時(shí)間：2023-03-13 11:23:32
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首先，企業(yè)從員工的招聘一直到員工的錄用、培訓(xùn)、調(diào)配和退休，其退休人員檔案管理就是對(duì)員工這一整個(gè)過(guò)程中個(gè)人經(jīng)歷進(jìn)行的記錄，且以文件材料形式出現(xiàn)，檔案中包含了對(duì)員工職業(yè)、工作表現(xiàn)、技能、思想政治以及工資等方面的記錄，而這些都是退休人員的基本信息情況，是國(guó)家檔案的重要組成部分。其次，企業(yè)退休人員檔案管理能夠廣泛的應(yīng)用于社會(huì)。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，企業(yè)退休人員檔案的利用主體在不斷的擴(kuò)大。以前退休人員檔案僅僅是對(duì)于企業(yè)以及退休人員個(gè)人或者其家屬有作用，但是現(xiàn)在逐漸擴(kuò)展到了醫(yī)療保健部門(mén)、社區(qū)服務(wù)業(yè)部分、公檢法機(jī)構(gòu)等。因?yàn)槠髽I(yè)退休人員在辦理房改、參加醫(yī)療保險(xiǎn)等方面都需要進(jìn)行檔案的查詢，另外，企業(yè)在未來(lái)進(jìn)行改制時(shí)，也會(huì)用到退休人員的檔案。由此可見(jiàn)，企業(yè)退休人員檔案管理是進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理以及企業(yè)改制的重要原始依據(jù)，具有非常重要的作用。
二、我國(guó)企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析
1.當(dāng)前我國(guó)企業(yè)對(duì)退休人員檔案管理工作不夠重視現(xiàn)代企業(yè)越來(lái)越看重企業(yè)利潤(rùn)，因此也越來(lái)越重視能為企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)的業(yè)務(wù)部分，而逐漸忽略了企業(yè)退休人員檔案管理方面的工作。在我國(guó)多數(shù)企業(yè)中，大部分都不太重視對(duì)退休人員檔案的管理，它們普遍存在這樣一種認(rèn)識(shí)，即企業(yè)與員工屬于一種雇傭與被雇傭的關(guān)系，如果員工退休了，就再與企業(yè)沒(méi)什么關(guān)系，因此并不加以重視。這種觀念就給今后的檔案管理工作帶來(lái)很大的難度，導(dǎo)致很多退休員工找不到自己工作的相關(guān)資料。2.企業(yè)退休人員檔案管理制度不健全當(dāng)前在我國(guó)企業(yè)退休人員檔案管理中，仍然存在不規(guī)范的檔案序號(hào)、不完整的檔案標(biāo)題以及不全面、不細(xì)致的退休人員檔案管理模式。另外在對(duì)檔案進(jìn)行查看或者借閱中，缺乏一定的保密性，也就是檔案保密制度不健全。從整個(gè)企業(yè)員工檔案管理上來(lái)看，這就是因?yàn)槠錂n案管理的制度不健全、不規(guī)范造成的，從而大幅度的降低了企業(yè)退休人員檔案資料的真實(shí)性和檔案的利用率，不利于形成規(guī)范化的檔案管理制度。3.企業(yè)在退休人員檔案管理方面的資金投入不足對(duì)于企業(yè)退休人員檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)具有復(fù)雜性和長(zhǎng)期性的工作，其急需具有相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理，并且也需要有專(zhuān)門(mén)的資料房來(lái)對(duì)其進(jìn)行保存和保護(hù)，而這些都需要企業(yè)來(lái)進(jìn)行資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)。但是從我國(guó)企業(yè)來(lái)看，大部分企業(yè)由于并不重視該項(xiàng)工作，因此也不愿意將資金花費(fèi)在并不能給企業(yè)帶來(lái)顯著利潤(rùn)的部門(mén)上，導(dǎo)致企業(yè)退休人員檔案管理因缺乏必要資金而得不到很好的管理。
三、企業(yè)退休人員檔案管理的建議
1.重視企業(yè)退休人員檔案管理工作，并對(duì)其重要性進(jìn)行宣傳要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)退休員工檔案進(jìn)行很好的管理，首先就要加大對(duì)其的重視的力度。企業(yè)可以通過(guò)電視或者報(bào)紙，也可以通過(guò)開(kāi)展各種企業(yè)活動(dòng)來(lái)加大對(duì)退休工作人員檔案管理重要性的宣傳，使得企業(yè)上到領(lǐng)導(dǎo)，下到基層員工都能認(rèn)識(shí)到退休人員檔案管理的重要性，使他們充分了解到，如果丟失或者損害了這些檔案資料，無(wú)論是從企業(yè)角度來(lái)說(shuō)，還是從員工個(gè)人角度來(lái)說(shuō)，都會(huì)為其未來(lái)的發(fā)展和生活帶來(lái)不便。通過(guò)這種形式，希望能夠加大整個(gè)企業(yè)對(duì)于退休員工檔案管理的重視力度，從而能夠使得廣大企業(yè)退休員工的合法權(quán)益得到很好維護(hù)。2.建立健全企業(yè)退休人員檔案管理制度不斷完善企業(yè)退休人員檔案管理制度是促進(jìn)其檔案管理工作有效進(jìn)行的必要條件。首先，要從企業(yè)機(jī)構(gòu)的設(shè)置做起，建立專(zhuān)門(mén)的退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行責(zé)任分配，高效率的管理退休人員的檔案。其次，建立專(zhuān)門(mén)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)企業(yè)退休人員的檔案實(shí)行信息化的有效管理。另外，建立健全企業(yè)退休人員檔案關(guān)懷管理機(jī)制，如對(duì)其醫(yī)療保險(xiǎn)以及養(yǎng)老金方面的檔案服務(wù)。這樣就可以有效的避免企業(yè)退休人員的檔案資料發(fā)生丟失或者損壞的現(xiàn)象，從而更好地為退休工作人員的日后生活帶來(lái)保障3.加大對(duì)企業(yè)退休人員檔案管理的資金投入首先，我國(guó)相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極爭(zhēng)取政府支持，為改善企業(yè)退休員工檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施而投入經(jīng)費(fèi)，使得該項(xiàng)工作所需的軟、硬件措施得到不斷完善。對(duì)企業(yè)退休人員檔案管理的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行資金方面的支持，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，防止蟲(chóng)蛀、霉化現(xiàn)象的發(fā)生，保證資料房管理的安全性，如防盜方面的措施要加強(qiáng)，最終能夠保證企業(yè)退休人員檔案的真實(shí)性和完整性。
退休人員的檔案管理工作通常數(shù)量大、工作環(huán)節(jié)繁瑣，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，加上資金投入缺乏，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件設(shè)置的投入都存在很多問(wèn)題，該歸回的檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重。最根本的原因還是對(duì)檔案管理的重視程度不夠。
2.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。
國(guó)家社會(huì)保障部門(mén)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，在企業(yè)的退休人員檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施存在諸多欠缺問(wèn)題，與現(xiàn)代化檔案管理模式無(wú)法良好接軌。其中主要體現(xiàn)在工作環(huán)境簡(jiǎn)陋，部分地區(qū)甚至缺少放資料的庫(kù)房，將資料隨意放在辦公室和臨時(shí)租借的地方，那些地方的防火、防潮、防蟲(chóng)措施都不完善，極易造成檔案損失的情況。在檔案庫(kù)房缺少的情況下，檔案資料被存放在箱子里，不便去查詢和檢索，加上管理人員態(tài)度惡劣，相關(guān)資料很容易遺失遺漏。對(duì)上述問(wèn)題，根本原因還是缺少經(jīng)費(fèi)保障，無(wú)論是人員建設(shè)、部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是庫(kù)房建設(shè)，都需要相應(yīng)的資金投入來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3.缺乏行之有效的管理機(jī)制。
許多企業(yè)的退休人員檔案管理由企業(yè)繼續(xù)管理，并沒(méi)有交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)管理，這就出現(xiàn)了管理人員多重化的問(wèn)題。參保的資料通過(guò)社保機(jī)構(gòu)管理，退休的檔案由企業(yè)來(lái)管理，這期間的信息溝通容易出現(xiàn)問(wèn)題。容易造成社保與企業(yè)的資料調(diào)查困難。一個(gè)人的退休檔案和保險(xiǎn)資料分別在不同機(jī)構(gòu)保管，且管理方案大相徑庭，致使退休人員的合法權(quán)益無(wú)法得到充分保障。
4.辦公人員素質(zhì)差。
在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的當(dāng)下，企業(yè)人員管理應(yīng)該更加注重經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理疏漏，使得檔案管理工作處于被動(dòng)階段。從目前從事企業(yè)退休人員檔案管理的員工看，其對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)也存在諸多不足，沒(méi)有提升自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的意識(shí)，在整個(gè)單位中對(duì)檔案管理工作極為消極，認(rèn)為只要把資料擺放好就可以。對(duì)于退休人員的檔案管理，企業(yè)的相關(guān)部門(mén)重視度也不高，很多企業(yè)采用原始的手工管理方式，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和文化知識(shí)方面都很難滿足現(xiàn)階段檔案管理建設(shè)的需求。
二、做好退休人員檔案管理工作的建議
1.建立行之有效的管理制度。
要想確保退休人員檔案管理工作有質(zhì)量地完成，需要建設(shè)相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范退休人員的檔案管理，在接受工作流程中要規(guī)范資料存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的管理制度，通過(guò)登記、整理、歸檔和錄入等手段有效完成作業(yè)。在企業(yè)人移交退休人員檔案內(nèi)容時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)完成，逐一進(jìn)行工作登記。在接受分揀時(shí)也要每個(gè)都清點(diǎn)、校對(duì)再驗(yàn)收，同時(shí)要完善檔案信息登記表。登記表上缺少相關(guān)內(nèi)容，但確實(shí)存在的某份檔案，要及時(shí)補(bǔ)齊；針對(duì)登記表上已經(jīng)記錄，但找不到相關(guān)資料的，要及時(shí)更正。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要積極審核，在登記表上簽字蓋章，明確檔案內(nèi)容，確保檔案交接工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
2.建立電子檔案。
建立電子檔案需要做好數(shù)據(jù)的備份工作。電子檔案事實(shí)上就是將退休人員的信息錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，通過(guò)檢索系統(tǒng)輕松地調(diào)查退休人員的檔案，避免反復(fù)拆卷挑選，提高檔案檢索效率。與此同時(shí)，要堅(jiān)持檔案服務(wù)的原則，適當(dāng)?shù)卦鰷p內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，以有效提升電子檔案的利用效率。針對(duì)已經(jīng)錄入的電子信息要進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬盤(pán)備份，確保數(shù)據(jù)安全。
3.做好退休人員的服務(wù)工作。
