時間：2023-05-23 08:57:10
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇企業(yè)檔案文件管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
2文件檔案的實踐經(jīng)驗
企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實踐經(jīng)驗，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)?？茖W(xué)安排大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟效益和社會效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
2加強企煤炭業(yè)人事檔案工作，實現(xiàn)以人為本的人力資源管理文化
煤炭企業(yè)人事檔案作為企業(yè)選用人才、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。優(yōu)化煤炭企業(yè)人力資源管理，離不開煤炭企業(yè)人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關(guān)系。企業(yè)人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于在企業(yè)內(nèi)部最優(yōu)化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現(xiàn)在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經(jīng)歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和素質(zhì)等基本內(nèi)容。健全煤炭企業(yè)人事檔案制度，優(yōu)化開發(fā)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面出發(fā)：完善健全人事檔案內(nèi)容制度，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和時展的要求；結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業(yè)實際的人才評價體系；企業(yè)人事檔案實行社會化開放式的管理模式。
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
企業(yè)文化是企業(yè)形象的本源，企業(yè)通過自己的組織目標與發(fā)展規(guī)劃的制定，確保企業(yè)健康發(fā)展運行；圍繞核心價值觀的永恒發(fā)展，促進企業(yè)發(fā)展；對企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營哲學(xué)的探索，為今后企業(yè)發(fā)展指明了正確方向；培養(yǎng)企業(yè)精神風(fēng)貌，來弘揚公司正氣精神；創(chuàng)新管理、經(jīng)營理念，維系企業(yè)與國際社會接軌。
2.企業(yè)文化的制度行為層
在各個企業(yè)中都要建立財務(wù)制度、人事制度、車輛管理制度、崗位責(zé)任制、銷售管理制度等一般管理制度，在一些大、中型企業(yè)及外資企業(yè)也根據(jù)自己的管理特點和文化特色，相應(yīng)地建立員工階段性比賽（或考核獎勵）制度、交流等等。這些制度都是用來約束組織成員的組織規(guī)范和行為，以保證整個企業(yè)有序高效地運行。
3.企業(yè)文化的符號層
企業(yè)要將自己的基本標識、組織的徽標及歌曲等、自然環(huán)境和建筑、技術(shù)及工藝設(shè)備特征、文體生活設(shè)施、建筑物以及造型、文化傳播網(wǎng)絡(luò)等收集整理，形成企業(yè)文化的物質(zhì)載體，這也是前兩個層形成的有力保障條件。總之，企業(yè)文化是逐步形成的，也是始終處在變化和運動之中的。人們要將這些文化逐步加以收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、編研，有利于更全面透徹地認識和了解企業(yè)文化。企業(yè)的文化資本越來越成為企業(yè)競爭的關(guān)鍵因素，也在各種資本中處于決定性作用的地位。
二、檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)的作用
1.文化價值作用
檔案是記錄、傳承文化的重要載體。它記載了人們創(chuàng)新性的社會實踐活動，反映了最先進的生產(chǎn)力的發(fā)展?fàn)顩r，使先進文化得以傳承和發(fā)展。只有檔案資料，才能為現(xiàn)在研究歷史學(xué)、社會學(xué)、人口學(xué)、民族學(xué)等提供各種具體和典型的史料。所以，檔案具有與文化等同的價值和意義。
2.文化創(chuàng)造作用
在檔案的文化資源中，記載和存儲了大量的人類在已往的活動中長期形成的實踐經(jīng)驗和科學(xué)文化知識。人們可以利用檔案中豐富的具體素材，以開發(fā)思維，啟迪心智，從而創(chuàng)造先進文化，推動和促進企業(yè)與經(jīng)濟和社會的全面發(fā)展。
3.文化傳播作用
檔案在企業(yè)文化傳播中具有十分重要的作用和意義，企業(yè)家及其管理者團隊所表現(xiàn)出來的精神、心態(tài)、品格、氣質(zhì)等，即他們的個人示范和對下屬的要求，往往也是企業(yè)文化傳遞的重要渠道。企業(yè)文化通過各種傳播媒介在社會中傳播、擴散，極大地推動檔案在企業(yè)文化中的社會傳播力量。伴隨著企業(yè)個性、企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)品和服務(wù)的社會擴散，企業(yè)也在進行著自身形象的社會傳播。
4.精神價值作用
人與動物不同，具有豐富的情感和高尚的情操。檔案的存在，詳細地記錄了中華民族創(chuàng)造歷史和先進文化的曲折歷程和奮斗足跡，真實記載了人們在社會實踐中創(chuàng)造出物質(zhì)財富和精神財富的光榮業(yè)績，它的意義和價值隨著時間的推移而變得越來越珍貴。所以，通過企業(yè)檔案的的保護和傳承，可以激活豐富的民族精神資源，傳承民族精神，鞏固深厚的民族文化根基。
5.制度創(chuàng)新作用
檔案對企業(yè)歷史以及企業(yè)經(jīng)營活動等情況的記載，讓企業(yè)制度創(chuàng)新的方式方法更加多元化。企業(yè)為了更好地探索出現(xiàn)代企業(yè)制度創(chuàng)新的思路，往往從企業(yè)文化入手進行研究分析，找出調(diào)動企業(yè)員工的積極性的方法，推動制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的發(fā)展。
