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二、培養(yǎng)師資不同為了使培養(yǎng)手段更好地發(fā)揮作用
培養(yǎng)師資的選擇就成為要仔細斟酌的一個問題。這就好比說，培養(yǎng)“建筑工程師”的人，其本身一定也是“建筑工程師”；而培養(yǎng)“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有這樣，才能在人才培養(yǎng)中達到事半功倍的效果。檔案專業(yè)的“學歷教育”培養(yǎng)師資必定是具有較高的學理知識和文獻、史料編研能力的檔案行業(yè)的教育家、學者、教授、講師等諸如此類的“學院派”人物。因為他們掌握著豐富的學術(shù)資源，了解國內(nèi)外最新的檔案學動向，參與并編寫相關(guān)的學術(shù)著作，具有很高的史料編研造詣。同理，檔案專業(yè)的“在職教育”培養(yǎng)師資必定是具有豐富的檔案管理實操經(jīng)驗，多年從事檔案行業(yè)的監(jiān)督指導人員，以及相關(guān)行政業(yè)務(wù)人員。因為他們常年接觸基層單位檔案工作，熟悉檔案整編的實操流程，對于部分機構(gòu)特殊的檔案管理狀況具有豐富的處置經(jīng)驗?？傊?，由于培訓目標和培訓手段的不同，造就了不同的培訓模式在師資來源選取上要有所差異。相同性質(zhì)的師資培養(yǎng)相同性質(zhì)的學員體現(xiàn)出檔案專業(yè)的“學歷教育”和“在職教育”培養(yǎng)師資側(cè)重的不同。這也從另一個側(cè)面進一步反映出兩種培養(yǎng)模式的本質(zhì)差別。
三、培養(yǎng)周期不同
檔案專業(yè)的“學歷教育”和“在職教育”可以說是“道”與“術(shù)”的關(guān)系。所謂的“道”更側(cè)重于理論，知識結(jié)構(gòu)更加系統(tǒng)、全面，偏向于檔案實際工作中的研究與編研；所謂的“術(shù)”更側(cè)重于實踐，知識結(jié)構(gòu)更具有針對性、時效性，偏向于檔案實際工作中的“收集、管理、借閱利用”。由于檔案專業(yè)的“學歷教育”與“在職教育”的培養(yǎng)目標、培訓手段、培訓師資的側(cè)重不同，故在通常情況下，前者的培養(yǎng)周期要遠高于后者。就前者而言，培訓周期一般為幾年（無論是本科階段或是研究生階段），只有這樣才能保證被培養(yǎng)者的知識體系建構(gòu)，以及學科敏感性的養(yǎng)成；而對于后者來說，由于培訓目標、手段較為有針對性，主要關(guān)注于檔案日常工作中一些常見問題，故其培訓周期可以精華至一周或十余天。
隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。如何提高檔案干部的管理水平，首先我們應(yīng)對檔案干部隊伍的現(xiàn)狀有個全面的認識。
下面是順義縣專職檔案人員人數(shù)、文化程度、專業(yè)技術(shù)職務(wù)情況。
從表中分析：
1有利形勢：
1專業(yè)檔案人員隊伍逐年壯大。從1994年的45人，增加到1997年的143人，1997年的專職檔案人數(shù)是1994年的217倍。這說明，我們有了一個較完整的網(wǎng)絡(luò)體系，有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍。也表明，全社會的檔案意識在增強，各部門對檔案工作的重視程度有了一定提高。
2大專以上文化程度的人數(shù)占有一定比例。1994年有25人，占總?cè)藬?shù)的55％；1995年有43人，占總?cè)藬?shù)的50％；1996年有73人占總?cè)藬?shù)的51％；1997年有72人，占總?cè)藬?shù)的50％，大學本科畢業(yè)的人數(shù)逐年有所增加。從中看出，我們不僅有一支團結(jié)奮斗、無私奉獻、兢兢業(yè)業(yè)、敢打硬仗的檔案干部隊伍，而且在文化知識的結(jié)構(gòu)上也有了很大的變化，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入了生機。
2存在的問題：
1專業(yè)技術(shù)人員偏少。從1994年至1997年這四年看，專職檔案員中具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例分別為：244％，186％，176％，244％。社會的發(fā)展對檔案工作的專業(yè)文化程度提出了更高的要求，專業(yè)技術(shù)人員占有極其微弱的比例，是目前檔案工作急需解決的問題。
2檔案專業(yè)人員貧乏。幾年來，檔案專業(yè)人員隊伍和文化水平雖普遍有所增加和提高，但檔案專業(yè)人員卻極其貧乏，畢業(yè)于檔案專業(yè)學校的寥寥無幾，包括檔案專業(yè)職業(yè)高中畢業(yè)生在內(nèi)，1994年5人，占總?cè)藬?shù)的11％，1995年3人，占總?cè)藬?shù)的34％，1996年6人，占總?cè)藬?shù)的42％，1997年5人，占總?cè)藬?shù)的35％。
目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入本世紀末到下世紀初，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才十分匱乏，跨世紀人才短缺，如果不加強人才的培養(yǎng)，提高檔案干部隊伍的素質(zhì)，檔案館功能將受到很大制約。
二、幾點思考
1注重人才
社會的發(fā)展，科學技術(shù)的進步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，這些應(yīng)引起各級領(lǐng)導的重視。
1把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。
2注重人才的使用，要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的年青干部，對他們身上存在的不足應(yīng)加以正確引導教育，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點和長處，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。
（3穩(wěn)定檔案干部隊伍。檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學習，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。檔案干部的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
2加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育
面對目前檔案部門知識老化，新技術(shù)知識貧乏的狀況，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。繼續(xù)教育應(yīng)注意以下幾個方面：
1注重實用性
要結(jié)合工作實際需要和未來的發(fā)展趨勢，與實際工作緊密配合，并根據(jù)不同的層次、不同的需求，按需施教，學以致用，便于實際操作，講究實效。
2拓寬知識面
面對二十一世紀檔案工作的未來，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識面，學習技術(shù)，學習相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，以適應(yīng)本學科最新發(fā)展的動態(tài)。
3因材施教
這主要表現(xiàn)在兩個方面：其一，學生與教師之間的互動。即通過實驗去體會或感覺在理論授課過程中的某些知識點或程序，教師在課程實驗中的作用相對比較突出。其二，學生與學生之間的互動。應(yīng)用文科專業(yè)大部分都是與社會管理實踐活動相關(guān)的專業(yè)，鍛煉學生之間的溝通能力、協(xié)調(diào)能力與應(yīng)急反應(yīng)能力成為課程實驗主要訓練的內(nèi)容。
（二）注重過程，強調(diào)經(jīng)驗積累
應(yīng)用文科專業(yè)大部分課程的實驗都是對某種專業(yè)管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業(yè)課程實驗。實驗課的設(shè)置不僅要讓學生通過實驗提升自身對專業(yè)知識的掌握能力以及訓練相關(guān)專業(yè)技能，還培養(yǎng)學生對某些專業(yè)實踐活動過程的了解與感受。也就是說應(yīng)用文科專業(yè)課程實驗不僅是專業(yè)知識與技能傳授與演練的課程，更是教會學生了解、感受專業(yè)實踐過程的課程。
