時間：2023-05-17 10:07:06
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理的基本知識范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
高職院校以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為主要目標(biāo)，旨在培養(yǎng)出具有大學(xué)知識，而又有一定專業(yè)技術(shù)和技能的人才，其知識的講授是以能用為度，實(shí)用為本。檔案管理是高職院校文秘專業(yè)的核心課程之一，主要培養(yǎng)文秘人員的檔案管理能力。筆者根據(jù)自己在檔案管理課程教學(xué)中的實(shí)踐，體會到檔案管理課程教學(xué)內(nèi)容與從事文秘工作實(shí)際有很大的距離，教學(xué)效果不佳。那么，檔案管理課程如何進(jìn)行教學(xué)才能與高職院校文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)相適應(yīng)呢？
1 明確教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)，培養(yǎng)專業(yè)文秘人才
檔案管理是文秘工作的重要組成部分，是文秘人員必須掌握的一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)能力，科學(xué)地管理好檔案，用好檔案，在需要時能夠迅速查閱到任意一份歸檔文件，可以極大地提高文秘人員的工作效率。所以，文秘專業(yè)開設(shè)檔案管理課程是為了培養(yǎng)適應(yīng)社會需要、適應(yīng)就業(yè)崗位需要的合格的文秘人才，而不是專門的檔案人才。然而，當(dāng)前很多高職院校文秘專業(yè)開設(shè)的檔案管理課程與高校檔案學(xué)專業(yè)開設(shè)的檔案管理課程沒有太大區(qū)別，沒有體現(xiàn)出秘書專業(yè)特色，技術(shù)能力特點(diǎn)不突出，與文秘工作崗位實(shí)際需求的檔案管理能力有很大的差距。因此，我們必須首先結(jié)合文秘崗位工作實(shí)際，明確人才培養(yǎng)目標(biāo)，明確教學(xué)目的和重點(diǎn)，研究秘書崗位所需要的檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，使文秘專業(yè)檔案管理課程具有自己獨(dú)立的特色體系，而非沿襲傳統(tǒng)的培養(yǎng)檔案專業(yè)人才的檔案管理課程體系，應(yīng)使文秘人員具備應(yīng)有的檔案管理知識理論和技能，具有較強(qiáng)的檔案意識，在文件處理階段有意識地、專業(yè)地進(jìn)行前段控制，在文件歸檔階段，具備立卷歸檔的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和檔案管理程序真正交融在一起，保證檔案的質(zhì)量，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化，使文檔實(shí)體形成一體化、管理一體化、利用一體化，實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案工作的完美銜接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
2 與時俱進(jìn)，更新教學(xué)內(nèi)容，適應(yīng)就業(yè)崗位需求
除了單位組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)外，為了適應(yīng)新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，檔案工作者也需要進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和自我創(chuàng)新。首先是意識創(chuàng)新。沒有創(chuàng)新的想法和認(rèn)識，檔案創(chuàng)新就無從談起。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和信息時代是一種全新的時代，創(chuàng)新是這個時代的靈魂。要跟得上時代的步伐，廣大檔案工作者不僅要掌握基本的檔案知識，還必須學(xué)習(xí)檔案學(xué)以外的基本知識，不斷地充實(shí)自我，不斷地提高自我。其次是知識創(chuàng)新。當(dāng)前是科技和資訊日新月異的時代，各行各業(yè)的從業(yè)人員都必須優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，使自己成為適應(yīng)、符合時代要求專業(yè)人才，在充分學(xué)習(xí)檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)基礎(chǔ)上，還要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)軟硬件方面的學(xué)習(xí)。再次是能力創(chuàng)新。檔案工作者不但要有利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開發(fā)的能力，還要有培養(yǎng)自己對新知識的補(bǔ)充和善于把知識轉(zhuǎn)化為對本單位提供有效服務(wù)能力，培養(yǎng)自己創(chuàng)造新理論、新技術(shù)的能力，以求變的態(tài)度和能力，適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展和更新?lián)Q代。
