時間：2023-06-07 09:02:52
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1 前言
近年來，在經(jīng)濟(jì)社會信息化和電子化快速發(fā)展的新形勢下，水利水電科技檔案也在不斷地發(fā)生管理方式和管理手段的推陳出新?？萍紮n案如何更好地促進(jìn)水利水電事業(yè)的健康協(xié)調(diào)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在水電工程中的共享應(yīng)用，便成為了水利水電科技檔案管理的重要課題。筆者試就水利水電科技檔案與水電工程實(shí)現(xiàn)信息資源共享談些粗淺的認(rèn)識。
2 為什么要實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享
2.1 實(shí)現(xiàn)信息資源共享是加強(qiáng)水利水電科技檔案管理的重要途徑
一是確保水利水電科技檔案滿足業(yè)界人士和社會所需的客觀需要。作為水利水電工程發(fā)展的重要?dú)v史記錄，科技檔案是按照一定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整合在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫中，檔案資源利用者可以很便捷、高效地查詢檢索的工程信息，不僅是已完工程項(xiàng)目的有力證據(jù)資料，同時還能夠提供給未完工或者擬開工項(xiàng)目研究和決策工程建設(shè)的重要參考價值，從而順利地實(shí)現(xiàn)了科技檔案與工程項(xiàng)目的信息資源共享。
二是確保水利水電科技檔案管理的客觀需要。水利水電科技檔案有專門的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案信息資源的收集、登記、整理、歸檔、檢索、等基礎(chǔ)性工作。隨著水利水電事業(yè)和科技檔案管理的逐步發(fā)展，現(xiàn)有的管理人員、技術(shù)支撐、工作理念等仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的科技檔案管理模式，已不適應(yīng)水利水電工程建設(shè)的實(shí)際需要，嚴(yán)重地影響了科技檔案資料的高效、科學(xué)、合理使用。因此，實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程資源共享，不僅有利于促進(jìn)水利水電事業(yè)發(fā)展，也是加強(qiáng)水利水電科技檔案管理的重要載體。
2.2 實(shí)現(xiàn)信息資源共享是促進(jìn)水利水電工程項(xiàng)目建設(shè)的重要途徑
一方面，水利水電科技檔案的信息化、電子化發(fā)展已經(jīng)成為了大勢所趨。國家檔案局和水利部很早就要求加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。因此，水利水電科技檔案管理部門和水利水電工程建設(shè)部門，相繼適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化和檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的形勢，逐步推廣了水利水電工程檔案存儲、傳輸、查閱的網(wǎng)絡(luò)化管理，為順利實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案與工程建設(shè)信息資源共享提供了可能。
另一方面，目前很多地方都建設(shè)了諸如檔案數(shù)據(jù)庫、信息網(wǎng)、目錄中心、大型文獻(xiàn)中心等水利水電檔案信息資源共享平臺，為實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程的信息資源共享提供了可參考借鑒的重要實(shí)踐依據(jù)。
3 如何順利實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享
3.1 健全機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
健全完善的組織領(lǐng)導(dǎo)是確保水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享的前提和基礎(chǔ)。因此，要建立健全工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對檔案工程信息資源共享的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)規(guī)劃、精心部署構(gòu)建檔案信息資源共享體系，確定信息共享平臺建設(shè)思路、發(fā)展計劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)基層檔案管理機(jī)構(gòu)的工作任務(wù)和責(zé)任分工，建立健全內(nèi)部管理制約制度，研究協(xié)調(diào)工程建設(shè)和檔案管理中遇到的普遍性、苗頭性、傾向性問題，跟蹤監(jiān)督和規(guī)范管理信息共享平臺的日常維護(hù)、設(shè)備更新、資源利用、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)工作，解決共享體系建設(shè)中的人、財、物需求，以充分保障順利建設(shè)水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料共享。
3.2 明確標(biāo)準(zhǔn)，保證共享效果
要實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案真正與水電工程項(xiàng)目建設(shè)信息資源共享，確定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化模式是關(guān)鍵因素。近年來，面對檔案管理日益信息化、科技化、電子化飛速發(fā)展的趨勢，檔案管理行業(yè)為了加強(qiáng)對檔案資料的規(guī)范化管理，相繼研究出臺了《檔案著錄規(guī)則》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等行業(yè)管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但也只是宏觀性地對檔案資源的基礎(chǔ)管理做了原則性的規(guī)定，對于做好水利水電科技檔案的信息化、電子化建設(shè)，仍然有一定的局限性，并不能完全照搬照抄、粗糙套用。由于目前尚未有針對專業(yè)檔案特別是工程類檔案資源細(xì)化管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)操作規(guī)范，導(dǎo)致水利水電檔案管理機(jī)構(gòu)對工程科技檔案的管理“政出多門”、“五花八門”，沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系，甚至信息資源共享平臺的電子數(shù)據(jù)交換格式與檔案資源信息檢索目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)千差萬別，造成了傳遞利用、檢索查詢科技檔案信息資源的不同檔案管理機(jī)構(gòu)兼容困難，一定程度上也成為了制約資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)的“瓶頸”問題。因此，建立健全水利水電科技檔案與工程建設(shè)項(xiàng)目信息化、電子化共享信息資源的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便被提上了重要管理日程。
3.3 創(chuàng)新方法，提供技術(shù)支撐
既然水利水電科技檔案的信息化、電子化發(fā)展已經(jīng)成為了檔案管理的必然趨勢，水利水電工程建設(shè)項(xiàng)目要想與科技檔案實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享，充分利用已完成項(xiàng)目的工程資料檔案，在檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化的前提下，就必須得借助于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案資源的檢索、查閱。因此，伴隨著當(dāng)今信息時代的高速發(fā)展，計算機(jī)普及率的空前提高，網(wǎng)絡(luò)信息資源的安全隱患也日益成為檔案管理和使用者高度關(guān)注的重要問題。這就要求我們在水利水電科技檔案資源收集、整理、錄入、存儲、傳遞、利用時做好安全防范措施，改善計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全防范的信息加密、權(quán)限認(rèn)證、口令鑒別、備份存儲、存取控制、數(shù)字簽名、安裝防火墻和防病毒軟件等核心技術(shù)，切實(shí)堵塞安全漏洞，防止網(wǎng)絡(luò)黑客、數(shù)據(jù)竊賊、電腦病毒等侵襲計算機(jī)，惡意攻擊、破壞、更改或者泄露電子工程科技檔案數(shù)據(jù)，避免計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水利水電科技檔案信息資源管理出現(xiàn)不安全和不穩(wěn)定因素，保證科技檔案與水電工程項(xiàng)目的信息資源共享。
3.4 完善機(jī)制，培養(yǎng)專業(yè)人才
人力資源是實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程項(xiàng)目信息資源共享的重要智力基礎(chǔ)和人才保障。一方面，隨著水利水電事業(yè)的日趨發(fā)展和科技檔案管理水平的逐步提高，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新的更高的要求。然而，目前很多檔案管理者的年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力、計算機(jī)操作水平、職業(yè)道德素養(yǎng)與做好科技檔案信息資源共享卻有很大的差距。因此，如果不及時吸納講政治、精業(yè)務(wù)、懂技術(shù)、會管理的復(fù)合型專業(yè)人才，來規(guī)范和管理水利水電科技檔案，不僅有悖于水利水電事業(yè)的發(fā)展需要，也會影響信息技術(shù)與檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)順利對接，一定程度上阻礙信息資源共享體系的建設(shè)。另一方面，要研究制定針對性、操作性強(qiáng)的培訓(xùn)計劃，全方位、多層次、分批次地對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行相關(guān)知識技能培訓(xùn)，確保檔案管理者能夠基本掌握科技檔案信息數(shù)據(jù)的整理、錄入、檢索、查詢、輸出等網(wǎng)絡(luò)操作技能，推進(jìn)檔案管理與電子工程信息資源共享進(jìn)程。
3.5 更新觀念，提升服務(wù)質(zhì)量
要教育引導(dǎo)水利水電科技檔案管理人員切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，把服務(wù)檔案信息資源共享體系建設(shè)作為第一要務(wù)，把信息資源利用者是否滿意作為第一標(biāo)準(zhǔn)，努力增強(qiáng)服務(wù)的主動性和自覺性，將科技檔案信息資源主動提供給水電工程項(xiàng)目使用者，
