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1 衛(wèi)生事業(yè)單位實行檔案的綜合管理是檔案工作的原則和性質(zhì)所決定的,也是為了更好地貫徹《檔案法》的需要
我國機關(guān)檔案管理的原則要求是“集中統(tǒng)一管理檔案”,實行綜合管理后,檔案室將各個職能部門各種門類,各種載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,是對我國檔案工作管理原則在具體工作中的貫徹和體現(xiàn)。1987年公布的《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷的檔案材料,必須按規(guī)定定期向本單位檔按結(jié)構(gòu)和檔案工作人員移交、集中管理,任何人不得拒為己有”。從《檔案法》的規(guī)定中可以看出,檔案室管理的不只是文書檔案,它還應(yīng)包括一個單位的政治、經(jīng)濟、文化、科研等活動中形成的全部檔案。因此,它的管理形式不應(yīng)當(dāng)是孤立的,分散的,而應(yīng)當(dāng)是集中的,衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案產(chǎn)生于單位的政治經(jīng)濟,文化科研等活動,如:黨政工團(tuán)組織在日常工作中形成的文書檔案,財務(wù)部門產(chǎn)生的會計檔案,基本建設(shè)中的基建檔案,衛(wèi)生科研工作者產(chǎn)生的科技檔案以及各種活動中形成的錄音,錄象,照片等特殊載體的檔案。這些檔案材料真實地記錄了一個單位政治、經(jīng)濟、文化、科研活動的歷史真面貌,只有集中起來實行綜合管理,才能維護(hù)單位歷史真面貌。
2 實行綜合管理有利于維護(hù)檔案資料的完整系統(tǒng)與安全
保證檔案資料的完整,系統(tǒng)與安全是檔案工作的原則要求之一,建立綜合檔案室集中統(tǒng)一管理檔案,能很好地保證一個單位全部檔案的完整性,系統(tǒng)性與安全性。因為,在沒有集中管理的單位里,檔案資料多由各部門管理,管理人員多是兼職,由于業(yè)務(wù)生疏,特別是對文書檔案以外的其他檔案的保管利用方面,更是認(rèn)識不清,不夠重視,影響了工作。有的單位基建圖紙,長期堆放在柜頂上,任憑光、塵、氣等對檔案的影響,致使整套圖紙臟破不堪。另有的單位基建圖紙由于沒有專人管理,在向新辦公樓搬遷的過程中,工作人員將這些圖紙當(dāng)作沒有用的廢紙丟棄,后被懂檔案知識的人發(fā)現(xiàn)才將圖紙撿回交辦公室。幾年后這個單位在改建擴建施工中,這些圖紙起到了不可估量的作用。
3 科研檔案不實行集中管理會散落在科技人員個人手中,容易造成因工作調(diào)動,退休等原因資料難以收回的現(xiàn)象
如有的專業(yè)人員在退休時不愿主動交出自己的資料,甚至將此作為達(dá)到個人某些愿望的交換
條件,實行綜合管理后檔案室及時收回應(yīng)立卷保存的資料,避免了上述弊端。
4 實行綜合管理還可以保證檔案資料在同一項目中的有機聯(lián)系
如基本建設(shè)中形成的檔案資料除了設(shè)計圖紙以外還有計劃任務(wù)書,施工合同書,工程預(yù)算書等多種文書材料,在沒有綜合檔案室的情況下會因各自規(guī)檔范圍不同形成兩個流向,既圖紙歸了科技檔案室,文書資料歸了文書檔案室,導(dǎo)致人為地分割了該工程項目的有機聯(lián)系,影響了完整性與系統(tǒng)性。
5 實行綜合管理有利與提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),有利與檔案資料的開發(fā)與利用
檔案實行了集中管理后,檔案室集中了一個單位的全部檔案,檔案管理人員由兼職變?yōu)閷I(yè),可以提高業(yè)務(wù)素質(zhì),資料由單一為多元,館藏豐富了,在檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計,利用和編目等方面都會引起深刻變化,檔案管理的內(nèi)容多了,就迫使工作人員從多方面了解和掌握檔案工作的方針,政策以及科技的管理方法,提高工效率。同時由于明確了服務(wù)方向,端正了服務(wù)態(tài)度,全面熟悉了館藏內(nèi)容,主動了解客觀需求,編制先進(jìn)的檢索工具,有效地揭示館藏內(nèi)容,采取多種形式給單位提供信息,使檔案資料在政治,經(jīng)濟,科研,文化活動中發(fā)揮重要作用。
6 實行綜合管理有利于促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展
1、職業(yè)衛(wèi)生管理機構(gòu)和責(zé)任制檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理機構(gòu)設(shè)立、職業(yè)衛(wèi)生管理人員一覽表、職業(yè)病防治責(zé)任制文件等。
2、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程一覽表、職業(yè)衛(wèi)生管理制度文本、崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程文本、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件一覽表、職業(yè)衛(wèi)生法律、法規(guī)等。
3、職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案：建立的內(nèi)容一般有）本檔案目錄、生產(chǎn)工藝流程圖、職業(yè)病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業(yè)病危害人員勞動合同、產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料及警示標(biāo)識一覽表、產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料等。
4、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施配置表、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施及定期檢定證書、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檢修、維護(hù)、更換匯總表等。
5、工作場所職業(yè)病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)病危害因素濃度（強度）日常監(jiān)測記錄、職業(yè)病危害因素檢測整改一覽表、職業(yè)病危害檢測、評價委托書、機構(gòu)資質(zhì)、職業(yè)病危害因素檢測報告與評價報告、職業(yè)病危害現(xiàn)狀評價（檢測）報告回執(zhí)表等。
1.衛(wèi)生計生局檔案室管理的模式
檔案管理的模式又單位的性質(zhì)不同、管理的方式等，有很多種模式，就現(xiàn)有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：
（1）衛(wèi)生計生局內(nèi)部設(shè)立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負(fù)責(zé)機關(guān)檔案工作的行政管理和檔案保管。
（2）衛(wèi)生計生局只設(shè)立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設(shè)專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負(fù)責(zé)檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關(guān)檔案庫房模式。
（3）負(fù)有某一行業(yè)檔案監(jiān)管職能的專業(yè)管理機關(guān)設(shè)置的組織形式，即設(shè)有檔案保管機構(gòu)，負(fù)責(zé)衛(wèi)生計生局的檔案管理工作，履行行業(yè)檔案行政管理工作職能，指導(dǎo)和監(jiān)督行業(yè)內(nèi)檔案工作，稱為專業(yè)檔案室模式。
2.衛(wèi)生計生局檔案管理工作存在的問題
檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復(fù)雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應(yīng)該及時發(fā)展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：
（1）制度建設(shè)和執(zhí)行力度不足現(xiàn)階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設(shè)缺位等現(xiàn)象，甚至沒有制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的管理。
（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。
（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導(dǎo)致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。
（4）專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對較少，人才資源緊缺。
3.衛(wèi)生計生委檔案管理模式面臨的改革環(huán)境
隨著社會的發(fā)展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務(wù)于社會，取得經(jīng)濟效益。因此，衛(wèi)生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。
（1）社會經(jīng)濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。
隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人員的構(gòu)成發(fā)展跟大的變化。不同時期，衛(wèi)生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數(shù)據(jù)，以便社會發(fā)展的管理。尤其是中國在轉(zhuǎn)型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學(xué)歷等等，都會影響到社會經(jīng)濟的發(fā)展，社會政策的制定等等。
