時間：2022-07-26 13:32:26
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2對策及措施
2.1加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設(shè)能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點,指導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運行、管理及維護(hù)工作,使高校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。
2.2增加資金投入,加強軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施高校檔案業(yè)務(wù)要正常運行需要配置計算機、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機及掃描儀等設(shè)備,這是一項投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,加大資金投入力度,是實現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合,使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
（二）從基礎(chǔ)做起，加強日常會計檔案管理工作。
會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數(shù)據(jù)儲存。但電子的會計檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會計檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個經(jīng)濟(jì)活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設(shè)備和防病毒軟件時時進(jìn)行更新與維護(hù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進(jìn)行備份。建議對數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災(zāi)害給整個財務(wù)信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，嚴(yán)密保管。
電子文件信息就是多媒體信息的本質(zhì)含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現(xiàn)出來的信息。計算機系統(tǒng)中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統(tǒng)。多媒體技術(shù)包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現(xiàn)完全的、開放性的計算機管理。
（二）多媒體技術(shù)與檔案信息化建設(shè)的關(guān)系
當(dāng)前，檔案建設(shè)面臨著巨大的機遇和挑戰(zhàn)。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)方法以及傳播形式與途徑已經(jīng)呈現(xiàn)落后的狀態(tài)，不能滿足社會發(fā)展需要。而多媒體技術(shù)擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優(yōu)點，可以為檔案信息化的建設(shè)帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設(shè)提供先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的手段，發(fā)揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質(zhì)量有著推波助瀾的作用。
二、多媒體技術(shù)在檔案信息化管理中的難題
（一）檔案信息傳輸中的知識產(chǎn)權(quán)
實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，以及網(wǎng)絡(luò)資源的共享是檔案建設(shè)的最終目的。然而，網(wǎng)絡(luò)傳輸這種新的信息傳播技術(shù)雖然打破了傳統(tǒng)的信息傳輸格局，超越了時間和空間的限制。同時，也為數(shù)字化產(chǎn)品帶來了侵權(quán)的風(fēng)險。檔案是知識產(chǎn)權(quán)的表現(xiàn)形式之一，是受到版權(quán)保護(hù)的。社會的發(fā)展讓人們逐漸開始重視知識產(chǎn)權(quán)，所以檔案信息化管理工作務(wù)必要注重對著作權(quán)的保護(hù)。在實際工作中，確定館藏檔案的著作權(quán)和所有權(quán)人，作品在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播之前必須取得著作人的授權(quán)，否則未經(jīng)著作權(quán)所有人同意任意使用檔案便屬于侵權(quán)行為。
（二）檔案規(guī)范化管理的原則
只有制定和實施檔案管理的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)才能切實的提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也是實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化目的的現(xiàn)實需要。實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，必須堅持管理規(guī)范化的原則，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行保管、傳送、使用等工作。加強人員的素質(zhì)建設(shè)，實現(xiàn)部門、崗位與個人之間的權(quán)責(zé)關(guān)系明確，避免出現(xiàn)檔案保管不完整、不規(guī)范及其價值被浪費的情況。
（三）檔案信息安全保障體系的建立