項目檔案真實記錄了項目建設(shè)前期可行性研究、項目實施、項目竣工驗收等建設(shè)的全過程，為項目驗收、工程事故原因和責(zé)任認定以及日后進行管理維護、改擴建等提供了翔實的技術(shù)依據(jù)。項目檔案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點。為了確保項目工程質(zhì)量，現(xiàn)國家規(guī)定項目整體驗收前，必須通過項目檔案專項驗收。
一、目前企業(yè)在項目檔案管理上存在的問題
（一）歸檔項目文件齊全性方面的問題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準、批復(fù)文件，缺土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證等。二是招投標文件中缺評標記錄、評標報告和中標通知書。三是項目申和批復(fù)、更改變更類文件沒有閉環(huán)，有申請沒批復(fù)或有批復(fù)無申請等。四是缺竣工報告、驗收記錄、工程預(yù)決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。
（二）文件有效性方面存在的問題。一是文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如合同、協(xié)議只有簽字，沒有蓋章；隱蔽工程驗收記錄簽字不全，或缺設(shè)計單位簽字，或缺建設(shè)單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全；
（三）文件真實性、準確性方面的問題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設(shè)計變更做相應(yīng)的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據(jù)。三是原材料出廠合格證、檢驗報告的日期晚于復(fù)檢日期。
（四）案卷質(zhì)量方面的問題。一是施工單位組卷方法不統(tǒng)一，如某項目分別由兩個不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統(tǒng)一規(guī)范。二是把項目前期管理性文件作為文書檔案歸檔，與項目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個別案卷組卷不合理。主要是項目前期文件，組卷時常出現(xiàn)不區(qū)分問題、不區(qū)分年度組成雜卷，如把全部上級有關(guān)文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個別案卷題名不準確。主要是題名過于簡單，不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，如“上級有關(guān)文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準確查找所需的文件。五是個別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。
二、存在問題的原因
一是負責(zé)工程項目的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上強調(diào)，并不落實在具體實際工作中。平時只注意抓工程質(zhì)量、進度、安全等工作，而忽視了工程建設(shè)過程中檔案資料的及時收集、整理和保管。
二是施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料，往往是工程施工快結(jié)束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實性大打折扣。
三是工程技術(shù)管理人員未嚴格執(zhí)行相關(guān)項目檔案管理制度，對自己負責(zé)的項目前期資料沒有及時整理、保存；對施工、監(jiān)理單位檔案資料要求、把關(guān)不嚴，致使工程項目結(jié)束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門對此無能為力。
四是工程項目資料管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，影響歸檔質(zhì)量。施工單位資料管理人員大都是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力較差，且大多身兼數(shù)職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，檔案部門管理人員給予指導(dǎo)都聽不明白，嚴重影響歸檔質(zhì)量和完整性；也造成檔案部門在項目竣工完成后，補充收集工程竣工資料難度較大。
三、加強和改進的措施
一是項目主管單位領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員應(yīng)高度重視項目檔案工作。加強國家和公司檔案有關(guān)制度和標準的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案意識和管理水平。應(yīng)嚴格執(zhí)行國家檔案“四參加”要求，在項目實施過程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質(zhì)量。
二是完善、健全公司項目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項目文件齊全、完整。同時項目招投標過程中，要求施工單位、監(jiān)理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關(guān)合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強參與工程建設(shè)的公司內(nèi)各部門、各環(huán)節(jié)文件的積累、收集，加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。
三是要保證文件有效、真實、準確，需要文件形成單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位對文件的內(nèi)容和形成過程認真審核把關(guān)。
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時也記載了在學(xué)生成長的關(guān)鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應(yīng)的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機會
我國教育模式與就業(yè)機制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動缺乏相對明確的管理規(guī)章制度
