時(shí)間：2023-05-23 08:57:04
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人事檔案是人事、組織、勞資等部門(mén)從事人事管理活動(dòng)過(guò)程時(shí)在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，真實(shí)和客觀地記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當(dāng)前人事檔案中普遍存在問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重視不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調(diào)、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠(chéng)然檔案存在的問(wèn)題也不會(huì)解決，其辦公場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒(méi)有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。然而，由于單位或部門(mén)的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數(shù)是由人事部門(mén)的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作投入不足，因此，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒(méi)有單獨(dú)的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。調(diào)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強(qiáng)
根據(jù)國(guó)家人事檔案管理制度的規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對(duì)當(dāng)事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，“組織意見(jiàn)”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實(shí)性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等，個(gè)別人通過(guò)在人事檔案中修改姓名冒名頂替達(dá)到讀書(shū)、工作、參軍等目的?；蛘呤菫榱烁?jìng)聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書(shū)等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式虛假檔案現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，使檔案管理制度的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、惟一性屢遭挑戰(zhàn)。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫(xiě)項(xiàng)目不完整。其原因是檔案管理部門(mén)工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真及時(shí)收集各部門(mén)、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時(shí)只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒(méi)有及時(shí)對(duì)材料鑒別歸檔；對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。
干部職工對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)不足。他們?cè)谔顚?xiě)履歷表、年度考核表等表格時(shí)，有的人能省則省甚至不填寫(xiě)，敷衍了事；有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料留在個(gè)人手中，認(rèn)為自己保管更安全，用起來(lái)也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門(mén)。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動(dòng)日漸頻繁，選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡(jiǎn)化。由于人事檔案管理落后，沒(méi)有得到及時(shí)補(bǔ)充和修正，阻礙了人才的流動(dòng)。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時(shí)帶來(lái)不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)和文化的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動(dòng)等特點(diǎn)，致使人事檔案管理部門(mén)要經(jīng)常更新人事信息，要與人事信息的變動(dòng)保持同步。然而，傳統(tǒng)人事檔案管理是以紙質(zhì)版人事檔案為主要管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，使得人事信息的更新相當(dāng)困難，無(wú)法與現(xiàn)代人事信息的變動(dòng)保持同步。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理被賦予了更多職責(zé)和作用，其管理模式也逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化管理。然而，由于我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)仍處于初步階段，存在諸多問(wèn)題，如領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員信息化建設(shè)意識(shí)淡??；人事檔案管理信息化建設(shè)投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術(shù)基礎(chǔ)薄弱等等，這些因素嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)度，影響了人事檔案管理工作價(jià)值和功能的發(fā)揮，應(yīng)該引起有關(guān)單位或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。
三、如何實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)
1、提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹(shù)立思想決定行動(dòng)，要認(rèn)識(shí)到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)程度，才能進(jìn)一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門(mén)，發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實(shí)提高單位有關(guān)人員對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投入
俗話說(shuō)物質(zhì)決定意識(shí)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化既離不開(kāi)思想基礎(chǔ)，又離不開(kāi)物質(zhì)基礎(chǔ)，只有人事檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)投入，才能確保人事檔案管理信息化建設(shè)的最終實(shí)現(xiàn)。其中其資金的投入無(wú)疑是最為重要的，因此，單位應(yīng)拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設(shè)籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時(shí)要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，充分利用各項(xiàng)科研成果，推進(jìn)人事檔案管理信息領(lǐng)域中新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。此外，單位或部門(mén)還應(yīng)充分挖掘自身內(nèi)部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，又大大降低了資本投入。
3、培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍
以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價(jià)值和功能。樹(shù)立單位培養(yǎng)復(fù)合型人才意識(shí)，定期組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓(xùn)的內(nèi)容既要突出技術(shù)層面的內(nèi)容，也要突出管理層面的內(nèi)容；培訓(xùn)要有實(shí)效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關(guān)知識(shí)，又精通信息化技術(shù)。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業(yè)道德和素養(yǎng)，不斷拓寬自己新知識(shí)技術(shù)視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進(jìn)一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出自己的力量。
4、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化”
二、醫(yī)院人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題
1.基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)不夠完整。由于人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，醫(yī)院只對(duì)部分有編制的人員具有檔案管理權(quán)，大量編外人員實(shí)行人事，其人事檔案則由人社部門(mén)指定的機(jī)構(gòu)代為管理。這就造成醫(yī)院所掌握人員信息不夠完整，而醫(yī)院的人事管理工作是針對(duì)包括人事職工在內(nèi)的全院職工而言，每次需要查閱非在編人員檔案信息時(shí)只能由人事檔案工作人員去相關(guān)機(jī)構(gòu)查閱，這極大阻礙人事檔案管理信息化進(jìn)程，也極耗費(fèi)的人力、物力和財(cái)力。同時(shí)，由于醫(yī)院檔案管理缺乏行之有效的規(guī)章制度，工作人員在收集信息過(guò)程中欠缺一定的規(guī)范性，難免會(huì)出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象，容易造成信息數(shù)據(jù)的不完整。2.諸多信息數(shù)據(jù)源對(duì)接困難。在醫(yī)院人員管理過(guò)程中，人事部門(mén)所掌握的信息主要涉及工作人員個(gè)人基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、黨團(tuán)關(guān)系、工資表等信息，而其他信息則掌握在其他相關(guān)部門(mén)。如醫(yī)務(wù)處對(duì)醫(yī)療人員能開(kāi)展的手術(shù)級(jí)別、手術(shù)并發(fā)癥發(fā)生率、對(duì)口支援情況、外出進(jìn)修情況等信息，護(hù)理部掌握著各護(hù)理單元中護(hù)理人員的考核情況、服務(wù)評(píng)價(jià)等信息，繼續(xù)教育部門(mén)掌握著醫(yī)務(wù)人員的不同類(lèi)型的考試考核頻次、考核結(jié)果等信息，質(zhì)控部門(mén)掌握著各個(gè)科室質(zhì)量管理情況，院感部門(mén)掌握著各個(gè)科室的感控情況，科研處掌握著職工的科研信息，另外還有職工管理過(guò)程中產(chǎn)生的其他信息掌握在其他部門(mén)。這些都是醫(yī)院工作人員評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，卻分散在各個(gè)部門(mén)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息交流，聯(lián)通互動(dòng)，造成人員信息完整度差，各種信息數(shù)據(jù)也很難實(shí)現(xiàn)對(duì)接，進(jìn)一步增大了這些信息的利用難度。3.基礎(chǔ)配備不到位。在人員配置方面，醫(yī)院人事檔案管理人員往往是超負(fù)荷工作，很難達(dá)到每一千人配備一個(gè)專職檔案管理員的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，人事檔案管理人員長(zhǎng)期習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案管理信息化的理念不夠強(qiáng)，而且很少掌握信息統(tǒng)計(jì)和整理的方法和技術(shù)；在硬件設(shè)施方面，各種檔案信息的采集整理需要不同的工具來(lái)進(jìn)行，采用不同的載體來(lái)儲(chǔ)存，而醫(yī)院往往鮮少在這方面進(jìn)行全方位資金支持；在軟件系統(tǒng)方面，雖然信息資源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及檢索和開(kāi)發(fā)利用上缺乏行之有效的系統(tǒng)支持，由于不同醫(yī)院的具體情況各不相同，目前并沒(méi)有一個(gè)適用于不同需求的檔案管理系統(tǒng)，因此軟件系統(tǒng)就需要根據(jù)各自實(shí)際進(jìn)行開(kāi)發(fā)，而這往往需要很長(zhǎng)時(shí)間的探索和試用才能夠?qū)崿F(xiàn)。
