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時(shí)間：2023-03-13 11:24:09
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇學(xué)校檔案升級(jí)驗(yàn)收范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
20xx年全市檔案工作的總體要求是，認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的xx屆x中全會(huì)以及省委、xx和xx市委全會(huì)精神，根據(jù)上級(jí)檔案部門的工作部署，以貫徹落實(shí)省“兩辦”《實(shí)施意見》和xx市“兩辦”《通知》精神為主線，以堅(jiān)持“三個(gè)走向”為根本要求，以“五檔共建”為主抓手，抓基層、夯基礎(chǔ)、強(qiáng)法治、重人才，力爭(zhēng)為“xx”規(guī)劃收好官、為“十三五”規(guī)劃謀好篇，努力開創(chuàng)具有xx特色的檔案工作新局面。
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、深入貫徹落實(shí)省“兩辦” 《實(shí)施意見》和xxx市“兩辦”《通知》精神
繼續(xù)深入學(xué)習(xí)省“兩辦”《實(shí)施意見》以及xx市“兩辦”《關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)實(shí)施意見的通知》精神，結(jié)合xx檔案工作實(shí)際，提出xx市《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》的貫徹落實(shí)意見方案，提請(qǐng)瑞安市“兩辦”出臺(tái)貫徹落實(shí)的實(shí)施意見。
二、緊緊圍繞市委、市政府中心工作提供檔案服務(wù)
1、圍繞市委、市政府重大部署和重點(diǎn)工作，繼續(xù)做好“五水共治”，“三改一拆”、“x商回歸”等檔案工作。
2、圍繞紀(jì)念抗戰(zhàn)勝利70周年，收集抗戰(zhàn)資料，配合市委宣傳部等做好紀(jì)念抗戰(zhàn)勝利70周年宣傳工作。
三、全面推進(jìn)“五檔共建”工作
(一)增強(qiáng)法治意識(shí)，推進(jìn)法治檔案建設(shè)
1、增強(qiáng)檔案法治意識(shí)。各立檔單位要強(qiáng)化檔案法治意識(shí)，健全檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，確保將本單位檔案收集齊全、整理歸檔、依法移交，切實(shí)做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。圍繞全面深化改革要求，建立健全檔案政務(wù)事中事后監(jiān)督制度，推進(jìn)權(quán)力清單和責(zé)任清單制度的規(guī)范運(yùn)行。
2、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和行政管理工作。深入鎮(zhèn)街(社區(qū)、村)、機(jī)關(guān)部門和企事業(yè)單位進(jìn)行檔案工作業(yè)務(wù)督查指導(dǎo)，組織開展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。加大行政執(zhí)法力度，推進(jìn)《檔案法》在基層貫徹實(shí)施，提升基層檔案工作規(guī)范化水平。
3、深入開展檔案普法宣傳。以《檔案法》頒布實(shí)施28周年和“6.9國(guó)際檔案日”為契機(jī)，組織開展檔案常識(shí)和檔案普法宣傳。
(二)加強(qiáng)館室共建，推進(jìn)智慧檔案建設(shè)
1、加快館藏檔案數(shù)字化，積極配合xx市“館際一體化”建設(shè)。按照檔案的利用率、重要程度、破損程度等，制定館藏檔案數(shù)字化加工進(jìn)度計(jì)劃，今年將完成館藏檔案數(shù)字化加工100萬頁。利用新檔案大樓建設(shè)之機(jī)，推進(jìn)數(shù)字檔案館軟硬件平臺(tái)建設(shè)，配合xx市局做好xx市“館際一體化”建設(shè)。
2、加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。以省級(jí)規(guī)范化數(shù)字檔案室和xx市級(jí)示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建活動(dòng)為載體，確定今年我市數(shù)字檔案室創(chuàng)建對(duì)象，力爭(zhēng)完成10家以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室”的目標(biāo)。
3、開展檔案登記備份、電子檔案的歸檔和移交工作。力爭(zhēng)基本完成進(jìn)館單位的室藏重要傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和備份工作。爭(zhēng)取把電子文件歸檔和電子檔案移交接收利用納入本地信息化項(xiàng)目。
(三)整合檔案資源，推進(jìn)民生檔案建設(shè)
1、加大檔案的接收、征集力度。繼續(xù)做好鎮(zhèn)街、部門到期檔案的接收，開展“三重一特”檔案征集工作，完善“xx名人”、“xx方言”建檔工作，完善“文化大禮堂”建檔工作。繼續(xù)開展瑞安改革開放“口述歷史”的采集和建檔，名鎮(zhèn)名村建檔工作。開展民間檔案征集工作，加強(qiáng)與民間檔案文獻(xiàn)收藏人員的聯(lián)系和溝通，做好民間檔案文獻(xiàn)征集和收藏的登記工作，努力征集散存在民間的珍貴檔案資料。
2、加強(qiáng)民生檔案指導(dǎo)管理。開展涉民檔案調(diào)研，加強(qiáng)重點(diǎn)涉民檔案規(guī)范化建設(shè)的監(jiān)督指導(dǎo)，整理、編寫《xx市民生檔案目錄》，推進(jìn)民生檔案資源整合。繼續(xù)做好勞動(dòng)人事檔案的指導(dǎo)管理工作，加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明、學(xué)籍、宅基地審批等民生檔案的指導(dǎo)管理。
3、加強(qiáng)檔案資源共享利用。優(yōu)先安排民生檔案數(shù)字化加工，提升查檔系統(tǒng)軟硬件設(shè)備設(shè)施功能，深化“異地查檔，跨館服務(wù)”工作，完善檔案利用體系，推動(dòng)檔案資源共享利用。
(四)強(qiáng)化安全監(jiān)管，推進(jìn)平安檔案建設(shè)
1、加強(qiáng)檔案館(室)建設(shè)。各立檔單位應(yīng)重視檔案館(室)軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案館(室)制度管理，確保檔案實(shí)體安全。
2、加強(qiáng)檔案信息安全。做好檔案與電子文件的安全管理、保密管理和應(yīng)急處置，做好重要檔案異地備份，完成檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)測(cè)評(píng)。相關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范數(shù)字化加工外包管理，確保檔案信息安全。認(rèn)真做好“平安xx”建設(shè)檔案工作考核，加強(qiáng)檔案安全監(jiān)管。
醫(yī)院檔案室工作計(jì)劃范文二
一、指導(dǎo)思想
以XX大精神為指導(dǎo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)社會(huì)主義關(guān)于“科學(xué)發(fā)展觀”理論，深入貫徹執(zhí)行《檔案法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《8號(hào)令》，認(rèn)真落實(shí)上級(jí)關(guān)于檔案工作的有關(guān)精神，緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作，充分發(fā)揮檔案服務(wù)功能，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，為教育事業(yè)及廣大教職工服務(wù)。
二、工作目標(biāo)
加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)，用好“超星”軟件管理系統(tǒng)。進(jìn)一步鞏固和提高學(xué)校檔案管理水平，充分利用檔案信息資源，拓展檔案的教育功能、信息功能和服務(wù)功能，創(chuàng)建省三星級(jí)合格檔案室，使學(xué)校檔案工作達(dá)到規(guī)范化管理的要求。
三、主要工作措施
1.工作具體分工，既責(zé)任到人，又共同合作，齊心協(xié)力，完成工作目標(biāo)。
2、歸檔文件齊全完整，并按照本校制訂的歸檔范圍和保管期限表，準(zhǔn)確劃分保管期限。
3、按照常熟市檔案局常檔〔20XX〕8號(hào)《關(guān)于印發(fā)20XX年度檔案執(zhí)法、業(yè)務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)的通知》文件精神認(rèn)真學(xué)習(xí)，及早熟悉并掌握“標(biāo)準(zhǔn)”內(nèi)容，逐條對(duì)照，逐項(xiàng)落實(shí)，扎扎實(shí)實(shí)開展好本校的檔案工作。
4、嚴(yán)格按照歸檔文件整理辦法操作，強(qiáng)化收集，簡(jiǎn)化整理，細(xì)化檢索，深化利用，不斷推進(jìn)歸檔文件整理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。
5.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，支持檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
6.向升級(jí)為省二星級(jí)、省三星級(jí)的檔案室學(xué)習(xí)取經(jīng)，通過省級(jí)驗(yàn)收。
7.堅(jiān)持原則秉公辦事，做到被服務(wù)的對(duì)象高興而來，滿意而歸。
四、重點(diǎn)工作安排
1、做好本院20XX年資料的收集工作。貫徹執(zhí)行新保管期限表( 8號(hào)令 ),做好20XX年檔案資料的整理、編目、歸檔工作。7月30日前完成年度文件材料歸檔，并上報(bào)歸檔文件整理目錄及歸檔文件整理說明。
當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)以創(chuàng)造和分配信息為基礎(chǔ)的信息時(shí)代，社會(huì)對(duì)信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。檔案信息化要緊跟社會(huì)信息化的發(fā)展步伐，高校檔案，是高校改革發(fā)展的重要組成部分，是高校滿足師生信息需求和提供社會(huì)服務(wù)的重要工具，參與檔案工作規(guī)范管理等級(jí)評(píng)定，能夠提升檔案服務(wù)管理創(chuàng)新水平。
1．參與評(píng)定，學(xué)校的檔案管理工作能夠得到重視。以往，許多高校對(duì)檔案工作缺乏認(rèn)識(shí)，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)立、人員的配備和功能建設(shè)等難以得到保證。參加評(píng)定升級(jí)，高校能夠站在一個(gè)全新的角度以宏觀地戰(zhàn)略眼光去看待新形勢(shì)下的檔案工作，能夠充分認(rèn)識(shí)到高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。
