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時(shí)間：2022-10-23 10:50:31
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為切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，該局從三個(gè)方面入手，強(qiáng)化檔案管理工作的主體意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。
一是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計(jì)劃，與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同部署、同推進(jìn)、同考核。同時(shí)，為加強(qiáng)檔案的管理與利用，專(zhuān)門(mén)成立了以分管局長(zhǎng)為組長(zhǎng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人、崗位業(yè)務(wù)人員組成檔案網(wǎng)絡(luò)體系，對(duì)全局形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案實(shí)行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，層次分明、健全完善、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案管理機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)常調(diào)度，及時(shí)了解解決工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，并在人、財(cái)、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺(tái)階打下良好基礎(chǔ)。
二是責(zé)任落實(shí)到位。嚴(yán)格實(shí)施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，實(shí)行主管領(lǐng)導(dǎo)、政工科長(zhǎng)、檔案管理人員三級(jí)責(zé)任連帶責(zé)任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)，明確工作目標(biāo)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，形成了分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、政工科長(zhǎng)日常抓、專(zhuān)職檔案員具體抓，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的檔案管理責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。
三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責(zé)任心強(qiáng)、熱愛(ài)檔案工作的兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。
2 加強(qiáng)建設(shè)，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平
該局嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。
一是加強(qiáng)制度建設(shè)。嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》和《山東省檔案管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)，建立完善了以崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)為主要內(nèi)容的《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案管理規(guī)定》、《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局檔案分類(lèi)大綱》及其它9種規(guī)章制度，并把各項(xiàng)檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。
二是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案室建設(shè)規(guī)模的要求，累計(jì)投資10多萬(wàn)元，建立了兩個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案室，設(shè)置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個(gè)，安裝豪華型移動(dòng)密集架4組、防磁柜1臺(tái)、溫濕度計(jì)1個(gè)、電腦2臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)、打印機(jī)1臺(tái)、碎紙機(jī)1臺(tái)，掃描儀1臺(tái)等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設(shè)施保障。安裝了窗簾、防盜門(mén)，防盜窗、滅火器等設(shè)施，保證了檔案的安全，嚴(yán)格達(dá)到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了扎實(shí)的物質(zhì)條件。
三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。該局高度重視加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識(shí)培訓(xùn)及文書(shū)檔案歸檔培訓(xùn)，累計(jì)培訓(xùn)人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，組織人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠利用政府系統(tǒng)辦公系統(tǒng)軟件，接收上級(jí)來(lái)文、內(nèi)部公文制發(fā)，以及文書(shū)檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用。
3 突出重點(diǎn)，充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用
在檔案利用上，該局突出重點(diǎn)，積極發(fā)揮檔案管理工作的作用，為機(jī)關(guān)事務(wù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供保障和依據(jù)。
制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項(xiàng)目啟動(dòng)前制定了完整的方案，對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實(shí)施方案等方面作出了明確的定義與說(shuō)明，對(duì)什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開(kāi)展氣象記錄檔案數(shù)字化等問(wèn)題給出了詳細(xì)的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式。
一、 對(duì)數(shù)字形態(tài)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點(diǎn)，以條目的形式對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類(lèi)、信息組織形式、記錄責(zé)任者、觀測(cè)要素、時(shí)空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進(jìn)行概括的工作。為規(guī)范該項(xiàng)工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄著錄格式》，對(duì)著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對(duì)新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進(jìn)行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類(lèi)與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來(lái)對(duì)數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲(chǔ)是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲(chǔ)在特定的磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤(pán)各存儲(chǔ)一套。歸檔存儲(chǔ)的各種技術(shù)指標(biāo)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用
對(duì)數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進(jìn)行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問(wèn)題是確定提供利用的范圍、對(duì)象及方式。根據(jù)中國(guó)氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應(yīng)提供利用，提供利用的對(duì)象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時(shí)間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡(luò)分為在線與離線兩種。離線服務(wù)與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務(wù)相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務(wù)是通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)滿足用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的需求。與離線服務(wù)相比，在線服務(wù)工作相對(duì)復(fù)雜，其主要任務(wù)是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開(kāi)發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實(shí)施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強(qiáng)制性規(guī)則，是達(dá)到數(shù)字化總體目標(biāo)的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標(biāo)，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實(shí)體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實(shí)性：在檔案數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中保證原始?xì)庀笥涗洐n案內(nèi)容信息的真實(shí)性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對(duì)氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點(diǎn)與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)與不足
通過(guò)對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實(shí)現(xiàn)了館藏194萬(wàn)頁(yè)氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標(biāo)的同時(shí)，取得了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國(guó)氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
通過(guò)對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化工作實(shí)施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗(yàn)：即只有對(duì)氣象記錄檔案數(shù)字化流程進(jìn)行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應(yīng)用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類(lèi)眾多、格式復(fù)雜，使得數(shù)字化工作任務(wù)繁重、技術(shù)問(wèn)題繁雜、工作流程復(fù)雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過(guò)程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專(zhuān)用的數(shù)字化加工場(chǎng)地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應(yīng)突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應(yīng)急預(yù)案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護(hù)條款等。
