時(shí)間：2023-07-04 09:26:27
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引 言
大專院校的不斷深入發(fā)展從根本上推動(dòng)了中國的教育層次由傳統(tǒng)“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動(dòng)了中國整體教育水平的提高[1]。大專院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動(dòng)中國教育模式變革以及現(xiàn)代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而大專院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學(xué)、科研及管理等基本內(nèi)容的工作，其管理質(zhì)量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會(huì)影響到整個(gè)高校各項(xiàng)工作的順利開展。本文就大專院校檔案管理工作的特點(diǎn)提出了幾點(diǎn)問題，通過對問題的分析以發(fā)現(xiàn)有效解決措施，從根本上推動(dòng)大專院校檔案管理工作的發(fā)展。
1、大專院校檔案管理特點(diǎn)研究
大專院校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，反映了學(xué)校的整個(gè)發(fā)展歷程以及教學(xué)、科研及管理歷程。近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，大專院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點(diǎn)，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。
第一，多樣性特點(diǎn)。受大專院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時(shí)受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績材料、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、入團(tuán)入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點(diǎn)。
第二，真實(shí)性特點(diǎn)。大專院校檔案材料是對學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時(shí)期及過去所有時(shí)間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實(shí)性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個(gè)人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。在材料管理過程中，如出現(xiàn)來源不明確或者內(nèi)容不符合事實(shí)的材料，管理人員會(huì)在第一時(shí)間內(nèi)將其剔除。因此可以說明大專院校檔案管理能夠真實(shí)的反映個(gè)體的狀況，具備一定的真實(shí)性特點(diǎn)。
第三，實(shí)用性特點(diǎn)。大專院校檔案管理工作是個(gè)體總體狀況的最真實(shí)記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個(gè)體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實(shí)用性特點(diǎn)。
第四，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。這種動(dòng)態(tài)性包括學(xué)生機(jī)教師的學(xué)習(xí)工作地點(diǎn)、學(xué)籍及工作調(diào)動(dòng)等方面的變化對檔案管理工作帶來的影響。學(xué)生及教師檔案是學(xué)生及教師表現(xiàn)與精力的重要證明，是其他相關(guān)管理的重要基礎(chǔ)，因此具備有效的保存價(jià)值與參考價(jià)值，是評定個(gè)體全面發(fā)展?fàn)顩r的最原始記錄與憑證，對于學(xué)生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴(kuò)招趨勢的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動(dòng)的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動(dòng)的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。
2、大專院校檔案管理特點(diǎn)中存在的問題分析
第一，受大專院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專院校的不斷發(fā)展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統(tǒng)的日常收集發(fā)展到保管、知識(shí)管理等層面。長期以來部分大專院校對檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對復(fù)雜、多樣，且具備較短的周期性與動(dòng)態(tài)性發(fā)展的特點(diǎn)，使得檔案管理機(jī)構(gòu)難以形成系統(tǒng)化的管理模式，群體檔案管理意識(shí)相對薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。
第二，檔案管理機(jī)制不健全。受檔案管理真實(shí)性的要求及動(dòng)態(tài)性的發(fā)展特點(diǎn)的影響，很多大專院校在檔案管理工作中出現(xiàn)應(yīng)付了事的狀況，尤其是針對學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機(jī)制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多大專院校并沒有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機(jī)制不系統(tǒng)。
第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。檔案管理具有真實(shí)性和實(shí)用性等特點(diǎn)，關(guān)系到學(xué)生日后工作與深入發(fā)展等問題，而現(xiàn)階段很多大專院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對薄弱，同時(shí)高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問題。同時(shí)受到人員編制及人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來一定質(zhì)量問題的同時(shí)，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強(qiáng)大的勞動(dòng)強(qiáng)度壓力下，無法有效提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開展及其水平的有效提高[3]。
3、如何有效推動(dòng)大專院校檔案管理工作的開展
第一，不斷加強(qiáng)對檔案管理知識(shí)的宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。從學(xué)生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識(shí)，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機(jī)制。根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與發(fā)展階段，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范性檔案管理文件，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
第三，不斷提高管理人員基本素質(zhì)。加強(qiáng)對檔案管理人員基本業(yè)務(wù)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理能力等方面的培訓(xùn)，提高對檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，系統(tǒng)的對檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)理論知識(shí)與專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高其管理水平與知識(shí)運(yùn)用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強(qiáng)自身素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效開展。
4、結(jié)論
綜上所述，有效做好大專院校檔案管理工作，一方面能夠推動(dòng)高校自身的持續(xù)性建設(shè)與發(fā)展，同時(shí)還能有效保證大學(xué)生實(shí)現(xiàn)有效擇業(yè)。大專院校檔案管理工作是一項(xiàng)相對復(fù)雜多樣的工作，但其價(jià)值卻不可替代。隨著國家教育尤其是高等教育的不斷發(fā)展以及對畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)的相關(guān)政策的調(diào)整，很多大專院校的檔案管理工作均缺乏一定的規(guī)章制度保證。因此需要不斷提高關(guān)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，以學(xué)生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調(diào)動(dòng)管理人員的主觀能力型，推動(dòng)檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞 公園管理；檔案管理；特點(diǎn)；作用
公園檔案的管理是有效經(jīng)營公園業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)與前提，但長期以來，公園檔案管理工作存在著基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，管理者素質(zhì)較低，管理技術(shù)滯后，以及檔案內(nèi)容不全等方面的問題。
一、公園檔案管理工作的作用
