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篇1

2、如果每次撥打?qū)Ψ诫娫挾际侵苯犹嵝选灸銚艽虻碾娫捳谕ㄔ捴小?，說(shuō)明對(duì)方很可能已經(jīng)將電話設(shè)置成為了黑名單；

篇2

（一）控制會(huì)議規(guī)格。從嚴(yán)控制以國(guó)務(wù)院名義召開(kāi)會(huì)議，能由部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議，不以國(guó)務(wù)院名義召開(kāi)。國(guó)務(wù)院辦公廳不為部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議會(huì)議通知。

（二）控制會(huì)議數(shù)量。國(guó)務(wù)院已經(jīng)發(fā)文部署的工作，原則上不再以國(guó)務(wù)院名義召開(kāi)會(huì)議進(jìn)行部署。國(guó)務(wù)院部門(mén)召開(kāi)的全國(guó)性工作會(huì)議每部門(mén)每年不超過(guò)1次；確需增加的，部門(mén)報(bào)送請(qǐng)示時(shí)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明理由。

（三）控制會(huì)議規(guī)模。國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議，只安排與會(huì)議內(nèi)容密切相關(guān)的部門(mén)參加，會(huì)議代表最多不超過(guò)260人。

（四）控制會(huì)期。國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議一般不超過(guò)1天半，部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議一般不超過(guò)2天；電視電話會(huì)議一般不超過(guò)2小時(shí)，各類專題會(huì)議一般不超過(guò)半天。

（五）改進(jìn)會(huì)議形式。國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議，如設(shè)主席臺(tái)，一般只安排國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志、會(huì)議主持人和業(yè)務(wù)主管部門(mén)主要負(fù)責(zé)人就座；提倡召開(kāi)電視電話會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議；不的會(huì)議特別是直接開(kāi)到基層的電視電話會(huì)議，盡量安排中國(guó)政府網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上直播。

（六）簡(jiǎn)化會(huì)議程序。會(huì)議應(yīng)盡量少安排大會(huì)發(fā)言，確需安排的，原則上每次全體會(huì)議不超過(guò)5個(gè)，每個(gè)發(fā)言時(shí)間不超過(guò)8分鐘。一般不在國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議上安排部門(mén)的表彰、頒獎(jiǎng)等活動(dòng)。

（七）提高會(huì)議效率。國(guó)務(wù)院召開(kāi)常務(wù)會(huì)議、各類專題會(huì)議等安排的匯報(bào)，匯報(bào)人應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、突出重點(diǎn)，匯報(bào)時(shí)間原則上不超過(guò)15分鐘；其他與會(huì)人員發(fā)言應(yīng)緊扣主題、直陳觀點(diǎn)、言簡(jiǎn)意賅，一般每位不超過(guò)5分鐘（匯報(bào)和發(fā)言要求應(yīng)寫(xiě)入會(huì)議通知）；提交會(huì)議審議或討論的文件及匯報(bào)材料至少應(yīng)提前2天完成報(bào)批手續(xù)，提前1天印發(fā)與會(huì)同志。

（八）降低會(huì)議成本。除會(huì)議統(tǒng)一發(fā)放的文件、材料外，不得再發(fā)放各種參考材料、宣傳材料、畫(huà)冊(cè)郵冊(cè)及其他紀(jì)念品等；會(huì)場(chǎng)的安排和布置等要簡(jiǎn)潔大方、講求實(shí)用,節(jié)約開(kāi)支。

二、關(guān)于精簡(jiǎn)文件、改進(jìn)文風(fēng)

（一）控制文件規(guī)格。能以國(guó)務(wù)院辦公廳名義印發(fā)的，不以國(guó)務(wù)院名義印發(fā)；能以函的形式（指公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”）印發(fā)的，不以文件形式印發(fā)；能以“白頭”文件（指沒(méi)有《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定的眉首即沒(méi)有“紅頭”部分的文件）印發(fā)的，不印發(fā)紅頭文件；屬于部門(mén)職責(zé)范圍的，原則上均由部門(mén)發(fā)文。

（二）減少文件數(shù)量。凡能通過(guò)電話、傳真、政府專網(wǎng)解決問(wèn)題的不印發(fā)文件。要控制文件發(fā)送范圍，減少發(fā)文份數(shù);給部門(mén)增加文件份數(shù)，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理。國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的講話，不宜公開(kāi)的，以《內(nèi)部情況通報(bào)》形式印發(fā)；可公開(kāi)的，應(yīng)在中國(guó)政府網(wǎng)及時(shí)，并即由新華社公開(kāi)報(bào)道；已在中國(guó)政府網(wǎng)的，一般不再印發(fā)《內(nèi)部情況通報(bào)》。凡已及時(shí)公開(kāi)的文件，各地區(qū)、各部門(mén)不得層層發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)。

（三）壓縮文件篇幅。國(guó)務(wù)院印發(fā)的普發(fā)類文件一般不超過(guò)5000字，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的普發(fā)類文件一般不超過(guò)4000字。起草國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志在全國(guó)性工作會(huì)議上的講話稿，一般不超過(guò)8000字；在其他會(huì)議上的講話稿，一般不超過(guò)5000字。領(lǐng)導(dǎo)同志講話印發(fā)《內(nèi)部情況通報(bào)》時(shí)應(yīng)視情做必要的精簡(jiǎn)，原則上不超過(guò)5000字。

（四）提高文件質(zhì)量。起草文件和講話稿要注重針對(duì)性、指導(dǎo)性和可操作性，突出主題，不搞“穿靴戴帽”，盡量減少關(guān)于重要性或意義的一般性論述。倡導(dǎo)清新簡(jiǎn)練的文風(fēng)，做到意盡文止、條理清楚、文字精煉。

篇3

二、 會(huì)前準(zhǔn)備

會(huì)前準(zhǔn)備包括：會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備及講者邀請(qǐng)、會(huì)議通知、直播場(chǎng)地選擇、硬件要求、會(huì)前測(cè)試等內(nèi)容。

會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備：請(qǐng)專業(yè)制作公司將臨床最近進(jìn)展的學(xué)術(shù)內(nèi)容是以FLASH動(dòng)畫(huà)的形式進(jìn)行生動(dòng)描述，也可制作成幻燈片。突出網(wǎng)絡(luò)的科技性及畫(huà)面的生動(dòng)性，以便受眾樂(lè)于接受。講者邀請(qǐng)的主要是該領(lǐng)域最具權(quán)威的專家或者是產(chǎn)品臨床最近進(jìn)展的主要參與者，這樣更具權(quán)威性和學(xué)術(shù)性。

會(huì)議通知是將會(huì)議各項(xiàng)內(nèi)容及時(shí)通知各分會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人，并將各項(xiàng)會(huì)議資料在會(huì)前進(jìn)行預(yù)習(xí)，另外各分會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人于會(huì)前一周將活動(dòng)通知到與會(huì)醫(yī)生，并向醫(yī)生介紹會(huì)議相關(guān)情況（包括會(huì)議介紹，會(huì)議講者以及會(huì)議內(nèi)容），明確預(yù)告會(huì)議時(shí)間及參會(huì)人數(shù)。

直播場(chǎng)地的選擇：具備穩(wěn)定有線網(wǎng)絡(luò)和可撥打國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途的公共場(chǎng)所（不建議使用電信會(huì)議廳及電視電話會(huì)議廳）。

會(huì)議硬件要求：1、主流的電腦配置均能實(shí)現(xiàn)在線觀看（測(cè)試用電腦與會(huì)議用電腦為同一臺(tái)，如有必要，可多帶一臺(tái)備用）；2、多人觀看，連接投影及獨(dú)立調(diào)音臺(tái)；3、使用512K或更快的ADSL連接（電信和網(wǎng)通均可）。避免使用有線通或者長(zhǎng)城寬帶等“共享帶寬”性質(zhì)的寬帶，CDMA 1X/GPRS的無(wú)線上網(wǎng)的網(wǎng)速也不能達(dá)到直播的要求；4、電腦內(nèi)裝有Windows Media Plaryer 9.0， Internet Explorer 6.0。

會(huì)前測(cè)試：會(huì)前測(cè)試必須在會(huì)前2周進(jìn)行測(cè)試，測(cè)試地點(diǎn)在各分會(huì)場(chǎng)的會(huì)議地點(diǎn)（請(qǐng)勿在家中或辦公室內(nèi)測(cè)試），所需設(shè)備：會(huì)議當(dāng)天將使用的筆記本電腦及相關(guān)設(shè)備（根據(jù)會(huì)場(chǎng)的實(shí)際情況），然后進(jìn)入直播頁(yè)面測(cè)試進(jìn)行具體測(cè)試。

以上幾個(gè)方面均關(guān)系到會(huì)議的成功舉行，所以各項(xiàng)工作必須充分準(zhǔn)備，以確保會(huì)議正常舉行。

三、 會(huì)議操作

篇4

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

沁源縣電子政務(wù)視頻會(huì)議系統(tǒng)由兩個(gè)主會(huì)場(chǎng)（縣委常委會(huì)議室、縣政府會(huì)議室）和十四個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分會(huì)場(chǎng)組成，主要承擔(dān)縣委、縣政府組織召開(kāi)的電視電話會(huì)議。縣政府信息中心負(fù)責(zé)全縣視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，縣聯(lián)通公司負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)保障。沁源縣電子政務(wù)視頻會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)用是轉(zhuǎn)變工作方式，提高工作效率，節(jié)省人力財(cái)力的一項(xiàng)重要手段，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要予以高度重視，確保視頻會(huì)議系統(tǒng)規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效、安全運(yùn)行。

二、明確管理職責(zé)

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府負(fù)責(zé)各分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備的管理、使用和維護(hù)，必須確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)、兩名視頻會(huì)議管理員專門(mén)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，切實(shí)保證視頻會(huì)議系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。視頻會(huì)議系統(tǒng)的控制計(jì)算機(jī)須專機(jī)專用，專人負(fù)責(zé)，相關(guān)設(shè)備不得挪作他用或與其它電子系統(tǒng)混用，會(huì)議期間，除視頻會(huì)議操作人員之外，無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū)。管理員必須建立管理使用日志，要做好視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況的記錄，并及時(shí)將有關(guān)問(wèn)題報(bào)縣信息中心。各分會(huì)場(chǎng)要時(shí)刻保證通訊暢通，人員外出時(shí)做好交接班工作，確保任何時(shí)候都有一人能熟練地進(jìn)行系統(tǒng)操作。分管領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的聯(lián)系電話要于5月21日前報(bào)縣政府信息中心（傳真：7832789，聯(lián)系人：王晨芳賈任超，電子郵箱：qyzfxxzx@）備案。

