時(shí)間：2023-03-29 09:26:53
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二、在知識(shí)管理下加強(qiáng)企業(yè)安全管理的相關(guān)策略
1.加強(qiáng)對(duì)安全知識(shí)的運(yùn)用
企業(yè)要分析在管理過(guò)程中出現(xiàn)的各種安全問(wèn)題，要把相關(guān)的安全知識(shí)進(jìn)行整合分類。企業(yè)可以把生產(chǎn)安全說(shuō)明書(shū)、安全建議、以及在實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程的安全經(jīng)驗(yàn)等這些安全知識(shí)相關(guān)的資料收集起來(lái)，并且把這些資料弄成電子資料，放在企業(yè)的安全知識(shí)系統(tǒng)中。收集了相關(guān)的安全知識(shí)，企業(yè)的員工需要不斷學(xué)習(xí)這些安全知識(shí)，并且把這些安全知識(shí)運(yùn)用到企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中。企業(yè)可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)資源共享，加強(qiáng)對(duì)安全知識(shí)的了解，同時(shí)企業(yè)還可以利用電子模擬軟件和數(shù)據(jù)解析軟件，根據(jù)相關(guān)安全知識(shí)通過(guò)模擬來(lái)制定安全有效的實(shí)施方案[3]。
2.加強(qiáng)對(duì)企業(yè)安全管理的認(rèn)識(shí)
企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層只有認(rèn)識(shí)到安全管理的重要性，才能夠根據(jù)企業(yè)運(yùn)行的實(shí)際情況，制定科學(xué)有效的措施，提高企業(yè)的安全管理水平。有條件的話可以通過(guò)新聞、廣播等方式宣傳企業(yè)安全管理的重要性，提高所有員工對(duì)安全管理的認(rèn)識(shí)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要把安全管理的相關(guān)認(rèn)識(shí)傳達(dá)給企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，各個(gè)部門(mén)可以通過(guò)交流會(huì)、座談會(huì)以及開(kāi)展相關(guān)的活動(dòng)來(lái)加強(qiáng)企業(yè)各部門(mén)對(duì)安全知識(shí)的認(rèn)識(shí)。
3.加強(qiáng)培訓(xùn)，建立安全獎(jiǎng)罰制度
企業(yè)要不斷加強(qiáng)安全管理人員的培訓(xùn)力度，加深他們對(duì)安全知識(shí)更進(jìn)一步的思考，激發(fā)他們的對(duì)安全知識(shí)的創(chuàng)造力，這樣可以在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中為員工提供準(zhǔn)確的安全指導(dǎo)，保證員工的生產(chǎn)安全。企業(yè)還要建立安全獎(jiǎng)罰制度，對(duì)沒(méi)有根據(jù)安全知識(shí)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的員工，即使沒(méi)有造成安全事故，也要給予一定的懲罰，這樣不僅可以起到警示作用，還加強(qiáng)了企業(yè)員工對(duì)安全知識(shí)的重視。在企業(yè)的安全管理、安全生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中有突出貢獻(xiàn)的人要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣可以增加企業(yè)員工學(xué)習(xí)安全知識(shí)的積極性。
2煤礦安全管理制度措施
2.1加強(qiáng)人員安全知識(shí)學(xué)習(xí)
主要采用共享式學(xué)習(xí)、體驗(yàn)式學(xué)習(xí)，增強(qiáng)煤礦安全生產(chǎn)意識(shí)。共享式學(xué)習(xí)，是在實(shí)景式體驗(yàn)過(guò)程中，使職工在內(nèi)心感到震撼的同時(shí)認(rèn)同企業(yè)安全管理，認(rèn)同遵守各項(xiàng)操作規(guī)程的重要性和必要性，樹(shù)立起“安全就在你我身邊”的意識(shí)，從而認(rèn)真學(xué)習(xí)安全規(guī)程及制度，實(shí)現(xiàn)由“要我安全”到“我要安全”的轉(zhuǎn)變。在共享式學(xué)習(xí)、體驗(yàn)式學(xué)習(xí)過(guò)程中和職工形成平等、對(duì)話和伙伴的關(guān)系，與員工談形勢(shì)、話長(zhǎng)遠(yuǎn)、說(shuō)事實(shí)、講道理，使職工坦率而真誠(chéng)地參與到教與學(xué)的活動(dòng)中來(lái)，讓職工充分認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)的目的及所帶來(lái)的效益，從而激發(fā)職工學(xué)習(xí)興趣，通過(guò)一系列關(guān)于安全的故事及游戲，營(yíng)造輕松和諧氛圍，使職工從中體會(huì)到安全的重要性，深刻認(rèn)識(shí)安全規(guī)程與制度對(duì)自身的保護(hù)作用。把體驗(yàn)互動(dòng)作為安全教育的重要手段，通過(guò)運(yùn)用典型案例、安全故事、互動(dòng)游戲、親情幫教、音樂(lè)感化、視頻特效、心理測(cè)試等多種形式的思想教育引導(dǎo)，切實(shí)增強(qiáng)職工安全生產(chǎn)意識(shí)，筑牢礦井安全生產(chǎn)基礎(chǔ)。除此之外，讓職工了解生產(chǎn)中所面臨的形勢(shì)，開(kāi)展安全知識(shí)有獎(jiǎng)問(wèn)答活動(dòng)，同時(shí)讓家屬協(xié)管員進(jìn)行安全親情宣講活動(dòng)、送親情卡片等形式多樣的教育活動(dòng)，讓職工在輕松的氛圍中提升安全意識(shí)，加大區(qū)隊(duì)職工計(jì)分和隊(duì)務(wù)公開(kāi)檢查力度，促進(jìn)人員安全知識(shí)學(xué)習(xí)。
2.2加強(qiáng)技術(shù)和設(shè)備的管理
加強(qiáng)技術(shù)和設(shè)備的管理是安全生產(chǎn)的基礎(chǔ)，可以為生產(chǎn)開(kāi)展提供有力保障。現(xiàn)代企業(yè)完成生產(chǎn)任務(wù)離不開(kāi)設(shè)備，而在自動(dòng)化、機(jī)械化程度較高的煤礦生產(chǎn)企業(yè)中，從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低、設(shè)備不規(guī)范管理是引發(fā)煤礦安全事故的重要因素，如：觸電、機(jī)械傷害、高空墜落等安全事故[1]。當(dāng)前中國(guó)煤礦生產(chǎn)中，技術(shù)和設(shè)備安全生產(chǎn)基礎(chǔ)不牢固、部分領(lǐng)導(dǎo)安全意識(shí)薄弱、安全生產(chǎn)責(zé)任不落實(shí)、防范和監(jiān)管措施不到位及違法生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)等問(wèn)題依然存在。加強(qiáng)技術(shù)和設(shè)備的管理要做到：a)要明令禁止使用淘汰的設(shè)備、工藝；b)煤礦應(yīng)急處置工作要到位；c)礦井通風(fēng)系統(tǒng)不合理、不完善，不可組織生產(chǎn)；d)礦井防滅火工作要到位；e)礦井運(yùn)輸提升設(shè)備使用管理要符合規(guī)定；f)煤礦供電系統(tǒng)要可靠，電氣設(shè)備管理要嚴(yán)格；g)礦井瓦斯防治工作要到位；h)礦井粉塵防治工作要到位；i)煤礦執(zhí)行防治水規(guī)定要嚴(yán)格；j)爆炸材料和爆破管理要嚴(yán)格。通過(guò)不定期巡視檢查，確保設(shè)備安全生產(chǎn)責(zé)任落實(shí)，堅(jiān)持“安全第一，預(yù)防為主，綜合治理”的方針，加強(qiáng)機(jī)電運(yùn)輸設(shè)備檢查，確保設(shè)備正?？煽?，嚴(yán)防機(jī)電設(shè)備失爆和運(yùn)輸“跑車”事故，開(kāi)展安全管理提升活動(dòng)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的高效管控，實(shí)現(xiàn)全年安全生產(chǎn)中的設(shè)備管理目標(biāo)[2]。加強(qiáng)煤炭資源地質(zhì)勘查，加大資源整合力度，優(yōu)化設(shè)備配置，提升煤礦安全保障能力，促進(jìn)煤炭工業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和可持續(xù)發(fā)展。此外，還應(yīng)實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，利用典型案例，推廣優(yōu)秀成果。
2.3優(yōu)化生產(chǎn)組織結(jié)構(gòu)