安全保障體系對于檔案信息化的建設(shè)有著關(guān)鍵作用。目前，我國的檔案信息安全保障體系不完善，相關(guān)的法律規(guī)范以及制度不健全。在管理工作中出現(xiàn)缺乏有效的安全技術(shù)，健全的管理體制等，給檔案信息化建設(shè)帶來不便。而隨著設(shè)備和技術(shù)軟件的發(fā)展，從事黑客等網(wǎng)絡(luò)不法事業(yè)的相關(guān)組織技術(shù)也在進(jìn)步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動態(tài)的，不能以絕對的目光來看待檔案的安全性，應(yīng)該時刻保持警醒，不斷的升級網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質(zhì)，以確保信息數(shù)據(jù)的安全、保證檔案信息化建設(shè)穩(wěn)定的前行。
三、多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用
（一）建立檔案信息庫
以現(xiàn)有館藏為基礎(chǔ)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立數(shù)字化的檔案信息庫，對信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和管理。在建立檔案信息庫之前，必須要做好相關(guān)準(zhǔn)備：構(gòu)建一個檔案管理的多媒體平臺。建設(shè)子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲子系統(tǒng)以及數(shù)字化處理和數(shù)字化信息輸出子系統(tǒng)，完善檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個完整的體系，不再獨立分散；對于媒體之間工作時間進(jìn)行控制，需要同步的媒體工作進(jìn)行同步控制。系統(tǒng)應(yīng)該滿足操作界面的生成、數(shù)據(jù)庫的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應(yīng)用系統(tǒng)和軟件的運行，提供安全的運行環(huán)境。還需要對數(shù)字化信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費，提高數(shù)據(jù)庫存儲和處理信息數(shù)據(jù)的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。
（二）信息系統(tǒng)的檢索程序編制
檔案信息數(shù)字化的首要要求就是目錄信息的數(shù)字化，檔案目錄數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源在數(shù)據(jù)庫中的條理性，是整個數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基本。首先，要建設(shè)一個目錄信息的倉庫，完善相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)以及各類資料文獻(xiàn)的目錄數(shù)據(jù)的輸入、媒體制作和檢索體系，實現(xiàn)準(zhǔn)確快速的查找信息數(shù)據(jù)。其次，建立檔案的著錄標(biāo)引和機讀目錄系統(tǒng)。其中檔案的著錄標(biāo)引檢索自動化是檔案自動化管理的核心，對于檔案信息資源的要求很高。要實現(xiàn)檔案的著錄標(biāo)引檢索自動化，首先要輸入大量的數(shù)據(jù)，以檔案著錄表現(xiàn)出相關(guān)信息數(shù)據(jù)的主旨和參考價值，注明檔案的出處與來源，保管現(xiàn)狀等。同時對檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時使用戶的查找也更加輕松。建立機讀目錄可以實現(xiàn)用戶在計算機上的檢索。將著錄的條目信息按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，以特定的模型為連線將它們組織串聯(lián)起來，形成一個個的集合，為檔案目錄的數(shù)據(jù)管理提供相關(guān)技術(shù)基礎(chǔ)。
1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國家信息網(wǎng)。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。
3.1加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計算機技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進(jìn)行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用。3.2檔案信息資源建設(shè)
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
1學(xué)科技檔案的基本特征
醫(yī)院的科技檔案主要包括五個部分:公開發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關(guān)實驗原始資料的收集;科學(xué)基金資助課題從立題至結(jié)題期間，所有相關(guān)資料的收集;協(xié)作項目的協(xié)議書，技術(shù)轉(zhuǎn)讓或申請專利的有關(guān)證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：
1.1源廣泛
醫(yī)學(xué)本身是一個多專業(yè)的龐大科學(xué)體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細(xì)致與多樣性決定了醫(yī)學(xué)科技檔案的來源相當(dāng)廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構(gòu)和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內(nèi)容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學(xué)科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導(dǎo)致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。
1.2利用價值高
醫(yī)學(xué)科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內(nèi)容包含了豐富的醫(yī)學(xué)知識、先進(jìn)的科研思路、方法及大量有價值的國內(nèi)外科研資料，包括成功或失敗的經(jīng)驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復(fù)或為科研而科研等，都有極高的利用價值。