4. 檔案修復(fù)與數(shù)字化工作同步進(jìn)行。由于檔案修復(fù)工作需翻閱全部檔案并進(jìn)行破損情況鑒定，為節(jié)約時(shí)間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁(yè)同時(shí)進(jìn)行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)了以下三點(diǎn)不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開(kāi)展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒(méi)有編頁(yè)，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以?xún)?cè)而不是以頁(yè)為單位進(jìn)行，一方面給檔案完整性檢查帶來(lái)不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問(wèn)題，氣象檔案館不得不對(duì)這些檔案以原檔案實(shí)體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進(jìn)度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進(jìn)度控制方面有所欠缺，未按預(yù)定計(jì)劃完成數(shù)字化任務(wù)。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項(xiàng)任務(wù)繁重、流程復(fù)雜的工作，在實(shí)際工作中存在很多無(wú)法預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題。
2016年全縣9個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，名單附后。
二、申報(bào)創(chuàng)建時(shí)間
根據(jù)全市村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室創(chuàng)建計(jì)劃目標(biāo)，我縣9個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)今年內(nèi)要全部完成村鎮(zhèn)檔案室創(chuàng)建工作，并于10月份前申報(bào)創(chuàng)建驗(yàn)收時(shí)間。
三、申報(bào)認(rèn)定程序
申報(bào)工作由屬地城建檔案管理機(jī)構(gòu)組織實(shí)施，申報(bào)材料報(bào)市城建檔案管理處，由市城建檔案管理處推薦省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳建設(shè)檔案辦公室進(jìn)行認(rèn)定，最后由省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳發(fā)文并授牌。申報(bào)“省級(jí)特級(jí)”村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室的認(rèn)定，由省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳檔案辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施；申報(bào)“省一級(jí)”及以下級(jí)別的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室由省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳委托市城建檔案管理處組織實(shí)施。對(duì)于成功創(chuàng)成“省特級(jí)村鎮(zhèn)檔案室”和“省一級(jí)村鎮(zhèn)檔案室”的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，市住建局將通過(guò)以獎(jiǎng)代補(bǔ)形式給予一定資金獎(jiǎng)勵(lì)。
四、工作要求
（一）制定方案，推進(jìn)創(chuàng)建工作。縣住建局和新農(nóng)辦將督促各相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)小組，落實(shí)具體工作人員，確保創(chuàng)建村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室各項(xiàng)工作盡快啟動(dòng)、迅速推進(jìn)、如期完成。在計(jì)劃安排上，要細(xì)化分解工作進(jìn)度，精心編制工作計(jì)劃，合理安排創(chuàng)建時(shí)序。各相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)要明確一名創(chuàng)建村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)定期上報(bào)創(chuàng)建進(jìn)展情況。
堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的十及十八屆三中、四中全會(huì)和省、州、縣委全會(huì)精神，進(jìn)一步解放思想、振奮精神，把提高全局（館）干部職工的思想道德素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)作為精神文明建設(shè)的根本任務(wù)，創(chuàng)造一個(gè)穩(wěn)定、團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)的良好工作環(huán)境，強(qiáng)素質(zhì)、嚴(yán)管理、抓行風(fēng)，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的精神動(dòng)力、智力支持和思想保證。
二、工作目標(biāo)
繼續(xù)深入開(kāi)展精神文明創(chuàng)建活動(dòng)，鞏固好縣級(jí)最佳文明單位創(chuàng)建成果，促進(jìn)機(jī)關(guān)精神文明工作再上新臺(tái)階，確保檔案事業(yè)的順利有序推進(jìn)。
1．對(duì)本單位領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)行輪流培訓(xùn)，對(duì)本局職工嚴(yán)格管理，健全理論學(xué)習(xí)及考核制度，堅(jiān)持每周五下午政治、業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。
2．發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、宣傳和推廣先進(jìn)典型，適時(shí)推選出先進(jìn)個(gè)人和優(yōu)秀工作者上報(bào)相關(guān)組織，激發(fā)全局干部職工的工作熱情。
3．搞好全局2015年中心工作和重點(diǎn)工作，圓滿完成本年度各項(xiàng)工作目標(biāo)任務(wù)。
4．深入開(kāi)展檔案法制宣傳活動(dòng)，進(jìn)一步提高全社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)。
5．充分發(fā)揮局黨支部、工會(huì)、婦代會(huì)作用，開(kāi)展好適宜干部職工參與的各類(lèi)文化體育和娛樂(lè)活動(dòng)。
6．強(qiáng)化社會(huì)治安綜合治理，深入、扎實(shí)推進(jìn)平安單位、平安家庭創(chuàng)建活動(dòng)，倡導(dǎo)見(jiàn)義勇為、扶正罰邪，杜絕治安隱患，完善安全管理體系，確保機(jī)關(guān)和檔案的安全。
7．嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃生育政策，實(shí)現(xiàn)“三無(wú)”達(dá)標(biāo)。
8．加強(qiáng)局（館）內(nèi)外清潔衛(wèi)生工作，保持環(huán)境整潔優(yōu)美。
9．加強(qiáng)行風(fēng)建設(shè)和黨風(fēng)廉政建設(shè)，進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)解決干部職工在工作、生活中遇到的各種實(shí)際困難和問(wèn)題
10．認(rèn)真做好未成年人思想道德建設(shè)各項(xiàng)工作。
11．加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，認(rèn)真做好網(wǎng)絡(luò)輿情應(yīng)對(duì)工作，并按要求做好轉(zhuǎn)貼、跟貼、網(wǎng)絡(luò)評(píng)論。
三、保障措施
（一）加強(qiáng)精神文明建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)。一是局（館）領(lǐng)導(dǎo)班子要繼續(xù)
高度重視精神文明建設(shè)工作，將其納入重要工作議事日程，定期專(zhuān)題研究和部署相關(guān)工作，落實(shí)精神文明建設(shè)責(zé)任制，把精神文
明建設(shè)與鞏固災(zāi)后重建成果結(jié)合起來(lái)，作為干部職工實(shí)績(jī)考核和職務(wù)晉升的重要內(nèi)容。二是局（館）精神文明建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組要切實(shí)擔(dān)負(fù)起全局（館）精神文明建設(shè)的指導(dǎo)與管理工作，各項(xiàng)工作早安排、早部署、早落實(shí)。三是層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)，確保工作落到實(shí)處，并實(shí)行“三個(gè)文明”建設(shè)統(tǒng)一研究、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一考核。
（二）提高全局干部職工綜合素質(zhì)。將精神文明教育納入全局干部職工重要學(xué)習(xí)內(nèi)容。一是開(kāi)展干部職工遵紀(jì)守法教育，組織干部職工學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)、黨紀(jì)政紀(jì)規(guī)定和各項(xiàng)規(guī)章制度，提高職工遵紀(jì)守法自覺(jué)性。二是以《公民道德建設(shè)實(shí)施綱要》為重點(diǎn)，認(rèn)真開(kāi)展公民道德教育，進(jìn)一步提高職工道德修養(yǎng)，自覺(jué)規(guī)范語(yǔ)言和行為。三是認(rèn)真組織干部職工深入學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀和黨的十及十八屆三中、四中全會(huì)以及省、州、縣委全會(huì)精神，開(kāi)展愛(ài)崗敬業(yè)教育，大力崇尚“顧大局、講原則、盡職責(zé)精神，不怕苦、敢拼搏、出大力精神，講真話、辦實(shí)事、見(jiàn)實(shí)效精神，講付出、不為名、不為利精神，尊民意、敬民眾、解民困精神”這“五種精神”，增強(qiáng)愛(ài)崗、敬業(yè)意識(shí)，提高服務(wù)意識(shí)和水平。四是深入抓好以未成年人思想道德建設(shè)，把未成年人思想道德建設(shè)工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)的社會(huì)工程、惠及千家萬(wàn)戶的民心工程來(lái)抓緊抓好。五是堅(jiān)持每周五下午政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，引導(dǎo)干部職工樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀和奉獻(xiàn)觀，不斷增強(qiáng)干部職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感和凝聚力。
（三）認(rèn)真開(kāi)展各項(xiàng)工作。一是進(jìn)一步加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，多渠道選拔優(yōu)秀人才，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才保障。二是加強(qiáng)檔案法制建設(shè)和法制宣傳，進(jìn)一步提高全社會(huì)檔案法制意識(shí)。三是進(jìn)一步夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。四是進(jìn)一步加強(qiáng)黨建目標(biāo)管理、黨風(fēng)廉政建設(shè)工作，切實(shí)鞏固“縣級(jí)最佳精神文明單位”和“州級(jí)愛(ài)國(guó)衛(wèi)生先進(jìn)單位”成果，積極爭(zhēng)創(chuàng)“省級(jí)愛(ài)國(guó)衛(wèi)生先進(jìn)單位”。五是繼續(xù)抓好機(jī)關(guān)維穩(wěn)、平安創(chuàng)建、綜治以及安全和保密工作，確保機(jī)關(guān)的和諧、穩(wěn)定以及檔案的絕對(duì)安全。
摘 要:高校基建檔案是高校進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對(duì)當(dāng)前高校基建檔案建設(shè)工作中 存在的主要問(wèn)題及原因進(jìn)行分析，并對(duì)解決這些問(wèn)題的具體做法進(jìn)行探討，提出了加強(qiáng)基建檔案科學(xué)化管理的建 議.