三、會(huì)議程序規(guī)范

（一）視頻會(huì)議召開(kāi)之前，各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)按照會(huì)議通知要求準(zhǔn)時(shí)、全程參加會(huì)前的聯(lián)調(diào)測(cè)試。視頻會(huì)議召開(kāi)當(dāng)天，各會(huì)場(chǎng)及中心控制室管理人員須提前1小時(shí)到達(dá)控制室進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通調(diào)試。視頻會(huì)議開(kāi)始前30分鐘，主會(huì)場(chǎng)和各分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)入就緒狀態(tài)，保持各項(xiàng)技術(shù)配置參數(shù)直到會(huì)議結(jié)束，視頻會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試和開(kāi)會(huì)期間不得播放與會(huì)議無(wú)關(guān)的內(nèi)容。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)置本單位的名稱，主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽，重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)，應(yīng)保證圖像效果清晰。

（二）視頻會(huì)議期間，技術(shù)操作人員必須堅(jiān)守崗位。主會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)操作人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫(huà)面，了解各分會(huì)場(chǎng)的情況。各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)隨時(shí)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行狀況，隨時(shí)與主會(huì)場(chǎng)保持聯(lián)系，及時(shí)調(diào)整鏡頭和話筒。參會(huì)人員要自覺(jué)保持良好秩序，不得隨意走動(dòng)。不發(fā)言的分會(huì)場(chǎng)應(yīng)將話筒置于靜音狀態(tài)。分會(huì)場(chǎng)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)排除，并向主會(huì)場(chǎng)報(bào)告。

（三）會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷會(huì)議視頻設(shè)備連接，各分會(huì)場(chǎng)在主會(huì)場(chǎng)中斷會(huì)議后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。視頻會(huì)議主辦單位要會(huì)同有關(guān)技術(shù)部門(mén)認(rèn)真做好會(huì)議電子數(shù)據(jù)的存貯、歸檔管理及保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外公布有關(guān)信息。

篇5

來(lái)勢(shì)洶洶

日前，筆者在溫州市甌海區(qū)法院了解到，該院2016年收到各類院外來(lái)文3202件，收到各類院外會(huì)議通知335個(gè)。2016年全年法定工作日251天，平均每天需收閱處理院外文件12.76件，參加院外會(huì)議1.33個(gè)。這些會(huì)議是指有文據(jù)可查的，還不包括一些臨時(shí)性的如發(fā)生緊急狀況的應(yīng)對(duì)會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)決定的調(diào)研考察座談，貫徹傳達(dá)重要會(huì)議精神、重要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研指示的臨時(shí)性會(huì)議等。法院具有一定的獨(dú)立性、專業(yè)性，大量的政府類、部門(mén)類文件和部分黨委文件不會(huì)發(fā)往法院，尚且有如此之多的文件、會(huì)議，其他機(jī)關(guān)的文件、會(huì)議又有多少呢？

這些院外文件大部分傳閱到班子成員，小部分?jǐn)U大范圍傳閱，業(yè)務(wù)方面的要傳達(dá)到點(diǎn)到人；這些會(huì)議主要由個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)參加，小部分參加到庭長(zhǎng)、法官一級(jí)，直至全體干警。為了落實(shí)這些文件、會(huì)議要求，法院需要進(jìn)一步地部署安排。除了這些院外文件、會(huì)議之外，法院自身還要起草大量的文件，如業(yè)務(wù)指導(dǎo)、問(wèn)題調(diào)研、工作處理、應(yīng)對(duì)、案件審判、審務(wù)管理、隊(duì)伍建設(shè)等，同時(shí)需要召開(kāi)大量的會(huì)議，常規(guī)的有每周例會(huì)、審判委員會(huì)會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議、院務(wù)會(huì)議、黨組會(huì)議、黨組中心組學(xué)習(xí)會(huì)、情況分析會(huì)等，這些會(huì)議一般安排每周或隔周固定時(shí)間召開(kāi)，還包括一些公檢法聯(lián)席會(huì)議、府院聯(lián)席會(huì)議、部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議、業(yè)務(wù)研討會(huì)議。該院改革后法官員額為39人，其中院領(lǐng)導(dǎo)班子11人，2016年新收各類案件13979件，上年度留案1558件，辦結(jié)14240件，需要開(kāi)庭審理大量的案件，起草大量的法律文書(shū)，面臨的壓力之大可想而知。時(shí)間對(duì)于法院極其寶貴，如此大量的院外文件、議對(duì)法院工作的影響非常之大。

近年來(lái)，“文山會(huì)?！辈粌H全面復(fù)燃，而且令人不可思議的是比起以前問(wèn)題更加突出、負(fù)面效應(yīng)更加嚴(yán)重，還呈現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代新的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下方面。

一是文件越來(lái)越多，內(nèi)容越來(lái)越長(zhǎng)。以前制定文件無(wú)論如何總還要親自下到點(diǎn)上進(jìn)行調(diào)研，起草文件需要手寫(xiě)機(jī)打，受條件限制還不至于過(guò)多過(guò)濫。現(xiàn)在有了網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的信息搜索、處理?xiàng)l件以及便捷的文檔復(fù)制、編輯等功能，讓文件起草者感覺(jué)信息資源俯拾皆是，讓寫(xiě)文件越來(lái)越容易，故而文件越來(lái)越多、越來(lái)越長(zhǎng)。

二是會(huì)議數(shù)量越來(lái)越頻，參會(huì)人員越來(lái)越多?，F(xiàn)在經(jīng)濟(jì)上去了，網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)了，一個(gè)通知即時(shí)全國(guó)即知，電視電話會(huì)議成了家常便飯，一呼啦就可以召開(kāi)3000個(gè)分會(huì)場(chǎng)幾十萬(wàn)人參加的全國(guó)會(huì)議，或者一省、一市、一縣多級(jí)干部會(huì)議。參會(huì)對(duì)象不斷地一再擴(kuò)大，即便是全國(guó)、全省性會(huì)議沒(méi)有增多，但地方干部特別是基層干部參加會(huì)議的次數(shù)也是幾何級(jí)增多，早已不堪其擾。

三是會(huì)議形式越來(lái)越繁，負(fù)面影響越來(lái)越大。文會(huì)交相襯托，要求越來(lái)越多。程序環(huán)節(jié)越來(lái)越細(xì)密，形式要求越來(lái)越花哨，時(shí)間跨度越來(lái)越伸長(zhǎng)。經(jīng)常情況是文件、會(huì)議交叉進(jìn)行，會(huì)前發(fā)文要求調(diào)研，會(huì)上要求匯報(bào)傳達(dá)，會(huì)后發(fā)文要求貫徹。文件、會(huì)議部署的主題、活動(dòng)、組織、載體、措施、臺(tái)賬、總結(jié)、驗(yàn)收越來(lái)越繁雜；一些會(huì)議對(duì)包括參會(huì)人員的著裝、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議條幅、媒體宣傳都有具體要求，一些會(huì)議的相關(guān)人員分成出席、列席、聽(tīng)會(huì)、旁聽(tīng)、媒體、會(huì)務(wù)、輔助等；有些會(huì)議為了照顧相關(guān)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)有講話的機(jī)會(huì)，特意將本來(lái)完整、全面的內(nèi)容分成多人講話，損害會(huì)議效果。所有這些成本越來(lái)越大，效果越來(lái)越差，而離工作實(shí)際、人民群眾則越來(lái)越遠(yuǎn)。

不少文件、會(huì)議經(jīng)常與日常工作、正常安排相沖突，臨時(shí)調(diào)整又打亂大量相關(guān)人員的既定安排，造成許多單位、人員疲于應(yīng)付，苦不堪言。

進(jìn)一步認(rèn)識(shí)“文山會(huì)?！敝?/p>

“文山會(huì)?！钡囊κ莿诿駛?cái)。最主要問(wèn)題是大量擠占時(shí)間，筆者對(duì)此常有切膚之感。“無(wú)端的浪費(fèi)他人的時(shí)間無(wú)異于圖財(cái)害命”。粗略估算，按公務(wù)員年人均收入12萬(wàn)元計(jì)算，每月1萬(wàn)元，每月工作時(shí)間21天，計(jì)每天476元，半天238元。筆者粗略上網(wǎng)搜索了一下，看到一個(gè)行政系統(tǒng)召開(kāi)的全國(guó)電視電話會(huì)議約4萬(wàn)人參加，單參會(huì)人員的時(shí)間成本約為952萬(wàn)元/半天；在此之外，由于會(huì)議沖突，調(diào)整已有工作安排，又會(huì)產(chǎn)生巨大的時(shí)間成本，這些成本只有認(rèn)真核算才有感知體會(huì)。所有這些成本并不由部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)買(mǎi)單，而是由百姓買(mǎi)單，最終禍害的是百姓利益。

篇6

中圖分類號(hào)：F407.21 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）016-000-02

會(huì)議是議事、溝通交流、優(yōu)化決策的一種重要形式，會(huì)務(wù)組織工作能力直接展現(xiàn)著一個(gè)企業(yè)的形象，如何高效、有序地做好會(huì)務(wù)工作顯得尤為重要。

一、會(huì)務(wù)組織工作的背景、特點(diǎn)，以及精細(xì)化管理的內(nèi)涵與特征

會(huì)務(wù)組織工作背景：一是就煤炭企業(yè)來(lái)講，隨著經(jīng)營(yíng)范圍及業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，所涉及行業(yè)包括了煤、氣、電、化以及煤機(jī)制造、港口物流等，導(dǎo)致會(huì)務(wù)需求量增加；二是會(huì)議質(zhì)量、效率亟待提高。

會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)是政治性、服務(wù)性、被動(dòng)性、事務(wù)性、保密性、實(shí)踐性。目前常見(jiàn)的會(huì)議的組織和實(shí)現(xiàn)方式大致有三類：傳統(tǒng)會(huì)議；以電視電話為載體的會(huì)議；網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議。

精細(xì)化管理的內(nèi)涵：源于發(fā)達(dá)國(guó)家（日本20世紀(jì)50年代）的一種企業(yè)管理理念，它是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

精細(xì)化管理的特征：強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化、精確性；持續(xù)改進(jìn)、不斷完善；以人為核心；注重創(chuàng)新。