作為國家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實(shí)地反映了職工公園工作期間的實(shí)踐情況，能真實(shí)反映公園工作人員的工作經(jīng)歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發(fā)展計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發(fā)展建設(shè)的周期性與連續(xù)性提供重要參數(shù)與憑證。而且公園綠化檔案的經(jīng)濟(jì)效益也相當(dāng)可觀。公園綠化部門對項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建或改建等，均需要公園綠化檔案。
二、公園檔案管理工作的特點(diǎn)
（一）檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身，同時(shí)也來自相關(guān)方面的各類資料。來源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時(shí)也是公園檔案管理重要性的充分反映。
（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時(shí)還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達(dá)到聲形并茂、動(dòng)靜結(jié)合的效果。
（三）保存具有針對性。公園檔案具有較高使用價(jià)值，該特點(diǎn)有檔案內(nèi)容來決定，很多檔案內(nèi)容一旦損失就不可能彌補(bǔ)，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復(fù)制。
三、公園檔案管理中存在的問題
（一）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設(shè)公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內(nèi)部檔案保存主要為紙質(zhì)形式，缺乏計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p害，直接影響到公園檔案管理。
（二）管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)不高。很多公園檔案員并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。
所以加強(qiáng)公園檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切。
（三）管理技術(shù)滯后。大部分的公園檔案管理機(jī)構(gòu)仍在進(jìn)行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進(jìn)”的工具，而這樣的工具對相關(guān)資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴(yán)重缺乏技術(shù)革新意識(shí)，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。
（四）服務(wù)意識(shí)薄弱。隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會(huì)開放檔案信息資源促進(jìn)了人才市場的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益。服務(wù)性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。龐大復(fù)雜、知識(shí)密集是檔案管理事務(wù)的特點(diǎn)，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進(jìn)行，還要考慮到這些資料的查閱利用。
四、加強(qiáng)公園檔案管理的建議
（一）提高公園檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。公園檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指得是計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學(xué)化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務(wù)之一，就是將檔案管理制度和相關(guān)的機(jī)制完善，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。
（二）加強(qiáng)公園檔案安全保障體系建設(shè)。由于電子公園檔案和紙質(zhì)公園檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子公園檔案管理特點(diǎn)有針對性地實(shí)施防護(hù)，按照“分層實(shí)施，均勻防護(hù)”原則針對公園檔案的安全性建立安全防護(hù)體系。安全防護(hù)體系的建立一方面可以通過對計(jì)算機(jī)安裝最新防火墻和殺毒軟件來達(dá)到安全防護(hù)的目的；另一方面是對電子公園檔案系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，安裝加固軟件，預(yù)防受到外界的安全威脅。
中圖分類號(hào)：G2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-6363（2015）11-0096-01
個(gè)人信息的承載對象主要是人事檔案，其記錄了一個(gè)人的思想言行、社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、生活閱歷等各方面的信息，在人力資源的工作中，如何將人事檔案合理管理是目前主要的研究對象。隨著如今企業(yè)不斷地發(fā)展，并且人力資源部門的改革也在不斷地開展，人事檔案管理工作也應(yīng)采取對應(yīng)的變化，這樣才能讓檔案發(fā)揮出其重要作用。人力資源對于人才的評估，都是依賴著人事檔案中的信息，是有關(guān)的文字依據(jù)。人事檔案管理與人力資源管理兩者是密不可分的，兩者能夠互相影響、互相產(chǎn)生積極作用。
1人事檔案管理工作中的特點(diǎn)
1.1具備優(yōu)越的實(shí)施條件
人事檔案管理發(fā)展的主要趨勢就是朝著社會(huì)化、開放化的人事檔案管理模式開展。隨著如今時(shí)代不斷改變，給予了社會(huì)化、開放化的人事檔案管理工作許多便利條件，一是人才流動(dòng)的質(zhì)量和數(shù)量有著逐漸加強(qiáng)的趨勢，二是如今人力資源中比較優(yōu)勢也逐漸凸顯。人事檔案是對員工的專長、經(jīng)歷、業(yè)績有所記錄，并不具備太多保密的內(nèi)容，對于政治身份并不看重，同時(shí)構(gòu)成也開始逐漸復(fù)雜、變遷調(diào)動(dòng)頻繁，所以并不需要依照組織架構(gòu)中的職工、干部開展不必要的區(qū)分管理模式，新的社會(huì)化、開放化的人事管理模式完全可以勝任。
1.2比傳統(tǒng)的管理模式有著優(yōu)越性
傳統(tǒng)的人事檔案管理，會(huì)對于員工的人事檔案采取分別管理，具備著內(nèi)向性以及封閉性，無法適合如今時(shí)代的變化，而新的管理模式則是不斷開展改良與更新，使得人事檔案管理逐漸社會(huì)化、開放化。另外，傳統(tǒng)的人事檔案管理并不適合網(wǎng)絡(luò)化以及社會(huì)化的管理，新的人事檔案管理模式則可以網(wǎng)絡(luò)化，并且其可以適用于多種服務(wù)面，使得人員或者有關(guān)機(jī)構(gòu)方便使用。
2人事檔案管理的良好作用
2.1提供有效真實(shí)的個(gè)人信息
人事檔案將一個(gè)人的全部成長經(jīng)歷都記錄在案，其是證明一個(gè)人存在的最佳文件，并且將被記錄人的所有變故、得到的獎(jiǎng)勵(lì)或者受到的懲罰都記錄。為了能夠讓人事部門能夠迅速挖掘新人，將所有人才都被合理使用，所以需要一個(gè)絕對真實(shí)的人事檔案。為此，人事檔案管理部門需要及時(shí)、系統(tǒng)并且有序地對人事檔案資料中的信息進(jìn)行開發(fā)，才能為企業(yè)獲取可靠真實(shí)的人員信息，并且針對企業(yè)中的需求尋找所需人才，這樣才能將人力資源部門的作用有所發(fā)揮。
2.2判斷企業(yè)對人力資源的要求
人力資源部門的成立主要是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部中的需求，為了能夠針對企業(yè)需求尋找對應(yīng)的員工，而為了能夠協(xié)助人力資源部門能夠深刻了解到，企業(yè)發(fā)展與改革的過程中對于不同的人才的需求，并且尋找與企業(yè)文化所符合的員工，從而能夠制定出符合需求的人力資源計(jì)劃，所以需要人事檔案管理，只有對人事檔案能夠進(jìn)行合理的分析，才能讓人力資源部門獲取可靠真實(shí)的個(gè)人信息，這樣才能依照計(jì)劃與需求，判斷企業(yè)的人力資源要求并且開展有關(guān)的工作。
2.3發(fā)揮員工的才能并合理評估
人力資源部門能夠從人事檔案中的可靠真實(shí)信息中對員工的學(xué)習(xí)及職場經(jīng)歷開展分析，從而對員工的所有情況有所了解，并且對于員工的發(fā)展方向以及未來潛力進(jìn)行有效地預(yù)測，并且給予書面的重要證明。人事檔案中可能反映出一個(gè)人的所有優(yōu)缺點(diǎn)，但是人力資源可以通過良好的人事檔案管理工作，從中區(qū)分出哪些是符合企業(yè)如今發(fā)展的有用人才。人力資源部門在為企業(yè)挑選人才或者使用人才時(shí)，可以采取閱覽人事檔案所給予的信息，從而揚(yáng)長避短，將人才用在其可以發(fā)揮才能的部門與崗位中，這樣能夠給予員工施展才華的空間，并且促進(jìn)員工在組織、系統(tǒng)、部門之間科學(xué)地流動(dòng)，這樣才能協(xié)助企業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步。
3目前人事檔案管理需要改進(jìn)之處
3.1加大資金投入
隨著社會(huì)的進(jìn)步，如今人事調(diào)動(dòng)越加頻繁，人員的調(diào)動(dòng)以及新員工加入頻繁，所以每年企業(yè)中都會(huì)增加許多檔案資料，然而有關(guān)的裝訂編輯檔案所需費(fèi)用并未在企業(yè)的預(yù)算中，這樣將會(huì)制約人力資源的職能發(fā)展。所以企業(yè)需要在人事檔案管理中加大有關(guān)的資金投入，配備能夠適應(yīng)如今社會(huì)化、開放化的人事檔案管理的物力人力。
3.2提升信息化的程度
由于許多企業(yè)中的人事檔案的資料都過于老舊，這樣無法對當(dāng)事人如今新的情況，也無法體現(xiàn)出人員的獎(jiǎng)懲以及變動(dòng)，所以人事檔案務(wù)必要及時(shí)更新。紙質(zhì)的人事檔案無法適應(yīng)如今的時(shí)代，因?yàn)槠鋵?huì)造成有關(guān)的信息更改量增大。為此，需要加大人事檔案管理中的信息化程度，提升信息化將會(huì)便于人力資源部門有效地查閱人員的過去經(jīng)歷，并且能夠迅速評定人才情況。一旦企業(yè)中存在職位空缺時(shí)，可以迅速篩選出人才。
3.3體制需健全
人事檔案管理中對于檔案移交的手續(xù)有著嚴(yán)重不足，存在著各種不移交、信息調(diào)取后不歸還以及學(xué)歷與工作檔案分散保管的問題。為了能夠保障人事檔案的全面性，并且能夠保障員工的利益，減少人事檔案管理中所不必要的麻煩，那么就需要確保體制能夠健全，使得人事檔案管理趨于正規(guī)以及合理化。
