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高校會計檔案作為高校財務(wù)管理和財務(wù)活動中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財務(wù)活動情況，也體現(xiàn)了高校在一會計期間的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會計期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對比，高校會計檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:
①高校會計檔案是處理完成的財務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價值。
②會計檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會計核算的過程中所產(chǎn)生的會計資料，包括記賬憑證、明細賬、季度年度財務(wù)會計報告等。
③電子會計檔案也屬于會計檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計算機等電子設(shè)備為載體的。
2高校會計檔案管理工作中的問題分析
①高校財務(wù)部門往往覺得會計檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會計業(yè)務(wù)憑證和會計資料，所以，高校對于會計檔案的管理沒有做到同會計業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴格，沒有與會計工作有機的結(jié)合起來，導(dǎo)致財務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財務(wù)工作者只注重日常的財務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對會計檔案的工作流于形式。高校會計檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會計檔案管理工作沒有得到科學的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計檔案管理工作人員。
②高校財務(wù)部門對會計檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計賬簿、會計憑證、會計報表等財務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財務(wù)資料、電子存儲資料進行歸檔整理，導(dǎo)致了會計檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。
③高校會計檔案管理制度不健全。高校會計檔案管理制度的建立健全有利于會計檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計檔案管理制度，會計檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學的管理。
④高校會計檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲會計檔案進行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財務(wù)信息丟失。目前，高校財務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時俱進，財務(wù)軟件升級緩慢，嚴重影響了財務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會計檔案管理工作中存在問題的一些對策
①加強領(lǐng)導(dǎo)，科學管理。學校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會計檔案管理工作提到日常上來，當作日常業(yè)務(wù)來看，視為會計業(yè)務(wù)的最后一個流程。針對高校會計檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進行學習交流，總結(jié)經(jīng)驗，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強會計檔案的管理?！稒n案法實施辦法》第五條則明確地規(guī)定:各單位要高度重視會計檔案管理工作，加強領(lǐng)導(dǎo)，科學管理，要建立健全會計檔案管理規(guī)章制度，提高會計檔案管理人員工作能力，使會計檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對會計檔案管理進行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會計檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財務(wù)管理也更完整有效。
②提高高校會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計檔案管理工作的提高最終落實在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計檔案工作是否科學有效。高校對會計檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計業(yè)務(wù)有機的結(jié)合起來，使其成為了一個整體，會計檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計檔案管理工作當成會計業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會計檔案管理工作者有義務(wù)有責任不斷學習會計檔案管理知識，更新觀念，提高會計檔案管理水平。高校財務(wù)部門應(yīng)該通過自我學習和走出去學習相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學習，彼此交流經(jīng)驗，提高會計檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強會計檔案管理的后續(xù)工作，針對會計檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會計檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財務(wù)管理的水平。
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計檔案是經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動、進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計檔案,可以幫助財務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實依據(jù),還可以從中學到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據(jù)多年管理會計檔案的經(jīng)驗,談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務(wù)企業(yè),提高財務(wù)工作效率。
一、會計檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和會計體系的日趨完善,財務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實行財務(wù)管理規(guī)范化、標準化。會計檔案管理工作是財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。
1.會計檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內(nèi)部控制評價等有利用價值的財務(wù)資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計檔案保管條件較差。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,財務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會計檔案。
5.會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財務(wù)管理特點,筆者認為將會計檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務(wù)工作效率。
1.會計檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化、流程化、細致化,財務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。
(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會計檔案。是指與財務(wù)管理和會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)、由財務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續(xù)利用價值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部負責保管。
2.內(nèi)部會計檔案管理內(nèi)容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會計檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會計檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項經(jīng)濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預(yù)算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的管理活動。
