時間：2023-05-24 08:58:14
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇檔案化管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高?！熬盼濉币?guī)劃之“金信工程”，為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。
計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。
一、知識經(jīng)濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠都不會改變。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經(jīng)濟將推動檔案事業(yè)發(fā)展進程。知識經(jīng)濟是現(xiàn)代化科學技術智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進和技術設備是知識經(jīng)濟的物質(zhì)基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經(jīng)廣泛應用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程，使之進入現(xiàn)代化管理的先進行列。
第三，知識經(jīng)濟將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟不僅意味著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調(diào)整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識經(jīng)濟時代，對檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟時代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進。
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質(zhì)教育。
加快建立檔案信息網(wǎng)絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運用現(xiàn)代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網(wǎng)絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。
計算機技術的應用是檔案工作技術現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。
6、要強化服務意識，拓寬服務領域。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟領域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟領域檔案工作納入服務范疇。
7、培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才。
要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。
總之，知識經(jīng)濟的興起給檔案界提供了一個挑戰(zhàn)與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經(jīng)濟的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。
一、知識經(jīng)濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經(jīng)濟形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點永遠都不會改變。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經(jīng)濟將推動檔案事業(yè)發(fā)展進程。知識經(jīng)濟是現(xiàn)代化科學技術智能化、信息化、高級化的結(jié)果。先進和技術設備是知識經(jīng)濟的物質(zhì)基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經(jīng)廣泛應用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程，使之進入現(xiàn)代化管理的先進行列。
第三，知識經(jīng)濟將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟不僅意味著知識的不斷創(chuàng)新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調(diào)整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識經(jīng)濟時代，對檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R經(jīng)濟時代的核心內(nèi)容。實質(zhì)經(jīng)濟時代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來，發(fā)揮出最大的效能泥腿動檔案事業(yè)發(fā)展。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1、分清輕重緩急，循序漸進。
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質(zhì)教育。
加快建立檔案信息網(wǎng)絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運用現(xiàn)代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網(wǎng)絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。
計算機技術的應用是檔案工作技術現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。
6、要強化服務意識，拓寬服務領域。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟領域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟領域檔案工作納入服務范疇。
檔案之有用，源于之其特有的、強大的憑證價值和參考（情報）價值。曾經(jīng)指出：經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛(wèi)力，經(jīng)濟發(fā)發(fā)展的拉動力，社會進步的保障力，科技創(chuàng)新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時代的發(fā)展。檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務處理過程檔案化以應用為中心的新模式。本文將對檔案的現(xiàn)代化管理進行分析，提出幾點意見［1］。
1 檔案工作的概述
廣義上的檔案工作是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業(yè)務工作內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用八個環(huán)節(jié)，前六個環(huán)節(jié)稱為基礎工作，后兩個環(huán)節(jié)稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務性和政治性［2］。
隨著時代進步，現(xiàn)代檔案工作發(fā)生了以下四點轉(zhuǎn)變：
1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉(zhuǎn)為服務性、職能性；
1.2 在工作格局方面，從封閉轉(zhuǎn)為開放，從以保管為主導，轉(zhuǎn)為以開發(fā)利用為主導；
1.3 在服務對象方面，從單純?yōu)轭I導服務、為本單位內(nèi)部服務，轉(zhuǎn)為同時面向全員和社會服務；
1.4 在服務方式方法上，從被動的、手工的、內(nèi)向型的服務，轉(zhuǎn)為主動的、開發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡化的服務