2．建立健全檔案管理制度
提高檔案管理水平建立健全檔案管理制度，讓各項(xiàng)規(guī)章制度必須要具有合理性和科學(xué)性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實(shí)際需要。第一，工作原則創(chuàng)新。傳統(tǒng)的工作理念已難以滿足新型的檔案管理工作要求，需要對工作原則創(chuàng)新，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會造成整個管理工作的失誤，新的工作原則要嚴(yán)格依據(jù)管理的要求進(jìn)行制定，使得檔案管理在工作的過程中充滿生機(jī)與活力。第二，堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展。只有協(xié)調(diào)好各方面的聯(lián)系才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理工作的完成，這也與當(dāng)今提倡的和諧發(fā)展理念相符合。
3．加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)
提高檔案管理現(xiàn)代化水平面對信息時代帶來的發(fā)展機(jī)會，計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)組成現(xiàn)代高新技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案工作發(fā)展帶來巨大的變革。因此，要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。加強(qiáng)事業(yè)單位信息化，可使檔案信息資源合理配置，科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，使之成為事業(yè)單位對檔案信息的需要，成為檔案工作創(chuàng)新的需要。
4．豐富檔案管理信息資源
隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作日益信息化、數(shù)字化、多元化，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。首先，加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)。隨著增多的企業(yè)發(fā)展年限，管理工作會越來越復(fù)雜，單位的資料也會越來越多，檔案管理工作是一項(xiàng)規(guī)范化、制度化很強(qiáng)的工作，需要加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)，新的檔案館室的各項(xiàng)設(shè)備都要與當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)，從管理的載體形式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。其次，實(shí)現(xiàn)檔案館室的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對于業(yè)務(wù)重組要形成這樣的局面:實(shí)現(xiàn)信息的收集與開發(fā)，達(dá)到信息的服務(wù)與管理的目的，各項(xiàng)檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務(wù)重組使得檔案館的功能變得異常強(qiáng)大，將多個功能集合與一體，同時也保證了檔案管理的有序進(jìn)行。
1 城市園林檔案的內(nèi)容及其作用
在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展的今天，檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位行政管理工作一項(xiàng)不可或缺的工作，并且隨著電子檔案的不斷建立和普及，檔案管理所起的作用也是越來越重要。城市園林檔案亦是如此，由于城市園林檔案在城市的規(guī)劃和建設(shè)中充當(dāng)著重要的角色，這就要求我們首要要認(rèn)真了解和掌握其基本內(nèi)容，努力學(xué)習(xí)建立和管理城市園林檔案的方法及其措施，使之更好的為城市建設(shè)發(fā)揮更大的作用。
城市園林檔案所記載的內(nèi)容是非常廣泛的，它不僅記載著以往城市中各種風(fēng)景區(qū)、旅游區(qū)和綠地的規(guī)劃、建設(shè)和管理的信息，不僅記載著城市園林中各種珍貴樹木、花卉、雕塑、建筑物的信息，而且連歷年的花草樹木的種植情況和城市園林工程的建設(shè)情況都有清楚的記載，可以說，城市園林檔案就是一部城市園林建設(shè)史。