合理的生產(chǎn)組織結(jié)構(gòu)，可以發(fā)揮生產(chǎn)時(shí)間間隔的優(yōu)勢(shì)，為實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)提供可靠保障。例如，在進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)，要注意組織結(jié)構(gòu)中的崗位設(shè)置，要注意簡(jiǎn)化，因?yàn)榉比叨嘤嗟某绦虿粌H降低辦事工作效率，貽誤工作的最好契機(jī)，而且還浪費(fèi)大量時(shí)間成本和人力成本。可實(shí)施多層次防護(hù)：a)第一層。設(shè)備崗位職工按照設(shè)備管理要求，按時(shí)、按標(biāo)準(zhǔn)巡檢設(shè)備；b)第二層。班長(zhǎng)按照區(qū)域負(fù)責(zé)制，每天對(duì)區(qū)域所有設(shè)備進(jìn)行巡查，檢查督促崗位點(diǎn)巡檢工作，及時(shí)補(bǔ)位；c)第三層。機(jī)電隊(duì)包機(jī)組人員按照專業(yè)分工，每周對(duì)所負(fù)責(zé)設(shè)備進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題隱患；d)第四層。區(qū)隊(duì)機(jī)電副隊(duì)長(zhǎng)按照包機(jī)責(zé)任制，每周對(duì)所屬區(qū)域設(shè)備進(jìn)行巡查。在管理中，形成質(zhì)量管理無(wú)漏洞、巡檢無(wú)空白區(qū)的設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)。優(yōu)化生產(chǎn)組織結(jié)構(gòu)，合理分配人員，達(dá)到崗位職能化；同時(shí)合理調(diào)配設(shè)備資源配置，提高模塊利用率。在科學(xué)組織施工的條件下，確保煤礦安全生產(chǎn)，是順利提高生產(chǎn)效率的重要手段。
2.4明確安全生產(chǎn)責(zé)任
通過(guò)全體干部職工扎實(shí)、精細(xì)化的安全管理工作，明確各個(gè)部門(mén)間的職責(zé)，并樹(shù)立紅線意識(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定抓好安全監(jiān)管，進(jìn)一步明確責(zé)任，不斷創(chuàng)新監(jiān)管方式，重點(diǎn)抓好復(fù)工復(fù)產(chǎn)煤礦瓦斯和水害綜合治理工作。同時(shí)積極做好隱患排查和裝備升級(jí)改造工作，結(jié)合煤礦攻堅(jiān)戰(zhàn)推進(jìn)情況，不斷提高煤礦的機(jī)械化、信息化和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保安全生產(chǎn)。要深入開(kāi)展隱患排查治理行動(dòng)，按照自查自改、排查、回頭看3個(gè)步驟，對(duì)井下所有系統(tǒng)、設(shè)備開(kāi)展好全覆蓋排查，對(duì)查出的隱患做好整改；要貫徹落實(shí)好新的《安全生產(chǎn)法》，明確安全生產(chǎn)的責(zé)任主體、責(zé)任劃分等，推進(jìn)依法治安；要在強(qiáng)基固本上下功夫，完善煤礦安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化，做到安全、規(guī)范。此外，對(duì)于影響到本礦安全的水文、地質(zhì)、危險(xiǎn)爆破作業(yè)等情況進(jìn)行責(zé)任劃分，進(jìn)而預(yù)防安全事故的發(fā)生。
2.5安全考核長(zhǎng)效制度
由于煤礦安全生產(chǎn)是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨的任務(wù)，這就需要建立一套完善的安全考核長(zhǎng)效制度。要抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)、要害問(wèn)題不放，制定了《生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)定》。通過(guò)簡(jiǎn)單明了、易操作好執(zhí)行的規(guī)定條款，讓企業(yè)員工充分了解企業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)督、參與企業(yè)安全生產(chǎn)管理，幫助企業(yè)搞好安全生產(chǎn)，最大限度地保障從業(yè)人員及企業(yè)周邊人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全，實(shí)現(xiàn)安全發(fā)展。在安全考核長(zhǎng)效制度設(shè)立過(guò)程中，應(yīng)提高人員安全生產(chǎn)責(zé)任感，因?yàn)榘踩a(chǎn)是做好各項(xiàng)工作的前提保證。在安全生產(chǎn)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)上，形成一個(gè)激勵(lì)制度進(jìn)行安全考核，安全檢查以不定期突擊檢查為主，并實(shí)行檢查責(zé)任追究制，重獎(jiǎng)重罰，注重實(shí)效。調(diào)動(dòng)人員積極性和主動(dòng)性。在煤礦安全監(jiān)督中建立防控體系，在提升安全生產(chǎn)水平方面進(jìn)行積極有益的探索和實(shí)踐，將有煤礦職工經(jīng)過(guò)和工作的地點(diǎn)都列入長(zhǎng)效機(jī)制覆蓋范圍。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺(jué)參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒(méi)有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門(mén)要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書(shū)之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來(lái)的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。
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海南大學(xué)實(shí)行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證，同時(shí)也為今后學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問(wèn)題。
1.機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，弱化了檔案部門(mén)依法管理行為。《檔案法》第七條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是：“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作。”目前，全國(guó)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨(dú)立檔案館，一般列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書(shū)館、學(xué)報(bào)等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門(mén)。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講，檔案館沒(méi)有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過(guò)校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見(jiàn)，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能，被不科學(xué)的“定位”完全弱化了。
2.職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來(lái)的困惑。實(shí)行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒(méi)有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé)，沒(méi)有職權(quán)的檔案館，在對(duì)學(xué)校各立卷部門(mén)歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。
3.沒(méi)有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費(fèi)現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能，同時(shí)也明確“用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”；《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助?！钡?，《辦法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年，各地方政府還沒(méi)有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費(fèi)問(wèn)題在沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。
4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級(jí)學(xué)院的一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性，二級(jí)學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無(wú)，對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過(guò)問(wèn)，檔案工作被邊緣化。
