時(shí)間：2023-05-17 10:07:03
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現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS 的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿 國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院?中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院 召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999 把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件 最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
一、施工單位在建設(shè)工程檔案管理中的主要職責(zé)
1、實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全施工文件管理崗位責(zé)任制。配備專職檔案管理員，負(fù)責(zé)施工資料的管理工作。工程項(xiàng)目的施工文件應(yīng)設(shè)專門的部門（專人）負(fù)責(zé)收集和管理。2、建設(shè)工程實(shí)行施工總承包的，由施工總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總承包單位。3、可以按照施工合同的約定，接受建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織和編制工作。4、按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設(shè)單位進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。5、負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應(yīng)有完整的施工文件移交建設(shè)單位及自行保存。
二、施工文件檔案管理的主要內(nèi)容
施工文件檔案管理的內(nèi)容主要包括：工程施工技術(shù)管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、竣工圖四大部分。
（一）工程施工技術(shù)管理資料：工程施工技術(shù)管理資料是建設(shè)工程施工全過程中的真實(shí)記錄，是施工各階段客觀產(chǎn)生的施工技術(shù)文件。主要內(nèi)容包括：
1、圖紙會(huì)審記錄文件2、工程開工報(bào)告相關(guān)資料（開工報(bào)告表、開工報(bào)告）3、技術(shù)、安全交底記錄文件4、施工組織設(shè)計(jì)（項(xiàng)目管理規(guī)劃）文件5、施工日志記錄文件6、設(shè)計(jì)變更文件7、工程洽商記錄文件8、工程測(cè)量記錄文件9、施工記錄文件10、工程質(zhì)量事故記錄文件11、工程竣工文件
（二）工程質(zhì)量控制資料：工程質(zhì)量控制資料是建設(shè)工程施工全過程全面反映工程質(zhì)量控制和保證的依據(jù)性證明資料。應(yīng)包括原材料、構(gòu)配件、器具及設(shè)備等的質(zhì)量證明、合格證明、進(jìn)場材料試驗(yàn)報(bào)告，施工試驗(yàn)記錄，隱蔽工程檢查記錄等。
（三）工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料：工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料是建設(shè)工程施工全過程中按照國家現(xiàn)行工程質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程及檢驗(yàn)批的劃分，再由檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程逐級(jí)對(duì)工程質(zhì)量做出綜合評(píng)定的工程質(zhì)量驗(yàn)收資料。但是，由于各行業(yè)、各部門的專業(yè)特點(diǎn)不同，各類工程的檢驗(yàn)評(píng)定均有相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，工程質(zhì)量驗(yàn)收資料的建立均應(yīng)按相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)辦理。
（四）竣工圖：竣工圖是指工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。它是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等詳細(xì)情況的技術(shù)文件，是工程竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)或交付使用后進(jìn)行維修、擴(kuò)建、改建的依據(jù)，是生產(chǎn)（使用）單位必須長期妥善保存和進(jìn)行備案的重要工程檔案資料。竣工圖的編制整理、審核蓋章、交接驗(yàn)收按國家對(duì)竣工圖的要求辦理。承包人應(yīng)根據(jù)施工合同約定，提交合格的竣工圖。
三、施工文件的立卷
立卷是指按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷。
（一）立卷的基本原則：施工文件檔案的立卷應(yīng)遵循工程文件 的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)工程前期文件、施工技術(shù)文件和竣工圖之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。
1、一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件按單位工程立卷。2、施工文件資料應(yīng)根據(jù)工程資料的分類和“專業(yè)工程分類編碼參考表”進(jìn)行立卷。3、卷內(nèi)資料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)的資料構(gòu)成而定，一般順序?yàn)榉饷?、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。4、卷內(nèi)資料若有多種資料時(shí)，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應(yīng)按資料的編號(hào)順序排列。
（二）立卷的具體要求
1、施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷，竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)組卷。2、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等進(jìn)行組卷，每一專業(yè)根據(jù)圖紙多少組成一卷或多卷。3、立卷過程中宜遵循下列要求：案卷不宜過厚，一般不宜超過40mm，案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。
（三）卷內(nèi)文件的排列：文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙?jiān)诤蟆?/p>
（四）案卷的裝訂：案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露在外面。
四、施工文件的歸檔
歸檔指文件形成單位 完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交相關(guān)管理機(jī)構(gòu)。
（一）施工文件的歸檔范圍：對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。
中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
3 電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
4 結(jié)語
綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。