二、辦公室會(huì)務(wù)工作實(shí)施精細(xì)化管理的客觀性、必要性分析

（一）會(huì)務(wù)工作的現(xiàn)狀

1.會(huì)議密集。近年來(lái)，辦公室承辦會(huì)議次數(shù)越來(lái)越頻繁，平均每天就要承辦2次會(huì)議，有時(shí)甚至出現(xiàn)一天承辦5次會(huì)議的情況。

2.會(huì)議種類多、層次高。辦公室經(jīng)常承辦的有黨政聯(lián)席會(huì)、安委會(huì)、調(diào)度會(huì)、各類專業(yè)會(huì)議及接待型會(huì)議等，因其性質(zhì)不同，各個(gè)環(huán)節(jié)也不一樣，有的較為常規(guī)，有的則涉及簽約、頒獎(jiǎng)等。

3.會(huì)議場(chǎng)所不固定。辦公室負(fù)責(zé)的綜合性會(huì)議室有10多個(gè)，會(huì)議室的選擇會(huì)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、形式、范圍等因素進(jìn)行調(diào)整。

（二）當(dāng)前普遍存在的問(wèn)題

隨著會(huì)議數(shù)量的增多，在會(huì)務(wù)管理工作上遇到的問(wèn)題和矛盾也日益彰顯。主要表現(xiàn)在少量的會(huì)務(wù)人員組織和管理大量繁雜、瑣碎的事務(wù)性工作。在這當(dāng)中，準(zhǔn)備時(shí)間短、人員少、任務(wù)重、重復(fù)性勞動(dòng)多、意外突發(fā)性強(qiáng)、差錯(cuò)率高等一系列問(wèn)題都直接影響會(huì)務(wù)工作的效率。具體表現(xiàn)如大型會(huì)議中需要根據(jù)參加會(huì)議的人員不同類型和級(jí)別，安排相應(yīng)的酒店、房型、參會(huì)座位、與會(huì)時(shí)間提醒、參會(huì)時(shí)的分組和座次圖的劃分，與會(huì)報(bào)到時(shí)由于到達(dá)時(shí)間比較集中，人員多而混亂導(dǎo)致錯(cuò)誤發(fā)生。

（三）會(huì)務(wù)工作性質(zhì)決定了必須進(jìn)行精細(xì)化管理

會(huì)務(wù)工作的實(shí)質(zhì)就是做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，為議事、溝通、決策的順利進(jìn)行服務(wù)。會(huì)務(wù)工作時(shí)間緊、任務(wù)重、頭緒多，引入精細(xì)化管理可以使會(huì)務(wù)服務(wù)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。只有前期的精心謀劃、精打細(xì)算最大限度地提高會(huì)議效率、降低會(huì)議成本，通過(guò)明確的目標(biāo)任務(wù)細(xì)化責(zé)任，才能確保全覆蓋、無(wú)縫隙、不缺位、不漏項(xiàng)。

會(huì)務(wù)工作精細(xì)化管理其內(nèi)涵應(yīng)包含以下三層意思：一是“精”，即突出重點(diǎn)，明確主線。要根據(jù)實(shí)際確定不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，如會(huì)前的籌劃、分解；會(huì)中的服務(wù)、接待；會(huì)后的督辦、總結(jié)，通過(guò)這些把握好工作的方向。二是“細(xì)”，即全面覆蓋會(huì)務(wù)過(guò)程的所有環(huán)節(jié)，通過(guò)一套詳盡、完備的工作機(jī)制來(lái)確保有章可循，制度要落實(shí)到位并轉(zhuǎn)化為自覺(jué)行動(dòng)。第三是“省”，即精打細(xì)算，既要精簡(jiǎn)非必須的會(huì)議及環(huán)節(jié)以節(jié)省時(shí)間、提高效率，又要積極調(diào)動(dòng)各方的主觀能動(dòng)性，做好會(huì)議的預(yù)算和明細(xì)。如此一來(lái)，繁雜瑣碎的會(huì)務(wù)工作才能達(dá)到每一個(gè)步驟都精心、每一個(gè)環(huán)節(jié)都細(xì)心、每一項(xiàng)工作出精品的效果。

三、有效實(shí)施會(huì)務(wù)工作精細(xì)化管理的關(guān)鍵因素及建議

1.以細(xì)化組織管理為關(guān)鍵環(huán)節(jié)，明確職責(zé)

精細(xì)化管理的基本原則是職能分工。首先，細(xì)化會(huì)務(wù)工作要做到工作崗位細(xì)分，使每個(gè)人、每項(xiàng)任務(wù)都有落實(shí)，不能遺漏工作點(diǎn)。其次，細(xì)化會(huì)務(wù)管理工作要實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)工作過(guò)程中的無(wú)縫對(duì)接。我公司建立了崗位A、B角管理制度，確保會(huì)務(wù)工作崗位至少有兩人可以相互兼任，保證了會(huì)務(wù)工作的及時(shí)和準(zhǔn)確。

2.完善會(huì)務(wù)工作流程，推進(jìn)精細(xì)化管理是提高會(huì)務(wù)工作績(jī)效的主要途徑

工作流程化是精細(xì)化管理的重要方法。建立科學(xué)簡(jiǎn)約、清晰明了的會(huì)務(wù)工作流程，按照精簡(jiǎn)程序、理清環(huán)節(jié)、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，抓住會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后環(huán)節(jié)，健全和優(yōu)化會(huì)務(wù)各項(xiàng)工作流程。即：會(huì)前精心謀劃籌備、會(huì)中細(xì)致服務(wù)和會(huì)后優(yōu)化總結(jié)。

會(huì)前籌備工作主要包括擬定會(huì)議計(jì)劃、準(zhǔn)備會(huì)議材料、會(huì)議通知、布置會(huì)場(chǎng)等。要重點(diǎn)從三個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。一是快速啟動(dòng)，突出工作時(shí)效；二是求全求備，突出工作細(xì)節(jié)；三是加強(qiáng)協(xié)調(diào)，突出有效落實(shí)。

會(huì)中服務(wù)工作，首先要超前站位切實(shí)做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作。會(huì)務(wù)相關(guān)人員要按照既定的會(huì)議籌備方案，在會(huì)務(wù)工作整體鏈條中找準(zhǔn)自己的位置，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)與溝通，通過(guò)每個(gè)部位的有序運(yùn)作，保證會(huì)務(wù)工作整體運(yùn)作的高效率。其次，密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)程，創(chuàng)造性地做好會(huì)中服務(wù)。會(huì)務(wù)人員除密切關(guān)注會(huì)議整個(gè)進(jìn)程外，還要高度注意臨時(shí)性、突發(fā)性事件的發(fā)生，遇到問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。對(duì)此，一方面要制定多種預(yù)案，另一方面注意發(fā)揮主觀能動(dòng)性，快速反應(yīng)，爭(zhēng)取在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)整好工作程序，保證無(wú)差錯(cuò)。

會(huì)后總結(jié)工作主要包括送別會(huì)議代表、會(huì)場(chǎng)的善后工作、整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。最主要的將該次會(huì)議的亮點(diǎn)、不足以及解決辦法和心得進(jìn)行梳理。

3.以工作標(biāo)準(zhǔn)化為依據(jù)，精細(xì)績(jī)效考核辦法

工作標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)工作崗位的職責(zé)范圍、辦事程序及時(shí)限、質(zhì)量目標(biāo)做出的明確規(guī)范，使各項(xiàng)工作更加明確和公開(kāi)。精細(xì)績(jī)效考核辦法，就是參照工作標(biāo)準(zhǔn)，采用百分制對(duì)每個(gè)崗位職責(zé)任務(wù)逐條逐項(xiàng)分解賦分，按周、月公開(kāi)考核到人，有利于調(diào)動(dòng)工作積極性，提高工作效率。因此，在優(yōu)化流程的前提下建立健全崗位責(zé)任體系，完善績(jī)效考核辦法，從機(jī)制上保證權(quán)責(zé)一致，是推行辦公室會(huì)務(wù)工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的重點(diǎn)。

在工作標(biāo)準(zhǔn)化方面，我們制定了各類會(huì)議準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議室衛(wèi)生及物品擺放標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)務(wù)人員著裝與禮儀標(biāo)準(zhǔn)等，為規(guī)范管理提供了工作依據(jù)。在績(jī)效考核方面，我們根據(jù)會(huì)務(wù)人員崗位職責(zé)分別設(shè)置了不同的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，包括主要業(yè)務(wù)指標(biāo)和約束類指標(biāo)，采用月度考核、季度階段性考核、年度績(jī)效評(píng)價(jià)的模式與薪酬分配掛鉤。構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范、有效的價(jià)值分配體系，發(fā)揮薪酬的激勵(lì)保障功能，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

4.高效使用現(xiàn)代通訊設(shè)備及會(huì)務(wù)軟件，提升會(huì)務(wù)效率和水平

由于我公司的行業(yè)性質(zhì)和發(fā)展需要，對(duì)會(huì)務(wù)能力和水平提出了更高標(biāo)準(zhǔn)和要求。高質(zhì)量的會(huì)務(wù)工作不僅要求盡可能地節(jié)約能耗和物資，更需要精簡(jiǎn)會(huì)議場(chǎng)次、簡(jiǎn)化會(huì)議環(huán)節(jié)，切實(shí)提高整個(gè)工作效率。因此，應(yīng)本著“簡(jiǎn)潔”、“高效”的原則，一是充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)設(shè)備，對(duì)于一些地域跨度較大、召集時(shí)間比較緊迫、會(huì)議服務(wù)成本較高的會(huì)議，可以通過(guò)電視電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等形式來(lái)節(jié)省開(kāi)支、提高效率；二是充分開(kāi)發(fā)利用會(huì)務(wù)軟件來(lái)對(duì)會(huì)議類型、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議議程、方案制定、人員分工等關(guān)于會(huì)務(wù)前、會(huì)務(wù)中和會(huì)務(wù)后的一切活動(dòng)進(jìn)行管理，把整個(gè)會(huì)務(wù)水平提高到一個(gè)新的高度。

