時(shí)間：2023-03-07 15:19:56
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知人才能善任，而要真正做到“知人”，就必需全面地、歷史地了解人，客觀地認(rèn)識(shí)其本來(lái)面目。所謂“全面”，就是既要了解其德，又要了解其才；既要了解其?L，又要了解其短。所謂“歷史”，就是既要了解其今，又要了解其昔?！皺n案工作有它的特點(diǎn)，就是平時(shí)不起眼，也不引人注目，但是，一旦當(dāng)你需要時(shí)，如果平時(shí)工作沒(méi)有做好，臨時(shí)掘井，就悔之晚矣”。因此，檔案人員要經(jīng)常地收集和整理干部檔案材料，對(duì)材料進(jìn)行科學(xué)管理，并進(jìn)一步加強(qiáng)高校人事檔案管理的創(chuàng)新，更好地發(fā)揮干部人事檔案在服務(wù)從嚴(yán)管理干部和精準(zhǔn)科學(xué)選人用人中的重要作用。
二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
檔案管理人員自身的素質(zhì)較低，雖然在我國(guó)現(xiàn)有的狀況下，人事管理檔案的工作人員大多數(shù)都是黨員或者是知識(shí)分子，已經(jīng)不再是以前的那種后勤人員監(jiān)管或者是的狀況，但是，現(xiàn)在的檔案管理人員依舊是直接上崗，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的，科學(xué)的，完整的培訓(xùn)，他們沒(méi)有真正的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于單位，對(duì)于個(gè)人，對(duì)于一個(gè)集體的重要性，每每有需要及時(shí)歸檔的紙質(zhì)檔案時(shí)，都是直接隨手的放入檔案盒，不會(huì)在檔案管理工作上花費(fèi)足夠多的時(shí)間和精力，檔案葉很少的能夠及時(shí)的歸檔和整理，往往是在由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)來(lái)單位視察工作的時(shí)候才匆匆忙忙的進(jìn)行蜻蜓點(diǎn)水般的整理，以應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)的檢查。這樣的做法，嚴(yán)重的影響了檔案的管理工作，給事業(yè)單位和單位的工作人員都留下了比較大的工作上的隱患。
檔案管理工作崗位上的設(shè)備不齊全，要不然就是設(shè)備已經(jīng)老化，給管理工作造成了一定的麻煩，浪費(fèi)了工作人員寶貴的時(shí)間和精力。人事檔案既然作為重要的人才管理的信息檔案，就理所應(yīng)當(dāng)?shù)牡玫街匾?，被妥善的保管起?lái)，那么防潮工作，防止陽(yáng)光的直接照射等工作就應(yīng)當(dāng)做到位，避免水分使紙張變軟，字跡被暈開(kāi)、模糊，導(dǎo)致重要信息丟失，陽(yáng)光的照射造成紙張發(fā)黃、發(fā)皺等情況的發(fā)生，紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)被妥善的干燥，避光的地方保管。
三、人事檔案管理工作思路探索建議
（一）豐富人事檔案管理工作內(nèi)容
人事檔案工作的發(fā)展方向是為了給社會(huì)建設(shè)提供有效的、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的人才檔案內(nèi)容并且能夠比較全面的展現(xiàn)每個(gè)人才的個(gè)體綜合水平，是對(duì)各個(gè)員工的綜合信息的縮影，能夠直接的反映員工的德才以及個(gè)人特點(diǎn)和水平的重要途徑之一，是人力資源部門(mén)選拔人才和推薦人才的重要依據(jù)，能夠豐富人事檔案管理工作內(nèi)容，可以極大程度的提升人才管理的綜合能力，能夠更加豐富的呈現(xiàn)人才的多樣化特點(diǎn)，從而更加的知人善任全面的了解。
（二）建立人事檔案信息服務(wù)平臺(tái)
在人事檔案管理中全文數(shù)據(jù)庫(kù)的作用是非常大的，不僅能夠?yàn)槿耸聶n案信息提供良好的、便捷的服務(wù)，還能更加準(zhǔn)確的、全面的對(duì)人事檔案進(jìn)行綜合性的總和和維護(hù)更新，能夠包括人員的基本信息的同時(shí)還能提供一些個(gè)人特點(diǎn)包括一些科研成果等等的社會(huì)關(guān)系集，所以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)可以更快的知道人員的工作簡(jiǎn)歷信息，可以對(duì)人員的信息查詢進(jìn)一步的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、檢索以及分析，進(jìn)一步的發(fā)現(xiàn)人才和更大程度的挖掘人才的潛力。通過(guò)全文數(shù)據(jù)庫(kù)可以建立人事檔案信息服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)多媒體以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增加各個(gè)人員的各方面的工作信息，為企業(yè)等提供一個(gè)更為便捷的、直觀的人事檔案信息服務(wù)平臺(tái)。
（三）積極主動(dòng)的提供人事信息
人事檔案管理工作其實(shí)是相對(duì)繁瑣的，但是就算繁瑣也應(yīng)該提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，積極的為企業(yè)或者其他人才人員提供有效的、真實(shí)的、可靠的人事檔案管理信息，改變過(guò)去傳統(tǒng)保守的觀念、比較被動(dòng)的工作狀態(tài)，其實(shí)對(duì)于人事檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，對(duì)人事檔案的保密工作是需要有極強(qiáng)的態(tài)度的，不能根據(jù)自己的意愿泄露他人的檔案信息，而且這還是違法行為，所以積極主動(dòng)的提供人事信息的前提是需要獲取一定的法律權(quán)限的人員才能夠做的，但是這不是說(shuō)一定是被動(dòng)的才能獲取檔案信息，這一點(diǎn)觀念是必須得轉(zhuǎn)變的，其次，對(duì)待人事檔案信息的管理該保密的絕對(duì)要保密，可以提供的信息往往都是公開(kāi)化的信息，是可以選擇利用的，所以積極主動(dòng)的提供信息就是指除了保密之外的個(gè)人信息，其他信息是可以根據(jù)情況自身運(yùn)用和知曉的。
（四）提高人事檔案的管理水平
關(guān)鍵詞：
醫(yī)院；檔案管理；新思路
0引言
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，而在新時(shí)期的發(fā)展中醫(yī)院檔案的管理也存在著一定問(wèn)題。所以，筆者針對(duì)于此，對(duì)如何促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平的提升提出合理化的意見(jiàn)，以此為醫(yī)院檔案管理工作作出積極的貢獻(xiàn)。
1醫(yī)院檔案管理的重要性分析
醫(yī)院檔案的管理作為醫(yī)院管理中的重要部分，具有重要的作用。有助于推動(dòng)醫(yī)療學(xué)術(shù)建設(shè)，提高醫(yī)院整體管理水平，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能夠通過(guò)醫(yī)院檔案對(duì)當(dāng)前的醫(yī)療環(huán)境進(jìn)行分析，從而制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略，以此有效促進(jìn)醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的提升；其次，醫(yī)療檔案中保存著許多有價(jià)值的資料信息，這能夠在醫(yī)院進(jìn)行引進(jìn)醫(yī)療設(shè)備與技術(shù)的過(guò)程中起到相應(yīng)的參考作用；再次，對(duì)推廣醫(yī)療科研成果方面，醫(yī)學(xué)檔案資料也發(fā)揮一定作用，而且在后續(xù)研究中也具有一定的作用；最后，在醫(yī)學(xué)檔案的收集與整理過(guò)程中，可以在醫(yī)院決策過(guò)程中提供一定的依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院管理工作的發(fā)展[1]。
2新常態(tài)經(jīng)濟(jì)下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
2.1醫(yī)院檔案管理制度有待完善。
目前大部分醫(yī)院的檔案資料需要各職能部門(mén)的管理，盡管一些關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度已經(jīng)建立起來(lái)，但是卻缺乏相應(yīng)的檔案管理科學(xué)手段；另外，醫(yī)院關(guān)于檔案管理的相應(yīng)制度沒(méi)有得到積極完善，加之各職能部門(mén)不能清楚認(rèn)識(shí)到管理自己部門(mén)檔案的重要性；檔案目錄的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有得到統(tǒng)一，從而在收集和整理檔案時(shí)僅靠自身經(jīng)驗(yàn)與習(xí)慣來(lái)進(jìn)行，從而造成醫(yī)院檔案管理工作的困境。
2.2缺乏信息化管理手段，現(xiàn)代化管理水平不高。
當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理存在著管理人員積極性不高，職業(yè)敏感度不夠，管理較為分散的現(xiàn)狀，不利于檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。傳統(tǒng)檔案的管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案室受規(guī)模與客觀條件限制，造成檔案的存儲(chǔ)空間相對(duì)缺乏，醫(yī)院中的檔案信息有限，除此以外，各科室還要進(jìn)行全年工作計(jì)劃的統(tǒng)計(jì)，這會(huì)帶來(lái)整理工作上的麻煩，不僅增加了管理人員的工作量，還影響到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性[2]。
2.3檔案管理人員的專業(yè)管理水平與業(yè)務(wù)能力較低。
目前，一些醫(yī)院的檔案管理人員都是年齡較大的或兼職人員，個(gè)別醫(yī)院檔案管理員甚至是身兼數(shù)職，難以兼顧。這也說(shuō)明了醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，缺乏對(duì)專職檔案管理人員的培養(yǎng)，從而造成一些專業(yè)知識(shí)貧乏、管理方法陳舊的人員從事檔案管理工作，影響到醫(yī)院檔案管理工作的整體質(zhì)量。
3新常態(tài)經(jīng)濟(jì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)。
醫(yī)院檔案管理工作的加強(qiáng)，首先應(yīng)該促進(jìn)醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)，為檔案管理提供積極的制度保障。當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作與各職能科室、部門(mén)之間都有一定的聯(lián)系，能夠反映出醫(yī)院的整體發(fā)展?fàn)顩r，針對(duì)醫(yī)院的決策性問(wèn)題以及樹(shù)立品牌形象等方面提供有效依據(jù)。因此，重視醫(yī)院檔案管理工作，建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度，對(duì)促進(jìn)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展具有積極意義。
3.2醫(yī)院檔案管理中引入互聯(lián)網(wǎng)。