4結(jié)語
如今人事檔案管理對于人力資源部門有著至關(guān)重要的作用，其已面臨需要不斷改革的重要時(shí)期，為此人事檔案管理需要具備其獨(dú)有的觀念，這樣才能夠滿足全新的人事檔案管理的需求，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能改進(jìn)人事檔案管理的狀況，并且朝著現(xiàn)代信息化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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在現(xiàn)代企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，依據(jù)人事管理檔案的特點(diǎn)，大都實(shí)行由人事部門對人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理以及分級負(fù)責(zé)的管理模式。但是，近些年隨著我國政治改革以及市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，極大了推動(dòng)了我國人事干部管理制度的深化改革，因此相應(yīng)的人事檔案的管理模式也應(yīng)隨著改革不斷深入而進(jìn)行相應(yīng)的完善和優(yōu)化?，F(xiàn)階段我國人事檔案管理工作暴露出諸多問題與缺陷，隨著人員頻繁變動(dòng)、流動(dòng)以及思維模式以及觀念認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變等都對企業(yè)、單位、公司內(nèi)部的人事管理提出了更高的要求。如何在當(dāng)前情況下正確的解決和處理這些問題，不斷的完善和優(yōu)化人事檔案的管理工作，已經(jīng)成為現(xiàn)階段企業(yè)、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問題。
1.人事檔案的管理特點(diǎn)
相比較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，現(xiàn)階段人事檔案的管理工作有著以下特點(diǎn)：
1.1新時(shí)期人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象等具有更強(qiáng)的社會(huì)性
近些年，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，各行業(yè)之間的市場經(jīng)濟(jì)日益激烈，經(jīng)濟(jì)組織的形式也越來越多樣化，在一定程度上加快了各企業(yè)、單位之間的人員頻繁流動(dòng)，同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了人事制度的深入改革，也促進(jìn)了新時(shí)期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創(chuàng)新。當(dāng)前情況下，人事管理已經(jīng)逐漸升級成為一種專業(yè)性很強(qiáng)的社會(huì)化活動(dòng)，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，也實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向新型專業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷成熟和發(fā)展，各企業(yè)、單位、政府等已經(jīng)建立起社會(huì)性較強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，比如全國各地方人才市場依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的認(rèn)識(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)。這種管理機(jī)構(gòu)的管理對象以及服務(wù)對象不是本企業(yè)、單位的人事檔案，而是面向全社會(huì)，它的服務(wù)對象、管理對象以及管理范圍包括該地區(qū)內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案。相比較而言，新時(shí)期的人事檔案管理要比傳統(tǒng)人事管理檔案在管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對象上都具有更強(qiáng)的社會(huì)性以及地域性。
1.2來源更具廣泛性、內(nèi)容更具復(fù)雜性
當(dāng)前情況下，隨著人事檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對象越來越社會(huì)化，因此其來源以及內(nèi)容也更具廣泛性、復(fù)雜性。在以往的檔案管理工作過程中，人事檔案主要是由各企業(yè)、單位、公司的等內(nèi)部的人事部門負(fù)責(zé)整理、收集以及存檔，所有檔案的來源也比較單一，大都是本企業(yè)、單位、公司的人員，檔案內(nèi)容也相對簡單；而新時(shí)期下，隨著人事檔案管理工作越來越社會(huì)化，檔案的來源范圍也隨之?dāng)U大，只是要該區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因?yàn)槿珖鞯厍闆r不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區(qū)域內(nèi)流動(dòng)人員身份以及從事的工作性質(zhì)也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。
1.3新時(shí)期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢
當(dāng)前情況下，人作為一種有效資源，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步中起到了重要的作用，也受到越來越多的重視。企業(yè)的發(fā)展離不開人，現(xiàn)在不管是國有企業(yè)、民營企業(yè)、還是政府機(jī)關(guān)都重視人才選拔、人才儲(chǔ)備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，因此也受到越來越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時(shí)期下，對人事檔案的管理內(nèi)容、存檔方法以及傳遞方式等呈現(xiàn)出多樣化趨勢，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業(yè)、單位、公司等的人事部門對其進(jìn)行單獨(dú)使用，而是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)、單位等內(nèi)部各部門對人事檔案的綜合協(xié)調(diào)使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常被各種企業(yè)、單位、以及個(gè)人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內(nèi)容也就各不相同。
2.新時(shí)期人事檔案管理工作的應(yīng)對策略
2.1強(qiáng)化人事檔案管理，加強(qiáng)對人事檔案重要認(rèn)識(shí)
近些年，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，我們清楚的意識(shí)到，人事管理已經(jīng)從企業(yè)、單位面向全社會(huì)，而人事檔案管理作為企業(yè)、單位、公司等人事管理工作的重要的環(huán)節(jié)，其管理范圍、管理對象等也越來越具社會(huì)性。因此，這就要求我們要切實(shí)做好各單位、企業(yè)部門的領(lǐng)導(dǎo)管理工作，強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)，從基礎(chǔ)抓起、從基層抓起，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關(guān)系到社會(huì)整體發(fā)展的高度之上，從全局的出發(fā)來對待人事檔案的管理工作，規(guī)范和完善有關(guān)的法律、法規(guī)，對檔案管理工作進(jìn)行不定時(shí)的抽查與指導(dǎo)，確保管理經(jīng)費(fèi)充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動(dòng)人事檔案的管理工作向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化得方向發(fā)展，從而切實(shí)的提高人們對人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
2.2做好組織隊(duì)伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員的整體素質(zhì)
在企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，檔案管理人員的整體素質(zhì)高低對檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時(shí)期下，切實(shí)的做好人事檔案的管理工作，就要求相關(guān)單位和機(jī)構(gòu)將努力做好對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，在提高其專業(yè)技能的同時(shí)，也切實(shí)提高他們的整體素質(zhì)。
2.3完善和優(yōu)化管理制度，提高檔案的管理水平
一套完整、合理的管理制度是做企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和保證。當(dāng)前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復(fù)雜，如果沒有一套完整、合理的管理制度對其進(jìn)行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場經(jīng)濟(jì)得發(fā)展以及市場競爭的加劇，造成各企業(yè)之間的人員流動(dòng)比較頻繁等問題，而隨著這些問題而衍生出來的其他新的問題以及新的情況，比如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理制度中的有關(guān)條款，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的棄檔、死檔現(xiàn)象，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段人事檔案管理工作過程中所急需解決的重要問題。
作為服務(wù)型及高技術(shù)型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因?yàn)闀r(shí)代的進(jìn)步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質(zhì)量，發(fā)揮其服務(wù)性能，就需要在安全、操作等方面進(jìn)行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強(qiáng)信息資源的開發(fā)和利用價(jià)值。
