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檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設進程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經成為了城管工作中的一項重要工作內容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據，也是反映城市管理水平的重要指標之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據信息來源與依據。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環(huán)節(jié)。
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。
檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠未達到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業(yè)化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。
城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發(fā)來有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發(fā)生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強檔案管理專職專業(yè)人員的設置與引進
專職與專業(yè)人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現(xiàn)了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對于專業(yè)檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長遠發(fā)展打下堅實的人力資源基礎。
4.2 加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓
加強對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業(yè)人士進行指導講座。
4.3 制定科學合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。
科學合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協(xié)助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進行。
5 結束語
檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。
一、教學檔案研究的現(xiàn)狀
目前，不少高職院校的教學檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業(yè)知識與技能培訓、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現(xiàn)在：一是對檔案管理工作的重要性認識不夠。教學檔案數(shù)量大、內容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認為教學檔案管理工作輕松簡單，不需要專業(yè)知識，致使教學檔案管理質量和效率難以突破。二是檔案基礎工作不規(guī)范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應用信息化技術少，與信息發(fā)展形勢不匹配，檔案管理效率差。
二、教學檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關經驗和做法，收集到更多有關教學檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據以及可以借鑒的優(yōu)秀經驗；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點，將兩者優(yōu)點相互結合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術學院（以下簡稱“我院”）教務處檔案為實例進行試點。
三、教學檔案管理系統(tǒng)研究的結論與對策
（1）建立了教學檔案分類標準：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應于高職院校教學檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠為教學檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T22——2000規(guī)則相適應的教學檔案分類標準。通過建立的教學檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應的編號，以教務處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，要體現(xiàn)出文件之間的內在聯(lián)系，使教學類檔案成為一個有機整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對排列、編目后續(xù)工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結合我院實際工作以及機構設置的特點，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復式分類法。一級類目的標識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學）的簡稱。檔號模式規(guī)定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設置學院文件數(shù)量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學檔案管理制度：通過建立檔案分類標準來規(guī)范教學檔案管理，必須有配套的制度，需依據檔案相關法律法規(guī)，研制學院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調查的過程中發(fā)現(xiàn)，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結合學院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術學院檔案工作規(guī)范體系》，為加強學院的檔案工作，充分發(fā)揮各類檔案的作用，更好地為學院教學、科研及其他各項工作服務。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和編研提供利用等業(yè)務環(huán)節(jié)有以下相應的制度《湖南水利水電職業(yè)技術學院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術學院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業(yè)技術學院各類檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術學院綜合檔案室工作職責》《湖南水利水電職業(yè)技術學院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過學習檔案規(guī)章和學院檔案工作規(guī)范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進檔案建設的標準化、規(guī)范化起到重要作用，進而提高學院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會、經濟效益。