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時(shí)間：2023-06-30 09:27:56
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醫(yī)院檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問(wèn)題的依據(jù)，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究的一條基本途徑，而搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。但從當(dāng)前醫(yī)院文件材料收集歸檔的實(shí)際情況來(lái)看，檔案資料存在短缺、不齊全的現(xiàn)象十分突出。有的各種醫(yī)療科技成果文件材料長(zhǎng)期散失在個(gè)人手中，得不到及時(shí)的收集整理歸檔；有的記載醫(yī)院各個(gè)時(shí)期工作情況，發(fā)展史料，以及職工先進(jìn)事跡等等資料、素材沒(méi)有詳盡的歸檔等等。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，造成這種狀況的主要原因有：一是對(duì)文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認(rèn)識(shí)不足，有的只注重紅頭文件的收集，而忽略了無(wú)文頭、不編號(hào)、不蓋章的文件材料的收集，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全，沒(méi)有約束機(jī)制，科室配合不夠，平時(shí)管理工作銜接性差，歸檔制度不健全。三是沒(méi)有確定專(zhuān)門(mén)的檔案人員進(jìn)行管理，檔案人員工作因兼職過(guò)多，顧此失彼，影響了文件材料的收集。
要切實(shí)解決上述問(wèn)題，確保醫(yī)院檔案材料齊全完整，更有效地提供利用，對(duì)醫(yī)院文件材料收集必須做到以下幾點(diǎn)：
㈠由院辦室組織各處書(shū)記、辦公室主任、機(jī)關(guān)各科室負(fù)責(zé)文秘工作的人員進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，提高全員檔案意識(shí)和法制觀念。強(qiáng)化宣傳，利用各種會(huì)議和黑板報(bào)，宣傳文件材料收集，加強(qiáng)檔案管理的重要意義，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)；建立健全文件材料收集、歸檔制度，明確要求。對(duì)文件材料收集歸檔成績(jī)顯著的科室和個(gè)人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案人員的工作，對(duì)材料收集中發(fā)生的問(wèn)題，要及時(shí)幫助解決，確保文件材料收集工作有條不紊。
㈡文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室的緊密配合和協(xié)助支持。因此，醫(yī)院各科室應(yīng)通力合作，把文件材料收集工作抓好。各科室要切實(shí)落實(shí)人員，負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給醫(yī)院的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書(shū)管理，抓好醫(yī)院活動(dòng)所形成的文件材料的收集，使“賬外”材料的作用得到充分發(fā)揮。
㈢檔案人員應(yīng)把文件材料收集措施落到實(shí)處。文件材料收集除了領(lǐng)導(dǎo)重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要主動(dòng)做好，盡職盡責(zé)，認(rèn)真完成本職工作任務(wù)。
一要根據(jù)文件材料形成的時(shí)間規(guī)律主動(dòng)收集。檔案人員要掌握時(shí)間規(guī)律，主動(dòng)、多方位聯(lián)系，做到“嘴勤”、“腿勤”，把握文件收集的主動(dòng)權(quán)。利用傳閱文件的時(shí)機(jī)收集。檔案人員在傳閱文件時(shí)，要經(jīng)常了解各科室是否有人去上級(jí)單位開(kāi)會(huì)、聯(lián)系工作帶回文件，或者是上級(jí)單位把文件直接寄到了科室，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收集登記，避免歸檔時(shí)遺漏。主動(dòng)登門(mén)及時(shí)收集。如階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，檔案人員都要主動(dòng)上門(mén)將所形成的文件材料收集歸檔。
二要及時(shí)獲取信息，及時(shí)收集。檔案人員要做到“眼勤”、“手勤”，及時(shí)收集文件材料。通過(guò)收發(fā)文之間的相互聯(lián)系收集。對(duì)有請(qǐng)示沒(méi)有批復(fù)或有批復(fù)沒(méi)有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢(xún)，保證這類(lèi)文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。
專(zhuān)業(yè)檔案是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在某一專(zhuān)業(yè)職能活動(dòng)中形成的具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的檔案。具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、獨(dú)立性與現(xiàn)行性強(qiáng)以及動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)。專(zhuān)業(yè)檔案不僅形成規(guī)律、內(nèi)容性質(zhì)有明顯的專(zhuān)業(yè)性，文件名稱(chēng)、格式、整理方法等也有其專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，同時(shí)其作用范圍、作用對(duì)象和作用時(shí)效也有特定的專(zhuān)業(yè)局限性；是專(zhuān)業(yè)職能活動(dòng)的必要管理工具和解決問(wèn)題的手段，具有突出的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，可以相對(duì)獨(dú)立地支撐有關(guān)專(zhuān)業(yè)活動(dòng)，且工作查考期長(zhǎng)，查考的實(shí)時(shí)性、連續(xù)性要求高，往往作為立檔單位全宗內(nèi)相對(duì)獨(dú)立的部分由形成部門(mén)保管和使用；記錄的數(shù)據(jù)和信息需要同記錄對(duì)象的現(xiàn)實(shí)情況保持動(dòng)態(tài)一致，隨著記錄對(duì)象的變化隨時(shí)補(bǔ)充和變更記錄，直至對(duì)象的消亡。這也是部分專(zhuān)業(yè)檔案需要由形成部門(mén)相對(duì)獨(dú)立地保管和使用的重要原因。
(二)區(qū)縣專(zhuān)業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題
2006年北京市西城區(qū)檔案局通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查方式，對(duì)區(qū)屬44個(gè)立檔單位專(zhuān)業(yè)檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進(jìn)行了調(diào)查。經(jīng)統(tǒng)計(jì)匯總，44個(gè)立檔單位分別由其所屬的217個(gè)專(zhuān)業(yè)科室(所屬單位)形成各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案378種(文種)。根據(jù)全區(qū)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案不同的整理、保管單位統(tǒng)計(jì)，2004至2006年這三年中，平均每年形成專(zhuān)業(yè)檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專(zhuān)業(yè)檔案由各單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的有180種、由專(zhuān)業(yè)檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專(zhuān)業(yè)檔案按記錄對(duì)象(事項(xiàng)、單位、戶(hù)、人)整理的有223種，按時(shí)段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時(shí)增減內(nèi)容的有47種。整理后，編制紙質(zhì)檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專(zhuān)業(yè)檔案中，有查閱控制規(guī)定的有324種，僅對(duì)當(dāng)事人提供利用的有92種，能夠提供社會(huì)公眾利用的只有14種。這些專(zhuān)業(yè)檔案中，沒(méi)有具體規(guī)定歸屬流向的有256種，檔案從未銷(xiāo)毀的有367種。
由于是首次對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案作較大范圍的調(diào)查，以上調(diào)查數(shù)據(jù)和情況不盡準(zhǔn)確，但可以看出，當(dāng)前專(zhuān)業(yè)檔案管理主要存在以下問(wèn)題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷(xiāo)毀期限不明確，造成檔案只有進(jìn)口沒(méi)有出口，檔案存儲(chǔ)空間嚴(yán)重不足。其中勞動(dòng)和社會(huì)保障、法院、檢察院、工商、城管監(jiān)察等系統(tǒng)尤為突出。
2、整理、編目的規(guī)范化程度低。很多專(zhuān)業(yè)檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據(jù)專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和基礎(chǔ)條件自行設(shè)計(jì)的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級(jí)檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區(qū)縣檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)感到困惑和棘手的問(wèn)題。一方面，由于專(zhuān)業(yè)檔案自身特點(diǎn)，立檔單位往往不能將專(zhuān)業(yè)檔案隨文書(shū)檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專(zhuān)業(yè)檔案的歸屬流向問(wèn)題并無(wú)明確、具體的規(guī)定。如設(shè)在區(qū)縣由市主管部門(mén)垂直管理的各職能局(分局)，其文書(shū)檔案一般按規(guī)定向區(qū)縣檔案館移交，其專(zhuān)業(yè)檔案則按專(zhuān)業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，由市各業(yè)務(wù)主管部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)。
4：規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)工作滯后。在44個(gè)立檔單位中，沒(méi)有制定規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的占38％。其中，許多規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)或由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)單獨(dú)制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒(méi)有上級(jí)檔案行政管理部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)聯(lián)合制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，區(qū)縣檔案部門(mén)無(wú)法對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)，并得到立檔單位的認(rèn)可。
存在上述問(wèn)題的主要原因，一是專(zhuān)業(yè)檔案的數(shù)量和內(nèi)容伴隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的改革與發(fā)展出現(xiàn)了前所未有的增長(zhǎng)和變化，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)；二是檔案行政管理部門(mén)與各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)協(xié)調(diào)不夠，對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案的條塊交錯(cuò)管理存在缺位、錯(cuò)位或越位現(xiàn)象；三是缺乏對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案歸屬流向的總體設(shè)計(jì)，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了一定程度的無(wú)序。
二、關(guān)于區(qū)縣專(zhuān)業(yè)檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問(wèn)題
1、改革開(kāi)放以來(lái)，區(qū)縣屬機(jī)關(guān)、單位各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案大量涌現(xiàn)，而檔案歸屬與流向的有關(guān)規(guī)定不明確、不具體或原來(lái)的規(guī)定不符合基層業(yè)務(wù)工作實(shí)際，導(dǎo)致各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案大量積存在形成單位，只有進(jìn)口沒(méi)有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業(yè)務(wù)工作造成很大困難。另一方面，也影響了區(qū)縣綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)的豐富與優(yōu)化。
2、部分區(qū)縣行政機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系發(fā)生變化，由隸屬區(qū)縣政府轉(zhuǎn)為由市業(yè)務(wù)主管部門(mén)垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機(jī)關(guān)形成的文書(shū)檔案，區(qū)縣檔案館一般仍按過(guò)去的規(guī)定接收，形成機(jī)關(guān)也比較配合。而對(duì)于各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案在垂直管理前就未隨文書(shū)檔案向區(qū)縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問(wèn)題更加突出。目前一些市級(jí)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)已經(jīng)設(shè)立或正在醞釀部門(mén)檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區(qū)縣檔案資源尚不明確?！皩儆诘胤胶蜕霞?jí)主管部門(mén)雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案”應(yīng)納入地方綜合檔案館收集范圍的規(guī)定，一直以來(lái)并未得到較好的貫徹實(shí)施，在新的形勢(shì)下實(shí)施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國(guó)家檔案資源以及綜合檔案館與若干專(zhuān)業(yè)檔案館的合并，區(qū)縣專(zhuān)業(yè)檔案歸屬流向的調(diào)整和區(qū)縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類(lèi)檔案資源是一律按區(qū)縣行政區(qū)劃整合，還是分門(mén)別類(lèi)按不同級(jí)別行政區(qū)劃整合，至少在大城市的核心功能區(qū)及城市功能拓展區(qū)，需要從國(guó)家檔案資源配置的全局出發(fā)，合理設(shè)計(jì)、科學(xué)規(guī)劃和審慎決策。