變“要我服務(wù)”為“我要服務(wù)”，確保信息資源共享。另一方面，水利水電科技檔案管理機(jī)構(gòu)要通過科普宣傳、印發(fā)資料、平臺展示、論壇講座、典型介紹等形式，加大共享機(jī)制宣傳推廣力度，使業(yè)界人士和社會公眾充分認(rèn)識和了解水利水電科技檔案與水電工程項(xiàng)目建設(shè)信息資源共享的重要意義，示范和引導(dǎo)水電工程項(xiàng)目單位自覺咨詢、查閱、瀏覽水利水電科技檔案信息資料，增強(qiáng)科技檔案在水電工程中的科學(xué)、合理應(yīng)用。
4 結(jié)語
綜上所述，在經(jīng)濟(jì)社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化日益發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程信息資源的充分共享利用，是確保檔案資料科學(xué)、高效、合理使用的客觀需要，也是促進(jìn)水利水電工程事業(yè)健康協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。
參考文獻(xiàn)：
為使檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。結(jié)合本公司實(shí)際情況，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
二、工作措施
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，將檔案工作納入企業(yè)管理。
為了切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，公司成立了由分管工程的副總經(jīng)理為組長，辦公室主任為副組長，各處室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，有人員變動時及時調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。公司把檔案工作作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入公司的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各處室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。籌建處高度重視工程檔案管理工作，并隨著工程建設(shè)的推進(jìn)初步建立了**水電工程檔案管理體系，成立了竣工辦，并在綜合辦公室配備了1名專職檔案管理人員，其它設(shè)計、監(jiān)理、施工單位也都配備了34名專、兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)工程檔案資料的管理工作。
（二）改善硬件設(shè)施。
為保證工程檔案管理工作的順利開展，籌建處先后制定了《竣工檔案驗(yàn)收工作規(guī)定（試行）》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定、銷毀制》、《檔案庫房管理制度》、《檔案設(shè)備管理制度》等管理制度。建立了建筑面積為443m2的檔案室，其中，檔案庫房面積386m2；配備檔案密集架91列，其中，基建檔案50列，文書檔案16列，會計檔案15列；配備計算機(jī)3臺，復(fù)印機(jī)1臺，空調(diào)11臺，除濕機(jī)7臺。
（三）積極參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)
在日常檔案管理工作中，監(jiān)理單位每月按期組織相關(guān)單位對施工單位的歸檔資料進(jìn)行檢查，對存在的問題要求進(jìn)行整改并在下月檢查落實(shí)整改情況，確保歸檔資料檢查工作形成閉環(huán)。同時，認(rèn)真開展檔案管理培訓(xùn)活動，不斷提高檔案管理工作水平。2008年，舉辦基建檔案培訓(xùn)1次，清華紫光檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)2次，參加培訓(xùn)人員共計264人次。
三取得的成績
做好歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。檔案整理由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)完成，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地對待每一份材料，對檔案管理要求在建工程檔案工作同工程建設(shè)同步進(jìn)行，按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等6道工序，進(jìn)行分類整理，使檔案資料達(dá)到分類科學(xué)，排列有序，編號統(tǒng)一，目錄規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。截至目前，**水電工程完成94個籌建期合同項(xiàng)目的歸檔工作，入庫案卷5170卷；主體工程正在建設(shè)，尚無歸檔案卷。歸檔后的檔案門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，為我檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
四存在的問題
大型水利工程是一個地區(qū)乃至國家發(fā)展的戰(zhàn)略工程，是保障國家水安全、促進(jìn)結(jié)構(gòu)調(diào)整和民生改善、推動區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展、增加有效投資需求、保持經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定增長的一項(xiàng)重要舉措?！笆濉逼陂g，我國將集中力量建設(shè)一批重大水利水電工程。目前，172項(xiàng)重大水利水電工程正分步建設(shè)，金沙江、瀾滄江等流域也將陸續(xù)開發(fā)。工程檔案管理對于整個工程的建設(shè)、施工等各個環(huán)節(jié)的進(jìn)行與施工優(yōu)化都有著重要的意義和作用。在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料記錄了工程建設(shè)中出現(xiàn)的各種問題及工程建設(shè)流程，對于以后工程的維護(hù)與檢修有著重要的參考作用，大型水利水電工程關(guān)系國計民生，尤其需要做好工程檔案資料的收集整理。
一、大型水利水電工程檔案收集整理難點(diǎn)
1.大型水利水電工程建設(shè)周期長，大多需要5~10年建設(shè)期，期間由于管理人員的更替等原因，很難使竣工檔案達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求2.檔案資料含蓋專業(yè)廣。大型水利水電工程除了水利水電主體工程，一般還含有永久（臨時）生活營地房建、公路、橋梁、隧道、供水供電等輔助工程項(xiàng)目建設(shè)，是許多單項(xiàng)工程的綜合，工程龐大。因此，整個工程建設(shè)中所形成的科技檔案種類就不像一般工程那樣單一，檔案管理人員對各專業(yè)的了解有限，很難做到科學(xué)合理的分類組卷。3.檔案數(shù)量大。大型水利水電項(xiàng)目歸檔資料會達(dá)上萬盒，數(shù)量浩大，整理繁瑣。4.檔案載體形式多樣。歸檔資料除了以普通紙張作為載體材料外，還有制成原圖的繪圖紙，數(shù)碼照片、音/視頻的磁性材料，還有獲獎項(xiàng)目的獎杯、錦旗、巖芯實(shí)物檔案等。
二大型水利水電工程檔案收集整理對策
1.做好項(xiàng)目實(shí)施前的檔案準(zhǔn)備工作
1.1項(xiàng)目籌建或啟動時，及時建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，明確檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案管理相關(guān)制度（至少應(yīng)制定檔案管理辦法、項(xiàng)目劃分檔案編碼規(guī)則、檔案整理規(guī)則、檔案借閱利用規(guī)則等）及工作流程，將檔案工作納入工程建設(shè)的全過程。1.2配備專兼職檔案管理人員，專職人員負(fù)責(zé)對各科室及參建單位資料收集的指導(dǎo)工作，兼職人員主要負(fù)責(zé)各部門（科室）及對口施工單位資料的收集、審核工作。
2.做好歸檔計劃并跟蹤落實(shí)
根據(jù)工程進(jìn)度和實(shí)際情況，可將施工周期較長（兩年以上）的合同項(xiàng)目采取分階段歸檔的辦法。如導(dǎo)流隧洞、大壩澆筑等單位工程，在每項(xiàng)分部（分項(xiàng)）工程完工時，由檔案人員參加驗(yàn)收并接收該部分施工過程記錄檔案，合同項(xiàng)目完工驗(yàn)收后，移交全部工程檔案，確保該工程檔案的齊全完整。對于周期短的合同項(xiàng)目，如小型房建、橋梁等工程，在檔案管理人員了解工程進(jìn)展情況下，及時掌握工程信息并指導(dǎo)相關(guān)單位做好施工過程資料整理，在合同工程完工驗(yàn)收后一次歸檔。
3.明確歸檔責(zé)任和歸檔范圍，避免重復(fù)歸檔
施工過程中形成的文件資料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員較多，稍有疏忽就可能遺漏。加上施工文件資料往往一式幾份，參建各方均有留存，沒有明確各方的歸檔責(zé)任和歸檔范圍，很容易造成同一文件大量重復(fù)歸檔。為盡可能減少重復(fù)歸檔的情況，可采取各方“聯(lián)合歸檔”的方式，即：以施工單位為歸檔責(zé)任主體，將建設(shè)單位和監(jiān)理單位與其來往的文函按事件類型一并組卷歸檔（來文與復(fù)文為一件），建設(shè)、監(jiān)理單位歸檔自身形成且不需要印送至施工單位的文件，如監(jiān)理日志、監(jiān)理規(guī)劃大綱、旁站記錄、試驗(yàn)抽檢等文件由監(jiān)理單位歸檔。為保證施工單位移交的檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，在移交檔案時，建立施工單位（立卷人）對歸檔的每盒文件進(jìn)行自查，監(jiān)理單位逐盒復(fù)查，建設(shè)單位再次核查的三級審查制度，審查無誤后，各方代表在每盒文件備考表中簽字確認(rèn)。
4.做好檔案業(yè)務(wù)考核，增強(qiáng)管控手段
目前國內(nèi)的很多施工企業(yè)對檔案管理認(rèn)識不夠充分，在施工過程中，更加重視質(zhì)量、安全、成本和進(jìn)度等。為增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管控手段，在對參建單位進(jìn)行的考核中，應(yīng)加入文件整理歸檔情況考核，促使文件材料歸檔整理與工程建設(shè)同步有序進(jìn)行，避免在項(xiàng)目竣工后臨時抽調(diào)人員收集整理，造成前期大量文件收集不全，歸檔文件質(zhì)量差（簽字手續(xù)不到位、復(fù)印件多、漏項(xiàng)等）。另外，在尾款結(jié)算或履約保證金退還申請時，履行檔案管理人員會簽手續(xù)，實(shí)行“不歸檔不結(jié)算”的方式，督促資料整編單位盡快整理歸檔。
5.加大指導(dǎo)力度，定期檢查培訓(xùn)
參與大型水利水電工程建設(shè)的單位眾多，管理人員來自全國各地，其中很多員工是第一次接觸工程檔案，業(yè)務(wù)水平參差不齊，為加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案工作的有序管理，可有計劃的邀請檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的政府部門（所在省或國家檔案局）的專家進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，詳細(xì)介紹項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識和施工過程原始憑證文件的填寫方法，增強(qiáng)相關(guān)人員做好檔案工作的責(zé)任感，提高業(yè)務(wù)水平，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量打下良好的專業(yè)基礎(chǔ)，
