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傳統(tǒng)會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中，會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時表現(xiàn)為計算機的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點。
第一，會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務(wù)會計檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。
第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費時費力。網(wǎng)絡(luò)時代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。
第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。
二、 會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題
（一）會計檔案管理重要性認(rèn)識不足
會計檔案是會計工作成果，是會計核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識上的不足，會計工作只重視核算階段，停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務(wù)報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關(guān)注會計檔案管理工作。
（二）會計檔案的軟硬件建設(shè)滯后
會計檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會計檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會計檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會計電算化相協(xié)調(diào)，成為會計全面的發(fā)展阻礙。
（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞
會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數(shù)據(jù)，安排專門人員進(jìn)行拷貝（備份）存儲，進(jìn)行會計信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨立于原計算機系統(tǒng)。在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認(rèn)識不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。
（四）會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財務(wù)人員計算機專業(yè)素質(zhì)和會計電算化專業(yè)知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優(yōu)越性認(rèn)識不足，利用不夠，會計檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。
三、解決會計檔案管理問題的對策
（一）提高會計檔案重要性的認(rèn)識
會計檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會計檔案保管期限，到期銷毀。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認(rèn)識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起，成為無水之源。相關(guān)部門加強小微企業(yè)會計管理工作，對于是否有完善的會計檔案管理制度，要成為會計工作考核內(nèi)容之一。
（二）加快會計檔案的軟硬件建設(shè)工作
會計的目標(biāo)是及時準(zhǔn)確提供會計信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時代，為會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會計核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動分析、預(yù)測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識，加大投入，配備足夠的財務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。
（三） 完善會計檔案的日常管理工作
中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）06-0-01
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家和單位檔案的重要組成部分；隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，對電算化會計檔案的管理工作的要求也越來越高。
一、會計檔案的收集與整理
會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎(chǔ)，其收集范圍一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算相關(guān)資料等四個部分。會計憑證除轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；會計賬簿包括總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產(chǎn)臺賬、低值易耗品臺賬等輔助登記備查簿。對于這些賬簿要分別整理立卷，按部門保管。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨組卷并加裝封面和扉頁，并準(zhǔn)確認(rèn)真填列各項內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫；會計報表分月、季度、半年度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應(yīng)與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應(yīng)編寫頁碼，其方法與會計賬簿相同；屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇其他會計核算相關(guān)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案形成與保管
(一)上述會計檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內(nèi)容
會計檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。月、季度財務(wù)報告(包括文字分析)3年；銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報廢清理后5年；總賬、明細(xì)賬、會計憑證、會計移交清冊等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財務(wù)報告決算(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等保管期限為永久。保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派人到指定地點監(jiān)銷。
三、會計檔案管理中存在的問題
(一)對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足、 意識淡薄，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。
(二)會計檔案資料收集不全。
(三)會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。
(四)財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范、不重視。
(五)紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。
四、完善會計檔案工作管理的建議
