時間：2023-06-13 09:26:03
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doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2009.09.121
糖尿病周圍神經(jīng)病變是糖尿病最常見的慢性并發(fā)癥之一，可使患者生活質(zhì)量下降，嚴重者可致殘。目前缺乏較好療效的治療手段。筆者應(yīng)用加味當歸補血湯聯(lián)合甲鈷銨治療糖尿病周圍神經(jīng)病變90例，療效滿意，現(xiàn)報告如下。
資料與方法
病例選擇2003～2007年我院門診和住院治療的乙型糖尿病并發(fā)周圍神經(jīng)病變患者90例，均符合1999年WHO制定的乙型糖尿病診斷與分類標準，同時具有周圍神經(jīng)病變表現(xiàn)。男59例，女31例；年齡50～70歲，平均58歲；病程4～16年。全部患者均符合如下條件：①感覺功能障礙，如四肢感覺異常，麻木、疼痛、蟻行感，以下肢為著，夜間加劇，手套足襪套感；②運動功能障礙，如肌肉萎縮或肌無力，走路不穩(wěn)有足踩海綿感，腱反射減弱或消失；③神經(jīng)電生理檢查顯示神經(jīng)傳導(dǎo)障礙，神經(jīng)傳導(dǎo)速度減慢；④排除腦血管病，慢性酒精中毒，脈管炎、自身免疫性疾病及外傷等其他原因造成的神經(jīng)病變。
治療方法：所有患者均給予糖尿病教育，嚴格飲食控制，合理運動鍛煉，恰當藥物治療(口服降糖藥或和胰島素治療)使血糖控制達標等綜合治療措施，同時口服甲鈷銨0.5mg，3次/日，中藥應(yīng)用加味當歸補血湯。方劑組成：黃芪30g，當歸10g，地龍15g，烏梢蛇10g，生山藥30g，天花粉30g，丹參30g，生地15g，牛膝30g。共為細末，過100目篩，制成水丸，每次5g，每日2次，口服，4周為1個療程。
療效判定標準：①顯效：癥狀明顯減輕或消失，夜間休息正常，神經(jīng)傳導(dǎo)速度正常；②有效：癥狀減輕，夜間休息尚好，神經(jīng)傳導(dǎo)速度變化不大；③無效：癥狀無改善或改善不明顯，夜間休息差，神經(jīng)傳導(dǎo)速度無變化。
結(jié) 果
顯效30例，有效42例，無效18例，總有效率80%，治療過程未發(fā)現(xiàn)明顯不良反應(yīng)，治療前后查肝腎功均正常，部分患者長期服藥達3個月之久均無不良反應(yīng)發(fā)生。
討 論
糖尿病周圍神經(jīng)病變發(fā)生率可高達50%[1]，其發(fā)病機理復(fù)雜，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)認為是在糖代謝紊亂的基礎(chǔ)上多因素作用的結(jié)果，從而引起一系列臨床表現(xiàn)。其主要原因為微循環(huán)障礙及血液流變學(xué)異常造成的神經(jīng)纖維缺血缺氧，糖代謝障礙及組織氧化代謝增加致神經(jīng)組織損害。甲鈷銨可促進神經(jīng)組織內(nèi)三大營養(yǎng)物質(zhì)的代謝，從而營養(yǎng)神經(jīng)起到治療作用，但單獨應(yīng)用效果不十分滿意。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
近年來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、建設(shè)檔案管理信息平臺的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責。堅持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等六項基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）為重點，以“分步實施、突出重點、資源共享、安全保密”為原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進程，建立檔案信息化的長效發(fā)展機制，逐步實現(xiàn)管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)水平。 二、實現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標
1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、實現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過在線NAS、移動硬盤、藍光刻錄等多種技術(shù)手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。
3、實現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時有目的、有重點的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。
4、實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)分類、排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個系統(tǒng)信息的安全。
5、實現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開宣傳，進一步發(fā)揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋整個公司的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應(yīng)用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。 三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段 認真執(zhí)行國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標準，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類科學(xué)，編號規(guī)范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用的原則。 全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書檔案類別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機構(gòu)）分類；會計檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應(yīng)符合國家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標準；全宗內(nèi)檔案的編號排列按統(tǒng)一標準，以卷為單位整理時，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時，檔號設(shè)置按國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設(shè)置 一級類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點，共設(shè)置為6個。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務(wù)檔案、基建類檔案。