一、文書檔案管理概況
1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎(chǔ)、最根本的工作，是信息化建設(shè)的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務(wù)決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔(dān)著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實(shí)際上還肩負(fù)著行政管理、科學(xué)研究、業(yè)務(wù)開展以及宣傳教育等多項(xiàng)職責(zé)，是企業(yè)和單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進(jìn)行服務(wù)工作的價(jià)值也越發(fā)受到社會(huì)的關(guān)注，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項(xiàng)核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時(shí)代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實(shí)需求。
2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設(shè)計(jì)人員較多、標(biāo)準(zhǔn)化過程難以控制，因此實(shí)際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對現(xiàn)有問題進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，以實(shí)現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進(jìn)。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識(shí)還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號(hào)文件，使得檔案時(shí)間不連貫、準(zhǔn)確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識(shí)淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設(shè)計(jì)和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準(zhǔn)確性，使得相關(guān)人員在實(shí)際工作中得不到有效的借鑒和指導(dǎo)，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當(dāng)中，檔案與文書分屬不同的管理?xiàng)l塊，兩部分人員若不能得到及時(shí)的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯(cuò)歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。
3.未來文書檔案管理特點(diǎn)及發(fā)展趨勢。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時(shí)作為行政管理中的后臺(tái)基礎(chǔ)工作，又決定著企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價(jià)值，因此具有極強(qiáng)的保密性。不同企業(yè)對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標(biāo)準(zhǔn)化控制、分級管理兩個(gè)方面。前者通過對文書檔案實(shí)行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責(zé)任落實(shí)落實(shí)到具體個(gè)人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫，對環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時(shí)間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端?，F(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本，并未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用。
二、新形勢下文書檔案管理改進(jìn)方向
1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)開展，需進(jìn)一步細(xì)化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責(zé)，同時(shí)根據(jù)企業(yè)或單位的實(shí)際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對關(guān)鍵問題如歸檔期限等進(jìn)行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，資金和人員投入較少，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識(shí)較差、責(zé)任心不強(qiáng)，因此，適當(dāng)加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監(jiān)督考核機(jī)制，將促進(jìn)檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時(shí)代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理應(yīng)具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實(shí)體安全和信息安全做出保證。建立這一科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設(shè)計(jì)和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求。
2.強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技能直接決定了能否應(yīng)對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識(shí)以及責(zé)任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時(shí)，從人才引進(jìn)的角度，應(yīng)甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當(dāng)量。而在日常培訓(xùn)時(shí)，可以通過培養(yǎng)管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業(yè)技能的學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。培訓(xùn)的內(nèi)容和形式可以多樣化，例如聘請相關(guān)學(xué)校的老師現(xiàn)場講解、開展團(tuán)隊(duì)競賽活動(dòng)等，通過加深學(xué)習(xí)體驗(yàn)達(dá)到強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)的目的。此外，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與企業(yè)文化建設(shè)部門及相關(guān)部門積極配合，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，通過文化宣傳來提高企業(yè)或單位內(nèi)部對文書檔案管理工作的了解，從而將強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。檔案管理人員的整體素質(zhì)決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量，多維度的培訓(xùn)不僅有利于個(gè)體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書檔案的最大價(jià)值。
3.搭建信息化文書檔案管理平臺(tái)。傳統(tǒng)文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動(dòng)且資源遺漏嚴(yán)重等問題。為此，企業(yè)或單位應(yīng)對傳統(tǒng)文書檔案收集模式進(jìn)行改進(jìn)，在原有模式的基礎(chǔ)上搭建新的信息化文書檔案管理平臺(tái)。在平臺(tái)的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進(jìn)信息收集、保管的技術(shù)方法，例如圖像、聲音與文本的轉(zhuǎn)換方法，以此加深對資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關(guān)的保密級別，對信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時(shí)應(yīng)慎重，目前已較為成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術(shù)的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時(shí)應(yīng)對其操作難易程度、后期維護(hù)以及保密性能作出充分考量，建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)同時(shí)適合自身發(fā)展的信息化文書檔案管理平臺(tái)，充分發(fā)揮文書檔案的服務(wù)性質(zhì)。信息化的管理平臺(tái)代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強(qiáng)日常的軟硬件設(shè)備維護(hù)，完善信息應(yīng)急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺(tái)的優(yōu)勢，確保檔案的安全。
三、Y語
文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程的記錄者，也是核心技術(shù)和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書檔案管理工作的特點(diǎn)，充分意識(shí)其價(jià)值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務(wù)之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強(qiáng)化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學(xué)的檔案管理平臺(tái)不僅是個(gè)體需要，也符合時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需求。