城市園林檔案對城市的建設(shè)和發(fā)展起著不可替代的作用，其作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及綠化、園林規(guī)劃、建設(shè)與維護(hù)都離不開園林檔案。城市園林的突出特點(diǎn)就是具有連續(xù)性和周期性，而城市園林檔案對于城市的規(guī)劃、建設(shè)和綠化，樹木花草的種植品種、培育方法都有詳細(xì)的記載，這就必然決定了城市園林檔案在城市規(guī)劃、綠化和園林的規(guī)劃、建設(shè)中的重要作用。其次，城市園林檔案對于一個城市旅游業(yè)的開發(fā)和建設(shè)具有重要的促進(jìn)作用。我們可以通過查找園林檔案，對那些名勝古跡、名貴樹木花草等進(jìn)行開發(fā)和維護(hù)，多途徑、多舉措的開發(fā)城市的旅游資源和發(fā)展城市的旅游經(jīng)濟(jì)，最終為提高城市的知名度和城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
2 城市園林檔案管理中存在的問題
城市園林檔案不僅對于城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有促進(jìn)作用，而且對于我國和諧社會的建設(shè)具有重大的意義，但是目前我國城市園林檔案管理還存在不少的問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
第一，對檔案重視程度不夠，投入不足，設(shè)備陳舊。目前，在大多數(shù)企事業(yè)單位中，檔案工作并不能給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此沒有把檔案管理當(dāng)作單位的一項(xiàng)主要工作來抓，這種錯誤的思想觀念和管理觀念必定會束縛檔案管理工作的發(fā)展，并且由于檔案管理缺乏足夠的資金支持，這就造成檔案管理工作不能向數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)。目前大多數(shù)園林檔案管理缺乏必備的條件，檔案室的環(huán)境也是十分簡陋和陳舊的，更有甚者，有些珍貴的檔案材料出現(xiàn)了發(fā)霉、蟲蛀的問題。在硬件和軟件設(shè)備上都亟待更新?lián)Q代，這就不得不引起人們的思考和關(guān)注。
第二，管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。從事園林檔案管理的人員很多缺乏崗前系統(tǒng)的有關(guān)園林檔案管理知識的培訓(xùn)，許多檔案管理人員身兼多職，他們或是缺乏園林檔案管理的基本知識，或是對園林檔案管理的操作不夠精通，這些問題必然會對園林檔案管理造成混亂，導(dǎo)致園林檔案資料出現(xiàn)收集不及時、歸檔錯誤、甚至出現(xiàn)檔案丟失和缺損的現(xiàn)象。另外，在管理觀念和管理方法上，大多數(shù)檔案管理人員的思想觀念和工作方法還是處于傳統(tǒng)的模式上，這也是束縛我國城市園林檔案發(fā)展的一個重要的問題。
3 完善城市園林檔案管理工作的策略
城市園林檔案的管理是一個系統(tǒng)的工作，需要多方面的努力和多舉措并舉才能夠解決目前園林檔案管理工作中存在的問題，從而實(shí)現(xiàn)城市園林檔案管理工作又好又快的發(fā)展。
3.1增強(qiáng)園林檔案管理意識
從事園林檔案的管理工作，必須要在思想上高度重視這項(xiàng)工作。首先主管園林檔案的領(lǐng)導(dǎo)要加大思想認(rèn)識，提高思想觀念，并且把園林檔案工作當(dāng)作單位一項(xiàng)日常的工作來抓，并且要抓出成效；其次，作為園林檔案管理工作的普通員工，要增強(qiáng)思想認(rèn)識，學(xué)習(xí)了解國家有關(guān)園林檔案管理的基本知識，提高園林檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在園林部門的領(lǐng)導(dǎo)下，積極做好園林檔案的建立和歸檔工作，從而為城市的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。
3.2做好園林檔案的收集和整理工作
不管是哪方面的檔案管理工作，檔案的完整性和真實(shí)性都是至關(guān)重要的，也是最根本的，對于園林檔案的管理工作也是這樣的，這就要求園林檔案管理人員在日常的工作中一定要做好園林檔案的收集和整理工作。對于園林的規(guī)劃、建設(shè)、完善、和維修中的每一個階段都應(yīng)該做好信息的收集工作，并且要及時核實(shí)所收集的信息，要做到檔案收集工作有機(jī)會、有目標(biāo)、有方法的進(jìn)行。另外，在園林檔案的整理工作中，要對收集上來的檔案材料進(jìn)行編排處理，并且對檔案材料實(shí)施科學(xué)分類、排列和歸檔，從而實(shí)現(xiàn)所有檔案資料的有效整合。
3.3提高園林檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理
隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式已經(jīng)很難能夠滿足當(dāng)今城市園林的建設(shè)和發(fā)展的要求。這一方面要求檔案管理人員要不斷的學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代的電子檔案管理技術(shù)，對檔案資料采取信息化的采集、梳理和檢索，并且要形成一種比較熟練和快捷的現(xiàn)代管理模式，來促進(jìn)城市的園林建設(shè)。另一方面，要求園林主管單位的領(lǐng)導(dǎo)，要加大資金投入，及時更新園林檔案管理的硬件和軟件設(shè)備，從而為實(shí)現(xiàn)園林檔案的數(shù)字化管理提供設(shè)備上的保障。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳小英，城建檔案管理的難點(diǎn)問題及解決對策[J]，城建檔案，2009，(09).