當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結(jié)構(gòu)具有缺陷。
其相應的解決措施為：
(1)密切關注經(jīng)濟社會發(fā)展和各項工作的新領域、新業(yè)務、新事物，拓展建檔范圍，加強收集工作；
(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；
(3)在檔案結(jié)構(gòu)的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。
2 檔案的現(xiàn)代化管理
2.1 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念。
構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務和發(fā)展目標：以妥善保存檔案，便捷應用為發(fā)展目標。
2.2 解決適用、配套的管理設施。
不少檔案管理設施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實困難，溫濕度控制乏術。檔案資料堆積混雜，
檔案基本管理設備缺乏［3］。
因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及信息化設施使用情況，確保檔案的妥善管理。
2.3 實行制度化、規(guī)范化、標準化管理。
制度化、規(guī)范化、標準化三者之間有密不可分的關系。制度是對各方關系、行為準則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)范是對工作的數(shù)量、質(zhì)量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標準是對普遍性的業(yè)務技術作出統(tǒng)一規(guī)定。制度根據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調(diào)整關系、規(guī)范秩序為主要目的，有強制性。規(guī)范、標準以科學、技術以及普遍性的經(jīng)驗的綜合成果為基礎制定，偏重微觀業(yè)務，側(cè)重業(yè)務性、技術性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。
檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質(zhì)為簡單化，統(tǒng)一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。
檔案工作標準化體系的構(gòu)成包括檔案工作基礎標準，檔案工作業(yè)務技術標準以及與檔案工作標準相關的標準。
——檔案工作基礎標準。包括檔案專業(yè)基本術語標準、檔案館代碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統(tǒng)計工作標準，等等。
——檔案工作業(yè)務技術標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統(tǒng)計標準、檔案鑒定標準，檔案保管與保護標準，等等。
——與檔案工作標準相關的標準。如：文件制成材料質(zhì)量標準，底圖、藍圖制作規(guī)范，竣工圖編制標準，技術文件格式，國家機關公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結(jié)構(gòu)而言，一般分為國際標準、國際區(qū)域性標準、國家標準、行業(yè)或?qū)I(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準等。
因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識；認真學習、掌握標準文本的內(nèi)容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經(jīng)濟、行政手段保證標準的貫徹執(zhí)行。
2.4 大力推進檔案信息化。
檔案信息化既是整個檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標志。檔案信息化的三大任務，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化。
2.5 著力進行檔案信息資源的有效開發(fā)。
檔案信息資源開發(fā)具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏；2、數(shù)字化程度低；3、可檢索性差。因此應該大力開展檔案信息資源的有效開發(fā)。
3 結(jié)語
檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據(jù)自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎業(yè)務工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設和實現(xiàn)網(wǎng)絡化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支持，存進檔案管理與信息化的結(jié)合，推動其不斷發(fā)展。只有現(xiàn)代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發(fā)展空間。
參考文獻
［1］ 王麗梅. 簡談新時期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學家, 2011, (10)
加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。
一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
二、自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設
目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、慎重選定技術路線
信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網(wǎng)絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡技術的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經(jīng)濟效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設備不能充分利用，建了網(wǎng)絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。
五、實事求是地改進管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設資金的使用效益
檔案自動化系統(tǒng)建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。“九五”建設規(guī)劃被國家經(jīng)濟信息化聯(lián)席會議作為國家經(jīng)濟信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現(xiàn)象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應有作用，這都有待于今后注意改進。
七、重視人才管理
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理論基礎，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學地匯聚成一個整體，通過對整體工作內(nèi)容的劃分和整合來實現(xiàn)對檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過程中每一個工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發(fā)展。
2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項內(nèi)容。其中整合分原理是指在檔案管理的過程中在系統(tǒng)管理理論的基礎上，對檔案管理整體的工作內(nèi)容進行科學合理的規(guī)劃，對檔案管理工作人員進行有序規(guī)范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項工作內(nèi)容的負責人，針對他們不同的職責義務分派不同的資源和權利，制定不同的任務目標，根據(jù)這些分項任務的完成來實現(xiàn)對檔案管理工作整體任務目標的達成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進行的過程中，各個部門對檔案管理共同完成目標以及完成的過程進行綜合的工作反饋，通過反饋的信息來顯示檔案管理工作中的優(yōu)缺點，來制定相應的改善措施，進一步完善檔案管理工作，促進檔案管理工作質(zhì)量上和效率上的進步。