二、英國高校檔案管理資金來源
和高等教育經(jīng)費(fèi)來源一致，英國高校檔案管理經(jīng)費(fèi)來源渠道較為多元化，主要來自于社會(huì)捐贈(zèng)和政府財(cái)政撥款。據(jù)統(tǒng)計(jì)，英國各個(gè)高校在2008年至200年度共收到5.32億英鎊的社會(huì)慈善基金，其中劍橋大學(xué)和牛津大學(xué)受到的社會(huì)捐贈(zèng)數(shù)量最多。和劍橋大學(xué)、牛津大學(xué)等一流名校相比，一般高校受到社會(huì)捐贈(zèng)數(shù)量就較為有限，甚至是杯水車薪。英國高校社會(huì)捐贈(zèng)大部分來源于校友捐贈(zèng)。在政府財(cái)政撥款方面，自從其聯(lián)合政府上臺(tái)以后，為了進(jìn)一步削減公共支出，就對高校經(jīng)費(fèi)進(jìn)行大幅削減，直接造成英國各個(gè)高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)日益緊張，其檔案管理經(jīng)費(fèi)同樣面臨著經(jīng)費(fèi)不足的問題。謝菲爾德大學(xué)雖然規(guī)定每年有7000萬英鎊的研究經(jīng)費(fèi)，但是在檔案管理方面沒有進(jìn)行明確規(guī)定。在政府財(cái)政撥款辦學(xué)經(jīng)費(fèi)不斷削減的前提下，各個(gè)高校財(cái)政投入檔案管理經(jīng)費(fèi)也在不斷縮減，以至于一些高校不得不考慮將學(xué)費(fèi)上漲，呼吁更多校友和社會(huì)人士捐贈(zèng)，使其有更為充足的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)。
三、英國高校檔案保管制度
在英國，曾經(jīng)涌現(xiàn)出許多著名文學(xué)家、藝術(shù)家、科學(xué)家等，其珍貴書稿基本上都保存在高校圖書館中。例如在英國劍橋大學(xué)圖書館中，就藏有牛頓大量關(guān)于萬有引力、光學(xué)、微積分、運(yùn)算等方面的珍貴手書書稿，還有哈定、克魯、鮑德溫等人論稿、學(xué)位論文、手稿等。在愛丁堡大學(xué)的圖書館中，珍藏著達(dá)爾文親手書寫的《物種起源》非常重要的一頁，這一頁曾經(jīng)一直被夾在了音樂圖書館中的一部書中，直到一位圖書管理員發(fā)現(xiàn)了它。在格拉斯哥大學(xué)圖書館中，收藏著著名物理學(xué)家愛因斯坦的許多手稿，曼徹斯特大學(xué)圖書館中基本上收集了所有領(lǐng)域?qū)W術(shù)論文、研究專著，甚至還有從公元前3000年至今的100多萬部的檔案和學(xué)術(shù)手稿，伯明翰大學(xué)圖書館中收藏了大約300多萬份的檔案和手稿，諾丁漢大學(xué)圖書館收藏了大約100多萬份的期刊和各種書籍，在倫敦大學(xué)的圖書館中收藏著100多萬冊、4000多種語言價(jià)值連城、珍稀手稿、地圖、重要檔案等。
四、英國高校檔案管理技術(shù)
英國高校檔案管理技術(shù)十分先進(jìn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，英國高校檔案管理在技術(shù)上十分注重實(shí)用性。特別是在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案無疑已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)檔案管理原則和思想在指導(dǎo)數(shù)字檔案建設(shè)過程中已經(jīng)不再適用。英國高校檔案管理人員十分重視數(shù)字檔案建設(shè)，更多選擇現(xiàn)代技術(shù)保存檔案，不僅有效保護(hù)了原始檔案，而且還可以對檔案資料進(jìn)行有效利用，提供網(wǎng)上檔案查詢，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的良性循環(huán)。第二，英國高校檔案管理的開放性。英國人力成本較高，促使其檔案管理必須要進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，其檔案網(wǎng)站建設(shè)就證明了。英國高校檔案管理網(wǎng)站網(wǎng)頁較為簡潔，主要內(nèi)容就是提高檔案資料的查詢，高校師生都有可以查詢的賬號(hào)，在中央服務(wù)器上有自己的安全控件，不僅在校內(nèi)可以查詢，校外同樣也可以對檔案資料進(jìn)行查詢。第三，英國高校檔案資料的共享性。為了有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、檔案原件保護(hù)，加強(qiáng)檔案利用，英國許多高校積極實(shí)施了高校檔案數(shù)字化建設(shè)。目前，英國的150多所高校，參與到了國家檔案資源共享合作計(jì)劃。在實(shí)施這個(gè)計(jì)劃以后，就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的共享和著錄標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享奠定了基礎(chǔ)。例如，在英國的格拉斯哥大學(xué)中，其所建立的蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網(wǎng)站，對蘇格蘭地區(qū)的十多所高校檔案信息資源進(jìn)行整合，以數(shù)據(jù)庫和檢索工具為支撐，為英國高校的學(xué)生研究以及公眾檔案信息資源的查詢提供更為便捷服務(wù)，促使高校檔案資源共享。而且在一些高校檔案管理工作中，博物館、檔案館、圖書館、大學(xué)之間進(jìn)行交流合作，共享各自檔案資源，具有很強(qiáng)的開放性特點(diǎn)。
五、英國高校檔案管理的服務(wù)性
1.英國高校檔案管理的休閑。英國著名檔案管理學(xué)者庫克認(rèn)為，整個(gè)社會(huì)都應(yīng)該把檔案館看成是一個(gè)文化機(jī)構(gòu)，甚至被貼上了文化娛樂或消遣的標(biāo)簽也是無可厚非的，而且檔案館與圖書館、博物館一樣，雖然和純粹的娛樂機(jī)構(gòu)有著更為嚴(yán)肅的地方，但是它都屬于根據(jù)個(gè)人興趣活動(dòng)，由社會(huì)建立起來的公共機(jī)構(gòu)。在英國的一些高校檔案管理機(jī)構(gòu)中，不僅提供一些檔案的復(fù)制品或原件查詢，而且還有檔案展覽、網(wǎng)上指南等二次檔案信息，查閱者可以在閱覽區(qū)邊休息邊查看。
2.英國高校檔案管理的親民。英國許多高校的檔案館都有專門為殘疾人準(zhǔn)備的輪椅等設(shè)施，而且可以為查詢者免費(fèi)提供紙筆等。為了始終保持檔案館內(nèi)的安靜衛(wèi)生整潔，檔案館內(nèi)禁止任何人大聲喧嘩和隨意走動(dòng)，甚至還有一些用墻壁隔斷的會(huì)議室，供檔案查閱者進(jìn)行討論交流，只是這些會(huì)議室數(shù)量較少，需要提前預(yù)定。
3.英國檔案管理的便捷。在英國的許多高校檔案館內(nèi)，都設(shè)有專門的計(jì)算機(jī)或者縮微閱讀器供查詢者使用，而且還可以通過電子郵件、信函、電話等多種方式與高校檔案館取得聯(lián)系，查詢相關(guān)檔案。高校檔案管理人員也會(huì)給予詳細(xì)解答，并且在法律允許的范圍內(nèi)提供聯(lián)系人聯(lián)系方式或者郵箱，便于雙方的進(jìn)一步溝通聯(lián)系。
4.英國檔案管理的平等。在英國所有高校中，無論檔案利用人員的國籍、年齡、種族、身份、地位如何不同，只要他們能夠提供合法證件，在檔案查詢中填寫檔案查詢理由，都可以直接進(jìn)入到高校檔案館的公共瀏覽區(qū)域或開放的檔案室內(nèi)進(jìn)行檔案查詢利用。
5.英國高校檔案管理的合理。在英國的許多高校中，都有規(guī)定，在允許范圍內(nèi)進(jìn)行復(fù)印、翻拍檔案，對于那些特別珍貴的檔案需要由檔案館管理人員親自復(fù)制，而那些非珍貴檔案則可以由查詢者個(gè)人翻拍復(fù)印，但是必須是有軟鎮(zhèn)紙、托板等，嚴(yán)禁使用閃光燈。而且在高校檔案館內(nèi)復(fù)印、翻拍、查詢檔案，除使用檔案館內(nèi)的器材設(shè)備需要收費(fèi)以外，其他一律免費(fèi)。
檔案的整理
檔案的整理結(jié)果反映了項(xiàng)目開展全過程的實(shí)際情況，體現(xiàn)出項(xiàng)目實(shí)施過程的全貌。檔案人員的任務(wù)就是力求通過對檔案材料的整理反映出項(xiàng)目開展過程中對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目質(zhì)量、計(jì)劃進(jìn)度的全方位的有效控制。國家有關(guān)檔案法規(guī)對項(xiàng)目文件的整理與歸檔的責(zé)任單位有明確規(guī)定：誰形成、誰收集、誰立卷，但是當(dāng)我們作為業(yè)主單位，作為任務(wù)的承擔(dān)單位，我們對項(xiàng)目開展過程中各分包單位提交的項(xiàng)目檔案如果只是單純的接收，而不關(guān)注移交文件的整理質(zhì)量，那么最后整個(gè)項(xiàng)目檔案是否能真實(shí)反映項(xiàng)目的系統(tǒng)、有效情況就要打一個(gè)大大的問號(hào)！例如：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中常常遇到的一個(gè)典型問題就是竣工圖的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本沒做；有些更奇怪，更改做得與更改單、技術(shù)核定單不相符，讓人不免對竣工圖的有效性產(chǎn)生懷疑。可見，檔案的整理過程，不僅僅是對檔案材料的排序、數(shù)量進(jìn)行核對，更實(shí)際更重要的作用在于對項(xiàng)目的質(zhì)量控制進(jìn)行最后的把關(guān)。高質(zhì)量的整理結(jié)果，呈現(xiàn)的一定是一個(gè)脈絡(luò)清晰，質(zhì)量可靠的項(xiàng)目實(shí)施概況。也就是說，檔案的整理過程是對項(xiàng)目質(zhì)量的一個(gè)控制過程，要保證項(xiàng)目檔案的整理質(zhì)量，檔案人員必須充分了解項(xiàng)目進(jìn)行的全過程，遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，才能保證文件的真實(shí)有效，而真實(shí)有效的項(xiàng)目檔案才是對我們的工作有指導(dǎo)、幫助作用的可利用的檔案。
檔案編目