隨著電子信息網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)研究深入人們生活的方方面面。作為醫(yī)院管理的一部分--檔案管理如何與互聯(lián)網(wǎng)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，擺在了從事醫(yī)院檔案管理工作人員的面前。例如：傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案，在調(diào)取查閱時(shí)不但需要繁瑣的工作，還要占用龐大的空間用以儲(chǔ)存。要想擺脫目前困境，跟上時(shí)代潮流，就要勇于與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。首先，要建立醫(yī)院檔案的電子化信息庫(kù)，將就醫(yī)病人的信息錄入信息庫(kù)。其次，建立局域網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到各職能部門(mén)信息的共存共享。目前，醫(yī)生想要調(diào)取某個(gè)病人的病歷資料，需要親自到病案室，經(jīng)過(guò)管理人員查找，才能找到所需資料，步驟繁瑣不說(shuō)，還費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果實(shí)行了檔案的信息化管理，只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，所需資料信手拈來(lái)，從而大大節(jié)省了時(shí)間與儲(chǔ)存空間，提高了工作效率。最后，利用云技術(shù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)的分析，可以總結(jié)病理，為醫(yī)生的診斷和治療方案提供科學(xué)依據(jù)。另外，病人也可以登錄客戶端，只需注冊(cè)即可調(diào)取個(gè)人所需病歷資料，免去了病人及家屬許多不必要的麻煩。
3.3積極提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。
醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)水平直接影響著檔案的管理工作。建設(shè)檔案管理信息化不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，建設(shè)素質(zhì)較高的專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍勢(shì)在必行。首先，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，在掌握檔案管理技能的基礎(chǔ)上，不斷努力探索檔案管理的新方式；其次，醫(yī)院應(yīng)該積極認(rèn)識(shí)到提升檔案管理人員素質(zhì)水平的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作；另外，還要促進(jìn)檔案管理人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)。為了適應(yīng)時(shí)展的需求，需要建立起現(xiàn)代化的信息檔案管理模式，因此掌握一定的計(jì)算機(jī)技能是非常必要的。最后，還要努力提升管理人員的思想道德水平，提高管理者的道德素質(zhì)，從而更好地提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。
4結(jié)論
總之，作為一項(xiàng)復(fù)雜的、長(zhǎng)期性的工作，醫(yī)院檔案管理工作水平的提升，需要相關(guān)人員合理轉(zhuǎn)變觀念，制定科學(xué)的改進(jìn)措施。不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理制度的建設(shè)，在提升對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，適當(dāng)引進(jìn)科學(xué)的技術(shù)手段；另外，還要積極加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)水平的提升，以此更好地為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。
作者：王瑩 單位：河南省鄭州市中心醫(yī)院檔案室
參考文獻(xiàn)
一、大數(shù)據(jù)與大數(shù)據(jù)特性
“大數(shù)據(jù)時(shí)代”最早被麥肯錫公司提出的，自2012年開(kāi)始，“大數(shù)據(jù)”一詞被越來(lái)越多的人提起與應(yīng)用，人們用它來(lái)描述信息爆炸時(shí)代的海量數(shù)據(jù)，近年來(lái)已經(jīng)在商界、科技界廣泛應(yīng)用。但是理論界尚未對(duì)“大數(shù)據(jù)”形成統(tǒng)一的定義，但是一致認(rèn)為大數(shù)據(jù)不是簡(jiǎn)單的對(duì)數(shù)據(jù)量大小的描述，而是在數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)種類龐雜的信息中通過(guò)數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析來(lái)獲取有效信息的一種觀念、技術(shù)和方法的統(tǒng)稱。
與“大數(shù)據(jù)”定義不同，大數(shù)據(jù)的特征普遍得到業(yè)界共識(shí)，即大數(shù)據(jù)一般歸納為4V：數(shù)據(jù)量巨大（Volume），從TB級(jí)躍升到PB級(jí)甚至ZB級(jí)，而且在不斷增大；處理速度快（Velocity）主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)流和大數(shù)據(jù)移動(dòng)性，此特性要求必須在第一時(shí)間處理數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)種類繁多（Variety），數(shù)據(jù)種類不僅包括文檔、圖片等傳統(tǒng)類型，還包括視頻、音頻、網(wǎng)頁(yè)、電子郵件等；數(shù)據(jù)價(jià)值高（Value），此特性是大數(shù)據(jù)運(yùn)用的真實(shí)意義所在，其價(jià)值具有稀缺性。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案工作的新特性
大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，使人們對(duì)信息資源的認(rèn)識(shí)更進(jìn)一步，同時(shí)也提出了新的需求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的大環(huán)境下，學(xué)校各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)均上線各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)，作為這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的終點(diǎn)數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)也有了新的變化，同時(shí)對(duì)檔案管理工作也有了新的發(fā)展特征。
1、檔案數(shù)據(jù)量巨大
高校檔案記錄著高校在教學(xué)、科研等各種活動(dòng)中直接形成的、清晰的原始信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（例如公文系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生成績(jī)系統(tǒng)）每時(shí)每刻都在產(chǎn)生著數(shù)據(jù)量，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生一切的具有保存價(jià)值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數(shù)據(jù)量將大的驚人。同時(shí)，科技的進(jìn)步直接導(dǎo)致各種數(shù)碼設(shè)備的普遍使用，形成各部門(mén)各種活動(dòng)的照片視頻等，也構(gòu)成很大一部分?jǐn)?shù)據(jù)量。
另外，檔案數(shù)據(jù)還包括檔案本身的數(shù)字化建設(shè)數(shù)據(jù)，人工方式生成的數(shù)據(jù)。最普遍的就是將館藏實(shí)體檔案通過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，例如掃描、拍照，近幾年檔案數(shù)字化成都不斷增強(qiáng)，此部分檔案數(shù)據(jù)也在呈幾何級(jí)的速度增長(zhǎng)。
2、檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)
高校檔案涉及高校內(nèi)的眾多業(yè)務(wù)，包括教學(xué)、科研、活動(dòng)等，這些業(yè)務(wù)部門(mén)的不同業(yè)務(wù)和不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)是各不相同的，形成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的態(tài)勢(shì)。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在的現(xiàn)象，而這些數(shù)據(jù)之間也并非毫無(wú)關(guān)聯(lián)，存在一定的內(nèi)在聯(lián)系。
3、利用檔案需求多樣化
大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)既是檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者也是檔案數(shù)據(jù)的利用者，在利用檔案數(shù)據(jù)方面設(shè)計(jì)教學(xué)管理、科研管理、校園文化等各個(gè)方面。首先，廣大師生對(duì)學(xué)校的政策、規(guī)定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發(fā)展的高校，高校的宣傳活動(dòng)必不可少，而宣傳活動(dòng)中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見(jiàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代不同使用者對(duì)各種類型檔案的需求產(chǎn)生了多樣化的態(tài)勢(shì)。
4、高校檔案價(jià)值更加高精尖
大數(shù)據(jù)真正價(jià)值在于對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析、挖掘，得出真實(shí)可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的的信息。并且在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均是利用者可利用數(shù)據(jù)，因此，在對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘之后產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)變成了高精尖的檔案數(shù)據(jù)。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案面臨的挑戰(zhàn)
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得檔案數(shù)據(jù)變得數(shù)量巨大、多源異構(gòu)、需求增多、數(shù)據(jù)高精尖化，給檔案發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。
1、大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)挑戰(zhàn)