二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進行有效的管理，方便其他部門進行借閱，針對歷史檔案進行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，參照文件材料的不同價值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；
3.2同一問題、同一會議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；
3.3跨年度的會議、活動、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；
3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達到永久保存。 四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 1硬件方面：添置計算機、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。
序號 內(nèi)容 型號 配置 單位 數(shù)量
1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺式計算機 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺 1
5 激光打印機 HP P1606dn 自動雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺 1
6 噴墨一體機 OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機即掃，無預(yù)熱 臺 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺 1
10 數(shù)碼相機 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺 1
11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個 3
2軟件配置：
a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP
d、客戶端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運行。
開展加強公證檔案管理工作的對策研究，能夠有效促使公證機構(gòu)在開展公證管理工作的過程中，明確公證檔案管理工作的開展價值，將先進的技術(shù)引入到公證檔案的管理進程之中，提升公證檔案的管理效率，確保公證檔案的內(nèi)容查找工作速度能夠得以有效的提升，進而為公證機關(guān)的各項工作的利開展提供更加全面的、系統(tǒng)性的以及完整性的資料。
一、開展加強公證檔案管理工作的對策的研究的重要性
公證機關(guān)的公證檔案管理工作的開展，對于機關(guān)工作人員的工作的專業(yè)性有著很高的要求，因此需要公證機關(guān)對于公證管理工作的開展給予足夠的重視，才能夠保障公證檔案管理工作的開展的高效性和精確性。但是實際在部分公證機關(guān)的工作開展進程中，認為公證檔案管理工作可有可無，投入的精力較少，也沒有將先進的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到公證機關(guān)的檔案管理工作之中。這種消極的公證檔案管理方式，導(dǎo)致這些公證機關(guān)的檔案管理工作的開展較為繁瑣，浪費了大量的人力物力資源，卻沒有良好的管理效果，查找檔案的效率慢，存在的檔文件的內(nèi)容不完整，都是公證檔案工作的開展進程中，經(jīng)常出現(xiàn)的難題，這都阻礙了公證機關(guān)的整體工作的順利開展，由此可知，開展加強公證檔案管理工作的對策研究，全面完善公證機關(guān)的公證檔案的管理模式，其重要性不容忽視。
二、開展加強公證檔案管理工作的對策內(nèi)容的研究
（一）完善公證檔案管理工作的開展的每個步驟，進而加強公證檔案管理工作
完善公證檔案管理工作的開展的每個步驟，可以有效的從根本上加強公證檔案工作的管理力度。在管理公證檔案時，首先應(yīng)當保障公證檔案的排列順序嚴格遵照實踐順序，而后在進行裝訂。進而開展公證檔案的歸檔工作，歸檔工作的開展是保障公證檔案的管理質(zhì)量最為關(guān)鍵的步驟之一。在開展工作檔案的歸檔工作的過程中，需要遵循以下原則：
精確完成公證檔案的組卷工作。根據(jù)每一份公證檔案的具體內(nèi)容，按照年份和1證1卷1號的基本原則進行組卷，進而有效的保證公證檔案的組卷具有順序性和規(guī)律性，同時在開展組卷工作的過程中也需要嚴格遵照國家的檔案管理要求，定期的核查每一份歷史公證文書材料，并且根據(jù)公證機關(guān)的實際工作的開展情況對于這些歷史公證文書材料的組卷類別進行調(diào)整。同時在公證機關(guān)完成公證事項的開展工作之后，也必須在三個月的期限內(nèi)，將公證文書進行歸檔，同時為了保證檔案所涉及的人員的個人隱私不受到侵害，公證機關(guān)在開展檔案管理工作時，也需要確保檔案在歸檔時已經(jīng)被加密蓋章。同時由于公證檔案的文件形式除了文書文件外還有音像文件和錄像文件。在保存這些檔案時，檔案的管理工作人員也需要每一盤磁帶或者是錄像帶上明確的標注出當事人的姓名、錄制時間以及檔案編號，以方便檔案的管理工作以及日后的查找工作的開展。同時公證機關(guān)在開展檔案管理工作的過程中，也需要安排專門的人員，定期的進行檔案管理審查工作以及不定期的檔案管理抽查工作，要求公證檔案管理人員重新整理管理方式不合格的檔案，以確保公證檔案的管理工作開展的管理力度得以真正有效的提高。
（二）全面提升公檔案證管理人員和專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)，進而加強公證檔案管理工作
全面提升公證檔案管理人員和專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)，進而加強公證檔案管理工作，需要公證機關(guān)對于公證檔案的管理工作的開展給予足夠的重視，為公證檔案管理人員提供更多的職業(yè)技能培訓(xùn)機會，并且建立明確的賞罰制度，對于良好的完成公證檔案的管理工作的工作人員給予一定的表彰和獎勵，進而調(diào)動公證檔案管理人員的工作的積極主動性，全面提升自身素質(zhì)，將有效推進公證檔案管理加強工作的高效開展。在國家頒布的《中華人民共和國公證法》的內(nèi)容中，對于公證單位的公證檔案管理人員的專業(yè)性有了最新的標準，公證機關(guān)在聘用公證檔案管理人員時，也應(yīng)當嚴格的按照這一標準執(zhí)行，并且建立定期的考核制度，保證公證機關(guān)的公證檔案管理的工作的開展具有良好的人才推動力。
三、結(jié)語