2充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。
根據(jù)醫(yī)院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設(shè)中的重點問題之一。本文認(rèn)為由于醫(yī)院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進(jìn)充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。
醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個方面進(jìn)行創(chuàng)建和完善：
2.1醫(yī)技人員個人信息管理
以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執(zhí)行匯報表、各項科研經(jīng)費報銷登記與結(jié)果反饋、論文投稿登記情況表、學(xué)術(shù)會議審批及學(xué)術(shù)成果統(tǒng)計表，外出培訓(xùn)以及涉及到個人的科研教學(xué)信息等。
民政檔案的管理過程中，信息化管理目標(biāo)的實現(xiàn)比較關(guān)鍵，這也是民政檔案管理發(fā)展的重要趨勢。信息化檔案管理服務(wù)水平的提高，是當(dāng)前民政檔案管理發(fā)展的重要課題，通過從理論層面加強對民政檔案信息化服務(wù)的研究，對實際發(fā)展就能起到積極促進(jìn)作用。
一、民政檔案信息化的服務(wù)特征以及存在的問題分析
（一）民政檔案信息化的服務(wù)特征體現(xiàn)分析。民政檔案的信息化管理過程中，在服務(wù)方面已經(jīng)有了新的特征體現(xiàn)，在民政檔案管理信息化服務(wù)對象的大眾化的特征上比較突出。當(dāng)前的檔案管理信息化人才比較緊缺，只有充分注重信息化服務(wù)人才的應(yīng)用，才能提升檔案信息的服務(wù)水平，在檔案信息的大眾化服務(wù)目標(biāo)方面才能實現(xiàn)。再有就是在民政檔案信息化服務(wù)的需求熱點生活化的特征上有著體現(xiàn)，在社會保障的信息以及房屋產(chǎn)權(quán)和動拆遷政策的信息方面是比較重要的信息內(nèi)容。注重民政檔案信息化服務(wù)的內(nèi)容，才能真正有利于檔案管理的水平提高。（二）民政檔案信息化的服務(wù)問題分析。民政檔案信息化服務(wù)的發(fā)展過程中，由于受到多方面因素的影響，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在對民政檔案信息化服務(wù)的宣傳工作沒有加強。一些民政檔案信息的完整性方面沒有得到有效保證，對檔案信息的收集存在著一定困難等。這些都是由于在相應(yīng)的宣傳工作上沒有得到加強，從而就對民政檔案的信息化服務(wù)方面產(chǎn)生了很大的阻力。民政檔案的信息化服務(wù)發(fā)展過程中，對一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面還沒有加強，在相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)上存在著不足。例如檔案信息化服務(wù)中的基礎(chǔ)設(shè)備，掃描儀以及打印機等，都是必要的基礎(chǔ)設(shè)施。從實際的民政檔案信息化建設(shè)的情況來看，在這些設(shè)備方面還沒有具備，有的是存在故障沒有及時維修等，這些方面都會對民政檔案信息化服務(wù)的水平提高產(chǎn)生阻礙。另外，民政檔案的信息化服務(wù)過程中的方式比較單一化，在人性化的服務(wù)目標(biāo)方面還沒有實現(xiàn)。我們要對這些層面的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，然后找到針對性的措施進(jìn)行應(yīng)對，保障民政檔案信息化服務(wù)水平的提高。
二、民政檔案信息化服務(wù)提升的策略探究
為促進(jìn)民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，就要注重科學(xué)措施的實施。筆者結(jié)合實際對民政檔案信息化服務(wù)水平提升的方法進(jìn)行了探究，在這些方法的應(yīng)用下，就能對民政檔案信息化服務(wù)質(zhì)量的提升起到保障作用。（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要完善。民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，所以在這一基礎(chǔ)層面要能滿足實際要求。民政部門的領(lǐng)導(dǎo)要對民政檔案管理的工作有充分的認(rèn)識，能夠和時展的要求相結(jié)合，對民政檔案事業(yè)的發(fā)展重要性能得以重視。在檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)質(zhì)量層面進(jìn)行提高也要有相應(yīng)設(shè)備支持，所以在資金的投入上要充足，注重數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，在新的設(shè)備應(yīng)用方面加強培訓(xùn)等。只有在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作上得到了加強，才能真正有利于檔案服務(wù)水平的提高。（二）做好宣傳工作。在對信息化民政檔案服務(wù)的加強過程中，對大眾媒體要充分的利用，做好宣傳工作，將電視以及網(wǎng)絡(luò)和微信、微博等媒體綜合性的應(yīng)用，加強民政檔案服務(wù)的重要性宣傳工作。在有條件的援助服務(wù)開展方面也比較重要，通過加強宣傳，就能讓檔案管理服務(wù)人員的責(zé)任意識得以強化，在實際工作中提升工作效率。（三）民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，在咨詢服務(wù)方面要積極的拓寬，在計算機的檢索工作目標(biāo)上要能得以有效實現(xiàn)。檔案咨詢服務(wù)工作的實施，主要是將檔案作為依據(jù)，然后對個別問題的解答向需求者提供服務(wù)的方式，在咨詢服務(wù)水平的提高方面，就要注重方式的選擇。通過QQ以及微信平臺或網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用等，都比較有利。只有在服務(wù)水平上得到了提高，才能進(jìn)一步的加強民政檔案信息化的良好發(fā)展。（四）民政檔案信息化服務(wù)水平的提高，要注重相應(yīng)制度的完善建立。在制度上進(jìn)行建立就要和實際情況結(jié)合，在制度的制定中要充分考慮制度的可行性，以及在信息服務(wù)的安全性方面得以保障。注重檔案信息的完整性校驗以及安全審計和入侵監(jiān)控等，只有在這些安全方面得到了保障，才能有利于民政信息化檔案服務(wù)水平的提高。