檔案大數(shù)據(jù)化，使得高校檔案的數(shù)據(jù)必須具備大容量的存儲(chǔ)。對(duì)如此海量的檔案數(shù)據(jù)首先要將其保存下來(lái)，同時(shí)考慮到數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的特性，應(yīng)該將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同類型的數(shù)據(jù)中，另外存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)并不是簡(jiǎn)單的存放，應(yīng)該彼此有關(guān)聯(lián)有機(jī)的進(jìn)行融合，因此不同存儲(chǔ)空間應(yīng)該有合理“連接器”。
2、檔案服務(wù)內(nèi)容、方式需革新
大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案利用，走向了結(jié)論化、知識(shí)化和智能化，應(yīng)該改變以往簡(jiǎn)單查閱、復(fù)制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對(duì)檔案信息本身的需求，更希望從大量數(shù)據(jù)中經(jīng)過(guò)挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國(guó)留學(xué)人員的日益增多，學(xué)生有了將中文成績(jī)單翻譯成英文成績(jī)單的需求，而并不是簡(jiǎn)單的對(duì)中文成績(jī)的復(fù)印。
3、檔案信息安全受到威脅
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)的安全受到了很大的威脅。各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的上線，并未遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但是均需要與檔案系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接；同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值變得越來(lái)越高，越容易受到各種不法分子的共計(jì)；另外，在對(duì)結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)進(jìn)行融合時(shí)，可能會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息安全體系帶來(lái)較大沖擊。
4、對(duì)檔案從業(yè)人員提出較高要求
在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時(shí)代特征，新的檔案管理業(yè)務(wù)對(duì)檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業(yè)務(wù)，更要具備計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，并且具備較高的學(xué)習(xí)能力，才能不斷跟隨時(shí)展，做好檔案工作。
四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作思路
大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案工作要有新的工作思路，充分整合利用檔案資源，以服務(wù)為宗旨，不斷改進(jìn)工作方式，適應(yīng)時(shí)展要求。
1、建立數(shù)據(jù)規(guī)范，整合資源
高校各業(yè)務(wù)部門(mén)間的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能采用不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，而產(chǎn)生不同格式的數(shù)據(jù)，大量異構(gòu)數(shù)據(jù)形成信息孤島，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下首要解決的數(shù)據(jù)問(wèn)題。
對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，努力實(shí)現(xiàn)對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的合并管理，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用才能成為可能，分析挖掘海量數(shù)據(jù)才能成為可能。
2、改善工作模式
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立，各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔，對(duì)傳統(tǒng)的收、管、用，均提出了新的要求。
檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)研，要針對(duì)不同數(shù)據(jù)類別采取不同的處理方法，與檔案系統(tǒng)建立接口；檔案的“管”要做到全技術(shù)支持，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理已經(jīng)不可避免的涵蓋了計(jì)算機(jī)知識(shí)，同時(shí)海量的檔案數(shù)據(jù)處理也需要計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統(tǒng)日志管理；檔案的“用”要做到全智能服務(wù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)不應(yīng)該是簡(jiǎn)單的存放在那里的“死”數(shù)據(jù)，應(yīng)該“活”起來(lái)，而“活”即是對(duì)數(shù)據(jù)的分析與挖掘，應(yīng)該具備智能化的服務(wù)，真正為檔案利用者服務(wù)。
3、增強(qiáng)檔案信息安全管理
大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全性不言而喻，高校檔案工作需特別強(qiáng)調(diào)檔案信息安全。首先要以技術(shù)為支撐，加強(qiáng)檔案信息安全全程管理。包括身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄、密碼技術(shù)給數(shù)據(jù)加密、設(shè)置權(quán)限、做好備份機(jī)制、保留操作日志等。其次，要建立安全規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作有章可循。特別要做好檔案開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)和保密制度，在信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享利用。
4、建立高質(zhì)量的人才隊(duì)伍
大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作，已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的把檔案收集起來(lái)，裝裝訂訂，檔案利用也不在是簡(jiǎn)單查閱、復(fù)印，檔案從業(yè)人員應(yīng)該以大數(shù)據(jù)的思維去管理檔案。這就對(duì)檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，要具備專業(yè)的檔案知識(shí)，還要有數(shù)據(jù)分析能力、數(shù)據(jù)建模分析能力和處理數(shù)據(jù)能力，最重要的是要具備較高的自學(xué)能力，緊跟不斷出現(xiàn)的時(shí)代要求，才能更好的做好大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作。
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關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè)；檔案管理；新思路
在煤炭企業(yè)的各項(xiàng)管理中，檔案管理作為企業(yè)發(fā)展歷程中最重要的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、文化建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)作等方面都發(fā)揮著重要的積極作用。因此，企業(yè)必須根據(jù)發(fā)展實(shí)際，創(chuàng)新工作思路，建立一套科學(xué)、合理的檔案管理體系，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題分析
（一）企業(yè)管理層對(duì)檔案管理問(wèn)題重視程度不夠。在煤炭企業(yè)的管理中，領(lǐng)導(dǎo)雖然對(duì)檔案管理的重要性有了一定程度的認(rèn)識(shí)，但在實(shí)際操作過(guò)程中，他們認(rèn)為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)是企業(yè)管理工作的重心，和檔案管理沒(méi)有太大的關(guān)系，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作積極性，對(duì)待工作不嚴(yán)肅、不認(rèn)真，而疏忽了檔案管理工作。
（二）檔案管理手段落后于時(shí)展要求。現(xiàn)階段煤炭企業(yè)的檔案管理手段大部分仍然停留在傳統(tǒng)的手工檔案的模式中，手工檔案管理模式具有一定程度的不足：首先，手工檔案收集具有滯后性，一般傳統(tǒng)的檔案在移交過(guò)程中容易發(fā)生遺漏和失誤，而且很難對(duì)檔案進(jìn)行分類和編目，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和系統(tǒng)性。其次，由于檔案信息資源較為龐雜，而企業(yè)中又缺乏有效的檔案查詢手段，造成了檔案的查詢率和使用率低，浪費(fèi)了大量的人力和物力，無(wú)法保證檔案應(yīng)用功能的充分發(fā)揮。
（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能有待提高。由于企業(yè)檔案管理工作的艱巨性和復(fù)雜性，對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的要求也更嚴(yán)格。一般意義而言，合格的檔案管理人員不僅要具有豐富的知識(shí)結(jié)構(gòu)和過(guò)硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)，具備對(duì)館藏的熟知能力和檔案編目能力，更要具備學(xué)習(xí)能力，努力鉆研相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，掌握現(xiàn)代科技，利用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。而就目前而言，煤炭企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)技能還有待提高，主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能迅速掌握現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段為檔案管理工作服務(wù)。
二、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思路
