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時(shí)間：2023-08-03 09:19:04
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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1009-914X（2015）27-0346-01
引言：檔案管理是煤礦工作中十分重要的一塊，我們有必要對其重要性進(jìn)行了解。
一、煤礦檔案的重要性
1、煤礦檔案是歷經(jīng)多年的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)專業(yè)性較強(qiáng)的煤礦檔案能夠幫助煤礦企業(yè)進(jìn)人一種科學(xué)生產(chǎn)和科學(xué)管理的狀態(tài)。X中煤礦檔案進(jìn)行綜合分析，可以全兩掌握礦井的延革和演變情況，為新設(shè)備、新技術(shù)的應(yīng)用提供借鑒和依據(jù)。
2、煤礦檔案是煤礦安全生產(chǎn)的歷史載體煤礦檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體，記載著礦井安全生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，匯集著最原始、最可靠的大量蓿息，內(nèi)容包含行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、基本建設(shè)和企業(yè)文化建設(shè)等方面。同樣，煤礦檔案對于指導(dǎo)生產(chǎn)、服務(wù)礦井、記錄企業(yè)發(fā)展過程具有無可替代的作用。
二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀
1、檔案方面的管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)
檔案方面的管理工作可以算是一項(xiàng)十分繁雜與專業(yè)的工程，因而，這就對檔案方面的管理人員提出了更高的要求，這就需要這方面的管理人員水平以及技能都較高，并且還需要具有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，同時(shí)，在掌握好檔案管理的理論方面的知識(shí)才能促進(jìn)檔案方面的管理工作更為高效的開展。一些檔案管理人員不具備專業(yè)知識(shí)，有的以其他工作為主，以檔案資料的監(jiān)管工作為輔。在一些工作的態(tài)度方面，大多事業(yè)單位工作的檔案方面的管理人員仍舊是停留在最初的手寫水平之上，對于當(dāng)前的現(xiàn)代化的自動(dòng)化辦公的相關(guān)管理知識(shí)缺乏正確的認(rèn)識(shí)以及掌握。這些方面的問題也就導(dǎo)致了相關(guān)的工作人員在工作當(dāng)中往往只是應(yīng)付了事，毫無責(zé)任心可言。
2、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，檔案資料不完整
媒礦檔案應(yīng)客觀完整記錄煤礦各方面的工作，為煤礦發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前在很多煤礦普通存在的現(xiàn)象，一是有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞；二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要此外，檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得煤礦檔案管理工作的開展難度進(jìn)一步加大。
3、領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度
不夠不得不承認(rèn)，現(xiàn)階段我國檔案管理工作還是存在一定的問題的。其中一個(gè)問題就是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對一項(xiàng)工作的進(jìn)展將會(huì)有很大的影響。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度高，那么這項(xiàng)工作開展的相對來說將會(huì)比較順利。如果領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高。那么這項(xiàng)工作幾乎不會(huì)有什么進(jìn)展。然而，在現(xiàn)階段我國各大企業(yè)或者部門對檔案管理工作的重視程度并不是很高。這也導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展的舉步維艱。
三、煤礦檔案管理工作的對策
1、重視檔案管理工作的安全性、法制化
一方面，煤礦檔案管理工作要高度重視安全性。一要重視檔案的日常管理工作，如防火防盜、定期自查排查，重點(diǎn)檢查存在安全事故的隱患并進(jìn)行有效管理，確保檔案安全；二要重視電子檔案安全，通過備份、密碼訪問設(shè)置、建立電子檔案歸檔制度等加強(qiáng)電子檔案的安全保障；三要做好檔案的保密工作，檔案管理人員在思想上提高檔案安全意識(shí)，強(qiáng)化安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，在行動(dòng)上要提綱檔案管理技能，認(rèn)真做好文件的收發(fā)及整理工作，嚴(yán)格按照保密法做好檔案的保密工作，保證檔案安全利用。另一方面，要高度重視檔案管理工作的法制化，不斷提高檔案管理人員的檔案法制觀念。二要逐步健全完善檔案管理制度，明確檔案管理工作的目標(biāo)、任務(wù)、責(zé)任和權(quán)限，制定文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度等，并嚴(yán)格考核檔案管理人員工作情況并對其進(jìn)行有效監(jiān)督，增加檔案管理人員的法制化操作和規(guī)范。參與重大生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收等活動(dòng)的頻率和機(jī)會(huì)，從而對檔案的及時(shí)歸檔進(jìn)行有效監(jiān)督。
2、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)
一方面要加大硬件投入，推進(jìn)煤礦檔案的信息化建設(shè)。硬件上要及時(shí)更新，配備專門的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等，同時(shí)還應(yīng)配備專門的信息化辦公室，實(shí)施檔案的信息化建設(shè)工作。另一方面，要加大軟件投入，如建立數(shù)字查詢系統(tǒng)等方便對檔案資源的查詢；建立安全密鑰系統(tǒng)保障檔案資源的安全性，以加強(qiáng)電子文件歸檔管理工作帶動(dòng)檔案信息化建設(shè)，以檔案信息化帶動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，進(jìn)而帶動(dòng)檔案工作整體水平提高。同時(shí)，要注重對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，組織其認(rèn)真學(xué)習(xí)并實(shí)施《電子文件歸檔管理暫行辦法》，注重檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)的相互結(jié)合和促進(jìn)，正確認(rèn)識(shí)和把握關(guān)系檔案發(fā)展的一系列問題
3、加大資金投入力度
多年來，我國科學(xué)技術(shù)一直高速發(fā)展著，并且也越來越成熟，在人類的生活工作中都應(yīng)用了新型的技術(shù)和新型的設(shè)備，那么檔案工作也應(yīng)該如此，把先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)和新設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中?？墒俏覈總€(gè)區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有所不同，所以目前使用的某些檔案管理設(shè)備不能滿足實(shí)際需要，因此各個(gè)相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該充分重視起來，幫助某些單位向有關(guān)機(jī)構(gòu)組織申請經(jīng)費(fèi)，完善檔案管理工作的環(huán)境、引進(jìn)新技術(shù)新設(shè)備，達(dá)到建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)。各相關(guān)部門應(yīng)該組織研究出一套科學(xué)的、完備的、合理的檔案管理體系，方便實(shí)行統(tǒng)一的策劃和協(xié)調(diào)，節(jié)約工作時(shí)間，節(jié)省人力物力財(cái)力的費(fèi)用。最終有效的提升事業(yè)單位的工作效率。
4、建立健全的檔案管理制度
建立健全的檔案管理制度也是提高檔案管理工作效率的有效措施。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：首先對以往的檔案管理工作進(jìn)行分析總結(jié)。對以往的檔案管理工作進(jìn)行分析與總結(jié)，可以找出以往工作中存在的漏洞與問題。這樣可以對癥下藥，更好的解決問題；然后根據(jù)總結(jié)結(jié)果進(jìn)行檔案管理工作制度的制定。在制定制度的過程中，一定要盡可能的詳細(xì)。不能在制度上給大家可趁之[2]；此外，進(jìn)行制度的試推行工作，試推行工作是正式推行前的準(zhǔn)備工作。在試推行期間，要不斷的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題；最后就是對檔案管理工作制度的推行工作。在正式推行的過程中也是需要不斷的對制度進(jìn)行改革與完善的。時(shí)代在不斷的發(fā)展，制度也會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展逐漸的暴露出一系列的問題。因此對制度不斷的改革與完善是一項(xiàng)非常重要的工作
5、增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)
一方面，要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到煤礦檔案管理工作的最終目的是要為煤礦生產(chǎn)、技術(shù)和安全等服務(wù)，具備主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，努力為煤礦的技術(shù)、安全等提供信息支援。另一方面，要不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量，實(shí)際工作中，要調(diào)查、預(yù)測煤礦企業(yè)各部門的檔案資源需求類型、內(nèi)容、方式、時(shí)間、頻率，并進(jìn)行整理匯總，根據(jù)各部門的檔案資源需求逐次開放檔案資源，做到主動(dòng)服務(wù)，保證各部門查詢檔案資源的便利性和及時(shí)性。此外，還應(yīng)通過培訓(xùn)和脫崗學(xué)習(xí)等提高檔案管理人員的專業(yè)和道德素質(zhì)，提高其檔案服務(wù)和管理工作的專項(xiàng)技能，同時(shí)增強(qiáng)其服務(wù)的意識(shí)和工作的責(zé)任心。