6.大膽創(chuàng)新，推動大型水利水電工程檔案業(yè)務(wù)快速發(fā)展
在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新時期，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，需要不斷的創(chuàng)新和探索新的管理模式、管理手段。隨著科技的發(fā)展，如今傳統(tǒng)的檔案手工管理模式，應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，利用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫，在檔案形成期，由檔案收集責(zé)任人員及時在系統(tǒng)中著錄檔案文件信息，并與實(shí)體檔案相對應(yīng)，這種方式簡化和規(guī)范了日常各種目錄的錄入并及時實(shí)現(xiàn)在線的文件統(tǒng)計查閱，提高工作效率。探索無紙化檔案管理，在有條件的項(xiàng)目中，優(yōu)化工程管理系統(tǒng)，使用手機(jī)和平板電腦APP管理方式，做到工序記錄、質(zhì)量評定等在施工現(xiàn)場用數(shù)字設(shè)備記錄（自動生成記錄時間），經(jīng)認(rèn)證的電子簽名后，生成電子報表歸檔。該方式能避免施工單位先施工，后補(bǔ)資料的問題，保證了過程記錄文件的原始性。這種方式大大縮減了紙質(zhì)文件的歸檔保管數(shù)量，方便查詢利用。
筆者長期從事水電工程檔案管理工作，參加了長江三峽工程、湖北清江水布埡水電站、烏江彭水水電站等十余座大中型水電站檔案管理和配合驗(yàn)收工作，結(jié)合檔案管理實(shí)踐，分析了水電工程檔案特點(diǎn)和存在的問題，提出了檔案管理的方法和對策。
一、水電工程建設(shè)檔案的特點(diǎn)
1. 時間跨度長，前期論證久
大型水電站工程，一般要經(jīng)歷規(guī)劃、預(yù)可行性研究、可行性研究、實(shí)施階段及工程項(xiàng)目驗(yàn)收階段等，所需時間短則十年，長則數(shù)十年，如三峽工程從論證到建成，歷時一個世紀(jì)，又如烏江彭水水電站從論證到建成歷經(jīng)30年。水電站這種時間跨度長、前期論證久的特點(diǎn)，為水電工程建設(shè)檔案管理增加了不少難度。
2. 技術(shù)資料多、檢查驗(yàn)收多
大型水電站工程，由于地質(zhì)地形復(fù)雜，前期規(guī)劃設(shè)計審查程序較多，形成了大量的技術(shù)資料和審查文件，檔案管理工作量大。水電站建設(shè)期間，為確保工程質(zhì)量，每道工序、每個單元工程都要進(jìn)行質(zhì)量檢查，單項(xiàng)工程要進(jìn)行檢查驗(yàn)收，工程完工需進(jìn)行竣工驗(yàn)收，每個環(huán)節(jié)都將產(chǎn)生檔案資料。
3. 參建單位多、建設(shè)地域廣
大中型水電站工程，技術(shù)復(fù)雜，投資巨大，參建單位既有設(shè)計、監(jiān)理、咨詢、監(jiān)測等技術(shù)服務(wù)企業(yè)，又有工程施工、設(shè)備制造企業(yè)等，交叉往來的技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案。水電站工程建設(shè)征地面積很大，移民數(shù)量多，移民檔案數(shù)量巨大。征地補(bǔ)償和搬遷安置，關(guān)系到千家萬戶移民的切身利益，處理不當(dāng)，易造成社會矛盾，影響庫區(qū)穩(wěn)定，移民檔案更應(yīng)加強(qiáng)。
二、水電工程建設(shè)檔案管理存在的主要問題
1. 專業(yè)檔案人才少，非檔案專業(yè)人員兼職多
通常水電開發(fā)企業(yè)在取得某一水電站開發(fā)權(quán)后，即在建設(shè)地區(qū)組建該水電站的開發(fā)公司作為建設(shè)業(yè)主。由于組建時間較短，往往不能配備專業(yè)的檔案人才，多數(shù)采用兼職人員承擔(dān)檔案管理，制約了水電工程建設(shè)檔案管理。
2. 硬件不達(dá)標(biāo)，軟件投入少
盡管水電站前期規(guī)劃論證時間很長，但開發(fā)企業(yè)一旦取得開發(fā)權(quán)，組建開發(fā)公司到實(shí)質(zhì)開工，時間都較短，電站業(yè)主的管理基地隨著樞紐工程一道開工建設(shè)。檔案管理的軟硬件建設(shè)往往滯后，難以給檔案收集整理保管創(chuàng)造較好的環(huán)境。
3. 管理制度健全，管理方式較落后
建設(shè)業(yè)主隨著電站開發(fā)組建，機(jī)構(gòu)還在籌備，人員還在調(diào)配，各項(xiàng)管理制度也在制定之中，但與此同時，隨著水電站前期規(guī)劃設(shè)計基本完成，轉(zhuǎn)入施工建設(shè)期，正是產(chǎn)生各種技術(shù)文件最多的階段，由于公司的各項(xiàng)制度，包括檔案管理制度也在制度、試用之中，還不夠清晰，管理人員也在熟悉之中，給檔案管理造成了一定混亂。檔案管理剛剛起步，管理方式、管理手段都處于比較落后的狀態(tài)。
三、加強(qiáng)水電工程建設(shè)檔案管理的方法和對策
1. 精心組織、加強(qiáng)指導(dǎo)、強(qiáng)化監(jiān)督
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化措施。領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好水電工程建設(shè)檔案管理工作的前提和保障。任何一項(xiàng)工作，只要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，就能達(dá)到事半功倍的效果，國家大中型項(xiàng)目檔案管理驗(yàn)收辦法等已為領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作創(chuàng)造了很好的條件。做好工程建設(shè)檔案管理的超前介入，注重源頭管理和全程資料收集整理。實(shí)行“三納入、三同步、四同時”制度，“三納入”：納入月度、季度、年度計劃；納入各部門崗位職責(zé)；納入日常管理?！叭健奔垂こ探ㄔO(shè)進(jìn)度與檔案整編同步，分項(xiàng)分部驗(yàn)收文件材料形成與歸檔同步，工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。“四同時”指從工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時，應(yīng)對檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評審、鑒定和工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時，要同時審查、驗(yàn)收檔案內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評語。
建立制度，健全體系。實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確各級各部門分管檔案工作的責(zé)任人，建立覆蓋工程建設(shè)全方位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一要大力推行檔案管理的考核制度和獎懲制度，把檔案管理納入部門和領(lǐng)導(dǎo)績效考核指標(biāo)，資料歸檔要和項(xiàng)目質(zhì)量一并進(jìn)行考核。二要推行歸檔保證金制度，對檔案移交期限超過三個月的，將扣除部分歸檔保證金；檔案移交期限超過六個月的，將對歸檔直接責(zé)任人處以罰款，對應(yīng)歸檔而拒不歸檔的項(xiàng)目，除不能進(jìn)行項(xiàng)目決算外，將分別對項(xiàng)目責(zé)任人和生產(chǎn)單位的檔案責(zé)任人進(jìn)行罰款。三要建立由各參建單位相對穩(wěn)定的檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，避免建設(shè)檔案的疏漏。
崗位培訓(xùn)，提高素質(zhì)。業(yè)主單位要經(jīng)常性地開展對本單位和各參建單位的檔案專兼職人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，大型水電項(xiàng)目由于自身建設(shè)的特點(diǎn)，每個工程管理的要求不盡一致，檔案管理的要求和辦法也不盡一致，只有通過培訓(xùn)，才能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能達(dá)到檔案的無障礙通行。
2. 細(xì)化內(nèi)容、全程參入、嚴(yán)格把關(guān)
設(shè)立目標(biāo)、嚴(yán)格要求。大型水電工程立項(xiàng)伊始，就要明確檔案管理目標(biāo)要求，即工作程序化，資料標(biāo)準(zhǔn)化，操作規(guī)范化。大型水電站工程檔案子項(xiàng)多，檔案數(shù)量巨大，內(nèi)容豐富，專業(yè)性強(qiáng)，并且涉及設(shè)計、施工、監(jiān)理、制造、監(jiān)測、檢驗(yàn)等眾多參建單位。檔案管理各個環(huán)節(jié)，各參建單位之間存在互動承繼關(guān)系，用規(guī)范的檔案管理行為推動各參建單位，促進(jìn)提高水電站建設(shè)管理水平。
明確內(nèi)容，分類細(xì)化。水電站工程檔案按時序可分為項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目施工階段和項(xiàng)目階段驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收階段三類。項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的文件以地質(zhì)勘察資料和規(guī)劃設(shè)計技術(shù)報告及審查意見批文為主。項(xiàng)目施工階段以施工圖技術(shù)資料和現(xiàn)場的地質(zhì)、日志、檢驗(yàn)、變更資料為主。項(xiàng)目階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收階段以各項(xiàng)驗(yàn)收報告為主。業(yè)主單位檔案部門應(yīng)詳細(xì)了解各參建方形成的資料種類，制定詳細(xì)的歸檔內(nèi)容及保管期限表，并嚴(yán)格按此實(shí)施。
全程參入，爭取主動。實(shí)施全過程管理，檔案管理人員全程參入工程的前期準(zhǔn)備、實(shí)施建設(shè)和竣工驗(yàn)收三個重要階段。在工程檔案形成、收集、整理過程中，注意上下協(xié)調(diào)，及時與參建單位溝通，提前了解工作動態(tài)，全程跟蹤工程進(jìn)度，提前掌握檔案產(chǎn)生的源頭。檔案管理貴在持之以恒，隨收集，隨整理，不積壓，將龐大紛雜的檔案工作化為日常工作中的涓涓細(xì)流，歷久成潭。
中圖分類號:G275文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1009-2374 (2010)30-0119-02
目前,我國水電建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展時期,不同規(guī)模及型式的水電工程項(xiàng)目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。每時每刻都有成千上萬的建設(shè)者酣戰(zhàn)在這些工程項(xiàng)目上。作為水電工程建設(shè)管理重要內(nèi)容的水電工程建設(shè)檔案管理,是水電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)六項(xiàng)考核項(xiàng)目指標(biāo)之一。為此,在做好水電工程建設(shè)的同時,必須做好水電工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。本文針對各水電開發(fā)企業(yè)在加快推進(jìn)水電工程項(xiàng)目時,發(fā)生水電工程建設(shè)檔案管理脫節(jié)等常見問題提出解決或改進(jìn)的辦法和措施,以供參考。