（2）政府信息公開推動衛(wèi)生計生委檔案利用意識的提高
由于檔案的發(fā)展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉(zhuǎn)變的過程中，提出構(gòu)建民主、透明政府的要求，這就要求衛(wèi)生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監(jiān)督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛(wèi)生計生委檔案利用意識提高。
（3）檔案信息化發(fā)展，給檔案集約管理提供可能。
隨著信息時代的到來，通信技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機的普及，使衛(wèi)生計生委檔案管理工作也隨之發(fā)生了相應(yīng)的變化。檔案載體從紙質(zhì)，發(fā)展到了紙質(zhì)、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發(fā)展以及檔案管理信息化技術(shù)的成就，給衛(wèi)生計生委檔案管理改進(jìn)，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。
4.改進(jìn)衛(wèi)生計生委檔案管理工作的措施
針對衛(wèi)生計生委檔案管理工作中存在的問題，現(xiàn)將整改措施如下：
（1）完善制度建設(shè)，強化執(zhí)行實效
在新的環(huán)境下，衛(wèi)生計生委檔案管理工作要實現(xiàn)質(zhì)的突破，要實現(xiàn)科學(xué)的可持續(xù)發(fā)展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛(wèi)生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執(zhí)行效率。
（2）創(chuàng)新管理模式，提高衛(wèi)生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現(xiàn)代科技水平，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理的手段，提高衛(wèi)生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務(wù)質(zhì)量和效率。衛(wèi)生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量和效率。
（3）拓展管理平臺，構(gòu)建衛(wèi)生計生委檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。衛(wèi)生計生委的檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)是利用數(shù)字信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，達(dá)到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的一個重要舉措。
事業(yè)單位相關(guān)部門繁多，人員資料復(fù)雜，這對人事檔案的管理增加了難度。檔案用來詳細(xì)記述相關(guān)人員的基本信息、社會經(jīng)歷、品德表現(xiàn)等資料。很多相關(guān)部門會根據(jù)人事檔案作為選拔、培養(yǎng)、使用人員的依據(jù)。
一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也在進(jìn)步一部完善。人事檔案管理都是對人事檔案進(jìn)行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細(xì)心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，我們必須先發(fā)現(xiàn)目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，然后想出對策對癥下藥。
1、基礎(chǔ)設(shè)施不完善
現(xiàn)在人事檔案由兩種形式存在，一種是一直以來很傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事資料，另一種是隨著多媒體出現(xiàn)的電子檔案。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)模化、通用化的管理軟件起不到很好的作用。為了完善相應(yīng)的電子錄用檔案的基本配備設(shè)施也是不齊全的，如計算機、掃描儀、以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備等，基礎(chǔ)儀器不夠，造成人事檔案信息化滯后，限制了事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。
2、管理標(biāo)準(zhǔn)忽視對教師的管理
沒有規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的重要問題所在。如果做一件事情是沒有標(biāo)準(zhǔn)來作為目標(biāo)和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點出發(fā)進(jìn)行管理，跟其它部門都是互不干涉，每一個部門的管理標(biāo)準(zhǔn)都是不一樣的，因此，就無法形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，也就不可能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。
3、人事檔案利用水平較低
人事檔案的管理工作主要是為人事部門人事工作提供相關(guān)的材料，這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。在之前的檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案本來就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，但是現(xiàn)在的問題是人事檔案利用率低下，使人事檔案成為一個擺設(shè)，人事檔案服務(wù)使用意識差，認(rèn)識不到其重要性。
4、管理的方式相對落后
現(xiàn)代社會已經(jīng)全面進(jìn)入到一個信息化快速發(fā)展的時代，檔案管理的方式也是需要隨著社會發(fā)展而發(fā)展。目前很多的事業(yè)單位人事檔案管理錄用工作還是手工、半手工操作，雖然也利用計算機將紙質(zhì)版變成電子檔案，但是也只是保留人事人員的在基本信息，缺乏系統(tǒng)的管理與操作，對于提高人事檔案的管理水平和工作效率并未有真正的提高。而且現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能很好適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化的要求。
二、事業(yè)單位人事檔案管理改進(jìn)的對策
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也需要進(jìn)行改革。人事檔案管理都是對人事檔案進(jìn)行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細(xì)心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，提出以下對策。
1、建立健全人事檔案信息化的管理機制
1.1完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施
基礎(chǔ)設(shè)備完善是做好人事檔案管理工作的前提，根據(jù)工作的實際情況處理好人事檔案管理工作的信息化需要，建立健全人事檔案管理信息化工作制度與機制。人事檔案管理中電子檔案必須能夠使各級地方部門都能夠?qū)崿F(xiàn)共享。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)模化、通用化的管理軟件起不到很好的作用。因此，為了解決這個問題，應(yīng)當(dāng)完善相應(yīng)的電子錄用檔案的基本配備設(shè)施，使基本設(shè)施配備齊全，如計算機、掃描儀、以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備等，基礎(chǔ)儀器充足，就不會造成人事檔案信息化滯后，限制事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。
1.2標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理機制
規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。如果做一件事情是沒有標(biāo)準(zhǔn)來作為目標(biāo)和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進(jìn)行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點出發(fā)進(jìn)行管理，跟其它部門都是也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ê徒涣鳎纬山y(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。
2、重視人事檔案利用
在目前的人事檔案管理中，檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，所以我們提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為人民服務(wù)的工具，人事檔案服務(wù)使用意識要提高，認(rèn)識到其重要性。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案中人員的基本履歷、職稱、工資等都是可以開放的，加大對人事檔案的開放程度，提高人事檔案的利用效率，這都可以使人事檔案發(fā)揮自己的作用，也有利于提高管理人員對人事檔案的保管和重視的思想意識，從而發(fā)揮人事檔案的最大價值。