（三）注重應(yīng)用，強調(diào)學以致用
與理工科專業(yè)實驗注重培養(yǎng)學生科學研究方法與敏銳科學研究視角不同的是，應(yīng)用文科專業(yè)實驗的主要目的在于對學生某項專業(yè)技能的訓練與培養(yǎng)，即通過實驗、實訓和實習環(huán)節(jié)使學生具備某種專業(yè)技能，以此作為從事社會實踐，生存于社會的資本。而課程實驗則是培養(yǎng)學生這種專業(yè)技能的一個環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)用文科專業(yè)課程實驗更加注重實驗內(nèi)容的應(yīng)用性與實用性。
（四）注重引導，強調(diào)躬親示范
應(yīng)用文科專業(yè)的設(shè)置雖然側(cè)重于社會應(yīng)用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業(yè)主要研習的是人文社會中的各種社會實踐活動和社會現(xiàn)象，因此在專業(yè)課程教學活動中更加注重教師對學生學習行為的指引與指導。教師在課程實驗過程中的角色定位是應(yīng)用文科專業(yè)的特色之一，它擴大了傳統(tǒng)文科專業(yè)實驗過程中教師的作用，更加強調(diào)教師躬親示范對學生把握專業(yè)知識的引導作用。
二、應(yīng)用文科專業(yè)課程實驗的設(shè)計思路
（一）以能力為導向，增加實驗課內(nèi)容的深度與廣度
首先，要對課程所涉及的實驗內(nèi)容進行拆解與細分，明確不同實驗內(nèi)容所針對的知識點與技能點，充分對實驗內(nèi)容的豐富程度與學生操作的難易度進行論證；其次，實驗內(nèi)容設(shè)計要與學生專業(yè)技能培養(yǎng)的連貫性相一致，既要符合學生專業(yè)技能養(yǎng)成的基本規(guī)律，又要遵循循序漸進的知識吸收規(guī)律；再次，注重實驗內(nèi)容的層次性，難易結(jié)合，動手和思考結(jié)合，實驗和實訓結(jié)合。筆者在設(shè)計實驗內(nèi)容過程中，充分論證了學生對專業(yè)知識把握的程度，分門別類地對實驗內(nèi)容要求、考核標準與所包含知識點進行組配，設(shè)計了5組12類共25次實驗內(nèi)容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實驗與實驗之間的銜接，打造了文件與檔案管理實驗體系，這在一定程度上增強了學生對文件與檔案管理知識與技能的整體了解與培養(yǎng)。
（二）以職業(yè)為導向，凸顯實驗的專業(yè)性與職業(yè)性
應(yīng)用文科專業(yè)的設(shè)置是以社會實踐活動的職業(yè)分工為依據(jù)的，以職業(yè)標準為準繩。由此，準確的職業(yè)定位和專業(yè)的職業(yè)導向是專業(yè)課程體系建設(shè)過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實驗的設(shè)計要凸顯職業(yè)性，即實驗內(nèi)容要與職業(yè)接軌，與職業(yè)發(fā)展趨勢保持一致；其次，豐富實驗課程的授課形式，突出專業(yè)的職業(yè)特色，如實驗課程可邀請專業(yè)從業(yè)人員進行講解與指導，或?qū)嶒炚n程直接開設(shè)在專業(yè)的從業(yè)機構(gòu)，進一步提升實驗課程的仿真感；再次，定期利用實驗課程對學生的職業(yè)規(guī)劃進行指導，增強學生的專業(yè)感與職業(yè)感。
（三）以活用為導向，提高學生的專業(yè)技能
課程實驗設(shè)計要遵循“感受—理解—鞏固—應(yīng)用”四階段的教學規(guī)律，并在實際教學過程中，有目的、有計劃地應(yīng)用這一教學規(guī)律，使學生各種專業(yè)技能在不同課程的實驗中得到均衡和協(xié)調(diào)的發(fā)展。首先，課程實驗的設(shè)計要與理論授課內(nèi)容相互吻合，并互為補充，要引導學生在課程實驗過程中去驗證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養(yǎng)成學生專業(yè)思考能力；其次，課程實驗內(nèi)容的設(shè)計要具有實用性，能夠與職業(yè)定位相結(jié)合，突出學生專業(yè)基礎(chǔ)能力與實際操作能力的培養(yǎng)；再次，課程實驗的設(shè)計要突出學生自主創(chuàng)新能力，結(jié)合職業(yè)發(fā)展方向設(shè)計多樣化的實驗內(nèi)容，鼓勵學生在專業(yè)實踐范疇內(nèi)自主選擇安排實驗，完成實驗。
（四）以體驗為導向，培養(yǎng)學生的專業(yè)認同感
應(yīng)用文科實驗要設(shè)計以專業(yè)體驗為核心的實驗內(nèi)容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學生直接與專業(yè)人士接觸、對話和工作，這種職業(yè)體驗的方式不但能夠增進學生與一線工作者的交流，更能營造課程學習的氛圍，培養(yǎng)學生的專業(yè)情感。筆者在課程實驗中增加了對黑龍江大學檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實地參觀和職業(yè)體驗的實驗內(nèi)容，學生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對檔案職業(yè)魅力的認知，增強了其對檔案學專業(yè)的歸屬感。
三、應(yīng)用文科專業(yè)課程實驗開發(fā)與建設(shè)的策略
（一）實景模擬，現(xiàn)場互動
應(yīng)用文科實驗注重理論成果的實踐轉(zhuǎn)化，即學生通過課程實驗來體會、把握理論課講授的知識點，但傳統(tǒng)的文科實驗課程相對枯燥、呆板，實驗互動性不強，缺少一定的專業(yè)實踐的真實性與層次感。應(yīng)用文科專業(yè)課程實驗的設(shè)計要注重開發(fā)學生的專業(yè)認知潛力，通過模擬專業(yè)工作現(xiàn)場或搭建實景演練場所的方式，增強實驗場景的逼真性，以此提高課程實驗的質(zhì)量。同時，教師在課程實驗過程中要積極引導學生展開互動，通過實景模擬和現(xiàn)場互動的方式，激發(fā)學生的學習熱情，提高學生理論知識的實踐轉(zhuǎn)化率。如不具備實景模擬實驗條件的課程，可采取專業(yè)實習或?qū)嵺`的替代方式融入相關(guān)課程的實驗，以此彌補課程實驗資源方面的不足。筆者在課程實驗開發(fā)與建設(shè)實踐中，嘗試搭建模擬辦公室環(huán)境，并采用學生分工協(xié)作的方式，模擬演練文書處理實驗和檔案整理實驗，非參與學生對模擬過程進行挑錯、打分的形式展開互動。
（二）豐富實驗內(nèi)容，注重課程間的銜接
在課程實驗開發(fā)與建設(shè)過程中，教師首先要對課程實驗從整體上進行把握，并分成相互獨立卻又相互聯(lián)系的單節(jié)實驗；其次，要對單節(jié)實驗之間的銜接關(guān)系進行分析，在理論授課過程中把握實驗課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學”與“檔案管理學”課程分為兩個學期開設(shè)，“文書學”課程實驗要求學生根據(jù)最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學期“檔案管理學”課程將對上學期制作的文件進行檔案整理的一系列實驗。同時筆者根據(jù)檔案管理工作的特點將“檔案管理學”課程實驗細分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實地參觀等7個專題實驗，通過前后兩個學期的實驗，學生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個人與團隊實驗穿插，注重培養(yǎng)個人能力與團隊意識
應(yīng)用文科課程實驗強調(diào)學生的參與性，這種參與的形式主要表現(xiàn)在學生個體參與和團隊協(xié)作兩種。所謂個體參與，是指學生在教師的引導下自行參與實驗的過程；所謂團隊協(xié)作，是指學生以3—4人的團隊形式開展實驗的過程。應(yīng)用文科實驗要結(jié)合實驗內(nèi)容，設(shè)計由個體參與和團隊協(xié)作組成的課程實驗體系，一方面通過學生個體參與，提高學生自己對知識的理解與轉(zhuǎn)化能力；另一方面通過團隊協(xié)作，提高學生的角色意識與團隊協(xié)作精神，使學生就業(yè)后能盡快適應(yīng)工作團隊的環(huán)境與要求。在教學實踐過程中，筆者在學生個體參與的實驗內(nèi)容基礎(chǔ)上，開發(fā)并設(shè)計了三個團隊協(xié)作實驗，即“文件收文與發(fā)文處理實驗”“檔案鑒定與銷毀實驗”“檔案編研與出版實驗”，學生以小組形式，分工協(xié)作按照實驗要求自主設(shè)計實驗內(nèi)容，學生參與程度高，反響較好。
