時(shí)間：2023-05-16 10:10:50
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二、高校進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的對(duì)策分析
（一）轉(zhuǎn)變觀念，建立現(xiàn)代檔案管理理念目前，大部分的高校已經(jīng)擁有自己的檔案信息管理平臺(tái)，可以進(jìn)行基本上網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作。但是從信息管理平臺(tái)的投入使用來(lái)看，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。另外，部分高校在開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作時(shí)，缺少整體規(guī)劃，會(huì)出現(xiàn)個(gè)別的學(xué)院獨(dú)立于學(xué)校整體檔案系統(tǒng)之外，擁有一套獨(dú)立的教務(wù)管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、招生就業(yè)管理信息系統(tǒng)等，各自為政，學(xué)院與學(xué)院之間缺少溝通與共享，沒(méi)有從根本上實(shí)現(xiàn)全校數(shù)據(jù)的共享與交換。所以，對(duì)于高校而言，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，就必須從觀念上出發(fā)，隨著信息時(shí)代的更新，轉(zhuǎn)變觀念，不斷吸收新時(shí)代帶來(lái)的技術(shù)成果，將高校的檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合，積極探索，不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展新業(yè)務(wù)，全面樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念。
（二）加大投入力度，建立符合高校特點(diǎn)的檔案管理信息平臺(tái)
現(xiàn)階段，很多的高校在檔案管理信息平臺(tái)的重視不夠，資金與人力資源的投入相對(duì)較少，大多數(shù)檔案管理信息平臺(tái)都是從軟件公司直接購(gòu)買的，只有少部分的高校是與軟件公司共同開(kāi)發(fā)的，雖然軟件公司會(huì)根據(jù)高校的特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，但是在具體的操作中還是會(huì)遇到很多問(wèn)題的，很多高校具體的要求是沒(méi)辦法達(dá)到的。所以，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理是需要一定的軟硬件設(shè)施作為配套的。高校應(yīng)該加大網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的投入力度，增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，根據(jù)高校的實(shí)際情況，與知名度高的軟件公司合作，設(shè)計(jì)適合高校實(shí)際的檔案管理信息平臺(tái)。另外，高校也要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人員的培養(yǎng)力度，可以根據(jù)高校自身的特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行自主開(kāi)發(fā)，打造符合高校實(shí)際的數(shù)字化信息平臺(tái)。
（三）更新檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，全面提高檔案工作者的綜合素質(zhì)
部分高校由于人力資源的限制，很多的檔案管理者并非是科班出身，在檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力上存在一定的局限性，隨著科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的不斷深入發(fā)展，檔案管理的設(shè)備不管是數(shù)量上，還是種類上與形式上都有了很大的不同，這就對(duì)檔案管理工作的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。所以，高校實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，就要加大對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)力度，讓檔案管理工作者跟得上日新月異的信息技術(shù)水平，多學(xué)習(xí)，優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，樹(shù)立良好的檔案信息管理意識(shí)，積極奉獻(xiàn)，從思想重視檔案管理工作，不斷創(chuàng)新，探索更好的信息化建設(shè)方法，提高專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，增加業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)與外部的聯(lián)系與合作，積極引入新的方法，為高校的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理提高堅(jiān)實(shí)的人才保證，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
科學(xué)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的運(yùn)籌發(fā)揮最大效益 。目前高校普遍存在對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，意識(shí)淡薄。高校財(cái)務(wù)檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問(wèn)題，因此，加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，對(duì)現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》“會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會(huì)計(jì)賬簿；③財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)；⑤電算化會(huì)計(jì)檔案：是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤(pán)、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：①每年一次的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，②財(cái)務(wù)軟件升級(jí)前的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，③打印輸出的經(jīng)過(guò)蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件，⑥其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。
二、提高學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理
1.增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，建立高校財(cái)務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
財(cái)務(wù)檔案首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把財(cái)務(wù)檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入組織學(xué)習(xí)好《檔案法》。校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案意識(shí)，使教職工做貫徹落實(shí)《檔案法》的先鋒，形成每個(gè)人都重視財(cái)務(wù)檔案，支持財(cái)務(wù)檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案工作的氛圍。并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理體系。
2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力
加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面選拔 熱愛(ài)檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員。
3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案綜合服務(wù)功能
高校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴(yán)格的做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作，力爭(zhēng)全面系統(tǒng)完善財(cái)務(wù)檔案工作職能范圍，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)服務(wù)。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料，使財(cái)務(wù)檔案管理方法科學(xué)、管理機(jī)構(gòu)高效、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷增強(qiáng)檔案部門(mén)的綜合服務(wù)功能，讓財(cái)務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
4.加強(qiáng)檔案館的安全與保密工作是財(cái)務(wù)檔案管理的重中之重
要做還財(cái)務(wù)檔案的保密工作應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中應(yīng)把檔案保密工作列入管理參與者的行為準(zhǔn)則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅(jiān)持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)憑證利用者和查閱人，謹(jǐn)防偷撕或涂改，還要杜絕火災(zāi)隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長(zhǎng)期有效利用。定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，對(duì)有安全隱患的做到及時(shí)維修，確保電器設(shè)備安全運(yùn)轉(zhuǎn)。還要注意檔案的科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。
5.做好財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，運(yùn)用先進(jìn)的管理知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，財(cái)務(wù)檔案信息 網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計(jì)、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫(xiě)勞動(dòng)，把部分紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的自動(dòng)化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。
盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在 建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問(wèn)題，應(yīng)抓緊對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理 建設(shè)的全面探析。才能確保檔案的質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)
檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門(mén)，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門(mén)分離獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門(mén)，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來(lái)越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，進(jìn)一步合理有效利用。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新是關(guān)鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問(wèn)題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
