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客觀而論，當(dāng)下社會正處于知識經(jīng)濟時代與信息時代并行的高速發(fā)展階段，人才的作用不斷突顯，相關(guān)檔案管理部門作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關(guān)注和重視。因此，應(yīng)當(dāng)充分把握信息時代的各項網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設(shè)，通過構(gòu)建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡(luò)與發(fā)展平臺，進而實現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。
一、信息時代人事檔案的管理要求
信息化時代人事檔案管理工作，不僅將用人機制最基本的真實性、公信力設(shè)為基礎(chǔ)職能，還將基于當(dāng)前社會信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)設(shè)置為根本目標(biāo)。而究其原因，一是便于當(dāng)?shù)卣块T在進行相關(guān)的財政預(yù)算時，能夠有針對性地增加檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，從而鼓勵相關(guān)研發(fā)部門更為積極地開發(fā)有利于全國聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔、保證信息安全的計算機信息應(yīng)用系統(tǒng)；二是在相關(guān)管理體系當(dāng)中，全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實施，還應(yīng)當(dāng)借助穩(wěn)定的法律制度體系支撐，從而為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律依據(jù)。
此外，還應(yīng)遵循動態(tài)性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時更新檔案，就會造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應(yīng)該及時根據(jù)時代的變化、員工狀況的變化、現(xiàn)實情況的變化，將最新的員工資料及時補充、記錄在案，強化人事檔案信息的實效性，加強動態(tài)記錄與動態(tài)管理，同時要定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，及時更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預(yù)見性的決斷。
二、信息時代人事檔案的安全要求
概括地說，信息時代對人事檔案的安全要求主要有下述兩點：第一，檔案信息之所以會面臨危險，有來自客觀環(huán)境及人為的各種介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)成為人事檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設(shè)施，其安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲的外在介質(zhì)在遭遇不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其它類型的自然災(zāi)害）時，其固有的信息數(shù)據(jù)便很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭受嚴(yán)重?fù)p害；又如，人事檔案管理人員出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無法還原和備份時，同樣容易造成人事檔案運作系統(tǒng)的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質(zhì)以及工作人員的良性操作，是維護檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。第二，信息化之所以會給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內(nèi)容，如果這些數(shù)據(jù)在云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。
三、推動人事檔案信息化進程工作構(gòu)想
（一）科學(xué)設(shè)計檔案信息管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的員工個人信息一般為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費時費力的，不符合時展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計科學(xué)化的認(rèn)識檔案管理系統(tǒng)，加強人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)；同時，應(yīng)在建立內(nèi)部局域網(wǎng)平臺，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)代化設(shè)施不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。具體地說，一方面需要政府加大財政上的投入與扶持，建立起統(tǒng)一、高效地信息檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時，為用戶提供更便捷的咨詢服務(wù)；另一方面則要加強對于原始紙質(zhì)文字資料的收錄與編輯，將其統(tǒng)一納入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。
（二）強化檔案信息技術(shù)安全定位
只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務(wù)。而信息技術(shù)在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時，也隱藏了一定的風(fēng)險，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性，這就需要強化檔案管理工作中的安全意識，完善信息技術(shù)的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲蛀或因自然環(huán)境而毀壞；其次，要注意在紙質(zhì)檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而給檔案所有人造成難以彌補的損失和危害。
（三）構(gòu)建立體化的人才服務(wù)體系
信息化時代展開的有關(guān)人事檔案管理工作人員培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，要強化其對數(shù)據(jù)庫管理和操作、計算機應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，要將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競爭上崗的重要考評依據(jù)之一，以此促進工作人員不斷提升專業(yè)能力和綜合素質(zhì)；第三，要以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識、新內(nèi)容，促進工作和服務(wù)質(zhì)量的提升，培養(yǎng)檔案管理人員樹立強烈的責(zé)任感來保障檔案信息安全。
（四）積極開展信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)
在信息化、數(shù)字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個人的綜合素質(zhì)，讓業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項事宜發(fā)展所需。首先，要建立健全人才培訓(xùn)制度，以實際需求與現(xiàn)狀為參考作出調(diào)整與修正；其次，要面向社會廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實人才引進制度，將檔案管理專業(yè)，或擁有高級檔案管理職稱的人才納入旗下，儲備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數(shù)據(jù)至云端，及時構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗證碼及密碼校驗技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升打下籌碼，避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)。而在數(shù)據(jù)的備份時，還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災(zāi)害或是其他會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時可增加一定的資金和設(shè)備投入，以完善對于人事檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
四、總結(jié)與建議
人事檔案記錄著最真實、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實與全面，并在原有基礎(chǔ)上進行認(rèn)真清查，詳細(xì)準(zhǔn)確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對員工提供的虛假材料進行甄別與清除，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，強化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫，為企事業(yè)單位人力資源部門提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。