(二)設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)檔案歸屬流向的原則
規(guī)劃區(qū)縣專(zhuān)業(yè)檔案的歸屬與流向要在遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用”的基本原則和“重點(diǎn)發(fā)展原有各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，根據(jù)需要適當(dāng)建立部門(mén)檔案館，把國(guó)家檔案館網(wǎng)建設(shè)成為結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開(kāi)發(fā)檔案信息能力、為社各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有機(jī)整體”的檔案館設(shè)置與布局原則基礎(chǔ)上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護(hù)國(guó)家記憶
區(qū)縣檔案館作為國(guó)家長(zhǎng)久保管檔案的基地，承擔(dān)維護(hù)本行政區(qū)各項(xiàng)事業(yè)歷史真實(shí)面貌的職能，自然也是各類(lèi)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案的終極歸宿。市級(jí)專(zhuān)業(yè)檔案館是收集、管理某一領(lǐng)域或特殊載體檔案的國(guó)家檔案館，具有終極保管某一領(lǐng)域檔案的職能，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要設(shè)置。部門(mén)檔案館是各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)為收集、管理本部門(mén)及直屬單位有關(guān)檔案、資料的檔案館，是國(guó)家檔案館網(wǎng)布局的組成部分，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要在形成專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)或科技檔案數(shù)量大的專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)設(shè)置。按照國(guó)家現(xiàn)行規(guī)定，
部門(mén)檔案館中記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)的具有永久保存價(jià)值的檔案，保存50年后應(yīng)向各級(jí)綜合檔案館移交。部門(mén)檔案館是檔案的過(guò)渡性保管機(jī)構(gòu)，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當(dāng)前，針對(duì)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案大量涌現(xiàn)以及專(zhuān)業(yè)檔案在形成、保管、利用上的特點(diǎn)，應(yīng)合理規(guī)劃我市的檔案館網(wǎng)布局，建立一批專(zhuān)門(mén)檔案館和部門(mén)檔案館，規(guī)范各類(lèi)檔案的歸屬與流向，明確各類(lèi)檔案的終極歸屬及過(guò)渡性保管職責(zé)，促進(jìn)全市國(guó)家檔案資源的整體建設(shè)和管理。
2、創(chuàng)新專(zhuān)業(yè)檔案管理體制，服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作
專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)量龐大、類(lèi)型復(fù)雜、分布廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性和現(xiàn)實(shí)工具性強(qiáng)的特點(diǎn)。應(yīng)根據(jù)專(zhuān)業(yè)檔案形成、保管、利用上的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)部門(mén)的實(shí)際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應(yīng)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案管理與建設(shè)的需要，更好地為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。
(1)由專(zhuān)業(yè)檔案形成科室保管的模式。對(duì)于獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)實(shí)工具性都比較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專(zhuān)業(yè)工作的正常進(jìn)行。形成科室應(yīng)承擔(dān)積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務(wù)，并承擔(dān)將其中已失去現(xiàn)實(shí)管理工具功能、需要作為歷史記錄長(zhǎng)久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過(guò)綜合檔案室向檔案館移交的職責(zé)，接受本區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。
(2)由專(zhuān)業(yè)檔案形成單位的專(zhuān)業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心保管的模式。對(duì)于形成數(shù)量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專(zhuān)業(yè)人員直接控制和使用的專(zhuān)業(yè)檔案，可以成立專(zhuān)業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心，實(shí)施過(guò)渡性和集約化保管。
(3)由專(zhuān)業(yè)檔案形成單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的模式。根據(jù)歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點(diǎn)，可以隨同文書(shū)檔案一并管理的專(zhuān)業(yè)檔案，應(yīng)納入本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管，隨同文書(shū)檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級(jí)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的專(zhuān)業(yè)檔案管理中心或部門(mén)檔案館保管的模式。對(duì)于市級(jí)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)需要按行業(yè)整合的專(zhuān)業(yè)檔案特別是垂直管理單位的專(zhuān)業(yè)檔案，可以按照規(guī)定向?qū)I(yè)主管部門(mén)的專(zhuān)業(yè)檔案管理中心或部門(mén)檔案館集中，實(shí)施過(guò)渡性和集約化管理。市級(jí)專(zhuān)業(yè)檔案管理中心和部門(mén)檔案館應(yīng)具備安全保管和充分開(kāi)發(fā)檔案信息的條件和能力，承擔(dān)向社會(huì)提供檔案利用的職責(zé)，保證本行業(yè)專(zhuān)業(yè)性活動(dòng)以及專(zhuān)門(mén)用戶(hù)群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專(zhuān)業(yè)檔案管理體制，是為了扭轉(zhuǎn)當(dāng)前專(zhuān)業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的無(wú)序狀況，更好地服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工作，發(fā)揮專(zhuān)業(yè)檔案對(duì)于形成者的突出作用、對(duì)于利用者的定向作用和為科研、決策服務(wù)的整體效應(yīng)。各個(gè)管理層次及各類(lèi)管理模式的具體確定，應(yīng)由檔案行政管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)做出統(tǒng)一規(guī)定。同時(shí)，無(wú)論是采取哪種模式，都應(yīng)接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，并按規(guī)定向綜合檔案館移交記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)的具有永久保存價(jià)值的檔案。
3、按地域整合與按行業(yè)整合并舉，方便社會(huì)利用
實(shí)施檔案資源整合是強(qiáng)化檔案集中統(tǒng)一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會(huì)各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業(yè)整合。對(duì)于特大城市而言，城市基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)以及一些需要垂直管理的專(zhuān)業(yè)性工作，往往不是按區(qū)縣行政區(qū)劃來(lái)設(shè)置和管理的。對(duì)于這些行業(yè)形成的檔案資源應(yīng)當(dāng)首先按照專(zhuān)業(yè)管理的需要進(jìn)行行業(yè)性整合，而后再按照維護(hù)國(guó)家歷史記憶的需要向同級(jí)綜合檔案館整合。區(qū)縣檔案館主要應(yīng)整合本區(qū)縣行政區(qū)劃內(nèi)具有行政隸屬關(guān)系的立檔單位及其所屬部門(mén)的檔案資源和按區(qū)縣行政區(qū)劃管理與建設(shè)的其他各類(lèi)國(guó)家檔案資源。
隨著國(guó)家行政管理體制的改革，出現(xiàn)了越來(lái)越多的全國(guó)性和全市性縱向管理系統(tǒng)。為加強(qiáng)本行業(yè)、本系統(tǒng)管理的需要，縱向系統(tǒng)的檔案資源整合應(yīng)運(yùn)而生，專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的行業(yè)性檔案管理機(jī)構(gòu)也將隨之得到強(qiáng)化和發(fā)展。面對(duì)檔案資源整合新的發(fā)展趨勢(shì)，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)，更新檔案管理理念，排除部門(mén)利益紛爭(zhēng)，共同站在加強(qiáng)國(guó)家檔案資源整體建設(shè)的高度，對(duì)各級(jí)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案資源的歸屬與流向進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)一規(guī)劃。
三、加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議
(一)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案監(jiān)督管理的建議
1、定期開(kāi)展檔案資源普查。由國(guó)家或市級(jí)檔案行政管理部門(mén)在檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)之外，定期(如5年或10年)組織各級(jí)檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)開(kāi)展對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案資源的全面普查，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定專(zhuān)業(yè)檔案資源管理與建設(shè)的對(duì)策與措施。
普查應(yīng)著重了解各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項(xiàng)目應(yīng)盡可能詳細(xì)、具體，如形成情況應(yīng)了解每類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案的具體文種、形成部門(mén)、年均形成數(shù)量、現(xiàn)有數(shù)量等；整理情況應(yīng)了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要?jiǎng)討B(tài)管理等；保管情況應(yīng)了解專(zhuān)業(yè)檔案庫(kù)房設(shè)置、保管條件、管理機(jī)構(gòu)及人員等；利用情況應(yīng)了解利用對(duì)象的控制、利用方式及利用時(shí)效的特點(diǎn)等；歸屬流向應(yīng)了解各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案有無(wú)歸屬流向的具體規(guī)定、專(zhuān)門(mén)檔案館或部門(mén)檔案館設(shè)置情況、有無(wú)銷(xiāo)毀到期檔案的具體規(guī)定或處置辦法等；監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系應(yīng)了解檔案管理部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)在哪些管理環(huán)節(jié)存在缺位、錯(cuò)位并廣泛征集形成部門(mén)的意見(jiàn)、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學(xué)合理地制定專(zhuān)業(yè)檔案建設(shè)規(guī)劃和管理措施。
2、切實(shí)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案的監(jiān)督管理。專(zhuān)業(yè)檔案管理是各行業(yè)、各部門(mén)文件與檔案管理的重要組成部分，是國(guó)家和社會(huì)的重要信息資源。面對(duì)數(shù)量龐大、類(lèi)型復(fù)雜、分布廣泛的專(zhuān)業(yè)檔案，必須站在國(guó)家檔案資源建設(shè)的高度，從管理體制、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專(zhuān)業(yè)檔案的特點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案資源的管理與建設(shè)。