4運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門(mén)應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理
走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
5人才資源的創(chuàng)新
要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門(mén)無(wú)論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
【論文關(guān)鍵詞】高校;檔案工作;檔案管理;管理創(chuàng)新
【論文摘要】檔案管理工作是學(xué)校的重點(diǎn)工作之一,特別是高校的檔案管理錯(cuò)綜復(fù)雜，更要講究管理上的創(chuàng)新。文章分析了高校檔案管理思路、管理模式、管理機(jī)制的創(chuàng)新，以及運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔，使檔案工作具有生機(jī)和活力，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并
根據(jù)高校檔案信息形成的規(guī)律，可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)會(huì)檔案，再加上報(bào)表統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)共七大類。對(duì)這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業(yè)各構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)，使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境中順利進(jìn)行；二是可以綜合運(yùn)用各種知識(shí)和技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律；三是可以有效地管理和開(kāi)發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對(duì)檔案信息的需求。
檔案管理有以下要求：一是對(duì)人的要求，包括對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案干部隊(duì)伍的要求。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊(duì)伍思想狀況、知識(shí)水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解，以便對(duì)檔案隊(duì)伍的管理創(chuàng)新進(jìn)行有效考核，從而對(duì)管理創(chuàng)新形成強(qiáng)大的推動(dòng)力。檔案干部隊(duì)伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)適時(shí)調(diào)整不適應(yīng)社會(huì)改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應(yīng)社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入單位的各項(xiàng)管理中，不能僅停留在紙面上，而應(yīng)真正和單位各項(xiàng)管理活動(dòng)融為一體。三是對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的要求?，F(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設(shè)備，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問(wèn)題，使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。
針對(duì)我校是合并后形成的院校，本文對(duì)合并院校的檔案管理提出了以下建議：
首先，對(duì)合并前各單位的檔案應(yīng)根據(jù)原有館(室)藏特點(diǎn)、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法，即原館(室)原地存藏各單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)集中保存在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室；一個(gè)全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復(fù)制一份呈交給學(xué)校新成立的檔案館。
其二，繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學(xué)、科研甚至管理方面，按年度計(jì)劃中項(xiàng)目的連續(xù)性在合并時(shí)未完成的項(xiàng)目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進(jìn)行收集、整理工作。
合并時(shí)，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎(jiǎng)品、證書(shū)、校級(jí)文物、紀(jì)念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門(mén)繼續(xù)做好收集、整理、保管等項(xiàng)工作，以保持原全宗檔案的有機(jī)聯(lián)系。
第三，對(duì)合并后形成的檔案，要采取高起點(diǎn)的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫(kù)房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15 年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要，工作人員要有熱愛(ài)檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，人人要有管理檔案的較強(qiáng)能力。
第四，建立檔案網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)既要兼顧合并前各館（室）藏的特點(diǎn)，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設(shè)總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設(shè)綜合檔案室，綜合檔案館主要負(fù)責(zé)管理好合并后的各門(mén)類檔案的同時(shí)，還必須在行政與業(yè)務(wù)上對(duì)本校所屬各分校的綜合檔案室工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時(shí)又要根據(jù)工作的實(shí)際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時(shí)、主動(dòng)地提供檔案信息，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)工作服務(wù)。
綜合檔案館成立后，按照檔案產(chǎn)生的不同來(lái)源，建立與學(xué)校黨政機(jī)構(gòu)、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、科研方向選定等相適應(yīng)的由綜合檔案館在業(yè)務(wù)上縱向領(lǐng)導(dǎo)，在行政上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校任何一個(gè)職能部門(mén)要按方便收集的原則確定相應(yīng)數(shù)量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案館領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時(shí)性工作。
第五，建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動(dòng)作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務(wù)管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度，為新校檔案的科學(xué)而規(guī)范管理打下了良好的基礎(chǔ)。新校檔案管理運(yùn)作前，要博采眾長(zhǎng)。繼承和發(fā)揚(yáng)原有規(guī)章制度的科學(xué)部分，建立和健全新的管理運(yùn)作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項(xiàng)工作按規(guī)范化、科學(xué)化的規(guī)則運(yùn)行。通過(guò)以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進(jìn)行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。
參考文獻(xiàn)
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[中圖分類號(hào)]G647
[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A
[文章編號(hào)]2095-3712（2015）21-0085-02
[作者簡(jiǎn)介]朱小青（1989―），男，江蘇泰州人，碩士，天津農(nóng)學(xué)院國(guó)有資產(chǎn)管理處，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：設(shè)備管理。
《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》規(guī)定：設(shè)備檔案管理主要包括設(shè)備工作管理和設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各環(huán)節(jié)中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設(shè)備的檔案管理貫穿了設(shè)備從制訂采購(gòu)計(jì)劃到到貨驗(yàn)收以及后期的維修報(bào)廢全過(guò)程，能夠有效地串聯(lián)起設(shè)備管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，建立完善的設(shè)備檔案管理制度對(duì)提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平，推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和設(shè)備的管理工作有著重要意義。
一、設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
目前大部分高等院校的設(shè)備檔案管理采用的是設(shè)備管理部門(mén)和設(shè)備使用部門(mén)共同管理的方式。國(guó)有資產(chǎn)管理處是管理學(xué)校固定資產(chǎn)的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)設(shè)備從制訂采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)、到貨的驗(yàn)收安裝及后期的維護(hù)與保養(yǎng)，他們方便收集設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、管理檔案材料并保證其完整性。設(shè)備使用部門(mén)主要負(fù)責(zé)設(shè)備購(gòu)進(jìn)以后的安裝和操作等檔案管理。因?yàn)樵O(shè)備購(gòu)進(jìn)初期，操作人員更熟悉設(shè)備的操作方法和設(shè)備性能，安裝時(shí)也需與使用人員進(jìn)行溝通協(xié)商。因此，各種隨機(jī)文件及原始資料會(huì)散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時(shí)也給檔案管理帶來(lái)了麻煩，直接后果就是大量的技術(shù)資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發(fā)生“扯皮”的問(wèn)題，可能會(huì)導(dǎo)致很多有價(jià)值的技術(shù)資料散失或殘缺不全，有些設(shè)備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設(shè)備的日常維護(hù)和使用開(kāi)發(fā)。設(shè)備資料的收集是設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環(huán)節(jié)。