檔案管理中心是退休人員和社會(huì)保障管理的服務(wù)窗口，一方面要做好檔案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查詢服務(wù)。在日常工作中，查詢檔案會(huì)出現(xiàn)人員復(fù)雜情況，也會(huì)出現(xiàn)一些弱勢(shì)群體，這要求工作人員換位思考，體諒弱勢(shì)群體以及前來(lái)查詢?nèi)说男那?，想人民之所想，特殊情況要善于應(yīng)變。工作過(guò)程中首先要保證好自身的工作效率，及時(shí)準(zhǔn)確地為前來(lái)查詢的人員提供服務(wù)，能辦理的盡快辦理，不能辦理的要清晰說(shuō)明原因和理由，獲得大眾諒解，盡量避免和大眾起沖突，真正做到為人民群眾服務(wù)。
0.引言
現(xiàn)在，社會(huì)老齡化速度加快，國(guó)有企業(yè)的體制不斷改進(jìn)，導(dǎo)致企業(yè)退休人員的數(shù)量越來(lái)越龐大。人事檔案對(duì)于企業(yè)退休人員意義重大，部分企業(yè)對(duì)于退休人員的人事檔案管理不規(guī)范，導(dǎo)致部分人事檔案材料丟失，不僅對(duì)退休員工個(gè)人利益造成了損害，還造成了極其不良的社會(huì)影響。因此，研究新時(shí)期如何加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理工作意義重大，不僅有助于完善我國(guó)的社會(huì)保障制度，而且可以為企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)，有助于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，退休人員將來(lái)的生活也更加可靠有保障。
1.新時(shí)期企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀
進(jìn)入21世紀(jì)之后，我國(guó)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)迅速發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時(shí)對(duì)社會(huì)保障、人身權(quán)益保障提出了更高的要求，但是，新時(shí)期的企業(yè)退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問(wèn)題，需要我們不斷改進(jìn)。
其一，在管理制度方面存在一些問(wèn)題，主要是檔案管理的發(fā)展不平衡、相應(yīng)制度不完善。雖然全國(guó)各地都在開(kāi)展社會(huì)保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細(xì)節(jié)規(guī)定不明確，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。而且大城市、發(fā)達(dá)地區(qū)的狀況明顯優(yōu)于不發(fā)達(dá)地區(qū)，而一些小城市、農(nóng)村和落后地區(qū)幾乎沒(méi)有社保機(jī)構(gòu)，沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國(guó)檔案管理、社保工作的整體發(fā)展。
其二，企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業(yè)的人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，甚至有些企業(yè)隨便錄用一些社會(huì)人員來(lái)進(jìn)行管理，這些人員對(duì)于退休人員的人事檔案材料、國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定、社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容根本不了解，導(dǎo)致檔案隨意堆放，不能分類(lèi)整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現(xiàn)象普遍。企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結(jié)果導(dǎo)致了許多民事訴訟案件的發(fā)生。
其三，意識(shí)比較淡薄。企業(yè)更多的注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展與財(cái)務(wù)管理，對(duì)于企業(yè)退休人員人事檔案管理不夠重視，甚至有些企業(yè)認(rèn)為人事檔案只是企業(yè)與員工雇傭關(guān)系的材料，對(duì)于退休人員不會(huì)耗費(fèi)精力去管理，或者只是應(yīng)付管理。而退休人員由于對(duì)自身權(quán)益不夠了解，法律保護(hù)意識(shí)淡薄，沒(méi)有把人事檔案同自身利益關(guān)聯(lián)，不了解它的價(jià)值，沒(méi)有對(duì)企業(yè)的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
2.新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理的重要性
新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理是我國(guó)檔案管理發(fā)展的需要，主要從以下幾方面進(jìn)行闡述：
一方面，對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，新時(shí)期國(guó)家出臺(tái)的多項(xiàng)政策都表明了人事檔案的重要性，體現(xiàn)了對(duì)于人身權(quán)益和社會(huì)保障的重視，企業(yè)退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。
另一方面，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業(yè)全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、思想政治以及業(yè)務(wù)范圍等，是真實(shí)反映退休人員的材料依據(jù)。退休人員人事檔案可以為企業(yè)以后的人事資源管理提供依據(jù)，同時(shí)退休人員的人事檔案也是記錄企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的一種憑證。
此外，對(duì)于退休人員個(gè)人來(lái)說(shuō)，有助于維護(hù)自身的合法權(quán)益，更好的保障今后的生活。新時(shí)期，人事檔案的重要性地位越來(lái)越突出，退休人員在退休之后參加社區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)，人事檔案是很重要的憑證，關(guān)乎著退休人員今后如何享受勞動(dòng)待遇和社會(huì)保障，為保障退休人員的合法權(quán)益提供了依據(jù)。同時(shí)，有利于退休人員今后生活的合理規(guī)劃，例如，通過(guò)退休人員人事檔案的社會(huì)化管理可以使退休員工在退休之后充分利用自身的才能再次工作，不但能夠充實(shí)晚年的生活，還能在自己的崗位上更好的實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。
3.新時(shí)期完善退休人員人事檔案管理的措施
3.1加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)退休人員檔案管理科學(xué)體系建設(shè)
大部分的企業(yè)都比較注重成本投入，成本也主要投入在最關(guān)鍵的部門(mén)，檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入一般很少。在新形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立退休人員人事檔案管理的庫(kù)房，并配備相應(yīng)的設(shè)備。隨著新世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，應(yīng)該加快企業(yè)退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對(duì)于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計(jì)算機(jī)輔助管理，在節(jié)約人手的同時(shí)還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內(nèi)容信息化，新時(shí)期數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的越來(lái)越成熟，并且廣泛應(yīng)用到生產(chǎn)生活的各個(gè)方面，將退休人員人事檔案的內(nèi)容編入計(jì)算機(jī)，此時(shí)可以充分利用掃描技術(shù)，將檔案信息內(nèi)容形成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的優(yōu)化管理。
3.2組織好退休人員人事檔案移交接收工作
社會(huì)迅速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，必然會(huì)有許多企業(yè)倒閉、被淘汰，對(duì)于大型企業(yè)退休人員的數(shù)量有增無(wú)減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業(yè)退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業(yè)聘用專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，具有良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)技能，才能將人事檔案管理工作做好。另外，要求原單位在移交退休人員人事檔案的時(shí)候，根據(jù)規(guī)定將相關(guān)的材料補(bǔ)充完整，尤其是涉及到退休人員以后經(jīng)濟(jì)待遇、社會(huì)保險(xiǎn)的相關(guān)材料要收集完整，對(duì)于一些缺失無(wú)法補(bǔ)充的材料，需要在《轉(zhuǎn)移檔案材料清單》中做詳細(xì)的記錄。
3.3加強(qiáng)宣傳工作，提高退休人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)
加強(qiáng)宣傳工作，首先，要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，例如，我國(guó)的《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》等，做到人人學(xué)習(xí)法律，人人懂法律，充分利用法律來(lái)保護(hù)自身權(quán)益?？梢越⑵髽I(yè)退休人員學(xué)習(xí)人事檔案管理相關(guān)知識(shí)的長(zhǎng)效機(jī)制，通過(guò)聘用一些有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案管理人才為企業(yè)退休人員講解實(shí)際的相關(guān)操作，也可以積極響應(yīng)所在地區(qū)高校的一些科研活動(dòng)，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關(guān)。一些社區(qū)可以充分利用社區(qū)資源，開(kāi)展公益活動(dòng)，讓退休人員在茶余飯后就能學(xué)習(xí)到人事檔案管理、社會(huì)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面的知識(shí)。
4.總結(jié)
綜上所述，企業(yè)退休人員人事檔案管理同國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人的利益息息相關(guān)，是加強(qiáng)社會(huì)管理、開(kāi)展社會(huì)保障工作的基礎(chǔ)。新時(shí)期，提倡以人為本，構(gòu)建和諧社會(huì)，雖然新時(shí)期的檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，但是通過(guò)建立完善的退休人員檔案管理科學(xué)體系、提高檔案管理人員素質(zhì)、加強(qiáng)退休人員的保護(hù)意識(shí)，可以有效推動(dòng)退休人員人事檔案管理工作的發(fā)展。
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中圖分類(lèi)號(hào)：TP31文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1007-9599 (2011) 15-0000-01
WEB-based File Management System for Retirees
Si Wei
(Henan Province Foreign Trade School,Zhengzhou450002,China)
Abstract:The aging of our population is increasingly significant problem,with the characteristics of the school retired personnel management,design Web-based file management system for retirees.
