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1.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊
醫(yī)院檔案需要專業(yè)人士來進(jìn)行相關(guān)的管理，但是目前大多醫(yī)院所聘用的管理人員一般都不是該專業(yè)畢業(yè)的，普遍存在檔案知識不夠豐富，對知識的駕馭能力不夠強(qiáng)，在管理的過程仍然會出現(xiàn)相當(dāng)大的失誤現(xiàn)象[1]。
檔案管理人員的素養(yǎng)問題往往是醫(yī)院管理過程中容易被人忽略的一部分，加上管理人員在學(xué)歷、文化素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)等方面存在比較明顯的差異，造成了檔案管理的過程中出現(xiàn)不太均衡的現(xiàn)象，如部分人員表現(xiàn)較好，而小部分人員缺乏專業(yè)導(dǎo)致部分工作完成不夠完美，嚴(yán)重影響了管理工作的順利進(jìn)行。
2.檔案管理的模式不夠完善
絕大多數(shù)的醫(yī)院在檔案管理這一塊上并未制定出符合自身醫(yī)院檔案管理的合理制度。通常醫(yī)院都采用各部門負(fù)責(zé)自己部門檔案的處理方法，如人事檔案由相關(guān)的人事部門負(fù)責(zé)，醫(yī)療病例方面的檔案由相關(guān)的醫(yī)療病例部門負(fù)責(zé)，而并未成立單獨的檔案管理部門來進(jìn)行管理，失去了檔案管理的完整性。這樣各部門在某一環(huán)節(jié)上的脫節(jié)不僅會導(dǎo)致信息資料收集的效率不高，而且往往會造成信息的遺漏和資料的不全，不利于整個醫(yī)院的管理。
3.醫(yī)院管理者檔案管理意識較差
在醫(yī)院的管理過程中，醫(yī)院的發(fā)展和經(jīng)營模式是醫(yī)院管理的側(cè)重點，而管理者對于檔案管理往往缺乏意識和重視度。管理者對檔案管理意識的淡薄會嚴(yán)重影響工作者對于檔案管理工作的積極性，很多工作者常常采用敷衍了事的態(tài)度，在處理檔案上不夠重視，工作馬馬虎虎，這也是很多檔案出現(xiàn)資料的不全的主要原因。
4.檔案管理水平低下，檔案缺失嚴(yán)重
用房緊張的問題時常會造成醫(yī)院一再縮減檔案管理室的面積，大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理室比較狹小，空間往往不夠用，使用起來不方便。管理水平的低下制約了檔案管理的發(fā)展，嚴(yán)重影響了醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展。目前大多數(shù)的醫(yī)院收集整理檔案資料仍然采用手工的形式，電子計算機(jī)的普及并未在醫(yī)院檔案這一領(lǐng)域被完全推廣。手工收集資料，不僅會造成效率較低，而且會導(dǎo)致資料缺失嚴(yán)重，完整度不夠。
二、新醫(yī)改下改善檔案管理的措施
隨著新醫(yī)改的日益深入化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)醫(yī)療事業(yè)的改革，在這樣的新時代新背景下，我們該如何改進(jìn)檔案管理的方式，以適應(yīng)并幫助醫(yī)療事業(yè)更好的發(fā)展是值得深思的問題。
1.加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識和素質(zhì)的培養(yǎng)
檔案管理人員專業(yè)知識和素質(zhì)很大程度上影響著檔案工作的進(jìn)行，專業(yè)知識的匱乏和素質(zhì)的高低不齊會導(dǎo)致檔案管理工作不能順利的進(jìn)行。醫(yī)院應(yīng)盡量的采用具有檔案管理專業(yè)知識的人才，也要加強(qiáng)部門成員有關(guān)知識的培訓(xùn)，不斷地提高人員的專業(yè)知識和素養(yǎng)，使其工作和管理能力與時俱進(jìn)，創(chuàng)建強(qiáng)大的檔案管理隊伍。在培訓(xùn)的同時還應(yīng)重視激發(fā)工作人員對于檔案管理的喜愛，培養(yǎng)他們的興趣，并在工作中適當(dāng)?shù)脑黾庸膭詈酮剟畹恼咭蕴岣吖ぷ鞯姆e極性，創(chuàng)建強(qiáng)大的檔案管理隊伍。
2.改善現(xiàn)今檔案管理的模式
檔案管理受到原來越多人的重視，因此，建立一個專門的檔案管理部門是十分必要的。創(chuàng)建一個新的檔案管理部門，可有為檔案工作者提供一個良好的工作環(huán)境和氛圍，有效的提高工作效率。在檔案管理部門中可以根據(jù)其他部門的區(qū)別和需求分為病例檔案管理、人事檔案管理等幾個不同的小部門，形成獨立化，系統(tǒng)化的管理，同時也可以避免資料的缺少安全性的問題。在成立檔案管理部門的基礎(chǔ)上，要學(xué)會進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的需要適當(dāng)?shù)淖龀鱿鄳?yīng)的調(diào)整，如在檔案人力方面的管理和檔案開發(fā)等方面進(jìn)行全方位的創(chuàng)新，以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展[2]。
3.加強(qiáng)醫(yī)院管理者的檔案管理意識
管理者的一舉一動牽動并影響著工作者的行為，當(dāng)管理者重視，加強(qiáng)檔案管理時，工作者也會落實要實處。因此，管理者的檔案管理意識就顯得尤為重要。普及檔案管理的重要性，強(qiáng)化管理意識是改善檔案管理不可或缺的。
4.更新管理方式，實現(xiàn)管理的信息化
如今，信息化已經(jīng)漸漸滲入我們每個人的生活中，信息化讓我們的生活更加的高效化，系統(tǒng)化。隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院的需求已經(jīng)強(qiáng)烈的要求檔案管理方式要做出相應(yīng)的調(diào)整，實現(xiàn)檔案管理的信息化。以醫(yī)院自身而論，建立一個強(qiáng)大的檔案網(wǎng)絡(luò)體制是實現(xiàn)檔案管理信息化的第一步[3]。同時也要加強(qiáng)信息化的建設(shè)和檔案資料保密性的建設(shè)。當(dāng)然，在這一環(huán)節(jié)中，對管理人員電子計算機(jī)方面的有關(guān)培訓(xùn)也是不可缺少的。
三、總結(jié)：
在新醫(yī)改的背景下，檔案管理必須隨著發(fā)展做出相應(yīng)的改變才能更好地幫助醫(yī)院朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。由于現(xiàn)在的檔案管理仍然存在著相當(dāng)多的問題，醫(yī)院應(yīng)學(xué)會緊跟時代的步伐，做出有效的改革，使檔案管理工作進(jìn)入新的發(fā)展階段，從而更好地保證醫(yī)院整個發(fā)展管理的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791(2011)02(c)-0000-00
所謂醫(yī)院檔案，指的是為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料、以及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，它是醫(yī)院在工作活動中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書面材料及載體材料。這些醫(yī)院檔案記載了各自醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，可以用來研究醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績、同時也對醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展方向提供了第一手資料；科學(xué)系統(tǒng)分析醫(yī)院檔案利于在今后的醫(yī)療事業(yè)中揚長避短，是醫(yī)院的寶貴財富。醫(yī)院檔案管理工作可以對醫(yī)院的行政管理工作、學(xué)術(shù)研究、科技交流以和法律糾紛等方面起一定的指導(dǎo)作用。
當(dāng)前，根據(jù)新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有決定性的作用。所以我們應(yīng)該以新醫(yī)改為導(dǎo)向，研究醫(yī)院發(fā)展的特點，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，力求醫(yī)院檔案管規(guī)范化、信息化、完整化、現(xiàn)代化。
但隨著新醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理也暴露了一些問題。
1制度不健全性與收集效率低下性
檔案管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性。而且大部分醫(yī)院對收入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，也缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，更沒有制定統(tǒng)一的收檔制度；同時醫(yī)院在日常管理考核中，也未將檔案管理納入目標(biāo)考核，導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全。
2檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
在醫(yī)院的各項管理中，例來只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高與繼續(xù)教育，尚未對檔案管理人員的素質(zhì)提出計劃和要求。大部分檔案管理人員專業(yè)出身的較少，知識面較窄、學(xué)歷普遍偏低，檔案管理知識貧乏；甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來的。從而導(dǎo)致他們在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。而且在平時的工作當(dāng)中，檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，以致于使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