我公司建立了視頻會(huì)議系統(tǒng)，例如周一視頻調(diào)度會(huì)，在公司總部設(shè)有主會(huì)場(chǎng)，在各子分公司分別設(shè)有分會(huì)場(chǎng)，通過(guò)視頻會(huì)議來(lái)落實(shí)一周出現(xiàn)的各種問(wèn)題，部署下周及近期工作，有效利用該系統(tǒng)推動(dòng)企業(yè)安全生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作。另外，我公司在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)置了“會(huì)議管理”模塊?！皶?huì)議管理”實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)信息、會(huì)議資源的統(tǒng)一安排和管理，提供會(huì)議計(jì)劃、安排、人員、時(shí)間、場(chǎng)地、會(huì)議通知等會(huì)議全過(guò)程的電子化管理功能，具有創(chuàng)建會(huì)議、設(shè)定參會(huì)人、會(huì)議通知、會(huì)議資源沖突檢測(cè)等功能，極大地提高了工作效率。

精細(xì)化管理是一種管理理念和管理技術(shù)，是通過(guò)規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行，精細(xì)化管理是被實(shí)踐證明的先進(jìn)管理模式。通過(guò)本文的探討分析，在辦公室會(huì)務(wù)工作中實(shí)施精細(xì)化管理不僅具有客觀必要性，而且具有一定的可行性、指導(dǎo)意義和現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

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一、關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)講話

開(kāi)展學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。轉(zhuǎn)變作風(fēng)體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)講話稿中，就是提倡寫(xiě)短稿、講短話，使領(lǐng)導(dǎo)講話真正起到統(tǒng)一思想、凝聚人心、鼓舞士氣、推動(dòng)工作的作用。

一是內(nèi)容切合實(shí)際。講話稿內(nèi)容要符合中央的路線方針和省委政策及國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，準(zhǔn)確把握上級(jí)的有關(guān)指示精神，確保中央、省委精神和市委要求落到實(shí)處。要在充分理解上級(jí)精神的基礎(chǔ)上，找準(zhǔn)與實(shí)際工作的結(jié)合點(diǎn)，提出有利于推動(dòng)本部門(mén)本單位工作的思路與措施。

二是表達(dá)注重效果。講話稿要注意樸實(shí)簡(jiǎn)練，要用群眾聽(tīng)得懂的話，基層能夠準(zhǔn)確把握的話，把上級(jí)的精神和要求轉(zhuǎn)變成“本地話”，增強(qiáng)講話的吸引力、感染力和號(hào)召力。

三是篇幅盡量精簡(jiǎn)。講話稿篇幅主要根據(jù)會(huì)議需要確定，以講清楚問(wèn)題為原則，要求重點(diǎn)突出，標(biāo)題明確。主要領(lǐng)導(dǎo)的講話稿一般不超過(guò)6000字，其他領(lǐng)導(dǎo)的講話稿一般不超過(guò)4000字，盡量做到言簡(jiǎn)意賅。

二、關(guān)于公文制發(fā)

快捷準(zhǔn)確的公文是確保上情下達(dá)、下情上傳的重要手段。學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)的公文要按照上級(jí)精神，結(jié)合本部門(mén)本單位實(shí)際來(lái)起草，提倡少發(fā)文、發(fā)短文、發(fā)實(shí)用的文。

一是精簡(jiǎn)工作文件。制發(fā)重要的部署性、指導(dǎo)性文件，要深入調(diào)查研究，征求多方意見(jiàn)，廣泛論證，確保文件有針對(duì)性和可操作性。要嚴(yán)格控制文件數(shù)量，可以通過(guò)電話、網(wǎng)絡(luò)溝通傳遞的，盡量不制發(fā)紙質(zhì)文件。

二是精簡(jiǎn)簡(jiǎn)報(bào)信息。要注重簡(jiǎn)報(bào)質(zhì)量，不以簡(jiǎn)報(bào)數(shù)量作為衡量工作成效的標(biāo)準(zhǔn)。簡(jiǎn)報(bào)所反映的內(nèi)容、涉及的情況，必須實(shí)事求是，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果等要素都要真實(shí)準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出、內(nèi)容新穎，力求反映新事物、新動(dòng)向、新思想、新趨勢(shì)。典型經(jīng)驗(yàn)類簡(jiǎn)報(bào)一般不超過(guò)800字，信息類簡(jiǎn)報(bào)一般不超過(guò)200字。一般情況下，當(dāng)天發(fā)生的事情當(dāng)天報(bào)，原則上不超過(guò)2天。

三是精簡(jiǎn)匯報(bào)總結(jié)。向上級(jí)匯報(bào)工作，原則上不得多頭匯報(bào)、越級(jí)匯報(bào)。向市委匯報(bào)的材料一般不超過(guò)3000字，全面性的總結(jié)材料一般不超過(guò)3000字，階段性、單項(xiàng)性、經(jīng)驗(yàn)性的總結(jié)材料一般不超過(guò)2000字。匯報(bào)、總結(jié)力求開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、直奔主題，語(yǔ)言表達(dá)形象、生動(dòng)，盡量使用與工作實(shí)際相關(guān)的具體事例，突出所反映的問(wèn)題。

四是簡(jiǎn)化傳遞方式。中央、省委和市委的文件，本部門(mén)本單位一些尚在調(diào)查研究中的問(wèn)題和措施，學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的一些傾向性問(wèn)題等不宜公開(kāi)或暫時(shí)不能公開(kāi)內(nèi)容的文件和資料，主要采用機(jī)要、專網(wǎng)或直送的方式傳遞。其他反映工作的動(dòng)態(tài)、信息等，一般通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或傳真?zhèn)鬟f，以減少行政成本，提高工作效率。

三、關(guān)于調(diào)查研究

廣泛深入開(kāi)展調(diào)查研究，是制定有針對(duì)性的學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)方案、分析查找突出問(wèn)題、提出切實(shí)有效對(duì)策措施的關(guān)鍵。開(kāi)展調(diào)查研究，要進(jìn)一步改進(jìn)作風(fēng)，提高調(diào)研工作成效。

一是注重簡(jiǎn)便務(wù)實(shí)。開(kāi)展調(diào)研活動(dòng)要明確調(diào)研目的，制定詳細(xì)的調(diào)研提綱，深入基層，深入群眾，了解掌握第一手資料。調(diào)研活動(dòng)要輕車簡(jiǎn)從，節(jié)約開(kāi)支，不搞層層陪同。原則上在同一時(shí)間、同一地方或單位，不得有兩個(gè)及以上調(diào)研、指導(dǎo)檢查組。

二是注重聽(tīng)取意見(jiàn)。調(diào)研組人員要重點(diǎn)了解掌握調(diào)研所需情況或基層反映的突出問(wèn)題，有針對(duì)性地與調(diào)研對(duì)象交流一些體會(huì)、研討解決問(wèn)題的方法，一般不對(duì)調(diào)研對(duì)象作全面的工作評(píng)述，不宜對(duì)重大事項(xiàng)表態(tài)或作出臨時(shí)性決定。

三是注重轉(zhuǎn)化運(yùn)用。要通過(guò)深入細(xì)致的調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析不足，理清思路，探討對(duì)策。調(diào)研結(jié)束后，及時(shí)把調(diào)研獲得的感性認(rèn)識(shí)提升到指導(dǎo)工作的理性高度，增強(qiáng)調(diào)研成果對(duì)實(shí)際工作的促進(jìn)作用。

四、關(guān)于召開(kāi)會(huì)議

召開(kāi)工作會(huì)議，要做到有必要開(kāi)的會(huì)才開(kāi)，有利于推動(dòng)工作的會(huì)才開(kāi)，有利于解決問(wèn)題的會(huì)才開(kāi)。

一是控制會(huì)議規(guī)模。召開(kāi)會(huì)議必須保證必要性。對(duì)于能通過(guò)下發(fā)文件和召開(kāi)電視電話會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議等形式解決問(wèn)題的，原則上不召開(kāi)集中面較大的會(huì)議。對(duì)于確需召開(kāi)的會(huì)議，要周密計(jì)劃，充分準(zhǔn)備，切實(shí)做到開(kāi)短會(huì)、開(kāi)小會(huì)，開(kāi)解決問(wèn)題的會(huì)。

二是減少陪會(huì)現(xiàn)象。召開(kāi)會(huì)議，盡量不要邀請(qǐng)與會(huì)議內(nèi)容所涉及工作無(wú)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)干部參會(huì)，減少領(lǐng)導(dǎo)干部因不必要的陪會(huì)浪費(fèi)行政成本和工作精力。確需有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部出席的，不得直接向領(lǐng)導(dǎo)同志本人發(fā)出邀請(qǐng)，應(yīng)當(dāng)提前一周以上時(shí)間將會(huì)議通知或邀請(qǐng)函等，送有關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。

三是抓好會(huì)后落實(shí)。要及時(shí)對(duì)會(huì)議提出的工作部署和要求進(jìn)行細(xì)化分解，明確責(zé)任主體，加強(qiáng)督促檢查，確保會(huì)議精神落到實(shí)處。嚴(yán)禁出現(xiàn)會(huì)議貫徹會(huì)議、會(huì)議落實(shí)會(huì)議、會(huì)后不了了之的現(xiàn)象。

五、關(guān)于活動(dòng)載體

有效的活動(dòng)載體，是推動(dòng)活動(dòng)取得實(shí)效的重要抓手。開(kāi)展學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)要緊扣中央和省委的要求，結(jié)合各部門(mén)各單位的實(shí)際，在內(nèi)容、形式等方面積極探索創(chuàng)新。必須確?；顒?dòng)載體的形式服從于內(nèi)容，切忌提一些空泛的、脫離實(shí)際的口號(hào)和載體，確保學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)的效果。

六、關(guān)于督促檢查

在學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)中開(kāi)展督促檢查，要突出重點(diǎn)、簡(jiǎn)化程序、提高效率、保證質(zhì)量，既要推動(dòng)工作，又不要增加基層負(fù)擔(dān)。

篇8

一、請(qǐng)示報(bào)告工作

請(qǐng)示報(bào)告是機(jī)關(guān)一項(xiàng)經(jīng)常性工作。所謂請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到問(wèn)題，需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予答復(fù)和審批，而向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出的請(qǐng)示；報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的情況反映和匯報(bào)。請(qǐng)示須在事前或工作進(jìn)程中進(jìn)行，待上級(jí)批準(zhǔn)后執(zhí)行；報(bào)告通常在某項(xiàng)工作完成和結(jié)束后進(jìn)行。這就是我們常說(shuō)的“事前要請(qǐng)示，事后要報(bào)告”。