要針對(duì)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案管理的缺位、錯(cuò)位、越位問(wèn)題，全面梳理各級(jí)檔案部門(mén)與專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)、綜合檔案館與專(zhuān)業(yè)檔案館、監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)關(guān)與檔案形成部門(mén)的職責(zé)分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協(xié)調(diào)、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專(zhuān)業(yè)檔案管理的政策、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，維護(hù)專(zhuān)業(yè)檔案的連續(xù)性和整體性，有效地支持專(zhuān)業(yè)活動(dòng)的正常開(kāi)展，積極發(fā)揮專(zhuān)業(yè)檔案的社會(huì)作用。要在繼承專(zhuān)業(yè)檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，注重制度創(chuàng)新，根據(jù)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案形成、保管、利用的新情況、新特點(diǎn)，創(chuàng)新管理理念和模式，既要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、維護(hù)檔案完整與安全、方便社會(huì)各方面利用的原則，又要尊重專(zhuān)業(yè)檔案的自身屬性和特點(diǎn)，創(chuàng)造有利于各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案資源建設(shè)、管理、利用的新形式。當(dāng)前加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案管理的重點(diǎn)是要從國(guó)家檔案資源建設(shè)的全局出發(fā)，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，全面梳理各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案的歸屬與流向，落實(shí)市、區(qū)、縣檔案局(館)和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)、接收專(zhuān)業(yè)檔案的職責(zé)和檔案形成部門(mén)積累、整理、移交專(zhuān)業(yè)檔案的職責(zé)，推動(dòng)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案管理活動(dòng)的有序開(kāi)展。
(二)關(guān)于專(zhuān)業(yè)檔案歸屬流向的建議
以各級(jí)國(guó)家綜合檔案館為主、專(zhuān)業(yè)檔案館和部門(mén)檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網(wǎng)布局，合理設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃全市專(zhuān)業(yè)檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、條塊結(jié)合的層面，構(gòu)建“結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開(kāi)發(fā)檔案信息的能力、為社會(huì)各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案館群，形成各類(lèi)國(guó)家檔案資源建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展的格局。
1、設(shè)立若干專(zhuān)業(yè)檔案館
專(zhuān)業(yè)檔案館是按專(zhuān)業(yè)設(shè)置的，收集和永久保管特定領(lǐng)域或者特殊載體檔案，并向社會(huì)提供利用的檔案保管機(jī)構(gòu)?！度珖?guó)檔案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自冶區(qū)、直轄市)以及計(jì)劃單列市、特大城市設(shè)置哪些專(zhuān)門(mén)檔案館，按照重點(diǎn)加強(qiáng)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的原則，由同級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃，報(bào)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)，并報(bào)國(guó)家檔案局備案。
目前，我市設(shè)置的城市建設(shè)檔案館，是收集、管理和永久保存城市規(guī)劃、建設(shè)有關(guān)檔案的專(zhuān)業(yè)檔案館。還可以根據(jù)需要設(shè)立若干專(zhuān)業(yè)檔案館，收集、管理和永久保存特定領(lǐng)域或者特殊載體的檔案，以加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案的管理與建設(shè)。
2、設(shè)立若干部門(mén)檔案館(檔案管理中心)
部門(mén)檔案館是專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)所屬的，收集、管理本部門(mén)及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的檔案館?！度珖?guó)檔案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自治區(qū)、直轄市)以及計(jì)劃單列市、特大城市的有關(guān)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)，根據(jù)實(shí)際情況需要設(shè)館的，由同級(jí)檔案行政管理部門(mén)按照重點(diǎn)加強(qiáng)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃并報(bào)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)。
目前，我市設(shè)有國(guó)家安全局檔案館，收集并永久管理本部門(mén)及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設(shè)置和布局方案》規(guī)定，市高級(jí)人民法院、高級(jí)人民檢察院、公安局可以設(shè)置本部門(mén)檔案館，收集管理本部門(mén)及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價(jià)值的檔案，在本部門(mén)檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)檔案數(shù)量大的市專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)，可以成立本部門(mén)檔案館，收集管理本部門(mén)及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，但其在行使國(guó)家行政管理職能活動(dòng)中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價(jià)值的檔案，按規(guī)定向市檔案館移交。
可以考慮設(shè)立市公、檢、法部門(mén)檔案館，并在其他實(shí)行垂直管理的市專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)，如工商行政管理局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、藥品監(jiān)督管理局、國(guó)土資源管理局等部門(mén)，設(shè)立部門(mén)檔案館，收集、管理本部門(mén)及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，以及由所屬區(qū)縣分局形成的需要按行業(yè)整合的專(zhuān)業(yè)檔案。其所屬的各區(qū)縣分局在行使國(guó)家行政管理職能活動(dòng)中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價(jià)值的文書(shū)檔案，仍按原規(guī)定向區(qū)縣綜合檔案館移交。
中圖分類(lèi)號(hào)：R915 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7484（2012）04-0302-02
專(zhuān)業(yè)人員在長(zhǎng)期的工作中，形成并積累了大量的技術(shù)資料, 這些資料真實(shí)地反映專(zhuān)業(yè)人員個(gè)人業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的連續(xù)發(fā)展過(guò)程［1］。通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)檔案，一方面可證實(shí)個(gè)人的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格、培訓(xùn)、成果業(yè)績(jī)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)年度考核等情況。另一方面則反映單位的業(yè)務(wù)工作的全貌和整體水平。
1專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)檔案的收集
1.1建檔對(duì)象：各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人員是個(gè)人技術(shù)檔案形成的主體。以我中心為例，凡在專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位工作，具備初級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)以上職稱(chēng)的人員均納入建檔對(duì)象。
1.2收集的內(nèi)容
1.2.1專(zhuān)業(yè)技術(shù)證書(shū)：包括學(xué)歷證明、專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)、聘書(shū)及上崗證。
1.2.2培訓(xùn)證書(shū)：培訓(xùn)、進(jìn)修等取得的鑒定及證明材料。
1.2.3考核：各種考試、考核成績(jī)及年度考核。
1.2.4主要專(zhuān)業(yè)技術(shù)業(yè)績(jī)、成果、論文、著作等。
1.3收集的渠道主要分為實(shí)時(shí)收集和集中收集兩種方式。
1.3.1實(shí)時(shí)收集：個(gè)人日常取得的有關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)證明和業(yè)績(jī)成果材料，如學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、論文、專(zhuān)著、科研及培訓(xùn)教育形成的材料等，及時(shí)收集。
1.3.2集中收集：集中在年終考核后一次性收集。
2專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)檔案的管理
2.1根據(jù)中心質(zhì)量管理體系文件《人員培訓(xùn)及考核管理程序》的管理要求，每位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員必須建立《人員檔案卡》，記錄人員的基本信息。學(xué)歷、職稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)資格、工作及培訓(xùn)經(jīng)歷、儀器設(shè)備使用上崗證等需經(jīng)中心主任對(duì)其確認(rèn)或授權(quán)后才入冊(cè)建檔，確保每位專(zhuān)業(yè)人員均符合任職崗位要求，使技術(shù)檔案完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。
2.2按照專(zhuān)業(yè)人員業(yè)務(wù)材料的自然形成先后順序進(jìn)行排列，以每人一卷為單位進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明姓名，職稱(chēng)及所屬科室等，錄入專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)檔案目錄。
2.3由于專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)檔案材料的種類(lèi)較多，按照專(zhuān)業(yè)人員的業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類(lèi)，一般分為五類(lèi)：第一類(lèi)：人員檔案材料(人員檔案卡)；第二類(lèi)：證書(shū)材料；第三類(lèi)：成果獎(jiǎng)勵(lì)材料；第四類(lèi)：考核、培訓(xùn)材料；第五類(lèi)：專(zhuān)業(yè)總結(jié)、實(shí)例論文材料。通過(guò)分類(lèi),把種類(lèi)較多的材料理順清晰, 技術(shù)檔案就不會(huì)顯得雜亂無(wú)章。
2.4建立專(zhuān)業(yè)人員個(gè)人電子檔案，以便于查閱、借閱、歸檔和統(tǒng)計(jì)等日常工作。
2.5做好保密工作，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案一般不能借閱，如因特殊情況需調(diào)閱，應(yīng)征得檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3 檔案管理工作存在的問(wèn)題
3.1專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)技術(shù)檔案認(rèn)識(shí)不足。專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)檔案是一個(gè)不斷變化的有機(jī)體,它伴隨著專(zhuān)業(yè)人員的職稱(chēng)晉升、培訓(xùn)教育、、業(yè)績(jī)成果、考核等個(gè)人工作能力和業(yè)務(wù)水平過(guò)程，不斷產(chǎn)生的技術(shù)材料，在這些證明材料逐步提交過(guò)程中，內(nèi)容是多方面,多層次的。長(zhǎng)期以來(lái), 部分專(zhuān)業(yè)人員對(duì)技術(shù)檔案認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)普遍比較薄弱，往往將個(gè)人的技術(shù)材料自己保留，不按時(shí)提交集中歸檔，經(jīng)常需多次催促, 致使檔案收集歸檔遇到了較大困難，部分材料因未及時(shí)收集或補(bǔ)充，使檔案欠缺完整性。
3.2檔案管理知識(shí)薄弱。檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，但經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)正規(guī)教育和培訓(xùn)的人員很少，專(zhuān)業(yè)知識(shí)薄弱，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，且多是兼職，很難專(zhuān)心鉆研檔案管理的相關(guān)知識(shí)，簡(jiǎn)單認(rèn)為檔案工作主要任務(wù)就是保管材料，有人員職稱(chēng)晉升、評(píng)優(yōu)等查查資料了事，只要檔案不遺失就可以了，這勢(shì)必會(huì)造成檔案資料收集不齊全、分類(lèi)不規(guī)范的弊端。
4解決問(wèn)題的對(duì)策與方法
4.1領(lǐng)導(dǎo)重視和人員配合。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作應(yīng)高度重視，把專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)檔案管理工作納入工作計(jì)劃和目標(biāo)管理考核，將檔案的收集工作納入的職責(zé)范圍，并落實(shí)到科室和個(gè)人，制定出各類(lèi)檔案的歸檔范圍、保管期限，并經(jīng)常檢查檔案工作和定期進(jìn)行考核, 將檔案歸檔情況的好壞作為考核科室及個(gè)人指標(biāo)之一，凡沒(méi)有按要求而出現(xiàn)少歸、漏歸的將扣除科室或個(gè)人的考核分?jǐn)?shù)，通過(guò)這種目標(biāo)責(zé)任制的實(shí)施，使科室積極支持檔案部門(mén)的工作。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和專(zhuān)業(yè)人員的積極配合，檔案人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能更加科學(xué)地規(guī)范檔案的工作程序和管理要求，保證了檔案資料的順利歸檔。