對(duì)策1：機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問(wèn)題，是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問(wèn)題也就落到了實(shí)處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機(jī)關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔案工作的行政管理職責(zé)了。
對(duì)策2：行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感且嚴(yán)肅的問(wèn)題，必須認(rèn)真對(duì)待。建議由省一級(jí)教育行政管理部門(mén)牽頭，通過(guò)調(diào)研提出一個(gè)收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)送物價(jià)部門(mén)審批，從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一，不規(guī)范問(wèn)題。
一、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書(shū)工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時(shí)的信息，又要注重超前性、預(yù)測(cè)性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫(xiě)反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)效益提供詳實(shí)、可靠、生動(dòng)的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎(chǔ)較好的大型企業(yè)，在原有圖書(shū)機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)或情報(bào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實(shí)體機(jī)構(gòu)。這種管理模式便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時(shí)也有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國(guó)文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)主要包含以下幾個(gè)方面：
(1)檔案一體化的目標(biāo)
實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理?？茖W(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過(guò)程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實(shí)行信息一體化管理的過(guò)程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見(jiàn)，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合；集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對(duì)電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)當(dāng)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對(duì)文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障
文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設(shè)想的一種管理思路和模式，更多是實(shí)踐中需要實(shí)施的一種管理方法和手段，它需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和推廣簡(jiǎn)化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的的方式和特點(diǎn)。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實(shí)現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。
很多檔案從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案模式的束縛，在他們看來(lái)，只有紙質(zhì)的檔案才算是真正的檔案，而不接收無(wú)紙化的檔案；有些檔案部門(mén)只是將無(wú)紙化檔案當(dāng)作是檔案的補(bǔ)充資料或者是副本來(lái)管理，也并未將其視為真正的檔案來(lái)管理。如果這是認(rèn)識(shí)一直存在，那么等到檔案完全進(jìn)行無(wú)紙化時(shí)代時(shí)，有些檔案管理部門(mén)將不會(huì)接收到任何檔案信息。檔案管理人員對(duì)無(wú)紙化檔案管理存在兩種極端的現(xiàn)象，一是因?yàn)闊o(wú)紙化檔案生成速度非?？?，其管理也非常容易，檔案管理人員就過(guò)分的依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備，對(duì)一些重要的信息沒(méi)有進(jìn)行復(fù)印，如果計(jì)算機(jī)中毒或者出現(xiàn)其他故障，很可能的所有的檔案信息都會(huì)消失，造成嚴(yán)重的損失；另一是有些檔案管理部門(mén)雖然利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復(fù)印打印一份，這完全失去了計(jì)算機(jī)管理檔案的價(jià)值，既產(chǎn)生了浪費(fèi)，又不會(huì)給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。
1.2無(wú)紙化檔案信息無(wú)法保證可讀性。
無(wú)紙化檔案信息不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因?yàn)橛布蛘哕浖膯?wèn)題出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問(wèn)題，檔案信息有時(shí)并未受到任何影響，但是無(wú)紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤(pán)表面完好無(wú)損，但是可能因?yàn)橛布?、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。近些年來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展有目共睹，相關(guān)人員不斷發(fā)展新編碼來(lái)替換傳統(tǒng)的編碼，為檔案多使用編碼相對(duì)要滯后一些，再加之，這種更新?lián)Q代的速度也以超高過(guò)了檔案所使用的計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度，這就產(chǎn)生了很多的矛盾。
1.3難以判斷檔案是否具有原始性。
檔案的價(jià)值主要集中在原始性上，也就是說(shuō)只有檔案是原始的檔案，在法律上才會(huì)承認(rèn)其真實(shí)有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動(dòng)的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價(jià)值。這也正是無(wú)紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因?yàn)闊o(wú)紙化檔案都是存在計(jì)算機(jī)中，在使用的過(guò)程中極容易將其更改，再加之，無(wú)紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時(shí)都會(huì)出現(xiàn)更改的現(xiàn)象，對(duì)于無(wú)紙化檔案來(lái)說(shuō)，我們沒(méi)有辦法像紙質(zhì)文件一樣利用一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)保證其原始性。因此如何保證無(wú)紙化檔案的原始性是目前有關(guān)人士需要解決的主要問(wèn)題。
1.4邏輯檔案與實(shí)體檔案歸檔存在問(wèn)題。
無(wú)紙化檔案生成之后，對(duì)其進(jìn)行實(shí)體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實(shí)體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤(pán)或者其他硬件交給有關(guān)部門(mén)，這種歸檔方式相對(duì)誰(shuí)來(lái)比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關(guān)部門(mén)，這樣就不用改變?cè)瓉?lái)的檔案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門(mén)距離相差會(huì)非常遠(yuǎn)，但是只要通過(guò)簡(jiǎn)單的操作即可，非常簡(jiǎn)單方便，但是卻沒(méi)有辦法完全保證無(wú)紙化檔案的安全。