（一） 請(qǐng)示報(bào)告主要形式和程序

請(qǐng)示報(bào)告主要分書(shū)面和口頭兩種形式。書(shū)面請(qǐng)示有兩種：一種是請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示，指的是在本級(jí)對(duì)某一事項(xiàng)無(wú)權(quán)解決或無(wú)權(quán)做出決策而請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)給予指示或批準(zhǔn)時(shí)提出的請(qǐng)示。另一種是請(qǐng)求解決性請(qǐng)示，指的是在本級(jí)對(duì)某一事項(xiàng)無(wú)力解決而請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)給予具體幫助時(shí)提出的請(qǐng)示。書(shū)面報(bào)告分三種：一是工作情況報(bào)告。一項(xiàng)工作完成后，所向領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)擬寫(xiě)的專題報(bào)告；二是建議性報(bào)告。指的是提出意見(jiàn)和方案，供上級(jí)決策參考或報(bào)請(qǐng)上級(jí)批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行的報(bào)告；三是檢討性報(bào)告。指本單位發(fā)生違紀(jì)問(wèn)題、責(zé)任事故、失職行為、群眾來(lái)信等，向上級(jí)做出的報(bào)告。

書(shū)面請(qǐng)示報(bào)告通常有呈批件和制式文書(shū)兩種，其主要程序有三點(diǎn)：①定題和擬稱。請(qǐng)示或報(bào)告的問(wèn)題，要由主管首長(zhǎng)審閱確定，以哪一級(jí)名義請(qǐng)示報(bào)告，就要由哪一級(jí)首長(zhǎng)同意后再行起草。擬稱時(shí)要按首長(zhǎng)的意圖表述清楚。請(qǐng)示和報(bào)告的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)區(qū)分開(kāi)來(lái)，同一份公文中，不能既有請(qǐng)示又有報(bào)告，要么是請(qǐng)示要么是報(bào)告。②簽發(fā)和郵寄。需要呈報(bào)上一級(jí)的請(qǐng)示或報(bào)告，起草后，要由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)。以哪一級(jí)的名義請(qǐng)示和報(bào)告，就由哪一級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。寄發(fā)時(shí)要有登記，可以采取特快專遞、掛號(hào)或由保密室寄發(fā)的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請(qǐng)人代捎要辦好登記手續(xù)，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書(shū)面請(qǐng)示和報(bào)告要及時(shí)到保密室登記，并一式三份，一份上報(bào)，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。

口頭請(qǐng)示報(bào)告適用于不是特別重要的問(wèn)題或臨時(shí)性、隨機(jī)性的事情，擬請(qǐng)示報(bào)告的對(duì)象是直接首長(zhǎng)。應(yīng)把握的主要環(huán)節(jié)有四點(diǎn)：①事先打腹稿。對(duì)請(qǐng)示和報(bào)告的問(wèn)題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細(xì)，條理清楚，言簡(jiǎn)意明。②見(jiàn)面先聲明。見(jiàn)到首長(zhǎng)后，應(yīng)先講清是請(qǐng)示還是報(bào)告。比如：__首長(zhǎng)，我請(qǐng)示個(gè)問(wèn)題；或__首長(zhǎng)，我匯報(bào)一下某項(xiàng)工作的完成情況。③陳述分先后。請(qǐng)示和報(bào)告表述的先后次序不一樣。請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，應(yīng)先談事由，然后再談意見(jiàn)和建議；報(bào)告情況時(shí)，應(yīng)先講事情的結(jié)果，然后再陳述事情發(fā)生的經(jīng)過(guò)和處理過(guò)程。④認(rèn)真作記錄。向首長(zhǎng)請(qǐng)示或報(bào)告工作時(shí)，要隨身帶著筆和本，對(duì)首長(zhǎng)的指示，要仔細(xì)聽(tīng)認(rèn)真記，以便及時(shí)準(zhǔn)確地抓好落實(shí)。

（二）請(qǐng)示報(bào)告常遇到的問(wèn)題

請(qǐng)示報(bào)告工作程序性很強(qiáng)，在實(shí)際工作中最常遇到的問(wèn)題有4個(gè)：

1、程序遺漏。一項(xiàng)工作請(qǐng)示后應(yīng)該進(jìn)行的階段和步驟沒(méi)有進(jìn)行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報(bào)單位首長(zhǎng)后，不注意及時(shí)把首長(zhǎng)的指示意見(jiàn)及時(shí)反饋給部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，造成工作被動(dòng)。

2、程序簡(jiǎn)化。處理某一項(xiàng)工作，圖省事、怕麻煩，故意簡(jiǎn)化工作程序；有的憑主觀經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣辦事，邁著鍋臺(tái)上坑。本該先報(bào)告主任的，卻直接報(bào)告到單位首長(zhǎng)。

3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規(guī)定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替；該開(kāi)會(huì)研究的以傳閱代替；該通知機(jī)關(guān)的卻通知領(lǐng)導(dǎo)。比如對(duì)下布置工作，下達(dá)通知，本該找業(yè)務(wù)口，卻直接通知下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，給業(yè)務(wù)部門(mén)造成被動(dòng)。

4、程序繁瑣。簡(jiǎn)單的程序繁瑣化，一般的問(wèn)題復(fù)雜化。有的不論大小、份量輕重，動(dòng)不動(dòng)建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開(kāi)會(huì)研究，要領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）請(qǐng)示報(bào)告應(yīng)注意和把握的問(wèn)題

俗話說(shuō)：“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。” 請(qǐng)示報(bào)告是一項(xiàng)程序性較強(qiáng)的工作。漏項(xiàng)、缺項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)、都會(huì)影響工作質(zhì)效。必須注意和把握以下幾點(diǎn)：

1、不能拖而緩報(bào)。對(duì)大事、要事、急事要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握的一般性工作，也要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯(cuò)事。每個(gè)科（股）都要建立一個(gè)備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時(shí)記下，以免遺忘。機(jī)關(guān)工作無(wú)小事，要把小事當(dāng)成大事辦，慢事當(dāng)成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺(jué)做到事不過(guò)夜、案無(wú)積卷。

2、不能越級(jí)行事。對(duì)需要請(qǐng)示和報(bào)告的問(wèn)題，不能越級(jí)行事。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，要想方設(shè)法聯(lián)系，距離太遠(yuǎn)可通過(guò)電話，把主要精神作以陳述，得到許可后，再逐級(jí)請(qǐng)示報(bào)告。主任簽給哪位首長(zhǎng)就呈給哪位首長(zhǎng)。同時(shí)簽給幾位首長(zhǎng)時(shí)，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門(mén)時(shí)，要先等首長(zhǎng)批示后，再呈其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請(qǐng)示或回來(lái)后補(bǔ)閱?？陬^請(qǐng)示報(bào)告也是這個(gè)程序。按級(jí)請(qǐng)示報(bào)告工作很重要，搞不好，會(huì)造成工作的被動(dòng)，所以機(jī)關(guān)干部要養(yǎng)成按程序辦、按職責(zé)辦、按規(guī)矩辦的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。做到有規(guī)矩的按規(guī)矩辦，沒(méi)規(guī)矩的按慣例辦，沒(méi)慣例的按首長(zhǎng)要求辦。

3、不能多變請(qǐng)示。所謂多變請(qǐng)示，就是一件事情請(qǐng)示一位首長(zhǎng)不同意后，又去請(qǐng)示另一位首長(zhǎng)。這樣做極易造成首長(zhǎng)之間的誤解和矛盾。也有的當(dāng)請(qǐng)示首長(zhǎng)沒(méi)有同意后，又找其它理由再行請(qǐng)示，這樣做很容易引起首長(zhǎng)的反感。這些都是非常忌諱的，在機(jī)關(guān)工作，一定不要?jiǎng)舆@樣的心機(jī)。

4、不能有頭無(wú)尾。請(qǐng)示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長(zhǎng)的批示和答復(fù)；有腰就是工作落實(shí)的全程；有尾，就是結(jié)果和回音。一項(xiàng)大的任務(wù)和重點(diǎn)工作結(jié)束后，要將完成情況逐級(jí)報(bào)告，以便首長(zhǎng)掌握工作落實(shí)情況。

5、不能重能輕德。機(jī)關(guān)干部不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)

能力，還要有高尚的道德品質(zhì)。我們有些年輕同志不注意加強(qiáng)品德修養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話，打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)亂辦事，更有甚者模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡亂簽字等等。要成為一名在機(jī)關(guān)呆得住、干得好、有發(fā)展的機(jī)關(guān)干部，必須堅(jiān)持不斷地加強(qiáng)品德修養(yǎng)。要像古人說(shuō)的那樣“知之非難，行之難也；行之非難，久之難也；久之非難，終之難也?！鞭k任何事情，都要本本份份、踏踏實(shí)實(shí)、規(guī)規(guī)矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報(bào)虛情、報(bào)假情，沒(méi)辦的事情說(shuō)辦了，正在辦的事情說(shuō)辦完了，一定要培養(yǎng)說(shuō)實(shí)話、報(bào)實(shí)情、辦實(shí)事、重實(shí)效的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)。

二、使用電話

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，電話在機(jī)關(guān)工作中的作用越來(lái)越顯得重要。正確使用電話是一門(mén)基本功，也是一門(mén)藝術(shù)。使用的好，能增加工作效率，提高工作質(zhì)量，使用不好，既會(huì)誤事漏事，又會(huì)影響上下、內(nèi)外的團(tuán)結(jié)和協(xié)。根據(jù)我的體會(huì)，使用電話應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（一）接聽(tīng)要仔細(xì)，記錄要認(rèn)真。對(duì)來(lái)自直接首長(zhǎng)和上下級(jí)以及地方有關(guān)部門(mén)的電話，首先要問(wèn)清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對(duì)重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動(dòng)要求對(duì)方復(fù)述，進(jìn)行校對(duì)，防止錯(cuò)傳漏辦。有時(shí)因?qū)Ψ降胤娇谝糁?、講話快、聲音小，有的內(nèi)容聽(tīng)不清楚，要不厭其問(wèn)，不要因?yàn)槭巧霞?jí)和首長(zhǎng)不好意思問(wèn)、不敢問(wèn)，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。

（二）態(tài)度要和藹，語(yǔ)言要文明。電話是語(yǔ)言交流工具，只能聽(tīng)其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語(yǔ)言文不文明非常重要。有的同志給上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級(jí)打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語(yǔ)。如“您好！請(qǐng)問(wèn)貴姓？”、“您找哪一位？”、“您怎么稱呼？”、“您是哪一位？”、“請(qǐng)稍等”、“還有什么要請(qǐng)示的？”、“請(qǐng)問(wèn)聽(tīng)清楚沒(méi)有？”等等。打完電話，要說(shuō)聲“再見(jiàn)”，等對(duì)方放下電話，你再放，以示尊敬。