2．參與評(píng)定，師生員工的檔案意識(shí)能夠得到提高。在平時(shí)工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，案卷材料不齊全、不完整，一些極具查考利用價(jià)值的檔案散存在承辦部門或流落在個(gè)人手中。究其原因，主要是群體檔案意識(shí)薄弱。若參與評(píng)定，在迎評(píng)過程中的檔案建設(shè)需要各方面、各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進(jìn)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)深化，從這個(gè)意義上說，迎評(píng)對(duì)師生員工的檔案意識(shí)的影響是十分廣泛的。
3．參與評(píng)定，檔案部門的服務(wù)意識(shí)能夠得到強(qiáng)化。服務(wù)中心、服務(wù)大局是檔案工作的永恒主題和根本任務(wù)。檔案工作的價(jià)值任務(wù)在于及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息服務(wù)，檔案的作用也在利用中產(chǎn)生和發(fā)揮。因此，高校檔案部門要找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)于師生、服務(wù)高校、服務(wù)于社會(huì)的切入點(diǎn)，提高服務(wù)質(zhì)量，滿足快速地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強(qiáng)化了檔案部門的服務(wù)意識(shí)。
4．參與評(píng)定，檔案編研工作的力度能夠得到加大。高校檔案編研工作，是以高校檔案館室藏為對(duì)象，以滿足高校和社會(huì)利用檔案的需求為目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按照一定的目標(biāo)，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、挑選、編輯和評(píng)價(jià)，以多種形式提供檔案信息服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。參與檔案規(guī)范管理等級(jí)評(píng)定，能夠深刻感受到編研是檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，各高校要加大這方面的工作力度，高校檔案編研工作要更具有計(jì)劃性、適用性、真實(shí)性和研究性。
5．參與評(píng)定，各項(xiàng)評(píng)估檔案的建設(shè)能夠得到加強(qiáng)。無論對(duì)本科院校的教育教學(xué)評(píng)估，還是對(duì)高職高專院校的人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估，各項(xiàng)評(píng)估檔案資料的整理是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。檔案是學(xué)校在教學(xué)實(shí)踐中逐步積累形成的一系列原始資料，它是學(xué)校教學(xué)管理工作的縮影，直接或間接地展現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)工作的全貌，是衡量學(xué)校質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。只有在日常教學(xué)和管理工作中做好檔案的收集和整理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，才能進(jìn)一步提高高等學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，也才能使學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作順利通過。
二、全面提升高校檔案工作規(guī)范服務(wù)管理水平
在《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級(jí)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)及自檢、評(píng)審表》中，科學(xué)地將評(píng)定內(nèi)容分了“管理機(jī)制”、“業(yè)務(wù)建設(shè)”和“信息服務(wù)”三大評(píng)定范圍。全面提升高校檔案工作的管理創(chuàng)新水平也將從這三個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)。
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國(guó)高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國(guó)家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來，原來的學(xué)校對(duì)干部人事檔案沒有自主管理權(quán)，長(zhǎng)期以來不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢(shì)必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。
（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。
（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。
（四）升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重
很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過了上級(jí)部門的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)，二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過，為了達(dá)到同一個(gè)等級(jí)或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)
干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊(duì)伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)（下轉(zhuǎn)第51頁）（上接第43頁）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍
為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。
【參考文獻(xiàn)】
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（一）高職院校檔案管理的服務(wù)意識(shí)
較差和部門之間缺乏配合高職院校進(jìn)行檔案管理工作的目的是更好地為教學(xué)服務(wù)、學(xué)生管理、高職院校的發(fā)展建設(shè)。但是，高職院校的檔案管理卻經(jīng)常忽視了這一目的，具體表現(xiàn)為：第一，經(jīng)常遺失一些材料和檔案，為老師和學(xué)生帶來很重要的麻煩；第二，學(xué)生檔案材料內(nèi)容不統(tǒng)一,規(guī)范性較差,檔案材料質(zhì)量不高,利用率較低。學(xué)生材料主要是各系各輔導(dǎo)員管理，沒有統(tǒng)一的要求，大多數(shù)材料基本上是一些由個(gè)人填寫的判斷式材料為主（如畢業(yè)生登記表），全面反映個(gè)人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料較少；從而影響檔案材料的真實(shí)性、完整性，使檔案利用價(jià)值大大降低。在高職院校里，檔案管理部門往往會(huì)被邊緣化，高職院校各部門之間對(duì)檔案管理普遍缺乏配合意識(shí)。
（二）“硬件”投入不足和“軟件”建設(shè)嚴(yán)重滯后
隨著國(guó)家對(duì)教育的大力支持，很多高職院校的條件設(shè)施有了明顯改善，但很多高職院校對(duì)檔案室的建設(shè)的“硬件”相對(duì)投入較少，現(xiàn)有的一些保管設(shè)備陳舊老化，很多高職院校檔案房簡(jiǎn)陋，“六防”（防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防高溫）設(shè)施不到位，高職院校對(duì)檔案室的設(shè)施設(shè)備投入較少，影響了高職院校檔案工作的發(fā)展。“軟件”建設(shè)嚴(yán)重滯后。很多高職院校檔案管理制度不健全，檔案的服務(wù)能力低，效率低下，檔案的管理手段落后，高職院校檔案管理的軟件非常少等一系列問題。
（三）檔案室檔案的存放存在“散”，“亂”現(xiàn)象
檔案的隨便存放和一些檔案并沒有采取相應(yīng)的保密措施除學(xué)生學(xué)籍檔案和少數(shù)文件外，其他業(yè)務(wù)檔案的存放大多數(shù)分散在教務(wù)處、人事處、財(cái)務(wù)處、學(xué)工處、各系部及個(gè)人手中，沒有得到集中管理。
二、高職院校檔案工作存在的問題的原因分析
（一）缺乏協(xié)同合作與管理
很多高職院校的中心工作和檔案工作并沒有實(shí)現(xiàn)好協(xié)同，缺乏協(xié)同合作。因?yàn)楦呗氃盒５母黜?xiàng)資源有限，很多高職院校很難做到各項(xiàng)工作的同步協(xié)調(diào)，高職院校的很多部門也缺乏協(xié)同合作。由于高職院校以培養(yǎng)技能為核心就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)目標(biāo)，院領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)重視與現(xiàn)實(shí)利益相關(guān)的工作，如高職院校的教育和招生等的工作，一者院領(lǐng)導(dǎo)很難重視發(fā)展檔案工作，二者檔案工作在高職院校中很難協(xié)同合作。高職院校有很多檔案工作者經(jīng)常以自我們?yōu)橹行?，?jīng)常抱怨領(lǐng)導(dǎo)不重視和資源分配不均，缺乏與其它部門協(xié)同合作意識(shí)。
（二）檔案工作沒有更好的融入高職院校工作
高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的沒有引起高度重視，是檔案工作沒有融入高職院校工作的重要原因，檔案工作由于對(duì)于高職院校的教學(xué)質(zhì)量和教育水平的提升并沒有太大的聯(lián)系，很多高職院校很難把檔案工作和高職院校的其它方面的工作融合在一起，檔案工作沒有更好的融入到高職院校工作，會(huì)容易遭到高職院校一些部門的忽視。
三、創(chuàng)新高職院校檔案工作的策略及措施
創(chuàng)新既是民族進(jìn)步和國(guó)家興旺的動(dòng)力，也是高職院校發(fā)展的支柱。高職院校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來高等職業(yè)教育發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)體制的需要。所以要以創(chuàng)新管理思想為指導(dǎo)，加強(qiáng)協(xié)同為主線，把檔案工作深度融合到高職院校的各項(xiàng)工作當(dāng)中，才能促進(jìn)高職院校檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化水平，才能服務(wù)學(xué)院建設(shè)。