2解決無(wú)紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施
2.1更新觀念，迎接挑戰(zhàn)。
無(wú)紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對(duì)大多數(shù)人們來(lái)說(shuō)還是一件新鮮事物，對(duì)這樣的新鮮事物只有通過(guò)宣傳和開(kāi)發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。檔案部門(mén)要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識(shí)。尤其是提高直接形成電子文件的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門(mén)、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時(shí)歸檔和無(wú)紙化檔案的安全管理。
2.2研究無(wú)紙化檔案的特性，制定切實(shí)可行的措施，保證無(wú)紙化檔案的安全與完整。
無(wú)紙化檔案具有信息的非人工識(shí)別性、對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點(diǎn)。信息非人工識(shí)別性，是指電子文件是由計(jì)算機(jī)處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無(wú)法直接識(shí)別，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來(lái)，然后轉(zhuǎn)換成人工能識(shí)別的形式。所謂對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲(chǔ)都是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)的位置可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。
2.3針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護(hù)措施。
保護(hù)電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點(diǎn)：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要包括以下幾點(diǎn)：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，四是備份處理，異處保存。
2.4制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
為了保證無(wú)紙化檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和電子文件管理的高效和科學(xué)，必須有相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)來(lái)支持，其中包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律、制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗(yàn)收要求，以及各種密級(jí)電子文件的計(jì)算機(jī)著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，另外，還包括計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的兼容性標(biāo)準(zhǔn)等。
二、水利工程檔案管理中控制節(jié)點(diǎn)的限制要求
水利工程檔案中的節(jié)點(diǎn)控制是分段進(jìn)行的，而不同的控制節(jié)點(diǎn)由于身處的工程建設(shè)的階段不同，其各自的核心要求存在差異，所以要讓控制節(jié)點(diǎn)發(fā)揮最好的工程控制作用，就要為設(shè)置的控制節(jié)點(diǎn)匹配合適的限制要求，保持控制節(jié)點(diǎn)與工程現(xiàn)實(shí)狀況可以緊密相連的狀態(tài)，由此促進(jìn)水利工程檔案管理的優(yōu)化和升級(jí)。其各個(gè)節(jié)點(diǎn)的限制要求如下：
（一）第一個(gè)節(jié)點(diǎn)的限制要求
招標(biāo)分標(biāo)的方案獲得批復(fù)的時(shí)候是在水利工程的建設(shè)管理班子確定并且擴(kuò)初設(shè)計(jì)已經(jīng)完成的時(shí)候，這時(shí)招投標(biāo)還沒(méi)有開(kāi)始，工程處于整個(gè)建設(shè)的初期階段。這時(shí)工程檔案的管理和保存由建設(shè)管理單位負(fù)責(zé)，而需要進(jìn)行歸檔的建設(shè)工程的有關(guān)內(nèi)容也已經(jīng)有了初步的分配，所以非常適合在此時(shí)建立一個(gè)檔案管理的節(jié)點(diǎn)。這個(gè)節(jié)點(diǎn)的目的是把整個(gè)項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)確定下來(lái)，完善管理的體系，其核心的工作是編制關(guān)于需要進(jìn)行歸檔的文件類型及其保存期限要求、檔案的管理辦法、檔案管理員的職責(zé)等有效文件，并確立檔案管理工作中的領(lǐng)導(dǎo)班子。自檔案管理的最初期開(kāi)始就對(duì)哪些文件需要?dú)w檔、如何歸檔、怎么保管等問(wèn)題進(jìn)行限制要求。因?yàn)樗こ痰臋n案管理體系初期建立直接決定了整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中檔案管理模式的出發(fā)點(diǎn)，所以初期檔案節(jié)點(diǎn)的設(shè)置非常重要，可以說(shuō)是施工過(guò)程中的“管理地基”。
（二）第二個(gè)節(jié)點(diǎn)的限制要求
第二個(gè)節(jié)點(diǎn)所指的招投標(biāo)工作包含了工程監(jiān)理、主體工程的施工以及主要設(shè)備的安裝。工程監(jiān)理是水利工程能否完成質(zhì)量目標(biāo)不可或缺的一環(huán)，有義務(wù)對(duì)工程歸檔的情況、尤其是不同標(biāo)段施工企業(yè)的檔案情況同時(shí)進(jìn)行監(jiān)察和管理。主體工程的施工企業(yè)以及主要設(shè)備的安裝企業(yè)完成了整個(gè)建設(shè)工程的核心建造工作，其形成的檔案文件數(shù)量繁多，質(zhì)量要求更是在整個(gè)工程中占有無(wú)可匹敵的地位，它的好壞直接關(guān)系著建設(shè)工程檔案工作的好壞。所以，在這一工作階段必須設(shè)置控制節(jié)點(diǎn)并指出清晰的限制要求。在這個(gè)控制節(jié)點(diǎn)中，要確立檔案收集的邏輯外延、檔案歸類的規(guī)則、檔案保存的方法以及歸檔的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在這一節(jié)點(diǎn)中把工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)綜合起來(lái)，向這三家單位清晰解答他們對(duì)于檔案管理的困惑之處，使檔案在初步建立的時(shí)候就跟從規(guī)范的指引，以保障檔案最終的準(zhǔn)確性、完整性、體系化與安全化。
（三）第三個(gè)節(jié)點(diǎn)的限制要求
水利工程建設(shè)通常由多個(gè)企業(yè)共同完成，在標(biāo)段竣工后，施工企業(yè)就會(huì)傳遞相關(guān)的檔案文件并離開(kāi)施工現(xiàn)場(chǎng)。因?yàn)椴⒎撬械氖┕挝欢际窃诠こ陶w竣工的時(shí)候完工的，若沒(méi)有在單個(gè)單位竣工驗(yàn)收前放置控制節(jié)點(diǎn)，沒(méi)有能夠在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)把這些單位的工程檔案歸檔完畢，就無(wú)法保障這些檔案不出現(xiàn)缺失或錯(cuò)漏，這樣勢(shì)必影響到整個(gè)工程檔案管理的質(zhì)量。等到進(jìn)行檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)才看出問(wèn)題，會(huì)因?yàn)闀r(shí)間和人員的遷移而無(wú)法修正。所以在此處設(shè)立控制節(jié)點(diǎn)是非常重要的。這一節(jié)點(diǎn)的核心限制要求符合關(guān)于歸檔的范圍和保存時(shí)間的有效文件中的規(guī)定，對(duì)已完工的單項(xiàng)工程進(jìn)行檔案檢查，包括其內(nèi)容是否完整、分類是否科學(xué)、鑒定是否正確、圖紙是否齊備以及文件的可保存性是否已達(dá)標(biāo)。如果在檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)監(jiān)督相關(guān)的施工企業(yè)進(jìn)行修正。檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收開(kāi)始前的其他工作也應(yīng)照這一節(jié)點(diǎn)的限制要求實(shí)施。
三、水利工程檔案管理中節(jié)點(diǎn)控制的具體效用
（一）加強(qiáng)檔案管理的有序規(guī)劃