3、加強人事檔案信息化管理的安全性
檔案管理的一個重要關(guān)鍵是確保事檔案的保密性和安全性。因此，加強人事檔案管理的安全性是很有必要的，建立人事檔案信息化管理的制度法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。建立人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，規(guī)范借閱機制，保證檔案信息的存儲安全與使用安全。其次，從人員上保證安全。加強人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術(shù)培訓(xùn)，增強信息保密安全意識及安全使用技能。最后，存儲上保證安全。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案要在物理上分開存儲，數(shù)字檔案的存儲和檔案的使用也盡量在物理上分開。
4、建立人事檔案管理信息化的人才機制
任何事業(yè)的發(fā)展都必須需要人才，只有人才才能推動社會、企業(yè)的發(fā)展。如果不重視人事檔案管理的工作，很難充分、有效地管理和開發(fā)人力資源。因此，為了建立良好的檔案管理人才機制，必須從上而下的對檔案人事部門的各級工作人員進(jìn)行思想上教育，改變他們對檔案管理不重視的思想。首先，需要各級員工都充分認(rèn)識人事檔案工作的特點、地位、作用，支持和重視人事檔案工作。事業(yè)單位不但要建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員設(shè)備，而且要把人事檔案管理作為重要的基礎(chǔ)性工作。同時，針對檔案管理人員隊伍新人多、兼職多的現(xiàn)狀，力求實用，找準(zhǔn)開展工作的切入點，使人事檔案管理工作效率得到提高，完善人事檔案管理的步驟。
5、完善管理機制，靈活處理人事檔案
處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進(jìn)行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。事業(yè)單位的管理者和人力資源部門必須管好、用好檔案材料，不要讓檔案成為擺設(shè)，要利用好人事檔案，發(fā)揮人事檔案在識人用人中的基礎(chǔ)作用，善于利用檔案材料推進(jìn)事業(yè)單位人力資源的開發(fā)和利用。靈活的處理人事檔案，對人事檔案的內(nèi)容也可以靈活的進(jìn)行開放和查閱。
三、結(jié)論
人事檔案管理是事業(yè)單位挑選人才的重要依據(jù)。制度改革必須順應(yīng)時代潮流，堅持科學(xué)發(fā)展觀，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對于事業(yè)單位的重要意義和作用，在工作中努力解決問題、提高工作效率，為事業(yè)單位的快速發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
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（一）突發(fā)性
突發(fā)公共衛(wèi)生事件往往發(fā)生突然，發(fā)展迅速，波及面廣，影響力大。形成的檔案資料是政府為人民服務(wù)的真實記錄，體現(xiàn)社會主義制度的優(yōu)越性，顯示科學(xué)技術(shù)的強大威力，也展現(xiàn)各政府各部門分工合作、團(tuán)結(jié)一心應(yīng)對突發(fā)災(zāi)難的凝聚力。由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的突發(fā)特點，檔案材料形成多而復(fù)雜，可以說是歷史罕見的。
（二）廣泛性
有的突發(fā)疫情分布廣，且有呈地區(qū)性、季節(jié)性分布和長期變化的趨勢。如SARS疫情及禽流感疫情，還有流腦、流感等，收集其檔案材料必須具有通觀全局意識。
（三）綜合性
從其材料來源看，包括文書類、科技類；從其載體看，有紙質(zhì)、聲像、電子、實物等不同載體的檔案材料。它們構(gòu)成突發(fā)事件檔案一個整體，全面記錄疾病預(yù)防控制部門處理突發(fā)事件的整個過程。
（四）保密性
由于突發(fā)疫情涉及面廣，公眾關(guān)注、社會影響一般比較大，此時檔案工作與整個突發(fā)事件一起成為其事件處理工作的重要組成部分，具有一定的保密性。
二、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的作用
（一）預(yù)警作用
檔案對人類的活動具有普遍的借鑒和指導(dǎo)意義，而突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的警示和借鑒作用尤其明顯。在2003年SARS防治中所積累的經(jīng)驗形成的檔案，由于管理和提供利用的及時到位，使其平時就處于“準(zhǔn)動員”的狀態(tài)，在2005年禽流感、麻疹等傳染病的防控中起到了警示作用，取得了顯著的效果。平時加強各類基礎(chǔ)信息的收集整理，以及應(yīng)急預(yù)案的完善和演練、應(yīng)急能力的建設(shè)和演練、應(yīng)急信息系統(tǒng)的維護(hù)和完善，在戰(zhàn)時才能充分利用信息，合理調(diào)配資源和快速進(jìn)行指揮決策。檔案工作發(fā)揮了前哨兵的作用，并以其強大的信息資源，為各級政府和部門從容應(yīng)對突發(fā)事件打下了堅實基礎(chǔ)。
（二）指導(dǎo)作用
及時分析、汲取突發(fā)性公共衛(wèi)生事件預(yù)防控制過程中的經(jīng)驗，有利于不斷改進(jìn)和完善應(yīng)急準(zhǔn)備和各項工作的安排部署，可取得舉一反三的效果。此類檔案對突發(fā)事件的指導(dǎo)作用是顯而易見的。很多重大突發(fā)事件在看似迥異的外表下，都有相似或相近的發(fā)生、發(fā)展規(guī)律，而突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案因為及時地存史，為各級政府部門應(yīng)對類似事件決策提供了科學(xué)依據(jù)，快速制定并啟動相應(yīng)的緊急預(yù)案，將損失減少到了最低限度。
三、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的歸檔
（一）歸檔范圍
根據(jù)對興化市疾病預(yù)防控制中心在預(yù)防非典、甲流工作中收集、整理文件材料的經(jīng)驗分析，本人認(rèn)為疾控機構(gòu)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中檔案的歸檔范圍有如下內(nèi)容：
1.各級黨委和政府在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的重大決策、預(yù)案、監(jiān)測方案、會議材料；
2.各級黨委和政府在處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的講話、指示；
3.本單位及下級單位建立突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急機構(gòu)文件材料；
4.疫情信息，包括流調(diào)報告、病例報告表、個案統(tǒng)計表等；
5.針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件所采取的措施；
6.電子傳輸文件材料；
7.進(jìn)行健康教育咨詢、人員培訓(xùn)情況；
8.本單位印發(fā)的宣傳材料，新聞媒體刊登的本單位的宣傳稿件；
9.防制突發(fā)公共衛(wèi)生事件先進(jìn)人物和先進(jìn)事跡情況；
10.防制突發(fā)公共衛(wèi)生事件形成的聲像材料；
11.藥品、器械、物資調(diào)配、儲備情況。
（二）歸檔要求
根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《機關(guān)檔案工作條例》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)文件的規(guī)定，凡屬歸檔范圍的文件，向檔案室移交時，一般應(yīng)符合以下三項要求：
1.突發(fā)公共衛(wèi)生事件歸檔文件系統(tǒng)性方面的基本要求是：歸檔文件要收集齊全，遵循文件形成的規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、文件特征和價值分類整理歸檔（立卷），使其正確地反映機關(guān)活動的基本面貌，以便于保管和使用。其中單位內(nèi)黨和行政機構(gòu)的文件材料應(yīng)分別整理歸檔（立卷）；文件和電報一般應(yīng)按其內(nèi)容聯(lián)系統(tǒng)一整理歸檔（立卷）；絕密文件和電報應(yīng)該單獨歸檔（少量普通文電如與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件歸檔）；注意區(qū)分文件價值，需要永久、定期保管的文件一般應(yīng)分開整理歸檔（立卷），以便在檔案室重點保管和日后向檔案館移交。
2.突發(fā)公共衛(wèi)生事件歸檔案卷在技術(shù)加工方面應(yīng)符合下列基本要求：案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚，特別是案卷題名（即作者）、內(nèi)容和形式；要根據(jù)“檔案保管期限表”注明每個案卷的保管期限；需要永久和定期保存的案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列好，并逐張逐頁編號，填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“卷內(nèi)備考表”。
3.向檔案室歸檔的所有案卷，都要按照一定的次序進(jìn)行系統(tǒng)排列，編以案卷順序號，并編制案卷目錄一式數(shù)份（一份經(jīng)檔案室簽收后由移交單位保存）。
四、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的開發(fā)利用
在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生期間，檔案的追蹤搜集、開發(fā)利用對突發(fā)公共衛(wèi)生事件得以及時控制將發(fā)揮至關(guān)重要的作用。要切實做好以下幾點工作：
（一）提升編研質(zhì)量
