時(shí)間：2023-08-14 09:24:51
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1 檔案歷史聯(lián)系綜述
（一）檔案歷史聯(lián)系的界定
檔案整理物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變規(guī)律表明，檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。檔案之間的歷史聯(lián)系指檔案在產(chǎn)生與處理的過(guò)程中，形成具有一定特征的內(nèi)部相互關(guān)系；換言之，檔案的形成與完善被特定規(guī)律所約束，因此具有獨(dú)特的形成過(guò)程和表征特點(diǎn)，但是某些檔案因形成特點(diǎn)相同而存在客觀的必然聯(lián)系，稱之為檔案歷史聯(lián)系。于此，闡述檔案歷史聯(lián)系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯(lián)系與社會(huì)實(shí)踐息息相關(guān)，即表現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系產(chǎn)生于檔案文件形成與完善過(guò)程中，而檔案的形成與完善則來(lái)自社會(huì)實(shí)踐的相應(yīng)行為；第二是檔案之間的歷史聯(lián)系具有客觀存在性，即表現(xiàn)因社會(huì)實(shí)踐而產(chǎn)生的檔案文件內(nèi)部的相互關(guān)系是真實(shí)存在的，不以個(gè)人的主觀意志發(fā)生轉(zhuǎn)移；第三是檔案是文件轉(zhuǎn)換的產(chǎn)物，檔案具備文件形成與完善的特點(diǎn)，檔案之間的歷史聯(lián)系來(lái)源于源文件之間的歷史聯(lián)系。
（二）檔案歷史聯(lián)系的特征
主、客觀統(tǒng)一性是檔案歷史聯(lián)系的特征之一，主要表現(xiàn)如下：其一是檔案歷史聯(lián)系的客觀特征來(lái)源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯(lián)系來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐中文件的歷史關(guān)系，具有客觀存在性；其二是檔案歷史聯(lián)系源于文件卻高于文件，表現(xiàn)為人類思維意識(shí)對(duì)客觀實(shí)踐的主觀抽象，具有主觀描述性。因此，檔案歷史聯(lián)系是主觀與客觀的統(tǒng)一體，并因檔案整理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和認(rèn)知水平而存在差異，比如某些歷史聯(lián)系是客觀實(shí)踐的真實(shí)描述，而某些歷史聯(lián)系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應(yīng)經(jīng)客觀實(shí)踐和主觀意識(shí)的統(tǒng)一，將客觀歷史聯(lián)系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯(lián)系成為客觀與主觀的統(tǒng)一體，付諸于特定的物質(zhì)載體，固化或物化為具體的物質(zhì)形態(tài)以記錄檔案歷史聯(lián)系。
檔案的本質(zhì)在于記錄歷史的真實(shí)性，歷史聯(lián)系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過(guò)程，歷史聯(lián)系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)是檔案歷史聯(lián)系的特征之二，主要表現(xiàn)為：哲學(xué)維度的歷史具有清晰的嚴(yán)謹(jǐn)性、發(fā)散性和推理性，因此解析定義歷史由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式組成的四維度架構(gòu)，并將社會(huì)實(shí)踐的踐行者界定為主體，將社會(huì)實(shí)踐的被踐行者界定為客體，以對(duì)應(yīng)時(shí)間為載體，將檔案歷史聯(lián)系界定為由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)，使檔案歷史聯(lián)系的記錄與哲學(xué)維度的歷史一一對(duì)應(yīng)。
2 檔案整理的核心與本質(zhì)：歷史聯(lián)系性整理
（一）歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生
檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理，回顧近現(xiàn)代檔案整理實(shí)踐，檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下：民國(guó)初期因社會(huì)生產(chǎn)力和認(rèn)知局限性，并未形成完整的檔案學(xué)分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進(jìn)制”分類法，機(jī)械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系，不能真實(shí)地按照檔案的具體情況進(jìn)行分類；但是，部分有識(shí)之士指出檔案整理與圖書管理的本質(zhì)區(qū)別：檔案形成于特定的歷史實(shí)踐，是社會(huì)實(shí)踐系統(tǒng)性和積累性的歷史產(chǎn)物，其分類應(yīng)源于歷史并尊重歷史，必須“特有要?jiǎng)t”；于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點(diǎn)為基準(zhǔn)，按照檔案間歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，例如1933年文獻(xiàn)館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書程序、檔案術(shù)語(yǔ)、職官衙署等因素，有機(jī)選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實(shí)體，并選擇不同的分類方案以體現(xiàn)歷史聯(lián)系的層面性?？傊瑲v史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期，主要體現(xiàn)了檔案四維度特征中的來(lái)源聯(lián)系，使檔案整理部分的體現(xiàn)歷史聯(lián)系的客觀結(jié)果，最終按照時(shí)間、內(nèi)容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續(xù)研究提供經(jīng)驗(yàn)和奠定基礎(chǔ)。
（二）歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善
歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善主要經(jīng)歷兩個(gè)階段，第一階段是“來(lái)源原則”和“全宗理論”在檔案整理領(lǐng)域中的運(yùn)用；第二階段是電子檔案的元數(shù)據(jù)整理在檔案實(shí)踐的應(yīng)用?！皝?lái)源原則”是檔案學(xué)理論的基石，指按照檔案來(lái)源或形成進(jìn)行整理與分類的原則，其特點(diǎn)是斷定檔案來(lái)源差異并保持原有整理次序；“全宗理論”是檔案學(xué)的最高原則，指將來(lái)源相同的檔案作為統(tǒng)一整體進(jìn)行保存與整理。但是，不論是“來(lái)源”還是“全宗”，其本質(zhì)均為檔案整理的歷史聯(lián)系而且均來(lái)自檔案整理實(shí)踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)并維護(hù)歷史聯(lián)系檔案的客觀規(guī)律和客觀事實(shí)，以歷史聯(lián)系為載體，在特定的統(tǒng)一的原則下，辨析來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等諸方面因素，為歷史聯(lián)系檔案整理提供理論依據(jù)和指導(dǎo)方向。
另外，電子檔案的元數(shù)據(jù)整理產(chǎn)生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實(shí)完整的描述電子文件形成的條件、內(nèi)容、架構(gòu)和過(guò)程，并為計(jì)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供自動(dòng)變細(xì)、分析、分解、提取、歸納的數(shù)據(jù)信息，將其內(nèi)容特征、文件形成、處理利用等過(guò)程用元數(shù)據(jù)記錄，具備真實(shí)性、時(shí)效性、完整性和高價(jià)值性。元數(shù)據(jù)整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理，通過(guò)整理元數(shù)據(jù)集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對(duì)應(yīng)和還原相應(yīng)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，反映電子檔案記錄社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過(guò)程與形成背景。
3 歷史聯(lián)系整理技術(shù)：”虛擬整理”技術(shù)
（一）“虛擬整理”技術(shù)綜述
“虛擬整理”指與文件實(shí)體排列順序無(wú)關(guān)，以符號(hào)或符號(hào)的語(yǔ)法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯(lián)系的一種整理技術(shù)?！疤摂M整理”技術(shù)的結(jié)果是形成檔案歷史聯(lián)系記錄，揭示并固化檔案歷史聯(lián)系，合理真實(shí)的表達(dá)檔案物質(zhì)實(shí)體本質(zhì)構(gòu)成部分?！碧摂M整理“技術(shù)優(yōu)于“實(shí)體整理”技術(shù)表現(xiàn)于其不僅實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多為整理，而且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實(shí)踐環(huán)境下的統(tǒng)一，換言之，“虛擬整理”技術(shù)能以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者計(jì)算機(jī)整理軟件為載體，通過(guò)對(duì)檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實(shí)體排列為準(zhǔn)則，全面、真記錄實(shí)體記錄中所不能表現(xiàn)的檔案歷史聯(lián)系?！疤摂M整理”技術(shù)應(yīng)完善為以人工干預(yù)為主，以計(jì)算機(jī)模擬為輔助的全新檔案整理技術(shù)，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯(lián)系性，保證檔案歷史聯(lián)系的可檢索功能。
（二）“虛擬整理”技術(shù)的使用意義
【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.