探究加強公證檔案管理工作的對策，首先應(yīng)當明確開展加強公證檔案管理工作的對策的研究的重要性，進而開展加強公證檔案管理工作的對策內(nèi)容的研究，加強公證檔案管理工作的對策內(nèi)容主要包括：完善公證檔案管理工作的開展的每個步驟，進而加強公證檔案管理工作和全面提升公檔案證管理人員和專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)，進而加強公證檔案管理工作。開展加強公證檔案管理對策研究，提升公證檔案開展的高效性和精確性，確保公證檔案的內(nèi)容查找工作速度能夠得以有效的提升，可以為公證機關(guān)的各項工作的順利開展提供更加全面的、系統(tǒng)性的以及完整性的資料，進而可以有效保障公證機關(guān)的各項工作的開展更加有據(jù)可依。
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二、提高人員素質(zhì)是檔案管理信息化建設(shè)的前提
隨著社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的運用，檔案信息化管理工作面臨機遇與挑戰(zhàn)，對檔案管理人員必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力，提出了更高的要求。一是要充分發(fā)揮檔案管理人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。強化檔案管理人員繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)出既能掌握新技術(shù)又能熟悉檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。二是檔案管理人員應(yīng)當練就過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項專業(yè)性的工作，又是一項管理服務(wù)性的工作，這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的來臨，許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式出現(xiàn)，將產(chǎn)生大量的非紙質(zhì)檔案，這就要求檔案管理人員具有操作現(xiàn)代化設(shè)備的能力。因此檔案人員不但要學(xué)習業(yè)務(wù)知識，還要努力掌握現(xiàn)代新技術(shù)，以適應(yīng)時展的要求。三是檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要在理論和實踐相結(jié)合的基礎(chǔ)上，敢于與時俱進地在檔案管理上有所創(chuàng)新，有所突破。
三、建立規(guī)范的管理機制是搞好檔案信息化建設(shè)的保證
在學(xué)校的管理工作中，檔案管理是一項重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來看，一方面是檔案可以為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對學(xué)校的各項建設(shè)進行科學(xué)合理的評估?？傊?，檔案管理工作具有重要的價值，所以促進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，對于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。為了實現(xiàn)對學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標準化管理，分析管理中的問題并進行針對性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學(xué)校檔案管理工作中存在的問題以及規(guī)范化和標準化管理的策略。
一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題
（一）管理制度不健全。在目前的學(xué)校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個主要問題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個方面：第一是檔案管理的責任制度存在缺陷，在實際管理的過程中往往會發(fā)生責任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對檔案分門別類地進行處理，但是目前存在的分類混亂嚴重影響了責任的落實。第二是在管理檔案的時候，級別劃分存在問題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價值會進行不同等級地劃分，而等級不同，采取的管理也會存在差異。目前，等級劃分的衡量標準缺陷嚴重，所以檔案價值的判斷有失標準。
（二）管理標準不統(tǒng)一。管理標準不統(tǒng)一也是目前學(xué)校檔案管理工作存在的主要問題。標準的不統(tǒng)一主要是因為檔案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標準的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標準進行管理。再者，檔案管理的目標建設(shè)也缺乏先導(dǎo)性，所以在實際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標，目標缺失導(dǎo)致的管理混亂也是管理標準得不到統(tǒng)一的重要原因。簡而言之，目前學(xué)校檔案管理工作標準的不統(tǒng)一，基本來源于管理環(huán)境的混亂，所以要實現(xiàn)標準統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。
（三）管理人員隊伍素質(zhì)不高。管理人員隊伍的素質(zhì)不高，對于管理的標準化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價值沒有充分地發(fā)揮出來。再者，檔案管理人員在實際工作中缺乏科學(xué)的管理理念和管理方法，也會存在檔案分類或者分級的錯誤，更有甚者，會因為操作的問題造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進一步的提高。
二、學(xué)校檔案管理工作標準化、規(guī)范化的管理策略
（一）強化管理制度，實現(xiàn)制度規(guī)范化。要實現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責任制度。在管理中，要將工作進行分級和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進行設(shè)置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實現(xiàn)責任的全面落實。第二，要詳細檔案的分級制度。在管理實踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實際工作中要對檔案進行分級處理，通過級別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進而實現(xiàn)管理的標準化和規(guī)范化。