信息資源的形成有賴于檔案資源的積累與開發(fā)。對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源進(jìn)行研究開發(fā)，編纂出有利于突發(fā)事件應(yīng)緊處理借鑒的精品材料，是檔案管理人員做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的要素之一。檔案工作者必須通過對第一手原始資料進(jìn)行認(rèn)真分析梳理，去粗取精，加工提煉，對信息多層次、多渠道地開發(fā)加工，從不同的視角，全方位、多角度地認(rèn)識突發(fā)公共衛(wèi)生事件。對歷史上突發(fā)事件檔案進(jìn)行深度編研，豐富檔案信息；對新發(fā)生的突發(fā)事件結(jié)合歷史，分析解剖，形成新的觀點和理論。并將各個突發(fā)事件的發(fā)生、發(fā)展、應(yīng)對、善后工作等全程納入社會、歷史發(fā)展的大背景之中，將其中的精華總結(jié)歸納，以翔實性和專業(yè)性形成精品工程，為利用好檔案提供有力保證，通過高質(zhì)量的編研，使突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的價值得以提升。
（二）主動提供利用
由于突發(fā)公共衛(wèi)生事件涉及面廣，影響深遠(yuǎn)，因此利用面也非常廣泛。為保證其利用價值的全面提高，檔案管理人員要勇于突破傳統(tǒng)利用模式，開動腦筋，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改變服務(wù)方式，強化服務(wù)手段，變被動為主動，在做好日常提供利用的同時，堅持上門服務(wù)。要結(jié)合現(xiàn)階段的社會需求，為機關(guān)、學(xué)校、部隊、各企事業(yè)單位舉辦專題講座和巡回展覽，為社會各界的危機預(yù)警、決策制定和組織實施提供生動教材，以提高突發(fā)事件檔案的知情度，達(dá)到以史為鑒、以史明志的目的。
1.檔案管理模式來源：《食品安全法》第七十九條規(guī)定：縣級以上質(zhì)量監(jiān)督、工商行政管理、食品藥品監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)建立食品生產(chǎn)經(jīng)營者食品安全信用檔案，記錄許可頒發(fā)、日常監(jiān)督檢查結(jié)果、違法行為查處等情況；根據(jù)食品安全信用檔案的記錄，對有不良信用記錄的食品生產(chǎn)經(jīng)營者增加監(jiān)督檢查頻次。依據(jù)食品管理要求的模式，同步建立公共場所的檔案管理模式。
2.檔案管理模式：相對人信用檔案實行一戶一檔的管理模式。一戶一檔是指一個行政許可單位為一戶，該戶所產(chǎn)生的行政許可、經(jīng)常性監(jiān)督（含行政處罰內(nèi)容）、投訴等資料歸到一個或若干個案卷中并形成案卷目錄。
（1）歸檔范圍：食品、公共場所的行政許可檔案（包括新辦許可、延續(xù)、變更、主動注銷及補辦時所形成的檔案）、食品、公共場所的經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檔案（包括現(xiàn)場檢查筆錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見書、責(zé)令改正通知書、監(jiān)督量化評分表、現(xiàn)場監(jiān)督監(jiān)測采樣等）、食品、公共場所的投訴檔案（包括因投訴產(chǎn)生的現(xiàn)場檢查筆錄、調(diào)查筆錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見書、案件終結(jié)報告、回復(fù)通知書等）以及食品、公共場所行政處罰資料。
（2）歸檔時間及要求：采取分步進(jìn)行的方式，首先將新辦許可檔案按月歸檔，延續(xù)、變更、補證等許可檔案按月歸入原許可檔案中。第二年三月底前將日常監(jiān)督、投訴、處罰檔案歸入含有原許可信息檔案的盒中，統(tǒng)一歸為一個檔案，編制一個編碼，即為“一戶一檔”，這樣分步驟進(jìn)行，按照《餐飲服務(wù)許可證》的有效期規(guī)定，預(yù)計三年時間將完成全部檔案的歸檔。
二、檔案管理模式的實現(xiàn)
1.端正態(tài)度，加強制度建設(shè)，切實落實檔案管理工作有關(guān)規(guī)定。要充分認(rèn)識做好檔案工作的重要性，把檔案工作與行政許可執(zhí)法工作放在一條連接線上，建立健全檔案管理及保密工作有關(guān)制度，抓好各項制度的落實，做到檔案工作有計劃、有部署、有檢查、有總結(jié)，以一貫之落實好檔案管理工作責(zé)任制。
2.查漏補缺，加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，確保檔案管理工作順利開展。衛(wèi)生監(jiān)督的檔案工作，涉及到許可、執(zhí)法、安全等敏感問題，必須有專人負(fù)責(zé)，在業(yè)務(wù)上主動與檔案主管部門、衛(wèi)生系統(tǒng)進(jìn)行溝通，學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識，尤其是信用檔案整理目前無相關(guān)細(xì)則規(guī)定，這就要求我們在整理工作中不斷聽取上級部門的意見，同時在工作中對發(fā)現(xiàn)的問題及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，及時提出意見建議，在工作中不斷修改、完善，努力達(dá)到檔案管理的要求。在推行新的檔案管理模式過程中，對檔案員要多培訓(xùn)、多指導(dǎo)，對涉及的有關(guān)科室統(tǒng)一要求，為進(jìn)一步完善檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。
3.改善條件，加大資金投入，強化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的功能建設(shè)。衛(wèi)生監(jiān)督管理信用檔案不但具有原始性、真實性，又具備一般信息具有的壓縮性、及時性特點，因此要嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)，做到檔案資料齊全、完整、安全，使檔案工作得到很好的延續(xù)和發(fā)展。要做到這一些，就要積極主動爭取各方面支持，加大資金投入，不斷解決用房、用人及相應(yīng)的安全配套設(shè)備、設(shè)施。通過不斷的改進(jìn)，更好地適應(yīng)政府檔案工作需要，積極營造濃厚的檔案文化氛圍，以全新理念打造衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理新形象。
三、管理模式實用性探討
1.建立信用檔案對于發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟具有重要意義①。第一，建立
企業(yè)信用檔案是促進(jìn)經(jīng)濟發(fā)展，改善經(jīng)濟秩序的需要；第二，是維護(hù)企業(yè)聲譽，增強企業(yè)市場競爭力的需要；第三，是建立和完善社會信用體系的需要，是社會信用體系的重要內(nèi)容和重要基礎(chǔ)；第四，是檔案行政管理部門拓展服務(wù)領(lǐng)域的需要。2.促使管理相對人信用檔案系統(tǒng)化。新的系統(tǒng)的檔案管理模式改變了多年來日常監(jiān)督情況、許可、處罰分別存放，管理相對人整體材料零亂，容易丟失，查找難，導(dǎo)致監(jiān)督工作不順暢的現(xiàn)狀，使監(jiān)督人員未到達(dá)現(xiàn)場就掌握了管理相對人的基本信息和年內(nèi)以往監(jiān)管情況，使衛(wèi)生監(jiān)督工作思路更加清晰。
3.管理相對人信用檔案的啟用,有利于監(jiān)管部門更加關(guān)注管理相對人經(jīng)營行為。實施信用檔案管理，將把管理的餐飲單位、公共場所的守法執(zhí)業(yè)情況或不良行為（行政處罰等）記錄記入信用檔案。對管理相對人的信用狀況適時公布，將會最大限度發(fā)揮管理相對人道德監(jiān)管的力度，從而促使管理的餐飲企業(yè)及公共場所衛(wèi)生更加自律，從而促進(jìn)社會公平。而信用檔案利用率的提高，必將促使衛(wèi)生監(jiān)督管理更上一個新臺階。
4.有效促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案利用。開發(fā)利用好系統(tǒng)衛(wèi)生監(jiān)督信用檔案，將能有效降低突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生②。
（1）風(fēng)險預(yù)報。衛(wèi)生監(jiān)督工作涵蓋了食品安全、公共場所安全等多個專業(yè)，通過對歷年的食物中毒檔案進(jìn)行綜合分析，結(jié)合季節(jié)、地理等特點，提前進(jìn)入預(yù)防狀態(tài)，可以預(yù)知高風(fēng)險食品，提前進(jìn)行防范；通過對歷年的突發(fā)公共衛(wèi)生安全事故進(jìn)行分析，可以找到容易發(fā)生安全事故的地區(qū)、場所和單位，重點對這些領(lǐng)域加強防控，可起到事半功倍的預(yù)防效果。
（2） 提高文書質(zhì)量。對不同時期的高質(zhì)量檔案進(jìn)行整理，開展觀摩和學(xué)習(xí)，將有效提高文書質(zhì)量。
（3） 促進(jìn)體系建設(shè)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案可以成為一面鏡子，反映衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的方方面面，例如從日常監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)監(jiān)管空白區(qū)及頻次不達(dá)標(biāo)等問題，則提示人力資源和儀器設(shè)備不足等；或檔案內(nèi)容不完善，則提示內(nèi)部管理、監(jiān)督員履職等存在問題。這樣可以有效地完善衛(wèi)生監(jiān)督職能，更好地為群眾健康權(quán)益服務(wù)。
注釋：
①朱霞惠，何敏.科學(xué)挖掘衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案的利用價值[j].中國醫(yī)藥導(dǎo)報，20__，2（7）146.
②齊永紅，毛成銀.檔案行政管理部門在企業(yè)信用檔案建設(shè)中的重要性[j].蘭臺內(nèi)外,20__(6).