(一)各單位領(lǐng)導(dǎo)從思想上引起足夠的重視，加強培訓(xùn)?！稌嫏n案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！笨梢姀姆傻母叨葋硪婪訌姽芾?，使會計檔案管理走上法制化軌道。同時應(yīng)依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強會計檔案管理知識和操作技能作為會計人員崗前培訓(xùn)和考核的重要內(nèi)容，有效地防范問題進(jìn)而起到應(yīng)有的重要作用。
(二)整理各類會計檔案，認(rèn)真妥善保管。對存放的手工會計檔案，要及時認(rèn)真細(xì)致地清理修整、妥善保管歸檔。會計電算化軟件系統(tǒng)、程序及存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、資料，均應(yīng)視同檔案及時整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應(yīng)按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會計檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會計檔案應(yīng)有備份，存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。采用磁性介質(zhì)存貯的電算化會計檔案，要定期進(jìn)行檢查、復(fù)制備份，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。
(三)建立各種管理制度。根據(jù)本單位的具體情況，建立健全會計檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對實現(xiàn)會計電算化形成的會計帳簿和會計報表的保管，應(yīng)打印以紙質(zhì)形式便于保管，其保存期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
1.前言
會計檔案為會計核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，具體涵蓋會計憑證、賬目、報表材料、信息化應(yīng)用存儲軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內(nèi)容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會計管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了核心價值作用。為此，強化會計檔案管理尤為重要，我們只有明晰其現(xiàn)實特征，針對管理階段中存在的問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，方能激發(fā)會計檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升企事業(yè)單位核心競爭力。
2.會計檔案特征
會計檔案的形成需要應(yīng)用會計核算手段，其同企事業(yè)單位從事的經(jīng)濟(jì)活動以及財務(wù)收支密切關(guān)聯(lián)，因而需體現(xiàn)科學(xué)專業(yè)性。會計核算主體應(yīng)用賬戶的設(shè)置、填寫與管理憑證、記賬、經(jīng)營成本核算、資產(chǎn)清查管理與會計報表等方式，針對會計對象實施持續(xù)全面的詳細(xì)登記以及管理監(jiān)督。由此決定會計核算應(yīng)體現(xiàn)實踐的嚴(yán)密性。
3.會計檔案核心作用
會計檔案為企事業(yè)單位從事會計分析以及審計核查必不可少的依據(jù)，因此其體現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)的依據(jù)作用。同時會計檔案還體現(xiàn)了一定的憑證作用，可成為單位考察評估會計事項的有效證明材料。會計檔案可作為企事業(yè)單位探索經(jīng)濟(jì)發(fā)展、研究財政事務(wù)的優(yōu)質(zhì)資料，因此，可將會計檔案用作某個區(qū)域或機構(gòu)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、財務(wù)管理的史料基礎(chǔ)。
4.會計檔案實踐管理中包含的問題
目前，企事業(yè)單位管理會計檔案工作中，體現(xiàn)了一定現(xiàn)實問題，即管理制度不全面。一些單位決策領(lǐng)導(dǎo)層忽略了會計檔案管理的重要性，沒有形成整體的會計檔案建檔、歸檔管理、查閱借還以及銷毀體制，進(jìn)一步令會計檔案實踐管理體現(xiàn)出一定的無序性。對于檔案資料的裝訂也存在不規(guī)范性，一些企事業(yè)單位財務(wù)機構(gòu)，主體由管理檔案員工進(jìn)行資料的裝訂，較易令檔案保存一段時間后，形成破損或丟失。再者，一些企事業(yè)單位保管會計檔案欠缺妥善性，令應(yīng)用壽命顯著下降，沒有達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)期限。
5.強化會計檔案管理科學(xué)策略
5.1優(yōu)化會計檔案管理工作體制，完善裝訂立卷
為完善會計檔案管理，各企事業(yè)單位財務(wù)機構(gòu)人員，應(yīng)正視會計檔案管理工作重要性，依據(jù)財政部門以及檔案管理機構(gòu)相關(guān)精神，就實際發(fā)展?fàn)顩r，編制管理會計檔案工作機制。應(yīng)就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進(jìn)行細(xì)化明確，令其有據(jù)可依，逐步邁上科學(xué)管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實基礎(chǔ)。為此，工作人員應(yīng)提升責(zé)任感，依據(jù)會計檔案管理規(guī)定，將會計憑證按冊裝訂。應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的核查原始會計憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內(nèi)容是否完整，每冊厚度是否相同，應(yīng)確保裝訂的完整、結(jié)實，同時體現(xiàn)一定的美觀性。
5.2規(guī)范會計檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理
規(guī)范的會計檔案管理可預(yù)防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財務(wù)機構(gòu)應(yīng)創(chuàng)建細(xì)致全面的查借手續(xù)。內(nèi)部會計人員可進(jìn)行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時應(yīng)履行詳細(xì)登記手續(xù)，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時間，并簽字確認(rèn)。在還回會計檔案之時，工作人員則應(yīng)細(xì)致的檢驗，確認(rèn)是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現(xiàn)象，預(yù)防會計檔案流通階段中的缺損、不完整、丟失以及泄露現(xiàn)象。財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)會計檔案管理規(guī)定，定期移交應(yīng)予以歸檔的會計資料到管理檔案機構(gòu)，不應(yīng)隨意進(jìn)行封閉的保管。同時檔案部門應(yīng)定期進(jìn)行會計檔案資料的點收，履行工作職責(zé)，做好交接手續(xù)的辦理。對會計憑證檔案應(yīng)按冊以及序號進(jìn)行逐個清點，并遵循記賬要領(lǐng)進(jìn)行賬簿的全面核實。同時應(yīng)核查備案資料完整性，確保賬表一致、信息相符，提升會計檔案信息的真實性以及充實性。歸檔處理的各項會計檔案，應(yīng)遵循原卷冊封袋的原則，倘若需要進(jìn)行拆卷，則應(yīng)聯(lián)合經(jīng)辦人一同負(fù)責(zé)整理，明確職責(zé)分工。
5.3科學(xué)開展會計檔案的綜合鑒定以及銷毀工作
做好會計檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應(yīng)依據(jù)規(guī)范原則標(biāo)準(zhǔn)，對超期檔案信息進(jìn)行再次評估，分析其應(yīng)用價值。將不具保存效用的會計檔案全面剔除銷毀。實踐工作中應(yīng)體現(xiàn)良好的科學(xué)性，檔案管理機構(gòu)應(yīng)出具鑒定意見，并聯(lián)合單位會計部門構(gòu)建鑒定小組，進(jìn)行全面細(xì)致的評估。資料需要銷毀時，應(yīng)撰寫銷毀報告，填寫審批表格，報告之中應(yīng)涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時間，資料銷毀的總量以及簡要的內(nèi)容信息等，而后經(jīng)手人以及負(fù)責(zé)銷毀人員應(yīng)履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當(dāng)銷毀報告通過審批后便可實施具體的銷毀，同時檔案以及財務(wù)部門應(yīng)委派工作人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。