高等院校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業(yè)生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。在知識經(jīng)濟時代、我國市場經(jīng)濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業(yè),甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實意義。
一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對性的法律法規(guī)的約束
近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發(fā)了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關(guān)于高等學校全日制在校生規(guī)模在1萬人以上應(yīng)當設(shè)立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關(guān)的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數(shù)已達到11000人,而學校設(shè)立的檔案室只安排不到兩名的相關(guān)人員進行臨時管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業(yè)指導服務(wù)中心,再由學生處就業(yè)指導服務(wù)中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業(yè)生檔案進行整理、轉(zhuǎn)遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經(jīng)費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強運行,其結(jié)果不言而喻。
2.學生檔案管理缺乏規(guī)范化
高校學生在校階段產(chǎn)生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現(xiàn)問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優(yōu)秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會出現(xiàn)排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時,發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應(yīng)該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業(yè)生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質(zhì)檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點“返祖還原”現(xiàn)象,從事過生源數(shù)據(jù)上報的同志都知道高中階段都已經(jīng)有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數(shù)據(jù)至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。
4.檔案轉(zhuǎn)遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范
(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒有機要接受權(quán),導致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞甚至丟失。
(2)學校按要求轉(zhuǎn)遞檔案,但是由于接受單位沒有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調(diào)檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業(yè)時再寄出后面產(chǎn)生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學生檔案管理工作的對策與措施
1.加強相關(guān)法規(guī)建設(shè),確保畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關(guān)部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發(fā),盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負責畢業(yè)生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉(zhuǎn)遞。
2.及時收集、有效整理
畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學期間數(shù)年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據(jù)其系部、專業(yè)群體性特點,按照國家檔案法規(guī)的要求,收齊有關(guān)材料。以后一經(jīng)形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業(yè)資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優(yōu)獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關(guān)職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術(shù)應(yīng)用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)
筆者所在院校通過畢業(yè)生上網(wǎng)直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉(zhuǎn)遞情況,據(jù)不完全統(tǒng)計比沒有用系統(tǒng)相比學生檔案轉(zhuǎn)遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務(wù)性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對檔案重要性的認識。
文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導當好參謀，為學校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標準化、科學化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業(yè)化認識
首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認識。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國家對檔案任職既有規(guī)定的學歷標準，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓的專門機構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構(gòu)的認定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強專業(yè)化意識。加強檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對查閱檔案的人員不嚴格監(jiān)視，對查閱過的案卷不經(jīng)檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學習培訓專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。