（三）處理要及時(shí)，辦理要到位。處理電話內(nèi)容，要以對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真嚴(yán)肅的對(duì)待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時(shí)辦理，該傳到哪級(jí)的就傳到哪級(jí)，該呈報(bào)哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處理的呈報(bào)哪級(jí)處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報(bào)。常見(jiàn)的處理辦法有四種：①緊急重要電話及時(shí)辦。任務(wù)緊急、時(shí)間緊迫、事關(guān)全局的電話，要以最快的速度，拿出處理的意見(jiàn)和建議，迅速向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，待領(lǐng)導(dǎo)指示和答復(fù)后，抓緊組織落實(shí)。②一般性電話抓緊辦。內(nèi)容不是很重要、時(shí)間不是很緊迫的電話，也要當(dāng)天向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，實(shí)在來(lái)不及的可在第二天的交班會(huì)上提出。③業(yè)務(wù)性電話積極辦。屬于本科（股）的工作積極主動(dòng)辦理，屬于其他科（股）的工作，及時(shí)轉(zhuǎn)交，不能事不關(guān)己、高高掛起。這種電話多在值班時(shí)容易接到。④講話內(nèi)容要保密。現(xiàn)在外線電話和無(wú)線電話多了，隨時(shí)都有被人監(jiān)聽(tīng)的可能。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前美國(guó)在全球設(shè)有1200多個(gè)小型監(jiān)聽(tīng)站，60多個(gè)大型信息控制中心，空中有十幾顆偵察衛(wèi)星，加上偵察飛機(jī)和監(jiān)聽(tīng)船只，全球95%以上的通信信號(hào)被美國(guó)所監(jiān)聽(tīng)。所以在使用電話和手機(jī)聯(lián)系工作時(shí)一定要強(qiáng)化保密意識(shí)，特別重要和機(jī)密的事情只要不是太急的不要用外線電話和手機(jī)請(qǐng)示報(bào)告，遇到緊急情況，也要用代號(hào)代稱聯(lián)系。

三、陪同首長(zhǎng)

陪同首長(zhǎng)活動(dòng)是機(jī)關(guān)干部常遇到的事情。首長(zhǎng)活動(dòng)一般有四種形式：一是下部隊(duì)；二是參加上級(jí)會(huì)議或集訓(xùn)；三是到友鄰單位協(xié)調(diào)工作或走訪；四是參加地方黨政會(huì)議或其他活動(dòng)。陪同首長(zhǎng)活動(dòng)要注意做到四點(diǎn)：

（一）精心做好出發(fā)準(zhǔn)備。當(dāng)接受任務(wù)后，首先，要弄清首長(zhǎng)到哪去、干什么、怎么走、什么時(shí)間走、怎樣活動(dòng)。努力做到“五清”：首長(zhǎng)活動(dòng)的時(shí)間清、地點(diǎn)清、方式清、日程清、任務(wù)清。其次，要熟知所去單位的基本情況、行車路線和路況，特別是陪同剛到本單位工作的首長(zhǎng)，更要注意這些。同時(shí)，做到首長(zhǎng)所詢問(wèn)的問(wèn)題能回答上來(lái)，首長(zhǎng)有疑問(wèn)的能解釋清楚，首長(zhǎng)拿不準(zhǔn)的問(wèn)題能提出建議。第三，安排車輛或訂購(gòu)車票，通知或聯(lián)系所去單位，講清出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間、人員、工作任務(wù)和活動(dòng)日程。第四，根據(jù)首長(zhǎng)指示和意圖擬定活動(dòng)計(jì)劃。第五，準(zhǔn)備好生活用品。必要時(shí)可根據(jù)以上情況列出詳細(xì)的活動(dòng)日程，確保不誤時(shí)、不誤事。

（二）細(xì)心安排各項(xiàng)活動(dòng)。 要想在首長(zhǎng)前，謀在首長(zhǎng)先。根據(jù)首長(zhǎng)指示和意圖所擬制出的首長(zhǎng)活動(dòng)日程安排，要及時(shí)向首長(zhǎng)報(bào)告或?qū)忛?，讓首長(zhǎng)對(duì)活動(dòng)安排心中有數(shù)。根據(jù)日程安排，對(duì)首長(zhǎng)做哪項(xiàng)工作、參加哪項(xiàng)活動(dòng)、哪些場(chǎng)合需要首長(zhǎng)講話、講什么內(nèi)容，要提前準(zhǔn)備，周密計(jì)劃，精心安排。凡涉及首長(zhǎng)參加的活動(dòng)，都要提前提醒首長(zhǎng)，并按時(shí)請(qǐng)首長(zhǎng)入場(chǎng)。如需要首長(zhǎng)講話時(shí)，要為首長(zhǎng)帶好講話稿、并認(rèn)真檢查有無(wú)錯(cuò)頁(yè)、漏頁(yè)。如首長(zhǎng)參加地方組織的活動(dòng)，應(yīng)事先確切了解活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、地方參加領(lǐng)導(dǎo)、是否設(shè)主席臺(tái)、是否安排首長(zhǎng)在主席臺(tái)就座，并將以上情況及時(shí)報(bào)告首長(zhǎng)。必要時(shí)先熟悉一下路線，到現(xiàn)場(chǎng)看一下。陪首長(zhǎng)到達(dá)活動(dòng)地點(diǎn)后，要馬上安排好首長(zhǎng)的休息或入場(chǎng)，適時(shí)向地方領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員介紹首長(zhǎng)，如首長(zhǎng)座次安排有問(wèn)題，積極與地方有關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)糾正。陪同首長(zhǎng)活動(dòng)，還要注意拾遺補(bǔ)缺。古人說(shuō)“屋漏在上，知之在下?！痹俑呙鞯念I(lǐng)導(dǎo)也難免有失誤的時(shí)候，再精密的思考也難免有疏漏的地方。所以一旦發(fā)現(xiàn)失誤或遺漏，應(yīng)積極巧妙地加以彌補(bǔ)。不能唯唯諾諾、謹(jǐn)小慎微、前怕狼后怕虎。 “無(wú)私才能無(wú)畏，不諱方敢直言”。只要出于公心，是抱著對(duì)工作、對(duì)首長(zhǎng)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，就不要有任何顧慮和擔(dān)心。

（三）盡心盡力辦好每一件小事。陪同首長(zhǎng)活動(dòng)，切忌高傲自大。不能“一人之下，眾人之上”。陪同人員的自身形象，在某些方面代表著首長(zhǎng)的形象。因此，作為陪同人員要注意小節(jié)，注意禮節(jié)，嚴(yán)格自身要求，樹(shù)立良好形象。乘車時(shí)要等首長(zhǎng)，不要讓首長(zhǎng)等你；用餐時(shí)要等首長(zhǎng)坐好，再按照主人的安排入座，做到首長(zhǎng)不到不能到，首長(zhǎng)不坐不能坐，首長(zhǎng)不吃不能吃，首長(zhǎng)不起不能起。要嚴(yán)守紀(jì)律，不能把涉及黨委機(jī)關(guān)和部隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的一些機(jī)密事項(xiàng)透漏給地方人員和基層官兵，更不能為顯示自己亂許愿，表一些不該表的態(tài)，講一些不該講的話。

（四）、用心搞好歸隊(duì)匯報(bào)。注意留心掌握首長(zhǎng)想什么、講什么、抓什么、作為機(jī)關(guān)應(yīng)該做什么。歸隊(duì)后及時(shí)寫(xiě)出情況匯報(bào)。

四、接待工作

接待工作是一個(gè)單位的門(mén)面，是透視一個(gè)單位作風(fēng)的窗口，也是聯(lián)系和增進(jìn)感情的紐帶。搞好接待還是為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和來(lái)訪者創(chuàng)造良好工作環(huán)境的前提。所以，作為一名機(jī)關(guān)干部絕不能把它看作是一件小事，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真做好。

（一）接待工作的種類

接待工作的種類很多，按對(duì)象分：有對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的接待，有對(duì)地方領(lǐng)導(dǎo)和群眾的接待，有對(duì)友鄰單位和部屬的接待；按規(guī)模分：有對(duì)團(tuán)體的接待，有對(duì)工作組的接待，有對(duì)個(gè)人的接待；按準(zhǔn)備時(shí)間分：有預(yù)有準(zhǔn)備的接待，有臨時(shí)準(zhǔn)備的接待，有毫無(wú)準(zhǔn)備的接待。

（二）、接待的一般程序

通常分三個(gè)階段：一是準(zhǔn)備階段，二是實(shí)施階段，三是收尾階段。以接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作組為例，一般應(yīng)做好以下工作：

1、了解情況。當(dāng)受領(lǐng)任務(wù)后，首先弄清對(duì)方的人數(shù)、職務(wù)、乘座車種（車次）、到達(dá)時(shí)間、活動(dòng)意圖、可能停留的時(shí)間及我方領(lǐng)

導(dǎo)在接待方面的意圖和要求，視情協(xié)調(diào)管理部門(mén)安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在來(lái)人預(yù)定到達(dá)的車站、碼頭、機(jī)場(chǎng)等候，對(duì)帶車來(lái)的、職務(wù)比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標(biāo)志物或開(kāi)闊地等候。客人安排就緒后，要及時(shí)向單位首長(zhǎng)報(bào)告，雙方領(lǐng)導(dǎo)接觸時(shí)，要向?qū)Ψ浇榻B我方領(lǐng)導(dǎo)的身份。

3、安排活動(dòng)。及時(shí)通知所到單位做好相應(yīng)準(zhǔn)備。對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)改變活動(dòng)方式和工作安排的，處置要靈活，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

4、組織送行。提前了解客人返程的時(shí)間、預(yù)訂好車票（機(jī)票、船票），預(yù)先準(zhǔn)備好車輛，通知我方領(lǐng)導(dǎo)送行。如到下一個(gè)單位活動(dòng)，要及時(shí)通知客人所去單位按時(shí)迎接。