三、結(jié)語
總而言之，民政檔案服務(wù)水平的提高，要注重信息化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，在信息技術(shù)的應(yīng)用上提高檔案服務(wù)的水平。面對新的發(fā)展環(huán)境，民政檔案信息化服務(wù)的要求會不斷提高，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)就要能從多方面詳細(xì)分析，注重檔案信息化服務(wù)的精細(xì)化，這樣才能有助于服務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)，呈現(xiàn)良好的服務(wù)品牌。
作者:袁振 單位:洮南市民政局
【參考文獻(xiàn)】
隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，國家逐步出臺了《中華人民共和國電子簽名法》《保密條例》《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理辦法》和《電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，這一系列舉措說明了信息化建設(shè)已成為國家工作、國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中不可或缺的必要步驟。
1.2是檔案傳統(tǒng)式管理的發(fā)展趨勢
中國最早的檔案工作可能要追溯到原始社會的結(jié)繩記事，甲骨文、金文、竹簡、羊皮卷、帛書等都是曾經(jīng)檔案的記錄載體，發(fā)展到以紙張作為檔案的主要載體后，檔案管理逐漸制度化、系統(tǒng)化，但傳統(tǒng)式管理有自身難以克服的缺點。一是由于檔案需長期保存，紙張極易受潮、蟲蛀及火災(zāi)等災(zāi)害的毀壞。二是需要投入大量的保管經(jīng)費，檔案被反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，導(dǎo)致檔案工作人員為無備份而每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。三是檔案傳統(tǒng)管理特點決定了檔案的交互性弱，不利于不同部門、不同地方和不同級別單位的使用。
2現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研發(fā)展中檔案信息化建設(shè)的作用
2.1優(yōu)化保存
中國是一個農(nóng)業(yè)大國，科學(xué)技術(shù)在農(nóng)業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可估量的作用。農(nóng)業(yè)科研檔案主要是農(nóng)業(yè)科技工作者在科研活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，其主要包括課題從立項、申報、總結(jié)、成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料，如科研檔案課題立項的申請書、合同書、實驗調(diào)查記錄、科研過程中的照片以及科研人員在該項研究中撰寫的論文等，既是生產(chǎn)資料，也是體現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的載體。檔案信息化建設(shè)以現(xiàn)代計算機技術(shù)為支撐，利用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層級的加工，加強了對農(nóng)業(yè)科研檔案的保存優(yōu)化率，是第二次農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)新，既擴(kuò)大了檔案保存的范圍，又加深了檔案管理的深度，有利于各種檔案長期有序的保存。
2.2發(fā)展農(nóng)業(yè)技術(shù)
農(nóng)業(yè)在過去幾千年作為主要產(chǎn)業(yè)，現(xiàn)在被稱為關(guān)系國計民生的第一產(chǎn)業(yè)經(jīng)歷了漫長的發(fā)展。如何有效傳承農(nóng)業(yè)技術(shù)？除了身傳言教，我國還出現(xiàn)了農(nóng)業(yè)著作和一些有關(guān)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的記錄，如北魏時期賈思勰的《齊民要術(shù)》、明朝徐光啟的《農(nóng)政全書》，而沈括在《夢溪筆談》中創(chuàng)造的十二氣歷對農(nóng)業(yè)影響頗深。言傳身教和過去的農(nóng)業(yè)書籍具有很大的局限性，極易失傳，印刷技術(shù)的落后和文言文的使用極大地限制了農(nóng)業(yè)技術(shù)的推廣和傳承。20世紀(jì)的第三次科技革命以計算機技術(shù)的廣泛使用為標(biāo)志，檔案信息化管理也被國內(nèi)外應(yīng)用于農(nóng)業(yè)。檔案信息化、電子化的特點是易傳送、易分享、易再次加工，這使得先進(jìn)的技術(shù)、理論、手段管理模式和經(jīng)營方式能被更多人和更多地方學(xué)習(xí)、使用，進(jìn)而有益補充，更帶動農(nóng)業(yè)科學(xué)向縱深發(fā)展。
2.3經(jīng)濟(jì)效益
1節(jié)約了檔案管理成本。農(nóng)業(yè)科研檔案管理作為一門系統(tǒng)而專業(yè)的工作，既有農(nóng)業(yè)科研工作的特性，又有科研檔案管理的普遍性。傳統(tǒng)式的檔案管理需要長期耗費大量的人力、物力和財力，與之相比較，有賴于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，檔案信息化管理一旦建成就能減少投入，節(jié)約資源。2創(chuàng)造新的經(jīng)濟(jì)價值?？萍际谴龠M(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的巨大助力，農(nóng)業(yè)科研檔案是系統(tǒng)的科學(xué)技術(shù)的載體，蘊含著巨大的經(jīng)濟(jì)價值。從最近幾十年檔案信息化管理發(fā)展歷程中我們可以得出這樣的結(jié)論：檔案信息化管理當(dāng)然也包括農(nóng)業(yè)科研行業(yè)可以創(chuàng)造新的經(jīng)濟(jì)價值，對信息、計算機系統(tǒng)和人之間流動的良性管理可以帶動廣告收入、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)收入和農(nóng)業(yè)增收等方面的提高。如果忽視了檔案信息化建設(shè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益，那無疑在很大程度上否定了檔案信息化的重要性和發(fā)展趨勢。