（二）打造統(tǒng)一的管理標準。打造統(tǒng)一的管理標準對于檔案管理的標準化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要做好兩項工作：第一是對檔案管理的流程和步驟進行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會存在差異，所以對檔案管理的過程進行步驟劃分，更有利于在各個過程中實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統(tǒng)一的管理目標。在管理目標確定的情況下，管理的標準更容易明確。簡而言之，要實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一，需要強化管理目標。
（三）培養(yǎng)和建設(shè)具有標準化和專業(yè)性的管理隊伍。要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，專業(yè)的管理隊伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊伍打造需要進行兩個方面的培養(yǎng)。第一是進行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對檔案管理的重要意義和價值有更加深刻的認識，從而在工作中能夠重視檔案管理，認真對待管理工作。第二是對管理人員進行實際管理的培訓(xùn)，包括對檔案資料的分級、分類、存儲以及具體的實施方法等。通過專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級錯誤或者是檔案資料損毀問題?？傊?，利用專業(yè)化隊伍實施檔案管理，其標準性和規(guī)范性必然會得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會得到提高。
三、結(jié)語
學(xué)校檔案管理是校園管理工作的一項重要內(nèi)容，通過提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價值得到更大的發(fā)揮，而檔案價值發(fā)揮可以幫助學(xué)校進行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進行標準化和規(guī)范化的策略研究，可以實現(xiàn)校園建設(shè)的科學(xué)化。
【參考文獻】
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與其他新生事物一樣，先進的管理模式是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要手段，是鞏固和完善社會主義市場經(jīng)濟體制下規(guī)章制度的必然。加強醫(yī)院檔案信息自動化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機操作化，是提高檔案系統(tǒng)整體功能適應(yīng)時展的的重要手段。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜工程。研究這方面的工作進展和科學(xué)決策，是十分必要的。如何正確審視、有效發(fā)揮信息自動化管理問題，需要深入細致的探究自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況，分析所存在的問題，進而尋求和探索解決該問題的有效舉措。筆者根據(jù)自身經(jīng)歷和多年的實踐，談及個人的一些看法，以飧于廣大讀者。
一、 醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題
1、基礎(chǔ)設(shè)施尚未完善
目前不少醫(yī)院已經(jīng)開始對檔案進入電子自動化管理狀態(tài)，但基本仍處于初級階段。而且缺乏檔案電子化建設(shè)需要的高性能軟、硬件基礎(chǔ)實施的保證，無法形成醫(yī)院辦公系統(tǒng)高級自動化運作，無法建立局域網(wǎng)內(nèi)的數(shù)字檔案接收站，在線接收數(shù)字文件信息工作難以實現(xiàn)，也就很難形成醫(yī)院檔案管理的專門體系。
2、電子信息自動化建設(shè)的標準規(guī)化體系尚未健全
檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規(guī)范化。目前而言已出臺的一些標準規(guī)范還不能適應(yīng)時代的發(fā)展，還不能滿足檔案信息化快速有序的發(fā)展，如檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善等。針對醫(yī)院檔案電子信息化管理的專業(yè)標準更是空缺，這些都在不同程度的制約著醫(yī)院檔案自動化信息管理的健康發(fā)展。
3、檔案管理人員的自身素質(zhì)和管理水平尚待提高
醫(yī)院檔案信息自動化管理工作是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要既有知識才能又有專業(yè)才能的技術(shù)人員來完成。但現(xiàn)實是檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)不到位，從編排信息到病毒防范等必須的專業(yè)知識普遍掌握不起來，甚至相當生疏。一句話，就是知識相當缺乏，不適應(yīng)當前所需的基本技術(shù)需要。
以上所列現(xiàn)象至今普遍存在。它直接影響和制約著信息自動化發(fā)展，以致嚴重影響著檔案管理，乃至全院整體工作質(zhì)量、水準和發(fā)展步伐。應(yīng)當引起醫(yī)院及醫(yī)學(xué)界的特別關(guān)注。
二、 檔案信息自動化管理的相關(guān)舉措
1、領(lǐng)導(dǎo)要高度重視
要實質(zhì)性認識和體察到，檔案管理工作要適應(yīng)時代的發(fā)展要求，否則，就要落伍，就要被動挨打，更談不上實現(xiàn)資源共享的特性。倘若使本來就極為有限的檔案信息資源長期處于自我束縛的傳統(tǒng)運行模式的被動性工作狀態(tài)，必定會影響到全院整體工作的管理質(zhì)量和效益，尤其是對社會效益影響頗深。無論從哪個角度分析，醫(yī)院檔案管理工作的最佳手段就是實行信息自動化管理，這不僅是必然，更是必須。只有領(lǐng)導(dǎo)提高了認識，并采取相關(guān)有力的支持措施，檔案管理自動化很容易實現(xiàn)。
2、提高檔案管理人員的基本素質(zhì)和自動化操作技能
實在講，目前而論，大多醫(yī)院的檔案管理人員的水平太有限，專業(yè)人員少，非專業(yè)人員占絕大多數(shù)，且基本知識就相差甚遠，更何況自動化的先進技能操作。這在他們面前不僅是生疏，簡直就是全方位的小巫見大巫，呆如木雞般的不知所措，這在市級以下的醫(yī)院普遍存在。
