫建設和檔案全文數據庫建設，利用計算機網絡系統(tǒng)為機關提供便捷的檔案信息查詢服務。(5)開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為領導決策和機關建設服務。
雖然職責有了，制度有了，但如何落實到各項工作中還需要通過艱苦努力。特別是成立文檔中心后，機關檔案人員有種徹底放手的思想，認為什么都交給中心工作人員了，各單位不需要檔案人員了。所以，中心工作人員與各單位檔案人員在檔案的收集、移交歸檔、利用等環(huán)節(jié)還需要不斷加強溝通、磨合，在實踐中完善制度，理順關系，明確職責，和諧進步。
3 應盡快明確文檔中心檔案工作目標管理等級考評形式
機關檔案是指各部門、各機關單位從事各項工作和活動而形成的對國家、社會和機關業(yè)務工作有保存價值的文字、音像及圖表等形式的歷史記錄，是機關單位工作的重要資料。
機關檔案管理是對這些資料收集整理、鑒定保管、統(tǒng)計編目、提供利用。檔案管理工作是機關工作的重要組成部分，保障和促進了機關業(yè)務工作的積極開展。
一、機關檔案管理的現狀
檔案管理工作已經進入現代，但我國還有很大一部分檔案工作是以手工管理的方式進行的。不僅整理歸檔工作量大，步驟繁瑣，而且使用檢索時也很麻煩。有些單位為了保護重要的檔案資料采取兩套檔案的管理制度，保管費力、保管費用高不說，重復性的檔案安全問題也值得關注。在當今飛速發(fā)展的社會面前，這種老舊的管理模式已不能適應社會的發(fā)展。人們都要求快速度、高效率的工作，人工管理檔案的工作顯然無法應對高節(jié)奏的社會發(fā)展要求。
檔案管理工作人員的素質參差不齊。檔案管理人員要有很強的專業(yè)性才能將檔案管理這項工作做好。有的單位檔案管理人員身兼數職，沒有精力和時間從事檔案工作；有的單位因工作的需要人員變動頻繁影響了檔案工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性；檔案人員業(yè)務能力差，使得歸檔文件出現了多種問題。
檔案管理的意識性差。由于以往的大家對檔案的認識都是在保密的層面上，有些人就認為只要把檔案收藏好就可以了，至于整理分類等工作無關緊要，所以檔案在存檔后沒及時分清門類。這不但造成了檔案管理混亂，還不方便以后的查閱利用。
二、如何更好的進行檔案管理
2002年國家檔案局印發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確提出全國檔案信息化建設的目標和任務。要做好檔案管理工作，就要全方位進行。
（一）檔案管理要得到上級的重視和支持
上級機關要針對下級檔案管理工作中存在的問題，對檔案管理人員進行新的業(yè)務素質培訓。要求檔案管理人員必須樹立“服務意識、創(chuàng)新意識、安全意識”，打造“操作能力、管理能力、學習能力”，培養(yǎng)“愛崗敬業(yè)、求真務實、甘于奉獻”的精神，適應新時代的要求。上級機關還要加強了對下級檔案工作的組織領導，督導下級建立健全了檔案管理制度，建設規(guī)范化、現代化的檔案室，培養(yǎng)專職的檔案管理人員。在領導重視和支持下，檔案管理事業(yè)才會有長遠的發(fā)展。
（二）檔案管理采用專業(yè)人員
1、專業(yè)性
現在很多高校開有檔案管理專業(yè)，我們要多引進這樣的專業(yè)人才來管理檔案。檔案工作人員有現代化的工作思想、較高的計算機操作水平，會讓工作向科學化、規(guī)范化和系統(tǒng)化方向發(fā)展，提高了檔案的管理水準。同時要建立完善的管理制度，
制定具體的考核標準，提升工作人員的責任心。廣泛征求意見，要把考核標準制定全面，評分標準要細化?？荚u后還要有相應的激勵機制，全面促進工作人員提高素質能力。
2、保密性
檔案有保密的要求，保密的期限也不一樣。工作人員一定要做好保密工作，熟悉《保密法》，嚴格執(zhí)行保密守則，主動接受保密部門的監(jiān)督指導。為以后搞好標準化、規(guī)范化的保密工作奠定基礎。
3、學習能力
加強工作人員的培訓學習，養(yǎng)成工作人員的學習能力。檔案管理手段日新月異，工作人員不能等、靠集體組織學習培訓，要積極主動學習新的知識。單位對工作人員也定期開展培訓，培訓方式要多樣化，學習效果才好。建立學習型的組織，營造良好的學習氛圍。
（三）檔案信息管理實現數字化
1、好處
檔案信息管理采用數字化是一個全新的工作模式。通過計算機的應用，檔案可以隨時輸入，隨時更改；能高密度存儲，節(jié)省空間；傳遞不受空間和時間的限制，傳遞速度快；檔案保存的時間更長，且不易損壞。采用電子檔案省時省力省空間。某檔案室原來有21萬多卷地檔案，需要50多人管理，采用計算機自動辦公后只需要20名管理人員。
檔案采用數字化管理，內部的局域網可以為單位內部人員提供網上查閱功能，實現檔案信息的便捷化，減少檔案借閱歸還的手續(xù)。
2、缺點
檔案信息由計算機來實現管理的數字化，所以對計算機前期的收集上傳資料要仔細分辨，信息錄入要準確可靠，還是要遵循不經審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔。對于已經上傳的材料，要保證材料的保密性真實性。開放性的檔案要做到只能讀不能下載、修改。
檔案管理使用計算機和網絡，網絡的安全問題是檔案數字化中最重要的問題。解決網絡安全問題必須配置高效防火墻，防止檔案管理的網絡受到非法入侵；并建立實時更新病毒庫，消滅入侵的病毒；對數據庫加密，做好數據備份，設置用戶權限等。要做到并完善這些程序需要多方面的人員一起合作，充分開發(fā)利用計算機技術，還需要各級領導重視，多方積極協(xié)調配合的系統(tǒng)工作。
三、做好檔案服務工作
