序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇學(xué)校檔案管理論文范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！

篇1

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢(shì)，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門(mén)，檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的中專(zhuān)學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專(zhuān)業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專(zhuān)（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類(lèi)、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫(xiě)，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門(mén)歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績(jī)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購(gòu)置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強(qiáng)中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹(shù)立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類(lèi)檔案的分類(lèi)、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門(mén)的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書(shū)、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。各職能部門(mén)均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書(shū)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、學(xué)籍類(lèi)、聲類(lèi)分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書(shū)、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門(mén)類(lèi)、不同載體按年度、類(lèi)別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王莉.談高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J]鎮(zhèn)江高專(zhuān)學(xué)報(bào)2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作初探[J]衛(wèi)生職業(yè)教育2005（17）.

篇2

在許多中專(zhuān)學(xué)校中，學(xué)校的普遍意識(shí)是把學(xué)生的學(xué)習(xí)情況放在首位，這么做的結(jié)果往往是會(huì)忽略檔案管理這樣的輔助式教學(xué)，盡管對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，檔案管理往往不會(huì)對(duì)他們的學(xué)習(xí)和生活起到太大的影響，但是如果一個(gè)學(xué)校對(duì)于學(xué)生的檔案管理得好的話，就會(huì)從根本上保障學(xué)生的權(quán)益，從而使學(xué)生在一個(gè)安全穩(wěn)定的環(huán)境下學(xué)習(xí)。

（二）學(xué)校往往沒(méi)有應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

在一些中專(zhuān)學(xué)校中，學(xué)校往往沒(méi)有很多的資金來(lái)對(duì)檔案管理方面的設(shè)備進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)性質(zhì)的更換，對(duì)于進(jìn)行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過(guò)筆錄的過(guò)程來(lái)進(jìn)行存檔，這樣做會(huì)大大增加管理人員的工作量，同時(shí)也會(huì)大大增加檔案存放的空間位置。與此同時(shí)，還會(huì)出現(xiàn)由于年份久遠(yuǎn)，造成檔案流失的情況出現(xiàn)，使學(xué)校的利益受到損傷。

二、對(duì)于上述存在的問(wèn)題進(jìn)行具體措施的說(shuō)明

（一）對(duì)在職的管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，擴(kuò)招專(zhuān)業(yè)的管理人員

從目前的管理人員的專(zhuān)業(yè)能力上來(lái)看，學(xué)校應(yīng)該在外面聘請(qǐng)具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案管理教師，來(lái)到學(xué)校對(duì)學(xué)校在職的管理人員進(jìn)行一個(gè)短期而又系統(tǒng)的培訓(xùn)，讓他們能夠用更加專(zhuān)業(yè)的眼光來(lái)看待以后的檔案管理工作，同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)在在職的管理人員進(jìn)行相關(guān)的知識(shí)考核，保證他們都能認(rèn)識(shí)到專(zhuān)業(yè)知識(shí)的重要性。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)該擴(kuò)招相對(duì)應(yīng)的具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的畢業(yè)學(xué)生，讓整個(gè)管理隊(duì)伍更加充滿活力，避免檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)在所面臨的青黃不接的現(xiàn)象，保障隊(duì)伍的不斷壯大。

（二）學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視性

學(xué)校在進(jìn)行整體改革時(shí)，要注重對(duì)學(xué)校的整個(gè)教學(xué)系統(tǒng)的全面改革，不要僅僅把目光放在對(duì)學(xué)生的教學(xué)工作上。學(xué)生的教學(xué)工作固然很重要，但是如果沒(méi)有像檔案管理這樣的陪襯來(lái)進(jìn)行輔佐，也是不可能達(dá)到事半功倍的效果的。所以說(shuō)，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)于學(xué)校檔案的管理力度，要增大人力和資金來(lái)對(duì)此進(jìn)行改革，保障后續(xù)教學(xué)工作的合理展開(kāi)，這是在為學(xué)生及教師日后的教學(xué)成果和學(xué)術(shù)科研成就打下穩(wěn)定的后勤保障基礎(chǔ)。為此，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要為學(xué)校的檔案管理增加人員上的配置，如增加安保人員，防止重要檔案資料的流失，同時(shí)還應(yīng)該增加檔案文本資料管理方面的人員，保證文本性質(zhì)的檔案不會(huì)隨著時(shí)間的流逝而漸漸地老化發(fā)黃。對(duì)于一些相對(duì)重要的文件，學(xué)校應(yīng)該及時(shí)派人錄入電腦，防止不慎將其遺失或者損壞。綜上所有步驟的簡(jiǎn)述，直接說(shuō)明了學(xué)校對(duì)檔案管理的重視，也間接說(shuō)明了檔案管理是關(guān)乎學(xué)校整體核心的工作，保障了學(xué)校的正常發(fā)展。

篇3

新時(shí)期中職院校發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，中職院校的各種活動(dòng)也越來(lái)越豐富，為此學(xué)校的檔案管理工作的內(nèi)容也就越來(lái)越繁重，繁重的檔案管理工作現(xiàn)狀折射出許多中職院校檔案管理工作過(guò)程所存在的問(wèn)題，比如用于支撐檔案管理工作的硬件設(shè)備不完善、檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容單一等等，造成這些問(wèn)題的原因主要是因?yàn)橹新氃盒５墓芾碚吆鲆暀n案管理工作的重要性，沒(méi)有將檔案管理作為學(xué)校管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目，而是將更多的精力放在了學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)中。

1.2檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能不高，增加了檔案管理工作的難度

新時(shí)期中職院校具有專(zhuān)業(yè)檔案管理資質(zhì)的教師人員非常少，很多檔案管理人員由學(xué)校承擔(dān)教學(xué)任務(wù)的教師兼任或者是由學(xué)校的行政管理人員從半路轉(zhuǎn)移到檔案管理崗位中，參差不齊的檔案管理隊(duì)伍必然影響學(xué)校檔案管理工作的順利開(kāi)展；同時(shí)檔案管理人員在工作中所表現(xiàn)出來(lái)的工作態(tài)度也嚴(yán)重影響著學(xué)校的檔案管理工作，檔案管理人員在工作中不認(rèn)真負(fù)責(zé)，常常出現(xiàn)因?yàn)樽约旱拇中拇笠舛鴮?dǎo)致一些重要檔案丟失的現(xiàn)象。