創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達(dá)的動力。當(dāng)今社會是知識經(jīng)濟(jì)時代,是以知識論實(shí)力的時代。在這個以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)社會,缺少的不再是單個的人,而是具有創(chuàng)新精神、創(chuàng)新思維的人才,誰善于學(xué)習(xí)、勇于探索、敢于創(chuàng)新,誰就是時代的領(lǐng)跑者。對我們醫(yī)院檔案管理工作者來說,必須有科學(xué)的探索精神,在工作中把握機(jī)遇,迎接挑戰(zhàn)。只有具備了創(chuàng)新精神和思維,才能激發(fā)出工作熱情,才能提高工作水平。
隨著經(jīng)濟(jì)社會的日新月異和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,醫(yī)院檔案管理工作的地位和作用也越來越重要。醫(yī)院檔案包括病歷檔案、人事檔案、職稱檔案、科研檔案、公共衛(wèi)生檔案等等，涉及的知識面、學(xué)科范圍比較廣，這就要求檔案管理人員在工作中不斷更新知識，創(chuàng)新工作模式,努力成為既熟悉檔案現(xiàn)代化管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),又熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段,知識面寬、適應(yīng)性強(qiáng)的復(fù)合型檔案人才,才能不斷適應(yīng)檔案學(xué)發(fā)展的需要。
想成為一名合格、優(yōu)秀的醫(yī)院檔案管理工作者,在工作中就必須注重四個方面的培養(yǎng)：一是培養(yǎng)檔案管理工作創(chuàng)新意識。檔案工作的創(chuàng)新,來自對檔案管理的創(chuàng)新,沒有創(chuàng)新意識,檔案創(chuàng)新就無從談起；二是培養(yǎng)知識的創(chuàng)新能力。誰擁有更多的創(chuàng)造性技術(shù)知識,誰就更有力量。醫(yī)院檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu),使自己成為既懂醫(yī)學(xué)又懂檔案學(xué)知識的復(fù)合型人才；三是培養(yǎng)信息的處理能力。醫(yī)院是信息技術(shù)應(yīng)用范圍比較廣的地方，充分掌握信息學(xué)的有關(guān)基礎(chǔ)知識和方法,掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用；掌握使用醫(yī)院各種信息管理系統(tǒng)，學(xué)會貯存、檢索所需的檔案信息；四是培養(yǎng)檔案人才的各種能力。醫(yī)院檔案管理人員除了熟悉光學(xué)掃描復(fù)制、文字圖像壓縮、計(jì)算機(jī)高智能檢索、通信網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程信息傳輸?shù)葯n案學(xué)基本知識外,還必須懂得基本醫(yī)學(xué)知識，懂得基本的醫(yī)院管理知識。培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人才是適應(yīng)時代潮流,是檔案事業(yè)發(fā)展的要求。
總之,社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步,離不開創(chuàng)新,而創(chuàng)新的主體是人才。醫(yī)院檔案管理工作者只有不斷地創(chuàng)新工作模式、完善知識結(jié)構(gòu),才能不斷提高檔案管理工作水平,提高適應(yīng)新形勢發(fā)展的能力,使之更好地為醫(yī)學(xué)發(fā)展服務(wù),為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)。
我國信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，人們對于信息的需求更加渴望，因此，為了更好的貫徹為人民服務(wù)的基本宗旨，我國的事業(yè)單位需要不斷提升自身管理水平，這其中最為重要的就是要不斷優(yōu)化自身檔案管理的途徑，提升檔案管理的水平，這樣才能夠不斷提升信息公開的程度，滿足當(dāng)前人們對于信息的渴望，實(shí)現(xiàn)真正意義上的和諧社會目標(biāo)。為了更好的實(shí)現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理的工作，本文就目前事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行研究，希望通過這樣有針對性的研究，發(fā)現(xiàn)其中解決問題的方式與方法，最終不斷改善我國事業(yè)單位檔案管理的途徑，最終實(shí)現(xiàn)信息公開的基本目標(biāo)。
1引言
相對于一般的單位來說，由于事業(yè)單位本身的特殊性質(zhì)，導(dǎo)致了其在進(jìn)行檔案管理中必然會有其特有的屬性。由于本身事業(yè)單位在整個管理過程中就比較復(fù)雜，因此，在進(jìn)行檔案管理時必然整個程序也是比較繁瑣的，這其中包括了檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)處理等多個過程和途徑，總體上來看必然需要較為復(fù)雜的過程和準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。但是，良好檔案管理將對于事業(yè)單位的發(fā)展極為有利，可以這么說，不斷提升事業(yè)單位檔案管理的水平將能夠不斷提升我國事業(yè)單位的工作效率，同時也能夠?qū)τ谡麄€事業(yè)單位中人力資源的管理產(chǎn)生重要的影響力。但是，就目前來看正是由于本身事業(yè)單位權(quán)力集中，而且缺少了必要的外部性監(jiān)督，這樣必然會導(dǎo)致整個檔案管理產(chǎn)生一系列的問題。