水利工程檔案管理工作不僅具有較強(qiáng)的邏輯性和有序性，同時(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不容一點(diǎn)馬虎。但凡在任一工作環(huán)節(jié)有所紕漏，都會(huì)導(dǎo)致檔案質(zhì)量的不達(dá)標(biāo)。必須在檔案管理的前期設(shè)立專門(mén)的控制節(jié)點(diǎn)，并明確統(tǒng)一、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，還必須設(shè)立和完善相應(yīng)的工作體制機(jī)制，使得檔案管理工作的開(kāi)展有制度依托。不僅如此，還必須訂立詳盡的工作計(jì)劃，切實(shí)分階段、分層次、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案的管理，使得檔案管理工作開(kāi)展及時(shí)并盡在掌握。
（二）加強(qiáng)檔案管理的針對(duì)性
無(wú)論是檔案管理控制節(jié)點(diǎn)的時(shí)機(jī)還是內(nèi)容的選定，都具有一定的特殊性和針對(duì)性，均為了在特殊時(shí)期或特定情況下，就特定的且在當(dāng)時(shí)具有普遍性的檔案管理問(wèn)題提出一系列解決方案，并切實(shí)有效地將這些問(wèn)題進(jìn)行解決，以制約那些對(duì)檔案的收集、分類等工作開(kāi)展具有負(fù)面作用的因素。所運(yùn)用的控制手段也具備實(shí)際操作的可能性，能夠貼合實(shí)際情況，有針對(duì)性的提高工程檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量。從管理方面來(lái)控制水利工程中可預(yù)見(jiàn)以及不可預(yù)見(jiàn)的不利因素的萌生和發(fā)展。
（三）抓住檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容
依照帕累托法則，在任意一組東西中，往往起決定性作用的只是其中的一小部分內(nèi)容，而剩余部分盡管占有更多空間與數(shù)目，卻無(wú)關(guān)緊要。對(duì)控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行設(shè)定，其中一項(xiàng)重要作用也是將起決定性作用的一小部分內(nèi)容緊緊抓牢，從而促使工程檔案管理工作能夠更加安全、全面、精準(zhǔn)以及系統(tǒng)化的開(kāi)展。抓住檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，也能夠切實(shí)提升工作的效能與管理水平，實(shí)現(xiàn)人力、財(cái)力資源的最大化利用。并且實(shí)現(xiàn)水利工程全過(guò)程的檔案管理優(yōu)化與升級(jí)，既節(jié)約時(shí)間，提升工作效率，又能保證施工過(guò)程的有章可循。
四、水利工程檔案管理節(jié)點(diǎn)控制的注意事項(xiàng)
目前水利工程檔案管理的節(jié)點(diǎn)控制還有待加強(qiáng)，要切實(shí)完成水利工程中檔案管理的節(jié)點(diǎn)控制工作，必須從根本出發(fā)，系統(tǒng)地管理和遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，切實(shí)地做到以下三點(diǎn)：
（一）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視，狠抓落實(shí)
任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，節(jié)點(diǎn)控制工作的開(kāi)展亦是如此。水利單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理節(jié)點(diǎn)控制方面的重視，并由領(lǐng)導(dǎo)帶頭對(duì)水利工程檔案的具體管理方面狠抓落實(shí)，從思想上將檔案管理的意識(shí)扎根工程系統(tǒng)工作，這樣才能避免節(jié)點(diǎn)控制浮于表面化，杜絕檔案管理敷衍式的開(kāi)展，確保節(jié)點(diǎn)控制能夠切實(shí)地實(shí)現(xiàn)，為水利工程建設(shè)提供規(guī)范管理的指導(dǎo)性依據(jù)，從根本上樹(shù)立起對(duì)水利工程檔案管理的重視態(tài)度。
（二）制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程
一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程是目前節(jié)點(diǎn)控制工作開(kāi)展的關(guān)鍵所在。規(guī)范化的流程能夠使各項(xiàng)工作的開(kāi)展有據(jù)可循，避免各自為政、各執(zhí)一詞的現(xiàn)象，讓各個(gè)部門(mén)之間可以聯(lián)合起來(lái)，使管理過(guò)程統(tǒng)一、規(guī)范，能夠在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)第一時(shí)間找到管理依據(jù)，從而在執(zhí)行的過(guò)程中找準(zhǔn)方向，使在具體的操作中能夠更加規(guī)范化，也更加科學(xué)合理化，為節(jié)點(diǎn)控制的操作提供理論依據(jù)，最終統(tǒng)一整個(gè)節(jié)點(diǎn)控制的操作規(guī)范，將其提升一個(gè)檔次。
工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是指在工程質(zhì)量監(jiān)督實(shí)施過(guò)程中形成的文字、表格及音像資料，是工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)和監(jiān)督人員從事監(jiān)督管理工作的原始記錄和重要憑證，也是上級(jí)建設(shè)行政主管部門(mén)對(duì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)和人員開(kāi)展考核的重要依據(jù)。加強(qiáng)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案收集、整理、歸檔的規(guī)范化管理，對(duì)于促進(jìn)工程質(zhì)量監(jiān)督管理水平進(jìn)一步提升，體現(xiàn)質(zhì)量監(jiān)督管理工作的科學(xué)性、公正性和權(quán)威性有積極作用。因此，做好工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作意義重大。
一、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）工程質(zhì)量監(jiān)督檔案標(biāo)準(zhǔn)不明確，材料內(nèi)容參差不齊。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部第5號(hào)令《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理規(guī)定》要求質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)需建立工程質(zhì)量監(jiān)督檔案，但未對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行明確。具體到地方，以湖北省為例，《湖北省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量監(jiān)督管理暫行辦法》（鄂建[2011]79號(hào)）明確了工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的立檔時(shí)間要求及保管期限，但也未對(duì)監(jiān)督檔案具體內(nèi)容提出意見(jiàn)。內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)的不明確，造成各地質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)在形成監(jiān)督檔案時(shí)隨意性較大。有的監(jiān)督檔案資料浩繁，有的卻寥寥數(shù)頁(yè)；有的把施工、監(jiān)理等單位的技術(shù)資料甚至工程圖紙均收集存檔，真正反映監(jiān)督工作開(kāi)展的記錄卻難覓蹤影，材料內(nèi)容不符合要求。（二）囿于實(shí)際困難，監(jiān)督檔案資料不同步，不連續(xù)。質(zhì)量監(jiān)督工作主要在現(xiàn)場(chǎng)展開(kāi)，在現(xiàn)有的條件下，監(jiān)督檢查記錄一般由監(jiān)督人員在檢查結(jié)束后回到辦公室予以補(bǔ)記，監(jiān)督記錄的同步性較差。同時(shí)，隨著市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，監(jiān)督人員的監(jiān)管任務(wù)屢創(chuàng)新高。在一名監(jiān)督人員同時(shí)監(jiān)管數(shù)十項(xiàng)工程的前提下，完全將監(jiān)督抽查與監(jiān)督計(jì)劃逐一對(duì)應(yīng)且同步記錄還有一定的實(shí)際困難，監(jiān)督檔案資料的連續(xù)性存在差距。（三）重視程度不夠，監(jiān)督檔案資料不規(guī)范、不交圈。部分監(jiān)督人員重實(shí)際檢查、輕文字記錄，往往出現(xiàn)監(jiān)督記錄字跡潦草、內(nèi)容簡(jiǎn)單、簽證不全等問(wèn)題。有的監(jiān)督檔案中有針對(duì)質(zhì)量問(wèn)題的整改通知，卻無(wú)責(zé)任單位的回復(fù)報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查記錄；有的在監(jiān)督記錄中提出了監(jiān)督意見(jiàn)，而后續(xù)的檢查記錄中沒(méi)有相關(guān)的落實(shí)情況。（四）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程特殊性造成工程質(zhì)量監(jiān)督檔案歸檔難。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程戰(zhàn)線長(zhǎng)、斷面多，有的甚至邊拆邊建，造成大多市政基礎(chǔ)設(shè)施工程履行基本建設(shè)程序不足，無(wú)證施工、先施工后辦理注冊(cè)登記手續(xù)、未經(jīng)竣工驗(yàn)收備案即投入使用的情況比較普遍。建設(shè)行為的不規(guī)范給工程質(zhì)量監(jiān)督檔案收集整理造成很大困擾。有的工程介入監(jiān)管時(shí)已經(jīng)開(kāi)始施工，前期相關(guān)資料難以收集；有的工程已經(jīng)投入使用但遲遲不辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)，工程檔案資料長(zhǎng)期滯留在監(jiān)督人員手中難以移交，隨著時(shí)間推移難免出現(xiàn)遺失、損毀等情況。