關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形 成，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類(lèi)檔案歸檔材料。高?；n案是反映學(xué)?；?建設(shè)工作的真實(shí)原始紀(jì)錄，是學(xué)校檔案的重要組成部 分，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。做好高?；n案管理，逐 步完善管理方法具有現(xiàn)實(shí)意義.
一、高?；n案建設(shè)的特點(diǎn)和作用
(一)基建檔案的特點(diǎn) 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià) 值性等特點(diǎn)以外，還具有它獨(dú)有特點(diǎn).
1.成套性。完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成，需要 每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個(gè)單 項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料是一個(gè)相 對(duì)獨(dú)立而又不可分割的有機(jī)整體，故高?；n案具 有成套性的特點(diǎn).
2.專(zhuān)業(yè)性?；窘ㄔO(shè)過(guò)程涉及到設(shè)計(jì)、勘探、施 工、安裝、消防等專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗(yàn)收、審查唯一依據(jù)，故高?；?檔案具有專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn).
3.實(shí)用性。基本建設(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì) 等方面可以在檔案中體現(xiàn)，建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后 維修、擴(kuò)建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高?；n案管理工作具有 實(shí)用性的特點(diǎn).
4.滯后性。由于基本建設(shè)項(xiàng)目完成是一個(gè)周期 長(zhǎng)、投資大的工程建設(shè)過(guò)程，且涉及面寬而廣，在實(shí)際 操作過(guò)程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項(xiàng)目，故高校基建檔案管理工作具 有滯后性特點(diǎn).
(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學(xué)校歷史建設(shè)沿革的基建檔案， 在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要作用。它的主要 作用體現(xiàn)在: 1.憑證作用。俗話說(shuō)的好:“空口無(wú)憑，立字為 證”。高?；夹g(shù)檔案是一個(gè)學(xué)校建校過(guò)程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記 錄等技術(shù)資料，它客觀地記載當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映學(xué) ?；窘ㄔO(shè)的完整過(guò)程，這些技術(shù)資料具有憑證作用.
2.參考作用?；n案對(duì)查考過(guò)去情況，掌握歷 史材料，研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律，起到廣泛參考作用.
完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來(lái)的建設(shè)者有益的參考與 啟迪?？梢酝ㄟ^(guò)考查過(guò)去的資料，研究和探究事物發(fā) 展的規(guī)律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用?；n案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過(guò)程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依 據(jù)和法定根據(jù)，用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾 紛.
二、高?；n案管理中存在的主要問(wèn)題
(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和 完整性的可靠保證。忽視基建項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán) 節(jié)，勢(shì)必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，無(wú)論是管理理念、控制手 段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件 設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高校基建檔案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時(shí)候，對(duì)基建檔案 無(wú)暇顧及。往往造成對(duì)檔案資料簡(jiǎn)單裝訂、沒(méi)有系統(tǒng) 專(zhuān)業(yè)化地按照要求管理等簡(jiǎn)單化現(xiàn)象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質(zhì)量，跟不上高校改革與 發(fā)展的需求.
(二)檔案管理意識(shí)淡薄，歸檔質(zhì)量不高 在實(shí)際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識(shí)不強(qiáng)，基建檔案會(huì)存在許多問(wèn)題。首先，歸檔的文 件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統(tǒng)一，個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，字 跡模糊。另外，還有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容失實(shí)，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人 詢(xún)問(wèn)才得已糾正，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等散失最為 常見(jiàn)。一直以來(lái)，高校對(duì)基建檔案工作的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn) 不夠，檔案部門(mén)自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識(shí)淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案” 的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后，經(jīng)手人員將建設(shè) 資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子，沒(méi)有及時(shí)把資料移交給檔 案員歸檔的現(xiàn)象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質(zhì)量.
(三)缺乏有效管理機(jī)制，造成管理偏差 基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階 段，項(xiàng)目文件資料形成周期長(zhǎng)，涉及單位廣，專(zhuān)業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸 檔經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，并經(jīng)過(guò)許多環(huán)節(jié)，其中每一 環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接地影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性.
為加強(qiáng)和規(guī)范基建的檔案管理工作，各高校會(huì)制定出 相關(guān)管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭，出現(xiàn)所制 定的規(guī)范及制度只有輪廓沒(méi)有細(xì)則，造成管理人員在 實(shí)施檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發(fā)展的需要，影響了基建檔案的 完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性.
三、加強(qiáng)高?；n案科學(xué)化管理的對(duì)策 隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強(qiáng)高校 基建檔案資料的科學(xué)化管理，使其在審計(jì)、監(jiān)督、管理、 驗(yàn)收以及學(xué)校未來(lái)改擴(kuò)建、維修等方面發(fā)揮更大的效 用，筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)管理:
(一)加強(qiáng)基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 國(guó)家教委6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基 礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā) 展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！笨梢?jiàn)，檔案管 理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中不可忽視的重要組成部 分，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工 作，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，切實(shí)將檔案工 作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究 和解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題.
(二)提高檔案人員素質(zhì) 搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛(ài)崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部 門(mén)作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門(mén)，檔案人員更應(yīng)當(dāng) 自覺(jué)提高對(duì)各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任 心和自覺(jué)性。在具體工作中，注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì) 訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進(jìn)行專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)知識(shí)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的 業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關(guān)鍵。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。[2] 高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的 規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因 基本建設(shè)檔案材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專(zhuān)業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn) 行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，不論
是總承包 還是分包，不論建設(shè)工程項(xiàng)目大小，必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目 建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn) 收同步;堅(jiān)持檔案部門(mén)與基建部門(mén)相結(jié)合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo) 到位;指定項(xiàng)目專(zhuān)職檔案人員到位;落實(shí)項(xiàng)目施工、安 裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國(guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要 求，其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開(kāi)始就與建立檔案工 作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交 一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。[3]在制定本單 位或本部門(mén)的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時(shí)，應(yīng) 建立項(xiàng)目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時(shí)，把項(xiàng)目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項(xiàng) 工作以及竣工驗(yàn)收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù)，從 而克服管理工作的無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使 基建檔案進(jìn)入正?；芾?