Keywords:WEB;PHP;Retired;File management
一、關(guān)鍵技術(shù)介紹
（一）PHP開(kāi)發(fā)語(yǔ)言。PHP是HTML內(nèi)嵌式的語(yǔ)言的一種，相當(dāng)于是在服務(wù)器端執(zhí)行的嵌入HTML文檔的一種腳本語(yǔ)言。
（二）WEB服務(wù)器（apache）。Apache是世界使用排名第一的WEB服務(wù)器軟件。它可以運(yùn)行在幾乎所有廣泛使用的計(jì)算機(jī)平臺(tái)上，由于其跨平臺(tái)和安全性被廣泛使用，是最的WEB服務(wù)器端軟件之一。
（三）數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)（MYSQL）。MySQL是一個(gè)小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，由于其體積小、速度快、總體擁有成本低，尤其是開(kāi)放源碼這一特點(diǎn)，許多中小型網(wǎng)站為了降低網(wǎng)站總體擁有成本而選擇了MySQL作為網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)。
二、系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)
（一）需求分析。首先通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外各種軟件管理系統(tǒng)深入調(diào)查和分析，充分了解了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的現(xiàn)狀和背景，結(jié)合作者所在單位的實(shí)際情況提出了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的意義。其次通過(guò)詳細(xì)的需求分析，進(jìn)行了系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)以及體系結(jié)構(gòu)的各個(gè)層次設(shè)計(jì)。該管理系統(tǒng)采用了可以實(shí)現(xiàn)平臺(tái)無(wú)關(guān)性的開(kāi)發(fā)方式，基于Browser/Server模式，采用PHP語(yǔ)言和MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，并使用Apache服務(wù)器系統(tǒng)。最后系統(tǒng)通過(guò)了功能、可用性、兼容性、安全方面的測(cè)試，使本系統(tǒng)最終實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)應(yīng)用的目的。本系統(tǒng)先已經(jīng)在單位實(shí)際工作中順利部署應(yīng)用。
本系統(tǒng)所采用的開(kāi)發(fā)工具都是開(kāi)源的，不但解決了可能由版權(quán)引發(fā)的糾紛，減小系統(tǒng)的使用壓力，還可以解決跨平臺(tái)使用的不便，同時(shí)在實(shí)際的工作使用中也達(dá)到了安全性好、使用便捷、管理效率高、系統(tǒng)成本低的效果。在當(dāng)前人口老齡化趨勢(shì)日益加重的背景下，為離退休人員管理提供了一種行之有效的管理之法。
目前，離退休人員管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)各企事業(yè)單位的離退休人員數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一登記管理。基于WEB的離退休人員檔案管理系統(tǒng)，它的設(shè)計(jì)內(nèi)容主要包括以下模塊，比如：基本信息錄入功能、報(bào)表輸出功能，設(shè)計(jì)的模塊包括，管理模塊，統(tǒng)計(jì)模塊，報(bào)表設(shè)計(jì)模塊，打印輸出模塊，模糊查詢模塊等等。
（二）系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采用三層架構(gòu)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)：將整個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用劃分為：表現(xiàn)層（UI）、業(yè)務(wù)邏輯層（BLL）、數(shù)據(jù)訪問(wèn)層（DAL），實(shí)現(xiàn)“高內(nèi)聚，低耦合”，在表現(xiàn)層實(shí)現(xiàn)用戶操作界面，在業(yè)務(wù)邏輯層實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯，業(yè)務(wù)流程，數(shù)據(jù)訪問(wèn)層實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢，插入，刪除、修改等功能。使用三層系統(tǒng)架構(gòu)的方式有效地降低各層之間的依賴(lài)關(guān)系，更好的實(shí)現(xiàn)各層之間的復(fù)用和開(kāi)發(fā)。
數(shù)據(jù)庫(kù)在設(shè)計(jì)時(shí)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)操作是由管理員進(jìn)行聯(lián)系，所有的數(shù)據(jù)都通過(guò)管理員發(fā)生關(guān)系?；赪EB的退休離退休人員管理系統(tǒng)主要功能集中在查詢管理功能上，查詢性能的優(yōu)化、以及查詢方式的多樣化，易用性都是本系統(tǒng)所考慮的重點(diǎn)問(wèn)題。良好的數(shù)據(jù)分析功能，是保證系統(tǒng)使用方便以及提取有效信息的便捷途徑。本系統(tǒng)要做到四個(gè)方面，分別是常用數(shù)據(jù)展示查詢；查用打印信息查詢，以及選擇打印字段，條件查找打印信息；從中選擇某項(xiàng)條件，進(jìn)行模糊查詢；通過(guò)多種組合查詢，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析得出所需數(shù)據(jù)；通過(guò)條件組合分析得出所要得到的報(bào)表靈活多樣的數(shù)據(jù)分析模式，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析挖掘，得到有效的信息，從而使退休老干部也能夠在退休之后更好的實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。
系統(tǒng)功能按照用戶的種類(lèi)可以大致的分為兩類(lèi)，一類(lèi)是用戶使用的功能，一類(lèi)是管理員使用的功能。下面就對(duì)每個(gè)功能進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹。
圖1基于WEB的退休老干管理系統(tǒng)功能層次結(jié)構(gòu)圖
1.基本信息管理，信息錄入，建立人員的基本信息。此功能用來(lái)錄入人員的基本信息，檔案材料信息，信息庫(kù)建設(shè)需要錄入工號(hào)。
2.退休資金管理，由于是退休老干部，其要發(fā)的資金已經(jīng)確定，當(dāng)進(jìn)行改動(dòng)的時(shí)候一般就是國(guó)家在出臺(tái)某種政策后整體公司進(jìn)行改變調(diào)整。
3.報(bào)表，根據(jù)查詢或者統(tǒng)計(jì)出來(lái)的結(jié)果生成報(bào)表，系統(tǒng)有默認(rèn)的報(bào)表，將所有信息全部列出。
4.打印，打印報(bào)表上的內(nèi)容是需要點(diǎn)擊打印按鈕，點(diǎn)擊后對(duì)打印內(nèi)容進(jìn)行設(shè)定根據(jù)紙張不同選擇不同的設(shè)置。
5.數(shù)據(jù)備份，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份防止數(shù)據(jù)的丟失，即可以在本地硬盤(pán)上進(jìn)行備份，也可以在其他硬盤(pán)上備份數(shù)據(jù)。
6.數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換為Excel文件：使用程序?qū)⒉樵兂龅臄?shù)據(jù)以及自己想要儲(chǔ)存下來(lái)的數(shù)據(jù)表，以Excel的形式保存下來(lái)，從而在不同的系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。也可以從Excel數(shù)據(jù)表中將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。
7.日志審查，記錄操作員的每一個(gè)操作，和系統(tǒng)登錄情況，可以有效地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止系統(tǒng)破壞和數(shù)據(jù)丟失。
截至2009年10月底，北京市共有186萬(wàn)企業(yè)退休人員，實(shí)行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員約30萬(wàn)人的檔案除了順義區(qū)采取集中管理外，其余全部存放在316個(gè)街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所，社保所同時(shí)還存放40多萬(wàn)失業(yè)人員的檔案，平均每個(gè)社保所管理2215份企業(yè)退休人員的檔案，隨著企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理速度的加快，社保所管理的檔案數(shù)量會(huì)越來(lái)越多。
根據(jù)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞動(dòng)和社會(huì)保障部等部門(mén)(關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn))的通知》的文件精神，各級(jí)黨委和政府要充分認(rèn)識(shí)做好社區(qū)管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，保證工作的順利推進(jìn)。換句話說(shuō)，未來(lái)幾年，全部企業(yè)退休人員都要實(shí)行社區(qū)管理，而企業(yè)退休人員的數(shù)量每年都按一定的規(guī)模在增長(zhǎng)。由于受現(xiàn)有條件的限制，目前許多地方企業(yè)退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴(yán)等諸多問(wèn)題，如何解決這一問(wèn)題是企業(yè)退休人員社區(qū)管理是否完善的關(guān)鍵部分。按照現(xiàn)有企業(yè)退休人員的數(shù)量計(jì)算，如果186萬(wàn)企業(yè)退休人員全部實(shí)行社區(qū)管理了，每個(gè)社保所僅企業(yè)退休人員的檔案數(shù)量就會(huì)達(dá)到5886份，再加上失業(yè)人員和其他人員，將會(huì)給社保所帶來(lái)很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺(tái)了《北京市實(shí)行社會(huì)化管理的企業(yè)退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關(guān)于規(guī)范社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案轉(zhuǎn)移程序有關(guān)問(wèn)題的通知》、《關(guān)于劣勢(shì)國(guó)有退出企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理移交人事檔案有關(guān)工作的通知》和《關(guān)于在職業(yè)介紹及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔人員辦理退休手續(xù)后整理人事檔案管理有關(guān)工作的通知》等文件，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所在接收企業(yè)退休人員人事檔案過(guò)程中主要按照這四個(gè)文件的規(guī)定進(jìn)行接收，基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的統(tǒng)一化。
2009年北京市提出“在有條件的區(qū)縣、街鎮(zhèn)開(kāi)展規(guī)范整理檔案、統(tǒng)一轉(zhuǎn)移程序的試點(diǎn)工作”。每個(gè)區(qū)縣根據(jù)各自特點(diǎn)選擇一個(gè)街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所進(jìn)行試點(diǎn)或在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上向全部街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所鋪開(kāi)，其中朝陽(yáng)區(qū)、西城區(qū)、宣武區(qū)和順義區(qū)等試點(diǎn)區(qū)縣借助檔案局的力量，統(tǒng)一了社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，解決了社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)移程序不統(tǒng)一、必備材料不齊全等問(wèn)題。