（三）、做好接待工作需注意的幾個(gè)問(wèn)題

無(wú)論什么樣的接待，都應(yīng)堅(jiān)持做到：熱情、周到、樸實(shí)、勤儉。

一要思想端正。有的同志認(rèn)為接待工作是管理部門(mén)的事，即使受領(lǐng)了任務(wù)，也是抱著應(yīng)付的態(tài)度去做，缺乏主動(dòng)性，工作不細(xì)致、考慮不周密，工作標(biāo)準(zhǔn)不高。要認(rèn)識(shí)到搞好接待不是簡(jiǎn)單的迎來(lái)送往，是工作作風(fēng)的體現(xiàn)；還有的同志認(rèn)為接待工作是服務(wù)性的工作、侍候人的工作，因此產(chǎn)生低人一等的想法，認(rèn)識(shí)不到接待的過(guò)程也是學(xué)習(xí)交流、促進(jìn)工作、增進(jìn)感情的過(guò)程。

二要熱情周到。不管接待對(duì)象從哪里來(lái)、來(lái)干什么、職務(wù)大小、有無(wú)權(quán)勢(shì)，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送，使人人乘興而來(lái)，滿意而去。絕不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三細(xì)”：住宿安排要細(xì)心，陪同活動(dòng)要細(xì)心，迎來(lái)送往要細(xì)心。

三要吃苦耐勞。搞接待是一個(gè)苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手問(wèn)題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受埋怨、挨批評(píng)。這就要求我們能吃得下苦，能吞得下怨，有時(shí)忙的時(shí)候，一幫接一幫，常常是前面的走了，后面來(lái)，不能有厭煩，“一米七的個(gè)子，一米六的臉”，很難看，出了力不討好，陪了夫人又折兵。

五、處理文電

文電是機(jī)關(guān)開(kāi)展工作的重要工具，通過(guò)文電指導(dǎo)工作是機(jī)關(guān)發(fā)揮職能作用的基本途徑。因此，及時(shí)正確地處理好各類文電，是機(jī)關(guān)干部必備的基本素質(zhì)。處理機(jī)關(guān)日常文電一般有兩種方式：一是轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文電；二是根據(jù)上級(jí)指示和工作需要，起草下發(fā)本級(jí)文電。

（一）需要經(jīng)常辦理的文電

按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文可分為許多類別。比如，按文件來(lái)源劃分，可分為收文和發(fā)文；按行文方向劃分，可分為上行文、平行文和下行文；按文件處理要求劃分，可分為需辦和參閱、急件和平件；按內(nèi)容保密要求劃分，可分為絕密、機(jī)密、秘密和普通文件?！盾婈?duì)機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文按照內(nèi)容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函件、通告和布告、會(huì)議紀(jì)要。除上述公文種類外，在軍隊(duì)機(jī)關(guān)工作中使用的其他公文，不單獨(dú)成類，但應(yīng)參照公文處理的有關(guān)要求辦理。我們平時(shí)工作中經(jīng)常遇到的有計(jì)劃、安排、意見(jiàn)、總結(jié)、講話和調(diào)查報(bào)告等。

（二）文電處理的一般程序

1、批辦。包括收文、登記、擬辦、批辦、分送五個(gè)環(huán)節(jié)。這一步是辦文的準(zhǔn)備階段。其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是“批辦”。批辦，就是主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收文的處理或就開(kāi)展某項(xiàng)工作所做的批示。通常情況下，密碼報(bào)自上而下，一般文件自下而上。批辦的意見(jiàn)是否合理、準(zhǔn)確，直接影響著辦文質(zhì)效。準(zhǔn)確批辦，既能加快文件的周轉(zhuǎn)，又能提高工作效率，相反，批辦意見(jiàn)不準(zhǔn)確，必然導(dǎo)致部門(mén)之間相互扯皮、轉(zhuǎn)來(lái)轉(zhuǎn)去，影響辦事效率。作為機(jī)關(guān)干部，為了幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收出正確的批示，應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，根據(jù)文電的內(nèi)容，積極主動(dòng)地通過(guò)文字或口頭向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議，對(duì)文件的重要內(nèi)容要標(biāo)注，以便領(lǐng)導(dǎo)把握和記憶。

2、承辦。承辦文電是指在接到上級(jí)文電后，為落實(shí)上級(jí)的指示，在首長(zhǎng)做出批示后，根據(jù)首長(zhǎng)的批示制發(fā)具體實(shí)施意見(jiàn)的過(guò)程。包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽批四個(gè)環(huán)節(jié)。承辦擬稿是整個(gè)辦文的中心環(huán)節(jié)。

3、制發(fā)。包括打印、蓋印、登記、發(fā)文四個(gè)環(huán)節(jié)，這是辦文的輔、技術(shù)性工作階段。其中主要環(huán)節(jié)是打印和蓋印。打印文稿的字體要規(guī)范統(tǒng)一。一般情況下，文稿的主標(biāo)題用黑體二號(hào)字，副標(biāo)題用宋體四號(hào)字，單位姓名用楷體三號(hào)字，正文用仿宋體三號(hào)字，正文中的大標(biāo)題用黑體，小標(biāo)題用楷體；打印文稿要認(rèn)真核對(duì)，不能錯(cuò)字、漏字，錯(cuò)段、漏段，要核對(duì)到每個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。裝訂要符合標(biāo)準(zhǔn)要求，不能漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、倒頁(yè)。印章要蓋在單位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要與打印文稿的單位名稱相符。

4、反饋。文電下發(fā)后，要通過(guò)多種途徑了解掌握文電貫徹落實(shí)情況，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反饋，同時(shí)還要注意針對(duì)貫徹過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提出糾偏的建議，確保下達(dá)的文電能夠善始善終地得到貫徹落實(shí)。

上述四步是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現(xiàn)偏差，都會(huì)影響辦文質(zhì)量。

（三）處理文電應(yīng)注意的問(wèn)題

處理文電除了要嚴(yán)格按照上述程序辦理外，還要注意做到以下三點(diǎn)：一是辦理要及時(shí)。文電大都有較強(qiáng)的時(shí)效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請(qǐng)示、不報(bào)告、擱置不管。對(duì)時(shí)限特別急的文電，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦完。二是表達(dá)要準(zhǔn)確。大部分文電政策性強(qiáng)，擬制過(guò)程中要注意準(zhǔn)確性，不能粗枝大葉、含糊不清。三是文電要保密。公文多數(shù)具有內(nèi)部特性，一般都規(guī)定傳閱范圍，該誰(shuí)知道就讓誰(shuí)知道。呈辦結(jié)束，及時(shí)存放或返還保密室。用軍內(nèi)網(wǎng)傳輸公文要采取加密措施，絕不能用地方網(wǎng)辦理公文。

六、承辦會(huì)務(wù)

所謂會(huì)務(wù)，就是承辦會(huì)議事務(wù)性的工作。機(jī)關(guān)干部辦會(huì)能力的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到會(huì)議效果，關(guān)系到黨委首長(zhǎng)的意圖能否得到圓滿實(shí)現(xiàn)，還直接影響著首長(zhǎng)機(jī)關(guān)的聲譽(yù)。所以，提高機(jī)關(guān)干部辦會(huì)能力是加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的一個(gè)重要方面。

（一）會(huì)議的類型

會(huì)議的類型繁多。從會(huì)議的性質(zhì)看，有黨的會(huì)議、行政會(huì)議。從會(huì)議規(guī)?？矗写笮蜁?huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。從會(huì)議議題看，有綜合性會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議、專題性會(huì)議。從會(huì)議的形式看，有例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議、電視電話會(huì)議，還有多種多樣的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)。從會(huì)議的功用看，有商討、決策性會(huì)議，如常委會(huì)、黨委會(huì)、首長(zhǎng)辦公會(huì)等；有部署工作性會(huì)議，如黨委擴(kuò)大會(huì)議；有交流表彰性會(huì)議，如基層建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等；有報(bào)告、動(dòng)員性會(huì)議，如傳達(dá)貫徹上級(jí)會(huì)議精神的報(bào)告會(huì)、先進(jìn)單位和個(gè)人事跡匯報(bào)會(huì)等；有調(diào)查研究性會(huì)議，如就某些問(wèn)題所舉行的匯報(bào)會(huì)、座談會(huì)和研討會(huì)等；有選舉性會(huì)議，如黨代會(huì)等。

（二）會(huì)議的基本套路

由于會(huì)議的作用和規(guī)模不同，會(huì)務(wù)工作重點(diǎn)和要求也必然各有側(cè)重，但基本的工作套路大同小異，一般分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)和會(huì)后處理三個(gè)階段。

1、會(huì)前準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容和程序。會(huì)議是否成功，會(huì)前準(zhǔn)備是關(guān)鍵。有人說(shuō)：“功夫在會(huì)前”。這話很有道理。準(zhǔn)備階段主要有六個(gè)方面：

（1）制定會(huì)議方案。一般包括下列內(nèi)容：會(huì)議名稱、指導(dǎo)思想、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議日程、會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)、參加人員、主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)布置、人員食宿、

交通保障、報(bào)到方法、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)組織、會(huì)議編組、入場(chǎng)憑證、安全措施等。有的會(huì)議還需安排參觀、錄像、報(bào)道、發(fā)獎(jiǎng)、攝影等。會(huì)議方案經(jīng)提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會(huì)議的依據(jù)。

（2）起草會(huì)議文件。主要包括工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗(yàn)材料、匯報(bào)提綱、通知和會(huì)議須知等。會(huì)議須知的內(nèi)容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會(huì)議編組、作息時(shí)間、住宿房間、就餐桌位、會(huì)務(wù)組房間及電話號(hào)碼、文化生活安排、注意事項(xiàng)。負(fù)責(zé)起草文件的同志要特別注意四點(diǎn)：一是吃透上級(jí)精神、領(lǐng)會(huì)首長(zhǎng)意圖；二是緊扣會(huì)議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動(dòng)手、早呈送。

（3）搞好協(xié)調(diào)保障。大型會(huì)議保障任務(wù)重，要組織召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，明確分工、明確時(shí)限、明確責(zé)任、明確要求。要成立籌備處，下設(shè)會(huì)務(wù)組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括醫(yī)務(wù)人員）、安全保衛(wèi)組等。會(huì)議開(kāi)始后，籌備處即轉(zhuǎn)為大會(huì)秘書(shū)處。辦中小型會(huì)議則不必設(shè)籌備處，只需固定幾個(gè)人主責(zé)會(huì)務(wù)工作即可。

（4）下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知一般包括“八要素”：即會(huì)議名稱、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會(huì)期、會(huì)址、著裝、注意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)主要有需要攜帶的材料或物品，提前報(bào)告與會(huì)者名單，報(bào)到的方式和時(shí)間，是帶車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。

