時(shí)間：2023-05-31 08:33:25
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隨著現(xiàn)在社會(huì)的飛速發(fā)展，知識(shí)管理使企業(yè)管理迎來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，受到知識(shí)管理的影響，企業(yè)檔案管理工作以及其他的管理形式均進(jìn)行著改革與發(fā)展，發(fā)展新興企業(yè)檔案管理模式不僅可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還能讓企業(yè)快速適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的環(huán)境。但是，我國(guó)企業(yè)檔案管理模式仍然存在著許多問(wèn)題，比如企業(yè)檔案管理工作改革速度緩慢，傳統(tǒng)管理模式根深蒂固等，解決這些問(wèn)題、加快發(fā)展企業(yè)檔案管理的步伐是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展與建設(shè)過(guò)程中需要解決的重要任務(wù)。
1 知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理的概念
1.1 知識(shí)管理的概念
隨著我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，知識(shí)管理的探究也備受關(guān)注。知識(shí)管理是現(xiàn)代社會(huì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中興起的一個(gè)全新概念，管理工作以知識(shí)為主要對(duì)象，管理的主要目標(biāo)是有效地運(yùn)用知識(shí)經(jīng)濟(jì)。知識(shí)管理可以不斷提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，有效性的整合公司內(nèi)部資源、提升只是創(chuàng)新的熱情、實(shí)現(xiàn)只是的增值。 知識(shí)管理的最終目的是通過(guò)傳遞知識(shí)共享信息資源，使有效的資源信息服務(wù)于知識(shí)管理工作。
1.2 企業(yè)檔案管理的概念
企業(yè)檔案管理工作主要從事對(duì)職工信息資料、職工生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際表現(xiàn)進(jìn)行整合與評(píng)價(jià)。企業(yè)檔案不僅僅是對(duì)職工資料的實(shí)際管理，還包含著對(duì)企業(yè)歷史資料的收集整合，同樣也是企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況與經(jīng)營(yíng)結(jié)果以及企業(yè)在發(fā)展中的科研、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)。
2 傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式存在的問(wèn)題
1.企業(yè)檔案管理模式改革速度緩慢。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場(chǎng)形勢(shì)快速往多元化、信息化、智能化方向發(fā)展著，傳統(tǒng)的企業(yè)當(dāng)管理模式跟不上時(shí)展的腳步。雖然新興企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)得到了重視與初步運(yùn)用，但是由于新舊交替的不協(xié)調(diào)性，直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作很難正常運(yùn)行，這樣的不協(xié)調(diào)性也是企業(yè)檔案管理模式改革緩慢的罪魁禍?zhǔn)住?/p>
2.舊式觀念落后。檔案管理但從字面意思解讀，是指對(duì)企業(yè)和人員資料的收集和看管。大部分企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)知僅僅停留在字面意思上，無(wú)論是職工還是管理人員，僅僅認(rèn)識(shí)到其字面意思的大有人在，他們直接忽視了企業(yè)檔案管理的信息整合與知識(shí)儲(chǔ)備的作用。大部分企業(yè)的企業(yè)檔案管理從建設(shè)開(kāi)始就做深入的理解與認(rèn)知。
3.企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)難以結(jié)合。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展建設(shè)中，信息化技術(shù)的作用是不容小覷的，雖然很多企業(yè)認(rèn)識(shí)到這個(gè)問(wèn)題并通過(guò)多種手段來(lái)發(fā)展信息化的檔案管理模式。但是，由于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式的局限性很難滿足信息化技術(shù)發(fā)現(xiàn)的要求，加上檔案管理人員綜合素質(zhì)同不足，使得企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)難以結(jié)合，阻礙了企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展與企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行。
3 基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式存在的問(wèn)題
1.思想認(rèn)知的重視程度不足。受到傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式的影響，使得大部分企業(yè)對(duì)信息化技術(shù)下的新興檔案管理模式的思想與認(rèn)知不夠重視，往往將側(cè)重點(diǎn)放在企業(yè)運(yùn)作中心工作上，直接忽略了通過(guò)知識(shí)管理加快檔案管理信息化建設(shè)的重要性。甚至有些中小企業(yè)的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的人工模式，總體效率差。
2.資源、資金投入欠缺?；谥R(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式發(fā)展是以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的發(fā)展，這就需要良好的硬件、軟件設(shè)施以及優(yōu)秀的技術(shù)人才做先決條件，要滿足這些條件則意味著需要投入一定的人力、物力、財(cái)力。大部分企業(yè)由于各方面原因?qū)е聼o(wú)法或不愿承擔(dān)檔案管理信息化建設(shè)所需資源資金的投入，這就使得檔案管理信息化建設(shè)受到了阻礙。
4 建設(shè)基于知識(shí)管理的檔案管理模式的建議
4.1 新舊觀念的轉(zhuǎn)變
基于知識(shí)管理的檔案管理模式作為一種新興檔案管理模式，注重于管理理念和方法對(duì)實(shí)際管理工作的作用，與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理相比更完善更先進(jìn)。這就意味著檔案管理人員需要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理思想和理念，積極投入到新興管理工作中去，租金新型檔案管理的發(fā)展。
1.改變對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的認(rèn)識(shí)。首先應(yīng)做到解決對(duì)檔案管理認(rèn)知的局限性，不僅僅只從字面意思來(lái)理解，要更加深入的去探索與學(xué)習(xí)。做到重視檔案管理中資料整合與知識(shí)儲(chǔ)備的作用，明確檔案管理對(duì)象，做出有價(jià)值的檔案管理工作。
2.將檔案管理工作側(cè)重在利用方面。檔案管理工作不僅僅是檔案的看管，更重要的是對(duì)檔案資源的加以利用。傳統(tǒng)的檔案管理思想是過(guò)分的注重檔案的收集與保管，疏忽了檔案的編演與利用這項(xiàng)重要功能，新興管理模式必須拜托這一舊式觀念，并且側(cè)重于檔案邊沿與利用，將知識(shí)管理理念和方法實(shí)施在企業(yè)檔案管理工作中，從本質(zhì)上改變職工的舊式檔案管理思想，促進(jìn)基于知識(shí)管理的檔案管理模式的發(fā)展。
4.2 加快企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展下，信息化技術(shù)也隨之快速發(fā)展，知識(shí)管理是信息技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物之一，要想建立建設(shè)基于知識(shí)管理的檔案管理模式就要加快企業(yè)檔案管理與信息話技術(shù)的結(jié)合。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)、開(kāi)發(fā)門(mén)戶系統(tǒng)、引用計(jì)算機(jī)搜索引擎等功能來(lái)減小企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)的距離，才能根本上解決難以結(jié)合的問(wèn)題。
4.3 加大人力、物力、財(cái)力的投入
要想加快檔案管理信息化建設(shè)，就需要有專(zhuān)業(yè)人才的指導(dǎo)與培訓(xùn)，并引進(jìn)相關(guān)的軟硬件設(shè)施。這些都需要企業(yè)投入人力、物力、財(cái)力。對(duì)于企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不高、資金投資匱乏等問(wèn)，相關(guān)部門(mén)以及領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做出相關(guān)對(duì)策，增強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，盡可能的投入資金幫助其建設(shè)，不斷增強(qiáng)人才培訓(xùn)，不斷完善軟硬件環(huán)境，給檔案管理信息化建設(shè)提供充足的保障。
4.4 加大對(duì)人才專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)
基于知識(shí)管理的檔案管理工作是需要專(zhuān)業(yè)人才來(lái)進(jìn)行操作，這些人才利用管理軟件和管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)高效管理的目的。對(duì)于這項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)，并且設(shè)立獨(dú)立且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的管理部門(mén)，對(duì)這支隊(duì)伍定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，不僅要提升職員的專(zhuān)業(yè)操作技能與先進(jìn)管理能力，更要培養(yǎng)其職業(yè)道德品質(zhì)，要讓職員從思想到技能都得到不斷的提升，使之擁有嫻熟的操作技術(shù)、先進(jìn)的管理理念、良好的職業(yè)道德，通過(guò)不斷壯大與提升隊(duì)伍來(lái)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。
5 結(jié)束語(yǔ)
基于知識(shí)管理的檔案管理模式是一種以知識(shí)管理為背景，將企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合的新興管理模式。新興企業(yè)檔案管理模式不僅可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還能讓企業(yè)快速適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的環(huán)境。所以，對(duì)于基于知識(shí)管理的檔案管理模式的建設(shè)是非常重要的，這一模式的建立與運(yùn)用不僅可以提高檔案管理工作的效率、加快企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也拓展與完善了檔案管理工作的內(nèi)容。企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合也開(kāi)辟了檔案管理與知識(shí)管理的新道路，使得企業(yè)檔案管理工作得到突破性的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
[1]任麗，陳麗，王淑梅.知識(shí)管理及其對(duì)檔案管理的啟示[J].黑龍江交通科技，2006（06）.