2加強(qiáng)宣傳
檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識(shí)，而先進(jìn)的思想意識(shí)的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項(xiàng)目中，要對(duì)于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對(duì)于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓員工主動(dòng)參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識(shí)與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時(shí)效性。
3規(guī)范管理
在開展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書等）檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對(duì)檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫相應(yīng)的檢索目錄。
4信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對(duì)于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。
5做好檔案服務(wù)
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用。對(duì)建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對(duì)于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對(duì)于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案資料的需求。
2規(guī)范管理
建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書等）檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對(duì)檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫相應(yīng)的檢索目錄。
3信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對(duì)于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務(wù)
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用。對(duì)建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對(duì)于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對(duì)于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案資料的需求。
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時(shí)也記載了在學(xué)生成長的關(guān)鍵時(shí)期其心智與思想逐漸完善的整個(gè)歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長記實(shí)錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對(duì)其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會(huì)其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值
高校檔案管理的保密性及其實(shí)行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會(huì)有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強(qiáng)參考價(jià)值的同時(shí)也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機(jī)會(huì)
我國教育模式與就業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時(shí)期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時(shí)得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機(jī)會(huì)隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個(gè)工作機(jī)會(huì)也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊(duì)伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動(dòng)缺乏相對(duì)明確的管理規(guī)章制度
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時(shí)也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎(jiǎng)勵(lì)，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對(duì)學(xué)生長大那一時(shí)刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對(duì)較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對(duì)明確的檔案意識(shí)，檔案轉(zhuǎn)接時(shí)沒有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動(dòng)必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時(shí)做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊(duì)伍組建對(duì)高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對(duì)學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面，針對(duì)一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門要做到實(shí)時(shí)的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
（二）加大對(duì)社會(huì)檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時(shí)期。因此，政府要在此時(shí)給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時(shí)與順暢。此外，相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對(duì)轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對(duì)。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時(shí)的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時(shí)也確保了企業(yè)人才隊(duì)伍組建中人才選拔的可靠實(shí)施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋
第一，企業(yè)對(duì)招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)?；蛘呦嚓P(guān)部門應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對(duì)反饋信息對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實(shí)現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對(duì)接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點(diǎn)，重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的形形的企業(yè)也是遍地開花，相應(yīng)的各種精密的大型企業(yè)也在企業(yè)中變的很常見，設(shè)備儀器一般分為自制設(shè)備、外購設(shè)備、信息設(shè)備及其特種設(shè)備，信息設(shè)備（計(jì)算機(jī)的軟硬件）。企業(yè)設(shè)備儀器檔案對(duì)于維護(hù)儀器設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，設(shè)備管理中的作用越來越突出。部分進(jìn)口的設(shè)備購買合同，招投標(biāo)書，技術(shù)協(xié)議等在日后的項(xiàng)目管理中也是必不可少的，萬一以后出現(xiàn)什么矛盾，設(shè)備儀器檔案就是不可缺少的憑證。要想充分發(fā)揮這類設(shè)備儀器在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，就必須做好企業(yè)設(shè)備的檔案管理工作。因此，一套健全的科學(xué)的建檔方法以及儀器設(shè)備建檔理論是重要的，這對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利推進(jìn)及其竣工驗(yàn)收有著很好的信息支撐作用。
1. 企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的特點(diǎn)
1.1企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的動(dòng)態(tài)性。簡單的說就是企業(yè)儀器設(shè)備在報(bào)廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的檔案會(huì)隨著儀器的變動(dòng)而發(fā)生變化，在儀器報(bào)廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的儀器檔案就處在一個(gè)不確定，始終改變的狀態(tài)。舉一個(gè)簡單的例子，企業(yè)引進(jìn)一臺(tái)新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺(tái)機(jī)器在使用，就會(huì)有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會(huì)停止。
1.2企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的綜合性。企業(yè)設(shè)備儀器管理就是綜合管理設(shè)備儀器，顯而易見設(shè)備儀器檔案管理具有綜合性的特點(diǎn)。具體的講有以下的幾個(gè)方面：1）階段綜合性，企業(yè)引進(jìn)設(shè)備要經(jīng)過規(guī)劃，選購到使用，維修再到檢修，最后是設(shè)備改造、更新。這幾個(gè)階段是交替發(fā)生的。2）部門綜合性，一般在一個(gè)企業(yè)里，設(shè)備的管理會(huì)涉及很多的部門，只有進(jìn)行綜合管理，才能有效地利用設(shè)備儀器。在設(shè)備管理中，要秉承設(shè)計(jì)制造與使用相結(jié)合，維護(hù)與檢修結(jié)合，改造，修理與更新結(jié)合。3）多樣性特點(diǎn)，將設(shè)備用不同的方式區(qū)分會(huì)有不同的結(jié)果，例如按照來源有，自制設(shè)備以及外購設(shè)備；按照設(shè)備的行業(yè)特點(diǎn)，可以劃分為機(jī)械動(dòng)力類設(shè)備、儀器儀表設(shè)備；按照重要程度，可以劃分為一般設(shè)備與精密高端設(shè)備；按照設(shè)備的使用性質(zhì)可以分為通用設(shè)備與專用設(shè)備。
2. 企業(yè)設(shè)備檔案管理中常見的問題
2.1分散保管
現(xiàn)在的企業(yè)中，沒有一整套的設(shè)備管理系統(tǒng)，而是進(jìn)行分散保管。這也與相關(guān)的規(guī)定也是背道而馳的，在實(shí)際操作中，應(yīng)該遵守“成套性”原則進(jìn)行管理。設(shè)備從開始的購置到最后的入庫會(huì)產(chǎn)生不同階段的記錄，部分單位會(huì)根據(jù)企業(yè)職能的設(shè)置，應(yīng)該吧一整套的設(shè)備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購置請(qǐng)示到投標(biāo)書等文件；另一部分后來產(chǎn)生的記錄，說明書等。這樣做不能全面反映一套設(shè)備的整個(gè)流程，也不利于后期的利用。
2.2歸檔一些不是原件的文件材料
一些企業(yè)在進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)設(shè)備儀器檔案是復(fù)印件的情形，包括設(shè)備購置合同以及技術(shù)協(xié)議。這種做法不僅不符合檔案本質(zhì)屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應(yīng)的，同時(shí)也就失去了歸檔的意義。有以下幾點(diǎn)原因會(huì)造成這種狀況：1）購置設(shè)備時(shí)簽訂的合同，協(xié)議份數(shù)不足，用復(fù)印品代替。2）購置設(shè)備的流程不規(guī)范，特別是中小型企業(yè)使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進(jìn)口設(shè)備，由公司的。
2.3儀器檔案管理人員職責(zé)不明確
企業(yè)進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，各個(gè)部門之間有很多交叉的環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目檔案的管理中，由于不明確各部門檔案管理職責(zé)，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，各個(gè)部門之間就相互推脫，相互推卸責(zé)任。一般來說，項(xiàng)目立項(xiàng)在資產(chǎn)管理部門，而采購、招投標(biāo)在采購部門。兩個(gè)部門經(jīng)常想把合同、協(xié)議納入自己的部門，而驗(yàn)箱時(shí)，卻都不注意“合格單”等文件，導(dǎo)致檔案殘缺。
3. 企業(yè)設(shè)備儀器常見問題的應(yīng)對(duì)策略
3.1設(shè)立設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門。檔案牽頭管理部門就是資產(chǎn)管理部門，也就是固定的資產(chǎn)投資部門。應(yīng)由設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門協(xié)調(diào)各相關(guān)部門，收集、集中、整理、分類、編號(hào)設(shè)備運(yùn)行各個(gè)階段產(chǎn)生的文件資料。這樣集中管理設(shè)備儀器檔案，不僅是按照相關(guān)的規(guī)定作業(yè)，也能維護(hù)儀器檔案的完整及安全，以便使用。
3.2企業(yè)設(shè)備儀器管理人員在歸檔及收集文件時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按規(guī)定把關(guān)，堅(jiān)決不收復(fù)印件。歸檔人員有義務(wù)告知采購的部門，在購置設(shè)備時(shí)，簽訂的合同、協(xié)議份數(shù)不能少，應(yīng)按照相關(guān)的規(guī)程進(jìn)行簽訂相關(guān)的文件，對(duì)于公司購置的設(shè)備，應(yīng)該特別備注，盡可能最后原件。