1水電工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)
一般水電工程建設(shè)項(xiàng)目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作復(fù)雜,所形成的檔案有如下特點(diǎn):
1.1數(shù)量大、種類多
水電工程建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程,由一個個單項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)工程項(xiàng)目組成。從項(xiàng)目立項(xiàng)、核準(zhǔn)到開工、建設(shè),再到項(xiàng)目竣工,長達(dá)5～8年,甚至多達(dá)十多年。長時間所產(chǎn)生的文件包括勘測設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)、配套供電交通、土木工程,設(shè)備安裝,管道線路鋪設(shè)、裝飾裝修等資料,并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實(shí)物標(biāo)本等形式記載,形成數(shù)量巨大、種類繁多的工程建設(shè)檔案。
1.2價值高
水電工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于水電工程項(xiàng)目建設(shè)的參建各方,在工程建設(shè)過程中,涉及質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收,以及日常管理中不可替代的重要依據(jù),也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的參考資料。
1.3綜合性強(qiáng)
水電工程建設(shè)涉及面廣,牽涉到電力、交通、水利、通訊、消防、市政、生態(tài)環(huán)境、土木工程等各個方面,使形成的水電工程建設(shè)檔案專業(yè)性、綜合性強(qiáng)。
2水電工程建設(shè)檔案管理的常見問題
從上世紀(jì)80年代中期開始,在我國水電建設(shè)行業(yè)中,陸續(xù)推行項(xiàng)目法人制、招標(biāo)投標(biāo)制、合同管理制及建設(shè)監(jiān)理制,開始了流域梯級水電開發(fā)建管結(jié)合等方面的探索,水電工程建設(shè)檔案管理也取得了重大進(jìn)步,但水電工程建設(shè)檔案管理目前還存在以下問題:
2.1重工程建設(shè),輕檔案管理
為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益,業(yè)主和參建單位在工程建設(shè)過程中往往只注重工程的有形建設(shè),忽視檔案資料的作用,檔案管理意識淡薄,未把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中,特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下,只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制,而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作,使工程檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行。
2.2檔案管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位
水電工程建設(shè)檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大,牽涉單位多,且各單位各自相互獨(dú)立。由于工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全,其實(shí)施細(xì)則未及時跟上,缺乏完善的約束機(jī)制;加上檔案管理不重視,造成執(zhí)行不到位,出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
2.3檔案歸檔不及時且質(zhì)量不高
水電工程建設(shè)長達(dá)數(shù)年,而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性,受水電工程建設(shè)參建單位多,工期長、人員變動大等因素影響,各單位對建設(shè)過程中形成的資料未及時收集和妥善保管,檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔。等到工程項(xiàng)目完工需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時,再來組織大量的人力、物力,突擊補(bǔ)充檔案資料,導(dǎo)致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面,檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。
2.4檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高
因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視,企業(yè)或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩(wěn)定性差,而且對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質(zhì)量較差,無法達(dá)到國家規(guī)定的檔案管理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
2.5檔案現(xiàn)代化管理水平不高且信息資源未共享
在實(shí)際工作中,各參建單位不同程度地存在著重視紙質(zhì)文件的歸檔,輕視電子文件的收集歸檔,紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理,工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享。
3應(yīng)對水電工程建設(shè)檔案管理問題的措施
3.1加大宣傳力度,增強(qiáng)檔案意識
為加強(qiáng)對水電工程建設(shè)檔案的有序管理,在工程項(xiàng)目開始時,就應(yīng)對來自四面八方的參建單位及人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育,增強(qiáng)工程檔案意識,爭取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感。尤其要向各參建單位的現(xiàn)場領(lǐng)導(dǎo)宣傳,以增強(qiáng)他們的檔案意識,樹立“依法治檔”的觀念,爭取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動的局面。
3.2完善制度,規(guī)范檔案管理
一要根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合水電工程建設(shè)情況完善制度,建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度,對組織體系、職責(zé)、考核,以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程,都應(yīng)明確規(guī)定,實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循;二要制定水電工程建設(shè)檔案管理工作約束機(jī)制,將工程檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理,并將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍,明確責(zé)任指標(biāo),嚴(yán)格考核;三要提高執(zhí)行力,嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)定,實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)“三同步”,執(zhí)行檔案人員“三參加”,落實(shí)檔案工作“四納入”,從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。
3.3加強(qiáng)隊伍建設(shè),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
一方面配足檔案人員,保證檔案人員的相對穩(wěn)定。條件允許的,應(yīng)配備專業(yè)人員專門管理;條件不允許的,也要設(shè)法提高檔案工作者積極性和工作熱情,使其安心工作。另一方面,加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),主要包括三方面的培訓(xùn):首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn),使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識,又懂得工程施工流程,從而更有利于歸檔工作的開展;其次對工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn),使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求,督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;最后,對項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進(jìn)行工程文件編制的現(xiàn)場指導(dǎo),通過“傳、幫、帶”的形式,提高參建各方專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。
3.4深化過程控制,實(shí)行全程跟蹤
為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性,需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關(guān),使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。為此,在啟動工程時就應(yīng)預(yù)先謀劃,自工程立項(xiàng)開工前就將檔案工作列入議事日程,建立健全檔案管理體系,制定明確的目標(biāo)和計劃;在工程開工準(zhǔn)備階段統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),要求各參建單位指定分管檔案工作負(fù)責(zé)人,并建立覆蓋全項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò),配備專職檔案員,明確業(yè)主、施工及監(jiān)理單位等各方的職責(zé),并將有關(guān)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)和要求傳達(dá)到到各參建方,以提高各方對檔案工作的認(rèn)識,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);在工程施工階段實(shí)時監(jiān)控,在檢查工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度時,同步檢查檔案資料的形成、管理情況,重點(diǎn)檢查和指導(dǎo)各參建單位項(xiàng)目檔案人員如何立卷,檢查案卷質(zhì)量是否符合要求,對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點(diǎn)檢查;在工程竣工驗(yàn)收階段,重點(diǎn)加強(qiáng)案卷整理做好缺陷工程和未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查,同時指導(dǎo)和檢查竣工圖制作、文件材料的質(zhì)量情況,以及案卷和卷內(nèi)目錄的填寫、圖紙折疊、裝訂等是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