[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)的各項(xiàng)管理之中，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展起到不可替代的關(guān)鍵性作用，同時(shí)，檔案管理情況也側(cè)面反映了醫(yī)院的整體建設(shè)和風(fēng)貌，信息環(huán)境下，醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理已是大勢(shì)所趨。鑒于此，本文對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的概念和意義做了詳細(xì)闡釋?zhuān)⑸钊胩接懥酸t(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑，以期為醫(yī)院檔案管理提供更有效的理論指導(dǎo)。
[
關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；構(gòu)建策略
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋
檔案現(xiàn)代化管理指的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化工具進(jìn)行檔案信息管理，檔案現(xiàn)代化管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)而發(fā)展起來(lái)的。
檔案現(xiàn)代化管理可以通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過(guò)搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節(jié)省了操作時(shí)間，并有效提高檢索準(zhǔn)確率；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化存儲(chǔ)，檔案管理員和使用者查閱無(wú)需直接接觸檔案原件，利用互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無(wú)限延長(zhǎng)了檔案壽命；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了資源共享，進(jìn)一步提升了檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用率。
信息化時(shí)代背景下，人們對(duì)信息的需求量和時(shí)效性要求越來(lái)越高，同時(shí)，隨著各單位工作開(kāi)展，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案庫(kù)容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)是各大企事業(yè)單位的唯一選擇。
二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建策略
（一）電子策略運(yùn)用
1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，多種多樣的檔案管理軟件被開(kāi)發(fā)出來(lái)，這些軟件各有特點(diǎn)，在選擇時(shí)，單位要優(yōu)先考慮經(jīng)過(guò)國(guó)家鑒定的正規(guī)化軟件，然后再根據(jù)自身需要，在原有軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件系統(tǒng)既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案的材料搜集、報(bào)送、接受、管理、修訂等的全程數(shù)字化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。
2.利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理要循序漸進(jìn)地推進(jìn)，首先在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再實(shí)現(xiàn)全文信息的數(shù)據(jù)化。單位中所有部門(mén)均要求利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料管理，并通過(guò)一體化工作平臺(tái)匯總至檔案管理部門(mén)，檔案管理部負(fù)責(zé)管理和保存單位所有檔案資料，并為各個(gè)部分提供檔案查詢借閱服務(wù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助，檔案管理工作效率大大提升。
3.電子檔案管理。隨著社會(huì)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，無(wú)紙化辦公早已由概念逐漸實(shí)踐應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案的誕生，也引領(lǐng)檔案管理工作進(jìn)入了新時(shí)代。檔案的自動(dòng)化和一體化管理，要求檔案管理部門(mén)重新設(shè)置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續(xù)檔案管理工作中的鏈接應(yīng)用及長(zhǎng)久保存問(wèn)題。
（二）管理環(huán)境構(gòu)建
1.更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化。科學(xué)理念意識(shí)對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。面對(duì)新的技術(shù)、新的管理模式，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，走出封閉概念誤區(qū)，不斷學(xué)習(xí)，提升自身檔案管理專(zhuān)業(yè)水平和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理人工操作向智能操作的轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢(shì)，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門(mén)以外的員工也應(yīng)該提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，特別是信息部門(mén)、人力資源部門(mén)，必須要具備一定的檔案管理意識(shí)和技能。
2.加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化檔案管理正在各大企事業(yè)單位中深入開(kāi)展，在推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理時(shí)，先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件工具是最基礎(chǔ)的物質(zhì)條件。首先，要依據(jù)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫(kù)房等；其次，要配置現(xiàn)代化檔案管理工作所必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、硬盤(pán)、光盤(pán)、打印機(jī)、交換機(jī)等硬件工具，這些硬件工具是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和自動(dòng)化管理的重要保障；第三，在存儲(chǔ)保護(hù)檔案時(shí)，要注意配置空調(diào)、消防器、除塵器、監(jiān)控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，教予其掌握檔案管理的各項(xiàng)應(yīng)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科學(xué)統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。執(zhí)行檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環(huán)節(jié)都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現(xiàn)材料丟失、漏記、誤記現(xiàn)象。同時(shí)，檔案材料的內(nèi)容、分類(lèi)以及編號(hào)等項(xiàng)目也都要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置密碼，安全存放?，F(xiàn)代化檔案管理的方式、手段與傳統(tǒng)檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門(mén)必須重新制定適用于現(xiàn)代化檔案管理運(yùn)行機(jī)制的全新管理制度和使用規(guī)則。
2.加強(qiáng)安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。現(xiàn)代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案也容易出現(xiàn)人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲(chǔ)存?zhèn)鬏斨械男畔⑹Э氐劝踩珕?wèn)題，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護(hù)工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的丟失或污染，檔案內(nèi)容真實(shí)性難以確保。檔案管理部門(mén)和技術(shù)部門(mén)應(yīng)重視檔案管理安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。如，防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等。
三、結(jié)論
目前，社會(huì)各行業(yè)的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何高效管理，做好服務(wù)是新形勢(shì)下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，開(kāi)拓多種渠道，開(kāi)發(fā)多種技術(shù)，有效借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域和相關(guān)信息，放開(kāi)眼光，創(chuàng)新發(fā)展，不斷加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)
[1]許美村.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015(17).