在完成對歸檔材料的收集、整理后，我們要做的是檔案編目工作。對歸檔的文件材料的頁號(hào)、案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等進(jìn)行編寫。按照著錄規(guī)則，通常應(yīng)該著錄的內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號(hào)等，其中文件材料題名是我們在提供檔案利用時(shí)使用得最多的信息，在此項(xiàng)數(shù)據(jù)中，我們通常填寫的是文件材料的封面全稱，這種方式對文書檔案非常適合，但在科研檔案中，有時(shí)就不能完全反映檔案材料的內(nèi)容，例如我單位的技術(shù)服務(wù)項(xiàng)目，簽署的合同封面一律為技術(shù)服務(wù)合同，有些在合同次頁有具體工作名稱，有些就只有甲方對乙方工作內(nèi)容的規(guī)定，少則幾條，多則幾十條、幾十頁，如果我們在進(jìn)行編目時(shí)不能夠?qū)贤瑑?nèi)容進(jìn)行概括提煉著錄進(jìn)文件材料題名，那么要找到指定內(nèi)容的技術(shù)服務(wù)合同，就不亞于大海撈針了。因此，在檔案編目這個(gè)工作環(huán)節(jié)中，我們在錄入文件材料題名時(shí)，一定要對文件內(nèi)容作仔細(xì)地研讀，力求將文件主題內(nèi)容反映出來，以利利用。
檢索
檢索是在我們完成對檔案材料的整理、編目后，為滿足利用者需求而做的準(zhǔn)備工作，我們將文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期等錄入數(shù)據(jù)庫中。利用者根據(jù)自己的需求，在相應(yīng)查詢窗口輸入檢索信息以取得所需檔案內(nèi)容。在這個(gè)工作環(huán)節(jié)中，如果我們僅僅按著錄規(guī)則錄入文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號(hào)等數(shù)據(jù)，要滿足所有利用者的需求是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。科技檔案的管理一般是根據(jù)科研生產(chǎn)項(xiàng)目、課題或?qū)I(yè)立卷歸檔，但科研單位人員可能因?yàn)樗幍慕巧c位置不同，關(guān)注的對象會(huì)有所不同。為滿足各類人員的各種需求，應(yīng)根據(jù)本單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門職能分工及科研生產(chǎn)實(shí)際情況對檔案材料進(jìn)行仔細(xì)研究，對利用頻率較高的信息進(jìn)行匯總，增加項(xiàng)目階段、技術(shù)狀態(tài)、立項(xiàng)說明、關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、項(xiàng)目成果、專利情況等檢索項(xiàng)，提高了檢索效率。
檔案的查詢、借閱
身處基層的檔案工作者都深有體會(huì)，利用者都是帶著需要解決的問題來到檔案部門。但檔案館內(nèi)的檔案數(shù)量浩瀚，種類繁多，利用者很難對其有一個(gè)全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協(xié)助。那么檔案人員就應(yīng)不斷充實(shí)多方面的學(xué)科知識(shí)，熟悉庫藏，提高自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，為利用者提供盡可能全面的服務(wù)，根據(jù)利用者的實(shí)際情況采取靈活的服務(wù)方法：如對一些初次進(jìn)館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內(nèi)容、檢索工具體系及使用方法，使他們對檔案館的情況有一個(gè)總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對一些表達(dá)不清自己需求的利用者，可主動(dòng)詢問其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導(dǎo)或幫助其查詢；對于某些利用者面對幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無所適從時(shí)，可適時(shí)的參與其利用活動(dòng)，根據(jù)自己對館藏檔案的了解，為他們在對檔案信息進(jìn)行篩選時(shí)提供幫助。也就是說，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關(guān)系，以多種形式迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。
（一）建立規(guī)范化的檔案管理模式，是企業(yè)自身保持穩(wěn)定、持久發(fā)展的需要
檔案管理部門及人員要幫助民營水運(yùn)企業(yè)盡快樹立正確的檔案管理規(guī)范化意識(shí)，自覺形成和建立科學(xué)規(guī)范的基本檔案管理模式，以達(dá)到完整保存、科學(xué)管理和有效利用檔案的目標(biāo)，使檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也能有效地提高民營水運(yùn)企業(yè)的管理水平。
（二）建立規(guī)范化的符合企業(yè)自身特點(diǎn)的檔案管理模式，是促進(jìn)民營水運(yùn)企業(yè)健康發(fā)展的有效途徑
民營水運(yùn)企業(yè)的生成主要有兩個(gè)途徑：1、靠民間資本土生土長發(fā)展起來；2、由國有中小企業(yè)改制而來。不論何種形式生成的民營企業(yè)，都是按產(chǎn)權(quán)明晰、責(zé)任明確、政企分開、管理科學(xué)的現(xiàn)代公司制運(yùn)作的。企業(yè)檔案管理作為民營企業(yè)管理的一部分，為了能提供與企業(yè)制度特征相一致的有效服務(wù)，應(yīng)當(dāng)建立檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律、行政監(jiān)管的檔案管理制度。
（三）民營水運(yùn)企業(yè)建立規(guī)范化的檔案管理模式，是建立水上安全鏈的需要，是建立水運(yùn)企業(yè)安全管理機(jī)制的需要
隨著民營船舶修造企業(yè)、民營船舶運(yùn)輸公司的發(fā)展，民營水運(yùn)企業(yè)及其船舶也成為水運(yùn)企業(yè)中不容忽視的一部分。他們是否擁有真實(shí)可信、完整科學(xué)的檔案管理體系，成為水運(yùn)安全管理部門關(guān)心的焦點(diǎn)。水運(yùn)企業(yè)的高風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)，社會(huì)的高風(fēng)險(xiǎn)時(shí)代特征，都需要民營水運(yùn)企業(yè)建立規(guī)范化的檔案管理模式成為水上安全鏈的重要一環(huán)。
二、民營水運(yùn)企業(yè)檔案管理特點(diǎn)
（一）多元性
民營水運(yùn)企業(yè)大多屬中小企業(yè)，按所從事的業(yè)務(wù)領(lǐng)域可分為船舶設(shè)計(jì)企業(yè)、船舶修造企業(yè)、船舶運(yùn)輸企業(yè)，不同領(lǐng)域的民營企業(yè)檔案內(nèi)容有所不同，檔案管理模式也會(huì)有所差異，各領(lǐng)域的企業(yè)要著力研究適合本企業(yè)的檔案管理模式，找到最優(yōu)的管理辦法。
（二）效益性
效益，一是指管理成本最小，二是收效最大。民營水運(yùn)企業(yè)檔案工作講求效益性是市場經(jīng)濟(jì)的客觀要求和體現(xiàn)。所以，民營水運(yùn)企業(yè)在“建檔內(nèi)容”應(yīng)著重建立能創(chuàng)造企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有關(guān)檔案。
（三）靈活性
民營水運(yùn)企業(yè)檔案管理方式靈活，管理地點(diǎn)靈活，管理手段靈活。企業(yè)自身作為檔案管理的主體，民營企業(yè)檔案具體的收集、整理等由民營企業(yè)自身決定，民營企業(yè)必須在遵循《檔案法》第十六條的前提下，靈活選擇適合自身企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理方式。例如船舶運(yùn)輸企業(yè)有關(guān)船舶的船舶檢驗(yàn)證書、船舶登記證書、船員適任證書、船舶保險(xiǎn)文書及財(cái)務(wù)擔(dān)保證明等文件須按主管部門的法規(guī)隨船攜帶。
三、民營水運(yùn)企業(yè)檔案管理模式
（一）企業(yè)要主動(dòng)按照水運(yùn)主管部門和檔案行政部門的要求開展建檔工作
民營水運(yùn)企業(yè)特殊的行業(yè)特點(diǎn)決定企業(yè)檔案管理必須按照海事主管部門的法規(guī)要求進(jìn)行建檔，企業(yè)與海事部門之間要形成良好的互動(dòng)關(guān)系。海事部門要在企業(yè)自愿的基礎(chǔ)上，通過調(diào)研、研討等方式，將企業(yè)、各地檔案行政部門及各相關(guān)部門組織起來共同制定民營水運(yùn)企業(yè)檔案管理辦法，努力促進(jìn)水運(yùn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。檔案行政部門在調(diào)研基礎(chǔ)上，幫助企業(yè)理清思路，著手建立企業(yè)較關(guān)心的、事關(guān)企業(yè)自身利益的如產(chǎn)品、設(shè)備、基建等科技檔案、營銷檔案、企業(yè)信用檔案。
（二）積極建立民營水運(yùn)企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)體系，為企業(yè)提供檔案人員支持保障
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案工作的健康發(fā)展，檔案人員的文化素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)和操作技能是關(guān)鍵。檔案行政部門要面對企業(yè)的實(shí)際情況主動(dòng)宣傳、積極引導(dǎo)，有針對性地與海事部門共同舉辦民營水運(yùn)企業(yè)檔案人員培訓(xùn)班，使檔案管理人員能夠便捷系統(tǒng)地掌握相關(guān)的法規(guī)與工作技能，為民營水運(yùn)企業(yè)培養(yǎng)素質(zhì)高的專業(yè)檔案管理人員。
（三）樹立典型，以點(diǎn)帶面，有力推動(dòng)民營水運(yùn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展
檔案行政管理部門對于基礎(chǔ)較好的民營水運(yùn)企業(yè)要重點(diǎn)培育和扶持，幫助他們總結(jié)出管理經(jīng)驗(yàn)與模式，在行業(yè)內(nèi)起到示范效應(yīng)。對于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況指導(dǎo)建檔，幫助他們逐步走上正軌。
（四）檔案管理人員要主動(dòng)服務(wù)，使檔案工作緊密為企業(yè)發(fā)展服務(wù)
作為基層檔案管理人員，面對的檔案材料數(shù)量多，信息量廣，如何從大量的檔案中挖掘有價(jià)值的信息，為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)是檔案專業(yè)人員的重要任務(wù)，檔案管理人員要按檔案管理的要求搞好分類、整理、登記、編目、上架等工作。企業(yè)檔案的信息匯編，不僅企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益，還可以增強(qiáng)企業(yè)競爭力。