3.5加強(qiáng)電子文件管理,開發(fā)檔案信息資源
目前的水務(wù)工程檔案管理是水務(wù)新時代構(gòu)建的一項(xiàng)根本任務(wù)，在推動水務(wù)事業(yè)完善可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，起到了舉足輕重的作用。
l、創(chuàng)新管理模式，以檔案管理工作為核心
檔案的管理工作是否做好，主要在于上級部門是不是有足夠的重視。目前，一些水務(wù)系統(tǒng)各個工程構(gòu)建處都將檔案管理任務(wù)作為一項(xiàng)主要工作去開展，明確相應(yīng)的責(zé)任，抓住根本問題。第一點(diǎn)，強(qiáng)化相應(yīng)的保障模式。為強(qiáng)化對水務(wù)工程檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，各工程構(gòu)建處組織了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)部門，且構(gòu)建了責(zé)任落實(shí)人頭制度，且匹配相關(guān)的檔案管理人員，階段性的進(jìn)行任務(wù)，對所有參建部門檔案管理進(jìn)行目標(biāo)控制，完善檔案管理工作的規(guī)范化及模式化。第二點(diǎn)，要緊抓住責(zé)任落實(shí)。每一個工程構(gòu)建處高度關(guān)注檔案管理責(zé)任制的分配情況，將提升檔案管理工作程度納入到常規(guī)的日程上來，把檔案管理工作及工程構(gòu)建一并進(jìn)行部署、分析、測檢落實(shí)。有規(guī)劃的召開相應(yīng)會議，主要查找工程檔案管理工作里的一些欠缺之處，總結(jié)原因，擬定完善措施，分析下一步做好檔案管理工作的措施，還要形成檔案管理工作，全面重視、整體規(guī)范，分層落實(shí)的工作理念。第三點(diǎn)，加強(qiáng)物質(zhì)保障工作。為滿足水務(wù)工程檔案管理工作的相應(yīng)需求，各工程構(gòu)建處從經(jīng)濟(jì)的幫助、設(shè)備匹配等方面提供大力支持。保障檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行。還要撥出?？钸M(jìn)行配置專用電腦及辦公自動化等相應(yīng)設(shè)施，用以提高檔案管理模式與新時代進(jìn)行接軌。
2、完善運(yùn)行機(jī)制，保障檔案管理規(guī)范進(jìn)行
總的來說，水務(wù)工程檔案也是水務(wù)構(gòu)建階段的實(shí)際寫照。在全新的態(tài)勢下要持續(xù)更新概念、理念、管理措施及管理模式等，按照相關(guān)文件，綜合工程構(gòu)建階段出現(xiàn)的實(shí)際狀況，加快水務(wù)工程構(gòu)建檔案全面信息化管理，完善水務(wù)工程檔案資源儲備以及網(wǎng)絡(luò)化、管理模式合理化。
強(qiáng)化水務(wù)工程檔案規(guī)范統(tǒng)一、且對所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、模式化的管理，找到核心點(diǎn)、分層次、分階段的加以實(shí)施，要做到水務(wù)工程檔案完整、無誤，推動水務(wù)工程檔案管理的全面進(jìn)程。
3、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理能力
要推動水務(wù)工程檔案團(tuán)隊的構(gòu)建，這樣才可以做好檔案管理工作。一般來說水務(wù)工程檔案管理波及的范圍較寬，且具有一定的專業(yè)性，對技術(shù)的需求也很高。檔案管理工作人員的素質(zhì)的好壞，從根本影響著檔案管理層次水平，同時也影響了工程檔案全面的質(zhì)量，以及一系列管理效益。想要做好檔案管理工作，核心問題就是要有一支業(yè)務(wù)水平極強(qiáng)、且工作氛圍極佳、團(tuán)結(jié)向上，有凝聚力的檔案專業(yè)管理隊伍。為達(dá)到完成工程檔案全面規(guī)范化的需要，要對檔案工作人員實(shí)施業(yè)務(wù)知識深造，不但要學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識，更要學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法規(guī)、深入的學(xué)習(xí)檔案全面信息化、水務(wù)工程構(gòu)建等一系列技術(shù)，掌握在水務(wù)工程構(gòu)建階段會出現(xiàn)哪些種類的文件資料，哪一種類型屬于有保存及使用價值的，要輔助檔案工作人員全面了解文件資料的整理、分配以及保管的措施。
4、重視開發(fā)利用，提升檔案使用價值
完善水務(wù)工程檔案管理，終極目標(biāo)就是要全面利用檔案為宿遷水務(wù)領(lǐng)域的進(jìn)程所服務(wù)。對檔案要進(jìn)行有效地管理，針對水務(wù)工程構(gòu)建有一定的實(shí)際概念及使用意義。水務(wù)工程檔案材料是在工程構(gòu)建過階段形成的，明確的記錄了工程進(jìn)行的各一個階段的狀態(tài)。工程資料一經(jīng)的完成，就會為工程建設(shè)以及管理做好鋪墊，尤其是在工程建設(shè)階段起到舉足輕重的作用。
結(jié)論
經(jīng)過對檔案管理分析及實(shí)踐中，深刻的感受到收集有價值的材料是完善檔案管理的核心內(nèi)容，是拓展檔案資源信息、完善信息服務(wù)的一個途徑。還要讓水務(wù)工程檔案管理工作的順利開展，提升服務(wù)能力及服務(wù)品質(zhì)，水務(wù)工程檔案管理模式化、系統(tǒng)化是不可缺少的環(huán)節(jié)。檔案管理工作程度是評定水務(wù)工程管理能力的一項(xiàng)硬指標(biāo)。在一線工作的檔案工作人員還要抱有高度的敬業(yè)精神以及過硬的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，為做好本職工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。
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1、紙質(zhì)檔案電子化的意義
所謂紙質(zhì)檔案電子化就是利用現(xiàn)有高科技手段將紙質(zhì)檔案信息作電子化處理，生成電子文件進(jìn)行存貯，采用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和開發(fā)利用。目前，我院所保存的大多數(shù)水利工程檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)載體形式存在，雖然其信息可直接讀取，易于保持其原始性和真實(shí)性，但其不易增刪，信息存貯量小，遠(yuǎn)距離傳播速度慢，共享性差，并且還面臨著人為和自然因素的損毀。而紙質(zhì)檔案電子化以后，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。
紙質(zhì)檔案電子化能有效地保護(hù)紙質(zhì)檔案原件。在我院現(xiàn)存的檔案中，可在利用過程中，有的仍然采用直接提調(diào)和查閱的使用方法，既不利于原件資源的廣泛利用，又影響其使用壽命。而對那些需要長期或永久保存的重要檔案，可以用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份電子化副本的備份分地保存，這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不至遭到毀滅性的破壞。
紙質(zhì)檔案電子化能改善檔案的利用方式。紙質(zhì)檔案原件的電子化副本以其積極的、動態(tài)的特性改變了長久以來的檔案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子文件可以通過計算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。免費(fèi)論文參考網(wǎng)。利用者可以不用到檔案室來，通過任何一臺上網(wǎng)的計算機(jī)就能利用到檔案室內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。
紙質(zhì)檔案電子化為檔案走向數(shù)字化管理打下堅實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。免費(fèi)論文參考網(wǎng)。數(shù)字化檔案管理無疑是未來各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的電子化特征是肯定的，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化將是其“館藏”的重要組成部分。
2、水利工程科技檔案的電子化過程
2.1科技檔案電子化的原則
為保證電子化科技檔案的質(zhì)量，在電子化過程中，我們應(yīng)該堅持以下原則[1]：真實(shí)性、完整性和有效性。
真實(shí)性。真實(shí)性指按規(guī)定對電子化后電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成前的原始資料一樣。只有真實(shí)的資料才能正確的反映水利工程，指引我們得到正確的研究結(jié)論。錯誤的資料，則會誤導(dǎo)視聽，導(dǎo)致對水利工程上的偏失，不真實(shí)的資料，比沒有資料更可怕。
完整性。論文格式。完整性指電子化后電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。如果資料殘缺不全，就有可能犯以偏概全的錯誤，甚至失去研究價值。
有效性。有效性指電子化后電子文件具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
2.2文字資料的電子化
文字資料的電子化主要分文字整理、文字錄入、文字校核三個步驟。
首先，要將所要電子化的文件重新整理，把字?jǐn)?shù)較少，文字清晰可辨的水利工程文件歸為一類；把字?jǐn)?shù)較多，文字有些模糊或是紙張已經(jīng)破損致使文字缺漏的水利工程文件歸為一類。也可將平時查閱次數(shù)較多的水利工程文件歸為一類，查閱次數(shù)較少或是鮮有查閱的水利工程文件，以達(dá)到分清主次，突出重點(diǎn)。
其次，就是文字錄入。此環(huán)節(jié)為文字資料電子化的重點(diǎn)步驟，應(yīng)認(rèn)真處理。字?jǐn)?shù)較少的文件可以采取人工打字錄入。字?jǐn)?shù)較多的文件建議采取OCR（光學(xué)字符識別技術(shù)）處理。它通過光學(xué)掃描儀和計算機(jī)的配合，經(jīng)OCR軟件將圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算分類后，將圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為計算機(jī)內(nèi)碼，可以極大減輕數(shù)據(jù)錄入工作的強(qiáng)度，提高數(shù)據(jù)錄入的速度。論文格式。處理方法為先將文件用掃描儀掃描得到一個影像文件，然后用識別軟件（作者使用的軟件為漢王）進(jìn)行識別，之后就能得到一個文本格式的電子文檔，最后就可以進(jìn)行保存。此項(xiàng)技術(shù)對打印的文件識別精度很高，對手寫文件識別精度一般。