一、新形勢(shì)對(duì)民政檔案管理的影響
自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制逐步被社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制所取代，特別是近年來(lái)，國(guó)家大力支持開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，國(guó)家政策和經(jīng)濟(jì)體制的支持也側(cè)重于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，在新形勢(shì)下民政工作要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展，迎合社會(huì)和國(guó)家的發(fā)展需求，突破傳統(tǒng)的管理觀念。貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)是社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)和新任務(wù)。新形勢(shì)下的民政檔案管理工作被賦予了更大的使命和要求。只有正確把握民政檔案管理的核心方向，有效落實(shí)民政工作建設(shè)、管理和服務(wù)社會(huì)的基本職能。利用科學(xué)化合理化的管理手段推動(dòng)新時(shí)期的民政工作創(chuàng)新發(fā)展。在科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制共同發(fā)展的形勢(shì)下，利用新型的信息化管理技術(shù)對(duì)民政檔案實(shí)施高校管理，利用創(chuàng)新思想改善民政檔案管理隊(duì)伍的面貌，有效利用科學(xué)手段和新思想觀念解決民政檔案管理中的問(wèn)題。并在實(shí)踐中尋求更適合現(xiàn)階段形勢(shì)發(fā)展的民政檔案管理方法，在發(fā)展中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以保證我國(guó)民政事業(yè)持續(xù)發(fā)展，進(jìn)一步貫徹落實(shí)黨的政策和方針，以新思想、新面貌、新態(tài)度、新方法落實(shí)完成黨和國(guó)家賦予民政檔案管理工作的使命。
二、民政檔案管理的核心要求
新形勢(shì)下的民政工作側(cè)重于發(fā)展完善經(jīng)濟(jì)體制，民政工作作為國(guó)家基礎(chǔ)工作的一部分，結(jié)合著民政工作利民為民的特點(diǎn)，民政工作中涉及的檔案管理工作就尤為重要。民政檔案體現(xiàn)了綜合性較強(qiáng)、涉及范圍較廣、類(lèi)型較復(fù)雜等因素，并且都與民眾的日常生活息息相關(guān)，因而民政檔案的管理受到廣大人民群眾及社會(huì)的關(guān)注。進(jìn)一步做好民政管理是推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工作。民政檔案管理的檔案關(guān)系到國(guó)家政策的落實(shí)及實(shí)施。在以科學(xué)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展為前提的新形勢(shì)下，民政檔案管理的核心要素體現(xiàn)在管理基礎(chǔ)、管理水平和管理理念上。
（一）民政檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)是民政檔案管理核心的重要部分。民政檔案可以從宏觀定義上分為專(zhuān)業(yè)、文書(shū)、實(shí)物、電子、聲像和科技檔案等。民政檔案管理是民政部門(mén)中的基礎(chǔ)性工作。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展和完善，民政檔案管理也呈現(xiàn)著多元化的特點(diǎn)，新形勢(shì)下的民政工作要求更加多樣化，檔案資料類(lèi)型復(fù)雜，涉及范圍較廣。所以，民政工作更需要與時(shí)俱進(jìn)，利用新型信息化技術(shù)完善管理方法，確保民政檔案的基礎(chǔ)性工作跟上時(shí)代的發(fā)展。利用科學(xué)方法收集真正具有保存意義的文檔資料，保證檔案的完整性和公正性，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，推進(jìn)信息化收集和管理，進(jìn)而提升民政檔案管理工作的效率。
（二）民政檔案管理的管理水平也在核心概念上占有重要成分。民政檔案管理相對(duì)于其他檔案管理較為復(fù)雜多樣化，管理人員和管理資料需要進(jìn)行合理分配，才能夠有效地保證工作質(zhì)量。民政檔案管理的管理水平體現(xiàn)在檔案管理制度、管理規(guī)范、工作制度和員工職責(zé)等方面。在科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的新形勢(shì)下，培養(yǎng)具有時(shí)代意義的新型管理型人才，利用更具專(zhuān)業(yè)性的人才改善現(xiàn)有的管理機(jī)制，對(duì)工作權(quán)責(zé)進(jìn)行合理分配，并物盡其用，達(dá)到對(duì)民政檔案以及相關(guān)人員的合理性管理。
（三）新形勢(shì)下民政檔案管理的管理理念也在改變，傳統(tǒng)的民政檔案管理通常存在很多懶散的、不作為、不規(guī)范等現(xiàn)象。新形勢(shì)下的社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制給民政檔案管理提出了更高的要求，在傳統(tǒng)管理觀念的基礎(chǔ)上，更需要有協(xié)調(diào)合作的管理理念。民政檔案管理部門(mén)不再是一個(gè)單獨(dú)行動(dòng)的主體，而是需要和其他部門(mén)相互協(xié)作，共同完成國(guó)家和政府的任務(wù)，以為人民服務(wù)為宗旨，摒棄錯(cuò)誤的封建思想和管理概念，努力形成具有現(xiàn)代化意義的數(shù)字化管理概念。
三、新形勢(shì)下民政檔案管理的發(fā)展方向
我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展和完善，民政工作也由原來(lái)的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)代化適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的管理方式。對(duì)于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，以及對(duì)全面奔向小康社會(huì)目標(biāo)的確立，國(guó)家大力推行各種福利救助、民主政治建設(shè)、消防建設(shè)、社會(huì)事務(wù)管理政策等。對(duì)民政檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其發(fā)展方向不僅決定著民生的發(fā)展，更將成為一個(gè)時(shí)代的印記。所以，在新形勢(shì)下，找到推動(dòng)民政檔案管理發(fā)展的要素極為重要?，F(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)字化檔案管理是新時(shí)代的產(chǎn)物，在多個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用中發(fā)揮其重大作用。所以，在民政檔案管理中，信息技術(shù)、數(shù)字化處理技術(shù)以及創(chuàng)新管理理念也將成為民政檔案管理的發(fā)展方向。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，新形勢(shì)下民政檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，多樣化的政策實(shí)施給民政檔案的基礎(chǔ)性收集和管理帶來(lái)了很大的影響。新形勢(shì)下的民政檔案管理迫切需要改善核心要求和明確發(fā)展方向。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的今天，信息化高科技技術(shù)已經(jīng)成為各領(lǐng)域普遍應(yīng)用的管理方法。民政檔案管理更需要條理性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、協(xié)調(diào)性強(qiáng)的數(shù)字化管理。所以，新形勢(shì)下民政檔案管理將順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)管理方法進(jìn)行完善，利用科學(xué)有效的信息化管理技術(shù)推動(dòng)民政檔案管理的發(fā)展。
作者:袁振 單位:洮南市民政局
【參考文獻(xiàn)】
“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的核心?？茖W(xué)發(fā)展觀是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要指導(dǎo)方針，在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。而檔案對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展而言同樣重要，只有充分發(fā)揮人的作用，堅(jiān)持突然人、服務(wù)人、發(fā)展人的理念于檔案工作當(dāng)中，檔案管理才能真正朝著科學(xué)化的發(fā)展道路上前進(jìn)。對(duì)員工而言，在工作方面，以人為本就是要滿足員工希望得到領(lǐng)導(dǎo)重視、社會(huì)重視的要求。對(duì)于員工工作中亮點(diǎn)和閃光點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)看到并充分表?yè)P(yáng)。在職務(wù)、職稱(chēng)、工資福利等方面讓員工看到希望。在生活方面，以人為本要去領(lǐng)導(dǎo)要多關(guān)心員工的生活情況，對(duì)有困難的員工要重點(diǎn)照顧，幫助他們躲過(guò)難關(guān)。在學(xué)習(xí)方面，以人為本就是領(lǐng)導(dǎo)要給員工搭建教育平臺(tái)，平臺(tái)中既要有專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)，也要有各種人文書(shū)籍的熏陶，培養(yǎng)出高素質(zhì)的檔案人才。對(duì)用戶而言，就是要站在用戶的角度，為用戶提供熱情周到全面的服務(wù)。讓每一個(gè)用戶都能得到及時(shí)便捷全面地檔案服務(wù)，使他們?cè)诶脵n案的同時(shí)感受到檔案服務(wù)的溫暖，提升檔案服務(wù)的層次，使檔案服務(wù)上升到一個(gè)新臺(tái)階。
2 檔案管理以人為本的重要意義
2.1 有利于社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建
檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。改革開(kāi)放以后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)迎來(lái)了飛速發(fā)展時(shí)期，檔案的種類(lèi)和數(shù)量在不斷地增加，檔案的利用率也得到大幅度提升，為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出了重要的貢獻(xiàn)。黨的十六大提出了兩個(gè)大的概念，一個(gè)是科學(xué)發(fā)展觀，一個(gè)就是社會(huì)主義和諧社會(huì)。它們不僅是黨所構(gòu)建的美好藍(lán)圖，也是黨在發(fā)展過(guò)程中一直在實(shí)踐的工作。而以人為本實(shí)際上是貫穿于兩個(gè)概念之中，沒(méi)有以人為本就沒(méi)有科學(xué)發(fā)展觀，沒(méi)有以人為本的和諧社會(huì)也是不成立的，所以要構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)就必須以人為本。在檔案管理工作中表現(xiàn)的更加明顯，對(duì)于檔案管理人員而言，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視員工的主體價(jià)值，無(wú)法滿足員工的主體利益，二者之間也必然會(huì)產(chǎn)生矛盾。對(duì)于用戶而言，如果工作人員不服務(wù)好用戶，如果在工作中敷衍了事，二者之間也同樣會(huì)出現(xiàn)矛盾。另外很重要的一點(diǎn)，其實(shí)許多公民都非常關(guān)心檔案，因?yàn)槠渲杏涗浟宋覀兩鐣?huì)的整個(gè)變遷，我們每一個(gè)人都有檔案的知情權(quán)，這也是民主建設(shè)的一部分，也是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的內(nèi)在要求。
2.2 有利于我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展
在檔案事業(yè)的發(fā)展中，人是關(guān)鍵的因素。檔案的主體是檔案資料，是紙張或電子化的數(shù)據(jù)，而檔案管理的主體是人，同時(shí)也是人在記錄的。如果沒(méi)有人的管理和利用，檔案是不會(huì)有任何的作用的，必須通過(guò)人來(lái)使檔案變得有價(jià)值。所以檔案管理中的以人為本通過(guò)重視人在檔案管理中所發(fā)揮的重要作用，尊重員工在工作中的價(jià)值，樹(shù)立起“群眾至上”的服務(wù)理念，使檔案在能夠充分發(fā)揮作用?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求：“建立與國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作體制與機(jī)制，充分發(fā)揮檔案和檔案工作服務(wù)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)、服務(wù)人民群眾的作用?！碑?dāng)前我國(guó)檔案工作的重點(diǎn)是在檔案法治化、信息化、社會(huì)化等方面，而這些方面都是以人為基礎(chǔ)的，法治化是要保障人的權(quán)利，信息化是需要尊重知識(shí)和人才，社會(huì)化就是要服務(wù)于人民。這所有的一切到最后都是歸結(jié)于人。而這個(gè)人的概念就以人為本，正確認(rèn)識(shí)到人與人之間、人與社會(huì)之間的關(guān)系，為人民服務(wù)，讓人民群眾滿意。只有人民群眾滿意了，我國(guó)的檔案事業(yè)才能健康發(fā)展。