（3）提出教學檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)方案：采集.NET技術與物聯(lián)網技術研究檔案管理系統(tǒng)，結合DA/T22——2000規(guī)則，通過建立的檔案實體分類標準，進行信息交換和通信，以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質量和效率，能極大地提升學院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術的普遍應用基礎上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現(xiàn)檔案的網絡查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進行統(tǒng)計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠對錄入的信息要求準確、完全；對錄入的數(shù)據隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶設置建立完善的權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。加快檢索速度，促進檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對做好學院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計與利用有著積極的推動作用。總而言之，隨著高職院校的發(fā)展，根據人才培養(yǎng)質量的需要，發(fā)現(xiàn)原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應當前教學改革發(fā)展，給當前的檔案建設工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據時代高職院校的教學檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應的教學檔案管理系統(tǒng)研究，為教學檔案的規(guī)范管理和教學檔案管理系統(tǒng)的分類提供了依據，適應當前人才培養(yǎng)的需求，對教學檔案分類進行研究，以適應檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。
參考文獻：
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業(yè)的經濟活動內容，也是企業(yè)履行合同的權利和義務的全部資料，是企業(yè)預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業(yè)的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經營合同、企業(yè)技術合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內，企業(yè)合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數(shù)量、價款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計和管理合同檔案。
2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業(yè)的合同檔案管理機制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機密，減少企業(yè)的風險，從而促進企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實現(xiàn)科學的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。
2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理
在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業(yè)的合同檔案管理進行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
當我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。
1 檔案管理歸檔整理分類解析
1、內涵
不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質來看，它的價值在于使數(shù)據、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。
2、原t
從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規(guī)范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規(guī)范性等。
3、注意事項
根據現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經驗分析，應該注重在這個方面的可操作體系構建，這樣就可以實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動檔案管理功能與價值體現(xiàn)的最大化；并將其轉化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據。
2 檔案管理歸檔整理分類技巧
1、以整理程序為準
一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎，然后，按照我國的相關法律要求，設計出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關聯(lián)的系統(tǒng)構成要素。因此，建議從這些構成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設計文件的大類下，進一步從子項的外部、內部、會議，以及次子項等進行一一的對應收集、整理，再進行對應的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類?？傊煌臋n案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。
2、紙質檔案電子檔案區(qū)別對待
現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對待。
（1）紙質檔案
針對紙質檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統(tǒng)的紙質檔案管理在經過電子檔轉化的過程，已經實現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。
（2）電子檔案
針對電子檔案目前已經有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓練，并做好技術性的安保措施。
3、技巧與方法說明
（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率
技巧與方法的使用，應該與效率結合起來。無論紙質、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機構的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數(shù)據庫、運用頻率進行數(shù)據圖表的制作，根據流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。