4.2加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)意識(shí)。 檔案部門(mén)要加強(qiáng)檔案宣傳工作，通過(guò)考試、宣傳欄多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí)，使全體專(zhuān)業(yè)人員充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，切實(shí)增強(qiáng)檔案意識(shí)。只要加深專(zhuān)業(yè)人員對(duì)建檔的認(rèn)識(shí)和理解，使他們認(rèn)識(shí)到自己在科研、職稱(chēng)晉升、論著論文、培訓(xùn)教育等方面取得證明材料，是個(gè)人工作能力和業(yè)務(wù)水平的技術(shù)財(cái)富，應(yīng)該把它歸檔視為自己的職責(zé)，只有他們的檔案意識(shí)提高了，才能與檔案員密切配合，按質(zhì)按量完成歸檔工作，從而保證收集材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為技術(shù)檔案在建立和管理中創(chuàng)造良好的條件與環(huán)境。
4.3加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)高低，在很大程度上決定著一個(gè)單位檔案管理水平的高低，因此,檔案人員首先要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，熱愛(ài)檔案工作，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，這是一個(gè)檔案人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)，也是做好收集工作的重要保證。其次，檔案人員業(yè)務(wù)能力要強(qiáng),為提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)水平，定期安排檔案人員參加檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班，通過(guò)有計(jì)劃的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平和整體素質(zhì)有較大提高。
總之,做好專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)檔案的收集和管理,為中心全面了解專(zhuān)業(yè)人員的業(yè)務(wù)情況和技術(shù)水平, 提供專(zhuān)業(yè)人員信息的資源，對(duì)促進(jìn)疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、健康教育和科研工作的開(kāi)展具有十分重要的意義。
參考文獻(xiàn)
強(qiáng)化管理，制度落實(shí)
領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)檔案意識(shí)。這是做好衛(wèi)生技術(shù)科技檔案管理工作的重要因素和條件。科技檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是重要的信息資源，是反映醫(yī)院衛(wèi)生科技事業(yè)發(fā)展的歷史見(jiàn)證。 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在思想上要充分認(rèn)識(shí)到其重要性，切實(shí)重視抓好這項(xiàng)工作，關(guān)心本單位的檔案室建設(shè)，支持檔案人員的工作。
要把科技檔案工作納入科技管理軌道：檔案部門(mén)要與醫(yī)教管理部門(mén)互通信息，密切配合，協(xié)助醫(yī)教管理部門(mén)將科技檔案的歸檔工作納入管理中去。
增強(qiáng)科技人員檔案意識(shí)，確?？萍紮n案的完整性、準(zhǔn)確性。要向檔案人員宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高他們的檔案意識(shí)，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心，樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度，把材料歸檔工作作為自己的職責(zé)。
加強(qiáng)自身建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，是做好醫(yī)學(xué)科技檔案管理工作的重要保證。檔案人員要指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助科技人員做好醫(yī)學(xué)科技材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合規(guī)定與要求。檔案人員要重視學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷更新知識(shí)，積極主動(dòng)地為醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展服務(wù)。
對(duì)衛(wèi)生技術(shù)科技檔案實(shí)行部門(mén)分級(jí)管理存在不少困難。一是技術(shù)檔案信息量大，收集面廣，建檔難；二是工作范圍不同，搜集資料難；三是專(zhuān)業(yè)不熟，歸檔難。為了實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，使檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使衛(wèi)生技術(shù)檔案更好地為衛(wèi)生技術(shù)人員發(fā)揮作用，必須建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，針對(duì)技術(shù)檔案的內(nèi)容和管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的不同，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和措施，并嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。保證檔案資料的延續(xù)和完整性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院技術(shù)人員檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。
充分發(fā)揮技術(shù)檔案的作用
充分發(fā)揮技術(shù)檔案的作用，利用好這部分檔案信息資源，不斷地?cái)U(kuò)展應(yīng)用領(lǐng)域，為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于技術(shù)檔案管理上，將專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員技術(shù)科技檔案的全部信息建立關(guān)聯(lián)，集中表達(dá)在一個(gè)窗中的各頁(yè)面內(nèi)，直觀地展示個(gè)人的基本信息、技術(shù)信息，最終達(dá)到技術(shù)檔案管理自動(dòng)化的目標(biāo)。有利于院領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解各科室各系列人員力量、醫(yī)療能力、學(xué)術(shù)水平等方面的情況，從而測(cè)估醫(yī)院的整體實(shí)力，以便進(jìn)行宏觀控制和決策。
加強(qiáng)衛(wèi)生人員技術(shù)科技檔案收集工作
圍繞醫(yī)院中心做好技術(shù)檔案的集中收集。首先把好專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)聘材料關(guān)。衛(wèi)生技術(shù)人員科技檔案大部分是技術(shù)職稱(chēng)評(píng)聘過(guò)程中形成的，它比較全面地反映了衛(wèi)生技術(shù)人員在專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作中的經(jīng)歷、品德、業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)、工作能力和管理水平。其次是業(yè)務(wù)報(bào)告、年終工作總結(jié)，國(guó)內(nèi)外各種刊物發(fā)表或會(huì)議交流的論文等材料，醫(yī)學(xué)科技成果，都屬于收集的范圍。
結(jié)合日常工作做好技術(shù)檔案的平時(shí)收集。技術(shù)檔案是針對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員建立的，只有他們才最了解自己，對(duì)自己的資料保存最完整。對(duì)每個(gè)衛(wèi)生技術(shù)人員收集的論文、成果等個(gè)人技術(shù)材料，要建立嚴(yán)格的登記手續(xù)，同時(shí)，對(duì)散失在外沒(méi)有登記的文件材料，各有關(guān)科室要集中收到檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免遺漏，定期收集。要做好這方面的收集工作，還需要各部門(mén)之間通力合作，共同完成。
確定檔案業(yè)務(wù)信息管理范疇
基本信息：檔案號(hào)、姓名、科室、最高學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、第一學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、第二學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、工作時(shí)間、職稱(chēng)、任職時(shí)間。
論文信息管理：檔案號(hào)、題名、出版時(shí)間、責(zé)任者、級(jí)別、(標(biāo)有ISSN或CN)收錄、數(shù)量、歸檔時(shí)間。
論著信息管理：檔案號(hào)、書(shū)名、出版項(xiàng)、出版時(shí)間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數(shù)量、歸檔時(shí)間。
參加科研工作情況信息管理：檔案號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、合同編號(hào)、課題來(lái)源、類(lèi)別、經(jīng)費(fèi)、研究起止時(shí)間、承擔(dān)單位、負(fù)責(zé)人、參加者名次、歸檔時(shí)間。
科研課題完成情況信息管理：檔案號(hào)、課題名稱(chēng)、研究起止時(shí)間、鑒定時(shí)間、鑒定單位、證書(shū)編號(hào)、科室、負(fù)責(zé)人、參加者名次、歸檔時(shí)間。
獲獎(jiǎng)情況信息管理：檔案號(hào)、獲獎(jiǎng)名稱(chēng)(科技成果、醫(yī)療成果、優(yōu)秀論文、專(zhuān)利證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū))、授獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)時(shí)間、級(jí)別(國(guó)家、省、部、市)、證書(shū)號(hào)、歸檔時(shí)間。
學(xué)術(shù)會(huì)議情況信息管理：檔案號(hào)、會(huì)議內(nèi)容、參加地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時(shí)間。
培訓(xùn)、進(jìn)修情況信息管理：檔案號(hào)、起止時(shí)間、專(zhuān)業(yè)內(nèi)容、進(jìn)修單位、參加者、培訓(xùn)鑒定歸檔時(shí)間。
（一）事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容
事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個(gè)人履歷、勞動(dòng)合同、入離職信息、工作變動(dòng)等；2.學(xué)歷及繼續(xù)教育情況，包括學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)、繼續(xù)教育、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)證書(shū)等；3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級(jí)證書(shū)等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案特點(diǎn)
事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點(diǎn)，一是真實(shí)性，檔案要能真實(shí)體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部?jī)?nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動(dòng)態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證檔案材料的時(shí)效性。四是機(jī)密性，檔案是技術(shù)人員個(gè)人自身情況和人生軌跡的真實(shí)記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況
（一）專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識(shí)較弱
目前事業(yè)單位在專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識(shí)薄弱，重視度不足。領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理對(duì)單位人力資源配備的重要性，沒(méi)有明確的制度對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員也沒(méi)有重視對(duì)檔案的管理，造成專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項(xiàng)、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對(duì)單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員建立了個(gè)人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個(gè)人履歷、家庭及個(gè)人基本信息、學(xué)歷信息、工作變動(dòng)資料等，而沒(méi)有把專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的獲獎(jiǎng)情況、科研項(xiàng)目情況、、專(zhuān)利申請(qǐng)等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。這部分資料對(duì)判斷專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案歸類(lèi)不規(guī)范
在對(duì)專(zhuān)業(yè)就似乎人員的檔案歸類(lèi)中，一些事業(yè)單位歸類(lèi)方式不規(guī)范，沒(méi)有按照技術(shù)人員的個(gè)人進(jìn)行檔案歸類(lèi)，而是將他們的檔案存放在多個(gè)地方，甚至多個(gè)部門(mén)里面。例如將基本情況、個(gè)人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎(jiǎng)情況、培訓(xùn)進(jìn)修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門(mén)，將科研和技術(shù)材料、專(zhuān)利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門(mén)等等。一旦需要的時(shí)候，查找和整理非常不便，而且有可能導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的遺失。
三、事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識(shí)