財務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長期預(yù)算等;上級單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報告、年度業(yè)績考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。
(2)工程管理類。工程財務(wù)管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計劃、按項目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點報告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟合同、合同管理臺賬。
(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務(wù)報表編制依據(jù))、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財務(wù)稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財務(wù)工作計劃、年度財務(wù)工作總結(jié)、財務(wù)綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認單、企業(yè)年度工作報告、企業(yè)內(nèi)控評價報告、企業(yè)全面風險管理報告等。
三、內(nèi)部會計檔案規(guī)范管理
1.會計檔案歸檔原則。
(1)財務(wù)部門各專責根據(jù)崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機聯(lián)系,充分考慮會計檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點。
(3)會計檔案按外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。
(4)根據(jù)財務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計檔案資料。
(5)內(nèi)部會計檔案具有重點性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實行規(guī)范化、標準化管理,便于查詢利用。
(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理流程。按照財務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點,制定財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續(xù)性和會計檔案的實用性。
3.會計檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計檔案必須科學管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務(wù)專業(yè)知識,還要具備計算機信息處理技術(shù),因此要加強業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會計檔案制度化、規(guī)范化、標準化管理的根本。
6.內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部指定專人負責管理,根據(jù)利用時間確定保管期限,內(nèi)部會計檔案屬財務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會計檔案管理的現(xiàn)實意義
會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調(diào)“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1.有利于提升財務(wù)管理的整體水平。財務(wù)集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務(wù)工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計檔案,為了財務(wù)工作整體水平的提高,財務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會計檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計檔案管理有關(guān)事項,確定各個環(huán)節(jié)規(guī)范管理標準,體現(xiàn)財務(wù)管理專業(yè)化和標準化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計檔案,由于存放在財務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務(wù)工作具有很強的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財務(wù)風險,崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時財務(wù)工作必須定期輪崗制度,財務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務(wù)工作。
2、會計檔案由公司財務(wù)部負責管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，財務(wù)部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負責人批準后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負責人及有關(guān)人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002
[中圖分類號]F233；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-000-01
1 會計檔案管理要點
1.1 會計檔案收集與整理階段
會計檔案收集是會計檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據(jù)會計檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。
1.2 會計檔案形成與保管階段
會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊，然后由檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。
1.3 會計檔案移交階段
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存?！币虼?，檔案部門要嚴格遵照國家法律規(guī)定，按期點收，不得找借口托辭。財務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時編制好會計檔案移交清冊。
1.4 會計檔案借閱階段
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管1年。”企業(yè)要加強會計檔案管理，避免出現(xiàn)會計檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財務(wù)部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。
內(nèi)部人員借閱會計檔案的管理標準：內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經(jīng)由會計機構(gòu)負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。
外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5 會計檔案銷毀階段
會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。
2 會計檔案的管理策略
第一，結(jié)合財務(wù)管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規(guī)制會計工作內(nèi)容，從而保證會計工作流程的規(guī)范性、有效性。
第二，把所有經(jīng)濟活動都歸入會計監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。
第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會計檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會計管理工作有效進行。
3 會計檔案管理創(chuàng)新實踐
3.1 會計檔案電子化、信息化革新
紙質(zhì)檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務(wù)系統(tǒng)軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會計檔案管理的最新要求，2014年，財務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災(zāi)存儲的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實現(xiàn)對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。
3.2 優(yōu)化人員配置，確保會計檔案專業(yè)專職管理