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對學(xué)生在校表現(xiàn)進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對學(xué)生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴重的混亂現(xiàn)象
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉(zhuǎn)接時沒有準確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學(xué)生在校成長經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門要做到實時的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準確性。
（二）加大對社會檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時期。因此，政府要在此時給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準時與順暢。此外，相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉(zhuǎn)接出去的檔案進行有效的核對。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時也確保了企業(yè)人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進行檔案關(guān)系的定向信息反饋
第一，企業(yè)對招聘人員進行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)?；蛘呦嚓P(guān)部門應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學(xué)生的培養(yǎng)方案進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點，重新確立就業(yè)目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
【關(guān)鍵詞】
煤炭企業(yè)；檔案管理；企業(yè)文化建設(shè)
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善和改革開放的不斷深入，經(jīng)濟與文化一體化發(fā)展的趨勢越來越突出，許多企業(yè)越來越開始注重樹立自我形象和企業(yè)精神。它們在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、銷售等活動中逐漸形成具有企業(yè)自身特色的一種新穎的社會文化現(xiàn)象——企業(yè)文化。
1 企業(yè)檔案和企業(yè)文化的基本內(nèi)涵
企業(yè)檔案是在企業(yè)活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的信息材料——包括文字、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，是“企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和”。企業(yè)檔案，一方面它記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史，可為新時期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)；另一方面，對它加強管理的本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)、且已經(jīng)在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮出了越來越重要的作用。
企業(yè)文化是“企業(yè)和企業(yè)職工在一定的歷史環(huán)境中，在民族文化和現(xiàn)代意識影響下，在生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、管理等活動中逐漸形成的具有企業(yè)特點的群體意識，以及這個群體意識的價值觀念、思維方式、行為準則和道德規(guī)范等”。企業(yè)文化建設(shè)是構(gòu)成企業(yè)的最基本的建設(shè)，是企業(yè)發(fā)展的一項重要戰(zhàn)略措施。
2 煤炭企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系
2.1 煤炭企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻，是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考，對企業(yè)文化建設(shè)起著宣傳推廣和教育作用
煤炭企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，推動企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展過程。企業(yè)文化建設(shè)需要企業(yè)成長、發(fā)展歷程的真實記載，需要有關(guān)企業(yè)經(jīng)營哲學(xué)和企業(yè)精神文化宣傳的記載，而煤炭企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長、發(fā)展歷程的載體，真實地記錄了煤炭企業(yè)文化建設(shè)所需的全部資料，它為能為煤炭企業(yè)文化建設(shè)提供寶貴的材料，是煤炭企業(yè)文化建設(shè)的保障。煤炭企業(yè)檔案工作者在收集企業(yè)檔案時，要充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的需求，分析哪些文件、檔案或資料是企業(yè)文化建設(shè)所需的資料和素材，能推進企業(yè)文化的建設(shè)進程。因此，企業(yè)檔案工作者必須具備較強的企業(yè)文化建設(shè)敏感性和企業(yè)文化建設(shè)意識。
2.2 煤炭企業(yè)文化建設(shè)影響著檔案的收集范圍和檔案的價值和鑒定工作