眾所周知，傳統(tǒng)的檔案材料全部為紙質(zhì)式的文件，而應(yīng)用計算機以來，幾乎所有紙質(zhì)版的文件材料均被電子版所代替。同一文件材料，既要保存原始性的紙質(zhì)材料，也要保存電子版材料。這些儲存無限的電子版材料，一旦存儲到信息數(shù)據(jù)中，再由檔案管理人員進行立卷、歸類、整理、編排以及制作軟件等，通過互聯(lián)網(wǎng)為主體的自動化運營模式，盡使本單位所存的檔案可供本院醫(yī)務(wù)專業(yè)技術(shù)人員查詢，更重要的是與全國乃至全球?qū)嵭匈Y源共享，那時就切身體驗到檔案管理實行自動化管理模式的重要性了。話說回來，這種管理流程的具體操作，看似簡單，其實也是一門重要的學(xué)問，需要一定的知識才能和專業(yè)技術(shù)才能操作?？裳巯碌臓顟B(tài)是，一知半解，知之甚少，或只知其然而不知所以然的狀態(tài)，與現(xiàn)實需要反差太大。改變這種狀態(tài)，就必須要對管理人員進行必要的培訓(xùn)，盡可能地為他們創(chuàng)造條件，讓他們走出去，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，走進大學(xué)校門，進行專業(yè)進修，使他們成為自動化檔案管理的業(yè)務(wù)能手，技術(shù)操作的熟練工，在變幻莫測、飛速提升的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)面前能從容應(yīng)對、運行自如，以充分發(fā)揮檔案信息自動化功能的作用，使其為我所用、為醫(yī)學(xué)界所用、為全社會所用的有力工具。
3、對醫(yī)院信息資源進行科學(xué)分類、準確歸檔
要按照有關(guān)規(guī)定，對醫(yī)院信息資源進行科學(xué)分類，以利于采集、存儲、整理、轉(zhuǎn)換、加工、傳遞及開發(fā)利用?？傮w來說，醫(yī)院檔案信息大致可分為三類：一是醫(yī)院信息。包括病人、醫(yī)囑、護理、檢驗、影像等信息和治療方法、藥物劑量等信息。二是醫(yī)院管理信息。包括醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)，上級衛(wèi)生系統(tǒng)的相關(guān)文件，本院制定的系列制度，醫(yī)院技術(shù)管理，物資與設(shè)備管理，人事管理等信息。所列信息雖大多醫(yī)院已歸檔，但進行自動化管理模式的很少，即使已進入電子自動化管理初級階段的，也有個亟待完善的問題，以達到行而有序、運用自如、得心應(yīng)手的服務(wù)格局。
4、按照步驟做好信息的處理工作
信息處理時檔案自動化管理的重要組成部分，因此要按照有關(guān)步驟進行信息處理。大致有三：一是信息采集。首先要明確信息系統(tǒng)需要什么信息，然后在信息資源產(chǎn)生之處采集信息。二是信息加工。信息加工實用更科學(xué)方法對原始信息進行精選、分類、排序和比較的過程，以達到去偽存真、去粗存細的目的。
5、加強管理人才的隊伍建設(shè)
做好醫(yī)院檔案管理工作，首先是管理人才隊伍的建設(shè)。檔案自動化管理需要具有計算機和檔案專業(yè)的復(fù)合型人才，根據(jù)目前這類的專業(yè)人才嚴重匱乏的現(xiàn)狀，急需培養(yǎng)一大批專業(yè)技術(shù)人員是一項相當重要的任務(wù)。有計劃、有步驟地往有關(guān)學(xué)校輸送這方面的人才，去培訓(xùn)、去學(xué)習、去鍛煉、去汲取知識營養(yǎng)，是完全必要的，也是確實可行的一項不可低估的有效舉措。此外，還可以引進這方面的管理人才，積極營造干事創(chuàng)業(yè)的平臺，增加活力，真正實現(xiàn)醫(yī)院檔案自動化管理。
【參考文獻】
廣東潮州自來水總公司主要經(jīng)營供水業(yè)務(wù)，是一家典型的國有中型企業(yè)，承擔著為市區(qū)居民供給自來水的重要任務(wù)，為潮州經(jīng)濟的跨越式發(fā)展提供了供水保障。自1971年以來，潮州市自來水總公司已經(jīng)下屬設(shè)有三家自來水廠，全市日供水能力由原來的29萬噸增加到44萬噸，有效地解決夏季用水高峰期市區(qū)供水緊張的問題，不過由于業(yè)務(wù)量巨大，要求自來水總公司能對自己的業(yè)務(wù)有效地管理，因此自來水總公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業(yè)務(wù)。公司檔案立卷的主要內(nèi)容一般包括：第一，上級機關(guān)頒發(fā)的相應(yīng)的法規(guī)命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統(tǒng)計年報表、預(yù)決算方案以及其它規(guī)章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復(fù)；第三，公司同相應(yīng)單位的業(yè)務(wù)來往信件、協(xié)議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應(yīng)的規(guī)章制度；第五，公司制定的計劃方案、統(tǒng)計報表、預(yù)決算記錄以及工作總結(jié)；第六，公司各種專業(yè)會議的記錄、文件、會議總結(jié)紀要以及相應(yīng)的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設(shè)的加快，公司檔案信息逐步實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。
2 自來水總公司檔案管理存在的問題
2.1 檔案資料信息不全面
檔案資料必須做到嚴謹、規(guī)范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業(yè)務(wù)記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數(shù)據(jù)有很多缺失，檔案資料信息很不全面。
2.2 檔案管理信息化程度低且缺少統(tǒng)一管理
自來水總公司業(yè)務(wù)范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網(wǎng)信息、設(shè)備信息、用戶信息，為公司業(yè)務(wù)的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務(wù)水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統(tǒng)計利用過程出現(xiàn)步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設(shè)計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，公司下屬的分公司之間的檔案缺乏統(tǒng)一管理，許多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態(tài)，公司需要對檔案信息進行統(tǒng)一集中管理，形成生產(chǎn)、運行、收費以及用戶服務(wù)一體的專業(yè)系統(tǒng)。
3 加強自來水總公司檔案管理的創(chuàng)新策略
3.1 重視自來水總公司檔案管理
自來水總公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現(xiàn)責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務(wù)劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設(shè)備要及時更新?lián)Q代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設(shè)備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新?lián)Q代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優(yōu)質(zhì)紙等。