（一）加強(qiáng)高職院校各部門之間協(xié)同合作
加強(qiáng)高職院校各部門之間協(xié)同合作就是指檔案工作在高職院校各部門共同協(xié)作下，由檔案管理協(xié)調(diào)處理完成。一是加強(qiáng)檔案管理與學(xué)校各部門的文件管理工作相協(xié)同，讓檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)融入文件管理有關(guān)環(huán)節(jié)過程之中（實(shí)現(xiàn)所謂的“前端控制”），同時(shí)進(jìn)行有關(guān)工作流程的整合和優(yōu)化。二是讓檔案工作深度融入高職院校管理體制之中，與學(xué)院同步協(xié)調(diào)發(fā)展。三是做好主動(dòng)服務(wù)，在揮檔案資料的參考價(jià)值和憑證價(jià)值的同時(shí)，通過做好檔案資料與其它部門對(duì)接，以確保檔案工作的正確無誤。為了加強(qiáng)高職院校各部門之間協(xié)同合作，可以采取以下措施：第一，根據(jù)本校有關(guān)實(shí)際情況擬定合適的一套方案以確保高職院校各部門之間協(xié)同合作，以實(shí)現(xiàn)高職院校的檔案管理工作良好的發(fā)展。第二，選擇一定的“平臺(tái)”或“載體”推進(jìn)，比如文檔一體化管理和利用校園網(wǎng)開展服務(wù)等。第三，加強(qiáng)高職院校各部門之間工作的協(xié)同，可以借助一定的時(shí)機(jī)推進(jìn)，以便相對(duì)省力的打開局面。比如，借助高職院校迎接重大評(píng)估、達(dá)標(biāo)升級(jí)或進(jìn)行管理效能改革的時(shí)機(jī)，或者利用檔案主管部門檔案管理達(dá)標(biāo)定級(jí)活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)部門之間的協(xié)同，最后以規(guī)章制度形式保證部門之間的協(xié)同。
（二）把檔案工作融合到高職院校工作各環(huán)節(jié)
為了使檔案工作更好的融入高職院校工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以采取以下措施：第一，要加強(qiáng)宣傳、舉辦展覽、座談會(huì)等形式捕捉本高職院校檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使廣大師生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性；第二，可以運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)軟件利用，提高檔案工作的管理效率和服務(wù)水平，也更好地方便教師和學(xué)生進(jìn)行方便的查閱和提取檔案，也是為了更好的面對(duì)繁多的各類評(píng)估檢查；第三，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定和完善各種檔案機(jī)制，必須做到有領(lǐng)導(dǎo)抓、有機(jī)構(gòu)管、有專人做，真正做到議事有位置、計(jì)劃有內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)有保證、管理有措施、質(zhì)量有提高；第四，把檔案工作納入高職院校發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入學(xué)校管理制度和有關(guān)人員的崗位職責(zé)、納入校領(lǐng)導(dǎo)議事日程，檔案工作經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校當(dāng)年預(yù)算，確保“人、財(cái)、物”的到位，檔案部門參加學(xué)校重要計(jì)劃工作會(huì)議，參加學(xué)?？蒲姓n題、設(shè)計(jì)項(xiàng)目以及產(chǎn)品的評(píng)價(jià)、監(jiān)定會(huì)、參加學(xué)?；üこ炭⒐を?yàn)收工作、參加重大儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收工作。同時(shí)學(xué)校下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)，同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度，同時(shí)檢查文件材料形成情況；評(píng)審鑒定成果，同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料，這樣才能更好的把檔案工作融入學(xué)校工作各個(gè)環(huán)節(jié)。
（三）加強(qiáng)檔案工作的協(xié)同管理
加強(qiáng)檔案工作的協(xié)同管理，就是要對(duì)檔案立卷歸檔工作（甚至包括公布利用環(huán)節(jié)）的流程、規(guī)范與文件管理工作有關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范整合和協(xié)同，對(duì)文件的起草、形成、審核、簽發(fā)、執(zhí)行、更改、歸檔過程進(jìn)行控制。同時(shí)，也在協(xié)同管理中減少重復(fù)環(huán)節(jié)，降低成本，增加效率。為使檔案之程序化、制度化，需要建立配套的工作流程、職責(zé)規(guī)定、業(yè)務(wù)范圍。為此高職院?？梢圆扇∫韵虏僮鞑襟E：
1.熟悉檔案管理的有關(guān)流程、規(guī)范，各部門（工作流程中有關(guān)）文件管理流程、規(guī)范；明確和熟悉檔案收檔范圍；
2.分析現(xiàn)有工作程序、流程，按檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和協(xié)同管理降本增率需要，將之合理地簡(jiǎn)化、整合、增加、調(diào)整之后，建立針對(duì)文件管理與檔案工作協(xié)同管理的一套業(yè)務(wù)流程（工作程序、崗位職責(zé)要求）和共同遵守的規(guī)范（公文制發(fā)要符合歸檔規(guī)范），確保文、檔協(xié)同管理的工作機(jī)制程序化、制度化；
3.根據(jù)高職院校根據(jù)自身特點(diǎn)制定具體流程（例如，收到上級(jí)文件登記手續(xù)完后即到歸檔手續(xù)；給各有關(guān)單位建立獲獎(jiǎng)登記簿，獲獎(jiǎng)材料紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔等等）。
（一）校園網(wǎng)是指校園內(nèi)信息裝置互聯(lián)運(yùn)行的局域網(wǎng)絡(luò)，是由計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件等系統(tǒng)集成，為學(xué)校教育、教學(xué)和管理服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)，并通過與廣域網(wǎng)的連接，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離信息交流、資源共享和開展遠(yuǎn)程教育。
（二）校園網(wǎng)建設(shè)要納入學(xué)校發(fā)展總體目標(biāo)，從教育信息化發(fā)展趨勢(shì)和學(xué)校教育教學(xué)實(shí)際需要出發(fā)，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。
（三）校園網(wǎng)建設(shè)要堅(jiān)持硬件與軟件建設(shè)并重，人員培訓(xùn)優(yōu)先的原則。正在建設(shè)和已經(jīng)建設(shè)校園網(wǎng)的學(xué)校，要有負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、管理和維護(hù)工作的專職人員。
（四）從學(xué)校實(shí)際出發(fā)，制訂切實(shí)可行的運(yùn)行管理和安全保密制度。
（五）有條件的學(xué)校，可考慮實(shí)施計(jì)算機(jī)網(wǎng)與教育電視網(wǎng)“二網(wǎng)”并建方案，以便統(tǒng)一布局，節(jié)約開支。
二、校園網(wǎng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)
校園網(wǎng)系統(tǒng)應(yīng)按照國(guó)際通用的TCP／IP協(xié)議，在確保支持并實(shí)現(xiàn)教師備課、學(xué)生學(xué)習(xí)、教學(xué)管理、行政管理、資源信息查詢、對(duì)外交流及遠(yuǎn)程教育等功能的基礎(chǔ)上，按以下原則進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。
（一）保持先進(jìn)性。按照先進(jìn)的設(shè)計(jì)思路，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和開發(fā)工具，配置標(biāo)準(zhǔn)化和技術(shù)成熟的軟、硬件產(chǎn)品，保持網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和技術(shù)上的先進(jìn)性。
（二）注重實(shí)用性。校園網(wǎng)建設(shè)要充分利用現(xiàn)有設(shè)施、設(shè)備、教育軟件等資源，并能較為方便地實(shí)現(xiàn)各種功能，保證中文界面友好，兼容性強(qiáng)。
（三）堅(jiān)持開放性。系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)有利于開放用戶接口，方便內(nèi)源與外源信息溝通，實(shí)現(xiàn)開放條件下的教育教學(xué)服務(wù)和信息資源共享。
（四）具有技術(shù)前瞻性。可采用積木式模塊組合及結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)，做到系統(tǒng)配置靈活，并有利于功能擴(kuò)展和技術(shù)升級(jí)；同時(shí)，要盡量滿足低成本升級(jí)的需求。
（五）確保安全可靠性。校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)具有多層次安全控制，建立完善的安全保障體系和防病毒措施，嚴(yán)防受到攻擊加破壞；具有較強(qiáng)的容錯(cuò)功能，運(yùn)行穩(wěn)定可靠，管理、維護(hù)方便。
三、校園網(wǎng)系統(tǒng)及配置
校園網(wǎng)系統(tǒng)主要包括物理網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)平臺(tái)、應(yīng)用系統(tǒng)及資源庫等部分。
（一）物理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，一要采用結(jié)構(gòu)化布線設(shè)計(jì)。并考慮發(fā)展，盡量使用光纖（或雙絞線）作為傳輸介質(zhì)；二要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)功能要求，選擇好網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及其它網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；三要搞好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)各部分之間的互聯(lián)運(yùn)行，四要從實(shí)際和可能出發(fā)，配置終端設(shè)備。
