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時(shí)間：2023-05-17 10:07:03
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇個(gè)人檔案法范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
二是檔案材料缺失嚴(yán)重，管理體制不健全，歷史遺留問(wèn)題較多。加強(qiáng)事業(yè)單位法人檔案管理，是順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展要求而進(jìn)行的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。但在實(shí)施過(guò)程中，部分事業(yè)單位存在檔案材料嚴(yán)重缺失情況，甚至法人身份證、印記印模、財(cái)務(wù)報(bào)表等重要材料也有缺失。此外，由于年限久、人員調(diào)動(dòng)、檔案室搬遷等原因，造成了嚴(yán)重的歷史遺留問(wèn)題，在一定程度上加大了事業(yè)單位監(jiān)管的難度。
三是專業(yè)人員缺乏，能力素質(zhì)參差不齊。登記監(jiān)管部門(mén)缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案管理人員，且大部分檔案管理人員都是本單位工作人員兼職檔案工作，這些人員往往身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入明顯不足。有的單位采用從其他單位借調(diào)方式突擊整理檔案。有的檔案管理人員從未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，對(duì)檔案整理規(guī)范不夠了解，在這種情況下進(jìn)行檔案整理歸檔，造成了檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不一，順序混亂，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量水平。
針對(duì)以上問(wèn)題，建議采取如下措施：
一、重點(diǎn)提高“三種人員的意識(shí)”。一是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任意識(shí)。加大檔案管理工作宣傳力度，進(jìn)一步增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的責(zé)任感，讓領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常過(guò)問(wèn)、檢查、督促檔案工作，想方設(shè)法創(chuàng)造檔案管理的物質(zhì)保障條件。二是強(qiáng)化事業(yè)單位一線檔案管理人員檔案管理的意識(shí)，健全登記檔案管理制度。建立檔案查閱制度，明確專人負(fù)責(zé)管理，對(duì)檔案的查閱、借閱程序、時(shí)限等作出明確規(guī)定。制定檔案員職責(zé)、檔案整理歸檔制度，強(qiáng)化“一戶一檔、分類歸檔、專柜儲(chǔ)存、專人負(fù)責(zé)”制度。三是強(qiáng)化事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理意識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)干部、一線檔案管理人員和事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)三方都提高檔案意識(shí)，做到責(zé)任整理，才能真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化。要強(qiáng)化措施辦法，通過(guò)推進(jìn)績(jī)效考核、開(kāi)展專項(xiàng)監(jiān)督檢查、建立投訴舉報(bào)處理制度、探索建立事業(yè)單位信用體系等措施，進(jìn)一步完善監(jiān)管機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位的事中事后監(jiān)管。
二、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)。一是規(guī)范登記檔案管理內(nèi)容，進(jìn)一步明確事業(yè)單位登記管理檔案應(yīng)包括設(shè)立登記、變更登記、注銷登記等環(huán)節(jié)中具有保存價(jià)值并必須存檔的資料。二是加大對(duì)登記檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，購(gòu)置專門(mén)的檔案柜、檔案盒、裝訂機(jī)等設(shè)備，指定專門(mén)電腦保存電子檔案，確保足夠的人力、物力、資源的配備；要實(shí)行專用檔案室、檔案柜，一個(gè)登記單位一個(gè)檔案盒，按舉辦單位建立索引登記序號(hào)編排，統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一格式，對(duì)每份檔案材料進(jìn)行分類整理以滿足檔案管理需要。三是健全完善事業(yè)單位登記檔案保管制度。健全完善《事業(yè)單位登記管理檔案管理人員職責(zé)》和《保管保密制度》，嚴(yán)格按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）要求保管事業(yè)單位登記管理檔案，并做好事業(yè)單位登記管理檔案保密工作。
隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募1].電子文件的誕生標(biāo)志著檔案開(kāi)始發(fā)展到一個(gè)新的階段——電子檔案階段。信息技術(shù)融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化后，最大限度的利用了檔案資料，產(chǎn)生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術(shù)產(chǎn)物一樣，從出生時(shí)起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問(wèn)題[2]、原始性問(wèn)題[3]、保密性問(wèn)題[4]等等。隨著國(guó)際社會(huì)對(duì)個(gè)人資料的保護(hù)，電子檔案所涉及的個(gè)人的權(quán)利問(wèn)題成為一個(gè)十分敏感的法律問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題在我國(guó)的檔案管理中更是突出。
一、電子檔案與個(gè)人資料
電子檔案是傳統(tǒng)紙面檔案的電子化與網(wǎng)絡(luò)化產(chǎn)物，與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質(zhì)檔案也有明顯的特點(diǎn)[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數(shù)據(jù)化、載體虛擬化）；其次，可復(fù)制性強(qiáng)，復(fù)制件和原件不易區(qū)分；第三，信息的穩(wěn)定性較弱，比如說(shuō)修改相對(duì)容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點(diǎn)使得電子檔案中的個(gè)人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構(gòu)成個(gè)人資料。所謂個(gè)人資料，也稱個(gè)人數(shù)據(jù)（personal data）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學(xué)歷、職業(yè)、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨(dú)或與其他信息共同形成的，足以識(shí)別該個(gè)人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通常以網(wǎng)絡(luò)、光纖、硬盤(pán)和其它硬件設(shè)施為載體，采用豐富的表達(dá)方式，如符號(hào)、聲音、動(dòng)畫(huà)、電影、錄像等等。
個(gè)人資料有如下特征：
1、個(gè)人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個(gè)人資料的信息源，個(gè)人資料負(fù)載了自然人的人格利益，個(gè)人資料應(yīng)得到法律保護(hù)，這是當(dāng)代保護(hù)自然人一般人格權(quán)的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們?cè)诮?jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種資料，但這些資料并不構(gòu)成本文所研究、討論的個(gè)人資料。即純粹關(guān)于法人及其它非法人組織的資料不是個(gè)人資料。當(dāng)然在法人及其它非法人組織營(yíng)業(yè)活動(dòng)中收集的關(guān)于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會(huì)構(gòu)成個(gè)人資料。
2、個(gè)人資料是可以單獨(dú)或與其他信息結(jié)合共同識(shí)別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等媒體上儲(chǔ)存的個(gè)人信息是很豐富的，它們涉及個(gè)人的方方面面，包括姓名、性別、愛(ài)好、興趣、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼、身份證號(hào)碼、個(gè)人習(xí)慣、肖像、漫畫(huà)、獎(jiǎng)勵(lì)、職業(yè)、收入、學(xué)歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識(shí)別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個(gè)人資料，如肖像、姓名、身份證號(hào)碼、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼，即為此類。與其它信息結(jié)合才能指向的，稱之為間接個(gè)人資料，如性別、愛(ài)好、興趣、習(xí)慣、職業(yè)、收入、學(xué)歷等等，無(wú)法僅通過(guò)它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見(jiàn)，間接個(gè)人資料并不是嚴(yán)格意義上的個(gè)人資料，它只是一種可能意義上的個(gè)人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個(gè)人資料，它們的要件在于足資識(shí)別某人。
3、個(gè)人資料并不必然為個(gè)人資料本人[6]所知。如個(gè)人上網(wǎng)時(shí)被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商非法收集的個(gè)人資料，醫(yī)生掌握的絕癥患者未知的個(gè)人現(xiàn)實(shí)疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關(guān)于子女出生地、出生日期的資料等等。個(gè)人資料的這一重要特征，不論在理論和實(shí)踐中都有重要意義： A、個(gè)人資料不僅指?jìng)€(gè)人知道的資料，其還包括本人不知而足以識(shí)別自己的資料； B、個(gè)人資料保護(hù)法保護(hù)的不僅是本人知道的個(gè)人資料，而且也保護(hù)本人不知道的關(guān)于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對(duì)個(gè)人資料的保護(hù)。
4、個(gè)人資料是關(guān)于特定或得特定自然人屬人或?qū)偈轮Y料。屬人的個(gè)人資料反映的是個(gè)人資料本人的自然屬性和自然關(guān)系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個(gè)人資料反映的是本人的社會(huì)屬性和社會(huì)關(guān)系，它反映出資料本人在社會(huì)中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個(gè)別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產(chǎn)生此種結(jié)果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來(lái)辨識(shí)關(guān)系人和呈現(xiàn)其間之關(guān)系，則非所問(wèn)。”所謂“得特定”是指“當(dāng)某特定人雖然無(wú)法單獨(dú)以資料來(lái)確認(rèn)，但藉由其他相關(guān)資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時(shí)，此時(shí)既可謂該資料系”得特定“為某當(dāng)事人所有。例如，從大學(xué)考試所公布之成績(jī)統(tǒng)計(jì)表中，可以相當(dāng)簡(jiǎn)單地查知參加某一學(xué)科考試之唯一考生?！盵7]
二、電子檔案中個(gè)人資料引發(fā)的法律問(wèn)題
（一）問(wèn)題的提出
在現(xiàn)代社會(huì)中，對(duì)個(gè)人資料的計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸經(jīng)常引發(fā)各種問(wèn)題，概括起來(lái)有如下幾種：
1、大量的個(gè)人資料在不知不覺(jué)中被收集、處理、傳播、利用，加上計(jì)算機(jī)資料比對(duì)，使個(gè)人資料本人成為無(wú)任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；
2、非法收集、處理、保存和利用個(gè)人資料，使個(gè)人資料不能與人格保持同一性并帶來(lái)其他人格利益的損害等問(wèn)題；
3、隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，個(gè)人資料經(jīng)由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被非法或不當(dāng)收集、處理、利用的可能性大大增強(qiáng)，人們的人格利益以外的合法權(quán)益受到個(gè)人資料泄漏的影響而處于極大的危險(xiǎn)之中。這些問(wèn)題使個(gè)人資料保護(hù)獲得越來(lái)越多的支持，引起各主要發(fā)達(dá)國(guó)家的關(guān)注。