(二)社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設(shè)18個(gè)區(qū)縣、316個(gè)社會(huì)保障事務(wù)所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區(qū)是北京市首家也是唯一在全區(qū)范圍內(nèi)實(shí)行企業(yè)退休人員人事檔案集中管理的區(qū)縣。順義區(qū)現(xiàn)有社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個(gè)總面積400平方米的檔案庫(kù)，檔案庫(kù)面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標(biāo)準(zhǔn)安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬(wàn)份檔案)。順義區(qū)檔案集中管理的程序如下：企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理時(shí)，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區(qū)勞動(dòng)服務(wù)管理中心集中進(jìn)行統(tǒng)一管理。
為提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，順義區(qū)開(kāi)發(fā)了企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件，將實(shí)行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員基本情況輸入到企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件中，使街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所能準(zhǔn)確、及時(shí)掌握企業(yè)退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個(gè)退休人員的狀況，只要在網(wǎng)上輸入個(gè)人代碼，退休人員的個(gè)人信息就清晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在工作人員面前，社會(huì)化管理工作者就可以根據(jù)工作需要針對(duì)有特殊服務(wù)需求的退休人員進(jìn)行具體的服務(wù)。而在使用企業(yè)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件之前，個(gè)人信息的獲取首先要通過(guò)各街鎮(zhèn)的負(fù)責(zé)人去了解，而后再根據(jù)所了解的情況，查看其原始檔案記載進(jìn)行多方查證。電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)通，使用時(shí)只需在檢索信息欄內(nèi)輸入關(guān)鍵字就可將所屬類(lèi)型的退休人員一覽無(wú)余。
檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化、電子化相結(jié)合增強(qiáng)了區(qū)勞服中心與各社保所業(yè)務(wù)上的橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全意義上的電子化管理，如每個(gè)企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容并未實(shí)現(xiàn)電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實(shí)現(xiàn)電子化管理。如何將企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容實(shí)現(xiàn)電子化管理還需要進(jìn)一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設(shè)施都要配備齊全，還需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，就現(xiàn)有條件來(lái)說(shuō)，企業(yè)退休人員的人事檔案如果實(shí)行集中管理，市區(qū)兩級(jí)財(cái)政需要投入一定規(guī)模的資金才能夠?qū)崿F(xiàn)。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區(qū)管理企業(yè)退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所。盡管北京市出臺(tái)了人事檔案轉(zhuǎn)移、接收、規(guī)范整理的相關(guān)文件，但是各區(qū)縣街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所檔案管理軟硬件設(shè)施條件不一，管理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致。
從對(duì)各區(qū)縣的調(diào)研可以看出，有的區(qū)縣或者街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))投入資金多，軟硬件設(shè)施較為完備，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)就高。而有部分街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所特別是偏遠(yuǎn)山區(qū)的社保所沒(méi)有獨(dú)立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規(guī)范，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)。
以西城區(qū)展覽路社保所為例，西城區(qū)展覽路社保所有獨(dú)立檔案室，有效使用面積達(dá)到30平米，將五節(jié)柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預(yù)計(jì)容量可延后3～5年。同時(shí)，社保所安排兩人按照AB角負(fù)責(zé)檔案管理工作，保證了專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
分散式管理的優(yōu)點(diǎn)就在于靈活、便捷，因企業(yè)退休人員實(shí)行社區(qū)管理時(shí)，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會(huì)保障事務(wù)所要提供相應(yīng)的管理服務(wù)，社保所接收了企業(yè)退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉(zhuǎn)移檔案。退休人員需要查閱檔案時(shí)，來(lái)社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習(xí)慣。
但是，分散式管理的缺點(diǎn)也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無(wú)法配備專(zhuān)職及具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的工作人員，常常是接收了企業(yè)退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜都沒(méi)有)，查閱時(shí)拿出來(lái)，不用了擱置在那兒不管不問(wèn)，更談不上電子化管理。這種缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉(xiāng)的完善的社會(huì)保障體系有著很大的沖突。
(三)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理模式存在的問(wèn)題
北京市通過(guò)規(guī)范檔案管理制度并開(kāi)展試點(diǎn)工作解決了檔案管理中存在的一定問(wèn)題，特別是各區(qū)縣根據(jù)本區(qū)縣的實(shí)際情況，選用合適的檔案管理模式，促進(jìn)了企業(yè)退休人員檔案管理工作。但是，通過(guò)
對(duì)兩種模式的調(diào)研、比較和分析，筆者認(rèn)為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問(wèn)題，包括思想認(rèn)識(shí)不到位，檔案庫(kù)(室)無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的社區(qū)管理退休人員數(shù)量，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，隊(duì)伍不穩(wěn)定，人事檔案材料不規(guī)范，以及人事檔案管理手段落后。這些問(wèn)題是檔案管理工作不容忽視的基本問(wèn)題，只有先解決這些基本性的問(wèn)題，然后才能夠優(yōu)化社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式。
二、優(yōu)化退休人員檔案管理模式的對(duì)策分析
筆者認(rèn)為，根據(jù)當(dāng)前我國(guó)檔案管理部門(mén)管理基礎(chǔ)建設(shè)狀況，結(jié)合退休人員檔案管理的特點(diǎn)，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優(yōu)化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件
由于企業(yè)退休人員檔案來(lái)源構(gòu)成比較簡(jiǎn)單，檔案數(shù)量不多，服務(wù)范圍有限等現(xiàn)實(shí)情況存在，再加上社保所繁重的工作任務(wù)，資金緊張，缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，導(dǎo)致北京市企業(yè)退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規(guī)事務(wù)性工作，而忽略檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。
因此針對(duì)這種情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合離退休人員的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件。該軟件可參考“順義區(qū)退休人員社會(huì)化管理系統(tǒng)軟件”，使軟件在功能設(shè)計(jì)上不僅僅具有存檔的功能，還應(yīng)該具備儲(chǔ)存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門(mén)通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時(shí)的、符合要求的服務(wù)內(nèi)容，真正實(shí)現(xiàn)退休人員的動(dòng)態(tài)管理。為了適應(yīng)大保障體系的建設(shè)，軟件的服務(wù)對(duì)象應(yīng)覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級(jí)離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區(qū)率先實(shí)行了區(qū)級(jí)企業(yè)退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。集中管理退休人員檔案的必要性及優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1 集中管理檔案是推進(jìn)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)的內(nèi)在要求。社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案由分散走向集中，是社會(huì)化管理服務(wù)工作發(fā)展的大勢(shì)所趨，可以有效發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)資源科學(xué)和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護(hù)退休人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據(jù)，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規(guī)范行為的發(fā)生，從而保證檔案的真實(shí)性和實(shí)效性，有效地維護(hù)退休人員合法權(quán)益。
3 集中管理檔案是強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)工作的基礎(chǔ)手段。集中管理企業(yè)退休人員檔案是社保應(yīng)收基金及時(shí)足額到位，養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放良性機(jī)制形成的基礎(chǔ)性前提，對(duì)社?；鸬陌踩\(yùn)營(yíng)起到超前的防范作用，而且為社保部門(mén)基本業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展直接提供了可靠的信息資源，強(qiáng)化了社保業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是社會(huì)保險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)性手段，有利于社會(huì)保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
4 集中管理檔案與信息化建設(shè)相結(jié)合可增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。退休人員基本信息始終處于動(dòng)態(tài)管理狀態(tài)，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過(guò)離退休人員系統(tǒng)軟件反映出來(lái)，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一的目標(biāo)，有力地促進(jìn)基金監(jiān)督、綜合查詢、信息分析等服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。