3.2 提高檔案管理信息化水平
信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水總公司檔案管理系統(tǒng)要引入先進的信息化管理系統(tǒng)，設(shè)計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩(wěn)定、管理界面友好、管理操作方便，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設(shè)備設(shè)立相應(yīng)的電子檔案，其運行中的各個參數(shù)都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設(shè)備的運行情況就有全面的了解。
3.3 提高檔案管理的使用效率
當下社會仍處于大發(fā)展大變革的新時期，各行業(yè)及相關(guān)工作都在順應(yīng)時展而不斷變革進步著。經(jīng)濟領(lǐng)域的企業(yè)制改革，相關(guān)工作方式的改革等成為時代改革工作的重要組成部分和突出部分。為了使得企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展有更好的數(shù)據(jù)可供參考，提高經(jīng)濟發(fā)展的穩(wěn)定性，會計檔案管理成為重要的解決措施。為了能夠有效的解決會計檔案管理在實踐中出現(xiàn)的問題，為經(jīng)濟發(fā)展提供足夠的動力，相關(guān)部門也推進了許多有力的措施，文章也是就當下的現(xiàn)狀、問題等展開分析研究，提出相關(guān)的建議。
一、會計檔案管理的現(xiàn)狀
經(jīng)濟領(lǐng)域出現(xiàn)各種改革，改革的工作相當復(fù)雜，只有做好改革工作中的每一步，才能為單位經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展提供動力。會計檔案是公司財務(wù)工作的重要組成部分，記錄和反映的是一個單位經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，其中具體充分的數(shù)據(jù)可以作為單位改革及相關(guān)工作開展的重要參考。但是其中涉及到許多專業(yè)的知識和能力，需要從業(yè)人員有極高的職業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，要能在工作中不斷去學(xué)習和探索，所以對從業(yè)人員的能力也是提出了更高的要求。當下的會計檔案工作雖然有了一定的發(fā)展和進步，但是因為是財務(wù)管理過程中的收尾工作，往往被忽視，成為當下會計管理工作發(fā)展非常明顯的弱點。會計檔案管理有著非常重要的意義，是因為會計檔案管理的質(zhì)量決定著整個財務(wù)管理工作的質(zhì)量，而財務(wù)管理工作是單位工作的核心，決定著整個單位發(fā)展的趨勢和質(zhì)量。研究分析會計管理工作中出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的解決措施，成為行業(yè)發(fā)展的需要。會計檔案管理是各種經(jīng)濟活動的核算材料匯總，所以可以從中了解到許多業(yè)務(wù)的詳細情況，成為檢查單位企業(yè)是否遵守相關(guān)的財經(jīng)紀律的主要參考資料，對于國家相關(guān)檢查工作的開展也提供了一定的便捷性。而且當下國家許多的經(jīng)濟方面的規(guī)定和政策，也會將企業(yè)的會計檔案作為重要的數(shù)據(jù)來源，使得制定出的經(jīng)濟政策能夠適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展。
二、會計檔案管理的問題
會計檔案管理工作受到廣泛重視的時間較短，處于發(fā)展的初級階段，所以發(fā)展中仍然有許多亟待解決的問題。經(jīng)過筆者的調(diào)查和研究，發(fā)現(xiàn)問題主要有以下幾方面：
(一)會計檔案的整理不符合標準
會計檔案資料不僅包括相關(guān)的賬單憑條等紙質(zhì)專業(yè)資料，還應(yīng)該有該單位一年的經(jīng)濟活動中的數(shù)據(jù)備份，但是單位在進行單位資料收集時，往往會忽視掉電子資料方面，造成整個會計檔案中的數(shù)據(jù)就存在不完整性。在會計檔案儲存時，也因為省事而不重視相關(guān)的標記備注，使得后期想要查詢相關(guān)數(shù)據(jù)時，增加了不必要的難度。有關(guān)人員在數(shù)據(jù)調(diào)閱時的相關(guān)規(guī)定也不完善，很多時候因為熟人關(guān)系便可以進行調(diào)閱，造成單位經(jīng)濟數(shù)據(jù)的泄露，也為不法分子的違反犯罪提供途徑。
(二)管理人員的素質(zhì)仍有待提高
很多企業(yè)單位的會計檔案管理都被納入財務(wù)管理的小分支，沒有安排專業(yè)的人員進行管理，對會計檔案管理的重視程度不高。相關(guān)的管理人員也有許多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的，對會計檔案管理的基礎(chǔ)知識了解不清，缺乏專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，導(dǎo)致整理出來的檔案不符合基本的標準和規(guī)定，安全性和完整性都達不到要求。雖然會計檔案管理屬于財務(wù)管理工作的組成部分，但是二者仍然有著很大區(qū)別，管理人員如果沒有扎實的專業(yè)素養(yǎng)作為支撐，很影響會計檔案的質(zhì)量。所以應(yīng)該引起負責人的重視，向著的方向更加專業(yè)發(fā)展了。
三、會計檔案管理的建議
基于會計檔案的眾多重要意義，相關(guān)的解決措施也至關(guān)重要。筆者經(jīng)過查詢相關(guān)的資料，分析研究具體的經(jīng)驗總結(jié)，得出以下幾點建議：
(一)人員素質(zhì)培養(yǎng)對負責會計檔案管理工作的人員要進行定期的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強相關(guān)人員對會計檔案管理工作的重視程度。也可以通過不斷改進培訓(xùn)的方式，改進教學(xué)的內(nèi)容和知識結(jié)構(gòu)來提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量，使得管理人員擁有扎實的基礎(chǔ)知識支持和專業(yè)的實踐能力。
(二)專業(yè)方法落實
加強領(lǐng)導(dǎo)，堅持依法管理，要為相關(guān)工作的落實提供具體的配套措施，完善會計檔案管理中的規(guī)章制度。在具體的資料收集和銷毀步驟中，更要加強監(jiān)督和管理，保證收集數(shù)據(jù)的完整性，及銷毀數(shù)據(jù)的安全性，防止重要的經(jīng)濟數(shù)據(jù)外泄。在制定檔案時，要符合具體的操作措施的規(guī)定，比如文件的標注，以及文件安放的位置等。也要安排相關(guān)的人員進行定期的查詢，優(yōu)化每個細節(jié)步驟。