3檔案缺失嚴(yán)重，安全性能差
由于長期以來的歷史原因檔案管理設(shè)施不全又缺乏現(xiàn)代化檔案管理，以及醫(yī)院管理的要求，醫(yī)院設(shè)立了管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物、音像檔案的綜合檔案室。而各個科室管理各自醫(yī)療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案，就形成了多部門管理檔案的格局。醫(yī)院檔案管理不夠規(guī)范，設(shè)施不全，設(shè)備陳舊、技術(shù)落后等問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。
在新醫(yī)改不斷深入中，必須探索一條適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路，對醫(yī)院檔案工作提出了新的要求。為了搞好檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理應(yīng)如何改進(jìn)？
（1）以學(xué)習(xí)為第一任務(wù)
加強(qiáng)對檔案法的學(xué)習(xí)，增大對檔案法的宣傳，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提。將檔案管理納入醫(yī)院管理中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使全醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)到職工都能充分認(rèn)識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。
（2）重視人才培養(yǎng)，提高人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)
檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，則應(yīng)不間斷提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平，并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃。不斷總結(jié)檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提升。檔案管理人員也要主動培養(yǎng)自身業(yè)務(wù)，在工作與學(xué)習(xí)中必須以主人翁的姿態(tài)為醫(yī)院的各項活動統(tǒng)籌安排和服務(wù)，使檔案管理工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密，為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。要有不斷創(chuàng)新的意識，要不斷解放思想，拓寬思路，開拓創(chuàng)新，增強(qiáng)對新生事物的敏感度和接受力。同時，可積極開展多種編研活動，對信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為使用者提供多方面、有實效的信息。
（3）大膽改革，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的。通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、日常管理及患者服務(wù)。同時，合理利用檔案可以為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益，從而提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。
要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。
（4）積極調(diào)研、獻(xiàn)計獻(xiàn)策、合作共享。
醫(yī)院檔案工作者要深入臨床一線進(jìn)行調(diào)研，了解各科室醫(yī)療工作對檔案信息要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動服務(wù)。同時，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強(qiáng)管理，提高檔案利用率。打破院與院之間的界限，加強(qiáng)與各級醫(yī)院的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研需要，逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享。
（5）加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)。
檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實病案書寫規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，要實行專人負(fù)責(zé)。當(dāng)前在病歷書寫中存在代上級醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級醫(yī)師對病案書寫的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識，要強(qiáng)化管理抓落實。實行監(jiān)督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。
（6）制定相應(yīng)的考核制度。
檔案管理是一項長期工作，建立相應(yīng)的考核制度，必須層層嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人。醫(yī)院應(yīng)將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)管理、使醫(yī)院檔案管理工作步入新的臺階。
隨著時代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會醫(yī)療保險制度的改革，對醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以滿足社會進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)，總之，我們要把醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)成是一個專門的學(xué)問，調(diào)動全員意識來共同配合，以達(dá)到新醫(yī)改預(yù)期目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
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[4] 周秦;提高檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考[N];閩東日報;2010年 .
說到系部教務(wù)檔案的形成，我首先要談到系部教務(wù)管理過程。一般在一個學(xué)期里，我們要經(jīng)歷開課計劃、教學(xué)任務(wù)、教材征訂、教學(xué)安排、教學(xué)計劃、實驗計劃、補(bǔ)考、重修、教學(xué)督導(dǎo)、期未考試、成績收集等等教學(xué)管理過程，而在教學(xué)管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教務(wù)檔案，系部教務(wù)檔案是系部教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進(jìn)行教學(xué)活動不可缺少的依據(jù)和參照，是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質(zhì)量及管理水平的一個重要標(biāo)志。因此學(xué)院一般都會要求系部將這些文件材料妥善保管。
二、系部教務(wù)檔案在管理過程中存在的問題
1.學(xué)院沒有制定專門針對系部檔案管理的制度和措施
教務(wù)檔案的管理分院、系（部）兩級管理，院級管理由教務(wù)處負(fù)責(zé)。教務(wù)處是學(xué)院教務(wù)管理的中心，它統(tǒng)管著學(xué)院所有系部的教學(xué)管理，但在長期的教學(xué)管理過程中，教務(wù)處只對系部要交教務(wù)處的那一部份文檔有附帶的要求外，其它的文檔，哪些是重點保管的對象，哪些只是臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只是短期保管的等，要如何保管，沒有系統(tǒng)的制定出專門針對系部檔案管理的制度和措施。勢必會造成系部檔案管理的自由性和隨意性，也會給學(xué)院教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革等所需數(shù)據(jù)資料帶來不便和隱患。
2.系部檔案管理沒有指定有相關(guān)專業(yè)經(jīng)驗的人員進(jìn)行管理
在系部教務(wù)管理過程中，一般系部都不會安排專門的人員對教務(wù)管理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料進(jìn)行管理，這跟學(xué)院的人事管理體制指定的系部教務(wù)人員配備人數(shù)有關(guān)。因此，系部工作過程中產(chǎn)生的資料一般是誰產(chǎn)生的誰就負(fù)責(zé)，而這些教務(wù)人員往往都沒有受過專門的檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，他們只滿足于完成現(xiàn)有的工作任務(wù)，沒有積極認(rèn)真的去思考如何提高檔案管理工作的水平和效率以及它的重要性，也就難以發(fā)現(xiàn)在教務(wù)管理過程中存在的不足，更談不上提高教學(xué)質(zhì)量，拓展教學(xué)思路了。