5 促進(jìn)社會(huì)保障事務(wù)性工作規(guī)范化發(fā)展。對(duì)企業(yè)退休人員的檔案集中進(jìn)行管理后，對(duì)檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個(gè)明確的程序和規(guī)范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過(guò)集中管理退休人員檔案，社保部門(mén)可以有效地防止虛報(bào)冒領(lǐng)養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，加強(qiáng)離退休人員的管理。同時(shí)，減少社保部門(mén)與企業(yè)之間煩瑣的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提高經(jīng)辦效率，使社會(huì)保險(xiǎn)工作走向正規(guī)化、科學(xué)化、制度化。
筆者認(rèn)為，建立市級(jí)離退休人員檔案管理中心是完善社會(huì)保障體系建設(shè)的重要舉措，也是強(qiáng)化檔案管理工作，切實(shí)提高檔案利用率，有效促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)工作健康發(fā)展的良策。
鑒于北京市企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作職能在北京市勞動(dòng)服務(wù)管理中心，離退休人員檔案管理中心相應(yīng)地也應(yīng)該歸屬于北京市勞動(dòng)服務(wù)管理中心。檔案管理中心如何組建，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的設(shè)置以及具體工作機(jī)構(gòu)的成立不是本文討論的內(nèi)容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應(yīng)該從哪些方面入手，創(chuàng)造出規(guī)范的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認(rèn)為應(yīng)該重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下幾方面工作。
1 管理對(duì)象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會(huì)保障局，按照市局提出的“大保障”的社會(huì)保障理念，原有的僅局限于對(duì)企業(yè)退休人員的管理服務(wù)，將逐步覆蓋到全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員的管理服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，筆者對(duì)檔案管理中心職能的設(shè)想是：中心建立初期先接收社區(qū)管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進(jìn)一步接收全部企業(yè)退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機(jī)關(guān)事業(yè)單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，一方面有賴(lài)于現(xiàn)代信息技術(shù)的全面支撐，另一方面更離不開(kāi)檔案管理部門(mén)的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門(mén)重視檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規(guī)章制度，并且在實(shí)際工作中能?chē)?yán)格按照規(guī)章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等各個(gè)方面達(dá)到完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)的良好效果；同時(shí)，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設(shè)。
在人才隊(duì)伍建設(shè)上，要配備強(qiáng)有力的適應(yīng)信息化建設(shè)需要的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理人員除了要具備過(guò)硬的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)外，還要具備高水平的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，像養(yǎng)老金調(diào)整、養(yǎng)老金社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷(xiāo)，居家養(yǎng)老護(hù)理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對(duì)于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者初步設(shè)想，結(jié)合社會(huì)保障系統(tǒng)特有的“金保工程”，構(gòu)建市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。市級(jí)建立離退休人員檔案管理中心，區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))相應(yīng)要成立檔案管理部門(mén)，雖然紙質(zhì)檔案都存放在市級(jí)離退休人員檔案管理中心，但三級(jí)管理部門(mén)都要安裝使用離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，負(fù)責(zé)本轄區(qū)范圍內(nèi)的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會(huì)保障社會(huì)化管理事務(wù)性工作有機(jī)結(jié)合
筆者在上文已經(jīng)提到，應(yīng)該開(kāi)發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，該軟件在設(shè)計(jì)上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時(shí)核實(shí)、補(bǔ)充退休人員基本信息，辦理退休人員轉(zhuǎn)移、接收工作，同時(shí)為北京市企業(yè)退休人員搭建領(lǐng)取基本養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作平臺(tái)等功能。
目前，全國(guó)各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過(guò)摸索，主要建立了三大類(lèi)企業(yè)離退休人員的電子檔案。一是企業(yè)離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業(yè)退休人員的人事檔案，用數(shù)碼相機(jī)逐頁(yè)拍照，建立個(gè)人數(shù)碼數(shù)據(jù)檔案，而將原始檔案封存。二是企業(yè)離退休人員個(gè)人基本信息電子化檔案。就是采集企業(yè)離退休人員的姓名、出生年月、工作時(shí)間、退休時(shí)間、退休種類(lèi)、家庭住址、聯(lián)系電話、社會(huì)關(guān)系等基本信息，建立企業(yè)離退休人員基本信息庫(kù)，便于企業(yè)離退休人員養(yǎng)老金的調(diào)整和領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證。三企業(yè)離退休人員個(gè)人健康狀況電子化檔案。就是將企業(yè)離退休人員個(gè)人在每次體檢時(shí)的基本信息收集起來(lái)，建立起個(gè)人健康狀況電子檔案，有助于提高社會(huì)化管理服務(wù)的質(zhì)量。
2.企業(yè)離退休人員電子檔案的優(yōu)勢(shì)分析
一是提高辦公效率。一般的企業(yè)退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業(yè)，退休職工也就上千人，若是由原企業(yè)管理完全可以不用電子化。但實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)后，一個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理的人數(shù)那就是一個(gè)龐大數(shù)字，幾萬(wàn)人甚至是幾十萬(wàn)人。要管理服務(wù)好如此眾多的企業(yè)離退休人員，單靠用原始的手工作業(yè)臺(tái)帳，顯然是不能適應(yīng)新的形勢(shì)的。而建立企業(yè)離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的辦事效率，能夠及時(shí)迅速快捷地為企業(yè)離退休人員提供咨詢、查詢、養(yǎng)老金調(diào)整等社會(huì)化管理服務(wù)。
二是有利于加強(qiáng)對(duì)企業(yè)離退休人員原始檔案的管理。 企業(yè)離退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等有保存價(jià)值的文件材料。它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實(shí)記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。近年來(lái)隨著老齡化社會(huì)的來(lái)臨，企業(yè)離退休人員的數(shù)量增長(zhǎng)比較快，隨著國(guó)有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并以及私有企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門(mén)，其人事檔案管理較為混亂，出現(xiàn)遺失、損壞、霉變等。實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)后，若沒(méi)有好的庫(kù)房和設(shè)施，加上人工查詢?cè)龆?，使檔案容易受損。而將企業(yè)離退休人員的人事檔案經(jīng)過(guò)數(shù)碼相機(jī)翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進(jìn)行無(wú)菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質(zhì)量，延長(zhǎng)保管時(shí)間。非特殊的情況，不再打開(kāi)封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務(wù)的質(zhì)量。為了防止出現(xiàn)養(yǎng)老金冒領(lǐng)，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)基金安全，每年都要進(jìn)行一至兩次的領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作，任務(wù)重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業(yè)離退休人員基本信息庫(kù)，就可能克服很多問(wèn)題。通過(guò)對(duì)企業(yè)離退休人員的姓名、頭像、身份證號(hào)、居住地、聯(lián)系電話、親屬姓名及聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)采集和補(bǔ)充，建立起離退休人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便進(jìn)行查詢和數(shù)據(jù)管理。有條件的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)攝像、QQ視頻遠(yuǎn)程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復(fù)印件、傳真件不清晰的問(wèn)題。這樣對(duì)行動(dòng)不便的離退休人員進(jìn)行認(rèn)證時(shí)能夠有更便捷的手段，提高認(rèn)證的精確度，確保社?；鸬陌踩?。
3.企業(yè)離退休人員電子檔案潛在的問(wèn)題
一是對(duì)系統(tǒng)依賴(lài)大。原來(lái)辦公都是手工作業(yè)，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類(lèi)手工作業(yè)臺(tái)帳?，F(xiàn)在辦公都實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時(shí)也帶來(lái)一些問(wèn)題，一旦我們的信息系統(tǒng)出問(wèn)題，或網(wǎng)絡(luò)受到攻擊，就可能導(dǎo)致辦公癱瘓。從如此眾多的企業(yè)離退休人員的檔案中查找手工作業(yè)臺(tái)帳，那將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。
二是存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。各類(lèi)企業(yè)離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價(jià)信息，如個(gè)人的身份證號(hào)碼、電話號(hào)碼、家庭住址、社會(huì)關(guān)系等等，一旦流落社會(huì)上不法分子手中，就可能會(huì)被利用，給個(gè)人和社會(huì)帶來(lái)一定的危害。