【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
一、水利工程檔案資料管理的基本要求
水利工程檔案是水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國(guó)家檔案的重要組成部分，依照檔案法規(guī)要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責(zé)和任務(wù)，是維護(hù)國(guó)家利益，保護(hù)自已合法權(quán)益，提高管理水平和應(yīng)急能力的需要。水利工程檔案是工程建設(shè)審計(jì)工作的依據(jù)、是工程驗(yàn)收的依據(jù)、是質(zhì)量評(píng)定的依據(jù)、是工程建設(shè)質(zhì)量查、改的依據(jù)和憑證。
1、檔案管理的依據(jù)和竣工驗(yàn)收
水利檔案管理的依據(jù)有：《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號(hào)）；《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》》(水辦〔2008〕336號(hào))；《水利工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收管理規(guī)定》（水利部30號(hào)令）；《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》（SL223—2008 ）；《水利基本建設(shè)項(xiàng)目竣工決算審計(jì)暫行辦法》(水監(jiān)[2002]370號(hào))；《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（2000年1月30日，國(guó)務(wù)院令第279號(hào)）。
竣工驗(yàn)收主要是資料的驗(yàn)收：法人驗(yàn)收，政府驗(yàn)收，工程檔案資料的驗(yàn)收﹙要求作專項(xiàng)驗(yàn)收﹚。工程檔案要求真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。真實(shí)是要求沒(méi)有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項(xiàng)，即所有應(yīng)歸檔材料的類項(xiàng)必須齊全；準(zhǔn)確是指檔案資料所反映的內(nèi)容要準(zhǔn)確，其中包括文字、數(shù)字、圖形都要準(zhǔn)確，特別是竣工圖要能準(zhǔn)確反映工程建設(shè)的實(shí)際狀況；系統(tǒng)是指所有應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)保持其相互之間的有機(jī)聯(lián)系，相關(guān)的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項(xiàng)目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內(nèi)容，應(yīng)做好這部分材料的收集、整理工作，關(guān)鍵是要及時(shí)整理，要將不同種類(照片或錄像)的聲像或電子材料分別立卷。
2、水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執(zhí)行，工程檔案保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三種，永久為50年以上，長(zhǎng)期為15-50年、短期為15年以下，長(zhǎng)期保存的檔案實(shí)際保管期限不得超于工程項(xiàng)目的實(shí)際壽命。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，應(yīng)歸文件材料應(yīng)字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應(yīng)有科學(xué)的分類方案，案卷質(zhì)量符合《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。
3、檔案資料驗(yàn)收與移交
水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，是工程竣工驗(yàn)收的重要組成部分，各級(jí)水行政管理部門在組織水利工程驗(yàn)收時(shí)，須通知相應(yīng)的檔案管理部門作為驗(yàn)收委員會(huì)成員負(fù)責(zé)工程檔案的驗(yàn)收工作，工程竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織參建單位對(duì)所承擔(dān)的工程檔案資料收集、整理、歸檔進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)已達(dá)到規(guī)范要求后，寫出自檢報(bào)告，在申請(qǐng)工程驗(yàn)收時(shí)，一并報(bào)上。實(shí)行總承包的，應(yīng)由總承包單位負(fù)責(zé)向建設(shè)與管理單位移交；實(shí)行分包的，應(yīng)由各承包單位向建設(shè)單位移交，或由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位匯總后，再向建設(shè)與管理單位移交；實(shí)行監(jiān)理制度的，應(yīng)由監(jiān)理部門負(fù)責(zé)審查合格后，再由各有關(guān)單位向建設(shè)與管理單位移交；審查與移交均應(yīng)履行簽字手續(xù)。
移交與接收工程檔案資料的時(shí)間，應(yīng)視工程建設(shè)的實(shí)際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應(yīng)完成有關(guān)工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進(jìn)行檔案資料移交與接收工作。
二、水利工程檔案管理的核心內(nèi)容和管理措施
建設(shè)工程資料是工程建設(shè)從項(xiàng)目的提出、籌備、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)等過(guò)程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡(jiǎn)稱為工程資料。主要包括工程準(zhǔn)備階段資料、施工資料、監(jiān)理資料和竣工驗(yàn)收資料等。建設(shè)工程資料，是建設(shè)工程合法身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。參建各方都負(fù)有收集、整理、簽署、核查工程資料的責(zé)任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實(shí)性、可靠性。因此，我們應(yīng)當(dāng)規(guī)范工程資料的管理，將工程資料視為工程質(zhì)量驗(yàn)收的重要依據(jù)，甚至是工程質(zhì)量的組成部分。
1、水利工程檔案的核心內(nèi)容
1）工程準(zhǔn)備階段資料:是指工程在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、開工審批及工程概預(yù)算等工程準(zhǔn)備階段形成的資料，由建設(shè)單位提供。
2）施工資料:是指施工單位在工程具體施工過(guò)程中形成的資料，應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)形成。主要包括單位工程整體管理與驗(yàn)收資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測(cè)量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程竣工后，施工單位應(yīng)按規(guī)定將施工資料移交給建設(shè)單位。
3）監(jiān)理資料:是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的資料，主要包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、竣工驗(yàn)收資料和其它資料等。監(jiān)理資料由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)完成，工程竣工后，監(jiān)理單位應(yīng)按規(guī)定將監(jiān)理資料移交給建設(shè)單位。
4）竣工驗(yàn)收資料:是指在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的資料。包括工程驗(yàn)收總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、財(cái)務(wù)文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2、工程資料的管理職責(zé)
1）工程資料的形成應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、工程合同和設(shè)計(jì)文件等規(guī)定。
2）參建單位應(yīng)將工程資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和全過(guò)程。
3）工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理并按規(guī)定進(jìn)行移交。資料組卷與資料份數(shù)應(yīng)符合規(guī)定。
4）工程資料應(yīng)實(shí)行分級(jí)管理，由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位主管(技術(shù))負(fù)責(zé)人組織本單位工程資料的全過(guò)程管理工作。建設(shè)過(guò)程中工程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并按規(guī)定取得相應(yīng)的崗位資格。
5）工程各參建單位應(yīng)確保各自所形成的資料的真實(shí)、有效、完整和齊全。對(duì)工程資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現(xiàn)象，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。
3、水保檔案管理的必要性和對(duì)策
1）沒(méi)有統(tǒng)一的水土保持檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系, 檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢困難, 檔案信息利用率低, 或大部分既有資料未歸檔、建檔。
2）檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范、多頭管理現(xiàn)象普遍存在, 檔案資料分布散亂, 。
3）檔案管理人員匱乏 。
4）未實(shí)行專業(yè)化管理, 檔案資料保管或存儲(chǔ)的軟、硬件條件差, 檔案資料破損現(xiàn)象嚴(yán)重。
5）法制意識(shí)不強(qiáng), 檔案管理工作未引起各地的重視, 也無(wú)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入, 制約了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。
規(guī)范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設(shè)、水土保持決策科學(xué)化、水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)以及提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的需要。規(guī)范水土保持檔案管理的對(duì)策應(yīng)建立水土保持檔案資料庫(kù)，進(jìn)行統(tǒng)一檔案編碼和密級(jí)標(biāo)準(zhǔn), 建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識(shí), 建立并完善水土保持檔案管理制度，培養(yǎng)并造就一支高素質(zhì)的水土保持檔案管理隊(duì)伍。挖掘檔案資料潛力, 為水土保持及社會(huì)公眾提供服務(wù)。
三、總結(jié)
水利工程資料管理必須納入項(xiàng)目管理的程序中，資料員應(yīng)參與生產(chǎn)過(guò)程，及時(shí)掌握施工管理信息，便于對(duì)資料的管理監(jiān)控。工程資料的收集必須與實(shí)際施工進(jìn)度同步。對(duì)所提供的資料不符合規(guī)定要求的不予結(jié)算工程款。按質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量控制資料核查記錄、施工技術(shù)管理資料、工程安全功能檢驗(yàn)資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產(chǎn)生時(shí)間的先后排列。根據(jù)實(shí)際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規(guī)定移交、歸檔。按時(shí)移交給公司、建設(shè)單位和城建檔案部門。