二、現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強對檔案工作人員的專業(yè)培訓
現(xiàn)代化檔案管理的工作內(nèi)容與計算機科技和其它科學技術的應用密不可分，檔案工作人員必須加強對相關科學技術以及先進設備的掌握和應用能力，達到能夠熟練運用各種科技設備和技術完成檔案管理工作的各項內(nèi)容和目標。對此，檔案管理單位和部門應該加強對檔案工作人員的專業(yè)培訓，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，矯正檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴肅性的認識，使其能夠以對檔案管理工作高度負責的態(tài)度為基礎，以熟練掌握科學技術和先進設備為介質(zhì)，以檔案管理單位和部門分派的任務目標為目標，使用各種檔案管理技術完成檔案管理工作的內(nèi)容，對自身在檔案管理工作中存在的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)和改進，保證檔案管理工作的順利實施，為檔案管理工作的質(zhì)量提升貢獻自身的力量。
2.加強對紙質(zhì)資料的保護
現(xiàn)代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種，紙質(zhì)檔案相比電子檔案來說保存的難度更大，但保存的價值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應該加強對紙質(zhì)資料的保護，首先檔案管理單位應該做好紙質(zhì)資料的數(shù)字化錄入工作，對紙質(zhì)資料記載的檔案信息實現(xiàn)與電子內(nèi)容一樣的共同保護和管理；其次，檔案管理單位應該建立紙質(zhì)資料的管理條例和保護原則，對紙質(zhì)資料管理工作的規(guī)范性、安全性、效益性和價值性作出相關的約束和責任，對紙質(zhì)資料管理過程中的諸多環(huán)節(jié)做好相應的監(jiān)控與保護工作，保證紙質(zhì)資料的任何管理內(nèi)容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應該加強紙質(zhì)資料的保護工作，對能夠影響到紙質(zhì)資料存放過程中的諸多影響因素采取針對性的防治措施，保證紙質(zhì)資料存放的安全性。
3.加強電子檔案資料的保護
對電子檔案資料的保護工作首先應該做好電子檔案資料的整理工作，對電子檔案的諸多內(nèi)容進行規(guī)劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應該為電子檔案的保存磁盤和光盤做好保護工作，保證其清潔性和實用性，對磁盤和光盤的存放位置應該保證磁盤和光盤各自存放空間的潔凈，保證其不會在存取或者使用的過程中發(fā)生摩擦和劃痕損傷。同時對存放在計算機網(wǎng)絡空間上的電子檔案資料應該設置好相應的控制密碼，擁有更加先進設備的檔案管理單位可以采用指紋識別或者眼膜識別的方式來做好電子檔案資料的保護工作；最后，檔案管理單位應該定期對磁盤和光盤內(nèi)的電子檔案內(nèi)容進行檢查和對照，在保證磁盤光盤儲存安全的同時對電子檔案的內(nèi)容進行檢查，保證電子檔案資料不會在保存的過程中出現(xiàn)質(zhì)量上的問題。
現(xiàn)代化的管理理念，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重中之重，正確的現(xiàn)代化管理理念能夠?qū)︶t(yī)院信息化建設及檔案資源的有效利用起指導作用。首先，應轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷樹立先進的管理思想，并堅持學習科學的管理理論，然后采用與之相適應的管理方式和方法，以此來達到預定目標；其次，醫(yī)院檔案管理人員應緊跟我國檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢與時俱進，改變與現(xiàn)代化檔案管理不相適應的思想和管理理念，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽肯冗M的科學技術和科學管理的觀念；再次，醫(yī)院檔案管理人員應建立與當前信息化時代相適應的檔案意識，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的重管理輕利用、墨守陳規(guī)的守舊觀念，變被動地檔案服務為主動服務，變封閉式為開放式，這樣不僅有利于適應現(xiàn)階段社會發(fā)展的要求，同時也能滿足知識經(jīng)濟時代的需要。
二、加強醫(yī)院硬件設施建設，推進管理方式現(xiàn)代化
當前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)很難適應醫(yī)院發(fā)展的要求。為此，必須加大基礎設施及辦公設備的投入力度，借此來實現(xiàn)自動化、電子化及規(guī)范化的檔案管理，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡信息技術的優(yōu)越性，進而提高工作效率和工作質(zhì)量。醫(yī)院應按照檔案室的建設標準，為其配置獨立的辦公室、庫房和檔案閱覽室等，并購置相應的計算機、檔案密集架以及復印機等辦公設備，給檔案管理提供必要的基礎保障。同時，應結(jié)合醫(yī)院的特點，優(yōu)選最為合適的檔案管理軟件，并組織有關管理人員進行學習、培訓，以此來促進其現(xiàn)代化管理水平的提高。此外，在營造良好檔案管理環(huán)境的同時，還應建立并完善規(guī)范的檔案管理體系，充分發(fā)揮出現(xiàn)代化設備的優(yōu)越性，以科學發(fā)展觀為指導改革現(xiàn)有的管理體系，達到檔案管理方式現(xiàn)代化的要求。
三、建立健全現(xiàn)代化檔案管理標準及各項規(guī)章制度
就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化而言，并不僅僅是由設施配置網(wǎng)絡化、信息化決定的，管理方式也同樣有著不容忽視的作用。首先，應做到檔案管理標準化、規(guī)范化，使管理工作有標準可循、有制度可依，工作中的各個環(huán)節(jié)均應做到目標明確、條理清晰，以此來確保檔案的完整性，防止檔案中最要內(nèi)容遺失的情況的發(fā)生，正確系統(tǒng)地進行記錄、存檔。想要做好以上工作，各相關部門必須統(tǒng)一檔案管理標準；其次，可以說計算機網(wǎng)絡是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提條件，所以，在軟件的開發(fā)上必須具有較強的實用性和權威性。但由于各個部門采用的軟件系統(tǒng)均有所不同，從而形成了諸多新的載體檔案，若不制定一個統(tǒng)一的管理標準，則有可能會造成這類檔案平白無故的流失。而現(xiàn)代化的檔案管理在管理方式及方法上均與常規(guī)管理有所不同，如果仍舊以常規(guī)的管理制度來規(guī)范新的運行機制，效果勢必會大打折扣。因此，必須建立并完善新的管理制度；輸入密碼及信息目錄的編制；檔案存儲信息的利用等。只有這樣才能確保醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的順利開展。
四、提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平
1.提高辦公效率
在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結(jié)果費時又費力。在應用計算機軟件進行檔案管理之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。
2.方便資源共享
在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。并且通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)，真正做到資源共享。