（二）有的學(xué)校由于無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著，由于有些教師不配合，就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些老師認(rèn)為自己的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時(shí)有就可以了,，無須按什么規(guī)則整理歸檔，導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
（三）資金緊缺:收集到的材料并不能馬上移交，因經(jīng)費(fèi)不足有些學(xué)校連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有，故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放，容易遺失而造成檔案材料的遺失。
二、幾點(diǎn)建議
（一）結(jié)合單位特點(diǎn)，有針對性地做好教學(xué)檔案管理工作學(xué)校檔案室具有專業(yè)部門的特性，工作中需要運(yùn)用和掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。因此，也相應(yīng)賦予了檔案管理工作一定的特殊性，對檔案管理工作提出了更高的專業(yè)要求。如：檔案室工作人員要對所有存檔的學(xué)籍、資料進(jìn)行全面的核查，保證“三個(gè)一致”。要求更改標(biāo)記正確，簽字及日期齊全，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤限期整改，以確保學(xué)籍的有效性。這就要求我們檔案工作人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能做到其要件齊備、完整有效。
（二）創(chuàng)新管理模式，進(jìn)一步做好教學(xué)檔案的管理和開放利用
1.在教學(xué)檔案管理過程中，我們努力做到豐富檔案的內(nèi)容，增強(qiáng)檔案資料的針對性和時(shí)效性，我們不但將文檔資料收編在卷，而且將其整理刻錄成光盤，翔實(shí)地記錄了教學(xué)檔案收藏的全過程，如此，既方便了工作，又保證了資料的完整性和易用性。
2.建立起電子查詢、索引系統(tǒng)，并在保存紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步建立完善電子版檔案。因此，降低了教學(xué)檔案的管理成本，極大地減少了檔案管理工作強(qiáng)度，方便了檔案的管理和利用。最大強(qiáng)度低開發(fā)利用教學(xué)檔案。學(xué)校檔案部門和檔案人員應(yīng)改變原有的工作習(xí)慣和保守的工作觀念，把工作重心轉(zhuǎn)向提供服務(wù)這個(gè)環(huán)節(jié)。不但要在工作態(tài)度上積極主動(dòng)，而且要在服務(wù)模式上有所創(chuàng)新，圍繞學(xué)校教學(xué)的特點(diǎn)，提供超前服務(wù)和跟蹤服務(wù)，努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果。一方面要編制多角度的檢索工具，以原件提供服務(wù)，建立起檔案信息資源共享平臺(tái)；另一方面要及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)，匯編各個(gè)方面的信息資源，提供綜合信息服務(wù)。
3.加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。從教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā)，各學(xué)校由于檔案工作規(guī)范化程度低，管理不到位，檔案管理、存檔部門職責(zé)不明，歸檔機(jī)制不健全，導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍，亟需在科學(xué)劃分檔案類目的基礎(chǔ)上，明確檔案的建檔、存檔和管理職責(zé)，加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期開展對檔案工作的督查，提高信息服務(wù)的針對性與實(shí)用性，加速學(xué)校檔案信息化建設(shè)。
（三）對下一步檔案管理工作的設(shè)想
1.抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。進(jìn)一步加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)，把學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)與教學(xué)業(yè)務(wù)知識(shí)緊密的結(jié)合起來。加強(qiáng)教學(xué)檔案學(xué)習(xí)的針對性和計(jì)劃性，學(xué)以致用，知行統(tǒng)一。提高教學(xué)檔案業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。
2.抓好基礎(chǔ)性工作。教學(xué)檔案管理作為教育行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，將嚴(yán)格按照主管部門的具體要求，進(jìn)一步建立健全教學(xué)檔案歸檔制度，要嚴(yán)格按照要求規(guī)范操作，妥善保管，確保檔案資料不受損失。
2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)
2.1檔案管理工作具有專業(yè)性特點(diǎn)
權(quán)屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是權(quán)屬登記工作，這個(gè)工作是非常繁瑣，涉及的范圍是很廣，同時(shí)也是有政府政策干涉，有很強(qiáng)的政策性。這個(gè)檔案的各種材料也是很廣泛，文件里面的名詞和專業(yè)的術(shù)語也很多，可以說專業(yè)性很強(qiáng)，很多都是用表格式和一些規(guī)范的格式來表達(dá)出來的。
2.2具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)
動(dòng)態(tài)性是整個(gè)房地產(chǎn)檔案最顯著的特點(diǎn)。很多房地產(chǎn)的權(quán)力和房地產(chǎn)環(huán)境情況特點(diǎn)一般都不是一成不變的，它是隨著時(shí)間和環(huán)境的變化，比如房子的買賣，房子的交換和房屋的損壞倒塌，等等活躍的房地產(chǎn)權(quán)屬發(fā)生的任何變化，都是影響整個(gè)房地產(chǎn)的所有權(quán)歸屬。財(cái)產(chǎn)在不斷的變化，也在不斷的轉(zhuǎn)移，房地產(chǎn)檔案管理動(dòng)態(tài)性是要加強(qiáng)現(xiàn)代化管理。
2.3.市場價(jià)值性
房地產(chǎn)屬于有價(jià)值的不動(dòng)資產(chǎn)。因此，房地產(chǎn)的價(jià)值性擁有很強(qiáng)的市場追求。這也是房地產(chǎn)檔案與其他的檔案不同一個(gè)特點(diǎn)。價(jià)值量大，才能推動(dòng)市場的需求，也就是在這樣大的市場需求條件下才促使檔案管理現(xiàn)代化。
2.4 綜合性、全面性特點(diǎn)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項(xiàng)目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿海N類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。
2.5 法律法規(guī)性特點(diǎn)
任何的檔案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案擁有法律效力才能保證房產(chǎn)擁有者的權(quán)利。
3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢展望
3.1 信息化管理的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代社會(huì)都是電子信息化的社會(huì)，隨著科技的發(fā)展，對電子信息的應(yīng)用也是越來越廣泛。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程建設(shè)起來，把電子信息技術(shù)運(yùn)用到各種檔案考核，檔案管理之中去。同時(shí)，也要建立一套非常嚴(yán)格，緊密的系統(tǒng)來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實(shí)行電子信息化。
3.2 簡便化、效率化的發(fā)展趨勢
未來房地產(chǎn)檔案管理將會(huì)朝著越來越簡便化發(fā)展。發(fā)地產(chǎn)的檔案管理一般是一個(gè)很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對大量房地產(chǎn)檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產(chǎn)的檔案管理也會(huì)在政府人員的要求和政策的實(shí)施等方面都會(huì)減少手續(xù)，都會(huì)降低要求。房地產(chǎn)的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產(chǎn)企業(yè)辦事效率。也同時(shí)，推動(dòng)了房地產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。
3.3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的透明化
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得更加透明?，F(xiàn)代社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們在追求經(jīng)濟(jì)利益的基礎(chǔ)之上，無形之中增加了人們對經(jīng)濟(jì)財(cái)富追求的手段，這樣給社會(huì)帶來很大的弊端。未來房地產(chǎn)檔案管理一律通過網(wǎng)上交易，網(wǎng)絡(luò)管理，讓人們在不同地點(diǎn)，不同時(shí)間都可以看到房地產(chǎn)信息的交易，房地產(chǎn)的檔案管理。這樣也增加房地產(chǎn)行業(yè)的檔案透明度。未來房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是將朝著健康科學(xué)的方向發(fā)展。
4 為適應(yīng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢的工作措施
4.1 加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理人才
房地產(chǎn)的現(xiàn)代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才是提高產(chǎn)業(yè)的能力的一個(gè)重要手段。房地產(chǎn)在過去幾十年的發(fā)展，經(jīng)歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫記錄慢慢地在向著現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化管理需要現(xiàn)代化管理人才，人才需要教育培訓(xùn)。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在培育現(xiàn)代化檔案管理人才的策略是必需的。