6.結(jié)語
總之，會計檔案資料信息量豐富，具有良好的應(yīng)用價值。為此我們應(yīng)明確其核心作用，針對實踐管理中存在的問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，方能激發(fā)會計檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升其應(yīng)用效率水平，為企事業(yè)單位的經(jīng)營建設(shè)、經(jīng)濟(jì)活動管理、創(chuàng)新探索提供科學(xué)參考依據(jù)，促進(jìn)其實現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]孟秀麗.淺談境外機構(gòu)會計檔案的歸檔管理[J].北京檔案，2011（5）
第一條 為了加強會計檔案管理,有效保護(hù)和利用會計檔案,根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。
第二條 國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員所屬機構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案。
第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;
(三)財務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;
(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條 單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
第八條 同時滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:
(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。
第十條 單位的會計機構(gòu)或會計人員所屬機構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會計管理機構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。
第十一條 當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。
單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條 單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時,應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案,在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。
第十七條 會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭,組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對;在會計檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存,保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案,需要移交給建設(shè)項目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機構(gòu)記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。
第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。
如何整理會計檔案
首先，掌握信息建預(yù)編表。我采取在會計檔案未歸檔前就到會計部門咨詢了解掌握當(dāng)年需要移交的，會計檔案中會計憑證冊數(shù)、賬冊、報表、其他類等會計檔案的詳細(xì)信息后，便開始著手建立會計檔案案卷目錄預(yù)編目錄，將其中的案卷號、保管號(保管號的起始號因為上一年度的結(jié)尾號可事先得知)、保管期限、移交人、接收人等有規(guī)律可循，可預(yù)先獲知的信息先編制出來，會計憑證號碼這一項預(yù)留，等待會計憑證正式歸檔整理時在填入。例如我以20xx年需接收歸檔的20xx年會計檔案案卷預(yù)編目錄進(jìn)行效果展示詳見附錄1;附錄2
其次，會計裝具打號及封面填寫。根據(jù)預(yù)先編制的會計檔案案卷預(yù)編目錄中會計憑證的保管號，提前用打碼機在會計憑證案卷裝具上打印上保管號并嚴(yán)格按保管號依次序排列，其中要特別注意在會計憑證案卷裝具上所打的保管號應(yīng)略少于實際獲知的會計憑證冊數(shù)10冊左右，寧缺勿多目的是預(yù)防會計部門提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)有出入時可預(yù)防實際歸檔的會計憑證冊數(shù)少于已經(jīng)打了號的會計憑證案卷裝具數(shù)量造成會計憑證案卷裝具的浪費，實際歸檔的會計憑證冊數(shù)多于已經(jīng)打了號的會計憑證案卷裝具數(shù)只需加打缺額的會計憑證案卷裝具便可。打完會計憑證的保管號后在將會計憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號、財務(wù)主管、經(jīng)辦會計、全宗等已知固定項提前填寫完畢后排序整理待用。
第三，會計檔案整理。在正式接收到實物會計憑證、賬冊、報表等會計檔案后，根據(jù)會計部門在會計憑證上編制的憑證順序號、憑證附件號及憑證的流水號等信息對其進(jìn)行統(tǒng)一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序一冊一填寫一裝入的流程進(jìn)行歸檔。對于會計憑證的歸檔應(yīng)先根據(jù)其會計憑證上所反映的信息，在事先打印出來的會計檔案案卷預(yù)編目錄憑證號碼預(yù)留欄內(nèi)填寫記錄該會計憑證的順序號，在同時填寫補充案卷裝具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數(shù)、第幾冊、憑證張數(shù)、憑證順序號等內(nèi)容，待該冊會計憑證案卷封皮全部需要補充填寫的內(nèi)容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊會計憑證裝入會計憑證案卷裝具內(nèi)，累計裝好6-10冊會計憑證就及時入庫，之所以填寫完6-10冊就入庫有兩個目的，一是在入庫走動的過程中就當(dāng)作休息調(diào)解一下久坐的身體。二是6-10冊會計憑證的重量對于管理會計檔案的女同志很容易就將其放入檔案柜內(nèi)。對于檔案庫內(nèi)會計檔案的分布，排架、擺放我結(jié)合工作實際統(tǒng)一規(guī)定按順時針方向由下至上依次分布補充檔案，檔案柜的標(biāo)引由上至下以組柜流水號+組柜縱向1至5的方式標(biāo)注，會計檔案內(nèi)容的標(biāo)識由下至上進(jìn)行標(biāo)注，檔案柜內(nèi)會計憑證由左至右先下后上擺放的原則，來規(guī)范會計檔案的分布，排架、擺放。對于賬冊、報表等每年項目、冊數(shù)均相對穩(wěn)定的會計檔案歸檔，我采取卷內(nèi)對賬冊、報表的具體會計科目編制一個流水號的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現(xiàn)金日記帳; 2、為銀行存款日記帳;3、為內(nèi)部存款日記帳等;報表類如：1、為20xx年一、二季度會計報表(16月);2、為20xx年三、四季度會計報表(711月);3、為20xx年12月會計報表(年報)，完成會計科目固定后在對其卷內(nèi)文件編張?zhí)?、打印卷?nèi)目錄和備考表。會計科目固定排列效果展示詳見附錄2;組柜標(biāo)引、標(biāo)識效果展示詳見附錄5