財務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會計檔案管理崗位，配備專業(yè)財務(wù)人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質(zhì)量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業(yè)資格證書，大學?？萍耙陨蠈W歷，且有5年以上會計工作經(jīng)驗，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務(wù)管理職能進一步強化。
3.3 重視業(yè)務(wù)水平，加強培訓(xùn)管理
1范圍
本標準規(guī)定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核
。
本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準
下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。
財政部會第4號《企業(yè)財務(wù)通則》。
財政部會第5號《企業(yè)會計準則》。
財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務(wù)制度》。
華中電力集團電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責
會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務(wù)
4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會計檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。
4.1.3負責對本局形成的財務(wù)檔案的歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批
準銷毀的會計檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反
映本局經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其
他財務(wù)報告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
4.2.2局財務(wù)部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應(yīng)當歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔
案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時間
4.3.1本局每年形成的會計檔案，應(yīng)由局財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務(wù)部保管一年，期滿之后，
第二年由局財務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。
4.3.3編制會計檔案移清冊時，應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等
內(nèi)容。
4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，
交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，
檔案人員應(yīng)會同局財務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
4.4會計檔案的管理
4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)
、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行編號、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“年度—
—會計名稱——案卷號”的順序排架。
4.5會計檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財務(wù)報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔
助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其
保管期限定為5年。
4.5.6主要財務(wù)指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務(wù)部提出段意見，編制會計檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期
限、銷毀時間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計 檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得
銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔
案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.6會計檔案的利用
4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢
索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟工作服務(wù)。
4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分
管領(lǐng)導(dǎo)批準，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復(fù)制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會計檔案的保管
4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè) 會計檔案 管理
隨著我國煤炭企業(yè)步入轉(zhuǎn)型發(fā)展和資源整合的重大時期，煤炭企業(yè)會計檔案管理迫切需要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。在過去礦務(wù)局的基礎(chǔ)上改制后組建的國有企業(yè)通過近幾年的跨越式大發(fā)展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開采、煤化工、火力發(fā)電、房地產(chǎn)等多個產(chǎn)業(yè)的大型煤炭企業(yè)集團。由于受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制和舊的手工賬下的會計檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業(yè)會計檔案管理逐步地與財務(wù)管理信息化的要求不相適應(yīng)。會計信息化發(fā)展提高了會計核算、資產(chǎn)資金管理的準確性，進一步規(guī)范了操作流程，提升了財務(wù)人員的工作效率，降低了他們的勞動強度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來，更好地參與到企業(yè)的經(jīng)營管理決策中來。加強會計檔案管理工作既是當前企業(yè)財務(wù)管理信息化發(fā)展的客觀需要，也是時展的必然訴求。管好用好會計檔案是企業(yè)每一個財務(wù)工作者的重要責任，也是會計工作向高水平方向發(fā)展的重要前提。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重視度不夠。不少企業(yè)重會計業(yè)務(wù)工作，忽視會計檔案管理工作，未設(shè)置專職的會計檔案管理員，在制度設(shè)計上缺少檔案保管項目，監(jiān)督管理缺乏。這種作法導(dǎo)致會計業(yè)務(wù)工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業(yè)的管理水平的提升。會計檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會計憑證、會計賬簿多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，認為地將會計檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導(dǎo)致新的憑證檔案不能順利歸檔，會計部門暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現(xiàn)象，這甚至影響到后續(xù)會計業(yè)務(wù)的開展，從而影響了財務(wù)管理工作的質(zhì)量和效果。
2.會計檔案制度缺乏具體操作規(guī)程，責任不明確。目前國家會計培訓(xùn)教材往往偏重于規(guī)范會計業(yè)務(wù)操作，屬于會計檔案管理內(nèi)容，主要是規(guī)范了保存年限等內(nèi)容，對于具體的裝訂等方面沒有做具體要求。具體檔案保管操作規(guī)范需要企業(yè)在本企業(yè)會計制度中自行規(guī)范。會計檔案是會計信息的載體，對于檔案要求不明確，會計人員執(zhí)行主觀性偏大造成會計檔案達不到管理要求。對于合同類會計檔案，財務(wù)部門往往錯誤認為合同屬于煤礦企業(yè)管理科管理，自己就無須整理了，這樣不僅導(dǎo)致了會計檔案不全，還造成了財務(wù)付款缺乏依據(jù)，不能按照合同進度進行付款，甚至出現(xiàn)超付，給企業(yè)帶來了一定的財務(wù)風險。
3.會計檔案整理工作不夠規(guī)范，未能實行分類別管理。往往在整理歸檔時側(cè)重于會計憑證、會計賬簿、會計報表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會計業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料并沒有進行整理，如財務(wù)決算批復(fù)、審計意見等資料未能及時附到憑證后面。部分煤礦財務(wù)由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨裝訂。對于資料的輕重緩急區(qū)分不夠，遺漏重要會計文件的存檔工作，給未來查閱帶來了不必要的麻煩。會計檔案在銷毀時未能及時將土地使用權(quán)等涉及資產(chǎn)購置的憑證、未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證及時抽出，導(dǎo)致對未來會計期間會計工作產(chǎn)生重大影響。