2目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
2.1檔案管理的基本制度不健全
就目前來看，我國事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理的基本制度還是不健全的，整體上存在著較大的問題，一般而言部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中完全忽視基本檔案管理的流程，對于檔案的管理和歸檔完全都是隨性而定，完全沒有依據(jù)科學(xué)的方式進(jìn)行有效的管理，這就導(dǎo)致了目前許多事業(yè)單位的檔案管理工作一片混亂，使得整個事業(yè)單位在進(jìn)行管理中也是比較混亂的，另一方面，即使部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中建立了較為科學(xué)的整理和歸檔過程，但是由于本身缺乏監(jiān)督的機(jī)制，這就導(dǎo)致了整個監(jiān)督過程有問題，使得整個檔案管理制度仍然形同虛設(shè)，因此，對于檔案管理的基本制度建設(shè)仍然是目前事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)。
2.2檔案的使用效率低下
事業(yè)單位在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會中發(fā)揮著重要的作用，但是為了更好的發(fā)揮其作為為人民服務(wù)的社會公益性單位，必須要發(fā)揮好其檔案管理的積極作用。但是，傳統(tǒng)意義上的檔案管理思想嚴(yán)重阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理的效率，使得其原本應(yīng)具有的經(jīng)濟(jì)和社會效益沒有得到有效的發(fā)揮。
2.3檔案管理的軟硬件環(huán)境不到位
目前來看，部分事業(yè)單位內(nèi)部并沒能很好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理制度，雖然其相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備有架設(shè)，但是其落后程度過于嚴(yán)重，造成了基本的硬件不達(dá)標(biāo)；另外，對于檔案管理人員的培養(yǎng)也不到位，使得檔案管理人員缺少必要的知識儲備和檔案管理的技巧。
2.4檔案收索效率不高
檔案的收索效率決定了檔案的利用效率，但是，事業(yè)單位中本身的基礎(chǔ)性建設(shè)就有問題，無法為快速檢索功能提供有效的技術(shù)支持，另外本身檔案管理的復(fù)雜性就導(dǎo)致了檔案在進(jìn)行檢索的過程中會出現(xiàn)重復(fù)等一些的問題，這樣就會大大降低整個檢索的效率，因此降低了整體的有效性。
3事業(yè)單位檔案管理的路徑優(yōu)化方式
3.1建立全新的管理理念
相對于硬件不達(dá)標(biāo)的問題而言，思想觀念的轉(zhuǎn)變更為重要，由于受到了傳統(tǒng)檔案管理的思想限制，使得當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理理念落后，因此，應(yīng)該不斷改變現(xiàn)階段的管理理念，將基本的管理方式與當(dāng)今時展的要求相互結(jié)合，以便實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理理念。
3.2加強(qiáng)檔案管理的安全性和制度化
近年來，我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案管理也不斷的實(shí)現(xiàn)了信息化，但是對于事業(yè)單位來說，其大部分檔案還是需要保密的，為了更好的保護(hù)檔案秘密性，需要建立檔案管理過程中的安全設(shè)置，同時要不斷提升整個檔案管理過程中的制度建設(shè)，這樣才能夠提升檔案管理效率。
3.3加強(qiáng)人員培訓(xùn)
對于任何一個工作來說，人才是整個工作的核心，因此，為了有效的提升我事業(yè)單位檔案管理的效率，必須要不斷提升檔案管理人員的基本知識和素養(yǎng)，這樣才能夠從根本上不斷提升我國事業(yè)單位檔案管理的效率。
4結(jié)語
事業(yè)單位檔案管理必然涉及到許多復(fù)雜的過程以及專業(yè)的知識，為了更好的發(fā)揮我國事業(yè)單位的積極作用，需要加強(qiáng)事業(yè)單位的軟件和硬件的環(huán)境建設(shè)，同時要不斷更新管理理念，提升自身的管理水平。這樣，才能夠不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化水平目標(biāo)，最終實(shí)現(xiàn)社會主義和諧社會的建設(shè)。
【參考文獻(xiàn)】
在為期兩周的培訓(xùn)工作中，我們?nèi)w參訓(xùn)人員深入的學(xué)習(xí)了檔案管理的專業(yè)的知識，提高了我們自身的管理水平，這些有利于提升我們海關(guān)檔案管理的科學(xué)性。接下來我就本期培訓(xùn)工作做一個簡短的總結(jié)。
一、專業(yè)檔案管理知識的培訓(xùn)
本次的檔案管理培訓(xùn)的時間很短暫，但是培訓(xùn)的內(nèi)容很豐富，在每次的培訓(xùn)之后，學(xué)員們都在積極的消化學(xué)習(xí)內(nèi)容，以此來提升自己的檔案管理理論水平和專業(yè)技能。
（一）增強(qiáng)了檔案管理的法制意識
在培訓(xùn)中，國家檔案局的專家給我們講解了我國目前海關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)檔案法律法規(guī)的制定情況，并且詳細(xì)的學(xué)習(xí)了海關(guān)檔案管理的檔案違法行為，讓我們參訓(xùn)人員了解到哪些是屬于檔案違法行為，這些違法行為有什么樣的特點(diǎn)，違法了這些檔案法有什么樣的法律后果，以及當(dāng)事人或責(zé)任人會受到什么樣的法律制裁等等，通過對這些知識的全面而系統(tǒng)的了解之后，增加了我們海關(guān)檔案管理人員的法律意識，以及提升了檔案的規(guī)范化管理水平。