在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對各個企業(yè)和事業(yè)單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務(wù)人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會計管理體系不能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。為此，各個企業(yè)和事業(yè)單位需要對傳統(tǒng)的會計管理體系進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，此項工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務(wù)之一。
一、電子會計檔案的定義
會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時的記錄，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲、依賴計算機硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。
二、電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析
第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認(rèn)識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會計檔案進(jìn)行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。
第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財務(wù)會計軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會計電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化沒有足夠的認(rèn)識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進(jìn)行簡單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，工作效率非常低，與此同時，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，不能滿足社會發(fā)展對電子會計檔案管理的要求。
第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進(jìn)行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進(jìn)行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。
三、提高電子會計檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進(jìn)行打印并且進(jìn)行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進(jìn)行完善，建立科學(xué)的電子會計檔案保存管理機制，選擇質(zhì)量較好的磁盤介質(zhì)對電子會計檔案進(jìn)行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進(jìn)行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會計檔案借用制度進(jìn)行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經(jīng)過財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。
第二，對電子會計檔案的特征進(jìn)行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認(rèn)識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因為其具有不穩(wěn)定性的特點導(dǎo)致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。
第三，對電子會計檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確。對電子會計檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。隨著會計電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤中存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用和定點開發(fā)軟件相結(jié)合會計軟件的整套開發(fā)文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進(jìn)行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國相關(guān)法律規(guī)定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進(jìn)行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準(zhǔn)確。
第四，配備專業(yè)管理人員，增強電子會計檔案風(fēng)險意識。電子會計檔案具有一定的動態(tài)性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強化電子會計檔案風(fēng)險管理意識，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施。電子會計檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時的備份，在進(jìn)行備份時需要對光盤的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其質(zhì)量不會出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進(jìn)行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會計檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時在第一時間發(fā)出提示。
四、結(jié)束語
上述文章對電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。
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會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(一)會計憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類:總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。
(三)財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案管理中存在的問題
(一)會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
(二)會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全;有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
三、會計檔案管理存在問題的解決措施
(一)加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會計檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是單位，單位會計機構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
(二)規(guī)范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表” 。
(三)規(guī)范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
(四)規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。
(五)加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
(六)完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會計檔案移交手續(xù)。實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
(七)加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
參考文獻(xiàn)
[1]《中華人民共和國檔案法》.