目前，我國現(xiàn)行法律規(guī)定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問題以書面形式反映到有關(guān)法制部門，再由法制部門呈送給國家權(quán)力機關(guān)，以此依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實不斷完善管理規(guī)范，為此，人事檔案管理在信息化進程中，還應(yīng)以完善的立法體系作為保障，系統(tǒng)地整理所面臨的共性問題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等方面內(nèi)容，報送給有關(guān)部門報備，使之將其制度化、規(guī)范化，再通過構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來進一步保障人事檔案更趨向于規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn)：
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[4] 關(guān)莉.人事檔案管理若干問題的思考[J].人力資源管理，2016（02）
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。高校學(xué)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。對于事業(yè)單位來說，人事檔案相當(dāng)重要。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門[1]。
1.2人事檔案管理與人力資源的關(guān)系
人事檔案管理是人力資源管理在新時代的新要求，也是人力資源管理的組成部分，企業(yè)是人事檔案記錄了員工的各種檔案與信息。這是人力資源管理的必然要求。只有充分利用這些信息，在進入人力資源工作的時候我們才能選拔出最優(yōu)秀的人才，最適合的人選。同時，這些人事檔案的收集和集中，也體現(xiàn)了我國對人才和人力資源工作的重視，同時使部門和企業(yè)更好更快地發(fā)展[2]。
1.3人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀與提升意見
我國人事檔案管理的做的技術(shù)化水平還是偏低，沒有一套系統(tǒng)的人事檔案管理辦法，而且存在弄虛作假，使用不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，對此我們應(yīng)該加強人事檔案管理的技術(shù)水平，提升保密工作，提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化升級，運用數(shù)字化的專業(yè)技術(shù)，提升人力資源檔案的管理水平。對此我們給出以下幾點建議，首先，企業(yè)和部門應(yīng)該對人才進行深入的了解，對人才的生活檔案和技術(shù)檔案進行一步步的記錄，樹立良好的人事檔案管理理念。其次，明確制度，加強技術(shù)支持和投入，使人事檔案管理更加制度化，科技化。最后我們要積極學(xué)習(xí)國內(nèi)外的先進理念，融為己用，使得自身人事檔案管理水平得到進步，為人才選拔打下良好基礎(chǔ)。
2.國內(nèi)外人力資源檔案管理給我們的啟示
2.1國外人力資源檔案管理方法
在美國，人力資源管理一般分成兩類，一類是是公立的人力資源檔案管理，一類是私立的人力資源檔案管理。他們分管著不同的部門，公立人力資源管理主要的管理范圍是政府的公職人員、公務(wù)員等國家部門的職員，而私立的人力資源檔案管理主要分管銀行、公司等私人企業(yè)的人力資源檔案。在公立的人力資源檔案管理方面，美國有著自己獨特的途徑。凡是在政府內(nèi)的公職人員，都會經(jīng)過考核，任命，培訓(xùn)，退休等步驟。而在美國的各個州也有他們自己不同的管理方案，這些方案都會匯總到一個叫人力資源檔案管理辦公室的地方，對人才進行集中的選拔[3]。
而私人人力資源檔案管理工作則更加的復(fù)雜，私人的人力資源管理模式是企業(yè)化，私人化的。在這里，它包括了一個員工從入職到離職甚至是死亡的一切過程，這些檔案中還包括員工的社保賬號，身份賬號還有銀行的信用情況，這些檔案與資料可以幫助經(jīng)理對員工進行深入的了解與考察，而且檔案本身不會接觸到他的所有者，保證了檔案的公平公正。
在法國，這種情況又有所不同，法國的公務(wù)員制度是從上到下分級的檔案記錄制度，沒有公共和私人之分，這套人力資源管理檔案系統(tǒng)記錄了公務(wù)員甚至是員工從生到死的一切檔案信息，這種集中管理模式也值得我們國家借鑒。
2.2國內(nèi)人力資源檔案管理的特點
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0031-01
人事檔案管理和人力資源管理是一個有機的整體，兩者之間不可分離，同步發(fā)展。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作所有的業(yè)務(wù)活動都是為了輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務(wù)。做好企業(yè)人事檔案工作，可以極大的促進企業(yè)人力資源管理工作，進而提高企業(yè)核心競爭力。而現(xiàn)代人力資源管理新趨勢對人事檔案管理工作又有新的要求。
一、新的趨勢大致可以歸納為以下幾點
1.建立多層次的價值評價體系。由傳統(tǒng)的人事考核轉(zhuǎn)向人力資源管理的價值評價體系；由單一的考核評價轉(zhuǎn)向多層次全方位的價值評價體系；由面向個人要素的評價轉(zhuǎn)向?qū)冃Ш腿〉脙?yōu)異績效因素的評價；由面向個體績效的考核評價轉(zhuǎn)向企業(yè)績效、組織績效、團隊績效的考核評價。
2.構(gòu)建以績效為導(dǎo)向的薪酬回報體系。在注重薪酬回報功能的同時，更注重薪酬的激勵功能；以行為和技能作為薪酬的基礎(chǔ)，以組織與個人績效作為支付薪酬的依據(jù)；強調(diào)團隊績效的回報與激勵――團隊薪酬，在薪酬體系中強化員工持股和股票期權(quán)的長期激勵。
3.把職業(yè)化作為衡量人力資源管理水平的重要標(biāo)志。職業(yè)化要素由適應(yīng)世界經(jīng)濟一體化的知識結(jié)構(gòu)與技能、職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德、職業(yè)精神、職業(yè)規(guī)則、職業(yè)價值觀、職業(yè)語言組成。
二、人事檔案管理對于人力資源管理的促進作用
1.人事檔案管理可以促進企業(yè)內(nèi)部人力資源的科學(xué)有效的使用
人事檔案的科學(xué)管理可以是企業(yè)在用人和委任職務(wù)前充分了解人才，安排合適的任務(wù)，讓人力資源得到恰當(dāng)?shù)氖褂?。科學(xué)的人事檔案管理，能讓企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)人才，避免埋沒人才，讓員工在工作崗位發(fā)揮最大的作用，提高企業(yè)自身的核心競爭力。
2.有利于人力資源的合理配置
利用人事檔案中的信息可以更加深刻的了解員工的信息和歷史，從而在人力資源管理中科學(xué)的管理企業(yè)人才，發(fā)揮員工的潛力。根據(jù)員工的專業(yè)技術(shù)和自身能力的不同，找到合適的崗位安排合適的人才去進行工作。企業(yè)按照人事檔案可以充分發(fā)揮人才的優(yōu)點，從而在企業(yè)的正常運作中發(fā)揮員工的潛能，促進企業(yè)的快速發(fā)展。
3.利于企業(yè)人力資源需求的科學(xué)化和規(guī)范化
影響企業(yè)人力資源的需求因素主要來自企業(yè)的內(nèi)部，科學(xué)有效的人事檔案管理可以讓企業(yè)人力資源管理人員了解企業(yè)的人力資源情況，確保企業(yè)的正常發(fā)展和改革。在制定科學(xué)有效的人力資源管理計劃中，人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預(yù)測，就減少了不必要的人才流失。這樣人事檔案就對人力資源管理起到了科學(xué)化和規(guī)范化作用。
三、人事檔案管理的不足對于人力資源的負(fù)面影響
1.企業(yè)對于人事檔案管理的重視不足不能適應(yīng)人力資源的需求
很多企業(yè)在人事檔案管理方面沒有嚴(yán)格的思想意識，人事檔案管理在企業(yè)中僅僅是一個簡單的工作，沒有必要在認(rèn)識檔案管理上投入太多的資金和精力。在檔案的監(jiān)督和檢查上力度不夠。由于企業(yè)的不重視檔案，管理部門沒有專業(yè)的人才，不能科學(xué)有效的進行人事檔案的收集、歸檔和鑒別。一個沒有得到重視的人事檔案就不能在人力資源管理中起到應(yīng)有的作用，不能讓企業(yè)在人力資源開發(fā)中有效的利用人才。
2.檔案材料的失真現(xiàn)象阻礙了人力資源的合理配置
檔案的真實可靠是檔案的基本特征，沒有了真實和可靠，人事檔案就一文不值，沒有利用價值。很多企業(yè)的人事檔案中年齡、學(xué)歷、工齡等都出現(xiàn)了捏造、檔案的隨意涂改現(xiàn)象。這些情況嚴(yán)重的影響了人事檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使的人力資源管理中人事檔案失去了價值，不能合理的配置人力資源，更不能科學(xué)的制定計劃，沒有了可靠地依據(jù)，就不能做出正確的選擇。這就使企業(yè)不能及時的配置人力資源不能滿足企業(yè)人才的需求。
3.人事檔案的信息不全面和信息復(fù)制情況讓人事檔案失去了價值
企業(yè)在對人事檔案的管理中，很多都在沿用了以往的模式。記錄的僅僅是員工的年齡、學(xué)歷等等基本信息，而且很多人事檔案在編寫時的內(nèi)容單一、鑒定和考察材料的雷同情況非常嚴(yán)重。當(dāng)下企業(yè)的檔案突顯不出員工的技能特點和個人特色，讓人事檔案失去了價值，這不僅僅影響當(dāng)了員工的崗位問題，也影響到了企業(yè)自身的人力資源管理。
4.人事檔案的管理手段落后，妨礙了人力資源的開發(fā)利用
現(xiàn)代的人力資源管理對于人事檔案的要求越來越高，人事檔案是否科學(xué)化，能否及時的提供有效的員工信息，能否為人力資源管理服務(wù)尤為重要?，F(xiàn)在人事檔案管理傳統(tǒng)模式影響到了檔案的可靠性。人事檔案管理要注重工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化，不斷地打破常規(guī)，建立人事檔案的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，建立健全的合理的人事檔案管理制度，適應(yīng)人事檔案管理中的嚴(yán)肅性。
四、人事檔案管理的改進方法
1.加大對人事檔案的投入，增加管理人員的素質(zhì)
注重對于人事檔案管理中人員素質(zhì)的提升，任用在人事檔案管理方面具有專業(yè)能力的人才，加大對于人事檔案的投入，配置先進的設(shè)備和充足的資金。