4.會計檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)不高，責任心不強。從業(yè)人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗，對檔案的基本操作規(guī)程、財務(wù)檔案的歸檔范圍等標準不清楚。有的單位甚至存在財務(wù)人員利用會計檔案管理的職權(quán)違反會計法規(guī)，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標，在沒有實際經(jīng)營業(yè)務(wù)的情況下違反國家稅收征管和發(fā)票管理規(guī)定，為他人虛開、為自己虛開、讓他人為自己虛開、介紹他人虛開增值稅專用發(fā)票，玩企業(yè)的考核辦法于股掌之間，欺騙上級監(jiān)管部門。有的則為了完成項目部經(jīng)營指標而人為調(diào)劑原煤與項目部利潤。建假賬、建賬外賬、虛列成本設(shè)置“小金庫”行為造成會計核算工作的很不規(guī)范，會計信息失真，進而影響了企業(yè)集團的戰(zhàn)略決策。
5.財務(wù)檔案管理重書面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計算機普及和網(wǎng)絡(luò)信息化的迅猛發(fā)展，企業(yè)逐步地考慮到將紙質(zhì)文檔以電子文本的形式保存下來，但是由于保存措施不當，未能進行防火、防水、防潮、防盜等工作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。由于沒有及時辦理借閱手續(xù)，導(dǎo)致不知所蹤難以找回。由于網(wǎng)絡(luò)傳播的普遍性和及時性，不經(jīng)意間透露的企業(yè)的某些會計檔案信息有可能會被人利用，泄露企業(yè)的商業(yè)機密，給企業(yè)造成不必要的損失，加強電子數(shù)據(jù)安全性成為當務(wù)之急。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.提高認識，切實加強對會計檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。我國會計法律體系的基本法《會計法》第二十三條規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定?！眴挝回撠熑素撚幸婪ㄞk理本單位會計工作移交和保管會計檔案資料的責任。單位負責人作為會計工作的主要責任人，要進一步提高對檔案工作的認識，樹立“對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的理念，從維護企業(yè)真實面貌的高度，切實加強對本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發(fā)展規(guī)劃，及時解決會計檔案管理工作中的實際困難和問題。本單位的財務(wù)機構(gòu)負責人要把會計檔案工作列入本部門年度崗位目標責任制考核，落實會計檔案工作人員職責，有效地開展工作，為會計檔案工作創(chuàng)造有利條件，確保會計檔案完整有效。
2.加強會計從業(yè)人員的檔案管理知識的考核培訓(xùn)，提高管理人員的知識技能和職業(yè)道德素養(yǎng)。作為會計檔案整理的直接責任人，專職（或兼管）會計檔案管理人員對會計檔案規(guī)范化整理的認知和熟練度，直接決定了會計檔案工作質(zhì)量。會計檔案工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，會計檔案管理人員除了具有較強的專業(yè)技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養(yǎng)知識技能全面的會計檔案管理人員是做好新形勢下財務(wù)管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關(guān)心愛護會計檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會計人員參加檔案部門舉辦的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，充分調(diào)動和發(fā)揮好會計檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，不斷提高企業(yè)財務(wù)部門會計檔案管理水平。
3.建立健全本單位會計檔案工作機構(gòu)，明確工作職責。為落實會計檔案管理責任制，加強會計檔案工作，做到管理到位、責任到人，各單位要建立健全會計檔案室，明確財務(wù)機構(gòu)負責人和專（兼）職會計檔案員，會計檔案管理員要保持相對穩(wěn)定，若要更換則要做好交接手續(xù)。會計檔案室主要履行以下職責：貫徹執(zhí)行會計檔案法律法規(guī)，建立健全會計檔案工作規(guī)章制度；對本部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門會計文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督；統(tǒng)一保管財務(wù)部門的各種會計檔案，并按規(guī)定向本單位檔案室移交；負責所保管會計檔案的提供和利用；協(xié)助稅務(wù)、財政機關(guān)查閱會計檔案；完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。建立健全會計檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開發(fā)利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責任制等制度，并嚴格執(zhí)行。因管理不善或給檔案造成嚴重損失的，依法追究有關(guān)負責人及直接責任人的責任。財務(wù)工作實行定期輪崗制度，會計檔案管理人員也不例外，通過檔案管理工作定期輪崗有利于提高財務(wù)檔案管理工作水平。
4.會計檔案管理內(nèi)容按照會計檔案管理辦法，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理的實際情況以及事務(wù)特點，將會計檔案分類進行管理以提高會計檔案利用率。會計檔案可以按照來源不同分為內(nèi)部會計檔案和外部會計檔案。外部會計檔案是按照會計檔案管理規(guī)定要定期移送到檔案管理部門的資料，如年度財務(wù)報告、會計憑證、會計賬簿等，而內(nèi)部會計檔案是財務(wù)部門自行保存的會計檔案，如預(yù)算管理類報告、工程管理類、稅政管理類、資產(chǎn)資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時要根據(jù)檔案的連續(xù)性、系統(tǒng)性加以篩選保存，制定統(tǒng)一格式，實行標準化管理，便于查詢利用。
5.建立健全會計檔案安全機制，維護企業(yè)商業(yè)機密。安全是會計檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長鳴。信息技術(shù)的發(fā)展給我們的工作帶來巨大的變化，電子文檔在信息存儲上相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔具有空間小而容量大的特點。這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來嚴峻的挑戰(zhàn)，但并不意味著紙質(zhì)檔案不重要。我們要在保留一份紙質(zhì)會計檔案的同時，保留一份電子檔案，實現(xiàn)雙備份，雙保險。在保存上對電子信息要定期刻制光盤加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應(yīng)急方案，確保檔案絕對安全。在信息化時代，會計信息作為一種資源在企業(yè)經(jīng)營管理工作中的地位越來越顯得重要，企業(yè)應(yīng)當加強信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業(yè)設(shè)置了財務(wù)信息專網(wǎng)，要設(shè)置權(quán)限限制非本企業(yè)財務(wù)人員登錄訪問，及時修改登錄密碼，防止財務(wù)信息泄露。對于財務(wù)部門以外人員要求提供財務(wù)報告、審計報告等會計信息要建立健全責任追究制度，未經(jīng)財務(wù)部門負責人的批準不得對外提供企業(yè)的財務(wù)信息，否則要承擔相應(yīng)的經(jīng)濟法律責任，情節(jié)嚴重的還要加以辭退。
6.深化ERP系統(tǒng)應(yīng)用，實現(xiàn)記賬憑證與原始憑證電子檔案聯(lián)查功能。會計核算軟件中不能僅僅是賬務(wù)處理系統(tǒng)，應(yīng)當深化會計檔案功能的應(yīng)用，實現(xiàn)記賬憑證與相關(guān)原始憑證和支持文件的聯(lián)查功能。目前個別國產(chǎn)軟件如用友的NC系統(tǒng)實現(xiàn)了該功能，即在編制憑證分錄的同時，能夠在對應(yīng)的憑證分錄上實現(xiàn)相關(guān)文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費。因此應(yīng)當在滿足電子查閱功能的同時，最大限度提升系統(tǒng)空間的使用效率，加強憑證附件上傳的監(jiān)督管理工作，防止無效文件上傳，并定期做好數(shù)據(jù)備份工作。
總之，會計檔案工作應(yīng)當要緊密聯(lián)系會計信息化發(fā)展的時代要求，在遵守現(xiàn)有的檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上積極采取有效措施，探索創(chuàng)新會計檔案管理模式，促進煤炭企業(yè)財務(wù)管理工作更上一個新臺階。
參考文獻：
[1]趙清和.談財務(wù)部門會計檔案的管理.沈陽建筑大學學報：社會科學版.2005（4）.