2提升學(xué)校檔案管理工作的有效對(duì)策

基于當(dāng)前學(xué)校檔案工作所面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出提升學(xué)校檔案管理工作的有效對(duì)策：

2.1完善學(xué)校檔案管理規(guī)范制度，指導(dǎo)學(xué)校檔案管理工作

隨著近些年國(guó)家對(duì)職業(yè)教育支持力度的加大，全國(guó)各個(gè)省市都相繼制定了促進(jìn)中職教育的具體規(guī)劃，同時(shí)也加強(qiáng)了對(duì)中職教育的要求，在此形勢(shì)下中職院校的檔案管理工作需要面對(duì)這些變化及時(shí)地做出相應(yīng)的調(diào)整，但是事實(shí)上中職學(xué)校卻并沒(méi)有對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作做出調(diào)整，尤其是在規(guī)章制度方面，因此為了明確中職院校檔案管理工作的內(nèi)容、目的等，必須要建立完善的規(guī)章制度：首先要在國(guó)家層面出臺(tái)管理中職學(xué)校的檔案管理規(guī)章制度；其次要明確中職學(xué)校檔案管理工作的具體內(nèi)容，建立與中職教育相適應(yīng)的檔案管理特色。

2.2學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，為檔案工作提供組織保障

首先學(xué)校的管理者要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作是學(xué)校從事一切活動(dòng)的基礎(chǔ)，是制定各項(xiàng)決策的客觀依據(jù)；其次學(xué)校的管理者要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的支持力度，要增加對(duì)檔案管理工作的資金投入，提高檔案工作環(huán)境，提升檔案管理人員的薪酬福利，尤其是要提高對(duì)檔案人員技能培訓(xùn)的支持力度，在技能培訓(xùn)方面要投入更多的資金，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的全面發(fā)展；最后加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的檢查監(jiān)督，通過(guò)強(qiáng)化對(duì)檔案工作的監(jiān)督檢查提升學(xué)校檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視程度。

2.3提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能

檔案管理工作是學(xué)校管理工作的核心，而檔案管理人員決定著檔案管理水平，因此只有不斷提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能，才能提高學(xué)校檔案管理工作的水平。一是中職院校要建立崗位責(zé)任制，以崗選人、以崗用人，嚴(yán)格按照工作崗位的要求選擇經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)的人員從事學(xué)校的檔案管理工作；二是學(xué)校要定期組織檔案管理人員參加技能培訓(xùn)，提高他們檔案管理專(zhuān)業(yè)技能；三是要增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想道德素質(zhì)教育，樹(shù)立較高的職業(yè)道德素質(zhì)。當(dāng)然除了上述幾種措施之外，我們還要通過(guò)加強(qiáng)檔案宣傳、嚴(yán)把檔案材料質(zhì)量關(guān)以及提高檔案管理評(píng)級(jí)體系等措施提升檔案管理工作水平。

篇4

檔案管理工作的健全，是實(shí)際操作中，最有效的辦法是自上而下推動(dòng)檔案管理的建設(shè)，首先是意識(shí)上的轉(zhuǎn)變，學(xué)校內(nèi)部的管理層要重視此項(xiàng)工作，做好預(yù)算，引導(dǎo)和宣傳檔案管理工作的重要性，進(jìn)而激發(fā)社會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作的重視，畢竟檔案價(jià)值的利用有利于社會(huì)醫(yī)學(xué)建設(shè)。因此，學(xué)校各級(jí)負(fù)責(zé)人認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，在預(yù)算計(jì)劃下，加強(qiáng)必要的投入，增強(qiáng)責(zé)任心，能夠建立檔案體系，并利用檔案價(jià)值提高學(xué)校的培養(yǎng)人才的效率。政府和企業(yè)加強(qiáng)與學(xué)校的合作，通過(guò)共同建設(shè)和相互利用醫(yī)學(xué)檔案價(jià)值資源，提高資源利用成果的運(yùn)用效果，相互合作促進(jìn)檔案管理的工作。

2.建立專(zhuān)門(mén)管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才

檔案管理工作需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)識(shí)提高，在此基礎(chǔ)上，需要醫(yī)學(xué)院校付出實(shí)際行動(dòng)，首先需要建立檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有利于扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的狀況，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)來(lái)統(tǒng)籌醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理系統(tǒng)的操作，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)充分規(guī)范檔案管理工作的操作內(nèi)容和步驟，加大檔案管理工作的規(guī)范性。最后，通過(guò)專(zhuān)業(yè)人才的加入，優(yōu)化檔案管理工作，提高效率和醫(yī)學(xué)檔案資料價(jià)值利用的有效性。檔案管理人才的培養(yǎng)需要建立在檔案管理系統(tǒng)之上，學(xué)校通過(guò)吸引人才計(jì)劃，提高檔案管理部門(mén)的地位，充分利用檔案管理系統(tǒng)服務(wù)學(xué)校人才培養(yǎng)和科研實(shí)驗(yàn)的作用價(jià)值。保證各類(lèi)先進(jìn)文明理念從檔案管理資料價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。

3.做好檔案收集工作

3.1定期集中收集。檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格制定年度立卷歸檔時(shí)間期限，督促指導(dǎo)各單位集中將在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類(lèi)檔案資料的完整、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，并按期向?qū)W校向檔案部門(mén)移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實(shí)施措施，檔案管理部門(mén)應(yīng)制定和及時(shí)調(diào)整適應(yīng)本校檔案管理的歸檔范圍、相關(guān)制度以及歸檔質(zhì)量要求，建立健全學(xué)校檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)，使學(xué)校檔案收集工作形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化管理體制。只有在全校專(zhuān)(兼)職檔案人員相互配合，密切協(xié)作下，才能為學(xué)校檔案收集工作提供可靠的保證。

3.2普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合。由于高校各部門(mén)產(chǎn)生和形成的文件材料種類(lèi)很多，為保證學(xué)校各類(lèi)檔案資料收集齊全完整，應(yīng)采取普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎(chǔ)上，還必須突出重點(diǎn)，進(jìn)行收集。采取現(xiàn)場(chǎng)跟蹤，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部門(mén)、重點(diǎn)事件、重大課題、重要人物等各類(lèi)檔案材料的收集，對(duì)于應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔并簽字驗(yàn)收，有效地防止醫(yī)學(xué)院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。