2.在企業(yè)建立健全人事檔案管理制度
中圖分類號：R661 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0356-01
一、檔案管理存在的問題
1、當(dāng)前不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類載體檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關(guān)的深宅大院內(nèi)，儼然一個保密機關(guān)，較為封閉。
2、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔，散存在部門或個人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見不鮮?！稒n案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒有真正樹立起來，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
二、培養(yǎng)檔案管理意識
1、探索新時期檔案宣傳的新方法建立好愛國主義教育基地，充分發(fā)揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學(xué)生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內(nèi)容豐富的檔案通俗讀物，服務(wù)學(xué)生教育工作；普及檔案知識，讓學(xué)生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學(xué)生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學(xué)校，為學(xué)生開設(shè)檔案專題講座。
2、加強檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養(yǎng)。營造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強動態(tài)管理，完善執(zhí)法機制，重拳強化檔案意識。
3、加強制度建設(shè)。其中關(guān)鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區(qū)年度綜合目標(biāo)績效考核制度，這兩項制度對機關(guān)單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應(yīng)全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設(shè)，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。
4、重視新農(nóng)村檔案工作。在我國農(nóng)村人口占絕大多數(shù)，一個地方其他檔案工作做得很好，農(nóng)村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作，農(nóng)村檔案未引起足夠的重視。正因為農(nóng)村檔案的薄弱，所以應(yīng)格外關(guān)注。
5、要全面推進民營企業(yè)檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業(yè)遍地開花，已成為經(jīng)濟建設(shè)的一支強大力量，民營企業(yè)檔案意識的重要性日益突出。通過挖掘檔案的利用價值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來越多的民營企業(yè)家認(rèn)識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作來抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進民營企業(yè)檔案意識的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。
三、如何做好檔案管理工作
1、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展；領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。
2、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看 ，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作 。
3、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。
4、加強教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來那些傳專統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。
四、總結(jié)
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。
參考文獻(xiàn)
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古人云：“欲治國，必先治品性。”責(zé)任心養(yǎng)德，更能樹德，它是一種理性的代表，是人最基本的道德觀。檔案工作是一項業(yè)務(wù)性管理性很強的工作。檔案工作者的政治覺悟、道德素養(yǎng)、知識能力決定著檔案工作水平的高低，關(guān)系到國家經(jīng)濟建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，檔案工作者一要有堅定的理想信念，增強宗旨意識，樹立服務(wù)思想，立足本職工作。二要自覺樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，以我們黨在新時期的一系列新的理論、思想和方針政策指導(dǎo)我們的思想和工作，做一個政治強業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作者，為改革和發(fā)展服務(wù)。三要根據(jù)檔案工作的特點、規(guī)律和發(fā)展要求，增強責(zé)任感和事業(yè)心，牢固樹立愛崗敬業(yè)、秉公守法、求實創(chuàng)新等思想觀念，為做好檔案工作奠定良好的政治基礎(chǔ)。
2 嚴(yán)守紀(jì)律，培養(yǎng)良好職業(yè)道德
檔案工作者的職業(yè)道德是根據(jù)社會道德結(jié)合檔案專業(yè)特點，對檔案工作者提出的日常行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范，它是職業(yè)道德在檔案領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)。
2.1 遵紀(jì)守法，嚴(yán)守秘密
檔案工作是一項不同于其它行業(yè)的服務(wù)性工作，是按規(guī)定和一定程序為單位為社會提供檔案服務(wù)，有些檔案記錄著國家的、單位的、商業(yè)的科研的一些機密，保密工作成了我們檔案工作人員必須遵守的一項重要課題。因此，檔案工作者必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，以確保檔案政治上的安全。正確處理好開放利用與保密的關(guān)系，在確保安全的情況下充分開發(fā)利用。
2.2 淡泊名利，熱心服務(wù)
檔案工作的職業(yè)特點和工作手段決定了它本身是一項服務(wù)性很強的工作。其出發(fā)點和最終目的，就是為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研和精神文明建設(shè)服務(wù)，為各項社會工作提供一定的條件。檔案工作不同于其它的服務(wù)性工作，只能通過服務(wù)對象進一步創(chuàng)造服務(wù)，這就決定了服務(wù)效果是間接的和潛在的，沒有直觀的經(jīng)濟效益。這些就要求檔案工作者必須摒棄名利思想，甘做無名英雄，全方位提供服務(wù)，這是檔案工作者最基本的職業(yè)要求。
2.3 態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，作風(fēng)扎實
檔案工作是一項科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性較強的工作，更是一項復(fù)雜、細(xì)微、煩瑣的工作。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致踏實的工作作風(fēng)，是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提條件。這種工作作風(fēng)，體現(xiàn)在檔案整理、管理、利用的各個環(huán)節(jié)，任何一點差誤都會給其它檔案管理環(huán)節(jié)和利用者帶來許多困難，甚至造成難以查閱以至人力物力的浪費。
3 潛心學(xué)習(xí)，努力提高專業(yè)素質(zhì)
3.1 認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案專業(yè)知識
檔案工作者必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、掌握檔案專業(yè)知識。檔案業(yè)務(wù)理論來源于檔案工作的實踐，反過來檔案工作的實踐又迫切需要檔案專業(yè)知識的指導(dǎo)。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，不但需要一定的科學(xué)知識，而且需要較好的專業(yè)理論水平。只有這樣才能將工作中的新現(xiàn)象、新經(jīng)驗提到理論的高度來認(rèn)識，從而在實踐中不斷總結(jié)、補充、發(fā)展、完善專業(yè)理論。
3.2 與時俱進，主動掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)
隨著檔案門類日益增多和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，檔案管理方面的科學(xué)化，現(xiàn)代化設(shè)備也迅速增加，尤其是近幾年興起的電子文件歸檔與管理這一新課題，這就必然要求檔案工作者要熟悉和掌握現(xiàn)代技術(shù)知識。只有這樣，具體工作才能得心應(yīng)手。
3.3 廣采博取，努力學(xué)習(xí)科技檔案相關(guān)知識