檔案采用新的管理手段后，檔案的利用隨之也采用新的方式。檔案要提供好的服務必須先做好源頭工作，一要抓好檔案的整理歸檔工作；二是做好檔案查詢工作；三是努力深入檔案編研工作；四是加大建設數字檔案的力度。提供好的服務還要轉變服務理念，提高服務效能，提升服務質量。在信息網絡化建設上也應力求技術創(chuàng)新、理論突破，不遺余力辦實事。
四、總結
總之，檔案管理運用現代化管理模式也不是一定要拋棄傳統(tǒng)模式，這是一個需要創(chuàng)新和改變的過程。檔案管理部門應認識到與時俱進的的重要性，做好檔案管理工作，改革檔案管理的運行機制和管理制度，使檔案事業(yè)快速健康持續(xù)發(fā)展，為改革開放和現代化建設服務。
參考文獻：
引言
網絡化社會的日益發(fā)展帶動社會的進步，機關檔案管理工作的信息量巨大，應用網絡化信息檔案管理可以有效地提升檔案案例工作速度，確保檔案管理工作的異地實時性。加強機關檔案管理工作的長效發(fā)展，改變傳統(tǒng)檔案工作的工作模式，這對于機關檔案工作的發(fā)展是具有良好意義的。通過分析機關單位檔案管理工作的具體內容，依照檔案工作進行合理的分析，研究互聯(lián)網發(fā)展下檔案工作可能面臨1的各種壓力和問題，采用有效的辦法改變網絡1檔案管理工作，提升檔案工作的重要意義。
一、機關網絡檔案工作的需求意義
網絡的發(fā)展影響機關檔案工作的發(fā)展，檔案工作逐步趨于市場化、信息化、數字化。分析機關檔案工作的基本需求狀態(tài)，對檔案工作進行分析和研究，確定機關檔案工作需求的意義，加深機關網絡檔案工作的發(fā)展。
1.檔案工作的多元發(fā)展。
機關檔案工作主要以紙質材料處理為主，紙質材料存在保存難度問題，在檔案保存和管理過程中，可能造成檔案的損壞或遺失。檔案管理的資料是當事相關內容有效管理的基本資料，一旦丟失無法再進行彌補。隨著網絡時代的快速穩(wěn)定發(fā)展，電腦、電子產品的使用頻率增加，直接影響電子載體的變化。存儲標準的改變，減低了紙質檔案的使用量，提高了直觀存儲的實時性，這有利于直觀的信息存儲和選擇，方便綜合信息的有效操作和優(yōu)勢化處理。
2.檔案的信息利用。
檔案信息的利用是依照檔案資料進行分析，當出現諸多不利因素的時候，需要根據時間、信息量進行區(qū)分，需要占用大量的空間和時間，檔案管理已經逐步發(fā)展為計算機網絡承載的檔案管理系統(tǒng)。利用電子檔案信息資源的綜合管理，集成電子檔案的共享優(yōu)勢模式，節(jié)約檔案人員的有效利用時間，對檔案內容進行網絡平臺的云存儲和云共享。
3.共享便利。
機關檔案的資料紛繁復雜，不同的部門具有不同的資料。紙質材料使用的時候，需要根據檔案資料進行區(qū)分，不同的材料之間缺乏有效的共享和溝通，隨著網絡時代的發(fā)展，檔案資料可以利用網路云存儲平臺進行資源共享。機關單位監(jiān)理統(tǒng)一的電子網絡數據平臺管理室，利用網絡終端系統(tǒng)，將計算機整合起來，根據不同部門的檔案資料進行分類存儲，文字紙質資料轉化為電子資料，音頻資源、視頻資源利用介質存儲起來，通過各個部門的綜合利用，在數據檔案查閱過程中實現對資料的共享，確保檔案資料的有效分配和控制，最大限度的形成信息資料的合理利用。
二、機關檔案網路管理的方案
網絡檔案管理需要新思想和新技術，利用網絡資源改變現有的工作標準，從檔案管理的各個方面出發(fā)，逐步提高企業(yè)檔案管理的綜合管理效率。
1.提升網絡化檔案管理意識。
網絡化技術深入現代社會生活中，加強機關檔案管理水平，對檔案管理的基本標準水平進行分析，依照機關領導管理標準，認識電子網絡化檔案管理的重要意義。機關檔案管理工作需要不斷發(fā)展和提高，根據現代化檔案管理水品，對網絡管理內的相關知識、日常工作進行分析，加強機關檔案管理工作的綜合網絡整合。制定合理的檔案人才發(fā)展管理，對檔案管理給工作標準進行分析，打破常規(guī)觀念，對日常工作的相關步驟、信息內容進行合理的分析，切實的提升機關檔案管理的綜合工作效率，實現對網絡化服務質量的快速穩(wěn)定發(fā)展。
2.創(chuàng)新網絡檔案的服務工作。
機關檔案需要根據網絡化管理發(fā)展應用特點，利用網絡化服務標準，對檔案管理人員進行分析。機關檔案管理部門可以建立有效的網絡化管理網頁，以網絡網站平臺管理為基礎，開展網絡化的服務發(fā)展利用范圍，加強檔案信息的資源數據建設和發(fā)展，制定合理的信息化網絡數據分析平臺，提高電子檔案文化的傳遞和發(fā)展，實現對網絡檔案的合理模式控制。在網絡平臺上，根據電子文件數據，對網絡建立合理的實時管理標準，對數據文件進行有效的管理，對機關信息進行有效的分析，集中管理部門的電子文件數據處理過程，對網絡信息文件進行有效的搜集管理。根據檔案信息系統(tǒng)，對網絡內容進行獲取，加強網絡電子檔案的保密管理工作，處理好檔案信息數據的使用標準。
3.提高檔案人員的素質培養(yǎng)。
根據檔案管理標準進行信息檔案分析，對管理人員的綜合素質能力進行作用分析，從主觀上提高檔案工作人員的專項素質能力。加強檔案人員網絡化技術知識的培養(yǎng)，制定愛崗敬業(yè)的制度管理標準，逐步提高機關檔案人員的綜合知識結構和技術水平，有效的完善檔案人才的招聘管理，對機關檔案的數據分析、設計、開發(fā)進行綜合分析，做好網絡機關事業(yè)單位的綜合檔案人員管理。
結語
綜上所述，機關檔案的管理工作是一種極其重要的工作，網絡化機關工作是重要的檔案工作的發(fā)展。依照檔案管理工作標準，對工作內容進行分析，不斷創(chuàng)新發(fā)展機關檔案管理工作內容，切實完善機關事業(yè)單位檔案管理綜合水平。
參考文獻：
[1]任海臣.對如何創(chuàng)新機關檔案管理工作的若干思考[J].讀書文摘,2015(22).