（一）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要不斷與時(shí)俱進(jìn)，更新檔案管理的觀念，明確檔案管理在煤炭企業(yè)中的引領(lǐng)地位，樹(shù)立以檔案管理為單位的實(shí)際發(fā)展提供支持的核心理念，加強(qiáng)員工參與到檔案管理工作中來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)采用“三納入”“四參加”的規(guī)定進(jìn)行管理（注：“三納入”是指將檔案工作納入企業(yè)工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制。“四參加”是指檔案部門(mén)或檔案人員參加產(chǎn)品定型會(huì)、科研課題鑒定會(huì)、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收會(huì)、基礎(chǔ)工程驗(yàn)收會(huì)）。這樣會(huì)使很多重要的第一手文件資料直接由檔案室或檔案管理人員進(jìn)行收集、整理歸檔。其次是明確責(zé)任，真正做到按制度建檔，違反制度受罰。同時(shí)，也促進(jìn)檔案管理工作能夠切實(shí)融入企業(yè)的工作中，要將檔案管理工作與職工的薪資績(jī)效相掛鉤，從而激勵(lì)全員參與到檔案的存儲(chǔ)與利用中來(lái)。
（二）促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。在現(xiàn)階段，煤炭企業(yè)的檔案管理工作離不開(kāi)對(duì)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，因此，首先要不斷加強(qiáng)煤炭企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，借助企業(yè)中的局域網(wǎng)將各部門(mén)、各基層單位密切聯(lián)系起來(lái)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、多媒體技術(shù)、傳真等技術(shù)實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)的檔案管理、加工、查詢等綜合管理。其次，要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，通過(guò)配備高質(zhì)量的打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、照相機(jī)等，為企業(yè)提供健全的硬件設(shè)施，從而保證企業(yè)檔案收集、管理和傳輸工作得以有序開(kāi)展。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)建設(shè)信息化管理軟件的力度，可以通過(guò)引進(jìn)專業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)綜合檔案的有效利用和資源共享。
（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)條件下，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立在客觀上要求提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，必須要不斷增強(qiáng)檔案工作者的自學(xué)能力，通過(guò)學(xué)習(xí)檔案法律知識(shí)和檔案管理理論知識(shí)等，不斷提高檔案管理者的基本專業(yè)素質(zhì)，從而提高檔案管理工作的效率。其次，煤炭企業(yè)要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的方式，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代科技知識(shí)理論的強(qiáng)化和教育，幫助檔案管理人員不斷充實(shí)自己，提高對(duì)檔案管理信息化的應(yīng)用。
隨著高新技術(shù)的不斷發(fā)展，煤炭企業(yè)的檔案管理工作更應(yīng)該從降低工作強(qiáng)度、提高工作效率的角度出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理，在確保檔案信息安全和實(shí)現(xiàn)信息共享的原則下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、信息化，因此，煤炭企業(yè)更應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步擴(kuò)大檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，讓檔案資源真正能為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供借鑒和指導(dǎo)，以促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。
隨著時(shí)代的發(fā)展，科技水平不斷的提升，各個(gè)領(lǐng)域的各行各業(yè)都因此產(chǎn)生了深刻的變革，醫(yī)療機(jī)構(gòu)也不例外。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理工作中的重點(diǎn)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展意義深遠(yuǎn)，能夠幫助醫(yī)院更好的掌控、配置醫(yī)療設(shè)備，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的作用，對(duì)設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及醫(yī)療工作的順利開(kāi)展、完成都有著重大的意義，因此需要予以重視[1]。
1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的必要性分析
設(shè)備維修檔案和設(shè)備購(gòu)進(jìn)檔案共同組成了醫(yī)療設(shè)備檔案。在日常工作中，醫(yī)院方面更重視設(shè)備購(gòu)進(jìn)檔案，設(shè)備維修檔案的重要性被忽視，設(shè)備的需求、論證、驗(yàn)收、運(yùn)行、維修等也未能被科學(xué)的反應(yīng)進(jìn)設(shè)備檔案之中，設(shè)備檔案嚴(yán)重缺乏完整性，設(shè)備檔案管理工作水平難以有效提升。新時(shí)代下，醫(yī)療領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)日益加大，要以醫(yī)院的發(fā)展為導(dǎo)向，以患者的需求為依據(jù)，這樣才能更好的發(fā)展自身[2]。而想要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，醫(yī)院方面必須建立更利于醫(yī)院發(fā)展、更符合患者需求的、新型的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系。將醫(yī)療設(shè)備管理工作真正的融入包括醫(yī)療設(shè)備的購(gòu)進(jìn)、醫(yī)療器械的維修、醫(yī)療器械的臨床使用等在內(nèi)的各個(gè)環(huán)節(jié)。利用定期、不定期的設(shè)備檢修工作提高設(shè)備的使用效果，延長(zhǎng)設(shè)備的使用年限，確保設(shè)備能夠在醫(yī)療工作中發(fā)揮出最好的效果。
2 加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要遵循的原則
與其他領(lǐng)域的檔案相比較，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案具備特殊性：①材料非常多，歸檔時(shí)間比較長(zhǎng)。因?yàn)榇笮歪t(yī)療設(shè)備的購(gòu)置，從論證、購(gòu)置到安裝需要經(jīng)過(guò)一系列的步驟，也因此會(huì)產(chǎn)生大量的材料，加之設(shè)備的使用會(huì)產(chǎn)生檔案，到設(shè)備報(bào)銷之間也還要再經(jīng)歷一個(gè)極長(zhǎng)的時(shí)間，期間也會(huì)產(chǎn)生其他的檔案。②設(shè)備的引入來(lái)源不一致，有可能是國(guó)內(nèi)的，也可能是國(guó)外的，因此，檔案材料還牽扯多種類型的文字資料、影像資料等。③醫(yī)療設(shè)備檔案被多個(gè)科室使用，使用非常頻繁，檔案的損壞、丟失情況比較常見(jiàn)，檔案的完整性以及價(jià)值難以保證，檔案的統(tǒng)一管理難以落實(shí)。基于此，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須始終堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”原則，也只有如此才能保證醫(yī)院檔案的完整性以及有效性[3]。
3 現(xiàn)階段醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的狀況及問(wèn)題
3.1缺乏完善的制度體系 時(shí)代的發(fā)展改變了人們的思路，也在一定程度上影響了醫(yī)院的價(jià)值觀，在"利益最大化"的思維導(dǎo)向下，醫(yī)院普遍存在"重經(jīng)營(yíng)、輕管理"的情況，檔案管理工作的重要性被忽視，醫(yī)院檔案管理工作新內(nèi)涵難以展示，更難以有效的外延。由于缺乏相應(yīng)的管理制度，醫(yī)院的檔案管理也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重的缺乏規(guī)范性和科學(xué)性。現(xiàn)階段醫(yī)院施行的設(shè)備檔案管理多以管理人員的經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)，未形成統(tǒng)一的規(guī)范，檔案管理極易出現(xiàn)遺漏性問(wèn)題。另外，醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在很大的分散性，檔案的利用率也非常的低。
3.2檔案管理人員缺乏專業(yè)性 對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的人員實(shí)況進(jìn)行分析，不難發(fā)現(xiàn)他們的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力都比較低，除了不具備扎實(shí)的檔案管理理論外，思想落后、不具備現(xiàn)代科學(xué)技能的情況也非常的普遍。而這些情況無(wú)疑會(huì)給醫(yī)院的檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)不利的影響。另外，很多檔案管理人員都是兼職人員，人員流動(dòng)性非常大，不僅不能在工作中獲得扎實(shí)的管理知識(shí)，更難以在工作的過(guò)程中培養(yǎng)豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)的發(fā)展受到嚴(yán)重的阻礙[4]。
3.3醫(yī)院的檔案管理未能緊隨時(shí)展的步伐 21世紀(jì)是科技生產(chǎn)力時(shí)代，落后陳舊的檔案管理方法已經(jīng)難以滿足社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理難以緊隨時(shí)展的步伐，因而難以有效的發(fā)展。尤其是檔案的保存、使用方法不合理，不僅極易導(dǎo)致檔案的丟失、損毀，更容易導(dǎo)致檔案用房緊張問(wèn)題的發(fā)生。
4 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作思路的構(gòu)架策略
4.1統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)需要給予檔案管理工作以重視，將之視作醫(yī)院發(fā)展工作中的重點(diǎn)，并以此來(lái)端正其他人員的思想意識(shí)，使之也能重視檔案管理工作，繼而更好的配合檔案管理人員落實(shí)工作[5]。另外，醫(yī)院還應(yīng)加大培養(yǎng)檔案管理人員的力度，逐步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，確保他們能夠在實(shí)際工作中更好的應(yīng)用現(xiàn)代化的科技手段，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件。