檔案工作和其它專業(yè)工作一樣，都不是孤立的，除了要求要掌握檔案專業(yè)知識之外，還必須對于一些基礎(chǔ)和相關(guān)知識有足夠的了解。作為科技檔案工作者，要認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握一定的農(nóng)業(yè)科研知識，只有對農(nóng)業(yè)科研規(guī)律、農(nóng)業(yè)科研項目等有一定的了解，才能對農(nóng)業(yè)科研檔案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、準(zhǔn)確
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，行業(yè)之間的競爭日趨激烈，對人才的要求也在不斷提高，而人才的流動性大也是市場經(jīng)濟所衍生出的主要問題。針對人才流動的問題必須建立完善的人事檔案管理機制，提升對人事檔案管理的認(rèn)識高度，將“與時俱進”的指導(dǎo)思想融入到人事檔案管理當(dāng)中，不斷開拓思路解決人事檔案工作中所出現(xiàn)的問題，形成一定的人事檔案管理的工作流程與模式，用科學(xué)的發(fā)展觀實現(xiàn)人力資源的合理配置。
1.我國現(xiàn)代人事檔案管理新的特點
1.1在思想認(rèn)識層面弱化了檔案管理的重要性
計劃經(jīng)濟時代，人們的檔案觀念相對較深，這主要是源于這個時期人事檔案在某種程度影響著個人一生的政治命運或經(jīng)濟命脈，人事檔案在某種程度上也被披上了神秘的外衣，使人們誤以為人事檔案只有位高權(quán)重的人才能享有，對人事檔案存在一種敬畏的心理。但伴隨著改革開放的深化，市場經(jīng)濟的發(fā)展非常迅猛，公眾對人事檔案的認(rèn)識逐漸淡化。由于經(jīng)濟市場中市場成分的多樣化，使得人們在從業(yè)問題上有了更加的空間，企業(yè)與求職者之間形成雙向選擇，很多人也就逐漸忽視了檔案的重要性，對檔案的認(rèn)識不再像傳統(tǒng)觀念那么神秘，人們自主選擇職業(yè)，這種自主意識也在市場的競爭中逐漸顯現(xiàn)出來。如很多職場“馬”跳槽到更好的位置而主動放棄檔案，也有很多剛從校門走出的大學(xué)生為了得到更好的工作而放棄檔案等等。這種對檔案認(rèn)識的弱化，是人們認(rèn)為人事檔案已經(jīng)不再那么重要，只要擁有高職高薪，檔案可有可無；并且也確實有很大一部分人放棄檔案，檔案庫中形成“棄檔”、“死檔”的現(xiàn)象也比較普遍。這種對檔案認(rèn)識的誤區(qū)，是對傳統(tǒng)人事檔案的扭曲認(rèn)識。
1.2在管理模式層面人事檔案管理相對分散
傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是按照管理權(quán)限進行劃分，逐層對人事檔案實行管理的，在調(diào)取檔案時需要由各單位逐級的向上層主管部門提交申請，進而取得個人的人事檔案。但在市場經(jīng)濟的沖擊下，國家對很多國有企業(yè)和事業(yè)單位實行改制轉(zhuǎn)軌，大量廠礦和事業(yè)單位的職工買斷工齡或下崗分流，終止了與原單位的關(guān)系，對這部分人群的檔案管理工作成為一個難點，由于數(shù)量比較龐大，而且人員流動性較強，因而必須引起有關(guān)部門的高度重視。據(jù)了解，有很多下崗人員在退休后，因為找不到檔案而不能辦理退休，三番五次去檔案館尋求幫助，但檔案館只負(fù)責(zé)檔案的歸檔和保存，對這部分人的檔案可謂愛莫能助。針對這種情況，從個人的角度分析，辛苦一輩子終于到了退休的年齡卻因為檔案缺失而不能退休，在遭受經(jīng)濟損失的同時對心理也會產(chǎn)生很大的負(fù)面影響；從社會的角度分析，這種檔案管理模式也不利于維護社會的和諧穩(wěn)定的局面。
1.3在內(nèi)容信息層面人事檔案管理存在缺失
按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容要求基本分為履歷、自傳、各類鑒定、考核、政審材料、入黨（團）材料、獎懲材料、各類審批表（任免、職稱、學(xué)位、工資、離退休等）等十大類材料。但市場經(jīng)濟體制改革的不斷加深，原有檔案內(nèi)容中的個人經(jīng)歷與社會實踐不能滿足當(dāng)前人事檔案管理的要求，其所涵蓋的內(nèi)容在某種程度上存在缺失，并不能對個人行為進行更為完整的記錄，使得人事檔案只具有參考價值，并且其內(nèi)容的參考性也逐漸被弱化。如傳統(tǒng)檔案主要是考察個人的政治經(jīng)歷，并且重復(fù)性較高；而像各類考核、鑒定等反映人性本質(zhì)的內(nèi)容相對缺失，如健康檔案、業(yè)績檔案、誠信檔案等都沒有在人事檔案中得以體現(xiàn)，這也不利于企業(yè)尋找和發(fā)掘所需要的各方面人才，對優(yōu)化人力資源配置產(chǎn)生不利影響。
2.新時期人事管理的革新要求
2.1在思想上樹立正確的人事檔案管理理念
針對人事檔案的管理，我們要從思想上給予正確的認(rèn)識，樹立正確的檔案管理理念，不但要重視其歷史鑒定的作用，更要突出個人實力與能力的展現(xiàn)。這也使得我們必須改變傳統(tǒng)模式中過分強化檔案作用的觀念，但也不能扭曲的理解為人事檔案在社會主義市場經(jīng)濟高速發(fā)展的今天毫無作用可言。在國家政策法規(guī)的限定下，人事檔案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用還非常重要。如養(yǎng)老保險、職稱評定以及離退休等等，如果沒有人事檔案，在辦理過程中會造成很多麻煩，甚至無法辦理。因此，我們必須從思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性，強化將檔案管理在實際生活中的作用。
2.2在模式上實現(xiàn)單位內(nèi)部管理與社會化委托管理的“雙管齊下”
市場經(jīng)濟的發(fā)展使得很多工人走出廠礦自謀生路，成為社會單元，對人事檔案管理的管理模式采用單位內(nèi)部管理與社會化委托管理相結(jié)合的道路，實現(xiàn)“雙管齊下”。即在法律法規(guī)的限定范圍內(nèi)，采用有各單位或主管部門進行管理的同時，還可以通過市場化運作通過委托人的方式進行托管，兩種方式并舉能夠更好的加強和完善人事檔案管理，對在經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌中流入社會的失業(yè)下崗職工以及買斷工齡的人群，通過市場機制將檔案交由人才交流中心進行管理；或?qū)n案直接交由人事檔案局進行歸檔，使公眾能夠隨時調(diào)取檔案。這種單位內(nèi)部管理與社會化委托的方式相結(jié)合，對組建完整的檔案管理構(gòu)架有積極的促進作用。
2.3在內(nèi)容上要力求實現(xiàn)檔案管理的“與時俱進”
傳統(tǒng)人事檔案的建立受特定歷史時期的影響，在建檔過程中存在不實之處，如“此人不宜重用”等不實的內(nèi)容，使得部分人才在求職中四處碰壁，針對這些檔案必須用科學(xué)的發(fā)展觀來對待。我國處在社會主義市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)型期，人才流動性大，競爭更加激烈，使得人力資源配置必須拋棄傳統(tǒng)人事檔案沿襲下來的弊端。在人才的聘用與引進過程中，需要通過一定時限的“試用期”來對人才實現(xiàn)全面的了解，如果人事檔案能夠囊括個人更為完整的信息與內(nèi)容，能夠使檔案信息更加直觀的呈現(xiàn)在用人單位面前，這對人才的聘用與引進有著非常積極的促進作用。
3.小結(jié)
若要使人事檔案管理上升到新的臺階，就必須抓住有利時機，不斷的對人事檔案管理工作實施創(chuàng)新。只有打破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，使人事檔案管理更加全面和系統(tǒng)，才能滿足當(dāng)前公眾對人事檔案管理的需求，以求達(dá)到人事檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化，將人事檔案管理的價值充分的發(fā)揮出來。（作者單位：平頂山學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，辦公自動化和無紙化已成為必然趨勢，檔案的生成方式已轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案生成方式。這就要求檔案工作人員必須具備一定的信息素養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的管理方式，適應(yīng)數(shù)字化和信息化的要求，在檔案管理中多運用數(shù)字化技術(shù)，檔案管理人員必須提高自身的信息素養(yǎng)。
一、信息化對檔案管理人員提出信息素養(yǎng)要求
隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，計算機普遍應(yīng)用于各行各業(yè)的管理工作中，辦公自動化系統(tǒng)和各種管理信息系統(tǒng)普遍應(yīng)用，在檔案管理工作中產(chǎn)生大量的電子文件和電子數(shù)據(jù)，使檔案工作收集的內(nèi)容、管理和利用的方式、開發(fā)的途徑等都與傳統(tǒng)方式不同。新技術(shù)的發(fā)展要求檔案工作者熟練運用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，做好庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案管理水平和服務(wù)水平；檔案資源的收集從紙質(zhì)載體檔案向多種載體形式檔案的收集發(fā)展，新的檔案載體形式要求采用新的管理方式，電子文件的信息安全及規(guī)范化管理成為檔案工作者面臨的新課題。檔案工作者必須適應(yīng)環(huán)境變化要求，掌握先進的信息化技術(shù)，這就對信息化條件下的檔案管理人員提出了提高信息素養(yǎng)的要求。而目前許多檔案管理人員信息素養(yǎng)較低。主要表現(xiàn)在信息工具運用能力程度不高。
首先，懂計算機編程的檔案管理人員較少，能開發(fā)高水平軟件或者對管理系統(tǒng)進行二次開發(fā)，功能擴展的的就更少了，工作中以使用現(xiàn)成的商業(yè)應(yīng)用軟件為主，稍微碰到點問題就束手無策。其次，熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、能進行高水平網(wǎng)頁建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)直接公布信息，開展宣傳活動的不多，不能勝任檔案信息披露與外部需要的接合面的要求。能擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)軟硬件規(guī)劃， 建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)，管理本部門服務(wù)器的就更少了，多數(shù)需要外聘專業(yè)的人員，增加了檔案管理工作的成本。再次，許多檔案工作人員在思想觀念上還沒有完全跟上信息時代的發(fā)展，很多檔案人員仍安于做“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”。這種狀況勢必影響檔案工作的信息化建設(shè)?？偠灾?，信息化社會環(huán)境對檔案人員提出信息素養(yǎng)要求，而檔案工作目前卻缺乏具有高信息素養(yǎng)的復(fù)合型人才。