三、大數(shù)據(jù)為醫(yī)院人事檔案管理信息化提供依托
1.大數(shù)據(jù)帶來(lái)人事檔案信息來(lái)源渠道增加。在醫(yī)院管理過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量與人員有關(guān)的信息數(shù)據(jù)。如醫(yī)德考評(píng)會(huì)體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德品行狀況，進(jìn)修培訓(xùn)情況會(huì)體現(xiàn)工作人員的技能水平提升情況，理論考核、技能考核等可以體現(xiàn)工作人員的理論掌握水平和操作能力，科研課題、情況會(huì)體現(xiàn)工作人員的科研水平，院內(nèi)外評(píng)先評(píng)優(yōu)、社會(huì)兼職等可以體現(xiàn)工作人員的社會(huì)價(jià)值，等等這些信息的大量產(chǎn)生，都可以作為完善人事相關(guān)檔案信息的來(lái)源，會(huì)極大豐富醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)，作為實(shí)現(xiàn)全方位評(píng)價(jià)人才的重要依據(jù)，為人力資源管理提供相應(yīng)參考價(jià)值。2.大數(shù)據(jù)有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息實(shí)用價(jià)值。大數(shù)據(jù)帶來(lái)的人事檔案信息的豐富，會(huì)是醫(yī)院管理的巨大無(wú)形財(cái)富。通過(guò)匯集、整合各種信息數(shù)據(jù)，形成全面豐富的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，變被動(dòng)整理檔案材料為主動(dòng)挖掘檔案信息價(jià)值，主動(dòng)為人力資源管理和開(kāi)發(fā)提供服務(wù)。例如可以將個(gè)人手術(shù)視頻、個(gè)人典型病例報(bào)告、科研專項(xiàng)進(jìn)展等個(gè)性化內(nèi)容納入職工個(gè)人人事檔案，更加側(cè)重對(duì)專業(yè)技術(shù)、科研教學(xué)等信息的收集，豐富人事檔案內(nèi)涵。通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，醫(yī)院將不同種類(lèi)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，能夠深入挖掘人事檔案的價(jià)值，有效利用各種檔案信息資源，對(duì)醫(yī)務(wù)工作者實(shí)現(xiàn)更全面的評(píng)價(jià)，從而實(shí)現(xiàn)適才適用，以至于更精準(zhǔn)的開(kāi)發(fā)人才資源，更好地服務(wù)患者，更大程度的去造福社會(huì)。
四、大數(shù)據(jù)視角下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化舉措
1.樹(shù)立大數(shù)據(jù)信息管理理念。醫(yī)院應(yīng)樹(shù)立為培養(yǎng)人才服務(wù)的檔案觀，以大數(shù)據(jù)視角推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化的頂層設(shè)計(jì)，從醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃角度而不僅僅是人事檔案管理角度來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。通過(guò)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，提高人事檔案管理的地位，實(shí)現(xiàn)人事、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、繼教、科研、質(zhì)控等多個(gè)部門(mén)協(xié)同合作，將人事檔案管理信息化納入到醫(yī)院信息化建設(shè)的過(guò)程中，以大數(shù)據(jù)的視角，來(lái)增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)大數(shù)據(jù)信息管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理方式創(chuàng)新，加快檔案管理信息化進(jìn)程。2.形成聯(lián)通互動(dòng)及時(shí)更新的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)源，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中構(gòu)建數(shù)字化大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)，發(fā)揮醫(yī)院信息科職能的同時(shí)，引進(jìn)專業(yè)的大數(shù)據(jù)信息管理團(tuán)隊(duì)，研發(fā)適合醫(yī)院實(shí)際情況的信息系統(tǒng)，使各部門(mén)、科室產(chǎn)生的各種文字、圖片、影像等資料得到及時(shí)的匯集整理，構(gòu)建科學(xué)合理、分類(lèi)明確的數(shù)據(jù)庫(kù)。利用好醫(yī)院已有的信息系統(tǒng)，通過(guò)技術(shù)升級(jí)，將醫(yī)院現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)抓取甚至實(shí)現(xiàn)對(duì)接，將極大豐富人事管理信息。同時(shí)需要注重信息收集的方式的優(yōu)化，加快將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子檔案的步伐，通過(guò)疊加專有電子水印和電子簽章保持檔案信息的完整性和真實(shí)性，提升提取信息的時(shí)間效益。另外，人員信息數(shù)據(jù)及時(shí)更新也十分重要，相關(guān)部門(mén)需配備專職信息統(tǒng)計(jì)人員，及時(shí)整理和上傳各種數(shù)據(jù)。同時(shí)，在信息檢索研發(fā)方面，要做好意見(jiàn)征求工作，提高信息屬性和檢索字段的實(shí)用價(jià)值，在將相關(guān)信息做好保密工作的同時(shí)，使查詢條件更具靈活性，輸出報(bào)表更符合實(shí)際需求，以便于醫(yī)院及相關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)更加便捷有效的人員信息檢索和利用。3.完善支持保障措施。在人員支持方面，應(yīng)組織人事檔案管理人員以及各部門(mén)相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，或去有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，增加溝通交流和技能提升的渠道，不斷掌握新技術(shù)和新知識(shí)，提升相關(guān)人員的信息管理能力和水平，加快構(gòu)建新型人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，提升人事檔案管理隊(duì)伍的層次。在硬件支持方面，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，為檔案管理部門(mén)配備數(shù)據(jù)記錄必要的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、微縮相機(jī)、掃描儀和存儲(chǔ)服務(wù)器等設(shè)備，同時(shí)為信息科配備大容量的伺服器，為軟件信息系統(tǒng)提供最大程度的支持。在制度建設(shè)方面，醫(yī)院應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)程，嚴(yán)格按照操作規(guī)范來(lái)錄入、修改、和歸檔、更新信息，將制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)貫穿到醫(yī)院人事檔案管理信息化的全過(guò)程中，從制度上減少隨意篡改、刪除檔案的可能性，重視考核和追責(zé)，確保人事檔案在信息化過(guò)程中仍能安全有序。在信息安全方面，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息的保密性管理，嚴(yán)格權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)操作記錄歸檔和定期審核，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，嚴(yán)肅流程管理和交接制度；另外，需要通過(guò)提高數(shù)據(jù)庫(kù)的防護(hù)水平，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份和防火墻提升等工作。
參考文獻(xiàn)：
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社會(huì)的發(fā)展離不開(kāi)檔案，檔案具備不可替代的作用。最近幾年，在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》頒布之后，實(shí)行了以檔案信息化建設(shè)引領(lǐng)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展舉措。所以，高校人事檔案管理就應(yīng)該適應(yīng)國(guó)家檔案管理提出的改革發(fā)展要求，將高校人事檔案管理推上信息化建設(shè)之路，如此才能夠提高檔案信息利用水平，滿足檔案信息資源共享的要求。
(二)充分開(kāi)發(fā)高校人才的潛在優(yōu)勢(shì)
高校人事檔案作為真實(shí)地記錄教職員工的政治思想、個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、品德作風(fēng)等方面的內(nèi)容，也是對(duì)其綜合素質(zhì)以及個(gè)人成長(zhǎng)歷史的集中反映，同樣也是師資隊(duì)伍建設(shè)、人力資源開(kāi)發(fā)以及選拔干部的重要信息資源依據(jù)。在開(kāi)展信息化管理之后，通過(guò)智能化的檢索，就可以將大量復(fù)合文檔的數(shù)據(jù)信息加以處理，再經(jīng)過(guò)分析加工，就可以生成直觀的人才信息圖標(biāo)，這樣也有利于高校人才潛在優(yōu)勢(shì)的充分開(kāi)發(fā)，提供最可靠的依據(jù)。
(三)適應(yīng)人事檔案自身發(fā)展的需求
隨著新型電子化檔案載體的出現(xiàn)，讓傳統(tǒng)模式下的高校人事檔案管理受到巨大沖擊，同時(shí)也帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。高校人事檔案信息化管理的核心在于通過(guò)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)高校人事工作當(dāng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相應(yīng)的加工、傳輸、檢索和存儲(chǔ)。如此，就能為高校人事檔案工作提供有效的服務(wù)，也滿足了檔案資源共享的目標(biāo)。
二、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
(一)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程過(guò)于緩慢
由于高校人事部門(mén)對(duì)人事檔案資源管理信息化建設(shè)還未重視，對(duì)人事檔案工作的開(kāi)展僅僅是停留在純手工的水平之上，就算是有人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的支持，也僅僅是停留在表面上，只是輸入了相應(yīng)的個(gè)人信息資料，卻忽略了后續(xù)的數(shù)字化加工，無(wú)法準(zhǔn)確地錄入新的信息資料或者是進(jìn)行信息資料的更改，導(dǎo)致日常的維護(hù)與管理工作無(wú)法跟上發(fā)展節(jié)奏，讓內(nèi)部系統(tǒng)很多功能都得不到相應(yīng)的應(yīng)用，信息化的利用效率非常低，并且能夠掌握“復(fù)合型”信息技術(shù)的人才偏少，人事檔案的動(dòng)態(tài)管理過(guò)于落后，這對(duì)人事檔案工作的自動(dòng)化管理以及信息化管理非常不利。
(二)服務(wù)方式過(guò)于被動(dòng)，檔案服務(wù)意識(shí)相對(duì)落后
一直以來(lái)，高校人事檔案管理都是將干部人事檔案的保管和收集放置在首要位置，但是對(duì)干部檔案的利用很少，再加上領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案工作人員缺少相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，使得大部分檔案工作人員都僅僅是當(dāng)作“門(mén)面功夫”，被動(dòng)服務(wù)的舊模式以及舊觀念，就算是現(xiàn)代化人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，檔案人員也僅僅是局限于收集、整理、裝訂和歸檔人事資料，僅僅是會(huì)應(yīng)用簡(jiǎn)單的檢索方式以及提供利用者最基本的查閱方式等，很少去關(guān)注新的系統(tǒng)操作，無(wú)法對(duì)人事檔案進(jìn)行深層次的研究和利用。在這樣的管理?xiàng)l件之下，干部人事檔案服務(wù)意識(shí)顯得過(guò)于單薄。因此，也就弱化了其服務(wù)作用。
三、信息化背景下高校人事檔案管理的創(chuàng)新舉措
在現(xiàn)代信息化的背景之下，高校人事檔案管理工作應(yīng)該滿足時(shí)展的基本要求，能夠進(jìn)行工作方式方法的創(chuàng)新。因此，高校就可以有針對(duì)性地采取以下措施提高高校人事檔案管理工作水平。
(一)重視檔案信息化建設(shè)
開(kāi)展高校人事檔案信息化管理需要轉(zhuǎn)變?cè)镜膫鹘y(tǒng)觀念，能夠順應(yīng)時(shí)展所需，認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理對(duì)于高校的重要性，進(jìn)而在重要議程中納入人事檔案信息化管理工作，再配合上宣傳力度的加大，就能夠達(dá)成信息化建設(shè)共識(shí)。如此，就能夠在各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)章進(jìn)度當(dāng)中對(duì)人事檔案信息管理加以規(guī)范，確保人事檔案信息化建設(shè)能夠有序地進(jìn)行下去。也只有如此，才能夠讓檔案管理工作的發(fā)展?jié)M足時(shí)代、滿足高校發(fā)展的要求。