就電子檔案而言，國(guó)內(nèi)目前出現(xiàn)的一些情況和現(xiàn)象急需法律來(lái)調(diào)整和規(guī)范。例如，未經(jīng)檔案所涉及的個(gè)人的同意以營(yíng)利為目的向各有關(guān)組織出售其檔案記錄，檔案管理機(jī)關(guān)未對(duì)電子檔案采取足夠的安全措施致使個(gè)人資料泄露，檔案管理機(jī)關(guān)不允許檔案所涉及的個(gè)人查閱檔案中的個(gè)人資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以查知電子檔案中的個(gè)人資料等等。
（二）保護(hù)的法律基礎(chǔ)
個(gè)人資料保護(hù)的法律基礎(chǔ)究竟為何，是個(gè)值得研究的問(wèn)題。國(guó)內(nèi)學(xué)者的著述和論文多認(rèn)為，保護(hù)個(gè)人資料就是為了保護(hù)個(gè)人資料本人的隱私，個(gè)人資料本人享有的各種權(quán)利淵源于個(gè)人對(duì)其隱私信息的支配。筆者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)，值得商榷。舉一個(gè)例子，就能否定這種認(rèn)識(shí)。交友網(wǎng)站上公開(kāi)給網(wǎng)民閱覽的個(gè)人資料不構(gòu)成隱私，沒(méi)有承載隱私利益，這時(shí)有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權(quán)的規(guī)定，個(gè)人資料本人將得不到任何救濟(jì)。
既然不是隱私權(quán)，個(gè)人資料的民法基礎(chǔ)究竟為何？筆者認(rèn)為，個(gè)人資料的法律基礎(chǔ)在于保護(hù)個(gè)人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個(gè)人資料不但是個(gè)人自然屬性、生物屬性的表現(xiàn)形式，而且是個(gè)人的社會(huì)屬性和各種社會(huì)關(guān)系的表現(xiàn)形式，其上承載了個(gè)人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯?jìng)€(gè)人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來(lái)精神痛苦。為此，個(gè)人資料本人可以如姓名權(quán)人支配其姓名、肖像權(quán)人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個(gè)人資料，保護(hù)其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構(gòu)成侵權(quán)。
個(gè)人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內(nèi)容只能在個(gè)案中予以確定。對(duì)自然人精神性人格利益的保護(hù)，多采取保護(hù)精神性人格利益載體的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)姓名權(quán)、肖像權(quán)的保護(hù)就屬于這種情況。因此，我們只能說(shuō)個(gè)人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應(yīng)注意的是，個(gè)人資料保護(hù)的精神性人格利益也包括隱私利益，當(dāng)某種個(gè)人資料構(gòu)成隱私信息時(shí)，這種個(gè)人資料獲得隱私權(quán)和個(gè)人資料保護(hù)法的同時(shí)調(diào)整，發(fā)生競(jìng)合。
那么，個(gè)人資料承載的利益可否是財(cái)產(chǎn)利益呢？筆者認(rèn)為個(gè)人資料保護(hù)的核心意義在于精神性人格利益，而不是財(cái)產(chǎn)利益。有學(xué)者認(rèn)為“個(gè)人資料是一種具有潛在價(jià)值的信息，個(gè)人對(duì)該資料享有無(wú)可爭(zhēng)議的所有權(quán)?！辈⒄J(rèn)為“……所有權(quán)人均享有對(duì)個(gè)人資料的占有、使用、收益、處分權(quán)。”[8]這種認(rèn)識(shí)顯然不妥。個(gè)人資料是個(gè)人人格的外化，它本身體現(xiàn)的是人格利益而非財(cái)產(chǎn)利益，它不具有直接的財(cái)產(chǎn)內(nèi)容。而且所有權(quán)的客體必須是獨(dú)立物和特定物，個(gè)人資料也無(wú)法滿足這一要求。把本人對(duì)個(gè)人資料的權(quán)利理解為所有權(quán)，會(huì)導(dǎo)致邏輯上的混亂。
個(gè)人資料體現(xiàn)的主要是人格利益而非財(cái)產(chǎn)利益，并不是說(shuō)個(gè)人資料毫無(wú)價(jià)值。相反，同其它人格權(quán)客體一樣，個(gè)人資料可以間接表現(xiàn)出它的財(cái)產(chǎn)價(jià)值。[9]如名人的個(gè)人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個(gè)人資料被侵權(quán)后，本人可以要求精神損害賠償?shù)鹊取Ｕ莻€(gè)人資料的這種財(cái)產(chǎn)價(jià)值，使得個(gè)人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個(gè)人資料保護(hù)問(wèn)題更顯緊迫。
由于個(gè)人資料直接關(guān)涉?zhèn)€人的精神性人格利益，在社會(huì)各界的呼吁下，個(gè)人資料保護(hù)在發(fā)達(dá)國(guó)家很快得到了立法支持。美歐等發(fā)達(dá)國(guó)家先后出臺(tái)各自的個(gè)人資料保護(hù)法和相關(guān)法律、法規(guī)，如德國(guó)1977年《聯(lián)邦個(gè)人資料保護(hù)法》、英國(guó)1984年《自動(dòng)化處理個(gè)人資料之利用與將其提供于公務(wù)規(guī)范法》、法國(guó)1978年《資料保護(hù)法》、日本1988年《有關(guān)行政機(jī)關(guān)電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理個(gè)人資料保護(hù)法》；國(guó)際組織也制定了個(gè)人資料保護(hù)的相關(guān)規(guī)則，如經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織1980年《隱私權(quán)保護(hù)及個(gè)人資料跨國(guó)流通準(zhǔn)則》、歐洲理事會(huì)1981年《個(gè)人資料自動(dòng)化處理時(shí)個(gè)人保護(hù)公約》、聯(lián)合國(guó)1990年《自動(dòng)化資料檔案中個(gè)人資料處理的有關(guān)準(zhǔn)則》。不僅如此，我國(guó)臺(tái)灣和香港地區(qū)也出臺(tái)了相關(guān)立法。
三、個(gè)人資料保護(hù)的原則
個(gè)人資料保護(hù)得到立法的支持后，很快形成了一些原則：
1、限制收集原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，對(duì)個(gè)人資料的收集原則上應(yīng)加以限制；資料的收集應(yīng)有法律上的依據(jù)或當(dāng)事人的同意。
2、資料完整正確原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，收集、處理、保存和利用的個(gè)人資料應(yīng)是關(guān)于個(gè)人的某一方面的完整的信息，資料的內(nèi)容反映資料本人當(dāng)前的而不是過(guò)去的實(shí)際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。
3、目的明確原則。收集個(gè)人資料應(yīng)基于特定目的，目的應(yīng)當(dāng)是合法的；利用個(gè)人資料原則上應(yīng)與收集時(shí)的目的相一致；只有在為維護(hù)自身重要利益、社會(huì)公益或經(jīng)資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時(shí)的目的。
4、利用限制原則。個(gè)人資料的利用除法律規(guī)定和經(jīng)當(dāng)事人同意外，不得為收集時(shí)目的以外的利用。
5、安全原則。收集、處理、保存和利用個(gè)人資料的主體應(yīng)當(dāng)盡謹(jǐn)慎小心之注意義務(wù)，采取各種可能的措施保證個(gè)人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險(xiǎn)。
6、本人參與原則。本原則是指?jìng)€(gè)人資料本人對(duì)其個(gè)人資料得依法進(jìn)行支配和控制的權(quán)利，與個(gè)人資料相關(guān)的其他主體負(fù)有不干預(yù)權(quán)利人實(shí)現(xiàn)其權(quán)利的義務(wù)。
7、公開(kāi)原則。這一原則是指收集個(gè)人資料應(yīng)當(dāng)公開(kāi)，不應(yīng)秘密進(jìn)行。收集方式、方法、程序、個(gè)人資料目錄等內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公之于眾。這里需要指出的是，公開(kāi)的信息不應(yīng)包括個(gè)人資料的內(nèi)容，這里的公開(kāi)主要是為了使個(gè)人資料本人知道何人于何時(shí)在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個(gè)人資料。
上述這些原則的主要任務(wù)在于保障資料本人對(duì)其個(gè)人資料依法進(jìn)行支配和控制，從而保護(hù)資料本人的存在于個(gè)人資料上的人格利益。
四、電子檔案中的個(gè)人權(quán)利與檔案管理者的義務(wù)
法律主要是通過(guò)規(guī)定當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來(lái)調(diào)整各種社會(huì)關(guān)系的，個(gè)人資料保護(hù)法同樣通過(guò)規(guī)定個(gè)人資料當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來(lái)調(diào)整他們之間的關(guān)系。
（一）本人所享有的權(quán)利
世界各國(guó)個(gè)人資料保護(hù)法均有當(dāng)事人權(quán)利的明文規(guī)定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規(guī)定者并根據(jù)學(xué)理予以介紹。本人依個(gè)人資料保護(hù)法和個(gè)人資料保護(hù)理論可以享有如下主要權(quán)利：
1、公開(kāi)權(quán)。除法律另有規(guī)定外，本人可以決定，何時(shí)何地向何人公開(kāi)其個(gè)人資料。
2、請(qǐng)求告知權(quán)。查詢權(quán)的基本內(nèi)涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個(gè)人資料、保存了他的何種個(gè)人資料、保存了多少他的個(gè)人資料、個(gè)人資料的收集方式等有關(guān)其個(gè)人資料的信息。
3、保持個(gè)人資料正確完整的權(quán)利。本人有權(quán)要求檔案管理者就其保存的個(gè)人資料與本人的實(shí)際狀況一致。在不一致時(shí)可以要求更改、刪除錯(cuò)誤的內(nèi)容或補(bǔ)充不完整的內(nèi)容，以確保檔案管理者收集的關(guān)于本人的某方面的信息的真實(shí)性。
4、閱覽及制給復(fù)制本權(quán)。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個(gè)人資料，并請(qǐng)求檔案管理者制給復(fù)制本。
5、刪除權(quán)。依學(xué)說(shuō)的一般觀點(diǎn)，資料收集、處理或利用后，原則上不應(yīng)保存，除非法律有特別規(guī)定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒(méi)有法律規(guī)定和合同約定時(shí)，非法儲(chǔ)存本人的資料、超過(guò)范圍儲(chǔ)存資料、逾期儲(chǔ)存資料，本人均得要求予以刪除。
6、報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)。報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)，簡(jiǎn)稱報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)，是指本人因其個(gè)人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請(qǐng)求支付對(duì)價(jià)的權(quán)利。未經(jīng)本人同意檔案管理者不得將其個(gè)人資料用于營(yíng)利目的，檔案管理者將個(gè)人資料應(yīng)用于營(yíng)利目的應(yīng)支付報(bào)酬。對(duì)檔案管理者非法將本人檔案資料用于營(yíng)利目的所得收入，本人可以以不當(dāng)?shù)美蠓颠€。[11]
7、損害賠償請(qǐng)求權(quán)。檔案管理者違反個(gè)人資料保護(hù)法致本人權(quán)益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔(dān)損害賠償責(zé)任，但檔案管理者可以證明自己無(wú)過(guò)錯(cuò)的不在此限，即在歸責(zé)原則上適用過(guò)錯(cuò)推定原則。
本人享有上述權(quán)利，是為了本人能以積極的行為支配其個(gè)人資料，同時(shí)在個(gè)人資料受侵犯時(shí)又可以得到法律的救濟(jì)。從積極權(quán)利和消極權(quán)利兩方面入手保護(hù)本人基于其個(gè)人資料而享有的人格利益。
（二）檔案管理者負(fù)有的義務(wù)
檔案管理者的義務(wù)是與本人的權(quán)利相對(duì)的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對(duì)本人檔案中的個(gè)人資料負(fù)有如下幾項(xiàng)重要義務(wù)：
1、告知義務(wù)。檔案管理者應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞较騻€(gè)人資料本人告知其收集個(gè)人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關(guān)其個(gè)人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。