3.保存具有穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網(wǎng)絡技術進行管理，可直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，有效提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、推進檔案信息化的策略
1.建立規(guī)范體系
檔案信息化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關規(guī)定已不能完全適應。所以需要制定統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系，切實推動檔案標準化、規(guī)范化、信息化、科學化。
2.完善安全措施
檔案信息化建設最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。
3.健全管理制度
傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現(xiàn)漏寫或者漏抄的現(xiàn)象發(fā)生，影響了檔案的全面性和準確性，同時由于檔案管理工作對于用筆以及筆跡有著嚴格的要求，因此對于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；因此檔案管理工作的信息化進程，可以有效的提高檔案管理工作資料搜集的、瀏覽、分類以及查閱的快捷性和簡單性，也提高了檔案資源傳遞的效率，提高了檔案管理人員的辦公效率。
2.方便資源的共享
傳統(tǒng)的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數(shù)價值較高的資源都處于閑置狀態(tài)，造成了資源的浪費，也造成了我國資金的浪費，提高檔案管理工作的信息化進程可以提高資源的利用效率，人們運用資料和查找資料也更加的方便，檔案管理部門將現(xiàn)有的檔案進行系統(tǒng)的管理，并且不斷提高刮泥洗頭膏的完善性，同時將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡實現(xiàn)資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時可以通過共享平臺來完善目前自己現(xiàn)有的檔案資源，提高?Y源的完善性，提高了資源的共享的效果。
3.保存具有穩(wěn)定性
傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案，紙張保存的受到外界環(huán)境的影響比較大，纖維素決定了紙張的耐久性，但是纖維素容易受到高溫、潮濕、氧化等因素的影響，很容易受到破壞，因此如果保存不當會影響檔案的完整性，造成難以挽回的損失，但是檔案管理的信息化可以有效的避免傳統(tǒng)的檔案管理中存在的弊端，提高了檔案存儲的穩(wěn)定性，不容易受到外界環(huán)境的影響，同時也可以提高信息傳遞的方便性和快捷性。
4.提高了信息傳遞的速度和安全性
傳統(tǒng)的文件傳遞方式，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時用郵寄的方式來來傳輸文件，也會影響傳輸?shù)募皶r性，這就給檔案管理工作帶來了困難，但是利用網(wǎng)絡技術進行文件的傳輸，可以有效的縮短傳輸?shù)臅r間，保障了檔案資源的安全性，提高；俄檔案管理工作的效果。
二、提高檔案管理工作信息化進程的措施
檔案管理管理工作的信息化進程對于管理人員是觀念、技術水平都有了新的要求，要求檔案管理人員不斷的轉(zhuǎn)變思想，強化管理的效果，但是這并不是一朝一夕的事情，而是需要循序漸進，這樣才能夠提高檔案管理工作的進程。
1.建立規(guī)范的檔案管理體系
我國檔案管理的時間相對較晚，因此檔案管理的基礎差、管理質(zhì)量不高，檔案管理工作的分類標準不統(tǒng)一，因此需要解決當前檔案管理中的存在的問題，需要建立統(tǒng)一的標準，細化檔案的分類，順應時展是需要，因此需要建立和完善檔案管理體系，推動檔案管理的信息化進程。
2.強化檔案管理工作的安全措施
檔案管理工作主要是依靠人來執(zhí)行一切工作，無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是信息化的檔案管理，安全性也主要是依靠人的主動性，這就會增加檔案管理工作的安全性，檔案管理工作的信息化也會增加影響檔案的保密性，因此為了能夠促進檔案管理的信息化進程，需要提高檔案管理工作的安全性，避免黑客的對于系統(tǒng)的威脅，提高數(shù)據(jù)資源的安全性。
3.建立檔案管理制度
在建立檔案管理制度的過程中，需要重點強化檔案管理的科學性和合理性，隨著社會的發(fā)展逐步的完善，同時還要根據(jù)不同檔案的不同特點，制定針對性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時檔案管理制度還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執(zhí)行力度，提高制度的約束性。
4.提供技術的支持
經(jīng)過閱讀大量的文獻，對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設施”，其次是檔案的收集和整理，對檔案的錯誤認識及保密工作，下面，將一一解釋下面問題。
■
對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位，具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報、立項、實施，但不能同時積極進行科技檔案的整理，經(jīng)常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。
1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時，特別容易走入兩個誤區(qū)。一種是粗略收集，缺漏現(xiàn)象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實際上質(zhì)量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時代的到來，科研檔案的形式和存儲介質(zhì)越來越趨于多樣化，在收集的過程中，會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現(xiàn)在隨意堆放實體檔案，不注意管理和維護。
1.3檔案設施建設中的問題在一些科研機構(gòu)中，由于一些限制如人員和場地等，檔案數(shù)量也較少，因此在設施配置配置方面很多都采取將就的態(tài)度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房，僅使用數(shù)間辦公室代用；不能按檔案標準來實現(xiàn)辦公、閱覽、庫房三分開；對于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節(jié)柜來代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設施也不全；對于檔案設施必要的辦公設備、監(jiān)控設施等也不能達到要求。
1.4在檔案信息化建設中，易出現(xiàn)的問題在檔案信息化建設的過程中，存在以下幾個誤區(qū)。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描和網(wǎng)絡化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作，造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設勞民傷財?shù)挠^念。對于檔案信息化必要的設施則采取能拖就拖的態(tài)度，不愿意投資。
2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議
2.1完善安全措施有網(wǎng)絡的地方，就會存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個安全防范措施設置文件保密措施即采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統(tǒng)，安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數(shù)據(jù)進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統(tǒng)。
2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設的領導、檢查與監(jiān)督：落實專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠?，加強領導、統(tǒng)一規(guī)劃，主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內(nèi)容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。