1.前言
當今社會已經進入互聯(lián)網時代，網絡技術的日益普及和發(fā)展為行政管理工作提供了極大的便利，檔案管理工作也是如此。機關檔案是機關事業(yè)單位在長期發(fā)展過程中形成的原始資料，檔案作為一份特殊的歷史記錄，是單位發(fā)展的歷史和見證，對機關事業(yè)單位的生存與發(fā)展提供現實依據，也是機關單位人事管理、人事勞資和干部提拔使用的重要依據，是機關事業(yè)單位未來發(fā)展的前提和保證。在互聯(lián)網時代，機關檔案工作面臨著挑戰(zhàn)和壓力，如何利用網絡使檔案管理日趨現代化，是當前檔案工作者的重要使命。
2.網絡對機關檔案管理的影響
伴隨著網絡的發(fā)展，檔案管理工作呈現信息化、網絡化以及數字化的趨勢，其對機關單位檔案管理工作具體影響有：
2.1檔案載體日趨多元化
之前，機關事業(yè)單位的檔案保存多以紙質材料為主，紙質材料不僅存在保管上的難度、存在丟失的可能性，檔案資料一旦丟失對當事人是無法彌補的損失。而網絡化時代，電子文件不斷增多，新興的信息存儲技術，例如縮微技術、掃描技術、光盤技術等等大大提高了檔案信息存儲的容量，使得機關檔案的載體形式發(fā)生了很大的變化。而且利用很小的空間就可以存儲大量的檔案信息，領導的講話、機關事業(yè)單位的活動、電子文本以及一些視頻資料都可以下載到光盤等載體進行儲存，存儲密度也比紙質檔案高出許多倍，而且還既有直觀性、選擇性、易操作性等優(yōu)勢。
2.2檔案信息利用率提高
之前，檔案資料使用人在查閱檔案時存在諸多不便利的因素，時間和空間的限制使得檔案利用率不高。而在網絡化時代，檔案管理可以部門可以充分利用計算機網絡進行檔案的傳輸，充分發(fā)揮了信息資源綜合和集成共享的優(yōu)勢，大大節(jié)約了檔案使用人的時間。檔案使用人不再受時間和地點的限制，隨時隨地都可以利用檔案管理部門提供的信息查閱服務來檢索和尋找所需的資料，不僅準確高效，在檔案信息服務的內容和方式上也提高了一個新的層次。
2.3為檔案資料共享提供了便利
事業(yè)單位檔案資料眾多，散落于各個部門之中。在紙質材料時代，部門之間的檔案材料缺乏有效溝通與資源共享。網絡時代，機關事業(yè)單位通過建立數字化檔案室，加強了檔案一體化管理，通過計算機系統(tǒng)整合了各個部門的檔案資料，也將音頻、影視、實物等檔案資料統(tǒng)一納入數字化管理，各個部門都可以再數字化檔案系統(tǒng)查閱所需的資料，實現了檔案資源的合理配置和資源共享，最大限度地實現信息資源利用。
3.網絡環(huán)境下對機關檔案管理的幾點建議
網絡時代的機關單位檔案管理是種技術，更是管理理念，如何做好這一工作，需要我們從各個方面入手來提高機關單位檔案管理效果。
3.1提高領導對檔案信息化管理的認識
如今，加強機關單位檔案管理現代化已經成為潮流，檔案管理的作用和重要性也日益被人們所熟悉和認可。作為機關和事業(yè)單位的領導領導要強化責任意識，認識到電子政務時代檔案管理的意義所在，將檔案管理工作納入領導工作日程，不斷提高領導的現代化管理水平和網絡相關知識，在日常工作中采取有效手段加強檔案工作與互相網的整合。作為普通檔案管理人員，也要認識到信息技術發(fā)展對檔案工作的挑戰(zhàn)和沖擊，要打破常規(guī)，更新觀念，打鐵還需自身硬，在平日工作中不斷更新檔案信息化管理的知識結構，切實提高工作水平和工作效率，以更好的服務質量適應互聯(lián)網時代的需求。
3.2不斷創(chuàng)新檔案管理服務手段
機關事業(yè)單位檔案管理網絡化重在應用，如何利用檔案網絡化創(chuàng)新服務手段是檔案管理人員需要關系的課題。機關單位可以建立檔案館網頁，以網站為基礎，開展網上利用服務，要進一步加快檔案信息資源數據庫建設，積極上傳各種有效信息和數據，網絡化時代，檔案電子文化的上傳和下載通過網絡就可以完成，檔案管理部門要改變傳統(tǒng)工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，及時有效的收集電子文件，并在檔案館的服務器上歸檔。尤其是加強電子文件數據庫建設，在網站上建立電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化和自動化。機關單位還要建立電子文件數據管理中心。電子文件數據管理中心作為機關單位信息資源的重要組成部分，集中管理各部門的電子文件數據，并在網站上提供檔案信息的文件查詢和檢索服務，檔案信息使用人可以通過信息系統(tǒng)、信息網絡及時準確地獲得多種信息。當然對于一些限制性信息和保密電子文件要做好保密工作。通過這些措施實現檔案信息和數據的高效使用。
3.3提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)和能力
機關單位檔案管理的信息化操作者是檔案管理人員，管理人員的信息素養(yǎng)和能力對檔案管理工作有效性具有關鍵作用。信息化時代，機關單位檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，還是信息財富的管理者和提供者。作為檔案管理人員要不斷更新知識結構和業(yè)務工作水平，以適應網絡化管理的需要。然而，很多機關單位檔案管理人員或者缺乏檔案管理專業(yè)知識，或者只是兼職人員，缺乏事業(yè)心和職業(yè)素養(yǎng)，導致檔案管理工作停滯不前。為此，機關單位要提高檔案管理工作在機關事業(yè)單位中的地位和作用，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動性，建立檔案管理專職人才專職管護。加強對檔案工作人員進行互聯(lián)網相關的知識的培訓以及愛崗敬業(yè)的道德品質，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。有條件的單位要積極招聘網絡服務需要的系統(tǒng)分析和設計人才、數據分析與開發(fā)人才等，來做好網絡時代機關事業(yè)單位的檔案管理工作。
總之，機關事業(yè)單位檔案管理工作是其日常工作的一個不可或缺組成部分，網絡化的發(fā)展對機關事業(yè)單位檔案管理工作意義重大。作為檔案管理人員要充分認識到這一點，在日常工作不斷探索和創(chuàng)新檔案管理手段和方法，切實提高機關單位檔案管理水平。
參考文獻：
[1]唐明利.淺議網絡時代的檔案管理[J].科技情報開發(fā)與經濟，2006（ 23）
目前，機關檔案工作是新的歷史時期機關檔案工作面臨的新任務和新要求。根據《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》有關規(guī)定，各地區(qū)機關應該從多方面入手，進一步規(guī)范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機關管理水平的重要標志，也對今后國家調取檔案資料，了解歷史事實方面具有重大的意義，即使現階段的機關檔案工作有著與以往相關工作的長足進步，但我們也務必看到它存在的種種不足，有效解決現實存在的問題和困難，著力構筑檔案工作典型，以典型帶動面上工作，全面推進我國機關檔案管理工作。
一、目前機關檔案管理流程現狀
1、各機關部門對檔案管理工作重視不夠
機關檔案是各地機關在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對檔案工作的有效開展起著至關重要的作用。近年來，各地機關把主要精力都放在抓經濟建設上，整天忙于中心工作和施工建設，對與檔案管理流程相關的法律法規(guī)和業(yè)務知識學習甚少，認識不深，許多基層干部檔案意識十分薄弱。由于部門對檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機關年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場地、經費、人員沒有保障，檔案工作無法更好展開。
2、機關檔案工作人員業(yè)務素質不過關
當今辦公設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進行改革，這就對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理技能等方面都提出了進一步要求。原本那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，都不能適應新的形勢，這使得檔案管理工作不但是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)技術性很強的工作，檔案人員如果沒有較好的專業(yè)素質就無法勝任檔案管理工作。但在實際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對檔案進行管理和保護還要完成單位交代的其他日常事務，這將導致他們疲于應付日常事務，無法保質保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動頻繁和業(yè)務素質欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。另外，檔案人員技能水平不足，無法正常操作計算機軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不及時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。