二、檔案管理人員應(yīng)具備的信息素養(yǎng)
(一)應(yīng)掌握一定的信息開發(fā)知識
開發(fā)信息資源是一門學(xué)問，有著完整的理論體系和方法。檔案工作者應(yīng)該把檔案工作和信息工作結(jié)合起來，用信息學(xué)的理論和方法來開發(fā)檔案信息資源，這是信息化條件下檔案工作人員必須具備的信息素養(yǎng)。
(二)應(yīng)具有系統(tǒng)的信息開發(fā)能力
檔案人工作員信息開發(fā)就是有目的的進行信息收集、積累、文獻(xiàn)資料二次加工、編制各種檢索工具、匯編各種專題資料等過程，為單位各方面工作直接提供信息利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的作用。在市場經(jīng)濟體制背景下，信息對一個單位的發(fā)展至關(guān)重要，采用什么樣的方式和方法，使檔案信息資源發(fā)揮最大作用，需要檔案人員提高信息素養(yǎng)，掌握信息學(xué)知識，了解信息規(guī)律, 既能匯集信息，也能深加工信息。
(三)應(yīng)掌握計算機和現(xiàn)代通訊技術(shù)方面的知識
信息化環(huán)境最大的特點是對計算機和現(xiàn)代通訊技術(shù)的應(yīng)用，利用計算機不僅可以隨時對所有文件進行多角度的分類、檢索， 也可以快速地組織出各種專題目錄及索引，這使得檔案管理方法和管理手段日趨數(shù)字化，因此檔案工作人員必須努力學(xué)習(xí)計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的知識，提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段，采用新型優(yōu)質(zhì)軟件，提高檔案的管理水平。在日常的檔案信息管理過程中，能夠科學(xué)管理好、維護好本部門的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)，推動應(yīng)用好系統(tǒng)的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。利用現(xiàn)代科技整合檔案信息資源，把豐富的檔案信息資源直接推到利用者面前，由利用者擇舍，保持檔案信息使用通道的方便流暢，更好地適應(yīng)利用者需要。
(四)應(yīng)具備較強的判斷能力
由于數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展，信息的搜集環(huán)境日益開放化，如果檔案信息管理不善，很容易發(fā)生信息泄露事件。這就要求檔案人員不斷提高自己的政治素質(zhì)，具備較強的判斷能力，妥善處理好開放與保密的關(guān)系，靈活機動地提供利用信息。檔案管理是每一個單位職能活動的一個組成部分，這決定了檔案室主要是為本部門服務(wù)，對社會僅提供諸如學(xué)歷、工資、親屬關(guān)系等項證明。而即使在單位內(nèi)部，也要求檔案人員能按照不同檔案種類、不同檔案內(nèi)容、不同部門及查閱人員群體來正確區(qū)分檔案的開放、保密的程度，保持適度開放，做到既有利于工作的開展又不致信息泄露。所以檔案人員既要講求原則，嚴(yán)格按保密制度辦事，同時又要有較強的判斷能力，對新用途的掌握靈活機動。嚴(yán)格執(zhí)行借閱保密制度，準(zhǔn)確、快速地給查檔人員提供有關(guān)檔案材料。
三、提高檔案工作人員信息素養(yǎng)的對策
(一)強化檔案工作人員的信息意識
過去檔案所包含的豐富信息固化在紙質(zhì)載體上，限制信息的疏通、傳遞，信息的功能發(fā)揮受到很大限制。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理進入了信息化時代。樹立檔案工作人員信息意識成為迫切的需要。信息技術(shù)的發(fā)展一方面為檔案工作的發(fā)展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強化檔案工作人員的信息意識，對外防止信息被竊取，對內(nèi)防止信息泄密。強化信息意識是檔案管理人員提高信息素養(yǎng)的基礎(chǔ)和前提。
(二)加強檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)
信息化的檔案管理方式要求檔案工作人員必須具備信息化處理技術(shù)，對計算機、網(wǎng)絡(luò)、軟硬件開發(fā)與維護等相關(guān)技術(shù)都要有一定的掌握，才能適應(yīng)信息化對檔案工作人員的素養(yǎng)要求。這就必須加強對檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，建立健全在崗檔案人員信息技術(shù)培訓(xùn)制度，經(jīng)常性的對檔案人員進行信息技術(shù)培訓(xùn)，并使這種培訓(xùn)經(jīng)?；?、制度化。要鼓勵檔案人員到高等院校在職進修信息技術(shù)。可以開展針對性、應(yīng)用性項目培訓(xùn)，通過報告、講座、結(jié)合參觀訪問、實習(xí)交流等多樣化方式加強對計算機技術(shù)、信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展各種形式的遠(yuǎn)程培訓(xùn)和網(wǎng)上課程學(xué)習(xí)，提高檔案人員的信息化素養(yǎng)。
(三)提高檔案工作人員的綜合素養(yǎng)
信息化條件要求檔案工作人員要掌握檔案管理的專業(yè)知識和具備計算機及網(wǎng)絡(luò)知識，由檔案業(yè)務(wù)人員向檔案技術(shù)型人才轉(zhuǎn)變，由消極的庫房保管員向積極的信息管理者轉(zhuǎn)變，承擔(dān)起檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播和利用的重要任務(wù)。這對檔案工作人員的綜合素養(yǎng)提出了極高的要求，成為檔案工作發(fā)展的關(guān)健因素。檔案工作者必須根據(jù)檔案工作出現(xiàn)的新特點不斷學(xué)習(xí)、更新自己的知識、提高自己的水平，以適應(yīng)時展對檔案工作提出的新要求。檔案部門還應(yīng)該引進吸收外來行業(yè)特別是計算機管理行業(yè)的高素質(zhì)人才，培養(yǎng)檔案部門中的復(fù)合型人才。檔案工作人員還廣泛開展學(xué)術(shù)研究和交流。使自身的綜合素養(yǎng)不斷提高。
總之，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的技術(shù)條件，也對檔案管理人員提出了新的素質(zhì)要求。檔案管理人員必須強化信息意識，加強信息技術(shù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升自身的信息素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，才能適應(yīng)信息化對檔案工作人員的要求。
參考文獻(xiàn)：
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電大自成立以來主要經(jīng)歷了三個不同的時期。在第一個五年的創(chuàng)立時期中，電大以開展成人學(xué)歷補償教育為主要任務(wù)，開辦電大成人班，為在“”十年間失去接受高等教育機會的大批知識青年，提供了寶貴的學(xué)習(xí)機會。第二、三個五年的發(fā)展初級階段，主要舉辦成人高等專科教育，發(fā)展為既舉辦高等?？平逃峙e辦廣播電視中專教育，還開展以崗位培訓(xùn)為主的大學(xué)后繼續(xù)教育、職業(yè)教育、行業(yè)培訓(xùn)等等。在隨后的改革探索時期（第四個五年），中央電大進行了“注冊視聽生”教育試點。因為電大發(fā)展經(jīng)歷的曲折，其檔案的管理有著相當(dāng)?shù)碾y度，亟待規(guī)范化管理。
一、目前電大系統(tǒng)檔案管理工作中存在的主要問題
1、思想觀念陳舊，管理意識淡薄，對檔案管理的認(rèn)識不足。當(dāng)前電大系統(tǒng)檔案管理部門普遍對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識和理性的思考，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用。許多珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣、無人問津，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，這就造成了資源的極大浪費。其實，成人教育作為高等教育的一種嘗試，在各種教學(xué)、教研、學(xué)生活動中，形成了許多有價值的文件資料。
2、機構(gòu)設(shè)置不夠健全，人員專業(yè)化程度不高。大多數(shù)電大的系、部、處室沒有專職檔案資料管理人員，多數(shù)是教學(xué)秘書或行政秘書兼任，他們既有日常教學(xué)行政事務(wù)性工作，又要兼職收集、整理、歸檔、保存檔案等。有的甚至是歸檔時才隨便抓人或頻繁換人，由于這些人員業(yè)務(wù)不熟悉，給各類檔案的收集、整理、歸檔帶來了不良影響。有的雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責(zé)不明確，導(dǎo)致實際工作中出現(xiàn)集中管理檔案難、歸檔難、開發(fā)利用難等被動局面，也影響了整個學(xué)校的檔案管理。
3、檔案信息缺少開放性，缺乏服務(wù)功能。成人高等教育在整個高等教育甚至是國民經(jīng)濟發(fā)展中所占的地位日漸提高。高校檔案開放式的網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)便日漸成為廣大利用者的強烈要求。然而一些電大由于對檔案信息的開發(fā)利用價值認(rèn)識不足，檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統(tǒng)中進行，形成了與高校其他部門相對隔絕的狀態(tài)，這就失去了互相借鑒與交流的機會。缺乏對信息資源的開發(fā)和利用，不能把握信息開發(fā)和服務(wù)的實效性，這就難以形成信息資源開發(fā)和服務(wù)功能的多元化，也就沒有檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