[2]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理.財會通訊.2007（7）.
引言
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會計檔案就是高校建設(shè)、教學、科研過程中經(jīng)濟事務(wù)的主要載體。本文就高校會計檔案的管理工作談幾點粗淺認識。
1. 高校會計檔案管理工作中存在的問題
1.1檔案保管不規(guī)范
按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實際工作中，許多高校的財務(wù)部門，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財務(wù)部門人員不足，沒有專人負責會計檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財務(wù)部門為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。
1.2管理程序不合理
會計檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準備工作；移交點收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責；交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟粰n案管理部門和財務(wù)部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。
1.3檔案資料不齊全
會計檔案包括會計憑證類、會計帳薄類、財務(wù)報告類和其他類。許多高校在收集會計資料時，往往將財務(wù)報表類中的上級有關(guān)文件、財務(wù)制度財務(wù)活動分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會計下的財務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。高校普及會計電算化已有十年的歷史，對實施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有制定相應(yīng)的管理辦法，未將其納入會計檔案的管理范疇。不少學校只存放紙介質(zhì)會計檔案，對會計電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時備份、拷貝和歸檔。由此導(dǎo)致了電算會計檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對會計檔案的正常使用，例如，進行軟件的變更或升級時，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。
1.4管理制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會計檔案管理細則。這使得高校會計檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報、文書合同等會計檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。
2. 提升高校會計檔案管理工作的有效策略
2.1明確會計檔案歸檔范圍
對會計文件資料內(nèi)容進行分析，屬于歸檔范圍的會計資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級核算單位的會計資料屬于會計檔案歸檔范圍，二級核算單位的會計資料、設(shè)備管理部門和房產(chǎn)管理部門建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會計檔案歸檔范圍，應(yīng)收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實行會計電算化的高校，從會計檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會計憑證會計賬簿、財務(wù)報告等立卷歸案，也應(yīng)將電算會計產(chǎn)生的會計信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進行備份，用光盤存儲保管，與紙質(zhì)的會計檔案資料一并歸檔。
2.2嚴格執(zhí)行管理程序
按照財務(wù)會計檔案管理的時間、內(nèi)容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準備工作；移交時認真點收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊登記；未了事項另行立卷；檔案管理部門和財務(wù)部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。
2.3完善檔案管理制度
建立健全高校會計檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校會計檔案規(guī)范化，必須制定高校會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會計檔案保管制度》、《高校會計檔案保密制度》、《高校會計檔案移交與銷毀制度》、《高校會計檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。
參考文獻：
會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內(nèi)和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數(shù)據(jù)，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數(shù)據(jù)，保障財會數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會計核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉(zhuǎn)變，因此實現(xiàn)會計檔案的信息化管理是實現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢。
（二）醫(yī)院電算化會計檔案管理的特點
1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財會檔案，如，藥品盤點表、醫(yī)院收費管理系統(tǒng)病人預(yù)交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財會檔案和傳統(tǒng)意義上的財會紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會計背景下對相關(guān)財會人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財會核算的專業(yè)知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。
二、醫(yī)院會計電算化檔案管理的有效建議
（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會計檔案管理理念