最后，就是文字的校核。對于錄入的電子文檔，應(yīng)找專業(yè)人士進(jìn)行校核。校核的內(nèi)容包括：文字的正確。應(yīng)檢查人工打字是否有文字輸入錯誤，應(yīng)檢查識別處理文件是否有沒有識別的文字，是否有識別錯誤的文字。文字的規(guī)范。老的科技檔案字體不是很規(guī)范，有很多繁體字、簡化字及以前應(yīng)用的術(shù)語文字，這些都應(yīng)該進(jìn)行核對，應(yīng)盡量使用簡體字、規(guī)范字和現(xiàn)用的術(shù)語文字，以免今后使用中出現(xiàn)概念問題。免費(fèi)論文參考網(wǎng)。還應(yīng)注意一些缺損文件的缺字問題，應(yīng)及時查漏，請有關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行核實(shí)。
2.3圖紙資料的電子化
圖紙資料的電子化與文字資料的電子化步驟相似，但其具體的操作程序較文字資料的要相對繁瑣一些。論文格式。
首先，將各種需要電子化的圖紙分類。將一些能夠清晰辨認(rèn)，圖紙沒有損壞的圖紙資料歸為一類；將基本能夠辨認(rèn)，但有些地方需要補(bǔ)充的圖紙歸為二類；將已經(jīng)不能夠完全辨認(rèn)或破損嚴(yán)重的圖紙資料歸為三類。這樣一來，就能夠?qū)⒉煌N類的圖紙進(jìn)行不同程序的操作，有助于節(jié)省時間，提高效率。
其次，就是圖紙的掃描與補(bǔ)充工作。將圖紙直接用掃描儀進(jìn)行掃描，在掃描的過程中，要保存原始比例，切勿自由縮放，縮放容易引起原始資料的失真。掃描之后形成電子格式的圖片。檢查一類圖紙的掃描狀況，如果效果能夠達(dá)到查閱要求即可。二類圖紙由于可能缺少一部分的信息，固應(yīng)進(jìn)行一定的處理，可以用圖片修改工具進(jìn)行補(bǔ)充完整，以滿足原圖所要擁有的各項(xiàng)基本要素。三類圖紙掃描之后的圖片處理起來就比較復(fù)雜一些，需要專門的圖片處理?？梢哉覍I(yè)的描圖人員將掃描圖片用軟件進(jìn)行原圖勾描，將破損的地方及模糊不清的地方以正確的理論及方法進(jìn)行人工補(bǔ)充，但一定要盡量保存原圖的信息，有改動的地方或根據(jù)圖紙情況自行補(bǔ)充的應(yīng)及時向?qū)I(yè)人士或負(fù)責(zé)人員進(jìn)行詢問匯報。完成電子化的圖紙可以進(jìn)行
最后，就是電子圖像的校核。這一環(huán)節(jié)關(guān)系到今后電子圖像的可用性，所以務(wù)必要細(xì)致的檢查每一張圖片與原圖紙的匹配程度，盡量達(dá)到100%相同。有些原圖紙已經(jīng)無法再進(jìn)行查閱復(fù)制的，可以將電子版的圖紙重新打印成底圖，方便今后的工作。
2.4電子檔案的管理
建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。
積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專業(yè)人才充實(shí)干部隊伍，二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關(guān)人員，進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識、計算機(jī)知識、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
封存的電子檔案不得外借；利用時使用復(fù)制件；查閱應(yīng)在許可范圍，并遵守保密規(guī)定；聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。電子檔案如上網(wǎng)傳送，只有經(jīng)過檔案部門的計算機(jī)管理系統(tǒng)對用戶使用權(quán)認(rèn)可后，才能提供利用。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙志剛,孫金鳳,王志才.歸檔紙質(zhì)文件整理與電子文件配套管理業(yè)務(wù)問答[M].吉林:吉林省檔案局.2002.
水利工程檔案是工程建設(shè)與管理的真實(shí)記錄，是水利工程建設(shè)和管理工作的重要組成部分，具有原始性、真實(shí)性和歷史性，是竣工驗(yàn)收的充分必要條件和運(yùn)行管理的重要依據(jù)。同時又對其他水利工程建設(shè)有著借鑒與參考價值，因此，做好水利工程檔案管理工作具有重要意義。
1水利工程檔案的特點(diǎn)
水利工程檔案是在工程立項(xiàng)、可研及設(shè)計等前期、建設(shè)實(shí)施、工程竣工驗(yàn)收等不同階段、時期形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的所有歷史紀(jì)錄，是水利工程建設(shè)與管理全過程的歷史再現(xiàn)，是水利工程建設(shè)質(zhì)量終身制的重要憑證，是水利建設(shè)工作者辛勤勞動的智慧結(jié)晶，對水利工程今后的運(yùn)行、維護(hù)、管理和效益發(fā)揮具有重要的作用，水利工程檔案除具有原始性、真實(shí)性和歷史性等檔案的共同特性外，還具有自己的行業(yè)特點(diǎn)。
1.1形成周期的差異性
水利工程的投資規(guī)模、工程覆蓋面等因素不一，個別的小型工程或應(yīng)急工程完成時間較短，而中型工程要長達(dá)幾年，大工程長達(dá)十幾年，施工周期差異性較大。因此檔案的形成周期長短不一。
1.2涵蓋內(nèi)容的豐富性
水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案形成于整個工程建設(shè)管理全過程，包括自項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、可研、審批、勘測、設(shè)計、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢測與監(jiān)督、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行等過程中形成的所有文件資料，內(nèi)容非常豐富，有文字、聲像、圖標(biāo)多種存在形式。
1.3涉及領(lǐng)域的綜合性
水利工程是一項(xiàng)以水利學(xué)科為主導(dǎo)，涉及建筑學(xué)、設(shè)計學(xué)、藝術(shù)學(xué)、環(huán)保學(xué)等多學(xué)科的綜合性工程，其檔案的內(nèi)容所涵蓋的信息具有綜合性的特點(diǎn)。在工程的前期工作、施工、竣工驗(yàn)收和運(yùn)行等不同階段，是多專業(yè)、多技術(shù)、多工種與工藝的綜合運(yùn)用。
1.4形成過程的復(fù)雜性
水利工程在具體施工過程中，受資金來源、規(guī)劃走向、移民遷占、群眾利益、民風(fēng)民俗、地質(zhì)地貌等多因素的影響，往往會有隱蔽工程的不可預(yù)見性,施工過程中的自然因素干擾，常常會產(chǎn)生設(shè)計變更，加大了檔案資料收集整理難度。每個單項(xiàng)工程、單位工程、單元工程的結(jié)構(gòu)功能復(fù)雜程度也不一樣，所形成檔案的特點(diǎn)也不盡相同。
1.5收集整理的時效性
工程建設(shè)在前期工作、施工、竣工驗(yàn)收和運(yùn)行的各個階段，具有多個具體工作的主體，文件資料需要同步及時收集整理，特別是在施工中，往往有多個施工單位，工程建設(shè)結(jié)束后，有時難以將檔案資料收集齊全。一些隱蔽工程，需要隨著工程建設(shè)的進(jìn)度，及時形成聲像資料并妥善保存。一些重要的技術(shù)資料檔案，需要永久性保存。
1.6管理利用的社會性
認(rèn)真做好水利工程建設(shè)檔案工作，對水利工程建設(shè)過程中的管理和竣工驗(yàn)收，以及工程運(yùn)行維護(hù)管理等有著重要的意義。建立科學(xué)系統(tǒng)的工程檔案體系，形成如實(shí)反映整個水利工程真實(shí)記錄的專項(xiàng)檔案，不僅是工程竣工驗(yàn)收和運(yùn)行使用的必要條件之一，更是今后工程維護(hù)、管理，改建、擴(kuò)建，防洪、抗災(zāi)以及深度開發(fā)利用的重要依據(jù)，也是今后進(jìn)行其他工程建設(shè)的寶貴經(jīng)驗(yàn)。只有科學(xué)有效的管理、開發(fā)工程檔案，為水利部門和社會提供更好地利用服務(wù)，才能使水利工程建設(shè)檔案發(fā)揮更好的社會效益。
2做好水利工程檔案管理對策
2.1提高認(rèn)識，為做好檔案管理奠定思想基礎(chǔ)
充分認(rèn)識做好水利工程檔案管理的重要性是做好新形勢下檔案管理工作的基礎(chǔ)。長期以來，大家往往只重視工程建設(shè)與管理，不重視或忽視工程檔案管理。建設(shè)項(xiàng)目一般都工期緊、任務(wù)重，負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及工程建設(shè)與管理人員往往重視項(xiàng)目實(shí)體工程建設(shè)管理，只注意抓工程形象進(jìn)度、質(zhì)量和安全等工作，對檔案的重要性認(rèn)識不足，輕視或忽視檔案管理，規(guī)范收集檔案意識淡薄，以致于檔案管理工作的前期投入和管理不足，有的工程項(xiàng)目是在工程建設(shè)的后期才開始著手檔案工作，突擊開展文件資料的歸檔工作，難免使檔案管理出現(xiàn)不規(guī)范、不全面的現(xiàn)象。因此大家應(yīng)更新觀念，樹立現(xiàn)代檔案意識，充分認(rèn)識水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分，檔案驗(yàn)收也是工程驗(yàn)收的先決條件之一，檔案還將為工程今后的運(yùn)營和維護(hù)提供重要依據(jù)。
2.2健全機(jī)構(gòu)，為做好檔案管理提供組織保障
全面加大檔案工作的管理力度，在工程建設(shè)中，要做到水利工程檔案工作與水利工程建設(shè)同步開展，同計劃、同部署、同開展、同檢查，認(rèn)真規(guī)范的做好水利工程檔案工作。在工程建設(shè)開始動工前，就應(yīng)結(jié)合工程和單位的實(shí)際情況，及時組建工程檔案工作機(jī)構(gòu)，明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、直接責(zé)任人責(zé)任和工作人員職責(zé)，層層落實(shí)責(zé)任，建立完善的監(jiān)督檢查機(jī)制，確定年度或階段檔案工作任務(wù)，制定切實(shí)可行的工作計劃，規(guī)范有序的開展文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
2.3加大投入，為做好檔案管理提供資金保證
在水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理過程中，檔案的管理普遍存在著資金投入不夠的情況。長期以來，領(lǐng)導(dǎo)重視的是水利工程建設(shè)的一線工作，對檔案等服務(wù)性、管理性的工作重視不夠，在資金預(yù)算中，檔案的比值很小甚至沒有，檔案管理工作缺乏資金保證。要做好檔案管理工作，必須提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，加大資金投入，制定有效的建設(shè)計劃，加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)和室館建設(shè)，全面改善檔案工作的內(nèi)外環(huán)境。
2.4適時培訓(xùn)，為做好檔案管理提供理論指導(dǎo)