3 以人為本背景下的檔案管理工作發(fā)展方向
3.1 建立以人為本的檔案管理制度
人是生產(chǎn)力，處于管理的核心，如果檔案管理制度不能充分地考慮到人的首要位置，不去關(guān)心人、理解人和尊重人，那么它也不可能去創(chuàng)造更大、更多的檔案價(jià)值。所以要建立以人為本的檔案管理制度需要以人為出發(fā)點(diǎn)，不再把管理制度當(dāng)作是單純約束人的工具，而是應(yīng)當(dāng)把其看作成激勵(lì)的手段，使檔案管理人員能夠嚴(yán)于律己，勤奮工作，不斷提升自己的檔案水平，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。要建立這樣一種制度需要領(lǐng)導(dǎo)者和員工的相互配合。一方面是領(lǐng)導(dǎo)者解放思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，營(yíng)造出一個(gè)積極向上的檔案管理環(huán)境。要多學(xué)習(xí)新的檔案管理理念，多學(xué)習(xí)其他檔案部門(mén)的工作經(jīng)驗(yàn)，多了解經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的狀況，為檔案制度的建立打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面員工也要參與到檔案管理制度的建設(shè)當(dāng)中。作為檔案管理的第一線人員，依據(jù)自己實(shí)際工作中的工作經(jīng)驗(yàn)，提出自己對(duì)本單位檔案管理制度中存在的問(wèn)題，并最終解決，使檔案管理更符合本單位檔案部門(mén)的實(shí)際需求。這也是以人為本。
3.2 樹(shù)立起以人為本的檔案服務(wù)創(chuàng)新理念
中圖分類(lèi)號(hào)：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價(jià)值鏈中，以此建立自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運(yùn)作模式，是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場(chǎng)革命性變革。
1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別
電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無(wú)妨，但如果深究這兩個(gè)概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實(shí)體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過(guò)某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專(zhuān)業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。
檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過(guò)程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實(shí)體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實(shí)現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒(méi)有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過(guò)程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時(shí)代后，對(duì)于檔案全過(guò)程管理的要求就越來(lái)越迫切，能否對(duì)檔案全過(guò)程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)。
我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)企業(yè)在設(shè)計(jì)手段上實(shí)現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開(kāi)展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計(jì)企業(yè)利用綜合信息管理平臺(tái)開(kāi)展工作；在公文管理上使用OA?？梢哉f(shuō)多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對(duì)企業(yè)各個(gè)過(guò)程進(jìn)行更專(zhuān)業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說(shuō)的更形象一點(diǎn)，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級(jí)邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。
2 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究
2.1 設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個(gè)較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項(xiàng)目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，對(duì)于處于競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來(lái)說(shuō)，尤為重要。我國(guó)很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，檔案管理學(xué)科被運(yùn)用得各有千秋，其實(shí)際效果也不盡相同，大致可分為部門(mén)檔案管理、項(xiàng)目組檔案管理和部門(mén)/項(xiàng)目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)?；驒n案管理理念的不同，在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，采取的管理方式也不盡不同。
2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析
（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺(jué)應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲(chǔ)。它所管理的信息種類(lèi)更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類(lèi)，存儲(chǔ)單位至少以“T”計(jì)。由于是對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。
（2）從管理實(shí)體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對(duì)每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來(lái)龍去脈，弄清他的前世今生，實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。
（3）為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)。知識(shí)管理是未來(lái)信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡(jiǎn)單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過(guò)渡到知識(shí)管理階段。目前知識(shí)管理尚無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號(hào)到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^(guò)一個(gè)入口進(jìn)去后，通過(guò)各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。
（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來(lái)，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們?cè)诳吹綌?shù)字地圖后，會(huì)驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因?yàn)閺妮斎腴_(kāi)始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會(huì)在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。
3 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式
3.1虛擬化?！疤摂M”源于計(jì)算機(jī)技術(shù)，是指用計(jì)算機(jī)來(lái)虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實(shí)世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤(pán)、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計(jì)算機(jī)中，而是計(jì)算機(jī)通過(guò)相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實(shí)事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實(shí)踐活動(dòng)從過(guò)去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過(guò)程。
從本質(zhì)上講，虛擬化實(shí)際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實(shí)物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說(shuō)是計(jì)算機(jī)和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計(jì)算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計(jì)算機(jī)具備所有這些功能時(shí)，才能夠說(shuō)虛擬時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。
由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無(wú)論從安全考慮，還是從計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來(lái)設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。
3.2遠(yuǎn)程化。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢(shì)，這也符合數(shù)字化未來(lái)發(fā)展的特點(diǎn)。隨著設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動(dòng)辦公的要求越來(lái)越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計(jì)企業(yè)未來(lái)數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的主要功能之一。
3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識(shí)管理等各功能模塊串起來(lái)的一根紅線，數(shù)字化將會(huì)形成設(shè)計(jì)企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。
3.4數(shù)字化可能會(huì)使設(shè)計(jì)企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類(lèi)似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類(lèi)機(jī)構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計(jì)企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類(lèi)機(jī)構(gòu)的人員有點(diǎn)類(lèi)似于網(wǎng)站的編輯和運(yùn)維人員，主要對(duì)企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計(jì)人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點(diǎn)類(lèi)似于網(wǎng)站的記者，實(shí)時(shí)產(chǎn)生大量的信息。