三是容易忽略手工作業(yè)臺(tái)帳的保存。有了各類(lèi)企業(yè)離退休人員的電子檔案，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作容易依賴(lài)系統(tǒng)辦工，有些同學(xué)還會(huì)認(rèn)為系統(tǒng)是絕對(duì)安全的，對(duì)手工作業(yè)臺(tái)帳重視不夠。
4.企業(yè)離退休人員電子檔案管理的幾點(diǎn)措施
一是嚴(yán)格接程序建立企業(yè)離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時(shí)，要有手工作業(yè)臺(tái)帳，并將退休人員檔案基礎(chǔ)信息錄入計(jì)算機(jī)，以方便檔案的查閱、管理，做到當(dāng)天接收的檔案當(dāng)天錄入，當(dāng)天上架，當(dāng)天可以進(jìn)行信息查詢。建立電子檔案時(shí)要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務(wù)查詢的原則，結(jié)合對(duì)外服務(wù)工作中遇到的新情況，適時(shí)增減掃描內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，提高了電子檔案的利用率。
一、做好企業(yè)退休人員服務(wù)的重要意義
尊老愛(ài)幼是我國(guó)中華民族的傳統(tǒng)美德，尤其尊敬老人更是重中之重，很多老年人可謂是從年輕時(shí)代就嘔心瀝血投身到社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展的大潮中來(lái)，一直勤勤懇懇直到白發(fā)蒼蒼，對(duì)社會(huì)的發(fā)展起到了一定作用，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮(zhèn)人口的相對(duì)增多，老齡化的不斷提前，使得我國(guó)退休人員越來(lái)越多，很多單位和企業(yè)都在進(jìn)一步的改革退休年齡的問(wèn)題，進(jìn)而使得退休老人的檔案和一系列的服務(wù)業(yè)漸漸被忽略，隨著他們的退休他們的檔案和服務(wù)也越來(lái)越得不到重視。當(dāng)我們一味的呵護(hù)祖國(guó)的希望、未來(lái)的花朵的同時(shí)，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經(jīng)為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出過(guò)很大的貢獻(xiàn)，是黨和國(guó)家的一支不容忽視的專(zhuān)業(yè)力量更是國(guó)家的“國(guó)寶”，因此，這期間以企業(yè)的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續(xù)服務(wù)工作更是十分值得我們重視的。
二、做好鋼鐵企業(yè)特殊工種人員的提前退休管理工作
我在鋼鐵企業(yè)從事勞資工作。我所在的單位主要是生產(chǎn)焦炭供煉鐵使用，還有回收煤氣用做副產(chǎn)品的煤精車(chē)間，所以就涉及到很多特殊工種，比如高溫崗位的推焦車(chē)司機(jī)，調(diào)火工，煉焦工等；有毒有害的崗位比如蒸餾工，副產(chǎn)泵工，煤氣凈化工等。我們廠的老職工有些是自參加工作以來(lái)就一直在高溫和有毒有害的特殊崗位上做工作，干了一輩子的特殊工種，按照《國(guó)務(wù)院關(guān)于工人退休、退職的暫行辦法》中的規(guī)定辦理提前退休：①?gòu)氖赂呖蘸吞貏e繁重體力勞動(dòng)工作累計(jì)滿10年的；②從事井下高溫工作累計(jì)滿9年的；③從事其他有害身體健康工作累計(jì)滿8年的，男職工可以55歲辦理正式退休，女職工45歲可以辦理正式退休，對(duì)符合條件的職工來(lái)說(shuō)這也是一種能得到些許補(bǔ)償?shù)暮梅椒?。單位辦理職工提前退休，均是按職工個(gè)人意愿自己先寫(xiě)提前退休申請(qǐng)書(shū)，經(jīng)車(chē)間主任簽字同意后交由勞資人員辦理，勞資員仔細(xì)嚴(yán)格的核查職工檔案，對(duì)到達(dá)退休年齡也符合特殊工種提前退休的職工組織填表簽字按手印，退休審批表要按規(guī)定要求填寫(xiě)清楚、全面，對(duì)個(gè)人攜帶檔案及退休審批表填寫(xiě)不清、不全的，一律不予審批。
三、新時(shí)期企業(yè)退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業(yè)退休人員檔案管理體制
現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)部門(mén)，要想確保各項(xiàng)檔案管理工作順利的開(kāi)展進(jìn)行，離不開(kāi)科學(xué)、完善的企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)企業(yè)退休人員檔案管理工作。
（二）建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索
進(jìn)一步加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是現(xiàn)代檔案管理的重點(diǎn)行動(dòng)目標(biāo)，現(xiàn)代企業(yè)退休人員的檔案管理應(yīng)該一改以往傳統(tǒng)的手動(dòng)記錄管理的模式，應(yīng)該建立健全的計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理程度，以統(tǒng)一的文字、圖形等方式將退休人員的相關(guān)資料信息進(jìn)行更為嚴(yán)格的統(tǒng)一管理，直接輸入電腦系統(tǒng)中，逐漸形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、嚴(yán)格的系統(tǒng)管理模式、輸入到電腦中保存應(yīng)在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，進(jìn)一步完善檔案管理措施
人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，用來(lái)反映和記錄個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統(tǒng)的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發(fā)揮。因此，需要通過(guò)創(chuàng)新才能推動(dòng)檔案管理模式的進(jìn)一步發(fā)展。
1 離退休檔案管理模式分析
離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是將離退休人員的人事檔案統(tǒng)一移交到檔案管理中心進(jìn)行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財(cái)力等的節(jié)約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專(zhuān)門(mén)的管理人員以及完備的設(shè)備設(shè)施，使得原來(lái)檔案管理過(guò)程中存在的安全隱患得以消除。但同時(shí)，集中式管理需要雄厚的財(cái)物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統(tǒng)雙過(guò)關(guān)，還需專(zhuān)門(mén)的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。
1.2 分散式管理模式
這種方式較為常見(jiàn)，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道檔案管理服務(wù)中心。分散式管理后，由于各個(gè)檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標(biāo)準(zhǔn)很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規(guī)范遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。分散式管理的優(yōu)點(diǎn)在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉(zhuǎn)移，因此離退休人員或其他相關(guān)部門(mén)需要查閱檔案時(shí)，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時(shí)，分散的檔案管理中心大部分無(wú)法配備專(zhuān)業(yè)的管理人員，有些甚至不能實(shí)現(xiàn)電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。
2 離退休檔案管理模式存在的問(wèn)題
無(wú)論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問(wèn)題，只有先解決這些基本的問(wèn)題，才能創(chuàng)新離退休人員檔案管理的模式。
2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位
檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、默默無(wú)聞的工作，不容易取得引人注目的成績(jī)。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔(dān)檔案管理工作之外，還要配合其他部門(mén)的工作等，任務(wù)繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認(rèn)為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長(zhǎng)期處于應(yīng)付被動(dòng)的狀態(tài)。
2.2 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低
在現(xiàn)有的檔案管理人員中，大部分缺乏專(zhuān)業(yè)方面的培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性不太了解，對(duì)檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。
2.3 檔案管理方式落后
目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業(yè)的階段。比如在裝訂的時(shí)候采用傳統(tǒng)的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對(duì)低下。雖然也有配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，但是由于缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)操作人員，使得設(shè)備利用率低。此外，目前尚沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)離退休人員的系列軟件，不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。
3 創(chuàng)新離退休檔案管理模式的對(duì)策
根據(jù)我國(guó)檔案管理部門(mén)當(dāng)前的基礎(chǔ)建設(shè)狀況，以及離退休人員檔案管理的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為創(chuàng)新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對(duì)策：
3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)
檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，這符合國(guó)家信息化建設(shè)的要求，也滿足檔案管理中心自身發(fā)展的需要。由于離退休人員檔案構(gòu)成比較簡(jiǎn)單，服務(wù)范圍、項(xiàng)目有限等，結(jié)合這些特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)具有針對(duì)性的檔案管理軟件系統(tǒng)。專(zhuān)門(mén)的離退休檔案管理系統(tǒng)不僅能夠長(zhǎng)期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動(dòng)，查詢檔案工作變的簡(jiǎn)單方便，文件資料的保密性大大增強(qiáng)，實(shí)時(shí)更新能力提升，并真正實(shí)現(xiàn)了離退休人員檔案的動(dòng)態(tài)管理。與此同時(shí)，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。全市聯(lián)網(wǎng)變成現(xiàn)實(shí)，將為各個(gè)檔案管理中心提供便利的互動(dòng)空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作
負(fù)擔(dān)。
3.2 集中為主，建立統(tǒng)一的離退休檔案管理中心
建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優(yōu)勢(shì)：