（二）檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力的提升
在培訓(xùn)中，專家詳細(xì)的講解了檔案的管理知識，提升了我們海關(guān)檔案管理人員對于檔案管理知識的水平。
在檔案管理培訓(xùn)中，了解了檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理的各個環(huán)節(jié)及步驟，還掌握了不同類型、不同載體檔案資料的整理管理辦法，夯實(shí)了檔案管理的理論基礎(chǔ)。
通過對檔案管理的理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化了自身對檔案工作的要求，更加全面的掌握了管理的基礎(chǔ)知識，提升了我們海關(guān)在檔案管理方面的工作技能及業(yè)務(wù)水平。
（三）提升了檔案管理科學(xué)化
從這次的培訓(xùn)中，我們充分認(rèn)識到檔案管理工作必須從平時做起，要養(yǎng)成自覺的習(xí)慣。
在平時的檔案管理工作中，就要做好檔資料的收集、整理及管理工作。平時工作中要做到主動的收集檔案資料并及時的存檔；按時歸檔、并要定期整理檔案資料和經(jīng)常檢查檔案資料的完整性；對于不同的檔案要做到整理有序，科學(xué)化的管理，把不同的類型的資料進(jìn)行分類分柜的存放，以方便今后查閱。
（四）有利于完善檔案管理制度
通過這次培訓(xùn)，讓我們認(rèn)識到檔案管理制度的重要性，規(guī)范化的管理制度是提升我海關(guān)檔案管理水平的基礎(chǔ)。
這就要求我們的檔案管理人員在平時的工作中，認(rèn)真總結(jié)在管理中所遇到的新問題、新情況，及時做好匯總，同時負(fù)責(zé)人要做好記載，以此來作為完善檔案管理制度的基本材料，通過對我們的檔案管理制度的完善，促進(jìn)了海關(guān)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。
二、提升了我們的綜合知識的水平
今年我國就正式進(jìn)入“十二五”時期，這是我國的經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展向著更高的層次和水平跨越的關(guān)鍵時期，科學(xué)發(fā)展速度在不斷加快，推動了我國社會經(jīng)濟(jì)的快速協(xié)調(diào)發(fā)展。但是此時我國仍然處在重要的戰(zhàn)略機(jī)遇期，所要面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)都是前所未有的。
（一）社會發(fā)展面臨眾多的挑戰(zhàn)
我國是一個多民族、多人口的發(fā)展中國家，整個人均資源占有率想對不足，因此我國目前正在積極實(shí)施計(jì)劃生育，不斷控制人口數(shù)量。從而提升我國公民的基本素質(zhì)，優(yōu)化我國人口結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了我國人口、資源環(huán)境與我國社會經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)快速發(fā)展。
目前我國正處在一個社會的轉(zhuǎn)型時期。由于社會各階層的利益分布不均衡，社會政策的調(diào)整等等因素導(dǎo)致社會利益格局多元化發(fā)展趨勢加劇，各種社會矛盾突出，恐有加劇之勢。如果這些矛盾處理不好，很容易會誘發(fā)社會穩(wěn)定問題。
（二）科學(xué)技術(shù)發(fā)展的提高
改革開發(fā)幾十年來，我國的科學(xué)技術(shù)有了質(zhì)的飛躍。我國的科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的貢獻(xiàn)正在不斷加強(qiáng)，科學(xué)技術(shù)推動了我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的快速發(fā)展。尤其是在我國的現(xiàn)代化建設(shè)中，提高我國自主的創(chuàng)新能力，建設(shè)創(chuàng)新性國家做出巨大的貢獻(xiàn)。
（三）進(jìn)一步學(xué)習(xí)保密法
為了進(jìn)一步貫穿落實(shí)新的《保密法》，切實(shí)做好海關(guān)工作的保密工作，因此在培訓(xùn)中，專家給我們詳細(xì)的講解了新的《保密法》的各項(xiàng)規(guī)則，并結(jié)合我們海關(guān)的工作實(shí)際特點(diǎn)和性質(zhì)，從新《保密法》的保密范圍、重點(diǎn)以及如何提高保密技能和水平以及一些法律責(zé)任等內(nèi)容，我希望我們的同志學(xué)習(xí)之后，要高度重視工作中的保密性，自覺的提升的安全意識，為我們的海關(guān)的工作做出新的貢獻(xiàn)。
三、拓展我們檔案管理的思路和眼界
在此次培訓(xùn)中，為了打破我們傳統(tǒng)的思維方式，拓展我們的視野，特別安排了專家為我們講解其他先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新發(fā)展思維，開闊管理視野，提升工作水平。
通過這次培訓(xùn)情，各位專家詳細(xì)的講解了國際先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，讓我們開拓了眼界，打開了思路。盡管時間很短暫，但整個學(xué)習(xí)過程給我留下了深刻印象，深受啟發(fā)。在學(xué)習(xí)中，結(jié)合自身實(shí)際和檔案管理工作的實(shí)際情況，著重了解和學(xué)習(xí)了檔案管理建設(shè)方面的一些情況，獲益匪淺。
四、培訓(xùn)考核
在培訓(xùn)學(xué)習(xí)完成之后，我處結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容，對參與培訓(xùn)的工作人員進(jìn)行了培訓(xùn)考試，主要涵蓋檔案管理的專業(yè)理論知識、實(shí)際操作技能，國家發(fā)展規(guī)劃及科學(xué)發(fā)展前沿的基本知識理論等相關(guān)知識，因此來檢驗(yàn)我們學(xué)習(xí)的成果。