在后期設(shè)備的使用管理過(guò)程中，往往缺少專人對(duì)貴重大型設(shè)備進(jìn)行管理。當(dāng)設(shè)備轉(zhuǎn)交他人管理時(shí)，資料往往不能隨機(jī)辦理交接手續(xù)，容易丟失。而且在設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)時(shí)，如果沒(méi)有按時(shí)填寫(xiě)使用、維護(hù)、故障、事故、維修記錄，可能導(dǎo)致資料不全，在設(shè)備后期的維修和報(bào)廢環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)各種問(wèn)題。
二、設(shè)備檔案的收集和建立
（一）設(shè)備檔案的橫向收集
對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行管理，首先要將設(shè)備進(jìn)行分類。分類的依據(jù)一般是以金額為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)區(qū)分普通設(shè)備和大型設(shè)備，具體金額各高校有不同規(guī)定。個(gè)人認(rèn)為結(jié)合目前實(shí)際情況以十萬(wàn)元為標(biāo)準(zhǔn)比較適宜，少于或等于十萬(wàn)元的為普通設(shè)備，大于十萬(wàn)元的為大型設(shè)備。一般來(lái)說(shuō)，普通設(shè)備只需要訂購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和維修記錄等資料即可。同時(shí)，使用單位應(yīng)根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定及時(shí)建立固定資產(chǎn)賬目、粘貼設(shè)備標(biāo)簽，并將相關(guān)信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。
大型設(shè)備的檔案采集相對(duì)復(fù)雜，需要設(shè)備采購(gòu)各個(gè)階段的原始資料，對(duì)其進(jìn)行縱向的管理，這也是由大型設(shè)備的使用價(jià)值和其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益決定的。大型設(shè)備的檔案管理，應(yīng)該分別進(jìn)行，即每件設(shè)備單獨(dú)設(shè)卡管理，建立完整的技術(shù)資料檔案。使用單位可辦理長(zhǎng)期借用手續(xù)，但一定要妥善保管相關(guān)資料，當(dāng)設(shè)備轉(zhuǎn)交他人使用或管理時(shí)，資料要隨機(jī)辦理交接手續(xù)。對(duì)大型設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)時(shí)，要按時(shí)填寫(xiě)使用、維護(hù)、故障、事故、維修記錄。大型設(shè)備借出和收回時(shí)都應(yīng)立賬立據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行交接、驗(yàn)收規(guī)定。
（二）設(shè)備檔案的縱向收集
設(shè)備的管理過(guò)程可分為設(shè)備申購(gòu)、驗(yàn)收、使用和報(bào)廢四個(gè)階段，各個(gè)階段需要的資料一般有：設(shè)備申購(gòu)報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告，定購(gòu)合同；開(kāi)箱記錄及裝箱單，安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；設(shè)備說(shuō)明及全套隨機(jī)文件，使用和維修記錄；報(bào)廢申請(qǐng)書(shū)，設(shè)備報(bào)廢鑒定與審批材料等。如果是進(jìn)口設(shè)備，還需相應(yīng)的技術(shù)商務(wù)文件，如外貿(mào)合同等。
每件設(shè)備都應(yīng)從這兩方面進(jìn)行相關(guān)資料的收集，為之后的分類和管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這只是設(shè)備檔案管理工作的第一步，但沒(méi)有這一步就沒(méi)有完備的資料及技術(shù)文件，就無(wú)法對(duì)日后設(shè)備的使用、維護(hù)和報(bào)廢進(jìn)行有效的管理，就無(wú)法了解到所購(gòu)置設(shè)備的使用機(jī)時(shí)及其產(chǎn)生的教學(xué)、科研效益，更無(wú)法對(duì)今后的設(shè)備采購(gòu)工作有指導(dǎo)和借鑒意義。
三、設(shè)備檔案的管理
（一）從思想上提高認(rèn)識(shí)
在平時(shí)的管理工作中，很多工作人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有將之?dāng)[到正確的位置。因此，從學(xué)校層面就必須重視設(shè)備檔案管理工作，加強(qiáng)平時(shí)的教育與宣傳，采取有效的措施，把設(shè)備檔案管理提高到一個(gè)新水平，以適應(yīng)改革發(fā)展的需要。要制訂翔實(shí)的管理辦法，結(jié)合不同類型設(shè)備的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的管理。
（二）建立完善的檔案管理制度
建立健全設(shè)備的檔案管理制度是做好設(shè)備儀器檔案管理工作的關(guān)鍵。設(shè)備檔案管理要從設(shè)備申購(gòu)、到貨驗(yàn)收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規(guī)章制度。各個(gè)設(shè)備的檔案資料都應(yīng)由國(guó)有資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)收集整理并統(tǒng)一保存，從檢查主機(jī)、附件配置、說(shuō)明書(shū)與技術(shù)資料是否齊全等工作做起。如果實(shí)際安裝或使用過(guò)程中，操作人員需要相關(guān)技術(shù)文件，可復(fù)印原版文件，以保證原始資料的完整性。設(shè)備如果需要維修或報(bào)廢，應(yīng)由使用部門(mén)向管理部門(mén)提出申請(qǐng)并同意后，方可進(jìn)行維修或報(bào)廢。維修或報(bào)廢過(guò)程中產(chǎn)生的記錄、文件、票據(jù)要及時(shí)送交管理部門(mén)規(guī)定。同時(shí)要有專門(mén)的工作人員來(lái)管理這些資料，避免資料丟失。
同時(shí)，不能只注重設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中的檔案管理，還要注意設(shè)備使用過(guò)程中的檔案管理。針對(duì)不同類型的設(shè)備應(yīng)采取不同的方法。普通設(shè)備可以采取單位日常管理為主，設(shè)備主管部門(mén)監(jiān)督抽查為輔。每個(gè)學(xué)期對(duì)這些設(shè)備的使用記錄、運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及維修記錄進(jìn)行一次檢查考核，考核結(jié)果通報(bào)各使用單位。大型設(shè)備的管理不光要做到以上幾點(diǎn)，還要注意在新形勢(shì)下各高校強(qiáng)調(diào)大型設(shè)備開(kāi)放共享的情況。大型設(shè)備開(kāi)放共享需要對(duì)上一年度設(shè)備的使用效益進(jìn)行考核，這就要做好使用記錄、運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及維修記錄的管理。在申請(qǐng)大型儀器開(kāi)放基金的過(guò)程中，又會(huì)產(chǎn)生很多的文件，如貴重儀器開(kāi)放基金使用申請(qǐng)表、維修合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和貴重儀器開(kāi)放基金實(shí)施情況總結(jié)等。對(duì)這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因?yàn)檫@不僅關(guān)系到大型設(shè)備的使用與維護(hù)，更關(guān)系到大型貴重儀器開(kāi)放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠?yàn)榇笮唾F重儀器開(kāi)放基金的管理、使用和分配打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
而對(duì)于待報(bào)廢的設(shè)備，一般都會(huì)由設(shè)備所在單位負(fù)責(zé)人組織有關(guān)專業(yè)人員做好技術(shù)鑒定。進(jìn)行檔案管理時(shí)要注意保存好技術(shù)鑒定、申請(qǐng)報(bào)廢表、主管領(lǐng)導(dǎo)的批示等原始文件，以備存檔查詢。
（三）加強(qiáng)設(shè)備管理部門(mén)師資隊(duì)伍建設(shè)
設(shè)備管理工作需要有一支工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人才隊(duì)伍，而檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，對(duì)管理人員的素質(zhì)和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實(shí)的理論功底，還要求他們有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。要充分利用高校優(yōu)勢(shì)，采用各種培訓(xùn)方法，如在職培訓(xùn)、崗位輪換、交流學(xué)習(xí)等，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。檔案管理人員在平時(shí)工作中也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，了解國(guó)家和高校對(duì)于檔案管理的一些相關(guān)法律和規(guī)定，從而規(guī)范自己的日常工作。
高等院校設(shè)備儀器的科學(xué)化管理對(duì)提高本科教育教學(xué)質(zhì)量和推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室體制改革都有重要的意義。采用科學(xué)合理的機(jī)制實(shí)現(xiàn)設(shè)備儀器的檔案管理成為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重大課題。檔案管理工作貫穿了設(shè)備采購(gòu)、使用、開(kāi)放共享、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)，做好這項(xiàng)工作不僅對(duì)日常設(shè)備的管理極為重要，同時(shí)還能夠?yàn)橐院蟛少?gòu)新設(shè)備提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。
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如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來(lái)看，高?，F(xiàn)在還未跟上網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的腳步，還未創(chuàng)建一個(gè)有效完整的電子信息管理的體系。雖然高?，F(xiàn)在逐步建立了檔案管理體系，同時(shí)也對(duì)檔案進(jìn)行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對(duì)電子檔案這個(gè)新事物來(lái)說(shuō)，某些高校還沒(méi)有做好充分的準(zhǔn)備。
（二）?w檔存有分散性
高校的電子檔案有的存在檔案管理部門(mén)，有的存在某一個(gè)系或者某一個(gè)院里，散落在各個(gè)部門(mén)中，這體現(xiàn)出歸檔的分散性。也大大體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)電子文檔的歸檔太過(guò)隨意了。同時(shí)，由于設(shè)備不齊全導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)不能更好保存好電子文檔的完整性。
（三）電子文檔丟失現(xiàn)象
信息化時(shí)代，也很容易出現(xiàn)電子文檔丟失。由于在高校中，有的電子文檔是由各個(gè)部門(mén)匯總而成的。但是，恰恰因?yàn)楦鱾€(gè)部門(mén)都各行其是，才致使電子文件丟失或重復(fù)存儲(chǔ)，雖然很多高校不斷提高了辦公信息化，加強(qiáng)了辦公軟件在教學(xué)和工作中的應(yīng)用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設(shè)備不健全，所以導(dǎo)致了很多文檔的丟失，以及不能及時(shí)歸檔。
二、加強(qiáng)高校檔案中電子檔案的應(yīng)用
（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)
隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強(qiáng)，同時(shí)也就對(duì)相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開(kāi)展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識(shí)。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒(méi)有堅(jiān)定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時(shí)候，除了對(duì)他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會(huì)因此受到不同程度的損害。
（二）強(qiáng)化規(guī)范操作流程，完善管理機(jī)構(gòu)
首先應(yīng)注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強(qiáng)電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機(jī)構(gòu)，從電子歸檔到電子檔案保管過(guò)程都應(yīng)嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行操作，以提高電子檔案的質(zhì)量。
（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬電子檔案管理功能
檔案管理人員應(yīng)該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過(guò)程，充分運(yùn)用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)，堅(jiān)持檔案管理便捷、快速、個(gè)性化，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲(chǔ)存在光盤(pán)里，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)具體操作，檔案管理人員堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)準(zhǔn)則。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)在線高效服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)，更好地服務(wù)于電子檔案管理。
（四）為電子檔案創(chuàng)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
高校在進(jìn)行電子檔案管理的過(guò)程中，必須嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。高校應(yīng)該安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，定期對(duì)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，保證信息安全。相關(guān)工作人員還應(yīng)該定期對(duì)檔案信息進(jìn)行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來(lái)?yè)p失。高校在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的工作中，可以通過(guò)建立身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒預(yù)防和數(shù)字簽名等，對(duì)查詢和復(fù)制檔案信息的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，嚴(yán)格防止有人惡意拷貝文件。
（五）加大對(duì)電子檔案應(yīng)用資金的投入力度
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所，學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬(wàn)左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬(wàn);而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬(wàn)，高校教職工人數(shù)也是以萬(wàn)為單位遞增;連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。
每年，數(shù)以千萬(wàn)的檔案變動(dòng)、更新、維護(hù)，確實(shí)是對(duì)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。
具體地看，全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):
第一，工作量大:由于高校的獨(dú)特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，全國(guó)每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬(wàn)計(jì)，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過(guò)程中還沒(méi)有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
第三，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。
第四，遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生，學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。
以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。
二、電子檔案管理的利弊
1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性
首先，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫(xiě)、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力，同時(shí)還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，同時(shí)也具有很高的可靠性。
其次，通過(guò)電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣，對(duì)于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動(dòng)化軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過(guò)濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。
此外，以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對(duì)環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)媒質(zhì)為紙張，環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲(chǔ)壽命，所以在存放過(guò)程中對(duì)環(huán)境的要求較高，防潮防蟲(chóng)等工作都是必不可少的。同時(shí)，大量的數(shù)據(jù)消耗紙張，不利于環(huán)境保護(hù)。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲(chǔ)方式多樣，DVD光碟、閃存U盤(pán)、硬盤(pán)，存儲(chǔ)量大，1GB的存儲(chǔ)卡就可以存儲(chǔ)5億字，相當(dāng)于近1000套《三國(guó)演義》;且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
最后，采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫(xiě)速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統(tǒng)書(shū)寫(xiě)無(wú)法比擬的;存儲(chǔ)卡體積小重量輕，兩個(gè)手指就能輕松移動(dòng)，如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案，這是無(wú)法想象的。在安全性方面，高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送，文件在郵遞過(guò)程中丟失等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致一些重要文件的遺失，信息在調(diào)用過(guò)程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時(shí)效性。
2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)
當(dāng)然，電子檔案也不是萬(wàn)無(wú)一失的。事實(shí)上，電子檔案在存儲(chǔ)和使用的過(guò)程中，都存在著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。
(1)電子檔案存儲(chǔ)的安全性。由于存儲(chǔ)設(shè)備具有高速讀寫(xiě)速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，喪失了手寫(xiě)漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性存在，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息，安全問(wèn)題不可忽視。
(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對(duì)于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過(guò)程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外，文件多處于開(kāi)放狀態(tài)，更新不及時(shí)，便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲(chǔ)方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。
(3)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性。電子檔案的信息存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，信息的存儲(chǔ)和讀取都需要特定的設(shè)備，造成了信息對(duì)軟硬件的依賴。當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。
三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用
針對(duì)電子檔案在實(shí)際運(yùn)用中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防:
第一，加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài);定期對(duì)存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫(xiě)權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過(guò)程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問(wèn)和隨意刪改，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。
第二，規(guī)范操作流程，杜絕檔案在操作過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中存在的漏洞。其次，盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問(wèn)題被損壞。
第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)及時(shí)升級(jí)和更新存儲(chǔ)技術(shù)，保證文件存儲(chǔ)的安全性和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人員操作時(shí)對(duì)其他信息造成的無(wú)意刪改。
四、結(jié)論
在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無(wú)疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
參考文獻(xiàn):
[1]教育部.2006年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào).2007.06.08.