目前，很多高職院校認(rèn)為檔案工作人員可有可無(wú)，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力不足。由于對(duì)檔案管理工作的不重視，沒(méi)有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，因而這些工作人員缺少對(duì)檔案管理知識(shí)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也缺少對(duì)檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。
1.2檔案收集和存儲(chǔ)不及時(shí)
一些高校的檔案工作存在收集和存儲(chǔ)不及時(shí)的問(wèn)題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人動(dòng)的檔案材料未能及時(shí)收集、補(bǔ)充和更，這就導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績(jī)和人員變動(dòng)情況，對(duì)未來(lái)的使用查找也存在諸多不便。
1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范
高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問(wèn)題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門(mén)權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問(wèn)題。
1.4檔案管理程度落后
由于大部分高職院校目前都以實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化辦公，雖然檔案管理部門(mén)配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒(méi)有進(jìn)行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲(chǔ)存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費(fèi)資源，又影響工作進(jìn)度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒(méi)有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。
2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容
高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強(qiáng)的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認(rèn)為，至少包括以下幾方面：
2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置
要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對(duì)檔案工作歸屬和管理部門(mén)的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門(mén)應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時(shí)在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開(kāi)展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門(mén)，要負(fù)責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計(jì)、保管、催收、存檔學(xué)校的各級(jí)各類檔案和相關(guān)資料，并及時(shí)為需要部門(mén)提供檔案服務(wù)。
2.2人員配備
檔案室要配備專業(yè)對(duì)口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職檔案人員，如需人員調(diào)動(dòng)，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國(guó)家對(duì)檔案管理工作的方針政策工作，對(duì)工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對(duì)檔案管理人員也要按上級(jí)要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國(guó)家規(guī)定，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
2.3硬件條件
各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門(mén)類齊全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來(lái)存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計(jì)算機(jī)、密集架、檔案柜、復(fù)印機(jī)等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。
2.4制度體系
無(wú)規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個(gè)部門(mén)定期將每項(xiàng)重要活動(dòng)整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門(mén)具有保存、查考、利用價(jià)值的各種門(mén)類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門(mén)分類實(shí)行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急?，裝訂后存檔。存檔后要對(duì)所有收集的檔案進(jìn)行分類，排列并編號(hào)，以便檢索時(shí)便于查找。每年還要定期編寫(xiě)統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門(mén)檔案外，個(gè)人的教學(xué)、科研獲獎(jiǎng)等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門(mén)提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進(jìn)行檔案的檢查和鑒定工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，對(duì)損壞或字跡不清的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)，對(duì)那些已經(jīng)不具備保存價(jià)值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時(shí)銷毀。
2.5獎(jiǎng)懲措施
要按照十精神要求，建立激勵(lì)和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)范圍之內(nèi)，對(duì)工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時(shí)予以懲處和更換人員。
3.做好電子檔案管理工作是加強(qiáng)高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措
3.1提高對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視
檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費(fèi)投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對(duì)除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，以便未來(lái)檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
3.2引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)