(二)研究與開(kāi)發(fā)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
研究與開(kāi)發(fā)人事檔案管理軟件應(yīng)該基于安全、先進(jìn)和適用的原則，以滿足人事檔案管理信息化的需求。同時(shí)，將信息的存量不斷地?cái)U(kuò)大，豐富檔案信息內(nèi)容，如此才能夠?qū)⑷耸聶n案數(shù)據(jù)庫(kù)使用的效果提高。另外，根據(jù)保密性和安全性提出的要求，做好網(wǎng)絡(luò)方面的信息化建設(shè)，就能夠建立起人事檔案信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，將檔案的管理創(chuàng)新水平提高，才能夠?qū)⑷耸聶n案管理機(jī)制加以完善，同時(shí)也能夠?qū)⒏咝n案信息化建設(shè)的水平提上新的高度。
(三)增加人事檔案信息化建設(shè)投入
對(duì)于高校人事檔案信息化建設(shè)而言，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是最核心的建設(shè)部分，高校在預(yù)算管理中應(yīng)該納入人事檔案管理所需要花費(fèi)的資金，在建設(shè)高校人事檔案時(shí)，要滿足信息化提出的具體要求，將相應(yīng)的資金投入量增大，做好基本的設(shè)備設(shè)施等方面的保障。另外，作為檔案管理部門(mén)還應(yīng)該配備打印機(jī)、高配置電腦等設(shè)備，配合上防盜、防火等裝置，就能夠?qū)n案信息管理現(xiàn)狀加以改善，促進(jìn)檔案資源合理、科學(xué)地應(yīng)用，再配合上全方位、多層次的人事檔案管理系統(tǒng)，就可以將人事檔案信息管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)。
中圖分類(lèi)號(hào)：G264 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）18-0349-01
一、理解人事檔案管理的內(nèi)涵
人事檔案管理，是人事管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。人事檔案的管理者，既不能單純地理解為人員的一些就職的基本信息做好記錄，更不能理解為特別復(fù)雜、瑣碎的人事管理工作。其實(shí)，所謂人事檔案管理，廣義來(lái)講，就是將人事檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用的平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)是一個(gè)整合完善的過(guò)程，需要不停的補(bǔ)充新的內(nèi)容。同時(shí)，人事檔案管理者，還要在今后的日常工作中，隨時(shí)隨地對(duì)工作人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行考核，當(dāng)然，這里面也包括業(yè)績(jī)效益、獎(jiǎng)懲情況和德才表現(xiàn)等，以此作為以后人事調(diào)動(dòng)的根本依據(jù)。
不難發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理，涵蓋了材料歸檔制度；材料統(tǒng)計(jì)制度，材料轉(zhuǎn)遞制度，材料檢查核對(duì)制度，材料保衛(wèi)保密制度等內(nèi)容。
二、信息化建設(shè)的深遠(yuǎn)意義
（1）充分地發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)效益最大化
作為一個(gè)，選人用人是一門(mén)很深的大學(xué)問(wèn)，員工在沒(méi)有好壞之分，更沒(méi)有高低之別，存在的只有適合與不適合。身為的管理者，就像教學(xué)中的“因材施教”一樣，充分發(fā)揮人力資源的串通優(yōu)勢(shì)，關(guān)鍵在于鼓勵(lì)員工找到自己的長(zhǎng)處，找到屬于他們自己的崗位。要想達(dá)到這些內(nèi)容，就必須參考一定的材料信息，而的人事檔案管理信息化建設(shè)，就可以滿足這個(gè)要求，提供這方面的相關(guān)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)員工的效益最大化。當(dāng)然，的人事調(diào)動(dòng)更需要參考人事檔案管理，只有這樣，才能選拔出真正有能力的人，也更會(huì)讓員工心悅誠(chéng)服。
（2）能夠調(diào)動(dòng)員工的積極性
要想提高的經(jīng)濟(jì)效益的，很大程度上取決于員工再日常工作中國(guó)的狀態(tài)、歸屬感和積極性。要想讓員工保持良好的精神風(fēng)貌，就需要設(shè)置一定獎(jiǎng)罰機(jī)制。這個(gè)獎(jiǎng)罰機(jī)制的實(shí)施，最關(guān)鍵的地方就是的人事檔案記錄的管理。只要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，就能更加科學(xué)地記錄員工的獎(jiǎng)罰情況和績(jī)效考核，并且以保密或者公開(kāi)公示的形式讓員工知道，并安于接受。員工通過(guò)自己和別人的績(jī)效對(duì)比，無(wú)形中心里就有一定的壓力，有了壓力，才會(huì)轉(zhuǎn)變成前進(jìn)的動(dòng)力。同時(shí)，通過(guò)人事檔案管理信息化建設(shè)，就可以充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，充分發(fā)揮激勵(lì)的作用。與此同時(shí)，良好的經(jīng)濟(jì)效益自然就會(huì)產(chǎn)生。
（3）提高檔案管理的效率
在日常的工作中，傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理，很難適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的不斷變化。工作不能落后，所以要加強(qiáng)的人事檔案管理信息化建設(shè)。正因?yàn)橐郧暗臋n案管理管理落后，沒(méi)有像現(xiàn)在的信息技術(shù)提供全面支持，一方面導(dǎo)致了其檔案管理的效率低下，質(zhì)量不高，不能及時(shí)地更新；另一方面，由于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，都是通過(guò)人工來(lái)實(shí)行操作的，苦于認(rèn)識(shí)有限，很多單位往往只是做到了表面文章，即僅僅只是記錄，很少整理，更沒(méi)有專業(yè)的人來(lái)對(duì)此進(jìn)行分析、對(duì)比，歸檔。當(dāng)然，管理者，也很容易疏忽人事檔案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，導(dǎo)致沒(méi)能充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用。
三、當(dāng)前存在的一些問(wèn)題
（1）人事檔案管理的模式過(guò)于單一
在一些單位中，雖然管理者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了人事管理信息化建設(shè)的重要性，也積極組織員工進(jìn)行信息化建設(shè)，但由于管理的模式過(guò)于單一，缺少創(chuàng)新性，更沒(méi)有根據(jù)自身的情況來(lái)進(jìn)行量體裁衣。當(dāng)前，我國(guó)的個(gè)別雖然運(yùn)用了先進(jìn)的信息化技術(shù)，但卻沒(méi)能建設(shè)處統(tǒng)一的人事管理系統(tǒng)。所為的信息化管理，也僅是跟個(gè)部門(mén)內(nèi)部的合作，并且與職工層次的多樣性很難適應(yīng)，更不要所相得益彰。有些的部門(mén)眾多，每個(gè)科室都有自己的人事檔案管理，但沒(méi)有統(tǒng)一的模式，更沒(méi)有專門(mén)的人事管理部門(mén)來(lái)打理。這樣的情況，既容易造成混亂，降低效率，還容易誘發(fā)不公，不能為員工心悅誠(chéng)服。
（2）不夠靈活，太過(guò)僵硬化
人事檔案管理工作，歸根結(jié)底還是要為的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益服務(wù)的。相比之下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)往往比較多變、靈活，這就需要的人正確決策，做出恰當(dāng)?shù)娜耸掳才盘峁┮罁?jù)。
理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)卻很骨干。個(gè)別的人事檔案管理與靈活的用人制度并不是特別適應(yīng)，不但不能為的用人提供必要的參考依據(jù)，甚至有時(shí)還因?yàn)槠浣┯驳臋n案管理制度，拖了的后腿，從而進(jìn)一步影響了的用人制度和管理制度。在有些單位，因?yàn)橐R時(shí)地調(diào)用某一部門(mén)的一名員工，但是由于人事檔案管理要通過(guò)繁瑣的登記、審查等步驟，雙方都嫌麻煩，結(jié)果也沒(méi)征調(diào)成功。
（3）內(nèi)容還不夠豐富
在日常的工作中，人事檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，心理很清楚加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，也組織本單位的員工積極進(jìn)行建設(shè)，但是，一陣風(fēng)似的普及，追求到的只是一個(gè)形式。老話說(shuō)的好，畫(huà)虎畫(huà)皮難畫(huà)骨，他們雖然開(kāi)展了信息化建設(shè)，但沒(méi)有豐富檔案管理的內(nèi)容，記錄、整理的信息內(nèi)容大多照本宣科，成分單一，很難得出合理的結(jié)果，參考價(jià)值并不是太大，甚至有的就直接按照別的的檔案管理模式來(lái)進(jìn)行，沒(méi)有自身的特色，還容易落下東施效顰的把柄。
四、人事檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)探索
（1）需要引進(jìn)一批高素質(zhì)的人事檔案管理者
要想建立健全科學(xué)合理的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，就需要引進(jìn)一批有高素質(zhì)的人事檔案管理者。人才在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，在現(xiàn)代化程度較高的今天，人事檔案管理者，同時(shí)也要求引進(jìn)高素質(zhì)的現(xiàn)代人才，才會(huì)加快推進(jìn)信息化建設(shè)。
（2）提高檔案的使用價(jià)值
之所以需要建設(shè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)，就是為了充分利用檔案的價(jià)值體系，來(lái)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)步提高。與此同時(shí)，提高檔案的利用價(jià)值，也能真正地發(fā)揮檔案的關(guān)鍵作用，更能加快人事檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程。
（3）要增強(qiáng)服務(wù)水平
檔案管理工作者，要充分利用信息技術(shù)的作用，提高人事檔案的信息服務(wù)水平，同時(shí)還要建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，通過(guò)不斷的改革與創(chuàng)新形式，不斷加強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)，確保的運(yùn)營(yíng)步入健康的軌道。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）28-0324-01
1 引言
我國(guó)人事檔案信息化管理工作目前正處于發(fā)展中階段，普遍存在的問(wèn)題是：擁有檔案管理技能的人員不懂得使用電腦，懂得電腦操作的人員又缺乏檔案管理技能。同時(shí)檔案信息管理的應(yīng)用軟件與實(shí)際情況不符，缺少與之相適應(yīng)的應(yīng)用軟件，這樣以來(lái)就會(huì)使得整個(gè)管理系統(tǒng)缺少統(tǒng)一性。開(kāi)發(fā)出來(lái)的新軟件，由于工作人員的能力有限，還不能完全熟練使用。這些問(wèn)題在人事檔案管理工作中經(jīng)?？梢钥吹?。因此為了很好的解決管理工作中遇到的這些問(wèn)題，就需要工作人員嚴(yán)格要求自己，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，從而提升個(gè)人的工作能力，以此也進(jìn)一步推動(dòng)了人事檔案管理工作的發(fā)展。
2 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
2.1 有利于人事檔案管理效益的提升
以前的人事檔案管理工作主要是以實(shí)體管理為中心而展開(kāi)的，一般都是人工收集、整理檔案資料，這樣以來(lái)需要消耗大量的人力物力，比如說(shuō)以往我們查找檔案時(shí)，首先工作人員在目錄里查找出所要找的檔案位置，隨后再按照目錄上的位置去查找所需要的檔案，這種查找檔案的方式需要花費(fèi)一定的時(shí)間才能完成。然而檔案管理進(jìn)人信息化時(shí)代之后，檔案管理工作逐漸變的高效化、自動(dòng)化。檔案信息只要錄人數(shù)據(jù)庫(kù)之后就可以重復(fù)使用，同時(shí)檔案管理部門(mén)內(nèi)部還可以進(jìn)行相關(guān)檔案信息的檢索。當(dāng)擁有人事檔案信息庫(kù)之后，在互聯(lián)網(wǎng)上就可以查找出相關(guān)的檔案信息，當(dāng)有關(guān)部門(mén)想查找人事資料時(shí)，就可以按照一定的規(guī)章制度在網(wǎng)絡(luò)上查找相關(guān)的信息資料，這樣以來(lái)促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展，同時(shí)進(jìn)一步提升了檔案信息的使用率。
2.2 提升人事檔案管理人員的工作效率