新醫(yī)院的電算化會計檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當加強全醫(yī)院上下對會計檔案管理的重視程度，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)嚴格執(zhí)行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應(yīng)當創(chuàng)新會計檔案管理理念，學習相關(guān)的會計和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強對檔案和會計相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來對相關(guān)工作人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)，一方面強化管理檔案意識，另一方培養(yǎng)信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。
（二）完善財會電子化的軟硬件設(shè)施
加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機，選用符合醫(yī)院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問題，減少計算機病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。
（三）健全檔案管理制度
首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章?？傊?，電算化背景下醫(yī)院的會計檔案管理工作是醫(yī)院財務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對提高醫(yī)院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財會檔案管理工作人員應(yīng)當具備與時俱進的意識，通過技能培訓(xùn)和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：
高校會計檔案；信息化；管理制度
一、前言
會計檔案體現(xiàn)了一個單位經(jīng)濟活動，通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈。高校會計檔案是記錄和反映學校在管理運行中形成的重要財務(wù)往來資料和原始憑證，是學校在行政、教學、科研等一系列往來業(yè)務(wù)中形成的歷史記錄，同時也是高校檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，高校財務(wù)涉及到的事項越來越多越來越復(fù)雜，對財務(wù)的各項要求也越來越高，會計檔案僅僅通過紙質(zhì)的方式，遠遠不能滿足當下的各類需求。特別是越來越多的會計憑證、報表等均已由原來的手工操作轉(zhuǎn)變成以電子形式產(chǎn)生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財政部、國家檔案局對原管理辦法進行多方調(diào)研論證，再經(jīng)過科學的研討和嚴格的試點，于2015年12月經(jīng)財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過，于2016年1月1日起施行新《會計檔案管理辦法》。
二、高校會計檔案管理現(xiàn)狀及分析
（一）對會計檔案的重要性認識不足，責任不明確，軟硬件配套設(shè)施落后
高校財務(wù)的工作重點，普遍在預(yù)、決算的編制、執(zhí)行、報賬業(yè)務(wù)等會計核算工作，而對于涉及到財務(wù)的資料檔案管理卻相對忽視。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專門的檔案管理部門，但是主要職責是管理學校的相關(guān)文件、學生資料等等，而且也是檔案專業(yè)的人員負責。對于財務(wù)上交的會計資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類資料，只能由會計人員前去查閱。而財務(wù)部門對于會計資料的管理，也沒有專職人員負責，都是部門人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關(guān)知識，因此在管理上存在很多問題。其次，會計檔案在檔案部門存檔的，所有查閱、借閱此類資料的，都要辦理很多相關(guān)的借閱手續(xù)，非常不便捷。財務(wù)部門自己管理的，則是存放于辦公室或者庫房，無法滿足專業(yè)檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒有明確的制度規(guī)定哪一類會計資料應(yīng)該存放于檔案部門還是存放于財務(wù)部門。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財務(wù)部門、一部分在檔案部門，不利于會計檔案的歸檔。
（二）管理方式落后、會計檔案質(zhì)量不高，歸檔不齊全
當下很多高校，對于會計檔案的保管，還僅僅是處于紙質(zhì)檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經(jīng)過長時間的檔案管理證明，紙質(zhì)檔案管理存在很大的弊端。打印紙質(zhì)不僅影響工作效率，大量的會計檔案資料會占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長的保管期限內(nèi)，紙質(zhì)檔案很容易字面污染和頁面損壞，不利于會計檔案資料的完整性；有些檔案管理權(quán)責歸屬不明確，特別是沒有專門檔案管理部門的學校。這樣就導(dǎo)致資料傳遞不明確，關(guān)聯(lián)部門之間可能產(chǎn)生推諉，相關(guān)聯(lián)資料可能分屬兩個不同的部門管理，甚至導(dǎo)致資料傳遞過程中的遺失。
（三）核銷不及時，容易造成資源浪費
2016年1月1日起實施的新會計檔案管理辦法，對各類會計檔案資料有了一個明確的保管期限。但是，很多高校因為特殊原因，不能按期銷毀到期的會計檔案。比如很多高校的基建會計檔案，因歷史原因，很多在建工程沒有按期轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)。針對該項目的會計檔案，有些的保管年限已經(jīng)超過了保管年限，但是無法進行銷毀，要留待以后備查，還需用專門的文件柜進行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經(jīng)過長時間存放，發(fā)黃變質(zhì)，大大影響閱讀的質(zhì)量。
（四）保密水平較低，存在安全隱患
目前高校對于會計檔案的保管，多數(shù)采用紙質(zhì)方式，主要體現(xiàn)在各類文件、憑證、原始單據(jù)等這一類；部分涉及到電子檔案的,都是通過word、excel方式，例如各類報表、申請、回復(fù)等等。很多高校并沒有針對會計檔案，制定專門的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。
三、如何利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)完善電子會計檔案管理
（一）加大會計檔案管理的投入，建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)字化管理