電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時(shí)關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動(dòng)態(tài)，避免信息存儲(chǔ)不完整等情況和問(wèn)題的發(fā)生，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。
3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式
建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時(shí)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強(qiáng)存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問(wèn)題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見(jiàn)的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過(guò)程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬(wàn)無(wú)一失。
學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢(shì)，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。
1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門(mén)，檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。
1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低
專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。
1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一
目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫(xiě)，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
1.4收集資料不夠完整
外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門(mén)歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績(jī)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。
1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)
有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購(gòu)置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。
2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策
2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹(shù)立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門(mén)的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書(shū)、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門(mén)類和載體的檔案。各職能部門(mén)均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門(mén)設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書(shū)類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理
學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書(shū)、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門(mén)類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。
參考文獻(xiàn)：
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建筑業(yè)在成本的管理的思想上比較落后，建筑業(yè)在控制產(chǎn)品的成本上的范圍有所狹窄，它只是將生產(chǎn)消耗的費(fèi)用算到了成本管理方面，而忽略了企業(yè)內(nèi)部的其他的非生產(chǎn)的部門(mén)所花費(fèi)的成本問(wèn)題，比如在設(shè)計(jì)產(chǎn)品過(guò)程中的費(fèi)用消耗……因此，建筑業(yè)在成本管理上過(guò)于局限，認(rèn)為成本的管理也只是是一些專職人員，但是全員卻沒(méi)有參與到其中，因此，導(dǎo)致許多資金都浪費(fèi)了。這樣的成本管理會(huì)大大浪費(fèi)建筑企業(yè)的成本，對(duì)企業(yè)的利益有極大的損害。另外，對(duì)于建筑業(yè)的成本信息的管理存在一些問(wèn)題，雖然我國(guó)的建筑業(yè)發(fā)展的很快，但是目前還是處于學(xué)習(xí)階段，因此，在一些信息管理方面存在很多漏洞。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們的日常生活也越來(lái)越離不開(kāi)信息技術(shù)。一些企業(yè)也不例外，但是建筑業(yè)對(duì)于信息的管理的技術(shù)水平不夠，關(guān)于信息管理的軟件的開(kāi)發(fā)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的進(jìn)度，因此，在信息的管理方面會(huì)有很大的難度，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。
1.2建筑質(zhì)量安全監(jiān)督管理出現(xiàn)的問(wèn)題
對(duì)于人們來(lái)說(shuō)，建筑就是為人們服務(wù)的，因此，質(zhì)量安全管理的問(wèn)題也是關(guān)鍵所在。建筑單位在建設(shè)工程質(zhì)量起的是主要作用，當(dāng)然在建設(shè)工程的質(zhì)量監(jiān)督管理上就有一定的責(zé)任。建筑的原材料的質(zhì)量差也會(huì)導(dǎo)致建筑的質(zhì)量問(wèn)題。由于建設(shè)工程企業(yè)為了保持利益的最大化，它也會(huì)對(duì)原材料的質(zhì)量監(jiān)督管理方面的要求有所下降，從而導(dǎo)致在施工的時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)一系列問(wèn)題。相關(guān)部門(mén)只是重視最后的成品的質(zhì)量，但是卻忽略了在施工過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題，從而使建設(shè)工程看不到它本身的缺點(diǎn)，因此，不能進(jìn)步更快。而且建筑企業(yè)的管理力度不夠，會(huì)導(dǎo)致在施工的方面不會(huì)達(dá)到理想的狀態(tài)，還會(huì)影響工作進(jìn)度，大大降低了工作效率，還拉低了整個(gè)工程的質(zhì)量。其實(shí)除了施工單位和建筑部門(mén)本身存在的問(wèn)題，政府部門(mén)的監(jiān)督管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督的問(wèn)題上也起著重要作用。在建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督管理上，我國(guó)的相關(guān)法律尚不完善，其實(shí)現(xiàn)在我國(guó)的相關(guān)法律并不是統(tǒng)一完善的，大多是地方政府的一些條例，但是它只是適合局部地區(qū)，還有就是我國(guó)建設(shè)工程發(fā)展的極為迅速，工程建設(shè)方面的變化也十分迅速，因此，現(xiàn)在的法律更新的速度很慢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以滿足這樣變化迅速的市場(chǎng)。
2對(duì)建筑管理的思考與探究
2.1完善企業(yè)自身的管理機(jī)制
現(xiàn)在的建筑管理管理機(jī)制跟不上發(fā)展迅速的建筑業(yè)的腳步。因此，建筑業(yè)也需要完善自身的管理機(jī)制。企業(yè)要加強(qiáng)成本管理和建筑的質(zhì)量管理，使成本更加全面化，除了生產(chǎn)成本還應(yīng)該將非生產(chǎn)成本也加入當(dāng)中，以減少出現(xiàn)成本的浪費(fèi)的事情發(fā)生。還有就是質(zhì)量問(wèn)題的管理，要想在建筑的質(zhì)量上他有明顯的提高，企業(yè)自身就應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督管理。實(shí)行建筑管理責(zé)任制，雖然不同的分工的工作重心不同，但是在管理方面的核心其實(shí)是一樣的。建筑企業(yè)要明確建筑管理責(zé)任人與各施工生產(chǎn)單位的管理責(zé)任，規(guī)范建筑管理行為，制定建筑管理考核辦法及獎(jiǎng)懲制度，因此來(lái)加強(qiáng)責(zé)任制的可實(shí)行性。除此之外，要建立一個(gè)完善的管理制度，在建筑企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)有良好的競(jìng)爭(zhēng)與合作的工作氛圍，從而加快建筑企業(yè)的發(fā)展和完善建筑的內(nèi)部管理。當(dāng)然在建筑企業(yè)內(nèi)部一定的規(guī)章制度管理是必不可少的，但是也應(yīng)該遵循“以人為本”的原則，在嚴(yán)厲的管理中有不乏人性化的一面，要增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)。