3在農(nóng)業(yè)發(fā)展中的現(xiàn)狀和困境
3.1農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理軟件缺乏統(tǒng)一性
我國農(nóng)業(yè)科研單位的信息化管理發(fā)展水平不一致，不僅表現(xiàn)在技術(shù)水平，也表現(xiàn)在硬件和軟件方面缺乏統(tǒng)一性。使用的電腦系統(tǒng)不兼容，運行的軟件各自不能互用，全國又沒有共用一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，這些技術(shù)問題制約了檔案信息化、電子化的進(jìn)程，不利于工作人員利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。3.2制約檔案信息化建設(shè)水平和進(jìn)程的起因由于我國事業(yè)單位的招聘機制分為管理崗位和專業(yè)技術(shù)崗位，使得各個農(nóng)業(yè)科研機構(gòu)出現(xiàn)了一個怪圈，懂技術(shù)的不懂檔案信息化管理，精于檔案管理的又不熟悉農(nóng)業(yè)科技領(lǐng)域。一些單位在發(fā)展檔案信息化過程中沒有配備具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的人員，“抓壯丁”轉(zhuǎn)去負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理和農(nóng)業(yè)技術(shù)復(fù)合型人才就更奇缺，大部分人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更是阻礙了檔案信息化管理現(xiàn)代化。
4對農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的思考
農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了全球信息技術(shù)發(fā)展趨勢，對當(dāng)前檔案管理提出了嚴(yán)峻的考驗，對農(nóng)業(yè)科研發(fā)展提出了更高的要求。改變檔案傳統(tǒng)管理模式，打破檔案信息化建設(shè)制約瓶頸，力爭在農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)中脫穎而出，這就迫使我們要正視檔案信息化建設(shè)，對照農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)的困境，積極地尋找今后農(nóng)業(yè)科研信息化建設(shè)的應(yīng)對之策。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)是農(nóng)業(yè)科研和檔案管理兩大專業(yè)領(lǐng)域的有機結(jié)合，要實現(xiàn)其長期的良性發(fā)展就要求從以下三方面采取措施，彌補短板，鞏固長板，形成合力。
4.1建立全國農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)統(tǒng)一體系
個體的發(fā)展離不開集體的有力支持，要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，必須建立全國農(nóng)業(yè)科研檔案信息建設(shè)統(tǒng)一體系，體系要對檔案管理中涉及的硬件、軟件和法律法規(guī)有一個統(tǒng)一而明確的規(guī)定，讓一切檔案信息化建設(shè)有章可循，有規(guī)可依。
4.2高標(biāo)準(zhǔn)培養(yǎng)復(fù)合型人才
做好農(nóng)業(yè)科研檔案信息化工作離不開復(fù)合型人才的作用，要制定一個長期復(fù)合型人才培養(yǎng)計劃，使其在檔案、信息化和農(nóng)業(yè)方面精而專，既能投入農(nóng)業(yè)科研實踐，又能做好農(nóng)業(yè)科研檔案工作，更能實現(xiàn)兩者的有機結(jié)合，開發(fā)好農(nóng)業(yè)科研檔案信息的價值，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理水平、管理方法。
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識，現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設(shè)？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢？
檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則：
1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。
以我單位為例：我單位現(xiàn)保管著管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、實物檔案、照片檔案、地質(zhì)檔案等多種類別的檔案。但其中以地質(zhì)檔案的利用率最高。地質(zhì)檔案中詳細(xì)的記錄著每一口油水井的動、靜態(tài)資料以及每口井從投產(chǎn)到目前的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產(chǎn)建設(shè)的主要依據(jù)，是科學(xué)決策的基礎(chǔ)條件。有效利用地質(zhì)檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產(chǎn)提供了強有力的保障。因此我室就將地質(zhì)檔案做為檔案數(shù)字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質(zhì)檔案進(jìn)行了檔案信息數(shù)字化工作。
那么檔案信息化建設(shè)又需要遵循什么原則呢？在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)遵循的基本原則是：