【參考文獻(xiàn)】：
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）08-0217-01
1 檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是基礎(chǔ)條件，只有具備了這些條件，才可以更好地開發(fā)利用檔案信息資源。而軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，核心內(nèi)容就是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它可以有效傳輸檔案信息、交換和共享資源等。因此，需要提高計(jì)算機(jī)管理檔案的普及率，大力建設(shè)檔案管理局域網(wǎng)。
1.2 檔案信息資源建設(shè)
要對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)科學(xué)建設(shè)，涵蓋館藏案卷級(jí)目錄和其他一些重要目錄；建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照規(guī)范方法歸檔管理電子文件，數(shù)字化管理傳統(tǒng)檔案，促使檔案信息資源類型得到豐富，提高檔案信息資源利用效率。
1.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
要積極、大力開發(fā)檔案信息管理軟件，大力推廣通用性和適用性較強(qiáng)的軟件系統(tǒng)，保證軟件系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)需求得到滿足。
1.4 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
要構(gòu)建檔案信息化法制體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確規(guī)定檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，如資源描述、存儲(chǔ)、查詢、使用等，對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理等進(jìn)行規(guī)范，促使檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化得到實(shí)現(xiàn)。
1.5 安全保障體系建設(shè)
檔案中會(huì)存在一些比較重要的信息內(nèi)容，這些信息如果泄露，就會(huì)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果，因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，安全保障體系建設(shè)是非常重要的組成部分，需要構(gòu)建檔案信息安全保障體系框架、完善安全管理機(jī)制，提高人們的檔案信息安全意識(shí)。
1.6 人才隊(duì)伍建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，還有非常重要的一個(gè)方面是人才隊(duì)伍，那么就需要采取科學(xué)的措施，建設(shè)一支具有較高水平的專業(yè)人才隊(duì)伍，，具體包括這些內(nèi)容：大力培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)人員，促使其能夠?qū)π录夹g(shù)和新設(shè)備等積極掌握；普及信息技術(shù)知識(shí)等。
2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析
2.1 完善檔案信息化工作體系
只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來(lái)講，要明確管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時(shí)，構(gòu)建電子文件管理機(jī)制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對(duì)工作體系進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重，以便同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。要對(duì)法規(guī)制度等進(jìn)行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限以及責(zé)任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強(qiáng)化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。
2.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享
資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個(gè)中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點(diǎn)。首先，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計(jì)劃，強(qiáng)化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時(shí)，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財(cái)力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機(jī)融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過(guò)程。
2.3 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段
檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國(guó)相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開級(jí)別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評(píng)估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開的信息，各級(jí)檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對(duì)于部分無(wú)法公開于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請(qǐng)公開程序，對(duì)使用者身份信息確認(rèn)之后，提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。
安全建設(shè)也需要引起重視，要及時(shí)升級(jí)各種殺毒軟件，應(yīng)用先進(jìn)的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時(shí)強(qiáng)化訪問(wèn)控制，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機(jī)房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。
3 結(jié) 語(yǔ)
檔案信息逐漸走向數(shù)字化管理是必然趨勢(shì),但在檔案信息化過(guò)程中,出現(xiàn)的安全問(wèn)題制約了檔案信息化的進(jìn)程。如何確保信息化檔案的完整與安全,成為當(dāng)前檔案管理者的重要課題。
一、檔案信息化管理的作用和意義
電子檔案管理信息系統(tǒng)的建立,可以提高檔案工作的效率,方便用戶的使用,加強(qiáng)檔案的保存,提高檔案利用的效率,對(duì)維護(hù)和保障單位的合法權(quán)益,促進(jìn)兩個(gè)文明建設(shè)具有重要意義。具體優(yōu)勢(shì)如下:
(一)檔案信息的傳遞量和服務(wù)對(duì)象的數(shù)量大大增加。由于數(shù)字信息占用空間小,信息傳遞不受空間的限制,隨著計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸,所能鏈接的用于存儲(chǔ)和管理數(shù)字信息的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備及服務(wù)對(duì)象的數(shù)量將加速增加。
(二)時(shí)間的延續(xù)性,可以24小時(shí)服務(wù)。
(三)檔案數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)檢索方便,傳遞速度快。
(四)可以根據(jù)利用者的需要,提供個(gè)性化服務(wù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的出現(xiàn),是我們提供檔案信息服務(wù)的適時(shí)的現(xiàn)代化手段。
(五)資源共享,提高檔案的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息,其有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn),網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快,檔案?jìng)鬏敳辉偈芸臻g和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過(guò)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行查閱,不僅可以查閱所需的信息,而且可以下載電子版的檔案原件,沒(méi)有必要再到檔案室進(jìn)行查閱。這極大地節(jié)省了查閱者和檔案管理員的時(shí)間。還可以通過(guò)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異地查閱檔案信息,節(jié)約了人力、物力,大大提高了檔案的利用率。
二、檔案信息化后可能存在的安全隱患
(一)操作系統(tǒng)的安全缺陷
操作系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)最主要的系統(tǒng)軟件,是信息安全的基礎(chǔ)之一。然而,因?yàn)椴僮飨到y(tǒng)太龐大(如Windows操作系統(tǒng)就有上千萬(wàn)行程序),致使操作系統(tǒng)不可能做到完全正確。操作系統(tǒng)的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如當(dāng)Windows出現(xiàn)死機(jī)時(shí),按一下復(fù)位鍵重新啟動(dòng)就可以了。但是,如果操作系統(tǒng)的缺陷被攻擊者利用,所造成的安全問(wèn)題就不能忽視了。
(二)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患
網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過(guò)重重網(wǎng)站分段傳送至目的地的,任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用技術(shù)發(fā)展很快,新技術(shù)不斷推動(dòng)新的應(yīng)用,而安全技術(shù)是一種在對(duì)抗中發(fā)展的技術(shù),它總是顯得有些滯后,防范攻擊的能力不強(qiáng),這樣就導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全的脆弱性。
(三)管理人員素質(zhì)問(wèn)題
據(jù)有關(guān)資料顯示,80%以上的檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)正規(guī)的計(jì)算機(jī)安全培訓(xùn),缺乏計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息的安全意識(shí),致使網(wǎng)站遭到攻擊。
三、檔案信息化管理中安全問(wèn)題的防范策略
(一)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)及安全教育