4.2 加快房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，信息化
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理都是用一些紙質(zhì)文件和手寫程序。傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無法滿足今天房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展了。傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)文件都將慢慢退出歷史的舞臺(tái)。因?yàn)檫@樣的辦事方式效率很慢，程序很復(fù)雜，同時(shí)也是非常不環(huán)保的。每天可能都要消費(fèi)大量的紙，給環(huán)境帶來很大的壓力。所以政府也是不支持，環(huán)保人士也是不支持。推行現(xiàn)代化管理就必需要實(shí)行數(shù)字化和信息化管理。信息化的管理也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，現(xiàn)代化檔案管理也是需要信息技術(shù)的推動(dòng)。
4.3 質(zhì)量管理體系持續(xù)優(yōu)化升級
質(zhì)量管理體系當(dāng)中有一個(gè)重要循環(huán)，那就是“計(jì)劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動(dòng)”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程，是一個(gè)螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應(yīng)用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實(shí)現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結(jié)果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務(wù)部門對檔案工作的意見反饋，及時(shí)進(jìn)行改正，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
4.4 合作管理提高競爭力
現(xiàn)代化的管理也是需要合作才能實(shí)行的。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程，需要尋求多個(gè)企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中，可以互相學(xué)習(xí)，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢，提高自身的競爭力。房地產(chǎn)的檔案管理在合作和交流之中不斷地進(jìn)步。
4.5規(guī)范企業(yè)檔案管理有效責(zé)任機(jī)制
1、數(shù)碼照片檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制度不健全
有關(guān)檔案實(shí)體分類規(guī)定：“聲像檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開放利用”。但現(xiàn)在照片檔案管理的制度建設(shè)都還處于不斷完善中，相關(guān)的規(guī)章制度發(fā)展也比較滯后。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，數(shù)碼照片資料日益增多，大量堆積如山的數(shù)碼照片在豐富著檔案資源的同時(shí)，也給檔案管理者提出新的挑戰(zhàn)，數(shù)碼照片檔案和膠卷照片、圖片資料、紙質(zhì)文件等檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因數(shù)碼照片管理工作沒有統(tǒng)一易行的方式，一直以來，更多的都是管理工作人員憑借自己的“經(jīng)驗(yàn)”在整理。數(shù)碼照片具有特殊性，原有的管理已不適合，而新的管理制度又不健全，數(shù)碼照片檔案管理無章可循，這直接影響了數(shù)碼照片的規(guī)范管理。
2、對數(shù)碼照片檔案管理缺乏深刻認(rèn)識(shí)，管理意識(shí)不強(qiáng)
長期以來，在檔案管理工作中都偏重于文書檔案的收集、整理、歸檔，照片檔案在檔案管理工作中往往處于配角地位，相對于傳統(tǒng)照片檔案，數(shù)碼照片起步較晚，人們對數(shù)碼照片檔案管理認(rèn)識(shí)程度不深，思想上不夠重視，管理意識(shí)不強(qiáng)，數(shù)碼照片檔案管理普遍被忽視。但隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)在人們的生活、工作中已經(jīng)普及，數(shù)碼照片也代替了傳統(tǒng)的膠卷照片。在實(shí)際工作中，因數(shù)碼照片無底片，不需沖印即可觀看和利用，所以一般情況下，單位或個(gè)人在活動(dòng)中若拍攝數(shù)碼照片后大都輸入計(jì)算機(jī)看完、用完即大功告成，對于它的分類、整理、歸檔這些工作則經(jīng)常會(huì)一拖再拖，而隨著時(shí)間的推移、人員的變動(dòng)和其它工作的影響，這些數(shù)碼照片也失去了它存在的價(jià)值，有的甚至?xí)G失。
3、數(shù)碼照片檔案管理存在安全隱患，管理系統(tǒng)不完善
數(shù)碼照片沒有底片，以數(shù)字文件形式保存，查閱、復(fù)制、整理都是通過數(shù)字化程序來實(shí)現(xiàn)的，它依賴計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)卡等各種設(shè)備，而存儲(chǔ)各種設(shè)備的條件及故障直接影響數(shù)碼照片的安全，在管理工作不到位情況下，計(jì)算機(jī)病毒、軟件故障、網(wǎng)絡(luò)傳輸出錯(cuò)、數(shù)據(jù)誤刪、工作人員流動(dòng)、更換電腦等都會(huì)造成數(shù)碼照片的破壞或丟失。另外數(shù)碼照片的內(nèi)容很容易被增、刪和修改，制度、技術(shù)措施不到位就很難對數(shù)碼照片進(jìn)行安全保護(hù)。數(shù)碼照片成像與處理便捷快速、方便修改、傳輸方式多等特點(diǎn)也可導(dǎo)致數(shù)碼照片如果被修改、重新編輯，那么，收集數(shù)碼照片檔案管理的工作人員就無法判斷數(shù)碼照片的原始性和真實(shí)性。
4、數(shù)碼照片檔案的開發(fā)利用技術(shù)比較落后
基于數(shù)碼照片檔案的便利、圖像清晰等特點(diǎn)，很多單位的檔案室都設(shè)立數(shù)碼照片檔案管理室，但由于沒有統(tǒng)一的專門檢索數(shù)碼照片的系統(tǒng)，檔案管理者對數(shù)碼照片不能及時(shí)的開發(fā)，所以很難在一個(gè)平臺(tái)上查閱與搜索到用戶所需求的數(shù)碼照片檔案的資源，使數(shù)碼照片檔案資源很難被大眾化地開發(fā)與利用。
二、依自身特點(diǎn)與規(guī)律做好數(shù)碼照片檔案管理的措施
數(shù)碼照片檔案資源作為“檔案資源體系”建設(shè)的重要組成部分，越來越引起檔案部門的高度重視。做好數(shù)碼照片檔案管理工作，有效提升數(shù)碼照片檔案資源建設(shè)的水平，要從提高思想認(rèn)識(shí)、健全制度標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化工作流程、配備專業(yè)人員與設(shè)備等幾個(gè)層面著手。只有準(zhǔn)確把握數(shù)碼照片檔案在形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的特點(diǎn)和規(guī)律，數(shù)碼照片檔案的管理工作才能確保取得實(shí)效。
1、依自身特點(diǎn)與規(guī)律做好數(shù)碼照片檔案的前期介入工作
數(shù)碼照片檔案的收集工作不是件容易的事情，筆者認(rèn)為，一是拍攝照片的人不注重片的質(zhì)量，拍攝技術(shù)，內(nèi)容主次等，造成無照片可收集;二是拍攝照片的人或部門將照片作為個(gè)人或部門成果不愿移交歸檔，造成照片收集不上來。這兩個(gè)不容易的原因就是數(shù)碼照片檔案在拍照前期的介入不夠，拍照人對數(shù)碼照片檔案收集的認(rèn)識(shí)不夠深入。
隨著對數(shù)碼照片檔案形成規(guī)律認(rèn)識(shí)的深入，檔案管理工作人員合理有效的前期介入，能夠改善數(shù)碼照片檔案歸檔不齊全、歸檔數(shù)量不足、拍攝照片質(zhì)量不高等資源建設(shè)困境。在實(shí)際管理工作中要根據(jù)數(shù)碼照片自身特點(diǎn)與規(guī)律，采取積極有效的措施，比如明確分工、落實(shí)職責(zé)等。確保數(shù)碼照片拍攝范圍全面、拍攝數(shù)量、質(zhì)量得到保障，并及時(shí)向檔案部門進(jìn)行移交，從而使檔案部門做好檔案的收集整理。
2、依自身特點(diǎn)與規(guī)律細(xì)化數(shù)碼照片的收集環(huán)節(jié)
在實(shí)際工作中，數(shù)碼照片和它的文字說明是數(shù)碼照片檔案資料的重要組成部分，要做到圖文并茂，照片和文字說明應(yīng)齊全、準(zhǔn)確、簡明、能夠概括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、攝影者等必備的要素，能反映數(shù)碼照片的主要內(nèi)容。二者如有一項(xiàng)不完備，鮮活的照片就可能成為沒有價(jià)值的死信息;拍攝質(zhì)量不高就會(huì)使得形象的歷史記錄黯然失色。
細(xì)化要求，加強(qiáng)培訓(xùn)是解決問題的重要途徑。在收集數(shù)碼照片檔案的環(huán)節(jié)中，通過細(xì)化要求的形式，可以確保數(shù)碼照片的拍攝質(zhì)量及文字說明的準(zhǔn)確完整。文字說明應(yīng)該包含哪些要素、怎樣編寫等細(xì)節(jié)內(nèi)容，將這些要求明確下來，形成攝影工作人員的手冊。有些數(shù)碼照片經(jīng)過修飾剪裁，破壞了數(shù)碼照片的原始性，對將來的利用造成困難，為避免這些情況的發(fā)生，就要通過具體要求和培訓(xùn)來有效規(guī)避此類隱患。
3、依自身特點(diǎn)與規(guī)律做到“隨辦隨歸”的整理環(huán)節(jié)
數(shù)碼照片方便快捷等特點(diǎn)是眾所周知的，數(shù)碼照片隨形成隨整理的方式是解決檔案整理不及時(shí)的有效措施。通過“隨辦隨歸”，將數(shù)碼照片檔案工作的量分在平時(shí)，由于整理及時(shí)，避免了少歸、漏歸等情況，優(yōu)化工作流程，提升工作效率?，F(xiàn)在有很多單位的檔案管理人員都是兼職的，數(shù)碼照片來源多，“隨辦隨歸”可以改變原來的年底集中移交或第二年初集中移交歸檔的模式。這樣可以做到移交及時(shí)、整理及時(shí)、利用及時(shí)，而且歸檔的齊全完整程度也得到了保障，有利于歸檔工作的良性循環(huán)。