要把事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強(qiáng)化對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作。落實(shí)檔案管理的人員和機(jī)構(gòu)，安排具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，明確他們的責(zé)任和義務(wù)。建立健全專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)要讓專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，主動(dòng)配合參與開(kāi)展自身檔案歸檔工作，將個(gè)人專(zhuān)業(yè)論文、獲獎(jiǎng)材料、科研項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行上交。
（二）對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新
要時(shí)刻關(guān)注單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員變動(dòng)情況，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的更新工作。每年度進(jìn)行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類(lèi)信息，包括考核、評(píng)比、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方面的資料進(jìn)行歸檔處理。也要與技術(shù)部門(mén)或者專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員所在部門(mén)聯(lián)系，積極收集專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的各類(lèi)檔案資料。還要利用職稱(chēng)報(bào)考、年度考核的時(shí)機(jī)，收集他們的各類(lèi)基本資料和技術(shù)資料。在年終進(jìn)行一次定期整理，審核個(gè)人人各種檔案的歸類(lèi)情況，將其中不完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。
1.1 真實(shí)性
專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案真實(shí)記錄著企事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)過(guò)程，其內(nèi)容具體、全面，具有較強(qiáng)的可靠性。當(dāng)前企事業(yè)發(fā)展過(guò)程中對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的業(yè)績(jī)考核已成為一種常態(tài)，而且具有統(tǒng)一的業(yè)績(jī)考核標(biāo)準(zhǔn)體系和指標(biāo)規(guī)范。對(duì)于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員參與的技術(shù)創(chuàng)新、技能競(jìng)賽等活動(dòng)中形成的材料都被納入到專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案收集歸納范圍中來(lái)，有效的保證了專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案的全面性和完整性。
1.2 復(fù)雜性
專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案呈現(xiàn)出復(fù)雜性的特點(diǎn)，這體現(xiàn)在較多的方面，如業(yè)績(jī)構(gòu)成材料、載體、技術(shù)人員自身等等。在實(shí)際業(yè)績(jī)檔案中，材料來(lái)源主體具有多樣化的特點(diǎn)，如企事業(yè)單位、其他部門(mén)、甚至專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員自身。載體物質(zhì)形態(tài)也具有多樣性，紙質(zhì)材料、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)?、新聞?bào)道、影音記錄、書(shū)刊雜志等，材料規(guī)格尺寸和保管要求也各不相同，這就對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了較大的難度，需要進(jìn)一步強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理，努力提高檔案管理水平。
1.3 互補(bǔ)性
專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案與人事檔案在內(nèi)容、作用等方面具有較強(qiáng)的互補(bǔ)性。在人事檔案中，多以表述式或是表格式作為主要的記錄形式，涉及到的業(yè)績(jī)成果也不會(huì)采用證書(shū)或是獎(jiǎng)?wù)碌容d體形態(tài)進(jìn)行保存。但專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案在一定程度上有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容上的不足之處，其在內(nèi)容上更具深度和廣度，更具準(zhǔn)確性和真實(shí)性，與傳統(tǒng)人事檔案互為補(bǔ)充。
2 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案管理策略分析
2.1 提高對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案管理工作的好壞與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視度具有直接的關(guān)系。單位領(lǐng)導(dǎo)充分的意識(shí)到專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案的重要性，從而從政策、資金和人員等多方面來(lái)支持檔案管理工作。因此需要加快單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員觀念的轉(zhuǎn)變，利用多種形式加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案管理工作的宣傳，使單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核成檔案對(duì)自身單位發(fā)展及管理的重要意義，從而努力提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案管理水平，使檔案能夠更好的服務(wù)于單位的發(fā)展和建設(shè)。
2.2 做好檔案收集工作
為了確保專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案的完整性和準(zhǔn)確性，需要主動(dòng)收集檔案材料。單位檔案部門(mén)要積極主動(dòng)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，使專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員意識(shí)到個(gè)人業(yè)績(jī)材料歸檔的重要性，并有效的配合檔案管理人員的工作，主動(dòng)將各種業(yè)績(jī)檔案材料上交到檔案部門(mén)。同時(shí)還要對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案材料的歸檔范圍進(jìn)行確定，并及時(shí)對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員參與的各種活動(dòng)進(jìn)行了解，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的動(dòng)態(tài)管理，采取有效的措施及時(shí)將檔案材料進(jìn)行收集。另外，檔案管理人員還要把好立卷關(guān)，根據(jù)相關(guān)規(guī)范要求來(lái)做好檔案整理和立卷工作，針對(duì)業(yè)績(jī)檔案材料變動(dòng)的實(shí)際情況及時(shí)對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更改，確保歸檔材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.3 建立健全規(guī)章制度，實(shí)施科學(xué)管理
要根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際，建立健全符合國(guó)家相關(guān)要求的規(guī)章制度體系，使專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案管理具有可操作性，簡(jiǎn)便易行、有章可循、又法可依。同時(shí)，在規(guī)范制度體系建設(shè)中要明確目標(biāo)責(zé)任，增強(qiáng)規(guī)范制度體系實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中的客觀性、嚴(yán)肅性與權(quán)威性。并具體將完善專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案管理所必須的技術(shù)指標(biāo)要求、經(jīng)費(fèi)支出渠道、人員素質(zhì)要求以及體式規(guī)格要求等加以明確，從而更好地發(fā)揮規(guī)范制度體系的指導(dǎo)、引領(lǐng)作用。切實(shí)使專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)考核檔案管理工作得到健康有序的發(fā)展。
2.4 管好業(yè)績(jī)檔案，提高利用效率
首先，做好保護(hù)工作。由于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案具有利用率高的特點(diǎn)，大量的查閱、復(fù)印會(huì)使檔案壽命受到一定影響，為了解決這個(gè)問(wèn)題，我們可以將利用最頻繁的文件材料按內(nèi)容制成簡(jiǎn)表，并作備份，以供利用者查閱復(fù)印。在做好紙質(zhì)檔案保護(hù)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立電子檔案。電子檔案同紙質(zhì)檔案相比在保存壽命上占有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，而且可以進(jìn)行多份復(fù)制并可刻錄成光盤(pán)，在日常保護(hù)技術(shù)上也相對(duì)簡(jiǎn)便。
其次，提高工作效率。?R導(dǎo)際躒嗽幣導(dǎo)ǖ蛋改諶萁隙啵?要做到快速、準(zhǔn)確提供檔案信息，僅憑手工檢索，已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代工作節(jié)奏的要求。因此，除了將常用資料制成簡(jiǎn)表方便利用外，還必須借助計(jì)算機(jī)管理手段進(jìn)行檢索。根據(jù)單位具體情況，編制相關(guān)軟件錄入所需檢索科目。要做到可以根據(jù)不同層次專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷、職務(wù)、學(xué)歷狀況、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘情況、主要工作業(yè)績(jī)、情況、獲獎(jiǎng)成果等級(jí)和數(shù)量、主要著作等詳細(xì)內(nèi)容提要進(jìn)行檢索，這樣可以大大提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員業(yè)績(jī)檔案利用的工作效率。
圖書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)開(kāi)設(shè)課程：《圖書(shū)館學(xué)基礎(chǔ)》、《檔案學(xué)基礎(chǔ)》、《文獻(xiàn)資源建設(shè)》、《圖書(shū)館目錄》、《信息管理概論》、《信息法學(xué)》、《文書(shū)學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)復(fù)制技術(shù)》、《圖書(shū)分類(lèi)學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂》、《圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)》、《檔案保護(hù)技術(shù)》、《企業(yè)檔案管理》、《科技檔案管理》、《檔案文獻(xiàn)檢索》、《數(shù)字圖書(shū)館的原理與技術(shù)》
圖書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)就業(yè)方向
該專(zhuān)業(yè)就業(yè)主要面向圖書(shū)館、檔案館、圖書(shū)檔案公司等企事業(yè)單位，從事文獻(xiàn)信息的收集、整理、開(kāi)發(fā)與利用等工作。畢業(yè)生不僅能夠勝任圖書(shū)館和檔案局專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)的管理工作，更能勝任企事業(yè)單位和廠礦私營(yíng)企業(yè)的文檔管理、文秘等專(zhuān)業(yè)性工作，就業(yè)面廣。還可參加專(zhuān)升本考試，進(jìn)入本科院校進(jìn)一步深造。就業(yè)去向：國(guó)家機(jī)關(guān)和各類(lèi)企事業(yè)單位，從事圖書(shū)情報(bào)與檔案管理等工作。
圖書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)主要職業(yè)能力
1.具備對(duì)新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力;
2.具備文獻(xiàn)信息的采集能力;
3.具備文獻(xiàn)信息的組織能力;
4.具備文獻(xiàn)流通管理與服務(wù)能力;
對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員來(lái)說(shuō)，做好工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項(xiàng)目本身專(zhuān)業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專(zhuān)業(yè)人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書(shū)。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對(duì)資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專(zhuān)業(yè)知識(shí)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫(xiě)各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專(zhuān)業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實(shí)際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專(zhuān)業(yè)的差異和工作重點(diǎn)的不同，造成檔案專(zhuān)業(yè)人員在進(jìn)入工程項(xiàng)目檔案管理這個(gè)行業(yè)時(shí)顯得尤為困難，而做好工程項(xiàng)目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專(zhuān)業(yè)人員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話(huà)語(yǔ)權(quán)”不足。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)中叫做“前端控制”。在實(shí)際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對(duì)資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動(dòng)接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對(duì)紙張、字跡的要求上，對(duì)施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無(wú)，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會(huì)高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類(lèi)”，檔案員則為“文職類(lèi)”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話(huà)語(yǔ)權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項(xiàng)目檔案管理中，檔案員往往會(huì)淪為弱勢(shì)群體，歸根結(jié)底，還是由專(zhuān)業(yè)的差異性決定的。要想認(rèn)真做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識(shí)的同時(shí)，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項(xiàng)目的基本知識(shí)，對(duì)工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)融入工程項(xiàng)目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專(zhuān)業(yè)人員才能變被動(dòng)為主動(dòng)，打破工程項(xiàng)目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）