在檔案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。檔案管理的現(xiàn)代化,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求,檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息安全意識(shí)和安全業(yè)務(wù)的宣傳與教育,不斷提高檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。對(duì)現(xiàn)有的在職檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面新知識(shí)、新技術(shù)的培訓(xùn)和再教育,積極引進(jìn)復(fù)臺(tái)型人才,為檔案信息化管理注入新的活力,提升綜合管理能力。應(yīng)對(duì)工作中可能發(fā)生的意外事故,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題,維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行,確保檔案信息的完整性。
(二)從管理上加強(qiáng)安全防范
針對(duì)信息化檔案的安全問(wèn)題,安全防范的最高境界不是產(chǎn)品,也不是服務(wù),而是管理,沒(méi)有好的管理思想、嚴(yán)格的管理制度、負(fù)責(zé)的管理人員和實(shí)施到位的管理制度,就沒(méi)有真正的安全。
1.建口可以信賴可以控制的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。管理好內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的通道,杜絕內(nèi)部人員使用撥號(hào)、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)。管理好軟件資產(chǎn),避免內(nèi)部人員在計(jì)算機(jī)上安裝使用盜版軟件,以防引入潛在的安全漏洞,降低計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全系數(shù)。
管理好計(jì)算機(jī)的外部設(shè)備,防止內(nèi)部人員在內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上通過(guò)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)間接地與外網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換,導(dǎo)致病毒的傳人或者敏感信息、機(jī)密數(shù)據(jù)的傳播與泄漏。
管理好單位個(gè)人使用的計(jì)算機(jī)上的重要文檔,防止相同域內(nèi)的終端用戶互相調(diào)用和操作機(jī)密文件。
管理好輸出設(shè)備,對(duì)于重要電子文檔的打印,要進(jìn)行嚴(yán)格的登記和日志管理。
管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端,在單位局城網(wǎng)上建立起嚴(yán)密的監(jiān)控點(diǎn)。
2.實(shí)施強(qiáng)審計(jì)管理。所謂強(qiáng)審計(jì),就是利用日志對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的行為、蹤跡進(jìn)行監(jiān)控,并能事后取證的技術(shù)。但是,與傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)日志相比,強(qiáng)審計(jì)的日志是不能隨便刪除、修改的。如果要修改或刪除,必須系統(tǒng)管理員、審計(jì)員及單位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)才能刪除,從而有效保護(hù)內(nèi)網(wǎng)。
強(qiáng)審計(jì)技術(shù)一般包括五個(gè)方面的內(nèi)容:一是網(wǎng)絡(luò)審計(jì),防止非法內(nèi)連和外連;二是數(shù)據(jù)庫(kù)審計(jì),對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的讀取行為進(jìn)行跟蹤;三是應(yīng)用系統(tǒng)審計(jì),例如公文流轉(zhuǎn)經(jīng)過(guò)幾個(gè)環(huán)節(jié),必須有清晰的記錄;四是機(jī)審計(jì),包括對(duì)終端系統(tǒng)安裝了哪些不安全軟件的審計(jì),并設(shè)置終端系統(tǒng)的權(quán)限等;五是介質(zhì)審計(jì),包括光介質(zhì)、磁介質(zhì)和紙介質(zhì)的審計(jì),防止機(jī)密信息通過(guò)移動(dòng)U盤、移動(dòng)硬盤、非法打印或照相等多個(gè)環(huán)節(jié)從信息系統(tǒng)中泄密。
3.檔案信息的數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)。理想的數(shù)據(jù)保護(hù)解決方案應(yīng)既能解決業(yè)務(wù)對(duì)高性能與可用性的需求,又能解決備份與恢復(fù)管理問(wèn)題。目前,數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)能力已成為存儲(chǔ)安全保障的重要標(biāo)志。容災(zāi)備份就是指通過(guò)特定手段和機(jī)制,在各種災(zāi)難損害發(fā)生后,仍能最大限度地提供正常應(yīng)用服務(wù)的信息系統(tǒng)。它可分為數(shù)據(jù)備份和應(yīng)用備份。數(shù)據(jù)備份需要保證用戶數(shù)據(jù)的完整性、可靠性和一致性。對(duì)于提供實(shí)時(shí)服務(wù)的信息系統(tǒng),用戶的服務(wù)請(qǐng)求在災(zāi)難中可能會(huì)中斷,應(yīng)用備份必須提供不間斷的應(yīng)用服務(wù),讓客戶的服務(wù)請(qǐng)求能夠繼續(xù)運(yùn)行。
(三)保障數(shù)字檔案安全的技術(shù)措施
數(shù)字檔案是技術(shù)的產(chǎn)物,因此,運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)是確保數(shù)字檔案安全的重要保障。
1.計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)。防火墻是網(wǎng)絡(luò)之間執(zhí)行訪問(wèn)控制策略的系統(tǒng),是硬件和軟件的組合體,它保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)免受非法用戶的侵入、過(guò)濾不良信息、防止信息資源的未授權(quán)訪問(wèn)。防火墻的實(shí)現(xiàn)技術(shù)主要有:包過(guò)濾技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、狀態(tài)監(jiān)測(cè)防火墻技術(shù)等。
2.檔案信息加密技術(shù)。密碼技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的核心,是提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性、防止機(jī)密數(shù)據(jù)被外部破解所采用的主要技術(shù)手段。采用加密技術(shù)可以確保數(shù)字檔案內(nèi)容的非公開性。加密技術(shù)通過(guò)信息的變換或編碼將機(jī)密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息,以達(dá)到保護(hù)數(shù)據(jù)安全的目的。數(shù)據(jù)加密技術(shù)可分為兩類:對(duì)稱型加密和公鑰密碼算法。
3.檔案信息防寫技術(shù)。防寫技術(shù),即將數(shù)字檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài),在這種狀態(tài)下,用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息,而不能對(duì)其進(jìn)行任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中,只讀光盤只能讀出信息而不能追加或刪除信息;一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出,可以追加記錄但不能擦除原來(lái)的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶更改數(shù)字檔案的內(nèi)容,保持?jǐn)?shù)字檔案的真實(shí)性和可靠性。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著檔案信息化進(jìn)程的深入,大量數(shù)字檔案的安全問(wèn)題已經(jīng)擺在檔案管理者面前,如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷探討和研究。
參考文獻(xiàn):
一、目前所面臨的形勢(shì)
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。檔案信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。它可使事業(yè)單位的檔案管理環(huán)節(jié)更透明，為檔案管理打造一個(gè)全新的管理體制，重建檔案管理系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)。
提到檔案管理，不少單位認(rèn)為把檔案資料輸入電腦中就標(biāo)志著企業(yè)進(jìn)入信息化管理了。甚至出于思想觀念和知識(shí)水平所限，一些人對(duì)于新技術(shù)、新流程不去主動(dòng)學(xué)習(xí)接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。所以在實(shí)施信息化的過(guò)程中，會(huì)遇到人為觀念的影響。
二、阻礙檔案信息化管理的瓶頸
1.檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2.檔案信息缺乏共享。在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3.檔案管理缺乏規(guī)范。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4.檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、如何做好檔案管理工作信息化
在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
（1）政府集中優(yōu)勢(shì)資源，統(tǒng)一開發(fā)檔案管理通用的軟件系統(tǒng) 。在軟件系統(tǒng)的開發(fā)上，可以考慮借鑒垂直管理部門如國(guó)稅系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，由政府集中優(yōu)勢(shì)資源開發(fā)部分行業(yè)通用的業(yè)務(wù)軟件，統(tǒng)一下發(fā)給各地檔案機(jī)構(gòu)免費(fèi)使用，這樣做一方面可以極大地減少各地在軟件開發(fā)上的重復(fù)投入，另一方面也可以確保業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的開發(fā)水平，同時(shí)也為以后各單位分布式檔案信息資源庫(kù)體系的形成減少障礙。
（2）調(diào)結(jié)構(gòu)，提素質(zhì)。在當(dāng)前形勢(shì)下，要不斷提高事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，可以通過(guò)引進(jìn)與培養(yǎng)和結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，引進(jìn)檔案管理的復(fù)合型人才，對(duì)現(xiàn)有管理人才通過(guò)培訓(xùn)、在崗自學(xué)等方式進(jìn)行培養(yǎng)，建立一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，能夠適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等間題。
（3）健全事業(yè)單位檔案管理安全保密制度，是事業(yè)單位檔案管理信息化工作的核心要素。檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被許可的人知曉、獲得。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案之后，除了日常的事務(wù)外，我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等問(wèn)題。做好了以上工作，我們有理由相信運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的工作一定會(huì)更好。