4.2打造高綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍 現(xiàn)階段很多醫(yī)院都采用了現(xiàn)代化的檔案管理手段，但負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員卻仍舊是以前的檔案管理人員。醫(yī)院應(yīng)有意識(shí)的對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們擁有豐富的理論知識(shí)、具備較高的業(yè)務(wù)水平，提升檔案管理人員的工作熱情，確保他們擁有強(qiáng)的責(zé)任心以及強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，這樣才能在檔案管理工作中發(fā)揮自身的作用。另外，在聘用檔案管理人員的時(shí)候，醫(yī)院一定要充分的考慮聘用人員的綜合素質(zhì)，這樣才能為檔案管理工作提供優(yōu)秀的人才。
4.3完善檔案管理工作中的軟、硬件設(shè)施 現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)展的潮流，這樣才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，也才能將檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮到最大。醫(yī)院應(yīng)積極的引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，全面提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。另外，現(xiàn)代化的存儲(chǔ)方式有利于信息的檢索，節(jié)約了檔案管理的空間，更為后期的查詢、使用提供了便利，因此也需要給予重視。但值得一提的是，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式也存在較高的檔案風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，檔案泄密情況的發(fā)生概率更高，因此，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，檔案管理人員還需具備強(qiáng)的安全意識(shí)，這樣才能有效的防止檔案泄密或是檔案外漏情況的發(fā)生。
5 結(jié)論
綜上所述，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的重要舉措，然而現(xiàn)階段我國(guó)的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在問(wèn)題。醫(yī)院方面應(yīng)該正視問(wèn)題，積極的采取針對(duì)性的措施解決問(wèn)題，使醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作朝著科學(xué)、規(guī)范、創(chuàng)新的方向不斷的發(fā)展，這樣才能更好的發(fā)展醫(yī)院。
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隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，并逐步改變檔案工作的實(shí)際操作。檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。檔案信息可以并入互聯(lián)網(wǎng)，因此可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，不僅占地小，容量大、投入少，而且管理簡(jiǎn)便，查閱方便。
(二)檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門(mén)規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化，語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高，而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，在收文部門(mén)和單位之間建立“信任”。電子文件簽署與紙質(zhì)文件不同，它是簽署人在電子文件上面留下的“印記”。不僅表示對(duì)該電子文件的責(zé)任，證實(shí)簽署人特點(diǎn)的身份，而且只有防篡改、防利用、防抵賴等功能。收文部門(mén)和單位據(jù)此可以認(rèn)定文件簽署人及文件內(nèi)容的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。隨著電子文件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步完善，人們信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
(三)檔案管理將實(shí)現(xiàn)數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館臧檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案代碼，變成電子文件，實(shí)行檔案信總數(shù)字化后，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件，形成數(shù)據(jù)庫(kù)。這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾?？s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，有利于影像的長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，便于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷?？s微技術(shù)和數(shù)碼技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了廣闊的空間。電子文件具有快捷性與可塑性。它具有紙質(zhì)文件和其他文件無(wú)可比擬的優(yōu)越性。電子文件改變了我們傳統(tǒng)的收發(fā)文件流程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時(shí)查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。
二、檔案管理存在的問(wèn)題分析
(一)對(duì)檔案工作重視不夠。這個(gè)問(wèn)題普遍存在，領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)都比較淡薄。例如:形成的材料處室上交不及時(shí)，造成年度立卷歸檔工作不能按時(shí)完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個(gè)人的手中，都嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。
(二)從業(yè)人員素質(zhì)低。目前，我國(guó)高等?？茖W(xué)校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)不高，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒(méi)有高學(xué)歷，對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無(wú)從談起。有的工作人員就是高等?？茖W(xué)校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏。檔案管理還是過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對(duì)比較呆板，沒(méi)有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高等?？茖W(xué)校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等專科學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。
(三)檔案管理手段比較落后。目前，學(xué)校檔案業(yè)務(wù)管理和保管技術(shù)工作還比較落后，不少檔案管理部門(mén)不僅沒(méi)有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不具備。管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效力低下，而且影響到檔案的長(zhǎng)期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，是當(dāng)務(wù)之急的一項(xiàng)改革。
三、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑
(一)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，妥善確立檔案工作目標(biāo)。強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理。檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門(mén)的配合與全員的支持。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全。同時(shí)，要針對(duì)檔案管理方式、方法不盡相同的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使人們?cè)鰪?qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校檔案工作。提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，依然是檔案管理工作努力的重要方向。雖然經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展給檔案的現(xiàn)代化管理提供了發(fā)展的機(jī)遇，但是我們建立檔案最終的目的依然是讓它以知識(shí)的形式傳播下去、擴(kuò)散開(kāi)來(lái)，為人類的持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力和基礎(chǔ)。由于越來(lái)越多的人對(duì)于商品經(jīng)濟(jì)的盲目追求，使得人們對(duì)于知識(shí)的關(guān)注和公共事業(yè)的發(fā)展表現(xiàn)的越來(lái)越冷淡。這也從根本上減少了人們對(duì)檔案的利用程度，使得檔案實(shí)際的利用效率不斷下降。因此加大人們對(duì)于檔案利用的關(guān)注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價(jià)值，也是未來(lái)我們要繼續(xù)堅(jiān)持發(fā)展的重要方向。
眾所周知，我國(guó)目前通行的人事檔案管理制度和細(xì)化措施是建立在城鄉(xiāng)二元結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的，其本質(zhì)上是以政治和社會(huì)身份為核心的社會(huì)等級(jí)體系。隨著社會(huì)愈來(lái)愈平等化、身份越來(lái)越多元化，這套舊體系越來(lái)越不能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，其負(fù)面影響也越來(lái)越大。為了良好應(yīng)對(duì)社會(huì)轉(zhuǎn)型的各種新需求，必須對(duì)此體系進(jìn)行全面改革，進(jìn)一步細(xì)化相關(guān)具體措施，以創(chuàng)造出一套新的、合理高效的、能夠有效解決社會(huì)需求的人事檔案管理制度。