將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中，實(shí)際上也是信息社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，相應(yīng)的也使得高校相關(guān)檔案管理工作的內(nèi)容也發(fā)生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒(méi)有引起高度的關(guān)注和重視。正是由于對(duì)其缺乏一定的認(rèn)識(shí)和了解，加上部分人員的電子檔案應(yīng)用意識(shí)的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問(wèn)題，同時(shí)也造成了類似檔案內(nèi)容流失、檔案資料不全等問(wèn)題的頻繁出現(xiàn)。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應(yīng)用價(jià)值則難以得到體現(xiàn)，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費(fèi)，并且也不利高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。
一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問(wèn)題
（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會(huì)的進(jìn)步和我國(guó)高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來(lái)受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問(wèn)題。其中比較明顯的一個(gè)問(wèn)題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門(mén)的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒(méi)有接受過(guò)專門(mén)且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無(wú)法及時(shí)對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無(wú)法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會(huì)加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。
（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時(shí)候也遇到了諸多的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問(wèn)題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒(méi)有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個(gè)別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門(mén)劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購(gòu)置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無(wú)疑也造成了巨大的資源浪費(fèi)。雖然電子檔案應(yīng)用使得整個(gè)高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。
二、加強(qiáng)電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用
（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強(qiáng)，同時(shí)也就對(duì)相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開(kāi)展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識(shí)。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒(méi)有堅(jiān)定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時(shí)候，除了對(duì)他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會(huì)因此受到不同程度的損害。
（二）加大對(duì)電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢(shì)逐漸有所加強(qiáng)，在信息化技術(shù)的時(shí)代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。如何才能通過(guò)資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對(duì)對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的購(gòu)置資金投入。比如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索則更加便捷；通過(guò)微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見(jiàn)，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時(shí)也能使整個(gè)高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式?？偠灾鳛楦咝?，在對(duì)電子檔案應(yīng)用進(jìn)行資金配置的時(shí)候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。
三、結(jié)語(yǔ)
雖然高校檔案管理室只是存儲(chǔ)相關(guān)資料的一個(gè)地方，但是只要對(duì)這些資料加以合理利用，則能展現(xiàn)其存在的價(jià)值和意義。尤其是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和變化，人們對(duì)于高校電子檔案的應(yīng)用重視性也逐漸有所加大，相應(yīng)的也意味著相關(guān)工作人員肩負(fù)更大的使命和責(zé)任?？傊?，借用電子檔案的應(yīng)用來(lái)保障高校檔案管理工作的順利開(kāi)展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。
【參考文獻(xiàn)】
［中圖分類號(hào)］G640［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1671－5918(2016)06－0035－02
引言
高校檔案管理是高校從事學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)的管理活動(dòng)中所形成的具有不同表現(xiàn)形式的歷史記錄，像紙質(zhì)文件、聲音、圖像等信息和資料，為學(xué)校以后活動(dòng)和發(fā)展提供歷史參考依據(jù)。高校的檔案管理工作是高校進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，對(duì)于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，當(dāng)前很多高校檔案管理還是以實(shí)體檔案管理和信息檔案管理為主，以文件和計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要表現(xiàn)形式，但是這種管理模式在高校實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中效果并不明顯，難以適應(yīng)高校的發(fā)展要求。知識(shí)管理通過(guò)將系統(tǒng)內(nèi)知識(shí)進(jìn)行循環(huán)應(yīng)用促進(jìn)知識(shí)的再生，在高校檔案的管理工作中能夠有效滿足廣大師生以及學(xué)校事務(wù)的需求，推進(jìn)高校的傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，做好高校檔案管理以及整體的學(xué)校管理水平。