首先，集中式的檔案管理能夠有效地發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，是合理科學(xué)配置資源的內(nèi)在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會(huì)保障體系的有效運(yùn)行，例如可以為養(yǎng)老金發(fā)放部門(mén)及時(shí)提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統(tǒng)的結(jié)合有效增強(qiáng)了數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性。在應(yīng)用了信息系統(tǒng)之后，離退休人員的檔案處于動(dòng)態(tài)的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過(guò)專(zhuān)門(mén)的離退休檔案管理軟件顯示出來(lái)，這實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄正確、統(tǒng)一、規(guī)范的目標(biāo)。
3.3 分散為輔，建立街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等檔案管理基層平臺(tái)
當(dāng)前離退休人員的數(shù)量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級(jí)檔案管理中心辦理，那么會(huì)造成市級(jí)檔案管理中心工作人員的任務(wù)過(guò)大，效率過(guò)低等情況的發(fā)生，因此，檔案管理工作應(yīng)適當(dāng)分配給各級(jí)基層的管理平臺(tái)。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經(jīng)過(guò)街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各級(jí)檔案管理中心進(jìn)行收集和整理，形成統(tǒng)一的規(guī)范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。
3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，對(duì)于離退休人員的養(yǎng)老金調(diào)整、社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷(xiāo)，居家養(yǎng)老護(hù)理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期查閱其檔案，這對(duì)于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。除此之外，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高的信息化人員隊(duì)伍。對(duì)于信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等，需要配備專(zhuān)門(mén)的操作人員和技術(shù)人員，才能實(shí)現(xiàn)信息化真正正面作用于檔案管理工作。
4 結(jié)語(yǔ)
離退休人員為我國(guó)的社會(huì)建設(shè)作出了突出貢獻(xiàn)，他們是不容忽視的力量，是社會(huì)的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續(xù)不斷地創(chuàng)新檔案管理模式，必須與時(shí)俱進(jìn)地完善檔案管理模式，最終更好地服務(wù)于檔案管理工作。
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我國(guó)步入老齡社會(huì)以來(lái)，高校退休人群所占學(xué)校總?cè)藬?shù)比例越來(lái)越大，達(dá)在職人員的1/3甚至1/2，而在這部分人員中，大多是管理經(jīng)驗(yàn)豐富的老干部、教學(xué)水平高的老教授、學(xué)術(shù)造詣深的老專(zhuān)家，他們堪稱(chēng)學(xué)校的寶貴財(cái)富，社會(huì)的珍貴資源。近年來(lái)，隨著高校檔案工作在申報(bào)考評(píng)高校的整體發(fā)展中所起到的重要作用，高校退休人員檔案管理工作也逐步受到重視，很多高校的離退休工作處專(zhuān)門(mén)設(shè)置兼職檔案員，并鼓勵(lì)和組織他們參加系統(tǒng)培訓(xùn)。但其工作畢竟起步較晚，處于探索階段，仍有許多需要研究和解決的新情況、新問(wèn)題，筆者也在工作實(shí)踐中積累并產(chǎn)生一些建議，與同行進(jìn)行交流。
現(xiàn)階段，高校中退休的老同志已不在職在編了，其管理服務(wù)工作雖由學(xué)校離退休工作處負(fù)責(zé)，但養(yǎng)老金實(shí)行社會(huì)化發(fā)放，醫(yī)療保險(xiǎn)也交由社會(huì)保障局負(fù)責(zé)，特別是退休人員居住的城市街道和社區(qū)屬地管理人員的介入，使得高校退休群體的管理尤其復(fù)雜。因此，筆者認(rèn)為建立完善、系統(tǒng)的高校退休人員檔案庫(kù)，特別是除退休人員在職期間的人事檔案以外的健康檔案、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員資料檔案、特殊流動(dòng)人員情況登記表的系統(tǒng)建立，是溝通社會(huì)化管理的一座橋梁，也是利用現(xiàn)代化檔案管理退休人員、服務(wù)退休人員、組織退休人員，充分發(fā)揮老同志身上蘊(yùn)藏的能量的一種有效形式。
一、建立離退休人員人事檔案
高校人事部門(mén)在辦理新退休的老同志的退休手續(xù)時(shí)，離退休人員檔案管理者同時(shí)從人事部門(mén)提供的該同志人事檔案中拷貝資料，建立退休人員初始檔案。
1.建檔時(shí)應(yīng)認(rèn)真落實(shí)退休人員在職期間的所有相關(guān)檔案資料，包括各基層檔案形成部門(mén)的黨團(tuán)、任免、獎(jiǎng)懲、職稱(chēng)評(píng)聘、工資、學(xué)歷、業(yè)務(wù)考績(jī)、科研成果及崗位的變動(dòng)等等歸檔材料。
2.退休檔案管理工作人員還應(yīng)多方收集其余情況資料，建立包括：
A、退休人員退休履歷表（含退休人員個(gè)人愛(ài)好、特長(zhǎng)登記表、文體活動(dòng)登記表），標(biāo)注退休人員退休時(shí)歸屬單位，方便日后與各部門(mén)開(kāi)展愛(ài)老敬老活動(dòng)。
B、社保醫(yī)保資料登記表（含社?？ㄌ?hào)、家庭住址、聯(lián)系方式，家屬聯(lián)絡(luò)方式等）。
C、確認(rèn)并建立老人的老年大學(xué)學(xué)員檔案資料和老年科協(xié)會(huì)員檔案資料。
以上資料應(yīng)通過(guò)對(duì)退休人員原屬部門(mén)和家訪逐一了解、詳細(xì)登記，以保證初始檔案的完整性，為日后充分利用檔案資源打下良好的基礎(chǔ)。
3.短缺的檔案材料要及時(shí)彌補(bǔ)，確保屬歸檔范圍的、關(guān)系退休老同志切身利益的、有價(jià)值的檔案資料全部歸檔。
建立退休人員初始檔案時(shí)，確認(rèn)退休前職稱(chēng)待遇是相對(duì)關(guān)鍵的一項(xiàng)工作，這關(guān)系到老人的切身利益。
二、建立離退休人員健康檔案
高校人事檔案中，健康檔案一直是一項(xiàng)空白。離退休人員的健康狀況記錄，其實(shí)是我們有組織、有計(jì)劃地安排其中一些身體較好、有精力、有經(jīng)驗(yàn)、有專(zhuān)長(zhǎng)的老同志開(kāi)展一些力所能及的科研活動(dòng)、社會(huì)辦學(xué)、關(guān)心下一代、某些管理工作、科技咨詢等活動(dòng)的重要依據(jù)。要想充分發(fā)揮離退休檔案信息資源的效益，首先要以服務(wù)為建檔的宗旨，建立記載離退休人員身體狀況各項(xiàng)指標(biāo)的健康檔案：
1.包括全面的健康檢查的內(nèi)容：五官科、外科、內(nèi)科、肝功能、找癌細(xì)胞化驗(yàn)、B超、心電圖以及特殊檢查等。
2.包括對(duì)患有特殊病癥（癌癥、高血壓、惡性腫瘤、冠心病、糖尿病等）的離退休人員，建立特種病定期檢查記載檔，在首次建檔時(shí)，檢查應(yīng)該全面細(xì)致，盡可能地把反映人體健康的資料有系統(tǒng)分層次地收錄進(jìn)去。
3.健康檔案還應(yīng)建立病情摘要及處治方案，應(yīng)對(duì)離退休人員每一次住院的詳細(xì)病情的簡(jiǎn)明摘要及處治方案的主要內(nèi)容有較詳細(xì)的記錄，這對(duì)隨訪健康狀況都有著極其重要的作用，是健康檔案中必須具有的內(nèi)容。
4.離退休人員的健康檢查項(xiàng)目存在不固定性，健康檢查獲得的資料因而具有不連貫性、不完整性的特點(diǎn)。因此，檔案管理人員在每次體檢完畢后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充新增檢查項(xiàng)目，特別包括高校所在地區(qū)不定期發(fā)起的各種疾病普查內(nèi)容及結(jié)果入卷歸檔。
5.退休人群中，部分老人會(huì)因種種原因遠(yuǎn)居國(guó)外或者外省份，根據(jù)相關(guān)政策，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)建立異地居住退休老人的異地就醫(yī)情況登記卡，詳細(xì)記載老人健康、就醫(yī)、藥費(fèi)報(bào)銷(xiāo)和聯(lián)絡(luò)方式等情況。
現(xiàn)階段，各高校每年一度的體檢結(jié)果都由體檢醫(yī)院出據(jù)完整系統(tǒng)的體檢報(bào)告發(fā)給個(gè)人，檔案管理人員只要及時(shí)收集整理，分類(lèi)歸檔，健康檔案就會(huì)為離退休人員社會(huì)化管理提供最直接有效的服務(wù)。
三、建立離退休專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案
離退休人群中的許多老同志知識(shí)寬厚、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，他們畢生從事教育事業(yè)和鉆研專(zhuān)業(yè)，直至退休仍希望將未完成的科學(xué)研究繼續(xù)下去，要充分發(fā)揮這些老教授、老專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，搞好人才資源的二次利用，建立并補(bǔ)充這些離退休專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案顯得越來(lái)越重要。
高校專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案相對(duì)比較完備，離退休檔案管理者通過(guò)人事處、科研處等相關(guān)部門(mén)收集到離退休專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在職期間的檔案資料，收集的原則是真實(shí)反映離退休專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在工作、學(xué)習(xí)中形成的，記錄其一生經(jīng)歷和貢獻(xiàn)的有價(jià)值的資料，同時(shí)通過(guò)聯(lián)系本人收集補(bǔ)充退休后仍然從事科研工作的資料，包括：
(1)離退休前后作為高級(jí)專(zhuān)家時(shí)所從事的職務(wù)、科研活動(dòng)的文章、報(bào)告、演講稿、聲像影音資料等。
(2)離退休前后從事的科研項(xiàng)目的取得成就的作品及重大科研成果的圖片，以及各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)、專(zhuān)利審批復(fù)印件等。
(3)離退休前后獲得的社會(huì)名人專(zhuān)家的評(píng)價(jià)、上級(jí)科研部門(mén)的表彰復(fù)印件等。
(4)部分離退休后聘用單位聘書(shū)復(fù)印件，以及所在單位的任職、科研情況等都是極有保存價(jià)值的檔案資料。
高校離退休專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案既是學(xué)校的知識(shí)財(cái)富，又是社會(huì)的知識(shí)財(cái)富，這記錄著專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員智慧、經(jīng)驗(yàn)和成果的資料檔案，給后人查閱、借鑒和享用提供了便利平臺(tái)。
四、建立離退休特殊流動(dòng)人員情況登記表
近年來(lái)，離退休人員中，很多老人異地投靠子女，或隨兒女僑居海外，不易聯(lián)系。這些特殊流動(dòng)群體的逐漸增多，給養(yǎng)老金的認(rèn)證帶來(lái)極大的困難，同時(shí)也給老人的社會(huì)醫(yī)療保障帶來(lái)了很多不便。為了減少這些問(wèn)題的發(fā)生，離退休檔案管理者應(yīng)及時(shí)與老人聯(lián)絡(luò)，爭(zhēng)取掌握第一手資料，在第一時(shí)間里登記離退休人員流動(dòng)人員詳細(xì)情況，筆者結(jié)合自己的工作情況，特制訂如下列表：
1.爭(zhēng)取支持，抓機(jī)構(gòu)建設(shè)，將檔案管理工作與其他經(jīng)辦工作放在同等重要的位置，納入工作考核范圍，各科室明確一名檔案管理兼職人員，負(fù)責(zé)各科室日常工作中形成的檔案資料收集和整理。
2.加大經(jīng)費(fèi)投入，提供物質(zhì)基礎(chǔ)，建立檔案室、閱檔室，購(gòu)置了金屬密集架、防磁柜、計(jì)算機(jī)、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計(jì)等應(yīng)有設(shè)備和用品，檔案庫(kù)房達(dá)到了“八防”要求。
3.制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類(lèi)方案。
4.夯實(shí)基礎(chǔ)，抓規(guī)章制度建設(shè)，制定實(shí)施了《檔案員崗位職責(zé)》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀制度》《檔案借閱制度》《設(shè)備維護(hù)使用制度》。