二、加強電大系統(tǒng)教育檔案管理工作的基本對策。
1、提高成人教育工作者的檔案意識，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。為使成人高校教學(xué)檔案管理主動適應(yīng)新形勢的發(fā)展，必須樹立正確的教學(xué)檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，增強檔案工作者的檔案意識。其次要明確檔案開發(fā)和利用工作的服務(wù)方向和服務(wù)思想，明確教學(xué)檔案管理工作的內(nèi)容，充分認(rèn)識到搞好教學(xué)檔案管理工作對提高教學(xué)質(zhì)量、促進教學(xué)改革的重要地位和作用，重視教學(xué)文件資料的平時積累，杜絕敷衍了事做表面文章應(yīng)付檢查等錯誤做法。同時，教學(xué)檔案資源的收集整理、建檔、歸檔、合理開發(fā)與利用是一個滾動發(fā)展、循序漸進的過程，需要學(xué)校上至領(lǐng)導(dǎo)下至各處室、各教學(xué)點、各教職工的共同支持和配合。如果大家都有強烈的檔案意識，能自覺積極、主動地將在教學(xué)及教學(xué)管理過程中形成的文件材料按時上交歸檔，就為管好用好教學(xué)檔案打下良好的基礎(chǔ)。
2、檔案管理人員必須加強自身修養(yǎng)， 不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整，檔案管理人員要努力成為新型的復(fù)合型人才： 一方面， 熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)和各門類檔案、各種載體檔案的管理方法；另一方面， 能掌握檔案網(wǎng)絡(luò)化的新知識，熟練運用計算機技術(shù)， 并將之運用到實際的檔案管理工作中去；再一方面， 不僅懂得社會科學(xué)知識， 而且懂得自然科學(xué)知識， 既具有較高的人文素養(yǎng)， 又具有較高的創(chuàng)新意識和能力。這是檔案管理工作本身的需要， 也是時代、社會發(fā)展對檔案管理工作從業(yè)人員的特殊要求。每一位高校的檔案管理人員都要朝著這一目標(biāo)而努力。
【參考文獻(xiàn)】
馮惠玲、張緝哲主編：《檔案學(xué)概論》，北京：中國人民大學(xué)出版社，2001年。
一.引言
檔案真實的記錄著一切活動，既有歷史資料，也有成長過程的見證。隨著計算機技術(shù)的逐漸成熟和擴展，信息化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理活動中，提高了檔案管理的科學(xué)性和合理性。在信息化檔案管理條件下，要求館員的素質(zhì)能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。
二.檔案信息化管理概述
1.檔案信息化管理系統(tǒng)的組成
信息化檔案系統(tǒng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。
（1）檔案采集系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)堎|(zhì)檔案材料進行數(shù)字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護、檔案審核四方面，同時能夠在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效。
（2）檔案管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)θ耸聶n案材料進行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護四個部分組成。
（3）網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓人事檔案資料信息進行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。
2.檔案信息化管理的價值和意義分析
檔案信息化管理是我國現(xiàn)代化高科技不斷發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的不斷進步，信息技術(shù)對人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計算機專業(yè)軟件的開發(fā)和使用，很多專業(yè)的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。在整個工作流程當(dāng)中需要制定出健全的政策制度，結(jié)合當(dāng)前相關(guān)信息檔案管理工作的難點和原則，同時對今后工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)重點遵循的核心原則，以及基本的指導(dǎo)方向等進行全面和系統(tǒng)化的分析，旨在以此為基礎(chǔ)更好的實現(xiàn)對相關(guān)工作和政策理念的健全完善。
三.信息化檔案管理對高素質(zhì)館員的要求
1.檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求
檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作的必然趨勢。經(jīng)過實踐證明，檔案信息化可以讓每一個檔案信息的利用者在任何時間、任何地點利用網(wǎng)絡(luò)在檔案管理系統(tǒng)中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理檔案可將傳統(tǒng)的文本圖件方式的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲介質(zhì)存儲起來，從而使得需要存儲時間較長的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲在存儲介質(zhì)中，避免了傳統(tǒng)信息存儲的缺陷，進而讓每一位信息利用著都能準(zhǔn)確快速的獲取所需要的信息。
2.檔案信息化中檔案工作者的信息素養(yǎng)要求
隨著科學(xué)技術(shù)的進步，信息化的快速發(fā)展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養(yǎng)的概念，信息素養(yǎng)在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發(fā)重要起來。怎樣在信息化的環(huán)境當(dāng)中提高檔案工作者的信息素養(yǎng)也成為檔案工作中需要重視的方面之一。對信息素養(yǎng)的理解主要包括：對信息的真實性和準(zhǔn)確性具備精確的判別能力；能夠做到對信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養(yǎng)的相關(guān)領(lǐng)域很廣泛，是需要具有特定的素養(yǎng)的，它涉及范圍很寬的知識，包括社會上的、經(jīng)濟上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，和很多種學(xué)科領(lǐng)域都有著莫大的關(guān)系。
四.信息化檔案管理館員素質(zhì)培養(yǎng)策略
1.提升綜合素質(zhì)
首先從提高管理人員綜合素質(zhì)開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓(xùn)，并且要開展培訓(xùn)評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現(xiàn)工作人員內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設(shè)相關(guān)措施，嚴(yán)格的進行項目的審核與研究，同時還應(yīng)當(dāng)在技術(shù)的發(fā)展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術(shù)的支持，依靠規(guī)范化的管理和運行，還應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的分析。需要注意的是當(dāng)前檔案信息安全管理是相關(guān)項目建設(shè)的重點和難點，在實踐的工作之中應(yīng)當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)工作的經(jīng)驗，對于相關(guān)技術(shù)文件，還應(yīng)當(dāng)進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲的過程之中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，在實踐當(dāng)中不僅需要對其中的關(guān)鍵層面內(nèi)容進行分析同時還應(yīng)當(dāng)結(jié)合今后的改革方向?qū)崿F(xiàn)對政策的完善和補充，更好的促進檔案信息化管理邁向新局面和新階段。則應(yīng)當(dāng)保證其存儲格式的科學(xué)性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點是當(dāng)前檔案管理工作的基本原則。
2.檔案工作者要再提高認(rèn)識
檔案工作者要切實提高認(rèn)識，真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質(zhì)對檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵作用。要全面認(rèn)識檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價值作用，擺正心態(tài)、樹立責(zé)任意識，切實找差距、補不足，轉(zhuǎn)換角色應(yīng)對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要自覺學(xué)習(xí)先進知識、信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識，努力掌握好外語和應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，堅持長時間多種類學(xué)習(xí)，讓自己可以順利應(yīng)對檔案管理信息化的要求。
3.在職檔案人員培訓(xùn)要再強化
1 做好高校人事檔案管理工作對實施“人才強校”戰(zhàn)略的重要意義