2、保護(hù)本人電子檔案資料同一性的義務(wù)。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個(gè)人資料與本人的實(shí)際情況相一致。建立電子檔案時(shí)，應(yīng)如實(shí)收集、處理、保存和利用本人的個(gè)人資料。不得收集不真實(shí)的資料，也不得斷章取義地收集個(gè)人資料。處理后的資料要與收集時(shí)的資料相一致，處理后的資料與收集時(shí)的資料不一致的，要以收集時(shí)的資料進(jìn)行校對(duì)。保存的資料要如實(shí)的反映本人信用的實(shí)際狀況。利用過(guò)程中的信用資料也應(yīng)與本人的實(shí)際狀況相符。從這四個(gè)環(huán)節(jié)把握，才能保證本人信用資料的真實(shí)性、全面性，才不致于發(fā)生侵權(quán)。
3、維護(hù)本人電子檔案庫(kù)安全的義務(wù)。維護(hù)安全的義務(wù)，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據(jù)此，檔案管理者在人員、技術(shù)設(shè)施、管理制度上都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本人電子檔案庫(kù)的保護(hù)。特別是那些將檔案網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理者，更應(yīng)注意預(yù)防黑客和計(jì)算機(jī)病毒的攻擊。
4、在本人行使查閱、復(fù)制、更改、刪除等權(quán)利時(shí)提供必要條件和方便的義務(wù)，如提供網(wǎng)絡(luò)的接入服務(wù)、告知檔案密碼、設(shè)置專人提供檢索服務(wù)等。
5、未經(jīng)本人同意不得將本人電子檔案資料用于營(yíng)利目的或其它目的。未經(jīng)本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個(gè)人資料時(shí)的目的以外的用途，要承擔(dān)相應(yīng)的侵權(quán)責(zé)任，據(jù)此獲利的，要承擔(dān)不當(dāng)?shù)美颠€責(zé)任。
6、承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。
檔案管理者承擔(dān)上述義務(wù)主要是為了協(xié)助本人權(quán)利的實(shí)現(xiàn)，在利用本人電子檔案的同時(shí)，對(duì)本人的個(gè)人資料提供最大限度的保護(hù)，以維護(hù)本人的合法權(quán)益。
要指出的是，以上介紹的權(quán)利和義務(wù)，在有個(gè)人資料保護(hù)的國(guó)家都得到普遍的承認(rèn)，同時(shí)也適用于其它因個(gè)人資料保護(hù)而形成的其它關(guān)系。個(gè)人資料本人享有以上本人享有的權(quán)利、個(gè)人資料的其它當(dāng)事人也負(fù)有以上檔案管理者負(fù)有的各項(xiàng)義務(wù)。
為捍衛(wèi)本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個(gè)人資料急需相關(guān)立法的調(diào)整。雖然現(xiàn)在還沒(méi)有個(gè)人資料的全國(guó)性立法，但可喜的是，我國(guó)地方性立法已開(kāi)始保護(hù)特定領(lǐng)域的個(gè)人資料。[12]相信在不久的將來(lái)，我國(guó)將建立起個(gè)人資料的保護(hù)制度，對(duì)個(gè)人資料提供充分的保護(hù)。
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[1] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報(bào)》，2003年第1期。
[2] 徐富榮：《論電子檔案的法律憑據(jù)》，《檔案學(xué)研究》，2002年第2期。
[3] 何玲：《電子檔案原始性的認(rèn)定》，《中國(guó)檔案》，2001年第2期。
[4] 康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認(rèn)可》，《河南社會(huì)科學(xué)》，2002年第4期。
[5] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報(bào)》，2003年第1期。
[6] 個(gè)人資料本人是指以個(gè)人資料識(shí)別的特定的自然人。
[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺(tái)]群彥圖書(shū)股份有限公司，1994年版，第525頁(yè)。
[8] 湯擎：《試論個(gè)人資料與相關(guān)的法律關(guān)系》，《法學(xué)論壇》，2000年第5期。
[9] 參見(jiàn)王澤鑒：《民法總則》，中國(guó)政法大學(xué)出版社，2001年7月第1版，第134頁(yè)。
[10] 例如，美國(guó)1974年隱私權(quán)法第d、h條；德國(guó)聯(lián)邦個(gè)人資料保護(hù)法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。
隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募1].電子文件的誕生標(biāo)志著檔案開(kāi)始發(fā)展到一個(gè)新的階段——電子檔案階段。信息技術(shù)融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化后，最大限度的利用了檔案資料，產(chǎn)生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術(shù)產(chǎn)物一樣，從出生時(shí)起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問(wèn)題[2]、原始性問(wèn)題[3]、保密性問(wèn)題[4]等等。隨著國(guó)際社會(huì)對(duì)個(gè)人資料的保護(hù)，電子檔案所涉及的個(gè)人的權(quán)利問(wèn)題成為一個(gè)十分敏感的法律問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題在我國(guó)的檔案管理中更是突出。
一、電子檔案與個(gè)人資料
電子檔案是傳統(tǒng)紙面檔案的電子化與網(wǎng)絡(luò)化產(chǎn)物，與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質(zhì)檔案也有明顯的特點(diǎn)[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數(shù)據(jù)化、載體虛擬化）；其次，可復(fù)制性強(qiáng)，復(fù)制件和原件不易區(qū)分；第三，信息的穩(wěn)定性較弱，比如說(shuō)修改相對(duì)容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點(diǎn)使得電子檔案中的個(gè)人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構(gòu)成個(gè)人資料。所謂個(gè)人資料，也稱個(gè)人數(shù)據(jù)（personaldata）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學(xué)歷、職業(yè)、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨(dú)或與其他信息共同形成的，足以識(shí)別該個(gè)人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通常以網(wǎng)絡(luò)、光纖、硬盤(pán)和其它硬件設(shè)施為載體，采用豐富的表達(dá)方式，如符號(hào)、聲音、動(dòng)畫(huà)、電影、錄像等等。
個(gè)人資料有如下特征：
1、個(gè)人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個(gè)人資料的信息源，個(gè)人資料負(fù)載了自然人的人格利益，個(gè)人資料應(yīng)得到法律保護(hù)，這是當(dāng)代保護(hù)自然人一般人格權(quán)的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們?cè)诮?jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種資料，但這些資料并不構(gòu)成本文所研究、討論的個(gè)人資料。即純粹關(guān)于法人及其它非法人組織的資料不是個(gè)人資料。當(dāng)然在法人及其它非法人組織營(yíng)業(yè)活動(dòng)中收集的關(guān)于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會(huì)構(gòu)成個(gè)人資料。
2、個(gè)人資料是可以單獨(dú)或與其他信息結(jié)合共同識(shí)別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等媒體上儲(chǔ)存的個(gè)人信息是很豐富的，它們涉及個(gè)人的方方面面，包括姓名、性別、愛(ài)好、興趣、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼、身份證號(hào)碼、個(gè)人習(xí)慣、肖像、漫畫(huà)、獎(jiǎng)勵(lì)、職業(yè)、收入、學(xué)歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識(shí)別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個(gè)人資料，如肖像、姓名、身份證號(hào)碼、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼，即為此類。與其它信息結(jié)合才能指向的，稱之為間接個(gè)人資料，如性別、愛(ài)好、興趣、習(xí)慣、職業(yè)、收入、學(xué)歷等等，無(wú)法僅通過(guò)它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見(jiàn)，間接個(gè)人資料并不是嚴(yán)格意義上的個(gè)人資料，它只是一種可能意義上的個(gè)人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個(gè)人資料，它們的要件在于足資識(shí)別某人。
3、個(gè)人資料并不必然為個(gè)人資料本人[6]所知。如個(gè)人上網(wǎng)時(shí)被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商非法收集的個(gè)人資料，醫(yī)生掌握的絕癥患者未知的個(gè)人現(xiàn)實(shí)疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關(guān)于子女出生地、出生日期的資料等等。個(gè)人資料的這一重要特征，不論在理論和實(shí)踐中都有重要意義：A、個(gè)人資料不僅指?jìng)€(gè)人知道的資料，其還包括本人不知而足以識(shí)別自己的資料；B、個(gè)人資料保護(hù)法保護(hù)的不僅是本人知道的個(gè)人資料，而且也保護(hù)本人不知道的關(guān)于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對(duì)個(gè)人資料的保護(hù)。
4、個(gè)人資料是關(guān)于特定或得特定自然人屬人或?qū)偈轮Y料。屬人的個(gè)人資料反映的是個(gè)人資料本人的自然屬性和自然關(guān)系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個(gè)人資料反映的是本人的社會(huì)屬性和社會(huì)關(guān)系，它反映出資料本人在社會(huì)中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個(gè)別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產(chǎn)生此種結(jié)果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來(lái)辨識(shí)關(guān)系人和呈現(xiàn)其間之關(guān)系，則非所問(wèn)。”所謂“得特定”是指“當(dāng)某特定人雖然無(wú)法單獨(dú)以資料來(lái)確認(rèn)，但藉由其他相關(guān)資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時(shí)，此時(shí)既可謂該資料系”得特定“為某當(dāng)事人所有。例如，從大學(xué)考試所公布之成績(jī)統(tǒng)計(jì)表中，可以相當(dāng)簡(jiǎn)單地查知參加某一學(xué)科考試之唯一考生?！盵7]
二、電子檔案中個(gè)人資料引發(fā)的法律問(wèn)題
（一）問(wèn)題的提出
在現(xiàn)代社會(huì)中，對(duì)個(gè)人資料的計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸經(jīng)常引發(fā)各種問(wèn)題，概括起來(lái)有如下幾種：
1、大量的個(gè)人資料在不知不覺(jué)中被收集、處理、傳播、利用，加上計(jì)算機(jī)資料比對(duì)，使個(gè)人資料本人成為無(wú)任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；
2、非法收集、處理、保存和利用個(gè)人資料，使個(gè)人資料不能與人格保持同一性并帶來(lái)其他人格利益的損害等問(wèn)題；
3、隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，個(gè)人資料經(jīng)由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被非法或不當(dāng)收集、處理、利用的可能性大大增強(qiáng)，人們的人格利益以外的合法權(quán)益受到個(gè)人資料泄漏的影響而處于極大的危險(xiǎn)之中。這些問(wèn)題使個(gè)人資料保護(hù)獲得越來(lái)越多的支持，引起各主要發(fā)達(dá)國(guó)家的關(guān)注。
就電子檔案而言，國(guó)內(nèi)目前出現(xiàn)的一些情況和現(xiàn)象急需法律來(lái)調(diào)整和規(guī)范。例如，未經(jīng)檔案所涉及的個(gè)人的同意以營(yíng)利為目的向各有關(guān)組織出售其檔案記錄，檔案管理機(jī)關(guān)未對(duì)電子檔案采取足夠的安全措施致使個(gè)人資料泄露，檔案管理機(jī)關(guān)不允許檔案所涉及的個(gè)人查閱檔案中的個(gè)人資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以查知電子檔案中的個(gè)人資料等等。
（二）保護(hù)的法律基礎(chǔ)