一、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題
(一)高校檔案管理工作的滯后性
隨著高校對(duì)于信息化建設(shè)的更加重視，高校在檔案保存方面也呈現(xiàn)出多種形式，不僅包含了傳統(tǒng)的書(shū)面紙質(zhì)檔案，當(dāng)然，更多的是電子信息檔案。檔案信息載體的多樣性對(duì)于高校的檔案管理提出了更高的要求———如何更好地這些多樣性的檔案信息載體進(jìn)行有效管理。但是，在很多高校的檔案管理中，還存在著滯后性，沒(méi)有對(duì)多種形式的檔案進(jìn)行整理和分類，造成了很多原始檔案文件的流失，使得實(shí)際的高校檔案管理工作效果并不理想。
(二)高校檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)
當(dāng)前，高校的檔案管理工作主要內(nèi)容還是對(duì)文件材料的簡(jiǎn)單分類和歸檔，由于當(dāng)前高校檔案管理工作沒(méi)有得到足夠的重視，檔案管理工作人員沒(méi)有從思想上高度重視高校檔案，對(duì)檔案的管理專業(yè)技術(shù)方面也沒(méi)有得到提高，這就使得高校的檔案管理會(huì)經(jīng)常因?yàn)闅w檔不及時(shí)或者是存放位置的錯(cuò)誤使得資料文件出現(xiàn)積壓，電子文件和多媒體信息沒(méi)有按照要求完整和及時(shí)進(jìn)行歸檔，有時(shí)甚至還會(huì)出現(xiàn)文件資料丟失的情況。
二、高校檔案應(yīng)用知識(shí)管理的運(yùn)用程序
(一)知識(shí)獲取
獲取知識(shí)是高校檔案知識(shí)管理的第一步，高校的檔案管理無(wú)論是從內(nèi)還是對(duì)外只有不斷獲取新鮮知識(shí)、實(shí)用的知識(shí)才能提升高校檔案知識(shí)化管理的水平。對(duì)于高校檔案管理知識(shí)獲取來(lái)說(shuō)，一方面要吸收“實(shí)體”知識(shí)，包括教育部門(mén)的指示、高校教師的信息、教學(xué)條款等多種形式的檔案;另一方面要吸收“隱性”知識(shí)，像可以通過(guò)觀察、模仿和溝通交流對(duì)高校教師的思維模式、教學(xué)特點(diǎn)等進(jìn)行通過(guò)實(shí)體的形式和狀態(tài)進(jìn)行保存，豐富檔案內(nèi)容儲(chǔ)備。
(二)知識(shí)共享
在高校檔案知識(shí)管理中，知識(shí)共享可以說(shuō)是知識(shí)管理中最為重要的流程。知識(shí)的共享可以先從檔案的內(nèi)部分布進(jìn)行知識(shí)和信息實(shí)踐開(kāi)始，逐步累積和轉(zhuǎn)化，可以將高校檔案管理的范圍從檔案部門(mén)擴(kuò)大到整個(gè)學(xué)校。檔案管理部門(mén)可以讓管理人員將所掌握的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)個(gè)大家實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，進(jìn)一步加深檔案知識(shí)的積累。
(三)知識(shí)存儲(chǔ)
高校的檔案管理需要對(duì)檔案資料文件進(jìn)行存儲(chǔ)，由于資料信息具有海量數(shù)據(jù)，檔案管理對(duì)于海量數(shù)據(jù)信息不可能完全進(jìn)行“消化”，因而需要有選擇地對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選。高校檔案管理可以對(duì)有保留和存儲(chǔ)價(jià)值的資料和文件進(jìn)行保留，是作為永久保存、長(zhǎng)期保存還是短期保存需要通過(guò)知識(shí)存量分析做出決策，建立知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化存檔。像有的教學(xué)公開(kāi)課，可以進(jìn)行過(guò)程實(shí)錄，制作成檔案文件，為以后教師學(xué)習(xí)和培訓(xùn)提供樣本。
三、基于知識(shí)管理提高高校檔案管理能力的策略
當(dāng)前，知識(shí)管理已然成為我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，知識(shí)管理在高校檔案管理過(guò)程中的逐步推廣運(yùn)用將會(huì)極大提升我國(guó)高校的檔案管理能力，滿足高校教學(xué)和學(xué)生以及社會(huì)人士的需求。以下將基于知識(shí)管理，對(duì)如何提高高校檔案管理能力提出相關(guān)策略:
(一)建立良好的高校檔案組織文化
高校檔案知識(shí)管理的主要工作是通過(guò)檔案管理人員完成的，因此，高校檔案管理人員要通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗(yàn)，吸收和獲取新知識(shí)，利用學(xué)?，F(xiàn)有的資源和條件，建立良好的高校檔案組織文化。在高校檔案管理的過(guò)程中，檔案管理人員需要將自身工作和集體工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在為高校檔案建設(shè)和管理的奉獻(xiàn)中也能夠獲得更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，有利于加強(qiáng)彼此的合作交流，從而促進(jìn)檔案知識(shí)的更新。同時(shí)，高校也要為檔案管理人員提供更好的知識(shí)共享平臺(tái)，為高校檔案管理人員知識(shí)管理技能的提高創(chuàng)造良好的條件。比如說(shuō)，可以通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓高校檔案管理人員能夠在電腦或者手機(jī)上能夠?qū)崿F(xiàn)檔案知識(shí)的實(shí)時(shí)信息共享，像檔案管理人員可以建立微信群，對(duì)于高校接收的上級(jí)通知、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、高校藝術(shù)大賽等活動(dòng)信息在微信群以圖片或者是手機(jī)辦公軟件形式等進(jìn)行，從而讓高校檔案管理人員在準(zhǔn)備活動(dòng)或者活動(dòng)總結(jié)能夠有參考依據(jù)。
(二)構(gòu)建高校檔案知識(shí)管理信息系統(tǒng)
知識(shí)管理的目標(biāo)是為了更好提供服務(wù)，構(gòu)建高校知識(shí)管理信息系統(tǒng)則能夠?qū)W(xué)校的各部門(mén)、各班級(jí)的檔案創(chuàng)新成果進(jìn)行分享交流，降低知識(shí)管理成本。高校可以建立基于知識(shí)管理的檔案庫(kù)，將學(xué)校內(nèi)的教師和學(xué)生檔案信息、學(xué)校資金規(guī)模、學(xué)校部門(mén)介紹、學(xué)校重要活動(dòng)通知等可以通過(guò)模式識(shí)別、優(yōu)化算法和人工智能的方式對(duì)高校各類檔案信息和知識(shí)進(jìn)行保存，并且借助校園網(wǎng)減少部門(mén)層級(jí)之間、不同部門(mén)之間的檔案分類工作，有效融合其他信息資源。在高校的檔案知識(shí)管理中，要充分利用檔案知識(shí)，對(duì)其潛在的價(jià)值進(jìn)行充分挖掘而后再轉(zhuǎn)化成教學(xué)資源。高校作為知識(shí)產(chǎn)生和匯聚的重要“源泉”，為學(xué)生和教師學(xué)習(xí)和掌握各種知識(shí)信息打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。知識(shí)管理對(duì)于檔案的要求就是要充分開(kāi)放，讓更多的學(xué)生和老師通過(guò)檔案的內(nèi)容和知識(shí)提升自身的教學(xué)水平和學(xué)習(xí)能力，更好地位廣大的教師和學(xué)生提供服務(wù)。同時(shí)，對(duì)于檔案知識(shí)還要及時(shí)進(jìn)行更新優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的二次利用，構(gòu)建更為齊全的高校檔案知識(shí)管理信息系統(tǒng)。
(三)推進(jìn)高校檔案知識(shí)管理服務(wù)升級(jí)