煤炭企業(yè)檔案的價值表現(xiàn)為企業(yè)檔案客體對企業(yè)主體的需求和滿足程度。煤炭企業(yè)檔案價值受多種因素的影響和制約呈現(xiàn)出大小不一的價值體現(xiàn)，對企業(yè)經(jīng)營決策有用的企業(yè)檔案，其檔案價值要大于對企業(yè)經(jīng)營決策沒用的檔案。煤炭企業(yè)檔案價值的鑒定工作帶有較強的主觀性，受多種因素的影響。煤炭企業(yè)文化建設(shè)作為企業(yè)管理活動的重要組成部分，不僅是企業(yè)檔案信息收集的重點，同時它也影響著企業(yè)檔案信息價值的鑒定工作。在企業(yè)檔案價值鑒定過程中充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的影響，使企業(yè)檔案價值表現(xiàn)出多重價值，賦予企業(yè)檔案更為豐富的價值內(nèi)涵。
3 加強企煤炭業(yè)人事檔案工作，實現(xiàn)以人為本的人力資源管理文化
煤炭企業(yè)人事檔案作為企業(yè)選用人才、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。優(yōu)化煤炭企業(yè)人力資源管理，離不開煤炭企業(yè)人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關(guān)系。企業(yè)人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于在企業(yè)內(nèi)部最優(yōu)化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現(xiàn)在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經(jīng)歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和素質(zhì)等基本內(nèi)容。
健全煤炭企業(yè)人事檔案制度，優(yōu)化開發(fā)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面出發(fā)：完善健全人事檔案內(nèi)容制度，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和時展的要求；結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業(yè)實際的人才評價體系；企業(yè)人事檔案實行社會化開放式的管理模式。
4 建立企業(yè)形象系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價值
煤炭企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動真實可靠的原始記錄。它反映了企業(yè)在其日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中的全部活動，蘊含著企業(yè)深厚的文化底蘊，囊括了企業(yè)豐富的信息資源。企業(yè)形象是社會公眾對企業(yè)及其行為產(chǎn)生的各種感知、看法、認識、感情的綜合印象，是企業(yè)以體貌特征等圖像形式表現(xiàn)出來的企業(yè)文化。企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳，是企業(yè)管理文化的不同層面，它們都對企業(yè)管理起到了積極的促進作用，是企業(yè)管理體系中不可缺少的一部分。良好的企業(yè)形象，不僅能推動企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，還能在企業(yè)外部產(chǎn)生巨大的形象推動力，給企業(yè)帶來不可估量的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)檔案中記載的企業(yè)在成長、發(fā)展歷程中所榮獲的各種獎項和成果，都是樹立企業(yè)形象的典型素材。
煤炭企業(yè)檔案與煤炭企業(yè)形象宣傳有著極其密切的關(guān)系，企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳都是企業(yè)的寶貴財富，都能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，對企業(yè)的生存與發(fā)展具有重要的作用。因此，煤炭檔案信息中心應(yīng)當(dāng)主動與企業(yè)宣傳部門合作，積極開發(fā)深層次的檔案信息資源，為煤炭企業(yè)的發(fā)展做好專題服務(wù)工作。煤炭企業(yè)檔案機構(gòu)可以收集企業(yè)榮譽檔案，對榮譽檔案實行集中統(tǒng)一保管，通過整理榮譽檔案，提取出最能代表企業(yè)精神和價值觀念的典型代表，樹立能代表企業(yè)經(jīng)營理念的形象，成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。編寫先進人物宣傳冊，發(fā)揮企業(yè)英雄模范作用。煤炭企業(yè)先進人物是企業(yè)精神的體現(xiàn)，是企業(yè)行為和群體行為規(guī)范化和合理化的優(yōu)秀代表，是無數(shù)默默無聞的員工點點滴滴的企業(yè)精神實踐的集中反映，是企業(yè)組織力量的縮影，是企業(yè)文化的樞紐。企業(yè)發(fā)現(xiàn)了這樣的英雄人物，將其行為和實際行動表現(xiàn)，及其所創(chuàng)造的成果與企業(yè)的價值觀聯(lián)系起來，將其作為人們學(xué)習(xí)的典范加以表彰、宣傳和榜樣化。煤炭企業(yè)先進人物的模范帶頭作用有利于影響其他員工形成和堅持正確的觀念。企業(yè)利用檔案信息資源，挖掘企業(yè)的品牌價值，樹立企業(yè)的外在社會形象和企業(yè)內(nèi)部的英雄人物形象，提升企業(yè)社會地位，增加企業(yè)的文化附加值，不僅拓展了企業(yè)檔案信息中心的檔案保管和提供利用職能，豐富了企業(yè)檔案工作的內(nèi)容，還在很大程度上推動了企業(yè)文化建設(shè)的進程，促進企業(yè)全面經(jīng)營管理的發(fā)展。
綜上，煤炭企業(yè)檔案作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考，作為煤炭企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)，在煤炭企業(yè)文化建設(shè)中有著不可替代的重要作用。隨著越來越多的煤炭企業(yè)開始重視企業(yè)文化建設(shè)，煤炭企業(yè)文化建設(shè)的力度將越來越大，方式將越來越多樣，內(nèi)容也將越來越寬廣。所以，對于煤炭企業(yè)來說，這就要求廣大煤炭企業(yè)檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創(chuàng)新，使企業(yè)檔案工作跟上形勢的發(fā)展，在煤炭企業(yè)的文化建設(shè)中發(fā)揮出新的作用。
【參考文獻】
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[3]劉光明.企業(yè)文化（第三版）[M].北京：經(jīng)濟管理出版社，2002.