3、機關檔案管理所需硬件設施不夠完善
機關檔案管理方面經費投入的欠缺會大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與庫房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導致原來的硬件設施遠遠跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達到的要求。大部分機關的檔案室建設簡陋基礎條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質結構，通風性能不好，安全措施沒落實到位，防蟲防霉設施不配套。多數單位還達不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設備設施老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個別單位檔案室設備防護意識不強，設施設備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴重損害。
二、加強機關檔案管理流程的具體辦法
加強機關檔案管理流程工作是新的歷史時期機關檔案工作的重點。各地區(qū)務必高度重視，聘請與建設一支專業(yè)檔案管理員隊伍，規(guī)范單位內部檔案管理，真正做到了認識到位、工作到位。時時嚴格落實檔案資料的保存、使用管理制度，堅持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：
1、做好檔案歸類工作
機關檔案的分類必須遵循機關文件材料形成的客觀規(guī)律，保持機關文件材料歸檔工作的成果及其與機關檔案工作的自然聯(lián)系[2]。機關單位形成的全部檔案，作為一個全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀檢案件檔案、會計檔案、黨員檔案、業(yè)務考績檔案、企業(yè)轉制檔案）、科技檔案（基建檔案、設備檔案）、特殊載體檔案、實物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團檔案，其屬類可按組織機構或問題設置排列，前后保持一致，不可任意改動。（2）基建檔案的一級屬類，按工程性
或建筑項目設置。（3）設備儀器檔案的一級屬類，按種類或型號設置。（4） 會計檔案的一級屬類，按報表、賬簿、憑證，工資單及其他設置。（4）已故人員檔案的一級屬類，按已故人員級別設置。（5）聲像檔案的一級屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設置。（6）專門檔案（本機關形成的專門檔案）一級屬類，按問題或機構設置。（7）榮譽、實物檔案。
2、加強檔案管理人員隊伍建設
檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作。所以，面對新的形勢，迫切需要造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。這就要求各機關單位選配優(yōu)秀的檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊伍。經常關心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環(huán)境，落實相關福利待遇，對工作業(yè)績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調動他們的積極性。檔案主管部門需要加強工作指導，通過舉辦檔案業(yè)務培訓班等形式，組織管理人員學習檔案法律法規(guī)和業(yè)務知識，通過業(yè)務學習實行持證上崗，并建立檔案管理網絡體系，實行動態(tài)管理，加強檔案隊伍之間的交流。與此同時，檔案主管部門則要加大監(jiān)督檢查力度，要建立健全檔案執(zhí)法責任制，依法查處違法案件，使檔案執(zhí)法檢查變成制度化、經?；?、規(guī)范化。
3、加強檔案管理流程中的硬件設施投入
隨著數字化檔案館建設的實施，各地區(qū)檔案館檔案數據庫不斷擴展，為使檔案信息數據順暢錄入、安全存儲、快捷提供，各部門應該對檔案設施進行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫房安全保護綜合智能管理系統(tǒng)，保證檔案管理的齊全、完整、準確，有效地保護和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫房檔案安全保護的“十防”要求，實現了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。
三、 結束語
我國《檔案法》與《檔案法實施辦法》公布實施以來，各地機關檔案部門認真貫徹相關的指導思想及措施，我國的檔案工作呈現了較好的發(fā)展勢頭，機關檔案工作取得了明顯的成績。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案治理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在許多問題。要搞好機關檔案工作，應當提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作創(chuàng)新，不斷加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件等工作。
參考文獻：
檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關單位管理的基礎環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機關單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業(yè)、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。
(三)檔案是機關文化建設的活力源泉機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關單位文化建設應立足于本機關單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環(huán)。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關檔案管理雖有一定規(guī)模但內部管理與機關單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經過正規(guī)培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
三、檔案管理科學化的若干對策
檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學化促進機關管理高效化。檔案管理科學化工作是一項系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應加強檔案執(zhí)法隊伍建設，依法監(jiān)督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執(zhí)法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯(lián)絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規(guī)范化建設。并與相關部門加強溝通與協(xié)調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。
3.積極開展業(yè)務培訓和指導
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業(yè)務知識，提高檔案人員的業(yè)務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規(guī)范化、科學化軌道。
4.積極提供檔案中介服務
通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規(guī)范的科學化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進檔案管理科學化。
(二)機關單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業(yè)務指導與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。
2.構建科學化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學利用信息化手段
在機關單位信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。
參考文獻：
[1]張雪艷.檔案管理科學化探究[J].蘭臺世界,2007(6):24.