3.3明確不同部門在各個(gè)階段的職責(zé)，保障檔案的完整。設(shè)備從購置到竣工之間要經(jīng)歷計(jì)劃、采購、開箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門分工不相同，責(zé)任也不同，應(yīng)明確各自的管轄范圍及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。立項(xiàng)時(shí)，資產(chǎn)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段的文檔，如購買請(qǐng)示等；采購時(shí)，采購部門應(yīng)該負(fù)責(zé)收集整理儀器設(shè)備的招投標(biāo)書，簽訂的合同協(xié)議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數(shù)必須充足；開箱時(shí)，兼職檔案員必須參加驗(yàn)收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)的部門，及時(shí)整理歸檔培訓(xùn)、使用、養(yǎng)護(hù)、維修生成的文件材料。
總結(jié)：我國的科學(xué)技術(shù)發(fā)生著日新月異的變化，各種高性能的復(fù)雜靜謐的大型的儀器走進(jìn)了企業(yè)，企業(yè)儀器設(shè)備的養(yǎng)護(hù)和維修也越來越復(fù)雜，利用健全穩(wěn)定的設(shè)備檔案管理體系科學(xué)合理的管理儀器設(shè)備愈發(fā)重要，也成為企業(yè)競爭間的一個(gè)重要籌碼。企業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)建立起一套科學(xué)的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業(yè)工作做好保障，為企業(yè)發(fā)展的提供扎實(shí)的基礎(chǔ)，為企業(yè)固定資產(chǎn)的投資驗(yàn)收做好鋪墊。
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
企業(yè)檔案管理是在企業(yè)的日常工作中最基礎(chǔ)性的工作，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的完善和企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高，企業(yè)檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的作用和價(jià)值逐漸的在變大在提升。企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)參考數(shù)據(jù)，是企業(yè)的核心資源庫。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，對(duì)企業(yè)管理工作有了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，作為一個(gè)企業(yè)，怎樣能充分運(yùn)用好檔案管理，并通過完善的管理和應(yīng)用讓其發(fā)揮作用和價(jià)值。怎樣更好的為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供有力的幫助，這是每一個(gè)企業(yè)所面臨的問題，如何抓住企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵，總結(jié)出常見的問題及應(yīng)對(duì)措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問題，提出了自己的一些對(duì)策和見解。
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的主要問題
1.企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)不僅需要有一支專業(yè)的檔案干部隊(duì)伍，并且這支隊(duì)伍整體文化程度和專業(yè)素質(zhì)要隨著時(shí)代和企業(yè)的發(fā)展不斷的學(xué)習(xí)和進(jìn)步，并以足夠的能力適應(yīng)新形勢(shì)檔案管理的要求。當(dāng)前，能夠充分發(fā)揮檔案管理作用，深入挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值，在檔案基礎(chǔ)上深入開發(fā)研究的人才十分緊缺，這需要我們企業(yè)在日常工作中要注意加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)學(xué)校和素質(zhì)提高。
2.當(dāng)前的檔案管理手段方法相對(duì)落后。有部分企業(yè)的檔案管理依然運(yùn)用的是落后的手工整理。檔案管理工作人員要對(duì)立卷歸檔的文件整理編目管理。傳統(tǒng)落后的手工整理，占用了管理員開發(fā)和編研的時(shí)間，管理工作不僅機(jī)械、費(fèi)時(shí)、費(fèi)工，而且效率特別低。同時(shí)受檔案管理室條件限制，不能滿足多面開發(fā)查閱，不能提高檢查速度，不能確保查閱的準(zhǔn)確率和全面率。有配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備的企業(yè)檔案管理部門，表面上實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理，但實(shí)際上機(jī)構(gòu)的文件整理辦法，統(tǒng)計(jì)范圍、運(yùn)用價(jià)值、作用等諸多方面都沒有起到實(shí)質(zhì)性的作用。甚至有部分企業(yè)的檔案管理目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制系統(tǒng)建設(shè)設(shè)計(jì)單一，無法滿足現(xiàn)代綜合應(yīng)用處理能力。需要?dú)w檔的文件數(shù)量隨著企業(yè)的發(fā)展壯大日益增多，檔案利用量不斷提高，迫切需要改變當(dāng)前局面，急需改進(jìn)落后的檔
3.檔案檢索效率低。檔案檢索方式有兩種。一種是手工檢索，另一種是計(jì)算機(jī)檢索。在目前，有很大一部分企業(yè)仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的手工檢索。很多企業(yè)檢索管理部門在手工檢索上下了不少功夫，編制了多種形式的檢索工具。遺憾的是檢索工具的核心不在于多，而在于精，對(duì)編制檢索工作有一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，造成既浪費(fèi)了人力、又降低了效率的問題。
4.歸檔的檔案不完整。很多企業(yè)存在這種情況，因?yàn)槿藛T更換交替。銜接不吻合，再加上管理員責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高導(dǎo)致大批沒有來及整理歸檔的文件資料，積壓、丟失沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)等問題。剛接手的檔案管理員因?yàn)閷?duì)檔案的認(rèn)識(shí)不全面，業(yè)務(wù)不熟練，等因素，這些問題嚴(yán)重管理工作的開展。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策
1.提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。
2.規(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任。建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
（1）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業(yè)及上級(jí)部門要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。