3.系部教務(wù)管理人員更換頻繁對系部教務(wù)檔案管理不利
系部教務(wù)管理人員處于學(xué)院工作的最基層，他們的工作量大，工作時間長，責(zé)任重。而學(xué)院配備的系部教務(wù)管理人員人數(shù)有限，待遇也沒有提高，系部一些教務(wù)管理人員身心不堪重負(fù)，紛紛要求調(diào)換工作崗位，致使系部教務(wù)管理人員更換頻繁。頻繁更換系部教務(wù)管理人員又沒有完善的接換制度，新舊教務(wù)管理人員的接替使得系部檔案資料的完整性不能很好的銜接，遺漏丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。
4.系部檔案管理的條件有限
開展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，否則是難以作好這項工作的。其基本條件如下：
（1）檔案庫房:檔案庫房建筑為檔案管理保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件,檔案庫房建筑的好壞將直接影響到檔案保護(hù)條件。
（2）檔案裝具:a.檔案箱；b.檔案架；c.檔案柜。
（3）包裝材料:檔案經(jīng)過包裝,既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少機(jī)械磨損。事實上除學(xué)院有專門的檔案室外，一般系部沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務(wù)資料都是存放在系辦公室有限的資料柜內(nèi)，或亂堆在某個有空的地方。這樣就難免不操成一些有用的資料丟失，由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有進(jìn)行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴(yán)重。
三、不良的檔案管理可能造成的后果
一般，一個系部通過一個學(xué)期的教學(xué)管理過程會產(chǎn)生大量的文件資料，長期以往，系部文件資料不僅會數(shù)量眾多，而且內(nèi)容和成份復(fù)雜。不同的時間，不同的內(nèi)容，不同的來源，不同的性能和作用等等文件資料，存在兩種情況：一種是純粹事務(wù)性或其它只有臨時作用的文件，處理完畢了事，對日后的工作或評估等項活動沒有查考價值。這種文件，不需要立卷歸檔保存起來，也就不會轉(zhuǎn)化為檔案。另一種是處理完畢后對日后的工作和科研、評估等項活動還有查考利用價值的文件資料。這類文件資料，必須立卷歸檔保存起來。就是說，文件資料要轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，并不是“有文必檔”，只有處理完畢又具有查考利用價值的文件資料，才能轉(zhuǎn)化為檔案，這些檔案，如果不按照一定的原則和要求，采取比較科學(xué)的方法，對檔案進(jìn)行分門別類的整理，那就會使系部檔案資料雜亂無章，丟失、損壞，無序可查，嚴(yán)重時會影響到系部以及學(xué)院正常的教學(xué)管理。
四、系部教務(wù)檔案管理的重要性
1.系部教務(wù)檔案是院系教務(wù)管理工作的依據(jù)
教務(wù)檔案文件是進(jìn)行教學(xué)分析的重要數(shù)據(jù)來源。教師和教務(wù)工作者如能充分利用教務(wù)檔案資源，則可以及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的不足，從而提高教學(xué)質(zhì)量，拓展教學(xué)思路。適時的查詢教務(wù)檔案資料對于任課老師或是教務(wù)管理人員制定新學(xué)期的工作計劃無疑具有很大的參考價值。
2.系部教務(wù)檔案是系部教學(xué)評估的參考依據(jù)
如果系部進(jìn)行某項專業(yè)教學(xué)質(zhì)量評估，對教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析，而教務(wù)檔案就可以為此提供比較完整、系統(tǒng)真實的教學(xué)質(zhì)量的有用信息、各種數(shù)據(jù)等等。
3.教務(wù)檔案是專家組作出符合實際評價的依據(jù)
專家組進(jìn)校考察評估，除了看、聽到現(xiàn)實情況之外。大部分時間都是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解學(xué)校的情況。比如要衡量一個系的教學(xué)管理水平，我們就要對被評估單位所提供的教學(xué)文件，如教學(xué)大綱、課程、實綱、課程安排、教學(xué)指導(dǎo)、參考書目、試題與試卷分析學(xué)生成績以及學(xué)籍、學(xué)位管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)等各方面的材料進(jìn)行分析。如果一個單位能夠完整無缺地提供這些檔案材料，我們通過對這些檔案材料進(jìn)行分析，輔之以調(diào)查走訪、民意測驗等，就可以對這個系的教學(xué)管理水平做出基本的估價。反之一些單位不注意平時檔案材料的積累，或者該歸檔的未及時歸檔而遺失掉了，那么做出符合實際的評價是難以辦到的。
五、如何管理好系部教務(wù)檔案的幾點思考
1.系部領(lǐng)導(dǎo)要對系部檔案管理高度重視
要想在單位做好一件事情，如果沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，是很難成功的。系部教務(wù)檔案管理也不例外，要想管理好系部教務(wù)檔案，系部主管負(fù)責(zé)人首先必需指定專門的領(lǐng)導(dǎo)參入管理，并經(jīng)常檢查并具體指導(dǎo)檔案工作。
2.建立一套適合系部教務(wù)檔案管理的制度
俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。要想管理好系部教務(wù)檔案必須建立一套完整、合理、科學(xué)、規(guī)范化的管理制度，教務(wù)檔案管理完整、合理、科學(xué)、規(guī)范化主要是以相關(guān)的檔案管理法律、法規(guī)為依據(jù)，制定嚴(yán)格的檔案管理制度或?qū)嵤┘?xì)則，明文規(guī)定教務(wù)檔案管理范疇、檔案管理人員責(zé)任制、科學(xué)整理文檔資料的方法等。
3.加強(qiáng)系部檔案管理人員檔案管理水平的培養(yǎng)
資料與方法
構(gòu)建硬件網(wǎng)絡(luò)：按照城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心和衛(wèi)生服務(wù)站的標(biāo)準(zhǔn)要求，江夏區(qū)作為遠(yuǎn)城區(qū)試點單位，合理規(guī)劃布局、統(tǒng)一標(biāo)志標(biāo)識、保證房屋面積、添置醫(yī)療設(shè)備、購置網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)充分利用現(xiàn)有設(shè)備，在區(qū)衛(wèi)生局建立中心服務(wù)器，區(qū)財政局、各服務(wù)中心、各服務(wù)站等終端都通過VPN方式連接到區(qū)衛(wèi)生局，實現(xiàn)日常業(yè)務(wù)動態(tài)管理。
更新服務(wù)內(nèi)涵：首先通過宣傳教育，廣泛發(fā)動，調(diào)動醫(yī)務(wù)人員和農(nóng)民參與的積極性；其次制定新型的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；動員村鄉(xiāng)兩級醫(yī)務(wù)人員，責(zé)任到人，分片包戶，逐步入戶體檢調(diào)查，建立全覆蓋的農(nóng)民家庭健康檔案（包括農(nóng)民身份證號碼、醫(yī)保號碼、電話聯(lián)系方式，健康體檢資料、就診記錄等）；將農(nóng)民的健康資料輸入計算機(jī)，按村、組、戶建立起樹形結(jié)構(gòu)的農(nóng)民健康檔案，作出農(nóng)民健康診斷，評估農(nóng)民的健康情況，預(yù)測農(nóng)民的健康支出，預(yù)約提供健康服務(wù)。
優(yōu)化分析方法：利用同步遠(yuǎn)方社區(qū)軟件，將農(nóng)民的健康資料自動化匯總分析，采用縱向到底〔省、市、區(qū)（縣）、服務(wù)中心、服務(wù)站、村、組、戶〕；橫向到邊（衛(wèi)生、財政、醫(yī)保、農(nóng)合、疾控、婦幼、政府等部門）的原則，實現(xiàn)網(wǎng)上實時監(jiān)控、動態(tài)管理、網(wǎng)上評估等功能，從而提高管理效率，增加管理透明度。
保證社區(qū)資金及時到位：各級財政在社區(qū)服務(wù)中心設(shè)置財政專戶，建立資金帳，補(bǔ)助及專項全部直接到中心。社區(qū)服務(wù)中心建立財務(wù)核算管理制度，各服務(wù)站通過報帳制，財政和衛(wèi)生主管單位，利用同步遠(yuǎn)方社區(qū)衛(wèi)生綜合管理系統(tǒng)平臺，在網(wǎng)上通過對各基層單位的社區(qū)公共衛(wèi)生項目管理內(nèi)容實行考核，對各基層社區(qū)服務(wù)中心和服務(wù)站進(jìn)行綜合評估，得出相應(yīng)的考核分值。
結(jié)果與分析
調(diào)整院內(nèi)科室設(shè)置：通過創(chuàng)建新型農(nóng)村衛(wèi)生服務(wù)社區(qū)化管理模式，調(diào)整院內(nèi)的科室設(shè)置，將原來科室改成新型的全科診室，設(shè)置了處置室、治療室、觀察室、搶救室、健康檔案管理室、健康宣教室、康復(fù)治療室、心理咨詢室等科室，有效利用原有的房屋、設(shè)備、使科室更加合理，更加適應(yīng)農(nóng)村農(nóng)民新的健康需求。
優(yōu)化醫(yī)務(wù)人員結(jié)構(gòu)：由于科室重新設(shè)置，服務(wù)職能改變，服務(wù)內(nèi)涵增多，醫(yī)務(wù)人員角色也發(fā)生了改變。為適應(yīng)新的服務(wù)職能，醫(yī)務(wù)人員通過自學(xué)、培訓(xùn)、考試等，成為了新型的全科醫(yī)務(wù)人員，他們可以全方位地為農(nóng)民提供醫(yī)療、衛(wèi)生、保健、康復(fù)、心理咨詢、計劃生育等方面的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。