1.1 社會效益不能充分發(fā)揮。機關檔案工作是機關工作的組成部分，機關檔案室是機關的內部組織機構。相關制度規(guī)定機關檔案工作的任務中強調機關檔案要為機關工作服務，強調機關檔案工作要做好保密工作，確保檔案和檔案機密的安全。這使得機關開展檔案工作時僅關注到了機關本身的利用，而忽略了來自社會的利用需求。只強調到了檔案的保密，而沒有強調檔案的開放。雖然在《檔案法》相關法規(guī)中，說明機關的現行文件在經過同級或上級機關批準后，可以對外提供利用，但因為手續(xù)的繁雜和保密觀念的根深蒂固，對外提供利用往往不能實現。從機關檔案室作為機關的內部機構角度來看，機關檔案室必然站在機關立場上，因而對保管的檔案信息理所當然采取保密狀態(tài)，本能地限制甚至排斥對外提供利用。
1.2 提高檔案管理水平的自我動力不足。檔案管理工作的目的是為本機關和上級機關服務，可以說，機關開發(fā)檔案工作的動力源于檔案工作對機關參考、咨詢、決策及保存機構記憶所起的作用。如果機關僅從為自身服務這一動力出發(fā)，完成相應的檔案管理工作，并不需要進行太大的投入就能做到。很多機關對檔案管理工作不積極的原因之一，是機關對檔案管理水平沒有過高的要求。機關檔案工作是我國檔案事業(yè)有機組成部分，機關檔案工作肩負著為國家積累檔案史料的任務，就這一點來說，機關檔案管理工作屬于公共事業(yè)管理的范疇。作為我國檔案事業(yè)的基礎，顯然，機關檔案工作的質量高低影響著整個檔案事業(yè)管理水平的高低。
1.3 檔案在整體工作中的地位不高。機關檔案室作為機關的內部組織機構，其經費來源于機關內部資源的分配，而各機關因職權的不同，可支配的財力也有差異。機關檔案工作相對前沿的業(yè)務工作而言，并不直接與機關的職能、職權相關，是機關幕后的服務工作。機關檔案工作需要依靠機關領導的重視才能有效開展，但是，一般說來，領導重視程度欠缺，是機關檔案工作長期面臨的不爭事實。機關檔案室作為機關部門機構的附屬性，是制約機關檔案提供社會利用，制約檔案管理水平提高的根本原因?？梢?，如果不改變機關檔案工作對機關的附屬性，要開展機關檔案提供社會利用，提高管理水平，單依靠制度和監(jiān)督的完善是難以做到的。
2 信息時代機關檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)
傳統(tǒng)的檔案管理，僅能實現單一數據的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應科技發(fā)展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。隨著時代與科技信息的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理終將被網絡化的檔案管理所取代。系統(tǒng)化、網絡化的檔案管理，一方面可以節(jié)省更多的資金與勞動力成本，另一方面可以提高檔案信息的利用率，從長遠來看，具有不可估量的積極意義。所以，對于每一位管理人員而言，轉變觀念，樹立現代化的檔案管理理念，是一項迫切的任務。
2.1 對傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理“重藏輕用”。信息化社會對知識的評價標準是知識對經濟的推動力，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉化為生產力，才能得到社會的認可。因此，要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發(fā)信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉變服務觀念，大力開發(fā)檔案信息資源為社會和發(fā)展經濟服務。
2.2 對傳統(tǒng)檔案管理手段和方式的挑戰(zhàn)。當前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的檔案信息，難以達到傳輸的高容量和網絡化，難以形成新的知識生長點，也難以為社會經濟發(fā)展服務和供社會共享。檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。從自身實際出發(fā)制定一套完整的檔案管理制度;引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 對檔案工作者自身素質提出的挑戰(zhàn)。新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建立高素質的專業(yè)人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本檔案管理理論，又要熟練掌握計算機技術，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質。因此，運用檔案來傳播知識，促進經濟發(fā)展，使檔案中的知識轉化為現實的生產力，成為新的經濟增長點是檔案工作者義不容辭的責任和義務。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）11-00-01
傳統(tǒng)的機關檔案管理模式主要以機關檔案室為主，以紙質材料為機關收集、管理檔案，這既不利于檔案的長久保存和查閱，也影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，而網絡技術的發(fā)展和計算機的普及應用，更是對傳統(tǒng)的機關檔案管理工作帶來了深刻的影響和沖擊。因此，探究網絡環(huán)境對機關檔案管理的影響對于促進機關檔案管理工作的發(fā)展和革新具有重要的現實意義。
一、網絡環(huán)境對機關檔案的形式產生了影響
在當前的網絡環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理已經無法適應工作的需求，無論是檔案的形成過程還是檔案的載體形式，以及對檔案的記錄形式等都發(fā)生了變化。