在高校檔案的知識(shí)管理過(guò)程中，不僅要加強(qiáng)檔案服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，還要進(jìn)一步提升高校檔案管理人員的管理水平。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此，必須要加強(qiáng)高校檔案管理人員的建設(shè)，提高高校檔案知識(shí)管理服務(wù)水平。高校的檔案管理工作隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也相應(yīng)提出了更高的要求，為了適應(yīng)檔案管理知識(shí)的需求，檔案的知識(shí)管理的形式也在不斷發(fā)生變化。高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力在于教師的教學(xué)專業(yè)素養(yǎng)的提升，在對(duì)檔案知識(shí)管理的過(guò)程中，要結(jié)合管理形式的變化不斷進(jìn)行創(chuàng)新。盡管知識(shí)本身并不能創(chuàng)造價(jià)值，但是通過(guò)檔案的知識(shí)創(chuàng)新，能夠進(jìn)一步拓寬原有檔案的視野，融入主觀能動(dòng)性，使得檔案管理能夠煥發(fā)出新的“生命力”。結(jié)語(yǔ)綜上所述，當(dāng)前高校的檔案管理工作還存在著一定的問(wèn)題，像管理方式落后、服務(wù)水平低下、管理意識(shí)不強(qiáng)等，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，必須要通過(guò)知識(shí)管理在高校檔案管理的應(yīng)用，改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方式，提升高校檔案管理人員管理素養(yǎng)和管理技術(shù)，結(jié)合高校檔案管理的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的更大跨越。
參考文獻(xiàn):
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中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2015年10月23日
高校基建檔案是高校管理工作的重要組成部分，尤其是隨著近幾年來(lái)高校不斷擴(kuò)招，其基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也比較頻繁，所以存在著大量的高?；n案需要管理。然而，目前我國(guó)高?；n案的管理工作還存在很多不足之處，從而影響了高校管理工作的正常開(kāi)展。因此，本文在論述高?；n案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了目前高?；n案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而針對(duì)這些問(wèn)題出現(xiàn)的原因，提出了促進(jìn)高?；n案管理工作發(fā)展的重要措施。
一、高?；n案主要特點(diǎn)
高校基建檔案與高校其他管理檔案存在一定的不同，其主要特點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，獨(dú)立性。高校不同的基建檔案之間需要保持一定的獨(dú)立性，每個(gè)高?；n案都需要進(jìn)行分開(kāi)裝卷，同時(shí)需要根據(jù)工程的不同階段，將相關(guān)的資料準(zhǔn)備完善；第二，廣泛性。由于我國(guó)高校基建項(xiàng)目的種類比較多，同時(shí)規(guī)模大小也不盡相同，所以說(shuō)高?；n案的來(lái)源比較廣泛，參與高?；?xiàng)目的人員比較多，資料相對(duì)來(lái)講比較復(fù)雜；第三，實(shí)用性。高?；n案的管理是高校管理工作的重要組成部分，對(duì)于促進(jìn)高校的發(fā)展有著重要意義，所以在高?；n案中主要記錄著工程的重要信息，同時(shí)也記錄著重要人員的信息等等；第四，長(zhǎng)期性。高?；n案的管理工作持續(xù)的時(shí)間比較長(zhǎng)，從高校基建工程的開(kāi)始到基建工程的結(jié)束，這一時(shí)期的資料都需要進(jìn)行整理，所以是一個(gè)較為長(zhǎng)期的過(guò)程。
二、目前高?；n案管理中存在的問(wèn)題
高?；n案的內(nèi)容比較復(fù)雜，而且管理的信息也比較多，這就對(duì)高?；n案管理工作提出了較高的要求。然而，通過(guò)本文的調(diào)查和研究得知，目前我國(guó)高?；n案管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題。
（一）沒(méi)有認(rèn)識(shí)到高?；n案管理工作的重要性。對(duì)于很多高校來(lái)講，并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，缺乏對(duì)高?；n案管理工作重要性的宣傳，使得相關(guān)工作人員沒(méi)有充分意識(shí)到其管理工作的重要性，所以容易造成高?；n案中信息的缺失，從而影響高?；n案管理工作的順利開(kāi)展；第二，高?；n案管理工作需要的設(shè)施不全，由于高校沒(méi)有對(duì)高?；n案管理工作引起重視，從而使得高校基建檔案管理過(guò)程中，缺乏一定的資金和資源的投入，因此在一定程度上制約了高校基建檔案管理工作的順利開(kāi)展。
（二）缺乏完善的高?；n案管理制度。雖然很多高校都在對(duì)高?；n案進(jìn)行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要體現(xiàn)在以下方面：第一，部分高校缺乏相應(yīng)的管理制度，從而無(wú)法對(duì)高?；n案管理工作進(jìn)行約束，因此造成了高?；n案管理工作的混亂，無(wú)法保障高?；n案管理工作有序正常地開(kāi)展；第二，一些高校雖然制定了高?；n案管理工作相關(guān)的規(guī)章制度，但是制度缺乏一定的完善性，無(wú)法在實(shí)際工作中對(duì)高校基建檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)；同時(shí)，很多高校在開(kāi)展高校基建檔案管理工作的過(guò)程中，沒(méi)有完全按照規(guī)章制度進(jìn)行，從而影響了高?；n案管理工作的開(kāi)展。
（三）管理人員素質(zhì)有待提高。高校基建檔案管理工作的開(kāi)展，離不開(kāi)管理人員的用心工作。但是，通過(guò)本文的調(diào)查和研究得知，目前高?；n案管理人員的素質(zhì)有待提高，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，高?；n案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)技能要求比較高，但是很多高校聘用不具備專業(yè)技能的人才對(duì)高?；n案進(jìn)行管理，從而無(wú)法順利地完成檔案的管理工作；第二，目前很多高校對(duì)高校基建檔案的管理采用系統(tǒng)化的管理程序，但是很多管理人員不具備計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，無(wú)法更好地完成高?；n案的管理工作，影響了高?；n案管理工作的效率。
三、完善高校基建檔案管理工作的相關(guān)措施
通過(guò)以上的分析和論述可知，高校基建檔案與其他資料相比有著自身的特點(diǎn)，同時(shí)也使得針對(duì)高校基建檔案的管理工作更加復(fù)雜。所以，在高?；n案管理工作中仍然存在很多問(wèn)題，從而影響了高校基建檔案管理工作的開(kāi)展，因此為了更好地完善對(duì)高?；n案的管理，可以參考以下幾點(diǎn)：
（一）重視高校基建檔案管理工作。對(duì)于很多高校來(lái)講，忽視了高校基建檔案管理工作，這是造成高校基建檔案管理工作存在問(wèn)題的重要因素，所以為了更好地促進(jìn)高?；n案管理工作的開(kāi)展，必須要重視高?；n案管理工作，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，積極宣傳高?；n案管理工作的重要性，使得檔案管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，能夠在實(shí)際工作中更好地約束自身的行為，促進(jìn)高校基建檔案管理工作的順利開(kāi)展；第二，增加對(duì)高?；n案管理工作的投入，使得檔案管理人員能夠利用先進(jìn)的管理設(shè)備，從而提高高校基建檔案管理工作的效率，更好地為高校管理工作進(jìn)行服務(wù)。