作者單位：張曉蔚,呂梅英,豐臺區(qū)衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所;羅曉梅, 軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)圖書館
二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
（一）工作人員檔案管理觀念薄弱
檔案資料對于事業(yè)單位資源的開發(fā)具有重要的參考價值，是制定事業(yè)單位發(fā)展計劃的重要依據(jù)和參考資料。然而，目前大多數(shù)單位的管理人員還沒有認(rèn)識到檔案管理對于本單位發(fā)展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能高效的完成規(guī)定的任務(wù)，也不能保證本單位檔案資料的真實性和完整性，最終導(dǎo)致本單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不能很好的實施，當(dāng)然也就不能很好地適應(yīng)市場經(jīng)濟體制改革的大趨勢。
（二）專業(yè)人員缺乏
檔案管理工作在各單位的干部管理工作中占據(jù)著非常重要的地位。但是在當(dāng)前的檔案管理工作中，很多領(lǐng)導(dǎo)都沒給予重視，導(dǎo)致從事檔案管理工作的人員專業(yè)技術(shù)不強，對新知識和新技術(shù)的接受能力缺乏，影響了檔案管理工作職能的發(fā)揮。
（三）檔案管理信息化水平低
隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，檔案管理工作也要與時代接軌，將現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引進(jìn)檔案管理中。但由于從事檔案管理的工作人員年齡偏大，思想意識落后，受傳統(tǒng)規(guī)章制度的影響，很難將計算機與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作難以實現(xiàn)信息化，這樣既增加了工作量，還不能對檔案工作進(jìn)行有效查詢。傳統(tǒng)的檔案管理工作只是簡單的對材料進(jìn)行裝卷、整理，注重外在形式的管理，而對于檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性卻不是很在意，這就造成了人力資源的極大浪費。雖然在本單位中配備了計算機，但這些計算機也只是進(jìn)行簡單的記錄和打印工作，并沒有真正建立起數(shù)據(jù)庫，更不能及時對人事資料進(jìn)行查詢，無法真正發(fā)揮計算機的職能。另外，我們單位雖然也建立了電子數(shù)據(jù)庫，但是由于軟件功能低下，不能對檔案管理工作進(jìn)行有效的整理、篩選，分類、匯總，因而無法有效的將電子數(shù)據(jù)庫與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效結(jié)合，降低了檔案管理的有效性。
三、提升事業(yè)單位檔案管理有效性的途徑
（一）增強檔案管理人員意識
為了提高我們單位檔案管理工作的有效性，首先必須要加強檔案管理人員對工作的重視程度，正確認(rèn)識檔案管理工作的作用，真正地將檔案管理工作加入到本單位日常工作中來，從而為本單位的檔案管理工作的進(jìn)行創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。
（二）加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理水平的高低，因此要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強檔案管理人員專業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)；其次，檔案管理人員還要具備現(xiàn)代化的操作手段。這就要求單位在進(jìn)行檔案管理人員選拔時一定要嚴(yán)格。另一方面，為了提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)必須要加強對工作人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，讓他們時刻對知識進(jìn)行更新，尤其是計算機專業(yè)知識的更新，這是因為信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，只有讓檔案管理人員掌握了先進(jìn)的計算機知識才能促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。
（三）增加硬件投入，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)
加強檔案管理信息化建設(shè)是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還都不完善，影響了福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局檔案的發(fā)展。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復(fù)雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了本單位的工作效率。
（四）建立檔案管理機制
1.檔案內(nèi)容不斷豐富?，F(xiàn)階段衛(wèi)生行業(yè)從業(yè)人員一般為本科學(xué)歷以上，臨床醫(yī)生的學(xué)歷大部分為碩士研究生學(xué)歷。衛(wèi)生行業(yè)從業(yè)人員在從業(yè)過程中補充檔案材料相對較多，例如每年年度考核材料、歷年工資調(diào)整表、在職期間取得的成人教育學(xué)歷或同等學(xué)力研究生學(xué)位、中初級職稱考試合格人員登記表、高級職稱評定表、黨團(tuán)材料、勞動合同書、解除勞動合同證明書等。平均每卷人事檔案約100頁。伴隨著人事人員個人成長、職業(yè)生涯不斷發(fā)展及社會活動的不斷增加，檔案內(nèi)容不斷得到豐富，紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)量不斷增加，與日俱增的檔案管理工作量對于日常檔案管理提出了嚴(yán)峻考驗。
2.檔案數(shù)量與日俱增。隨著公眾對醫(yī)療服務(wù)的需求不斷提升，醫(yī)療體制改革的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)體系不斷完善，醫(yī)療技術(shù)的不斷提高，醫(yī)學(xué)院校畢業(yè)生的逐年增加補充，檔案數(shù)量與日俱增，相繼帶來業(yè)務(wù)量的不斷激增，檔案數(shù)量的增長為檔案庫房管理、檔案庫容量和日常檔案管理工作增加了難度。
3.檔案載體愈加多樣。隨著人事檔案管理工作日趨科學(xué)化、現(xiàn)代化，逐步完善、規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)工作，大連市衛(wèi)生健康行業(yè)人才中心開展檔案規(guī)范化整理及電子化加工，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等要求，規(guī)范檔案目錄、檔案分類、檔案材料排序、檔案裝訂工作，根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，規(guī)范電子檔案圖像清晰度及數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確度工作。目前已累計制作完成電子檔案9800卷。檔案載體形式多樣化，涉及保管條件和要求對于檔案管理工作提出新的難題。4.檔案利用需求加劇。隨著社會的發(fā)展和科學(xué)的進(jìn)步，檔案利用需求不斷加劇，推進(jìn)人事檔案信息化，合理充分利用檔案信息，使所保管檔案滿足計算機檔案管理系統(tǒng)查詢的需求，將數(shù)據(jù)運用到衛(wèi)生指標(biāo)計算、合理配置衛(wèi)生人力資源等諸多方面。如何滿足日益擴大的檔案利用需求成為檔案管理不得不考慮的問題。
二、流動人員人事檔案管理中存在的問題及理論分析
1.流動人員人事檔案管理中存在的問題。（1）對檔案重要性宣傳不夠。檔案管理工作人員對檔案重要性的宣傳不夠，用人單位和存檔人對檔案重要性的認(rèn)識不高。如果檔案的收集和鑒定沒有規(guī)范管理，檔案的整理和保管就無法保證安全到位，檔案信息管理環(huán)節(jié)的統(tǒng)計、檢索、利用等管理工作缺乏最基本的實體依據(jù)。（2）檔案管理人員配備不足。檔案管理工作具有長期性和連續(xù)性，每管理1千卷干部人事檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，目前檔案管理人員明顯配備不足。在日常的工作中，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)及與其他檔案管理單位交流的機會也很少，工作中經(jīng)常有探索，有創(chuàng)造，無交流，檔案工作采用先前沿用下來的習(xí)慣進(jìn)行管理，檔案管理人員在自己的工作中摸石頭過河，缺少與其他檔案管理單位必要的溝通和交流。（3）檔案信息資源服務(wù)力度不夠。在實際工作中，檔案管理“重保管，輕利用”，只注重檔案的收集、整理、保管環(huán)節(jié)，忽視了檔案資源的開發(fā)利用。檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)力度不夠，檔案信息資源提供服務(wù)不主動，沒能為當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行業(yè)人才發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考。
2.理論的分析。（1）從檔案學(xué)角度分析。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，這使檔案具有重要的憑證作用和參考作用。檔案資源的積累具有緩慢性。人事檔案具有現(xiàn)實性、動態(tài)性、保密性和專指性的特點。檔案價值的潛在性規(guī)律導(dǎo)致檔案工作容易被忽視，檔案工作的成效和價值不突出。（2）從經(jīng)濟學(xué)角度分析。檔案管理工作是一項公益性工作，在經(jīng)濟社會中很難短時間內(nèi)給組織帶來豐厚的利潤，檔案作用的發(fā)揮沒能引起重視。檔案管理在經(jīng)濟社會中不受重視的現(xiàn)狀得不到有效改善，不利于檔案管理工作的長效發(fā)展。