個(gè)人資料保護(hù)的法律基礎(chǔ)究竟為何，是個(gè)值得研究的問(wèn)題。國(guó)內(nèi)學(xué)者的著述和論文多認(rèn)為，保護(hù)個(gè)人資料就是為了保護(hù)個(gè)人資料本人的隱私，個(gè)人資料本人享有的各種權(quán)利淵源于個(gè)人對(duì)其隱私信息的支配。筆者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)，值得商榷。舉一個(gè)例子，就能否定這種認(rèn)識(shí)。交友網(wǎng)站上公開(kāi)給網(wǎng)民閱覽的個(gè)人資料不構(gòu)成隱私，沒(méi)有承載隱私利益，這時(shí)有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權(quán)的規(guī)定，個(gè)人資料本人將得不到任何救濟(jì)。
既然不是隱私權(quán)，個(gè)人資料的民法基礎(chǔ)究竟為何？筆者認(rèn)為，個(gè)人資料的法律基礎(chǔ)在于保護(hù)個(gè)人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個(gè)人資料不但是個(gè)人自然屬性、生物屬性的表現(xiàn)形式，而且是個(gè)人的社會(huì)屬性和各種社會(huì)關(guān)系的表現(xiàn)形式，其上承載了個(gè)人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯?jìng)€(gè)人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來(lái)精神痛苦。為此，個(gè)人資料本人可以如姓名權(quán)人支配其姓名、肖像權(quán)人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個(gè)人資料，保護(hù)其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構(gòu)成侵權(quán)。
個(gè)人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內(nèi)容只能在個(gè)案中予以確定。對(duì)自然人精神性人格利益的保護(hù)，多采取保護(hù)精神性人格利益載體的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)姓名權(quán)、肖像權(quán)的保護(hù)就屬于這種情況。因此，我們只能說(shuō)個(gè)人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應(yīng)注意的是，個(gè)人資料保護(hù)的精神性人格利益也包括隱私利益，當(dāng)某種個(gè)人資料構(gòu)成隱私信息時(shí)，這種個(gè)人資料獲得隱私權(quán)和個(gè)人資料保護(hù)法的同時(shí)調(diào)整，發(fā)生競(jìng)合。
那么，個(gè)人資料承載的利益可否是財(cái)產(chǎn)利益呢？筆者認(rèn)為個(gè)人資料保護(hù)的核心意義在于精神性人格利益，而不是財(cái)產(chǎn)利益。有學(xué)者認(rèn)為“個(gè)人資料是一種具有潛在價(jià)值的信息，個(gè)人對(duì)該資料享有無(wú)可爭(zhēng)議的所有權(quán)?！辈⒄J(rèn)為“……所有權(quán)人均享有對(duì)個(gè)人資料的占有、使用、收益、處分權(quán)。”[8]這種認(rèn)識(shí)顯然不妥。個(gè)人資料是個(gè)人人格的外化，它本身體現(xiàn)的是人格利益而非財(cái)產(chǎn)利益，它不具有直接的財(cái)產(chǎn)內(nèi)容。而且所有權(quán)的客體必須是獨(dú)立物和特定物，個(gè)人資料也無(wú)法滿足這一要求。把本人對(duì)個(gè)人資料的權(quán)利理解為所有權(quán)，會(huì)導(dǎo)致邏輯上的混亂。
個(gè)人資料體現(xiàn)的主要是人格利益而非財(cái)產(chǎn)利益，并不是說(shuō)個(gè)人資料毫無(wú)價(jià)值。相反，同其它人格權(quán)客體一樣，個(gè)人資料可以間接表現(xiàn)出它的財(cái)產(chǎn)價(jià)值。[9]如名人的個(gè)人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個(gè)人資料被侵權(quán)后，本人可以要求精神損害賠償?shù)鹊?。正是個(gè)人資料的這種財(cái)產(chǎn)價(jià)值，使得個(gè)人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個(gè)人資料保護(hù)問(wèn)題更顯緊迫。
由于個(gè)人資料直接關(guān)涉?zhèn)€人的精神性人格利益，在社會(huì)各界的呼吁下，個(gè)人資料保護(hù)在發(fā)達(dá)國(guó)家很快得到了立法支持。美歐等發(fā)達(dá)國(guó)家先后出臺(tái)各自的個(gè)人資料保護(hù)法和相關(guān)法律、法規(guī)，如德國(guó)1977年《聯(lián)邦個(gè)人資料保護(hù)法》、英國(guó)1984年《自動(dòng)化處理個(gè)人資料之利用與將其提供于公務(wù)規(guī)范法》、法國(guó)1978年《資料保護(hù)法》、日本1988年《有關(guān)行政機(jī)關(guān)電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理個(gè)人資料保護(hù)法》；國(guó)際組織也制定了個(gè)人資料保護(hù)的相關(guān)規(guī)則，如經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織1980年《隱私權(quán)保護(hù)及個(gè)人資料跨國(guó)流通準(zhǔn)則》、歐洲理事會(huì)1981年《個(gè)人資料自動(dòng)化處理時(shí)個(gè)人保護(hù)公約》、聯(lián)合國(guó)1990年《自動(dòng)化資料檔案中個(gè)人資料處理的有關(guān)準(zhǔn)則》。不僅如此，我國(guó)臺(tái)灣和香港地區(qū)也出臺(tái)了相關(guān)立法。
三、個(gè)人資料保護(hù)的原則
個(gè)人資料保護(hù)得到立法的支持后，很快形成了一些原則：
1、限制收集原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，對(duì)個(gè)人資料的收集原則上應(yīng)加以限制；資料的收集應(yīng)有法律上的依據(jù)或當(dāng)事人的同意。
2、資料完整正確原則。這一原則的內(nèi)涵主要是，收集、處理、保存和利用的個(gè)人資料應(yīng)是關(guān)于個(gè)人的某一方面的完整的信息，資料的內(nèi)容反映資料本人當(dāng)前的而不是過(guò)去的實(shí)際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。
3、目的明確原則。收集個(gè)人資料應(yīng)基于特定目的，目的應(yīng)當(dāng)是合法的；利用個(gè)人資料原則上應(yīng)與收集時(shí)的目的相一致；只有在為維護(hù)自身重要利益、社會(huì)公益或經(jīng)資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時(shí)的目的。
4、利用限制原則。個(gè)人資料的利用除法律規(guī)定和經(jīng)當(dāng)事人同意外，不得為收集時(shí)目的以外的利用。
5、安全原則。收集、處理、保存和利用個(gè)人資料的主體應(yīng)當(dāng)盡謹(jǐn)慎小心之注意義務(wù)，采取各種可能的措施保證個(gè)人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險(xiǎn)。
6、本人參與原則。本原則是指?jìng)€(gè)人資料本人對(duì)其個(gè)人資料得依法進(jìn)行支配和控制的權(quán)利，與個(gè)人資料相關(guān)的其他主體負(fù)有不干預(yù)權(quán)利人實(shí)現(xiàn)其權(quán)利的義務(wù)。
7、公開(kāi)原則。這一原則是指收集個(gè)人資料應(yīng)當(dāng)公開(kāi)，不應(yīng)秘密進(jìn)行。收集方式、方法、程序、個(gè)人資料目錄等內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公之于眾。這里需要指出的是，公開(kāi)的信息不應(yīng)包括個(gè)人資料的內(nèi)容，這里的公開(kāi)主要是為了使個(gè)人資料本人知道何人于何時(shí)在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個(gè)人資料。
上述這些原則的主要任務(wù)在于保障資料本人對(duì)其個(gè)人資料依法進(jìn)行支配和控制，從而保護(hù)資料本人的存在于個(gè)人資料上的人格利益。
四、電子檔案中的個(gè)人權(quán)利與檔案管理者的義務(wù)
法律主要是通過(guò)規(guī)定當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來(lái)調(diào)整各種社會(huì)關(guān)系的，個(gè)人資料保護(hù)法同樣通過(guò)規(guī)定個(gè)人資料當(dāng)事人之間的權(quán)利義務(wù)來(lái)調(diào)整他們之間的關(guān)系。
（一）本人所享有的權(quán)利
世界各國(guó)個(gè)人資料保護(hù)法均有當(dāng)事人權(quán)利的明文規(guī)定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規(guī)定者并根據(jù)學(xué)理予以介紹。本人依個(gè)人資料保護(hù)法和個(gè)人資料保護(hù)理論可以享有如下主要權(quán)利：
1、公開(kāi)權(quán)。除法律另有規(guī)定外，本人可以決定，何時(shí)何地向何人公開(kāi)其個(gè)人資料。
2、請(qǐng)求告知權(quán)。查詢權(quán)的基本內(nèi)涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個(gè)人資料、保存了他的何種個(gè)人資料、保存了多少他的個(gè)人資料、個(gè)人資料的收集方式等有關(guān)其個(gè)人資料的信息。
3、保持個(gè)人資料正確完整的權(quán)利。本人有權(quán)要求檔案管理者就其保存的個(gè)人資料與本人的實(shí)際狀況一致。在不一致時(shí)可以要求更改、刪除錯(cuò)誤的內(nèi)容或補(bǔ)充不完整的內(nèi)容，以確保檔案管理者收集的關(guān)于本人的某方面的信息的真實(shí)性。
4、閱覽及制給復(fù)制本權(quán)。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個(gè)人資料，并請(qǐng)求檔案管理者制給復(fù)制本。
5、刪除權(quán)。依學(xué)說(shuō)的一般觀點(diǎn)，資料收集、處理或利用后，原則上不應(yīng)保存，除非法律有特別規(guī)定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒(méi)有法律規(guī)定和合同約定時(shí)，非法儲(chǔ)存本人的資料、超過(guò)范圍儲(chǔ)存資料、逾期儲(chǔ)存資料，本人均得要求予以刪除。
6、報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)。報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)，簡(jiǎn)稱報(bào)酬請(qǐng)求權(quán)，是指本人因其個(gè)人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請(qǐng)求支付對(duì)價(jià)的權(quán)利。未經(jīng)本人同意檔案管理者不得將其個(gè)人資料用于營(yíng)利目的，檔案管理者將個(gè)人資料應(yīng)用于營(yíng)利目的應(yīng)支付報(bào)酬。對(duì)檔案管理者非法將本人檔案資料用于營(yíng)利目的所得收入，本人可以以不當(dāng)?shù)美蠓颠€。[11]
7、損害賠償請(qǐng)求權(quán)。檔案管理者違反個(gè)人資料保護(hù)法致本人權(quán)益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔(dān)損害賠償責(zé)任，但檔案管理者可以證明自己無(wú)過(guò)錯(cuò)的不在此限，即在歸責(zé)原則上適用過(guò)錯(cuò)推定原則。
本人享有上述權(quán)利，是為了本人能以積極的行為支配其個(gè)人資料，同時(shí)在個(gè)人資料受侵犯時(shí)又可以得到法律的救濟(jì)。從積極權(quán)利和消極權(quán)利兩方面入手保護(hù)本人基于其個(gè)人資料而享有的人格利益。
（二）檔案管理者負(fù)有的義務(wù)
檔案管理者的義務(wù)是與本人的權(quán)利相對(duì)的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對(duì)本人檔案中的個(gè)人資料負(fù)有如下幾項(xiàng)重要義務(wù)：
1、告知義務(wù)。檔案管理者應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞较騻€(gè)人資料本人告知其收集個(gè)人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關(guān)其個(gè)人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。
2、保護(hù)本人電子檔案資料同一性的義務(wù)。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個(gè)人資料與本人的實(shí)際情況相一致。建立電子檔案時(shí)，應(yīng)如實(shí)收集、處理、保存和利用本人的個(gè)人資料。不得收集不真實(shí)的資料，也不得斷章取義地收集個(gè)人資料。處理后的資料要與收集時(shí)的資料相一致，處理后的資料與收集時(shí)的資料不一致的，要以收集時(shí)的資料進(jìn)行校對(duì)。保存的資料要如實(shí)的反映本人信用的實(shí)際狀況。利用過(guò)程中的信用資料也應(yīng)與本人的實(shí)際狀況相符。從這四個(gè)環(huán)節(jié)把握，才能保證本人信用資料的真實(shí)性、全面性，才不致于發(fā)生侵權(quán)。