1、文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進(jìn)行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2、歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。它是一項耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設(shè)落到實處還應(yīng)該堅持前瞻、協(xié)作、實用、人才儲備四項原則。
1、前瞻原則：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
2、協(xié)作原則：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
3、實用原則：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。
4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時展的需要，更好地服務(wù)社會。
參考文獻(xiàn)：
第一，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責(zé)任者、分類號、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志，迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準(zhǔn)率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項為依據(jù)將某方面具有共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率。科技檔案自動標(biāo)引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對內(nèi)容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
第二，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計、編研及保管環(huán)境的自動控制?？萍紮n案的借閱管理和統(tǒng)計工作復(fù)雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進(jìn)行自動借閱管理和統(tǒng)計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計等進(jìn)行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點涉及內(nèi)容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計。通過利用計算機技術(shù)，還能夠有效實現(xiàn)對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現(xiàn)科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要，應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案排架進(jìn)行自動管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現(xiàn)架位的自動分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動監(jiān)測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
（一）醫(yī)院運用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理
這里所指的的現(xiàn)代化技術(shù)指的是計算機信息技術(shù)。醫(yī)院運用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，指的就是醫(yī)院將各種先進(jìn)的計算機信息技術(shù)運用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個方面。同時，根據(jù)計算機信息技術(shù)的特點對當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以便能夠與計算機信息技術(shù)進(jìn)行更好的結(jié)合。醫(yī)院利用先進(jìn)的計算機技術(shù)完成檔案管理工作，從而達(dá)到實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的目的。
（二）醫(yī)院的檔案管理工作人員需要掌握現(xiàn)代科技知識
檔案管理現(xiàn)代化必然會引起檔案管理領(lǐng)域中的一系列的變化，例如技術(shù)革命或技術(shù)變革等等。同時，由于各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員變得更加難以適應(yīng)。因此，要推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，其中一個重要的要素就是讓醫(yī)院的檔案管理工作人員掌握先進(jìn)的現(xiàn)代科技知識。檔案管理工作人員首先應(yīng)該掌握的就是計算機技術(shù)。如今技算計技術(shù)已經(jīng)成為了檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，醫(yī)院的檔案管理人員只有掌握了計算機技術(shù)，才能夠更好的利用計算機進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理。同時醫(yī)院還必須要對檔案管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識進(jìn)行及時的更新。
（三）實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化
在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作與時俱進(jìn)。要實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時還需建立起相應(yīng)的信息平臺，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（四）需要建立起科學(xué)的管理機制