（5）報(bào)告上級(jí)機(jī)關(guān)。

（6）設(shè)置會(huì)場(chǎng)。主要是三項(xiàng)工作：一是布置主席臺(tái)。主要包括懸掛會(huì)標(biāo)（會(huì)標(biāo)要懸掛于主席臺(tái)前沿上方）、擺放背景、排定座次、架設(shè)并調(diào)試話筒。主席臺(tái)座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，黨的會(huì)議應(yīng)按照黨委正副書(shū)記的順序安排；行政會(huì)議，按照編制序列安排。如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，應(yīng)安排中間就座，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng)示。二是會(huì)場(chǎng)座區(qū)的布置。按照與會(huì)人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會(huì)場(chǎng)靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。三是分會(huì)場(chǎng)的布置。如需分組討論或召開(kāi)對(duì)口會(huì)，要設(shè)分會(huì)場(chǎng)，如有首長(zhǎng)參加，要及時(shí)通知，各分會(huì)場(chǎng)要相對(duì)集中，不要太分散。另外，對(duì)會(huì)場(chǎng)的供電、供暖（冷）、音響等設(shè)備要考慮到、檢查好。要備好發(fā)電設(shè)備，以防停電。

上述各項(xiàng)工作，主要用于大型會(huì)議。一般性會(huì)議的承辦根據(jù)實(shí)際需要和首長(zhǎng)指示進(jìn)行。比如籌備電視電話會(huì)議，就比較簡(jiǎn)單，只需與通信部門(mén)聯(lián)系，調(diào)試好線路信號(hào)，準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)就可以了。召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，會(huì)前準(zhǔn)備主要由現(xiàn)場(chǎng)所屬單位負(fù)責(zé)，可不間斷的到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和協(xié)助準(zhǔn)備。有些大型現(xiàn)場(chǎng)會(huì)要與所屬單位一并準(zhǔn)備。召開(kāi)例行性會(huì)議和各種小型會(huì)議時(shí)，一般不設(shè)主席臺(tái)，也不掛會(huì)標(biāo)。桌椅的擺放可根據(jù)會(huì)議的類型和人員的多少而定。會(huì)議桌可按會(huì)議要求擺成圓形、長(zhǎng)方形或正方形，會(huì)議主持人、領(lǐng)導(dǎo)成員以及講話人的座席設(shè)在某一側(cè)的中間位置，其他與會(huì)人員可以按編制序列就座，也可以不固定位置，隨便就座。

2、會(huì)間服務(wù)工作的主要內(nèi)容和程序

（1）組織好會(huì)議報(bào)到。請(qǐng)假人員要及時(shí)向首長(zhǎng)報(bào)告。要設(shè)簽到處，指定專人迎接報(bào)到人員。報(bào)到時(shí)核發(fā)會(huì)議證件和有關(guān)材料，并及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)報(bào)到情況。

（2）做好會(huì)議記錄。特別要記好首長(zhǎng)的即席講話，重要的還要錄音，以便會(huì)后整理。如果組織討論或召開(kāi)對(duì)口會(huì)，材料組人員要分頭參加，以便掌握第一手材料。

（3）做好服務(wù)工作。及時(shí)陪同領(lǐng)導(dǎo)看望與會(huì)人員；安排首長(zhǎng)休息；組織醫(yī)務(wù)人員巡診；為與會(huì)人員訂購(gòu)返程車船票等。會(huì)議期間還要做好防火、防盜、防食物中毒等工作。

3、會(huì)后主要工作

一是會(huì)議記錄的整理和領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議總結(jié)的定稿打印；二是撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要；三是將會(huì)議材料整理歸檔；四是清理帳目，進(jìn)行會(huì)務(wù)工作總結(jié)。

（三）承辦會(huì)務(wù)的基本要求

會(huì)務(wù)工作紛繁復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，必須要有科學(xué)慎密的工作方法，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，做到周密計(jì)劃，精心組織，一絲不茍，才能確保萬(wàn)無(wú)一失?？偨Y(jié)一些同志承辦會(huì)務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合個(gè)人的體會(huì)，我感到做好會(huì)務(wù)工作，還需要把握以下幾點(diǎn)：

1、著手要早。黨委領(lǐng)導(dǎo)一經(jīng)確定召開(kāi)的會(huì)議，會(huì)務(wù)各項(xiàng)籌備工作就應(yīng)隨之展開(kāi)。做到“三要”：要盡早地按照會(huì)議的中心議題，進(jìn)行調(diào)查研究，搜集資料，撰寫(xiě)會(huì)議材料，并呈送首長(zhǎng)審閱，形成較高水平的會(huì)議文件。不能有會(huì)議不開(kāi)材料不定的思想。要盡早地征尋群眾意見(jiàn)，形成成熟的工作建議，進(jìn)行充分的議題準(zhǔn)備；要盡早地布置好會(huì)場(chǎng)、安排好食宿等，并反復(fù)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。

2、抓得要細(xì)。會(huì)務(wù)工作之大忌就是“粗”、“疏”、“錯(cuò)”、“漏”。在辦會(huì)這個(gè)問(wèn)題上，要做到事無(wú)巨細(xì)、面面俱到、婆婆媽媽。該想的要想細(xì)，該講的要講到，該做的要安排好，確保不隙一空，不虛一時(shí)，不漏一處，不拉一人。有時(shí)幾個(gè)會(huì)連續(xù)開(kāi)，要周密搞好會(huì)議的銜接。把問(wèn)題想在先，把工作做在前，以確保會(huì)與會(huì)之間的緊湊性。這里也要注意一個(gè)“細(xì)”字。

3、協(xié)調(diào)要好。會(huì)務(wù)牽頭部門(mén)對(duì)會(huì)務(wù)中涉及的問(wèn)題，要考慮全，事先拿出建議，請(qǐng)分管的領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)務(wù)籌備會(huì)上作出明確分工和安排。在具體落實(shí)上：一要抓牽頭。各會(huì)務(wù)組的組長(zhǎng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)分工的某項(xiàng)具體工作負(fù)全責(zé)。要明確分工，各司其職，做到任務(wù)清楚，責(zé)任到人，事有專人，人有專責(zé)，防止相互推諉扯皮。三要勤協(xié)調(diào)。由政治部門(mén)承辦的會(huì)務(wù)工作，還有賴于其它部門(mén)的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部門(mén)提供招待所等食宿場(chǎng)所，后勤部的運(yùn)輸部門(mén)提供車輛保障等。這就要求我們把機(jī)關(guān)的內(nèi)部關(guān)系搞密切，使之和諧、順暢。

4 、動(dòng)作要快。一般的會(huì)議從會(huì)前籌備，到會(huì)間組織，再到會(huì)后處理，大小會(huì)務(wù)工作數(shù)十項(xiàng)，而會(huì)期一般就幾天，可謂任務(wù)非常重，時(shí)間卻很緊。這就要求會(huì)務(wù)人員要增強(qiáng)時(shí)間觀念，加快工作節(jié)奏，提高工作效率。對(duì)規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成的工作，只能按期或提前完成，決不能拖延。有的會(huì)務(wù)組人員較少，一人身兼數(shù)職，同時(shí)抓幾項(xiàng)工作，要甘于吃苦，盡心盡力，要多加班加點(diǎn)，真正做到五勤：即“腦勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成會(huì)務(wù)任務(wù)。

七、組織培訓(xùn)

培訓(xùn)是為了提高所屬人員的能力素質(zhì)而進(jìn)行的一種學(xué)習(xí)活動(dòng)。組織培訓(xùn)是政治機(jī)關(guān)的一個(gè)大項(xiàng)工作，搞好培訓(xùn)對(duì)于政治干部練好基本功、開(kāi)闊新視野、掌握新技能，提高綜合素質(zhì)具有重要的作用。根據(jù)我的體會(huì)，組織政工培訓(xùn)應(yīng)做好六項(xiàng)工作：

一是年初有計(jì)劃。除根據(jù)臨時(shí)性任務(wù)組織的培訓(xùn)外，一些大的培訓(xùn)，如理論學(xué)習(xí)培訓(xùn)、“三員”集訓(xùn)、思想骨干集訓(xùn)等，年初要納入《政治工作指示》中。年初有計(jì)劃便于政工首長(zhǎng)和機(jī)關(guān)了解工作安排，控制工作節(jié)奏，把握工作進(jìn)程。也便于早打算、早準(zhǔn)備，如經(jīng)費(fèi)預(yù)算、人員配備、時(shí)間安排等。

二是臨近搞調(diào)查。通常在組織培訓(xùn)前一至兩個(gè)月，就要對(duì)培訓(xùn)對(duì)象的有關(guān)情況進(jìn)行調(diào)研。根據(jù)調(diào)查了解的情況確定培訓(xùn)主題。調(diào)研的主要內(nèi)容包括人員的素質(zhì)狀況、存在的主要問(wèn)題及原因、解決問(wèn)題的對(duì)策和措施、培訓(xùn)的方式方法等。對(duì)調(diào)查出的問(wèn)題要作認(rèn)真的分析。哪些是新問(wèn)題，哪些是老問(wèn)題，老問(wèn)題解決了多少，解決到什么程度，沒(méi)解決的原因是什么，培訓(xùn)要解決的突出問(wèn)題是什么，應(yīng)采取什么方法，這樣搞的培訓(xùn)針對(duì)性和實(shí)效性才會(huì)強(qiáng)。

三是屆時(shí)拿方案。這項(xiàng)工作與辦會(huì)制定會(huì)議方案有相似之處，主要是對(duì)培訓(xùn)的名稱、主旨、形式、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、參訓(xùn)人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)、培訓(xùn)內(nèi)容、授課人員、車輛保障和衛(wèi)生保障等工作拿出具體細(xì)致的方案并報(bào)首長(zhǎng)或辦公會(huì)審定。

四是配檔要科學(xué)。培訓(xùn)配檔是否科學(xué)，直接影響著培訓(xùn)質(zhì)效。培訓(xùn)內(nèi)容通常包括組織授課、討論、參觀、觀看錄像、組織大會(huì)交流發(fā)言、現(xiàn)場(chǎng)模擬等。組織授課要盡量聘請(qǐng)?jiān)谀稠?xiàng)工作上有特長(zhǎng)的專業(yè)人才、專家學(xué)者或首長(zhǎng)進(jìn)行，內(nèi)容要貼近工作實(shí)際，要有指導(dǎo)性、針對(duì)性和可操作性。