(五)實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理 隨著高校對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使 用，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服 務(wù)。目前高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從 經(jīng)驗(yàn)管理向先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時(shí)查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護(hù)及利 用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建 設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.
四、結(jié)語(yǔ) 基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高?；窘ㄔO(shè)工 作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是今后維護(hù)、管理、改建、 擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)，隨著時(shí)間推移，人們會(huì)越來(lái)越 認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把 好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不 斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案為我們國(guó) 家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)， 做出更大貢獻(xiàn).
國(guó)家檔案管理部門(mén)明確提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求；《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計(jì)劃》明確規(guī)定“加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作”是“十二五”規(guī)劃的主要工作任務(wù)。檔案信息化和檔案信息化建設(shè)事業(yè)在全國(guó)各地蓬勃發(fā)展起來(lái)。
1．檔案信息化及其建設(shè)的含義
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。
2.加強(qiáng)信檔案息化建設(shè)的原則
2.1規(guī)范性原則
制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2.2安全性原則
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取物理安全策略、防火墻控制等、網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
2.3效益性原則
由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的、利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。
3.如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作
3.1大力改革檔案信息服務(wù)方式
信息時(shí)代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。一是計(jì)算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門(mén)已基本實(shí)現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過(guò)縮微設(shè)備，對(duì)一些珍貴的檔案保護(hù)，取得了一定的成效；一些大型國(guó)有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過(guò)程中縮微技術(shù)運(yùn)用頗多，節(jié)約人力和館庫(kù)空間。三是光盤(pán)存貯服務(wù)。由于光盤(pán)具有存貯容量大、處理速度快的特點(diǎn)，可廣泛用國(guó)防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢(xún)服務(wù)。四是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門(mén)充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國(guó)家公用信息網(wǎng)和國(guó)際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；五是視聽(tīng)傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
3.2加大專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)力度，努力提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)
信息化時(shí)代，一切競(jìng)爭(zhēng)，最終都反映在人才的競(jìng)爭(zhēng)上。因此，檔案部門(mén)必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門(mén)在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說(shuō)，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專(zhuān)業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，強(qiáng)化與圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時(shí)。
3.3五個(gè)務(wù)必做好檔案信息化建設(shè)工作
一是歸檔務(wù)必實(shí)行“雙軌制”。即紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須做好歸檔“雙軌制”工作。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
二是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有前瞻性。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此，在信息化實(shí)施過(guò)程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢(shì)，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。
三是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有協(xié)。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）來(lái)說(shuō)，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門(mén)的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
四是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有高科技性。在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類(lèi)檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。
五是檔案信息化建設(shè)務(wù)必實(shí)行電子化管理。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
毋庸置疑，檔案信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)需要廣大檔案人員的積極參與配合，需要全社會(huì)的高度關(guān)注和共同努力。■
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［3］許曉明,丁修茂.檔案工作文集[M].中國(guó)文聯(lián)出版社,2004.
（一）專(zhuān)項(xiàng)治理工作任務(wù)
1.學(xué)風(fēng)不正，務(wù)實(shí)作風(fēng)需扎實(shí)的問(wèn)題。
2.服務(wù)意識(shí)弱化、崗責(zé)觀念不強(qiáng)的問(wèn)題。
3.勤儉節(jié)約意識(shí)不牢，財(cái)務(wù)管理欠嚴(yán)格。
4.行政管理不嚴(yán)格，公車(chē)管理不到位的問(wèn)題。
（二）專(zhuān)項(xiàng)治理以外的工作任務(wù)
5.學(xué)習(xí)不深不透、學(xué)用脫節(jié)，集體觀念和大局意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題。
6.創(chuàng)新動(dòng)力不足、因循守舊的問(wèn)題。
二、制度建設(shè)任務(wù)及目標(biāo)
1.修訂完善政治與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度，轉(zhuǎn)變學(xué)風(fēng)。
2.完善財(cái)務(wù)管理制度，促進(jìn)內(nèi)部管理規(guī)范化，建設(shè)“節(jié)約型”機(jī)關(guān)。
3、制定公務(wù)用車(chē)、辦公用房、水電紙張等辦公用材管理制度，制止浪費(fèi)。
4.整合并完善各類(lèi)考核制度，創(chuàng)建“效率型”機(jī)關(guān)。
5.制定各類(lèi)服務(wù)制度流程，創(chuàng)建“服務(wù)型”機(jī)關(guān)。
6.完善工作督辦制度，加大制度檢查和執(zhí)行力度，提高工作質(zhì)量和效率。
7.建立健全學(xué)習(xí)制度機(jī)制，創(chuàng)建“學(xué)習(xí)型”機(jī)關(guān)。