增加公共服務(wù)內(nèi)容：原來的分院、門診部等過去只單純提供基本醫(yī)療。創(chuàng)建服務(wù)站后，增加了公共衛(wèi)生服務(wù)內(nèi)容，將傳染病防治、計劃免疫、慢性病管理、健康宣教、婦幼保健、衛(wèi)生監(jiān)督、新型農(nóng)村合作醫(yī)療、村衛(wèi)生室管理等納入了衛(wèi)生服務(wù)站的工作中，將基本治療真正轉(zhuǎn)入到以預(yù)防為主，健康關(guān)口前移。
改變醫(yī)療服務(wù)模式：過去的醫(yī)療模式是坐等農(nóng)民上門就醫(yī)，被動治療農(nóng)民的疾病。由于健康檔案的建立，村鄉(xiāng)兩級醫(yī)務(wù)人員可以根據(jù)健康診斷，上門服務(wù)，提前預(yù)約就診，這樣進(jìn)一步融洽了醫(yī)務(wù)人員與農(nóng)民的關(guān)系。利用新合作醫(yī)療保險，憑醫(yī)療保險病歷和卡號，直接在農(nóng)民就醫(yī)過程中減免醫(yī)藥費用，讓農(nóng)民直接受益，從而增加農(nóng)民對醫(yī)務(wù)人員的信任感和滿意度。
評估預(yù)測農(nóng)民健康：由于建立了農(nóng)民的動態(tài)健康檔案，使醫(yī)務(wù)人員可以對農(nóng)民的健康狀況做出健康診斷，評估農(nóng)民的健康水平，分析農(nóng)民的疾病構(gòu)成、預(yù)測農(nóng)民的健康支出，從而為財政投入、醫(yī)療保險報銷比率、農(nóng)村衛(wèi)生政策提供重要參考依據(jù)。
討論與建議
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、時代的進(jìn)步，農(nóng)民的健康保障系統(tǒng)的建立成為農(nóng)村實現(xiàn)小康社會的重要標(biāo)志之一。我們要盡快地建立農(nóng)民的家庭健康檔案，提供預(yù)防式、家庭式、康復(fù)式的農(nóng)村醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，把醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、心理健康、宣傳教育送到農(nóng)村，送進(jìn)村，送入農(nóng)戶家中。構(gòu)建和諧農(nóng)村，維護(hù)穩(wěn)定國策。
系統(tǒng)科學(xué)方法是按照系統(tǒng)科學(xué)的理論和觀點，把研究對象視為系統(tǒng)來認(rèn)識和解決實踐中各種問題的方法的總稱。系統(tǒng)科學(xué)方法要求我們，把研究對象及其內(nèi)部要素看作一個整體，運用普遍聯(lián)系和永恒發(fā)展的眼光將其看成一個動態(tài)過程，把握研究對象的內(nèi)外環(huán)境之間的相互關(guān)系，以便從整體上，更科學(xué)、有效地認(rèn)識和改造對象。常用的系統(tǒng)科學(xué)方法有信息方法、控制方法、系統(tǒng)分析方法及功能模擬方法等?？茖W(xué)研究的方法，是人類長期進(jìn)行科學(xué)研究的結(jié)晶。系統(tǒng)科學(xué)對方法論雖然產(chǎn)生的實踐不久，但它是科學(xué)方法論發(fā)展的一種方向，反映了現(xiàn)代科學(xué)研究方法的特征。既然現(xiàn)代檔案管理是一個復(fù)雜的人造系統(tǒng)，具有系統(tǒng)的各種特性，就應(yīng)該也可以運用系統(tǒng)科學(xué)方法論來指導(dǎo)我們的研究工作。系統(tǒng)學(xué)的主要任務(wù)是考察系統(tǒng)與系統(tǒng)之間、系統(tǒng)各部分之間必然出現(xiàn)的相互聯(lián)系，并試圖確定它們的性質(zhì)、行為、發(fā)展、消亡和再生。系統(tǒng)科學(xué)方法論的產(chǎn)生，為發(fā)展和提高現(xiàn)代檔案學(xué)研究水平找到了一種科學(xué)的方法。這些系統(tǒng)科學(xué)方法在筆者的檔案管理工作中發(fā)揮著巨大的作用。從檔案管理的角度看，檔案工作主要包括檔案的收集、整理、挖掘、保護(hù)、規(guī)劃及其利用。當(dāng)我們把檔案管理看做一個系統(tǒng)時，系統(tǒng)的幾個主要特點就是我們在實際工作中必須要注重和遵循的。其中，整體性、層次性、開放性等系統(tǒng)的三個突出特點在現(xiàn)代檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用。
一、現(xiàn)代檔案管理
檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸現(xiàn)代檔案管理的過程。現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個方面。
檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會同步。但由于現(xiàn)代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。檔案管理現(xiàn)代化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對社會的順應(yīng)和超越。
二、系統(tǒng)的整體性對檔案管理工作的要求
所謂系統(tǒng)，是由若干相互聯(lián)系、相互作用的部分（要素）組成的具有特定結(jié)構(gòu)和功能的有機(jī)整體。系統(tǒng)是各個要素按一定的方式構(gòu)成的有機(jī)整體，系統(tǒng)是諸要素的有機(jī)集合而不是各要素的簡單地機(jī)械相加。因此，各要素一旦構(gòu)成系統(tǒng)，就失去了其作為獨立要素的性質(zhì)和功能，形成了系統(tǒng)新的規(guī)定性，使得系統(tǒng)表現(xiàn)出整體性的特點，從檔案管理工作來講，系統(tǒng)分析方法是為確定系統(tǒng)的組成、結(jié)構(gòu)、功能及效用而對系統(tǒng)各構(gòu)成要素、過程和關(guān)系進(jìn)行考察的方法，也就是從整體性的觀點來審視整個檔案管理工作，從整體上協(xié)調(diào)各個檔案科室的相互關(guān)系，使其成為具有相互關(guān)聯(lián)、相互制約關(guān)系的有機(jī)整體。
哈肯認(rèn)為：“每個系統(tǒng)都表現(xiàn)出它自己的不可還原的特點”。如果我們想要對它們有更多的了解，就必須把它們當(dāng)做系統(tǒng)，也就是說，當(dāng)作擁有它們自己的特性的整體。用這種方式，我們就能并消除這些系統(tǒng)某些方面的問題。在這種條件下它們有什么樣的行為，他們怎樣進(jìn)化和衰退，在其內(nèi)部，哪一部分或哪個子系統(tǒng)發(fā)揮著控制作用，以及其他問題。檔案的管理工作就是一項系統(tǒng)工程，不同民族、不同種類的檔案資料互相關(guān)聯(lián)，互相制約，從對檔案資料甚至大量文化遺產(chǎn)保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)該在實際工作中設(shè)計和實施系統(tǒng)工程，從整體的觀點去看待對象，處理問題，這將對檔案整理工作實現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)發(fā)展的效果起到推進(jìn)作用。為此，我們要看到在檔案管理工作中，每個局部的工作都是全局的一部分，各個局部之間不是毫無關(guān)聯(lián)的，而是有機(jī)整體，并且各個局部工作的順利推進(jìn)也能對全局結(jié)構(gòu)合理化和功能效用的充分發(fā)揮起著巨大的推動作用。
三、系統(tǒng)的層次性對檔案管理工作的要求
所謂系統(tǒng)的層次性，—方面是指系統(tǒng)由一定的要素組成，而這些要素又是由更低一層次的要素組成的子系統(tǒng)；另一方面，系統(tǒng)自身又是更大系統(tǒng)的組成要素。它本質(zhì)上揭示了系統(tǒng)之間縱向的或垂直的有序關(guān)系。既然檔案整理工作仍是一個系統(tǒng)，那么就可以分析其內(nèi)部的層次結(jié)構(gòu)，在縱向的構(gòu)成性和橫向的相關(guān)性關(guān)系中理解和把握系統(tǒng)的性質(zhì)及其變化規(guī)律，利用下層系統(tǒng)對上層系統(tǒng)的基礎(chǔ)作用以及上層系統(tǒng)對下層系統(tǒng)的改造、約束作用來控制和改造系統(tǒng)，這必將對檔案的收集和整理研究工作向縱深領(lǐng)域發(fā)展起到促進(jìn)作用。系統(tǒng)論認(rèn)為：“諸多事物能夠被整合成為一個系統(tǒng)整體，必有互補(bǔ)互利、合作共生的重要性，這是產(chǎn)生有序的基礎(chǔ)?！边@點，在檔案管理過程中體現(xiàn)得尤為重要。對檔案的收集，需要檔案館及各級單位積極配合，需要認(rèn)真整理檔案材料，收集整理歸檔后，移交上一級檔案單位。在收集和整理過程中出現(xiàn)的問題要及時與檔案管理機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，保證檔案材料的完善和準(zhǔn)確。系統(tǒng)論認(rèn)為：“外部條件的改變將使系統(tǒng)的某種確定的狀態(tài)變得不穩(wěn)定，并且能夠為一種新的，有時甚至完全不同的狀態(tài)所代替?！睓n案管理工作要求有序進(jìn)行，因此，在實際工作過程中就要不斷調(diào)整自身以克服系統(tǒng)的確定性，使系統(tǒng)穩(wěn)定地保持或達(dá)到某種特定狀態(tài)或者使系統(tǒng)按某種規(guī)律變化的過程。在筆者工作中對于—些單位處于特殊工作環(huán)境下，譬如沒有足夠的檔案存檔空間，人員編制不到位，人員檔案法制意識淡薄，檔案管理混亂的情況，有必要進(jìn)行指導(dǎo)及特殊情況特殊對待的人性化管理。另外，建立檔案管理制度和檔案管理的規(guī)范化流程，提出其整改意見并同時獲取對方單位的提議及要求。促使檔案管理走向規(guī)范化道路，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求，也是保持檔案管理系統(tǒng)有序性的必要環(huán)節(jié)。
四、系統(tǒng)的開放性對檔案管理信息的要求