（2）透過職能確保范圍、期限
不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內容等基本要素的條件下，以機構、編制、職能設計出具體的方案，從而讓機構的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內，這樣就可以更好的實現(xiàn)針對性的整理分類，提高效率。
（3）以“主體”為旨歸的歸檔法
所謂以主體為旨歸，指的是在從機構或組織團體本身出發(fā)。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。
（4）行業(yè)標準先行，提高整理質量
行業(yè)標準導向的直接指向是整理質量問題。所以，一方面，要明確相關的國家管理規(guī)范、條例、細則；另一方面，在紙質、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。
（5）歸檔范圍、分類方案密切結合
目前來看，傳統(tǒng)的紙質檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。
3 結束語
由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關的技術性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應。另一方面，可以在區(qū)分紙質、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質量與效率的方法進行進一步整理水平提升。
參考文獻
[1]余紅葉.信息化環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新模式與改革[J].經營管理者，2014（05）.
[2]章潔.淺談檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2013（10）.
強化制度建設，聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。
針對聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀，企業(yè)根據實際情況，制定落實相應的規(guī)章制度和管理辦法。從立檔部門與檔案工作人員的責任落實抓起，明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求；明確聲像檔案歸檔范圍，建立歸檔控制措施，防止分散、流失，杜絕歸為己有；明確聲像檔案保存時效，對永久、長期保存的聲像檔案定期向檔案部門移交，并對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。同時，按照企業(yè)聲像檔案管理辦法誰主管、誰歸檔的原則，建立聲像檔案目標考核制度，使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺行動，從根本上改變目前重視文字檔案，輕視聲像檔案的局面。企業(yè)對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護聲像檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項工作的利用，明確責任，嚴格管理，解決了聲像檔案由個人保存或隨意處理造成流失的問題。
控制攝錄源頭，做好聲像檔案的收集工作。
聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭，聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起，確保聲像檔案各種要素齊全，特別是企業(yè)在生產經營活動中直接形成的，具有保存價值的以攝影影像為主要反映方式的專門載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負責，檔案部門協(xié)助。采取以下方法和措施：方法一：通過正常移交收集聲像檔案。企業(yè)各部門按照程序和歸檔制度的有關規(guī)定，對聲像資料進行整理，向檔案部門移交歸檔，這是正常聲像檔案的收集形式。方法二：通過重點單位、重點科室收集聲像檔案。企業(yè)重點單位、重點科室產生的聲像資料，檔案部門應該明確具體的收集對象，定向、定內容的進行收集。方法三：通過重點人員直接收集聲像檔案。部分攝錄人員不僅承擔本部門的攝錄任務，有時還被指派到其他單位攝錄重大活動、重要會議、外事活動等，對保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料，檔案部門抓住重點攝錄人員，不失時機地做好收集和征集。
為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整，檔案管理人員及時地記錄所攝錄的時間、地點、人物、事由、攝影、攝像者等相關要素，根據記錄中的內容再通過計算機進行登記、整理相關要素，準確地反映出聲像資料的內容，避免出現(xiàn)聲像資料積壓和信息含混不清的情況發(fā)生。為保證聲像檔案及時歸檔，及時解決收集過程中的各種具體問題，特別是對企業(yè)重大活動、重要會議、企業(yè)建設、外事活動等重要聲像資料的收集，檔案部門采取開會集中協(xié)調，面對面交流，電話溝通等多種方式與相關部門進行及時溝通協(xié)調，共同努力，確保聲像資料收集完整、及時、準確、有效。
科學立卷歸檔，推進檔案工作規(guī)范化、標準化。
企業(yè)聲像檔案產生的領域十分廣泛，而且內容交叉的情況很多，我們根據聲像檔案管理的特點，按照企業(yè)的自身需要和管理要求，選擇了聲像檔案單獨立卷，分庫保管的管理模式。采取分年度整理，把一組具有共同主題內容關系密切的若干份聲像資料排列在一起，對每份聲像資料編號，按介子類型+問題+案卷號組成案卷，集中編放的編制模式。按案卷編寫文字說明，填寫卷內目錄，并利用一系列手段完善這一編制模式。如企業(yè)在重大活動中，一般會形成文字、照片、錄像、錄音、領導題詞等檔案，在立卷編號時，如果按介子類型分別立卷編號，就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來，不便于展現(xiàn)整個活動的全貌，為了彌補這一分類方法的不足，在聲像檔案與其對應的紙質檔案可作出參見號或指引卡，編制對應目錄，便于查詢和提供利用。采用介子類型+問題+案卷號組成案卷這種檔案分類模式，使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類體系，既完整、又準確，存取更方便。為檔案工作的規(guī)范化、標準化管理，奠定了堅實的工作基礎，從而達到了為檔案各項工作服務的目的。
嚴格保管制度，確保聲像檔案長期保管
聲像檔案的保存必須根據聲像檔案載體的化學性、物理性等特點創(chuàng)造條件，妥善保管，確保聲像檔案長期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點：一是聲像檔案與紙質檔案分庫保管，使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨存放，入庫前要進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)有被污染、破損的，要及時進行處理。二是聲像檔案庫房要恒溫、恒濕，遠離光線、磁場，對錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤等保護措施。三是依托計算機系統(tǒng)進行保管。目前聲像攝錄工具都是數(shù)碼產品，與計算機系統(tǒng)進行連接，在計算機上觀看或保存。利用計算機保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優(yōu)點，代表了未來聲像檔案保管的方向。