再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認識，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業(yè)化過程必須規(guī)范化和標準化。要制定全國統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標準，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準確、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式
要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機構(gòu)獨立、人員獨立、管理獨立、經(jīng)費獨立、業(yè)務(wù)獨立的檔案館?！陡拭C省檔案管理條例》規(guī)定，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費；應(yīng)當重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設(shè)置檔案機構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負責檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導；檔案館建設(shè)應(yīng)當符合國家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計規(guī)范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應(yīng)當具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規(guī)范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業(yè)化方式
文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標尺》一文中認為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標準、信息化為手段，從管理工作的各項專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。
制度建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?！陡拭C省檔案管理條例》規(guī)定，機關(guān)、團體、企事業(yè)單位應(yīng)當建立、健全科學的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標準化，并逐步采用先進技術(shù)與設(shè)備，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實現(xiàn)“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據(jù)檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發(fā)公司的售后服務(wù)，對檔案管理人員進行培訓，及時對軟件和系統(tǒng)進行升級。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標準化，助推社會保險業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認為，要加強信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊伍是實現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵?！陡拭C省檔案管理條例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識，做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機關(guān)、團體、企事業(yè)單位應(yīng)當重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓，按照國家規(guī)定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。
文書檔案涉及學校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學校發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強的服務(wù)意識和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊伍》一文中認為：“干部檔案管理隊伍應(yīng)該懂得電子計算機操作和軟件設(shè)計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復制、縮微等技術(shù)的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等?！睘榇?，要加強文書檔案管理專業(yè)化隊伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。
其一，加強檔案學學科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學科知識體系，根據(jù)社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢，加強課程建設(shè)和教材開發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評定、推優(yōu)評優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學習或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
研究生論文具有分散性，個體性的特點，比如我校，在研究生畢業(yè)離校之前，論文檔案尚分散在600多名研究生的手中。那么，我們?nèi)绾蝸磉M行有效的保質(zhì)保量的收集呢？在研究生畢業(yè)離校之前，我們把論文的歸檔工作作為他們離校手續(xù)中必辦的一項內(nèi)容。如果他們的論文沒有歸檔，那么他們不能最后辦完離校手續(xù)，也就不能離校。
然后，具體該由準來進行收集呢？筆者最近走訪了幾所高校，一般由系里的兼職檔案員負責收集。兼職檔案員由研究生秘書或?qū)W科秘書，科研秘書，圖書資料員等來擔任，筆者認為由研究生秘書擔任的最佳。因為研究生秘書能和研究生取得直接聯(lián)系，有關(guān)論文歸檔的內(nèi)容和要求可以提早通知他們。在實際工作中，往往會遇到這樣的情況，研究生拿了材料來歸檔，這時，如果論文不符合要求，他們會說事先不知如何要求，而現(xiàn)在他們馬上要畢業(yè)離校了，這不僅給收集工作帶來困難，也給即將離校的研究生造成不便。如果由研究生秘書擔任兼職檔案員來收集論文，一些歸檔需要的表格和具體要求說明提早交給研究生秘書，由各系研究生秘書發(fā)到研究生手里，也就可以對歸檔中的一些不合格品打一劑預(yù)防針。而由其它人員擔任，沒有研究生秘書所具有的優(yōu)勢。
研究生論文檔案的歸檔工作，也是研究生管理工作中的一部份。復旦大學實行了部門立卷制度，即由研究生院統(tǒng)一歸口、立卷，然后移交學校檔案館，檔案館對他們作具體的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督。這一途徑既符合部門立卷制度，又宜于做好研究生論文的歸檔工作。一方面，研究生院論文材料的內(nèi)容最為熟悉，他們最了解檔案的完整與否及內(nèi)容之間的相互聯(lián)系。另一方面，有利于檔案人員集中精力和時間，開發(fā)檔案資源，主動提供利用，同時，也可以更好地進行監(jiān)督和指導。如果不經(jīng)研究生院而直接歸到檔案館，首先，這不符合部門立卷制度；其次，研究生秘書不屬于檔案人員系列，檔案館對研究生秘書工作不能施加任何影響。因此，由研究生院統(tǒng)一歸口，有利于保證論文的質(zhì)量。
二、研究生論文整理中組卷方式的探討