1.檔案的形成過程發(fā)生了變化。傳統(tǒng)機關檔案的形成過程主要是通過人工記錄的方式完成，然后以紙質文件的形式進行歸檔保存。不但形成過程緩慢，需要耗費大量人力物力，而且在出現差錯的時候，也不易及時的發(fā)現和改正。在網絡環(huán)境中，機關文件的形成過程更為多樣化。（1）可以手工制作機關文件。機關文書可以將文件以手寫的方式記錄下來，然后在計算機上進行輸入存檔和保存，文件的傳遞也通過網絡來完成，也便于機關文員在輸入存檔的時候，對文件中的錯誤部分（如字、詞書寫錯誤，語言不通順流暢等）進行及時的改正，提高文件內容的質量和傳送速度；（2）可以在計算機上直接制作文件。對于機關工作所需要的文件，機關文員可以直接在計算機上進行起草、校正和打印。對于機關工作會議中需要記錄的內容，機關文員也可以利用計算機來完成，可以顯著提高文件生成的速度。同時，計算機可以提供多種形式的文件模板以供選擇，機關文員只需要填入相應的內容即可，使文件既簡潔美觀又內容豐富，還可以滿足機關單位紙質和電子版本雙套保存的需求；（3）可以利用數碼設備生成。隨著數碼影像設備的普及和應用，機關單位的工作會議記錄和重要活動，可以進行可視化的全程記錄。機關文員可以將其制作成視頻文件和音頻文件進行保存，也可以根據視頻和音頻的回放，將會議或者活動內容整理成紙質文字進行存檔和保存。
2.檔案的載體形式也發(fā)生了變化。傳統(tǒng)檔案的載體主要為紙質，這既不利于長久保存，也造成了資源的浪費。在網絡環(huán)境中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度將逐步取代紙質文件。同時在文件的內容和形式上也更為豐富和生動，例如利用網絡技術，可以在電子文件中穿插電子圖片，使文件內容更為形象直觀，內容更豐富而具有說服力。這對于機關的宣傳工作和圖片處理工作帶來了極大的便利，不僅省時省力，而且保存的時間更長久。同時在文件的傳遞過程中，電子文件也有紙質文件所不具備的優(yōu)勢。紙質文件的存檔需要人工運送完成，很可能會因為疏忽、遺忘等種種人為因素造成檔案的遺失，從而給檔案的保存工作帶來無法挽回的損失。而電子文件的存檔只需要通過機關內部的局域網傳輸就可以完成，而且電子文件備份過程簡單，幾乎不會出現檔案遺失的情況。此外，不僅大大提高了檔案存檔的時間和文件傳閱的時間，也提高了檔案存檔的安全性。
二、網絡環(huán)境促進了機關將檔案管理的創(chuàng)新
網絡環(huán)境不僅對機關檔案的形式產生了深遠的影響，而且促進了機關檔案管理工作的創(chuàng)新。
首先，提高機關檔案管理員的創(chuàng)新意識和管理技能。傳統(tǒng)的檔案管理員只負責檔案的歸檔、整理、查閱和保存工作，內容重復單調，管理工作相對簡單容易。在網絡環(huán)境中，很多檔案都是以圖形、圖像、視頻和音頻的形式存檔的，檔案管理的具體對象相對于傳統(tǒng)的紙質文件更為多樣化，這對管理員的工作技能提出了更高的要求。例如，機關檔案工作人員需要在專業(yè)人員的指導下學會專門的檔案信息接受管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集和管理技術，使機關檔案的保管擺脫卷盒和柜架等裝具的束縛，將經過鑒定歸檔的機關檔案信息將存入“虛擬文件柜”。檔案管理員不僅要掌握和檔案管理相關的網絡技術，還要認清檔案管理的發(fā)展趨勢，及時的隨著網絡技術的革新而強化自己的職業(yè)技能，使檔案管理趨于網絡化、知識化和社會化，樹立全新的管理理念。
其次，促進機關檔案管理服務創(chuàng)新。網絡環(huán)境對檔案管理服務創(chuàng)新主要體現在兩個方面：一方面是服務手段創(chuàng)新。相對與傳統(tǒng)的查閱紙質文件的服務手段，網絡環(huán)境下的檔案管理員可以建立檔案館網站，利用網絡開展多樣化服務。如利用單位網站資源制作自己的網頁，建設電子文件全文數據庫，實現網絡電子的統(tǒng)一管理和高效利用，使檔案信息服務網絡化和自動化。另一方面是拓寬了服務領域。傳統(tǒng)的機關檔案服務于機關單位本身，很少對外開放。而社會的發(fā)展使檔案服務逐步面向社會，生產建設、管理活動和行政活動等方面已經與信息服務密不可分，人們從對檔案信息的單一需求轉變?yōu)閷n案、圖書、文件和情報檢索資料的綜合需求，這使得通過網絡實現檔案資源共享、互通有無成為檔案管理工作的趨勢，從而滿足社會發(fā)展和經濟建設的需要。
最后，促進機關檔案管理理念的創(chuàng)新。管理理念是管理意識、管理宗旨和管理思想等觀念性因素的綜合，決定著管理手段和管理模式，并影響者最終的管理效果。網絡環(huán)境下，信息技術和網絡技術在檔案管理中的廣泛應用，嚴重沖擊了傳統(tǒng)檔案管理理念和服務理念，促進檔案管理理念由傳統(tǒng)的“人浮于事”向“人精于事”轉變。網絡環(huán)境中的檔案管理理念要堅持“以人為本”的原則，注重利用網絡技術向機關和社會提供周到、便捷和快速的公共服務，才能使檔案管理工作更有生機和活力，發(fā)揮檔案管理在機關工作和社會服務建設中的重要作用。
三、結論
總之，網絡環(huán)境對機關檔案管理的影響是全方面的，其意義重要而深遠。不僅改變了傳統(tǒng)檔案文件的生成過程、載體形式和存檔保管形式，提高了檔案傳輸的速度、檔案保存的安全性和檔案的利用率，而且改變了檔案管理理念和管理形式，提高了檔案管理員的職業(yè)技能和服務水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統(tǒng)化，從而真正體現檔案管理工作的價值，更好地為機關工作和社會發(fā)展服務。
參考文獻：
政協(xié)在中國政治發(fā)展當中的地位是很高的，其為中國多黨合作與政治協(xié)商的關鍵機構，能夠很好的服務于國家政治發(fā)展。涉及領域較多，比如現代化建設、民族團結、對外交往等均離不開政協(xié)的正常運轉，所以說其發(fā)揮了重要作用。 檔案工作為政協(xié)工作當中的關鍵構成內容，可以很好的將政協(xié)委員自身的意見進行記錄，日后當作是服務于民眾，維護其權益的關鍵證據。所以，政協(xié)機關開展檔案管理工作尤其必要性。
二、政協(xié)機關檔案管理工作的推動策略
政協(xié)機關在檔案管理過程中，應該加大投入，改善政協(xié)機關檔案管理的硬件環(huán)境； 提升數據庫建設，優(yōu)化政協(xié)機關單干現代化管理水平；提升政協(xié)機關單干工作在規(guī)范性、程序性與制定方面的狀況，不斷提升其中關于管理人員的培訓。