4 .結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)越來(lái)越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開(kāi)放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)往往顯得很被動(dòng)，必須把同經(jīng)營(yíng)過(guò)程有關(guān)的多方面資源納入一個(gè)整體的企業(yè)價(jià)值鏈中?；趦r(jià)值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開(kāi)發(fā)、營(yíng)銷(xiāo)擴(kuò)張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來(lái)建立企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)?，F(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn) ：
通常來(lái)說(shuō)，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計(jì)、施工中期和竣工驗(yàn)收。而每一階段和過(guò)程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來(lái)說(shuō)，在建筑工程設(shè)計(jì)階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時(shí)，針對(duì)性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項(xiàng)情況反映出來(lái)，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗(yàn)收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點(diǎn)
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個(gè)建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實(shí)客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對(duì)往后擴(kuò)建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險(xiǎn)情預(yù)防上發(fā)揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問(wèn)題
（一）管理意識(shí)落后
現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識(shí)相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過(guò)程中依然運(yùn)用傳統(tǒng)收工方式方法，無(wú)論是檔案的收集、儲(chǔ)存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒(méi)有實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問(wèn)題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識(shí)的落后，也會(huì)使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。
（三）管理人才缺乏
社會(huì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒(méi)有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個(gè)兼職而已，這就給檔案管理帶來(lái)了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過(guò)程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無(wú)從說(shuō)起。
三、建筑工程檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法
（一）革新管理意識(shí)
革新建筑檔案管理意識(shí)首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識(shí)。其次，各部門(mén)應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識(shí)強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進(jìn)行。
（二）加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入
加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個(gè)單獨(dú)部門(mén)，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。針對(duì)檔案管理也應(yīng)發(fā)放專(zhuān)項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購(gòu)買(mǎi)諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。
（三）優(yōu)化管理人員素質(zhì)
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面進(jìn)行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識(shí)、相關(guān)法律知識(shí)、信息技術(shù)等。其次，增強(qiáng)管理人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，憑借檔案管理機(jī)構(gòu)職能強(qiáng)化強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍健身，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專(zhuān)職部門(mén)進(jìn)行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)和樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，通過(guò)教育強(qiáng)化和檔案管理相關(guān)重要性知識(shí)的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。
四、各部門(mén)檔案管理人員
（一）各部門(mén)檔案管理人員，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細(xì)則或交底的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔。
（二）各部門(mén)檔案管理人員，應(yīng)自主去學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識(shí)，工作中碰到不太清楚的及時(shí)請(qǐng)教企業(yè)檔案管理者或其他人員。
二、我國(guó)科技檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
相關(guān)研究顯示，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，每年各單位都會(huì)開(kāi)發(fā)新的科研項(xiàng)目，使科技信息愈來(lái)愈多，且信息自身也呈現(xiàn)出復(fù)雜化、繁瑣化，此時(shí)傳統(tǒng)的科技檔案管理模式是不符合發(fā)展需要的。其主要表現(xiàn)在落后的管理觀念和管理方法跟不上時(shí)代的步伐，科技檔案難以發(fā)揮其真正的作用，科技檔案管理工作失去了自身的價(jià)值。其次，一些工作人員對(duì)檔案管理缺乏經(jīng)驗(yàn)，不能將科技檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。此外，一些科研人員對(duì)科技檔案管理收集工作不配合，不愿意將其作為一種資源來(lái)共享，而是將其獨(dú)有等等。這些原因都使得我國(guó)科技檔案管理出現(xiàn)許多問(wèn)題，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的有效進(jìn)展。
三、科技檔案管理中存在的問(wèn)題
1.對(duì)科技檔案管理的功能認(rèn)識(shí)還不夠。由于科技檔案的內(nèi)容和概念都比較新，當(dāng)前各行業(yè)中的從事科技檔案管理人員，對(duì)科技檔案的認(rèn)識(shí)還不夠全面，因此在實(shí)際的工作中，對(duì)一些科技文檔的歸檔率還不夠高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如文本文檔的歸檔率。比如一些某行業(yè)的科技活動(dòng)、一些與其生產(chǎn)研究相關(guān)的檔案，對(duì)科技檔案管理的意識(shí)不足，很多時(shí)候?qū)n案的管理還停留在傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)中，沒(méi)有采取先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案歸整和管理。
2.管理與服務(wù)脫節(jié)。檔案的管理主要是為各種工作提供相應(yīng)的資料和依據(jù)的，當(dāng)前各行業(yè)的檔案管理中，很多都只注重文書(shū)的收集，對(duì)各種聲音影像、科技等檔案的收集比較少，這就極大地影響了各單位檔案的完整性以及系統(tǒng)性，因此在使用檔案為各種工作服務(wù)的過(guò)程中，出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象。
3.對(duì)科技檔案管理的法律法規(guī)比較缺乏?？萍紮n案往往涉及到一些重要研究，比如某項(xiàng)生產(chǎn)技術(shù)的研究，涉及到一些重要的科技內(nèi)容，因此要加強(qiáng)對(duì)其管理，但是當(dāng)前科技檔案的法律法規(guī)管理體系還不夠健全，對(duì)于科技檔案的立法也沒(méi)有相應(yīng)的重點(diǎn)，因此在科技檔案的法律法規(guī)方面還比較缺乏，對(duì)科技檔案的管理存在一定的滯后性，這個(gè)客觀原因的存在給當(dāng)前各行業(yè)的科技檔案管理帶來(lái)了一定的難度，不利于科技檔案的保密，也給科技檔案的管理人員在日常工作中帶來(lái)一定的困難。
四、新形勢(shì)下如何加強(qiáng)科技檔案的管理工作
1.加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理的重視程度。各行業(yè)的科技檔案主要是產(chǎn)生于各種與煙草相關(guān)的科研以及具體的生產(chǎn)活動(dòng)，為各行業(yè)的發(fā)展提供了一些準(zhǔn)確有效的資源。因此，各行業(yè)在日常的管理中要加強(qiáng)科技檔案管理的意識(shí)，將科技檔案管理和企業(yè)的管理進(jìn)行結(jié)合，促進(jìn)兩者的發(fā)展。要在整個(gè)企業(yè)中都貫穿科技檔案管理的意識(shí)，讓每個(gè)人都有一種檔案保持的概念。要將科技檔案管理納入到企業(yè)發(fā)展的議程中，在各個(gè)部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合科技檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理工作的重視程度，為科技檔案的管理營(yíng)造良好的大環(huán)境。
2.加強(qiáng)科技檔案的保管。對(duì)于科技檔案而言，其安全性完整性是檔案管理的重要方面。要加強(qiáng)對(duì)檔案的保管，在傳統(tǒng)的檔案保管的基礎(chǔ)上可以采取一些其他的措施來(lái)保證其安全性和完整性。以防為主，加強(qiáng)防治結(jié)合，做到不使檔案分散，不使檔案之間發(fā)生混亂，不使檔案丟失和損壞。對(duì)于檔案的保密，更是要加強(qiáng)，要建立起嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，防止科技檔案管理中發(fā)生泄密，比如一些加密級(jí)的文檔，可以采取加密的措施，對(duì)于紙質(zhì)文檔可以放在保險(xiǎn)柜中進(jìn)行保存，對(duì)于電子文檔則可以放在一個(gè)沒(méi)有連接網(wǎng)絡(luò)的電腦中進(jìn)行保存，以防止檔案的泄密。