《會(huì)計(jì)法》明確規(guī)定：“國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)單位），須依照本法辦理會(huì)計(jì)事務(wù)。”各單位必須依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿，并保證其真實(shí)、完整。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依照本法規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員依法真實(shí)、完整地辦理了會(huì)計(jì)事務(wù)，也就是說(shuō)，會(huì)計(jì)人員生產(chǎn)出合格“產(chǎn)品”了。那么，如何把這一合格“產(chǎn)品”—即會(huì)計(jì)檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問(wèn)題。本文就擬把會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和管理專(zhuān)業(yè)化結(jié)合統(tǒng)一方面進(jìn)行探討。
財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會(huì)計(jì)檔案管理比較規(guī)范，有的單位會(huì)計(jì)檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會(huì)計(jì)核算年度終了，把會(huì)計(jì)檔案往庫(kù)里一堆了事。沒(méi)有專(zhuān)職檔案人員進(jìn)行管理，也沒(méi)有配備兼職人員進(jìn)行管理，誰(shuí)需要資料誰(shuí)都可以查找，嚴(yán)重違反了會(huì)計(jì)檔案管理辦法。
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作越來(lái)越重要。會(huì)計(jì)記錄的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息都?xì)w集在會(huì)計(jì)檔案中。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各級(jí)政府經(jīng)濟(jì)信息統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)性資料，是微觀和宏觀經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負(fù)責(zé)人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)綜合的反映。
1.會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化
會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化，包括兩個(gè)層面的含義：既包括了會(huì)計(jì)檔案管理需要有專(zhuān)業(yè)化的隊(duì)伍承擔(dān)管理工作，有包括了管理會(huì)計(jì)檔案的工作人員的專(zhuān)業(yè)化工作水平。
縣團(tuán)級(jí)以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大的，應(yīng)配備專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理人員。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)給出編制。國(guó)有大型企業(yè)配備專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)從會(huì)計(jì)人員選拔產(chǎn)生?？h團(tuán)級(jí)以上企事業(yè)單位，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量比較小的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。只有專(zhuān)業(yè)化，才能規(guī)范化。專(zhuān)業(yè)化是會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。只有專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化有機(jī)結(jié)合，才能達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。
一個(gè)單位內(nèi)部，有不同的會(huì)計(jì)主體：即一級(jí)法人單位，還有二級(jí)會(huì)計(jì)核算單位（即非法人分支機(jī)構(gòu)或二級(jí)報(bào)賬制單位）。不論什么樣的會(huì)計(jì)主體，都有大量的會(huì)計(jì)檔案需歸檔。單位內(nèi)部還有不同的行業(yè)，會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督對(duì)象也不同，客觀上也要求會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。不能簡(jiǎn)單地把會(huì)計(jì)檔案一歸檔就了事。造成經(jīng)濟(jì)信息資源永久沉淀，得不到及時(shí)開(kāi)發(fā)和利用。
無(wú)論是上述何種會(huì)計(jì)檔案的管理方式，都需要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化知識(shí)的培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個(gè)方面：首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面上要增強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，意識(shí)會(huì)計(jì)檔案對(duì)于本單位開(kāi)展工作的重要意義和潛在的經(jīng)濟(jì)利益；第二，給予一定的物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)支持，會(huì)計(jì)檔案的收藏與保管需要一定的物理場(chǎng)地，保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整也是提高會(huì)計(jì)檔案館里專(zhuān)業(yè)化水平的重要指標(biāo)之一；第三，對(duì)檔案管理人員提供培訓(xùn)的支持，目前很多從事會(huì)計(jì)檔案管理的人員對(duì)檔案管理知識(shí)較為缺乏，或者是對(duì)專(zhuān)業(yè)性質(zhì)較強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案的管理缺乏一定的認(rèn)識(shí)，所以對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，既有利于提高會(huì)計(jì)檔案的信息質(zhì)量和保存價(jià)值，又有利于提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案中蘊(yùn)藏的信息的開(kāi)發(fā)與使用。
2.會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴(yán)禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會(huì)計(jì)檔案保管期限和目的，就是要及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)利用。一定時(shí)期經(jīng)濟(jì)信息資源及時(shí)采集利用，可能會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有極大地推動(dòng)作用和促進(jìn)作用；過(guò)了保管期限，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)工作中的新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，原經(jīng)濟(jì)信息資源開(kāi)發(fā)利用價(jià)值也就隨之終結(jié)。及時(shí)開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案信息資源是關(guān)鍵，把握時(shí)代脈搏，需要不斷學(xué)習(xí)型人才，才能有效開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案經(jīng)濟(jì)信息資源。從開(kāi)發(fā)利用角度看，也需要會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。
會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進(jìn)行建設(shè)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是各個(gè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)的基本原則，在此基礎(chǔ)上對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開(kāi)發(fā)和鑒定銷(xiāo)毀形成規(guī)章制度。實(shí)施的細(xì)則需要包括以下的幾個(gè)方面：第一，要建立制度保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整，這是會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會(huì)計(jì)檔案的主要作用就是為了日后的對(duì)于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔期限、范圍、種類(lèi)和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀制度，雖然建立會(huì)計(jì)檔案是為了防止財(cái)會(huì)人員，但是會(huì)計(jì)檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的要建立完整的鑒定制度，及時(shí)對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，同時(shí)也要對(duì)銷(xiāo)毀檔案的流程和方法進(jìn)行制度建設(shè)，即建立起銷(xiāo)毀制度。
中圖分類(lèi)號(hào)：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
原標(biāo)題：基于職業(yè)能力培養(yǎng)的文秘專(zhuān)業(yè)《檔案管理學(xué)》課程實(shí)踐教學(xué)的探索
收錄日期：2012年1月9日
《檔案管理學(xué)》是高職高專(zhuān)文秘專(zhuān)業(yè)的一門(mén)主干課程，它的教學(xué)目標(biāo)為培養(yǎng)文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生的檔案管理能力。鑒于《檔案管理學(xué)》既有一般課程的科學(xué)性、理論性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)，更具有其程序性、實(shí)踐性和操作性很強(qiáng)的特點(diǎn)，在教學(xué)過(guò)程中，既要讓學(xué)生學(xué)好該課程的有關(guān)基礎(chǔ)理論知識(shí)，諸如檔案管理的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用、原則、規(guī)律、方法等，更要在學(xué)好基本理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，讓學(xué)生掌握檔案管理的具體方法，諸如有關(guān)文件檔案的收集與整理、甄別與分類(lèi)、立卷與歸檔、保管與查閱等，要在提高學(xué)生的實(shí)訓(xùn)、實(shí)操、實(shí)務(wù)上下工夫。這就決定了《檔案管理學(xué)》的教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)設(shè)計(jì)，必須重視實(shí)踐環(huán)節(jié)的教學(xué)，必須重視學(xué)生實(shí)踐能力的訓(xùn)練和培養(yǎng)。本文試從分析《檔案管理學(xué)》課程實(shí)踐教學(xué)的現(xiàn)狀及其原因入手，對(duì)《檔案管理學(xué)》課程的教學(xué)改革，特別是實(shí)踐環(huán)節(jié)的教學(xué)改革，提出自己的一些粗淺看法。
一、文秘專(zhuān)業(yè)《檔案管理學(xué)》課程實(shí)踐教學(xué)現(xiàn)狀
文秘專(zhuān)業(yè)《檔案管理學(xué)》的實(shí)踐教學(xué)是指學(xué)生在教師的指導(dǎo)下，在一定的實(shí)驗(yàn)室或檔案室中，培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)際動(dòng)手能力，動(dòng)腦能力，觀察問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力，創(chuàng)新能力，吃苦耐勞和團(tuán)隊(duì)意識(shí)，使學(xué)生具有良好的思想素質(zhì)、心理素質(zhì)和檔案管理業(yè)務(wù)技能，從而適應(yīng)不斷發(fā)展變化的環(huán)境，是理論教學(xué)的目的和升華。實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)一般包括：實(shí)驗(yàn)（試驗(yàn)）、實(shí)訓(xùn)、課程設(shè)計(jì)、實(shí)習(xí)、見(jiàn)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等實(shí)踐性環(huán)節(jié)的教學(xué)。理論是為指導(dǎo)實(shí)踐，學(xué)習(xí)理論貴在運(yùn)用。雖然我們一直都強(qiáng)調(diào)教學(xué)改革、強(qiáng)調(diào)實(shí)踐能力的培養(yǎng)，但目前高職教學(xué)特別是文科類(lèi)的教學(xué)中，偏重理論教學(xué)而忽視實(shí)踐教學(xué)的現(xiàn)象仍然存在，把精力、時(shí)間、經(jīng)費(fèi)都投在理論教學(xué)方面，對(duì)實(shí)踐教學(xué)的地位、作用、意義認(rèn)識(shí)不足，使得實(shí)踐教學(xué)受到影響。