（4）轉(zhuǎn)變檔案管理方式。第一，數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化可以自動(dòng)完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表；第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目及自動(dòng)檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱和對(duì)外提供服務(wù)；第三，檔案指導(dǎo)、編研下作從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來(lái)越不適應(yīng)檔案管理信息化的趨勢(shì)，所以有必要從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。
總之，檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案管理的信息化工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各事業(yè)單位尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，以檔案管理信息化促進(jìn)事業(yè)單位管理的科學(xué)化、高效化。
參考文獻(xiàn)：
前言：檔案管理要想體現(xiàn)出自身價(jià)值，適應(yīng)主義市場(chǎng)體制的需要，就必須在管理上作進(jìn)一步的創(chuàng)新建設(shè)，從檔案管理的模式創(chuàng)新，到檔案服務(wù)的思路創(chuàng)新，管理手段的創(chuàng)新，提升檔案管理的品位，只有做到與時(shí)俱進(jìn)，才能跟上時(shí)代的發(fā)展。
一、檔案建設(shè)中的問(wèn)題
1、觀念問(wèn)題
雖然有的部門也另外設(shè)置了檔案管理部門，但檔案管理工作并沒(méi)有改變實(shí)質(zhì)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。
2、技術(shù)層面的問(wèn)題
（1）在數(shù)字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數(shù)據(jù)庫(kù)不能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系，因此要根據(jù)實(shí)際情況建立非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。
（2）互聯(lián)網(wǎng)不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)安全還不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現(xiàn)狀都嚴(yán)重制約著數(shù)字檔案室的順利發(fā)展。
（3）要想建立規(guī)范的數(shù)字檔案室，首先要具備系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)，但當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實(shí)際中應(yīng)用。
（4）建立數(shù)字檔案到就是為了保證讓更多的人享受資源，但當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全還不能達(dá)到人們的滿意。
二、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)
1、管理觀念的創(chuàng)新
盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案資源的極大浪費(fèi)。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。
2、管理的創(chuàng)新
檔案部門雖然收藏有檔案資源多，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到檔案資源的不足。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。
3、管理方式的創(chuàng)新
檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定。根據(jù)發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。
4、人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)解決實(shí)際的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
3、手段的創(chuàng)新
要用化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此，檔案部門要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與檔案管理結(jié)合起來(lái)，為走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的化、多元化和優(yōu)質(zhì)職?；?。
三、檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐
1、引進(jìn)人本管理理念
加強(qiáng)知識(shí)管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化宣傳，取得各方面的理解和支持，不斷把檔案工作推想新層次、新臺(tái)階。
2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開展資源整合
（1）館藏優(yōu)化組合，提高檔案利用率。
（2）強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購(gòu)買檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來(lái)指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。
3、人才資源管理
（1）全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，通過(guò)崗位的設(shè)置和工資待遇的分級(jí)，調(diào)動(dòng)不同工作人員的積極性。
（2）建立的激勵(lì)機(jī)制。鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過(guò)寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。
（3）在職培訓(xùn)與繼續(xù)。加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。同時(shí)，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如機(jī)課程培訓(xùn)，歸檔文件整理等。
結(jié)語(yǔ)：創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家發(fā)展的核心，是各種社會(huì)形態(tài)前進(jìn)的不竭動(dòng)力，是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂。檔案管理是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的基礎(chǔ)，涉及到企業(yè)人事、科技、管理、銷售等諸多方面的內(nèi)容，意義重大，做好檔案管理工作時(shí)保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)發(fā)展同樣離不開檔案管理的創(chuàng)新。
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-0278(2011)10-117-02
檔案管理是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以來(lái)，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，要適應(yīng)這個(gè)要求，就必須要有新思維、新態(tài)度、新理論、新方法。在為檔案工作提供無(wú)限發(fā)展的空間和機(jī)遇的同時(shí)在發(fā)展過(guò)程中也遇到了很多之前沒(méi)有遇到過(guò)的挑戰(zhàn)。這就要求我們加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，適時(shí)解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在物力、財(cái)力、人力等各個(gè)方面給予大力的支持。同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用?，F(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無(wú)疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。
一、做好檔案管理工作的重要意義
檔案是單位的無(wú)形資產(chǎn)，它的價(jià)值在于其內(nèi)容中所蘊(yùn)含的經(jīng)歷。檔案是組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的真實(shí)的歷史記錄，不僅記錄了工作活動(dòng)的歷史過(guò)程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是單位重要的知識(shí)資源。特別是企事業(yè)檔案的建立，不僅要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，更要擴(kuò)展思路，將單位當(dāng)前生存和發(fā)展急需的各種資料和信息等知識(shí)及時(shí)整理歸檔，經(jīng)過(guò)深度的調(diào)研之后歸納到本單位知識(shí)管理體系之中。由此可見，檔案管理工作是組織管理工作中不可或缺的部分，是提高企事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是見證員工個(gè)人歷史的重要工作。系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展歷程上的優(yōu)秀成果，是組織管理工作者進(jìn)行科學(xué)分析，制定發(fā)展方向的指路明燈。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面真實(shí)科學(xué)的反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，一方面為單位的高層管理人員及時(shí)了解組織整體狀況，適時(shí)調(diào)整組織管理策略提供了確實(shí)依據(jù)；另一方面檔案管理成果同單位的管理的有機(jī)結(jié)合進(jìn)一步?jīng)Q定了該組織的資源配置的取向和模式，決定著組織未來(lái)的發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)單位的人力資源配置戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于不斷提升單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力及促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的全面發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。二、檔案管理在單位管理過(guò)程中的重要作用
(一)組織文化方面作用
人事檔案與組織文化緊密相連，檔案是單位發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，檔案也是組織文化的重要組成部分。單位檔案是企事業(yè)單位的“成長(zhǎng)記錄”，記載著企事業(yè)單位成立時(shí)的情況、歷任法定代表人的變更、辦公地點(diǎn)的變遷、資金等其他變動(dòng)情況，是企事業(yè)單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄。完整規(guī)范的企事業(yè)單位法人檔案能深入的反映企事業(yè)單位發(fā)展變化的歷程。通過(guò)單位的人事檔案我們能夠了解到這個(gè)單位的成長(zhǎng)歷程，單位的核心價(jià)值觀，文化氛圍等。一段段影像，一份份文件，一張張照片，一件件實(shí)物，都會(huì)讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力。