（二）完善高校基建檔案管理規(guī)章制度。建立完善的高?；n案管理制度，能夠更好地指導(dǎo)高?；n案管理工作的開(kāi)展，同時(shí)對(duì)管理人員的行為進(jìn)行約束。因此，完善高校基建檔案管理工作的規(guī)章制度，也是促進(jìn)管理工作順利開(kāi)展的重要措施，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，補(bǔ)充高校基建檔案管理工作的重要細(xì)節(jié)，在進(jìn)行高校基建檔案管理工作的過(guò)程中，很多細(xì)節(jié)如果不注意就可能影響管理工作的正常開(kāi)展，所以將這些細(xì)節(jié)寫(xiě)入高?；n案管理工作的規(guī)章制度，能夠更好地引起管理人員的重視，從而促進(jìn)高?；n案管理工作的順利開(kāi)展；第二，可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，不同高校在進(jìn)行完善高?；n案管理工作的過(guò)程中，由于學(xué)校自身的特點(diǎn)其側(cè)重點(diǎn)有所不同，所以可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，不斷彌補(bǔ)高校基建檔案管理工作的不足，可以更好地促進(jìn)高?；n案管理工作的開(kāi)展。
（三）促進(jìn)高校基建檔案管理工作信息化。目前，我國(guó)信息化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息化進(jìn)程不僅為人們的生活提供了更多的便利，同時(shí)也改變了人們的工作方式，因此為了更好地提高高校基建檔案管理工作的效率，需要進(jìn)一步促進(jìn)高?；n案管理工作信息化，為此可以做到以下幾點(diǎn)：第一，需要為高?；n案管理工作投入更多的信息資源，例如：計(jì)算機(jī)設(shè)備、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，這樣才能為高校基建檔案管理工作信息化奠定基礎(chǔ)；第二，在對(duì)高校基建檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，除了需要保留紙質(zhì)版的檔案之外，還可以建立電子版的檔案，這樣能夠方便地對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制和存儲(chǔ)，有利于更好地進(jìn)行高?；n案的保護(hù)。
（四）進(jìn)一步提高高?；n案管理人員素質(zhì)。高?；n案管理人員的素質(zhì)是影響管理工作的重要因素，所以為了更好地進(jìn)行高?；n案管理工作，需要進(jìn)一步提高管理人員的素質(zhì)，為此應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使其能夠充分認(rèn)識(shí)到高?；n案管理工作的重要性，同時(shí)能夠使其熟悉相關(guān)的規(guī)章制度，在實(shí)際工作中按照規(guī)章制度約束自身的行為；第二，提高管理人員的操作技能，隨著高校基建檔案管理工作信息化的不斷完善，對(duì)于管理人員的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促進(jìn)管理人員信息技術(shù)的提升，才能更好地滿足高校基建檔案管理工作的要求，進(jìn)一步促進(jìn)高?；n案管理工作的順利開(kāi)展。
四、小結(jié)
通過(guò)以上的分析和論述可知，高?；n案對(duì)于高校來(lái)講是非常重要的，是保證高校有序發(fā)展的重要前提。因此，本文在分析高?；n案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，論述了目前高?；n案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了促進(jìn)高?；n案管理的重要措施，相信隨著我國(guó)高?；n案管理工作的不斷完善，能夠更好地對(duì)高?；n案進(jìn)行管理，從而促進(jìn)高校管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。
主要參考文獻(xiàn)：
近年來(lái)，隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，從而對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)按照高校教學(xué)規(guī)律的要求，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。
一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
一些高校的教學(xué)和教輔人員，對(duì)教學(xué)檔案工作缺乏充分認(rèn)識(shí)，甚至于對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認(rèn)為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒(méi)必要?dú)w檔；有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來(lái)方便等。有些院（系）在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開(kāi)展。
（二）檔案管理制度不健全
高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照其基本原則，進(jìn)行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來(lái)，隨著國(guó)家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問(wèn)題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機(jī)制，存在著諸多問(wèn)題。如：有些高校沒(méi)有建立規(guī)范的部門(mén)立卷制度；有些高校各基層部門(mén)沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。
（三）檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定
要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門(mén)，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來(lái)管理。但目前許多高校都沒(méi)有給這些部門(mén)配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門(mén)的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。
二.改進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的措施
（一）提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)
教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級(jí)人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過(guò)問(wèn)教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題。其次，學(xué)校檔案部門(mén)必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗(yàn)收各部門(mén)移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。
（二）健全教學(xué)檔案管理制度
由于認(rèn)識(shí)不到位，致使檔案管理部門(mén)缺少相對(duì)完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒(méi)有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢(shì)?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時(shí)掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時(shí)限制度（強(qiáng)調(diào)及時(shí)收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對(duì)制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍
要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)工作，以人才資源推動(dòng)檔案工作前進(jìn)的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)召開(kāi)交流會(huì)議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。