人事檔案是人才信息的重要載體，集中反映了人才個人基本情況、經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、獎懲等方面的情況，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)，也是針對人才個人特點進行“量體裁衣”，幫助人才在教學(xué)、科研等方面建功立業(yè)的重要工具。
1.1 做好高校人事檔案工作，有利于充分發(fā)揮高校人才的巨大優(yōu)勢 高等學(xué)校是高級人才和專家學(xué)者集中的地方，這些人才有著不凡的奮斗經(jīng)歷和突出的業(yè)績。他們的人事檔案如果記載清楚、內(nèi)容齊全，對于高校而言會是一筆豐厚的財富［1］。宣傳部門如果依據(jù)檔案素材撰寫成宣傳作品進行宣傳，對外可以樹立高校形象，提高影響力；對內(nèi)可以激勵人才繼續(xù)奮進，不斷創(chuàng)造新業(yè)績；對于其他職工，可以發(fā)揮榜樣的力量，形成健康向上創(chuàng)先爭優(yōu)的良好氛圍。同時，因為知道個人的優(yōu)劣表現(xiàn)均有可能被記入檔案，影響長遠(yuǎn)，因此人才會時刻注意警醒自我，本著對自己，對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，最大限度地發(fā)揮自身的潛能和智慧。
1.2 做好高校人事檔案工作，有利于對人才進行針對性的培養(yǎng)和使用 人事檔案管理部門在完成人事檔案材料的收集、鑒定、整理、裝訂、保管的基礎(chǔ)上，應(yīng)該對檔案材料所反映的信息進行分類、匯總、統(tǒng)計和分析，形成有針對性的報表，在學(xué)校制定師資培訓(xùn)規(guī)劃、進修計劃、人才隊伍建設(shè)規(guī)劃，以及職工的職稱晉升、干部選拔配備等等方面，提供符合客觀實際的科學(xué)數(shù)據(jù)支撐。在“高校優(yōu)秀人才資助計劃”、“人才小高地建設(shè)”、“十百千人才工程”、“教學(xué)名師獎”、“政府特殊津貼專家”等評優(yōu)推優(yōu)和人才培養(yǎng)項目推薦工作中，人事檔案可以在人選和項目確定、材料組織等環(huán)節(jié)發(fā)揮積極和權(quán)威性作用。在人才崗位設(shè)置、調(diào)配以及人才團隊的組建等方面，人事檔案管理部門可以根據(jù)人事檔案所反應(yīng)的材料，向人事行政部門提出合理性的建議和意見，改善人才的工作環(huán)境和人際環(huán)境。在人才職稱晉升、科學(xué)研究等方面，人事檔案管理部門可以通過對人事檔案進行分析，查找出人才真正需要填補的是“外語培訓(xùn)”、“專業(yè)進修”、“研究時間不足”還是“科研助手配備不夠”。人事檔案管理部門應(yīng)該主動變“死檔案”為“活檔案”，在“人才強校”戰(zhàn)略實施的進程中，發(fā)揮自身的能動作用，使人才能真正“人盡其才，才盡其用”，團結(jié)協(xié)作，成功創(chuàng)業(yè)。
1.3 做好高校人事檔案工作，有利于引進優(yōu)秀的人才 高校所引進的人才，應(yīng)該是人才隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)以及年齡結(jié)構(gòu)中最緊缺的，又不能在內(nèi)部調(diào)劑補充的人才。人事檔案反映著人才有關(guān)專業(yè)、學(xué)歷、職稱、特長、研究方向、教育、工作及進修經(jīng)歷等第一手最真實、最新、最全面的材料。人事檔案管理部門可以在對人事材料進行匯總、統(tǒng)計、分析的基礎(chǔ)上，對高校所制定的人才引進計劃提出意見和建議。人事檔案管理部門可以對前來應(yīng)聘人才的檔案進行專業(yè)分析，辨別真?zhèn)巍z查錯漏、預(yù)測人才的價值，協(xié)助人事行政部門對所引進的人才進行把關(guān)，確保所引進的人才各方面符合高校實際需要，促進人才合理梯隊的構(gòu)建。
2 高校人事檔案管理存在的主要問題
各高校在實施“人才強?！睉?zhàn)略過程中，往往把精力直接地集中在“人才引進”、“師資培訓(xùn)”、“科研項目”等具體的工作中。而這些工作，絕大部分是建立在“根據(jù)慣例”、“拍腦袋想當(dāng)然”、“參考兄弟院校的做法”的基礎(chǔ)上，卻忽略了源于人事檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)分析和前瞻預(yù)測。這主要是因為高校人事檔案在自身建設(shè)和管理過程中，存在著種種的問題，主要體現(xiàn)在如下幾個方面：
2.1 對高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠 長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對高校人事檔案工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管性的事務(wù)工作，與教學(xué)和科研工作沒有直接聯(lián)系，也不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要守好那一堆材料，不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動或提拔時的查檔工作就行［2］。因此，人事檔案工作變得默默無聞，很少有人過問；人事檔案管理部門也習(xí)以為常，不主動拓展工作內(nèi)容，不主動為學(xué)校的教學(xué)、科研特別是人才建設(shè)工作提供依據(jù)和參謀作用。
2.2 高校人事檔案材料不齊全、補充不及時 由于重視不夠，人事檔案材料的收集常常處于消極被動狀態(tài)，體現(xiàn)在人事檔案歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，被動等待送材料上門而不主動索取和補充等方面，更不會根據(jù)工作的需要調(diào)整和增加歸檔的項目。一些人事檔案長年得不到填充和更新，無法全面體現(xiàn)人才的現(xiàn)狀，對人才建設(shè)工作沒有參考價值。
2.3 高校人事檔案管理手段落后 很多人事檔案往往停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而現(xiàn)實人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅僅局限用于檔案目錄的打印，還無法進行人員信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人才信息的篩選、排序、分類、匯總。由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費，人事數(shù)據(jù)對決策的參考作用常常處于被動狀態(tài)，而且作用十分有限。
2.4 高校人事檔案管理隊伍期待加強 由于重視不夠，高校人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導(dǎo)致高校人事檔案建設(shè)滯后，問題不少。哪怕有專職的人事檔案管理人員，也往往是半路改行，沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)的培訓(xùn)，檔案管理只能在低水平的層面上按“想當(dāng)然”的辦法進行。這對于高校人事檔案建設(shè)本身以及人事檔案對人才管理的貢獻(xiàn)方面，都會造成極大的損害。
3 加強高校人事檔案管理工作的有效措施
3.1 加大宣傳力度，高度重視高校人事檔案管理工作 高校人事檔案工作，是確保高校順利實施“人才強?！睉?zhàn)略不可或缺的一支重要力量。高校領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，在人才隊伍建設(shè)工作中給人事檔案室交任務(wù)、壓擔(dān)子，充分發(fā)揮人事檔案對人才隊伍建設(shè)的作用。同時，在人員、設(shè)備、庫房以及人員培訓(xùn)方面，對人事檔案部門給予足夠的重視和加強。人事檔案部門不要縮在幕后，要主動出擊加大宣傳力度，讓各部門及廣大教職工認(rèn)識到人事檔案對學(xué)校發(fā)展、人才隊伍建設(shè)以及個人發(fā)展方面的重要意義，領(lǐng)會和掌握人事檔案材料收集和利用的知識、規(guī)定，人人主動支持人事檔案部門的建設(shè)，自覺將教學(xué)和科研工作中產(chǎn)生的符合人事檔案歸檔要求的材料交到人事檔案管理部門。
3.2 加強人事檔案管理隊伍的建設(shè) 高校人事檔案部門應(yīng)該落實有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發(fā)利用。應(yīng)該挑選政治上可靠、保密意識高、工作責(zé)任心強、綜合素質(zhì)高的人員擔(dān)任人事檔案管理員。同時注意配備具有一定計算機專業(yè)知識的人員參加人事檔案管理工作，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、方法、手段來推進人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。要落實有關(guān)政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障，確保優(yōu)秀的人才安心從事人事檔案管理工作［3］。要加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，支持和鼓勵檔案管理員參加各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和各種有關(guān)人事檔案方面的學(xué)術(shù)交流活動，不斷提高業(yè)務(wù)知識和技能。
3.3 健全人事檔案管理制度，開發(fā)人事檔案多方面的功能 要建立健全人事檔案歸檔、管理、利用等方面的制度，擴大人事檔案原有的內(nèi)涵，豐富一些有價值的內(nèi)容［2］。要加強宣傳與培訓(xùn)工作，把有關(guān)人事檔案的制度和規(guī)定上墻報上校園網(wǎng)，使各部門和個人都能把符合歸案要求的材料按規(guī)定送交人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的全面、準(zhǔn)確。在此基礎(chǔ)上，明確人事檔案管理部門關(guān)于人事檔案開發(fā)利用的職責(zé)，實現(xiàn)人事檔案查詢、檢索、分類、匯總及分析等功能的常規(guī)運行，主動形成針對性的報告，為學(xué)校各項決策提供參考和借鑒。
總之，高校人事檔案管理部門應(yīng)該主動適應(yīng)高校改革與發(fā)展的需要，應(yīng)該主動加強自身建設(shè)，不斷拓展自身的功能，提高自身利用價值，努力成為高?！叭瞬艔娦！睉?zhàn)略最重要的一支推進力量。
參考文獻(xiàn)
［1］ 譚巧燕.加強高校人事檔案管理的思考［J］.蘭臺世界，2007(3)：17.