8.建立健全行政管理制度和檔案執(zhí)法問(wèn)責(zé)制，強(qiáng)化制度監(jiān)督，治理“庸懶散奢貪”，創(chuàng)建“廉潔型”機(jī)關(guān)。
三、工作要求
教育實(shí)踐活動(dòng)單位的制度建設(shè)工作，由各牽頭股室結(jié)合我局實(shí)際進(jìn)行。時(shí)間安排從7月初開(kāi)始，到9月底結(jié)束，總體上做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)進(jìn)行治理、及時(shí)完善制度。
經(jīng)過(guò)多年來(lái)對(duì)科學(xué)技術(shù)的不斷研究與開(kāi)發(fā)，很多高新技術(shù)在功能與作用上取得了優(yōu)異的成績(jī)，并普及到很多領(lǐng)域中，信息技術(shù)就是其中一項(xiàng)具有權(quán)威、代表性的實(shí)踐成果。在信息技術(shù)的作用下，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，使得檔案工作在管理與服務(wù)等方面從意識(shí)到實(shí)踐上都有很大的改變。檔案信息化完美的建設(shè)很大程度上可以影響到檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，而要想取得真正的進(jìn)步，則需要更好的完善信息化建設(shè)，解決檔案服務(wù)工作問(wèn)題。
1檔案服務(wù)工作問(wèn)題分析
真正的做到檔案管理工作，實(shí)際上就是指利用某種有效的方法與手段，使檔案管理工作質(zhì)量與效率更上一層樓。就當(dāng)前檔案管理來(lái)看，采用信息技術(shù)是非常有效的決策。經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案信息量逐漸加大，傳統(tǒng)的檔案信息收集、處理以及保存等方式均以人工操作為主，占用的空間、時(shí)間、精力非常大，并且檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及安全性也無(wú)法得到有效保證，而利用信息化處理方法，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理方式，可以有效的彌補(bǔ)傳統(tǒng)文當(dāng)收集、處理、歸納等工作方面存在不足，所以說(shuō)檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的一種必行取向。同時(shí)，檔案管理工作也具有一定的服務(wù)性，是對(duì)企業(yè)有價(jià)值服務(wù)的一項(xiàng)工作，而要想充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)價(jià)值，首先要建立檔案管理服務(wù)意識(shí)，并從提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、道德素質(zhì)等方面做起，樹(shù)立正確的價(jià)值觀、思想觀，確立工作方向，全身心投入；還要不斷加強(qiáng)企業(yè)自身的軟件與硬件配置水平，為提高檔案管理工作質(zhì)量與效率做好準(zhǔn)備，促進(jìn)檔案管理順利發(fā)展。
2檔案信息化對(duì)檔案服務(wù)工作的影響
2.1檔案管理模式落后
檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案服務(wù)工作有一定的影響關(guān)系，例如軟硬件配置、隊(duì)伍建設(shè)以及工作理念、服務(wù)意識(shí)等。隨著科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)普及到各大小領(lǐng)域中，對(duì)社會(huì)和諧發(fā)展、生產(chǎn)質(zhì)量提升、經(jīng)營(yíng)方式轉(zhuǎn)變等等層面都有很好的促進(jìn)作用，檔案管理也一樣受到信息技術(shù)的影響，得到更進(jìn)一步的完善與改進(jìn)，而目前很多檔案建設(shè)過(guò)程中，對(duì)信息技術(shù)并不注重，也沒(méi)有真正意識(shí)到信息技術(shù)可為檔案管理帶來(lái)的有利之處。僅就現(xiàn)階段的發(fā)展而言，我國(guó)的檔案基礎(chǔ)設(shè)備還很落后，檔案管理?xiàng)l件不足，特別是在檔案服務(wù)中應(yīng)用先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統(tǒng)的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發(fā)展的主要因素，也是我國(guó)與發(fā)達(dá)國(guó)家的差距所在。
2.2檔案工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及科技能力低
在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了大開(kāi)發(fā)，人們發(fā)現(xiàn)檔案信息資源其實(shí)具有很強(qiáng)的服務(wù)性，這就需要檔案工作人員以正確的服務(wù)理念來(lái)對(duì)待工作，積極地轉(zhuǎn)變工作觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，使自身工作能夠更上一層樓。就現(xiàn)階段的發(fā)展來(lái)看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現(xiàn)出專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高、科技能力不強(qiáng)的問(wèn)題，所以檔案工作人員應(yīng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，不斷地學(xué)習(xí)關(guān)于檔案的新知識(shí)。
2.3資金支持力度不足
現(xiàn)階段很多的檔案部門(mén)還使用的是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，它與信息化的時(shí)展不相適應(yīng)，有的檔案部門(mén)雖然加大了資金的投入力度，積極的引進(jìn)了較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但卻沒(méi)有現(xiàn)代化的管理理念作為支撐，無(wú)法為社會(huì)提供最先進(jìn)的檔案管理工作，不利于檔案服務(wù)工作的有效開(kāi)展，這就需要我們從檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，輔助以現(xiàn)代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務(wù)水平，從源頭上提高檔案管理工作的質(zhì)量。
3檔案信息化建設(shè)背景下檔案服務(wù)工作開(kāi)展的實(shí)施策略
3.1轉(zhuǎn)變思想意識(shí)
要從思想上認(rèn)識(shí)到先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案工作所帶來(lái)的深刻變化，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，讓檔案工作的服務(wù)性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應(yīng)展開(kāi)多種形式的服務(wù)工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發(fā)揮，擴(kuò)大信息服務(wù)的輻射范圍，以社會(huì)實(shí)踐的形式，來(lái)深入社會(huì)，對(duì)社會(huì)各個(gè)方面的需要做到心中有數(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一化服務(wù)模式，使服務(wù)質(zhì)量得到有效的提高。
3.2增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
在社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)下，檔案信息資源的服務(wù)對(duì)象和用戶使用特點(diǎn)有了一定的改變，為了適應(yīng)這樣的發(fā)展，檔案工作應(yīng)在服務(wù)內(nèi)容、方式等方面積極地做一些調(diào)整。檔案服務(wù)工作要不斷加強(qiáng)和社會(huì)的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會(huì)。另外，檔案信息服務(wù)應(yīng)突破已有信息資源的束縛，以社會(huì)的需要為風(fēng)向標(biāo)，積極擴(kuò)大自身的業(yè)務(wù)范圍。檔案館的業(yè)務(wù)范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進(jìn)行檔案管理和查閱，現(xiàn)如今很多城市的檔案館已經(jīng)做了有關(guān)地嘗試，不僅擴(kuò)大了服務(wù)范圍，而且還擁有了獨(dú)特的服務(wù)項(xiàng)目，這些都要?dú)w功于檔案信息資源的海量性。檔案服務(wù)工作的信息化已經(jīng)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)了，但是無(wú)論朝著何種方向發(fā)展，檔案工作人員的素質(zhì)都是應(yīng)始終被關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵。
3.3專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)
在檔案信息化建設(shè)的大背景下，檔案服務(wù)工作越來(lái)越需要復(fù)合型人才，除了是一名優(yōu)秀的導(dǎo)航員外，還應(yīng)是中介者和組織管理人員，所以各級(jí)檔案部門(mén)要努力培養(yǎng)建立擁有專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)，并且職業(yè)道德優(yōu)良的檔案工作人員隊(duì)伍，也就是人們俗稱(chēng)的“德才兼?zhèn)洹?。這樣的隊(duì)伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，使信息化時(shí)代下檔案服務(wù)工作的質(zhì)量能夠在此基礎(chǔ)上得到更加穩(wěn)固的支撐。
3.4建立完善的檔案管理隊(duì)伍