（二）系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。主要是選擇網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)（目前主要采用windows、NT、UNIX、LINUX）、桌面平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫及防火墻等。
（三）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要視教育教學(xué)工作需要，選擇配置硬件和應(yīng)用軟件。學(xué)校常用的應(yīng)用系統(tǒng)有多媒體網(wǎng)絡(luò)教室、多媒體電子閱覽室、網(wǎng)絡(luò)多媒體課件制作系統(tǒng)、教師備課系統(tǒng)、校長(zhǎng)辦公系統(tǒng)及學(xué)校主頁等。
（四）采取自主開發(fā)與積極引進(jìn)相結(jié)合的辦法，加強(qiáng)教育教學(xué)軟件資源庫建設(shè)，不斷增加網(wǎng)上教育信息量。提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能力。
四、網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施
（一）配有滿足工作需要的機(jī)房、配線間及工作人員辦公室。其中主機(jī)房應(yīng)保持恒溫、恒濕狀態(tài)。
（二）有安全、可靠、能滿足網(wǎng)絡(luò)滿負(fù)荷運(yùn)行的供電系統(tǒng)。為確保網(wǎng)絡(luò)的安全，應(yīng)配置UPS（不間斷供電系統(tǒng)），與直接供電方式配合使用。
（三）網(wǎng)絡(luò)設(shè)備要安裝接地保護(hù)裝置。
五、校園網(wǎng)建設(shè)程序
(一)立項(xiàng)。擬建校園網(wǎng)的學(xué)校，在完成可行性論證的基礎(chǔ)上，向教委信息科提交立項(xiàng)報(bào)告。
(二)審批。教委根據(jù)學(xué)校提交的報(bào)告，組織（或委托有關(guān)部門或?qū)W校組織）專家進(jìn)行論證。根據(jù)論證結(jié)果，同意建設(shè)校園網(wǎng)的，正式予以批復(fù)并備案。
(三)選擇施工單位。項(xiàng)目確定之后，學(xué)校要按照公開、公正、公平的原則，在具有網(wǎng)絡(luò)施工質(zhì)資，業(yè)績(jī)佳、信譽(yù)好的單位中，通過招標(biāo)確定施工單位，并簽定協(xié)議。
(四)工程實(shí)施。施工單位要嚴(yán)格按照協(xié)議規(guī)定進(jìn)行工程施工。學(xué)校要監(jiān)督工程施工情況，并為施工方提供必要的條件加幫助，確保施工質(zhì)量。
(五)工程驗(yàn)收。工程完工后，按照協(xié)議文本內(nèi)容組織驗(yàn)收。要將線路測(cè)試、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)、軟件配置作為驗(yàn)收重點(diǎn)，確保實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)功能。驗(yàn)收合格后，施工方向?qū)W校移交工程檔案。
（一）綜合目標(biāo)
1、以《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》為依據(jù)，執(zhí)法檢查9個(gè)以上單位（部門）的檔案工作。
20__年6月至9月，區(qū)檔案局組織人員先后對(duì)區(qū)教育局、密地街辦、區(qū)統(tǒng)計(jì)局等9個(gè)單位開展了執(zhí)法檢查。從檢查情況來看，大部分單位能認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，但個(gè)別單位存在著領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，檔案人員更換頻繁，工作積極性不高，重經(jīng)濟(jì)輕檔案的工作觀念一時(shí)難以改變。
2、監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定5個(gè)以上區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化建設(shè)。
20__年，區(qū)檔案局按照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》積極開展檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化認(rèn)定工作。經(jīng)過努力，已完成了南山街辦、區(qū)公安分局、弄弄坪街辦等10個(gè)部門、單位的檔案規(guī)范化認(rèn)定、升級(jí)和復(fù)查工作。其中區(qū)公安分局在省一級(jí)規(guī)范化檔案考評(píng)中以99．2分的高分順利通過認(rèn)定，創(chuàng)造了攀枝花市檔案規(guī)范化工作開展以來全市最好成績(jī)，提升了__檔案工作形象。
3、監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定10所以上區(qū)屬學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)。
截至10月中旬，區(qū)檔案局陸續(xù)完成了對(duì)8小、16小、20中小等10所區(qū)屬學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)的監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定工作。
4、征集5件以上反映__重大社會(huì)活動(dòng)的重要資料入館。
先后完成了《20__年__統(tǒng)計(jì)》、《20__年攀枝花市__國(guó)民經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)資料》、《20__年__年鑒》、《四川省攀枝花市__群眾工作資料匯編》、《攀枝花鄉(xiāng)鎮(zhèn)年鑒20__》等資料的征集進(jìn)館工作。目前，正著手爭(zhēng)取將“花雨金沙”晚會(huì)光盤資料、“創(chuàng)衛(wèi)”檔案資料作為重大活動(dòng)檔案進(jìn)館保存。
5、檔案信息化建設(shè)，完成檔案全文數(shù)字化2.5萬件以上。
經(jīng)向市檔案局業(yè)務(wù)處咨詢，該項(xiàng)工作由市檔案局購(gòu)置相關(guān)掃描錄入設(shè)備后統(tǒng)一開展，現(xiàn)暫不進(jìn)行。盡管如此，我們?nèi)匀槐M最大努力接收了一些單位的檔案目錄數(shù)據(jù)和實(shí)體，極大地縮短了檔案查閱時(shí)間。
6、查閱利用檔案，接待查閱利用300人次以上。
20__年1月至10月，區(qū)檔案局共提供群眾查閱檔案服務(wù)350余人次，預(yù)計(jì)全年至少接待400人次以上。
7、加強(qiáng)宣傳報(bào)道工作，上報(bào)信息8條以上。
1至10月，區(qū)檔案局在《攀枝花日?qǐng)?bào)》上發(fā)表檔案信息4條，上報(bào)區(qū)委辦《__動(dòng)態(tài)》信息23條，累計(jì)份數(shù)25份，已超額完成區(qū)委宣傳部下達(dá)全年目標(biāo)20份的任務(wù)。
8、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和業(yè)務(wù)建設(shè)，為創(chuàng)建省規(guī)范化建設(shè)一級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)做好積極準(zhǔn)備。
區(qū)檔案局以書面和口頭方式向區(qū)委、區(qū)政府主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了創(chuàng)省一級(jí)檔案館的籌備工作情況，此項(xiàng)工作按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和指示，正有序地開展。
9、舉辦全區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班1至2期。
4月份和8月份，區(qū)檔案局先后在區(qū)建管局和銀江鎮(zhèn)舉辦了兩期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，來自全區(qū)機(jī)關(guān)、學(xué)校、鎮(zhèn)、社區(qū)和行政村的近100名檔案人員參加了培訓(xùn)。
10、積極爭(zhēng)取上級(jí)專項(xiàng)資金，不低于20__年總額。
檔案系統(tǒng)情況特殊，各級(jí)檔案部門經(jīng)費(fèi)都很緊張，向上級(jí)爭(zhēng)取資金支持十分困難?！?．30”地震發(fā)生后，區(qū)檔案局向省、市檔案局書面匯報(bào)檔案館和辦公室受損情況并請(qǐng)求支持，由于今年全省各地均不同程度受到地震災(zāi)害波及，目前看來得到上級(jí)支持的希望不大。今后如有機(jī)會(huì)和可能，我們將積極向上級(jí)檔案部門爭(zhēng)取必要的資金支持。
（二）保證目標(biāo)
1、全面推行依法行政，切實(shí)做好群眾工作。
2、建設(shè)一支團(tuán)結(jié)、低耗、高效、廉潔的職工隊(duì)伍。
3、認(rèn)真做好組織、宣傳、黨風(fēng)廉政建設(shè)、人才、精神文明建設(shè)、
工會(huì)、信息、辦理提案和意見、綜治及維護(hù)穩(wěn)定工作、保密、政務(wù)服務(wù)等工作。
4、全面完成“三定方案”確定的其它職能工作及區(qū)委、區(qū)政府和上級(jí)部門交辦的工作任務(wù)。
20__年，區(qū)檔案局從工作全局出發(fā)，主動(dòng)服務(wù)和服從于全區(qū)工作大局，努力在單位內(nèi)部營(yíng)造風(fēng)清氣正、團(tuán)結(jié)合作的工作局面。一是按照新時(shí)期群眾工作要求，認(rèn)真配合區(qū)群眾工作局，做好北京奧運(yùn)會(huì)、殘奧會(huì)和紀(jì)念改革開放三十周年期間群眾工作，排除了不穩(wěn)定因素阻礙檔案工作發(fā)展。二是組織學(xué)習(xí)區(qū)紀(jì)委孫超書記在全區(qū)廉政警示教育大會(huì)上的講話，加強(qiáng)檔案干部職工隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，以良好的心態(tài)和工作狀態(tài)完成區(qū)委、區(qū)政府交辦的工作任務(wù)。三是以機(jī)關(guān)效能建設(shè)為契機(jī)，制訂了與當(dāng)前檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的人員考核考勤制度，不斷提高機(jī)關(guān)工作效率。
（三）單項(xiàng)目標(biāo)
1、監(jiān)督、指導(dǎo)、參與“創(chuàng)衛(wèi)”后續(xù)檔案資料整理掃尾工作，為“創(chuàng)衛(wèi)”工作的最終完成盡職盡責(zé)。
2、監(jiān)督、指導(dǎo)“創(chuàng)?！睓n案資料準(zhǔn)備、歸檔工作和參與論證“創(chuàng)?！睓n案資料迎檢方案，確?！皠?chuàng)模”工作檔案順利通過考評(píng)驗(yàn)收。