2.2對(duì)建筑管理人員的綜合素質(zhì)的管理
另外，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)是必不可少的。建設(shè)企業(yè)應(yīng)該多引進(jìn)一些技術(shù)人員，多培養(yǎng)一些技術(shù)人員，在工作人員的安全意識(shí)的養(yǎng)成的同時(shí)，要樹(shù)立執(zhí)規(guī)的意識(shí)，增強(qiáng)他們的責(zé)任感從而進(jìn)一步提高建設(shè)工程的質(zhì)量。除此之外，企業(yè)可以設(shè)立一些經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，邀請(qǐng)一些建設(shè)工程監(jiān)督管理方面的專家進(jìn)行演講和培訓(xùn)，使工作人員對(duì)建筑監(jiān)督管理的概念更加清晰，還可以在施工單位的內(nèi)部進(jìn)行工作人員的經(jīng)驗(yàn)交流，加強(qiáng)工作人員的聯(lián)系，是他們的工作更加協(xié)調(diào)，增進(jìn)同事之間的感情，讓他們學(xué)習(xí)別人的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，改善自己的不足之處，從而解決施工過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，建立高素質(zhì)、高專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)來(lái)使建筑工程更加完善。企業(yè)還可以做一些策劃，建立一些制度，來(lái)激發(fā)技術(shù)人員的工作的積極性和工作熱情，興趣是最好的老師，所以提高了工作人員的工作熱情也就會(huì)間接提高了建設(shè)工程。在監(jiān)督管理的方面，還可以多創(chuàng)新出新的管理技術(shù)，在現(xiàn)在的信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)支持建設(shè)工程中的質(zhì)量監(jiān)督。因此，加強(qiáng)對(duì)建筑企業(yè)管理人員的綜合素質(zhì)是非常重要的。
臨汾市水利局水利檔案管理走在全省前列。多年來(lái)，臨汾市水利局高度重視檔案管理工作，不斷改進(jìn)工作條件，提高管理水平，被評(píng)定為山西省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理一級(jí)單位。在加快法治水利建設(shè)中推進(jìn)執(zhí)法檔案管理。推進(jìn)法治水利建設(shè)，探索出“一覆蓋，兩推進(jìn)，三加強(qiáng)”工作經(jīng)驗(yàn)，被臨汾市委在全市推廣。實(shí)施普法全覆蓋，匯編了包括《檔案法》在內(nèi)的200多萬(wàn)字的《法律法規(guī)選編》，在全市第一家實(shí)現(xiàn)了法規(guī)制度的全覆蓋；強(qiáng)化執(zhí)法基礎(chǔ)能力建設(shè)，增購(gòu)配備了檔案柜、錄像機(jī)等執(zhí)法辦公、記錄設(shè)備；初步建立起水利法治的領(lǐng)導(dǎo)、工作管理體系。這些努力，為水政執(zhí)法檔案管理，奠定了良好的基礎(chǔ)，改進(jìn)了執(zhí)法檔案管理工作環(huán)境。又啟動(dòng)了推行執(zhí)法三項(xiàng)制度工作，將為全面推進(jìn)執(zhí)法檔案管理創(chuàng)造了新的契機(jī)。面對(duì)新形勢(shì)新要求，臨汾水政執(zhí)法檔案管理目前還存在許多不足和問(wèn)題。一方面，執(zhí)法檔案制度不完善，管理不規(guī)范，管理手段落后，思想觀念跟不上；另一方面是其他執(zhí)法工作的掣肘，如執(zhí)法文書(shū)格式不統(tǒng)一，記錄不及時(shí)、不全面，歸檔不及時(shí)，執(zhí)法體制不順，執(zhí)法分散，市縣執(zhí)法專職編制偏少，過(guò)度分散執(zhí)法等。
2加強(qiáng)水利法治檔案管理的對(duì)策
2.1加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)、管理體系和隊(duì)伍建設(shè)。黨的領(lǐng)導(dǎo)是執(zhí)法檔案管理的根本保障，機(jī)構(gòu)組織是基礎(chǔ)平臺(tái)，隊(duì)伍是關(guān)鍵，三者都是具有決定意義的重大因素。要以法定形式，在執(zhí)法隊(duì)伍中設(shè)立適度比例的專職執(zhí)法檔案管理崗位，同時(shí)要加大力度，加強(qiáng)法治和執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面大幅度提高執(zhí)法檔案隊(duì)伍素質(zhì)。2.2完善制度，深化依法治檔。完善制度，實(shí)施普法全覆蓋。匯編檔案法律法規(guī)，完善市級(jí)水利執(zhí)法檔案管理制度，把執(zhí)法檔案工作全部納入法治軌道。把檔案法規(guī)的普法納入《水利普法規(guī)劃》及《“誰(shuí)執(zhí)法誰(shuí)普法”普法責(zé)任制》中，全面推進(jìn)檔案管理普法全覆蓋，進(jìn)一步增強(qiáng)依法治檔意識(shí)，為推進(jìn)法治檔案筑起強(qiáng)有力的文化支撐。加大制度執(zhí)行力，提高依法治檔水平。把執(zhí)法檔案管理納入法治建設(shè)績(jī)效考核內(nèi)容，加大力度推進(jìn)執(zhí)法檔案管理的法治化管理水平，使之走上良性發(fā)展軌道。2.3改進(jìn)和創(chuàng)新管理方式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法檔案的集中統(tǒng)一管理。按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)執(zhí)法檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，達(dá)到五個(gè)統(tǒng)一，即“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類編號(hào)和集中統(tǒng)一保管”。積極推進(jìn)執(zhí)法“文檔一體化”管理。把執(zhí)法文書(shū)工作和檔案工作有效地結(jié)合起來(lái)，有效實(shí)現(xiàn)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)高效率和檔案管理高質(zhì)量，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案工作擺脫繁瑣的立卷任務(wù)。深化和提升執(zhí)法檔案電子信息化管理。檔案電子化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效手段，對(duì)于提高檔案利用率，提高檔案信息的時(shí)效性，拓寬服務(wù)范圍都有不可替代的作用。結(jié)合文檔一體化，積極推行執(zhí)法文書(shū)和執(zhí)法卷宗電子化。建立執(zhí)法檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)互聯(lián)互通和資源共享，利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，結(jié)合辦公自動(dòng)化和執(zhí)法辦案系統(tǒng)建設(shè)，探索推行即時(shí)上傳全過(guò)程音像記錄的云存儲(chǔ)模式，實(shí)現(xiàn)執(zhí)法全過(guò)程同步網(wǎng)絡(luò)管理，提高行政執(zhí)法記錄和檔案管理的信息化水平。
3加快推行執(zhí)法“三項(xiàng)制度”，促進(jìn)執(zhí)法檔案管理
目前各地積極推行的“行政執(zhí)法公示、全過(guò)程記錄、重大執(zhí)法決定法制審核”三項(xiàng)制度，要求對(duì)執(zhí)法“六大行為”和全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化記錄和歸檔，實(shí)行全過(guò)程留痕和可回溯管理，使執(zhí)法的開(kāi)放度、社會(huì)化程度陡增，監(jiān)督空前強(qiáng)化。將使執(zhí)法資料信息井噴式增加，為執(zhí)法檔案管理開(kāi)辟更廣闊的空間，提供更好的環(huán)境。抓住機(jī)遇，認(rèn)真推行執(zhí)法三項(xiàng)制度，必定會(huì)把執(zhí)法檔案管理推上一個(gè)更高的臺(tái)階。行政執(zhí)法案卷，是在執(zhí)法活動(dòng)中形成，并經(jīng)依法歸檔的案卷檔案。對(duì)行政執(zhí)法案卷進(jìn)行評(píng)查、檢查、評(píng)議和監(jiān)督，是提高執(zhí)法檔案管理水平的重要手段和有力杠桿。加大力度認(rèn)真開(kāi)展執(zhí)法案卷評(píng)查，能不斷地從執(zhí)法案卷中發(fā)現(xiàn)執(zhí)法和檔案工作存在的問(wèn)題，既提升了執(zhí)法案卷的規(guī)范化管理，也促進(jìn)了執(zhí)法整體工作的管理水平。