3.3加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理系統(tǒng)不僅僅包含了檔案目錄級(jí)別的開(kāi)發(fā)，還需要增強(qiáng)檔案全文掃描的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過(guò)掃描檔案使用率較高的（統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)），易破損或老化的檔案資料，此類(lèi)資料的優(yōu)先入庫(kù)，網(wǎng)上可以直接全文檢索，有利于檔案價(jià)值得到更好地利用和開(kāi)發(fā)。高?；ブ脚_(tái)的建立也是未來(lái)檔案信息化建設(shè)的重要步驟和趨勢(shì)之一，通過(guò)各個(gè)醫(yī)學(xué)院之間的平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源相互利用，有利于提高醫(yī)學(xué)檔案價(jià)值使用率，共享的價(jià)值大于相互孤立的檔案管理平臺(tái)。

3.4開(kāi)展網(wǎng)上查詢服務(wù)。在學(xué)校的網(wǎng)站提供“檔案檢索查詢”和“網(wǎng)上咨詢”功能，或者通過(guò)微信平臺(tái)、微博平臺(tái)來(lái)增強(qiáng)互動(dòng)，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統(tǒng)性的檔案管理工作。

篇5

學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，同時(shí)應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動(dòng)自己聯(lián)系市場(chǎng)，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值。

檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開(kāi)來(lái)的紐帶。服務(wù)于現(xiàn)實(shí)是檔案的一個(gè)重要功能，切實(shí)抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為學(xué)校工作提供保障。

檔案管理也是學(xué)校管理的重要組成部分，加強(qiáng)學(xué)校管理可以有效地促進(jìn)學(xué)校工作。檔案工作要發(fā)揮其對(duì)日常教學(xué)工作的檢驗(yàn)監(jiān)督作用。

學(xué)校檔案一般分為文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案，但主要是文書(shū)檔案和教學(xué)檔案兩大類(lèi)。

篇6

【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理

高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。

1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容

(1)綜合類(lèi):主要有上級(jí)教育主管部門(mén)下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

(2)教學(xué)管理類(lèi):教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開(kāi)課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。

(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類(lèi):重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書(shū)、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評(píng)審意見(jiàn);學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。

(4)教學(xué)研究類(lèi):各類(lèi)教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類(lèi)的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。

2教學(xué)檔案的特點(diǎn)

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):

(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大,招生形式越來(lái)越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專(zhuān)業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來(lái)越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專(zhuān)業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來(lái)越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來(lái)越豐富。

(2)材料來(lái)源較分散:高校教學(xué)檔案來(lái)源于上級(jí)主管部門(mén)和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門(mén)形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。

(3)歸檔時(shí)間不同:文書(shū)檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。

(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》進(jìn)行。

3教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的,應(yīng)該由自己來(lái)管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門(mén)立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來(lái),有一定困難。

(2)系一級(jí)的管理困難:由于系部無(wú)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書(shū)兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無(wú)須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類(lèi)缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類(lèi)缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒(méi)有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無(wú)處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無(wú)專(zhuān)職檔案管理員,由教學(xué)秘書(shū)兼任,而教學(xué)秘書(shū)的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒(méi)有受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類(lèi)缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來(lái)極大的不便。

4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理

(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問(wèn)題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門(mén)職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類(lèi)目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。

(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問(wèn)題都積壓到一件中心工作來(lái)臨前倉(cāng)促解決。

(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類(lèi)體系,使檔案分類(lèi)走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě),字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊(cè),以利長(zhǎng)期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長(zhǎng)期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書(shū)、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗洝⒙?tīng)課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁(yè)號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類(lèi)收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類(lèi)的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。

(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長(zhǎng)期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)

篇7

2.管理體制雜亂，相關(guān)人才短缺。雖然2008年8月20日出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出學(xué)生檔案成為高校檔案管理工作的一個(gè)分支，但目前為止，國(guó)家方面并沒(méi)有下達(dá)使學(xué)生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現(xiàn)學(xué)生檔案管理部門(mén)雜錯(cuò)、各行其是的歸口不統(tǒng)一局面。由于各高校自身的特點(diǎn)，檔案館、人事處、招生部門(mén)均有可能成為學(xué)生檔案管理部門(mén)，其中較為常見(jiàn)的是在粗放式管理下由各院系輔導(dǎo)員和專(zhuān)職檔案管理人員協(xié)同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關(guān)人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國(guó)家雖然制定并頒布了不少法規(guī)條令，但就高校學(xué)生檔案管理這一項(xiàng)工作卻并未提及，導(dǎo)致科學(xué)規(guī)高校學(xué)生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學(xué)生檔案管理制度嚴(yán)重缺位。尤其是多個(gè)校區(qū)分散的綜合性高校，學(xué)生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉(zhuǎn)遞等流程缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)填寫(xiě)時(shí)間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關(guān)不嚴(yán)格、移交手續(xù)不規(guī)范等問(wèn)題，甚至造成學(xué)生檔案丟失甚至失真，從而無(wú)法發(fā)揮高校學(xué)生檔案的原始憑證作用。

4.高校學(xué)生檔案的管理手段滯后?，F(xiàn)如今，由于種種原因，絕大多數(shù)高校的學(xué)生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機(jī)歸檔、紙質(zhì)為主的進(jìn)程中，未加以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的輔助，造成管理手段滯后，嚴(yán)重制約了開(kāi)發(fā)與利用學(xué)生檔案的信息資源。