人事檔案管理工作進(jìn)入信息化時(shí)代之后，檔案管理工作者從此告別了耗時(shí)耗力的人工管理時(shí)期，從而節(jié)省出時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案管理法規(guī)、軟件編程和文件管理。從而提升每一位檔案管理者的綜合素質(zhì)及專業(yè)水平，管理者不僅掌握軟件開(kāi)發(fā)技能，而且又具有先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，以此成為新世紀(jì)的綜合性人才。
2.3 有利于原始檔案的保護(hù)
原始檔案是檔案管理工作的重要保護(hù)對(duì)象，它是檔案信息中的重要資料。一般而言原始檔案都是記錄在紙張上，人事檔案也不例外，所以人事紙質(zhì)檔案的管理在整個(gè)人事檔案管理工作中顯得尤為重要。特別是人事檔案的查詢頻率相對(duì)較高，在整個(gè)工作中經(jīng)常會(huì)因人事調(diào)整而查找人事檔案。由于查詢頻率較高，紙質(zhì)檔案就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的損壞，對(duì)檔案信息的管理造成嚴(yán)重的影響。當(dāng)檔案信息化管理之后這種情況就很少發(fā)生。因?yàn)樗袡n案的信息資料都會(huì)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，工作人員只需在數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索想要的檔案信息即可，這樣將避免查詢者和原始檔案接觸，進(jìn)一步保護(hù)了原始檔案。
3 人事檔案信息化管理工作中的問(wèn)題
3.1 硬件設(shè)施不健全
一些偏遠(yuǎn)落后的地區(qū)目前還沒(méi)有條件建立信息化檔案管理系統(tǒng)，有些地區(qū)有了電子檔案可是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，這樣以來(lái)使得我國(guó)信息化檔案管理普及程度不高。在信息網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的今天，有些部門(mén)的人事檔案信息管理依舊使用人工管理檔案，π畔⒒管理不重視，沒(méi)有配套的管理設(shè)施，尤其缺少計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)等，這樣以來(lái)嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
3.2 信息化管理制度不完善
一些部門(mén)為了自身的利益沒(méi)有及時(shí)的公布人事信息資料，還有些部門(mén)建立的信息數(shù)據(jù)庫(kù)只有在內(nèi)網(wǎng)中查詢，出現(xiàn)的這些問(wèn)題都是由于人事檔案信息管理不規(guī)范。要想使得信息管理規(guī)范化，就必須制定一套相對(duì)科學(xué)的信息管理機(jī)制，這樣以來(lái)會(huì)加快檔案信息化建設(shè)的速度，杜絕有些部門(mén)自主管理信息檔案，不與外界進(jìn)行檔案信息交流，從而使得信息化檔案管理工作發(fā)展緩慢。
3.3 檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)低
管理者在整個(gè)檔案管理工作中占據(jù)著主導(dǎo)地位，管理者的職業(yè)素養(yǎng)也是檔案管理工作的重點(diǎn)，目前我國(guó)幾乎沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員，大多數(shù)檔案管理員都屬于臨時(shí)雇傭，沒(méi)有接受系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)。基于此，大部分管理員的職業(yè)素養(yǎng)相對(duì)較低，在檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的檔案信息，這為整個(gè)人事工作及檔案管理工作造成嚴(yán)重的后果。
4 人事檔案管理信息化存在問(wèn)題的對(duì)策
4.1 構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
對(duì)于從事人事檔案管理工作的部門(mén)來(lái)說(shuō)，在人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施加大建設(shè)力度，在檔案管理部門(mén)積極推廣、普及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，最大限度地提升檔案管理的信息化水平。在開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，需要對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行充分的利用，積極建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，進(jìn)而最大限度地推進(jìn)人事檔案數(shù)字化進(jìn)程。
4.2 制定規(guī)章制度，保護(hù)人事檔案
在組織開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，需要從行政立法的角度，建立健全規(guī)章制度，借助獎(jiǎng)懲機(jī)制確保檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，同時(shí)不斷推動(dòng)檔案信息化法制建設(shè)進(jìn)程。在組織開(kāi)展人事檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，需要集中力量制訂檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，并對(duì)其進(jìn)行宣傳，同時(shí)人事檔案管理部門(mén)需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)加大管理力度，為了確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全性需要安排專人進(jìn)行保管，并對(duì)人事檔案的電子文檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保電子文檔的真實(shí)性、有效性和完整性。另外，對(duì)檔案管理人員加大安全培訓(xùn)力度，通過(guò)定期、不定期的方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，幫助其樹(shù)立安全意識(shí)，避免發(fā)生泄密、失密等現(xiàn)象。
4.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍
每一位檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，檔案管理的信息化建設(shè)需要具備較高的業(yè)務(wù)水平，因此，檔案管理人員需要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷豐富自身的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)積極學(xué)習(xí)與人事檔案管理有關(guān)的知識(shí)，同時(shí)積極將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使自己成為一個(gè)既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又懂計(jì)算機(jī)的檔案管理人員。另外，需要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)思想政治教育，幫助他們提高自身的政治覺(jué)悟水平，強(qiáng)化其責(zé)任心。
5 結(jié)語(yǔ)
在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，通過(guò)信息化建設(shè)可以提高人事信息管理水平，在一定程度上可以不斷提高人才信息的社會(huì)服務(wù)質(zhì)量。人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)，在新的歷史形式下，需要檔案管理人員正確看待時(shí)代環(huán)境，借助現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理，提高檔案管理水平。
人事檔案工作是所有單位的人事信息集中地，人事檔案管理工作和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有直接關(guān)系，就因?yàn)檫@一點(diǎn)，醫(yī)院的管理層對(duì)人事檔案工作的制度建設(shè)和模式創(chuàng)新等方面不太重視，并且現(xiàn)行的人事檔案管理工作存在著很多的弊端。所以，必須要加大管理改革的力度，優(yōu)化醫(yī)院的人事管理水平，促進(jìn)單位內(nèi)的人才合理調(diào)配，發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1醫(yī)院人事檔案管理信息化現(xiàn)狀
1.1檔案信息的真實(shí)性存在問(wèn)題。
人事檔案的信息真實(shí)，這是人事檔案工作存在的前提和設(shè)置的目的，但是，很多檔案材料中內(nèi)容的失真。有的檔案材料的信息出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象，員工的出身年月和其他資料上存在著不一致的現(xiàn)象。比如說(shuō)，個(gè)人的簡(jiǎn)介敘述的很模糊，很多參加各種活動(dòng)的時(shí)間都在同一年，明顯不符合邏輯，同一個(gè)事情，每次填寫(xiě)時(shí)時(shí)間都不一樣，填寫(xiě)時(shí)隨意性很強(qiáng)。上述現(xiàn)象的發(fā)生也就失去了檔案管理的意義，給檔案管理工作造成了很大的麻煩，這種人事檔案嚴(yán)重失真的情況，其實(shí)降低了工作的效率。
1.2人事檔案管理信息化程度低。
以上我們說(shuō)過(guò)，由于醫(yī)院人事檔案管理不和醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益直接掛鉤，導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)人事檔案管理很不重視，也不會(huì)投入過(guò)多的資金和人員，這就造成了人事檔案信息化管理水平較低，設(shè)備不能得到及時(shí)的更新，信息化程度不高，檔案還是停留在紙質(zhì)材料上，已經(jīng)嚴(yán)重落后。以上這些現(xiàn)象造成了醫(yī)院人事檔案的管理質(zhì)量低下，檔案的保管缺乏嚴(yán)肅性，隨意涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。
1.3相關(guān)部門(mén)的從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平落后。
檔案管理服務(wù)水平的高低，很大程度上取決于檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。就從目前的大多數(shù)醫(yī)院來(lái)看，很多醫(yī)師的學(xué)歷都比較高，尤其體現(xiàn)在臨床方面，但是醫(yī)院檔案管理人員的人員知識(shí)結(jié)構(gòu)很不合理，學(xué)歷較低，很多都是非科班出身，由醫(yī)院的其他部門(mén)臨時(shí)抽調(diào)組成。其次，有些檔案管理工作人員知識(shí)臨時(shí)任職，在管理工作的過(guò)程中，還在準(zhǔn)備醫(yī)師證等各種考試，根本沒(méi)有時(shí)間研究人事檔案管理工作。
2醫(yī)院人事檔案管理信息化策略
2.1樹(shù)立新的檔案管理理念，增強(qiáng)檔案主動(dòng)管理的意識(shí)。
傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不適合醫(yī)院的常規(guī)管理，需要樹(shù)立新的檔案管理理念。醫(yī)院屬于非營(yíng)利性的公共醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，其中人力資源是醫(yī)院的主要力量，沒(méi)有優(yōu)秀的醫(yī)學(xué)人才資源，醫(yī)院是無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)效益的。人事檔案管理的不斷改進(jìn)，不僅能夠完成醫(yī)院相關(guān)的人事任務(wù)，對(duì)醫(yī)院人力資源進(jìn)行合理的調(diào)配，在薪資以及福利方面發(fā)揮出巨大的優(yōu)勢(shì)，有利于發(fā)揮人力資源管理的作用。因此，醫(yī)院檔案的管理工作需要醫(yī)院全體人員齊參與，樹(shù)立人事檔案管理的意識(shí)和大局觀，特別是推動(dòng)醫(yī)院服務(wù)水平的意識(shí)，在資金和人才的繼續(xù)教育上加大投入，使用最先進(jìn)的檔案管理的相關(guān)軟件和設(shè)備，健全單位內(nèi)的檔案管理體系。
2.2采用信息化管理手段，提高檔案管理的效率。
信息化管理和人事檔案相結(jié)合，是管理工作的大勢(shì)所趨，要求人事檔案工作要運(yùn)用新的科技手段，提高工作的效能，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)促進(jìn)人事檔案管理方式的徹底轉(zhuǎn)變。國(guó)外先進(jìn)的國(guó)家已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化建設(shè)，信息化程度很高，我國(guó)的三級(jí)甲等醫(yī)院已經(jīng)全面普及了計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，正在進(jìn)一步向鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)擴(kuò)大。
2.3加強(qiáng)思想道德和職業(yè)道德素質(zhì)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