（2）提高檔案工作人員的社會(huì)服務(wù)意識(shí)?，F(xiàn)在，企業(yè)還普遍存在檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象。要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的社會(huì)服務(wù)意識(shí)教育，增強(qiáng)提高檔案資源利用的自覺性。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)，在檔案利用的深度和廣度上下功夫。檔案室可以分門別類地匯編社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技、法律等方面的信息，編撰揭示市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律及走向的資料，對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行分析整理，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)性材料等等，供不同的需求者選用，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源利用方面的主動(dòng)服務(wù)。
（3）大力開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)為企業(yè)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。要跟蹤企業(yè)重點(diǎn)工作，及時(shí)了解需求，挖掘檔案資源，及時(shí)編輯檔案匯編資料，為企業(yè)創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營管理、產(chǎn)品研發(fā)提供參考。有條件的企業(yè)要充分利用檔案信息舉辦專題展覽或制作多媒體宣傳品，為企業(yè)爭創(chuàng)品牌效益、建設(shè)企業(yè)文化、開展員工教育、塑造企業(yè)形象服務(wù)。要加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足企業(yè)文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。
三、結(jié)束語
總之，通過對(duì)企業(yè)檔案管理工作中的常見問題分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關(guān)系，有利于如何去處理和發(fā)展；認(rèn)識(shí)到在處理它們之間的關(guān)系時(shí)而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決檔案管理中的問題，加強(qiáng)各個(gè)方面的管理，提高工作效率及保證工作的質(zhì)量。
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電力作為國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，電力的生產(chǎn)和經(jīng)營正在逐步邁向一個(gè)全新的發(fā)展階段。相應(yīng)的，檔案的利用價(jià)值也逐漸被凸現(xiàn)出來。如何及時(shí)有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究提供及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，已成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理，談?wù)剬?duì)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)。
一、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析
電力行業(yè)是資金、技術(shù)密集型的行業(yè)，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展，電力企業(yè)在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后電力發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。
（一）電力企業(yè)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足
一直以來，部分電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)，導(dǎo)致這些電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對(duì)于檔案的需求和利用難以取得預(yù)期效果。
（二）電力企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)亟待提高
很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，相當(dāng)一部分的電力企業(yè)根本沒有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室，這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價(jià)值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還會(huì)在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營成本。
（三）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全
電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運(yùn)行，到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)十分復(fù)雜繁瑣的過程，電力企業(yè)內(nèi)部分工較細(xì)，為實(shí)現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動(dòng)，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對(duì)滯后。
（四）電力企業(yè)檔案管理的理論研究滯后
在新形勢(shì)下，電力檔案的管理工作已經(jīng)成為了電力企業(yè)管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關(guān)于這方面的理論研究和政策指導(dǎo)還是相對(duì)滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業(yè)需要投入更多的人力、物力，專注于此項(xiàng)研究。那么應(yīng)該主要研究哪些問題呢？1、電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題。2、電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向問題。3、國家、社會(huì)對(duì)有保存價(jià)值的檔案的鑒定問題。4、電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實(shí)都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實(shí)踐中逐步摸索，逐步解決。
二、強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理的措施
（一）強(qiáng)化法律意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范電力企業(yè)的檔案管理制度
電力企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國檔案法》及《實(shí)施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等等。
（二）著眼實(shí)際，抓好“主體”檔案管理工作
企業(yè)“主體”檔案是企業(yè)檔案的核心，在抓好其它檔案的同時(shí)，著重抓好“主體”檔案的歸檔工作，特別是抓好技術(shù)檔案、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案管理工作，及時(shí)做好設(shè)備檔案和產(chǎn)品檔案的收集、整理與歸檔工作，從而保證企業(yè)檔案的完整性。