每年在單位預(yù)算經(jīng)費中，加入會計檔案管理專項經(jīng)費，用于會計檔案購買設(shè)備等項目使用。建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫，將財務(wù)軟件、會計檔案軟件、學校網(wǎng)絡(luò)平臺相結(jié)合，便于部門將會計核算產(chǎn)生的憑證、上級部門下達的相關(guān)文件、單位內(nèi)部文件等需存檔文件，轉(zhuǎn)換為可儲存文件，便于會計核算使用、會計檔案軟件進行保管。將繁瑣的會計檔案工作，通過數(shù)字化進行科學的管理。
（二）結(jié)合信息化的要求，制定財務(wù)檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專職管理人員
新會計檔案管理制度對電子檔案管理作出了更為詳細的要求，除了按照制度規(guī)定以外，結(jié)合本單位實際情況，制定單位會計檔案管理制度，并且據(jù)此繪制完整的會計檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專人負責會計檔案管理。
（三）嚴格按照檔案管理要求建設(shè)檔案資料、設(shè)備管理場地
對于會計檔案保管，不僅是紙質(zhì)的要求妥善保管，電子信息檔案及設(shè)備也應(yīng)當按照要求進行保管，因此，保管的場地也必須達到相應(yīng)的要求。首先，防火門、防盜門、防盜窗、滅火器等相應(yīng)的硬件條件必須達到。其次、庫房必須適合紙質(zhì)文件及電子設(shè)備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內(nèi)，避免電子設(shè)備溫度過高；濕度必須在45%-65%之內(nèi)，防止紙質(zhì)文件受潮，防止電子設(shè)備受潮變形。必要時安裝空調(diào)及除濕機。
四、發(fā)展前景及展望
電子信息化與會計工作相結(jié)合，是時展必要的過程，特別是對會計檔案的管理具有重大的意義。會計檔案是見證高校發(fā)展的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，對會計檔案管理的重視，體現(xiàn)了高校對自身經(jīng)濟發(fā)展的重視。會計檔案通過電子信息化進行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿足學校的發(fā)展需求，推動學校經(jīng)濟管理工作走可持續(xù)發(fā)展的道路都具有劃時代的意義。
參考文獻:
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中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）06-0244-01
2015年12月，財政部、檔案局令第79號新修訂的《會計檔案管理辦法》，明確提出電子會計檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會計檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。
1 高校會計檔案管理現(xiàn)狀
高校會計結(jié)算以自然年度為周期，主要來源于教學、科研、日常管理及建設(shè)等項目，由于高校的教學是以學年為周期，每到學期末、科研結(jié)題的時候財務(wù)部門最繁忙，財務(wù)報賬大廳好像春運排隊購買火車票一樣，報賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費大量時間排隊報賬，財務(wù)人員每天面對大量報賬人員連喝水的時間都沒有，每一個人都或多或少有些煩躁情緒，報賬已經(jīng)嚴重影響教職工的正常工作?？梢娫械臅嫻芾砟Ｊ揭呀?jīng)不能適應(yīng)校園的高速發(fā)展，隨著高校教學、科研等數(shù)字化的發(fā)展，后勤集團產(chǎn)業(yè)化，財務(wù)電算化軟件的更新，急需實現(xiàn)會計管理電子化。
會計檔案在財務(wù)部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財務(wù)部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導(dǎo)致財務(wù)檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復(fù)印，在查找、復(fù)印過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞現(xiàn)象，耗時幾天甚至幾周時間才能完成查詢工作，嚴重影響審計等各項工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會計檔案需實行電子化管理，進行網(wǎng)上查閱，保護會計檔案，提高各部門的工作效率。
2 電子會計檔案管理
2.1 電子會計檔案管理的必要性及制度完善
電子商務(wù)平臺推進了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)無紙化辦公，信息的網(wǎng)上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗時間，查閱人員通過輸入關(guān)鍵詞就能檢索到相關(guān)的會計檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務(wù)水平，檔案人員有更多的時間用于檔案編研。
通過編研為利用者提煉出有價值的信息，為學校管理決策服務(wù)。在校園各辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置會計系統(tǒng)的終端設(shè)備，實現(xiàn)會計信息的資源共享。
規(guī)范電子會計檔案的管理制度，財務(wù)部門配有專門的兼職檔案管理人員，規(guī)范會計資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護電子會計檔案的真實、完整、安全，財務(wù)部門在電子會計檔案移交時制作填寫《電子會計檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財務(wù)備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會計電子檔案；電子源文件的元數(shù)據(jù)及背景信息存檔。完善電子會計檔案查詢系統(tǒng)，提高財務(wù)、審計人員查檔效率。
2.2 電子會計檔案的真實性完整性
歸檔電子會計檔案應(yīng)有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認證的電子簽名，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)聯(lián)同背景信息及元數(shù)據(jù)一同歸檔，保證電子會計檔案的完整讀取；所有數(shù)據(jù)均備份并異地保存，確保自然災(zāi)害不影響電子會計檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進行網(wǎng)上比對，保證接收電子發(fā)票的真實、準確、完整。
2.3 電子會計檔案的安全性