系統(tǒng)可以分為三種類型：與其環(huán)境之間沒有物質(zhì)、能量、信息交換的孤立系統(tǒng)；與外界環(huán)境沒有物質(zhì)交換但有能量交換的封閉系統(tǒng)；與外界環(huán)境自由地進(jìn)行物質(zhì)、能量和信息交換的開放系統(tǒng)。檔案管理工作系統(tǒng)與環(huán)境存在著信息的交換，因為檔案管理工作的重心就是讓珍貴的歷史和個人資料得以持續(xù)存在?？梢哉f，檔案工作尤其是針對珍貴檔案管理工作而言，其管理的目的就是為了使史實資料更好地為現(xiàn)實服務(wù)，是一項功在當(dāng)代利在千秋的事情，檔案管理系統(tǒng)的開放性使檔案工作的“知古鑒今”作用得以更好地實現(xiàn)。
為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的要求、檔案管理需要信息化轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為信息化社會發(fā)展的一個重要組成部分。今天，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)提升工作效率的制勝法寶。檔案工作是一項既有著古老傳統(tǒng)又具有現(xiàn)代化需求的社會基礎(chǔ)工作，檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，就要進(jìn)行檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)，通過對各種載體形式的檔案信息獲取、傳輸、加工、處理、利用、反饋等過程，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。加大檔案的接收和征集力度，擴(kuò)大其接收范圍，把檔案收集作為資源重點，要應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定和利用，同時對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)、升級和改版，加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式、有計劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，在一定范圍實現(xiàn)檔案信息的共享，為檔案利用者提供高效便捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，徹底改變“重收藏，輕利用”的檔案管理模式。
從未來檔案發(fā)展的角度來看，將常用的系統(tǒng)科學(xué)方法應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理越來越有其必要性和緊迫性?？傊F(xiàn)代的檔案管理是一個系統(tǒng)工程，把系統(tǒng)論的觀念、思想、方法應(yīng)用到現(xiàn)代檔案管理，能夠讓現(xiàn)代檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，更能夠促進(jìn)檔案事業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，提高檔案為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)的服務(wù)能力。
一、建筑企業(yè)檔案管理的意義
第一、建筑企業(yè)檔案管理的意義在于為建筑業(yè)基本建設(shè)發(fā)展提供有效機(jī)制?；n案真實地反映了基建工程內(nèi)容、過程和特征,是進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)和管理學(xué)校的重要依據(jù)和憑證。一套完整的基建檔案,從征用土地、實地勘探、圖紙設(shè)計、施工合同、監(jiān)理合同、施工進(jìn)程、竣工驗收及各類報告、來往文書、圖表、數(shù)據(jù)等都有系統(tǒng)的記錄,這些記錄將會是考察歷史和處理問題的科學(xué)依據(jù)。
第二、建筑企業(yè)檔案管理的意義在于為建筑企業(yè)科學(xué)發(fā)展提供劫機(jī)。建筑企業(yè)檔案不僅是歷史的真實寫照,同時原建筑工程地質(zhì)資料和施工設(shè)計圖紙是工程改建、擴(kuò)建,或?qū)ζ茐暮笾匦禄謴?fù)的重要依據(jù)。特別對那些深埋地下的各種管線及隱蔽工程進(jìn)行檢查和維修時,地面上看不到、摸不著,不能準(zhǔn)確判斷它們確切的位置和具體走向的情況下,技術(shù)人員便可根據(jù)相關(guān)檔案材料去施工。這樣既可以減少工作失誤,節(jié)約時間,也可以節(jié)約經(jīng)費,提高工作效率。
第三、建筑企業(yè)檔案管理的意義在于為建筑業(yè)維權(quán)提供佐證。基建檔案真實地記載了學(xué)校房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè)備產(chǎn)權(quán)形成的全過程,是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)和法定根據(jù),用好基建檔案可以避免和解決不少產(chǎn)權(quán)糾紛。
二、建筑企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析
第一、我國建筑業(yè)基建檔案管理意識有待提高。長期以來,建筑業(yè)對基建檔案的管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化有待加強(qiáng),存在對基建檔案管理認(rèn)識不足,抓得不夠緊,管理不夠嚴(yán)的現(xiàn)象。使得一些人在工作中,存在著“重建設(shè),輕檔案”的意識,“就地取材”忽視了對基建資料的紙張大小、書寫規(guī)范、項目建設(shè)跟蹤、資料成套整理等方面的要求,有的學(xué)校甚至借用檔案資料缺乏嚴(yán)格的審批登記制度,導(dǎo)致基建資料參差不齊,甚至散失。
第二、我國建筑也基建檔案收集難度較大。基建檔案收集難是普遍存在的問題。首先由于基建檔案具有涉及面廣、時間跨度大、成套性強(qiáng)的特點,在客觀上使基建檔案的收集工作具有相當(dāng)大的難度。其次基建檔案相對應(yīng)的建筑物除了地面上的以外,還包括隱蔽工程、地下管網(wǎng)等。這些工程多隱藏于地下或墻體內(nèi),具有不可見性,這種不可見性往往導(dǎo)致對相關(guān)檔案收集的疏漏或缺失。再次檔案部門與基建部門缺乏有效的溝通與合作,使一些已經(jīng)竣工的配套項目資料或者工程變更、變增資料等未能及時整理歸檔。
第三、我國建筑業(yè)基建檔案管理質(zhì)量有待提高。我國建筑業(yè)檔案管理專職人員嚴(yán)重不足,還缺乏基建專業(yè)知識,沒有直接參與工程項目的建設(shè),而是被動地接收建筑業(yè)基建部門移交的工程項目材料?；ú块T又沒有專職檔案人員,一般都是兼職做檔案工作,他們中的多數(shù)人對檔案知識和技能不甚熟悉,未接受過培訓(xùn)或進(jìn)行過短期培訓(xùn),達(dá)不到檔案管理崗位技能的要求,嚴(yán)重影響了基建檔案的成套性、完整性,影響了基建檔案管理的質(zhì)量。
三、建筑企業(yè)檔案管理的思路與對策
第一、提高檔案管理意識,完善基建檔案管理制度。實踐證明,搞好建筑企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。如建筑業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作,就會把基建檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基建規(guī)劃、計劃、管理制度之中;就會在基建工程的目標(biāo)中,提出對檔案材料的要求,并將其納入基建人員職責(zé)范圍之中;就會明確專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理、健全制度,管理好基建檔案。
第二、加強(qiáng)技能培訓(xùn)工作,提高基建檔案管理水平。無論是建筑業(yè)專職檔案人員還是兼職檔案人員,都要樹立與時俱進(jìn)的思想,加強(qiáng)學(xué)習(xí),更新知識結(jié)構(gòu),特別要認(rèn)真學(xué)習(xí)國家檔案局、國家計委制定的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》及《建設(shè)項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》等法律法規(guī),積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。建筑業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要為這些人的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)創(chuàng)造良好的條件,通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和開展業(yè)務(wù)交流促進(jìn)基建檔案管理水平的提高。
第三、加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè),保證基建檔案規(guī)范完整。建筑企業(yè)檔案的內(nèi)容多、種類多,收集時間長,牽扯的部門又多,要保障基建檔案的規(guī)范完整,就必須建立健全相關(guān)制度,明確責(zé)任。
第四、提高思想意識,實現(xiàn)基建檔案計算化管理。建筑企業(yè)檔案的管理已經(jīng)進(jìn)入科學(xué)管理時代,由人工管理向計算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變的階段。必須提高思想意識,轉(zhuǎn)變思想觀念,順應(yīng)歷史潮流,使用現(xiàn)代化管理方法、利用現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù),來提高檔案管理的水平,提高檔案管理的效率。