（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
在新形勢(shì)下，要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識(shí)、有素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。針對(duì)檔案工作性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，針對(duì)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場培訓(xùn)是一個(gè)較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實(shí)際操作結(jié)合起來，是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個(gè)有效途徑。通過招聘那些懂法律、會(huì)外語、精計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢(shì)下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。
（四）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展；加強(qiáng)企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。為了使電力企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們還是要盡量爭取企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義，進(jìn)而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當(dāng)然，不同電力企業(yè)的檔案管理信息化進(jìn)程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益好，現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵(lì)其全面開展檔案信息化建設(shè)；而對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益不好的企業(yè)，我們可以采用分步實(shí)施、逐步推進(jìn)的方式。
（五）要切實(shí)做好電力企業(yè)檔案的安全防護(hù)工作
電力企業(yè)要積極按照國家關(guān)于檔案保管保護(hù)的規(guī)定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設(shè)施。對(duì)于那些特殊載體檔案，要采取更為嚴(yán)密的安全措施，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)，盡可能的保證那些涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的檔案的完整性。
企業(yè)聲像檔案是企業(yè)音像檔案和照片檔案的統(tǒng)稱，是指企業(yè)各部門或個(gè)人在從事各種活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的照片(包括底片、反轉(zhuǎn)片)、影片、唱片、錄音、錄像等不同材料為載體并輔以文字說明的歷史記錄。它一般以照片、底片、錄音帶、錄像帶、CD盤片、VCD盤片、DVD盤片等不同材料為載體，以影像、聲音為主。是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案，聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分。
一、企業(yè)聲像檔案管理工作存在的問題
1.思想認(rèn)識(shí)上的模糊。企業(yè)在思想認(rèn)識(shí)上存在兩大誤區(qū)：一種是在日常工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員根本不了解什么是聲像檔案，誤以為只有上級(jí)來文和紅頭文件才是檔案，在各種公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、光盤、磁帶首先在思想認(rèn)識(shí)上就未引起重視，所以在完成公務(wù)活動(dòng)后，不進(jìn)行歸檔保存。第二種是一部分?jǐn)z錄人員認(rèn)為在公務(wù)活動(dòng)中誰拍的照片就歸誰，是自己的“知識(shí)產(chǎn)權(quán)”，應(yīng)用完畢后怎樣處理屬于個(gè)人行為。由于思想上的模糊，導(dǎo)致部分聲像檔案長期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，隨著人員的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)的變遷，造成聲像檔案的失控和流失。
2.檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案具有較強(qiáng)的實(shí)效性和特殊的歸檔管理要求。例如照片檔案主要由底片、照片以及文字說明組成。如不及時(shí)歸檔。隨著時(shí)間的流逝，攝影人員自己也難以追憶齊全和表述準(zhǔn)確。一張照片如果沒有文字說明材料，其使用價(jià)值就大為遜色，甚至失去利用價(jià)值。原底片是照片檔案的最原始材料，也是照片檔案的重點(diǎn)部分。但是企業(yè)有積存照片未歸檔，且多數(shù)照片、底片已分家或無底片，文字說明更難說清。
3.管理制度不健全，聲像檔案未實(shí)行集中管理，甚至歸檔了的聲像檔案由于管理制度不到位，檔案人員缺乏責(zé)任感，使部分聲像檔案在借閱過程中丟失。
4.保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案。因而其保管條件比紙質(zhì)檔案要求更高更嚴(yán)格，但一些企業(yè)不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求，致使一些磁帶受損，照片變黃褪色，底片粘邊變質(zhì)，失去了應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。
這些問題的存在，很大程度上影響了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用，甚至?xí)o企業(yè)造成不必要的損失。
二、加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案管理工作的建議
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)聲像檔案管理工作的宣傳。企業(yè)聲像檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有很強(qiáng)的原始性和記錄性，同時(shí)聲像檔案又具有其他檔案無法替代的生動(dòng)、形象的歷史記錄。完整的、規(guī)范的企業(yè)聲像檔案對(duì)提升企業(yè)形象、反映企業(yè)文化，更好地促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展具有重要意義。所以，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《照片檔案管理規(guī)范》的宣傳，提高對(duì)企業(yè)聲像檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。一要向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)宣傳。抓住一切有利時(shí)機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳有關(guān)法律法規(guī)和生動(dòng)的企業(yè)聲像檔案的利用事例，爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。二要向企業(yè)聲像檔案的形成和管理人員宣傳。宣傳企業(yè)聲像檔案的整理歸檔及管理要求，保證聲像檔案的妥善、長久保存。