會計(jì)檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。然而，會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
一、會計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠， 缺乏充分的認(rèn)識， 意識淡薄，導(dǎo)致會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會計(jì)檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.會計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會計(jì)檔案的齊全性和完整性。
3.會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計(jì)信息疏于管理，造成會計(jì)信息的丟失；由于會計(jì)電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會計(jì)檔案管理工作的對策
會計(jì)檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計(jì)檔案管理是會計(jì)工作的重要組成部分。然而，會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
一、會計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.對會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠， 缺乏充分的認(rèn)識， 意識淡薄，導(dǎo)致會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會計(jì)檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.會計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會計(jì)檔案的齊全性和完整性。
3.會計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計(jì)信息疏于管理，造成會計(jì)信息的丟失；由于會計(jì)電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會計(jì)檔案管理工作的對策
二是紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計(jì)檔案，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會計(jì)檔案都保存在會計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計(jì)檔案。
三是會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理脫節(jié)。會計(jì)檔案是會計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會計(jì)工作的延伸，也是會計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會計(jì)委派制管理下的會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理。在各單位制定的會計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會計(jì)檔案管理制度，沒有把會計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會計(jì)人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會計(jì)委派制下的會計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會計(jì)檔案管理，沒有把會計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計(jì)檔案。
針對會計(jì)管理體制改革給會計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，理順會計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
面對千人千面的檔案收集裝訂現(xiàn)象，使用專人負(fù)責(zé)，無疑是一個很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強(qiáng)會計(jì)人員培訓(xùn)，更是一個可具有操作性的方法。會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，將會計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會計(jì)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容，且長抓不懈，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識及操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量。
二、依據(jù)法規(guī)，配備專人管理會計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的有效管理
檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于會計(jì)檔案工作未配備專人負(fù)責(zé)，實(shí)際上這一系列工作有的環(huán)節(jié)由人兼職，有的環(huán)節(jié)就根本沒執(zhí)行，根本就談不上會計(jì)檔案的管理。并且在現(xiàn)在檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大、檔案數(shù)量不斷增加的前提下，配備專人管理會計(jì)檔案尤顯必要。會計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會計(jì)檔案，是加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理的有效性的根本保證。
三、加強(qiáng)往來款管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求
財(cái)務(wù)部門為了自身查詢的方便，使其不能及時向檔案管理部門移交會計(jì)檔案。而查詢需要產(chǎn)生的一個主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理，由于債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，報(bào)帳經(jīng)辦人主動性不夠，致使很多往來款項(xiàng)長期掛帳，沒有一個統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，也減少各帳務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會計(jì)檔案能按規(guī)定及時向檔案管理部門移交。
四、會計(jì)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)會計(jì)制度體制的調(diào)整而做及時調(diào)整
加強(qiáng)檔案管理，會計(jì)制度體制的調(diào)整不能忘了會計(jì)檔案管理制度的調(diào)整，會計(jì)檔案管理工作應(yīng)始終作為會計(jì)人員職能的一部分。加強(qiáng)會計(jì)人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識、檔案意識的培育，只有建立了合理及時的管理制度，及具備了充分檔案意識檔案技能的會計(jì)人員，才能打下實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。同時檔案管理部門應(yīng)主動介入，加強(qiáng)同財(cái)會部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。
五、加強(qiáng)財(cái)會部門與檔案管理部門的溝通
財(cái)會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發(fā)，而且溝通對于檔案資料收集移交范圍及時調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財(cái)會部門才能及時收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)會部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。
六、財(cái)會檔案管理人才應(yīng)具備復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)
一是有的會計(jì)核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計(jì)檔案，不符合《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計(jì)核算中心成立后形成的會計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計(jì)核算而形成的，盡管會計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會計(jì)檔案與存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計(jì)檔案，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會計(jì)檔案都保存在會計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計(jì)檔案。
三是會計(jì)工作與會計(jì)檔案管理脫節(jié)。會計(jì)檔案是會計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會計(jì)工作的延伸，也是會計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會計(jì)委派制管理下的會計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理。在各單位制定的會計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會計(jì)檔案管理制度，沒有把會計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會計(jì)人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會計(jì)委派制下的會計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會計(jì)檔案管理，沒有把會計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計(jì)檔案。
針對會計(jì)管理體制改革給會計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，理順會計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