（一）加大投入，改善政協(xié)機關檔案管理的硬件環(huán)境
檔案管理最首要的條件是一定的硬件環(huán)境，這是開展檔案管理工作的基礎。 當前，一些政協(xié)機關在檔案管理工作中投入不足，硬件有欠缺，導致檔案管理工作舉步維艱。 所以，若想最大程度上讓檔案管理工作正常的開展，即應提升投入比例，在資金成本的保障下，讓相關工作人員更好的進行工作，從硬件方面保障檔案管理工作的順利開展。
（二）加強數據庫建設，提高政協(xié)機關檔案現代化管理水平
信息技術的逐步優(yōu)化，很好的推動著檔案管理工作的發(fā)展。對于政協(xié)機關來講，其應以時展為依據，逐步優(yōu)化數據庫建設，構建相對完善的案卷級數據庫，讓檔案最終實現檔案微機檢索，對錄入檔案數據實行光盤刻錄及備份，等等，通過數據庫的建設和各項信息技術的落實，切實提高政協(xié)機關檔案現代化管理水平，促進政協(xié)機關檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
（三）加強政協(xié)機關檔案工作的制度化、規(guī)范化、程序化建設
政協(xié)機關本身的各項工作比較繁雜，需要一個比較規(guī)范的體系來約束，尤其是需要加強工作的制度化、?范化、程序化建設。 檔案管理工作也是如此，其本身的價值就在于其完整性、客觀性、連續(xù)性、真實性，如果檔案工作做不好，不完整，或者不客觀，缺乏連續(xù)的、規(guī)范的制度與模式，那么自然會使檔案工作混亂不堪，其本身的價值也就不復存在。因此，政協(xié)機關的檔案工作也需要延續(xù)政協(xié)機關本身管理方面的制度化、規(guī)范化、程序化建設原則，需要一個制度方面的保障。特別是在當下的狀況，檔案管理工作的完善中存在著諸多的問題，因此提升政協(xié)機關檔案工作在規(guī)范性、程序性、、制度方面的狀況對于優(yōu)化檔案工作來講有著十分重要的意義。
（四）加強政協(xié)機關檔案管理工作人員素質培訓
（一）保管條件落后。隨著經濟發(fā)展和社會進步，多數機關單位辦公場所緊張，沒有規(guī)范統(tǒng)一的專用檔案室;有的單位檔案室與辦公室合二為一，辦公室放幾個資料櫥，就搖身一變成了檔案室;有的檔案室與倉庫混為一談，檔案沒有多少，桌椅板凳、報紙雜志等雜物卻堆滿房間，汗牛充棟;有的“六防”設施不配套，檔案材料霉變、蟲蛀、查找困難和遺失等現象時有發(fā)生。
（二）檔案管理分散。一些機關下屬科室均設有兼職管理人員，檔案分散管理，兼職檔案管理人員一身多任，各自為政，投入檔案工作的精力有限，而且由于工作不專業(yè)、業(yè)務不熟悉，無法對檔案進行科學有效的管理，造成文件材料收集不齊全、不完整，檔案管理難以實現規(guī)范化、標準化和長期化。
（三）管理水平不高。一方面，檔案管理缺乏制度保障。有的機關檔案管理制度不健全，管理混亂;少數有制度的，也缺乏針對性和可操作性;還有的沒有相關配套實施辦法和檢查考核措施，制度成為一紙空文，純屬紙上談兵。另一方面，檔案管理缺乏現代化手段。隨著計算機的普及，不少機關單位開始運用計算機及網絡技術管理檔案，相當一部分檔案管理人員還實行手工收集、手中操作、手工檢索，利用現代化技術設備的水平不高、范圍不廣，不利于檔案的收集、編研、開發(fā)利用和檔案技術支撐作用的充分發(fā)揮。
二、存在問題的原因
（一）對檔案管理工作認識不足。社會的每一點進步，對檔案工作地位的提高和自身發(fā)展都會產生巨大推動作用，但檔案工作在一些領域尚沒有得到足夠重視。主要表現為，一些機關領導對檔案工作的重要性認識不足，認為檔案管理不是單位的主要工作，只不過是抄抄寫寫、保管性的事務工作，對創(chuàng)造經濟社會效益、完成工作目標任務幫助不大，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。因此，執(zhí)行檔案管理的相關法律法規(guī)不認真、不徹底，導致機關檔案管理人浮于事，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，檔案管理工作的作用得不到充分發(fā)揮。
（二）檔案管理人員素質不強。檔案業(yè)務具有很強的專業(yè)性、技術性、連續(xù)性，需要相對固定的工作人員。但現實當中，檔案管理人員不穩(wěn)定，專職少、兼職多，工作缺乏積極性。一是工作不安心。缺乏長遠計劃和打算，安不下心來，對檔案工作的責任心不強。二是學習業(yè)務不專心。檔案管理人員的素質提升和繼續(xù)教育沒有納入培訓計劃和要求，他們認為下工夫學好了業(yè)務，也該換崗了，學了也是白學。三是工作不用心。由于檔案管理人員調整頻繁，大部分兼職人員沒有經過專業(yè)檔案知識培訓，對檔案的重要性和管理要求掌握不全面、不系統(tǒng)，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不熟悉，檔案收集意識淡薄，交接不認真，往往造成檔案管理水平不高，缺乏連續(xù)性、銜接性。
三、機關檔案管理工作的思路
（一）必須引起領導重視。領導重視是搞好機關檔案管理工作的關鍵。要想得到領導的信任和支持，檔案管理人員必須提高自身素質，搞好工作協(xié)調。一要愛崗敬業(yè)。熱愛檔案崗位，學好業(yè)務知識，提高管理水平，干好本職工作，以出色的工作業(yè)績，引起領導的關注和支持。二要強化宣傳。采取多種形式，搞好《檔案法》、《保密法》及有關法律法規(guī)的宣傳，使單位上下充分認識到檔案工作的重要意義。同時，積極向領導建議，將檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據工作需要撥付經費。三要樹立服務意識。圍繞單位中心工作，及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息服務，提升檔案管理工作影響力，推動檔案管理工作順利開展。