在水利工程建設(shè)中，檔案主管部門應(yīng)深入工程建設(shè)現(xiàn)場，根據(jù)工程建設(shè)的進(jìn)度和特點(diǎn)，有針對性的組織檔案工作培訓(xùn)，提高檔案工作人員的理論水平和專業(yè)技能。同時做好督導(dǎo)和跟蹤服務(wù)工作，及時發(fā)現(xiàn)解決檔案工作中存在的問題，推進(jìn)檔案的科學(xué)化管理。同時，開展檔案信息化工作，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的數(shù)字化。
2.5嚴(yán)格考核，為做好檔案管理提供科學(xué)依據(jù)
中圖分類號：TV 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
近年來，我省緊抓國家加大水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入的歷史機(jī)遇，先后開工實(shí)施了灌區(qū)更新改造、農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)、續(xù)建配套與節(jié)水改造及世行貸款改造項(xiàng)目等多個重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目，極大地改善了灌區(qū)工程設(shè)施老化失修面貌，增強(qiáng)了灌區(qū)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁。這些項(xiàng)目投資大、建設(shè)周期長、工程項(xiàng)目眾多，形成了大量的工程檔案資料。這些工程檔案是灌區(qū)水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、處理工程問題的重要依據(jù)，它既為水利工程項(xiàng)目的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為灌區(qū)長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)，做好其管理工作對推動灌區(qū)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。同時，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變革，對工程檔案的收集、管理、驗(yàn)收、歸檔等都提出了一些新的要求。如何加強(qiáng)對灌區(qū)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐進(jìn)行了初步的探討。
1 工程檔案的作用與管理要求
1.1 工程檔案的作用
工程檔案資料是工程建設(shè)全過程中制定、發(fā)生、收集、積累的各種文件、技術(shù)數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)測試資料，并同步整編的管理資料、質(zhì)量保證資料、評定資料、技術(shù)資料、竣工圖等資料的總稱。工程檔案資料的作用，首先是為證明滿足建筑產(chǎn)品要求的程度或?yàn)楣芾眢w系的要素運(yùn)行的有效性提供的客觀證據(jù)，即證據(jù)功能，是實(shí)際工作和行為的記載和反應(yīng)。其次是工程評價、驗(yàn)收、移交以及后期運(yùn)行、科研等工作的依據(jù)。工程檔案資料是工程施工全過程的原始資料,是反映工程隱蔽后內(nèi)在的質(zhì)量憑證。如果資料不準(zhǔn)確不完整，就不能真實(shí)反映工程的施工情況，影響工程質(zhì)量等級的評定，影響工程如期交工和使用。同時也是參建單位進(jìn)行工程動態(tài)管理，如進(jìn)度控制、成本核算等的依據(jù)。第三，可追溯性，即根據(jù)資料的標(biāo)識，追蹤實(shí)體的歷史、應(yīng)用情況和所處場所的能力。如一旦發(fā)生工程事故,可為事故調(diào)查和正確處理提供有力的依據(jù)；也是工程使用過程中維修、擴(kuò)建、改建等重要的參考資料。
1.2 工程檔案的基本要求
1.2.1 及時性
工程檔案資料是對建筑實(shí)物質(zhì)量情況的實(shí)時反映,因此要求各種資料必須按照工程施工的進(jìn)度同步收集、整理。
1.2.2 真實(shí)性
資料的形成必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確，必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法。特別是原材料、混凝土、砂漿強(qiáng)度等，是以隨機(jī)抽樣方法進(jìn)行取樣檢驗(yàn)評價的。取樣的科學(xué)性和真實(shí)性非常重要,絕對不允許對樣本“專門加工”。否則,不僅不能作為技術(shù)資料使用，反而造成工程技術(shù)資料混亂。
1.2.3 準(zhǔn)確性
工程檔案資料的準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、計算正確、填寫規(guī)范、符合標(biāo)準(zhǔn)。
1.2.4 完整性
不完整的檔案資料將會導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解工程的實(shí)際狀況。
1.2.5 系統(tǒng)性
對參建單位的檔案資料，縱向上，應(yīng)該完整全面地反映施工的全過程；橫向上，對特殊事件，特別是對事故或可能引起工期、費(fèi)用重大變更的事件記載上，還應(yīng)與同批資料、或與其他參建單位的資料進(jìn)行對照，保證相關(guān)事項(xiàng)記載的對應(yīng)和統(tǒng)一。
1.2.6 可追溯性
可通過資料記載全面還原事件發(fā)生的整個過程。
2 工程檔案管理工作存在的問題
從灌區(qū)水利工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況看，目前，在工程檔案資料整編與管理方面主要存在以下問題:
2.1 重視不夠，組織機(jī)構(gòu)不健全
實(shí)踐中，部分工程參建單位存在重現(xiàn)場施工管理、輕內(nèi)業(yè)資料整編的問題，有的等到面臨驗(yàn)收了，才抽調(diào)人員，加班加點(diǎn)突擊整編資料。檔案管理工作組織機(jī)構(gòu)不夠健全，有的職責(zé)不清，有的無專職工作人員，有的缺乏必要的檔案管理設(shè)施，已成資料隨意擺放，丟失、損毀嚴(yán)重。加之水利工程建設(shè)項(xiàng)目大都點(diǎn)多線長、施工流動性強(qiáng)、建設(shè)周期長、人員變動較頻繁，人員變動時資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，最后只有寫“回憶錄”，給歸檔工作造成很大的困難，影響了檔案工作的質(zhì)量。
2.2 檔案資料整編管理規(guī)范性不夠
常見問題主要有：沒有建立起定期的資料整理、分類制度，缺乏規(guī)范的資料查詢、索引體系，沒有資料的保管與移交專門制度；資料建立、收集、整編歸檔不及時；部分資料不夠準(zhǔn)確和完整；在文件、技術(shù)指令、通知等的管理上編號不清；資料簽名手續(xù)不全、書寫不規(guī)范，資料紙張大小、紙質(zhì)不符合要求等。
2.3 檔案組織網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案專業(yè)人才缺乏
灌區(qū)水利工程建設(shè)項(xiàng)目類別多，管理部門各異，大多各自為政，自行其是，沒有建立起系統(tǒng)性的檔案組織網(wǎng)絡(luò)，缺乏對檔案管理工作總體性的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時，在灌區(qū)水利工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志，以工程技術(shù)人員居多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)制度、熟練掌握計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的專業(yè)人才更是奇缺。
3 對策及建議
3.1 建立健全檔案工作組織體系
各工程參建單位要切實(shí)重視檔案管理工作，加大檔案工作人員和設(shè)施的配備力度；遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，抓早收集；完善資料管理制度，協(xié)調(diào)各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)（技術(shù)、質(zhì)檢、材供等）與資料管理工作的關(guān)系，從檔案資料的建立、收集、整編、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對各主管部門、各參建單位檔案管理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督。
3.2 強(qiáng)化日常檔案資料管理工作
在工程實(shí)施過程中，平常在檔案資料管理方面雖然做了一定的工作，但主要是圍繞工程的實(shí)施，側(cè)重于滿足日常工作的需要，并未將
其與最后的整編歸檔有機(jī)結(jié)合起來，檔案資料的管理深度不夠，規(guī)范程度較低。很多檔案資料由于保存不當(dāng)，或是管理人員變動，在竣工歸檔時，發(fā)現(xiàn)資料不全、遺失。有些資料在生成時就不符合竣工歸檔要求，如資料簽名用藍(lán)色簽字筆、圓珠筆書寫，資料紙張規(guī)格不符合要求等。在竣工整理時，補(bǔ)做、重做歸檔資料，造成時間、人力、物力浪費(fèi)。所以說，日常的檔案資管理工作好壞，對檔案資料的最后整編和歸檔有著非常大的影響。做好平時的工作，保證基礎(chǔ)資料規(guī)范、系統(tǒng)、完整，整編時就可以減少很多工作量。日常檔案資料管理中應(yīng)注意的事項(xiàng)很多，如記錄按要求填寫，文件規(guī)格統(tǒng)一、分類存放，施工原始資料及時收集、專人保管，對設(shè)計圖紙和設(shè)計變更加強(qiáng)管理、做好登記等。
3.3 實(shí)施分階段檔案整編計劃
在工程開工前，根據(jù)施工進(jìn)度安排編制整個工程項(xiàng)目的資料整編計劃并分階段實(shí)施，盡量做到檔案資料收集、整編、移交與工程建設(shè)同步。工程建設(shè)進(jìn)展到一個階段，檔案資料集整編完成到一個階段；工程項(xiàng)目完工一個，檔案資料驗(yàn)收一個。
3.4 嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范檔案驗(yàn)收
這是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢
1.相關(guān)部門對檔案管理制度重視不足，落實(shí)不夠
在水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無明確的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則。在實(shí)際建設(shè)施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實(shí)施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗(yàn)收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)