1 企業(yè)檔案的基本定義和內(nèi)涵
企業(yè)檔案是企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中，由企業(yè)專門人員收集和整理的各類文件材料，具有重要價值，是一種有效的現(xiàn)代企業(yè)資源組織形式。
企業(yè)檔案以文字、圖像、視頻資料等形式，真實地記錄和反映了企業(yè)形成發(fā)展的全過程，是企業(yè)行政辦公和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要部分。企業(yè)檔案是伴隨著企業(yè)的逐步發(fā)展壯大形成的，是企業(yè)發(fā)展的一手資料，并隨著企業(yè)的發(fā)展逐步調(diào)整完善，由專門的管理人員負責(zé)整理和匯編，有效地推動了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2 企業(yè)檔案與企業(yè)文化的關(guān)系
目前，從總體上來看，我國企業(yè)檔案管理發(fā)展存在不均衡性，受企業(yè)經(jīng)營模式以及其內(nèi)部管理水平的影響，企業(yè)的檔案管理層次具有較大差異。但在企業(yè)檔案管理上，各企業(yè)均采取有效手段，積極創(chuàng)新檔案管理制度，不斷完善其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快培養(yǎng)專業(yè)人才，以推動企業(yè)檔案管理的高效穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)將其實際發(fā)展情況作為依據(jù)，忠實于現(xiàn)實，逐步深化檔案管理，經(jīng)過篩選整理，將一些有價值的內(nèi)容保存下來，并加以妥善整理和歸檔，由專門的檔案部門負責(zé)保管。當(dāng)企業(yè)發(fā)展遭遇困境時，企業(yè)管理者可以及時查閱檔案資料，吸收和借鑒以往成功經(jīng)驗，采取有效措施，及時解決問題，從而保障企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。而企業(yè)文化是企業(yè)在發(fā)展中所形成的一種集體價值觀，對增強企業(yè)核心競爭力，提升競爭優(yōu)勢意義重大。企業(yè)檔案與企業(yè)文化具有一種天然聯(lián)系，二者統(tǒng)一于企業(yè)基礎(chǔ)管理中，是推動企業(yè)發(fā)展的重要保障。企業(yè)檔案與企業(yè)文化相互作用、相互促進、相互影響，有效地增強了企業(yè)活力，共同推動了企業(yè)的發(fā)展壯大。
3 企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用
3.1 企業(yè)檔案是發(fā)展企業(yè)文化的史料資源，積極服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)
企業(yè)檔案記載了企業(yè)自成立之初至今的一系列重大生產(chǎn)經(jīng)營活動，涉及內(nèi)容眾多，既包括企業(yè)的先進生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)驗、專利成果、先進工藝、技術(shù)資質(zhì)，也包括企業(yè)的管理水平、業(yè)績評價、榮譽記載以及職工素質(zhì)、人才建設(shè)、文化建設(shè)、設(shè)備配置、技改歷程、財務(wù)狀況、經(jīng)營現(xiàn)狀等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的作用。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)先進經(jīng)驗和管理成果的總結(jié)，是發(fā)展企業(yè)文化的重要史料資源，為企業(yè)文化發(fā)展提供了明確的發(fā)展思路和方向，極大地推動了企業(yè)文化的發(fā)展進程。就企業(yè)檔案目前的發(fā)展實際而言，企業(yè)檔案自建立之初就發(fā)揮了積極效應(yīng)，從內(nèi)在和外在兩方面體現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程規(guī)律和生產(chǎn)經(jīng)營特點，對于企業(yè)文化的創(chuàng)建起到了積極引導(dǎo)作用。另外，受企業(yè)檔案自身特性的影響，企業(yè)檔案是隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展變化的，在繼承企業(yè)前期發(fā)展經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，去粗取精，為今后發(fā)展制定了一個科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，具有一定的預(yù)見性。
3.2 企業(yè)檔案是發(fā)展企業(yè)文化的重要理論參考
優(yōu)秀的企業(yè)文化往往是在立足企業(yè)發(fā)展特點的基礎(chǔ)上形成和發(fā)展起來的，符合企業(yè)未來的發(fā)展方向。在發(fā)展企業(yè)文化時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者通常會以企業(yè)檔案為依據(jù)，制定出一整套較為系統(tǒng)完善的企業(yè)文化發(fā)展方案，而這一過程必須要堅持以企業(yè)檔案為依據(jù)，充分挖掘企業(yè)文化的閃光點，打造自主文化。
3.3 企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化的有機組成之一，承擔(dān)著創(chuàng)新企業(yè)文化的重要使命
企業(yè)檔案是企業(yè)長期發(fā)展積累的物質(zhì)表現(xiàn)，屬于企業(yè)文化的一部分。因此，從客觀上來說，加強企業(yè)檔案管理就是創(chuàng)建企業(yè)文化，提升企業(yè)整體文化水平的重要舉措和有力保證。因此，企業(yè)管理者應(yīng)進一步更新管理理念，完善企業(yè)檔案管理，促進企業(yè)文化建設(shè)，豐富企業(yè)文化。
3.4 企業(yè)檔案是企業(yè)文化發(fā)展的歷史遺存，反映了企業(yè)文化的主要特性
企業(yè)檔案是伴隨著企業(yè)的產(chǎn)生而出現(xiàn)的，并隨著企業(yè)的逐步發(fā)展壯大而不斷積累完善，它主要涉及物質(zhì)生產(chǎn)經(jīng)驗和精神思想兩方面內(nèi)容，是企業(yè)集體的智慧結(jié)晶，反映了企業(yè)文化的主要特性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者通過借鑒企業(yè)檔案中的一些精華部分，大力擴展企業(yè)文化領(lǐng)域，豐富企業(yè)文化渠道，廣泛開展多層次的企業(yè)文化活動，有效地增強了企業(yè)的凝聚力和向心力。
4 結(jié)束語
綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)整個發(fā)展歷程的真實記錄和寫照，反映了企業(yè)不同發(fā)展階段的具體情況和特點，是研究企業(yè)文化的重要歷史資料，具有很高的科研價值和經(jīng)濟價值。同時，企業(yè)檔案也是企業(yè)文化的側(cè)面顯現(xiàn)，反映了企業(yè)文化的個性化特征。因此，企業(yè)經(jīng)營管理者必須進一步解放思想，完善檔案管理，積極運用各種新方法新手段不斷提高其檔案管理效率和質(zhì)量，明確檔案管理思路和目標，為企業(yè)文化的創(chuàng)建和發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部發(fā)展環(huán)境。
參考文獻：
一、前言
近年來，城市建設(shè)迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設(shè)工程施工過程、管理過程、質(zhì)量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結(jié)出改進提升施工管理經(jīng)驗，進一步提升企業(yè)核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業(yè)高效發(fā)展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問題