醫(yī)院要經(jīng)常開(kāi)展各種繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要樹(shù)立以人為本的價(jià)值觀，以為人民服務(wù)為宗旨，檔案管理工作要站在全體醫(yī)院?jiǎn)T工的立場(chǎng)上。具體可以做到以下幾點(diǎn)，醫(yī)院可以配備專職的檔案員，開(kāi)展的培訓(xùn)活動(dòng)要包括對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)的方式有很多，如在職進(jìn)修、外出考察以及參加研討會(huì)等各種方式，以不斷適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理工作的要求，作為檔案管理工作人員，要樹(shù)立正確的價(jià)值觀，增強(qiáng)自己的責(zé)任心和團(tuán)體意識(shí)，學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和手段，使工作的效率得到提高，掌握檔案管理的綜合技能，以從容的應(yīng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展需要。
2.4實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。
為了順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)該建立電子檔案，力求人事檔案管理工作的科學(xué)合理，并用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，提高檔案信息的真實(shí)度，通過(guò)現(xiàn)代化信息采集的設(shè)備，建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)的升級(jí)和更新，使人事檔案管理的信息呈動(dòng)態(tài)化的趨勢(shì)，保障檔案信息不過(guò)時(shí)，增強(qiáng)信息的可信度，便于隨時(shí)檢索和查詢，只有做到檔案信息的規(guī)范化和科學(xué)化管理，才能提高人事檔案管理的工作水準(zhǔn)，服務(wù)于醫(yī)院的中心工作。
3結(jié)語(yǔ)
面對(duì)醫(yī)院在新時(shí)期的人事檔案管理信息化的趨勢(shì)，本文通過(guò)分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，并提出一些策略，以供參考，希望能在今后檔案信息化管理上有更大的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
一、在醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息發(fā)揮的作用價(jià)值
第一，將科學(xué)化、數(shù)字化信息應(yīng)用于該方面管理中，結(jié)合科學(xué)數(shù)字化信息理念，提升其存儲(chǔ)空間，為存儲(chǔ)、快速查找資料提供便利條件，緩解工作壓力的同時(shí)，提升醫(yī)院檔案管理效率。第二，人事檔案數(shù)據(jù)很重要，如果采用傳統(tǒng)的管理方法，在資料的查詢過(guò)程中難免會(huì)投入過(guò)多的時(shí)間成本。但是在數(shù)字化信息的運(yùn)用下，對(duì)于相關(guān)人事檔案的查詢不僅時(shí)間較短，還能提升其工作效率。第三，紙質(zhì)與信息化檔案管理最大的區(qū)別在于信息化檔案內(nèi)容有一定的公開(kāi)性，對(duì)于員工的考核也具有公平性。第四，人事檔案的調(diào)用在數(shù)字化信息技術(shù)的輔助下，也可以將棘手的問(wèn)題快速處理，在最短的時(shí)間內(nèi)獲取信息。
二、醫(yī)院人事檔案管理目前問(wèn)題所在
第一，管理意識(shí)薄弱，理念傳統(tǒng)守舊，知識(shí)更新緩慢，對(duì)于數(shù)字化信息的應(yīng)用更是準(zhǔn)備不充分。第二，人事檔案主要對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工工作記錄、實(shí)際情況等進(jìn)行管理，這種紙質(zhì)管理本身具有缺陷，損壞性較強(qiáng)，而且在人工操作過(guò)程中容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)抄失誤等現(xiàn)象，后期處理較麻煩，嚴(yán)重影響了工作進(jìn)展、工作效率。第三，人事檔案相關(guān)內(nèi)容較為單一，僅僅局限于員工最基本的信息，如：姓名、性別、年齡、出生年月日、籍貫、工作情況等。而對(duì)于員工日常信息記錄少之又少，如此背景下，給招聘帶來(lái)不便。醫(yī)院在進(jìn)行考核評(píng)估時(shí)，信息的不準(zhǔn)確、不充分造成了對(duì)員工激勵(lì)等方面信息掌握的不準(zhǔn)確。第四，該項(xiàng)工作具有一定的專業(yè)性、系統(tǒng)性、政治性，具有嚴(yán)格的要求，而在實(shí)際當(dāng)中，由于部分醫(yī)院辦公用樓的緊張，加上制度、體系等的不完善，使得人事檔案管理較為混亂，失誤率較多，嚴(yán)重影響了該方面管理水平。
三、數(shù)字化信息應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中的相關(guān)對(duì)應(yīng)措施
第一，在其管理方面，不斷增強(qiáng)其安全意識(shí)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用在科學(xué)技術(shù)多元化、一體化的發(fā)展背景下蒸蒸日上，然而，計(jì)算機(jī)病毒侵犯的現(xiàn)象也越來(lái)越多，同樣也給計(jì)算機(jī)的安全性應(yīng)用帶來(lái)嚴(yán)重的影響。因此，在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化信息運(yùn)用的背景下，應(yīng)該提高警惕，增強(qiáng)其安全意識(shí)，高度重視，做好一切防范措施，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的存在，應(yīng)及時(shí)做出相應(yīng)的對(duì)策。人事檔案作為員工的基本信息，具有一定的保密性，因此在該管理方面應(yīng)做到保密等情況，為此，應(yīng)該對(duì)相關(guān)方面的人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、教育，定期清理系統(tǒng)，保障數(shù)字化信息的正常運(yùn)營(yíng)。第二，不斷優(yōu)化完善該方面的管理系統(tǒng)，提升人事檔案管理水平。其一，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，將信息化、資源規(guī)劃等系統(tǒng)構(gòu)建成統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)。其二，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子版存儲(chǔ)于醫(yī)院管理系統(tǒng)，構(gòu)建該方面的數(shù)據(jù)庫(kù)。在存儲(chǔ)過(guò)程中，要進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理，進(jìn)行合理分配，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息檔案的規(guī)范化、具體化，輸入完成之后，進(jìn)行詳細(xì)地?cái)?shù)據(jù)核實(shí)，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第三，系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，要不斷優(yōu)化、提升，一定要保障提供數(shù)據(jù)的真實(shí)性，才能不斷的提升、更新人事檔案內(nèi)容。在數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，為保障人事檔案管理工作的順利開(kāi)展，提升查詢效率,保證查詢質(zhì)量，查詢系統(tǒng)要要具有一定的靈活性、便捷性，然后結(jié)合每個(gè)員工實(shí)際情況，落實(shí)管理目標(biāo)。第四，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)要及時(shí)更新，隨時(shí)設(shè)定，不斷優(yōu)化。人事檔案由于員工的進(jìn)進(jìn)出出等發(fā)展因素發(fā)生著變化，這樣的環(huán)境背景下，對(duì)于人事檔案管理方面的數(shù)據(jù)更新帶來(lái)一定困擾，同樣也影響了更新效率。對(duì)于這樣的現(xiàn)象問(wèn)題，應(yīng)該定期或者隔一段時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化、更新，確保檔案與實(shí)際情況相符。然而，數(shù)據(jù)庫(kù)的更新，還需要相關(guān)部門(mén)的大力支持配合，在一定的時(shí)間規(guī)定范圍內(nèi)將員工信息遞交，最后進(jìn)行核實(shí)、導(dǎo)入，確保該方面管理的及時(shí)、有效、準(zhǔn)確、合理性。第五，不斷的培養(yǎng)該方面的專業(yè)人才，提升構(gòu)建該方面的人才隊(duì)伍。數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建、開(kāi)設(shè)，需要融入大量的相關(guān)專業(yè)技術(shù)，這就需要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的技術(shù)水平、技能培訓(xùn)等，提升其專業(yè)理念、管理知識(shí)，不斷的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、操作水平，掌握更多的人事檔案管理操作技術(shù)、知識(shí)，然后結(jié)合醫(yī)院運(yùn)作情況，培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才。另外，在專業(yè)技能、管理知識(shí)的基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)該方面的風(fēng)險(xiǎn)防范，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)、員工個(gè)性差異等情況，有針對(duì)性的實(shí)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、教育，不斷地?cái)U(kuò)大該方面的人才隊(duì)伍，為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開(kāi)展提供有力保障。
結(jié)束語(yǔ)
總之，數(shù)字化信息的應(yīng)用，在很多方面會(huì)減少諸多不必要的錯(cuò)誤發(fā)生，在不斷提升該方面專業(yè)人員技術(shù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，還能提升該方面的管理水平、工作效率，可謂一舉多得?？梢哉f(shuō)，數(shù)字化信息的應(yīng)用，不僅使醫(yī)院人事檔案管理具有一定的安全性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，還提升了管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】
人事檔案管理；管理系統(tǒng)信息化
在我國(guó)，信息公開(kāi)化已經(jīng)越來(lái)越多的融入到各項(xiàng)活動(dòng)中，政府在信息發(fā)展中起到宏觀的指導(dǎo)作用，公眾對(duì)信息的整體性、全面性要求越來(lái)越突出。尤其是人事檔案的管理。
1 人事檔案管理問(wèn)題
人事檔案來(lái)源于基層的各項(xiàng)人力資源管理活動(dòng)，它是國(guó)家在人事管理、機(jī)構(gòu)設(shè)置、社會(huì)管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映干部職工學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)經(jīng)歷和表樣獎(jiǎng)勵(lì)等等，是以個(gè)人為單位、可以有效查閱、依據(jù)的原始記錄，又是在干部任用時(shí)的重要依據(jù)。在新形式下，在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，越來(lái)越多地需要建立健全個(gè)人人事檔案中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的變化，系統(tǒng)地、全面地體現(xiàn)干部職工的個(gè)人成長(zhǎng)軌跡，并從中發(fā)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，進(jìn)行大數(shù)據(jù)的匯總，進(jìn)行資源的有效整合。
2 人事檔案管理信息化問(wèn)題
傳統(tǒng)的人事檔案管理緊緊將個(gè)人的資料以紙質(zhì)形式存在于檔案袋中，在翻閱或查找時(shí)需要大量的人力物力。由于長(zhǎng)時(shí)間的翻閱和管理?xiàng)l件的限制，造成紙質(zhì)檔案損毀或字跡模糊不清。這就需要在今后的檔案管理工作中加強(qiáng)人事檔案的信息化管理。
（1）在檔案形成初期，用電子設(shè)備將信息錄入到存儲(chǔ)設(shè)備中進(jìn)行存檔，即使紙質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題，還有電子檔案可以進(jìn)行查閱。可以使干部任免更加科學(xué)化、人性化，拓寬了用人視野，適應(yīng)新形式下的用人需求。
（2）由于信息系統(tǒng)的全球化，在查詢?nèi)耸滦畔?、進(jìn)行干部任免、到齡退休等工作時(shí)，可以最大限度地縮短翻閱時(shí)間，提升工作效率。尤其是在跨區(qū)域查詢時(shí)，按照一定編號(hào)可以對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱，減輕距離帶來(lái)的壓力。
3 人事檔案管理信息化人才配備需求
在發(fā)展人事檔案管理和信息化相匹配的工作中，需要管理者具有專業(yè)素質(zhì)，可以在管理、保護(hù)紙質(zhì)檔案同時(shí)進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化的電子管理水平，并可以很好地將二者融合。要在借鑒本行業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，在不斷加強(qiáng)自身隊(duì)伍建設(shè)基礎(chǔ)上提升人事檔案管理能力，加強(qiáng)信息化管理力度，從而達(dá)到人事檔案管理信息化的質(zhì)的飛躍，為更好地加強(qiáng)管理奠定基礎(chǔ)。