二、高校學(xué)生檔案信息化管理對(duì)策分析

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作需求，在科技飛速發(fā)展、社會(huì)多元化的今天，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)立足信息化背景從技術(shù)、制度、管理和服務(wù)等多種角度探求高校學(xué)生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉(zhuǎn)變態(tài)度，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變對(duì)待學(xué)生檔案工作的思想誤區(qū)，提高重要性認(rèn)識(shí)，貫徹實(shí)施學(xué)生檔案有利于學(xué)生工作開(kāi)展、教育質(zhì)量提高、人才全面發(fā)展的教育理念。與此同時(shí)，借助校園網(wǎng)、廣播站等媒介大力宣揚(yáng)檔案的重要性，強(qiáng)化廣大師生的檔案意識(shí)。在信息化方面，必須摒棄認(rèn)為利用幾臺(tái)計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單存儲(chǔ)一些電子數(shù)據(jù)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的錯(cuò)誤理解。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極帶領(lǐng)檔案管理工作人員認(rèn)真研習(xí)有關(guān)檔案管理信息化的政策方針，并針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題組織開(kāi)展專(zhuān)題討論，使各院系輔導(dǎo)員和專(zhuān)職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達(dá)成重要性和必要性的共識(shí)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作智能數(shù)字化的健康持久發(fā)展美好愿景打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.改革學(xué)生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門(mén)雜亂的情況，高校學(xué)生檔案應(yīng)統(tǒng)一歸校檔案館管理并專(zhuān)職負(fù)責(zé)，同時(shí)要協(xié)調(diào)處理好檔案館與學(xué)生檔案形成的各相關(guān)部門(mén)如教務(wù)辦、學(xué)生工作部以及學(xué)院等之間的合作關(guān)系，結(jié)合高校自身實(shí)際情況，建立以各學(xué)院為基點(diǎn)向校檔案館過(guò)渡的科學(xué)系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理體制，實(shí)行集中統(tǒng)蘭臺(tái)縱橫一管理。新生入學(xué)檔案、在校期間形成的文件資料、畢業(yè)生檔案信息等先經(jīng)輔導(dǎo)員整理，之后提交到學(xué)校檔案館，由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員檢查，各部門(mén)之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成長(zhǎng)資料，保證為有關(guān)部門(mén)單位呈現(xiàn)最真實(shí)可靠的原始學(xué)生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學(xué)生檔案由于具有連續(xù)性和周期性的特點(diǎn)，因此各高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況并結(jié)合人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適合自身檔案管理特點(diǎn)的、比較完善的檔案管理制度來(lái)保障各個(gè)部門(mén)之間的工作銜接。建立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理工作的趨勢(shì)所在，是實(shí)現(xiàn)電子信息化的安全措施。因?yàn)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學(xué)生檔案的工作效率，但在涉及轉(zhuǎn)遞檔案、出具檔案證明文件等關(guān)乎法律方面的重要活動(dòng)時(shí)，仍要以紙質(zhì)檔案作為基準(zhǔn)。管理制度的建立應(yīng)從以下收集歸檔、查閱借閱、轉(zhuǎn)遞等三方面具體開(kāi)展：在學(xué)生檔案收集歸檔過(guò)程中，明確各部門(mén)檔案材料的歸檔時(shí)間和歸檔手續(xù)，輔導(dǎo)員也應(yīng)積極主動(dòng)地與其他形成檔案材料的部門(mén)溝通、合作，做到隨著檔案形成及時(shí)歸檔并錄入信息系統(tǒng)，使學(xué)生檔案盡量處于完整連貫和最新?tīng)顟B(tài)，從而避免畢業(yè)時(shí)集中突擊整理，同時(shí)做到歸檔標(biāo)準(zhǔn)制度嚴(yán)格統(tǒng)一，推動(dòng)學(xué)生檔案工作的規(guī)范化進(jìn)程；在內(nèi)容收集上，也應(yīng)按照素質(zhì)教育的人才培養(yǎng)方向，合理擴(kuò)大范圍，將誠(chéng)信檔案、心理檔案、科技創(chuàng)新參與情況等一并納入學(xué)生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現(xiàn)象，積極鼓勵(lì)師生及有關(guān)單位查閱檔案。高校應(yīng)建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴(yán)格監(jiān)督借閱人員辦理登記手續(xù)，同時(shí)借閱者也應(yīng)提高自身素質(zhì)，做到遵守保密制度，堅(jiān)決杜絕隨意復(fù)印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現(xiàn)象。轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要建立更為完善周詳?shù)霓D(zhuǎn)遞制度，以確保檔案在遞交過(guò)程中萬(wàn)無(wú)一失。學(xué)生檔案在畢業(yè)時(shí)會(huì)面臨時(shí)間緊迫、數(shù)量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環(huán)節(jié)、方式和手續(xù)上嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞制度勢(shì)在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。高校實(shí)施數(shù)字化檔案管理體系的前提是要投入專(zhuān)項(xiàng)資金，加強(qiáng)軟件、硬件建設(shè)，如購(gòu)買(mǎi)電子計(jì)算機(jī)、引進(jìn)開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)等，在配套設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上建立一套完善的有本校管理工作特點(diǎn)的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)?；谏鲜鎏岬降母咝W(xué)生檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理這一特點(diǎn)，并充分發(fā)揮校園局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，我們決定實(shí)施一套以Web為平臺(tái)的高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。安裝應(yīng)用非常便捷的Browser/Server架構(gòu)，即支持多種操作系統(tǒng)的Web瀏覽器與運(yùn)轉(zhuǎn)效率極高的ASP服務(wù)器客戶端協(xié)同工作，加以適應(yīng)性超強(qiáng)的MSSQLServer數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，使得這套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)在遵循實(shí)用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統(tǒng)模塊分為檔案館、教務(wù)處、學(xué)院以及學(xué)生四大類(lèi)，按類(lèi)型分配權(quán)限，不易出錯(cuò)，解決了高校學(xué)生檔案材料來(lái)源廣、部門(mén)多帶來(lái)的工作繁瑣，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案在建立、收集、整理、轉(zhuǎn)遞以及查詢等環(huán)節(jié)真正意義上的信息化與數(shù)字化。