(二)對(duì)員工的個(gè)人發(fā)展起到了不可忽視的作用
檔案管理是單位行政工作的工具之一，組織當(dāng)中任何規(guī)章制度的出臺(tái)，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平?，F(xiàn)階段，由于檔案具有真實(shí)性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效力。員工個(gè)人的人事檔案不僅為單位選人、用人及日常管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益服務(wù)。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。每個(gè)員工都在以自己的實(shí)踐活動(dòng)書寫著自己的歷史，同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添入新內(nèi)容。所以說(shuō)人事檔案將伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮著重要的作用。
(三)對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，檔案為單位的人事部門的工作提供重要依據(jù)
檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄，利用檔案可以具體的了解個(gè)人過(guò)去的工作經(jīng)歷，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。現(xiàn)代的單位為了更好的選聘到適合的人才，通常在面試之后都會(huì)跟查閱檔案材料中的思想品德、能力水平、歷史情況等原始材料結(jié)合起來(lái)。在用人過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，檔案的正確使用能夠?yàn)槿肆Y源的正確選拔和配置起到重要參考作用。
二、新時(shí)期做好檔案管理工作的對(duì)策建議
(--)不斷健全新時(shí)期檔案管理制度
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)做好檔案管理工作，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系提出了新的挑戰(zhàn)。檔案記載著豐富的信息，但是檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。所以在建立規(guī)章制度時(shí)首先要符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，更好的適應(yīng)單位檔案管理的需要。其次，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。目前檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，降{氐了人為因素在文件歸檔工作中的影響，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。第三，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。因此，在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。同時(shí)，要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還應(yīng)該積極主動(dòng)的跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
(二)重新定位新時(shí)期檔案管理的功能
長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案管理工作人員對(duì)檔案功能沒(méi)有充分挖掘，沒(méi)有跳出傳統(tǒng)的對(duì)檔案管理功能的理解。新時(shí)期，我們應(yīng)該對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位：在對(duì)檔案的原有重要部分予以保留的同時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，使檔案所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好的為組織服務(wù)。
(三)建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制
檔案文件是組織機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄。文件的生成、處理、利用過(guò)程中產(chǎn)生丟失、失真、失密、滯后等疏漏可能給組織帶來(lái)難以估計(jì)的損失。檔案在單位的組織管理、科研生產(chǎn)中發(fā)揮了保障和支撐的作用，隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，電子文件管理成為檔案管理的新生事物，也為檔案管理提供了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
一、信息時(shí)代檔案理念的變化
在檔案學(xué)研究領(lǐng)域內(nèi)，近期對(duì)電子文件管理的研究不斷深入。電子文件作為依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取的新型文件，具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所不具備的鮮明特性，如信息的非人工識(shí)讀性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息的易變性等。這些特性一方面使其存儲(chǔ)、傳輸、利用上更便利；另一方面也影響了其社會(huì)功能的發(fā)揮，如法律憑證性。我國(guó)的檔案學(xué)者提出電子文件要遵循前端控制、全程管理的原則。從業(yè)務(wù)流程重組理論出發(fā)，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得檔案管理上升了一個(gè)新的高度：即把文檔作為知識(shí)管理的手段之一，把電子文件管理作為實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的前提和基礎(chǔ)，知識(shí)管理是電子文件管理的發(fā)展方向。
二、信息化的現(xiàn)狀與檔案管理的位置
目前傳統(tǒng)的檔案文件管理已經(jīng)相當(dāng)成熟?，F(xiàn)有檔案文件從發(fā)展階段來(lái)看，在信息技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)下，檔案的信息化管理已形成一定的規(guī)模，在檔案管理中發(fā)揮了巨大的作用，但還達(dá)不到當(dāng)前對(duì)電子文件管理的要求。而隨著單位局域網(wǎng)的使用，各類管理業(yè)務(wù)隨之向信息化推進(jìn)，如計(jì)劃管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、儀器設(shè)備管理系統(tǒng)等等，由于這些軟件的開發(fā)只關(guān)注于本業(yè)務(wù)的管理范疇，或受當(dāng)時(shí)技術(shù)發(fā)展時(shí)期認(rèn)識(shí)的局限性，沒(méi)有從檔案文件管理的生命全周期考慮，也沒(méi)有從知識(shí)管理的角度來(lái)統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，因此，工作中的各類管理信息系統(tǒng)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息的整合、交互和共享，使得各類信息形成一個(gè)一個(gè)的管理孤島，對(duì)今后電子文檔的統(tǒng)一管理、保存、控制等都帶來(lái)不便。
三、強(qiáng)化檔案信息化管理的重要性
重視企業(yè)檔案信息管理，不僅體現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的講話和文件制度中，更應(yīng)體現(xiàn)在實(shí)際工作中，體現(xiàn)在企業(yè)適應(yīng)新知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的有效機(jī)制中，體現(xiàn)在新的企業(yè)檔案信息管理方法中，體現(xiàn)在加強(qiáng)企業(yè)檔案信息開發(fā)的行動(dòng)中。并在實(shí)施檔案信息化管理時(shí)，注意以下方面：
1.要改變各業(yè)務(wù)系統(tǒng)“各自為政”的局面，電子文件管理模式必須經(jīng)歷從“分散”到“統(tǒng)一”的上升過(guò)程。實(shí)踐證明，集中不但有利于電子文件信息的長(zhǎng)期保存，還可以有效地解決目前普遍存在的檔案信息孤島問(wèn)題，最大化實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和傳遞。這是很多企業(yè)當(dāng)前面臨的信息技術(shù)的革命，也是企業(yè)面臨的管理性的革命。這種革命是深層次的，涉及到方方面面，從建立企業(yè)全部電子文件檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全息數(shù)字化管理的角度看，我們還處于起步階段，還需循序漸進(jìn)地逐步推進(jìn)。
2.檔案管理形態(tài)要與單位管理形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與單位的管理體系相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。原有的信息化基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)和生產(chǎn)水平等，是建立檔案管理形態(tài)要考慮的。當(dāng)然我們最終的追求目標(biāo)，還是要實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源管理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值。
3.檔案管理手段要與單位技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計(jì)算機(jī)輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理是檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。
四、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的途徑
（一）樹立全面質(zhì)量管理理念下的檔案管理新意識(shí)
現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，如果不對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，提高質(zhì)量管理是不可能的，全面質(zhì)量管理理論也將“關(guān)注過(guò)程”作為重要內(nèi)容。為了確保產(chǎn)品檔案的質(zhì)量，就要實(shí)行全面的、全過(guò)程的、全員參與的管理。由于歸檔材料具有來(lái)源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環(huán)節(jié)多，以及部門歸檔的數(shù)量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點(diǎn)，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復(fù)雜和多方面的質(zhì)量因素。所以對(duì)檔案質(zhì)量的要求，既指產(chǎn)品檔案本身的質(zhì)量，也包括工作的質(zhì)量，因此，通過(guò)對(duì)文件管理過(guò)程的控制，使每個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都符合標(biāo)準(zhǔn)要求。歸檔的過(guò)程，不但是檔案人員和部門的一項(xiàng)管理，也涉及單位的各部門和文件形成者。
（二）完善制度，建立規(guī)范，合理配置資源