四、結(jié)束語
隨著國家的不斷發(fā)展和會計檔案管理工作的不斷推進，會計檔案對于單位經(jīng)濟、行業(yè)工作、國家發(fā)展等的重要意義成為社會共識。要想實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的雙贏，需要對會計檔案管理工作不斷研究、分析、完善和改進。文章也在人員素質(zhì)培養(yǎng)，會計檔案生成及管理的具體步驟等方面，提出了具體有力的措施作為參考，以往能進一步促進會計檔案管理的問題的解決，為經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展提供動力，推動國家的進一步發(fā)展，增強國家的綜合實力。
作者:劉偉 單位:衡水出入境檢驗檢疫局
參考文獻：
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高校試卷內(nèi)容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學(xué)院、各個系和相關(guān)的老師。試卷的歸檔是一個復(fù)雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學(xué)合理的管理方法，就會出現(xiàn)管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學(xué)合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學(xué)校的管理水平。
一、試卷檔案管理存在的問題
目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，一部分試卷從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質(zhì)試卷的管理是有經(jīng)驗的，但是在管理的過程中，還會出現(xiàn)紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術(shù)性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學(xué)校和老師充分利用，以便改善教學(xué)質(zhì)量和明確教學(xué)方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。
二、規(guī)范高校試卷檔案管理
1.試卷檔案管理制度應(yīng)該與時俱進
當今社會是信息化社會，因此學(xué)校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學(xué)院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學(xué)的、先進的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。
2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能
（1）教務(wù)系統(tǒng)信息的整合與利用試卷管理是教務(wù)管理的職責之一。在教務(wù)管理中，有關(guān)試卷的內(nèi)容繁多，因此在查詢試卷有關(guān)信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務(wù)系統(tǒng)也要信息化，所以要整合教務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)的試卷信息。根據(jù)試卷的年份、學(xué)院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復(fù)記錄相同的信息，減少學(xué)校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。（2）試卷檔案系統(tǒng)功能的設(shè)計與優(yōu)化優(yōu)化試卷檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，可以降低重復(fù)錄入信息量，避免信息出現(xiàn)錯誤，而且數(shù)據(jù)庫的建立，可以節(jié)省查找數(shù)據(jù)的時間。科學(xué)合理地設(shè)計數(shù)據(jù)輸出路徑，設(shè)計查找條件，比如學(xué)院、科目、班級等。實現(xiàn)試卷檔案信息系統(tǒng)的升級和優(yōu)化，可以統(tǒng)一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。
3.簡化試卷歸檔程序
由于試卷的內(nèi)容十分多，所以根據(jù)不同的內(nèi)容進行歸檔也是十分復(fù)雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學(xué)院及老師都有關(guān)系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。
4.保證試卷檔案的真實性
試卷是檢驗學(xué)生學(xué)習成果和學(xué)校授課質(zhì)量的有效手段，所以試卷檔案管理就關(guān)系到學(xué)校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內(nèi)容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關(guān)信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關(guān)信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調(diào)取檔案的時候輕易地找到。5.簡化試卷檔案查詢程序高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調(diào)取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。
三、高校試卷檔案管理的意義和重要性
高校試卷檔案管理是考核學(xué)校的管理能力的重要標準，也是學(xué)校的教學(xué)成果。試卷記錄的不僅僅是學(xué)生的成績，還有考核老師和學(xué)校之間的配合，這就間接地考核了學(xué)校各部門之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時老師還可以根據(jù)試卷的測試結(jié)果，調(diào)整接下來的教學(xué)方向和重點，讓學(xué)生更容易接受老師所教的內(nèi)容。高校建立科學(xué)合理的試卷檔案管理機制，可以提高學(xué)校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。
參考文獻：
［1］鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構(gòu)建高校試卷檔案管理模式的實踐探討［J］.黑龍江檔案，2011（3）：33.