篇8

檔案載體大體經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡(jiǎn)到紙張等多次變革，從東漢時(shí)期改進(jìn)造紙術(shù)到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級(jí)學(xué)院的檔案室的檔案基本上都是以紙質(zhì)、實(shí)物為主要載體。紙質(zhì)和實(shí)物載體檔案，直接決定了檔案保存的時(shí)間受到很大限制，不能長(zhǎng)期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級(jí)學(xué)院作為高校教學(xué)單位，決定了從屬于二級(jí)學(xué)院的檔案室主要為教學(xué)服務(wù)，同時(shí)兼顧科研、管理服務(wù)。具體而言，在檔案材料方面，主要以學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時(shí)包括教師科研及管理材料。而學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學(xué)生每個(gè)學(xué)期末的考試材料和學(xué)生在第四學(xué)年的學(xué)位論文和實(shí)習(xí)材料。學(xué)生在學(xué)期末的考試材料存檔主要以教學(xué)班為單位，一個(gè)教學(xué)班一個(gè)檔案盒，如果材料太多一個(gè)檔案盒放不下，要兩個(gè)檔案盒存放。而一個(gè)教學(xué)班的單門(mén)科目的考試存檔材料主要包括存檔標(biāo)示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績(jī)報(bào)告單、原始成績(jī)分析報(bào)告、學(xué)業(yè)成績(jī)報(bào)告單、平時(shí)成績(jī)材料（支撐材料一般保存5-10份）。學(xué)生的學(xué)位論文存檔材料一般包括論文、過(guò)程指導(dǎo)表格等。過(guò)程指導(dǎo)表格又包括本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題申請(qǐng)表（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）任務(wù)下達(dá)書(shū)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）文獻(xiàn)綜述（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）開(kāi)題報(bào)告書(shū)（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題落實(shí)情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）中期檢查及指導(dǎo)記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）書(shū)面成績(jī)?cè)u(píng)分參考標(biāo)準(zhǔn)（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）指導(dǎo)教師評(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）評(píng)閱人評(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績(jī)標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績(jī)?cè)u(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績(jī)?cè)u(píng)定書(shū)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績(jī)匯總表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）公開(kāi)發(fā)表情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理工作評(píng)價(jià)表等：（個(gè)表格，每個(gè)學(xué)生平均：,頁(yè)左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級(jí)學(xué)院觀念陳舊，以紙質(zhì)材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質(zhì)材料存檔有諸多弊端。首先，紙質(zhì)材料不易長(zhǎng)時(shí)保存，保存時(shí)間一般8至10年，超過(guò)10年的都要銷(xiāo)毀。其次紙質(zhì)材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質(zhì)材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級(jí)學(xué)院一般都是臨時(shí)把一些空房間利用起來(lái)作為檔案室，空間有限。再加上紙質(zhì)材料檔案占有一定空間，且每個(gè)學(xué)期都要新存入大量的學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質(zhì)材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進(jìn)的方式來(lái)代替它。

（二）資金相對(duì)短缺，硬件建設(shè)不夠，信息化程度低

高校二級(jí)學(xué)院的檔案室建設(shè)，大都面臨著資金相對(duì)短缺的困難。場(chǎng)所大都是由學(xué)院提供，一兩臺(tái)計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)的作用主要是用來(lái)打印，其他硬件建設(shè)根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級(jí)檔案室主要以紙質(zhì)檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，才能購(gòu)置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等。有了這些設(shè)備，才能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，進(jìn)一步促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復(fù)雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對(duì)檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專(zhuān)門(mén)而系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，就更不要說(shuō)什么二級(jí)學(xué)院了。這些二級(jí)學(xué)院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專(zhuān)任教師轉(zhuǎn)來(lái)，或者是由一些教學(xué)水平排后的教師轉(zhuǎn)來(lái)，亦或者是由課時(shí)較少的教師臨時(shí)借調(diào)兼任，情況比較復(fù)雜。二級(jí)學(xué)院檔案室管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)低，直接導(dǎo)致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質(zhì)檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫(xiě)體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學(xué)生的平時(shí)成績(jī)支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來(lái)說(shuō)，沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質(zhì)到數(shù)字化

首先，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。二級(jí)學(xué)院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質(zhì)稿相結(jié)合，一些材料必須要打印紙質(zhì)稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，且周期長(zhǎng)。必須改變這種手工與打印紙質(zhì)稿相結(jié)合的現(xiàn)狀，真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網(wǎng)絡(luò)，將相關(guān)電子信息檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，針對(duì)檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設(shè)置一定的權(quán)限（絕對(duì)保密性的檔案信息設(shè)置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設(shè)置為驗(yàn)證查閱，可以公開(kāi)的檔案信息不設(shè)置查閱權(quán)限，對(duì)大眾公開(kāi)查閱），這樣，可以方便不同的部門(mén)及人員查閱相關(guān)檔案文件信息。其次，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)形式等載體方式存儲(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為可直接被計(jì)算機(jī)利用識(shí)別的形式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設(shè)立的軟件程序進(jìn)行整理、排序，然后輸出。具體而言，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的學(xué)生考試材料，學(xué)生考試試卷直接通過(guò)掃描的形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，而其他的相關(guān)材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門(mén)別類(lèi)以學(xué)年、學(xué)期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對(duì)于學(xué)生的畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)材料，把打印紙質(zhì)稿的過(guò)程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質(zhì)版的材料保存份，如果上級(jí)檢查，可以把這,)份給他們。當(dāng)然，檢查人員也可以直接到網(wǎng)上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經(jīng)費(fèi)，也節(jié)約了存放紙質(zhì)材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)，即開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須購(gòu)置先進(jìn)的數(shù)字化的技術(shù)設(shè)備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)。對(duì)于作為高校檔案館的組成部分、為教學(xué)單位服務(wù)的定位而言，二級(jí)學(xué)院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)，成為學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)分支和組成部分，這就對(duì)高校檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

篇9

隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決管理問(wèn)題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類(lèi)工作過(guò)程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)管理本校的各類(lèi)信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對(duì)待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)習(xí)和探討，如何對(duì)這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護(hù)？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗(yàn)和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對(duì)于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

2、財(cái)務(wù)電子文件的整理

（1）工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。

（2）賬簿。學(xué)校會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容一般已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

3、學(xué)校其它電子文件的整理

現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理等內(nèi)容；教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、課表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對(duì)這些電子文件該如何進(jìn)行整理呢？計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，各院校都設(shè)立了計(jì)算機(jī)與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校信息管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)。

三、完善電子文件歸檔制度

1、電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

2、“兩套制”歸檔的必要性

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)

與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

四、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件是用光盤(pán)保存，因此，對(duì)當(dāng)前歸檔電子文件載體要制定保護(hù)措施。

1、規(guī)范排放和使用。

篇10

1.1有利于檔案的收集錄入

傳統(tǒng)的檔案收集管理工作往往是采用人工錄入、紙質(zhì)管理的模式，其工作量非常大而且錯(cuò)誤率比較高，同時(shí)由于時(shí)間的推進(jìn)，檔案的積累會(huì)占用大量的空間，使得管理工作難度越來(lái)越大。而在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，如果能夠?yàn)橹行W(xué)建立合理有效的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化，能夠?yàn)槠湫畔浫?、檔案校對(duì)、檔案存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的工作都帶來(lái)極大的便利，并且整個(gè)檔案都由數(shù)據(jù)系統(tǒng)庫(kù)存儲(chǔ)，占用空間小，管理方便。而對(duì)于必要的紙質(zhì)檔案，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，管理者可以建立電子目錄，一方面使檔案的歸類(lèi)管理更加便捷，另一方面也規(guī)范了檔案的目錄形式。