1.基建檔案歸檔不及時
按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應(yīng)從工程項目竣工驗收之日起3個月內(nèi)向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規(guī)定期限內(nèi)實現(xiàn)。工程建設(shè)過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統(tǒng)性形成檔案資料，當(dāng)工程即將完工時，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現(xiàn)場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導(dǎo)致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經(jīng)具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態(tài)。
2.基建檔案資料不齊全，復(fù)印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質(zhì)量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數(shù)不夠，在滿付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復(fù)印件，曾經(jīng)對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統(tǒng)計，復(fù)印件率達到62%。而復(fù)印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復(fù)印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經(jīng)濟利益的維護。
3.歸檔文件質(zhì)量有待提高
移交的工程檔案質(zhì)量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現(xiàn)象，導(dǎo)致資料歸檔后失去了利用價值。
三、出現(xiàn)上述問題的原因
1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，由于資料整理瑣碎，施工現(xiàn)場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應(yīng)付狀態(tài)，不認真進行督導(dǎo)檢查，到移交階段時才發(fā)現(xiàn)工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經(jīng)濟利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還把本單位的檔案員當(dāng)作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機制和相關(guān)制度，日常管理混亂
現(xiàn)行的工程檔案規(guī)范與制度較多側(cè)重建設(shè)單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統(tǒng)一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結(jié)算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設(shè)過程中，專業(yè)檔案管理人員對現(xiàn)場資料員缺少必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致資料員不了解本單位檔案室應(yīng)該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導(dǎo)致資料收集不齊全。
3.缺少復(fù)合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業(yè)的知識，但缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結(jié)合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業(yè)重視檔案管理工作
目前建筑市場競爭激烈，提高經(jīng)濟效益為企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視?，F(xiàn)階段，工程實體的質(zhì)量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，切實加強領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業(yè)經(jīng)濟利益。
2.建立健全制度建設(shè)
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)，為了加強對工程建設(shè)各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家對現(xiàn)場施工檔案的具體法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)自身特點，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，實現(xiàn)制度管檔。
3.創(chuàng)新檔案管理模式
在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)相關(guān)部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責(zé)任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務(wù)企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務(wù)的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業(yè)人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業(yè)人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關(guān)部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數(shù)及具體要求。落實責(zé)任，做到預(yù)防為主，避免檔案資料移交時出現(xiàn)大量復(fù)印件。（2）中期跟蹤服務(wù)基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應(yīng)及時了解工程計劃、規(guī)模、進展，資料員變動等，經(jīng)常與項目上兼職檔案員溝通聯(lián)系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質(zhì)量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產(chǎn)生效應(yīng)遠遠大于管理本身，企業(yè)可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經(jīng)濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或?qū)嵭袉挝粌?nèi)部的歸檔保證金制度，可以充分調(diào)動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓(xùn)力度，培養(yǎng)復(fù)合型人才檔案管理工作是一項科學(xué)性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務(wù)能力、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現(xiàn)場多為資料員擔(dān)當(dāng)兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業(yè)能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，并對其進行考核，培訓(xùn)出既懂建筑專業(yè)知識，有豐富現(xiàn)場項目資料收集經(jīng)驗，又了解檔案管理的復(fù)合型人才。