結(jié)束語
總而言之，煤礦的檔案管理工作十分的重要，相關(guān)部門應(yīng)加大對這一工作的重視，切實(shí)做好檔案管理工作。
當(dāng)前，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在快速發(fā)展，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這為檔案管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，提升管理成效，才能最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值，便于制定科學(xué)、正確的決策，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定與長遠(yuǎn)發(fā)展。此外，還要通過做好檔案管理工作，將相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)明確下來，才能加快檔案資料的利用與開發(fā)。并在檔案管理工作中注意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷簡化工作流程，讓各種檔案資料得到高效管理。
一、檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）缺乏完善的制度。當(dāng)前，很多檔案人員工作不夠認(rèn)真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業(yè)務(wù)不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關(guān)職責(zé)未明確下來，造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯(cuò)位、越位和缺位的情況。因?yàn)槿狈ψ銐虻娜藛T，導(dǎo)致檔案的分類、歸檔及管理不規(guī)范，從而影響了檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。
（二）硬件設(shè)施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當(dāng)前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經(jīng)常造成資料丟失并出現(xiàn)損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進(jìn)行。甚至有很多單位還沒有配置計(jì)算機(jī)等設(shè)備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。
（三）檔案查閱方式落后。對于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規(guī)范，如未能及時(shí)立卷與歸檔，也沒有按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據(jù)庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導(dǎo)致一些珍貴的文件、案卷在反復(fù)調(diào)閱的過程中，將難以避免出現(xiàn)損壞。此外，很多單位對檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為僅僅需要將紙質(zhì)信息輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。
（四）人員素質(zhì)有待提升。當(dāng)前，檔案管理人員素質(zhì)還需要進(jìn)一步提升。對于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現(xiàn)有人員基本上是兼職的，很難將全部時(shí)間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業(yè)務(wù)能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏的問題。
二、檔案管理工作的對策
（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項(xiàng)眾多，工作任務(wù)重，專業(yè)性較強(qiáng)，需要按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，與實(shí)際情況結(jié)合起來，盡快制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內(nèi)容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時(shí)也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時(shí)、制度落實(shí)到位的部門或個(gè)人，應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，而對疏忽大意，不履行自身職責(zé)的部門或個(gè)人，應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認(rèn)識(shí)做好檔案管理工作的意義，而單位要規(guī)范檔案管理體制，并把這項(xiàng)工作納入議事日程，并制定相關(guān)規(guī)定，加大對相關(guān)工作人員的監(jiān)管力度，督促他們履職盡責(zé)，能夠不斷規(guī)范自己的行為。
（二）增加投入，購置設(shè)備。要充分考慮到實(shí)際情況，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，并配置掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、防磁柜等設(shè)備。在當(dāng)前信息時(shí)代下，以往人工操作的模式已經(jīng)逐步被淘汰，要加大對先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用，加快檔案管理軟件的開發(fā)，確保檔案的立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)以及借閱等可以正常開展。要轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以有效提升信息儲(chǔ)存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格規(guī)定進(jìn)入權(quán)限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網(wǎng)，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，安排專人管理，將專用箱柜等基礎(chǔ)設(shè)施配置完善。明確保管期限。對于已經(jīng)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。
（三）主動(dòng)提供檔案服務(wù)。第一，對檔案實(shí)行精細(xì)化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規(guī)范、高效。第二，充分發(fā)揮先進(jìn)設(shè)備的作用，如利用計(jì)算機(jī)、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺(tái)階。第三，要有正確的檔案服務(wù)意識(shí)，改變以往被動(dòng)的狀態(tài)；要主動(dòng)了解檔案利用者的需求，以便提供相應(yīng)的服務(wù)。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎(chǔ)上，認(rèn)真開展分析工作，全面掌握各方對檔案的需求情況，確保能夠?qū)⒂袃r(jià)值的檔案資料準(zhǔn)確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據(jù)相關(guān)流程與規(guī)范，將檔案資料及時(shí)收集起來，防止出現(xiàn)混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創(chuàng)造條件。
（四）加強(qiáng)檔案信息化管理。在社會(huì)發(fā)展與變革的過程中，檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機(jī)遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學(xué)合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進(jìn)設(shè)備用好，發(fā)揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進(jìn)行。還要將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)利用起來，在檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)檢索，確保利用者可以準(zhǔn)確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運(yùn)用正規(guī)的信息管理平臺(tái)，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。
（五）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，跟上時(shí)展步伐，掌握更多先進(jìn)的知識(shí)與技術(shù)，如檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí)要不斷拓寬知識(shí)面，懂得檔案的標(biāo)引、檢索、編研等業(yè)務(wù)，并能夠自覺落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度。此外，也要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感，能夠主動(dòng)完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，避免檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等問題。要精通業(yè)務(wù)，做好檔案服務(wù)工作。
三、結(jié)語
總之，現(xiàn)階段形勢為檔案管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)，需要盡快提升信息化水平，規(guī)范工作流程，才能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要。對此，需要提高對檔案管理工作的重視，通過健全各項(xiàng)規(guī)章制度，增加資金投入，加快人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)保障，確保檔案資料的應(yīng)用價(jià)值得到體現(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