筆者認(rèn)為，為了能夠真正發(fā)揮我人口大國(guó)的人力資源優(yōu)勢(shì)，最優(yōu)化人力資源配置，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面開(kāi)展創(chuàng)新和改革。
一、加快人事檔案管理體制的創(chuàng)新
為應(yīng)對(duì)“單位人”變成“社會(huì)人”的大變革，管理體制的總改革方向是逐步將人事檔案的屬性由“單位檔案”變?yōu)椤吧鐣?huì)檔案”，以更好適應(yīng)社會(huì)化管理的需求。只有變?yōu)椤吧鐣?huì)檔案”，人的檔案屬性和其自身的社會(huì)形勢(shì)才能相一致，才能適應(yīng)不斷變化的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，從而為實(shí)現(xiàn)人的自由流動(dòng)奠定基礎(chǔ)。至于這套新體系的具體模式，筆者認(rèn)為，可以借鑒其他發(fā)達(dá)國(guó)家的管理經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理先地區(qū)集中化再全國(guó)統(tǒng)一化，即先建立以市為單位的人才檔案管理中心，將事業(yè)單位、公務(wù)員、企業(yè)、個(gè)體從業(yè)、無(wú)業(yè)、退休等各種類別的檔案管理權(quán)集中到一個(gè)或幾個(gè)人事檔案管理中心，由政府相關(guān)管理部門(mén)對(duì)其賦予統(tǒng)一管理和服務(wù)的專門(mén)職能，以解決目前人事檔案多頭管理、政出多門(mén)的問(wèn)題，還可以解決“死檔”、“棄檔”等不好的檔案管理問(wèn)題，最后在此基礎(chǔ)上可以在全國(guó)范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案管理中心，以最優(yōu)化相關(guān)資源為人力資源的有效配置服務(wù)。
二、加快個(gè)性化管理的進(jìn)度
人事檔案的實(shí)質(zhì)就是文字化的人生軌跡，其除了應(yīng)有的客觀性、全面性、過(guò)程性、完整性等特性之外，還應(yīng)該在日益多樣化、崇尚自我的現(xiàn)時(shí)代增加一種新的屬性—個(gè)性化。人事檔案的個(gè)性化，指的是人事檔案材料的多樣化、縱深化和自我化，可以更加彰顯人事檔案的生命力和現(xiàn)實(shí)感。這就要求人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該采取相應(yīng)措施，在真實(shí)性、客觀性、公正性的基礎(chǔ)上，注重適應(yīng)現(xiàn)時(shí)代檔案主體多元化、社會(huì)職能多樣化、需求差異化的要求，根據(jù)不同職業(yè)、類型等因素的差異，采用不同的檔案收集、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，尤其是能夠充分反映一個(gè)人信用、能力等關(guān)鍵社會(huì)價(jià)值的材料。舉例來(lái)說(shuō)，如對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理，應(yīng)該更偏向于收集和歸檔能反映其受教育水平、科研能力、職業(yè)生涯履歷、各種考核認(rèn)證材料等資料，對(duì)企業(yè)家的檔案管理，應(yīng)該更偏向于其管理水平、學(xué)歷、社會(huì)信用、能力證明材料等資料。只有加強(qiáng)對(duì)個(gè)性化檔案管理的探索，才能不斷豐富和完善檔案管理工作，在更高的層面上提升人事檔案的使用效能。
三、加快檔案信息化建設(shè)力度和進(jìn)度
現(xiàn)時(shí)代是信息時(shí)代，檔案管理理應(yīng)緊隨這一時(shí)代潮流，加快檔案的信息化建設(shè)，尤其是針對(duì)當(dāng)前眾多“死檔”、“棄檔”時(shí)更應(yīng)該加快信息化建設(shè)。如果信息化建設(shè)落后于社會(huì)發(fā)展的需求，則表明檔案管理的方式和方法太過(guò)于陳舊，不能將檔案的資源效應(yīng)外化于社會(huì)各個(gè)方面。只有通過(guò)信息技術(shù)開(kāi)發(fā)各種檔案信息資源，才能最大限度地體現(xiàn)人事檔案的社會(huì)價(jià)值。
由于種種條件限制和各種原因，雖然當(dāng)今社會(huì)早已全面進(jìn)入信息化時(shí)代，但是人事檔案多還處于紙質(zhì)形態(tài)，不能將人事檔案資源進(jìn)行全社會(huì)共享。而檔案信息數(shù)字化管理是一種新型的檔案信息管理方式，必將引起檔案管理領(lǐng)域的一場(chǎng)全新革命，這主要是因?yàn)閿?shù)字化、信息化管理可以將處于不同地區(qū)、不同單位、不同領(lǐng)域、不同介質(zhì)的人事檔案資源連接起來(lái)，并以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存和管理，從而能夠最大限度地提高人事檔案的利用率。如果此舉能夠最終完全實(shí)現(xiàn)，意味著人事檔案將擺脫厚而笨重的紙質(zhì)形態(tài)，成為一種不受地區(qū)、領(lǐng)域限制，可以脫離“空間”和“時(shí)間”的限制而被便捷使用的電子檔案，以共享的方式連接成一個(gè)全國(guó)乃至全世界范圍內(nèi)的人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)，從根本上克服傳統(tǒng)人事檔案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
四、要加大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的力度
在實(shí)際工作中，很多人事檔案管理部門(mén)并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到自己職能的重要性，致使在人員配備上不到位、沒(méi)有專職工作人員，在人員培訓(xùn)上不到位、不能加強(qiáng)工作人員的能力建設(shè)，在人員工作激勵(lì)上措施不完備、不能真正做到獎(jiǎng)勤罰懶，人力資源建設(shè)存在諸多問(wèn)題。
要做好新形勢(shì)下的人事檔案部門(mén)人力資源管理工作，就必須打造好能吃苦、能戰(zhàn)斗的隊(duì)伍，并從嚴(yán)治理開(kāi)展科學(xué)的人力資源管理工作，只有這樣，才能建設(shè)出一支無(wú)論在思想道德、政治覺(jué)悟還是工作作風(fēng)和業(yè)務(wù)能力等方面皆過(guò)硬的人事工作隊(duì)伍。從根本上說(shuō)，一是培養(yǎng)人事檔案管理人員過(guò)硬的工作精神，使其能夠確立吃苦耐勞、忠于職守、淡泊名利的精神，并兼有細(xì)心、責(zé)任心、服務(wù)他人的熱心。二是培養(yǎng)人事檔案管理工作人員較高的政治素質(zhì)，使其能夠在利益面前不動(dòng)搖、始終堅(jiān)持原則，堅(jiān)守本職工作的職業(yè)道德和操守，認(rèn)真按章守紀(jì)地做好檔案管理工作。三是培養(yǎng)認(rèn)識(shí)檔案管理工作人員較強(qiáng)的業(yè)務(wù)動(dòng)手能力和深厚的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠在知識(shí)化、信息化時(shí)代中能夠緊隨時(shí)代潮流做好人事檔案管理工作。具體的措施，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面入手做好相應(yīng)工作：一是嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，配齊、配足檔案管理工作人員，設(shè)立專門(mén)崗位從事這一專門(mén)性的工作，解決人員匱乏、不精通業(yè)務(wù)的問(wèn)題。二是建立職業(yè)資格準(zhǔn)入制度，使得只有經(jīng)過(guò)全國(guó)性的考核才能獲得上崗資格，以保證工作人員的素質(zhì)和能力。三是在工作中加強(qiáng)培訓(xùn)和交流，在政治和業(yè)務(wù)上努力做到“雙合格”、全面提高工作人員素質(zhì)和整體隊(duì)伍的向心力、凝聚力。四是建立健全績(jī)效考核制度，通過(guò)內(nèi)部嚴(yán)格管理強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)、做好獎(jiǎng)懲工作，以拉開(kāi)分配檔次，在物質(zhì)上和精神性充分調(diào)動(dòng)廣大管理人員的積極性和創(chuàng)造性。
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0 引言
企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成全部檔案的總和，企業(yè)檔案更是展示和記錄著整個(gè)企業(yè)發(fā)展的過(guò)程，并維護(hù)整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)發(fā)展和服務(wù)。可以看出企業(yè)檔案管理在整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目運(yùn)作、市場(chǎng)定位以及市場(chǎng)營(yíng)銷方面提供巨大的指導(dǎo)。企業(yè)如何完善檔案管理，能為企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供動(dòng)力支持。
1 企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.1 企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不夠全面
在現(xiàn)階段的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)在如此激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)為了提升自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，都將企業(yè)工作的重心放在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，并將企業(yè)檔案管理工作擺在了企業(yè)的邊緣，由于對(duì)企業(yè)檔案管理沒(méi)有進(jìn)行全面的認(rèn)知和重視。在企業(yè)檔案管理在資金和人員配置上都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)多的投入造成企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)了較多疏忽的地方，檔案丟失、泄密等狀況經(jīng)常出現(xiàn)。
1.2 企業(yè)檔案管理方式和手段相對(duì)落后
國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)檔案管理還是采用手工作業(yè)的方式，在檔案主題中，會(huì)出現(xiàn)不同部門(mén)和單位的資料，但是這些資料如果一起交到檔案館內(nèi)會(huì)出現(xiàn)重復(fù)性，而這手工作業(yè)的方式，檔案館如何進(jìn)行信息的篩選，選取出有價(jià)值的信息，并做好信息資源的合理加工和有效利用，幫助企業(yè)和職工實(shí)現(xiàn)資源共享，成為企業(yè)檔案管理急需解決的問(wèn)題。
此外，部分企業(yè)檔案管理部門(mén)也都引進(jìn)了現(xiàn)代化管理的設(shè)備，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作的處理，但是仍然存在一些基本功能，例如，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及檢索管理等都缺乏綜合處理技術(shù)，特別是在企業(yè)檔案數(shù)量不斷增多的狀況下，技術(shù)的缺乏影響企業(yè)發(fā)展的需求，也極大地的降低企業(yè)檔案的價(jià)值和利用效率。
1.3 檔案的管理人員專業(yè)水平相對(duì)較低