1.2有利于提高檔案管理工作的效率

由于中小學(xué)涉及的日常事務(wù)多，工作節(jié)奏快，檔案管理的工作內(nèi)容一直非常多，因此很多時(shí)候檔案管理工作很難與日常工作的開(kāi)展完全同步。而如果采用計(jì)算機(jī)技術(shù)支持檔案管理工作，則在日常工作的開(kāi)展過(guò)程中，也可以同步開(kāi)展檔案的管理工作。一方面檔案管理人員可以初步的編譯檔案的大綱或者模型，在后期進(jìn)行常規(guī)的讀寫(xiě)或者修改，并在工作結(jié)束后進(jìn)行校對(duì)存檔。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作相比，其便捷化錄入方式和修改方式可以大幅度提高整個(gè)檔案管理工作的效率。另一方面，在日常工作的開(kāi)展中，有了電子檔案目錄或者檔案管理系統(tǒng)的支持，可以大幅度縮短整個(gè)檔案查詢、調(diào)取工作的時(shí)間，提高工作效率。

1.3有利于減輕檔案管理的工作量節(jié)省人力成本

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，中小學(xué)通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進(jìn)行匯總的檔案現(xiàn)在只需要一位工作人員加上計(jì)算機(jī)的支持就可以完成。從這方面看，計(jì)算機(jī)技術(shù)同時(shí)又促進(jìn)了中小學(xué)檔案管理工作量的減化以及人力成本的節(jié)約。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)與中小學(xué)檔案管理工作的結(jié)合改革了檔案管理的內(nèi)容，提高了檔案管理的效率，使整個(gè)校園的檔案管理工作獲得了進(jìn)一步的完善。因此，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于中小學(xué)檔案管理工作的作用，在此著重探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用，以探索計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)際工作中運(yùn)用的可行性。

2.1對(duì)檔案管理工作內(nèi)容開(kāi)展數(shù)字化模式變革

由于中小學(xué)在日常的管理工作中普遍會(huì)涉及非常多的紙質(zhì)文件，因此開(kāi)展檔案管理工作時(shí)往往會(huì)忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開(kāi)展，日常管理工作中產(chǎn)生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來(lái)，例如學(xué)校發(fā)展歷史的記錄、學(xué)生管理工作的記錄、教師科研成果、學(xué)生學(xué)習(xí)成果等等。同時(shí)檔案管理的目錄也可以在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下由原來(lái)的紙質(zhì)目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進(jìn)行管理。完成這些工作的跟進(jìn)才能使中小學(xué)檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。

2.2自動(dòng)化管理系統(tǒng)的引入

計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的支持，是通過(guò)相關(guān)管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開(kāi)展中發(fā)揮好計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，中小學(xué)管理部門(mén)必須根據(jù)自己的需求，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)為自己設(shè)計(jì)合理的信息管理系統(tǒng)，來(lái)保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動(dòng)化管理系統(tǒng)的引入會(huì)造成學(xué)校管理成本暫時(shí)性的提高，但是數(shù)字化工作開(kāi)展后，人力成本長(zhǎng)期性的節(jié)約以及工作效率長(zhǎng)期性的提高都會(huì)給學(xué)校帶來(lái)巨大的補(bǔ)償。

2.3規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的每一步內(nèi)容

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以融入整個(gè)檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學(xué)校都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行便捷化的操作。但是在實(shí)際使用過(guò)程中，學(xué)校要注意技術(shù)使用的規(guī)范以及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷化，檔案管理相關(guān)人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過(guò)程中，往往為了簡(jiǎn)便，省略了部分內(nèi)容或者忽視了格式的設(shè)置。因此，辦公系統(tǒng)中要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)在數(shù)字化的技術(shù)支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學(xué)校要明確各方面的權(quán)利，通過(guò)客戶端的管理將實(shí)際的權(quán)限設(shè)置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

2.4定期開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)與系統(tǒng)維護(hù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利性，但是在實(shí)際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術(shù)來(lái)支持。因此在引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術(shù)指導(dǎo)。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復(fù)雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀(jì)偏大的人員負(fù)責(zé)，或者由部分教師兼職。在開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)時(shí)，往往由于部分人員沒(méi)有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，造成整個(gè)培訓(xùn)工作很難順利開(kāi)展。因此，學(xué)校要適時(shí)調(diào)整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術(shù)支持。學(xué)校也應(yīng)當(dāng)高度重視軟件的維護(hù)與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關(guān)系到學(xué)校歷史的記錄以及相關(guān)工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及操作系統(tǒng)的維護(hù)工作至關(guān)重要。學(xué)校要與相關(guān)企業(yè)建立緊密的合作關(guān)系，通過(guò)企業(yè)的技術(shù)支持定期對(duì)整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保障檔案管理工作的有效開(kāi)展。

篇11

1.1目前學(xué)報(bào)檔案管理中存在的問(wèn)題

高校學(xué)報(bào)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化管理是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢(shì)，但如何做好這一工作，如何將信息技術(shù)與本校的學(xué)報(bào)檔案管理模式結(jié)合起來(lái)，利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼產(chǎn)品等實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的收集、存儲(chǔ)、檢索和管理，是擺在學(xué)報(bào)管理人員面前的一大難題。針對(duì)現(xiàn)狀分析，目前的學(xué)報(bào)檔案管理中還存在如下問(wèn)題以及不足之處：

1.1.1管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高

一方面，學(xué)報(bào)編輯部的主要工作是編輯、出版、發(fā)行，因此也大多數(shù)編輯人員把精力重點(diǎn)到學(xué)報(bào)質(zhì)量上，對(duì)“存檔”工作意識(shí)較為淡薄，認(rèn)為不是“正事”只要做好編輯校對(duì)工作就行了。長(zhǎng)此以往，造成了管理人員對(duì)學(xué)報(bào)檔案管理規(guī)范不了解，工作不積極的現(xiàn)狀。這一狀態(tài)在很大程度上使學(xué)報(bào)檔案工作成了整個(gè)編輯出版工作中最薄弱的環(huán)節(jié)。另一方面，學(xué)校檔案管理部門(mén)作為一個(gè)教學(xué)輔助單位，長(zhǎng)期得不到學(xué)校的充分重視，往往由非專(zhuān)業(yè)人員構(gòu)成，因而在工作難免存在不少問(wèn)題。首先，這個(gè)部門(mén)的工作人員常常不是學(xué)習(xí)檔案管理專(zhuān)業(yè)的人員，對(duì)這一領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握不足，在這一崗位上也不能及時(shí)得到相應(yīng)的正規(guī)培訓(xùn)，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對(duì)學(xué)報(bào)檔案簡(jiǎn)單地進(jìn)行整理分類(lèi)、建檔保存的基本操作，缺乏進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行綜合開(kāi)發(fā)利用的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。其次，由于服從學(xué)校的人事安排等原因，高校的學(xué)報(bào)檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長(zhǎng)期不固定等弊端，這樣往往會(huì)導(dǎo)致學(xué)報(bào)檔案的資料管理工作缺乏一致性，學(xué)報(bào)檔案殘缺不全、時(shí)間上缺乏連續(xù)性等，最終的結(jié)果就是等到要調(diào)用數(shù)據(jù)時(shí)難以找到原始資料，無(wú)從查證。