在從事創(chuàng)優(yōu)工程建設(shè)活動中，各責(zé)任主體單位依據(jù)工程施工合同簽訂的工程質(zhì)量目標(biāo)，對承建的工程項目進行施工管理策劃，以融匯“百年大計、質(zhì)量第一”的指示，對《質(zhì)量振興綱要》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》的核實貫通，推進對企業(yè)建筑施工的質(zhì)量加強管理，促使我建筑施工企業(yè)加強質(zhì)量管理，增進我國工程質(zhì)量建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的提升，創(chuàng)辦我國優(yōu)質(zhì)工程的評選活動，如“中國建筑工程魯班獎”、“國家優(yōu)質(zhì)工程獎”、和“云南省優(yōu)質(zhì)工程獎”等。
以我司所承建的《云南省電信有限公司關(guān)上綜合業(yè)務(wù)樓》為例，在工程開始之前，我公司創(chuàng)立了質(zhì)量目標(biāo)“魯班獎”，組織了創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)工程的領(lǐng)導(dǎo)小組，以公司董事長總經(jīng)理為首，質(zhì)量方面進行了悉心的策劃，定制了創(chuàng)優(yōu)策劃和施工組織計劃，編制了分部分析的施工方案，定制了作業(yè)指導(dǎo)書，以科學(xué)合理的方案制定施工方法，這樣來保證實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。
為做好創(chuàng)建“魯班獎”的技術(shù)資料編制和工程檔案管理，公司對創(chuàng)優(yōu)工程檔案資料工作進行了專項策劃，成立了資料小組，筆者為本工程項目創(chuàng)優(yōu)工程資料小組組長，負(fù)責(zé)并制定了資料小組工作計劃。
在工程事實的過程當(dāng)中，必須要根據(jù)提前制定的施工設(shè)計和創(chuàng)優(yōu)策劃精心組織、精確管理、精細(xì)施工，以“過程精品”?！熬饭こ獭?，要求工程質(zhì)量控制資料和安排檢驗資料抽查記錄的齊全、真實和有效性。以本工程技術(shù)資料、工程檔案為例，試述在創(chuàng)優(yōu)工程中對檔案資料的管理和看法，主要有以下幾方面：
一、針對“魯班獎”的評審工作高于國家標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)于規(guī)范、規(guī)程，有量化和定性的明確要求，同時對管理工作質(zhì)量與結(jié)構(gòu)工程質(zhì)量必須進行綜合性評審。因此，對工程資料管理的基本要求是：
1、在創(chuàng)優(yōu)的全過程中，對施工組織設(shè)計的編制程序、內(nèi)容、編制依據(jù)要符合有關(guān)規(guī)定，對工程施工要具有合理的指導(dǎo)性；對施工方案的具體內(nèi)容要有較強的針對性和實用性；對施工技術(shù)交底的內(nèi)容必須具有可行性和可操作性。同時上述資料和文件等必須要有審批的手續(xù)，在工程進行中有變更調(diào)整的時候，要對源文件的相關(guān)資料進行修改或者附上修改依據(jù)。
2、工程資料設(shè)專人管理，持證上崗；資料的總目錄、分卷目錄、子目錄清楚，便于檢查和查找；內(nèi)容齊全、真實、可靠、及時，填寫規(guī)范，簽名完整；裝訂紙張規(guī)格統(tǒng)一、整齊、封面規(guī)矩，存放在統(tǒng)一的資料盒內(nèi)。
3、工程前期報建資料完備，竣工后已通過建設(shè)、規(guī)劃、消防、人防、環(huán)保等的驗收備案；檢驗各項的測試結(jié)果是否合格；隱蔽工程和驗收都要監(jiān)理的工程師簽字確認(rèn)；有關(guān)圖紙會審、設(shè)計變更、施工組織設(shè)計與施工方案、技術(shù)措施和交底、沉降觀測等資料均齊全；各部位的工程質(zhì)量驗收記錄齊全，并具有可追溯性。
二、建設(shè)部倡導(dǎo)的技術(shù)十項：
1.地基基礎(chǔ)和地下空間工程技術(shù)；
2.高性能砼技術(shù)；
3.高效鋼筋與預(yù)應(yīng)力技術(shù)；
4.新型模板及腳手架應(yīng)用技術(shù)；
5.鋼結(jié)構(gòu)施工與安裝技術(shù)；
6.安裝工程應(yīng)用技術(shù)；
7.建筑節(jié)能與環(huán)保應(yīng)用技術(shù)；
5.建筑防水新技術(shù)；
9.施工過程監(jiān)測和控制技術(shù)；
10.建筑企業(yè)管理信息化技術(shù)。
二、創(chuàng)優(yōu)工程技術(shù)資料管理中存在的問題及工作重點：
工程建設(shè)中各種形式的信息記錄是工程中比較重要的資料，應(yīng)該規(guī)范管理，保證內(nèi)容完整，對工程建設(shè)全過程有準(zhǔn)確、齊全、有效、及時的控制和確認(rèn)。
1、應(yīng)注意“工程檔案不等同于工程資料”，因為復(fù)查組不能了解申報單位的工程資料的文整、裝訂是否規(guī)范；有的資料不能看到原件；最主要的是因為“魯班獎”工程復(fù)查需要抽查的部分資料，工程檔案不要求歸檔，這樣會造成這些資料查不到，影響工程資料的完整性。
2、新、老標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)別和新標(biāo)準(zhǔn)對技術(shù)資料的要求，如：新標(biāo)準(zhǔn)強調(diào)了資料的完整性，老標(biāo)準(zhǔn)是“基本齊全”；對工程資料的審查，應(yīng)該用“新標(biāo)準(zhǔn)”作為依據(jù)，無論那一項的工程資料都要按照“新標(biāo)準(zhǔn)”的進本規(guī)定審查。如：質(zhì)量控制資料應(yīng)完整、單位工程所含分部工程有關(guān)安全和功能的檢測資料應(yīng)完整等；值得一提的是：不少申報工程不再以定性的文字或語言描述工程質(zhì)量，而是采用數(shù)據(jù)表達(dá)工程質(zhì)量的精度，因為定性的描述一是不好對比，二是不能充分表達(dá)其“精致”的水平；同時還要對工程資料的文整裝訂水平、復(fù)印件是否規(guī)范、工程資料的可追溯性和相互印證性等進行檢查。
3、應(yīng)注意資料中存在的較普遍地問題。如：對分部工程劃分不清、工程交接手續(xù)不全、基坑驗槽資料不符要求、隱蔽工程檢查記錄不符要求、防水層施工記錄不全面、技術(shù)資料中的檢查人、批準(zhǔn)人、簽字人的身份和權(quán)力不符要求、分包單位與總包單位的表格和形式不統(tǒng)一等。
4、針對工程實質(zhì)，對建筑結(jié)構(gòu)部分，給排水、采暖、通風(fēng)空調(diào)、設(shè)備安裝部分，建筑電氣、電梯和建筑智能化部分是技術(shù)資料復(fù)查的重點。如：地質(zhì)勘察資料，地基與基礎(chǔ)處理、樁基資料，建筑物沉降觀測、垂直度、標(biāo)高、全高的測量記錄，幕墻工程的技術(shù)資料，原材料出廠合格證書及進廠檢（試）驗報告，節(jié)能、保溫測試記錄、室內(nèi)環(huán)境檢測報告等項新的內(nèi)容；給、排水管道、暖氣管道等的各項試驗記錄，通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)試運行調(diào)試記錄；電氣照明、避雷接地電阻測試檢驗記錄，建筑智能化系統(tǒng)功能測定及設(shè)備調(diào)試記錄、系統(tǒng)檢測報告等。
5、施工過程中是技術(shù)資料，工程竣工后是技術(shù)檔案，兩者是緊密相連的，技術(shù)資料的真實、有效、齊全，才能確保工程技術(shù)檔案的準(zhǔn)確、可靠、完整。
6、對圖象資料要充分收集，巧妙編排，為爭創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程做好基礎(chǔ)工作。
7、隨著對施工過程的進一步規(guī)范和施工質(zhì)量要求的提升，特別是在創(chuàng)優(yōu)工程中，資料的作用及重要性越來越顯現(xiàn)出來，因此怎樣如實地做好工程資料這項工作，直接影響到創(chuàng)優(yōu)工程的申報與評定工作。
四、為確保創(chuàng)優(yōu)工程資料既達(dá)到歸檔要求，又具備和滿足對優(yōu)質(zhì)工程的申報要求，在實際工作中應(yīng)熟悉技術(shù)規(guī)范和施工程序，同時采取積極有效的措施，從源頭抓起，可以從以下幾方面著手：
1、建立工技術(shù)檔案目標(biāo)責(zé)任制，各責(zé)任主體單位應(yīng)明確各自工程技術(shù)資料的目標(biāo)責(zé)任，根據(jù)資料完成質(zhì)量的優(yōu)劣進行獎懲兌現(xiàn)，以促使各參建單位重視工程資料的形成、積累、整理、歸檔。
2、在建設(shè)單位和施工單位之間要熟悉、明確工程資料檔案管理的責(zé)任劃分，規(guī)定完成的時間和質(zhì)量，并與工程款掛鉤，對未完成或完成質(zhì)量差的，不予結(jié)清工程尾款，以此約束、督促各施工單位做好工程技術(shù)資料、建好工程檔案。
3、建設(shè)單位和施工單位要多與所屬檔案館聯(lián)系、溝通，發(fā)現(xiàn)問題及時處理和解決，減少和避免資源浪費。
4、對工程資料檔案共同進行檢查驗收。
5、強化工程技術(shù)資料檔案的登記管理，對工程技術(shù)資料堅持預(yù)驗收，確保技術(shù)檔案的正式交驗。