（一）檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等數(shù)字技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學計算、數(shù)據(jù)處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務?？傊?，檔案數(shù)字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發(fā)展的必然趨勢。
（二）數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案管理是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點主要有以下幾個方面。
1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡系統(tǒng)。離開了計算機及相應的軟件，數(shù)字化檔案就無法生存、傳遞、識別。
2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復雜得多。
二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢及要求
（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
檔案數(shù)字化的實質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅實的物質(zhì)基礎，其優(yōu)勢包括以下幾個方面：
1.擴大經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。
2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數(shù)字化是大勢所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。
（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求
檔案數(shù)字化所要實現(xiàn)的就是為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲問題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價值。其主要要求是：
1.科學性。檔案信息資源數(shù)字化應具有科學性。從實際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優(yōu)先對具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數(shù)字化。
2.系統(tǒng)性。在進行檔案信息資源數(shù)字化時，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機聯(lián)系。
三、推進檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對策
數(shù)字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。
（一）予以科學規(guī)劃
檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，必須立足于長遠的科學規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長時間實行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。
（二）進行成本核算
目前，將傳統(tǒng)的載體進行數(shù)字化費用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數(shù)字文件進行管理和維護，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績效。如果不加強核算，則有可能導致數(shù)字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。
（三）建立雙套制管理機制
由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎相對薄弱，數(shù)字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。
1 醫(yī)院檔案信息化建設的重要性
醫(yī)院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫(yī)院檔案信息化建設的優(yōu)越性
2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫(yī)院。當代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優(yōu)指標統(tǒng)計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢。
2.2 醫(yī)護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調(diào)用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設勢在必行。
3 醫(yī)院檔案信息化建設以及檔案管理內(nèi)容
3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計算機網(wǎng)絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉(zhuǎn)、儲存、歸檔等操作，實現(xiàn)辦公自動化、無紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內(nèi)就診開始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡，使用計算機網(wǎng)絡將病人資料送達院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統(tǒng)計、處理報表、變更檔案、維護系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產(chǎn)生。
3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫(yī)院特色的資料庫是指結(jié)合當?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區(qū)工作的開展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識、工作經(jīng)驗等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網(wǎng)絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務水平以及醫(yī)療技術水準，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學習資料。
3.5 檔案庫、網(wǎng)絡安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡化在管理系統(tǒng)中的深入運用，網(wǎng)絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡潛在威脅多種多樣，加強網(wǎng)絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發(fā)，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。
4 小結(jié)
醫(yī)院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫(yī)院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。
參考文獻
[1] 厲紅霞，張景華.關于醫(yī)院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫(yī)藥，2012，25（05）：43-44