調(diào)查中的重點(diǎn)水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個單項(xiàng)工程會被分成多個標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時完工才是主要工作內(nèi)容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經(jīng)驗(yàn)不足，又沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機(jī)構(gòu)解散、人員流動性等不確定性因素，還會發(fā)生文件材料遺失、缺項(xiàng)漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會出現(xiàn)工程面臨竣工驗(yàn)收時才會想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗(yàn)收，就會突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實(shí)性就無法保證。此外，水利工程項(xiàng)目在施工建設(shè)時都會成立項(xiàng)目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項(xiàng)目部無集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項(xiàng)目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，導(dǎo)致文件資料收集不及時、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會留存施工建設(shè)場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細(xì)的文字說明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實(shí)施過程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問題不能及時被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計算機(jī)的運(yùn)用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議
從電力工程檔案的建設(shè)工作現(xiàn)狀以及其發(fā)展方向上看，檔案信息的科學(xué)性和準(zhǔn)確性是影響電力企業(yè)發(fā)展的重要因素，同時也是企業(yè)進(jìn)行科技創(chuàng)新和管理方式優(yōu)化的重要依據(jù)。可見檔案信息管理工作的重要性不言而喻。具體來說，做好檔案管理工作，提升管理水平需要從管理理念以及管理方式等多方面入手，要根據(jù)電力企業(yè)的自身的發(fā)展特點(diǎn)，將先進(jìn)的而技術(shù)和手段應(yīng)用到其中，同時還需要對新的發(fā)展趨勢進(jìn)行思考，另外還要充分考慮到市場的需求以及社會的利用效率。
1.電力工程檔案的重要性
電力工程檔案管理工作的突出特點(diǎn)就是真實(shí)性和直接性，而且這項(xiàng)工作也是整個電力企業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)性工作，以此對于電力工程檔案管理工作來說，對于企業(yè)和管理者都提出了較高的要求。首先對于管理者來說，需要擁有先進(jìn)的管理理念和管理思想，同時還需要根據(jù)實(shí)際的市場需求以及電力企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來調(diào)整自身的管理方式。除此之外，要對自身的專業(yè)知識和技能進(jìn)行完善，另外，還需要不斷吸引先進(jìn)的思想。檔案信息管理的現(xiàn)代化和信息化特點(diǎn)對于電力企業(yè)也提出了明確的要求，在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)市場的發(fā)展需求，調(diào)整企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營方式，對于電力工程檔案管理工作的重要性加強(qiáng)重視。同時，還需要將相關(guān)的制度融入到實(shí)際的檔案管理工作中，對其進(jìn)行完善?？梢?，電力工程檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以上兩個方面。
2.電力工程檔案的特點(diǎn)
電力工程檔案管理工作從整體上來看，其技術(shù)水平以及業(yè)務(wù)范圍相對較廣，其復(fù)雜性以及繁瑣性比較突出。對于工作人員的專業(yè)素質(zhì)和操作水平的要求比較高。另外，這一工作貫穿于整個電力企業(yè)的發(fā)展，可以說在各個環(huán)節(jié)中都會有所涉及，為其發(fā)展提供依據(jù)和思路。
由于現(xiàn)如今，電力企業(yè)發(fā)展迅速，電力工程在施工的過程中所遇到的類型呈現(xiàn)出一定的多樣性。無論是從電壓還是電阻上都會涉及到電力工程的檔案信息。如果是遇到突發(fā)事件或者是一些研究的課題，檔案信息就會發(fā)揮其自身的優(yōu)勢，為工作人員提供一定的幫助。同時還能夠降低電力工程建設(shè)中的潛在危險。
電力工程檔案管理工作的內(nèi)容比較廣泛，其中包括實(shí)體管理，信息管理以及資源管理等等。各項(xiàng)管理都具有一定的必要性。但是其宗旨就是要保證管理的科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的服務(wù)價值。雖然現(xiàn)如今檔案的保存和應(yīng)用形式都發(fā)生了明顯的變化，但是在實(shí)際的工作中，都應(yīng)該做好備份工作，用最為便捷的方式來對檔案進(jìn)行利用。
3.提升電力工程檔案管理水平的建議
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與
從電力工程檔案管理工作的現(xiàn)狀上看，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度還有待加強(qiáng)。在實(shí)際的工作中，只有領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮指導(dǎo)作用，做好管理工作。檔案管理人員做好相應(yīng)的介紹和宣傳工作，企業(yè)的工作人員才能對檔案管理的重要性進(jìn)行關(guān)注。只有大家都參與到檔案信息的管理工作中，才能提升檔案的價值所在。對于檔案信息來說，既可以看成是一種知識資產(chǎn)，還可以看成是重要的可利用信息，所以，檔案信息本身的價值比較突出。同時還需要為檔案管理工作創(chuàng)設(shè)良好的管理環(huán)境，保證檔案管理的科學(xué)性和合理性。做好領(lǐng)導(dǎo)和工作人員協(xié)調(diào)一致。
3.2完善檔案管理制度
眾所周知，在實(shí)際的檔案管理工作中，做好制度的建設(shè)是保證檔案管理工作高效進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。制度建設(shè)為檔案工作提供了重要的發(fā)展方向。具體來說主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，企業(yè)檔案管理應(yīng)該貫徹國家、行業(yè)的檔案規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。其次，建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，遵循三性：一是科學(xué)性。不同技術(shù)領(lǐng)域形成的科技檔案，在內(nèi)容、性質(zhì)、記錄和載體形式上都會有明顯的區(qū)別。因此，建立的規(guī)章制度必須結(jié)合本單位的生產(chǎn)建設(shè)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)本單位檔案管理的需求。二是實(shí)用性。實(shí)行的規(guī)章制度必須具有方便實(shí)用、簡單易行、可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，便于更好地遵守制度，并發(fā)揮制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用。三是嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案管理規(guī)章制度的部門，也是今后實(shí)行規(guī)章制度的主要部門。因此，在執(zhí)行過程中，必須做到賞罰分明，充分體現(xiàn)規(guī)章制度的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。
3.3做好歸檔文件資料
歸檔文件和材料是檔案的前身形態(tài)，具有一定的保存價值或起一定參考憑證作用的重要材料，是工程檔案形成的初級階段，而保質(zhì)保量的做好前期收集工作，是保證工程檔案齊全、項(xiàng)目準(zhǔn)確、資料完整的基礎(chǔ)。要做好這項(xiàng)工作，檔案管理人員必須根據(jù)工程籌備、建設(shè)和施工范圍，明確資料收集范圍；了解和熟悉材料收集工作的各種渠道和方法；處理好在檔案形成過程中涉及的相關(guān)部門、與項(xiàng)目經(jīng)理的溝通協(xié)調(diào)等事項(xiàng)；并對檔案的最終形成，進(jìn)行全過程的動態(tài)監(jiān)控。
3.4提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理人員必須具有高度責(zé)任感、辦事細(xì)心以及樂于奉獻(xiàn)的精神。除了要注重自身專業(yè)水平的提高，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求；掌握科學(xué)管理的原則和方法，提升工作效率，提高工作質(zhì)量外，還要不斷提升自己對各方的組織協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力以及應(yīng)用現(xiàn)代科技手段的管理能力。通過不斷探索、嘗試新的管理模式，使檔案工作科學(xué)、實(shí)用、有價值，為企業(yè)發(fā)展提供有效信息資源。
3.5加強(qiáng)檔案保管的硬件配套
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已經(jīng)呈現(xiàn)多元化。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷外，電子文件和數(shù)字多媒體檔案越來越多。多種檔案載體對檔案的保管環(huán)境、日常的管理和維護(hù)，有了更高的技術(shù)要求。一是對紙質(zhì)、圖片等傳統(tǒng)檔案，要加強(qiáng)庫房“八防”設(shè)施的配備，確保檔案庫房滿足防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防蟲蛀、防有害氣體的安全防護(hù)要求，杜絕檔案材料發(fā)生霉變、褪色、污損、蟲蛀等現(xiàn)象及其他可能事故的發(fā)生；二是對于光盤、磁盤等數(shù)碼音像制品，要放置防磁柜中，保持檔案的長期有效性；三是加強(qiáng)對電子檔案的保密意識及安全責(zé)任，制定防范措施。
4.結(jié)語
規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是更好地為企業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)技術(shù)提供及時、全面、準(zhǔn)確的信息服務(wù)和技術(shù)支撐。只有與時俱進(jìn)，規(guī)范化、科學(xué)化的工程檔案管理，才能在新形勢下開拓檔案管理的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案管理的新目標(biāo)。
【參考文獻(xiàn)】