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（一）系統(tǒng)老化，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建不全面。近年來，各大學(xué)校的檔案管理都呈現(xiàn)出了系統(tǒng)老化、無法滿足現(xiàn)代化管理要求的趨勢，究其根本原因，是缺乏先進(jìn)管理軟件而導(dǎo)致的。許多學(xué)校檔案管理軟件還處于較為初級階段，使得檔案信息的錄入和調(diào)取等工作較為繁瑣，且無完整的系統(tǒng)審批程序，極大降低了工作效率，不利于學(xué)校的現(xiàn)代化建設(shè)。就目前情況而言，我國只有高校建立了“學(xué)信網(wǎng)”，使高校在校生能夠在網(wǎng)上查詢到自身資料。而其它學(xué)校沒有在這方面作出規(guī)劃，學(xué)生在檔案調(diào)取過程中還需專門找校檔案管理員查尋，這使得許多外地學(xué)生在調(diào)取檔案的過程中費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，不符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對檔案管理工作的需求。
（二）檔案管理制度缺陷。我國在2014年出臺(tái)了最新檔案管理?xiàng)l例。其中對人事單位、尤其是學(xué)校這類事業(yè)單位進(jìn)行了重點(diǎn)要求。要求指出，在無批文的情況下任何人不得隨意調(diào)閱檔案；學(xué)校檔案管理員只有錄入權(quán)利、不具取出權(quán)；檔案管理員必須嚴(yán)格保證所經(jīng)手的檔案信息不泄露。但就這幾點(diǎn)上來看，我國當(dāng)前雖已推行了檔案信息管理系統(tǒng)，但許多學(xué)校仍然存在諸如檔案隨意調(diào)取等問題，沒有完整、系統(tǒng)的檔案管理制度，使得檔案管理?xiàng)l例形同虛設(shè)。
（三）管理人員素質(zhì)參差不齊。除高校外，當(dāng)前很多學(xué)校沒有設(shè)定專職的檔案管理崗位，一些學(xué)校的檔案管理人員不是臨時(shí)配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，且沒有接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，有些甚至連基本的信息錄入培訓(xùn)都沒有接受過，更不具備服務(wù)意識(shí)及保密思想，這些均易導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)疏漏，嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。高校的檔案管理人員也存在一些問題，如對國家相關(guān)法律法規(guī)了解不足、工作積極性不夠等現(xiàn)象也隨處可見，所以管理人員素質(zhì)問題也是當(dāng)前學(xué)校檔案管理的一個(gè)重要問題。
二、完善學(xué)校檔案管理工作的具體措施
（一）增強(qiáng)信息化建設(shè)。新時(shí)期，學(xué)校檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段來進(jìn)行檔案管理工作，以適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校發(fā)展的要求。信息化檔案管理已經(jīng)在我國實(shí)行多年，最初的系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入方式過于復(fù)雜，但經(jīng)過多年的開發(fā)，當(dāng)前的信息化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)有了較為全面的發(fā)展。如我校當(dāng)前使用的“人事達(dá)”，在最大程度上解決了之前信息錄入工作繁瑣的問題，且增強(qiáng)了管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)了信息化檔案管理。隨著科技的進(jìn)步，學(xué)校檔案管理的信息化、辦公自動(dòng)化的普及已經(jīng)是時(shí)代需求。學(xué)校檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，依托現(xiàn)有的信息化建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)、有重點(diǎn)、分步驟地對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用，將檔案的收集、錄入、存儲(chǔ)、傳播及審批程序等納入到系統(tǒng)管理之中，改變當(dāng)前學(xué)校檔案管理技術(shù)落后的局面。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)高校外學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，為學(xué)校和社會(huì)提供更快捷、到位的檔案信息化管理服務(wù)。
中圖分類號：TU712;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01
一、工程檔案的內(nèi)涵和意義
工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動(dòng)中，直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)的全過程中的所有活動(dòng)。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映工程建設(shè)活動(dòng)的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證;又具有自身的特殊性，即實(shí)體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，如使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建中的根據(jù)和設(shè)計(jì)、施工技術(shù)憑證等。它是工程建設(shè)項(xiàng)目管理過程的重要組成部分。
二、當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）工程檔案歸檔困難，不符合科學(xué)成套要求。工程檔案的內(nèi)容涉及的部門、人員眾多，并且時(shí)間跨度較長，文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。工程建設(shè)項(xiàng)目從前期的可行性研究報(bào)告到竣工驗(yàn)收結(jié)項(xiàng)報(bào)告，中間要經(jīng)歷項(xiàng)目審批、工程招投標(biāo)、建造施工、質(zhì)檢驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，一般要經(jīng)歷一兩年甚至更長的時(shí)間。工程檔案的記錄人員涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理企業(yè)、政府等相關(guān)部門，這些人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，檔案記錄內(nèi)容或簡或繁，記錄要求也并非能夠完全達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。有些環(huán)節(jié)的人員變動(dòng)頻繁，如施工建造階段，而工作交接過程中極易發(fā)生檔案丟失、內(nèi)容殘缺等現(xiàn)象。這些就會(huì)造成工程檔案的歸檔困難，內(nèi)容不成體系，成套性差的現(xiàn)狀。
（二）工程檔案部分內(nèi)容流于形式，不符合客觀準(zhǔn)確的要求。施工建造階段的建筑材料強(qiáng)度的測定、施工工藝方法與步驟、施工圖紙變更、施工進(jìn)度調(diào)整等諸多涉及工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生許多歸檔之用的文檔、圖紙等，收集整理歸檔的任務(wù)相當(dāng)繁重。而許多檔案管理人員對工作疲于應(yīng)付，檔案內(nèi)容記錄過于簡單，關(guān)鍵問題交代不清楚。比如混凝土強(qiáng)度測定時(shí)，實(shí)驗(yàn)條件及方法只簡單的表述為“符合規(guī)范要求”，但《規(guī)范》中對實(shí)驗(yàn)方法要求的規(guī)定較寬泛，具體的操作將對實(shí)驗(yàn)結(jié)果產(chǎn)生較大影響。因此，應(yīng)當(dāng)在檔案中詳細(xì)描述實(shí)驗(yàn)的溫度、濕度、加荷速度等細(xì)節(jié)，從而最大限度地保證工程檔案的準(zhǔn)確性。走訪發(fā)現(xiàn)，還有少部分施工企業(yè)由于管理混亂，導(dǎo)致工程檔案內(nèi)容缺失，為了竣工驗(yàn)收和交付使用，竟在工程末期突擊整理檔案，檔案的記錄內(nèi)容與實(shí)際情況有較大出入
（三）工程檔案傳統(tǒng)的管理模式，極大制約了檔案價(jià)值地有效發(fā)揮。傳統(tǒng)的工程檔案管理模式是以手工操作為主，將大量的以紙質(zhì)為主要載體的檔案有序地存放在檔案室，以備日后查閱使用。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今信息社會(huì)的要求了，工程檔案價(jià)值的挖掘必須依靠先進(jìn)的信息交互工具。利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行工程檔案的電子化、信息化管理，方便客戶端的檢索查詢、傳遞使用。從而達(dá)到以工程檔案為重要參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對工程項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理和全過程監(jiān)控。
三、加強(qiáng)工程檔案管理的對策
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，注重宣傳。從多年的檔案工作經(jīng)驗(yàn)來看，凡是單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作的單位，加之配備一名專職檔案管理人員，工程檔案管理的情況相對較好。同時(shí)還在日常工作中，宣傳檔案工作的重要性，通過實(shí)際案例讓大家意識(shí)到檔案的重要性，從而形成了建管局和各參建單位組成的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從人員體系上保證了檔案工作的順利開展。