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核
。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。
財政部會第4號《企業(yè)財務(wù)通則》。
財政部會第5號《企業(yè)會計準(zhǔn)則》。
財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務(wù)制度》。
華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責(zé)
會計檔案管理工作由局長工作部負(fù)責(zé)，會計(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務(wù)
4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會計檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。
4.1.3負(fù)責(zé)對本局形成的財務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.1.4負(fù)責(zé)對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批
準(zhǔn)銷毀的會計檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反
映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其
他財務(wù)報告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
4.2.2局財務(wù)部采用電子計算機進(jìn)行核算的會計材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔
案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時間
4.3.1本局每年形成的會計檔案，應(yīng)由局財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
4.3.2當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務(wù)部保管一年，期滿之后，
第二年由局財務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。
4.3.3編制會計檔案移清冊時，應(yīng)列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等
內(nèi)容。
4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，
交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，
檔案人員應(yīng)會同局財務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.4會計檔案的管理
4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)
、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“年度—
—會計名稱——案卷號”的順序排架。
4.5會計檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財務(wù)報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔
助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其
保管期限定為5年。
4.5.6主要財務(wù)指標(biāo)快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務(wù)部提出段意見，編制會計檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期
限、銷毀時間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計 檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得
銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔
案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.6會計檔案的利用
4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢
索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。
4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分
管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復(fù)制會計檔案的人員，不準(zhǔn)在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會計檔案的保管
4.7.1會計檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
(二)會計賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
(三)財務(wù)報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。
(四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
（一）會計憑證
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序：
a.會計賬簿裝訂封面；
b.賬簿啟用表；
c.賬戶目錄；
d.按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；
e.會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
（三）會計報表
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
（一）當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。
（二）會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
（三）機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
（四）磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
（二）凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：
(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務(wù)人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見．
(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。
會計檔案是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。具體的會計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等?！稌嫹ā泛汀稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等相關(guān)政策、法規(guī)都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內(nèi)容進(jìn)行了明確的規(guī)定。但是由于各種原因，會計檔案在管理中還存在著問題，這些問題一直影響會計檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
1 對于會計檔案管理中存在的問題分析
1.對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，缺乏充分的認(rèn)識，意識淡薄，導(dǎo)致檔案管理職能缺失。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，普遍存在一人多崗現(xiàn)象，對于財務(wù)檔案管理職能，則由專職會計人員擔(dān)任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時，往往會以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能嚴(yán)格按照會計檔案管理規(guī)定收集，保管、使用。
2.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是對原始憑證的審核與監(jiān)督不夠。原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，它的真?zhèn)螞Q定著會計信息資料的正確性和準(zhǔn)確性，由于社會上存在大量的制假票據(jù)現(xiàn)象，真假很難區(qū)分；其次對于發(fā)票收據(jù)的使用范圍沒有嚴(yán)格的界定，只要有稅務(wù)監(jiān)制章或財政監(jiān)制章，不論記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)的適用范圍，一律按合法的處理；再次會計從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等地差異，最終都導(dǎo)致不合法原始憑證在會計信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真。
3.會計憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范。有的財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為規(guī)范要求沒有太大的實際意義，導(dǎo)致會計憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一普遍存在，嚴(yán)重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
4.電子檔案管理不到位。隨著會計電算化的廣泛實施，電子檔案已經(jīng)成為會計檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤、升級程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報表等。由于財務(wù)工作人員不是專業(yè)的計算機管理人員，對于軟件及計算機的維護(hù)、數(shù)據(jù)的保護(hù)等工作的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為都在電腦上存放著，不會出問題，不會丟失，但是一旦機器由于人為及自然災(zāi)害受損，丟失的數(shù)據(jù)將無法彌補，造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
2 提升會計檔案管理工作的有效對策