縱觀幾所院校，無外乎兩種組卷方式：一是按人頭組卷，即把一個研究生的所有材料都集中在一起，包括論文和評閱材料。另一種是論文和評閱材料分開組卷，論文以人組卷，而評閱材料按系或?qū)I(yè)集中組卷。按人頭組卷，一個人的材料比較集中和清楚，然而，筆者以為還是論文和評閱材料分開組卷為宜。首先，從利用的角度看，一般來講，很少出現(xiàn)論文和評閱材料同時使用的情況，而對評閱材料利用較多的是各系在搞研究生教學質(zhì)量評估或單個碩士點，博士點申報、評估的時候，即大量利用時，多以系或?qū)I(yè)的單位。因此，評閱材料以系或?qū)I(yè)為單位集中保管，有利于迅速地査借利用。其次，按人頭組卷，由于論文材料直接來源于研究生，而評閱材料往往以系為單位集中，要把一個人的所有材料都集中在一起。這樣，組卷工作就比較麻煩，這于實際工作并無必要。
三、研究生論文如何實行計算機管理：
研究生論文經(jīng)研究生院部門立卷之后，移交到檔案館，然后，我們對它進行全面的計算機管理工作。計算機管理功能如下：輸入功能：我們設(shè)了與論文有關(guān)的以下字段，如分類號、排架號、排架流水號、密級、論文題名、系別、論文作者、導師、備注等。這些字段大致反映了論文檔案所要標識的所有內(nèi)容。
統(tǒng)計功能：根據(jù)需要可以設(shè)多種統(tǒng)計功能，如“按系統(tǒng)計”、“按導師統(tǒng)計”等等。
修改功能：包括修改和刪除。
查借利用功能：結(jié)合輸入的字段，運用“與、或、非”的邏輯關(guān)系，可以提供多種檢索途徑。
打印功能：分類簿冊，總簿冊及各種統(tǒng)計報表等均可打印出來。
論文實行了計算機管理之后，直接輸入計算機，并在計算機上迅速地進行統(tǒng)計，修改、查找和打印各類簿冊。這樣，不僅大大減輕了手工勞動，而且為進一步開發(fā)檔案資源打好了基礎(chǔ)。
本科畢業(yè)論文工作包括選題、開題、中期檢查、撰寫、定稿、評閱、答辯和成績評定等環(huán)節(jié)[2]。要切實保證本科畢業(yè)論文的質(zhì)量,首先,要制定本科畢業(yè)論文的管理制度和操作規(guī)范,明確指導老師和學生各自的責任和義務(wù);其次,要切實加強本科畢業(yè)論文各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。
(一)畢業(yè)論文指導老師的遴選
本科畢業(yè)論文指導工作應(yīng)選派具有講師以上職稱(含講師)或具有碩士學位、科研水平較高、思想作風好、工作責任心強的教師擔任。指導老師應(yīng)為人師表、教書育人、嚴格要求學生,重視對學生獨立工作、分析問題、解決問題等能力的培養(yǎng)。
(二)嚴把選題關(guān)
本科畢業(yè)論文的選題應(yīng)符合專業(yè)的人才培養(yǎng)目標,課題涉及的知識要符合學生所學理論知識和實踐技能訓練的實際情況,注重培養(yǎng)學生綜合運用知識、應(yīng)用文獻資料、設(shè)計與策劃、實驗操作與計算機應(yīng)用、創(chuàng)新與寫作等能力。同時,選題還應(yīng)結(jié)合我國社會發(fā)展、經(jīng)濟和文化建設(shè)、生產(chǎn)和科學研究的實際,具有一定的理論意義或?qū)嵱脙r值,難度適宜,分量合理,使學生在規(guī)定的時間內(nèi)完成課題研究或取得階段性研究的成果。
畢業(yè)論文選題要堅持一人一題的原則。畢業(yè)論文題目由指導老師提出后應(yīng)交教研室主任和系教學主任審查,對于達不到要求的題目要堅決更換。
在畢業(yè)論文的題目確定以后,指導老師要制定指導計劃,填寫《××學院畢業(yè)論文任務(wù)書》,對學生各階段的工作任務(wù)提出明確要求。畢業(yè)論文任務(wù)書經(jīng)主管系主任審查簽字后發(fā)給學生。任務(wù)書一經(jīng)審定,不得隨意更改,如因特殊情況確需變更,須提出書面報告,說明變更原因,經(jīng)系主任同意并報教務(wù)處備案。
(三)把好開題報告關(guān)
畢業(yè)論文選題后必須進行開題。學生按照指導老師的要求,在論文題目所涉及的領(lǐng)域內(nèi),充分查閱文獻,了解研究動態(tài),設(shè)計研究方案,填寫《××學院本科畢業(yè)論文開題報告書》,經(jīng)指導老師修改后,由院系統(tǒng)一安排開題報告。在開題報告會上,評審小組不僅僅要審查選題的質(zhì)量,還要審查其研究方案,并提出具體的修改意見。開題報告通過后,方可進入實驗研究和論文寫作階段。
(四)加強實驗研究和論文寫作的指導與檢查
在學生進入實驗研究和論文寫作階段以后,指導老師要經(jīng)常檢查工作進度和質(zhì)量,做好答疑和指導工作,對每個學生指導4次以上并填寫《××學院本科畢業(yè)論文教師指導記錄表》,督促學生按《××學院本科畢業(yè)論文撰寫規(guī)范》的要求按時完成畢業(yè)論文,對學生的畢業(yè)論文,指導老師要修改2稿以上,直至滿意為止,以保證畢業(yè)論文的質(zhì)量。
在畢業(yè)論文工作過程中,各院系要按要求進行前、中、后三階段檢查。
1.前期:檢查指導老師到崗情況,課題進行的必要條件是否具備,安排是否合理,任務(wù)書是否下達到每位學生。
2.中期:檢查工作進度、教師指導情況及畢業(yè)論文工作中存在的困難和問題,采取的措施。
3.后期:檢查答辯準備工作。對學生進行答辯資格審查,根據(jù)任務(wù)書及畢業(yè)論文規(guī)范要求,檢查學生完成的情況,組織對畢業(yè)論文文字材料、圖表質(zhì)量、實驗數(shù)據(jù)及軟、硬件成果的驗收。學生在規(guī)定的時間內(nèi),按照指導老師的要求和開題報告擬定的方案,完成研究,取得預(yù)期成果,完成論文的初稿撰寫工作。
(五)把好論文評閱和論文答辯關(guān)
在畢業(yè)論文定稿后,指導老師評閱并給出恰當?shù)脑u語和成績,然后交評閱老師進行評閱。評閱老師不能由本論文的指導老師擔任。評閱老師對學生完成課題的情況、論文的質(zhì)量和價值等進行客觀公正的評價,給出具體的評閱意見。評閱老師應(yīng)按論文評審標準逐項評分,評定論文成績和等級,并簽名負責。凡被評閱老師評定為成績不合格的畢業(yè)論文,必須由論文指導老師小組進行復評,決定是否進行修改或答辯。經(jīng)評閱老師評閱后,指導老師將全部材料和修改意見反饋給學生,并指導學生進行答辯前的準備。
全日制本科畢業(yè)生的畢業(yè)論文都必須答辯。各院系成立畢業(yè)論文答辯委員會,按專業(yè)成立若干答辯小組。畢業(yè)論文的答辯以公開方式進行。答辯過程包括學生陳述、答辯小組提問與質(zhì)疑、學生答辯、答辯小組評分等過程。
各院系根據(jù)專業(yè)和學科特點及學生論文的實際情況,統(tǒng)一答辯要求和評分標準。答辯主要考核畢業(yè)論文的觀點正確與否,內(nèi)容的新穎程度,論述的嚴謹程度,學生對所學知識的掌握程度、運用與應(yīng)變能力,等等。答辯秘書負責記錄學生的答辯過程,答辯日期必須按實填寫,答辯會紀要內(nèi)容要詳細具體,所有答辯小組成員簽名都要親筆手寫,不能打印。對有異議的畢業(yè)論文,各院系答辯委員會可酌情組織二次答辯。
(六)規(guī)范成績評定
畢業(yè)論文成績由三部分構(gòu)成:指導老師評閱成績占總評比例的30%,評閱老師評閱成績占總評比例的30%,答辯成績占總評比例的40%。三部分成績相加構(gòu)成總評成績。三部分成績均需及格,否則,論文要修改或重做。
二、本科畢業(yè)論文相關(guān)檔案管理
畢業(yè)論文及畢業(yè)論文過程所有的原始管理材料都要歸檔。畢業(yè)論文統(tǒng)一用A4紙單面打印。各院系統(tǒng)一封面用紙,按學校要求統(tǒng)一封面格式。論文裝訂與歸檔的具體要求是:畢業(yè)論文一式三份:學生自存一份,交給指導老師一份,院系保存一份。畢業(yè)論文的具體裝訂順序如下:(1)封面;(2)畢業(yè)論文誠信聲明;(3)畢業(yè)論文任務(wù)書;(4)畢業(yè)論文開題報告書;(5)畢業(yè)論文指導老師指導情況記錄表;(6)畢業(yè)論文評審表一(指導老師用);(7)畢業(yè)論文評審表二(評閱老師用);(8)畢業(yè)論文評審表三(答辯小組用);(9)畢業(yè)論文成績評定表一(指導老師和評閱老師用);(9)畢業(yè)論文成績評定表二(答辯小組用);(10)畢業(yè)論文正文(包括題目、目錄、中英文摘要、中英文關(guān)鍵詞、正文、參考文獻、致謝和附錄等)。各院系將以上材料送印刷廠裝訂,一人一冊,然后分學年分專業(yè)分班級存檔。同時,論文還要錄入光盤保存并拷貝一份給教務(wù)處。一般論文保存五年以上,優(yōu)秀畢業(yè)論文長期保存。
本科畢業(yè)論文是高校本科教學工作水平評估的11個重要指標之一[1],高質(zhì)量的本科畢業(yè)論文與相關(guān)檔案的規(guī)范管理是一個學校辦學水平高的重要憑證[3],因此,本科畢業(yè)論文的質(zhì)量控制及相關(guān)檔案的規(guī)范管理工作,值得每個高校認真對待、積極探索、不斷完善。
參考文獻:
一、計算機、信息技術(shù)與電子政務(wù)、電子文件與電子檔案管理