（二）深入施工現(xiàn)場編制檔案。工程建設(shè)、規(guī)劃和管理的依據(jù)在于檔案管理工作的加強(qiáng)。故此，檔案管理人員要整理好檔案，保障檔案資料的真實(shí)。檔案管理人員還應(yīng)深入施工現(xiàn)場，調(diào)查和分析擬建的工程項(xiàng)目。在開工階段、材料試驗(yàn)階段、分項(xiàng)工程交接時(shí)，應(yīng)在事前設(shè)置提醒制度。相關(guān)人員的變動(dòng)資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)移交，工程資料在移交發(fā)包方之前要做好把關(guān)。層層落實(shí)責(zé)任，檔案資料的整理和歸檔才能有效落實(shí)。而對于那些大型或投資較大的工程項(xiàng)目，深入現(xiàn)場時(shí)要和建設(shè)單位共同勘察。等了解具體情況后，再編制檔案。
（三）注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指定專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員應(yīng)提前介入，直接參與工程的調(diào)查、施工、驗(yàn)收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強(qiáng)工程檔案管理人員的專業(yè)水平，提高他們對檔案管理的責(zé)任心，應(yīng)對工程檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，階段性地組織檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班。并在工地現(xiàn)場至少設(shè) 1～2 名檔案員，負(fù)責(zé)現(xiàn)場攝影、錄像、收集和整理現(xiàn)場檔案資料，并配合工程技術(shù)人員完成相關(guān)任務(wù);按照《細(xì)則》要求，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本單位陣地工程檔案資料管理制度和辦法，在強(qiáng)調(diào)質(zhì)量，抓住環(huán)節(jié)，注重落實(shí)上下功夫。
（四）規(guī)范聲像檔案管理，便于查閱。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對聲像檔案的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)的各階段，各監(jiān)理、施工單位都會(huì)產(chǎn)生大量的圖文資料，為保證電子類文件歸檔的完整性，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)，相應(yīng)電子文件同時(shí)歸檔。尤其要按照工程項(xiàng)目劃分，從單元、分部到單位工程，及時(shí)收集整理能夠是反映工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的圖片資料，按照統(tǒng)一載體，統(tǒng)一格式，形成一套系統(tǒng)、完整的聲像檔案。這樣不僅提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，也對檔案編研工作起到了一個(gè)快速整合的作用。
（五）加大檢查和監(jiān)管力度。提高工程檔案的管理質(zhì)量，還需做好工程檔案資料的檢查和監(jiān)管。在工程開工之后，工程質(zhì)量部門應(yīng)當(dāng)下到項(xiàng)目部，對項(xiàng)目部制訂的檔案資料進(jìn)行檢查。找出其中的問題后及時(shí)解決。建設(shè)企業(yè)檢查項(xiàng)目進(jìn)度、安全、質(zhì)量時(shí)，還要檢查資料收集的完成情況，提高工程檔案管理的工作質(zhì)量。在工程收尾完工時(shí)，建設(shè)企業(yè)要組織相關(guān)部門檢查竣工檔案的資料，保障檔案資料和工程竣工的移交。如果檔案資料員未完成收尾工作，則不允許進(jìn)行調(diào)動(dòng)手續(xù)的辦理。評報(bào)優(yōu)質(zhì)工程時(shí)，企業(yè)要將檔案資料的完成情況當(dāng)做考核內(nèi)容。檔案資料完成較好，則予以獎(jiǎng)勵(lì)。有過失，則進(jìn)行通報(bào)批評。
參考文獻(xiàn)：
伴隨著事業(yè)單位的不斷改革和發(fā)展，事業(yè)單位的管理水平得到了一定的提升，但是在檔案管理方面，因?yàn)閷ζ渲匾暡蛔愣鴮?dǎo)致了檔案管理工作與其他部門規(guī)范化及科學(xué)化發(fā)展不相協(xié)調(diào)，進(jìn)而影響到了事業(yè)單位整體運(yùn)行的協(xié)調(diào)和高效。所以為了改變這一尷尬的局面，推動(dòng)事業(yè)單位不斷的改革和發(fā)展，有必要對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化，故，對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析具有一定的必要性。
一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析
事業(yè)單位的檔案管理工作一直以來并沒有得到高度的重視，人們對于檔案的認(rèn)識(shí)也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對狹隘的視野之中。也正是因?yàn)檫@種現(xiàn)狀的存在導(dǎo)致了檔案管理的現(xiàn)狀存在著很多的問題。主要表現(xiàn)在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業(yè)性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個(gè)方面。
1、檔案管理認(rèn)識(shí)不足、意識(shí)薄弱
在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)的就是檔案管理的意識(shí)薄弱，出現(xiàn)這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項(xiàng)工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔、服務(wù)性的工作，對事業(yè)單位的管理意義不是很重要；同時(shí)由于工作人員或者每個(gè)人對于自身的檔案有時(shí)候都不是非常的重視，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當(dāng)然其原因還有很多，如該項(xiàng)工作沒有納入到日常的考核中、部門設(shè)置不合理等。
2、軟硬件設(shè)施薄弱
做好檔案管理工作需要很高的要求，其對單位的基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)水平及資金投入情況都要求很高，很多事業(yè)單位其實(shí)并沒有做到這一點(diǎn)。要么是一些單位缺少必備的設(shè)施；要么是一些單位對檔案信息化管理的深度和力度沒有做到位，這導(dǎo)致了事業(yè)單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設(shè)施而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，沒有表現(xiàn)出良好的效果，也沒有發(fā)揮檔案管理工作對事業(yè)單位日常管理工作的作用。
3、事業(yè)單位檔案管理制度有待于完善
無規(guī)矩不成方圓，任何一項(xiàng)工作的開展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規(guī)存在很多的漏洞，導(dǎo)致了很多的事業(yè)單位自身也沒有關(guān)于檔案管理方面明確的制度設(shè)置，導(dǎo)致了工作上存在了一定的空白，嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。
二、完善事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1.提高對檔案管理的重視
提高對檔案管理工作的重視就是改變過去那種把檔案管理當(dāng)做可有可無或者輔、服務(wù)性工作的局面。檔案管理工作水平的提高是事業(yè)單位管理水平提高的重要內(nèi)容，只有提高對檔案管理的重視，才能從認(rèn)識(shí)或者思想觀念上進(jìn)行扭轉(zhuǎn)。一方面應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的支持和認(rèn)同，這是做好檔案管理工作的首要任務(wù)和前提；另一方面也需要通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式改變檔案人員的觀念，提升他們的責(zé)任感，從而提高他們對本職工作的重視。
2.加大對檔案管理工作的投入
檔案管理工作硬軟件設(shè)施的不足及專業(yè)人員的匱乏直接影響到了檔案管理工作的開展，并制約著檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率。對此應(yīng)該加大對檔案管理工作的投入，一方面要加大人力、物力、財(cái)力的支持，提供必要的辦公地點(diǎn)、技術(shù)、人員，強(qiáng)化隊(duì)伍的建設(shè)；另一方面要培養(yǎng)或者引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，通過他們專業(yè)化的指導(dǎo)來不斷的完善和提高管理工作的水平。專業(yè)的檔案人員具備豐富的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對于管理工作的認(rèn)識(shí)、創(chuàng)新、實(shí)際工作的分類等具有較強(qiáng)的優(yōu)勢，便于事業(yè)單位檔案管理工作的開展，為事業(yè)單位日常工作的管理提供的方便和打下了基礎(chǔ)。
3、加快事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的制度保障，所以事業(yè)單位應(yīng)該加快對相關(guān)規(guī)范制度的制定。一方面應(yīng)該建立專門的機(jī)構(gòu)，增設(shè)專門的人員；另一方面應(yīng)該健全檔案管理制度的體系化建設(shè)，做好有章可循。
4.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化進(jìn)程
增強(qiáng)每一位檔案從業(yè)人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，提高其綜合素質(zhì)和工作待遇，調(diào)動(dòng)積極主動(dòng)的工作熱情，培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。
與此同時(shí)，加大檔案管理硬件設(shè)施方面的投入，配備獨(dú)立的檔案庫房并加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案柜等必備設(shè)施配件。加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理程序中的應(yīng)用。
5.建章立制，規(guī)范檔案管理流程
建立健全簡明實(shí)用的檔案管理制度，體現(xiàn)檔案管理工作的合理性、科學(xué)性和嚴(yán)肅性。加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德操守和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，杜絕檔案管理過程中出現(xiàn)人為的低級錯(cuò)誤。
醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作是醫(yī)保機(jī)構(gòu)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它貫穿于醫(yī)療保險(xiǎn)參保人員登記、醫(yī)?；鹫骼U、個(gè)人帳戶管理、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)（藥店）資格確定、參保人員住院、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院醫(yī)療費(fèi)用審核及報(bào)銷等項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程，體現(xiàn)著醫(yī)保機(jī)構(gòu)的管理水平，代表著醫(yī)療保險(xiǎn)部門的服務(wù)質(zhì)量，關(guān)系著廣大群眾的切身利益。因此，認(rèn)真分析當(dāng)前醫(yī)保檔案管理工作的現(xiàn)狀，充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理工作的重要性，不僅是檔案管理工作的必然要求，而且是提高醫(yī)保機(jī)構(gòu)科學(xué)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的重要途徑。
一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀
1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)淡薄。就醫(yī)保檔案管理工作而言，雖然各級醫(yī)保機(jī)構(gòu)都加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，提高了認(rèn)識(shí)，配備了專（兼）管理人員，加大了投入，但由于對檔案工作認(rèn)識(shí)不高、宣傳力度不夠等原因，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)存在著重業(yè)務(wù)工作、輕檔案管理工作的傾向，在思想上仍然覺得檔案管理是檔案部門和檔案管理人員的事情；加之不少工作人員檔案法規(guī)知之甚少，檔案管理整體意識(shí)仍然薄弱，以致在日常檔案工作中，普遍存在檔案資料殘缺、行文不規(guī)范、收檔不及時(shí)、紙張大小不一、電子文檔儲(chǔ)存方式雜亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，也嚴(yán)重制約著醫(yī)保事業(yè)的健康發(fā)展。
2、資料收集不及時(shí)，歸檔不齊全。由于醫(yī)保工作專業(yè)性強(qiáng)，特別是自覺不自覺地形成的條塊分割的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，使日常醫(yī)保檔案管理工作往往存在著各自為陣、獨(dú)自存留的現(xiàn)象，致使檔案資料收集不及時(shí)，入檔不齊全，甚至還有一些有價(jià)值的必須歸檔的檔案資料被遺漏或遺失。例如，因?yàn)榱鲃?dòng)人口參保檔案未及時(shí)建檔或歸檔不夠及時(shí)，直接造成了跨年度移交歸檔和查閱困難的問題；還有為了查詢方便，個(gè)別業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不及時(shí)移交資料，致使這些有利用價(jià)值的資料常常散存在各業(yè)務(wù)承辦部門，有的甚至流落到個(gè)人手中，造成了部分檔案空缺或散失，影響著檔案的完整性，影響了檔案的利用，更影響著提高醫(yī)保的社會(huì)化服務(wù)水平。
3、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，管理不規(guī)范。近年來，雖然各地醫(yī)保機(jī)構(gòu)按照上級部門的有關(guān)要求，配備了專（兼）職檔案員，形成了較為完整統(tǒng)一的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。但在實(shí)際工作中，不少檔案管理人員沒有受過檔案專業(yè)教育，往往是只經(jīng)過短期檔案培訓(xùn)或未培訓(xùn)的非專業(yè)人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。這些人員檔案知識(shí)貧乏，管理水平有限，有的甚至連哪些資料應(yīng)該及時(shí)收集歸檔、整理檔案資料有什么要求也不清楚，更談不上規(guī)范管理。
4、管理手段落后，管理方式陳舊。在科技快速發(fā)展的今天，仍有不少醫(yī)保機(jī)構(gòu)還在運(yùn)用手工抄寫的檔案立卷歸檔工作，重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案的現(xiàn)象依然存在。在日常發(fā)文收文、收集整理、立卷歸檔、保管利用等方面仍沿用傳統(tǒng)的陳舊管理方式，既耗時(shí)費(fèi)力，又影響著檔案工作的達(dá)標(biāo)升級和科學(xué)規(guī)范。
5、環(huán)境較差，硬件設(shè)施不齊全。主要表現(xiàn)為檔案室環(huán)境條件較差，個(gè)別醫(yī)保機(jī)構(gòu)沒有專用檔案室，有的醫(yī)保機(jī)構(gòu)雖有檔案室，但簡陋狹窄，“六防”設(shè)備不配套，現(xiàn)代化設(shè)備少，難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。
6、檔案管理軟件系統(tǒng)不配套。近年來，隨著醫(yī)保范圍的不斷擴(kuò)大，醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案急劇增加，但由于醫(yī)保機(jī)構(gòu)檔案管理軟件落后或不配套，出現(xiàn)了電子檔案與手工紙質(zhì)檔案并存，且手工重復(fù)抄寫、超負(fù)荷勞動(dòng)高于計(jì)算機(jī)處理信息的現(xiàn)象。如在辦理新參保人員登記手續(xù)時(shí)，業(yè)務(wù)人員要憑借紙介質(zhì)參保資料，一字一筆地將每個(gè)參保者的基本信息錄入計(jì)算機(jī)生成參保人員的基本信息；在整理歸檔時(shí)，又要按照檔案管理電子目錄的要求再重新錄入形成檔案資料，這種繁重的手工操作不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且阻礙著檔案管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展。
二、加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的對策
1、大力宣傳檔案法規(guī)，不斷提高檔案意識(shí)。一要領(lǐng)導(dǎo)重視，真正將醫(yī)保檔案管理工作放在重要地位，納入日常工作規(guī)劃，列入年度目標(biāo)管理考核之中，做到經(jīng)常檢查、定期考核、獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)；二要加大宣傳，大力宣傳檔案工作的重要性，不斷提高廣大干部的檔案意識(shí)。三要積極動(dòng)員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對日常檔案資料的收集、保管、整理和歸檔工作。
2、建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配齊配足檔案管理人員。要建立由一名領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，使醫(yī)保檔案工作做到橫向有人抓，件件有人做，確保各項(xiàng)檔案工作任務(wù)的完成。同時(shí)要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要，配齊配足責(zé)任強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的管理隊(duì)伍。
3、完善各項(xiàng)規(guī)章制度，打好檔案工作基礎(chǔ)。在抓好組織領(lǐng)導(dǎo)、配備人員和業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，要高度重視檔案工作的制度建設(shè)，進(jìn)一步完善諸如《醫(yī)保檔案工作崗位責(zé)任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案資料保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》等，并強(qiáng)化檢查落實(shí)，把各項(xiàng)工作落到實(shí)處。
4、制定切實(shí)可行目標(biāo)，實(shí)施統(tǒng)一管理。醫(yī)保機(jī)構(gòu)要因地制宜，制定檔案達(dá)標(biāo)升級規(guī)劃和具體措施，加大對檔案工作的管理力度，實(shí)現(xiàn)對各種門類和載體形式的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，做到各種檔案資料集中保管，統(tǒng)一規(guī)范管理。
5、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在醫(yī)保檔案管理工作中，要努力做到硬件和軟件同步發(fā)展，配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜等設(shè)施，即使檔案盒、資料袋等也要在尺寸、規(guī)格、材質(zhì)等方面符合檔案行政管理部門的規(guī)定要求，使檔案管理工作達(dá)標(biāo)不升級，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
6、提高檔案利用率，增強(qiáng)檔案的社會(huì)服務(wù)功能。檔案的利用是形成檔案的終極目的，醫(yī)保檔案更是如此。因此，要充分利用方便快捷的自動(dòng)化檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、科學(xué)論證、糾正偏差、動(dòng)態(tài)調(diào)整、參保帳戶查詢、費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)等方面的作用，不斷擴(kuò)大服務(wù)面，提高醫(yī)保檔案的利用率。
總之，醫(yī)保檔案管理工作只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度，科學(xué)管理，服務(wù)社會(huì)，積極適應(yīng)時(shí)展的要求，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，才能推動(dòng)醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。