1.統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理?！稒n案法實施辦法》第五條指出：“機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細(xì)的會計檔案管理崗位職責(zé)，在職責(zé)中明確崗位責(zé)任，制定崗位標(biāo)準(zhǔn)，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細(xì)用充分。
2.加強會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，各單位應(yīng)該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育和培訓(xùn)，才能針對經(jīng)濟(jì)活動中出現(xiàn)的新食物新問題找出不同情況情況下地業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有不斷組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能讓會計人員及時掌握業(yè)務(wù)的新形式和特點，針對性的提高業(yè)務(wù)水平和處理問題的能力。在會計檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
3.規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明，直到由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
4.結(jié)合會計電算化工作特點，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會計數(shù)據(jù)定期備份至少兩份，分別存放，存放時應(yīng)注意磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)；在保存好電子數(shù)據(jù)的同時，將與之配套的文檔數(shù)據(jù)及時打印歸檔；安排軟件維護(hù)人員，定期對軟件進(jìn)行維護(hù)、升級；安排專業(yè)計算機人員定期對計算機運行狀況進(jìn)行檢測、查殺病毒；做好計算機硬件的配備工作，建立局域網(wǎng)絡(luò)，不要將安裝了財務(wù)軟件的計算機與互聯(lián)網(wǎng)直接相連。在近幾年財務(wù)會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。
總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，提高會計人員責(zé)任心和使命感，會計檔案管理工作就會取得不斷進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只強調(diào)會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。
中圖分類號:F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計檔案,可以幫助財務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進(jìn)的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據(jù)多年管理會計檔案的經(jīng)驗,談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務(wù)企業(yè),提高財務(wù)工作效率。
一、會計檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會計體系的日趨完善,財務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實行財務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會計檔案管理工作是財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。
1.會計檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險管理、內(nèi)部控制評價等有利用價值的財務(wù)資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會計檔案。
5.會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財務(wù)管理特點,筆者認(rèn)為將會計檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務(wù)工作效率。
1.會計檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會計資料越來越多。
(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會計檔案。是指與財務(wù)管理和會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)、由財務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續(xù)利用價值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。
2.內(nèi)部會計檔案管理內(nèi)容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會計檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會計檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項經(jīng)濟(jì)活動,采用價值量和實物量等形式,通過預(yù)算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動。
財務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長期預(yù)算等;上級單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報告、年度業(yè)績考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。
(2)工程管理類。工程財務(wù)管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準(zhǔn)立項的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計劃、按項目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點報告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進(jìn)項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺賬。
(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務(wù)報表編制依據(jù))、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財務(wù)稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財務(wù)工作計劃、年度財務(wù)工作總結(jié)、財務(wù)綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報告、企業(yè)內(nèi)控評價報告、企業(yè)全面風(fēng)險管理報告等。
三、內(nèi)部會計檔案規(guī)范管理
1.會計檔案歸檔原則。
(1)財務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機聯(lián)系,充分考慮會計檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點。
(3)會計檔案按外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。
(4)根據(jù)財務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計檔案資料。
(5)內(nèi)部會計檔案具有重點性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。
(7)會計檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理流程。按照財務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點,制定財務(wù)部門內(nèi)部會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續(xù)性和會計檔案的實用性。
3.會計檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務(wù)專業(yè)知識,還要具備計算機信息處理技術(shù),因此要加強業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會計檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。
6.內(nèi)部會計檔案由財務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時間確定保管期限,內(nèi)部會計檔案屬財務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會計檔案管理的現(xiàn)實意義
會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調(diào)“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1.有利于提升財務(wù)管理的整體水平。財務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財務(wù)工作始終,會計資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計檔案,為了財務(wù)工作整體水平的提高,財務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會計檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計檔案管理有關(guān)事項,確定各個環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計檔案,由于存放在財務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務(wù)工作具有很強的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財務(wù)風(fēng)險,崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時財務(wù)工作必須定期輪崗制度,財務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務(wù)工作。