5月初，在區(qū)檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)、參與下，區(qū)創(chuàng)衛(wèi)辦后續(xù)檔案資料整理工作圓滿結(jié)束，國(guó)家愛衛(wèi)會(huì)正式命名攀枝花市為國(guó)家衛(wèi)生城市，“創(chuàng)衛(wèi)”工作取得圓滿勝利。“創(chuàng)衛(wèi)”工作結(jié)束后，區(qū)檔案局立即將工作重心轉(zhuǎn)移到監(jiān)督、指導(dǎo)“創(chuàng)?！睓n案資料準(zhǔn)備、歸檔工作中，確保“創(chuàng)?！惫ぷ鳈n案順利通過省專家組組織的考評(píng)驗(yàn)收。
（四）超額目標(biāo)
1、在區(qū)委、區(qū)政府的支持下，正著手建立__檔案局愛國(guó)主義教育基地，陳列展覽反映__社會(huì)風(fēng)貌的圖片資料。
2、經(jīng)過協(xié)調(diào)努力，區(qū)編辦同意在__檔案局增掛“現(xiàn)行文件利用中心”牌子，為居民提供現(xiàn)行文件查閱利用服務(wù)。
二、20__年工作思路
20__年，我們將在20__年工作基礎(chǔ)上，把參與社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)同抓好檔案工作結(jié)合起來，以昂揚(yáng)的斗志、開拓進(jìn)取的勇氣和奮發(fā)有為的精神狀態(tài)努力開創(chuàng)__檔案工作新局面。20__年工作思路如下：
（一）堅(jiān)持以人為本為核心，更加關(guān)注民生，促進(jìn)社會(huì)和諧，大力推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。重點(diǎn)抓好社保檔案、醫(yī)保檔案、社區(qū)衛(wèi)生檔案、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案等涉及人民群眾根本利益的檔案，逐步建立起覆蓋全區(qū)各個(gè)部門、單位的檔案資源體系和方便個(gè)人和廣大人民群眾的檔案查詢利用體系。
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）07（a）-0223-01
高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成擁有一定保存價(jià)值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，從1987年國(guó)家教委下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》，到2008年國(guó)家教育部下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都體現(xiàn)出國(guó)家對(duì)高等教育檔案管理工作的重視程度。從學(xué)校自身看，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。
1 新時(shí)期高校檔案管理工作規(guī)范化的意義
檔案的規(guī)范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián)、配合，形成檔案管理合力，通過“合規(guī)”操作，體現(xiàn)出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進(jìn)關(guān)系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的任務(wù)，只要某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，就會(huì)影響到整個(gè)檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。而規(guī)范化管理，通過明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)和工作任務(wù)，能夠從細(xì)節(jié)抓起，通過強(qiáng)制性的合規(guī)操作，實(shí)現(xiàn)“依法治檔”，促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的科學(xué)性和完整性，推進(jìn)高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和檔案利用知識(shí)化進(jìn)程。另一方面，實(shí)施規(guī)范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。檔案的規(guī)范化管理，能夠明確每個(gè)部門、每個(gè)檔案管理人員的工作責(zé)任，通過明確某一環(huán)節(jié)的目標(biāo)，使得每個(gè)部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現(xiàn)象發(fā)生。
2 高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑
高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應(yīng)用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個(gè)環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。
2.1 高校檔案的收集階段
收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對(duì)高校在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的分析與嚴(yán)格的把關(guān)鑒定，并能夠及時(shí)的收集有保存價(jià)值的資料。在實(shí)際工作中，首先要明確相關(guān)部門的職責(zé)，依法治檔、依法管檔、“應(yīng)收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當(dāng)前，高校普通在學(xué)生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點(diǎn)放到教學(xué)與學(xué)術(shù)研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務(wù)第一”的原則，收集、開發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標(biāo)，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關(guān)懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務(wù)理念，使檔案收集工作服務(wù)于學(xué)生。
2.2 高校檔案的分類整理階段
檔案的分類是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)編目，明確檔案層級(jí)及信息間的邏輯關(guān)系。在分類階段，做好過程控制與監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)程序化分類控制是關(guān)鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標(biāo)準(zhǔn)，做到事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時(shí)間”進(jìn)行分類的方法，大力實(shí)施“復(fù)合型”分類法。
2.3 高校檔案的保管階段
檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實(shí)現(xiàn)檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長(zhǎng)檔案保存的周期。對(duì)于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫資源的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，做好日常的數(shù)據(jù)庫更新與維護(hù)，高校要指定專人進(jìn)行系統(tǒng)軟件硬件升級(jí)，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購(gòu)置有效的防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運(yùn)行平臺(tái)。要進(jìn)一步落實(shí)好檔案管理的相關(guān)“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)，根據(jù)學(xué)校自身實(shí)際，出臺(tái)《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管辦法》以及《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施細(xì)則》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進(jìn)檔案的“標(biāo)準(zhǔn)化”進(jìn)程。
2.4 高校檔案的利用階段
“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應(yīng)保盡保”和合理編排、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標(biāo)。高校檔案管理部門要在合理設(shè)置密級(jí)，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴(kuò)大檔案利用的覆蓋面，增強(qiáng)檔案利用的服務(wù)效能。檔案管理部門可根據(jù)用戶的要求，為每個(gè)用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務(wù)，主動(dòng)建立與檔案使用者的聯(lián)絡(luò)紐帶，為其查詢和導(dǎo)航檔案資料，使檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的各個(gè)部門，為學(xué)術(shù)研究提供資源庫，為學(xué)生的成長(zhǎng)與發(fā)展提供參照物，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策做好參謀。
總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高校基礎(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的意義。實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。在未來的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責(zé)，做到“應(yīng)收盡收”，進(jìn)一步完善檔案管理結(jié)構(gòu)；在檔案的分類階段，要實(shí)現(xiàn)程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫維護(hù)；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個(gè)性人服務(wù)；最終才能夠更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)