3、維護(hù)本人電子檔案庫(kù)安全的義務(wù)。維護(hù)安全的義務(wù)，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據(jù)此，檔案管理者在人員、技術(shù)設(shè)施、管理制度上都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本人電子檔案庫(kù)的保護(hù)。特別是那些將檔案網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理者，更應(yīng)注意預(yù)防黑客和計(jì)算機(jī)病毒的攻擊。
4、在本人行使查閱、復(fù)制、更改、刪除等權(quán)利時(shí)提供必要條件和方便的義務(wù)，如提供網(wǎng)絡(luò)的接入服務(wù)、告知檔案密碼、設(shè)置專人提供檢索服務(wù)等。
5、未經(jīng)本人同意不得將本人電子檔案資料用于營(yíng)利目的或其它目的。未經(jīng)本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個(gè)人資料時(shí)的目的以外的用途，要承擔(dān)相應(yīng)的侵權(quán)責(zé)任，據(jù)此獲利的，要承擔(dān)不當(dāng)?shù)美颠€責(zé)任。
6、承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。
檔案管理者承擔(dān)上述義務(wù)主要是為了協(xié)助本人權(quán)利的實(shí)現(xiàn)，在利用本人電子檔案的同時(shí)，對(duì)本人的個(gè)人資料提供最大限度的保護(hù)，以維護(hù)本人的合法權(quán)益。
要指出的是，以上介紹的權(quán)利和義務(wù)，在有個(gè)人資料保護(hù)的國(guó)家都得到普遍的承認(rèn)，同時(shí)也適用于其它因個(gè)人資料保護(hù)而形成的其它關(guān)系。個(gè)人資料本人享有以上本人享有的權(quán)利、個(gè)人資料的其它當(dāng)事人也負(fù)有以上檔案管理者負(fù)有的各項(xiàng)義務(wù)。
為捍衛(wèi)本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個(gè)人資料急需相關(guān)立法的調(diào)整。雖然現(xiàn)在還沒(méi)有個(gè)人資料的全國(guó)性立法，但可喜的是，我國(guó)地方性立法已開(kāi)始保護(hù)特定領(lǐng)域的個(gè)人資料。[12]相信在不久的將來(lái)，我國(guó)將建立起個(gè)人資料的保護(hù)制度，對(duì)個(gè)人資料提供充分的保護(hù)。
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[1]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報(bào)》，2003年第1期。
[2]徐富榮：《論電子檔案的法律憑據(jù)》，《檔案學(xué)研究》，2002年第2期。
[3]何玲：《電子檔案原始性的認(rèn)定》，《中國(guó)檔案》，2001年第2期。
[4]康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認(rèn)可》，《河南社會(huì)科學(xué)》，2002年第4期。
[5]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學(xué)學(xué)報(bào)》，2003年第1期。
[6]個(gè)人資料本人是指以個(gè)人資料識(shí)別的特定的自然人。
[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺(tái)]群彥圖書(shū)股份有限公司，1994年版，第525頁(yè)。
[8]湯擎：《試論個(gè)人資料與相關(guān)的法律關(guān)系》，《法學(xué)論壇》，2000年第5期。
[9]參見(jiàn)王澤鑒：《民法總則》，中國(guó)政法大學(xué)出版社，2001年7月第1版，第134頁(yè)。
[10]例如，美國(guó)1974年隱私權(quán)法第d、h條；德國(guó)聯(lián)邦個(gè)人資料保護(hù)法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。
1 私人檔案與個(gè)人檔案
關(guān)于私人檔案，國(guó)內(nèi)外有多種解釋，我國(guó)《檔案法》沒(méi)有提及這一概念，但是有對(duì)“個(gè)人所有的檔案”，其原文解釋為：“私營(yíng)企業(yè)事業(yè)單位以及公民個(gè)人在私人事務(wù)活動(dòng)中所形成的和通過(guò)合法繼承、贈(zèng)送或者在檔案法公布實(shí)施前向社會(huì)收集和有償征購(gòu)等方式所獲得的檔案，或是指一個(gè)家庭（不多于三代人）或一個(gè)家族（不少于四代人）的全體成員，在各類社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案?！惫P者認(rèn)為，私人檔案簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是指私人或者私人組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案資料。這里的私人組織包括私有企業(yè)、家族、社會(huì)上符合相關(guān)規(guī)定的各種團(tuán)體。
關(guān)于個(gè)人檔案，國(guó)內(nèi)有研究者認(rèn)為可以將之規(guī)劃到私人檔案的定義中，也有人容易在概念上產(chǎn)生混淆，誤認(rèn)為個(gè)人檔案就是私人檔案。實(shí)則不然，兩者還是存在有差異的，一方面，個(gè)人檔案的形成僅僅是公民個(gè)人的所有檔案，而私人檔案除了個(gè)人的所有檔案外，還包括其他私人組織所有檔案。另一方面，概念上的部分包含，個(gè)人檔案是指?jìng)€(gè)人在私物活或公務(wù)活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案，或者個(gè)人通過(guò)合法途徑取得的檔案。上述定義中，前半句的定義才是私人檔案的范疇，后半句則屬于公共檔案。由此可見(jiàn)，不能簡(jiǎn)單地將個(gè)人檔案歸化為私人檔案。
2 我國(guó)私人檔案管理的欠缺
2.1 存在的缺陷
2.1.1 對(duì)私人檔案的征集工作不夠重視
捐贈(zèng)、收購(gòu)、征購(gòu)以及寄存是我國(guó)對(duì)私人檔案采取的主要征集方式。同時(shí)，我國(guó)政府鼓勵(lì)私人將擁有的具有重要?dú)v史價(jià)值的私人檔案捐給國(guó)家檔案館予以保存，對(duì)捐贈(zèng)者給以一定的獎(jiǎng)勵(lì)；為保護(hù)珍貴的檔案，在必要情況下，國(guó)家檔案管理的行政部門(mén)采取收購(gòu)或征購(gòu)的方式對(duì)重要檔案進(jìn)行收集保護(hù)；再就是，私人擁有的珍貴檔案如果害怕自己保管不善可將私人檔案寄存在國(guó)家檔案館。
上述政策對(duì)于保護(hù)珍貴檔案的完整性較為全面，私人所擁有的檔案處理選擇也較為多樣，但是凸顯的是我國(guó)政府對(duì)珍貴檔案的征集工作不夠重視，對(duì)于私人將所擁有的珍貴檔案存放到國(guó)家檔案館沒(méi)有吸引力。這會(huì)使得有些極具價(jià)值的檔案資料永遠(yuǎn)掌握在極少數(shù)人的手中，其價(jià)值得不到研究與開(kāi)發(fā)。
2.1.2 保管標(biāo)準(zhǔn)模糊
雖然我國(guó)針對(duì)私人檔案的保管制定了相應(yīng)的法規(guī)，但是保管的標(biāo)準(zhǔn)不夠清晰，對(duì)于造成私人檔案一定損害但是損害又不是特別重大的行為缺乏相應(yīng)的處理措施，致使有部分私人檔案缺乏清晰的保管標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)細(xì)微的破損，這不僅打擊了個(gè)人對(duì)持有的私人檔案寄存、捐贈(zèng)國(guó)家檔案館的積極性，也是對(duì)私人重要檔案不負(fù)責(zé)任的具體體現(xiàn)。
2.1.3 對(duì)個(gè)人檔案的利用機(jī)制無(wú)詳細(xì)規(guī)定
我國(guó)《檔案法》規(guī)定，對(duì)于個(gè)人捐贈(zèng)或者寄存至國(guó)家檔案館的私人檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，同時(shí)，對(duì)于私人檔案內(nèi)容中涉及隱私而不愿予以公開(kāi)或不方便公開(kāi)的內(nèi)容部分，檔案館應(yīng)該尊重其選擇，維護(hù)捐贈(zèng)者的合法權(quán)益。但是，我國(guó)對(duì)個(gè)人檔案的利用機(jī)制無(wú)詳細(xì)規(guī)定，只是籠統(tǒng)地規(guī)定了捐贈(zèng)者及檔案館利用的權(quán)益與保護(hù)的義務(wù)，沒(méi)有對(duì)私人擁有的沒(méi)有捐贈(zèng)或寄存的私人檔案的用途加以規(guī)定，也沒(méi)有對(duì)捐贈(zèng)的私人檔案的利用費(fèi)用分配明確規(guī)定。這些利用規(guī)定上的細(xì)節(jié)缺失制約了我國(guó)對(duì)私人檔案的開(kāi)發(fā)利用。
2.2 我國(guó)私人檔案立法的不健全
2.2.1 有關(guān)私人檔案的法律偏少
目前我國(guó)的檔案法規(guī)中，與私人檔案規(guī)定相關(guān)的規(guī)定數(shù)量較少，使得許多細(xì)節(jié)方面的條文規(guī)定不夠清楚，相應(yīng)的懲處措施也不清晰。處理在檔案法中的規(guī)定較少之外，在其他法律法規(guī)中與私人檔案管理的規(guī)定更是屈指可數(shù)。
2.2.2 法律追責(zé)規(guī)定模糊
我國(guó)對(duì)于違反《檔案法》規(guī)定的私人檔案惡意利用者沒(méi)有明確的懲處措施，使得鉆法律漏洞利用私人檔案謀取利益的行為屢禁不止，同時(shí)追責(zé)處罰措施的缺失也給執(zhí)法帶去障礙。另外，對(duì)于檔案管理者的追責(zé)機(jī)制也不夠具體，對(duì)于保管私人檔案不力的檔案工作人員缺乏明確的追責(zé)規(guī)定。
2.2.3 缺乏對(duì)私人檔案的價(jià)值評(píng)估尺度
我國(guó)對(duì)私人檔案的價(jià)值評(píng)估缺乏相應(yīng)的尺度，首先是缺乏專業(yè)的鑒定組織機(jī)構(gòu)對(duì)私人檔案的價(jià)值進(jìn)行有效的評(píng)估；其次是缺乏系統(tǒng)而專業(yè)的鑒定機(jī)制。
2.3 我國(guó)檔案管理體制滯后
2.3.1 保管機(jī)制的失位
我國(guó)檔案管理的主體是國(guó)有檔案，對(duì)私人檔案的管理不太注重。對(duì)于捐贈(zèng)或者寄存的私人檔案，缺乏與之相應(yīng)的保管機(jī)制，責(zé)任不明、保管力度輕、忽略對(duì)私人檔案的保管等都是我國(guó)在私人檔案管理中保管機(jī)制失位的體現(xiàn)。
2.3.2 征集力度的缺乏
一方面，我國(guó)雖然出臺(tái)了對(duì)私人檔案的征集規(guī)定，但是另一方面，我國(guó)對(duì)私人檔案的征集工作缺乏有效的獎(jiǎng)勵(lì)政策，還存在缺乏有效的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，對(duì)私人檔案的得到、流動(dòng)缺乏必要的了解，在征集過(guò)程中，容易按照自身檔案館缺乏的資料進(jìn)行征集，對(duì)于不缺失的資料檔案，則積極性不高。
2.3.3 對(duì)私人檔案的開(kāi)放利用缺乏監(jiān)督
對(duì)于捐贈(zèng)或寄存的私人檔案，在對(duì)其進(jìn)行利用研究時(shí)的具體情況是怎樣的，對(duì)開(kāi)放展覽利用時(shí)的費(fèi)用收取又是怎樣的，對(duì)于在利用過(guò)程中出現(xiàn)的意外丟失、毀壞等情況時(shí)該追究的責(zé)任人是誰(shuí)等問(wèn)題都缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制。
3 私人檔案管理的完善
我國(guó)的私人檔案管理還存在諸多的漏洞，相關(guān)的法律法規(guī)也還有待進(jìn)一步的完善。因此，我們應(yīng)該在現(xiàn)有檔案管理體制的基礎(chǔ)上，查漏補(bǔ)缺，從各方面去完善我國(guó)私人檔案的管理體制。
3.1 健全私人檔案管理的法律法規(guī)
對(duì)于私人檔案管理中沒(méi)有涉及到的細(xì)節(jié)漏洞問(wèn)題，應(yīng)該予以充分重視，通過(guò)改進(jìn)、修補(bǔ)等一系列措施強(qiáng)化私人檔案管理的法律法規(guī)。尤其是追責(zé)機(jī)制與懲罰機(jī)制，要細(xì)化相關(guān)的規(guī)定，加大對(duì)私人檔案的違法懲處力度，完善對(duì)私人檔案保管不力行為的懲罰措施，讓鉆法律漏洞的違法行為得到應(yīng)有的制裁，警示對(duì)私人檔案缺乏保管意識(shí)的行為。
3.2 普及私人檔案管理的知識(shí)，增強(qiáng)人們的關(guān)注意識(shí)
通過(guò)廣泛地普及私人檔案管理的知識(shí)，引起人們對(duì)檔案管理的重視。運(yùn)用各種方式、手段宣傳私人檔案的法律法規(guī)，讓人們對(duì)私人檔案的法律知識(shí)有必要的了解，強(qiáng)化人們的私人檔案管理意識(shí)，使人們認(rèn)識(shí)到對(duì)私人檔案的保管不僅是對(duì)個(gè)人隱私保護(hù)的體現(xiàn)，同時(shí)也是人們作為公民對(duì)應(yīng)盡社會(huì)義務(wù)的具體體現(xiàn)。
3.3 完善對(duì)私人檔案的捐贈(zèng)、收購(gòu)、征購(gòu)、寄存一系列政策
改進(jìn)制度，細(xì)化措施，完善政策，高度重視對(duì)私人檔案的征集工作，積極鼓勵(lì)群眾將極具歷史研究?jī)r(jià)值的私人檔案給予國(guó)家檔案館保管，可效仿國(guó)外的先進(jìn)政策，采取“以捐代稅”的模式實(shí)現(xiàn)稅收優(yōu)惠政策，或者與重要私人檔案的持有者建立合作關(guān)系，簽訂長(zhǎng)期合作的協(xié)議，進(jìn)而使寶貴的私人檔案得到有效的保護(hù)。
4 結(jié)束語(yǔ)
私人檔案屬于公民私有財(cái)產(chǎn)，同時(shí)也是國(guó)家文化與歷史記憶的延續(xù)。我國(guó)對(duì)私人檔案的管理雖然出臺(tái)了一些相應(yīng)的政策管理措施，但是很多方面還存在欠缺，需要更進(jìn)一步地細(xì)化與完善。同時(shí)，私人檔案管理的復(fù)雜性也決定了我國(guó)檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，需要廣大人民群眾的積極參與、檔案管理研究者的認(rèn)真探索以及檔案管理工作者的負(fù)責(zé)管理，以此統(tǒng)籌兼顧，不斷完善對(duì)私人檔案的管理工作。
參考文獻(xiàn)
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[2]蘇洲.我國(guó)私人檔案館的建設(shè)思考――以屈干臣私人檔案館為例[J].山東檔案，2010（01）.