從資源共享的角度，我們發(fā)現(xiàn)，若想提高檔案服務(wù)工作的整體質(zhì)量，需要加強(qiáng)各級(jí)檔案部門(mén)的橫向交流，促進(jìn)檔案信息資源共享，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)。首先，要完全破除檔案、圖書(shū)、文獻(xiàn)等各自獨(dú)立的情況，實(shí)行統(tǒng)一管理，并發(fā)揮集群優(yōu)勢(shì)，將整個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而建立龐大的聯(lián)合信息系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務(wù)工作的最終目標(biāo)?，F(xiàn)在已經(jīng)有許多城市運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案查詢(xún)工作，所收到的效果都是比較良好的。
4結(jié)論
通過(guò)文章的分析使我們不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)了，所以必須得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，由于檔案信息化建設(shè)的需要，也要求檔案工作不斷地進(jìn)行提高，特別是在設(shè)備、人才隊(duì)伍上，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行徹底地轉(zhuǎn)變。這也就是說(shuō)檔案信息化建設(shè)工作要不斷地進(jìn)行深化，需要檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以一種服務(wù)意識(shí)去工作，不斷地提高自身的專(zhuān)業(yè)技能，將檔案信息化工作建設(shè)得更好，以便為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
作者:李娟 單位:雞東縣律師事務(wù)所
中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1005-913X（2014）01-0114-01
企業(yè)檔案是企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)過(guò)程中形成并積累的對(duì)當(dāng)前與未來(lái)具有重要參考價(jià)值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權(quán)威性、廣泛性、連續(xù)性和可擴(kuò)充性等特點(diǎn)。尤其是科技檔案在工程建設(shè)中的作用越來(lái)越大，不論是科研、設(shè)計(jì)，還是改建或擴(kuò)建等都離不開(kāi)它，并且已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大推動(dòng)力量。社會(huì)各界對(duì)科技檔案信息的需求與日俱增。
一、庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化面臨的問(wèn)題
隨著社會(huì)信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。
檔案管理電子數(shù)字化具有以下優(yōu)點(diǎn)：一是可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳閱，既降低了原文紙質(zhì)資料的磨損率，還可實(shí)現(xiàn)異地查詢(xún)。
但將庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化還面臨著許多問(wèn)題：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁(yè)紙一文一卷，有的五、六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷?？傊?，綜合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)、館藏量越大的，存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴(yán)重。
只有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，才能保證數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。這需要從以下方面著手開(kāi)展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化；三是結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作；四是統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率；五是規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。
二、做好數(shù)字化建設(shè)中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件
（一）精心組織，做好過(guò)程管控
為確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行，公司應(yīng)組織人員向完成數(shù)字化工作的兄弟單位學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協(xié)調(diào)工作現(xiàn)場(chǎng)，協(xié)商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫(kù)制度，做到出庫(kù)有登記，歸還有檢查。做好人員進(jìn)場(chǎng)前的培訓(xùn)工作，制定工作計(jì)劃，做到出庫(kù)、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)堆積現(xiàn)象。
為保證項(xiàng)目進(jìn)程科學(xué)合理，針對(duì)公司實(shí)際情況，按照文書(shū)檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計(jì)劃，并做到緊跟進(jìn)程隨時(shí)檢查，將檢查出的問(wèn)題反饋給項(xiàng)目組及時(shí)整改，縮短工作環(huán)節(jié)。與項(xiàng)目組簽訂保密協(xié)議，對(duì)項(xiàng)目組人員及時(shí)登記備案，做到公司信息不外漏。
為保證回庫(kù)紙質(zhì)檔案齊全完整無(wú)損壞，實(shí)行領(lǐng)取登記制度，并派專(zhuān)人負(fù)責(zé)回庫(kù)檔案的驗(yàn)收、檢查、裝訂，對(duì)破損檔案進(jìn)行修補(bǔ)，有效預(yù)防檔案遺失損壞問(wèn)題。
（二）強(qiáng)化驗(yàn)收管理
對(duì)于掃描完成的數(shù)字化檔案，執(zhí)行三級(jí)驗(yàn)收方式。初步驗(yàn)收，做到隨時(shí)錄入隨時(shí)跟蹤，進(jìn)入項(xiàng)目工作現(xiàn)場(chǎng)，檢查錄入數(shù)據(jù)是否與實(shí)際檔案相符，對(duì)修整不到位的提出整改要求；掛接驗(yàn)收，為保證出庫(kù)資料完整明確，文書(shū)檔案按年度出庫(kù)，科技檔案按建設(shè)項(xiàng)目出庫(kù)，要求紙質(zhì)檔案資料回庫(kù)的同時(shí)，必須將相應(yīng)的電子件掛接到系統(tǒng)上，檔案人員在系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)檢驗(yàn)，不積壓；試運(yùn)行驗(yàn)收，項(xiàng)目完成后，及時(shí)在公司網(wǎng)頁(yè)發(fā)通知，開(kāi)放相關(guān)人員使用權(quán)限，要求技術(shù)人員針對(duì)本單位實(shí)際情況查找問(wèn)題，有效防止錯(cuò)掛漏掛現(xiàn)象。
（三）以檔案數(shù)字化工作為契機(jī)，全面梳理核對(duì)已入庫(kù)檔案，提高檔案準(zhǔn)確率
檔案數(shù)字化工作，是科技信息化提升的一種表現(xiàn)，檢修公司通過(guò)本次電子化工作的深入開(kāi)展，對(duì)公司檔案進(jìn)行了一次全面細(xì)致的檢測(cè)排查，發(fā)現(xiàn)了一些檔案遺留問(wèn)題，比如條目錄入錯(cuò)字、頁(yè)碼編寫(xiě)錯(cuò)誤等進(jìn)行了改正，公司檔案準(zhǔn)確率得到有效提高。
高校檔案是學(xué)校在從事基建、科研、人事、教學(xué)、資產(chǎn)、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項(xiàng)工作的查考憑證，保證了高校運(yùn)行的延續(xù)性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來(lái)，我國(guó)高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，招生規(guī)模連續(xù)數(shù)年大幅度擴(kuò)充，辦學(xué)指導(dǎo)方針由“擴(kuò)規(guī)?！鞭D(zhuǎn)為“抓質(zhì)量”，在這一趨勢(shì)下，高等教育學(xué)校為了提高辦學(xué)質(zhì)量的任務(wù)，在管理創(chuàng)新、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、機(jī)構(gòu)改革等方面均要實(shí)行大規(guī)模的改革。這些變化無(wú)疑會(huì)對(duì)檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進(jìn)高校檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)是高校發(fā)展的有效保障和必然要求。
一、 高校檔案管理工作存在的幾點(diǎn)問(wèn)題
1、檔案工作受重視程度偏低