確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展，從主觀上講就是需要專業(yè)化和高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理人員，要求企業(yè)檔案管理人員非常熟悉企業(yè)檔案管理工作。但目前存在一個(gè)問(wèn)題就是，企業(yè)檔案管理人員自身的素質(zhì)不高、知識(shí)層次不高，更缺乏專業(yè)的技能水平，所以，這種狀況下也就制約了我國(guó)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程和發(fā)展。
2 企業(yè)檔案管理工作的新思路
2.1 提高對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度
企業(yè)內(nèi)部人員要全面提升對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并了解到企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)生存發(fā)展產(chǎn)生了重要意義。強(qiáng)化和提升企業(yè)檔案管理人員的重要性，增強(qiáng)企業(yè)員工的責(zé)任意識(shí)，明確檔案管理工作是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)員工重要責(zé)任。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面來(lái)講，提升企業(yè)檔案管理工作的重視，做到思想的解放，與時(shí)俱進(jìn)，提升企業(yè)檔案管理工作的效率，用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理方式提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量，構(gòu)建一個(gè)完善的企業(yè)檔案管理體系。
2.2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作檢查考核規(guī)范化
企業(yè)檔案管理的規(guī)范檢查和考核，是確保企業(yè)檔案管理工作順利開(kāi)展的手段，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，檢查和考核工作很容易被忽視。但有效的檔案管理能夠幫助我們避免工作的差錯(cuò)，并結(jié)合我國(guó)檔案管理的需求，制定出一個(gè)適合企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該做好細(xì)致的考慮，對(duì)檔案庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn)以及檔案存放和保管的標(biāo)準(zhǔn)都做出詳細(xì)的解釋。當(dāng)然也需要完善企業(yè)檔案管理檢查和考評(píng)制度，做好檔案專業(yè)部門(mén)檢查和考評(píng)工作以及企業(yè)內(nèi)部管理工作的考評(píng)。
2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案管理制度
在檔案管理工作開(kāi)展中，想要實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為企業(yè)檔案各項(xiàng)工作提供充足的便利，需要做好企業(yè)檔案管理制度的建立和完善，在標(biāo)準(zhǔn)化制度的保證下為企業(yè)檔案管理工作指明方向。企業(yè)檔案管理部門(mén)在處理電子文件時(shí)，需要積極地尋求企業(yè)各個(gè)科室和部門(mén)的幫助，讓他們對(duì)檔案管理工作提出支持。同時(shí)建立一個(gè)完善、科學(xué)、有效的企業(yè)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，在企業(yè)電子文件資源遞交過(guò)程中，采用更有效的管理方式，也做到嚴(yán)格按照自動(dòng)化的規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，這種狀況下也確保了企業(yè)電子文件處理工作的有效進(jìn)行。
當(dāng)然在制定企業(yè)檔案管理制度和系統(tǒng)時(shí)，在對(duì)企業(yè)軟件選取過(guò)程中，要選取一些兼容性和應(yīng)用性好的軟件，做好軟件的相關(guān)技術(shù)參數(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范工作。
2.4 提升企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)
具備較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)檔案工作人員，對(duì)企業(yè)檔案管理和建設(shè)工作的開(kāi)展尤為重要。因此，健全企業(yè)檔案管理建設(shè)隊(duì)伍，做好企業(yè)檔案工作人員的有關(guān)培訓(xùn)工作，讓企業(yè)檔案工作人員能夠更加熟練的掌握企業(yè)檔案管理的有效制度、流程和計(jì)算機(jī)操作以及軟件開(kāi)發(fā)和維護(hù)等技術(shù)。同時(shí)企業(yè)更是要在給予企業(yè)檔案管理人員更好的薪酬待遇，幫助企業(yè)員工檔案管理人員做好培訓(xùn)工作，吸引更多優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。
3 小結(jié)
企業(yè)檔案工作的開(kāi)展，其目的就是為了確保企業(yè)高速的發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)，但目前我國(guó)企業(yè)檔案管理工作還存在較多的不足，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分意識(shí)到檔案管理工作在整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著重要作用，我們也只有選擇不斷適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展形勢(shì)，適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展需求，健全我國(guó)企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，全面推動(dòng)企業(yè)今后有序健康的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
隨著“大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新”成為新時(shí)期國(guó)家、社會(huì)發(fā)展的潮流趨勢(shì)，創(chuàng)新已經(jīng)成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必由之路。尤其是對(duì)檔案管理這類極易陷入固定套路的管理重點(diǎn)而言，創(chuàng)新不止于對(duì)檔案管理工作效率與模式有所提升和超越，更是對(duì)各類企事業(yè)單位管理工作全局的推動(dòng)和促進(jìn)，是實(shí)現(xiàn)基層單位管理工作現(xiàn)代化、科學(xué)化的重中之重。
一、新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義
在“雙創(chuàng)”的社會(huì)宏觀背景下，基層單位檔案管理工作創(chuàng)新最首要的意義乃是對(duì)傳統(tǒng)管理思想和模式的超越與突破。通過(guò)構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學(xué)的檔案管理架構(gòu)，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統(tǒng)的制約，使檔案管理不再只是對(duì)歷史資料的簡(jiǎn)單收集與保管，而是能夠切實(shí)發(fā)揮出檔案潛在的價(jià)值再創(chuàng)造能力，從而彌補(bǔ)與修正過(guò)去管理手段的缺陷和不足，進(jìn)而提高勞動(dòng)生產(chǎn)率和管理工作整體水平。其次，基層單位創(chuàng)新檔案管理工作另一重要意義在于營(yíng)造單位內(nèi)部全面創(chuàng)新的良好氛圍。創(chuàng)新檔案管理工作有助于改變過(guò)去的陳舊觀念，使每個(gè)職能崗位人員認(rèn)識(shí)到檔案管理人人有責(zé)，而不只是檔案管理員個(gè)體的工作內(nèi)容。只有建立起“全員都對(duì)檔案管理履職盡責(zé)”的環(huán)境，才更有利于管理創(chuàng)新意識(shí)滲透到所有作業(yè)環(huán)節(jié)，幫助所有工作人員從過(guò)去只關(guān)注自身工作內(nèi)容創(chuàng)新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創(chuàng)新整體。當(dāng)創(chuàng)新的視角從局促轉(zhuǎn)向開(kāi)闊，則基層單位才更有可能加快創(chuàng)新速度、提升創(chuàng)新效能。
二、基層單位檔案管理工作的常見(jiàn)問(wèn)題
對(duì)不少基層單位來(lái)說(shuō)，檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)被簡(jiǎn)單理解為歷史資料的收集、整理和保管。由于管理思想陳舊落后，檔案管理工作形式刻板、效率低下，很難發(fā)揮出檔案作為珍稀信息應(yīng)有的價(jià)值再創(chuàng)造功能。因此，不僅高層管理者對(duì)檔案管理較少重視與關(guān)注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實(shí)踐，更無(wú)法積極主動(dòng)地創(chuàng)新管理意識(shí)和手段。因此，許多基層單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過(guò)程中低質(zhì)低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息錯(cuò)漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無(wú)法滿足時(shí)代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了基層單位管理工作全局水平的提升。
三、新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路
（一）管理理念創(chuàng)新
意識(shí)決定行動(dòng)。檔案管理工作創(chuàng)新需起始于管理理念的創(chuàng)新。即，要加強(qiáng)對(duì)全員的宣傳教育，幫助每個(gè)職能崗位作業(yè)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理是所有人的份內(nèi)事，而絕非只是檔案管理員的個(gè)人責(zé)任。基層單位應(yīng)當(dāng)在包括績(jī)效管理、職能考核等各管理環(huán)節(jié)納入檔案管理的考核細(xì)節(jié)，制定出足夠細(xì)致、準(zhǔn)確乃至可量化的檔案管理規(guī)范。要使全員認(rèn)識(shí)到每個(gè)作業(yè)動(dòng)作都會(huì)影響到最終檔案結(jié)果的品質(zhì)，因此無(wú)論生產(chǎn)還是管理作業(yè)都必須嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)指標(biāo)要求。最重要的是，應(yīng)當(dāng)確保落實(shí)管理責(zé)任制，即，每個(gè)崗位產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)與量都需要和生產(chǎn)績(jī)效間建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，并且要結(jié)合品質(zhì)、效率等因素予以獎(jiǎng)懲的處置。只有當(dāng)客觀的物質(zhì)利益產(chǎn)生變化，人的主觀觀念才能得以觸動(dòng)，才能使檔案管理人人有責(zé)的創(chuàng)新理念逐漸內(nèi)化、固化。在此基礎(chǔ)上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化。