我國(guó)近年市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，大批的中小型企業(yè)如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，這些企業(yè)規(guī)模不大，人數(shù)不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎(chǔ)上演變和發(fā)展起來(lái)的企業(yè)，另一部分是從新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展起來(lái)的具有現(xiàn)代化和國(guó)際化特征的企業(yè)，如高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)。對(duì)于從手工作坊演變過(guò)來(lái)的企業(yè)，一般最初的組織領(lǐng)導(dǎo)者文化水平較低，沒(méi)有明確的管理存檔意識(shí)，更沒(méi)有常設(shè)的檔案管理機(jī)構(gòu)。對(duì)于新興的中小企業(yè)，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開(kāi)始注重檔案管理建設(shè)，但由于檔案管理人員、技術(shù)和制度的嚴(yán)重缺乏，許多中小企業(yè)面臨檔案管理明顯落后?？傮w來(lái)看，中小企業(yè)普遍存在檔案管理不善的問(wèn)題，有些雖然意識(shí)到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸。本研究系統(tǒng)分析了中小企業(yè)檔案管理的特性和存在的明顯問(wèn)題，提出了如何在信息時(shí)代進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的思路，為促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、國(guó)際化和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。
一、中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)
我國(guó)雖然很早就有檔案管理的概念和實(shí)踐活動(dòng)，但由于管理總體落后的基本國(guó)情，檔案管理很難在中小企業(yè)中得到重視。一般中小型企業(yè)的發(fā)展早期很少注重檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，也舍不得投入大量資金進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，造成了其在發(fā)展過(guò)程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對(duì)檔案管理的作用不明確，導(dǎo)致對(duì)檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實(shí)際上，現(xiàn)代企業(yè)的檔案發(fā)展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案等。實(shí)際情況是大多數(shù)中小企業(yè)的檔案內(nèi)容中，距今越遠(yuǎn)、案卷越薄、內(nèi)容越少，有些內(nèi)容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規(guī)范檔案管理的作用。中小企業(yè)發(fā)展初期通常存在人員流動(dòng)性大，管理干部不穩(wěn)定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒(méi)有延續(xù)性；同時(shí)文秘人員的水平不一有的甚至沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的文秘訓(xùn)練，對(duì)文件價(jià)值的認(rèn)識(shí)不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來(lái)的材料就更少了。同時(shí)導(dǎo)致僅存的文件中不規(guī)范。如會(huì)議記錄的格式不一致，內(nèi)容不全，日期不明等，有些文件編號(hào)也不系統(tǒng)，甚至無(wú)編號(hào)、批示及處理結(jié)果。企業(yè)沒(méi)有檔案管理，如同沒(méi)有企業(yè)歷史，更無(wú)從談起企業(yè)文化和企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)發(fā)展的歷史記錄不全，如廠區(qū)舊址無(wú)照片；老產(chǎn)品無(wú)照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補(bǔ)救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒(méi)有獨(dú)立的文秘檔案辦公機(jī)構(gòu)。中小企業(yè)的廠長(zhǎng)辦公室是廠長(zhǎng)管理的龍頭，通常以廠長(zhǎng)辦公室為核心附設(shè)檔案管理辦公室。廠長(zhǎng)辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關(guān)文件內(nèi)容具有權(quán)威性和最終決定性。廠長(zhǎng)辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實(shí)記錄最多，廠領(lǐng)導(dǎo)一般都將重要文件交文書(shū)保存，所以廠辦往往存有當(dāng)年各類(lèi)現(xiàn)行文書(shū)，如各類(lèi)上級(jí)文件、批復(fù)，行政會(huì)議記錄；制定的各項(xiàng)規(guī)章制度的原稿、打印稿；外事活動(dòng)記錄；民事糾紛調(diào)解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌等等。但是，由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業(yè)往來(lái)，客戶資料、市場(chǎng)信息等重要的關(guān)系企業(yè)發(fā)展的檔案沒(méi)有統(tǒng)一和有效的管理。
二、中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
1．檔案管理滯后。企業(yè)發(fā)展的早期，中小企業(yè)的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業(yè)文件。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高節(jié)奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經(jīng)大大落后于企業(yè)的發(fā)展，并制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)的高層管理人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理不僅要為企業(yè)保存有價(jià)值的各種的原始記錄以供查考利用，同時(shí)應(yīng)重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展決策。例如通過(guò)檔案管理，找出工作中的不足，加強(qiáng)信息利用，以避免企業(yè)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行分析總結(jié)，努力降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)品牌和知名度，為企業(yè)規(guī)?；l(fā)展和市場(chǎng)產(chǎn)品占領(lǐng)率的提高做出貢獻(xiàn)。
2．檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下。中小企業(yè)檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個(gè)獨(dú)立的管理部門(mén)，檔案人員不應(yīng)滿足于上崗培訓(xùn)的最低標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)全面掌握檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)際操作能力，熱愛(ài)檔案管理工作，能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質(zhì)和實(shí)際管理水平。
3．檔案管理服務(wù)功能缺失。檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，如果能夠?qū)⑾嚓P(guān)有用信息服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，將能夠發(fā)揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊(cè)的文件和卷宗，沒(méi)有進(jìn)行技術(shù)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)信息化管理，或者比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來(lái)的發(fā)展要求檔案管理人員把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，能夠提供充分的已有的信息為企業(yè)相關(guān)人員提供參考，發(fā)揮檔案的信息作用和價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供便利條件。另一方面，通過(guò)檔案管理發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。例如，通過(guò)綜合國(guó)內(nèi)外新技術(shù)資料和發(fā)展?fàn)顩r，了解本行業(yè)最新市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業(yè)的安全，如新的設(shè)計(jì)技術(shù)，企業(yè)的合同，規(guī)劃等資料是企業(yè)發(fā)展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責(zé)。要從人員、制度、設(shè)施、和信息保護(hù)技術(shù)等各個(gè)方面最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，保證檔案實(shí)體和檔案信息的安全。
三、企業(yè)檔案信息化檔案管理的發(fā)展過(guò)程及途徑
企業(yè)檔案信息化已成為企業(yè)信息化的重要部分，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)也為檔案信息開(kāi)發(fā)提供了技術(shù)支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展。企業(yè)檔案部門(mén)要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機(jī)遇，根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理需求。從中小企業(yè)檔案管理的發(fā)展來(lái)看，必須遵循如下發(fā)展途徑。
（一）不斷創(chuàng)新檔案管理，提高信息服務(wù)質(zhì)量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發(fā)展，也為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提出了挑戰(zhàn)。如何有效利用檔案資源是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務(wù)。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來(lái)的檔案信息更好地為企業(yè)服務(wù)，充分體現(xiàn)其作用和價(jià)值。企業(yè)檔案部門(mén)要把握企業(yè)信息化帶來(lái)的企業(yè)管理的新思想、新模式，樹(shù)立創(chuàng)新愈識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。此外，在服務(wù)方法上要逐步實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，采用以數(shù)據(jù)庫(kù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息利用技術(shù)形成高效的網(wǎng)絡(luò)查詢和信息更新模式。
（二）規(guī)范企業(yè)信息的數(shù)據(jù)庫(kù)管理，實(shí)現(xiàn)信息共享
數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心，用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類(lèi)和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高了效率。通過(guò)完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)各部門(mén)檔案信息化。同時(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的信息采集、交換標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性、安全性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用?，F(xiàn)代企業(yè)可通過(guò)建立檔案網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展電子文件的自動(dòng)上傳收集和在線服務(wù)。隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。同時(shí)建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，使檔案部門(mén)與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強(qiáng)信息安全