三、改進(jìn)檔案管理工作的對策
利用信息網(wǎng)絡(luò)化工具，跨平臺選擇課程就成為制定個性化培養(yǎng)方案的必然選擇。所謂跨平臺是指研究生課程體系根據(jù)學(xué)位級別、培養(yǎng)方式等建立的三大平臺，即博士研究生課程體系平臺、全日制碩士研究生課程體系平臺和非全日制專業(yè)學(xué)位研究生課程體系平臺。全日制碩士研究生課程體系平臺根據(jù)培養(yǎng)目標(biāo)和學(xué)制的不同，建立科學(xué)學(xué)位碩士課程體系平臺和專業(yè)學(xué)位課程體系平臺。非全日制專業(yè)學(xué)位研究生課程體系平臺下，根據(jù)各類專業(yè)學(xué)位研究生的教育特點建立工程碩士課程體系平臺、農(nóng)業(yè)推廣碩士課程體系平臺、風(fēng)景園林碩士課程體系平臺，及MBA課程體系平臺等（見圖2）。課程體系平臺的特點是大平臺之間相互獨立，子平臺之間既相互獨立又相互關(guān)聯(lián)。每個課程體系平臺是相應(yīng)層次研究生培養(yǎng)方案的重要組成部分，平臺中包含上千門不同課程，工程碩士原則上可以打通平臺，在不同平臺中選課，從而制定個性化培養(yǎng)方案。結(jié)合工程碩士的特點，指導(dǎo)工程碩士跨平臺選課時，既要遵循適度引導(dǎo)、適量選課的大原則，又要體現(xiàn)以人為本、兼顧公平的小原則，同時也要考慮因此帶來的課程組織安排等問題。
對于工作單位在學(xué)校駐地且導(dǎo)師要求具備較深層次理論知識的學(xué)生，選課自由度相對較大，鼓勵其盡可能多地選擇全日制研究生課程體系平臺中的課程，與全日制研究生同堂聽課。時間充足的學(xué)生按照全日制碩士的課堂秩序要求，時間較為緊張的學(xué)生則可根據(jù)教學(xué)大綱要求來校聽課，保證一定的課堂學(xué)習(xí)時間，其余時間利用平臺提供的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)功能進(jìn)行自學(xué)。學(xué)習(xí)方式可靈活選擇，但考試方式和標(biāo)準(zhǔn)要與全日制碩士的要求一致，做到“寬進(jìn)嚴(yán)出”。為維護(hù)全日制碩士正常的課堂教學(xué)秩序，在管理制度上要限制工程碩士與工學(xué)碩士的同質(zhì)化趨勢，并對工程碩士做出限制，如每學(xué)期選課不應(yīng)超過2門，選課的學(xué)分不超過總學(xué)分的20%，同堂聽課的課程不少于50%，等等。這樣的培養(yǎng)方案對于在企業(yè)從事科研工作的學(xué)生而言，是嚴(yán)格而必要的。
對于校企合作培養(yǎng)（有別于“異地辦班”，僅限于部分課程教學(xué)的合作，而不是全面合作）的工程碩士，研究生培養(yǎng)部門可根據(jù)企業(yè)科研、生產(chǎn)任務(wù)需要單獨建班，指導(dǎo)其共同選擇針對性較強的專業(yè)課，靈活安排授課時間和地點，單獨安排考試，考試方式可根據(jù)課程內(nèi)容靈活選擇。這種合作培養(yǎng)模式實現(xiàn)了課程共享，但教學(xué)過程無法共享。一方面，同一門課程在不同時間、地點多次開展，致使教學(xué)成本上升。另一方面，培養(yǎng)單位中較缺乏具有一定生產(chǎn)實踐經(jīng)驗和能力開設(shè)此類課程的教師，限制合作培養(yǎng)規(guī)模。但無論從招生角度還是從保證培養(yǎng)質(zhì)量角度看，合作培養(yǎng)方式對工程碩士的發(fā)展都是十分有利的。因此，必須科學(xué)選擇在合作培養(yǎng)單位開設(shè)的課程，既要考慮教學(xué)單位課程資源有效利用，又要兼顧企業(yè)生產(chǎn)實踐需要。合作單位中一定數(shù)量的科研人員可參與課程建設(shè)，合作完成課程講授。這樣的課程一旦選定并開設(shè)，經(jīng)過幾輪教學(xué)實踐，待條件成熟后延展到校內(nèi)供其他層次研究生選擇，將成為案例教學(xué)的典范，豐富課程體系平臺。
對于大部分工程碩士而言，跨大平臺選擇全日制碩士的課程，無論在時間上還是精力上都是很大的負(fù)擔(dān)。但跨子平臺選課，打破專業(yè)領(lǐng)域的界限進(jìn)行差異化管理、個性化培養(yǎng)是建設(shè)課程共享平臺的初衷和任務(wù)。工程碩士根據(jù)自身知識結(jié)構(gòu)，結(jié)合工作實際和論文要求，兼顧個性化需求，在非全日制專業(yè)學(xué)位研究生各子平臺上選課，在同一子平臺的不同專業(yè)領(lǐng)域選擇更適合自己的課程，可使學(xué)習(xí)更有針對性。跨平臺的選課模式打破依專業(yè)建立的班級，增進(jìn)不同專業(yè)領(lǐng)域以及不同性質(zhì)研究生之間的交流，使跨專業(yè)領(lǐng)域、多學(xué)科綜合的培養(yǎng)過程變得更加豐富多彩，更符合實際工作的需要，對提高工程碩士解決實際工作問題的能力作用明顯，符合工程碩士寬口徑、厚基礎(chǔ)的培養(yǎng)要求。
二、以信息網(wǎng)絡(luò)化管理為橋梁，創(chuàng)新教學(xué)方式，在線“全日制”學(xué)習(xí)
在教學(xué)組織方式上，工程碩士的辦學(xué)模式是“進(jìn)校不離崗”。大部分學(xué)生是生產(chǎn)一線的技術(shù)骨干，不能采取完全脫產(chǎn)的全日制教學(xué)方式，因此各培養(yǎng)單位多采取在校內(nèi)分階段集中上課、到學(xué)生較為集中的異地辦班、校企合作辦班等靈活多樣的教學(xué)方式。這樣雖然解決了學(xué)生上課與工作的沖突，但“單科獨進(jìn)”教學(xué)方式難以保證教學(xué)質(zhì)量。學(xué)生普遍感覺集中學(xué)習(xí)時間短、任務(wù)重，課堂上學(xué)到的知識不能很好地同生產(chǎn)實踐結(jié)合，沒時間消化吸收，學(xué)習(xí)效果不理想。信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)教育上應(yīng)用廣泛的Blackboard在線教學(xué)管理平臺，實行校內(nèi)外結(jié)合的開放式教學(xué)，專門針對“進(jìn)校不離崗”的教學(xué)特點發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，通過采用混合課程，將面授學(xué)習(xí)與在線學(xué)習(xí)結(jié)合。
Blackboard在線教學(xué)管理平臺以課程為中心，集成網(wǎng)絡(luò)“教”“學(xué)”環(huán)境。教師可在平臺上開設(shè)網(wǎng)絡(luò)課程，學(xué)生自主選擇并學(xué)習(xí)課程內(nèi)容。學(xué)生之間以及教師和學(xué)生間可根據(jù)“教”“學(xué)”需要進(jìn)行討論和交流。工程碩士登錄平臺，在Blackboard上學(xué)習(xí)課程，查閱與課程相關(guān)的資料。學(xué)習(xí)資料依托Black-board數(shù)據(jù)庫實時更新，包含任課教師制作的案例，以及其他科研單位制作的PPT、動畫等，使課程內(nèi)容豐富、生動，從而提高學(xué)生在線學(xué)習(xí)積極性。學(xué)習(xí)中不拘泥于現(xiàn)有教程，緊跟學(xué)術(shù)前沿和生產(chǎn)實際，時效性更強。在線學(xué)習(xí)結(jié)束后進(jìn)行在線考核，考核成績作為平時成績。
盡管在線學(xué)習(xí)有形式生動、時間靈活、內(nèi)容時效性強等特點，但學(xué)生出勤率不高也是不爭的事實。因此在線學(xué)習(xí)目前只能作為輔助手段，學(xué)生到校集中學(xué)習(xí)時還需再次學(xué)習(xí)該課程。集中面授時，任課教師在課堂上講授一些主要原理與方法，回答同學(xué)在網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)后，結(jié)合生產(chǎn)實踐時遇到的問題，課后考試依然采用傳統(tǒng)考試方式，學(xué)生的最終成績?yōu)樵诰€考試成績與面授考試成績的加權(quán)平均。在線學(xué)習(xí)與集中學(xué)習(xí)結(jié)合，規(guī)避了在線考試的身份認(rèn)定問題，解決了集中學(xué)習(xí)時間短造成的“消化不良”。在線學(xué)習(xí)成為集中學(xué)習(xí)的有益補充，使寶貴的集中學(xué)習(xí)時間更多地用來完成實驗、實踐等需教學(xué)資源支持的教學(xué)環(huán)節(jié)。
課程考試結(jié)束后，管理人員可通過信息網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，在成績查詢前安排匿名課程檢查問卷調(diào)查表，學(xué)生填寫問卷后可查詢成績。管理人員通過問卷掌握學(xué)生對課程、任課教師的主觀評價。利用Blackboard平臺，對課程的學(xué)習(xí)人數(shù)、成績分布等數(shù)據(jù)進(jìn)行客觀分析。綜合主觀教學(xué)效果評價和客觀數(shù)據(jù)分析的課程檢查報告單，能比較準(zhǔn)確地對該門課程做出科學(xué)結(jié)論，使兩個階段的課程學(xué)習(xí)得到科學(xué)監(jiān)測，有效保證學(xué)習(xí)質(zhì)量。
工程碩士多數(shù)來自生產(chǎn)一線，學(xué)習(xí)過程中干擾因素較多，錯過課程或考試未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)而重修情況的出現(xiàn)頻率遠(yuǎn)高于全日制碩士，管理者和學(xué)生本人需實時掌握信息并及時處理。信息網(wǎng)絡(luò)化平臺為管理員提供課程表、發(fā)放調(diào)查問卷、統(tǒng)計學(xué)習(xí)情況等功能；對研究生秘書提供學(xué)生成績查詢、成績單打印、成績不合格提醒等功能；對任課教師提供作業(yè)、在線答疑、在線上報成績、查看課程評價等功能；對學(xué)生提供在線查詢成績和課程表、自助打印成績單、在線申請重修等功能。這些信息及時在各模塊間流動，極大緩解了各級管理者的工作強度，改變以班級為單位的粗放型管理方式。以人為本的集約化管理不僅給培養(yǎng)單位和工程碩士提供高效服務(wù)，還體現(xiàn)出管理者的人性化和服務(wù)意識。
三、以信息網(wǎng)絡(luò)化管理為工具，強調(diào)過程管理，提高論文質(zhì)量