（二）管理系統(tǒng)創(chuàng)新
改變傳統(tǒng)管理模式僅僅依靠人工操作的陳舊落后狀態(tài)，要建立起基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)。即，要充分借助技術(shù)的先進(jìn)性規(guī)避人工作業(yè)無(wú)法避免的不足之處，利用機(jī)器操作提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的前提之一是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作，也就是建立起統(tǒng)一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門(mén)內(nèi)部開(kāi)始建立起電子化、自動(dòng)化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)，再實(shí)現(xiàn)各職能部門(mén)之間的彼此聯(lián)通，形成內(nèi)部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺(tái)。最后，視管理工作的實(shí)際需要打通與外網(wǎng)的連接。重點(diǎn)在于，既要實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)化操作的優(yōu)質(zhì)與高效，又在同時(shí)提高網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性與可靠性。要實(shí)現(xiàn)這樣的管理目標(biāo)，一方面需要建立起足夠頻率和體量的安全管理考核制度，另一方面則要利用包括分級(jí)授權(quán)在內(nèi)的各類信息化管理手段。隨著技術(shù)的進(jìn)步，還要積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等更加前沿的理論和技術(shù)。
結(jié)束語(yǔ)
基層單位的檔案管理工作歷來(lái)是不容忽視的重要組成，卻也是最容易被忽視和滿足于循規(guī)蹈矩的薄弱環(huán)節(jié)。眾多基層單位的檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)刻板機(jī)械，不僅難以滿足各職能崗位的客觀需求，而且越來(lái)越制約著基層單位管理工作品質(zhì)和效率的提高，更是與新時(shí)期全面創(chuàng)新的大勢(shì)所趨相悖。因此，基層單位檔案管理工作需要首先從轉(zhuǎn)變觀念著手，基于理念、體系乃至人員隊(duì)伍全方位展開(kāi)創(chuàng)新和突破。這不僅有助于基層單位檔案管理實(shí)現(xiàn)潛在信息價(jià)值的再創(chuàng)造，而且有利于各單位從管理層到一線崗位各成員超越舊思想束縛，以更加立體的創(chuàng)新思路實(shí)現(xiàn)本單位管理模式的結(jié)構(gòu)性調(diào)整，進(jìn)而助力基層單位管理和運(yùn)營(yíng)工作的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
1.1檔案管理人員首先要熟悉檔案
以一些有經(jīng)營(yíng)歷史的企業(yè)為例，伴隨著企業(yè)發(fā)展與改革，很多相關(guān)檔案資料都在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中需要做好接收與管理工作。因此，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)請(qǐng)教歸檔內(nèi)容相關(guān)的人員，全面、真實(shí)記錄擬歸檔內(nèi)容，弄懂相關(guān)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，對(duì)各種歸類檔案、資料做到心中有數(shù)。1.2企業(yè)要將檔案管理上升到保護(hù)企業(yè)獨(dú)有資產(chǎn)的高度
客觀來(lái)講，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，無(wú)論是科技、還是文書(shū)、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。檔案財(cái)富是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。除此之外，企業(yè)的檔案是獨(dú)有的原始記錄，記錄著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各類數(shù)據(jù)和文字資料。
1.3企業(yè)要重視檔案中的經(jīng)濟(jì)價(jià)值
檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無(wú)形資產(chǎn)的伴生物，檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來(lái)的。例如，從企業(yè)建筑維修這一常見(jiàn)工作為例，就能以建筑資料檔案為參考，提高工作效率。因此，筆者認(rèn)為，檔案資料只要管理好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。2 當(dāng)代企業(yè)檔案管理工作的著力點(diǎn)2.1提高檔案管理人員及檔案利用的效率
當(dāng)代企業(yè)都在不斷適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要高效運(yùn)行，因此，企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制完善自己。筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換。與此同時(shí)，提高辦事效率，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。2.2從企業(yè)各自實(shí)際出發(fā)做好檔案管理工作
筆者認(rèn)為，檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)支持固然非常重要，但具體活動(dòng)的開(kāi)展還要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來(lái)，企業(yè)適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案利用率不高。因此，企業(yè)必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，獎(jiǎng)罰分明，從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，用制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作。3 創(chuàng)新當(dāng)代企業(yè)檔案管理工作的思路
3.1以完善的管理制度保障企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化
只有思想解放，觀念轉(zhuǎn)變，將“服務(wù)”作為立館的根本，放在最重要位置，不斷進(jìn)行服務(wù)領(lǐng)域拓展，改變服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，增加專業(yè)性，對(duì)接市場(chǎng)，城建檔案工作才可以不斷地做大做強(qiáng)。一是城建檔案工作需要為城市的規(guī)劃、建設(shè)以及管理主動(dòng)提供大量的依據(jù)、咨詢和決策信息。二是主動(dòng)介入圍繞城市進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)的業(yè)務(wù)，將館內(nèi)的藏聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化基礎(chǔ)管理工作，積極提供各種形式服務(wù)工作。三是將現(xiàn)存館藏的城建檔案聲像及信息等資料通過(guò)城各種陳列開(kāi)放活動(dòng)，積極宣傳城市的規(guī)劃建設(shè)和管理成就，為社會(huì)提供廣泛地利用服務(wù)。拓寬服務(wù)的范圍，并改變服務(wù)方式。一是充分整合檔案資源信息，建立城建檔案的信息管理系統(tǒng)，增加檔案利用效益及水平。二要深層次挖掘城建檔案所蘊(yùn)藏的各類信息，開(kāi)展各類信息數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)城鄉(xiāng)建設(shè)工作提供各類基礎(chǔ)信息，三要是建立網(wǎng)站，加強(qiáng)城建檔案館和社會(huì)溝通的能力，使大眾能方便地獲知城建檔案工作的信息資源，把服務(wù)作為工作出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行開(kāi)展，這才是城建檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展之路。
加強(qiáng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)建設(shè)，提高城建檔案館的整體管理水平
要不斷增強(qiáng)館藏建設(shè)。檔案是一個(gè)檔案館的根本，所以進(jìn)一步增加館藏依舊是今后很長(zhǎng)一時(shí)間的工作重點(diǎn)，在重視各類工程竣工時(shí)的檔案收集同時(shí)，也要進(jìn)一步地加大收集規(guī)劃編制和建設(shè)系統(tǒng)過(guò)程的檔案資料，例如市政設(shè)施、土地房產(chǎn)、人防、管線、防洪等各種重點(diǎn)防護(hù)工程的資料和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件所急需的檔案資料收集，而且要將這些保障性的措施和城建檔案工作的法制建設(shè)職能及其體系的建立進(jìn)行一并考慮，使其能夠統(tǒng)一規(guī)劃和解決。進(jìn)行城建檔案工作的人員要主動(dòng)積極地開(kāi)展工作，運(yùn)用各類宣傳工作，使得有關(guān)單位積極將向我們進(jìn)行檔案報(bào)送。做好城建檔案的現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)工作，能充分應(yīng)用城建相關(guān)專業(yè)的學(xué)科知識(shí)。對(duì)城建檔案的工作者來(lái)說(shuō)必須要求其既要懂城建檔案的管理知識(shí)，也要有能力進(jìn)行實(shí)地操作，而且了解工程建設(shè)知識(shí)，是一種復(fù)合型交叉類人才。這就需要我們的城建檔案管理部門(mén)及檔案管理的工作人員盡快地適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求，不斷進(jìn)行知識(shí)更新，掌握現(xiàn)代化的管理知識(shí)和專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)方法。所以，在城建檔案的培訓(xùn)工作當(dāng)中，對(duì)城建檔案的業(yè)務(wù)人員需加大新知識(shí)理論應(yīng)用、新技術(shù)設(shè)備和新方法的培養(yǎng)以及城建檔案管理的信息化知識(shí)運(yùn)用建設(shè)培訓(xùn)。增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員對(duì)現(xiàn)代化知識(shí)技術(shù)的掌握運(yùn)用，不斷提高整體隊(duì)伍的知識(shí)水平及業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)人員的政治思想教育和職業(yè)道德素質(zhì)，樹(shù)立勤奮工作、無(wú)私奉獻(xiàn)、合作團(tuán)結(jié)、積極進(jìn)取的精神狀態(tài)風(fēng)貌。
推進(jìn)城建建設(shè)信息化，加大收集管理地下管線和重要工程