目前在國(guó)內(nèi)高校的教師群體中，大多數(shù)認(rèn)為檔案管理只不過(guò)是收集、整理、保存一些已經(jīng)成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時(shí)期內(nèi)見(jiàn)到成果，沒(méi)什么實(shí)在意義，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知面窄；領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作缺乏必要的關(guān)心和支持，導(dǎo)致教師平時(shí)也不注意收集、保存學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的原始資料，致使一些具有保存價(jià)值的重要檔案流失；檔案管理部門(mén)相比于其他行政部門(mén)、科研部門(mén)，沒(méi)有經(jīng)濟(jì)地位、社會(huì)地位、政治地位，被認(rèn)為是無(wú)足輕重、可有可無(wú)的部門(mén)。
2、 基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理手段落后
物質(zhì)基礎(chǔ)是完善檔案管理必不可少的前提，現(xiàn)代化的管理工作，無(wú)論是軟硬件的設(shè)備購(gòu)置，還是檔案信息數(shù)字化建設(shè)，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對(duì)檔案投入經(jīng)費(fèi)不足，缺乏安全保存檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，沒(méi)有配備防火、防盜、防蟲(chóng)的必要措施，這一相對(duì)滯后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施一方面致使檔案建設(shè)中許多問(wèn)題得不到及時(shí)的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時(shí)，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現(xiàn)代化管理舉步維艱。
3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊
高校檔案管理工作缺乏職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，在法制化管理和科學(xué)化管理方面嚴(yán)重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過(guò)程中，沒(méi)有及時(shí)歸檔的檔案意識(shí)，經(jīng)常隨意存放、草率處理，導(dǎo)致原始材料不可挽回；檔案的交接手續(xù)不嚴(yán)密，如在檔案管理人員的離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序，導(dǎo)致了檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。
4、 檔案未得到充分的利用
某些高校職能部門(mén)工作手段老套單一，不充分調(diào)取利用數(shù)字化的檔案信息，而依舊采用傳統(tǒng)方法工作，耗費(fèi)了大量的人力、物力。
5、檔案專(zhuān)業(yè)人才稀缺、素質(zhì)不高，工作隊(duì)伍穩(wěn)定性差
高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質(zhì)，沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案管理的培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)技能低，職業(yè)素養(yǎng)不高；職稱(chēng)、待遇、工作時(shí)間等與其他行政部門(mén)相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，為高校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化增添了難度。
二、 加強(qiáng)高校檔案工作科學(xué)化管理的建議
1、重視檔案管理工作，制度發(fā)展規(guī)劃，完善檔案工作的制度化、規(guī)范化
高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃中，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)管理議程，做到年初有計(jì)劃、年中有檢查、年末有總結(jié)，同時(shí)為了避免在具體工作中出現(xiàn)無(wú)章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項(xiàng)制度，并且為檔案部門(mén)提高一個(gè)良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向推進(jìn)。
2、 加大基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入力度，推動(dòng)管理信息化建設(shè)，提高管理手段
提高檔案館的硬件設(shè)備，購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)保存檔案的庫(kù)房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數(shù)字化的迅猛發(fā)展，檔案儲(chǔ)存的載體也有傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應(yīng)的圖文影像掃描設(shè)備、存儲(chǔ)器、數(shù)碼攝像機(jī)等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息系統(tǒng)軟件設(shè)施；借鑒當(dāng)今先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，用數(shù)字工具完成高校檔案管理信息數(shù)字化，真正實(shí)現(xiàn)高效率、高精準(zhǔn)、低成本的檔案信息化管理。
3、 規(guī)范管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理模式
制定高校檔案管理的職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，可以遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成一個(gè)檔案工作小組，各部門(mén)設(shè)立檔案聯(lián)絡(luò)員，及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料，各部門(mén)形成的檔案定期移交到學(xué)校檔案室集中管理，防止分散管理出現(xiàn)的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級(jí)到責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度，推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化；明確規(guī)定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關(guān)懲罰，完善檔案激勵(lì)機(jī)制；引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，優(yōu)勝劣汰，開(kāi)拓檔案工作充滿活力、創(chuàng)新的新局面。
4、 開(kāi)發(fā)高校檔案資料對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)利用價(jià)值
高校管理者做決策時(shí)，應(yīng)該參考借鑒檔案資料，實(shí)現(xiàn)高校事業(yè)科學(xué)有序地發(fā)展，如教務(wù)管理部門(mén)依據(jù)“課時(shí)兩”“學(xué)生評(píng)教成績(jī)”等資料，準(zhǔn)確評(píng)估新進(jìn)教師的教學(xué)情況，為學(xué)校教師的合理安排提供有力依據(jù)；再如，高校擴(kuò)大招生規(guī)模，可依據(jù)學(xué)生檔案、基建檔案，評(píng)估招生規(guī)模擴(kuò)大的程度。
5、提高檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)
一是通過(guò)提高現(xiàn)有檔案工作人員的福利待遇水平，穩(wěn)定人才隊(duì)伍；在職稱(chēng)晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學(xué)歷的人才加入檔案管理隊(duì)伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會(huì)，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業(yè)人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓(xùn)計(jì)劃，定期為現(xiàn)有的檔案管理人員開(kāi)展加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)方面技能的培訓(xùn)，使管理隊(duì)伍滿足新形勢(shì)的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導(dǎo)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能的興趣，從而達(dá)到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進(jìn)具有檔案學(xué)歷的畢業(yè)生，他們有專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，對(duì)檔案學(xué)科前沿、發(fā)展方向有敏銳的觸覺(jué)，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，忠于祖國(guó)、愛(ài)崗敬業(yè)、講道德、守紀(jì)律、不計(jì)較個(gè)人利益，干一行愛(ài)一行的職業(yè)情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專(zhuān)研，為高校檔案工作作出貢獻(xiàn)。
總之，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)成為衡量學(xué)校教育質(zhì)量、管理水平的重要尺度，只有不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的信息科學(xué)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能更好的為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