（一）校方的重視程度不夠。由于在中學(xué)階段檔案管理工作水平與學(xué)校的教育水平?jīng)]有直接的聯(lián)系而且學(xué)生對檔案的重要性也并不是很了解，所以導(dǎo)致校方并不重視學(xué)生的檔案管理工作。檔案管理工作在日常情況下基本沒有什么實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容，只有在上級部門進(jìn)行檢查的時(shí)候才象征性的進(jìn)行簡單的布置與操作，由于校方領(lǐng)導(dǎo)對于學(xué)生檔案管理工作的不重視就直接導(dǎo)致檔案信息收集只能集中到實(shí)際應(yīng)用的最后階段，所以信息并不能保證完全準(zhǔn)確。
（二）檔案管理人員不專業(yè)。在中學(xué)檔案管理中有一部分工作人員并不是正規(guī)院校檔案專業(yè)畢業(yè)，所以對于檔案的管理只能停留在形式階段，而不能真正的正規(guī)化、科學(xué)化的按照系統(tǒng)模式對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致學(xué)生的檔案在整體上似乎滿足教育局的相關(guān)規(guī)定，但細(xì)致的地方并不能達(dá)到準(zhǔn)確反映學(xué)生在校實(shí)際動(dòng)態(tài)的目的，甚至?xí)霈F(xiàn)一些盲目篡改學(xué)生信息的錯(cuò)誤。
（三）管理制度不完善。校方領(lǐng)導(dǎo)的不重視，檔案人員不專業(yè)，直接導(dǎo)致檔案管理工作的相關(guān)制度并不完善，對于檔案種類沒有清晰明確的劃分，過期失效與正常收集的檔案也沒有明確的界限，銷毀檔案沒有明確的處理步驟，檔案室的日常環(huán)境得不到標(biāo)準(zhǔn)保證，這就直接導(dǎo)致檔案管理人員在管理檔案的過程中出現(xiàn)檔案的丟失、檔案位置不明確、檔案由于潮濕而不清晰，甚至對于檔案隨意銷毀的情況也屢屢出現(xiàn)。
（四）管理的目的不確切。很多多年一直從事學(xué)生檔案管理工作的員工都不能夠詳細(xì)確切的說出進(jìn)行檔案管理的目的，沒有目的的工作必然導(dǎo)致整個(gè)過程枯燥機(jī)械化的簡單重復(fù)，不能有所創(chuàng)新，更不能使工作人員保質(zhì)保量的完成檔案管理所需要的準(zhǔn)備工作，所以為了應(yīng)付商機(jī)檔案管理部門的檢查，多數(shù)學(xué)校檔案的相關(guān)信息都是管理人員根據(jù)自己的想象憑空捏造的，這對于學(xué)生和學(xué)校來說是極其不負(fù)責(zé)任的。
（五）管理技術(shù)不先進(jìn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在一些條件比較好的高等院校已經(jīng)采用先進(jìn)的多媒體媒介對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，例如：計(jì)算機(jī)、光盤、搜索引擎等。但由于在中學(xué)階段消防隊(duì)檔案管理的不重視，資金供應(yīng)不充分等原因并不能大范圍的引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，使檔案管理仍停留在書面手寫的復(fù)雜階段。
（六）檔案的作用不清晰。初中學(xué)校對于學(xué)生檔案的應(yīng)用一般只停留在學(xué)生過渡到高中或更高程度的教學(xué)過程中時(shí)對于學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的證明，而其他的作用在初中階段并不能夠很好被應(yīng)用，甚至有些校方領(lǐng)導(dǎo)根本就不清楚檔案還有其他的作用，這就導(dǎo)致在檔案管理的過程中只強(qiáng)調(diào)檔案的不丟失，而檔案對于學(xué)生的教育意義和服務(wù)作用以及約束力都得不到應(yīng)用。
二、對中學(xué)檔案管理工作問題的對策
（一）增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)。目前我國中學(xué)檔案管理出現(xiàn)一系列問題歸根結(jié)底就是因?yàn)閷ζ渲匾暢潭炔粔?，所以增?qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)是改善檔案管理現(xiàn)狀最根本的措施。只有校方領(lǐng)導(dǎo)加大了對檔案管理的重視程度才能促使檔案的管理工作正常完成，進(jìn)行檔案管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)施得到健全，檔案管理工作被提到學(xué)校的正常日程上來。只有檔案管理的實(shí)際操作人員增強(qiáng)了檔案管理意識(shí)，才能盡量減少在操作中的錯(cuò)誤，不會(huì)把個(gè)人的主觀意識(shí)融入到檔案信息采集的過程之中確保信息的準(zhǔn)確性，才能避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案被隨意銷毀的現(xiàn)象的出現(xiàn)。
（二）形成網(wǎng)絡(luò)化管理模式提高員工素質(zhì)。建立網(wǎng)絡(luò)化的管理模式是現(xiàn)代初中檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理的主要標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)生的檔案以網(wǎng)絡(luò)化的形式使之個(gè)體相互聯(lián)系起來，這樣不僅有利于避免檔案的丟失而且在檔案管理中也減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。另外提高參與檔案管理的所有人員的自身素質(zhì)也是在整體上加強(qiáng)檔案管理的有效辦法，只有相關(guān)操作的人員的素質(zhì)提升才能確保其具體操作在意識(shí)的支配下更加具有規(guī)范性和科學(xué)性，才能使學(xué)生檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都得到重視。
（三）對檔案制度化管理、開發(fā)利用。檔案管理出現(xiàn)諸多問題的主要外部原因就是并沒有完善的針對初中檔案管理工作的相關(guān)制度，管理人員在具體的工作中沒有依據(jù)可以遵守，所以每一項(xiàng)具體的行為操作都沒有規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員只能根據(jù)個(gè)人的行為習(xí)慣或自我感知比較恰當(dāng)?shù)霓k法來處理檔案，而這個(gè)過程中往往與正規(guī)的檔案處理辦法相違背，致使檔案信息或檔案資源在管理者并沒有產(chǎn)生主管破壞意識(shí)的情況下已經(jīng)被損毀，其中甚至包括一些不可復(fù)制的重要檔案。所以對檔案制度化管理是規(guī)范現(xiàn)在初中檔案管理最直接有效的辦法，而且適用面積極其廣泛。
（一）未體現(xiàn)信用檔案的價(jià)值。信用檔案和其他類型的檔案不一樣，可以為企業(yè)創(chuàng)造更大效益。企業(yè)只有保證信用檔案的真實(shí)性與完整性，才有利于籌集到發(fā)展所需資金，獲得上游原材料生產(chǎn)供應(yīng)商的信用，并贏得消費(fèi)者的認(rèn)可，從而提升產(chǎn)品的銷售額，實(shí)現(xiàn)利潤的提升。但是當(dāng)前很多企業(yè)忽視了信用檔案，資料收集、整理和歸檔不及時(shí)，不能將信用檔案應(yīng)有價(jià)值體現(xiàn)出來。
（二）信用檔案收集不及時(shí)。企業(yè)信用檔案具備分散性特點(diǎn)：一是體現(xiàn)在實(shí)體分散性上，主要是因?yàn)槠髽I(yè)信用檔案構(gòu)成主體較多，包括政府部門、企業(yè)和社會(huì)其他組織與個(gè)人，因?yàn)樾庞脵n案實(shí)體比較分散，所以極大增加了企業(yè)信用檔案管理工作難度。二是體現(xiàn)在外在形式的多樣性上。企業(yè)信用檔案主要由各種合同、會(huì)計(jì)原始憑證、賬單、評估報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告等構(gòu)成。由于檔案管理人員對信用檔案分散性特點(diǎn)認(rèn)識(shí)不到位，因?yàn)槭占ぷ鏖_展不及時(shí)，影響了信用檔案的完整性。
（三）信用檔案管理缺乏時(shí)效性。在企業(yè)發(fā)展過程中，生產(chǎn)規(guī)模逐步擴(kuò)大，新產(chǎn)品研發(fā)速度也會(huì)加快，從而產(chǎn)生大量信用檔案。這需要企業(yè)及時(shí)對新的信用檔案進(jìn)行歸檔，并銷毀過時(shí)的信用檔案。對于企業(yè)信用檔案管理工作而言，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，需要確保其時(shí)效性，不斷補(bǔ)充并更新信用檔案內(nèi)容。而很多企業(yè)對此認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致信用檔案管理時(shí)效性不強(qiáng)，很難提升檔案的利用率。
二、企業(yè)信用檔案管理工作的對策
（一）完善制度，科學(xué)管理。企業(yè)信用檔案具備分散性特點(diǎn)，需要將相關(guān)資料收集完整，否則會(huì)對今后的利用帶來不利影響。企業(yè)信用檔案構(gòu)成主體除了自身以外，還包括政府相關(guān)職能部門、社會(huì)組織與個(gè)人等，為更好地管理企業(yè)信用檔案，政府需要建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，確保檔案資料更具時(shí)效性。而企業(yè)檔案管理人員也要主動(dòng)轉(zhuǎn)變過程，及時(shí)對信用檔案進(jìn)行補(bǔ)充，銷毀已經(jīng)過時(shí)的信用檔案。
（二）落實(shí)制度，夯實(shí)基礎(chǔ)。企業(yè)要做好信用檔案立卷、歸檔等工作，這些都是信用檔案實(shí)體管理工作內(nèi)容，涉及鑒定、收集與整理等環(huán)節(jié)。在企業(yè)信用檔案鑒定中，主要包括檔案真實(shí)性與具體的價(jià)值，需要以發(fā)展、全面的觀點(diǎn)進(jìn)行判斷，將信用檔案保存價(jià)值確定下來。因?yàn)槠髽I(yè)檔案具備分散性特點(diǎn)，所以在收集工作中，需要確定相關(guān)主體的收集范圍，避免發(fā)生重復(fù)、不全面收集的情況。企業(yè)要將檔案管理部門職責(zé)明確下來，確保在出現(xiàn)問題后可以找到相關(guān)責(zé)任人，讓信用檔案的收集更加完整，便于更好地開展整理工作。信用檔案實(shí)體管理重點(diǎn)內(nèi)容就是要做好整理工作，并非是把所有信用檔案單獨(dú)歸類整理，而是要根據(jù)全宗原則立卷，同時(shí)編制專題目錄，為今后的利用提供方便。
（三）合理開發(fā)，規(guī)范利用。為提升企業(yè)信用檔案管理工作成效，需要認(rèn)真做好收、管、用等方面的工作，同時(shí)在收集、積累和形成的同時(shí)，還要確保保管的規(guī)范性。信用檔案與一般檔案不一樣，有很獨(dú)特的地方，需要重點(diǎn)保管好信息內(nèi)容，避免發(fā)生泄密的問題，否則會(huì)對企業(yè)造成嚴(yán)重的影響。企業(yè)要在做好保管工作的基礎(chǔ)上，加大對信用檔案資源的開發(fā)力度，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的提升。企業(yè)要想將信用檔案資源充分利用起來，需要對信用檔案信息進(jìn)行加工與二次開發(fā)，及時(shí)開展檔案編研工作，這樣既能夠減少成本投入，還可以提升效益。企業(yè)通過由信用檔案制作成的各種多媒體文件，有利于在社會(huì)上宣傳企業(yè)文化，促進(jìn)自身的進(jìn)一步發(fā)展。