三、完善減災(zāi)、防災(zāi)基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，配備必要的安全消防設(shè)備、逃生自救器具、應(yīng)急照明燈和應(yīng)急廣播系統(tǒng)等。在緊急疏散通道、安全出口、應(yīng)急避難場(chǎng)所等地，要設(shè)置明顯的指示標(biāo)志。
對(duì)原有建筑消防通道不符合現(xiàn)有消防要求的要限期進(jìn)行整改。
四、學(xué)生宿舍、校園內(nèi)教職工宿舍、食堂、實(shí)驗(yàn)室、教室、電腦室、圖書室、會(huì)議室等人群集中場(chǎng)所列為重點(diǎn)監(jiān)控部位，定期開展安全檢查，及時(shí)排除各類安全隱患。
五、落實(shí)房屋安全防范措施，建立每房一檔的房屋檔案，把房屋產(chǎn)權(quán)人、使用人、主管部門等相關(guān)情況資料都記錄在檔，實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理。凡危房必須根據(jù)規(guī)定進(jìn)行處置：
B級(jí)危房的處置：立即搶修，消除安全隱患，經(jīng)資質(zhì)單位驗(yàn)收合格，方可恢復(fù)使用。并加強(qiáng)日常監(jiān)控，保證房屋使用安全；
C級(jí)危房的處置：立即搶修、消除安全隱患，經(jīng)資質(zhì)單位驗(yàn)收合格，方可恢復(fù)使用。不能馬上修繕的，不得使用，要指派專人加強(qiáng)監(jiān)控，防止升級(jí)為D級(jí)危房。
D級(jí)危房的處置：立即拆除。暫不能拆除的不能改作他用，在危房周邊設(shè)置隔離帶和警示標(biāo)志，嚴(yán)禁師生進(jìn)入。
危房解危的安全技術(shù)措施必須由具備相應(yīng)資質(zhì)的專業(yè)單位實(shí)施，并經(jīng)相應(yīng)資質(zhì)的監(jiān)理單位監(jiān)理，報(bào)房屋安全鑒定部門鑒定。
六、定期開展消防安全隱患檢查和避雷、防雷設(shè)施安全檢測(cè)。對(duì)電路、鍋爐、煤氣、化學(xué)物品等易引發(fā)火災(zāi)的設(shè)施、物品重點(diǎn)進(jìn)行檢查，對(duì)避雷、防雷設(shè)施進(jìn)行安全檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。
七、加強(qiáng)日常消防安全管理。指定專人，對(duì)辦公樓、教學(xué)樓、綜合樓、實(shí)驗(yàn)室、宿舍、食堂、浴室、文體活動(dòng)等場(chǎng)所開展日常消防安全檢查，特別是加強(qiáng)對(duì)學(xué)生宿舍的用電、用火安全管理和檢查，建立消防檢查記錄臺(tái)帳制度。
八、對(duì)師生員工定期開展安全教育。向師生員工宣傳安全用電、安全用氣、實(shí)驗(yàn)操作等消防安全知識(shí)，促使他們養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣，幫助他們提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)險(xiǎn)情的能力。
九、學(xué)校應(yīng)當(dāng)通過多種途徑和方法，指導(dǎo)學(xué)生預(yù)防事故和實(shí)施自救、逃生、緊急避險(xiǎn)的方法和手段。
十、學(xué)校要嚴(yán)格執(zhí)行值班制度和安全信息報(bào)送制度。
管理職責(zé)
十一、各校要加強(qiáng)對(duì)校舍安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，把校舍安全工作作為校園安全管理的重要組成部分，由校長(zhǎng)親自抓，層層分解任務(wù)，明確工作責(zé)任。校長(zhǎng)對(duì)本單位校舍安全負(fù)主要責(zé)任。
應(yīng)急處理
學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)整理立卷，而且各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料也應(yīng)該是獨(dú)立的。基建檔案的整理對(duì)象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個(gè)階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因?yàn)榛üこ添?xiàng)目規(guī)模較大，且設(shè)計(jì)專業(yè)因素較多。工程項(xiàng)目的整個(gè)過程包括從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，檔案材料來源涉及到各項(xiàng)工作的參與，包括設(shè)計(jì)部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
1．3實(shí)用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)性信息，因此具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高校基建檔案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識(shí)和規(guī)范的歸檔方法
由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)高?；ü芾砉ぷ鞯恼J(rèn)識(shí)和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性
高校基建項(xiàng)目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長(zhǎng)，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高?；ú块T不主動(dòng)對(duì)基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會(huì)丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識(shí)，往往會(huì)分不清一般資料和重要資料，造成對(duì)資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有所缺失。
2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)
高?；n案管理的日常工作普遍存在被動(dòng)、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對(duì)基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對(duì)高校基建檔案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對(duì)現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時(shí)耗力、效率低的后果。
3強(qiáng)化新形勢(shì)下高?；n案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高校基建檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實(shí)際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長(zhǎng)、專業(yè)性較強(qiáng)、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時(shí)指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項(xiàng)目后，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項(xiàng)目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。
3．2實(shí)施規(guī)范化、同步化
對(duì)基建檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真實(shí)施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強(qiáng)的材料進(jìn)行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴(yán)重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確?；n案材料的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，應(yīng)及時(shí)掌握管理工作開展過程中的各準(zhǔn)確文件資料。
3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺(tái)必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲(chǔ)的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時(shí)，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而要預(yù)留一定的升級(jí)空間即具備前瞻性。
中圖分類號(hào)：G482 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B
文章編號(hào)：1671-489X（2015）16-0026-03
1 引言
高等學(xué)校大型儀器設(shè)備是高校寶貴的教學(xué)和科研資源，是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)和文化傳承與創(chuàng)新等基本職能的硬件基礎(chǔ)，在高校人才培養(yǎng)和科學(xué)研究中發(fā)揮著重要的作用，也是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)及科研水平的重要指標(biāo)之一[1]。隨著我國(guó)對(duì)高等教育事業(yè)學(xué)科建設(shè)的不斷投入，各高校的大型儀器在數(shù)量、層次和結(jié)構(gòu)等方面都發(fā)生明顯變化。大型儀器設(shè)備的更新是知識(shí)創(chuàng)新和技術(shù)更新的重要基礎(chǔ)，也是推進(jìn)科學(xué)研究與提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的寶貴資源[2]。但是，隨著大型儀器設(shè)備數(shù)量的增多，在儀器購(gòu)置和管理使用方面也暴露出一系列的社會(huì)熱點(diǎn)問題，如設(shè)備重復(fù)購(gòu)買、應(yīng)用局限性、使用效率不高、資產(chǎn)閑置和生命周期有限等問題[3]。如何加強(qiáng)大型儀器設(shè)備的科學(xué)化購(gòu)置與現(xiàn)代化管理，拓寬儀器設(shè)備的使用率，充分發(fā)揮其共享使用效益，是當(dāng)前高校設(shè)備管理工作中亟待解決的問題。