5.開(kāi)展培訓(xùn)，抓電子檔案管理人才建設(shè)，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術(shù)，成為檔案管理的行家里手，我們對(duì)檔案人員實(shí)施全員培訓(xùn)，多次邀請(qǐng)市檔案局專(zhuān)家授課和現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，力求盡快適應(yīng)檔案工作的需要。
6.策劃需求，抓軟件應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，我們與專(zhuān)業(yè)軟件公司共同開(kāi)發(fā)了養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案查詢信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化、電子化檔案信息管理的質(zhì)變。
二、拓展領(lǐng)取養(yǎng)老金人員檔案電子化建設(shè)
近幾年，鹽城市隨著國(guó)有、集體企業(yè)改制和并軌工作的進(jìn)一步深化，越來(lái)越多的退休人員脫離原企業(yè)管理，由于鹽城市社區(qū)平臺(tái)建設(shè)不到位，致使企業(yè)退休人員檔案無(wú)人管理的現(xiàn)象突出。目前，鹽城市社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)中心已接收保存的企業(yè)退休人員檔案30萬(wàn)人，隨著退休個(gè)人存檔數(shù)量的與日俱增，傳統(tǒng)的退休人員檔案管理方式已不適應(yīng)時(shí)展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會(huì)保險(xiǎn)公共服務(wù)職責(zé)和使命，就要堅(jiān)持不懈創(chuàng)新，就要通過(guò)檔案電子化管理技術(shù)解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)的思路，在科學(xué)論證的前提下，大膽啟動(dòng)了退休人員檔案電子化建設(shè)工作，完全避免了過(guò)去查詢?nèi)藛T在頻繁查閱、借用檔案過(guò)程中發(fā)生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現(xiàn)象，有效地控制了領(lǐng)取養(yǎng)老金人員篡改檔案信息而產(chǎn)生的欺詐養(yǎng)老金問(wèn)題。另外，還加強(qiáng)數(shù)字化、電子化檔案信息系統(tǒng)管理。
1.參保職工查詢檔案方便快捷，原來(lái)查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費(fèi)事，往往需要半個(gè)小時(shí)，工作人員辛苦，職工不滿意?，F(xiàn)在，只要報(bào)上姓名或身份證號(hào)碼，在計(jì)算機(jī)中查詢，非常方便，只需要5分鐘。
2.檔案管理是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，通過(guò)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)工作，規(guī)范了檔案管理，加快了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。
3.在業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)信息化的情況下，重視檔案管理工作對(duì)保存原始資料有著長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。
離退休老同志的檔案內(nèi)容是：在常規(guī)的人事檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，還要增加以下內(nèi)容，
（1）退休老干部在職期間實(shí)行的政策、規(guī)章制度。對(duì)于這些方面的內(nèi)容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。
（2）把退休干部在職期間的各種會(huì)議記錄、參加過(guò)的各種活動(dòng)內(nèi)容都要?dú)w納到其檔案材料中。因?yàn)橥ㄟ^(guò)老干部在職期間參加過(guò)的活動(dòng)、會(huì)議就能反映出老干部們當(dāng)時(shí)工作的狀態(tài)。
（3）把具有與民眾生活息息相關(guān)內(nèi)容的活動(dòng)及政策納入其檔案中，因?yàn)檫@些檔案反映著老干部們的工作特點(diǎn)。
（4）把退休老干部們?cè)诼毱陂g所出臺(tái)的有關(guān)社會(huì)建設(shè)方面的材料納入其檔案中，這些可以考核老干部們?cè)诼毱陂g的工作質(zhì)量。
二、離退休干部檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）相關(guān)部門(mén)不重視離退休人員的檔案管理
目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門(mén)的管理工作做得不夠完善，從工作態(tài)度上來(lái)講，對(duì)老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現(xiàn)：對(duì)于離退休同志的關(guān)心度不夠；與老同志的交流很少，年輕同志認(rèn)為老同志曾經(jīng)有過(guò)多么大的貢獻(xiàn)都已經(jīng)成為過(guò)眼煙云，退休了就沒(méi)有必要來(lái)往了；有些在職的年輕同志認(rèn)為，老同志已經(jīng)退休了，他們也不能給所在部門(mén)創(chuàng)造出成果，保存一點(diǎn)重要檔案就可以了；最后，還有的部門(mén)認(rèn)為，對(duì)于退休老干部解決好其退休后的生活保障問(wèn)題就可以了，至于檔案管理沒(méi)有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒(méi)有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大地?fù)p害了離退休老同志的切身利益。
（二）檔案管理任務(wù)不明確
因?yàn)槲覈?guó)對(duì)于離退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開(kāi)始，所以就有許多單位沒(méi)有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計(jì)劃中，而且對(duì)于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細(xì)致，總是認(rèn)為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機(jī)構(gòu)中都沒(méi)有一個(gè)檔案管理小組，因此其檔案管理任務(wù)不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會(huì)出現(xiàn)退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關(guān)部門(mén)不能夠出臺(tái)有效的檔案管理規(guī)范，這樣一來(lái)必然影響檔案管理工作的開(kāi)展，萬(wàn)一出現(xiàn)管理問(wèn)題，也無(wú)法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實(shí)的保障。
（三）檔案管理工作者缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)
對(duì)于一個(gè)符合要求的檔案管理者來(lái)說(shuō)，要接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，熟悉國(guó)家的一些檔案管理?xiàng)l例及法律，懂得基本的檔案管理規(guī)則及操作，同時(shí)還要掌握現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，有良好的責(zé)任心。可是對(duì)于上述所講的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經(jīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)就從事該工作。由于相關(guān)部門(mén)對(duì)這些工作做得不夠好，導(dǎo)致檔案管理人員讓人看不起，這也是一些高素質(zhì)人才不愿從事該工作的原因。
（四）缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，檔案重視程度低
目前我國(guó)的各個(gè)單位對(duì)離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應(yīng)的資金支持，這樣一來(lái)也就不能促進(jìn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，現(xiàn)今我國(guó)檔案管理技術(shù)依舊采用過(guò)去的傳統(tǒng)方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個(gè)人檔案袋中，也不經(jīng)常的整理。在對(duì)有的檔案進(jìn)行管理時(shí)，也不能及時(shí)的完善檔案，檔案中的材料缺少真實(shí)性。有些單位的檔案管理技術(shù)比較落后，沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，也沒(méi)有把檔案電子信息化。我國(guó)大多數(shù)檔案依然采用紙張記錄，沒(méi)有形成電子版檔案，也就不利于相關(guān)檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經(jīng)常使用，也就不能發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。
三、離退休干部檔案管理工作的加強(qiáng)措施
（一）重視離退休人員的檔案管理工作，使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值
對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，許多人認(rèn)為檔案管理工作枯燥無(wú)味，也覺(jué)察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項(xiàng)工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認(rèn)真工作，整天以消極的態(tài)度面對(duì)檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有什么晉升空間，混一天是一天，對(duì)離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門(mén)，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點(diǎn)，不斷地強(qiáng)調(diào)離退休老同志檔案的價(jià)值所在，這樣就會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)和上層管理部門(mén)的重視。因此擁有了上層部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好地開(kāi)展下去，同時(shí)也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內(nèi)，提上重要議事日程，提供資金支撐。
（二）出臺(tái)科學(xué)的離退休人員檔案管理辦法
首先，要把檔案管理工作實(shí)現(xiàn)崗位目標(biāo)責(zé)任制，具體問(wèn)題要具體到人，如果出現(xiàn)問(wèn)題要做到責(zé)任到人，并實(shí)行崗位考核制度，制定相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度。其次要構(gòu)建起檔案管理工作網(wǎng)，通過(guò)各部門(mén)之間的相互配合來(lái)管理好離退休老同志的檔案，與之相關(guān)的人員、部門(mén)都要參與進(jìn)來(lái)，共同管理。最后，要制定出嚴(yán)格的檔案管理制度。科學(xué)的制定出檔案管理工作流程和相對(duì)應(yīng)的操作要求，同時(shí)還要制定出嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)材料的添補(bǔ)制度、檔案檢查制度、安保制度、統(tǒng)計(jì)制度、借出規(guī)定、提供證明規(guī)定及轉(zhuǎn)移制度等，杜絕擅自修改檔案。
（三）對(duì)檔案管理人員提供專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)
從目前的形式來(lái)看要想提高檔案管理工作水平，就必須對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，從而提高檔案管理工作者的整體素質(zhì)。同時(shí)還要不斷地招聘高素質(zhì)的工作者，來(lái)改變檔案管理工作的氛圍。對(duì)于檔案管理者的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，要建立長(zhǎng)期有效的培訓(xùn)制度，一方面要對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，例如計(jì)算機(jī)的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)他們的默默無(wú)聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務(wù)檔案管理工作?；诖耍瑸榱俗寵n案管理工作更好地開(kāi)展，還要讓檔案管理工作者學(xué)習(xí)比較前沿的檔案管理技術(shù)，使得檔案管理水平得到全面的提升。