[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個以人才培養(yǎng)為基礎的現(xiàn)代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養(yǎng)人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現(xiàn)對數(shù)據的有效性分析。計算機的出現(xiàn)實現(xiàn)了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。
一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯。一般情況下，不容易找到數(shù)據，數(shù)據的整理比較困難，而且，數(shù)據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方?？偠灾f到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯(lián)網，每一個分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發(fā)展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進行高校的抽樣調查
說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優(yōu)點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現(xiàn)了信息存儲檢索，以及數(shù)據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數(shù)據輸入，隨著數(shù)據的大量涌入，數(shù)據的曲線圖會自動生成，一旦出現(xiàn)波動計算機可以自動通過比對實現(xiàn)數(shù)據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性?，F(xiàn)在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統(tǒng)化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實施工作統(tǒng)一性
在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現(xiàn)工作過程中計算機機器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據出現(xiàn)對不上，無法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數(shù)據，對數(shù)據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節(jié)的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數(shù)據錯誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業(yè)務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。
檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節(jié)點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。
要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節(jié)點設置考核辦法，保證完成各節(jié)點的檔案整編目標。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統(tǒng)計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統(tǒng)通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開發(fā)和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數(shù)據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數(shù)據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2 檔案管理評價
2.1 評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規(guī)定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j=1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2 指標系數(shù)
指標系數(shù)依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規(guī)范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數(shù)標準。評價指標與分值如表1所示：
檔案管理的評價方法與指標系數(shù)對某工程渠道的檔案管理工作進行權重分析，得到檔案管理綜合評價指數(shù)G=0.92，評價為優(yōu)良；準則層中檔案管理組織結構G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優(yōu)良。
3 結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養(yǎng)的重要參考依據。所以作為水利施工企業(yè)在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。
參考文獻
檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，不僅需要應用先進的管理技術，還需要利用專業(yè)的設備，只有對管理方法進行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關工作部門需要做好基礎工作，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務質量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎工作存在的問題
隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經過專業(yè)的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設置時存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標題不規(guī)范，在制定標題時沒有考慮案卷的內容，標題無法準確反映案卷的內容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應該引進先進的技術與設備，提高工作的效率與質量。
2 加強檔案管理基礎水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類號
在整個檔案管理工作中，對檔案進行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關的法律法規(guī)的前提下，根據實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標準。達到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準率。