我國(guó)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》明確規(guī)定：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國(guó)家檔案的組成部分。關(guān)于職工檔案的轉(zhuǎn)遞，也有這樣的要求：企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng) (組織人事 )部門(mén)。我國(guó)《檔案法》第三條指出：“一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。 ”
同時(shí)，《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。 ”
依法治檔，必須依法行政，而依法行政，首先要有法可依。哈爾濱市檔案局于1998年下半年開(kāi)始醞釀制定《哈爾濱市檔案管理?xiàng)l例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)。在市委、市人大和市政府的關(guān)心和重視下，經(jīng)過(guò)大量的調(diào)查研究，廣泛聽(tīng)取各方意見(jiàn)，歷經(jīng)數(shù)十次修改，于2003年經(jīng)市人大常委會(huì)審議通過(guò)，經(jīng)省人大常委會(huì)審議批準(zhǔn)，自2003年9月1日起施行?！稐l例》共34條，是哈爾濱市第一部規(guī)范全市檔案和檔案工作的地方性法規(guī)。《條例》的出臺(tái)著重解決了檔案登記、監(jiān)管，檔案丟失、損毀補(bǔ)救等問(wèn)題。
2004年，為依法規(guī)范全市召開(kāi)的國(guó)際性、全國(guó)性和地方性重要會(huì)議，舉辦和承辦有重大影響活動(dòng)(包括重大突發(fā)事件)形成的檔案，起草制定了《哈爾濱市重大事項(xiàng)檔案管理辦法》。這部政府規(guī)章的出臺(tái)，將全市重大事項(xiàng)檔案管理納入依法治檔的軌道，有效保護(hù)了國(guó)家檔案資源。市檔案局以此辦法為依據(jù)，先后對(duì)“韓國(guó)周”、“松花江水污染事件”、“中俄峰會(huì)”、“冰雪節(jié)”等重大事項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行了全程監(jiān)管和重點(diǎn)指導(dǎo)。
2005年，為了解決企業(yè)職工因檔案丟失、損毀無(wú)法辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、社會(huì)低保、相關(guān)福利待遇等社會(huì)生活實(shí)際問(wèn)題，與市勞動(dòng)局共同起草制定了《哈爾濱市企業(yè)職工檔案丟失損毀補(bǔ)辦認(rèn)定辦法》。這部政府規(guī)章的出臺(tái)，維護(hù)了企業(yè)職工的合法權(quán)益，受到廣大市民的高度贊揚(yáng)。僅2006年一年，有關(guān)部門(mén)依據(jù)此辦法共為企業(yè)職工補(bǔ)辦認(rèn)定檔案近6000件，維護(hù)了社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)了和諧社會(huì)建設(shè)。
2006年，為依法有效整合檔案資源，改變?nèi)懈骷?jí)綜合檔案館館藏內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理等問(wèn)題，起草制定了《哈爾濱市檔案征集辦法》。這部政府規(guī)章的出臺(tái)，對(duì)強(qiáng)化全市檔案資源的有效管理，為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和文化事業(yè)發(fā)展服務(wù)具有重要意義。僅方正縣檔案館2006年接收征集專業(yè)檔案4400余卷，館藏專業(yè)檔案達(dá)到1萬(wàn)余卷，由原來(lái)占館藏量的17.33％，上升到26.2％，為強(qiáng)化檔案館公共服務(wù)能力奠定了基礎(chǔ)。
2007年，為進(jìn)一步明確職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展的需要，起草并提請(qǐng)市政府出臺(tái)《哈爾濱市職工檔案管理辦法》。該辦法已列入2007年市政府立法工作計(jì)劃。這對(duì)實(shí)施民生民計(jì)工程，促進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)將起到促進(jìn)作用。
近年來(lái)，哈爾濱市檔案局還先后制發(fā)了《電子公文歸檔管理實(shí)施細(xì)則》、《哈爾濱市村級(jí)檔案管理辦法》、《加強(qiáng)社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案工作意見(jiàn)》等一系列規(guī)范性文件。區(qū)、縣(市)檔案行政管理部門(mén)也相繼制定了《平房區(qū)村黨支部書(shū)記離任檔案管理規(guī)定》、《方正縣外出農(nóng)民工檔案管理暫行辦法》等有地方特色的規(guī)范性文件，有力地促進(jìn)了地方法規(guī)體系建設(shè)，取得了良好的社會(huì)效應(yīng)。
二、地方檔案法規(guī)建設(shè)的原則和工作思路
實(shí)踐中，我們遵循“實(shí)踐需要、條件成熟、特色鮮明、重點(diǎn)突出、切實(shí)管用”的立法原則，并以此確定了工作思路。
一是體現(xiàn)立法的可操作性。地方法規(guī)的精髓在于根據(jù)國(guó)家和有關(guān)上位法律、法規(guī)的精神對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充和細(xì)化，條文盡量做到明確具體、簡(jiǎn)明扼要、備而不繁、切合實(shí)際。如《檔案法》對(duì)檔案管理登記工作沒(méi)有做出規(guī)定，省條例第二十五條雖有登記的規(guī)定，但只是原則規(guī)定。我們?cè)谥贫ā稐l例》時(shí)，提出了具體辦理檔案登記、變更或者撤銷手續(xù)時(shí)限的規(guī)定。地方立法不是“宜粗不宜細(xì)”而是“宜細(xì)不宜粗”，盡可能對(duì)規(guī)范的事項(xiàng)做出明確、具體的規(guī)定，確保地方檔案法規(guī)有較強(qiáng)的可操作性。
二是力求立法的創(chuàng)制性。對(duì)沒(méi)有規(guī)定而實(shí)踐中急需做出規(guī)定的事項(xiàng)做出規(guī)定，是體現(xiàn)地方立法創(chuàng)制功能的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在制定地方法規(guī)時(shí)，要著重解決本地區(qū)實(shí)際存在的需要要由法律來(lái)調(diào)整的，而不是對(duì)國(guó)家和有關(guān)上位法規(guī)的簡(jiǎn)單翻版，要考慮現(xiàn)實(shí)需要。如檔案信息化建設(shè)，《檔案法》和省條例對(duì)此沒(méi)有做出規(guī)定。我們?cè)谥贫ā稐l例》時(shí)，對(duì)各級(jí)檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，向社會(huì)提供公開(kāi)查詢服務(wù)進(jìn)行了規(guī)定。隨著政務(wù)公開(kāi)工作全面開(kāi)展，各級(jí)檔案館依據(jù)這一條款，在工作中發(fā)揮了獨(dú)特的作用，體現(xiàn)了地方立法的創(chuàng)制性。
三是立足立法的前瞻性。在社會(huì)轉(zhuǎn)型、體制轉(zhuǎn)軌的特殊歷史階段，地方立法要正確處理公共利益和公民的合法權(quán)益關(guān)系，維護(hù)最大多數(shù)人的最大利益；要正確處理強(qiáng)制與引導(dǎo)的關(guān)系，注意發(fā)揮法律規(guī)范的引導(dǎo)功能；要正確處理立足現(xiàn)實(shí)和改革創(chuàng)新的關(guān)系，力求不斷有所創(chuàng)新。如職工個(gè)人檔案的保護(hù)，《檔案法》和省條例對(duì)這一問(wèn)題沒(méi)有規(guī)定。我們制定《條例》時(shí)，對(duì)職工個(gè)人檔案發(fā)生丟失、損毀的，要求有關(guān)單位必須采取補(bǔ)救措施。這一條款與《憲法》中強(qiáng)調(diào)“公民的合法權(quán)益不受侵犯”精神是一致的，彰顯了以人為本的思想，體現(xiàn)了地方立法的前瞻性。
四是突出立法的針對(duì)性。法律的生命力在于其針對(duì)性。地方立法確定立法內(nèi)容時(shí)，必須是客觀存在的，不能是主觀想像的；必須是反復(fù)出現(xiàn)的，不能是偶然發(fā)生的；必須是普遍的，不能是個(gè)別的。如檔案征集經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，《檔案法》和省條例對(duì)這一問(wèn)題沒(méi)有規(guī)定，國(guó)家檔案預(yù)算項(xiàng)目雖有此科目，但地方將其列入預(yù)算的寥寥無(wú)幾。我們?cè)谥贫ā豆枮I市檔案征集辦法》時(shí)，強(qiáng)調(diào)了“市及區(qū)、縣(市)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案征集工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案征集所需經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算”，這種條文，相對(duì)于其他法規(guī)、規(guī)章保持了自身獨(dú)特性，體現(xiàn)了地方立法的針對(duì)性。
三、進(jìn)一步加強(qiáng)地方檔案法規(guī)建設(shè)的幾點(diǎn)思考
經(jīng)過(guò)近幾年地方檔案法規(guī)建設(shè)的實(shí)踐和探索，我們雖然對(duì)檔案立法工作規(guī)律有了一定的了解和掌握，但立法所涉及的事項(xiàng)和所選擇的角度仍需要引起我們更深層次的理性思考。
一是要充分借助新聞媒體，加強(qiáng)宣傳。任何一部法律、法規(guī)的出臺(tái)，如果得不到新聞媒體強(qiáng)有力支持，是很難得到社會(huì)普遍認(rèn)可和貫徹執(zhí)行的。在檔案工作至今尚未得到充分重視的情況下，行政相對(duì)人能夠真正意義達(dá)到讀法、懂法、用法、守法的程度還不夠。只有不斷加大社會(huì)宣傳力度，營(yíng)造一定的輿論氛圍，才能收到良好的效果。
二是拓寬立法項(xiàng)目的來(lái)源渠道和起草渠道。為避免立法帶有過(guò)重的部門(mén)色彩，應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中努力拓寬立法建議項(xiàng)目的來(lái)源和起草渠道，面向社會(huì)公開(kāi)征集立法建議項(xiàng)目，然后按照條件成熟、突出重點(diǎn)、統(tǒng)籌兼顧原則，科學(xué)合理選擇立法項(xiàng)目，制定計(jì)劃，設(shè)計(jì)立法形式和內(nèi)容。
檔案信息是一種重要的原始信息，也是記錄隱私的重要載體，同時(shí)，作為歷史的記錄，檔案中的許多內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，因此，檔案工作和隱私權(quán)保護(hù)有著必然的聯(lián)系。蓬勃發(fā)展起來(lái)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在改變檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的傳統(tǒng)模式的同時(shí)，也使隱私權(quán)保護(hù)呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)本身的安全性并不十分可靠，這是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)進(jìn)程中一個(gè)極為重要的問(wèn)題，由于技術(shù)的不完善，第三方（如“黑客”等）對(duì)當(dāng)事人隱私權(quán)的侵犯既可以發(fā)生在檔案館與用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送個(gè)人資料或不同的檔案網(wǎng)站之間共享個(gè)人資料的某個(gè)環(huán)節(jié)，也可以發(fā)生在檔案網(wǎng)站貯存?zhèn)€人資料的過(guò)程。這也從客觀上推動(dòng)了我們對(duì)檔案信息（網(wǎng)絡(luò)化）服務(wù)中的隱私權(quán)保護(hù)問(wèn)題的探討。
1 檔案信息服務(wù)中涉及的隱私權(quán)問(wèn)題分析
在檔案信息服務(wù)中保護(hù)隱私權(quán)的意義不僅僅在于維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益，而且在于為檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造良好的社會(huì)氛圍，推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程，促進(jìn)檔案社會(huì)價(jià)值的發(fā)揮。
（一）個(gè)人資料收集中的隱私權(quán)問(wèn)題
檔案是一種重要的原始信息，且具有保密性。其中包括公民的一些重要的個(gè)人信息，大多數(shù)鮮為人知。雖然檔案法對(duì)保密檔案的管理和利用、密級(jí)的變更和解密都作了嚴(yán)格的規(guī)定，同時(shí)制定了檔案的開(kāi)放期限，但其法律相對(duì)方主要是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，對(duì)于個(gè)人重要檔案信息沒(méi)有給予明確的說(shuō)明。事實(shí)上，在檔案所有人向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存或檔案館自行收集關(guān)于公民的檔案之初，就應(yīng)妥善處理好隱私權(quán)問(wèn)題。
隱私權(quán)保護(hù)問(wèn)題在傳統(tǒng)的個(gè)人資料收集過(guò)程中并不太引人注目，但在網(wǎng)絡(luò)化的今天，檔案館通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集個(gè)人資料變得快捷化、自動(dòng)化、詳細(xì)化，隱私權(quán)問(wèn)題相對(duì)也就更加突出。比如，檔案網(wǎng)站在接受訪問(wèn)時(shí)往往要求用戶提供若干個(gè)人資料，包括年齡、性別、身份證號(hào)、職業(yè)、收入、工作單位、研究方向、聯(lián)系電話、傳真、電子信箱等；檔案網(wǎng)站可以利用一些追蹤軟件來(lái)持續(xù)掌握用戶的網(wǎng)上行為，判斷他們的檔案信息消費(fèi)特點(diǎn)。
（二）個(gè)人資料傳輸和貯存中的隱私權(quán)問(wèn)題