根據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實(shí)性、可讀性保障原則，參照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位電子文件歸檔管理制度。落實(shí)工作職責(zé)并納入質(zhì)量管理體系中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，歸檔前后都要進(jìn)行修改，如果沒(méi)有控制手段，僅靠檔案部門是不能夠保證電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。只有樹立全員的檔案意識(shí)，才能保證電子檔案的質(zhì)量。
統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因?yàn)闆](méi)有標(biāo)準(zhǔn)的制約，任何工作都會(huì)帶有隨意性。在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標(biāo)準(zhǔn)，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺(tái)，制圖的編輯軟件、字庫(kù)、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號(hào)、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項(xiàng)目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標(biāo)識(shí)等，只有統(tǒng)一規(guī)范，才能保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實(shí)、有效，便于長(zhǎng)久利用。
合理配置資源還包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用都要由電子文件管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施完成，因此，配備一定的人力資源來(lái)負(fù)責(zé)電子文件的管理是工作能順利開展的前提。
（三）打破傳統(tǒng)思維，貫徹前端控制思想
中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》中明確要求：“對(duì)電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實(shí)施全過(guò)程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量”。實(shí)踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過(guò)程中的具體細(xì)節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價(jià)值，在項(xiàng)目結(jié)束后對(duì)其進(jìn)行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設(shè)計(jì)圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，會(huì)造成無(wú)法使用的情況。因此，在組織的流程設(shè)計(jì)和電子文件管理軟件的設(shè)計(jì)中，必須將前端控制的思想體現(xiàn)于其中，實(shí)現(xiàn)全程的有效控制。如通過(guò)文件登記時(shí)捕獲的元數(shù)據(jù)來(lái)控制電子文件的歸檔，通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限元數(shù)據(jù)來(lái)控制電子文件的存取，通過(guò)核查電子文件的形成、管理和利用過(guò)程中形成的元數(shù)據(jù)進(jìn)行安全審計(jì)等，從而有效防范和降低電子文件管理的風(fēng)險(xiǎn)。目前，前端控制的理論不僅僅是對(duì)于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進(jìn)行質(zhì)量控制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，形成部門歸檔質(zhì)量實(shí)時(shí)監(jiān)控、評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。
檔案管理工作還依然存在一些問(wèn)題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無(wú)法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù)；三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無(wú)法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性；四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低；五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過(guò)深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來(lái)破解上述問(wèn)題和難題。
二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)
檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過(guò)程的記錄。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟
注重文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程與文件管理過(guò)程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任。
因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：
第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒(méi)有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。
第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞 信息化；數(shù)據(jù)檔案；管理重點(diǎn)；難點(diǎn)
在實(shí)際工作中，檔案管理信息化主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的調(diào)整與管理，從而達(dá)到對(duì)檔案資源的高效利用。就目前信息化數(shù)據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀而言，由于部分系統(tǒng)操作、軟件應(yīng)用存在的各種安全漏洞以及從業(yè)人員素質(zhì)等問(wèn)題，常常導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)安全問(wèn)題、敏感數(shù)據(jù)的防竊取問(wèn)題、防篡改問(wèn)題，影響了信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。
一、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要性分析
目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對(duì)職工檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的效率，具有重要的促進(jìn)作用。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中零散、不規(guī)范、信息查詢慢等問(wèn)題，在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到快速查詢信息的目的。利用信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎，甚至可以幾秒內(nèi)完成相關(guān)信息的查詢工作，給相關(guān)的管理工作帶來(lái)了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統(tǒng)的檔案管理基本是通過(guò)手工制作完成的，規(guī)范性不強(qiáng)，時(shí)間也相對(duì)較長(zhǎng)，對(duì)于檔案信息的同步性沒(méi)有保障。而信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上解決這個(gè)問(wèn)題。信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以快速地實(shí)現(xiàn)檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時(shí)查詢，以滿足不同單位對(duì)檔案信息的有效需求。
二、信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問(wèn)題分析
（一）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金有限。在信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)發(fā)展的新時(shí)期，在資金預(yù)算方面相較于前期的資金預(yù)算要高很多。專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，如果專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件不能得到及時(shí)的更新，很難有效地開展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作。但是在實(shí)際的工作中，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)后期的資金投入?yún)s相對(duì)較少。資金投入較少，直接導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)陳舊，缺少相應(yīng)的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應(yīng)性較弱，嚴(yán)重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開展。
（二）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低。部門單位盲目進(jìn)行檔案資料的收集工作，在沒(méi)有將資料進(jìn)行分類之前，不考慮資料的使用價(jià)值，不進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，直接記錄下來(lái)。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達(dá)到檔案資料的詳盡度要求，但實(shí)際上資料的價(jià)值不高，反而因?yàn)檎加昧舜罅康馁Y源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低的問(wèn)題，對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會(huì)產(chǎn)生極其不利的影響。其次，檔案管理部門的人員服務(wù)意識(shí)欠缺，也是導(dǎo)致檔案資料流于形式化的重要原因。
（三）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高。信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高，會(huì)直接導(dǎo)致信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作難以進(jìn)行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質(zhì)。目前，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)普遍不高，部分年長(zhǎng)的工作人員由于自身知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，對(duì)新概念、新知識(shí)的接受能力較差，很難適應(yīng)信息化數(shù)據(jù)檔案管理的難度，無(wú)法深入開展相關(guān)的檔案管理工作。致使信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，一直無(wú)法取得顯著的成效。
三、促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的有效策略分析