本文主要針對(duì)高校大型儀器管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合吉林大學(xué)生命科學(xué)公共技術(shù)平臺(tái)多年建設(shè)與管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)高校大型儀器的管理進(jìn)行探索，建立策略性設(shè)備采購(gòu)、層次化技術(shù)培訓(xùn)、科學(xué)化開放運(yùn)行、規(guī)范化檔案及配件管理的大型設(shè)備管理模式，提高大型儀器設(shè)備使用效率與效益，推動(dòng)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。
2 大型儀器設(shè)備管理存在的主要問題
采購(gòu)論證不充分 由于高等教育的特殊性，使得高校設(shè)備購(gòu)置有著自己的特殊性和復(fù)雜性。隨著高校辦學(xué)層次的多元化，設(shè)備經(jīng)費(fèi)來源多樣化、購(gòu)置范疇廣泛、設(shè)備專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)逐漸呈現(xiàn)[4]。在設(shè)備購(gòu)買時(shí)，由于論證不充分，致使設(shè)備重復(fù)購(gòu)置；或選型落后，功能達(dá)不到要求；或功能過高，造成浪費(fèi)；有時(shí)會(huì)因采購(gòu)周期長(zhǎng)影響到教學(xué)和科研的正常使用等，導(dǎo)致有限的資金使用效益低和造成資源的浪費(fèi)。
使用培訓(xùn)不到位 由于大型設(shè)備的復(fù)雜性，要想發(fā)揮其最大效益、延長(zhǎng)使用壽命，要求儀器的管理人員不但要有高超的儀器操作技能，還應(yīng)該具有維修維護(hù)等方面的專業(yè)技能。目前許多高校普遍缺少高水平的管理團(tuán)隊(duì)，儀器使用培訓(xùn)制度也不夠完善，往往會(huì)出現(xiàn)只是設(shè)備驗(yàn)收時(shí)對(duì)管理者進(jìn)行一下基本操作培訓(xùn)，缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理者沒能掌握設(shè)備全部功能的使用和維修維護(hù)技術(shù)。對(duì)學(xué)生設(shè)備使用技術(shù)也只停留在基本的操作，缺乏定期系統(tǒng)培訓(xùn)制度，無形中增大了儀器故障率的出現(xiàn)。
分散管理、缺少共享 由于設(shè)備配置時(shí)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，各學(xué)科、各專業(yè)、各課題組各自為政，分散封閉管理，儀器利用率低，而其他學(xué)科和實(shí)驗(yàn)室還不能隨便使用這些儀器，致使儀器設(shè)備長(zhǎng)期閑置，根本不能發(fā)揮應(yīng)有的利用價(jià)值[5]。而有的實(shí)驗(yàn)室因?yàn)閾?dān)心開放共享過程中儀器損壞，沒有維修基金或維修基金少，儀器壞了無法維修，所以只能把先進(jìn)、貴重的大型儀器當(dāng)神一樣供著。有些實(shí)驗(yàn)室雖然能夠?qū)崿F(xiàn)開放共享，但先進(jìn)的大型儀器主要用于科研服務(wù)，相對(duì)小型儀器才對(duì)學(xué)生開放，開放程度不夠，受益人數(shù)較少[6]。
檔案及配件管理不規(guī)范 大型設(shè)備的檔案是非常珍貴的技術(shù)資源，為儀器正確使用、功能開發(fā)、維修保養(yǎng)等提供保證；設(shè)備配件價(jià)值昂貴，是設(shè)備良好運(yùn)行的保障。目前，很多大型設(shè)備技術(shù)檔案不健全，配件管理不善，常出現(xiàn)儀器說明書、安裝光盤、配件等丟失情況，影響儀器的維修、保養(yǎng)和正常運(yùn)行。
3 解決對(duì)策
策略性的設(shè)備采購(gòu) 設(shè)備采購(gòu)前要充分調(diào)研同類儀器在校內(nèi)外的分布情況及各研究課題組的使用要求，準(zhǔn)確分析購(gòu)置的必要性和效益預(yù)測(cè)及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估[7]。切實(shí)做好設(shè)備采購(gòu)前后的監(jiān)督檢查工作，力爭(zhēng)提高資金的投資效益，努力提高設(shè)備的使用率[8]。為此，采取以下策略。
一是統(tǒng)籌規(guī)劃。以學(xué)院為單位，在充分考慮全校現(xiàn)有大型設(shè)備基礎(chǔ)上，組織相關(guān)專家制訂出學(xué)院整體設(shè)備配置規(guī)劃，將教學(xué)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、科研課題組、公共技術(shù)平臺(tái)等統(tǒng)籌起來一起規(guī)劃，避免重復(fù)購(gòu)置。
二是分步實(shí)施。按照配置規(guī)劃，組織學(xué)院相關(guān)專家根據(jù)教學(xué)與科研需求，論證設(shè)備功能、配置；組織教師對(duì)國(guó)內(nèi)外設(shè)備調(diào)研、設(shè)備廠家講解、商務(wù)洽談等，全面了解各產(chǎn)品的型號(hào)規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)、儀器的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，策略性的全方位考察設(shè)備的使用壽命、最佳運(yùn)行周期、配件消耗費(fèi)用、售后服務(wù)質(zhì)量和保修年限等情況，增強(qiáng)設(shè)備采購(gòu)的客觀認(rèn)識(shí)和寬廣視角。
三是嚴(yán)把招標(biāo)、驗(yàn)收關(guān)?？茖W(xué)撰寫標(biāo)書是能否買到需要設(shè)備與服務(wù)的前提，在標(biāo)書技術(shù)指標(biāo)、功能、配置及服務(wù)設(shè)計(jì)時(shí)，依據(jù)前期調(diào)研相關(guān)制造商設(shè)備情況，既要容納三家以上技術(shù)指標(biāo)，又要設(shè)下重要指標(biāo)，使任何商家都能看到既像自己的產(chǎn)品又不像自己的產(chǎn)品，以便商家價(jià)格、服務(wù)相互競(jìng)爭(zhēng)。驗(yàn)收時(shí)，要三人以上嚴(yán)格按合同條款、配置、配件、技術(shù)文件等進(jìn)行驗(yàn)收，避免商家偷梁換柱。這樣，既保證了購(gòu)買的設(shè)備能夠滿足教學(xué)和科研所需，杜絕鋪張浪費(fèi)，又避免了設(shè)備重復(fù)購(gòu)置，提高了共享意識(shí)。
層次化的技術(shù)培訓(xùn) 嚴(yán)格的管理制度和精湛的操作技能是延長(zhǎng)大型儀器使用壽命和發(fā)揮其最大效益的前提。設(shè)備安裝時(shí)，設(shè)備操作人員應(yīng)該詳細(xì)了解安裝程序和維護(hù)保養(yǎng)的注意事項(xiàng)，特別要熟練掌握儀器耗材的裝卸方法[9]。舉辦內(nèi)部大型儀器使用經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，促進(jìn)大型儀器使用經(jīng)驗(yàn)的交流。
儀器安裝測(cè)試完成后，將工程師的技術(shù)培訓(xùn)分為三階段完成。
首先，采用互動(dòng)講座的方式，全面介紹儀器的功能和實(shí)驗(yàn)案例，再通過上機(jī)操作的方式詳細(xì)講述硬件組成和軟件的使用及基礎(chǔ)的實(shí)驗(yàn)操作。
然后，在使用將近3個(gè)月后，再邀請(qǐng)技術(shù)工程師做第二次深度培訓(xùn)，對(duì)使用人員提出的問題進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)答疑，講解儀器較難理解和技術(shù)較難操作的部分。
最后，在儀器使用熟練后，邀請(qǐng)技術(shù)工程師對(duì)儀器的功能開發(fā)、技術(shù)升級(jí)和前沿技術(shù)應(yīng)用等進(jìn)行培訓(xùn)，充分發(fā)揮大型貴重儀器設(shè)備的作用。同時(shí)，鼓勵(lì)與支持教師和專業(yè)技術(shù)人員參加儀器生產(chǎn)廠家舉辦的培訓(xùn)班和研修班，接受專業(yè)的儀器使用與維護(hù)技能培訓(xùn)，定期舉辦學(xué)院內(nèi)部大型儀器使用經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，提高設(shè)備使用技術(shù)與管理水平。
科學(xué)化的開放運(yùn)行 為了提高儀器設(shè)備的使用效率，合理配置優(yōu)質(zhì)資源，提升教學(xué)與科研水平，吉林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院于2011年建立生命科學(xué)公共技術(shù)共享平臺(tái)，依據(jù)基因組學(xué)、蛋白質(zhì)組學(xué)、細(xì)胞和影像分析學(xué)及藥物篩選學(xué)等研究領(lǐng)域，將全院70多臺(tái)大型儀器設(shè)備進(jìn)行科學(xué)化的分類管理。根據(jù)學(xué)院的具體情況，制定“儀器開放使用預(yù)約辦法”“儀器開放使用規(guī)程”和“儀器開放使用損壞賠償制度”等規(guī)章制度。所有的大型儀器設(shè)備均面向校內(nèi)外的全體師生及社會(huì)開放。開放式管理模式不僅提高了儀器設(shè)備使用的效率，而且能夠更好地了解當(dāng)前技術(shù)前沿，促進(jìn)校內(nèi)外的學(xué)術(shù)交流和人才培養(yǎng)，緊跟科學(xué)技術(shù)發(fā)展的新步伐，逐漸形成“全方位、高水平、高層次”的開放運(yùn)行目標(biāo)。
為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)大型儀器的“規(guī)范化、高效性、服務(wù)型”的管理模式，開發(fā)應(yīng)用大型設(shè)備“網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)”，使用者在平臺(tái)上可查詢?cè)O(shè)備相關(guān)技術(shù)信息、在線使用預(yù)約、自主選擇實(shí)驗(yàn)時(shí)間、查看費(fèi)用結(jié)算和測(cè)試數(shù)據(jù)傳輸?shù)?。該信息系統(tǒng)還設(shè)置了實(shí)驗(yàn)交流板塊，使用者可隨時(shí)與儀器工程師或研究人員交流實(shí)驗(yàn)時(shí)遇到的問題及新的實(shí)驗(yàn)想法，有利于拓寬實(shí)驗(yàn)思路，開展創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)研究?？茖W(xué)化的開放運(yùn)行模式不僅提高了大型貴重儀器的使用效率，而且多方面拓寬了實(shí)驗(yàn)資源，提高了教學(xué)和科研水平。
規(guī)范化的檔案及配件管理 完整規(guī)范的設(shè)備檔案是大型儀器的“生命線”，是設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有力保障，是儀器設(shè)備管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是衡量?jī)x器使用效率的基礎(chǔ)[10]。隨機(jī)文件管理、配件管理要與設(shè)備管理相結(jié)合。大型儀器的檔案管理分為硬件管理和軟件管理兩部分。
1）硬件管理主要包括儀器的所有配件和日常維護(hù)用品。為此，建立專門的大型儀器配件庫，每臺(tái)儀器設(shè)有獨(dú)立的配件檔案柜，由專人負(fù)責(zé)整理、編號(hào)、歸檔和借還登記。