目前，計算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機(jī)辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風(fēng)險。因此，企業(yè)在運用此技術(shù)時一定要做好風(fēng)險的防范措施，力求使風(fēng)險降到最低?；诖?，本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進(jìn)行了探討。
企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計算機(jī)的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機(jī)技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進(jìn)行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進(jìn)行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評估風(fēng)險的措施
當(dāng)風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強(qiáng)調(diào)一點，如果機(jī)構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。
參考文獻(xiàn)：
[1]馮惠玲，論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊.2005（3）
在當(dāng)前社會，交通運輸行業(yè)發(fā)展機(jī)會迅速增多，檔案管理的難度也在隨之增大。而在交通運輸行業(yè)，檔案管理非常重要。檔案能夠反映出交通運輸?shù)木唧w情況，包括交通運輸?shù)慕?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能力、交通運輸?shù)墓芾硭降鹊龋⑶夷転榻煌ㄟ\輸相關(guān)部門和管理人員提供重要的依據(jù)[1]。檔案管理工作需要做到保證檔案的真實性和完整性，保證檔案管理工作的質(zhì)量，最終為我國的交通運輸行業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供一定的依據(jù)。
1 交通運輸業(yè)檔案管理的重要性
檔案管理工作是交通運輸管理工作中的一部分，但是許多人對檔案管理工作認(rèn)識不清，未認(rèn)識到檔案管理的工作的重要性[2]。檔案管理是將交通運輸行業(yè)的相關(guān)信息收入起來，并采用科學(xué)合理的方法保管好這些信息資料，檔案管理實際上是保存歷史真實性的一種重要手段，也是作為交通運輸業(yè)未來發(fā)展的重要依據(jù)。此外，相關(guān)的檔案管理工作人員或者相關(guān)的專業(yè)人士需要對交通運輸行業(yè)進(jìn)行研究、需要找到更好的管理辦法，管理好的檔案可以提供大量并且有效的信息。尤其是檔案管理在鐵路運輸中具有十分重要的意義，一方面我國鐵路運輸方面的相關(guān)政策進(jìn)行了改革，檔案管理需要適應(yīng)鐵路運輸發(fā)展的需要。另一方面，鐵路運輸當(dāng)中涉及到一些相關(guān)的技術(shù)資料，做好檔案管理能夠為鐵路運輸業(yè)的發(fā)展提供極為寶貴的資源。
就交通運輸行業(yè)的具體情況而言，當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)水平在不斷提高，交通工具形式多樣，運輸頻繁[3]。在這一過程中也存在許多新的問題，我國交通運輸?shù)膲毫υ谥饾u增大，各部門的工作不能很好地銜接，因此檔案的管理質(zhì)量也隨之下降。交通運輸業(yè)檔案的內(nèi)容記錄了車輛的一些基本信息以及這些車輛的基本信息，但是目前全國的交通運輸流通極為快速，記錄在冊的檔案的完整性與真實性受到一定的影響，同時也會影響到工作人員的檔案管理進(jìn)度與質(zhì)量。當(dāng)前，我國交通運輸管理朝著信息一體化的方向發(fā)展，因此檔案管理就更顯得重要。工作人員需要在充分了解交通運輸業(yè)發(fā)展趨勢與特點下，做好其檔案管理工作。
2 交通運輸業(yè)檔案管理的問題
2.1 缺乏檔案管理工作意識
檔案管理工作屬于“后勤”工作，不能為企業(yè)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，因而多數(shù)交通運輸企業(yè)不重視檔案管理工作，雖然檔案管理工作屬于日常工作內(nèi)容，但是檔案管理工作不重視資料整理歸檔，而資料整理歸檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點[4]。不少交通運輸企業(yè)不僅不重視資料整理歸檔，甚至認(rèn)為整理和歸檔資料反而浪費企業(yè)的時間和精力。由于交通運輸企業(yè)缺乏檔案管理意識，不重視資料整理歸檔，許多具有價值的資料丟失或變質(zhì)，失去原有價值。
2.2 檔案管理工作不規(guī)范
檔案管理是一項規(guī)范系統(tǒng)的工作，需要專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)作為支撐，為檔案管理提供組織和制度保障。但是部分交通運輸企業(yè)的檔案管理工作極為不規(guī)范，檔案管理工作接線模糊，檔案管理工作缺乏專職人員，管理工作多由其它崗位職工兼任，甚至部分企業(yè)未設(shè)置檔案管理部門。由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理部門，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，各部門檔案管理工作缺少協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作效率低下。
2.3 檔案管理工作人員的水平不高
檔案管理工作并非由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，而是由各個部門非專業(yè)人員兼職管理。由于缺乏專業(yè)知識培訓(xùn)和工作經(jīng)驗，檔案管理工作只能借鑒其他人員檔案管理經(jīng)驗[5]。這種做法導(dǎo)致檔案管理工作存在較大的主觀性，無法保證檔案的完整性和安全性，檔案流通及使用也存在許多問題，檔案的保存價值下降。
3 交通運輸業(yè)檔案管理方法的建議
檔案管理在交通運輸業(yè)發(fā)展中具有非常重要的作用，并且隨著社會各方面的進(jìn)步，交通運輸業(yè)的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不斷完善檔案管理工作。本文以下則就交通運輸業(yè)檔案管理工作方法，結(jié)合鐵路運輸?shù)膶嶋H，提出幾點建議。
3.1 加大檔案的數(shù)字化管理
檔案管理工作發(fā)展至今，已經(jīng)累積了大量的檔案信息，如果要快速準(zhǔn)確地找到相關(guān)的檔案資料，交通運輸業(yè)中目前存在的檢索設(shè)備以及相關(guān)的技術(shù)設(shè)備實際上已經(jīng)不能達(dá)到現(xiàn)代社會的要求，檔案資料的查找與使用比較繁瑣和困難。而檔案管理的意義就在于能夠得到充分的利用，否則檔案管理的價值就不能得以體現(xiàn)。因此，關(guān)于交通運輸業(yè)的檔案管理可以結(jié)合時展的先進(jìn)科技產(chǎn)物進(jìn)行管理，利用計算機(jī)技術(shù)采用數(shù)字化管理方法。
例如，在鐵路運輸當(dāng)中，檔案數(shù)字化管理實際上已經(jīng)實現(xiàn)并在不斷完善改進(jìn)的過程當(dāng)中。鐵路運輸管理信息系統(tǒng)已經(jīng)得到推廣應(yīng)用，一些基層站段、分局、路局的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)形成了一定的規(guī)模。通過檔案的數(shù)字化管理，檔案信息既可以以文件的形式存在，也可以以電子的形式得以保存，并且減輕了工作人員的檔案信息錄入、檢索等工作，檔案管理工作的質(zhì)量也有所提升，并為鐵路運輸行業(yè)提供了更好的服務(wù)。
3.2 建立健全檔案管理制度
在充分利用先進(jìn)計算機(jī)管理平臺下，交通運輸業(yè)的檔案管理工作效率可以得到極大的提升。此外，為保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，交通運輸業(yè)還需要結(jié)合該行業(yè)特點建立健全相關(guān)的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)與基礎(chǔ)，因此，根據(jù)交通運輸業(yè)的特點，管理制度需要進(jìn)一步規(guī)范化。例如，在鐵路運輸業(yè)中，檔案管理制度結(jié)合基層站段、分局、路局的實際情況并站在全局的角度，細(xì)化、具體化檔案管理工作，實現(xiàn)鐵路各局各段檔案管理工作有序進(jìn)行。值得一提的是，管理人員在立卷歸檔工作中，應(yīng)堅持“以本單位為主”的原則，嚴(yán)格以國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》為指導(dǎo)。
3.3 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員
在當(dāng)前社會，檔案管理工作需要高素質(zhì)的新型的管理人員。在檔案管理工作中，工作人員需要具備無私奉獻(xiàn)、甘于吃苦、默默無聞的精神素養(yǎng)。此外，檔案管理工作對管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平也具有一定的要求。交通運輸業(yè)的檔案管理工作涉及到各個部門，工作量非常大。為此，交通運輸相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員的建設(shè)，不斷加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵管理人員專研學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)知識與專業(yè)知識。在不斷學(xué)習(xí)的過程中，檔案管理人員可以相互交流溝通，進(jìn)而解決實際工作中的問題。值得重視的是，交通運輸業(yè)的檔案管理人員的工作環(huán)境與條件相對比較艱苦，相關(guān)部門需要給予一定的關(guān)心與愛護(hù)，關(guān)心管理人員的工作情況，針對已存在的問題幫助解決，保護(hù)檔案管理人員的工作積極性，從而保證檔案管理工作的長久進(jìn)行。