1.1.2管理人員的思想觀念亟待轉(zhuǎn)變

由于高校的主要任務(wù)在于教學(xué)和科研，因此學(xué)報(bào)檔案管理人員往往會(huì)認(rèn)為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關(guān)工作人員的工作熱情，經(jīng)常出現(xiàn)人員“在崗并不愛(ài)崗，在職并不盡職”的現(xiàn)象。這種情況常常會(huì)導(dǎo)致兩方面的問(wèn)題：其一，相關(guān)人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進(jìn)心，因而也就缺乏鉆研業(yè)務(wù)的精神動(dòng)力，學(xué)習(xí)新知識(shí)的動(dòng)力不足，難以適應(yīng)日新月異的知識(shí)更新。這一職能部門(mén)的主要工作是將學(xué)報(bào)檔案整理歸類(lèi)并編寫(xiě)卷綜等存儲(chǔ)備查，可以說(shuō)，人員觀念的陳舊保守和不思進(jìn)取是高校學(xué)報(bào)檔案管理存在的最大問(wèn)題，在思想上習(xí)慣于傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單管理模式，業(yè)務(wù)上依賴于手工操作方法，對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不足。由于許多人員還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長(zhǎng)期束之高閣，很少有人問(wèn)津，既沒(méi)有很好地分檔歸類(lèi)，信息化處理文本信息、學(xué)報(bào)檔案信息更是無(wú)從談及，難以充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。就現(xiàn)狀來(lái)看，許多高校學(xué)報(bào)檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類(lèi)、歸檔、保管等基礎(chǔ)層面上，無(wú)論是檔案管理計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用以及從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面都存在巨大的發(fā)展空間，同時(shí)也具有較大的難度，有待進(jìn)一步提升?？梢哉f(shuō)，提高學(xué)報(bào)管理的整體水平已經(jīng)是當(dāng)前高校管理工作的當(dāng)務(wù)之急，不容忽視。

1.2信息化學(xué)報(bào)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

學(xué)報(bào)檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領(lǐng)導(dǎo)階層的決策分析。只有正確的數(shù)據(jù)資料才能導(dǎo)向科學(xué)合理的決策。隨著國(guó)家對(duì)高?？蒲谐晒倪M(jìn)一步重視，學(xué)報(bào)檔案的重要性也得到近一步體現(xiàn)。學(xué)報(bào)檔案是學(xué)報(bào)發(fā)展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學(xué)報(bào)管理工作要得到不斷的改進(jìn)與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據(jù)。學(xué)報(bào)資料都有作為檔案保存的價(jià)值。從學(xué)報(bào)檔案的性質(zhì)來(lái)分析，信息化管理具有重要的優(yōu)勢(shì)。（1）學(xué)報(bào)檔案具有一次性建立、長(zhǎng)期使用的價(jià)值。學(xué)報(bào)管理部門(mén)為學(xué)校建起信息化的學(xué)報(bào)檔案，學(xué)校即可多次、長(zhǎng)期使用。（2）學(xué)報(bào)檔案的信息化管理更有利于科學(xué)管理。數(shù)字化和信息化的檔案資源的在存儲(chǔ)和調(diào)用方面的優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本所無(wú)法比擬的。（3）系統(tǒng)完善的檔案也便于數(shù)據(jù)分析，在需要時(shí)，可以為校方及更高層領(lǐng)導(dǎo)決策層提供更為全面真實(shí)、準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)資料。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校可以利用高校學(xué)報(bào)資源與當(dāng)?shù)卣?、企業(yè)加強(qiáng)聯(lián)系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業(yè)出專(zhuān)刊,為學(xué)校的信息化建設(shè)尋求足夠的資金來(lái)源。這一切，都依賴于學(xué)報(bào)檔案的信息化管理。由此看來(lái)，運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)處理、保存學(xué)報(bào)檔案已經(jīng)是一種勢(shì)在必行的發(fā)展趨勢(shì)，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學(xué)報(bào)檔案管理的整體水平得到明顯提高。

2信息化學(xué)報(bào)檔案管理策略分析

2.1建立健全機(jī)制促進(jìn)人員素質(zhì)的提高

信息化的學(xué)報(bào)檔案管理模式，首要的是提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力。從建立相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制入手，從進(jìn)人用人制度、工資分配制度、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)懲制度等入手，將個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高作為考核職工的重要指標(biāo)，有效激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，使其充分發(fā)揮潛能。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是信息化檔案管理效率高低的關(guān)鍵，也是起決定作用的因素。只有轉(zhuǎn)變觀念，摒棄那種認(rèn)為檔案管理部門(mén)就是一個(gè)消化、安排閑置人員的部門(mén)的觀念，從引進(jìn)人才的業(yè)務(wù)能力開(kāi)始作出明確要求，并加強(qiáng)在崗人員的培訓(xùn)，不斷提高人員的檔案管理知識(shí)、信息資源的處理能力，使其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，具備相關(guān)崗位需要的專(zhuān)業(yè)技能。

其次，學(xué)報(bào)檔案信息化也是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的客觀要求，順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的總體趨勢(shì)，忽視不斷學(xué)習(xí)就無(wú)法適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。就學(xué)校的檔案管理人員而言，要想適應(yīng)新時(shí)期對(duì)這一工作的要求，就不能安于現(xiàn)狀，需要正視個(gè)人在知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力等方面的不足，抓住時(shí)機(jī)，不斷充實(shí)自己的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)化管理知識(shí)，提高檔案管理的能力，才能更好地適應(yīng)本職工作。應(yīng)注重將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與檔案管理相結(jié)合，提高個(gè)人對(duì)專(zhuān)業(yè)軟件的應(yīng)用能力，注重學(xué)報(bào)檔案信息資源的收集、存儲(chǔ)、處理、調(diào)用、分析等綜合能力的培養(yǎng)，條件具備的人員還應(yīng)該積極參與學(xué)報(bào)檔案系統(tǒng)管理軟件的開(kāi)發(fā)、調(diào)試，建立稿件數(shù)據(jù)庫(kù)、作者數(shù)據(jù)庫(kù)、審稿專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)等，提供準(zhǔn)確、快捷數(shù)據(jù)資料，給學(xué)校管理部門(mén)，檔案的信息服務(wù)作用得以充分發(fā)揮。