2）軟件管理包括電子檔案和紙質(zhì)版檔案。除了每臺(tái)儀器的系統(tǒng)安裝光盤、軟件安裝光盤、電子版說明書及常見故障維修保養(yǎng)知識(shí)等外，對(duì)于設(shè)備承接項(xiàng)目、測(cè)試結(jié)果、取得成果等，都錄入數(shù)據(jù)庫備存。紙質(zhì)版檔案如儀器驗(yàn)收調(diào)試記錄、產(chǎn)品合格證、操作手冊(cè)、附件清單、生產(chǎn)廠家地址和聯(lián)系電話等進(jìn)行系統(tǒng)編號(hào)，按序放入獨(dú)立檔案盒，制定檔案目錄，詳細(xì)標(biāo)明存檔內(nèi)容，存檔份數(shù)及存檔時(shí)間。另外，還建立了規(guī)范的檔案及配件借用制度，詳細(xì)記錄借用時(shí)間、借用人及歸還時(shí)間。并建立技術(shù)檔案與配件數(shù)據(jù)庫，隨時(shí)可查詢、統(tǒng)計(jì)各種相關(guān)信息。這樣實(shí)現(xiàn)設(shè)備技術(shù)檔案和配件管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，為設(shè)備的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。
4 結(jié)語
高校大型儀器設(shè)備管理是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，因?yàn)樗苯佑绊懺谌瞬排囵B(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)中的作用發(fā)揮，直接關(guān)系到高校人才培養(yǎng)質(zhì)量和學(xué)科建設(shè)水平的提升。多年的大型設(shè)備管理實(shí)踐表明，只有進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，深入開展策略性的設(shè)備采購(gòu)、層次化的技術(shù)培訓(xùn)、開放式的運(yùn)行和規(guī)范化的配件檔案管理，才能真正實(shí)現(xiàn)大型儀器的開放共享，有效地提高大型設(shè)備的使用效益，充分發(fā)揮大型設(shè)備的應(yīng)有作用。同時(shí)，高校大型設(shè)備管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，需要在管理體制、管理機(jī)制、管理模式等方面不斷探索與實(shí)踐，主動(dòng)去適應(yīng)新技術(shù)、新方法的發(fā)展，為人才培養(yǎng)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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（一）綜合目標(biāo)
1、以《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》為依據(jù)，執(zhí)法檢查9個(gè)以上單位（部門）的檔案工作。
20*年6月至9月，區(qū)檔案局組織人員先后對(duì)區(qū)教育局、密地街辦、區(qū)統(tǒng)計(jì)局等9個(gè)單位開展了執(zhí)法檢查。從檢查情況來看，大部分單位能認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，但個(gè)別單位存在著領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，檔案人員更換頻繁，工作積極性不高，重經(jīng)濟(jì)輕檔案的工作觀念一時(shí)難以改變。
2、監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定5個(gè)以上區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化建設(shè)。
20*年，區(qū)檔案局按照《*機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》積極開展檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化認(rèn)定工作。經(jīng)過努力，已完成了南山街辦、區(qū)公安分局、弄弄坪街辦等10個(gè)部門、單位的檔案規(guī)范化認(rèn)定、升級(jí)和復(fù)查工作。其中區(qū)公安分局在省一級(jí)規(guī)范化檔案考評(píng)中以99．2分的高分順利通過認(rèn)定，創(chuàng)造了*市檔案規(guī)范化工作開展以來全市最好成績(jī)，提升了*檔案工作形象。
3、監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定10所以上區(qū)屬學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)。
截至10月中旬，區(qū)檔案局陸續(xù)完成了對(duì)8小、16小、20中小等10所區(qū)屬學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)的監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定工作。
4、征集5件以上反映*重大社會(huì)活動(dòng)的重要資料入館。
先后完成了《20*年*統(tǒng)計(jì)》、《20*年*市*國(guó)民經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)資料》、《20*年*年鑒》、《*市*群眾工作資料匯編》、《*鄉(xiāng)鎮(zhèn)年鑒20*》等資料的征集進(jìn)館工作。目前，正著手爭(zhēng)取將“花雨金沙”晚會(huì)光盤資料、“創(chuàng)衛(wèi)”檔案資料作為重大活動(dòng)檔案進(jìn)館保存。
5、檔案信息化建設(shè)，完成檔案全文數(shù)字化2.5萬件以上。
經(jīng)向市檔案局業(yè)務(wù)處咨詢，該項(xiàng)工作由市檔案局購(gòu)置相關(guān)掃描錄入設(shè)備后統(tǒng)一開展，現(xiàn)暫不進(jìn)行。盡管如此，我們?nèi)匀槐M最大努力接收了一些單位的檔案目錄數(shù)據(jù)和實(shí)體，極大地縮短了檔案查閱時(shí)間。
6、查閱利用檔案，接待查閱利用300人次以上。
20*年1月至10月，區(qū)檔案局共提供群眾查閱檔案服務(wù)350余人次，預(yù)計(jì)全年至少接待400人次以上。
7、加強(qiáng)宣傳報(bào)道工作，上報(bào)信息8條以上。
1至10月，區(qū)檔案局在《*日?qǐng)?bào)》上發(fā)表檔案信息4條，上報(bào)區(qū)委辦《*動(dòng)態(tài)》信息23條，累計(jì)份數(shù)25份，已超額完成區(qū)委宣傳部下達(dá)全年目標(biāo)20份的任務(wù)。
8、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和業(yè)務(wù)建設(shè)，為創(chuàng)建省規(guī)范化建設(shè)一級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)做好積極準(zhǔn)備。
區(qū)檔案局以書面和口頭方式向區(qū)委、區(qū)政府主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了創(chuàng)省一級(jí)檔案館的籌備工作情況，此項(xiàng)工作按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和指示，正有序地開展。
9、舉辦全區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班1至2期。
4月份和8月份，區(qū)檔案局先后在區(qū)建管局和銀江鎮(zhèn)舉辦了兩期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，來自全區(qū)機(jī)關(guān)、學(xué)校、鎮(zhèn)、社區(qū)和行政村的近100名檔案人員參加了培訓(xùn)。
10、積極爭(zhēng)取上級(jí)專項(xiàng)資金，不低于20*年總額。
檔案系統(tǒng)情況特殊，各級(jí)檔案部門經(jīng)費(fèi)都很緊張，向上級(jí)爭(zhēng)取資金支持十分困難?！?．30”地震發(fā)生后，區(qū)檔案局向省、市檔案局書面匯報(bào)檔案館和辦公室受損情況并請(qǐng)求支持，由于今年全省各地均不同程度受到地震災(zāi)害波及，目前看來得到上級(jí)支持的希望不大。今后如有機(jī)會(huì)和可能，我們將積極向上級(jí)檔案部門爭(zhēng)取必要的資金支持。
（二）保證目標(biāo)
1、全面推行依法行政，切實(shí)做好群眾工作。
2、建設(shè)一支團(tuán)結(jié)、低耗、高效、廉潔的職工隊(duì)伍。
3、認(rèn)真做好組織、宣傳、黨風(fēng)廉政建設(shè)、人才、精神文明建設(shè)、工會(huì)、信息、辦理提案和意見、綜治及維護(hù)穩(wěn)定工作、保密、政務(wù)服務(wù)等工作。
4、全面完成“三定方案”確定的其它職能工作及區(qū)委、區(qū)政府和上級(jí)部門交辦的工作任務(wù)。
20*年，區(qū)檔案局從工作全局出發(fā)，主動(dòng)服務(wù)和服從于全區(qū)工作大局，努力在單位內(nèi)部營(yíng)造風(fēng)清氣正、團(tuán)結(jié)合作的工作局面。一是按照新時(shí)期群眾工作要求，認(rèn)真配合區(qū)群眾工作局，做好北京奧運(yùn)會(huì)、殘奧會(huì)和紀(jì)念改革開放三十周年期間群眾工作，排除了不穩(wěn)定因素阻礙檔案工作發(fā)展。二是組織學(xué)習(xí)區(qū)紀(jì)委孫超書記在全區(qū)廉政警示教育大會(huì)上的講話，加強(qiáng)檔案干部職工隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，以良好的心態(tài)和工作狀態(tài)完成區(qū)委、區(qū)政府交辦的工作任務(wù)。三是以機(jī)關(guān)效能建設(shè)為契機(jī)，制訂了與當(dāng)前檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的人員考核考勤制度，不斷提高機(jī)關(guān)工作效率。
（三）單項(xiàng)目標(biāo)
1、監(jiān)督、指導(dǎo)、參與“創(chuàng)衛(wèi)”后續(xù)檔案資料整理掃尾工作，為“創(chuàng)衛(wèi)”工作的最終完成盡職盡責(zé)。
2、監(jiān)督、指導(dǎo)“創(chuàng)?！睓n案資料準(zhǔn)備、歸檔工作和參與論證“創(chuàng)?！睓n案資料迎檢方案，確保“創(chuàng)?！惫ぷ鳈n案順利通過考評(píng)驗(yàn)收。
5月初，在區(qū)檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)、參與下，區(qū)創(chuàng)衛(wèi)辦后續(xù)檔案資料整理工作圓滿結(jié)束，國(guó)家愛衛(wèi)會(huì)正式命名*市為國(guó)家衛(wèi)生城市，“創(chuàng)衛(wèi)”工作取得圓滿勝利?！皠?chuàng)衛(wèi)”工作結(jié)束后，區(qū)檔案局立即將工作重心轉(zhuǎn)移到監(jiān)督、指導(dǎo)“創(chuàng)?！睓n案資料準(zhǔn)備、歸檔工作中，確?！皠?chuàng)?！惫ぷ鳈n案順利通過省專家組組織的考評(píng)驗(yàn)收。