工程碩士在校集中學(xué)習(xí)時間約6個月，主要完成課程學(xué)習(xí)、論文開題和答辯等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。師生互選、論文選題、中期考核、論文撰寫等環(huán)節(jié)，學(xué)生只能在各自工作單位獨立完成或由校外導(dǎo)師協(xié)助完成。這種過程管理方式是影響工程碩士培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵所在。
工程碩士實行師生雙向選擇，校內(nèi)外雙導(dǎo)師制度。首先，師生相互了解是雙向選擇中需關(guān)注和重點解決的問題；其次，雙導(dǎo)師制度意味著，師生互選工作量至少是工學(xué)碩士的一倍以上，要求實施更精確的管理方式和更高效的管理手段。信息網(wǎng)絡(luò)化管理平臺憑借多信息綜合管理、信息實時更新的優(yōu)勢，對師生互選起到重要作用。導(dǎo)師通過入學(xué)考試面試環(huán)節(jié)了解學(xué)生，可在平臺查詢學(xué)生基本信息；學(xué)生通過平臺可查詢本學(xué)科所有校內(nèi)外導(dǎo)師信息，及其對所帶學(xué)生的具體要求。信息對稱雙向流動，最大可能地避免師生互選中的人為干擾，提高雙向選擇的一次成功率。另外，通過設(shè)置平臺中師生互選功能模塊的相應(yīng)參數(shù)，管理部門可避免師生互選過程中出現(xiàn)導(dǎo)師“貧富不均”現(xiàn)象，在管理層面上為各級管理者實時監(jiān)控師生互選提供手段，預(yù)先規(guī)避師生互選中可能出現(xiàn)的問題，保證師生互選高質(zhì)、高效。
論文選題和撰寫是工程碩士完成學(xué)位論文工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的管理模式在這一重要環(huán)節(jié)是失控的：學(xué)生往返于學(xué)校和工作單位之間，與校內(nèi)外兩個導(dǎo)師反復(fù)協(xié)商論文選題，效率極低；學(xué)生轉(zhuǎn)述導(dǎo)師意見時，還可能出現(xiàn)理解誤差。采用信息網(wǎng)絡(luò)化管理平臺的選題功能模塊，可以很好地解決這一問題。平臺為校內(nèi)外導(dǎo)師開辟具有即時通訊功能的討論區(qū)，不但可進(jìn)行多方會議，還可視頻通話、傳輸文件，并保存通話記錄和所傳輸?shù)奈募Y料。校內(nèi)外導(dǎo)師和學(xué)生約定時間進(jìn)入討論區(qū)，對選題進(jìn)行充分協(xié)商與研究，最終形成高質(zhì)量的選題報告，經(jīng)校內(nèi)外導(dǎo)師同意后，匯總給研究生秘書交學(xué)科帶頭人審核。學(xué)科帶頭人通過網(wǎng)絡(luò)平臺查看導(dǎo)師對學(xué)生選題的指導(dǎo)過程和意見，對本學(xué)科所有工程碩士的選題進(jìn)行審核。網(wǎng)絡(luò)平臺審核結(jié)束后，研究生秘書整理并打印本學(xué)科所有申請開題的工程碩士的開題報告，交導(dǎo)師和學(xué)科帶頭人會簽，利用集中學(xué)習(xí)時間安排開題論證工作。
一是部分單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，沒有認(rèn)識到流動人員人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)為這項工作沒有技術(shù)含量，誰都能干好，讓一部分從一線退下來的老職工進(jìn)行流動人員人事檔案管理。二是檔案管理場所不符合規(guī)定，甚至于有的單位沒有專門的檔案室，與行政辦公室合署辦公，設(shè)備陳舊不堪。
2 流動人員人事檔案管理工作不規(guī)范
流動人員人事檔案管理工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在以下幾個方面。一是認(rèn)為衛(wèi)生事業(yè)單位流動人員工作普遍存有臨時思想，不會在本單位長久工作下去，根本沒有必要建立人事檔案；二是考核、職稱評定、工資晉升機制不健全，不注意平時材料的形成，導(dǎo)致檔案材料缺失；三是檔案堆放雜亂，未按照規(guī)范進(jìn)行整理、裝訂。四是流動人員的人事檔案不能及時移交當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備等情況出現(xiàn)。
分析以上原因，主要表現(xiàn)為：一是沒有認(rèn)識到流動人員人事檔案管理工作的重要性；二是人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅(qū)動，不顧組織是否同意，一走了之，使用人單位檔案管理被動；三是人事服務(wù)質(zhì)量不高，收費過高，還處在單一服務(wù)階段，在很多業(yè)務(wù)領(lǐng)域里還是空白，缺少個性化、專業(yè)化的服務(wù)，無法滿足社會和個人的發(fā)展需要，致使事業(yè)單位的流動人員不愿意實行人事。
3 流動人員人事檔案管理人員素質(zhì)亟待加強
對20家衛(wèi)生事業(yè)單位調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，流動人員人事檔案管理人員為70人，無證上崗人員15人，占21.4%。檔案管理人員學(xué)歷層次為：大學(xué)本科學(xué)歷1人，大學(xué)專科學(xué)歷12人，中專28人，高中學(xué)歷10人，其他19人。70人中受過檔案專業(yè)培訓(xùn)的53人，占75.7%。綜上所述，流動人員人事檔案管理人員素質(zhì)相對較低，專業(yè)能力較差，亟待進(jìn)一步加強。
4 加強衛(wèi)生事業(yè)單位流動人員人事檔案管理的對策
為了保證事業(yè)單位流動人員人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性，促進(jìn)事業(yè)單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應(yīng)該加強對其的管理，必須認(rèn)真做到以下幾點：
一是流動人員人事檔案管理工作者要注重開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)層，要使此項工作引起領(lǐng)導(dǎo)重視，必須加強與上級機關(guān)和兄弟單位的交流，提供機會讓領(lǐng)導(dǎo)走出去看一看，發(fā)現(xiàn)自身不足，在經(jīng)費上予以傾斜，爭取在場所上、設(shè)備上再上新臺階。
一般說來，食品衛(wèi)生檔案的管理制度是要按照國家的行管法律以及法規(guī)才可以進(jìn)行制定和實行的，在進(jìn)行制定的時候我們必須要強調(diào)權(quán)威性、科學(xué)性的同時還要顧及到食品生產(chǎn)以及對應(yīng)的配套設(shè)施的情況。為了針對食品安全檔案管理的建設(shè)構(gòu)建，為百姓進(jìn)行更好的服務(wù)，我們必須對食品檔案提出明確的需求，對食品廠商提出更加嚴(yán)格的要求。對于食品安全檔案來說，食品企業(yè)是其中最為重要的組成成分。對安全食品檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理和處理，合理利用這些檔案以便使得這些食品安全檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理和統(tǒng)一利用。因為食品問題本身的復(fù)雜化以及多樣性構(gòu)建，檔案管理也是多種多樣的。在進(jìn)行食品安全的檔案管理的時候，需要有專門的人進(jìn)行管理處理。沒一個人都有自己明確的分工，能夠保證自己的管理工作可以順利完成。這其中包括收集資料、檔案整理處理以及對檔案的保管以及利用等等。
食品安全文件自身的規(guī)整范圍作用
一般說來食品被歸類到安全檔案的類別當(dāng)中是需要有明確的條件的。首先是食品本身的生產(chǎn)條件和地點，還有食品自身的運輸路線，每一個食品企業(yè)自身所具有的監(jiān)管部門等等，在安全檔案當(dāng)中都有十分明確的介紹構(gòu)建。我們需要根據(jù)這些具體的內(nèi)容來進(jìn)行安全檔案的對應(yīng)歸類處理，同時附上對應(yīng)的詳細(xì)資料，把所有的細(xì)節(jié)全部具體化和針對化，不僅準(zhǔn)確，還要及時對應(yīng)的食品相關(guān)信息。
對食品安全檔案的宣傳活動要處理到位
隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快，衛(wèi)生檢驗事業(yè)有了飛速的發(fā)展。由于非典、人感染高致病性禽流感、艾滋病、食品安全等重大公共衛(wèi)生事件的先后侵襲，國家加大了對基層衛(wèi)生檢驗實驗室建設(shè)的投資力度，一大批先進(jìn)的檢測儀器設(shè)備陸續(xù)配發(fā)、購置到位，并實施運行。同時對儀器設(shè)備檔案是否完整、有效和科學(xué)等，都提出了更高要求。建立和完善檢測儀器設(shè)備檔案，對提高衛(wèi)生檢驗質(zhì)量與水平具有舉足輕重的作用。如何充分利用儀器設(shè)備檔案，發(fā)揮大型儀器設(shè)備的作用、提高使用效率，使其更好的為公共衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)，是亟待解決的一個重要課題。
1儀器設(shè)備管理工作
1.1儀器設(shè)備的來源及類別 基層衛(wèi)生檢驗實驗室的儀器設(shè)備來源主要為：項目配備（包括國際項目、政府貸款項目和科研課題項目等）、上級衛(wèi)生行政部門統(tǒng)一配發(fā)、因工作需要單位自行招標(biāo)采購。
常用的儀器設(shè)備主要有：理化檢驗、生物實驗（微生物、病毒、免疫、分子生物學(xué)）、臨床檢驗、現(xiàn)場監(jiān)測、通用輔助設(shè)備等類別[1]。
1.2儀器設(shè)備管理機構(gòu)的設(shè)置，職責(zé)劃分目前，國內(nèi)各級衛(wèi)生檢驗實驗室儀器設(shè)備管理機構(gòu)的設(shè)置沒有統(tǒng)一，就大部分基層實驗室而言，儀器設(shè)備管理工作歸屬于業(yè)務(wù)辦公室或質(zhì)量管理辦公室，管理一般采用二級管理模式，儀器設(shè)備管理部門為一級管理機構(gòu)，主要負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的招標(biāo)采購、開箱驗收、建檔、維修、檢定和使用過程中的定期核查等工作。儀器設(shè)備使用科室為二級管理機構(gòu)，主要負(fù)責(zé)制定儀器設(shè)備購置計劃和大型儀器設(shè)備購置的可行性報告，儀器設(shè)備使用中的動態(tài)管理，對科室的儀器設(shè)備使用情況進(jìn)行檢測和監(jiān)督。