五、結(jié)束語
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設(shè)項目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，需要專業(yè)檔案人員轉(zhuǎn)變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強化管理，還需要現(xiàn)場資料員提升檔案整編職業(yè)素質(zhì)并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息時代的到來，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統(tǒng)的完全紙質(zhì)化到如今的電子無紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經(jīng)成為企業(yè)信息資源和資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、運營、發(fā)展的重要記錄，對于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。但是，中國企業(yè)對于這方面的應(yīng)用探索還不長，企業(yè)電子檔案的實際管理中仍然存在諸多問題，因此筆者結(jié)合自己的實際經(jīng)驗，給出一些思考和建議。
一、企業(yè)電子檔案管理問題
（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設(shè)計的過程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒有參與其中，單純從軟件設(shè)計工作人員角度出發(fā)來進行程序的設(shè)計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設(shè)計出來的自動化辦公軟件，在一些現(xiàn)實問題上的解決措施有待改進。
（二）文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)，由此導(dǎo)致信息的歸類出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應(yīng)用過程中也會出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類無法滿足現(xiàn)實的需要，對于信息的應(yīng)用、管理都會有著出入。
（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導(dǎo)致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應(yīng)用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無法有效統(tǒng)一結(jié)合。
（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網(wǎng)絡(luò)進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產(chǎn)生諸多不利影響；如果是通過網(wǎng)絡(luò)存儲，盡管可以通過網(wǎng)絡(luò)很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關(guān)軟件的應(yīng)用，自動化辦公系統(tǒng)管理達到熟練的程度，同時工作的責(zé)任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結(jié)合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責(zé)任心。
二、針對企業(yè)電子檔案管理問題的解決措施
（一）電子檔案監(jiān)控嚴格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問題，工作人員應(yīng)該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關(guān)重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學(xué)、完整、嚴密的制度來規(guī)范監(jiān)控過程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學(xué)化、嚴格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發(fā)展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現(xiàn)實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過網(wǎng)絡(luò)云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項責(zé)任落實到個人，確保權(quán)責(zé)明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進入網(wǎng)絡(luò)運行之后，其復(fù)制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風(fēng)險，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯栴}，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應(yīng)用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業(yè)的利益。
（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價值，根據(jù)實際的需要來給出相應(yīng)的標準，避免統(tǒng)一標準化的分類不利于公司對于信息的應(yīng)用。在一定有效分類之后，可以方便企業(yè)選擇應(yīng)用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價值。
（五）優(yōu)化電子檔案歸檔?，F(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問題大導(dǎo)致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實體檔案的作用，發(fā)揮實體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會信息平臺上的有效運轉(zhuǎn)。
（六）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設(shè)施如何改進，相關(guān)的工作人員作為工作過程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關(guān)的專業(yè)化的培訓(xùn)，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任心，同時結(jié)合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
三、結(jié)束語
企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發(fā)現(xiàn)問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實價值，促進企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻：
[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006.