中圖分類號：G271
檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進技術(shù)和先進設(shè)備，對檔案進行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護、提供利用等工作達到現(xiàn)代化水平，有效地為國家建設(shè)服務(wù)。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個方面。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點。因此，有必要對我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況進行深入分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗，找出問題并提出對策，以真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟社會建設(shè)。
一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程
檔案管理現(xiàn)代化也是一個與科技發(fā)展同步的漸進過程，是一個有重點、有步驟地代替手工管理、解決實際問題的發(fā)展進構(gòu)。然而，檔案管理現(xiàn)代化也是一個相對的概念，過去曾經(jīng)先進實用的技術(shù)與管理方法，現(xiàn)在也許就落后于實踐發(fā)展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過程，有助于探討當前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提供解決問題的對策。
從世界范圍來看，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)端于20世紀60年代檔案管理自動化研究工作。20世紀60年代初，國外一些檔案工作者在計算機專業(yè)人員的幫助下，開始試用計算機管理檔案，并開展了檔案管理自動化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。1972年，國際檔案理事會設(shè)立了檔案自動化專業(yè)委員會，負責研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機的情況，并通過召開會議、出版書籍和開展培訓(xùn)等活動，對各國檔案管理自動化起到較好的推進作用。
我國檔案界于20世紀70年代末開始了運用計算機管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時間，也取得了不小的成就。我國計算機檔案管理的發(fā)展，從時間進程上對以分力四個階段：即調(diào)查論證階段、初步實驗價段、技術(shù)攻關(guān)階段、網(wǎng)絡(luò)化及其推廣應(yīng)用階段。
調(diào)查論證階段。1979年開始，個別檔案館開始對計算機在檔案部門的應(yīng)用，進行了調(diào)研和可行性論證工作。
初次實驗階段 。1983年.有少數(shù)幾個檔案館，使用計算機開發(fā)了檔案管理實驗性的應(yīng)用系統(tǒng)。開始了檔案著錄標引方法的摸索，著手制定檔案著錄標引的國家標準。
技術(shù)攻關(guān)階段。從1985年開始，檔案部門攻克了計算機應(yīng)用檔案管理的―些技術(shù)難關(guān)，出現(xiàn)了一些比較好的檔案目錄計算機管理實用系統(tǒng)及應(yīng)用結(jié)果。目錄數(shù)據(jù)已開始準備采用國家標準。
推廣應(yīng)用階段。1987年后，隨著計算機軟硬件技術(shù)的發(fā)展和檔案管理自動化研究的深入，計算機在檔案部門的應(yīng)用，已開始向檔案管理的各個環(huán)節(jié)擴展，檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點”到“線”再到“面”，呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢。
20世紀90年代以來，我同的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進入了快速發(fā)展時期。90年代中期，現(xiàn)代化管理開始了網(wǎng)絡(luò)化階段；進入21世紀，則開始了以啟動數(shù)字檔案館建設(shè)為標志的檔案信息化階段。與此同時，我國檔案部門還進行了現(xiàn)代化管理標準的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤儲存系統(tǒng)的一致性測試》等。這將有力地促進我國檔案管理現(xiàn)代化走上規(guī)范化的發(fā)展道路。
二、我國檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
近年來，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了很大成績，如適合于機關(guān)檔案工作的文書工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應(yīng)用，各檔案部門已基本實現(xiàn)計算機自動處理的環(huán)節(jié)，光盤技術(shù)在檔案信息的存儲和檢索中進入了實質(zhì)性的應(yīng)用階段，檔案計算機管理正逐步走向網(wǎng)絡(luò)化等。
雖然我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但此項工作畢竟是一項較大的系統(tǒng)工程，其發(fā)展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時采取措施妥善解決，將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。
三、我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題
1、檔案管理現(xiàn)代化意識不強。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，對檔案管理現(xiàn)代化的認識不夠，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對檔案管理現(xiàn)代化進程中出現(xiàn)的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。
2、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學(xué)的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)還遠遠達不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當務(wù)之急。
3、對檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強有力的指導(dǎo)。從總體上看，各級檔案館、各企事業(yè)單位、各系統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代化工作仍處在“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的標準、規(guī)范，目標不明確，步驟不清楚，重點解決的問題不突出，由此造成購置設(shè)備型號不一，功能各異，技術(shù)設(shè)備不配套，系統(tǒng)操作平臺不一，為檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一、規(guī)范帶來極大的障礙。
4、技術(shù)設(shè)備問題。由于經(jīng)濟條件的限制，部分檔案部門不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計算機，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。
四、解決措施
針對目前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施
1、更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認識，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，克服對檔案管理現(xiàn)代化的片面認識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，進而有計劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。
2、加強檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人才資源開發(fā)推動檔案現(xiàn)代化的進程。首先要提高檔案工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹立標準意識，因為檔案人員的標準意識如何，決定了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。其次加強對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問題，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。
3、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，促進交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標準，在設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、應(yīng)用軟件推廣、人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機關(guān)檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理工作。需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，各級檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，推進檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有條不紊地發(fā)展。_
交流、合作，則是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國與世界上發(fā)達國家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時地進行科學(xué)的交流、學(xué)習與合作。認真對照、分析、研究，取長補短，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
4、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。
5、采用現(xiàn)代化管理。這是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標，以及為實現(xiàn)這一目標進行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學(xué)方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應(yīng)遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學(xué)的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財?shù)男в茫褭n案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息中心。
總之，檔案管理現(xiàn)代化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要充分調(diào)動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。
參考文獻：
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1.1檔案管理人員對基礎(chǔ)工作不重視
檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。
1.2檔案的分類不合理
很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現(xiàn)各種問題。
1.3檔案的編號缺失或不準確
檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進行編號，使得許多新的內(nèi)容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。
1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學(xué)習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。
二、如何加強檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性
檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規(guī)范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實的落實好每一步。
2.1提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認識
在現(xiàn)實的工作中企業(yè)要加強對檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業(yè)的正規(guī)程度。
2.2加強檔案管理的標準，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化
檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設(shè)立就要嚴格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。
2.3強化檔案管理信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
2.4加大檔案管理的安全性
檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。