（一）在教學(xué)計(jì)劃的時(shí)間安排上，注重理論教學(xué)，忽視實(shí)踐教學(xué)。具體表現(xiàn)為理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)課時(shí)比例不合理?，F(xiàn)行的教學(xué)計(jì)劃中，理論教學(xué)學(xué)時(shí)占總學(xué)時(shí)的3/4（即54/72學(xué)時(shí)），實(shí)踐教學(xué)學(xué)時(shí)僅占總學(xué)時(shí)的1/4（即18/72學(xué)時(shí)），實(shí)踐教學(xué)時(shí)數(shù)相對(duì)較少。多數(shù)教師受傳統(tǒng)教學(xué)觀念的影響，在教學(xué)過(guò)程中多重基本理論的講授，教師主要要求學(xué)生背、記書(shū)本知識(shí)，少聯(lián)系實(shí)際，學(xué)生缺少動(dòng)手和動(dòng)腦的機(jī)會(huì)，難以滿(mǎn)足他們求知的渴望，實(shí)踐能力得不到應(yīng)有的培養(yǎng)。
（二）經(jīng)費(fèi)投入與師資力量配備問(wèn)題。高職教育由于經(jīng)費(fèi)、師資等條件的制約，理論教學(xué)便成為最經(jīng)濟(jì)、最簡(jiǎn)單的形式而大量采用。相反，由于儀器、設(shè)備、場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)等的投入不足而削弱了實(shí)踐教學(xué)具有偏重理論教學(xué)、輕視實(shí)踐教學(xué)的傳統(tǒng)。據(jù)了解，目前廣西大部分高職院校里沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理實(shí)驗(yàn)室，多數(shù)教師是非檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，半路出家，學(xué)非所用，大部分是“從學(xué)校到學(xué)校”，沒(méi)有一線的工作經(jīng)歷，實(shí)際動(dòng)手能力普遍較差，這就必然制約著檔案管理實(shí)踐教學(xué)的開(kāi)展，影響教學(xué)質(zhì)量的提高。
（三）對(duì)實(shí)踐環(huán)節(jié)重視不夠。由于文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生在高職院校里所占的比例較少，而《檔案管理學(xué)》在文秘專(zhuān)業(yè)中屬于非重點(diǎn)課程，教師不愿在《檔案管理學(xué)》實(shí)踐教學(xué)方案的設(shè)計(jì)上下工夫、花時(shí)間，對(duì)實(shí)踐教學(xué)沒(méi)有認(rèn)真設(shè)計(jì)和有效實(shí)施，有的用課堂討論代替實(shí)訓(xùn)，有的用作業(yè)代替實(shí)踐，沒(méi)有系統(tǒng)按照檔案管理的實(shí)訓(xùn)要求組織實(shí)踐教學(xué)，因而學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)只能停留在模糊理論感知的層面上。
（四）教學(xué)內(nèi)容、方法、手段有待改進(jìn)與加強(qiáng)?！稒n案管理學(xué)》的基本內(nèi)容結(jié)構(gòu)包括檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、檔案館（室）工作以及特殊載體檔案的管理，現(xiàn)行教材內(nèi)容過(guò)于注重理論知識(shí)，對(duì)檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)介紹和檔案館的業(yè)務(wù)知識(shí)內(nèi)容較多，而實(shí)操、實(shí)務(wù)的內(nèi)容偏少，這極不利于高職院校文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生實(shí)踐工作能力的提高；教學(xué)方法單一，手段落后。有的教師采取課堂式教學(xué)為主，照本宣科，生硬灌輸，缺乏和學(xué)生的溝通、交流與討論，缺乏社會(huì)實(shí)踐，手段上較少使用現(xiàn)代教學(xué)設(shè)備，使學(xué)生感到枯燥，難以與實(shí)踐結(jié)合，檔案管理技能培養(yǎng)的作用不大。
（五）教學(xué)考核問(wèn)題。高職院校在教學(xué)管理中，偏重于理論教學(xué)的質(zhì)量考核，而沒(méi)有建立一套比較規(guī)范的實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量考核辦法，有的雖然制定了但卻沒(méi)能真正落實(shí)，有的實(shí)踐教學(xué)的考核也只是采用一張?jiān)嚲淼男问剑@種對(duì)實(shí)踐教學(xué)要求不嚴(yán)而導(dǎo)致學(xué)生對(duì)實(shí)踐教學(xué)的不重視，因而影響了實(shí)踐教學(xué)的質(zhì)量。
二、文秘專(zhuān)業(yè)《檔案管理學(xué)》課程實(shí)踐教學(xué)改革方向與對(duì)策
（一）修訂教學(xué)計(jì)劃，給《檔案管理學(xué)》課程實(shí)踐教學(xué)應(yīng)有的地位。基于該課程程序性、實(shí)踐性和操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，在教學(xué)計(jì)劃的制定過(guò)程中，應(yīng)給予高度重視，給足應(yīng)有的實(shí)踐教學(xué)時(shí)數(shù)和實(shí)踐內(nèi)容。實(shí)踐教學(xué)時(shí)數(shù)應(yīng)占整個(gè)課程時(shí)數(shù)的40%～50%左右，使學(xué)生有足夠的實(shí)踐訓(xùn)練時(shí)間。
（二）完善實(shí)踐教學(xué)設(shè)備，改善師資結(jié)構(gòu)。加大實(shí)踐教學(xué)的資金投入，是改善和優(yōu)化實(shí)踐教學(xué)環(huán)境、改善高職教育辦學(xué)條件的重大舉措，是高職教育提高實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵及突出高職教育特色的基礎(chǔ)。為此，可以通過(guò)多渠道籌措資金，除了學(xué)校加大投入外，還可以爭(zhēng)取政府及高職院校行政主管部門(mén)的支持，也可以面向社會(huì)和市場(chǎng)多渠道籌集資金，積極爭(zhēng)取社會(huì)支持和企業(yè)協(xié)助等建立檔案實(shí)訓(xùn)室；另外，還可以充分利用當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)檔案館作為實(shí)訓(xùn)基地。在師資配置方面，要建立一支相對(duì)穩(wěn)定的專(zhuān)兼職結(jié)合的教師隊(duì)伍，實(shí)行理論教學(xué)以專(zhuān)職教師為主，實(shí)踐教學(xué)以有檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的老師兼職；另外，也可以對(duì)老師進(jìn)行實(shí)踐培訓(xùn)，培訓(xùn)要通過(guò)進(jìn)修學(xué)習(xí)或請(qǐng)專(zhuān)家指導(dǎo)，讓他們不斷鉆研新技術(shù)，掌握新知識(shí)，增強(qiáng)實(shí)踐能力和教學(xué)藝術(shù)，不斷提高實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量。
（三）創(chuàng)新實(shí)踐教學(xué)模式，加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，提高實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量。該課程的主要目的是幫助高職高專(zhuān)學(xué)生熟悉并掌握檔案管理與檔案工作的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用、規(guī)律、原則與技術(shù)方法等方面的教學(xué)過(guò)程，其突出的特點(diǎn)之一就是實(shí)踐性強(qiáng)，它要求在教學(xué)過(guò)程中堅(jiān)持知與行的統(tǒng)一，在搞好課堂理論教學(xué)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)在于對(duì)學(xué)生實(shí)踐應(yīng)用能力的培養(yǎng)。
在實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)應(yīng)具備形式上的靈活多樣性、內(nèi)容上的創(chuàng)新性、技術(shù)方法上的先進(jìn)性這三大特色。
1、形式上的靈活多樣性。實(shí)踐教學(xué)旨在提高學(xué)生的實(shí)際應(yīng)用能力，它不僅體現(xiàn)在實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，而且體現(xiàn)在整個(gè)教學(xué)過(guò)程，因此它不僅要求內(nèi)容上實(shí)在性，更要求形式上的靈活多樣性。實(shí)踐教學(xué)可以是教學(xué)中相對(duì)獨(dú)立的環(huán)節(jié)，但更是貫穿于教學(xué)活動(dòng)全過(guò)程的一種方法手段，因此無(wú)論是理論課還是實(shí)踐性，都必須強(qiáng)化能力意識(shí)，采用靈活生動(dòng)的形式，讓學(xué)生得到實(shí)踐訓(xùn)練。例如，課程前的教學(xué)演示、課程中的教學(xué)實(shí)驗(yàn)，可以把實(shí)踐教學(xué)融于可能的課程作業(yè)當(dāng)中；而實(shí)驗(yàn)室教學(xué)則是以實(shí)驗(yàn)室為基地對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案技能訓(xùn)練，學(xué)生通過(guò)實(shí)驗(yàn)鞏固所學(xué)的知識(shí)，培養(yǎng)觀察、分析、解決問(wèn)題的能力、組織管理能力、運(yùn)用知識(shí)獲取知識(shí)的能力，使理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和實(shí)驗(yàn)?zāi)芰Φ呐囵B(yǎng)相互滲透補(bǔ)充。實(shí)驗(yàn)室教學(xué)一般與教學(xué)進(jìn)度同步進(jìn)行，比如檔案的分類(lèi)、組卷、整理等模擬實(shí)驗(yàn)教學(xué)；也可以結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，以學(xué)院保管檔案的部門(mén)作為《檔案管理學(xué)》課程的實(shí)習(xí)基地，在檔案收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)講解完畢后，可以將學(xué)生帶到檔案室，利用一些保存超過(guò)保管時(shí)限的檔案，針對(duì)不同的教學(xué)內(nèi)容給學(xué)生安排不同的實(shí)訓(xùn)任務(wù)。學(xué)生可以獨(dú)立完成，也可以集體協(xié)作活動(dòng)；可以自我評(píng)價(jià)和相互評(píng)價(jià)，也可以教師點(diǎn)評(píng)、總結(jié)；既可以實(shí)操訓(xùn)練，也可以模擬虛構(gòu)等。總之，應(yīng)根據(jù)不同環(huán)境條件、因人而異、因時(shí)而變、因機(jī)而動(dòng)，力求提高實(shí)踐教學(xué)的趣味性和有效性。
2、內(nèi)容上的創(chuàng)新性?，F(xiàn)代的高校畢業(yè)生應(yīng)該是素質(zhì)高、能力強(qiáng)、富有創(chuàng)新精神的人才。在辦公日趨現(xiàn)代化的今天，非紙張載體的文件大量出現(xiàn)，檔案工作內(nèi)容有了新的變化，為此教學(xué)內(nèi)容上必須有所創(chuàng)新才能有所適應(yīng)，高校檔案實(shí)踐教學(xué)作為高校檔案教學(xué)的重要組成也必須要有所創(chuàng)新。除了紙載檔案管理的實(shí)踐教學(xué)外，還應(yīng)有電子文件檔案管理等內(nèi)容，要注意文書(shū)檔案管理、科技檔案管理以及特種檔案管理上的兼容，同時(shí)要在培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)造性地綜合運(yùn)用所學(xué)知識(shí)解決實(shí)際問(wèn)題方面有所突破，運(yùn)用跨學(xué)科理論知識(shí)分析解決實(shí)際問(wèn)題能力方面有所創(chuàng)新與突破。
3、技術(shù)上的先進(jìn)性。先進(jìn)教學(xué)設(shè)備的采用和教學(xué)手段的更新對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量有著重要意義。進(jìn)行專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)時(shí)可采取幻燈、錄像、投影、模型演示等較直觀的形式，在現(xiàn)代信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，利用多媒體和使用課件制作模擬場(chǎng)景，并在特定的內(nèi)容添加圖片和音頻文件，如檔案管理過(guò)程中使用的表冊(cè)樣式、檔案館的庫(kù)房實(shí)景、檔案管理設(shè)備的外觀樣式、整理完畢的檔案規(guī)范樣本等，專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)通過(guò)現(xiàn)代教學(xué)技術(shù)的輔助，使授課內(nèi)容趨于形象直觀，并且有助于提高學(xué)生參與教學(xué)的積極性，從而有助于學(xué)生縮短認(rèn)識(shí)理解的過(guò)程，這必將大大地促使教學(xué)效率和教學(xué)質(zhì)量的提高。
（四）建立科學(xué)而完善的綜合考評(píng)辦法。改變以往《檔案管理學(xué)》課程單一、片面的評(píng)價(jià)體系，即一卷定成績(jī)的考核方式。建立促進(jìn)學(xué)生潛力發(fā)揮和全面發(fā)展的評(píng)價(jià)體系。不僅重視總結(jié)性（結(jié)果）評(píng)價(jià)，而且重視形成性（過(guò)程）評(píng)價(jià)；不僅重視核心知識(shí)評(píng)價(jià)，更注重考察學(xué)生的創(chuàng)新意識(shí)、協(xié)作精神和實(shí)踐能力。在考評(píng)中，力求貫徹“學(xué)生主體性原則”、“合作性原則”、“體驗(yàn)成功原則”、“綜合考評(píng)原則”，總成績(jī)由理論考試成績(jī)、平時(shí)成績(jī)、實(shí)踐操作成績(jī)?nèi)糠纸M成。實(shí)踐操作成績(jī)主要涉及學(xué)生在實(shí)踐環(huán)節(jié)中表現(xiàn)出的文化素質(zhì)、思想素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)水平、課程知識(shí)、能力水平及期末綜合操作成績(jī)。理論考核與實(shí)踐考核明確分離，實(shí)踐考核成績(jī)應(yīng)占課程成績(jī)50%以上。
誠(chéng)然，本課程的改革是教育發(fā)展的需要，也是社會(huì)發(fā)展的迫切要求，它涉及的方面很多，既有軟件方面也有硬件方面，更涉及到整個(gè)教育改革的大環(huán)境，而本文僅從實(shí)踐教學(xué)方面進(jìn)行初步探討，未免掛一漏萬(wàn)；更深層次的東西，還有待進(jìn)一步探索。
主要參考文獻(xiàn)：
中圖分類(lèi)號(hào)：X83 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）03（c）-0145-02
Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments
Feng Tao
（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）
Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.
Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration
《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》明確要求，“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有與其從事檢測(cè)和/或校準(zhǔn)活動(dòng)相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技g人員和管理人員”“實(shí)驗(yàn)室保存人員的資格、技能和經(jīng)歷等檔案”。為了符合實(shí)驗(yàn)室評(píng)審要求，提高環(huán)境監(jiān)測(cè)的管理水平，筆者單位于2003年建立了環(huán)境監(jiān)測(cè)人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案。專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案基本滿(mǎn)足了監(jiān)測(cè)工作的需要，在實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和計(jì)量認(rèn)證評(píng)審考核、監(jiān)督檢查、執(zhí)法、驗(yàn)收監(jiān)測(cè)等工作中發(fā)揮了重要作用。為了進(jìn)一步提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，必須加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的管理。
1 專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀
1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
從2003至今，專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案管理工作一直是由辦公室負(fù)責(zé)管理。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，管理人員頻繁更換，先后有6位同志負(fù)責(zé)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的管理工作，其中5名同志是兼職。由于他們不懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)，檔案工作缺乏有效的管理，致使專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案管理工作不規(guī)范。在每年收集、整理專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案過(guò)程中，部分同志檔案意識(shí)不強(qiáng)，不愿積極主動(dòng)地配合工作，不認(rèn)真整理個(gè)人專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案。
1.2 案卷整理不規(guī)范，檔案管理水平落后
專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案是人事檔案的一部分，是對(duì)人事檔案的補(bǔ)充和完善。在實(shí)際工作中存在檔案收集難、卷內(nèi)材料沒(méi)有系統(tǒng)鑒別和整理、案卷質(zhì)量不規(guī)范等問(wèn)題。部分同志對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的作用缺乏認(rèn)識(shí)和重視，不及時(shí)歸檔、歸檔材料不齊全、內(nèi)容不完整、分類(lèi)不準(zhǔn)確、各類(lèi)別之間無(wú)標(biāo)識(shí)、無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、材料排列混亂、裝訂不整齊、未填寫(xiě)備考表等問(wèn)題。檔案工作缺乏監(jiān)督檢查，檔案管理工作有待提高。
1.3 檔案利用率低，檔案信息化建設(shè)滯后
檔案管理人員服務(wù)觀念守舊，服務(wù)手段落后，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，檔案利用率低。每年借閱專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的人較少，利用檔案的目的主要是工作查考，如實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和計(jì)量認(rèn)證檢查工作、執(zhí)法監(jiān)測(cè)等工作，而真正查閱用于人才選拔、職稱(chēng)評(píng)聘、評(píng)先評(píng)優(yōu)等檔案材料幾乎沒(méi)有。由于利用檔案的人數(shù)少，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，只重視材料的收集、整理、立卷工作，疏于檔案的開(kāi)發(fā)利用及信息化建設(shè)，致使檔案的作用和價(jià)值未充分發(fā)揮出來(lái)。
2 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案管理的工作思路
2.1 制定專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案歸檔范圍，確保案卷齊全、完整
（1）建檔范圍。凡從事環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員都要建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案，包括干部和從事監(jiān)測(cè)工作的工人。
（2）歸檔范圍。根據(jù)實(shí)際工作情況，專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案文件材料大致可分為11類(lèi)。
第一類(lèi)，履歷材料：干部簡(jiǎn)歷表、干部履歷表等。
第二類(lèi)，學(xué)歷材料：學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、結(jié)業(yè)證書(shū)、繼續(xù)教育證書(shū)等。
第三類(lèi)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料：專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表、推薦表、評(píng)定表、資格證書(shū)、外語(yǔ)考試合格證、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任文件等材料。
第四類(lèi)，科技成果材料：課題技術(shù)報(bào)告、課題鑒定材料、科研成果登記表、課題成果驗(yàn)收證書(shū)、課題獲獎(jiǎng)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)等材料；
第五類(lèi)，材料：發(fā)表學(xué)術(shù)論文、論著、書(shū)籍及獲獎(jiǎng)?wù)撐淖C書(shū)等材料。
第六類(lèi)，年度考核材料：專(zhuān)業(yè)技術(shù)年度考核評(píng)價(jià)表、年度個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等材料。
第七類(lèi)，獎(jiǎng)懲材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)事跡表彰、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)及榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)等材料。紀(jì)檢、監(jiān)察等部門(mén)工作中形成的有關(guān)個(gè)人檢查、受處分方面材料。
第八類(lèi)，任免材料：干部人事任免文件、關(guān)鍵崗位任命文件、授權(quán)文件等材料。
第九類(lèi)，人員能力確認(rèn)材料：培訓(xùn)證書(shū)、持證上崗資格證書(shū)、國(guó)內(nèi)（國(guó)外）學(xué)習(xí)鑒定材料、培訓(xùn)資料、培訓(xùn)報(bào)告、研修報(bào)告等材料。
第十類(lèi)，人員監(jiān)督記錄材料：質(zhì)量監(jiān)督員在日常工作的各項(xiàng)監(jiān)督檢查記錄。
第十一類(lèi)，其他材料：職務(wù)競(jìng)聘演講材料、演講比賽材料等。
2.2 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的收集、整理、立卷工作，保證檔案的規(guī)范化管理
檔案人員在日常工作中要做好檔案的宣傳、培訓(xùn)工作，各科室和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員要重視檔案工作，要認(rèn)真配合檔案人員做好檔案材料的收集、補(bǔ)充工作，確保專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的內(nèi)容不斷更新、完善。
2.2.1 專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的收集
根據(jù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的特點(diǎn)和來(lái)源渠道，主要采取以下兩種收集方法。
（1）集中收集。
圍繞單位的例行工作進(jìn)行集中收集。根據(jù)單位工作安排，辦公室等部門(mén)每年都在固定時(shí)間開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)聘、評(píng)先進(jìn)評(píng)優(yōu)秀、年度專(zhuān)業(yè)技術(shù)考核、年度工作總結(jié)等工作，人事勞資部門(mén)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集上述檔案材料。人事勞資部門(mén)需對(duì)檔案材料真實(shí)性、完整性進(jìn)行認(rèn)真審核，合格后在材料上加蓋公章，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)將材料移交檔案室歸檔。
（2）隨時(shí)收集。
針對(duì)某項(xiàng)工作任務(wù)和活動(dòng)進(jìn)行隨時(shí)收集。為了及時(shí)補(bǔ)充檔案材料，凡已結(jié)束的工作任務(wù)隨時(shí)收集隨時(shí)歸檔。如課題結(jié)題材料、培訓(xùn)證書(shū)、持證上崗考核證書(shū)、出差報(bào)告、干部任免文件、獎(jiǎng)懲文件、新進(jìn)人員檔案等材料。專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、人事勞資部門(mén)和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)檔案材料的收集，檔案材料需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核確認(rèn)，加蓋公章后，由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員移交檔案室歸檔。
2.2.2 專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的整理
專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案參照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理，實(shí)行一人一檔，集中統(tǒng)一管理。檔案人員協(xié)助專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員將收集齊全的材料進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂，文件材料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理后立卷歸檔。具體整理方法如下。
（1）卷內(nèi)文件的排序。
卷內(nèi)文件材料要按類(lèi)別進(jìn)行排序。每一類(lèi)中的檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時(shí)間排列順序。新補(bǔ)充的材料要根據(jù)材料內(nèi)容放入相應(yīng)的類(lèi)別后排列。
（2）類(lèi)號(hào)和頁(yè)碼的編寫(xiě)。
卷內(nèi)文件材料排列好后，應(yīng)在每份材料的右上角編寫(xiě)類(lèi)號(hào)和順序號(hào)，如第三類(lèi)第一份文件在材料右上角寫(xiě)三-1。每份材料的右下角編寫(xiě)頁(yè)數(shù)，以件為單位編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。
（3）卷內(nèi)目錄的編寫(xiě)。
文件材料整理好后，要對(duì)每類(lèi)文件材料編制卷內(nèi)目錄，放在卷首方便查找。卷內(nèi)目錄包括：類(lèi)號(hào)、材料名稱(chēng)、材料形成時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
（4）案卷號(hào)的編寫(xiě)。
為了迅速、準(zhǔn)確地查找檔案，要對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案案卷進(jìn)行科學(xué)的排列和編號(hào)。根據(jù)單位的實(shí)際情況，按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職稱(chēng)排序。按單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)排列，將同一部門(mén)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案，按其職稱(chēng)由高到低進(jìn)行排列。
2.3 開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)，加大檔案的開(kāi)發(fā)與利用
為了適應(yīng)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的需要，更好地開(kāi)發(fā)利用專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案數(shù)字化信息庫(kù)。兼職檔案員可利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成電子檔案，錄入檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化管理。
專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案能夠全面、翔實(shí)地記錄一個(gè)人的德、能、勤、績(jī)等信息，檔案人員要充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的價(jià)值和作用，要利用專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案信息資源，積極開(kāi)展檔案編研工作，如論文匯編、科研課題匯編、花名緣缺嘌泄ぷ鰨積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)決策以及監(jiān)測(cè)工作提供服務(wù)，為選拔人才、培養(yǎng)人才、職稱(chēng)評(píng)聘、評(píng)先評(píng)優(yōu)及實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可評(píng)審等工作提供依據(jù)、憑證和參考。
當(dāng)前，中央決定對(duì)省級(jí)以下環(huán)保監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)行垂直管理。各級(jí)監(jiān)測(cè)部門(mén)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)環(huán)境監(jiān)測(cè)工作的重要性，要以此次機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的管理，加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)，各部門(mén)要積極配合檔案人員做好專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案的收集、整理工作，為環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)人才隊(duì)伍建設(shè)提供服務(wù)。
3 結(jié)語(yǔ)
隨著環(huán)境保護(hù)工作的深入發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測(cè)隊(duì)伍在不斷地發(fā)展壯大。由于環(huán)境監(jiān)測(cè)工作涉及多領(lǐng)域、多學(xué)科，各個(gè)專(zhuān)業(yè)的環(huán)境監(jiān)測(cè)人員眾多，管理好、利用好專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案尤為重要。檔案人員要更新檔案管理模式，創(chuàng)新服務(wù)觀念，努力提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案管理水平，在監(jiān)測(cè)工作多為專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓每一位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)和潛力。
參考文獻(xiàn)
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