4 結(jié)語
（一）醫(yī)院檔案管理人員的管理意識不強(qiáng)。醫(yī)院檔案管理中包含醫(yī)院工作開展的重要信息，也是現(xiàn)代醫(yī)院開展醫(yī)療管理的主要途徑，新醫(yī)改后，醫(yī)院檔案信息管理一體化運行，是推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生體系轉(zhuǎn)變的重要舉措，而部分醫(yī)院檔案管理人員對醫(yī)院檔案管理的重要性認(rèn)識不足，在日常工作開展中依舊存在粗放式管理，不僅導(dǎo)致醫(yī)院管理缺乏科學(xué)性，同時也嚴(yán)重影響了新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院信息的整體應(yīng)用，對我國新型醫(yī)院檔案管理帶來思想上的阻礙。
（二）醫(yī)院檔案管理體系不健全。我國實施新的醫(yī)療管理措施，是為了實現(xiàn)現(xiàn)代社會以醫(yī)療為代表的社會福利機(jī)構(gòu)能夠發(fā)揮實際作用，完善社會保障體系，但從我國醫(yī)院檔案管理的實際出發(fā)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理體系不健全，醫(yī)院的信息管理一般主要是醫(yī)院所有信息集中管理，由于管理的信息內(nèi)容較為龐雜，醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)劃性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息混亂。一方面，醫(yī)院內(nèi)部人力資源檔案管理的困難較大，甚至出現(xiàn)部分人力資源信息丟失，對醫(yī)院工作者的個人發(fā)展帶來較大的負(fù)面影響；另一方面，醫(yī)院患者檔案信息的保留時間參差不齊。
（三）醫(yī)院檔案管理的技術(shù)落后。我國現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中，檔案信息管理的技術(shù)應(yīng)用落后，也是影響現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理水平的重要問題。例如：我國實施新醫(yī)改后，逐步實施醫(yī)院檔案管理信息電子管理，但由于醫(yī)院檔案管理的信息量較大，無法在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)全面自動化；另一方面，醫(yī)院檔案管理技術(shù)的自動化系統(tǒng)的應(yīng)用僅僅局限于城市醫(yī)院內(nèi)部檔案信息管理，在我國農(nóng)村小型醫(yī)院信息檔案管理中應(yīng)用比率較低，依然堅持人工管理為主的醫(yī)院檔案管理措施，而從我國現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平?砜矗?我國農(nóng)村小型醫(yī)院所占的比重較大，對實現(xiàn)新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的技術(shù)水平的全面性改革具有較大的阻礙作用。
（四）醫(yī)院檔案管理的信息審查性低。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院工作順利開展的保障，對醫(yī)院工作的開展具有直接影響。結(jié)合我國現(xiàn)代醫(yī)院管理結(jié)構(gòu)體系的發(fā)展情況分析，小型醫(yī)院檔案管理中存在的不足表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理的信息審核效率低，信息管理的準(zhǔn)確率低，同時各醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的情況是各個科室信息管理獨立存在，醫(yī)院全局性檔案管理的實際作用小。
二、實現(xiàn)新醫(yī)改檔案管理的改進(jìn)方法
（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理工作人員的思想認(rèn)識。為了實現(xiàn)我國社會公共服務(wù)體系的逐步優(yōu)化，新醫(yī)改中應(yīng)實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的一體化運行，打破城鄉(xiāng)醫(yī)療信息管理界限。在實際實施中，醫(yī)院檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提升對醫(yī)院檔案管理重要性的認(rèn)識。例如：采取醫(yī)院檔案管理信息的科學(xué)規(guī)劃，結(jié)合新醫(yī)改中相關(guān)規(guī)定，對城鄉(xiāng)信息管理系統(tǒng)的規(guī)劃進(jìn)行合理的預(yù)算對比，為醫(yī)生提供完整的病人病理信息，同時也為醫(yī)院財務(wù)支出管理提供完善的經(jīng)濟(jì)報銷數(shù)據(jù)，從醫(yī)院檔案管理角度，對社會醫(yī)療事業(yè)的完善提供支持。
（二）完善醫(yī)院檔案管理體系。我國實施全面性醫(yī)療管理結(jié)構(gòu)體系的改革發(fā)展，新型醫(yī)院信息管理離不開完善的醫(yī)院檔案管理體系，一方面，醫(yī)院檔案管理體系的完善必須具有流暢的信息管理流程，醫(yī)院管理者結(jié)合新醫(yī)改中醫(yī)院檔案管理的發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)一步完善與落實近代醫(yī)院檔案信息管理流程中的不足，例如：某醫(yī)院為了積極實現(xiàn)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理體系的優(yōu)化與完善，實現(xiàn)了內(nèi)部信息管理的流程完美對接。另一方面，實施醫(yī)院檔案管理體系建設(shè)，建立一套具有實際意義的醫(yī)院檔案管理制度，例如：某醫(yī)院為了打破傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中醫(yī)院人力資源管理信息與患者信息混合無序局面，實施醫(yī)院檔案管理的分裂管理，將醫(yī)院人力資源檔案管理轉(zhuǎn)移到醫(yī)院內(nèi)行政管理部門進(jìn)行管理，而病人的檔案管理實施患者信息整體管理，實現(xiàn)了該醫(yī)院信息管理的清晰化發(fā)展，這種醫(yī)院檔案管理措施能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院病人信息的快速查找，提升醫(yī)院的工作效率，是解決社會醫(yī)患關(guān)系緊張的有效途徑。
（三）醫(yī)院檔案管理技術(shù)的完善對接。醫(yī)院檔案管理技術(shù)的完善對接是提升醫(yī)院檔案管理效率的有效技術(shù)支持，新型技術(shù)的應(yīng)用必須解決我國現(xiàn)代大部分農(nóng)村醫(yī)院檔案管理技術(shù)落后的局面，政府針對這一問題可以實施農(nóng)村醫(yī)院檔案管理技術(shù)的支持，另一方面，可以開展城市醫(yī)院與鄉(xiāng)村醫(yī)院互動就醫(yī)的形式，逐步引導(dǎo)我國醫(yī)院檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)醫(yī)療技術(shù)水平的均衡發(fā)展。例如我國新醫(yī)改中，對建立農(nóng)村城市醫(yī)院的檔案對接提出相應(yīng)的管理措施，優(yōu)化現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理結(jié)構(gòu)，打破傳統(tǒng)人工檔案管理中存在的信息不完整、農(nóng)村醫(yī)院檔案管理與城市醫(yī)療檔案管理對接性低的問題，大大提升了現(xiàn)代社會醫(yī)療管理結(jié)構(gòu)體系的信息完整性。
一、避免風(fēng)險的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機(jī)技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。二、緩解風(fēng)險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進(jìn)行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進(jìn)行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
Abstract: The construction of archives management of engineering construction is an important and indispensable link, archives management work in a certain extent, can promote the development of modernization, and to promote the harmonious and stable social development. Construction file management work the necessity and key obviously, this asks we must take effective measures and methods, in the relevant state laws and regulations under the requirements of the construction, archives management work into the track.