最后，做好高校學(xué)報(bào)檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設(shè)。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準(zhǔn)則，健全有效的規(guī)章制度保障了我們相關(guān)工作的順利開(kāi)展。因此建立一套完整的工作制度可以規(guī)范各方面的行為，例如學(xué)報(bào)檔案原始數(shù)據(jù)的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內(nèi)容的規(guī)范性及統(tǒng)一性等。有些問(wèn)題在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，然而有一些問(wèn)題卻是隨著信息化的過(guò)程逐步產(chǎn)生的，都需要相關(guān)工作人員的及時(shí)處理，因而有效的制度保障至關(guān)重要。

2.2利用信息技術(shù)完善學(xué)報(bào)檔案信息

高校學(xué)報(bào)檔案的信息化管理，首先重視信息的標(biāo)準(zhǔn)化。關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，李杰在相關(guān)論文中指出：“是指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過(guò)程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其內(nèi)容歸納主要有以下五個(gè)方面：（1）檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化；（2）檔案信息存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化；（3）檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化；（4）檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化；（5）檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化。”這五個(gè)方面是學(xué)報(bào)檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學(xué)報(bào)的發(fā)展，高校的學(xué)報(bào)檔案也呈現(xiàn)了不少新的特征，主要表現(xiàn)為：在使用過(guò)程中，很多檔案數(shù)據(jù)資料需要及時(shí)更新和增加是高校學(xué)報(bào)檔案的一個(gè)特點(diǎn)。這就要求相應(yīng)的學(xué)報(bào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理要實(shí)現(xiàn)保證學(xué)報(bào)檔案信息的實(shí)效性，檔案信息與學(xué)報(bào)期刊發(fā)行同時(shí)更新，同時(shí)，還要利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能，將期刊發(fā)行時(shí)間、卷數(shù)、期數(shù)等檔案管理中的各個(gè)要素都作為檢索條件，來(lái)編制有效的檢索工具，最終實(shí)現(xiàn)提供高效、便捷的查詢服務(wù)的目標(biāo)。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統(tǒng)的手工編制的文本信息很難做到同步調(diào)整、更新，更無(wú)從談及及時(shí)的資源共享。這就要求學(xué)校學(xué)報(bào)檔案管理人員學(xué)會(huì)使用各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，及時(shí)收集各類(lèi)檔案資料，及時(shí)錄入，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，才能保證資料的時(shí)效性和使用價(jià)值。

高校學(xué)報(bào)檔案要實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化管理，還需要注重?cái)?shù)據(jù)信息的及時(shí)性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等將原始資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料，數(shù)字化存儲(chǔ)是檔案信息化的基礎(chǔ)，要使檔案信息能夠及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這就要求學(xué)報(bào)檔案的管理人員能夠熟練操作各種現(xiàn)代化的設(shè)備、儀器，及時(shí)采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數(shù)字化學(xué)報(bào)檔案。只有這樣，才便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類(lèi)、檢索、分析，建立起完整、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。另一方面要注意信息的維護(hù)和及時(shí)更新，檔案管理的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)資料要隨著學(xué)報(bào)狀況的變動(dòng)而同步更新，最終達(dá)到通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)及校園局域網(wǎng)等實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)報(bào)信息的統(tǒng)一管理。

原始檔案經(jīng)信息化處理之后，再利用計(jì)算機(jī)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，利用校園網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學(xué)報(bào)檔案的電子數(shù)據(jù)，便于專(zhuān)業(yè)人員能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、整理、運(yùn)算、分析，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)管理，最大限度地提高學(xué)報(bào)檔案的利用效率。學(xué)報(bào)檔案信息要為高校的管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)，以便決策者能夠從多角度對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以便相關(guān)職能部門(mén)能夠及時(shí)獲取信息、準(zhǔn)確把握科研和教學(xué)的發(fā)展成果，為管理部門(mén)的科學(xué)決策提供資料。

2.3利用校園網(wǎng)真正實(shí)現(xiàn)信息一體化

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)資源日益朝著豐富和多樣化的方向發(fā)展，“信息集成自動(dòng)化程度將迅速提高，電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是未來(lái)全球信息服務(wù)發(fā)展的基本標(biāo)志。”網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及也使高校辦公自動(dòng)化得以現(xiàn)實(shí)，因此在高校學(xué)報(bào)檔案管理工作中，有必要利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校學(xué)報(bào)檔案信息的資源共享，利用數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的信息共享和數(shù)字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實(shí)現(xiàn)和國(guó)家主管機(jī)關(guān)、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學(xué)報(bào)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。要真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高校學(xué)報(bào)檔案的管理就必須要注重兩個(gè)方面的問(wèn)題：其一是要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，并借鑒社會(huì)上相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)，不能因?yàn)樽约菏歉咝?，就忽視了行業(yè)內(nèi)信息化的發(fā)展；其二則是要借用學(xué)校其他部門(mén)的技術(shù)力量，辦公自動(dòng)化要與檔案信息化建設(shè)同步進(jìn)行，檔案部門(mén)自身的力量難以解決信息技術(shù)問(wèn)題，因此，搞學(xué)報(bào)檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現(xiàn)代化的設(shè)備和信息傳輸技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在充分滿足學(xué)報(bào)檔案管理基本要求的前提下，在校園網(wǎng)上及時(shí)公開(kāi)學(xué)校期刊出版、發(fā)行情況，這一做法，有利于全校師生對(duì)本校學(xué)報(bào)資源的關(guān)心和了解，也有利于增強(qiáng)師生各方對(duì)學(xué)?？蒲泻徒虒W(xué)成果的關(guān)注和關(guān)心，對(duì)于構(gòu)建和諧校園、促進(jìn)關(guān)愛(ài)學(xué)校等校園文化的建設(shè)，將起到不可估量的作用。