要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須有科學(xué)管理作保證。科學(xué)管理是檔案信息化管理的基本保證,沒有先進(jìn)的管理就不會有管理工作的現(xiàn)代化，因此必須要建立起科學(xué)的管理機制。醫(yī)院的檔案管理部門要建立自動化工作的組織機構(gòu)或配備必要的人員，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有關(guān)的問題進(jìn)行深入地研究和論證。
二、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的建議
（一）新時期，需要對檔案管理觀念進(jìn)行更新
在這個信息時代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為醫(yī)院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務(wù)觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。如今，很多行業(yè)所競爭的不僅僅是產(chǎn)品的質(zhì)量，同時也在競爭服務(wù)。醫(yī)院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務(wù)意識，不能在停留在原來的思想上。為此，醫(yī)院檔案室必須要對醫(yī)護(hù)人員對知識以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。
（二）重視對硬件設(shè)施建設(shè)的投入
如今，各行各業(yè)都在推行無紙化辦公，進(jìn)行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設(shè)施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實現(xiàn)檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院就必須要建設(shè)各種電子計算機、縮微復(fù)制設(shè)備以及各種先進(jìn)的信息化庫房管理設(shè)備，這些都是檔案管理信息化建設(shè)的基本條件。目前，這些先進(jìn)的設(shè)備只有在一些大中型城市中的醫(yī)院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行共享，這就使得僅僅在幾個城市、地區(qū)擁有這樣的硬件設(shè)施還無法滿足要求。要實現(xiàn)真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫(yī)院檔案室都能夠?qū)崿F(xiàn)硬件設(shè)施上的同步與完善，最后實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源進(jìn)行共享。
（三）加大投資款項，滿足檔案信息化建設(shè)
信息化加快，促使醫(yī)院檔案軟件需要時刻更新。鑒于醫(yī)院檔案需要以信息化的手段對醫(yī)院各項檔案的物、事、人進(jìn)行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進(jìn)行相對加大投資款項，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當(dāng)前硬軟件情況，建立信息化檔案運營機制等，如此一來就保證了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程，隨時為醫(yī)院服務(wù)。
（四）提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平
隨著社會的發(fā)展，各種信息量的產(chǎn)生速度已經(jīng)不是以前的時代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫(yī)院的檔案工作帶來了新的特點與新的要求。如今醫(yī)院的檔案數(shù)量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發(fā)生了巨大的改變，不僅利用的數(shù)量、范圍、深度發(fā)生了巨大的變化，其時效性的要求也越來越高。這些變化都是傳統(tǒng)的檔案管理方法以及技術(shù)所無法適應(yīng)的。因此，要積極地提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平。
為此，必須要進(jìn)行以下幾方面的工作：首先，醫(yī)院必須要實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。要推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進(jìn)。其次，是要醫(yī)院能夠積極地應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，讓檔案管理更加的科學(xué)、高效和系統(tǒng)，能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或醫(yī)護(hù)人員的決策以及科學(xué)研究等提供更加準(zhǔn)確的、有效的服務(wù)。最后，是要醫(yī)院積極地將計算機與檔案管理工作進(jìn)行有機的結(jié)合。因為計算機的應(yīng)用是檔案管理信息化建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。
（五）加強檔案信息化人才培養(yǎng)
檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質(zhì)會直接的影響到檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)具有很強的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種醫(yī)護(hù)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。
經(jīng)濟(jì)的競爭和技術(shù)的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強服務(wù)手段，并進(jìn)而開拓服務(wù)領(lǐng)域，增強服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開發(fā)，對基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對策，參與到企業(yè)管理隊伍里來。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實施品牌的傳略服務(wù)。