一、城建檔案管理現(xiàn)狀及問題
（一）城建檔案管理工作從無到有、由小到大，為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展作出了重要貢獻(xiàn)
城市建設(shè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，總體上是令人滿意的。城建檔案管理人員在工程建設(shè)檔案資料的采集、整理、儲(chǔ)存、利用等方面作了大量卓有成效的工作。為城市規(guī)劃、城市建設(shè)和城市安全提供了較為詳實(shí)的原始資料作為參考和保障。但我國的城建檔案管理工作起步較晚，發(fā)展歷程不長，雖經(jīng)實(shí)踐摸索、博采眾長、快馬加鞭，取得了較大成績，但與發(fā)達(dá)國家和地區(qū)比，還有許多亟待加強(qiáng)和完善的地方。
（二）依法建檔、依法治檔的法律法規(guī)、體制機(jī)制需要完善，有效監(jiān)督及執(zhí)行的力度有待進(jìn)一步加強(qiáng)
城市建設(shè)的實(shí)踐證明，無論是房屋、道路、橋梁，還是水利、電力、燃?xì)獾瘸鞘谢A(chǔ)工程建設(shè)，它們的質(zhì)量問題都涉及人民群眾的健康和生命財(cái)產(chǎn)安全。如何做到事前、事中、事后的科學(xué)、有效監(jiān)管，依法實(shí)行全過程的城建檔案管理是重中之重。但目前城建檔案管理的法律依存度和強(qiáng)制力都不足，對工程建設(shè)部門和包括城建檔案管理人員在內(nèi)的城建監(jiān)管服務(wù)部門的約束力都不夠。重點(diǎn)體現(xiàn)在法律法規(guī)的不夠完善，法律法規(guī)、文件規(guī)定等的宣傳、解釋、執(zhí)行力度還不夠。
（三）對城建檔案管理的重視力度不夠，檔案管理的人才不足，人員的業(yè)務(wù)能力亟待提高
城建檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要一定數(shù)量的專業(yè)人才去完成。城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及檔案的整理、保管、利用和對外服務(wù)都需要足夠的人手去完成。從對城建檔案管理的調(diào)研情況看，地市級建設(shè)部門對城建檔案管理工作重視程度比較高，但是縣區(qū)在一定程度上還存在著重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象。特別是對城建檔案的價(jià)值判斷不清，對城建檔案管理對城市發(fā)展的長遠(yuǎn)作用和重大意義認(rèn)識(shí)不足。具體表現(xiàn)在：部分縣區(qū)在城建檔案管理方面的組織機(jī)構(gòu)不健全，城建檔案館掛靠某個(gè)政府部門或者事業(yè)單位，不是單獨(dú)的機(jī)構(gòu)，沒有專職的管理人員，經(jīng)費(fèi)也沒有單獨(dú)納入縣級財(cái)政編制。很多檔案管理部門雖然掛了牌子，但是一直與相關(guān)單位合并辦公。有的縣區(qū)城建檔案由建設(shè)主管部門內(nèi)設(shè)的檔案室監(jiān)管，很多城建檔案資料零散地保存在檔案室內(nèi)。由于沒有完善的保管環(huán)境和設(shè)施，大量的城建檔案得不到系統(tǒng)規(guī)范的整理、儲(chǔ)存和利用。
（四）城建檔案管理所需資金不足做好任何一項(xiàng)工作都離不開資金的支持和投入。在目前城建檔案管理的體制機(jī)制下，城建檔案管理部門的檔案保證金和技術(shù)服務(wù)費(fèi)被政府主管部門強(qiáng)制取消。政府此舉為企業(yè)減負(fù)，對城建檔案管理部門更好地發(fā)揮服務(wù)職能具有重要意義。城建檔案管理所需資金都由財(cái)政撥付，財(cái)政撥付資金內(nèi)還包括人員工資，這樣用于投入城建檔案的建設(shè)、管理和使用所需的資金捉襟見肘，就需要加大財(cái)政的支持和投入力度。
二、解決城建檔案管理工作問題的辦法及對策
（一）依法授權(quán)、依法履責(zé)、依法治檔，城建檔案工作要做到有法可依、有規(guī)可循、違法必究
法制是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的內(nèi)在要求，是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)建立和完善的基礎(chǔ)和保障。沒有健全的法制，就沒有完善的市場經(jīng)濟(jì)，更不會(huì)有完善的城建檔案管理。應(yīng)從城市建設(shè)為民利民、造福一方的戰(zhàn)略高度入手，想方設(shè)法做好城建檔案管理法律法規(guī)的制定和完善工作。千方百計(jì)多渠道做好法律法規(guī)、文件精神的宣傳、解釋和落實(shí)工作。使城建檔案管理的法律法規(guī)、文件規(guī)定等在城市管理、城市規(guī)劃和城市建造等部門中家喻戶曉，深入人心。特別是通過大力宣傳，為依法治檔營造良好的輿論氛圍。應(yīng)從法律法規(guī)制定和體制機(jī)制完善入手，賦予城建檔案管理人員依法建檔、依法歸檔的權(quán)力，并履行相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)。在城建工程的招投標(biāo)、開工、建設(shè)、驗(yàn)收、交付等方面，實(shí)行全過程的依法建檔、依法歸檔。建檔要采用文字、圖紙、聲像等多種科學(xué)、規(guī)范、準(zhǔn)確的手段進(jìn)行。既要有原始資料，又要建電子信息資料，二者具有同等法律效力。工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要有工程負(fù)責(zé)人和城建檔案管理人簽字，并依法履行工程披露義務(wù)，承擔(dān)工程質(zhì)量責(zé)任，使城建規(guī)劃有圖可循，城建質(zhì)量有法可依，城建安全有責(zé)可究。
（二）從健全完善體制機(jī)制入手，充實(shí)城建檔案管理人員力量，全面提升城建檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)一支德能兼?zhèn)涞某墙n案管理人才隊(duì)伍
隨著新時(shí)期城市建設(shè)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異的飛速發(fā)展，要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化的需要，必須加強(qiáng)檔案管理人才的選用和培養(yǎng)。應(yīng)從全面建成小康社會(huì)、提升人民群眾幸福指數(shù)、保障城市建設(shè)質(zhì)量和安全的高度，增強(qiáng)對城建檔案管理工作的重視力度，解決制約城建檔案管理工作的核心問題:人員不足及人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的問題。在組織機(jī)構(gòu)上，單獨(dú)設(shè)立縣級城建檔案管理部門，單獨(dú)劃定機(jī)構(gòu)和人員編制，單獨(dú)設(shè)立辦公處所，辦公處所要滿足城建檔案的整理、儲(chǔ)存和使用的需要。在上級主管部門的指導(dǎo)下，獨(dú)立開展城建檔案的監(jiān)管和服務(wù)。縣級城建檔案管理部門，應(yīng)配備至少3到5名專職人員，實(shí)行逢進(jìn)必考。面向社會(huì)，本著公開、公平、公正的原則招考熱心檔案管理事業(yè)、有檔案管理專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)的人才進(jìn)入城建檔案管理部門。對檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行法律法規(guī)、業(yè)務(wù)理論和技能等方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。建立健全考核、評價(jià)、獎(jiǎng)罰、晉升、流轉(zhuǎn)等激勵(lì)約束機(jī)制。充分調(diào)動(dòng)城建檔案管理人員學(xué)習(xí)、工作的積極性和主動(dòng)性。
（三）政府應(yīng)加大對城建檔案管理工作的財(cái)政支持力度，解決制約城建檔案管理工作開展所需的資金問題，做好資金使用方面的監(jiān)管
資金不足是制約城建檔案管理工作有效開展的又一重要因素。政府應(yīng)加大對城建檔案管理工作的財(cái)政投入力度，解決城建檔案的采集、整理、儲(chǔ)存、使用等方面所需費(fèi)用問題，解決城建檔案管理人員在學(xué)習(xí)、工作中發(fā)生的合理性支出。財(cái)政主管部門在加大財(cái)政支持力度的同時(shí)，也要加強(qiáng)對資金使用的監(jiān)管，定期對財(cái)政資金的使用情況進(jìn)行科學(xué)有效的檢查。確保財(cái)政的每一筆錢都能得到合法、合理地使用。對于濫用資金、濫發(fā)獎(jiǎng)金等情況要聯(lián)合政府相關(guān)部門采取限制財(cái)政資金撥付等辦法嚴(yán)肅追究、嚴(yán)肅查處。城建檔案管理部門更要自覺做到對資金的合理使用，開展經(jīng)常性的自查自糾，確保每一筆財(cái)政資金都能用之所需，落到實(shí)處。
1.1 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高，檔案丟失
在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院發(fā)展的、較為健全的醫(yī)療、黨建、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較為貧乏。在醫(yī)院綜合目標(biāo)管理考核方案中，一般也很少將檔案管理工作納入醫(yī)院綜合目標(biāo)考核。最終導(dǎo)致：1）檔案收集效率不高，檔案不齊全；2）檔案管理分散，缺乏信息資源整體統(tǒng)一性；3）很多有價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展；4）信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，丟失了檔案工作的完整性，從而使現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期黨的需要。
1.2 對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明
到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.3 檔案意識(shí)薄弱，檔案利用效率低
不少醫(yī)院工作中，很多工作人員，甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案意識(shí)，仍然存在強(qiáng)烈“重效益，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)。從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.4 檔案工作硬件建設(shè)落后，現(xiàn)代化檔案管理水平不高
有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。