結(jié)合信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下進(jìn)行深入分析，有利于促進(jìn)信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的完善發(fā)展，也能在最短的時(shí)間內(nèi)，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集利用效率較低、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎(chǔ)。
（一）加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入。為進(jìn)一步解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足問(wèn)題，加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，在短時(shí)間內(nèi)完成檔案部門硬件設(shè)備和軟件的更新。同時(shí)，將相關(guān)的檔案工作納入單位的整體規(guī)劃中，從單位財(cái)政和政策兩個(gè)方面，確保檔案管理工作可以順利地開展下去。單位在財(cái)政方面，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況，設(shè)立檔案管理的專項(xiàng)資金，保證檔案管理部門硬件和軟件設(shè)施更新及擴(kuò)展工作。在政策方面，可以通過(guò)企業(yè)文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵(lì)工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高。
（二）合理地構(gòu)建檔案信息資源體系。合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對(duì)于解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)中存在的資源收集、利用效率較低問(wèn)題，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。在檔案信息收集的過(guò)程中，優(yōu)先選擇與單位相關(guān)的資料，有選擇性地刪除沒(méi)有查閱價(jià)值的信息。同時(shí)，按照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，合理地制定檔案管理辦法，用以規(guī)范檔案資料收集存在的問(wèn)題。另外，在檔案管理工作中，應(yīng)逐步改善重收集輕利用的問(wèn)題，使檔案管理在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。合理構(gòu)建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問(wèn)題。所以，結(jié)合具體單位的工作狀況，合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對(duì)于信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的發(fā)展具有極大的促進(jìn)作用。
（三）全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了更好地解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理工作的有序開展，全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是相對(duì)有效的策略。檔案管理部門應(yīng)定期準(zhǔn)備專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的扎實(shí)理念以及開拓意識(shí)，使其可以在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，快速更新信息化數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重要性觀念。同時(shí)，檔案管理部門也可以根據(jù)實(shí)際的工作需要，積極引進(jìn)專業(yè)的人才，使之可以更加專業(yè)地進(jìn)行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理部門進(jìn)行檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實(shí)際工作中，必須結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中存在的具體問(wèn)題，積極探究解決的策略，力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)做好檔案管理工作。
綜上所述，由于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來(lái)越大，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，已成為當(dāng)前檔案信息化管理的基礎(chǔ)性工作。
參考文獻(xiàn)：
隨著科技的進(jìn)步和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力檔案包含的信息容量也越來(lái)越豐富龐大，電力檔案巨大的利用價(jià)值也越來(lái)越被社會(huì)認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)。電力作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊的地位。如何及時(shí)有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科學(xué)研究提供及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，已成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理，談?wù)剬?duì)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)。
一、企業(yè)檔案管理概況
隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，公司十分重視檔案信息化管理的應(yīng)用。 通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，公司建立了計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索。同時(shí)有效地實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、設(shè)計(jì)院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等）的無(wú)縫連接，及其電子文件的實(shí)時(shí)物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為公司開展企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、運(yùn)行分析、設(shè)備檢查、勘測(cè)設(shè)計(jì)、工程施工、編史修志、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益等各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)揮了積極、重要的作用。
二、企業(yè)檔案管理的存在問(wèn)題剖析
電力行業(yè)是資金、技術(shù)密集型的行業(yè)，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展電力企業(yè)在檔案管理取得了一些成績(jī)，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后電力發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。
（一）企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展還不能有機(jī)融合。
電力服務(wù)涉及千家萬(wàn)戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運(yùn)行，到銷售、計(jì)量、使用、結(jié)算、管理是一個(gè)十分復(fù)雜繁瑣的過(guò)程，為實(shí)現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。
（二）電力企業(yè)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。
“電”是工業(yè)革命的產(chǎn)物，中國(guó)電力的大發(fā)展也就近幾十年時(shí)間，一直以來(lái)，電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫(kù)藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對(duì)于檔案的需求和對(duì)檔案的利用難以取得預(yù)期效果。
（三）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全。
電力企業(yè)內(nèi)部分工較細(xì)，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動(dòng)，在工作過(guò)程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對(duì)滯后。
（四）檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與電力的發(fā)展還不相適應(yīng)。
由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前電力檔案隊(duì)伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。
三、如何加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)
（一）融入企業(yè)主體，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢(shì)下，檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。在各個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中就應(yīng)主動(dòng)介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
（二）管理機(jī)制健全是做好檔案管理的保證。
要按照國(guó)家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，制定并完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立并貫徹落實(shí)部門立卷責(zé)任制，切實(shí)將檔案工作的"三納入"、"四參加"、"四同步"納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程，嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過(guò)程管控、形成閉環(huán)管理。同時(shí)要建立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。
（三）提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。
領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案是"企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分"，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項(xiàng)需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的工作計(jì)劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責(zé)任考核的制度中，對(duì)檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)懲，使這項(xiàng)工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。