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從目前檔案工作法制化建設(shè)的實(shí)際中分析，盡管經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)的不懈努力，我國(guó)檔案工作法制化水平有了很大提高，但仍然存在著一些不盡如人意的問(wèn)題，亟需在今后的實(shí)踐過(guò)程中認(rèn)真地加以改進(jìn)。
1、檔案工作法制化意識(shí)淡薄
隨著政府信息公開(kāi)制度的實(shí)行與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，公民的社會(huì)檔案意識(shí)普遍增強(qiáng)，檔案利用水平不斷提高，利用領(lǐng)域也得到不斷拓展，檔案工作出現(xiàn)了前所未有的新局面。但是，受傳統(tǒng)思維定式的影響，檔案工作法制化建設(shè)的步伐尚顯滯后，社會(huì)的檔案法制意識(shí)仍顯淡薄，存在著檔案工作法制化建設(shè)尚未得到全社會(huì)的普遍重視、有關(guān)的檔案工作法規(guī)制定與實(shí)施缺乏廣泛社會(huì)基礎(chǔ)、檔案行政執(zhí)法阻力較大等實(shí)際問(wèn)題。
2、檔案部門(mén)的憂患意識(shí)不強(qiáng)
檔案工作法制化建設(shè)在整個(gè)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中缺乏影響力的重要原因之一在于檔案部門(mén)憂患意識(shí)不強(qiáng)。就社會(huì)整體的發(fā)展?fàn)顩r而言，確實(shí)難以將檔案工作作為社會(huì)發(fā)展的“重中之重”去把握，客觀上導(dǎo)致相當(dāng)一部分人對(duì)檔案工作、尤其是檔案法制工作難以產(chǎn)生深層次的認(rèn)識(shí)。如果檔案人員也安于現(xiàn)狀，得過(guò)且過(guò)，缺少憂患意識(shí)，主動(dòng)工作觀念不強(qiáng)，就必然會(huì)導(dǎo)致檔案工作法制化逐漸成為被社會(huì)遺忘的角落。
3、 檔案法規(guī)體系尚待健全
我國(guó)檔案法規(guī)體系建設(shè)在近年來(lái)取得了較大成績(jī)，各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)出臺(tái)了一系列地方性檔案工作規(guī)章制度，為解決新時(shí)期檔案工作遇到的問(wèn)題提供了法律依據(jù)。但與檔案法制化建設(shè)水平發(fā)達(dá)的國(guó)家相比，我國(guó)現(xiàn)有檔案法津法規(guī)缺乏系統(tǒng)性和可操作性。在確定違法情節(jié)、裁定標(biāo)準(zhǔn)等的適用性上彈性較大，難以把握，使實(shí)際的檔案執(zhí)法活動(dòng)難以得到深入、普遍的開(kāi)展，檔案行政執(zhí)法的力度等差強(qiáng)人意。
4、執(zhí)法人員素質(zhì)亟需提高
檔案行政執(zhí)法人員的執(zhí)法理念、素質(zhì)等還遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案工作法制化建設(shè)的要求。有些檔案執(zhí)法人員并非是檔案專(zhuān)業(yè)人員，缺少對(duì)檔案法律法規(guī)的深入研究，不熟悉有關(guān)的法律條文。尤其是基層檔案行政管理部門(mén)的許多同志沒(méi)有將更多的精力和時(shí)間用于學(xué)法、懂法、執(zhí)法上，而只是忙于一些具體的事務(wù)，從對(duì)《檔案法》的貫徹執(zhí)行情況分析，不少單位僅限于對(duì)法律條文的一般性學(xué)習(xí)，而對(duì)于運(yùn)用檔案法律法規(guī)去處理問(wèn)題、解決問(wèn)題的研究則較少見(jiàn)。
二、 強(qiáng)化檔案工作法制化建設(shè)的有效對(duì)策
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，積極推進(jìn)檔案工作法制化建設(shè)進(jìn)程
檔案工作在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化創(chuàng)新、科技進(jìn)步等方面具有積極的影響作用。因此，必須從領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)始重視檔案工作發(fā)展，重視檔案工作法制化建設(shè)，為檔案工作的深入、全面發(fā)展奠定良好的法制環(huán)境。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)必須從促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度，采取有效措施整章建制，并通過(guò)行使法律手段強(qiáng)化檔案工作法制化建設(shè)。依法管理檔案工作是檔案事業(yè)所遵循的根本原則，要求一切檔案行政活動(dòng)都必須具有法律依據(jù)，并接受法律的監(jiān)督。尤其在當(dāng)今社會(huì)，隨著信息時(shí)代的到來(lái)與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在檔案工作實(shí)踐中出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題，必然會(huì)在有限的法律法規(guī)與復(fù)雜變化的社會(huì)生活之間，產(chǎn)生大量的法律空白地帶，導(dǎo)致檔案工作實(shí)踐存在著一些與檔案法律法規(guī)不相適應(yīng)的現(xiàn)象或問(wèn)題，都需要我們?cè)诮窈蟮膶?shí)踐中認(rèn)真地加以解決，以切實(shí)保障檔案工作始終沿著法制化的軌道健康運(yùn)行。
2、強(qiáng)化宣傳，形成良好的檔案工作法制化建設(shè)氛圍
社會(huì)法律意識(shí)是一個(gè)國(guó)家法律上層建筑的組成部分，在公民、法人與其他社會(huì)組織遵守和執(zhí)行法律規(guī)范的過(guò)程中起著重要的作用。檔案部門(mén)有義務(wù)向公民、法人和其他社會(huì)組織宣傳檔案法律法規(guī)，使公民、法人與其他社會(huì)組織知曉檔案法律法規(guī)的內(nèi)容，進(jìn)而形成主動(dòng)守法的長(zhǎng)效機(jī)制，使檔案法律法規(guī)深入人心，自覺(jué)地運(yùn)用檔案法律法規(guī)維護(hù)自身的合法權(quán)益。要努力使社會(huì)公眾了解檔案工作法制化建設(shè)工作的進(jìn)程，為依法管理檔案事業(yè)奠定良好的群眾基礎(chǔ)。切實(shí)采取多種形式宣傳檔案工作法制化建設(shè)成就，如舉辦檔案陳列展覽、檔案法制知識(shí)競(jìng)賽、檔案法制宣傳咨詢(xún)活動(dòng)等，面向社會(huì)廣泛開(kāi)展群眾性教育，從提高社會(huì)檔案法制意識(shí)入手，強(qiáng)化檔案工作法制化建設(shè)。
3、履行職責(zé)，保障檔案法律法規(guī)得到嚴(yán)格遵守
履行檔案行政監(jiān)督職能是檔案工作法制化的重要環(huán)節(jié)，也是各級(jí)檔案行政管理部門(mén)及人員執(zhí)行檔案法律法規(guī)、遵守檔案法律法規(guī)、維護(hù)檔案法律法規(guī)的基本職責(zé)。檔案行政管理部門(mén)既要依法履行法律賦予的權(quán)力，又必須自覺(jué)地接受社會(huì)各方面的監(jiān)督。只有這樣，才能保證檔案行政權(quán)力的行使不逾越法律。就檔案行政立法來(lái)說(shuō)，沒(méi)有法制監(jiān)督，就難以保證檔案行政管理法規(guī)與國(guó)家法律的一致性；就檔案行政執(zhí)法來(lái)說(shuō)，沒(méi)有法制監(jiān)督，就難以保證嚴(yán)格依法辦事，檔案法律法規(guī)就可能在執(zhí)行中發(fā)生偏離，甚至發(fā)生背離檔案法律法規(guī)的問(wèn)題；就檔案行政司法來(lái)說(shuō)，沒(méi)有法制監(jiān)督，就難以保證檔案行政違法案件得到合法公正的處理；就檔案行政管理人員來(lái)說(shuō)，沒(méi)有法律監(jiān)督，就難于發(fā)現(xiàn)和糾正違法行為，難以保證檔案法律法規(guī)始終得到嚴(yán)格遵守。
4、建章立制，打造一支合格的檔案行政執(zhí)法隊(duì)伍
在貫徹實(shí)施檔案法律法規(guī)的同時(shí)，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)各地的實(shí)際，積極制定適合本地實(shí)際的檔案工作規(guī)章或規(guī)范性文件，通過(guò)建章立制，有效地保證檔案行政依據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一。要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案行政執(zhí)法隊(duì)伍，首先使他們掌握檔案法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在此基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識(shí)，做到公正嚴(yán)明地執(zhí)法，牢固樹(shù)立法律意識(shí)和法制觀念，增強(qiáng)行政執(zhí)法的自覺(jué)性。同時(shí)，提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)與憂患意識(shí)，進(jìn)而為強(qiáng)化檔案工作法制化建設(shè)創(chuàng)造良好的人力保障。
隨著我國(guó)高科技產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的逐漸加快，正在向信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)體制的需要。加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)、實(shí)施現(xiàn)代化管理、推進(jìn)檔案工作的法制化進(jìn)程、提供網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)已經(jīng)成為今后工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn)
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