3 推進檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時間、人力、與財力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內容的詞匯、關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業(yè)技術，這樣才能推進檔案管理工作現(xiàn)代化建設。
參考文獻
一、檔案管理工作中存在的問題
（一）重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經濟效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些思想認識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學發(fā)展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經費有限，大部分檔案管理人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設施不全。各單位檔案管理必備的硬件設施參差不齊，差異較大。個別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個人保管。個別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設備，導致裝卷不規(guī)范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)工作順利進行。
1、全面普查案卷。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應對無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據。各檔案室應從自己的實際情況出發(fā)，根據計算機管理的技術要求制定出適合本單位的著錄細則，提高基礎工作水平。
4、統(tǒng)一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據《中國檔案分類法》進行分類，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學校工作的重要組成部分，它真實地記載著每一個時期的學校發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發(fā)展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現(xiàn)代化管理理論和科學技術，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學校要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作，另一方面要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，
二是配備先進設備。 先進的設備是提高學校檔案管理水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備。應該配置計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機等現(xiàn)代化辦公設備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學校要根據國家法律法規(guī)和有關檔案管理的文件規(guī)定，結合實際情況，制定出嚴謹?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細操作、妥善保管。
四是創(chuàng)新管理機制。創(chuàng)新檔案管理機制是新形勢下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務的社會性、管理的復雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向專業(yè)型轉變。要強化檔案管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強后續(xù)監(jiān)管，促進檔案工作的制度化、科學化、規(guī)范化。要形成科學分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢，為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保障。
四是進行科學分類。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據學校的實際情況，按部門、內容等，分成黨群類：包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規(guī)章制度等。業(yè)務類：包括各業(yè)務部門的報表、工作日志、各類活動等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。通過科學分類，便于檔案查找利用
知識服務檔案管理模式是運用知識編碼實現(xiàn)檔案的歸類、整理，最終實現(xiàn)制度確定的一種方式[1]。在知識服務檔案管理模式中主要是以知識服務為根本，從而根據用戶和顧客的需求創(chuàng)新信息服務分類，實現(xiàn)檔案管理服務效益，以不斷的提高檔案管理的質量[2]。知識服務檔案管理與傳統(tǒng)模式相比較，其在內涵上更加側重的是實現(xiàn)資源分類，服務管理[3]。
2 從價值出發(fā)分析知識服務檔案管理模式
2.1 具有提升企業(yè)核心競爭力的價值
從價值出發(fā)確定知識服務檔案管理模式具有提升企業(yè)核心競爭力的價值。就當前我國企業(yè)、機構發(fā)展而言，為適應知識型市場經濟模式，以服務為根本的企業(yè)核心競爭力優(yōu)化具有重要的價值，也成為企業(yè)和機構創(chuàng)新發(fā)展的關鍵。而應用知識服務檔案管理模式使得企業(yè)在發(fā)展的過程中利用知識服務的原則，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作的開展和優(yōu)化，促進了各個環(huán)節(jié)之間的銜接，并且更好的為顧客提供了服務條件，在企業(yè)核心運轉、流程銜接上具有重要的意義[4]。因此，具有提升企業(yè)核心競爭力的價值。
2.2 具有提升檔案工作領導位置的價值
從企業(yè)發(fā)展價值上來看，知識服務檔案管理模式具有提升檔案工作的領導位置的價值。企業(yè)在發(fā)展的過程中需要在檔案信息的基礎上實現(xiàn)生產、營銷、服務等各個環(huán)節(jié)操作。知識型服務檔案管理模式以需求分類為基礎原則，實現(xiàn)檔案的后臺切換和分類，從而充分的發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的輔助價值，進一步奠定了檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的領導地位，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了保障。因此，知識服務檔案管理模式具有提升檔案工作領導位置的價值。
2.3 具有優(yōu)化公共檔案管理理念的價值
知識服務檔案管理模式以企業(yè)發(fā)展為基礎，在我國企業(yè)管理中被廣泛的應用。但是，近幾年隨著我國資本經濟市場的確定，國家公共管理機構也面臨著激烈的市場競爭環(huán)境，一些機構還存在著外來侵占和替代品競爭的劣勢。因此，在此背景下企業(yè)知識服務檔案管理模式的應用和推廣為我國公共檔案管理發(fā)展理念的完善奠定了基礎。我國公共檔案管理能夠根據企業(yè)知識服務檔案管理實施內部檔案管理理念改革，最終實現(xiàn)公共檔案管理知識積累、組織構建，系統(tǒng)框架完善等。因此，從價值角度出發(fā)發(fā)現(xiàn)知識服務檔案管理模式具有優(yōu)化公共檔案管理理念的價值。