Key words: construction engineering; archives management; importance; measures
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：
一、建筑工程檔案管理的重要性與必要性
經(jīng)濟(jì)與社會的快速健康發(fā)展推動著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展，這有利于社會的發(fā)展，人民生活水平與質(zhì)量的提高，對和諧穩(wěn)定社會的建設(shè)和發(fā)展同樣意義重大。因此檔案管理的重要性首先必須得到認(rèn)識，然而要做好檔案管理工作并不能單單靠一部人的微薄之力，這需要相關(guān)主體以及工作人員全部投入其中。
保持建筑工程檔案的齊全性和完整規(guī)范性，首先要做到對檔案管理工作的統(tǒng)一指導(dǎo)與管理。工程檔案是城市建設(shè)的產(chǎn)物，也是重要的成果。它能作為累積經(jīng)驗被加以運用和借鑒，也是城市建設(shè)的技術(shù)儲備手段，同時更是城市規(guī)劃建設(shè)工作進(jìn)行的理論與數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，是城市建設(shè)和管理的重要依托。城市所有的建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴(kuò)建工作都要以建筑工程檔案為依據(jù)，城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益的提高必然也要以建筑工程檔案為重要支柱，同時城市防范災(zāi)難、災(zāi)難救護(hù)以及災(zāi)后戰(zhàn)后的重建工作也要依據(jù)建筑工程檔案。
建設(shè)工程檔案不僅指導(dǎo)著城市的救災(zāi)與災(zāi)后戰(zhàn)后重建工作，而且是防災(zāi)與減低損失的重要途徑。建筑工程檔案真實客觀的記錄整個建筑過程并反應(yīng)建筑施工過程各個環(huán)節(jié)的本質(zhì)、規(guī)律與聯(lián)系，對日后的檢測與維修、改建擴(kuò)建甚至拆除等相關(guān)活動具有指導(dǎo)借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學(xué)術(shù)研究的進(jìn)程。工程檔案活力和價值主要還體現(xiàn)在以下兩個方面①建筑工程檔案與工程使用管理息息相關(guān)，工程的使用管理永遠(yuǎn)離不開檔案管理的支持與引導(dǎo)；②建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設(shè)計建設(shè)參考與借鑒，甚至被反復(fù)地屢次地利用。它引發(fā)著建筑科學(xué)技術(shù)研究的發(fā)展。
二、工程檔案管理中存在的缺陷與弊病
.鑒于各種原因，工程檔案的質(zhì)量及管理中依然問題重重：
.（一）施工管理文件原件缺失。存在設(shè)計監(jiān)理建設(shè)單位下發(fā)復(fù)印件形式的施工管理重要文件的現(xiàn)象，不符合工程資料檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求。
.（二）工程質(zhì)量驗收簽證資料缺乏完整性。由于工期緊張等原因，建設(shè)方在現(xiàn)場驗收后未能按國家相關(guān)規(guī)定舉行簽字儀式。
.（三）竣工文件編制不規(guī)范。原始資料很少能能做到分門別類的歸檔成冊，即使部分成冊的也存在無目錄或者目錄錯誤的現(xiàn)象，甚至還有的存在分部使用代用圖的現(xiàn)象，而竣工文件中明確要求具備竣工圖一分部工程組卷，這就催生了圖紙大量缺失現(xiàn)象的產(chǎn)生。
.（四）施工驗收原始簽證資料格式有失規(guī)范。原始施工驗收簽證資料在開工前沒有做到統(tǒng)一規(guī)范要求，卻是在施工過程中不斷更改和完善，這導(dǎo)致資料在格式內(nèi)容方面失去統(tǒng)一性，給統(tǒng)一裝訂成卷的工作帶來極大的麻煩和困難。
.（五）施工原始資料書寫不規(guī)范。字跡潦草、字體不規(guī)范甚至錯別字的現(xiàn)象比比皆是，大量文件甚至沒有加蓋印章或者當(dāng)事人簽名，這給后期的編制及歸檔工作帶來諸多不便。
.（六）缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理的部門分析，有單獨的工程檔案管理室的單位在這方面工作比較認(rèn)真負(fù)責(zé)。但是還存在大多數(shù)的單位沒有專門的檔案存放地點，沒有專職專業(yè)沒有管理人員，造成檔案管理材料缺乏專業(yè)性與統(tǒng)一性。
.（七）缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的種種要求。
.（八）工程資料移交不能保證及時性。工程資料及竣工資料移交過程中普遍存在拖沓情況，造成延誤檔案的統(tǒng)一管理時間，有甚者會造成資料的丟失。
三、有關(guān)完善健全建筑工程檔案管理的意見與建議
.（一）建立健全現(xiàn)場辦公的管理制度。工程檔案管理人員要親自深入到工程中去，實地考察現(xiàn)場施工情況和進(jìn)程，參加相關(guān)工程技術(shù)例會并做好詳盡客觀的記錄，針對性地收集檔案對象并了解檔案形成時的具體情況。并借鑒前期檔案管理中總結(jié)的相關(guān)工程建筑經(jīng)驗，及時參與解決遇到的種種問題和困難。這要求檔案管理人員不僅要對所在的工程做實時檢查、檔案接收以及理論指導(dǎo)，同時要對登記在冊的項目進(jìn)行調(diào)查及分析研究。尤其對比較成功的有影響力的建筑工程項目要著重分析。在進(jìn)行現(xiàn)場指揮過程中，檔案管理人員與建設(shè)單位在思想上要達(dá)到統(tǒng)一，以應(yīng)對建設(shè)施工過程中遇到的種種疑難性問題，并根據(jù)具體情形制定檔案編制方案，做好項目檔案的示范樣本，逐步創(chuàng)出重點工程服務(wù)的新途徑，能得到建設(shè)單位的普遍認(rèn)可和一致好評。
.（二）要做到統(tǒng)籌部署，不斷健全管理體系。建筑工程檔案囊括工程中的全方面內(nèi)容，并且貫穿與工程的整個進(jìn)程，這就要求檔案管理必須包含工程的方方面面并做到全程跟蹤指導(dǎo)。尤其建設(shè)初期，工程檔案管理人員必須積極及時地加入到工程中，這才是遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，有利于及時收集檔案管理材料并做到統(tǒng)籌管理。在工程施工進(jìn)度中，盡快組織形成企業(yè)檔案館、項目檔案室、施工資料員的三級管理體系，并保證檔案管理與建設(shè)進(jìn)度的同步性。項目申請立項時便要積累文件資料并整理核查，項目竣工驗收時文件資料的驗收工作也要同期完成，以避免存在遺留問題，從而保證歸檔工作的效率與質(zhì)量。
.（三）加強(qiáng)工程檔案管理隊伍建設(shè)。在工程建設(shè)中加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，首先，要配備檔案管理專業(yè)水平高、工作能力強(qiáng)的專職人員，負(fù)責(zé)文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩(wěn)定。并且對檔案管理人員進(jìn)行大量業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，使其掌握建筑工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。
.（四）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務(wù)、工程等部門形成驗收會簽制度，還應(yīng)與相關(guān)部門形成考察培訓(xùn)資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。
.四、結(jié)語
.綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，因此，認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項工作遠(yuǎn)非幾個人就能完成，而是要靠各責(zé)任主體及相關(guān)人員的共同重視。我們應(yīng)制定一些具體的措施，嚴(yán)格落實有關(guān)的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。
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