這部分內(nèi)容是完全適應(yīng)社會和檔案工作發(fā)展需要的。由于檔案工作在國家信息化系統(tǒng)中有一定的地位，檔案部門必須緊跟國家信息化建設(shè)的步伐，為了落實國家檔案局信息化建設(shè)綱要，各地、各系統(tǒng)的檔案部門近年來十分重視信息化建設(shè)；同時隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各單位行政工作、業(yè)務(wù)工作中的普遍應(yīng)用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，電子文件與電子檔案管理在檔案管理工作中的地位與重要性也日益顯現(xiàn)；計算機與信息技術(shù)發(fā)展快、更新快；為此檔案工作人員必須不斷學習，更新知識，才能適應(yīng)形勢發(fā)展、滿足工作需要。
二、國家及檔案系統(tǒng)對檔案工作的新標準與新規(guī)范
隨著社會的發(fā)展，檔案工作也有了相應(yīng)的發(fā)展，為了適應(yīng)檔案工作的發(fā)展以及滿足檔案工作的實際需要，國家檔案局了相關(guān)的標準與規(guī)章。而這些新的標準與規(guī)章既是以往教材中未曾包括的內(nèi)容，又是在現(xiàn)實檔案工作中必須遵守或具有指導意義的內(nèi)容，因此在檔案工作人員的繼續(xù)教育中應(yīng)該將它作為必學內(nèi)容之一。
三、檔案鑒定理論與實踐
檔案鑒定是檔案工作中具有特殊重要地位的一個環(huán)節(jié)，因而檔案價值鑒定也就成為我國檔案學中一個具有較高難度的理論與實踐問題。隨著社會的發(fā)展，先進的科學技術(shù)手段與管理理念也為檔案工作所不斷吸納，檔案工作信息化成為檔案工作的重要任務(wù)，而我國現(xiàn)有的傳統(tǒng)意義的檔案鑒定工作目標僅針對檔案存毀，已不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，必須進一步研究與探索能適應(yīng)檔案工作發(fā)展所需要的檔案鑒定理論與實踐。在現(xiàn)實中一方面是檔案工作者（主要是具有初級或中級職稱的檔案工作人員）面對大量的文件、檔案很難僅以以往十分簡略的《歸檔與不歸檔范圍》、《檔案保管期限表》來進行鑒定工作；另一方面是許多檔案理論工作者與實際工作者對檔案鑒定進行了不斷深入的研究，發(fā)表了不少專著與大量的論文，這些論著中有創(chuàng)意的觀點應(yīng)該到實際工作中去驗證、有價值的內(nèi)容應(yīng)該推廣。繼續(xù)教育是這兩者連接的橋梁，將檔案鑒定理論研究成果通過繼續(xù)教育的途徑向檔案專業(yè)人員介紹、推廣。檔案鑒定理論與實踐作為檔案干部繼續(xù)教育的內(nèi)容除上海市，在湖南、浙江、江蘇等省和全國環(huán)保等系統(tǒng)均有采用。
四、檔案工作新動態(tài)、發(fā)展趨向
社會和科學技術(shù)的發(fā)展勢必會影響和推動檔案工作的發(fā)展，檔案專業(yè)人員應(yīng)該對影響檔案工作發(fā)展的環(huán)境與各種因素有所認識與了解，更應(yīng)該了解檔案工作自身發(fā)展的情況。只有這樣，才能正確把握自己的前進方向、改進自己的工作、激發(fā)自覺的學習愿望，真正做到與時俱進。
五、與資格證、職稱考試相關(guān)的內(nèi)容
有些省市將與資格證、職稱考試相關(guān)的內(nèi)容也列入檔案干部繼續(xù)教育的學習內(nèi)容。
1.規(guī)范管理制度
為規(guī)范畢業(yè)論文管理，自2009年畢業(yè)論文工作伊始，首次制定了《天津醫(yī)科大學臨床醫(yī)學院法學系畢業(yè)論文手冊》。幾年來，針對該手冊在論文管理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題進行了多次修改。2011年初，學院進一步明確了院、系畢業(yè)論文二級管理工作機制。通過反復溝通與調(diào)研，協(xié)助教學部完成了《天津醫(yī)科大學臨床醫(yī)學院畢業(yè)設(shè)計（論文）工作的管理規(guī)定》。在協(xié)助修訂的過程中，吸取了各專業(yè)畢業(yè)論文（設(shè)計）工作的寶貴經(jīng)驗，同時與法學專業(yè)實際情況相結(jié)合，使得規(guī)定更加合理，簡化繁雜的工作流程的同時加強了規(guī)定的可操作性。
2.修訂寫作格式
在規(guī)范管理制度的同時，對學生畢業(yè)論文的寫作規(guī)范進行了調(diào)整。為此多方查找資料進行調(diào)研，借鑒兄弟院校的管理經(jīng)驗，結(jié)合法學專業(yè)的實際情況，組織指導教師進行討論，協(xié)助教學部制定了《天津醫(yī)科大學臨床醫(yī)學院本科生畢業(yè)設(shè)計（論文）寫作規(guī)范》，并結(jié)合法學系實際情況制定了《天津醫(yī)科大學臨床醫(yī)學院法學專業(yè)本科生畢業(yè)論文寫作規(guī)范實施細則》。
二、規(guī)范流程管理
1.合理安排論文工作時間，召開動員會
根據(jù)學院對畢業(yè)論文工作的整體要求，從每學年第一學期末開始，提前制訂好每一屆畢業(yè)論文工作的計劃安排。召開法學本科畢業(yè)論文工作會議，布置本年度畢業(yè)論文工作時間安排與要求。召開學生動員大會，加強對學生端正學風教育，強調(diào)論文工作的重要性以及論文寫作規(guī)范和格式要求，使學生真正提高對論文撰寫的重要意義的理解，自覺遵守學院相關(guān)制度要求，認真參加實習，并結(jié)合專業(yè)知識的學習和社會實踐，努力提高自己的專業(yè)綜合能力，高質(zhì)量地完成畢業(yè)論文。
2.選題的申報與審批，確保題目質(zhì)量
在畢業(yè)論文工作選題的準備階段，按指導教師所從事的專業(yè)研究方向，擬定論文題目供學生自主選擇，同時也可以根據(jù)學生的實習條件和實習案例及社會熱點問題，鼓勵學生開拓思維，自行擬定題目，并通過選題審批的程序，對初擬題目進行反復修改，做到一人一題，要求畢業(yè)論文研究方向能夠與學生的專業(yè)更加貼切，切實做到論文選題的規(guī)范化管理向分類化指導的轉(zhuǎn)變，提升論文內(nèi)在質(zhì)量。
3.指導過程監(jiān)督
在畢業(yè)論文工作進行過程中，按照法學系畢業(yè)論文工作計劃安排及時進行監(jiān)督和管理。分為前期、中期、后期進行檢查，前期主要檢查指導教師的到崗情況、開題情況、資料查閱的情況。中期針對教師的指導過程進行監(jiān)控，檢查指導過程記錄，學生完成情況及存在的問題。后期檢查畢業(yè)論文質(zhì)量、組織評分及分組評閱。
4.畢業(yè)論文格式審查、評閱和答辯
在畢業(yè)生實習返校之后，收集各種管控表格，對每一名同學的論文初稿進行格式審查，在總結(jié)歷屆學生答辯經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，針對每一名同學指出答辯技巧和建議，為正式答辯打下了良好的基礎(chǔ)。在正式答辯前，做好準備工作，成立答辯委員會，明確答辯時間、答辯場地及相關(guān)材料的準備，召開答辯分工會，確保答辯順利進行。
三、規(guī)范檔案管理
畢業(yè)論文工作結(jié)束后，認真整理相關(guān)電子檔案資料，做好紙質(zhì)版資料保存工作。將學生論文、材料裝入檔案袋，存入檔案室備查。按照要求對論文工作數(shù)據(jù)進行整理分析，填寫天津市普通高等學校畢業(yè)設(shè)計（論文）工作調(diào)查表，做好畢業(yè)論文工作總結(jié)，所有檔案匯集成冊以備教學部檢查和教委普通高校本科畢業(yè)設(shè)計（論文）管理互查工作。
四、樹立服務(wù)意識，保障工作順利完成
畢業(yè)論文管理是為了更好地完成我系畢業(yè)論文工作的服務(wù)性工作，內(nèi)容瑣碎，繁雜。在工作中需要不斷加強服務(wù)意識，加強各方面的溝通。為此我建立了論文指導小組分組聯(lián)系表，指定學生組長負責，定期與學生組長以及指導教師溝通，盡早發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。為畢業(yè)論文工作的順利進行提供了有力的保障。
五、總結(jié)與反思
在每屆學生畢業(yè)答辯結(jié)束后，認真總結(jié)本屆畢業(yè)論文工作中的亮點與不足，發(fā)現(xiàn)問題的同時，針對這些問題提出合理化的解決對策，將建議和意見上報教學部以便于上級部門對我系工作整改的監(jiān)督，為下一屆學生的畢業(yè)論文工作打下良好的基礎(chǔ)。
作者簡介：王曉飛，天津人，現(xiàn)任職于天津醫(yī)科大學臨床醫(yī)學院法學系。
中圖分類號:G473.3 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914（2011）08-099-02