關(guān)鍵詞：國有建筑企業(yè)；檔案管理；問題；措施 建筑企業(yè)檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展也在不斷地完善和更新。我國國有建筑企業(yè)一般工程項目巨大，項目的復(fù)雜程度高，其檔案管理起來也相對困難，雖然在檔案管理過程中采用了纖細的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當(dāng)前國有建筑企業(yè)在檔案管理中還存在較多的問題。為了有效解決檔案管理中已經(jīng)存在的問題以及面臨的問題，應(yīng)該首先認識到國有企業(yè)檔案管理的重要性。
一、國有企業(yè)檔案管理的重要性分析
建筑工程竣工之后需要對工程質(zhì)量進行評定，在評定過程中需要工程建設(shè)過程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用：1.在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中，建筑工程檔案能夠為其提供相應(yīng)的依據(jù)和參考，這樣，相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗，利用工程檔案中的豐富資源，對城市進行高效、合理的規(guī)劃和管理；2.竣工之后需要對工程進行維修管理、擴建和改建等工作，在此過程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù)，對后續(xù)工程進行完善和管理；3.建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達到標準要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對實際工程質(zhì)量進行分析，一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升，另一個方面還可以在一定程度上提高工程項目建設(shè)的經(jīng)濟效益。因此，在整個建筑工程建設(shè)中加強和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。
二、國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問題
（一）國有企業(yè)檔案散、亂、缺、散
由于我國國有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導(dǎo)致檔案資料的分散；目前我國國有企業(yè)的分公司在收集檔案時，收集人員往往是固定在辦公室中對工程檔案進行收集的，由于其對建筑工程的施工流程等各方面實際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業(yè)在工程建設(shè)之前不進行適當(dāng)?shù)臋z驗，工程竣工之后也不進行驗收，而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導(dǎo)致檔案收集散亂、不規(guī)范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時缺乏相應(yīng)的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。
（二） 國有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善
國有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協(xié)調(diào)一致，檔案管理過程中應(yīng)該采用信息化的管理方式，管理人員應(yīng)該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而，當(dāng)前國有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門中去，相應(yīng)的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。
（三） 人員設(shè)備不足
國有企業(yè)檔案管理過程中熱暖設(shè)備不足問題是一個較為普遍的問題，現(xiàn)行的工程檔案管理體制是由三個層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應(yīng)的設(shè)備也較為陳舊，甚至有些單位出現(xiàn)檔案庫房不足的問題，這將會在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項目部雖然配備了充足的人員，但是專業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒有，相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備也甚是缺乏，這就可能導(dǎo)致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。
（四） 檔案質(zhì)量差
國有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴格的質(zhì)量規(guī)定的，但是就目前的實際情況來說，很多檔案質(zhì)量并沒有達到規(guī)定質(zhì)量的要求，甚至還有相當(dāng)大的差距。例如，有的項目部為圖一時的簡單，在填寫原始資料時偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續(xù)；有些工程項目的檔案資料與實際資料不符等。
三、國有企業(yè)檔案管理的改進措施
（一）依法治檔，不斷加強國有企業(yè)檔案管理
加強國有企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)從三個方面著手：首先，檔案工作者應(yīng)加強對檔案工作的認識，深入學(xué)習(xí)和掌握國家關(guān)于檔案的法律標準，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視，而企業(yè)也用加強對檔案工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理的人員配置、設(shè)備配備等予以保證；其次，應(yīng)不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強自身法律法規(guī)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時，加強檔案管理工作隊伍的建設(shè)；再者，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)的實際情況，對檔案管理工作加強考核，從企業(yè)基層中貫徹落實依法治檔。
（二）建立對國有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度
建立國有企業(yè)檔案損失責(zé)任追求制度，實質(zhì)上就是針對國有企業(yè)檔案的重要性，在加強檔案管理工作的同時，重視檔案管理對公司各項建設(shè)的服務(wù)，全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中，向下屬公司推行二級檔案管理制度，通過在綜合檔案室實行年檢考核制度，而在二級檔案管理制度部門實行年度考核，這樣，便可以及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并及時采取措施對問題加以解決。
（三）不斷強化建檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)
針對目前國有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題，應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施，針對“散”的問題可以采用“收”的方法，通過構(gòu)建檔案管理機構(gòu)對現(xiàn)有檔案和新建檔案進行接收和保管；針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業(yè)技術(shù)人員對國有企業(yè)信息資源進行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對“缺”的問題，可以采用“查”的方式對問題加以解決，具體做法是由相關(guān)檔案管理負責(zé)行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導(dǎo)工作，然后相關(guān)單位做好檔案移接工作，相互之間明確責(zé)任。
（四） 提高檔案質(zhì)量
檔案質(zhì)量的提高可以從三個方面著手，首先是項目經(jīng)理的檔案質(zhì)量提高的意識，其次是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，最后是加強檔案管理過程的監(jiān)督。在檔案管理工作中，項目經(jīng)理的主要責(zé)任是組織、協(xié)調(diào)和管理各部門的工作，由此項目經(jīng)濟的檔案質(zhì)量意識的提高是非常關(guān)鍵的；工程檔案管理作為一個動態(tài)的管理過程，僅僅依靠單個部門或者個人是不可能對這一過程進行全面管理，必須建立建立健全相應(yīng)的工作制度和加強檔案管理的全過程監(jiān)督，保證全過程檔案的連續(xù)性和完整性。
結(jié)語：總而言之，國有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實際管理工作中，檔案工作者必須認識到檔案管理的重要性，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中已經(jīng)存在和即將面臨的問題，并針對這些問題及時采取相應(yīng)的解決策略和方法。
參考文獻：