在紙質社會中，機關檔案管理還是主要依靠紙質材料進行收集、記錄和管理，而檔案的儲存則主要依靠于機關檔案室，這種檔案管理方式不僅不利于檔案的長久保存和查閱，也不利于提高檔案管理工作的發(fā)展。而隨著網絡技術的不斷發(fā)展，計算機設備得以普及應用，對機關檔案管理帶來了極大的機遇和挑戰(zhàn)，對于傳統(tǒng)的、紙質的機關檔案管理工作而言，更是帶來了極大的沖擊。因此，不少學者將研究的眼光放在了網絡環(huán)境及機關檔案管理的研究上，以期能進一步推動機關檔案管理的發(fā)展。
1網絡環(huán)境機關檔案出現的新變化
1.1檔案產生過程的多元化
傳統(tǒng)的檔案制作一般只有手工制作，而所謂的手工制作則是指在單位內部通過一系列流程，包括手工起草文件，采取人工方式傳統(tǒng)檔案，并以手工方式保存、管理檔案。而隨著信息化社會不斷發(fā)展，電子政務開始出現在大眾的眼前，機關部門制作文件檔案的方式也有多種路徑可選擇。具體來說主要包含半手工制作，計算機生成，數碼設備生成等等。而信息化的手工制作與傳統(tǒng)的手工制作不同，信息化的手工制作在通過一系列的文件起草流程之后，可通過錄入電腦以形成正式文件。計算機生成則是指機關文件的制作人通過計算機來生成文件，并在計算機進行修改，打印，最后形成正式的文件檔案。在網絡化的今天，甚至能通過制作相關的模板來完成簽單、擬辦等須填寫的內容，最終的文檔還可通過電子文件的形式來歸檔，不僅方便查閱，還節(jié)約了儲存的空間。隨著數碼設備的出現，在機關部門開始大量使用，不少檔案都依靠著數碼設備來生成，例如機關召開的會議或活動時，采用數碼設備進行全過程的視頻、音頻記錄，并形成相關的電子材料檔案。
1.2檔案載體、內容記錄的多元化
由于計算機設備和電子設備的多種多樣，所形成的文檔最終也變得多元化。在網絡社會的沖擊下，電子政務建設開始逐漸成熟，數碼技術和新設備大量使用，電子文檔的數量也大大增加，機關檔案的載體很內容均出現了多元化的趨勢。比如在磁性材料中，可以保存電子文本、電話錄音等多種形式的材料；而光盤材料則可以保存視頻材料、音頻材料等。而對于機關檔案所記錄的內容，在網絡環(huán)境的影響下，不僅包含了紙質檔案，還有電子檔案，而電子檔案則是根據編碼的形式，將其以“0”、“1”來進行組合匯編[4]。對于不同形式的材料，則以不同的形式體現出來。例如磁盤和光盤所儲存的語言和視頻等依托激光技術來進行錄入的信息，語音文件屬于波形文件，視頻文件屬于現代數碼技術的刻錄文件，用于儲存語音[5]。電子設備、磁盤等一磁性材料來作為載體的檔案，則是通過電流顯示信息，并將其轉變?yōu)榇庞涗浀浇橘|上，最終形成文檔內容。
2網絡環(huán)境影響下機關檔案管理存在的問題探究
網絡社會在一定程度上改變了檔案的形成方式和內容，使其變得多元化，但也在一定程度上對檔案的管理造成了影響，主要體現在以下幾個方面。
2.1收集難
由于我國的辦公軟件并沒有一個固定的標準，且各個機關單位的辦公軟件各不相同，使得一些文檔在形成和傳遞方面存在一定的阻礙，甚至會導致結果發(fā)生了改變，這對于文件的收集而言存在著非常大的阻力。檔案管理者技術水平受限。部分機關檔案管理工作人員的計算機操作水平比較低，以至于在起草、制定或者是修改電子檔案中可能會導致出現錯誤，這將直接影響到電子檔案的收集。
2.2歸整難
由于在機關單位中編制比較有限，因此一般比較少配備專門的檔案管理工作人員，大多數的檔案管理工作人員都是身兼數職，這對于其工作而言具有一定的影響。在現代變化多端的網絡社會中，現代機關的辦公環(huán)境深受網絡環(huán)境的影響，因此無論是檔案的形成，還是檔案載體、內容，都朝著多元化取向發(fā)展。這在一定程度上也會增加相應數量的傳真件與修改稿，增加了檔案規(guī)整的難度。
2.3保存難
即使是在目前科學技術迅速發(fā)展的今天，依舊存在檔案難保存的問題。由于各類軟件與硬件更新?lián)Q代的速度相當快，以至于很多機關單位來不及更新?lián)Q代，使得檔案的保存一直處于舊版與新版之間，最終使得檔案并未得到妥善的保存。由于受到新設備的影響，打印件和復印件成為了檔案保存的重要形式之一，但是，由于其文件壽命與紙張質量、復印質量息息相關，因此，這對于機關部門檔案的保存而言也存在一定的挑戰(zhàn)性。
3網絡環(huán)境下機關檔案管理措施
3.1加強機關檔案制度制定與鑒定整理
檔案的鑒定管理需要有完善的制度。針對目前機關檔案真實性的問題，需要從以下幾個方面來進行改善。一是完善檔案收集制度，從制度方面人手，加強對檔案管理人員的束縛，提高資料收集的效率。二是強化機關檔案的鑒定工作。所謂的鑒定工作，不僅鑒定到紙質檔案與電子檔案，還需要將鑒定的范圍擴展到其他新形式中，提升鑒定水平。三是，強化對理論的研究。在網絡環(huán)境的影響中，機關檔案的整理既需要使用現代化的管理模式，也需要使用到先進的設備，因此，強化對新載體的檔案管理力度能更好地開展檔案管理。
3.2創(chuàng)新服務手段，拓寬服務領域
機關的檔案管理服務是其主要職能，因此，創(chuàng)新服務手段和拓寬服務領域對其而言變得十分重要。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，網絡環(huán)境下的機關檔案管理需要創(chuàng)建相關的電子文件數據庫等電子儲存空間，才能有效利用網絡進行電子檔案的儲存，以實現檔案管理的自動化與網絡化。而另一方面，傳統(tǒng)的機關檔案服務面向的是機關單位本身，但隨著社會的發(fā)展，檔案服務開始面向社會，檔案信息也越來越能滿足綜合性需求和滿足社會各方面的發(fā)展需要。這對于提高檔案管理服務質量而言，還是有著極為重要的意義的。
3.3加強機關檔案管理人員的管理能力
受到網絡環(huán)境的影響，如今檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作存在不同，傳統(tǒng)檔案管理主要是針對實物，如紙質檔案、文件等進行整理和管理，如今機關檔案多以視頻、圖形、圖像的形式存在，這對于管理人員來說，加大了一定的管理難度，即需要管理人員具備相應的管理能力才能有效提升管理的質量。因此，相關部門的工作人員需要不斷加強對機關檔案管理人員的管理培訓，尤其是注重加強管理人員對全新管理方式，如互聯(lián)網技術、網絡檔案技術的掌握，以確保提升個人的工作能力，實現高效的檔案管理。
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