電子會計檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，大量的會計信息在網(wǎng)上公開，如何保護電子檔案的存儲、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應(yīng)為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會計檔案原件分開存儲，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權(quán)限，對于重要檔案只能到館后查閱；設(shè)置防火墻，保證系統(tǒng)安全運行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實完整。
2.4 電子會計檔案人員素質(zhì)要求
定期組織會計人員參加檔案專業(yè)知R的培訓(xùn)教育，提高會計電子檔案的案卷質(zhì)量，會計檔案管理人員參加會計培訓(xùn)、繼續(xù)教育，熟練掌握會計軟件的操作技能，會計及檔案人員之間經(jīng)常溝通交流，增強專業(yè)素質(zhì)和水平。
電子會計檔案是新生事物，檔案管理者適應(yīng)會計檔案電子化的管理過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來的會計軟件應(yīng)包含會計辦公系統(tǒng)和會計檔案系統(tǒng)，會計業(yè)務(wù)辦理完畢，系統(tǒng)自動生成電子會計檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計等工作。
參考文獻
系統(tǒng)建立在制度的基礎(chǔ)上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務(wù)檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當建立檔案，妥善保管?！必斦康臋n案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務(wù)憑證保管期限都有具體的相關(guān)規(guī)定。因此，企業(yè)制定檔案管理制度至少要明確部門職責、流程、保管期限、銷毀、監(jiān)控、懲罰等內(nèi)容。
檔案管理組織架構(gòu)是系統(tǒng)管理的重要內(nèi)容。一般來講，具體單位都設(shè)有檔案管理機構(gòu)，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業(yè)技術(shù)部門是檔案管理的職能部門，主要是技術(shù)部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責主要有負責安排和協(xié)調(diào)檔案部門工作，配備與任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關(guān)部門及企業(yè)分廠設(shè)相應(yīng)的兼職檔案員，業(yè)務(wù)受檔案部門指導(dǎo)，按時完成檔案部門所交辦的有關(guān)檔案工作。
二、完善檔案管理部門的工作內(nèi)容和責任
做好檔案管理的系統(tǒng)性工作，要明確相關(guān)部門的工作內(nèi)容和責任。企業(yè)檔案工作堅持實行集中統(tǒng)一管理的原則。承擔負責檔案管理的職能部門要負責本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。企業(yè)要設(shè)置檔案室，檔案室的專職檔案人員負責企業(yè)檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務(wù)會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務(wù)部門負責整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務(wù)部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務(wù)檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和政策，維護檔案的完整與安全。
對于檔案管理人員來講，職責和責任很重要，檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務(wù)，應(yīng)列入檔案工作的職責范圍，并有相應(yīng)的經(jīng)濟責任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質(zhì)，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
三、完善檔案歸集的流程
檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業(yè)財務(wù)憑證、報表、其他財務(wù)相關(guān)資料；本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設(shè)置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。
對于檔案歸檔時間，不同企業(yè)有不同的要求，主要根據(jù)檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務(wù)類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續(xù)一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內(nèi)部各部門的兼職檔案員負責。凡屬應(yīng)歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統(tǒng)一。
財務(wù)類的資料比較特殊，做好財務(wù)檔案管理工作必須對財務(wù)檔案做合理的分類，從財務(wù)角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，如果發(fā)現(xiàn)需要重新裝訂時，一般應(yīng)當會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
四、細化檔案的使用、復(fù)制及銷毀管理
資料歸集后，調(diào)取和使用是經(jīng)常發(fā)生的事情，特別是經(jīng)常要復(fù)制一些圖紙和復(fù)制財務(wù)數(shù)據(jù)和資料，這種情況下，應(yīng)由申請部門填寫申請單，經(jīng)有關(guān)部門負責人審核后方能復(fù)制，需出檔案庫房復(fù)制的文件應(yīng)由責任檔案管理員負責監(jiān)督復(fù)制。
檔案保管期限的確定和銷毀環(huán)節(jié)也很重要。原則上講，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存，對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規(guī)定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經(jīng)過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負責人批準后，即可銷毀。
確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執(zhí)行，銷毀時應(yīng)指定專人（一般兩人以上）銷毀和監(jiān)督，以防發(fā)生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執(zhí)行。