信息化環(huán)境下，企業(yè)必須通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方式，改變傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理模式，建立科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理體制和檔案管理制度。通過(guò)建立和健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理例度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序地發(fā)展。規(guī)范檔案管理、企業(yè)信息化也是建設(shè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的企業(yè)基礎(chǔ)管理的過(guò)程。因此，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的達(dá)標(biāo)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)電子文件形成、存儲(chǔ)、傳輸、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)介質(zhì)等各個(gè)方面的保密防范，嚴(yán)防電子文件被竊密。加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理，層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書(shū)。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發(fā)生后可以進(jìn)行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強(qiáng)化檔案人員的素質(zhì)和管理水平
隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門(mén)的應(yīng)用和普及，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質(zhì)，掌握熟練計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時(shí)，重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識(shí)，讓檔案工作者具有現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續(xù)發(fā)展的需要。
綜上所述，中小企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)樹(shù)立全新的檔案管理工作理念，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的管理開(kāi)發(fā)和利用，不斷加強(qiáng)提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)信息化給企業(yè)檔案管理帶來(lái)的巨大變革。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]王儒琳．淺談信息化環(huán)境下的檔案管理[J]．管理科學(xué)．2011：82
[2]張慧玉，尹玨林．企業(yè)社會(huì)責(zé)任前移：小企業(yè)和新創(chuàng)企業(yè)的社會(huì)角色[J]．科學(xué)學(xué)與科學(xué)技術(shù)管理．2011，32（7）：130～135
0引言
“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸滲透到社會(huì)的各行各業(yè)之中，檔案管理也是現(xiàn)代信息化時(shí)代需要進(jìn)一步拓展的空間。大數(shù)據(jù)是信息化技術(shù)發(fā)展到一定程度之后的必然產(chǎn)物。在當(dāng)今社會(huì)中，更多的信息實(shí)現(xiàn)了電子化，數(shù)字化的發(fā)展模式，這樣就給我們查詢相關(guān)的信息帶來(lái)了更大的方便，我們可以運(yùn)用手機(jī)或者計(jì)算機(jī)調(diào)閱相關(guān)的信息，即：信息的大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)?；谶@一背景條件下，檔案管理的價(jià)值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計(jì)算機(jī)電子化、數(shù)字化的虛擬網(wǎng)絡(luò)之中，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更廣泛的共享。
1大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理的意義分析
1.1實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性
大數(shù)據(jù)的概念就是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將相關(guān)的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享。這樣思想運(yùn)用到檔案管理之中，可以實(shí)現(xiàn)不同檔案管理部門(mén)之間的資源共享。在查閱檔案的時(shí)候，調(diào)閱者可以得到更多全面的信息，相關(guān)的數(shù)據(jù)參考更多。大數(shù)據(jù)的概念實(shí)現(xiàn)了檔案管理的開(kāi)放性，使得更多的資源可以向調(diào)閱者開(kāi)放，幫助他們更加高效的查閱相關(guān)信息。
1.2實(shí)現(xiàn)信息的可靠性
由于大數(shù)據(jù)是將更多的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)一個(gè)龐大的虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)。在這一數(shù)據(jù)庫(kù)中，我們可以更多準(zhǔn)確地找到自己所需要的資料和信息。在調(diào)閱的過(guò)程中，檔案資料的真實(shí)性有了進(jìn)一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調(diào)閱的檔案資料。
1.3強(qiáng)化了自動(dòng)分析能力
在大數(shù)據(jù)的理念中，我們還加入了數(shù)據(jù)分析的環(huán)節(jié)。更多的大數(shù)據(jù)在被調(diào)閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時(shí)候我們就需要依靠計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效分析，不斷拓展自動(dòng)化的分析，由于這種自動(dòng)分析是計(jì)算機(jī)事前設(shè)計(jì)好的，具有一定的科學(xué)性，自動(dòng)分析的結(jié)果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動(dòng)分析能力可以幫助我們?cè)诖罅康臋n案數(shù)據(jù)中得到最為準(zhǔn)確、科學(xué)的結(jié)論。
2提升大數(shù)據(jù)在檔案管理價(jià)值的具體措施
2.1系統(tǒng)開(kāi)展信息化建設(shè)
由于大數(shù)據(jù)需要基于當(dāng)前的不同檔案部門(mén)之間相互數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，因此，實(shí)現(xiàn)所有部門(mén)之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)化的信息技術(shù)改造。例如：使用同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使得他們?cè)跈n案信息電子化改造過(guò)程中，最終可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息共享。這一點(diǎn)十分關(guān)鍵，只要有一個(gè)部門(mén)信息化系統(tǒng)改造不徹底或者是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不一致，都可能造成最終的數(shù)據(jù)共享的困難和問(wèn)題。因此，在信息化改造的過(guò)程中，所有的部門(mén)需要相互協(xié)作，加強(qiáng)溝通，頂層部門(mén)需要進(jìn)行信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一采購(gòu)和安裝，同時(shí)針對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使得他們充分掌握系統(tǒng)的使用、維護(hù)和日常問(wèn)題處理。在信息系統(tǒng)建立之后，我們需要進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，查找數(shù)據(jù)共享過(guò)程中的問(wèn)題，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的完善和優(yōu)化。
2.2加快紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程
現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)概念是基于網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的電子化數(shù)據(jù)信息。然而我們?cè)谶^(guò)去的幾十年中，所有的檔案都是紙質(zhì)的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實(shí)現(xiàn)檔案的大數(shù)據(jù)共享，第一步就是需要實(shí)現(xiàn)這種珍貴的紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)換。將相關(guān)的紙質(zhì)檔案掃描、拍照，形成一系列系統(tǒng)化的電子檔案，這樣才能進(jìn)一步輸入電腦，實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)上數(shù)據(jù)對(duì)接。在紙質(zhì)檔案的電子化進(jìn)程中，我們需要進(jìn)一步掌握相關(guān)的技術(shù)，做好更多的防護(hù)措施，盡可能地保證那些珍貴紙質(zhì)檔案的完整性。
2.3構(gòu)建檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案在進(jìn)行電子化改造過(guò)程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對(duì)這些不同的選擇，我們需要進(jìn)一步構(gòu)建統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，只有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對(duì)等性。具體來(lái)說(shuō)，我們需要規(guī)范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構(gòu)成一個(gè)完整的電子檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，我們?cè)跈n案的電子化處理過(guò)程中，進(jìn)一步統(tǒng)一處理手段和方式，這樣處理出來(lái)的電子檔案才能進(jìn)一步統(tǒng)一，差異性才能降到最低。
2.4人員的信息化素養(yǎng)提升
信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)理念都是近年來(lái)最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過(guò)相關(guān)概念，對(duì)其應(yīng)用和操作知之甚少。我們需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)提升。因?yàn)闄n案管理需要有人員進(jìn)行操作，同樣的檔案信息化建設(shè)、大數(shù)據(jù)的建立都是需要人員去實(shí)施，所以我們需要對(duì)這些操作、實(shí)施人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)。同時(shí)我們還需要進(jìn)一步引入一批專(zhuān)業(yè)化的信息人才，他們的進(jìn)入可以幫助我們實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)化，進(jìn)一步幫助在崗人員相互學(xué)習(xí)和交流。信息化培訓(xùn)的形式可以多樣化。例如：自學(xué)與交流相結(jié)合，理論與實(shí)踐相結(jié)合等都是可行的。培訓(xùn)的時(shí)間可以集中在工作相對(duì)輕松的時(shí)間段，采用集中和分散教學(xué)相結(jié)合。
3 結(jié)語(yǔ)
檔案管理借助大數(shù)據(jù)的理念將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，其高效性、準(zhǔn)確性將得到進(jìn)一步提升。在大數(shù)據(jù)改造的過(guò)程中，檔案管理工作需要注重系統(tǒng)改造的統(tǒng)一性，加快紙質(zhì)檔案的電子化，構(gòu)建管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理價(jià)值的提升奠定基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.153