4 人事檔案管理與信息化匹配措施
（1）以電子信息技術(shù)構(gòu)建整個(gè)系統(tǒng)，建立多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建用人數(shù)據(jù)庫(kù)，以優(yōu)質(zhì)、安全網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建發(fā)展空間，提供高效服務(wù)。
（2）一人一檔，紙質(zhì)檔案與電子檔案相符。將干部職工檔案進(jìn)行拍照登記，始終保持紙質(zhì)檔案與電子檔案相符，在新增加檔案同時(shí)，電子檔案相應(yīng)生成。按照表格形式，進(jìn)行分級(jí)管理，使資料一目了然、便于檢索。在電子檔案管理系統(tǒng)和紙質(zhì)管理體系相融合基礎(chǔ)上，加強(qiáng)視頻圖像檔案的積累，在有效條件下，進(jìn)行專門(mén)設(shè)備存儲(chǔ)，保證視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)、紙質(zhì)三位一體化管理。
（3）加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備管理，優(yōu)化管理資源，提升存儲(chǔ)系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)安全。為確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理，提高其安全性，可根據(jù)管理內(nèi)容多少提升存儲(chǔ)設(shè)備，進(jìn)行量化管理，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、更新，不斷與時(shí)展相結(jié)合，從而達(dá)到信息存儲(chǔ)的可控性和發(fā)展性。
（4）在人事檔案管理中，加強(qiáng)人為因素的控制，并將這種可控性保持在一定程度內(nèi)，在過(guò)程中保質(zhì)保量。檔案資料從形成到歸檔，其中經(jīng)歷學(xué)習(xí)、單位等等，在多個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)工作中，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)控，專人負(fù)責(zé)，最大程度保證人事檔案可靠性，以防止出現(xiàn)檔案管理不善問(wèn)題，造成不可挽回的損失。
5 人事檔案管理信息化為信息共享提供服務(wù)
人事檔案管理在基于服務(wù)基礎(chǔ)上進(jìn)行資源整合，在大數(shù)據(jù)前提下，提高了資源的整合利用率，開(kāi)發(fā)人事檔案的信息化管理是發(fā)展的必然。在檔案管理中，發(fā)現(xiàn)隱藏的數(shù)據(jù)，并為基層工作提供有效服務(wù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的流通，有的放矢。
6 實(shí)行人事檔案信息化的跟蹤問(wèn)效
在發(fā)展過(guò)程中，不斷增強(qiáng)個(gè)人信息的完善程度，不斷對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理，并進(jìn)行數(shù)據(jù)回訪，保證其數(shù)據(jù)的真實(shí)性，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映個(gè)人生存狀態(tài)。
1 檔案信息化趨向應(yīng)用
以業(yè)務(wù)應(yīng)用為核心已成為當(dāng)前檔案信息化乃至整個(gè)信息資源管理領(lǐng)域最為主流的發(fā)展導(dǎo)向。電子檔案移交有兩種方式：一種是在線，就是聯(lián)網(wǎng)；另一種是離線，通過(guò)介質(zhì)、傳輸通道進(jìn)行分享。而上述方式的基礎(chǔ)，是基于相對(duì)安全的環(huán)境提出的。由于電子檔案運(yùn)維系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)本身就在內(nèi)網(wǎng)，所以在物理上就能做到隔離。而執(zhí)行層面，所有的賬號(hào)操作和用戶信息都會(huì)有具體的記錄。此外，檔案信息化項(xiàng)目可以根據(jù)干部人員的出生年月、學(xué)歷、任職情況、業(yè)績(jī)等多項(xiàng)參數(shù)組合檢索。近幾年來(lái)，我國(guó)政府提高了對(duì)人事檔案管理的重視，多舉措施強(qiáng)化檔案管理，健全管理機(jī)制，完善管理措施，不斷提高檔案管理的細(xì)化水平。目前我們遇到的最大難題是龐大的數(shù)據(jù)收集量，要對(duì)全部人事檔案進(jìn)行歸檔清理，對(duì)所缺檔案資料要列出目錄并逐一查缺補(bǔ)漏，將所要清理和收集的資料要進(jìn)行鑒別和分類(lèi)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。但是對(duì)某些部分系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，由于檔案分類(lèi)繁多，積壓時(shí)間長(zhǎng)，年代跨度大等原因，檔案信息化的初步整理工作必定十分繁重，可根據(jù)實(shí)際情況委托專人處理這項(xiàng)工作，務(wù)必保證電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
2 人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題
2.1 基礎(chǔ)設(shè)備差
就目前檔案管理水平來(lái)看，大多企事業(yè)采用的還是主要還是傳統(tǒng)的手動(dòng)記錄模式。想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，軟硬件設(shè)施必須要配套得上，但是很多企事業(yè)對(duì)這一改良還存在認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，資金投入力度不足，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善。此外，隨著計(jì)算機(jī)的升級(jí)和更新，那些已經(jīng)成采用信息化管理檔案資料的企業(yè)也要持續(xù)保持資金的投入，保證系統(tǒng)的升級(jí)能夠跟上技術(shù)發(fā)展的步伐。
2.2 信息數(shù)據(jù)庫(kù)假設(shè)不完善
檔案信息化中最重要的部分就是數(shù)據(jù)資料的收集整理，還包括信息的存檔、查詢、更新和傳遞、共享等一些列過(guò)程，如果檔案資料在錄入時(shí)不完整，或者信息更新不及時(shí)，就會(huì)嚴(yán)重影響到后期對(duì)檔案的利用。此外，數(shù)字化資料在安全性方面還存在著很多影響因素，如病毒、系統(tǒng)崩潰、計(jì)算機(jī)硬件的使用壽命等等。目前最普遍的問(wèn)題是數(shù)據(jù)資料錄入不規(guī)范，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式不統(tǒng)一，網(wǎng)絡(luò)的共享性較差，這些因素都嚴(yán)重制約了檔案信息管理工作的電子化發(fā)展。
2.3 檔案信息化安全受到威脅
在我們主觀上對(duì)信息化建設(shè)的安全認(rèn)識(shí)還不強(qiáng)，檔案數(shù)據(jù)的保密意識(shí)較弱，在進(jìn)行檔案資料的歸檔時(shí)，缺少嚴(yán)格的管理和審查制度。此外，一些檔案管理工作人員的操作不規(guī)范，數(shù)據(jù)的更新備份不及時(shí)，這些都是影響檔案資料安全的因素；客觀上，由于數(shù)字化的檔案資料在修改、移動(dòng)方面較為容易，所以一旦操作稍有失誤就會(huì)影響檔案資料的正確性和完整性。此外網(wǎng)絡(luò)還會(huì)受到黑客和病毒的攻擊威脅，影響到檔案電子信息的安全性和保密性。
2.4 信息化檔案管理缺乏高素質(zhì)人才
信息化時(shí)代，需要的是具備相應(yīng)能力的高素質(zhì)人才。但是反觀當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案信息化管理隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)和文化程度上還存在參差不齊的現(xiàn)象，工作人員的管理水平不高，缺少檔案管理專業(yè)的人才，特別是專門(mén)從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才更是缺乏，遠(yuǎn)不能滿足新形勢(shì)下的發(fā)展需要。
3 信息化檔案管理方法
3.1 重視檔案信息化管理的安全
物理安全是檔案信息化安全實(shí)施的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中，物理安全方面需要關(guān)注的是實(shí)施階段和實(shí)施完成后的應(yīng)用交付階段。首先在設(shè)備上，我們使用的檔案采集、存儲(chǔ)和瀏覽設(shè)備，都必須通過(guò)國(guó)家保密局的安全認(rèn)證。對(duì)于員工也會(huì)加強(qiáng)管理和安全意識(shí)教育，比如只能使用不帶有存儲(chǔ)功能的掃描儀、設(shè)備都有加密口、實(shí)施過(guò)程中手機(jī)不能帶入現(xiàn)場(chǎng)、工作現(xiàn)場(chǎng)全程攝像頭監(jiān)控、數(shù)據(jù)移交要求客戶現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督簽收等。雙保險(xiǎn)監(jiān)管，防止人為和意外事故發(fā)生。
2.2 嚴(yán)格要求抓質(zhì)量
加大對(duì)抽調(diào)人員的培訓(xùn)力度，不斷強(qiáng)化操作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和保密意識(shí)。在干部檔案數(shù)字化操作和處理過(guò)程中，按照“保密、高效、安全”的要求，采用定期與不定期相結(jié)合的方式，對(duì)信息庫(kù)的干部信息進(jìn)行全面自查或隨機(jī)抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修正，不斷規(guī)范檔案流程，確保干部檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.3 設(shè)立獎(jiǎng)懲制度
比學(xué)趕超提業(yè)績(jī)。突出“比學(xué)趕超”，不斷提升工作業(yè)績(jī)。比業(yè)績(jī)，看誰(shuí)的效率最高，差錯(cuò)率最低；學(xué)業(yè)務(wù)，相互討論，深入學(xué)習(xí)，共同提高；趕標(biāo)桿，向作風(fēng)過(guò)硬，業(yè)績(jī)突出的同志看齊；超一流，樹(shù)立敢于超越的優(yōu)良作風(fēng)，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。
2.4 提升人事檔案信息化工作水平
推進(jìn)干部人事檔案信息化工作，嚴(yán)格遵循“嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、細(xì)致、保密”原則，創(chuàng)新管檔機(jī)制?？梢詮钠笫聵I(yè)基層抽調(diào)政治素質(zhì)高、作風(fēng)正派、熟悉計(jì)算機(jī)操作的工作人員到檔案信息管理中心進(jìn)行跟班學(xué)習(xí)，建立信息化建設(shè)的專兼職工作隊(duì)伍。嚴(yán)密檔案管理，注重把制度建設(shè)貫穿于干部人事檔案信息化工作的始終，進(jìn)一步強(qiáng)化制度的執(zhí)行力。實(shí)行了干部檔案出入庫(kù)“五登記”制度，即出入庫(kù)的干部檔案數(shù)量、單卷干部檔案的姓名、干部檔案重要材料、檔案經(jīng)手人和干部檔案出入庫(kù)時(shí)間必須詳實(shí)登記，堅(jiān)決維護(hù)了干部人事檔案信息化工作的嚴(yán)肅性；嚴(yán)守信息安全。把干部檔案的信息安全作為干部人事檔案信息化工作的重中之重，嚴(yán)格要求，全程跟蹤，不斷強(qiáng)化安全管理。經(jīng)過(guò)對(duì)干部人事檔案信息化工作的環(huán)節(jié)分析，實(shí)行“兩跟蹤”工作法，即對(duì)干部檔案從檔案室到信息化加工場(chǎng)所的搬運(yùn)過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，對(duì)干部檔案的信息化加工過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，確保與工作無(wú)關(guān)人員不接觸檔案；嚴(yán)保信息準(zhǔn)確。嚴(yán)把干部檔案信息的錄入、掃描、技術(shù)處理環(huán)節(jié)，明確具體操作流程及規(guī)則，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，反復(fù)審核，精益求精，堅(jiān)決做到“三杜絕”，即在信息錄入環(huán)節(jié)杜絕電子檔案與紙質(zhì)檔案信息不符；在電子掃描環(huán)節(jié)杜絕紙質(zhì)檔案損壞、掃描的信息不全；在技術(shù)處理環(huán)節(jié)，杜絕電子檔案信息識(shí)別度不高、頁(yè)面不清不真，確保干部檔案電子信息的“鮮活度”、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.5 加大資金投入力度
加大資金投入力度，完善檔案信息化建設(shè)的設(shè)備，為推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)，搭建必備的平臺(tái)。
3 結(jié)語(yǔ)