普通高校成教學生檔案真實地記錄了成教學生在校學習情況，是原始性、憑證性的根本依據(jù)。成人高等教育是我國高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學籍檔案是反映學校教學管理過程和學生在校學習期間德、智、體、能諸方面的原始真實記錄，這項工作非常重要，不容忽視。成人高校學籍檔案以它的數(shù)量多、專業(yè)領(lǐng)域廣、學習形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會上的廣泛重視。因此做好學籍檔案管理工作對進一步完善學校的教學管理工作，對國家和社會考查和選用人才，對學生學歷的證明都具有非常重要意義。
一、普通高校成人學籍檔案管理存在問題
1.對成人高考報名審查工作把關(guān)不嚴。目前，我國已經(jīng)進入信息化時代，山西省成人招生工作也從2009年開始進行網(wǎng)上報名，從而使山西省已經(jīng)實現(xiàn)了從報名到錄取的網(wǎng)絡(luò)化管理，考生報名和學校招生錄取工作都是在網(wǎng)上進行，大大提高了工作效率，同時也基本上保證了學校的生源質(zhì)量。但是學校在每年錄取工作結(jié)束后并審查學籍檔案時，還是發(fā)現(xiàn)以下問題需要引起重視：
（1）存在考生信息檔案與現(xiàn)實不符問題。凡是參加全國成人高考的考生，在學校錄取后應(yīng)有一張帶有學生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學生畢業(yè)時的入檔材料之一。近幾年來，我們發(fā)現(xiàn)有許多學?；蚨嗷蛏俣即嬖谥鴮W生的“考生信息表”與現(xiàn)實不相符現(xiàn)象，如姓名有一個字錯誤或身份證號錯誤等現(xiàn)象。這就說明當時考生參加成人高考報名時，自己沒有認真核對自己的相關(guān)信息，而相應(yīng)的工作人員也沒有把好這一關(guān)口。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，會給日后學校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊工作都帶來了很大的困難。
（2）存在專升本學生無?？飘厴I(yè)證的問題。按照教育部規(guī)定，?？破瘘c升本科的考生在報名時，必須要攜帶具有經(jīng)過教育部批準的國民教育等系列高等院校頒發(fā)的大學?？飘厴I(yè)證書方可報考。但是學校在錄取新生后進行再次核查學生的?？谱C件時，還是會發(fā)現(xiàn)無?？圃甲C件的學生為數(shù)不少，這又說明當時考生報名時各地市招辦的工作人員沒有把好專科畢業(yè)證書“認證”這一關(guān)，這種“偽證”現(xiàn)象的出現(xiàn)又給日后學校和省教育廳的“驗印”工作帶來了諸多不便。
2．對日常學籍管理工作制度不嚴謹。普通高校成人學籍管理是一項十分嚴肅而認真的工作，其工作性質(zhì)是環(huán)環(huán)相扣，如果在日常工作中出現(xiàn)不銜接的情況，則會嚴重影響學校其它教學管理工作的正常運行。學籍管理工作是學校教學管理工作的基礎(chǔ)，其工作主要包括：成人高校招生錄取、成績管理、學生檔案管理、學籍注冊管理、畢業(yè)注冊管理、學士學位管理工作等，因此所產(chǎn)生的學籍檔案資料也很多?？梢娨凰鶎W校的教學質(zhì)量高低、學籍檔案質(zhì)量高低與這所學校所制定的學籍管理制度是否完善有著很大的關(guān)系。有些高校還是存在問題，諸如：
（1）學校的學籍管理制度不夠嚴謹。目前有些普通高校的成人學籍管理不夠嚴謹，對成人高等教育工作不太重視。如日常教學工作沒有程序、管理不夠規(guī)范、學籍檔案質(zhì)量不高等。學校只求省事、省力和省時，不求原則、規(guī)范和質(zhì)量，沒有及時督促、檢查、收集相關(guān)學籍檔案材料，歸檔完整性不高。這樣在很大程度上又失去了學籍檔案管理的及時性、真實性、完整性和可靠性。顯然也就失去了它日后的參考價值和利用價值。學校這種辦學不夠嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L在很大程度上影響了普通高校成人高等教育在社會上的辦學聲譽。
（2）對學籍管理沒有實行計算機網(wǎng)絡(luò)制度。目前大部分普通高校的成人教學管理工作還是在日常的手工操作上，沒有做到與時俱進和開拓創(chuàng)新。有些高校雖然對于成人學籍管理利用了計算機管理，這樣在注冊等方面大大提高了工作效率，但還沒有實現(xiàn)真正意義上的學籍網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)共享，有的學校函授站較多，對于學生的學籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人員，沒有網(wǎng)絡(luò)共享勢必影響了成人高校學籍管理工作效率。
3．對成人學生畢業(yè)設(shè)計（論文）的要求不夠。普通高校的成人學生大部分是來自不同專業(yè)崗位的在職工作人員，他們來學校上學的目的不僅是要獲得學歷，還是想再次給自己“充電”，將所學到的專業(yè)知識運用到實踐中去。所以說，高等教育對他們來說是至關(guān)重要的學習階段，是吸收專業(yè)知識最富有實際意義的時期。尤其是最后的畢業(yè)設(shè)計或者是畢業(yè)論文是檢查學生在校期間綜合培養(yǎng)的重要環(huán)節(jié)，學校應(yīng)該嚴格把好畢業(yè)設(shè)計這一關(guān)。然而，有些高校還存在著以下不足現(xiàn)象，諸如：
（1）沒有畢業(yè)設(shè)計（論文）的講座或教學環(huán)節(jié)。畢業(yè)設(shè)計是對學生學習進行全面檢驗的一個重要的教學環(huán)節(jié)，是檢測畢業(yè)生綜合分析能力的最好辦法。畢業(yè)設(shè)計的具體實踐過程將使學生進一步適應(yīng)社會的需要。但是有些學校沒有畢業(yè)設(shè)計的具體教學和實驗環(huán)節(jié)，對畢業(yè)生的考核制度不夠完善。教師對學生畢業(yè)設(shè)計的指導無章可循，不負責任，不注重考察和培養(yǎng)學生的學識水平和解決問題的實際能力。
（2）畢業(yè)設(shè)計（論文）的資料收集和保存不完整。不管學生學的是什么專業(yè)，最終都要經(jīng)歷最后一個學期的畢業(yè)設(shè)計（論文）的調(diào)研準備工作。它包括畢業(yè)設(shè)計（論文）的選題、教師指導、畢業(yè)設(shè)計（論文）的實施過程、畢業(yè)設(shè)計（論文）答辯、成績評定等，學校應(yīng)該將那些公認的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計（論文）收集整理存檔，作為今后的教學研究和教學評估所參考，對于每次指導教師對學生的指導評語等資料都應(yīng)留存保管，但是有些學校將畢業(yè)指導和答辯后的所有資料當作廢紙?zhí)幚淼簦巩厴I(yè)設(shè)計（論文）資料的保存不完整。
（3）忽視畢業(yè)生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業(yè)生的檔案材料不一定要求統(tǒng)一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業(yè)生登記表（其中包括學生簡歷、自我總結(jié)、學生成績、學校評語和簽字）。但是我們發(fā)現(xiàn)有些學校發(fā)給畢業(yè)生的檔案材料中只有一份“畢業(yè)生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學生帶走，沒有絲毫檔案保密意識。致使有不少學生所在單位打電話向?qū)W校詢問有關(guān)學生檔案的真?zhèn)问乱?，在很大程度上反映了學校辦學不夠嚴謹、工作態(tài)度不夠認真的問題
二、對普通高校成人學籍檔案管理的建議與具體措施
1.對成人高考報名審查要嚴格把關(guān)。
（1）把好考生報名審查關(guān)口。面對上述種種現(xiàn)象，首先我們建議各城區(qū)招辦、各地市招辦應(yīng)預(yù)先對本單位接待報名的工作人員進行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓，應(yīng)委任那些業(yè)務(wù)精、作風正、工作實、紀律嚴的同志來擔任此項工作。從2009年開始，山西省實行了成人高考網(wǎng)上報名制度，有些人在網(wǎng)上報名時，將自己的姓名或身份證號填寫錯誤。在現(xiàn)場確認時，不僅讓考生按照要求認真核對相關(guān)內(nèi)容，同時還必須要當場給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號錯誤者，工作人員不能給該考生進行確認，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現(xiàn)，即把好考生“入口”關(guān)。