1.3儀器設(shè)備驗收及基本情況登記新購置、配發(fā)的儀器設(shè)備到位后，盡快組織科室負(fù)責(zé)人、使用人員、質(zhì)量管理人員、固定資產(chǎn)管理人員一起開箱驗收，要對照裝箱單清點配件和資料，要根據(jù)儀器的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行調(diào)試驗收，儀器設(shè)備使用科室填寫驗收記錄表、儀器設(shè)備基本情況登記表，同時編制儀器一覽表，其主要內(nèi)容要包括能代表該儀器設(shè)備的主要信息還有對儀器設(shè)備狀態(tài)（檢定/校準(zhǔn)、停用、維修、報廢等）的描述。大型儀器設(shè)備生產(chǎn)廠家必須派技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場安裝、調(diào)試、培訓(xùn)。儀器一覽表的編制與更新不僅能詳細(xì)了解儀器設(shè)備資源狀況、便于單位固定資產(chǎn)管理，而且能根據(jù)工作需求靈活調(diào)整使用，使儀器設(shè)備最大程度得到有效利用。所有登記表格信息填寫完整后應(yīng)及時歸檔保存。
1.4儀器設(shè)備的檔案管理
1.4.1前期資料收集儀器設(shè)備使用科室負(fù)責(zé)收集儀器設(shè)備購置申請表，技術(shù)調(diào)研論證報告，標(biāo)書，合同，驗收記錄，裝箱單，儀器設(shè)備使用說明書，操作手冊，檢定/校準(zhǔn)證書原件，供應(yīng)商資質(zhì)等相關(guān)資料。年底前交本單位檔案室統(tǒng)一管理，同時留好移交清單并索要儀器設(shè)備檔案號
1.4.2 使用資料的收集 主要收集儀器設(shè)備運行過程中的操作作業(yè)指導(dǎo)書，使用記錄，當(dāng)年儀器設(shè)備檢定/校準(zhǔn)證書原件，維護(hù)及期間核查記錄等。以上資料科室收集好后，待新一年度使用新的記錄表格時，交本單位檔案室統(tǒng)一管理。
1.4.3 檔案信息資源的共享完整的儀器設(shè)備檔案信息資料，在保證儀器準(zhǔn)確高效使用的同時，還可方便各種信息的統(tǒng)計、查詢、匯總，滿足資產(chǎn)賬務(wù)管理的需要，有條件的單位可以建立“儀器設(shè)備計算機數(shù)據(jù)庫”，實行數(shù)據(jù)化管理。暫時無條件的單位要列出 “儀器設(shè)備一覽表”，儀器信息要齊全，方便查詢。
2儀器設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀
2.1 管理體制不順、管理制度不嚴(yán)因儀器設(shè)備管理中存在職能交叉、重疊管理的現(xiàn)象，出現(xiàn)“誰都管而誰都管不好”的現(xiàn)象。有些單位的儀器、檔案管理人員不太熟悉檢驗業(yè)務(wù)，對儀器的使用范圍、精密度、維護(hù)保養(yǎng)、注意事項等無法理解；使用人員檔案管理意識較為淡漠，缺乏足夠的重視，使儀器設(shè)備檔案的管理上存在很多漏洞。如：少數(shù)單位的儀器管理人員工作粗糙，責(zé)任心差，經(jīng)他手的一些儀器購置資料丟失，造成檔案資料不全現(xiàn)象；儀器設(shè)備一覽表由科室儀器保管員填好后，只做簡單的匯總，不再檢查驗證，不同科室的同型號儀器設(shè)備填寫內(nèi)容出入較大或無法區(qū)分儀器歸屬科室現(xiàn)象時有發(fā)生；對于所管理的整個單位的儀器設(shè)備底數(shù)不清，使用年限、 運行、報廢情況，均為一本糊涂賬，導(dǎo)致整個單位的儀器設(shè)備固定資產(chǎn)資料亂七八糟。部分操作人員在工作中不填寫儀器設(shè)備使用、維護(hù)保養(yǎng)、維修等記錄，有的雖然有記錄但不規(guī)范。有的部門在儀器設(shè)備的購置、驗收、培訓(xùn)、使用、維護(hù)等工作中未按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.2 儀器設(shè)備管理人員責(zé)任心不強儀器設(shè)備管理人員的職責(zé)沒有明確，責(zé)任心不強，管理不到位。一般來說，儀器設(shè)備購置申請、技術(shù)調(diào)研論證報告等在儀器使用科室，而采購、招標(biāo)在采購部門，儀器到位后，采購部門人員常常不能到場驗收或集中歸口檔案材料，導(dǎo)致檔案殘缺。另外對儀器設(shè)備檔案收集管理工作也沒有做到應(yīng)有的重視，如對需檢定的儀器設(shè)備未按周期檢定，需期間核查的未進(jìn)行相關(guān)試驗，造成使用資料的收集缺失，直接影響單位的實驗室認(rèn)可工作的順利進(jìn)行。
2.3 儀器設(shè)備檔案管理不到位儀器設(shè)備檔案既能反映儀器設(shè)備在以往的使用過程中其量值是否準(zhǔn)確可靠，性能是否完好，又能客觀反映直接由儀器設(shè)備出具的檢驗結(jié)果是否正確，計量器具是否按時送計量部門檢定等。有的單位儀器檔案管理機制不健全，對儀器設(shè)備沒有建檔，或雖建檔，但資料殘缺不全。
2.4 分散保管現(xiàn)在部分基層衛(wèi)生檢驗實驗室，沒有一整套的設(shè)備管理系統(tǒng)，儀器設(shè)備檔案呈現(xiàn)分散保管狀態(tài)。這與相關(guān)規(guī)定也是背道而馳的，儀器使用科室希望這樣，是為了日常使用時查詢方便；檔案管理部門因為可以減少部分工作量，樂意如此。但這樣做不能全面反映一個單位儀器設(shè)備的整體情況，也不利于后期的管理利用。
2.5 歸檔一些不是原件的文件材料 一些衛(wèi)生檢驗實驗室在進(jìn)行儀器設(shè)備檔案檢查時出現(xiàn)檔案是復(fù)印件的情形，包括儀器設(shè)備購置合同以及技術(shù)協(xié)議。這種做法不僅不符合歸檔要求，也不具有法律的效應(yīng)，同時也就失去了歸檔的意義。有以下幾點原因會造成這種狀況：購置儀器設(shè)備時簽訂的合同，協(xié)議份數(shù)不足，用復(fù)印品代替；購置儀器設(shè)備的流程不規(guī)范，有時使用傳真方式就簽訂了合同；使用進(jìn)口設(shè)備，由公司的。
3儀器設(shè)備檔案管理工作建議與決策
3.1 構(gòu)建完善的儀器設(shè)備、檔案管理制度根據(jù)ISO/IEC17025：2005要求[2]，制定完善的儀器設(shè)備管理制度是發(fā)揮儀器設(shè)備社會、經(jīng)濟效益、確保儀器設(shè)備使用壽命的重要前提，也是儀器設(shè)備管理工作的必然要求。儀器設(shè)備檔案是各種儀器設(shè)備正常使用、維護(hù)以及進(jìn)行技術(shù)性能開發(fā)的不可缺少的材料，是衛(wèi)生檢驗實驗室的重要技術(shù)儲備。儀器設(shè)備檔案同科技、人事、財務(wù)等諸類檔案一樣至關(guān)重要，同時也是儀器設(shè)備管理工作的重要一環(huán)[3]。適應(yīng)衛(wèi)生檢驗實驗室的儀器、檔案管理一般采取單位及科室兩級管理網(wǎng)絡(luò)的特點，建立并不斷完善相互制約的管理機制及使用責(zé)任人制度，相互配合，各司其責(zé)，努力提高儀器設(shè)備的使用率。
3.2 加強儀器設(shè)備管理和使用人員的素質(zhì)教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)人是管理工作中的決定因素，有計劃的對全體檢測人員及管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和科研思維能力訓(xùn)練，引導(dǎo)他們重視儀器設(shè)備的使用、維護(hù)保養(yǎng)、功能開發(fā)、文件記錄及檔案收集，不斷提高全體技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保大型精密儀器設(shè)備的正確操作，并始終處于良好的技術(shù)狀態(tài)。
3.3 建立儀器設(shè)備、檔案管理的程序，明確職責(zé)，規(guī)范管理儀器設(shè)備、檔案管理的好壞可以直接評價一個檢測實驗室管理水平高低的重要指標(biāo)，所以必須從儀器的購置、驗收、使用、維護(hù)、維修、報廢、建檔等每個環(huán)節(jié)實施有效的程序化管理。不同的環(huán)節(jié)，不同人員分工不相同，責(zé)任也不同，應(yīng)明確各自的管轄范圍及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。購置立項時，資產(chǎn)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段的文檔，如購買請示等；招標(biāo)采購時，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集整理儀器設(shè)備的招投標(biāo)書，簽訂的合同協(xié)議，特別注意要求合同必須都是原件，而且份數(shù)必須充足；開箱時，科室兼職檔案管理人員必須參加驗收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)的科室人員，及時整理歸檔培訓(xùn)、使用、養(yǎng)護(hù)、維修生成的文件材料；單位檔案室管理人員要以積極、主動、周到的服務(wù)做到有求必應(yīng)，忠于職守，做到檔案資料即客觀完整，又方便查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的功能。
總之，衛(wèi)生檢驗實驗室儀器設(shè)備、檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到諸多方面，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，相互配合。為了維持儀器設(shè)備的計量特征，保證在分析工作中正常運行，應(yīng)按照CNAS-CL01:2006認(rèn)可準(zhǔn)則和實驗室資質(zhì)認(rèn)定準(zhǔn)則的要求，規(guī)范儀器設(shè)備、檔案管理，使各項管理活動有章可循，有據(jù)可查。結(jié)合自身特點建立起一套科學(xué)的建檔方法與理論，保證本單位所有儀器設(shè)備的有效性和可靠性，保證其檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性，為客戶和社會提供可信的數(shù)據(jù)和滿意的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