檔案管理要統(tǒng)一思想、認(rèn)清形勢(shì)，政府也加大對(duì)檔案工作的支持和投入力度，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。初步建成了結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)施完善的檔案工作體系，創(chuàng)新檔案工作體制機(jī)制和檔案資源建設(shè)，著眼大局，提高對(duì)檔案管理的重視，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。信息化檔案管理首先要科學(xué)整合科研檔案資源，做好數(shù)字檔案資源的收集、管理和利用，加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理。此外，要緊密結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真研究解決新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的深層次問(wèn)題?？蒲谢顒?dòng)組織模式的變革，給科研檔案工作帶來(lái)了新問(wèn)題，要加強(qiáng)理論研究和實(shí)踐探索，統(tǒng)籌謀劃，深化改革，不斷提高檔案工作水平。更重要的是，檔案管理也要堅(jiān)持以人為本，建設(shè)優(yōu)秀的檔案工作隊(duì)伍，要從設(shè)施到人員，從制度到建設(shè)，從整體到部分，全面提升信息化檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)
? ? ? ?1.1有利于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
? ? ? ?隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的全面到來(lái)，現(xiàn)代生活形態(tài)發(fā)生了顯著變化，各種信息技術(shù)普遍應(yīng)用于各項(xiàng)生活、工作活動(dòng)中，智能信息技術(shù)的應(yīng)用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業(yè)單位人事管理領(lǐng)域，人事檔案作為重點(diǎn)管理內(nèi)容，其工作形態(tài)理應(yīng)跟隨社會(huì)形態(tài)發(fā)展變化，加以改進(jìn)和更新。將信息技術(shù)與人事檔案相結(jié)合，構(gòu)建信息化管理體系，能夠促進(jìn)事業(yè)單位在未來(lái)市場(chǎng)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理，對(duì)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。
? ? ? ?1.2有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享
? ? ? ?信息技術(shù)具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點(diǎn)，將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享。例如，當(dāng)完成人事檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)后，用戶完全可以在家或者任意具有網(wǎng)絡(luò)的地方，利用電子設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱。如此一來(lái)，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案信息實(shí)現(xiàn)最大化利用。
? ? ? ?1.3有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息查閱
? ? ? ?以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時(shí)，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術(shù)有效應(yīng)用于查閱平臺(tái)建設(shè)中，能夠有效解決傳統(tǒng)查閱體系效率低的問(wèn)題。利用信息技術(shù)建立智能檢索平臺(tái)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。用戶可以利用現(xiàn)代化檢索軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。
? ? ? ?1.4有利于檔案資源開(kāi)發(fā)與利用
? ? ? ?眾所周知，信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理手段相比，存在的優(yōu)勢(shì)在于該技術(shù)手段具有加強(qiáng)的信息存儲(chǔ)和傳播的功能。因此，利用信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)原有檔案信息基礎(chǔ)上的人事資源有效開(kāi)發(fā)與利用?？梢?jiàn)，將信息技術(shù)有效應(yīng)用于人事檔案管理中，對(duì)此項(xiàng)管理工作未來(lái)深入發(fā)展，以及提高事業(yè)單位在行業(yè)中的整體競(jìng)爭(zhēng)力與影響力，具有重要的作用。
2新時(shí)期人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題
? ? ? ?2.1意識(shí)淡薄，缺乏重視
? ? ? ?目前，國(guó)內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事管理方面不夠重視。很多事業(yè)單位在建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)，以及技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新，而對(duì)于人才在事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展中的作用，并未形成正確的思想認(rèn)知。事業(yè)單位在人事檔案管理方面花費(fèi)較少的人力、物力和財(cái)力，導(dǎo)致內(nèi)部人事管理工作并不理想。因?yàn)樗枷肴狈χ匾暎瑢?dǎo)致檔案管理發(fā)展受限，這對(duì)于事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展都是極為不利的。因此，事業(yè)單位要想順利實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，當(dāng)務(wù)之急便是在思想上加以轉(zhuǎn)變和更新。
? ? ? ?2.2數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不完善，信息安全建設(shè)滯后
? ? ? ?據(jù)了解，在信息化環(huán)境中，事業(yè)單位人事檔案管理工作系統(tǒng)逐漸衍生出一系列問(wèn)題，由于數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)不全面，導(dǎo)致事業(yè)單位構(gòu)建的檔案信息管理平臺(tái)，存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運(yùn)行過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人事信息記錄錯(cuò)誤、混淆，甚至出現(xiàn)重要人事信息丟失的問(wèn)題。由于人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不夠系統(tǒng)、完整，導(dǎo)致檔案信息管理效率低下，同時(shí)也因?yàn)橛涗涘e(cuò)誤或混淆，導(dǎo)致部分人事信息失真，這對(duì)于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享也較為不利。
? ? ? ?2.3缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才
? ? ? ?目前，在人事管理領(lǐng)域，關(guān)于檔案信息化建設(shè)效率低下的問(wèn)題，主要在于在該領(lǐng)域缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識(shí)與工作理念方面存在一定的問(wèn)題，并未清楚地意識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，而不重視建設(shè)信息化管理平臺(tái)。同時(shí)，在專業(yè)技能與素養(yǎng)方面，管理人員在信息技術(shù)方面所掌握的專業(yè)技能比較匱乏，信息化管理平臺(tái)建設(shè)與實(shí)施能力比較薄弱，導(dǎo)致事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理體系建設(shè)遭受明顯阻礙。
? ? ? ?2.4現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施滯后
? ? ? ?據(jù)了解，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位之所以在人事檔案信息化建設(shè)方面存在發(fā)展局限，主要原因在于事業(yè)單位內(nèi)部缺乏完善的現(xiàn)代化設(shè)施和器材。事業(yè)單位因?yàn)橥度胭Y金有限，所以在計(jì)算機(jī)硬件方面存在明顯的功能障礙，對(duì)完善檔案管理系統(tǒng)功能十分不利。同時(shí)，事業(yè)單位當(dāng)前在軟件方面的開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新，也存在很大的不足，正是因?yàn)榛A(chǔ)設(shè)施落后，才導(dǎo)致人事檔案信息化發(fā)展受到限制。因此，在新時(shí)期，事業(yè)單位必須采取有效策略，改善并解決當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題。
3新時(shí)期人事檔案信息化建設(shè)的路徑
? ? ? ?3.1更新思想，完善體制，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)
? ? ? ?事業(yè)單位若想在未來(lái)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位，必須加強(qiáng)人事管理工作體制完善與創(chuàng)新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者一定要加強(qiáng)重視。首先，事業(yè)單位應(yīng)該向內(nèi)部管理部門(mén)和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據(jù)事業(yè)單位自身人事管理發(fā)展需求，結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用條件完善現(xiàn)代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導(dǎo)下，人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理，真正實(shí)現(xiàn)信息化管理平臺(tái)建設(shè)。最后，事業(yè)單位應(yīng)該重視內(nèi)部信息化管理技術(shù)開(kāi)發(fā)人才隊(duì)伍建設(shè)，在招聘環(huán)節(jié)重點(diǎn)考查應(yīng)聘者的信息技術(shù)操作能力，并加強(qiáng)技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)信息化管理平臺(tái)開(kāi)發(fā)與建設(shè)提供高素質(zhì)的人才儲(chǔ)備。
? ? ? ?3.2加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
? ? ? ?為解決人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)功能不健全問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)該重點(diǎn)圍繞數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行運(yùn)行功能和安全系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)安全，全面提高人事檔案信息化管理的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位可以重點(diǎn)發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器功能，將其用于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該針對(duì)不同部門(mén)，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)定不同管理模塊，以確保內(nèi)部各個(gè)部門(mén)能夠高效地實(shí)現(xiàn)人事檔案信息檢索和應(yīng)用。
? ? ? ?3.3加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)與能力建設(shè)
? ? ? ?在事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)與管理的過(guò)程中，檔案人員自身素質(zhì)在很大程度上決定了檔案信息化管理發(fā)展的進(jìn)程。因此，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)內(nèi)部檔案人員進(jìn)行素質(zhì)教育和培訓(xùn)，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺(tái)操作方式，規(guī)范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時(shí)，檔案管理人員需要掌握一定的計(jì)算機(jī)圖像處理、信息掃描、信息分類(lèi)、存儲(chǔ)等功能，并定期對(duì)重要人事檔案信息進(jìn)行備份、檢查，避免出現(xiàn)檔案信息泄漏、錯(cuò)誤、丟失等問(wèn)題，為真正實(shí)現(xiàn)檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)與人事檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)，在進(jìn)行人事檔案信息化管理時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守管理規(guī)章體制，杜絕出現(xiàn)檔案信息惡意泄露問(wèn)題。