（2）把好對?？茖W歷“認證”關(guān)口。成人高考網(wǎng)上報名結(jié)束進行現(xiàn)場確認時，各地市招辦在對專升本考生?？飘厴I(yè)證書進行“認證”時要嚴格把關(guān)，以防“偽證”現(xiàn)象出現(xiàn)。對于無?？飘厴I(yè)證書原件的考生一律不予確認，要堅持“公開、公正、公平”的原則。學校錄取工作結(jié)束后，若發(fā)現(xiàn)專升本學生的專科證書有疑問，可通過登錄網(wǎng)站省略,（中國高等教育學生信息網(wǎng)）再次進行查詢。一旦確定屬于“偽證”情況，學校必須立即對這些學生進行“退學”處理。要認真做好學校學籍檔案文件管理的完整性。用實際行動打擊社會上的“偽證”現(xiàn)象，確保學校的生源質(zhì)量和教學質(zhì)量，真正做到維護普通高校成人高等教育學歷文憑的嚴肅性和權(quán)威性。
2．對日常學籍管理工作要嚴格把關(guān)。
（1）學校要制定嚴格的學籍管理制度。學籍檔案是反映一所學校學籍管理過程中的真實記錄，是反映成人高等教育發(fā)展的見證。作為一所成人高等院校，應(yīng)把學籍管理工作列入到學校的重要議事日程，因為學校是以學生為本，學生則以學籍為主。若不注重“學籍”管理，學校的其它工作則無從談起。所以學校應(yīng)結(jié)合成人教育特點和規(guī)律，制定出具有本校自身特點又要切合實際的學籍管理實施細則。只有這樣，學籍的各項工作才能做到有章可循，違章必究，才能保證成人高等院校學籍檔案管理的嚴肅性。完善學籍管理制度，對提高工作效率，對提高管理者水平，對實現(xiàn)學籍檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化具有十分重要意義。
（2）及早實現(xiàn)成人學籍計算機網(wǎng)絡(luò)管理。高校的一切教學動態(tài)和學籍信息對學生來說是一種很重要的信息資源，特別是學生的學籍變動和考試成績等情況應(yīng)該隨時公布。所以學校應(yīng)該考慮通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)學籍檔案管理共享，使學生和家長能夠在任何地點以最快捷、最方便的操作來獲得他們最關(guān)心的學籍和其它方面信息，從而大大提高了教學管理工作效率和學籍檔案利用率，拓展了學籍檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，也是高校學籍檔案管理對社會的一種創(chuàng)新服務(wù)。
3．對成人學生畢業(yè)設(shè)計（論文）要嚴格把關(guān)。
（1）注重畢業(yè)設(shè)計（論文）的教學環(huán)節(jié)。畢業(yè)設(shè)計（論文）是學生在校學習時期的最后一個教學環(huán)節(jié)。這個教學環(huán)節(jié)為四個部分：講座；選題與調(diào)研；編制設(shè)計或撰寫論文；審閱與答辯。學校應(yīng)根據(jù)不同專業(yè)學科的現(xiàn)狀和特點制定出一系列具體科學的管理辦法和考核制度。例如：實驗的基本操作、資料的查閱和整理、實驗工作記錄，論文撰寫注意事項等都應(yīng)該有明確的要求。應(yīng)該總結(jié)教學經(jīng)驗和成果，應(yīng)將每屆的規(guī)章制度、經(jīng)驗和成果以及相關(guān)文獻資料立卷存檔，對日后教學研究和學校評估均具有很大的參考價值。
（2）注重畢業(yè)設(shè)計（論文）資料的收集和保存。畢業(yè)設(shè)計的教學時數(shù)在各門課程中是最多的一項教學內(nèi)容，是對學生在校期間所學知識的一次檢驗，也是對學生在思維方法和分析解決問題方面的一次較為嚴格的綜合訓練。所以學校應(yīng)當將學生開始做畢業(yè)設(shè)計時指導教師對于學生各個階段的評語等留存，對于學生的優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計和優(yōu)秀論文也應(yīng)歸檔，因為這些資料也是知識財富，對于今后學生的畢業(yè)設(shè)計等具有一定的參考和利用價值。
（3）注重畢業(yè)生檔案的保密管理。普通高校成人學籍檔案工作是反映一個學生在校期間的從入學到畢業(yè)的全部求學經(jīng)歷，是學校對學生教育做了一個全面的客觀的真實記錄，學籍檔案材料對學校、對學生本人、對社會都具有重要依據(jù)和利用價值，學校要認真對待畢業(yè)生檔案管理工作，應(yīng)當本著對學生、對學校、對社會負責態(tài)度去做好畢業(yè)生檔案整理和保密工作；一定要將畢業(yè)生在校期間的全部檔案清點密封后加蓋啟封章，確保學生檔案的保密工作，保證學生檔案材料的完整和安全性。
2.以學生為中心的考試方式?！皹淞⒁浴畬W生為本’的考試理念，就是要重視、尊重每個學生的特長和個性，幫助學生發(fā)揮個人的優(yōu)勢與潛能，使其意識到自我存在的意義和價值”［3］。分析不同學生的心理素質(zhì)及目標方向，因材施教，設(shè)置個性化的考試方式，改變傳統(tǒng)的機械性考試，這樣做雖然加重了教師的工作量，但是對于培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)學生來講卻是一劑良藥?；诖?，筆者認為，可以設(shè)立專業(yè)考試組來減輕教師的壓力，考試組成員主要有年輕的骨干教師及本專業(yè)碩博研究生，選擇上述兩類群體作為成員的原因有兩個:(1)年輕教師及碩博研究生是檔案專業(yè)領(lǐng)域的新秀，也是未來本專業(yè)發(fā)展的主干力量，對于知識的運用與熱點問題更具備捕捉的能力，所選擇的考試內(nèi)容更具時代性，考試方式更具吸引性，同時也是年輕教師及碩博研究生能力提升的過程。(2)年齡的相仿也使得上述兩類群體與本科生的交流更真實可靠，由他們?yōu)楸究粕O(shè)計考試方式及考試內(nèi)容，更能貼近本科生的心理。考試組的主要任務(wù)是對學生平時生活、學習的監(jiān)測，考試方式及內(nèi)容的制定，考試成績的綜合評定及對學生階段式學習的總體評價，并草擬學生獎懲名單及細則。
3.實踐部門聯(lián)合的考試方式。本科生的學習時間大部分是在校園度過的，每學期18個教學周，經(jīng)過兩年半的理論課程及簡單的實驗課的學習，大三的學生通常有至少為期兩個月的實習期。檔案專業(yè)學生的實習地點多為學校所在省、市、高校檔案館及大中型企業(yè)單位機關(guān)檔案室，以學生上交實習報告、實習單位開具實習證明的方式結(jié)束實習課程。實踐報告僅能代表學生對于兩個月實習生活的體驗，并不能反映學生在實習期間的真實表現(xiàn)，學院應(yīng)組織實習鑒定小組與實習單位緊密聯(lián)系，將學生實習期間的工作態(tài)度、工作進度、工作能力等表現(xiàn)情況做較為客觀的評定，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的學生公開表揚并予以獎勵，評定不合格的學生提出批評并令其繼續(xù)實習。實習是理論與知識融合的課程，也是對前兩年理論知識學習的另一種考試方式，教師與學生都應(yīng)給予高度的重視。
考試內(nèi)容改革
1.靈活性試題。靈活性試題是指能夠發(fā)散學生思維，敏捷而準確地運用所學知識作答的試題，是對學生知識應(yīng)變能力培養(yǎng)的過程。檔案學專業(yè)傳統(tǒng)的試題以課本教授的理論知識為主，題型以名詞解釋、簡答題、論述題為主，試題庫更新頻率較慢，試題本身缺乏靈活性，學生答題過程缺乏能動性。試題內(nèi)容選擇是一項復雜性、科學性的工作，選題時要理論聯(lián)系實踐，緊扣當下熱點話題，及時更新試題庫，試題庫中應(yīng)分為筆試、口試兩個子庫，筆試題以基礎(chǔ)理論試題為主，同時增加選做題及案例分析題，口試題以能夠鍛煉學生應(yīng)變能力的試題為主。檔案學專業(yè)有著區(qū)別于其他專業(yè)的本質(zhì)理論，對于專業(yè)學生而言，基礎(chǔ)理論必然是最為重要的知識。選做題賦予學生一定的空間，每個學生都有各自的興趣愛好及專業(yè)理論切入點，擴大學生的選做范圍，是對學生特定領(lǐng)域能力的鍛煉，能夠促進學生提前認識到自己的研究領(lǐng)域，提前敲定論文的選題。案例分析題，也是實踐能力及創(chuàng)新能力的需要，國際形勢的變化、國家政策的變更對檔案專業(yè)都產(chǎn)生一定的影響，通過對熱點問題及事實案例的分析，可以全面提高學生對理論知識的運用能力及問題解決能力。