1.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)知識(shí)欠缺是一種普遍現(xiàn)象，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。
2 改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的具體措施
2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性
大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
2.2 嚴(yán)格檔案集中統(tǒng)一管理和規(guī)范化管理
運(yùn)用行政手段和法律手段對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證，才能體現(xiàn)檔案管理工作的作用。
2.3 建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度
促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價(jià)，同步發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。
2.5 加大投入力度，加強(qiáng)硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一是要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；二是要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
2.6 建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供真實(shí)、可靠的依據(jù)
由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個(gè)以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。
2.7 重視創(chuàng)新開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益
檔案是高校在一系列教學(xué)活動(dòng)中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像等不同載體形式的原始記錄，是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)功能和開展各項(xiàng)活動(dòng)的最直接記錄，是教學(xué)工作成果的重要載體，能全方位反映高校的實(shí)際辦學(xué)實(shí)力和水平。檔案的收集、整理、保存和利用也是教學(xué)管理工作的重要組成部分。隨著高等教育和信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足信息化時(shí)代的要求，高校應(yīng)該結(jié)合教學(xué)管理的變化和檔案工作的特點(diǎn)，加快推進(jìn)檔案的管理工作改革，提高檔案工作質(zhì)量。
2.當(dāng)前我國高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校中某些領(lǐng)導(dǎo)，對教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。從機(jī)構(gòu)設(shè)置、資金投入、人員配置和關(guān)注力度等都較為薄弱。不少高校只把資源用在與辦學(xué)或能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目上，而對檔案管理很難引起高度的重視。
各級領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門由于受經(jīng)濟(jì)利益等的影響，往往忽視了檔案管理的重要性，絲毫沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理在整個(gè)科研工作中占著舉足輕重的作用。檔案管理混亂、不規(guī)范，導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時(shí)收集歸檔，或者臨時(shí)收集的材料類別混雜，需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。完全沒有自身的檔案管理辦法，或者根本就沒有按照檔案管理要求去實(shí)施檔案的管理。
受高校大環(huán)境的影響，部分高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理意識(shí)較薄弱。檔案管理隊(duì)伍中，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏。歸檔材料質(zhì)量不高，科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性較差。使大量原本就不應(yīng)該歸檔文件材料卻按檔案的方式進(jìn)行管理，浪費(fèi)了寶貴的人力物力等檔案管理資源。
檔案管理人員工作意識(shí)落后，工作態(tài)度消極，使得檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)掌握不熟練、不認(rèn)真、不嚴(yán)格。高校檔案收集的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一些重要文件沒有正規(guī)行文，文件整理沒有保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。不僅直接影響了檔案本身的質(zhì)量，也大大削弱了檔案的參考憑證作用，為未來的利用埋下后患。
3.檔案管理對于高?？蒲薪虒W(xué)等日常工作的重要性
隨著高校教學(xué)和科研事業(yè)的不斷深入和發(fā)展，在其學(xué)科體系、制度體系和日常管理不斷完善的趨勢下，檔案的重要性越來越突出。檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù)。
高校檔案是教學(xué)、科研知識(shí)資源的存儲(chǔ)載體，詳細(xì)記載了高?？蒲谢顒?dòng)的全過程和具體成果，所以分析檔案管理中所存在的問題，并找出有效地方法解決問題，這對提高高校科研檔案整體管理水平和檔案的利用價(jià)值提出了極高的要求。檔案管理是學(xué)校教育改革與科技知識(shí)資源的重要組成部分。
高校檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證，又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑。檔案有利于規(guī)范教學(xué)秩序，有利于協(xié)助教師完善教學(xué)過程，使得教學(xué)過程有章可循，有據(jù)可查。
4.檔案管理人員的基本要求
要想成為一名合格的甚或是優(yōu)秀的檔案管理人員，必須要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識(shí)，又要熟練掌握與檔案工作相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)，具備多種新知識(shí)、新技能，成為復(fù)合型檔案專業(yè)人才。
檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)告訴發(fā)展的信息時(shí)代的新要求和新挑戰(zhàn)。全英文檢索，全英文錄入等等，對檔案管理提出了新要求。
要想適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需求，勝任這一工作，就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。
檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用，有一整套的理論和工作方法，檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)管理。
5.提升高校檔案管理水平的思路及措施
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，信息時(shí)代來臨，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案管理人員不僅僅是檔案的保管員，還是檔案信息這一財(cái)富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。
要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提供條件讓教學(xué)檔案管理人員有機(jī)會(huì)去參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)， 學(xué)習(xí)掌握檔案專業(yè)理論與知識(shí)。高校要研究教學(xué)檔案管理創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，更好地為提高高校教育教學(xué)質(zhì)量服務(wù)。
檔案管理工作是一項(xiàng)客觀性極強(qiáng)的工作，無論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。檔案工作人員在實(shí)際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應(yīng)該在學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)，注重這方面思維的訓(xùn)練。
檔案數(shù)字化把各種載體的教學(xué)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，基于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索和閱讀，實(shí)現(xiàn)資源共享數(shù)字化教學(xué)檔案建立起來以后，可以便捷實(shí)現(xiàn)檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，大大提高教學(xué)檔案的利用率。
6.結(jié)語
隨著高校管理改革，高校的教學(xué)檔案管理也要加強(qiáng)制度建設(shè)，建章立制，規(guī)范管理。檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。要把檔案管理工作的所有涉及的環(huán)節(jié)和人都列入受控對象，特別要保障數(shù)字化檔案管理中的信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、機(jī)密性、安全性、穩(wěn)定性、可靠性。
認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，積極配合學(xué)校檔案管理工作的開展，使檔案管理工作的水平得到提高。高校要研究檔案管理的創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，更好地為提高高校教學(xué)和科研質(zhì)量服務(wù)。
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