? ? ? ?3.4加強(qiáng)人事檔案管理信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全
? ? ? ? 在信息化管理平臺(tái)建設(shè)的過(guò)程中，確保網(wǎng)絡(luò)安全是事業(yè)單位人事檔案管理深入發(fā)展的必要前提。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視管理平臺(tái)運(yùn)行環(huán)境安全檢測(cè)與優(yōu)化。首先，事業(yè)單位技術(shù)開(kāi)發(fā)人員，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)安全系統(tǒng)功能建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中安裝安全檢測(cè)軟件，即時(shí)監(jiān)測(cè)人事檔案管理中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，一旦發(fā)現(xiàn)，需要及時(shí)進(jìn)行專業(yè)操作處理，有效規(guī)避人事檔案信息化管理系統(tǒng)中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，技術(shù)人員應(yīng)該在數(shù)據(jù)庫(kù)中安裝病毒查殺系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)垃圾信息清理、系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)功能檢測(cè)，確保信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，全面提升人事檔案管理質(zhì)量。此外，針對(duì)不同部門(mén)人事檔案信息檢索要求，設(shè)置不同類(lèi)型的安全密鑰，以及數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限。
3.5加強(qiáng)現(xiàn)代化管理軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用
事業(yè)單位在建設(shè)人事檔案信息化管理平臺(tái)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注管理軟件開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件和軟件設(shè)施，全面提高管理系統(tǒng)工作的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，引進(jìn)創(chuàng)新性的技術(shù)人才，專門(mén)致力于高科技、智能化管理軟件的系統(tǒng)研發(fā)，在做好系統(tǒng)功能安全和運(yùn)行速度測(cè)試之后，將其與內(nèi)部人事檔案管理要求相結(jié)合，完善管理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和功能，在提高信息化管理平臺(tái)工作效率的同時(shí)，更要保證檔案信息管理的質(zhì)量。
4結(jié)語(yǔ)
人事管理在當(dāng)前事業(yè)單位管理領(lǐng)域，發(fā)揮的管理作用十分顯著。事業(yè)單位為了在未來(lái)的市場(chǎng)環(huán)境中占據(jù)良好的發(fā)展地位，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業(yè)單位需要合理利用信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)安全、軟件開(kāi)發(fā)等實(shí)施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。只有在信息技術(shù)的支撐下，事業(yè)單位的人事檔案管理體系才會(huì)不斷完善，進(jìn)而為在新時(shí)期的市場(chǎng)環(huán)境中獲得快速發(fā)展，提供良好的人才數(shù)據(jù)依據(jù)。
主要參考文獻(xiàn)
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目前，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，具有較大的隨意性，由于管理混亂的原因，導(dǎo)致、弄虛作假的情況極為普遍。為了保證醫(yī)院人事檔案管理工作切實(shí)有效的開(kāi)展，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息化管理改革，可以有效的保證人事檔案的有效性與真實(shí)性，徹底杜絕、弄虛作假的情況。
一、人事檔案的意義
人事檔案通過(guò)記錄一個(gè)人在工作過(guò)程中的培養(yǎng)、選撥與任用情況，對(duì)其的經(jīng)歷進(jìn)行科學(xué)合理的記錄與評(píng)價(jià)，直觀的了解這個(gè)人的工作經(jīng)歷、思想道德情況、工作能力、業(yè)績(jī)與表現(xiàn)等情況，幫助企事業(yè)單位更好的選撥與任用一些人員。人事檔案作為人事運(yùn)用的一項(xiàng)主要依據(jù)，能夠有效的提升人員的利用率，發(fā)揮人員的最大工作能力。
二、傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題
（一）醫(yī)院人事檔案管理制度不完善
在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中，相關(guān)管理人員一般把目光放在部門(mén)的管理制度上面，忽視了對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作制度的完善與要求，導(dǎo)致對(duì)醫(yī)院人事檔案管理人員工作的要求、規(guī)范等都不能滿足需求。部分人員抓住這個(gè)漏洞，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行了一定程度的處理，以達(dá)到滿足自身利益的目的。醫(yī)院人事檔案在交接的過(guò)程中，經(jīng)常存在交接不及時(shí)、交接不規(guī)范、交接前后不核對(duì)等問(wèn)題，使人事調(diào)動(dòng)工作存在著較大的問(wèn)題，這些問(wèn)題產(chǎn)生的根本就是因?yàn)獒t(yī)院人事檔案管理制度不完善，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作人員要求不規(guī)范導(dǎo)致的。這些問(wèn)題極大的影響了人事檔案的真實(shí)性與有效性，使人事資料不能及時(shí)的進(jìn)行綜合處理，對(duì)醫(yī)院的人事審批工作造成了很大的困擾。
（二）醫(yī)院高層管理人員對(duì)人事檔案管理不重視
就我國(guó)目前的情況來(lái)看，醫(yī)院的高層管理人員一般會(huì)更關(guān)注與醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備等問(wèn)題，以期能夠以更加完善的醫(yī)療條件，創(chuàng)造更加高的經(jīng)濟(jì)效益。但是作為醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)的根本，人事檔案的管理工作卻沒(méi)有得到足夠的重視，這也極大的影響了醫(yī)院高效高質(zhì)工作的開(kāi)展，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著極大的制約作用。
（三）醫(yī)院人事檔案管理人員缺乏
在我國(guó)大部分醫(yī)院中，人事檔案管理工作一般都由其他部門(mén)的人員兼職負(fù)責(zé)，這對(duì)相關(guān)管理人員的工作量進(jìn)行了極大的提升，勢(shì)必?zé)o法保證醫(yī)院人事檔案工作良好的開(kāi)展。因此，配備專門(mén)的醫(yī)院人事檔案管理人員，科學(xué)、合理的對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行整理、歸檔。這些工作需要具備專門(mén)技術(shù)手段的人員進(jìn)行工作，才能確保醫(yī)院人事檔案規(guī)范、科學(xué)、合理的管理。
（四）人事檔案管理設(shè)施缺乏
醫(yī)院高層管理人員在對(duì)資金進(jìn)行決策的時(shí)候，一般會(huì)把目光放在能夠?qū)︶t(yī)院醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)備革新的方面，很少會(huì)把資金投入到人事檔案管理設(shè)施的建設(shè)上面，這直接的導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案設(shè)施建設(shè)的落后，影響了人事檔案保存的壽命，這也使相關(guān)人員對(duì)人事檔案的有效性與安全性存在了質(zhì)疑。
（五）管理方式落后
現(xiàn)在使用的人事檔案一般都是紙質(zhì)檔案，歸檔、整理的過(guò)程也一般由管理人員進(jìn)行手動(dòng)操作，書(shū)寫(xiě)記錄等工作較為繁瑣，直接影響了醫(yī)院人事檔案管理的效率，不能幫助醫(yī)院及時(shí)的做好人事調(diào)動(dòng)與安排。
三、信息化管理醫(yī)院人事檔案
（一）信息化管理醫(yī)院人事檔案的意義
隨著社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷改革，信息化技術(shù)也逐漸普及到人民群眾生活生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域。對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息化管理是必然的選擇，也是必要的選擇。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理存在著較大的問(wèn)題，已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)生產(chǎn)生活的需要，只有進(jìn)行信息化改革醫(yī)院人事檔案的管理工作，才能確保醫(yī)院的發(fā)展與時(shí)代接軌，提高醫(yī)院的管理水平，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。
（二）信息化醫(yī)院人事檔案管理的方式
1、檔案資源信息化
通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行信息化處理，可以更便于人事檔案的保存與使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案較容易受到環(huán)境因素影響導(dǎo)致破損、遺失或是模糊等情況，而信息化檔案則沒(méi)有這方面的顧慮。信息化檔案保存往往只需要幾十kb或者幾百kb的內(nèi)存就可以完善的記錄一個(gè)人的檔案信息，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案則需要專門(mén)的檔案柜進(jìn)行保存，這對(duì)空間也有較大的需求。
2、檔案管理方式科學(xué)化
依靠現(xiàn)代管理學(xué)的相關(guān)管理方式，選擇符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的最佳管理手段，做好對(duì)檔案的科學(xué)管理工作。隨著科技的不斷發(fā)展，更多新穎的管理理念與管理手段將會(huì)更為廣泛的運(yùn)作與醫(yī)院人事檔案信息化管理中，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展會(huì)起到更好的促進(jìn)作用。
2、醫(yī)院人事檔案標(biāo)準(zhǔn)完善
人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)完善主要是通過(guò)對(duì)人事檔案歸檔、整理等方面進(jìn)行合理的安排，制定統(tǒng)一的醫(yī)院人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)未來(lái)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行制定，使醫(yī)院人事檔案工作相關(guān)制度得到很好的完善。
4、建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)體系
數(shù)據(jù)庫(kù)作為信息化醫(yī)院人事檔案的儲(chǔ)存場(chǎng)所，需要有完善的數(shù)據(jù)庫(kù)體系作為基礎(chǔ)。需要設(shè)置較為完善的項(xiàng)目作為數(shù)據(jù)庫(kù)的框架，以便調(diào)用人事檔案資料的時(shí)候有一個(gè)簡(jiǎn)便的過(guò)程。主要應(yīng)該包括目錄、珍貴資料數(shù)據(jù)庫(kù)、一般資料數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等等。完善的數(shù)據(jù)庫(kù)體系，可以幫助調(diào)用者更好的選擇相應(yīng)的人事檔案資料，提升了工作效率，也能方便管理人員進(jìn)行維護(hù)與保存。
結(jié)束語(yǔ)：
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案的管理手段也要得到相應(yīng)的提升。醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理目前已經(jīng)出現(xiàn)了較多的漏洞，不利于醫(yī)院人事調(diào)動(dòng)工作的開(kāi)展，對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生了一定的制約。通過(guò)信息化手段對(duì)醫(yī)院人事檔案管理升級(jí)，使醫(yī)院人事檔案管理工作更規(guī)范、更科學(xué)，也能夠極大的符合現(xiàn)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。因此，醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行信息化升級(jí)工作是值得進(jìn)行普及的。
參考文獻(xiàn)：
[1]滕苗苗.論醫(yī)院檔案信息綜合全方位管理[J].黑龍江史志.2010（07）.