檔案信息傳輸和貯存過(guò)程中所涉及的隱私權(quán)問(wèn)題，主要出現(xiàn)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中。
網(wǎng)絡(luò)本身的安全性并不十分可靠，這是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中可能產(chǎn)生隱私權(quán)問(wèn)題的又一個(gè)原因。由于技術(shù)的不完善，第三方（如“黑客”等）對(duì)當(dāng)事人隱私權(quán)的侵犯既可以發(fā)生在檔案館與用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送個(gè)人資料或不同的檔案網(wǎng)站之間共享個(gè)人資料的某個(gè)環(huán)節(jié)，也可以發(fā)生在檔案網(wǎng)站貯存?zhèn)€人資料的過(guò)程中。比如，第三方可以直接侵入檔案網(wǎng)站的用戶數(shù)據(jù)庫(kù)，觀看、篡改、傳播個(gè)人資料，如果這種行為是出于惡意，那么當(dāng)事人的隱私權(quán)無(wú)疑將受到極大的威脅。
2 檔案信息服務(wù)中保護(hù)隱私權(quán)的對(duì)策
要使得公民的隱私權(quán)在檔案信息服務(wù)過(guò)程中得到保護(hù)，必須走依法治檔的道路，進(jìn)行相關(guān)方面的檔案法律建設(shè)。目前我國(guó)《檔案法》中沒(méi)有明確規(guī)定檔案信息所涉及的隱私權(quán)問(wèn)題，僅在部分條款中作有類似說(shuō)明。
在檔案信息服務(wù)過(guò)程中，檔案利用是涉及隱私權(quán)的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在利用時(shí)應(yīng)區(qū)別對(duì)待，通過(guò)控制使用這些涉及私人利益的檔案，限制其利用范圍，使隱私權(quán)受到必要的保護(hù)，做到合法利用。
做好檔案信息服務(wù)中的隱私權(quán)保護(hù)，檔案界和檔案館還應(yīng)采取以下對(duì)策：
（一）制定檔案行業(yè)的隱私權(quán)保護(hù)政策
1997年9月27日，國(guó)家檔案局、國(guó)家保密局聯(lián)合頒發(fā)了《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》。該文件對(duì)于有效預(yù)防在檔案開(kāi)放利用工作中發(fā)生對(duì)個(gè)人隱私的侵權(quán)，起到非常重要的作用。各級(jí)各類檔案部門(mén)以此項(xiàng)規(guī)定作為政策指導(dǎo)和保障，結(jié)合各自實(shí)際館藏狀況，制定了相關(guān)的規(guī)章制度，收效顯著。不僅如此，檔案學(xué)會(huì)和檔案館也應(yīng)制定本行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)隱私權(quán)保護(hù)政策，并在網(wǎng)站主頁(yè)的顯著位置予以明示，內(nèi)容包括：告知網(wǎng)站收集個(gè)人資料的目的、方式、范圍；對(duì)個(gè)人資料提供保密和安全措施的承諾；告知用戶的請(qǐng)求閱覽權(quán)、補(bǔ)充修正權(quán)、刪除權(quán)、訴訟權(quán)等以及相關(guān)免責(zé)條款。
檔案法律在以后的完善健全過(guò)程中，要著重注意解決一個(gè)問(wèn)題，即檔案信息開(kāi)放服務(wù)過(guò)程中公民隱私權(quán)與知情權(quán)的關(guān)系。在檔案利用實(shí)踐中，我們有時(shí)不得不在保護(hù)公民隱私權(quán)和維護(hù)公民知情權(quán)之間做出選擇。檔案部門(mén)所作出的選擇要符合法律利益最大化原則。如當(dāng)檔案中的隱私涉及共同利益、公共需求、政治利益時(shí)，檔案部門(mén)就要偏向于后者，因?yàn)樗洗蠖鄶?shù)人的需要，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，根本上也符合隱私權(quán)主體的利益。
（二）加強(qiáng)對(duì)個(gè)人檔案隱私權(quán)的管理與技術(shù)保護(hù)
1.在檔案管理中采取措施
這是合法利用檔案信息的前提條件，要求對(duì)涉及公民隱私權(quán)的檔案進(jìn)行鑒定與區(qū)分，使之與一般檔案區(qū)別對(duì)待，分開(kāi)保管，做到有關(guān)檔案的完整、安全和保密。目前，檔案法規(guī)對(duì)涉及公民隱私權(quán)檔案的劃分并不十分明確，在實(shí)際工作中不易操作，這種狀況亟待改善。
利用者在利用涉及隱私的檔案時(shí)，只限于達(dá)到既定目的，當(dāng)按規(guī)定獲得了對(duì)檔案的利用權(quán)后，可對(duì)這些檔案進(jìn)行閱覽、復(fù)制和摘錄，但不得將其以現(xiàn)行檔案法規(guī)中明令禁止的形式對(duì)外公布，不得擅自傳閱、散布、發(fā)表這些涉及他人隱私的檔案內(nèi)容。檔案工作者有必要在提供檔案信息服務(wù)過(guò)程中向利用者說(shuō)明有關(guān)注意事項(xiàng)。
地方性檔案法規(guī)建設(shè)基本情況
1995年6月，《上海市檔案條例》公布實(shí)施，此后各地地方性檔案法規(guī)陸續(xù)頒布施行。(各地地方性檔案法規(guī)一覽表見(jiàn)文后附錄)通過(guò)分析，可以看出地方檔案法規(guī)建設(shè)的基本情況：
1．立法迅速而集中。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，1995～2002年，僅7年多時(shí)間，我國(guó)各省、自治區(qū)和直轄市的地方檔案法規(guī)相繼問(wèn)世，在31個(gè)省級(jí)建制中，已出臺(tái)的地方檔案法規(guī)達(dá)30個(gè)，全國(guó)97％的省、自治區(qū)、直轄市的檔案法規(guī)都在此間制定頒布。而且93％的地方檔案法規(guī)頒行于1996年《中華人民共和國(guó)檔案法》修正后，短期內(nèi)就把地方檔案法規(guī)建設(shè)工作迅速推向。
2．修訂適時(shí)。我國(guó)現(xiàn)行地方檔案法規(guī)中的70％(21部)都已進(jìn)行了修正，這些法規(guī)中，從頒行至第一次修訂最短僅1年有余(《河北省檔案工作條例》)，最長(zhǎng)不過(guò)9年(《天津市檔案管理?xiàng)l例》)。個(gè)別地區(qū)(河北省、上海市、浙江省1已進(jìn)行了兩次修訂，兩次修訂間隔2～7年不等。以這樣的頻度對(duì)法規(guī)修訂，一方面是對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中新形勢(shì)、新問(wèn)題層出不窮所做出的必然反映，另一方面也是法規(guī)自身不斷完善的必然結(jié)果。
3．法規(guī)名稱多元而規(guī)范。各地方檔案法規(guī)基本上以“檔案管理?xiàng)l例”(11部)、“檔案條例”(10部)及“實(shí)施《檔案法》辦法”(6部)這三種名稱來(lái)命名，約占總數(shù)的90％。其中河北省、廣東省、海南省分別以“檔案工作條例”、“檔案管理規(guī)定”、“檔案管理辦法”命名，雖然法規(guī)名稱不盡相同。卻都完全符合有關(guān)法律的規(guī)定。
4．文本結(jié)構(gòu)的雙重模式。21部地方檔案法規(guī)都與《檔案法》的基本結(jié)構(gòu)保持一致，由總則、分則、附則三部分組成，并分章進(jìn)行闡述。9部地方檔案法規(guī)選擇不分章。法規(guī)條文按流水號(hào)順序排列，但條文表述的次序、形式及相應(yīng)的內(nèi)容與分章的檔案法規(guī)并無(wú)二致。
地方性檔案法規(guī)的特色
1．可操作性更強(qiáng)。地方性檔案法規(guī)的精髓在于根據(jù)法律和行政法規(guī)的精神對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充和細(xì)化。一部檔案地方性法規(guī)在檔案專業(yè)的某一領(lǐng)域?qū)Ψ珊托姓ㄒ?guī)補(bǔ)充了什么、細(xì)化了什么，應(yīng)當(dāng)讓社會(huì)公眾一目了然。如《北京市實(shí)施(中華人民共和國(guó)檔案法)辦法》第十七條對(duì)《檔案法實(shí)施辦法》的第十三條關(guān)于檔案移交的問(wèn)題給予明確和細(xì)化，起到了拾遺補(bǔ)缺的作用。該法條共三款，第一款的三四兩項(xiàng)對(duì)專門(mén)檔案和重大活動(dòng)形成的檔案的移交做出了規(guī)定。第二款對(duì)特殊情況下的檔案移交的批準(zhǔn)程序作了細(xì)化規(guī)定。第三款對(duì)檔案移交的異議、裁決、裁決結(jié)果的送達(dá)做出了細(xì)化的規(guī)定。
再如《檔案法》第四條：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃?！边@一條規(guī)定了各級(jí)人民政府對(duì)事業(yè)建設(shè)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法定義務(wù)，但比較原則，不便操作。如果僅僅是照抄該條的規(guī)定，反而會(huì)降低法律規(guī)定的層級(jí)。福建省在制定檔案地方性法規(guī)時(shí)就把《檔案法》的這條規(guī)定落到了實(shí)處。當(dāng)時(shí)福建全省近40％的市、縣(區(qū))國(guó)家綜合檔案館庫(kù)面積嚴(yán)重不足，有的只有幾十平方米。有的甚至是危房險(xiǎn)庫(kù)。有68個(gè)國(guó)家綜合檔案館庫(kù)建設(shè)不符合《國(guó)家檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。因此為解決這一困擾各級(jí)檔案部門(mén)的難題。福建抓住進(jìn)行檔案地方立法的契機(jī)，在《福建省檔案條例》的第四條第二款做出了這樣的規(guī)定：“地方國(guó)家綜合檔案館庫(kù)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家規(guī)范要求，未達(dá)到要求的，本級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)制定建設(shè)規(guī)劃，限期達(dá)到要求?！?/p>
上述規(guī)定給我們啟示，即我們?cè)跈n案地方立法過(guò)程中要破除檔案地方立法的“宜粗不宜細(xì)”觀念，樹(shù)立“宜細(xì)不宜粗”思想，盡可能對(duì)規(guī)范的事項(xiàng)做出明確、具體的規(guī)定，確保地方性法規(guī)有較強(qiáng)操作性。
2．現(xiàn)實(shí)性得到增強(qiáng)。對(duì)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》沒(méi)有規(guī)定而實(shí)踐中又亟須做出規(guī)定的事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)定，是檔案地方立法的一個(gè)重要的內(nèi)容。具體在制定檔案地方性法規(guī)時(shí)，要著重解決本行政區(qū)域?qū)嶋H存在的需要由法律來(lái)調(diào)整的，而法律、行政法規(guī)的規(guī)定原則或不便于操作或沒(méi)有規(guī)定的問(wèn)題．而不是對(duì)法律、行政法規(guī)的簡(jiǎn)單翻版。在制定創(chuàng)制性條款時(shí)，要注意選擇那些本地區(qū)確有必要、亟須規(guī)范的事項(xiàng)，考慮現(xiàn)實(shí)性和可行性。
以通過(guò)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案館(室)藏?cái)?shù)字化、管理自動(dòng)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化和信息共享化為主要內(nèi)容的檔案信息化建設(shè)，是檔案管理面臨的一個(gè)全新課題，《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》對(duì)此沒(méi)有做出規(guī)定。能否抓住檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇．是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的關(guān)鍵。福建省在制定檔案地方性法規(guī)之際，正值該省投入20億巨資建設(shè)“數(shù)字福建”之時(shí)。他們抓住這一難得的歷史機(jī)遇，搭上了“數(shù)字福建”的快車，在《福建省檔案條例》中用了三條法條共359個(gè)字符，對(duì)各級(jí)檔案館和國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、省綜合檔案館逐步建立全省性的檔案資料目錄中心、實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)化服務(wù)等方面作了比較詳細(xì)的規(guī)定。因?yàn)橛辛朔ㄒ?guī)的依據(jù)，該省的檔案信息化建設(shè)工作走在了全國(guó)前列。
2005年12月至2006年3月，原湖北省沙市（現(xiàn)為荊州市沙市區(qū)）第二針織廠職工趙某多次到荊州市檔案局反映，其本人檔案中的入伍政審表丟失，出生時(shí)間被單位涂改，致使其在2003年未能辦理提前退休手續(xù)，個(gè)人利益受到損害。趙先是多次向所在地沙市區(qū)檔案局提出要求，未能得到滿意答復(fù)。于是要求市檔案局依照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及《湖北省檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)規(guī)定，依法查處該廠有關(guān)責(zé)任人，并賠償其經(jīng)濟(jì)損失10萬(wàn)元。
為穩(wěn)妥慎重、客觀公正處理此事，2006年3月21日荊州市檔案局分管法制工作的領(lǐng)導(dǎo)帶法規(guī)科的同志到沙市區(qū)檔案局調(diào)查了解情況（沙市區(qū)檔案局已經(jīng)為其出生時(shí)間做出明確界定，即應(yīng)以其檔案中最早填報(bào)的日期為準(zhǔn)）。4月至6月，市局法規(guī)科多次約見(jiàn)該廠書(shū)記、辦公室主任、原勞資科長(zhǎng)和趙某本人，并調(diào)閱了趙的個(gè)人檔案認(rèn)真分析、核實(shí)。