[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）12-0-01
檔案管理工作一直是各企、事業(yè)單位的重點(diǎn)關(guān)注區(qū)域。檔案管理工作開(kāi)展得好，既可以保證工作順利進(jìn)展，也可維護(hù)企業(yè)利益。但在信息化時(shí)代的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，一方面導(dǎo)致辦公效率低下，另一方面不利于信息統(tǒng)一管理，難以保障信息安全。這就要求全體檔案管理工作人員認(rèn)真創(chuàng)新工作模式，改變管理思維。本文從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。
1 信息化對(duì)檔案管理的影響
信息化，通常指現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，特別是促成應(yīng)用對(duì)象或領(lǐng)域（比如企業(yè)或社會(huì)）發(fā)生轉(zhuǎn)變的過(guò)程。作為對(duì)發(fā)展?fàn)顩r的一種描述，信息化是指一個(gè)地理區(qū)域、經(jīng)濟(jì)體或社會(huì)不斷發(fā)展為以信息為基礎(chǔ)（或者說(shuō)基于信息）的程度，也就是說(shuō)在其信息勞動(dòng)力規(guī)模方面的提升程度。
“信息化”概念產(chǎn)生于日本。1963年，日本學(xué)者梅倬忠夫在《信息產(chǎn)業(yè)論》一書(shū)中描繪了“信息革命”和“信息化社會(huì)”的前景，預(yù)見(jiàn)到信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用將會(huì)引起一場(chǎng)全面的社會(huì)變革，并將人類(lèi)社會(huì)推入“信息化社會(huì)”。1967年，日本政府的一個(gè)科學(xué)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)研究小組在研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展問(wèn)題時(shí)，依照“工業(yè)化”概念，正式提出了“信息化”概念，并從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度下了一個(gè)定義：“信息化是向信息產(chǎn)業(yè)高度發(fā)達(dá)且在產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)中占優(yōu)勢(shì)地位的社會(huì)――信息社會(huì)前進(jìn)的動(dòng)態(tài)過(guò)程，它反映了由可觸摸的物質(zhì)產(chǎn)品起主導(dǎo)作用向難以捉摸的信息產(chǎn)品起主導(dǎo)作用的根本性轉(zhuǎn)變?！?/p>
信息化不僅使檔案門(mén)類(lèi)不斷增多，如新出現(xiàn)的個(gè)人檔案、信用檔案、職稱(chēng)檔案等，而且內(nèi)容復(fù)雜多樣，數(shù)量急劇增長(zhǎng)；另一方面，電子政務(wù)的實(shí)施，普及并提高了辦公自動(dòng)化程度，檔案載體類(lèi)型已由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。
隨著社會(huì)的發(fā)展，單位及社會(huì)對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，從而對(duì)管理者的知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。同時(shí)，辦公自動(dòng)化加快了檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，電子文件等新型載體不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足對(duì)這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化。因此，檔案信息化的呼聲也在水漲船高。
而所謂檔案信息化，是指在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置管理并提供利用服務(wù)。也就是說(shuō)，檔案信息化就是要把檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體（紙質(zhì)檔案）管理保存為重點(diǎn)的模式過(guò)渡到以電子檔案形式儲(chǔ)存管理的模式。這更利于檔案信息的整合、跨區(qū)域調(diào)度、及時(shí)更新、資源共享及安全管理。
2 檔案管理模式的創(chuàng)新點(diǎn)
2.1 建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，整合數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)設(shè)檔案管理主頁(yè)，提供網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)
對(duì)公開(kāi)的信息，及時(shí)在網(wǎng)上更新，方便大家查看。對(duì)保密信息服務(wù)，只針對(duì)專(zhuān)人開(kāi)放，需驗(yàn)證身份，通過(guò)密保，預(yù)約查看。對(duì)需要調(diào)取紙質(zhì)檔案的人員，也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行申請(qǐng)預(yù)約。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，數(shù)據(jù)庫(kù)化；檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，管理工作自動(dòng)化。從而大大提高工作效率，節(jié)省工作時(shí)間，這對(duì)檔案查詢?nèi)藛T和管理人員來(lái)說(shuō)都大大縮短了辦公周期，免去了繁瑣的行政手續(xù)。
2.2 電子檔案的自動(dòng)采集上傳與備份
對(duì)于老舊的檔案要做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ?。檔案管理室的地方是有限的，但是網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的空間是無(wú)限的。尤其是對(duì)一些年代久遠(yuǎn)，即將過(guò)期的檔案，要建立電子檔案?jìng)浞菀詡洳粫r(shí)之需。對(duì)現(xiàn)有檔案和即將采集的新檔案，全部實(shí)行線上線下雙保險(xiǎn)制度。也就是說(shuō)，既要有線下的紙質(zhì)檔案，也要有線上的電子檔案。兩份檔案互為參照，能大大降低檔案出現(xiàn)人為錯(cuò)誤的可能性。而對(duì)于今后要新采集的數(shù)據(jù)，要及時(shí)建立網(wǎng)上采集通道，讓人們學(xué)會(huì)并適應(yīng)自己采集、自己上傳相關(guān)信息。這既可以節(jié)省辦公時(shí)間，也可節(jié)約辦公成本。
2.3 提高信息加密技術(shù)
信息化浪潮裹挾而來(lái)的不僅是機(jī)遇，更多的是挑戰(zhàn)。對(duì)檔案信息化來(lái)說(shuō)，最重要的就是要守好信息安全這個(gè)高地。除提高安全意識(shí)，從心理上建立安全防線之外，采用先進(jìn)的信息加密技術(shù)，從技術(shù)層面上保證信息安全也十分重要。各單位在建立檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加密，設(shè)置身份準(zhǔn)入制度，核實(shí)密保口令。
2.4 創(chuàng)新檔案管理制度
結(jié)合現(xiàn)有情況，各單位部門(mén)要及時(shí)調(diào)整自己的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理人員考核辦法。過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)制度早已不適用于現(xiàn)在的情況，各單位要注意從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開(kāi)發(fā)信息安全等角度綜合考慮，建立起信息管理部門(mén)、組織部門(mén)、人事部門(mén)等共建共管的檔案管理制度。
3 結(jié) 語(yǔ)
順應(yīng)時(shí)代潮流，做好檔案管理信息化的改革創(chuàng)新工作，是每一個(gè)檔案管理工作者的使命。在檔案管理工作中不斷探索不斷前進(jìn)，找到最適合的管理模式，接收最新鮮的管理理念，不斷提高檔案管理工作中科學(xué)的比重，才能使檔案管理在信息化浪潮下更有活力。
主要參考文獻(xiàn)
本體（Ontology）屬于哲學(xué)方面的概念，從哲學(xué)的角度來(lái)說(shuō)，它是對(duì)客觀存在的一個(gè)系統(tǒng)的解釋或說(shuō)明，關(guān)注的是客觀現(xiàn)實(shí)的抽象本質(zhì)。1993年，Gruber對(duì)此進(jìn)行了新的定義，認(rèn)為“本體是概念模型的明確的規(guī)范說(shuō)明”。后來(lái)，Borst在此基礎(chǔ)上對(duì)本體理論進(jìn)行了完善，認(rèn)為它是指共享概念模型的形式化規(guī)范說(shuō)明。Studer對(duì)此進(jìn)行研究與總結(jié)后提出“本體是共享概念模型明確的形式化規(guī)范說(shuō)明”?！案拍钅Ｐ汀⒚鞔_、形式化、共享”是這一概念中的4大特征，它們是在計(jì)算機(jī)人工智能方面有知識(shí)表達(dá)的意思。我們將本體理論運(yùn)用到數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，對(duì)檔案資源進(jìn)行描述，并統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集模式，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與提取。數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的主要功能包括借閱管理、檔案錄入、檔案檢索、檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)等。
二、數(shù)字檔案系統(tǒng)利用本體建模流程
檔案管理系統(tǒng)中的本體是檔案范疇內(nèi)的專(zhuān)有概念，用于表示某個(gè)專(zhuān)門(mén)領(lǐng)域范圍內(nèi)的全部知識(shí)。領(lǐng)域本體是專(zhuān)業(yè)性范疇，可詳細(xì)描述出某個(gè)學(xué)科內(nèi)的關(guān)鍵詞條與這些詞條間的關(guān)系。有時(shí)描述的內(nèi)容還涉及到該學(xué)科內(nèi)頗有影響力的理論成果。具體來(lái)說(shuō)，檔案領(lǐng)域本體就是針對(duì)查詢功能的檔案領(lǐng)域建模的結(jié)果。通過(guò)充分挖掘?qū)⑴c檔案有關(guān)的所有查詢操作均抽象為同一組概念。檔案本體對(duì)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)中檔案的解釋?zhuān)腔诟拍罱Y(jié)構(gòu)與抽象空間兩個(gè)方面的，屬于一種系統(tǒng)化過(guò)程。創(chuàng)建本體的方法不是唯一的，但能保證本體構(gòu)建的正確性與完整性。本體構(gòu)建流程包括四步：確定需求分析、創(chuàng)建共享詞庫(kù)、表示本體、客觀評(píng)價(jià)本體。
本體中最基本的概念就是類(lèi)，定義本體中的類(lèi)實(shí)際上就是明確類(lèi)之間的層次關(guān)系，并明確類(lèi)的屬性以及類(lèi)之間的約束關(guān)系。對(duì)于概念層次的分析主要有3種方式：分別是自頂向下法、自底向上法、綜合法。自頂向下法是指在某一領(lǐng)域中從最大的概念開(kāi)始，逐步添加子類(lèi)，從而將概念細(xì)化。自底向上法則相反，是從最小的類(lèi)定義開(kāi)始，逐步向上將這些相似的類(lèi)組織在一起形成更大的概念。綜合法是將上述兩種方法結(jié)合起來(lái)運(yùn)用的方法。不管采用何種方法，均是從定義類(lèi)開(kāi)始。比如，以檔案本體為例，采用自頂向下的方法，其中，最基本的類(lèi)有檔案與檔案信息兩個(gè)。在檢索檔案信息時(shí)，用戶可將題目、檔案號(hào)、分類(lèi)號(hào)、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等作為檢索條件。因此，頂層概念就是OWL Thmg，中間層概念包括檔案與檔案信息，底層概念中檔案對(duì)應(yīng)的是檔案類(lèi)別，包括文學(xué)檔案、歷史檔案、科技檔案等；檔案信息對(duì)應(yīng)的是卷宗號(hào)、案卷編號(hào)、題名、文號(hào)、文種、密級(jí)、保管期限等信息。
三、利用Protege構(gòu)建檔案領(lǐng)域本體
根據(jù)目標(biāo)客戶的具體需求來(lái)建設(shè)檔案管理信息，以提高檔案管理的工作效率。Protege是基于面向?qū)ο蟮腏AVA的一種開(kāi)發(fā)工具，支持類(lèi)、元類(lèi)及屬性的OKBC兼容。在利用該工具構(gòu)建本體時(shí)共有4個(gè)步驟，包括需求分析、確定類(lèi)與所屬層次、明確屬性，添加實(shí)例。在設(shè)計(jì)檔案檢索領(lǐng)域中的本體時(shí)，借助該工具生成OWL文件，達(dá)到檢索目的。