3 基于知識服務的檔案管理模式推廣應用對策
3.1 以理念為基礎，以模式為根本，實現(xiàn)創(chuàng)新應用
針對當前我國檔案管理模式的應用對其實施優(yōu)化。首先，以知識服務理念為基礎，實現(xiàn)知識服務檔案管理模式應用創(chuàng)新。在知識服務檔案管理模式的實際應用過程中必須明確知識服務的“服務”理念，從而在此基礎上不斷的對檔案實施創(chuàng)新組織，提高應用的靈活性。其次，以檔案管理模式為根本，實現(xiàn)知識服務檔案管理模式的創(chuàng)新應用。就當前我國檔案管理模式框架為主，增加知識服務檔案應用框架，利用信息技術手段和多媒體技術實現(xiàn)檔案信息層次分類，完成檔案的自主生成、歸檔、控制。
3.2 以發(fā)展為需求，以行業(yè)為基礎，實現(xiàn)創(chuàng)新制度
基于知識服務檔案管理模式制度創(chuàng)新主要是以企業(yè)發(fā)展為需求，以行業(yè)發(fā)展為基礎，從而結合行業(yè)市場發(fā)展前景和發(fā)展需求創(chuàng)新其應用制度。例如，在制度創(chuàng)新的過程中創(chuàng)建檔案業(yè)務創(chuàng)新，以業(yè)務拓展檔案、業(yè)務市場檔案為根本分類，實現(xiàn)業(yè)務檔案服務制度，從而為企業(yè)的業(yè)務發(fā)展奠定基礎。此外，在知識服務檔案管理應用創(chuàng)新制度的過程中還可以通過根據檔案材料，檔案信息主次等制定檔案風等級標準制度，進而實現(xiàn)檔案管理工作和檔案查閱工作的服務效率優(yōu)化，促進檔案工作的開展。
3.3 以水平為原則，以方法為依托，實現(xiàn)創(chuàng)新管理
【中圖分類號】 G272.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2013）11-241-1
分類是人們對事物的認識和管理的一種基本方法，也是在進行檔案管理時的基本方法。檔案的分類和其他文獻的分類相比，具有獨特的“二元主義現(xiàn)象”。在對一般的文獻進行分類時，僅使用一種分類標準，形成一種分類體系，同時滿足文獻的實體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個檔案管理過程中，需要進行兩次分類，這兩次分類在分類對象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時存在，在不同的管理需要中發(fā)揮著各自不同的作用。
一、檔案信息分類與檔案實體分類的比較
（一）檔案信息與檔案實體。檔案信息分類和檔案實體分類的主要區(qū)別就是兩者的分類對象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個新的載體來存在，實現(xiàn)其價值。檔案實體是檔案的原始文件，主要是對檔案進行原始記錄。檔案實體只是一種管理方式，主要根據檔案在來源上的歷史聯(lián)系進行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價值就是滿足人們對檔案的各種使用需求，人們在使用檔案時，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實體對相關檔案信息推行信息管理，分類相關信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實現(xiàn)檔案管理的使用價值。
（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實體分類的思路上來看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進行檔案管理時，檔案實體分類主要是通過歷史主義的原則，按照檔案實際情況和內容界限直接認定，按照檔案在其來源上的歷史聯(lián)系進行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個全宗，每個全宗又按照日期和形成檔案的機構進行細微的分類，形成一個完整的實體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來源上的歷史聯(lián)系，按照社會組織的職能分工并結合檔案信息內容的屬性對檔案信息進行分類，人們可以按照職能活動或事物的屬性來查找檔案。
（三）信息分類號與實體分類號。從信息分類和實體分類的目的及結果來說，檔案實體分類的目的是顯示檔案來源的歷史聯(lián)系，比較完整的展現(xiàn)出一個組織或個人在社會活動中的發(fā)展過程。新標準中檔號的組成包括全宗號、時間、保管時限和件號。而信息分類的目的體現(xiàn)在檔案內容的邏輯聯(lián)系，使分散保存的不同宗卷中內容屬于同一專業(yè)或職能活動的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進行分類號，展現(xiàn)每個信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號是由漢語拼音和數(shù)字混合在一起構成，使人們能夠利用檔案的特點進行查找。
（四）試題管理與信息開發(fā)。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內容信息開發(fā)和檔案實體管理。檔案的實體分類是保管、鑒定和統(tǒng)計的基礎，在檔案實體管理工作中進行。檔案信息分類屬于一種檢索語言，實體管理完畢后，在信息的開發(fā)工作中進行。
二、檔案信息分類與檔案實體分類并存原因
形成檔案信息分類和檔案實體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻的范疇，是內容較為完整、歷史價值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過信息形成某種認識，所以文獻的分類需要適應人們對文獻的需求特點。一般情況下，人們是根據信息內容和特點進行文獻的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻的內容和特征進行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機構中，長期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機關的歷史活動內容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實際價值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現(xiàn)出檔案所具有的實際價值和獨特屬性，不利于檔案實體的實際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來輔助檔案的實體管理。另一方面，分類需要尊重和維護事物的本性。檔案是歷史社會活動的記錄，能夠反映出縱向上時間的連續(xù)性和歷史性。在進行檔案管理時，信息分類是對檔案內容進行橫向分類，不能顯示人類社會或者歷史的縱向演變、發(fā)展過程。所以對檔案進行分類管理時，除了要進行檔案信息分類之外，還需要實體分類對檔案進行歷史性記錄。從檔案來源的歷史聯(lián)系出發(fā)，有效地維護某一組織或者個人職能活動的整個發(fā)展過程，反映人類社會的歷史。
三、結束語
由于檔案的根本屬性不同于其它文獻，使檔案的分類也和其它文獻有很大的不同。檔案信息分類和檔案實體分類二者之間，雖然不統(tǒng)一，卻在檔案管理中同時存在，各盡其職，互補互依。其產生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實踐中不斷地證明，也會在日后的檔案管理中，以其獨特性對檔案管理工作起到更加重要的作用。
參考文獻：
[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2000.