經(jīng)過(guò)調(diào)查核實(shí)，市檔案局確認(rèn)趙的真實(shí)出生時(shí)間應(yīng)該為1949年而不是1945年。造成其檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤的主要原因：一是該廠檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，而是勞資檔案與人事檔案由勞資科、人事科分別保管使用；二是勞資科工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，1983年調(diào)整工資時(shí)將趙的退伍軍人登記表中出生年月用中文書(shū)寫(xiě)的“一九四九年”后面的“九”誤看成“五”，并且延續(xù)使用至今；三是該廠與趙某鉆政策空子，為其實(shí)現(xiàn)提前退休，共同實(shí)施的錯(cuò)誤行為；四是趙某戶口轄區(qū)派出所錯(cuò)以工資呈報(bào)表為依據(jù)更改了其戶口和身份證。沙市區(qū)勞動(dòng)和社會(huì)保障局在審核趙的檔案材料時(shí)發(fā)現(xiàn)其出生年月不真實(shí)，依據(jù)政策未予辦理，趙某提前退休的目的沒(méi)有得逞。
趙某明知道自己是1949年出生，為了達(dá)到提前辦理退休的目的，故意利用檔案中的錯(cuò)誤，于2000年7月親自到轄區(qū)派出所將正確的戶籍檔案出生時(shí)間更改為錯(cuò)誤的1945年，當(dāng)自己的目的沒(méi)有達(dá)到時(shí)，又想借助檔案管理部門(mén)行政處罰權(quán)獲取經(jīng)濟(jì)賠償。
為了維護(hù)檔案法律法規(guī)的嚴(yán)肅性，制止和杜絕今后利用檔案在招生、招干、入伍、提干和退休等方面為己謀私利的類似事件再次發(fā)生，市檔案局黨組討論決定，將此事通報(bào)到市直各單位和所屬縣市區(qū)檔案行政管理部門(mén)，6月20日，市檔案局發(fā)文，對(duì)該廠和趙某的違法錯(cuò)誤行為進(jìn)行了通報(bào)批評(píng)。
檔案行政訴訟案主要過(guò)程
趙某對(duì)行政通報(bào)不服，以市檔案局行政不作為和侵犯其名譽(yù)權(quán)為由，于9月7日向荊州區(qū)法院提起行政訴訟。市檔案局積極應(yīng)訴。11月3日，此案在荊州區(qū)法院開(kāi)庭審理。在法庭辯論、舉證、質(zhì)證階段，檔案局依據(jù)《檔案法》所賦予的法定職責(zé)和相關(guān)法律法規(guī)及調(diào)查取證所取得的大量證據(jù)，有理、有力、有節(jié)地對(duì)趙某的錯(cuò)誤訴求逐一駁斥。12月4日，法院做出判決和裁定。判決：駁回趙某訴市檔案局違法的訴求；駁回其要求市檔案局賠償侵權(quán)損失6萬(wàn)元的訴求；駁回趙某的其他訴訟請(qǐng)求。由原告負(fù)擔(dān)本案訴訟費(fèi)100元。 裁定：駁回趙某對(duì)損毀、涂改、偽造檔案行為人追究民事侵權(quán)責(zé)任的；由原告承擔(dān)訴訟費(fèi)50元。
12月22日，趙某不服，向市中級(jí)法院提起上訴。2007年2月，市中院二審開(kāi)庭審理，以原審判決遺漏了必須參加的訴訟當(dāng)事人為由，做出行政裁定：撤銷荊州區(qū)法院行政判決；發(fā)回荊州區(qū)人民法院重審。
2007年5月16日，荊州區(qū)法院再次對(duì)該案進(jìn)行審理。在一審（第二次）判決書(shū)下達(dá)之前，市檔案局曾多次與荊州區(qū)法院交流溝通審判意見(jiàn)，特別是堅(jiān)持行政通報(bào)的正確性。7月16日，荊州區(qū)法院以被通報(bào)批評(píng)的主體（原沙市第二針織廠）于2003年在法律上已經(jīng)破產(chǎn)消亡，對(duì)其通報(bào)批評(píng)不當(dāng)為由，做出一審（第二次）行政判決：撤銷通報(bào)；駁回趙某要求檔案局賠償侵權(quán)損失6萬(wàn)元訴求；駁回原告其他訴求。
趙某仍然不服，7月25日，向市中級(jí)法院提出上訴。9月17日市中級(jí)法院開(kāi)庭審理此案。8月15日市檔案局將二審答辯狀送交荊州區(qū)人民法院。9月12日、14日市檔案局分管法制工作的副局長(zhǎng)率法規(guī)科同志到市中級(jí)法院行政庭交換對(duì)該案的審理意見(jiàn)，并遞交了《關(guān)于一審判決撤銷通報(bào)的意見(jiàn)書(shū)》。9月17日市中級(jí)法院開(kāi)庭審理此案。在法庭辯論、質(zhì)證時(shí)，市檔案局再次依據(jù)調(diào)查取證階段獲得的各種證據(jù)，指出趙某的錯(cuò)誤事實(shí)，被法庭全部采信。20日荊州市中級(jí)人民法院作出終審判決：駁回原告的上訴，維持原判。二審案件受理費(fèi)100元，由上訴人趙某負(fù)擔(dān)。此次判決為終審判決。
幾點(diǎn)啟示
1.檔案法律法規(guī)的具體操作性不強(qiáng)，亟待修改完善。我們知道，檔案法律法規(guī)賦予了縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展和檔案行政管理的重要職責(zé)。特別是近幾年來(lái)，隨著檔案行政執(zhí)法力度的不斷加大，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的越來(lái)越多違法現(xiàn)象和問(wèn)題，很難給予界定查處。如對(duì)檔案部門(mén)開(kāi)展檔案行政執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，一般都要給予檢查情況通報(bào)。結(jié)合到本案的事例，發(fā)出的通報(bào)，則于法無(wú)據(jù)。再如對(duì)涂改檔案等行為，《檔案法》第二十五條針對(duì)的是利用檔案館的檔案時(shí)有涂改檔案現(xiàn)象才屬于違法，而像在本案中涂改戶籍檔案、身份證等檔案資料，明知其行為違法，卻很難依法查處，又不能不視為一種違法現(xiàn)象，若比照涂改檔案館檔案處理辦法，又于法無(wú)據(jù)。再如對(duì)本案中協(xié)助涂改檔案的有關(guān)單位如何處理，只能依法責(zé)令限期改正，若給予當(dāng)事人行政處分，則要交由其主管部門(mén)處分，而主管部門(mén)一般不愿處理此類事情，檔案部門(mén)對(duì)此違法現(xiàn)象處理，也于法無(wú)據(jù)，有時(shí)也只能不了了之，等等。
教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理是指教師個(gè)人自進(jìn)校以來(lái)，在教學(xué)過(guò)程中參加各類教學(xué)比試活動(dòng)所形成的歷史記錄，是教學(xué)水平及工作能力的主要憑證。教師業(yè)務(wù)檔案工作是學(xué)校檔案工作中的重要的組成部分，也是學(xué)校尊重知識(shí)、尊重人才的體現(xiàn)。
教師業(yè)務(wù)檔案工作是教師在教學(xué)工作、科研工作和學(xué)術(shù)工作中形成的一項(xiàng)能夠反映教師專業(yè)教學(xué)水平、業(yè)務(wù)熟練程度以及教學(xué)科研工作能力等教育教學(xué)方面的重要的歷史材料。教師業(yè)務(wù)檔案能夠真實(shí)地記錄一名教師的學(xué)歷、職稱、工作量以及教育教學(xué)的效果、科研水平、進(jìn)修以及獎(jiǎng)懲等細(xì)節(jié)的基本情況，比較全面地反映出教師的專業(yè)業(yè)務(wù)水平，是教學(xué)管理檔案的重要補(bǔ)充工作。多名或者全部教師業(yè)務(wù)檔案就自然地形成了一項(xiàng)重要的信息源，如人才配置的合理使用工作、科研優(yōu)勢(shì)以及社會(huì)效益、傳統(tǒng)的專業(yè)前景以及新興學(xué)科的不足、學(xué)歷層次以及師資力量等，是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要的文字依據(jù)之一，從客觀上反映出一個(gè)學(xué)校的教育管理水平，也是教育教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要的標(biāo)志。
一、原始教師業(yè)務(wù)資料及材料的收集工作
進(jìn)校時(shí)的個(gè)人檔案，包括畢業(yè)學(xué)校、參加工作時(shí)間、所教課程名程、所教年級(jí)；在教學(xué)過(guò)程中參加各類教學(xué)比試，如優(yōu)秀教案材料、優(yōu)質(zhì)課評(píng)比材料及獲得各類各級(jí)的榮譽(yù)證書(shū)；個(gè)人或者幾位教師一起共同參加的課題立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、結(jié)題報(bào)告、成果鑒定證書(shū)等復(fù)印件；學(xué)校教學(xué)刊物上發(fā)表的文章，正式發(fā)表在刊物上的論文、論著。
對(duì)這些材料一定要實(shí)事求是地鑒定、精選、整理、打印，使之分門(mén)別類而又自成系統(tǒng)。尤其要注意打印、留存環(huán)節(jié)，做到登記及時(shí)，并且不遺漏、不錯(cuò)登、不重復(fù)，整理有序，編號(hào)規(guī)范，確保萬(wàn)無(wú)一失。
二、整理及歸檔工作
1.學(xué)校檔案員平時(shí)要及時(shí)收集各種教學(xué)業(yè)務(wù)檔案
檔案收集要及時(shí)整理、歸類，電子檔案及時(shí)復(fù)制到電腦中進(jìn)行保管，有價(jià)值的檔案做到不漏收。
2.要進(jìn)行定期的檔案整理工作
學(xué)期結(jié)束時(shí)，對(duì)收集到的資料要分門(mén)別類，因?yàn)橛行┙處熢诮虒W(xué)比試中獲得獎(jiǎng)項(xiàng)較多，另外還要加上各種榮譽(yù)證書(shū)等許多檔案，如不及時(shí)收集、整理、歸檔，就有可能遺失，給個(gè)人或?qū)W校造成一定損失。所以，在學(xué)校有教師參加重大活動(dòng)之后，要主動(dòng)問(wèn)詢有關(guān)教師并索取有保存價(jià)值的檔案材料。
三、加強(qiáng)《檔案法》宣傳工作，增強(qiáng)教師的檔案管理意識(shí)
提高教師的檔案意識(shí)和法制觀念，會(huì)給檔案工作以有力支持?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》自從1988年初施行至今已有14年，而將《檔案法》原則性規(guī)定進(jìn)一步具體化、便于實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》也已實(shí)施多年。對(duì)學(xué)校的教師業(yè)務(wù)檔案工作而言，首先是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作意識(shí)，在主管領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)支持之下，積極地向有關(guān)部門(mén)教務(wù)科、學(xué)生科、教研室以及行政各部門(mén)宣傳《檔案法》的重要性，并且把落實(shí)抓好檔案工作提到議事日程上來(lái)。檔案工作者也要結(jié)合單位的特點(diǎn)，開(kāi)展形式多樣的宣傳活動(dòng)。
四、教師業(yè)務(wù)檔案管理工作
在教師業(yè)務(wù)檔案管理工作上，嚴(yán)格執(zhí)行借閱規(guī)章制度，要確保檔案的安全性。借閱檔案最好在檔案室并有檔案管理人員在場(chǎng)，特殊情況需要外借的，要經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，然后以復(fù)印件外借，并在檔案借閱簿上登記借閱時(shí)間和歸還時(shí)間。如有學(xué)校教師本人需要查閱檔案資料的，只需學(xué)校檔案員在場(chǎng)就可以查找。多年來(lái)，教師在評(píng)職稱、考核方面，需要查閱大量的業(yè)績(jī)材料，因?yàn)檫@些都是硬條件，如教學(xué)比試優(yōu)秀成果獎(jiǎng)、優(yōu)質(zhì)課等級(jí)、教壇新秀、獲獎(jiǎng)?wù)撐?、班主任年限、各類榮譽(yù)證書(shū)都是學(xué)校評(píng)比先進(jìn)工作者或職稱評(píng)定的首要條件，這對(duì)教師個(gè)人來(lái)說(shuō)是非常重要的資源。
教師業(yè)務(wù)檔案管理工作日趨完善是新時(shí)期教育發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了適應(yīng)新時(shí)期下的教師評(píng)價(jià)制度，教師業(yè)務(wù)檔案也隨之發(fā)生了一定的變化，除了反映量化的第一手資料外，也開(kāi)始注重評(píng)價(jià)材料的收集。教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理能夠促進(jìn)教師評(píng)價(jià)系統(tǒng)的完善，對(duì)教師在教學(xué)中起到激勵(lì)作用，對(duì)提高教師素質(zhì)和教學(xué)質(zhì)量都有促進(jìn)作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]李焰.加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理完善學(xué)校檔案管理體系[J].龍巖師專學(xué)報(bào)，2002，（04）.
存在的問(wèn)題
1、提高全民檔案管理意識(shí)。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級(jí)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)全社會(huì)的社保檔案管理意識(shí)和法制意識(shí)。讓社會(huì)和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態(tài)度。在日常工作中,各級(jí)管理部門(mén)要協(xié)調(diào)共進(jìn),定期做好業(yè)務(wù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交流,共同致力于探索高效科學(xué)的管理機(jī)制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)才能蒸蒸日上。
2、建立健全管理制度。建立健全社會(huì)保險(xiǎn)管理制度是管理工作有效開(kāi)展的保障。針對(duì)多頭管理的現(xiàn)狀,社保部門(mén)要嚴(yán)格遵循《檔案法》和《社會(huì)保險(xiǎn)法》的規(guī)定,設(shè)置統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu),實(shí)現(xiàn)管理工作的集中化。檔案行政管理和社會(huì)保險(xiǎn)主管部門(mén),盡快制定《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦法》和《社會(huì)保險(xiǎn)檔案分類大綱》及有關(guān)各門(mén)類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門(mén)科學(xué)管理檔案。構(gòu)建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門(mén)做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門(mén)類檔案的科學(xué)管理,提高社保檔案管理水平。
